BAB III TINJAUAN UMUM
Dalam penyusunan skripsi ini yang menjadi obyek penelitian adalah sebuah perusahaan dagang yang bergerak di bidang perdagangan telepon seluler. Dalam pengumpulan data untuk penulisan skripsi ini, penulis menerapkan metode wawancara, observasi dan serta memeriksa dokumen-dokumen yang terkait dengan data-data perusahaan yang diperlukan.
III.1
Sejarah Singkat Perusahaan Kantor pusat PT. My Rasch Indonesia terletak di Mall Mangga Dua Jembatan
Niaga2 lt.2 Blok KJ no. 20-35. Perusahaan berdiri sejak tahun 1999. Bergerak sebagai usaha perdagangan telepon seluler. Pada mulanya PT. My Rasch Indonesia memiliki nama My Rasch Technology. Berawal dengan sebuah toko yang mempunyai empat sampai lima orang karyawan dan hanya memiliki ruang lingkup penjualan di sekitar Jakarta. Pada tahun 2003 sampai tahun 2006 perusahaan berkembang pesat menjadi pemasok telepon seluler di seluruh Indonesia dan telah memiliki beberapa toko di luar kota Jakarta seperti Batam, Cirebon, Lampung, Pekan Baru, Surabaya, Yogyakarta, Palembang. Perusahaan ini didirikan dengan nomor akta 133, pada tanggal 22 Mei 2006 dengan notaris Inggrid lannywaty, S.H. dan disahkan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan nomor: C-16839 HT.01.01.TH.2006. Sejak itu, My Rasch Technology resmi menjadi PT. MY RASCH INDONESIA. Produk yang
27
diperdagangkan adalah produk yang diimpor dari luar negeri lalu di patenkan dengan merek dagang sendiri yaitu My Rasch dan MyG, dengan PT. My Rasch Indonesia sebagai pemilik tunggal merek dagang tersebut.
III.2
Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan adalah Menjadikan PT. My Rasch Indonesia perusahaan yang
memberikan layanan yang terpercaya serta kualitas yang terdepan. Misi Perusahaan adalah terus mengikuti perkembangan teknologi sehingga dapat menghadirkan produk yang berkualitas tinggi dengan mutu yang terjamin.
III.3
Struktur Organisasi Perusahaan Salah satu unsur penting untuk manajemen yang efektif adalah melalui struktur
organisasi yang jelas. Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu tepat juga bagi perusahaan lainnya. Struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dengan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab maka kegiatan dalam perusahaan dapat terkoordinir, terarah dan saling menunjang sehingga tujuan yang telah direncanakan dapat tercapai.
28
Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. My Rasch Indonesia Sumber: PT. My Rasch Indonesia
29
III.4
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Setiap bagian dalam sebuah perusahaan mempunyai tugas dan tanggung jawab.
Secara garis besar pembagian tugas dan tanggung jawab pada PT. My Rasch Indonesia dapat diuraikan sebagai berikut: 1.
Direktur -
Menetukan visi dan misi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang
2.
-
Mengangkat, meminta pertanggung jawaban dan memberhentikan para manajer
-
Memutuskan kebijakan dan mengesahkan laporan
-
Mengevaluasi hasil kerja perusahaan secara menyeluruh
-
Mengusahakan pengembangan perusahaan
Manajer Logistik -
Mengatur serta mengawasi kegiatan bagian gudang serta pengiriman barang dagang
-
Memberi laporan kepada direktur atas hasil kerja serta kejadian-kejadian di bagian gudang dan pengiriman.
3.
Bagian Gudang -
Mengawasi dan mencatat setiap barang yang akan masuk atau keluar dari gudang
-
Melakukan quality control untuk setiap barang yang masuk.
-
Menjamin keamanan, kebersihan penyimpanan barang agar keberadaan barang terhindar dari kerusakan, kehilangan, atau kebakaran
-
Memberi laporan kepada manajer logistik atas hasil kerja serta kejadiankejadian di bagian gudang 30
4.
Bagian Pengiriman -
Mengirimkan produk yang dipesan oleh pelanggan agar tiba tepat waktu dan dalam kondisi yang baik
-
Bertanggung jawab atas setiap dokumen yang dikirimkan ke konsumen yang bersamaan dengan dikirmnya barang
-
Mengatur rencana pengiriman barang ke pelanggan, mengenai rute perjalanan, melalui ekspedisi yang mana, jika pengiriman dilakukan ke luar kota melalui jasa perusahaan pengiriman apa, agar pengiriman dapat dilakukan secara efisien, ekonomis, dan efektif
-
Memberi laporan kepada manajer logistik atas hasil kerja serta kejadiankejadian di bagian pengiriman
5.
Manajer Komersial -
Mengatur serta mengawasi kegiatan transaksi bagian penjualan serta pembelian barang dagang
-
Memberi laporan kepada direktur atas hasil kerja serta kejadian-kejadian di bagian pembelian dan penjualan
6.
Bagian Pembelian -
Menghubungi produsen barang dagang dan memesan barang dagang yang dibutuhkan
-
Mencari produsen barang dagang dengan kualitas yang terbaik dengan harga yang terbaik juga
-
Memberi laporan ke manajer komersial atas transaksi pembelian yang terjadi serta laporan perbandingan pemasok barang yang dipesan
31
7.
Bagian Penjualan -
Mencatat pesanan yang dipesan oleh pelanggan. Jumlah barang yang dipesan, jenis barang, jenis pengiriman
-
Memberitahukan ke pelanggan batas waktu pembayaran secara kredit
-
Membuat purchase order berdasarkan hasil pesanan pelanggan
-
Membuat daftar pelanggan
-
Memberi laporan kepada manajer komersial atas transaksi penjualan yang terjadi.
8.
Manajer Keuangan -
Menyusun dan mengembangkan rencana-rencana keuangan jangka pendek dan jangka panjang untuk perusahaan demi memperoleh sumber dana untuk penggunaan dana operasi perusahaan.
-
Mengawasi jalannya sistem prosedur yang berlaku dan mengevaluasi sistem tersebut
-
Memberikan persetujuan pengeluaran uang tapi, dalam batas wewenangnya.
-
Memberi laporan kepada direktur atas hasil kerja serta kejadian-kejadian di bagian keuangan dand akuntansi
9.
Bagian Keuangan -
Mengawasi arus masuk dan keluar kas perusahaan
-
Membuat surat tagihan kepada piutang yang jatuh tempo
-
Menerima pembayaran dan membuat surat tanda terima
-
Menyiapkan dana untuk keperluan perusahaan sehari-hari
-
Membuat laporan ke manajer keuangan atas hasil kerja dan kejadian-kejadian di bagian keuangan 32
10. Bagian Akuntansi -
Menyusun laporan keuangan serta laporan perpajakan
-
Memeriksa kebenaran bukti transaksi keuangan
-
Mencatat transaksi keungan ygang terjadi
-
Menyusun arus kas secara periodik
-
Memberikan laporan keungan ke manajer keuangan
11. Manajer Pemasaran -
Mengatur serta mengawasi kegiatan yang terdapat di bagian pemasaran dan memilih desain produk yang tepat
-
Memberi laporan kepada direktur atas hasil kerja serta kejadian-kejadian di bagian pemasaran dan memberikan hasil desain untuk barang dagang.
III.5
Kegiatan Usaha Perusahaan Bagian penjualan melakukan penawaran ke distributor baik dalam atau luar
kota. Penawaran dilakukan oleh tim bagian penjualan melalui cara penawaran langsung, jaringan telepon, atau pengiriman pesan singkat ke pelanggan. Kegiatan penjualan dilakukan secara tunai dan kredit. Kriteria penilaian pemberian kredit didasarkan pada karakter pelanggan, jumlah pesanan dan ketepatan bayar sebelumnya. Jika pelanggan tersebut baru, maka perusahaan perlu mencari informasi terlebih dahulu terkait dengan kredibilitasnya. Kebijakan untuk piutang yang dikeluarkan perusahaan adalah 30 hari untuk pembayaran penjualan telepon seluler dan 45 hari untuk pembayaran penjualan aksesoris dan perlengkapan telepon lainnya.
33
Berikut ini adalah beberapa jenis produk yang dijual oleh PT. My Rasch Indonesia, yaitu: •
•
Telepon Seluler -
Ponsel 1 simcard MyG
-
Ponsel dual simcard MyG
-
Ponsel Televisi MyG
-
Ponsel touchscreen MyG
Aksesoris -
Kartu memori ponsel
-
Mp3 & Mp4
-
Plastik anti gores
-
Stylush
-
Sarung ponsel
-
Kabel data ponsel
Karena kualitas barang yang baik dan kecepatan pengiriman yang diberikan perusahaan, maka PT. My Rasch Indonesia memiliki banyak pelanggan tetap dari berbagai daerah di Indonesia, di antaranya: -
Jayapura
-
Makasar
-
Surabaya
-
Bandung
-
Medan
-
Palangkaraya
34
III.6
-
Lampung
-
Pontianak
-
Banjarmasin
Prosedur Operasional Penjualan Perusahaan Prosedur penerimaan pesanan pembelian dari pembeli pada PT. My Rasch
Indonesia adalah sebagai berikut: a. Pelanggan bisa melakukan pesanan dengan dua cara pemesanan. Pertama dengan datang langsung ke tempat penjualan, yang kedua dengan cara media telepon dan e-mail. b. Setelah pesanan diterima oleh sales, langsung ditulis di form keluar barang (FKB) sebanyak 4 rangkap. -
1 rangkap putih untuk gudang
-
1 rangkap merah untuk dokumen bagian penjualan
-
1 rangkap hijau untuk bagian komputer
-
1 rangkap kuning untuk bagian pengiriman.
c. Komputer mengeprint surat jalan lalu diberikan ke gudang, gudang mencocokan dengan FKB, lalu mengirimkan barang ke pengiriman. Bagian pengiriman mengecek kembali agar barang sesuai dengan FKB. Jika cocok, barang akan dikirimkan. Prosedur persetujuan Penjualan Kredit pada PT. My Rasch Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Penjualan yang dilakukan secara kredit, bagian penjualan harus mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada bagian keuangan mengenai kelayakan pemberian kredit pada
35
pelanggan tersebut. Apabila dinyatakan layak bagian penjualan membuat form keluar barang. 2. Apabila pelanggan tersebut tidak layak tidak mendapat kredit, maka tidak diberikan persetujuan kredit. Pesanan yang dibuat pelanggan dianggap batal atau ditunda sampai ada pelunasan tagihan sebelumnya. 3. Untuk
pembeli yang baru pertama kali bertransaksi di perusahaan, pembeli
diharuskan melakukan pembelian secara tunai sebanyak 3 kali transaksi. Setelah iut, pembelian secara kredit dibatasi secara berkala jumlah pembeliannya. Prosedur pengiriman barang pesanan pada PT. My Rasch Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Bagian gudang menyiapkan barang sesuai FKB dan mengirimkan ke bagian pengiriman. 2. Pengiriman menerima dengan mengecek kembali barang dengan Faktur lalu mengirimkan barang ke Pelanggan 3. Bagian pengiriman kembali dengan membawa Tanda terima dan Faktur yang telah di tanda tangani pembeli.dimana faktur ini dipakai untuk menagih piutang perusahaan. Prosedur pencatatan penjualan dan penagihan piutang pada PT. My Rasch Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Setelah tanda terima pembeli diberikan oleh bagian pengiriman ke bagian komputer, Penjualan dicatat beserta dengan piutangnya. 2. Setelah jatuh tempo, bagian komputer akan mengeluarkan surat tagihan untuk diberikan ke collector. 3. Collector menagih piutang.
36
Prosedur pencatatan penerimaan kas pada PT. My Rasch Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Setelah penagihan Collector membawa uang tunai, cek tunai, ataupun giro bilyet yang di berikan pembeli. Lalu dikirimkan ke bagian keuangan. 2. Keuangan menerima uang tersebut dan membuat surat tanda terima setelah itu, uang yang diterima dimasukkan ke bank. 3. Tanda terima dari keuangan dikirim ke komputer untuk diakui sebagai kas atas pelunasan piutang.
37
