BAB III TINJAUAN UMUM HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN

BAB III TINJAUAN UMUM HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN 3.1 Sejarah Berdirinya Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan berada pada lokasi yang strategis tepatnya di Jl.Yos Sudarso No.1 Medan dekat dengan pusat perbelanjaan, Airport Polonia, Pelabuhan Belawan dan Stasiun Kereta Api. Melihat perkembangan pariwisata khususnya di bidang jasa akomodasi di Indonesia makin berkembang maka Bapak Arsyad Lis mempunyai gagasan yang mantap untuk mendirikan sebuah hotel yang bertaraf Internasional yang menampung arus wisatawan baik domestik maupun mancanegara. Adapun lokasi tempet berdirinya HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN ini adalah: Eks PTP. IX seluas 1,8 Ha, hotel ini termasuk salah satu Grup Mujur Timber yang sudah berdiri sebelumnya dan merupakan induk dari berbagai bidang usaha. Pelaksanaan

pembangunan

HOTEL

EMERALD

GARDENIA

INTERNASIONAL MEDAN adalah tahun 1994, resmi dibuka untuk umum pada tanggal 15 Desember 1996 dengan General Manager pertama adalah Mr. Doung King. HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN mulai beroperasi dengan 163 kamar. Outlet pendukung yang sudah ada antara lain: •

Restaurant dibagi 2 jenis: -

Meranti Coffee House

-

Ho Phin Court Restaurant 18

Universitas Sumatera Utara

-

Bar

-

Swimming Pool

-

Fitness Center

-

Karaoke

-

Business Center

3.2 Klasifikasi Industri perhotelan kalau dipandang dari beberapa aspek di bagi dalam beberapa klasifikasi dan harus di lihat pengklasifikasian tersebut antaranya di tinjau dari jenis fasilitas yang dimiliki hotel tersebut, jenis tamu yang menginap, lamanya kamu tinggal, lokasi hotel, bintang dan penetapan harga kamar hotel. Berikut ini untuk lebih jelasnya HOTEL EMERALD

GERDENIA

INTERNASIONAL MEDAN dapat ditinjau dari berbagai aspek klasifikasi ilmu perhotelan antara lain: 1. Ditinjau Menurut Plan (Penetapan Harga Kamar Hotel) Kontinental Plan, dimana harga kamar sudah termasuk makan pagi dengan menu kontinental breakfast dan juice (untuk kamar Executive Room Fan Sintes Room). Secara rinci jenis-jenis kamar yang dimilki HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIOANAL MEDAN dapat diuraikan sebagai berikut:

19


No

Tipe kamar

Jumlah Kamar Harga Kamar (US$)

1

Penthouse

2

350

2

Executive Suite

11

210

3

Executive Deluxe King

11

135

4

Executive Deluxe Twin

10

135

5

Superior King

64

95

6

Superior Twin

60

95

7

Extra Bed

10

15

Harga kamar belum termasuk 10 % pajak dan 11 % service dan ada satu jenis ruangan yang khusus dipakai untuk kepentingan operational hotel sebanyak 6 ruangan. 1. Dinning and Entertainment 1.1 Meranti Coffee House Restaurant dibuka 24 jam dan menyajikan berbagai jenis makanan Eropa. Coffee House ini menghadap ke Swimming Pool dengan kapasitas 120-140 kursi. 1.2 Ho Phin Court Chinese Restaurant Restaurant ini khususnya menyediakan makanan Cina seperti Dim Sun dan makanan jenis lainnya yang diiringi dengan Chinese Tea sebagai minuman mayoritas. Makanan yang ditawarkan adalah Fresh sea food. Tamu dapat langsung memilih ikan yang ada di akuarium untuk di masak sesuai

20


dengan selera tamu. Tatanan ruangannya menggambarkan suasana khas china. Demikian juga dengan peralatan dan perlengkapan makanan dan minumanya. Untuk lebih menampilkan nuansa china, maka bagi para pramusaji wanita menggunakan baju model Shanghai Chinese. Restorant ini berkapasitas dimana terdapat 7 ruangan VIP. 1.3 Looby Lounge Merupakan tempat rileks bagi para tamu, dimana para tamu dapat memesan minuman beralkohol maupun non alkohol sambil menikmati suguhan musik yang mengelun lembut. Lobby Lounge berkapasitas 40-45 kursi dan dibuka setiap hari. 1.4 Room service Beroperasi selama 24 jam, melayani pesanan makanan dan minuman dari tamu yang menginap di hotel. 1.5 Banquet Service Grand Ballroom berkapasitas 800-1000 kursi. Tempat ini dipergunakan untuk keperluan pesta perkawinan, acara ulang tahun, seminar, dan lainlain. 2. Fasilitas Sporting and Rekreation 2.1 Swimming Pool Berhadapan dengan Meranti Coffee House dan disampingnya open stage yang biasanya dipergunakan untuk acara-acara tertentu. Misalnya konser musik yang dimeriahkan dengan penyayi yang terkenal.

21


2.2 Fitness Center and Gymnasium Untuk kebutuhan tamu berkaitan dengan olah raga dan kesehatan maka hotel menyediakan fasilitas seperti: tennis court, fitness center dengan instruktur berpengalaman.

2. Ditinjau Menurut Ukuran / Jumlah Kamar Menerangkan Large Hotel dilihat jumlah kamar yang dimiliki HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN sejumlah 158 kamar yang semula 163 kamar. 3. Ditinjau Menurut Tipe Kamar Business Hotel ditinjau dari jenis tamu yang menginap mayoritas adalah pengusaha. 4. Ditinjau Menurut Lamanya Tamu yang Menginap (Length of Guest Stay) Semi Residential Hotel, dimana tamu tinggal tidak terlalu lama dan tidak terlalu cepat. 5. Ditinjau Menurut Lokasi City Hotel, karena HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN berlokasi di kota Medan. Penggolongan hotel yang ditinjau menurut peraturan pemerintah setempat disahkan dan telah di sesuaikan dengan persyaratan yang di buat maka beberapa negara menganut penggolongan kelas hotel, berdasarkan “Grade System” atau sistem kelas atau tingkat dan sudut menurut bintang. Khususnya untuk hotel di Indonesia ditetapkan dengan ketentuan bintang satu sampai lima. 22


Ditinjau menurut Under The Government Regulation (perkembangan sesuai dengan peraturan pemerintah), maka Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan didukung dengan beroperasi aktif sepanjang tahun (Year Round Hotel), ditinjau dari Grade System sesuai dengan pemerintah yang disahkan mengenai tarif kamar. 3.3 Fasilitas Yang Dimiliki Untuk menarik perhatian para tamu dan memenuhi kebutuhan dan keinginan mereka yang menginap di hotel, maka Hotel Emerald Gardenia medan sebagai hotel yang menyandang predikat bintang Empat bertaraf internasional berupaya untuk memeberikan kepuasan dan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada para tamu melalui penyediaan fasilitas yang sesuai dengan standart yang sudah dimiliki. Adapun fasilitas yang dimilki Hotel Emerald Gardenia Medan adalah: a. Rooms saat ini Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan memilki 158 kamar berlantai karpet dengan fasilitas kamar antara lain: -

Kamar mandi dengan Shower dan Bath Tub.

-

Air Conditioner

-

Telephone

-

TV

-

Mini Bar

-

Dan fasilitas lainnya.

23


b. Fasilitas Meeting Untuk kebutuhan rapat, pertemuan dan kegiatan lain, hotel ini mempunyai ruangan yang khusus dapat disewakan kepada tamu yaitu Merbau room, dengan kapasitas 250-300 kursi, dilengkapi dengan audio visual dan support equipment yang lengkap untuk memberikan kemudahan kepada tamu. Bentuk ruangan ini dapat ditata sesuai dengan jenis kegiatan dan disesuaikan dengan permintaan tamu. c. Store and Rental Penyewaan ruangan-ruangan hotel untuk salon, travel agent, dan lainlain. d. Fasilitas Rental - Drug store - Save deposit box - Laundry and dry cleaning - Business center - Souvenir shop - Telephone, Telex, Faxmile - dan lain-lain.

24


BAB IV RESEPSI PERNIKAHAN PADA ACARA BANQUET DALAM MENINGKATKAN MUTU PELAYANAN DI HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN

4.1 Sistem Operasional Banquet Banquet merupakan bagian hotel yang melayani jamuan makan atau acaraacara khusus seperti seminar, konferensi, resepsi pernikahan, product launching dan lain-lain yang membutuhkan ruangan yang lebih luas dan dimana pelayanannya terpisah dari pelayanan restaurant. Sistem operasional Banquet outlet Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan diawali dengan reservation atau pemesanan tempat. Melalui reservation ini akan didapatkan informasi yang akurat mengenai hal-hal yang menyangkut pelaksanaan kegiatan banquet. Berikut ini akan dijabarkan secara lengkap sistem operasional banquet Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan: •

Pemesanan (reservasi) diterima oleh pihak hotel melalui surat, telepon, atau pihak pemesan datang langsung ke hotel.

•

Banquet manager memeriksa banquet log book, apakah hari, tanggal dan jam yang diminta oleh pemesan tidak ada kegiatan / acara atas nama pemesan lain.

25


•

Banquet manager mengkonfirmasikan pesanan tersebut kepada pemesan melalui telepon, kemudian diadakan pertemuan antar kedua belah pihak

•

untuk melakukan persamaan persepsi agar dapat diketahui sifat, bentuk dan jenis acara serta tata cara pembayarannya.

•

Setelah dikonfirmasi, banquet manager berhak meminta pembayaran sebesar 50% sebagai jaminan kepada pihak pemesan atau penyelenggara.

•

Apabila kedua belah pihak sudah setuju, maka keduanya menandatangani function statemen yang diterbitkan oleh Hotel

Emerald Gardenia

Internasional Medan. •

Setelah function Statement ditandatangani kedua belah pihak, maka Banquet Manager membuat bulletin Sheet yang akan dibagikan kepada bagian yang terkait didalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Data-data yang terdapat didalam Banquet Bulletin Sheet adalah : -

Name of organization

-

Address

-

Type/date/day/room of function.

-

Number of participant (jumlah peserta pesta)

-

Food menu

-

Beverage Cocktail

-

Seating Arrangement

-

Payment.

26


•

Setelah Banquet Bulletin Sheet dibagikan kepada bagian yang terkait dengan acara, maka langkah selanjutnya adalah mengadakan persiapan baik itu fasilitas, peralatan, perlengkapan, tenaga dan menu.

•

Pada waktu acara diselenggarakan, Banquet manager mempersiapkan bon/bill. Sisa pembayaran dapat ditagih setelah acara selesai kepada pihak pemesan.

4.2 Peralatan dan perlengkapan di banquet. Setelah satu faktor penunjang yang terpenting pada banquet adalah tersedianya peralatan dan perlengkapannya. Peralatan-peralatan tersebut harus pula disesuaikan dengan jenis makanan dan minuman yang tersedia, muali dari peralatan yang paling sederhana sampai dengan peralatan yang hanya khusus dipergunakan untuk satu jenis makanan dan minuman yang tertentu saja. Adapun persiapan yang dilakukan sebelum pelaksanaan acara antara lain : a. Pengaturan meja dan kursi. Adapun persiapan ruangan ini meliputi pengaturan meja, kursi dan lain-lain. Dekorasi ruangan yang keseluruhan ditangani oleh House Keeping Department. Adapun model pengaturan meja dan kursi pada acara ini adalah gabungan antara theater style dan restaurant style, dimana pengaturan meja dan kursi model restaurant style seluas 1/3 luas ruangan dan theater 2/3 b. Peralatan yang dipergunakan Adapun peralatan dan perlengkapan yang dipergunakan pada acara ini adalah: 27


•

Meja persegi panjang

•

Meja bulat untuk empat orang.

•

Kursi lipat

•

Sofa

•

Dessert plate untuk cake

•

Main dish untuk piring makan

•

Cangkir kopi dan tatakan (coffee cup and saucer)

•

Soup Bowl untuk hidangan sup.

•

Chaving dish untuk menyajikan atau sekaligus mamanaskan hidangan yang akan disajikan.

•

Baki atau Tray, untuk clear up.

•

Water goblet, untuk air putih

•

Milk jug atau Creamer, untuk susu

•

Dinner Fork

•

Dessert Spoon

•

Tea Spoon

•

Taplak meja

•

Molton

•

Serbet makan

•

Mikropon

•

Podium

•

Amplifier

•

Lampu Spot 28


•

Keyboard

•

Tissue

c. Menu Adapun menu yang disajikan pada jamuan ini adalah buffet menu dengan menu makanan indonesia. Setelah hidangan dibawa dari dapur ke convention dan disusun pada meja yang telah disediakan dan sisa hidangan lainnya disimpan pada kitchen khusus pada convention. Pada jamuan meja untuk hidangan disediakan tiga buah meja main buffet. Sesaat sebelum acara di mulai maka banquet manager memberikan briefing kepada para staff banquet untuk memberikan informasi dan instruksi mengenai acara yang akan berlangsung serta memberitahukan tugastugas waiter/ess. Adapun menu yang akan dihidangkan pada acara resepsi pernikahan tersebut adalah:  SOUP KEPITING  ROLLADE IKAN  NASI PUTIH  ACAR MENTIMUN  TAUCO  SAMBAL HATI & AMPELA AYAM  RENDANG  CAKE PISANG  COFFEE/TEA 29


Wedding Chinese Set Menu Cold and Hot Started Fried Crab Claw with Seafood Paste Crispy Prawn Ball Crispy Potato Coated King Prawn Wasabi Mayonnaise ***

Soup Buddha Jumps Over The Wall ***

M ain Course Steamed Cod Fish with Enoki Mushroom, Preserved Vegetables and Ginger *** Fried Lobster with Turnip Cake and Spicy Sauce *** Salt and Pepper Soft Shell Crab with Chicken Floss *** Sauteed Seasonal Vegetables with Shimeji Mushroom and Seaweed Bean Curd *** E-Fu Noodles with Dried Scallop and Roasted Duck ***

Dessert Double Boiled Hasma with Coconut Cream

30


Banquet Suggestion Menu for Indonesian Buffet Wedding Rp. 85.000,- / pax MENU – I

Appetizer Seafood Raisin Salad ***

Soup Soup Bakso Sapi Sayuran ***

Main Course Nasi Putih Kakap Goreng Sauce Manis Pedas Daging Rendang Sapi Padang Ayam Goreng Lengkuas Tauco Tahu Kering Tumis Kailan Sauce Tiram Gado – Gado Jakarta Sambal Goreng Acar Timun Wortel Nenas Kerupuk Udang ***

Dessert Terong Belanda Juice Es Lengkong Assorted Mini Tart Buah – Buahan Segar

31


d. Pelaksanaan Acara Selama acara berlangsung dan acara jamuan makan berlangsung maka waiter/ess harus berada pada posisinya masing-masing agar dapat melayani dan menambah hidangan yang tinggal sedikit atau telah habis dengan hidangan yang terdapat pada dapur convention, selama jamuan makan berlangsung waiter/ess harus sesekali berkeliling untuk mengetahui apakah ada dari tamu yang membutuhkan air minum. e. Clear Up Setelah tuan rumah selesai makan maka selanjutnya benquet manager memberi aba-aba kepada waiter/ess bahwa pelaksanaan clear up mulai dapat dilakukan. Para waiter/ess akan mulai mengelilingi ruangan untuk pelaksanaan clear up tersebut. Peralatan yang kotor dibawa langsung menuju dapur khusus convention dimana disana telah terdapat beberapa orang petugas yang bertugas untuk mengumpulkan dan merapikan peralatan yang kotor yang akan dibersihkan oleh petugas stewarding serta merapikannya kembali pada tempat semula setelah semua peralatan telah kering. 4.3 Sistem Pengolahan Banquet Pengolahan terhadap banquet dapat dilakukan melalui tiga tahapan yaitu: •

Mencari Tamu Dalam mencari tamu, manager harus dapat menawarkan fasilitas yang ada pada banquet kepada calon tamu tersebut, sebaliknya manager harus mengikuti kemauan tamu. Manghadapi kemauan calon tamu, manager

32


tidak boleh berpegang teguh pada prinsip yang dipegang teguh pada prinsip yang dipegang perusahaan karena tamu yang memesan tidak ada yang sama jadi semua kebutuhan pemesanan harus sesuai dengan acara yang diadakan. Tamu yang memesan acara banquet ada yang telah biasa dan ada juga yang baru pertama sekali, jadi manager dalam menghadapi tamu harus hati-hati dan juga menawarkan harga yang terlalu tinggi karena akan dapat membuat calon tamu mengundurkan diri karena harga yang ditetapkan tidak cocok dengan kemampuannya. Pemesanan ini dapat dilakukan melalui telepon, surat, atau datang secara langsung. Bagi tamu yang datang langsung harus membuat perjanjian antara kedua belah pihak untuk menghindari kesalah pahaman nantinya. •

Banquet Sales Office Seperti halnya kantor, pada banquet juga terdapat peralatan kantor yang berfungsi untuk kelancaran pemasaran banquet, pada banquet sales office terdapat brosur-brosur mengenai banquet, check list dan lembaran pengisian untuk pemesanan banquet serta lembaran-lembaran arsip yang dibutuhkan pada pemasaran banquet.

•

Menjawab Pemesanan Banquet Setelah adanya persetujuan antara manager dan calon tamu secara resmi manager telah memberikan jawaban kepada pemesan acara banquet, dalam menjawab pemesanan ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain: 33


a. Berapa jumlah tamu yang akan datang b. Apakah ruangan yang dipesan mencukupi c. Apakah ruangan yang dipesan sedang kosong (tidak dipesan oleh pemesan yang lain) d. Semua fasilitas yang diinginkan tamu apakah sesuai dengan fasilitas yang diinginkan. Di dalam pelaksanaan operasional banquet yang berjalan lancar diperlukan pengawasan secara menyeluruh, pengawasan ini meliputi: 1. Pengawasan Peralatan dan Perlengkapan Banquet Hotel Emerald Gardenia Internasional medan memiliki jumlah peralatan dan perlengkapan yang cukup lengkap. Untuk menjaga kelengkapan peralatan tersebut perlu dilakukan pengawasan yang yang teliti dan cermat. Adapun pengawasan yang dilakukan oleh Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan adalah: •

Supervisor Steward bersama-sama dengan anggotanya mengontrol peralatan dan perlengkapan yang tersedia apakah ada yang rusak, pecah, atau hilang.

•

Melakukan pengawasan dan penghitungan terhadap peralatan dan perlengkapan yang dikeluarkan dan dihitung kembali apabila selesai digunakan, untuk diketahui apabila selesai digunakan, untuk diketahui apakah jumlahnya sesuai dengan jumlah sebelumnya.

•

Memisahkan setiap jenis peralatan dan perlengkapan dalam hal penyimpanannya agar memudahkan dalam operasionalnya. 34


•

Kebersihan setiap peralatan dan perlengkapan harus tetap dijaga. 2. Pengawasan Pelayanan Pengawasan terhadap palayanan sangat penting dilakukan agar proses

pelayanan tersebut berjalan dengan lancar, pengawasan pelayanan yang dilakukan oleh banquet adalah: •

Ruangan untuk jamuan sudah ditata rapi sesuai dengan floor plan dan seating arragement.

•

Kelengkapan dan kebersihan peralatan dan perlengkapan yang di set up di meja.

•

Waiter/ess dan supervisor yang melaksanakan pelayanan harus berpakaian rapi, rambut disisir, tangan dan kuku bersih.

•

Cara penghidangan makanan dan minuman yang disesuaikan dengan jenis acara dan jenis pelayanan yang digunakan.

35


BAB V PENUTUP

Banquet merupakan salah satu pelayanan khusus jamuan atau acara, dimana pelayanannya terpisah dari pelayanan restaurant atau coffee shop. Banquet merupakan bagian dari Food & Beverage Department yang memberikan andil yang besar bagi Hotel Emerald Gardenia Internasional Medan. Sistem operasional Banquet di Hotel Emerald Gardenia Medan dimulai dengan pemesanan tempat baik melalui surat, atau datang langsung ke hotel. bagian Banquet menerima berbagai jenis pemesanan jamuan baik berbentuk formal maupun informal. Pelaksanaan jamuan resepsi pernikahan pada acara Banquet dalam meningkatkan mutu pelayanan di Hotel Emerald Gardenia Medan adalah topik yang dibahas pada kertas karya ini, sistem pelayanan yang telah dilaksanakan hendaknya dapat dipelihara dan ditingkatkan. Keberhasilan pelaksanaan Banquet yang dilakukan pada suatu hotel juga turut meningkatkan citra yang disandang oleh hotel yang bersangkutan. Acara Banquet hotel mempunyai struktur organisasi yang lengkap mulai dari manager hingga waiter. Pada prinsipnya ada hal-hal pokok yang menjadi ukuran keberhasilan dari pelaksanaan Banquet, yaitu kesuksesan dari acara yang diadakan dan kesan dari pelayanan pada acara yang diadakan yang dirasakan oleh tamu yang hadir.

36


BAB III TINJAUAN UMUM HOTEL EMERALD GARDENIA INTERNASIONAL MEDAN

Recommend Documents