1 BAB III TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 3.1. Sekilas Tentang PT. Solid Utama Nusantara PT. Solid Utama Nusantara adalah sebuah perusahaan yang bergerak dal...
3.1. Sekilas Tentang PT. Solid Utama Nusantara PT. Solid Utama Nusantara adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang retail yang meliputi barang Food, Non Food, Fresh dan perlengkapan rumah tangga termasuk Sofa, Lemari pakaian dan sebagainya. PT. Solid Utama Nusantara, yang berlokasi di Jl. Raya Bogor Km 37 No. 11 A Sidamukti, Depok didirikan pada tahun 2005 di area tanah seluas 850 m2 ber lantai 2 dengan fasilitas area parkir 15 x 15 m2 dan penjualan barang retail juga terdapat arena bermain bagi anak-anak dan remaja. Dalam perkembangan perusahaan retail ini, penggunaan komputer hanya terbatas untuk operasional , untuk staff di kantor tidak tersedia sarana penggunaan komputer, sehingga informasi yang dibutuhkan oleh karyawan terutama yang menyangkut data-data karyawan dan penggajian terkesan masih lambat dan dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang tidak akurat dan tidak tepat waktu. Pada saat ini sistem penggajian karyawan di PT. Solid Utama Nusantara masih dilakukan oleh staf Administrasi Keuangan dan Personalia dengan cara harus melihat data-data karyawan satu persatu berupa tumpukan kertas sehingga masih kurang optimal dalam pengolahannya. Melihat hal ini maka sudah sangat perlu untuk mengubah sistem yang ada dan menerapkan secara profesional untuk mengurangi permasalahan yang timbul. .
3.2.
Struktur Organisasi, Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah Struktur Organisasi dari PT Solid Utama Nusantara : 17
Store Manager
Area Supervisor
Sales Supervisor & Pembelian
Administrasi Keuangan & Personalia
Asisten Supervisor Area
Bagian Desain & Promosi
Kasir
Bagian Gudang
Pramuniaga
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi
18
Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian di PT Solid Utama Nusantara sebagai berikut : (a) Store Manager Tugas -
Mengkoordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional toko
-
Mengkoordinir semua aktifitas toko di dalam memberikan pelayanan kepada semua pelanggan yang diarahkan untuk pemenuhan kepuasan pelanggan dan meningkatkan jumlah pelanggan toko.
-
Mengkoordinir dan mengelola bawahan
-
Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas operasional sehari-hari
-
Berkoordinasi dengan lingkungan/pejabat setempat
Tanggung Jawab Store Manager adalah orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan semua program kerja perusahaan (toko) dengan memanfaatkan semua sumber daya yang ada untuk pencapaian target yang telah ditetapkan dengan memberikan kepuasan kepada pelanggan. (b) Sales Supervisor & Pembelian Tugas Memiliki kewajiban dalam hal promosi produk-produk dari Supplier serta penjualan yang dapat tercapai sesuai target dan melakukan pembelian Tanggung Jawab :
19
Sales Supervisor bertanggung jawab terhadap segala produk yang telah telah atau yang akan di jual serta promosi yang telah atau yang akan dilakukan dan bertanggung jawab terhadap kelangsungan barang / stok di toko (c) Area Supervisor Tugas Menjalin koordinasi dengan departemen lain untuk mencapai tujuan tertentu yaitu menjadikan toko tempat yang nyaman, aman, lengkap sehingga membuat pelanggan merasa puas Tanggung Jawab : Area Supervisor bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang di area toko, kenyamanan dan keamanan pelanggan selama berbelanja dan menerima masukan dari pelanggan (d) Administrasi Keuangan dan Personalia Tugas : Mengelola keuangan perusahaan, melakukan pembayaran kepada supplier dan gaji karyawan di setiap akhir bulan. Tanggung Jawab : KaBag Administrasi Keuangan dan Personalia bertanggung jawab kepada Store Manager terhadap setiap uang yang dikeluarkannya (e) Asisten Supervisor Area Tugas Bekerja sama dengan bawahan melakukan segala sesuatu yang diperlukan di area toko misalnya : kebersihan rak, kebersihan area, kerapihan barang dan sebagainya Tanggung Jawab
20
Asisten Supervisor Area bertanggung jawab kepada Area Supervisorr terhadap setiap kejadian di area toko.
(f) Bagian Desain dan Promosi Tugas Merencanakan, membuat dan mendisain bentuk-bentuk promosi yang diusulkan oleh Sales Supervisor & Pembelian. Tanggung Jawab : Menyelesaikan tugas pada waktunya dan mengganti promosi lama dengan yang terbaru sesuai dengan waktunya. (g) Gudang Tugas Menerima Barang dari Supplier dan menyalurkannya ke area toko Tanggung Jawab Bagian Gudang bertanggung jawab terhadap pengadaan barang di toko dan pengendalian barang rusak dan kadaluwarsa (h) Kasir Tugas Melayani dan memasukan jumlah barang yang dibeli oleh pelanggan dan melakukan penawaran-penawaran barang yang di promosikan Tanggung Jawab Kasir bertanggung jawab terhadap jumlah uang yang masuk dengan cara mencocokkannya dengan komputer pada saat tutup kotak uang
21
(i) Pramuniaga Tugas Merapikan barang di rak, melayani pelanggan dan menjaga keberadaan stok barang di rak Tanggung Jawab Pramuniaga bertanggung jawab terhadap kenyamanan pelanggan selama berada si area toko
3.3.
Prosedur Administrasi Penggajian Dikarenakan jam buka yang cukup panjang yaitu dari pukul 8.00 pagi sampai
dengan pukul 09.30 malam, maka perusahaan menerapkan sistem kerja 2 shift yang terbagi dalam shift pagi yang dimulai pukul 08.00 – 16.00 dan shift siang yang dimulai pukul 13.00 – 21.30. Sedangkan untuk bagian keamanan mempunyai jam kerja yang lain yaitu jam 08.00 – 20.00 dan 20.00 – 08.00. Pengaturan jam lembur di tentukan oleh Area Supervisor. Prosedur yang harus dijalankan untuk proses perhitungan gaji karyawan yaitu : 1. Setiap karyawan diwajibkan untuk absensi dengan cara memasukan kartu absen pada mesin pencatat waktu sebelum dan sesudah bekerja. 2. Lembur dengan cara mengisi form yang disediakan oleh staff adm. Keuangan dan personalia yang akan dikumpulkan setiap bulannya. 3. Kartu absen wajib ditandatangani oleh staf adm. Keuangan dan personalia bila karyawan terlambat atau tidak hadir dengan alasan izin atau sakit 4. Staff keuangan dan personaliaakan menghitung jumlah gaji yang akan dibayarkan berdasarkan data dari kartu absen
22
5. Staff administrasi dan keuangan membuat daftar gaji lalu meminta persetujuan dari Store Manager 6. Dibuatkan slip gaji untuk ditandatangani oleh karyawan lalu di arsipkan oleh staff administrasi dan keuangan 3.4.
Ketentuan Administrasi Penggajian Ketentuan Administrasi penggajian di PT Solid Utama Nusantara adalah : 1. Gaji Pokok adalah gaji dasar yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu jabatan atau pekerjaan tertentu pada golongan dan waktu tertentu 2. Tunjangan adalah tambahan penerimaan yang dikaitkan dengan pelaksanaan tugas. Tunjangan dapat diberikan dalam bentuk persentasi gaji pokok dalam jumlah tertentu yang ditetapkan lebih dahulu. Tunjangan merupakan salah satu perangsang untuk bekerja lebih keras dan cenderung mengurangi pergantian karyawan. Jenis-jenis tunjangan yang ada di PT Solid Utama Nusantara adalah : 1.
Tunjangan Jabatan Adalah tunjangan yang didapat hanya untuk level store manager dan manager setiap bulan
2.
Tunjangan Makan dan Tunjangan Transport Adalah tunjangan yang diterima oleh karyawan sesuai kehadiran karyawan
3.
Tunjangan Insentif Adalah tunjangan yang diterima oleh karyawan sesuai kehadiran karyawan dalam setiap bulannya bilamana memenuhi kriteria tertentu
23
Tabel Gaji Karyawan Tunjangan Jabatan
Gaji Pokok
Jabatan
Makan
Transport
Insentif
Perbulan
Perhari
Perhari
Perbulan
Store Manager
Rp 5.000.000
Rp 500.000
Rp 25.000
Rp 15.000
Manager
Rp 4.000.000
Rp 250.000
Rp 15.000
Rp 15.000
Supervisor
Rp 1.500.000
Rp 10.000
Rp 10.000
Ast. Supervisor
Rp 1.000.000
Rp 7.500
Rp 7.500
Staff
Rp 731.000
Rp 5.000
Rp 5.000
Rp 50.000
Tabel 3.1 : Tabel Gaji Karyawan
3.5.
Kendala yang Dihadapi Penulis mengamati keadaan saat ini masih terdapat beberapa kendala yang ada pada divisi Keuangan dan Personalia. Terutama dalam proses administrasi penggajian, yang perinciannya sebagai berikut : 1.
Kesulitan pencarian data karyawan
2.
Kesulitan penghitungan gaji keryawan
3.
Pembuatan laporan data personalia dan data gaji yang memakan waktu Karena adanya kendala-kendala tersebut diatas yang merupakan masalah,
maka penulis mencoba untuk membantu memecahkan kendala-kendala tersebut dengan mengajukan suatu perancangan sistim informasi berikut pembuatan laporannya untuk divisi personalia. Dengan adanya sistim yang diusulkan ini, diharapkan dapat membantu mengetahui jumlah karyawan yang dimiliki, jumlah
24
karyawan di tiap bagian, jumlah gaji dan lainnya yang dikeluarkan setiap periode dan mendapatkan laporan yang cepat dan akurat.
