JURNAL ADMINISTRASI KANTOR, Vol. 4, No.1, Juni 2016, 117 - 135 P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769
Tinjauan Penanganan Agenda Kerja Pimpinan Pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta Fahmi Kamal 1,* 1,*
Program Studi Manajemen Administrasi; Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika; Jl. Jatiwaringin Raya No. 18 Jakarta Timur Telp. 021 - 8462 039; e-mail:
[email protected] * Korespondensi: e-mail:
[email protected]
Diterima: 13 April 2016 ; Review: 10 Mei 2016 ; Disetujui: 2 Juni 2016 Cara sitasi: Kamal F. 2016. Tinjauan Penanganan Agenda Kerja Pimpinan Pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta. Jurnal Administrasi Kantor. 4 (1): 117-135. Abstrak: Perkembangan zaman dewasa ini peran sekretaris semakin penting berdasarkan pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakukan. Seorang pimpinan pada Badan Kepegawaian Negara Jakarta sangat memerlukan seorang sekretaris dalam melakukan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti mengatur agenda kerja pimpinan. Dalam mengatur waktu untuk jadwal kegiatan pimpinan sekretaris tidak dapat terlepas dari pengaturan waktu kerja untuk dirinya sendiri. Sebagian besar tugasnya meringankan tugas pimpinan sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada tugas utamanya dan sekretaris juga harus mampu mengatur dengan baik, mulai dari perencanaan pengaturan jadwal pimpinan, pengorganisasian pengaturan jadwal pimpinan, serta pengawasan pengaturan jadwal pimpinan. Dengan adanya pengaturan jadwal ini maka pekerjaan pimpinan akan berjalan dengan lancar. Dan tugas sekretaris di bagian Pusat Pengkajian dan Penelitian Kepegawaian dalam menangani agenda kerja pimpinan sudah berjalan cukup baik walaupun sekretaris masih sering menghadapi kendala tersebut. Sejauh ini sekretaris masih dapat mengatasi kendala tersebut dengan baik. Kata kunci: Badan Kepegawaian Negeri Jakarta, penanganan agenda kerja pimpinan. Abstract: The development of today's era increasingly important role of secretary based on the development of the tasks that must be done. A leader of the State Employment Agency in Jakarta is in need of a secretary in the office doing jobs such as labor leaders set the agenda. In arranging the schedule of time for the leadership of the secretary can not be separated from the working time arrangements for himself. Most duties ease the task of leadership so that leaders could concentrate on its main task and secretary must also be able to adjust well, from planning a schedule setting leadership, organization leaders scheduling, and monitoring scheduling management. With the setting of this schedule, the work will go smoothly leadership. And secretarial duties at the Center for the Study and Research Personnel in addressing the leadership agenda has been running quite well although the secretary still often face such constraints. So far the secretary still can overcome these obstacles well. Keywords: Employment agency in Jakarta, handling leaders work agenda.
berdasarkan pada perkembangan tugas-
1. Pendahuluan Perkembangan zaman dewasa ini peran
sekretaris
semakin
penting
tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Dunia sekretariatan sebagai Copyright@2016. P2M ASM BINA INSANI
117
118
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 suatu profesi telah jauh berkembang
Banyaknya aktifitas sehari-hari
sedemikian rupa sehingga berkembang
dilingkungan
pula menjadi suatu profesi yang sangat
kompleks
penting dan selalu diperlukan. Istilah
memerlukan penanganan penting untuk
sekretaris berasal dari bahasa latin, yaitu
segera diselesaikan, hal ini menunjukan
secretum yang artinya rahasia. Dalam
bahwa
bahasa
dengan
seharusnya mempunyai skala prioritas
secretaire. Dalam bahasa belanda disebut
dalam penyelesaiannya. Begitu juga
dengan secretares. Sementara itu, dalam
dalam membantu atasan atau diri sendiri,
bahasa Inggris disebut dengan secretary,
seorang sekretaris sebaiknya membuat
berasal dari kata secret yang berarti
daftar tugas yang harus diselesaikan
rahasia. Sesuai dengan asal katanya,
sebagai bagian dari pekerjaannya, dan
sekretaris merupakan orang yang harus
rincian tugas tersebut dapat dicatat
bisa menyimpan rahasia. Dalam hal ini
dalam catatan harian, mingguan dan
rahasia pimpinan atau perusahaan yang
bulanan. List atau daftar ini harus selalu
tidak perlu diketahui oleh orang atau
diperhatikan dan disesuaikan apabila ada
pegawai lain.
perubahan tanggal-tanggal sasaran dalam
A.
Agenda Kerja Pimpinan
waktu
Sekretaris
diselesaikan dan dimasukkan dalam
perancis
disebut
berkewajiban
mengatur agenda kerja pimpinan dan jadwal
kegiatan
pimpinan
kantor dan
yang
amat
masing-masing
petugas atau staf sekretaris
dimana
tugas-tugas
harus
agenda kerja pimpinan.
seefektif
Menurut Dewi (2011), “Agenda
mungkin. Hal ini menjadi rutinitas
kerja pimpinan adalah agenda yang
sekretaris agar pimpinan memanfaatkan
mencantumkan
waktunya seefektif mungkin.
pimpinan di dalamnya semua janji, rapat,
Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
segenap
kegiatan
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 pertemuan
dengan
relasi
dan
melengkapinya dengan data yang
sebagainya”.
penting
Menurut
Sumarto
(2009),
“Agenda kerja pimpinan adalah jadwal kerja
pimpinan
yang
untuk
diketahui
dalam
menulis agenda kerja pimpinan. C.
Pengertian Buku Agenda
disusun
Dalam mengatur jadwal kegiatan
berdasarkan waktu kegiatan dan janji-
pimpinan, sekretaris tidak dapat lepas
janji yang telah disetujui oleh pimpinan”.
dari pengaturan waktu kerja untuk
Menurut
Hendarto
dan
dirinya
sendiri.
Tugas
Tulusharyono (2008), “Agenda yang
sebagian
mencatat kegiatan pertemuan-pertemuan
meringankan tugas pimpinan, sehingga
pimpinan, dan mengatur pimpinan untuk
pimpinan dapat berkonsentrasi dalam
memanfaatkan waktunya dengan baik”.
melaksanakan tugas utamanya dibidang
B.
manajemen.
Fungsi
Agenda
Kerja
Seorang
Pimpinan Menurut
Sedianingsih,
dkk
(2010), Fungsi Agenda Kerja Pimpinan: a. Agenda
digunakan
untuk
appointment atau janji. b. Menjadi dengan
informasi
siapa,
serta
informasi
mempermudah yang
sekretaris
untuk
tertantang
untuk pandai dan kritis dalam mengatur waktu kerja yang baik untuk dirinya sendiri
maupun
untuk
pimpinan.
yang
dengan baik, mulai dari perencanaan
tempat,
jadwal kegiatan, mengkoordinir waktu
beberapa
informasi yang diperlukan. c. Dapat
memang
Sekretaris harus mampu mengatur waktu
pengingat
mencangkup
besar
sekretaris
sekretaris
dengan
waktu
pimpinan,
mengorganisir waktu pimpinan, dan mencari
relevan
dan
melakukan
pengawasan
apakah
ada
kegiatan yang belum terjadwal, atau Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
119
120
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 sudahkah
kegiatan
pimpinan
a. Beri tenggang waktu yang cukup
dilaksanakan sesuai jadwal yang telah
antara satu acara dan acara yang
disepakati
lain.
antara
pimpinan
dan
sekretaris.
b. Sekretaris harus pandai melihat
Menurut Tulusharyono adalah
Hendarto (2008),
agenda
yang
dan
buku
agenda
mencantumkan
prioritas suatu perjanjian, yang bisa dilihat dari: c. Masalah yang dibawa
segenap kegiatan pimpinan, termasuk di
d. Orang yang membawa
dalamnya semua perjanjian, rapat-rapat,
e. Jangan
pertemuan dengan relasi kantor, seminar
yang
ataupun kunjungan-kunjungan kesuatu
Appointment
tempat atau daerah atau negara yang
tinggi dimulai tepat pada waktu,
harus
tetapi
dilakukan
oleh
dalam
suatu
periode tertentu.
menjajarkan
appointment
berprioritas yang
selesainya
tinggi. berprioritas
tidak
dapat
dibatasi.
Menurut Nuraeni (2008), “Buku
f. Jangan
menjajarkan
appointment
agenda adalah buku jadwal perjanjian
yang berprioritas
pimpinan yang harus di atur dan
appointment
diperhitungkan secermat mungkin”.
Sekretaris harus memperhitungkan
D.
persiapan dan perjalanan yang harus
Menyusun
Agenda
Kerja
diluar
kantor.
dilakukan pimpinan.
Pimpinan Menurut
tinggi dengan
dan
g. Appointment dengan staf kantor
beberapa
ditempatkan pada pagi (sebelum ada
petunjuk dalam menyusun agenda kerja
tamu) atau siang hari, saat-saat
pimpinan, antara lain:
sesudah makan siang.
Tulusharyono
Hendarto (2008),
ada
Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 h. Jangan membuat acara menjelang tutup kantor. i. Jangan
(2010),
membuat
menghabiskan
pimpinan
waktu
dengan
Sedianingsih,
Berapa
hal
yang
dkk perlu
diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal kegiatan pimpinan adalah:
percuma karena perjanjian dibuat
a. Menerima dan mengumpulkan surat
tanpa perhitungan mengenai tempat
atau bahan acara kegiatan pimpinan.
dan waktunya.
b. Menyusun
Menurut Ernawati (2004), yang harus
dilakukan
sekretaris
dalam
membuat jadwal perjanjian yaitu: jadwal. kebiasaan
pimpinan
dalam bekerja. pimpinan
pertanyaan yang berkaitan dengan acara kegiatan pimpinan. secara
tepat
setiap
pertanyaan yang berkaitan dengan d. Mengingatkan setiap acara kegiatan pimpinan.
relasi-relasi dari
bisnis
teman-teman
pimpinan. d. Pertemuan
kegiatan
acara kegiatan pimpinan.
b. Mengetahui c. Mengenal
acara
c. Menjawab
a. Selera pimpinan dalam pembuatan
Menurut Tulusharyono
Hendarto (2008)
Jadwal
dan kerja
mempunyai berbagai jenis dalam segi mana
yang
harus
waktu, jenis-jenis jadwal kerja yang
diberikan prioritas utama, kedua dan
sering dibuat oleh seorang sekretaris
seterusnya.
maupun pegawai kantor lainnya adalah:
e. Berapa lama waktu yang diperlukan dalam setiap perjanjian. E.
Menurut
Mengatur
Jadwal
Kegiatan Pimpinan
a. Jadwal kerja harian adalah daftar kerja
Acara
yang
mengenai
urutan
kegiatan yang akan dikerjakan untuk 1 hari. Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
121
122
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 b. Jadwal kerja mingguan adalah daftar kerja
yang
mengenai
urutan
Menurut Pengertian
Wursanto
Sekretaris
(2006),
adalah
satuan
kegiatan yang akan dikerjakan untuk
organisasi yang melaksanakan pekerjaan
1 minggu.
office service atau jasa-jasa perkantoran,
c. Jadwal kerja bulanan yaitu daftar kerja
yang
mengenai
urutan
misalnya
dalam
hal
penyambungan
telepon, pengadaan dan pemeliharaan
kegiatan yang akan dikerjakan 1
mesin-mesin
bulan.
formulir, komputerisasi, surat menyurat
E.
Pengetahuan
Ilmu
pembuatan
dan kearsipan. Menurut Nanassy dalam Yatimah
Kesekretarisan Menurut
kantor,
Nuraeni
(2008),
(2009),
Sekretaris
karyawan
secretum, yang artinya rahasia. Dalam
kedudukan lebih bertanggungjawab dari
bahasa
dengan
pada seorang stenographer dan tugas-
secretaire. Dalam bahasa belanda disebut
tugasnya biasanya meliputi pengambilan
secretares. Sementara itu dalam bahasa
dan penyalinan dikte, berurusan dengan
Inggris disebut secretary, berasal dari
public
kata secret yang berarti rahasia. Sesuai
mengundang
dengan
perjanjian
asal
merupakan
disebut
katanya,
orang
yang
sekretaris harus
bisa
untuk
yang
seorang
Sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu perancis
kantor
adalah
menjawab pertemuan,
dan
memiliki
telepon, membuat
memelihara
warkat-
warkat, surat-surat dan lain-lain.
menyimpan rahasia. Dalam hal ini
Dari beberapa definisi di atas,
rahasia perusahaan atau pimpinan yang
jelas bahwa sekretaris bukan sekedar
tidak perlu diketahui oleh orang lain atau
pembantu
pegawai lain.
seseorang
Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
pimpinan, dengan
tetapi
juga
kualifikasi
tugas,
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 pekerjaan, dan tanggung jawab yang
Tugas-tugas
sangat
pimpinan
diberikan oleh sekretaris akan berbeda,
memiliki tugas dan tanggungjawab besar
tergantung dari bidang usaha yang
dalam
dilakukan oleh pimpinan. Karena itu
tinggi.
Seorang
memimpin
dan
organisasi
atau
mengurus
perjanjian,
mengelola
perusahaan,
dari
administrasi,
bantuan
yang
akan
banyak variasi dari pekerjaan pimpinan, maka
pendidikan
seorang sekretaris
mengatur rapat, hingga korespondensi.
harus memadai dan meliputi seluruh
Semua tugas pimpinan tersebut akan
kemungkinan tanggung jawab pekerjaan
menjadi maksimal jika ada seorang
pimpinan.
sekretaris yang mendampinginya. F.
Menurut Nuraeni (2008), tugastugas sekretaris adalah:
Tugas-Tugas Sekretaris Sekretaris dibutuhkan oleh setiap
organisasi bidang
untuk organisasi
melaksanakan pimpinan
membantu dan
fungsi
agar
1.
Tugas Rutin
dalam
Tugas Rutin merupakan tugas
kedinasan,
yang biasa dikerjakan oleh sekretaris
perkantoran
pimpinan
setiap harinya.
bisa
a. Membuka surat.
berkonsentrasi dan melaksanakan tugas-
b. Menerima dikte.
tugas nya dengan baik. Manajer yang
c. Menerima tamu.
sibuk membutuhkan banyak kaki tangan
d. Menerima telepon.
dalam
meringankan
e. Menyimpan arsip atau surat.
tugasnya
dan
sekretaris
pelaksanaan merupakan
posisi yang paling dekat dan sering kali menjadi orang pertama yang mengetahui
f. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan. 2.
Tugas Khusus
rencana kebijakan yang dibuat pimpinan. Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
123
124
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 Tugas Khusus merupakan tugas yang
diperintahkan
pimpinan
kepada
langsung
oleh
dan sarana kantor dan mendata
sekretaris,
yang
peralatan yang perlu diperbaiki atau
penyelesaiannya juga dilakukan secara khusus.
ditambah. 4.
a. Mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi.
Tugas Keuangan
Tugas
Keuangan
seorang
sekretaris biasanya berkaitan dengan
b. Menyusun surat rahasia.
urusan uang cadangan atau kas kecil.
c. Menyusun acara pertemuan bisnis. d. Membeli kado atau cendra mata untuk klien. 3.
d. Mengadakan pemeriksaan peralatan
a. Menangani pimpinan
urusan di
keuangan
bank.
Misalnya
menyimpan, mengambil uang, atau
Tugas Istimewa
menarik cek.
Tugas Istimewa merupakan tugas
b. Membayar rekening-rekening pajak,
sekretaris yang menyangkut keperluan
atau sumbangan dana atas nama
pimpinan.
pimpinan.
a. Mewakili
pimpinan
menerima
c. Menyimpan
catatan
pengeluaran
sumbangan untuk keperluan dan
sehari-hari
kegiatan lainnya.
menyediakan dana untuk keperluan
b. Membetulkan letak atau posisi alat tulis dan perlengkapan pimpinan. c. Menghadiri
rapat-rapat
pimpinan
dan
sehari-hari. 5.
Tugas Resepsionis
dinas,
Tugas Resepsionis adalah tugas
sebagai
pendamping
pimpinan
sekretaris yang berhubungan dengan
selama
mengadakan
pertemuan
kegiatan menerima atau menyambut
bisnis. Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 klien,
baik
yang
datang
langsung
maupun menghubungi melalui telepon. a. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
ide-ide baru bagi kemajuan perusahaan. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan
bagi
mengorganisir
b. Mencatat janji-janji untuk pimpinan
tersebut.
c. Menyusun acara kerja sehari-hari
sebagai berikut:
pimpinan.
sekretaris
untuk
pertemuan-pertemuan
Prosedur
yang
dilakukan
a. Mengatur jadwal dan lokasi pasti
6.
Tugas Insidental
Tugas
Insidental
tempat
merupakan
pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris:
pertemuan
dilaksanakan. b. Jika pertemuan dilaksanakan diluar perusahaan,
a. Menyiapkan
akan
sekretarislah
agenda
rapat,
laporan,
serta
melakukan reservasi tempat dan
menyiapkan pidato atau
per-
kebutuhan
menyiapkan
nyataan pimpinan. resepsi atau pertemuan. Bisnis (Business Meeting) Bisnis
lainnya,
sekaligus
memastikan
semua
c. Menghubungi
orang-orang
yang
akan di undang dalam pertemuan, (Business
Meeting) terjadi ketika dua orang atau lebih saling
pendukung
dan
persiapan berjalan dengan baik.
Tugas Dalam Pertemuan
Pertemuan
menyiapkan
seperti konsumsi dan akomodasi,
b. Mewakili pimpinan dalam berbagai 7.
bertugas
yang
baik melalui telepon maupun surat. d. Jika dibutuhkan, menyiapkan orang-
menerima dan memberi
orang yang akan dilibatkan untuk
informasi, menyimak kembali kemajuan,
membantu pelaksanaan pertemuan
memecahkan masalah, dan menciptakan
jika
dibutuhkan.
Misalnya
Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
125
126
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 menyiapkan notulen yang mencatat
b)
hasil pertemuan.
Sekretaris Pribadi adalah seorang
e. Menyiapkan
atau
yang mengerjakan kegiatan perkantoran
dokumen yang diperlukan dalam
untuk membantu orang tertentu dan
pertemuan.
bersifat pribadi. Sekretaris pribadi bukan
8.
data-data
Sekretaris Pribadi
Jenis-Jenis Sekretaris
Menurut Nuraeni (4), jenis-jenis
pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan
sekretaris berdasarkan ruang lingkup dan
digaji
tanggungjawabnya,
begitu, tidak berarti bahwa sekretaris
sekretaris
dapat
dibedakan menjadi dua jenis yaitu : 1. Berdasarkan Ruang Lingkup dan Tanggungjawab a)
perorangan.
Walaupun
pribadi tidak bertanggungjawab kepada unit kerjanya, tetapi tetap terikat pada status kepegawaiannya. Untuk menjadi
Sekretaris Eksekutif
Sekretaris
oleh
Eksekutif
adalah
profesional, seorang sekretaris pribadi harus mengenal sifat dan kepribadian
sekretaris yang juga berfungsi sebagai
pimpinannya
manajer,
kebiasaan, kegemaran atau hobi, maupun
karena
secara
langsung
menjalankan fungsi manajer eksekutif
segala
yang
kepribadian nya.
memiliki
bawahan.
Sekretaris
eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi. Contohnya sekretaris dewan, sekretaris
sendiri,
kelebihan
dan
baik
adat
kekurangan
2. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja Berdasarkan
kemampuan
dan
jendral, sekretaris wilayah, sekretaris
pengalaman kerjanya, sekretaris dapat
inspektorat
dibedakan menjadi dua macam yaitu:
jenderal,
dan
sekretaris
yayasan. Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 a)
Sekretaris Senior (Senior
Secretary)
segi usia bisa menempati atau mencoba melamar posisi senior secretary, selama
Sekretaris
adalah
kemampuannya memang memadai atau
sekretaris yang sudah memiliki banyak
memang benar-benar merupakan seorang
pengalaman
sekretaris “siap pakai”. Sementara itu,
sendiri
Senior
dan dapat menyelesaikan
masalah
yang
timbul
saat
melakukan pekerjaannya. b)
meskipun sudah lama bekerja sebagai sekretaris, seseorang belum tentu mampu
Sekretaris Yunior (Junior
Secretary)
menempati
posisi
secretary
apabila kemampuannya masih terbatas
Sekretaris
Yunior
adalah
dan masih selalu mendapat bimbingan
sekretaris yang baru memulai kariernya
dari
atau baru bekerja dan belum mempunyai
pimpinannya.
banyak pengalaman. Sekretaris yunior
9.
perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang
senior
sekretaris
memperoleh
senior
tambahan
ilmu
untuk dan
pengalaman.
staf
lain
atau
bahkan
dari
Pekerjaan Sekretaris Menurut Nuraeni (2008), Secara
garis besar, pekerjaan sekretaris dibagi menjadi dua yaitu: a. Pekerjaan Keterampilan
Perlu diketahui, pembagian atau
Pekerjaan Keterampilan adalah
pengklasifikasian sekretaris senior dan
pekerjaan
yunior, tidak didasarkan pada usia atau
keterampilan
lama
tetapi
ruang lingkup sebuah profesi. Pekerjaan
dan
keterampilan seorang sekretaris antara
kemandirian yang dimiliki. Sekretaris
lain menulis dikte dengan stenografi atau
yang masih baru dan masih muda dari
merekamnya
tidaknya
berdasarkan
bekerja,
kemampuan
(skill)
yang khusus
dengan
memerlukan sesuai
tape
dengan
recorder,
Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
127
128
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 mengetik,
mengerjakan
pembukuan
Jakarta dapat memberikan kontribusi
ringan, menyimpan arsip-arsip untuk
demi
pimpinan, membuat surat, menerima
pimpinan. Oleh karena itu seorang
tamu, serta mengatur akomodasi dan
sekretaris harus mempunyai keinginan
transportasi pimpinan.
yang
b. Pekerjaan Keahlian Pekerjaan
tinggi
jalannya
untuk
kegiatan
mengerjakan
pekerjaan dengan seefektif mungkin adalah
serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini
pekerjaan yang memerlukan kemampuan
sangat berpengaruh pada saat membantu
lebih
kerja pimpinan.
dari
Keahlian
kelancaran
sekedar
keterampilan.
Pekerjaan keahlian seorang sekretaris antara lain melaksanakan keputusan
2. Metode Penelitian
kebijakan pimpinan dalam memberikan
Dalam
tugas-tugas
kepada
pegawai-pegawai
menggunakan
penelitian
ini penulis
metode
pengumpulan
bawahannya, sebagai penerjemah bagi
datadengan pengamatan secara langsung
pimpinan, mengikuti jalannya seminar-
hal-hal apa saja yang menjadi tugas
seminar yang dilakukan oleh perusahaan
sekretaris di bagian pusat pengkajian dan
yang
jalannya
penelitian Badan Kepegawaian Negara
untuk
Jakarta. Selain itu penulis melakukan
berhubungan
organisasi,
dengan
mengolah
data
menyusun laporan, serta mengatur rapat
wawancara
dan menulis notula rapat.
beberapa pertanyaan kepada pihak-pihak
Dengan
adanya
dengan
memberikan
seorang
yang berkompeten dan relevan untuk
sekretaris di Badan Kepegawaian Negara
mendapatkan data yang lengkap dan
Jakarta Di Bagian Pusat Pengkajian Dan
jelas. Dan terakhir penulis menggunakan
Penelitian Badan Kepegawaian Negara Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 buku dan literature sebagai referensi
meringankan tugas pimpinan sehingga
dalam penelitian ini.
pimpinan dapat berkonsentrasi pada tugas utamanya. Sekretaris harus mampu
3. Hasil dan Pembahasan
mengatur waktu dengan baik, mulai dari
3.1.
Hasil Penelitian Tentang Tugas
perencanaan
Sekretaris Dalam Menangani
pimpinan yang bisa membuat kegiatan
Agenda Kerja Pimpinan
tersebut berjalan dengan lancar.
Salah
A.
membantu
tugas
pimpinan
melaksanakan Seorang
satu
sekretaris dalam
Pengaturan
Perencanaan pengaturan jadwal
sangat
kegiatan pimpinan merupakan tahap
memerlukan seorang sekretaris dalam
awal dari proses penyusunan jadwal
melakukan pekerjaan-pekerjaan kantor
kegiatan
seperti mengatur agenda kerja pimpinan,
sekretaris lakukan adalah menerima
menerima
bahan
tamu,
akan
Perencanaan
jadwal
Jadwal Kegiatan Pimpinan
pekerjaan-pekerjaannya.
pimpinan
pembuatan
menerima
telpon,
menyimpan surat dan lain-lain.
pimpinan acara
kegiatan
kemudian menyusun
Dalam mengatur waktu untuk
yang
acara
pertama pimpinan kegiatan
pimpinan. Dan sekretaris juga harus
jadwal kegiatan pimpinan, sekretaris
mengingatkan
tidak dapat terlepas dari pengaturan
pimpinan.
waktu
Agenda Kerja Pimpinan selama bulan
kerja
Sebagian
untuk dirinya
besar
tugasnya
sendiri. adalah
setiap
Sebagai
acara contoh
kegiatan Daftar
Januari 2016 adalah:
Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
129
130
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 Tabel 1. Agenda Kerja Pimpinan Bulan Januari 2016 Pusat Pengkajian dan Penelitian Kepegawaian No Hari/Tanggal
Pukul
2.
09.00
1.
3.
Senin, 04/01/2016 Selasa, 05/01/2016 Rabu, 06/01/2016
10.00
10.00
Kegiatan
Tempat
Undangan pelantikan dan Aula Lt 5 Blok pengambilan sumpah jabatan 1 Coffee morning seluruh Eselon II
Ruang data
Rapat pembahasan rencana kerja Aula Lt 5 Blok I 2016
Rabu, 10.30 Rapat konsinyasi LIPI 06/01/2016 4. Kamis, 10.00 Rapat Puskalitpeg 07/01/2016 5. Senin, 10.30 Rapat Puskalitpeg 11/01/2016 6. Kamis, 21/01 08.30 Undangan rapat pemantapan Aula BKN 2016 kegiatan BKN Tahun 2016 (dari sesma) 7. Jumat, 08.30 Undangan rapat pemantapan Aula BKN 22/01/2016 kegiatan BKN Tahun 2016 (dari sesma) 8. Selasa, 08.00 Undangan bimbingan teknis Aula BKN 26/01/2016 manajemen kontrak (dari Roumkap) 9. Rabu, 08.00 Undangan bimbingan teknis Aula BKN 27/01/2016 manajemen kontrak (dari Roumkap) 10. Kamis, 08.00 Undangan bimbingan teknis Aula BKN 28/01/2016 manajemen kontrak (dari Roumkap) Sumber: Bagian Pusat Pengkajian dan Penelitian Kepegawaian Jakarta (2016). Perencanaan Pengaturan Jadwal
sekretaris harus mengetahui kegiatan
Pimpinan dalam bulan Januari 2016
mana
adalah 10 hari dalam 11 Kegiatan.
Sekretaris
Berdasarkan tabel diatas, pada hari Rabu
pimpinan tentang jadwal kegiatan yang
tanggal 06 Januari 2016 terdapat dua
bersamaan tersebut. Hal ini bertujuan
kegiatan yang waktunya bersamaan,
untuk memastikan
yaitu rapat pembahasan rencana kerja
kegiatan pimpinan yang akan dihadiri.
2016
Setelah pimpinan memutuskan kegiatan
dan
rapat
konsinyasi,
maka
Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
yang
lebih
bersifat
menginformasikan
penting. kepada
penetapan jadwal
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 yang akan dihadiri (rapat pembahasan
agar semua kegiatan berjalan dengan
rencana kerja 2016), maka sekretaris
baik.
wajib memperbaharui jadwal kegiatan Tabel 2. Agenda Kerja Pimpinan Bulan Februari 2016 Pusat Pengkajian dan Penelitian Kepegawaian No Hari/Tanggal 1. Rabu, 03/02/2016 2. 3.
4.
Selasa, 09/02/2016 Rabu, 17/02/2016 Rabu, 17/02/2016
Jumat, 26/02/2016
Pukul 09.30 s/d 15.43 10.00 13.00 15.00
13.30 s/d Selesai
Kegiatan Tempat Undangan menghadiri seminar, LIPI Gatot pelantikan pengurus cabang Subroto Rapat analisa indeks standar Ruang rapat kinerja jabatan administrasi Puskalitpeg Rapat membahas SKP Ruang rapat Puskalitpeg Rapat penilaian kinerja analisis Ruang rapat kepegawaian Puskalitpeg nara sumber: Ibnu Ira/BKD Jabar Aidu Tauhid, SE,Msi Drs. Angka Soesetijo
Undangan rapat FKK LIPI “Peningkatan HKI Dan Implementasi Royalti” Tanggal : 26 Februari 2016 Waktu : 13.30 WIB Tempat : Ruang UPI Sumber: Bagian Pusat Pengkajian dan Penelitian Kepegawaian Jakarta (2016). Pengaturan Jadwal Agenda Kerja
bersamaan dan tidak ada pembatalan
Pimpinan dalam bulan Februari adalah 4
kegiatan.
Sehingga
sekretaris
me-
Hari dalam 5 Kegiatan. Perencanaan
laksanakan tugasnya dengan baik. Dan
agenda kerja pimpinan pada bulan
semua kegiatan pimpinan dapat berjalan
Februari 2016 berjalan dengan baik.
dengan lancar.
Tidak ada kegiatan yang waktunya Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
131
132
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 B.
Pengorganisasian
Pengaturan
diperhatikan
dalam
Jadwal Pimpinan
mengorganisasikan waktu yang dimiliki
Tugas yang dilakukan sekretaris
pimpinan, yaitu:
berikutnya
adalah
pengorganisasian
melakukan
jadwal
kegiatan
pimpinan dengan cara mengidentifikasi, mengelompokkan,
dan
menganalisis
kegiatan pimpinan dan mengelola waktu yang
harus
dibutuhkan
menyelesaikan
pekerjaan tersebut. Beberapa hal yang
a. Membuat daftar kerja apa yang harus dilakukan pimpinan. b. Menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut. c. Menetapkan skala prioritas pada kegiatan penting dan mendesak.
Tabel 3 Jadwal Perjalanan Dinas Bulan Maret 2016 Pusat Pengkajian Dan Penelitian Kepegawaian Hari/Tanggal Tujuan Jumat, 04 Maret Jakarta-Sidoarjo 2016 s/d Senin, 07 Maret 2016
Keterangan Tempat Pengumpulan data BKN kantor atau wawancara Regional Sidoarjo dalam rangka penelitian tentang pola penetapan indeks standar kinerja jabatan administrasi dalam struktur ASN Senin, 14 Maret Jakarta-Provinsi Meeting dengan BKN Kantor 2016 s/d Kamis, 17 Jawa Barat pimpinan Kepala Regional Bandung Maret 2016 BKN cabang Pekanbaru Sumber: Bagian Pusat Pengkajian dan Penelitian Kepegawaian Jakarta (2016). Perjalanan
Dinas
Pimpinan,
bulanan, tetap harus diagendakan secara
walaupun bukan termasuk agenda rutin
khusus dan rinci. Hal ini dilakukan untuk
Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 menghindari terjadinya kesamaan jadwal
menyusun
dengan kegiatan lain. Setelah itu, dengan
adalah:
dibuatkan pengagendaan, pelaksanaan reservasi
untuk
akomodasi
bisa
dilakukan dengan mudah. C.
Pengawasan
pimpinan
berarti
kerja
pimpinan
Merekap semua kegiatan yang bersifat insidental, misalnya rapat janji temu, perjalanan dinas, kegiatan sosial,
Pengaturan
seminar, dan sebagainya. Lebih dahulu menyusun jadwal
Jadwal Pimpinan Pengawasan
agenda
terhadap
jadwal
kegiatan mingguan pimpinan untuk lebih
harus
melihat
tepat dalam menyusun jadwal harian dan
kesesuaian jadwal kegiatan dengan yang
untuk
telah direncanakan. Tujuannya untuk
minggu tertentu.
mengoreksi jadwal yang tidak sesuai
mengetahui
kegiatan
Menyesuaikan,
dalam
menyelaraskan
rencana, ketepatan waktu dan kualitas
antara tugas pimpinan dengan tugas
pekerjaan yang dihasilkan pada masing-
karyawan sekretaris lainnya sehingga
masing kegiatan pimpinan. Kegiatan
tercapai pelaksanaan tugas yang efisien
pengawasan yang biasanya sekretaris
dan efektif.
lakukan
adalah
mengoreksi
jadwal
Mengawasi pengaturan jadwal
kegiatan yang tidak sesuai rencana.
yang direncanakan apakah sesuai dengan
3.2
yang dilaksanakan misalnya:
Menyusun
Agenda
Kerja
Pimpinan
a. Perubahan rencana.
Cara penyusunan agenda kerja
b. Mengoreksi jadwal kegiatan yang
pimpinan pada bagian pusat pengkajian dan
sesuai rencana.
penelitian kepegawaian dalam
Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
133
134
P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 bersikap
4. Kesimpulan Tugas
sekretaris
fleksibel
dalam
menyusun
dalam
jadwal kegiatan, artinya bila ada hal-hal
penanganan agenda kerja pimpinan di
yang mendesak dan sangat penting,
Badan
maka harus didahulukan dengan cara
Kepegawaian
Negara
pada
Bagian Pusat Pengkajian dan Penelitian
merevisi
Kepegawaian sangat penting disamping
sebelumnya sebagian besar dari jadwal
sebagai pembantu pimpinan, sekretaris
kegiatan pimpinan adalah berupa janji
juga
penghubung antara
bertemu dengan pihak lain, dan acara
pimpinan dan pekerjaan-pekerjaan serta
rapat diusahakan agar tidak ada satupun
seluruh staf. Tugas sekretaris dalam
janji
penanganan
sekretaris
merupakan
agenda
kerja
pimpinan
jadwal
yang
yang
telah
terabaikan. harus
dibuat
Sebaiknya meningkatkan
sudah cukup baik karena pimpinan dapat
komunikasi dengan pimpinan dengan
menjalankan
mencari
lancar.
pekerjaannya
dengan
sekretaris
dalam
Cara
penanganan
agenda
menginterprestasikan
informasi-informasi
terbaru
atau
pimpinan
kegiatan-kegiatan baru pimpinan, yaitu
sudah baik dan benar karena sekretaris
dengan menanyakan apakah ada rencana
mengetahui acara atau kegiatan-kegiatan
janji temu baru maka sekretaris langsung
yang
mencatatnya ke dalam buku agenda kerja
bersifat
kerja
dan
penting
dan
harus
didahulukan. Sekretaris dapat mengatasi
agar tidak lupa.
kendala-kendala
dalam
mempertahankan hubungan kerjasama
agenda
pimpinan
kesalahan
kerja dan
mengganggu
hal-hal
kerja
penanganan sehingga
antara
karyawan
Sebaiknya sekretaris maupun
dengan
yang
dapat
pimpinan yang berada dalam lingkungan
pimpinan
dapat
perusahaan dalam rangka pencapaian
dihindari. Sebaiknya sekretaris harus Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
tujuan bersama secara efektif.
JURNAL ADMINISTRASI KANTOR P-ISSN: 2337-6694 E-ISSN: 2527-9769; 117 - 135 Sedianingsih,
Referensi Dewi
C.
2011.
Kesekretariatan.
Manajemen Jakarta:
PT.
Prestasi Pustakaraya. 57 Kesekretariatan Untuk Sekretaris Calon
Sekretaris.
Bogor:
Graha Ilmu. 83 Sekretaris
Profesional.
Jakarta: PPM. 4-83 Profesional.
Visi Media. 1-52
Praktik
Administrasi
83-100 Sumarto H. 2009. Sekretaris Profesional. Jakarta: Kansius. 10 Profesional. Yogyakarta: Cv Andi. 15 Yatimah
Nuraeni N. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris
Soetanto PN. 2010. Teori dan
Wursanto I. 2006. Kompetensi Sekretaris
Hendarto H, Tulusharyono FX. 2008. Menjadi
Farida,
Kesekretariatan. Jakarta: Kencana.
Ernawati U. 2004. Pedoman Lengkap dan
Mustikawati,
Jakarta:
D.
2009.
Kesekretarisan
Modern
dan
Administrasi
Perkantoran.
Jakarta:
Pustaka
Setia. 30.
Tinjauan Penanganan Agenda ... (Fahmi Kamal)
135
