SISTEM KEARSIPAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

SISTEM KEARSIPAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN SKRIPSI MINOR DIAJUKAN OLEH : YENI ERNITA 052103034 D-III KESEKRETARIATAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008

Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan, 2008. USU Repository © 2009

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................

i

DAFTAR ISI .............................................................................................. iv BAB I

BAB II

PENDAHULUAN A. Latar Belakang.......................................................................

1

B. Perumusan Masalah ..............................................................

3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian...............................................

4

D. Metodologi Penelitian ...........................................................

5

1. Lokasi Penelitian .............................................................

5

2. Sumber Data ....................................................................

5

3. Teknik Pengumpulan Data ..............................................

6

4. Metode Analisis Data ......................................................

6

SISTEM KEARSIPAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN A. Profil Perusahaan ..................................................................

8

1. Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan ...........................

8

2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas ........... 15 B. Pengertian Arsip dan Peranan Arsip ....................................... 21 C. Maksud dan Tujuan Kearsipan .............................................. 24 D. Fungsi dan Nilai Guna Arsip ................................................. 25 E. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan Yang Baik .................................. 28 F. Peralatan Kearsipan .............................................................. 31


G. Prosedur Kearsipan ................................................................ 34 H. Pelaksanaan Kearsipan di Perusahaan ................................... 38 1. Sistem Penyimpanan Arsip .............................................. 38 2. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip .................. 41 3. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ...................... 45 BAB III

ANALISIS DAN EVALUASI ................................................... 49

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ........................................................................... 55 B. Saran .................................................................................... 56

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Perkembangan umum dan teknologi sangat pesat dewasa ini. Hal ini tentu berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah maupun swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme di perkantoran, perbankan, perhotelan, asuransi, dunia pendidikan, dan lain-lain. Perkembangan ini menuntut manusia untuk bertindak cepat dan efisien dalam segala bidang. Oleh karena itu, memajukan suatu usaha diperlukan dukungan manajemen yang tepat, dan untuk mengelolanya diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Salah satu sumber informasi yang memegang peranan penting adalah kearsipan, yang merupakan salah satu jenis pekerjaan yang harus dilaksanakan berbagai kantor baik kantor pemerintah maupun swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Di perkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan langganan atau informasi secara manual atau komputer. Yang terpenting data dan informasi yang diperlukan untuk pelayanan ditemukan dengan cepat dan benar. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi dan juga kesekretariatan yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, rumusan, kebijaksanaan,


pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban setepat-tepatnya. Perkembangan teknologi dalam bidang administrasi dan manajemen yang semakin kompleks pada masa sekarang dan sejalan dengan bidang kearsipan. Bidang kearsipan tidak pernah tinggal diam, sebab arsip sebagai ingatan, sumber informasi, sumber sejarah atau bahkan bukti sejarah di kemudian hari karena merupakan faktor yang tidak dapat di tinggalkan dalam menunjang kemajuan di bidang manajemen perkantoran dan administrasi. Meskipun kearsipan mempunyai peranan penting di dalam administrasi dan kesekretariatan tetapi masih terdapat (pemerintah ataupun swasta) yang tidak melakukan penataan arsip dengan baik. Di samping itu, masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip mudah dan cepat rusak serta sulit untuk ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana semestinya antara lain adalah kurang adanya kesadaran pegawai khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya arsip di dalam kesekretariatan. Kemungkinan faktor lain adalah tak tersedianya sumber daya manusia (SDM) dalam bidang kearsipan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Hal ini harus dikelola secara terencana dan mendasar serta professional, sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan dan membantu mekanisme kerja pegawai dan instansi yang bersangkutan.


Salah satu tugas yang harus dikerjakan oleh seorang sekretaris ialah menyimpan berkas, warkat, surat atau arsip secara teratur, rapi dan sistematis, agar berkas, warkat, surat mudah ditemukan kembali bila sewaktu-waktu pimpinan memerlukannya, maka dapat dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi terletak pada penyelenggaraan arsip yang sederhana, sistematis dan efisien. Apabila pelaksanaan sistem kearsipan itu dilaksanakan dengan baik, sudah tentu tidak akan terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri. Dengan mengetahui kegunaan arsip bagi perusahaan atau organisasi begitu pentingnya maka penulis ingin sekali mengetahui lebih banyak lagi dan lebih akurat mengenai sistem kearsipan pada perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan uraian diatas maka latar belakang penulis memilih judul “Sistem Kearsipan Pada PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan” adalah penulis ingin mengetahui sistem kearsipan suatu perusahaan atau organisasi, di samping itu bahwa kearsipan dalam perusahaan sangat penting kedudukannya sebagai pendukung kegiatan kesekretariatan.

B. Perumusan Masalah Dalam kearsipan tidak semua sistem dapat menghasilkan pelaksanaan kegiatan secara efektif dan efisien, sehingga perusahaan harus memilih sistem yang paling sesuai untuk diterapkan. Karenanya dalam skripsi minor ini akan dikemukakan masalah sebagai berikut :


Bagaimana Sistem Kearsipan Yang Diterapkan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penelitian Adapun yang menjadi tujuan penelitian dalam penelitian sistem kearsipan ini adalah : 1. Untuk mengetahui secara langsung masalah-masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan yang diterapkan Pada PT.Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah : 1. Bagi perusahaan Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran kegiatan-kegiatan perusahaan khususnya dibidang kearsipan dan sebagai masukan bagi perusahaan untuk mengetahuinya kelemahan dari sistem kearsipan yang digunakan, maka perusahaan itu dapat memperbaiki sistem yang sudah ada menjadi lebih baik.

2. Bagi Penulis Untuk menambah dan memperluas wawasan dibidang kearsipan dalam bentuk nyata, sehingga dapat dijadikan bahan perbandingan antara teori dan praktek.


3. Bagi Masyarakat Umum Sebagai tambahan informasi dan menambah wawasan bagi para pembaca terhadap kearsipan dalam perusahaan.

D. Metodologi Penelitian 1. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian dilakukan di kantor Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan terletak di jalan Letjend. Suprapto No. 2 Medan. Pada tanggal 21 April s/d 21 Mei 2008.

2. Jenis Data a. Data Primer (Primary Data) Data Primer adalah data dan informasi yang diperoleh langsung dari kantor atau perusahaan yang menjadi objek penelitian. Data dan informasi yang diperoleh merupakan data sebagai bahan perbandingan dengan data informasi yang diperoleh dari penelitian kepustakaan.

b. Data Sekunder Data sekunder adalah data dan informasi yang diperoleh dari suatu lembaga dengan cara membaca buku-buku, mempelajari literature, atau sumber-sumber informasi lain yang ada hubungannya dengan pokok pembahasan.


3. Teknik Pengumpulan Data Teknik

pengumpulan

data

menjelaskan

bagaimana

caranya

untuk

mengumpulkan data terutama bagi para primer, juga terhadap data sekunder. Untuk memperoleh data secara langsung dari objek penelitian, maka teknik yang dipergunakan penulis untuk memperoleh data yakni : a. Teknik Pengamatan (Observasi) Yaitu teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati langsung objek datanya. Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap perusahaan mengenai kegiatan operasi perusahaan seperti data manual perusahaan. Pengamatan ini dilakukan penulis selama melaksanakan praktik kerja lapangan (PKL) di tempat penelitian.

b. Teknik Wawancara (Interview) Yaitu suatu teknik berkomunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden langsung dengan pimpinan perusahaan, sekretaris perusahaan, serta pegawai yang khusus menangani kearsipan responden adalah pihak yang diwawancarai sebagai mana objek penelitian.

4. Metode Analisis Data Mengungkapkan bagaimana upaya yang dilakukan sebagai kajian terhadap data yang dikumpulkan. Biasanya dilakukan dengan model tabulasi dan dilanjutkan dengan menggunakan model perhitungan matematis statistik,


ekonomi metrika dan sebagainya, yang berkaitan dengan teori-teori dalam penganalisisan tersebut menggunakan dua metode : a. Metode Analisis Deskriptif Metode analisis deskriptif yaitu suatu metode yang menggambarkan semua peristiwa, tingkah laku dan perbuatan objek yang di teliti, sehingga memberikan suatu gambaran yang tepat.

b. Metode Analisis Deduktif Metode analisis deduktif yaitu suatu metode yang bertolak dari kesimpulan umum berupa teori-teori secara umum yang telah diterima sebagai suatu kebenaran, selanjutnya menuju kepada kesimpulan khusus berupa fakta-fakta yang berlaku dalam kenyataan mengenai fakta-fakta yang ada di dalam perusahaan.


BAB II SISTEM KEARSIPAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN

A. Profil Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang agrobisnis perkebunan dibidang kelapa sawit (komoditi utama), teh dan kakao, serta menghasilkan produk minyak kelapa sawit, inti sawit, teh jadi, biji kakao kering serta produk turunan yang berkualitas untuk memberikan kepuasan bagi pelanggan. PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1996, tentang penggabungan kebun-kebun yang berada di wilayah Sumatera Utara dari PT. Perkebunan Nusantara VI, PT. Perkebunan VII, dan PT. Perkebunan VII. PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) didirikan berdasarkan Akte Pendirian No.3 tanggal 11 Maret 1996 oleh Harun Kamil, SH dan mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman dengan surat keputusan No.C2-8332. HT.01.01 tanggal 8 Agustus 1996, dan diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.81 dari Notaris Sri Rahayu H.Prasetyo, SH, tanggal 26 September 2002, yang disetujui oleh Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia RI dengan surat keputusan No.C-20652. HT.01.04 tahun 2002 tanggal 23 Oktober 2002.


Pada saat ini PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) mengelola lahan perkebunan tanaman seluas 136,353 Ha yang terdiri dari areal Kelapa Sawit seluas 122,33 Ha, Kakalo seluas 7.008 Ha dan teh seluas 7.031 Ha. Juga mengelola 16 Unit Pabrik Kelapa Sawit (PKS) dengan kapasitas 606 ton Tandan Buah Segar per jam, 4 unit Pabrik Pengeringan Biji Kakao (PPBK) dengan kapasitas 152 ton Biji Kakao Basah per hari, 6 unit pabrik teh dengan kapasitas 367 ton daun teh basah per hari dan Pabrik Pengelolaan Inti Sawit (PPIS) dengan kapasitas 400 ton inti sawit per hari. Untuk mendukung kegiatan perbengkelan juga dikelola 1 unit Pabrik Mesin Tenera (PMT), sedangkan untuk pelayanan kesehatan bagi pegawai PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) dikelola 3 unit rumah sakit yaitu R.S Laras, R. Balimbingan, R.S Pabatu. Jumlah unit usaha yang dikola oleh PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) pada saat ini sebanyak 37 unit usaha dengan jumlah pegawai sebanyak 38.002 orang. Unit usaha PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) berlokasi di 8 Daerah Tingkat II yaitu Simalungun, Serdang Bedagai, Asahan, Labuhan Batu, Langkat, Toba Samosir, Tapanuli Selatan dan Kota Madya Medan. PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) memiliki anak perusahaan yaitu PT. Pamina Adolina yang mengoperasikan 1 unit pabrik Fraksionasi dan Rafinasi CPO dengan kapasitas 200 ton CPO per hari dan 1 unit Pabrik Minyak Nabati (PMN) dengan kapasitas 300 ton CPO per hari dengan produk akhir berupa Margarine RBD Oil (minyak goreng), Stearine dan Fatty Acid.


Kemudian terhitung tanggal 1 September 2003, PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) telah melakukan perubahan dengan merubah struktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero), melalui pengelompokkan unit usaha dalam 6 Grup Unit Usaha (GUU), serta pendeligasian/penimpahan sebagai wewenang/tugas Direksi kepada Grup Unit Usaha. Hal ini dimaksudkan efektivitas pengambilan keputusan serta fungsi pengawasan dan pengendalian, serta peningkatan produktivitas. Penentuan letak Kantor Pusat telah tercantum dalam Akte Notaris SriRahayu H.Prasetyo, SH tanggal 26 September 2002. Arahan dari Direksi untuk menempati kantor ini dibangun pada tahun 1926 oleh NV Handeri Vareeninging Amsterdam (HVA) dahulu sebagai Pusat Perkebunan milik Belanda.

Visi dan Misi PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) mempunyai visi dan misi sebagai berikut : 1. Visi •

Membangun

PT.

Perkebunan

Nusantara

IV (Persero)

menjadi

perusahaan agrobisnis perkebunan yang tangguh dan mampu bersaing, baik di sector hulu dan hilir di tingkat nasional dan regional. 2. Misi Menjalankan usaha agrobisnis perkebunan dibidang perkebunan kelapa sawit (komoditi utama), teh dan kakao serta menghasilkan produk minyak


sawit, inti sawit, teh jadi, biji kakao kering serta produk turunan yang berkualitas untuk memberikan kepuasan bagi pelanggan. a. Meningkatkan daya saing produk secara terus-menerus yang didukung oleh sistem, cara kerja dan lingkungan kerja yang mendorong munculnya kreativitas dan inovasi untuk meningkatkan produktivitas dan efesien. b. Meningkatkan

laba

yang

berkesinambungan

untuk

menjamin

pertumbuhan, perkembangan dan kesehatan pegawai perusahaan serta memberikan manfaat dan nilai tambah yang optimal bagi pemegang saham, pegawai dan stakeholder lainnya. c. Mengelola usaha secara professional untuk meningkatkan nilai perusahaan dengan berpegang teguh pada nilai-nilai etika bisnis dan senantiasa berpedoman pada tata kelola perusahaan secara sehat. d. Memberikan perhatian dan peran yang sungguh-sungguh dalam membangun kemitraan dan mengembangkan lingkungan (community depelopment), koperasi, usaha kecil dan menengah, serta kelestarian lingkungan hidup.

Maksud dan Tujuan Perusahaan Sesuai Akte Pendirian Perusahaan, maksud dan tujuan didirikannya Perusahaan adalah : Turut melaksanakan, menunjang kebijaksanaan, program pemerintah dibidang ekonomi, dan pembangunan nasional pada umumnya. Khususnya di sektor pertanian dalam arti yang seluas-luasnya dengan tujuan


memupuk keuntungan, sesuai prinsip perusahaan yang sehat. Berdasarkan kepada asas seperti berikut : a. Mempertahankan dan meningkatkan sumbangan bidang perkebunan bagi Pendapatan Nasional. b. Memperluas lapangan kerja. c. Memelihara dan melestarikan Sumber Daya Manusia dan Lingkungan, air serta kesuburan tanah. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.12 tahun 1998 tentang Perusahan Perseroaan (Persero) tertanggal 17 Januari 1998 Pasal 4 ayat 1. Maksud dan tujuan pendirian Persero adalah : a. Untuk menyediakan barang dan jasa yang bermutu tinggi serta berdaya saing kuat terhadap pasar dalam negeri maupun luar negeri. b. Memupuk keuntungan guna meningkatkan nilai perusahaan.


Logo PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Setiap perusahaan mempunyai logo sebagai landasan atau cirri pengenal perusahaan itu dan setiap logo mempunyai makna dan tujuan menurut perusahaan masing-masing. Adapun arti dari bentuk logo perusahaan adalah sebagai berikut : LOGO PERUSAHAAN

Jingga

Hijau

PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO) PENJELASAN MENGENAI LOGO a. Gambar •

Bentuk pohon sebagai gambaran dari pohon atau buah yang mendekati bentuk tumbuhan, digambarkan dengan tiga pelepah diatas, dua pelepah dibawah.

•

Tiga pelepah diatas adalah mengartikan tiga unit perkebunan antara lain perkebunan kelapa sawit, perkebunan coklat dan perkebunan teh.


•

Dua pelepah dibawah mengartikan wadah yaitu yang mengelola ketiga unit perkebunan diatasnya dalam hal ini yaitu PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero).

•

Empat bidang lengkungan terletak dibawah merupakan landasan yang menunjang ketiga unit diatasnya. Dibuat secara pasif dan kokoh membawa pesan kuat, lengkungan yang mengara ke kiri dan ke kanan merupakan

arah

perkembangan

atau

pemasaran,

selain

mempresentasikan industri hilir PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero), empat bidang lengkungan tersebut mengartikan angka yang berarti PT. Perkebunan Nusantara Empat. Secara keseluruhan, bentuk logo ini mengarahkan keatas kalau diambil garis lurus menuju kesatu titik, yang berarti ketajaman focus usaha dalam mencapai tujuan demi kesejahteraan bersama yang berlandaskan kepada Ketuhanan Yang Maha Esa. b. Warna Mengenai warna logo, selain lambang juga sebagai unsure estetis. •

Hijau bersifat sejuk, dingin, keyakinan.

•

Jingga bersifat panas, semangat berani. Hijau pada empat bidang lengkung, mengacu pada sifat tangan dingin,

serta keyakinan dalam mengelola pekerjaan yang membawa angina segar bagi keuntungan perusahaan dan kesejahteraan pegawainya, juga sejuk dalam kerukunan kerja antara sesame pegawai dan atasan sehingga timbul keakraban


timbale balik, dalam hal ini PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) yang jernih dalam pola pikiran dan keyakinan dalam hasil kerja. Jingga pada wadah dalam bentuk tiga pelepah adalah semangat membara untuk mempertahankan serta meningkatkan mutu produksi dalam merebut pasar dari para pesaing di tiga produk yang dipasarkan. Dengan tangan dingin serta keyakinan dan semangat kerja maka keberhasilan akan tercapai berkat keyakinan dan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa, semua berasal dari satu titik, yaitu Sang Maha Pencipta maka kita patut untuk mensyukurinya.

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Dilihat dari pengertianya struktur organisasi merupakan suatu susunan kerangka hubungan unit-unit organisasi yang ada pada organisasi mulai dari departemen yang tinggi sampai dengan unit terkecil dengan tugas, fungsi dan wewenang masing-masing. Setiap perusahaan pada umumnya baik perusahaan besar maupun perusahaan kecil biasanya mempunyai struktur organisasi. Jenis struktur organisasi yang dipakai tergantung pada kebijaksanaan dan kebutuhan perusahaan,

biasanya

semakin

besar

suatu

perusahaan,

maka

struktur

organisasinya semakin luas dan kompleks sejalan dengan perkembangan dan luas bidang usaha perusahaan sebagaimana halnya pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan. Struktur organisasi yang digunakan PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan adalah struktur organisasi dan staff yang terdiri dari garis


komando, staffing dan koordinasi (terlampir), dimana masing-masing bagian bertanggung jawab langsung pada atasannya, pimpinan mempunyai wewenang untuk mendeligasikan tugas pada bawahannya. Berikut akan dijabarkan struktur organisasi dan uraian tugas (Job Describtion) masing-masing bagian pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan.

Kepala Bagian Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) Uraian tugas : a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang sekretaris perusahaan. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian sekretaris perusahaan. c. Mengelola penyelenggaraan rapat-rapat Direksi dan Kesekretariatan, yang berkaitan dengan kegiatan Direksi. d. Membina hubungan dengan investor/partner bisnis. e. Membangun terbentuknya citra perusahaan yang positif dan hubungan baik dengan stakeholder. f. Mengikuti perkembangan pasar modal termasuk peraturan-peraturan yang berlaku di pasar modal dan memberikan masukan kepada Direksi. g. Memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap informasi yang dibutuhkan yang berkaitan dengan kondisi perusahaan. h. Mengurus dan menyelenggarakan administrasi (surat-menyurat) perusahaan. i. Menjalankan aspek legal perusahaan (corporate law) yaitu aspek hukum yang berkaitan dengan pihak luar atau partner dalam rangka pengembangan dan


kerja sama strategi perusahaan dan kepatuhan (compliance) serta tata kelola perusahaan yang baik (goog corporate govermance).

Kepala Bagian SDM dan Umum Uraian tugas : a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dibidang SDM b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang Sumber Daya Manusia. c. Merumuskan sistem dan prosedur administrasi kepersonaliaan dan memberikan

bimbingan

dan

konsultasi

bagi

para

unit

dalam

pelaksanaannya. d. Membuat

pemetaan

personil

untuk

keperluan

penempatan

dan

pengembangan. e. Menyusun rencana dan menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan pegawai dalam rangka menuju perkembangan kompetensi perusahaan. f. Menyelenggarakan penyeleksian pegawai pimpinan untuk semua unit usaha dan seluruh level pegawai untuk kantor pusat dari dalam maupun luar perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan. g. Menyusun sistem pengembangan karir, penilaian kinerja serta reward and punishment. h. Menyusun kualifikasi jabatan dan spesifikasi jabatan untuk semua lini pekerjaan. i.

Menyusun rencana mutasi pegawai pimpinan antar kelompok unit usaha berdasarkan kebutuhan kualifikasi jabatan dan organisasi perusahaan.


j.

Menyusun pedoman pelayanan kesehatan bagi pegawai.

Kepala Bagian Satuan Pengawasan Intern (SPI) Uraian tugas : a. Menyusun dan mengevaluasi kebijakan dalam rangka pengawasan intern perusahaan. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibagian satuan pengawasan intern. c. Menyusun program kerja pemeriksaan tahunan, program pemeriksaan, evaluasi hasil pemeriksaan, laporan triwulan dan laporan tahunan. d. Melaksanakan pemerikasaan intern meliputi keuangan, operasional dalam pelaksanaan kegiatan di perusahaan. e. Memonitor dan mengevaluasi tindak lanjut hasil audit.

Kepala Bagian Tanaman Uraian tugas : a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang produksi tanaman. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan dibidang tananam. c.

Menyusun dan mengevaluasikan hasil pemeriksaan pelaksanaan atau hasil-hasil kerja dibidang produksi tanaman.

d. Melaksanakan pengukuran dan pemetaan areal kebun. e. Mengembangakan teknik atau manajemen tanaman secara inovatif guna meningkatkan produktivitas, efesien dan kualitas.


Kepala Bagian Teknik Uraitan tugas : a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang teknik. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang teknik. c. Menyusun dan mengevaluasikan norma-norma dibidang teknik. d. Memonitor dan mengevaluasikan kinerja dibidang pengelolaan. e. Melakukan evaluasi terhadap permintaan pembelian dari Grup Unit Usaha (GUU).

Kepala Bagian Perencanaan dan Pengembangan Uraian tugas : a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang perencanaan, pengkajian dan pengembangan. b. Menyusun Rencana Strategik dan Rencana Jangka Panjang (RIP) perusahaan. c. Menyusun

program

kegiatan

dan

kebutuhan

anggaran

dibagian

perencanaan, pengkajian dan pengembangan. d. Melaksanakan analisis bisnis dalam rangka penyusunan perencanaan perusahaan yang sesuai dengan kondisi dan situasi serta merumuskan kebijakan dalam rangka antisipasi terhadap resiko perusahaan. e. Meneliti, mengkaji dan mengembangkan alternatif solusi terhadap persoalan-persoalan perusahaan.


Kepala Bagian Keuangan Uraian tugas : a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibagian keuangan. b. Menyusun program kegiatan kebutuhan anggaran dibidang keuangan. c. Menyusun pedoman pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) bagian kebun atau unit dan mengkoordinir pembuatan RKAP perusahaan. d. Merencanakan, mengelola dan mengevaluasikan sumber dana dan pengalokasian dana untuk mencapai sasaran keuangan perusahaan. e. Membantu kelancaran pelaksanaan audit eksternal.

Kepala Bagian Akuntansi Uraian tugas : a. Menyusun dan mengevaluasikan dibidang akuntansi. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang akuntansi. c. Menyelenggarakan akuntansi keuangan (financial accounting), akuntansi biaya, vertifikasi dan penyusunan laporan keuangan serta administrasi PIR dan administrasi penyertaan modal anak perusahaan. d. Menyelenggarakan

pembuatan

laporan

manajemen

perusahaan,

penyusunan laporan Direksi Kepala Dewan Komisaris dan pemegang saham. e. Mengawasi administrasi anak perusahaan.


Kepala Bagian Pemasaran Uraian tugas : a. menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang pemasaran. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang pemasaran. c. Melaksanakan analisis pasar, promosi, survey kebutuhan atau kepuasan secara periodik. d. Merumuskan strategi, pemasaran dan kebijakan harga. e. Melakukan pengujian mutu komoditi atau produk yang dihasilkan.

Kepala Bagian Pengadaan Uraian tugas : a. Menyusun dan mengevaluasikan kebijakan dibidang pengadaan. b. Menyusun program kegiatan dan kebutuhan anggaran dibidang pengadaan. c. Merencanakan dan melaksanakan pengadaan barang secara efektif dan efesien. d. Menyelenggarakan pergudangan untuk persediaan barang yang digunakan dalam proses produksi. e. Menyusun program pengembangan atau pembinaan dalam melaksanakan penilaian pegawai dibidang pengadaan.

B. Pengertian dan Peranan Arsip Pengertian Arsip Istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”. Kata ini juga berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan, 2008. USU Repository © 2009

kata “Arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti catatan. Selanjutnya dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-chieon” yang berarti Gedung Pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut “Archium”. Pada akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai sekarang ini (Sedarmayanti, 2001, 7). Menurut Sutarto (1997; 200) Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan Lembaga Administrasi Negara memberikan rumusan secara lengkap bahwa “Arsip” adalah segala kertas, buku naskah, gambaran peta, bagan atau dokumen lainnya. Dimana diartikan sebagai segala macam bentuk dan sifat aslinya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya oleh suatu badan sebagai bukti dari pada tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijaksanaan, keputusankeputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya dari pada pemerintahan karena informasi yang penting terkandung didalamnya. Pengertian Arsip di Indonesia, diatur dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badanbadan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.


b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan. Dari definisi diatas jelas bahwa Arsip yaitu pusat ingatan bagi seluruh kegiatan

pekerjaan

dimana

surat/warkat

yang

diproses

berdasarkan

pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan. Yang dimaksud dengan Arsip bagi PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) adalah Naskah yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.

Peranan Arsip Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pemimpin organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut : 1. Alat utama ingatan organisasi. 2. Bahan atau alat pembuktian. 3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 4. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.


C. Maksud dan Tujuan Kearsipan Pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen sering pula disebut administrasi kearsipan. Adapun pendapat yang mengatakan, bahwa kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya. Kearsipan ini merupakan salah satu bidang kerja ketatausahaan pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan yang mengelolah berbagai informasi bagi perkembangan dan kemajuan pemusnahan tersebut.

Maksud Kearsipan Maksud Kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan. Tujuan Kearsipan a. Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanan dan pengelolaan perusahaan perlu untuk mempersiapkan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi perusahaan. b. Agar unit-unit kerja tidak dibebani dengan penyimpanan arsip yang tidak perlu lagi.


D. Fungsi dan Nilai Guna Arsip Setelah kita mengetahui bahwa pengertian arsip ini adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis sedangkan peranan arsip itu sendiri adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Maka untuk lebih jelasnya peranan arsip ini erat hubungannya dengan fungsi dan nilai guna arsip (Maulana, 1991 ;10). Fungsi Arsip Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu : a. Arsip Dinamis Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan adinistrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih digunakan

secara

langsung

dalam

kegiatan

perkantoran

sehari-hari.

Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi : -

Arsip

Aktif

adalah

arsip-arsip

yang

masih

dipergunakan

bagi

kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini masih ada di tempat-tempat unit pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif. -

Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan arsip in-aktif.


-

Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip Statis Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip merupakan sesuatu yang bertumbuh terus dan selalu berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata pemerintahan. Dua jenis sifat dan arti tersebut menegaskan adanya 2 (dua) jenis sifat dan arti arsip secara fungsionalnya yakni : a) Arsip Dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya. b) Arsip Statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional/pemerintahan. Nilai Guna Arsip Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan penggunaan arsip. Nilai guna Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan dibedakan atas : a. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliput i : 1) Nilai guna Administrasi


Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi antara lain meliputi : a) Arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup pula pelaksanaan. b) Arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, instruksi, struktur personalia, daftar pegawai, dan pedoman kerja lainnya. c) Arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya termasuk arsip-arsip

tentang

keputusan

suatu

kebijaksanaan,

perubahan

kebijaksanaan, pelaksanaan kebijaksanaan, program kerja dan lainnya. 2) Nilai guna Keuangan Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung jawaban keuangan. 3) Nilai guna Hukum Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung hak-hak dan kewajiban baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai instansi pemerintahan maupun swasta yang menyangkut kontrak, sewamenyewa dan masih banyak lainnya. 4) Nilai guna Ilmiah dan Teknologi


Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.

b. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban, meliputi : a) Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya. b) Nilai guna Informational Arsip yang bernilai guna informational ialah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.

E. Ciri-ciri Sistem Kearsipan Yang Baik Menurut Pasal 3 Undang-undang No. 7 tahun 1971 mengatakan bahwa tujuan kearsipan ialah menjamin keselamtan bahwa pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah. Untuk mencapai tujuan setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mampun menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri (Warsanto, 1991 : 30-32) sebagai berikut :


1. Mudah dilaksanakan Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan

baik

dalam

penyimpanan,

pengambilan

maupun

dalam

pengembalian arsip-arsip. 2. Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luasnya ruang lingkup kegiatan organisasi. 3. Murah/Ekonomis Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus mudah/ekonomis baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. 4. Tidak memakan tempat Yang dimaksud dengan tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh suatu badan pemerintah atau swasta. Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagai terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat. 5. Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem kearsipan yang baik bagi


suatu organisasi belum tentu baik atau cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. 6. Fleksibel atau luwes Fleksibel atau luwes artinya sistem filing yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis (berkembang), jadi jangan sampai filing yang dilaksanakan setiap saat berubah yang disebabkan oleh perkembangan organisasi. 7. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karenaitu, sistem kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orangorang yang tidak bertanggung jawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembapan udara. 8. Mempermudah pengawasan Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya : -

Kartu Indeks

-

Lembar Pengantar

-

Lembar Tunjuk Silang


-

Kartu Pinjaman Arsip atau out slip dan sebagainya. Pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) telah melakukan sistem

kearsipan yang baik menurut ciri-ciri tersebut tetapi tidak ada penyimpanan arsip khusus untuk gabungan seluruh arsip semua bagian pada perusahaan.

F. Peralatan Kearsipan Peralatan-peralatan kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip tersebut tersusun secara rapi, tidak tercecer dan bila setiap kali diperlukan dapat secara cepat menemukan kembali. Ada 11 (sebelas) peralatan kearsipan yang umum digunakan perusahaan-perusahaan swasta maupun pemerintah, yaitu : 1. Map a. Map Biasa (Stop Map), gunanya untuk menyimpan sementara warkatwarkat.

Adapun

keuntungannya

mempergunakannya.

adalah

praktis

dan

mudah

Sedangkan kerugiannya adalah kemampuan

untuk menyimpan warkat dalam jumlah yang sangat terbatas dan juga warkat-warkat tersebut mudah lepas. b. Stop Map Tali (Portable), memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya, terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Keuntungannya adalah biayanya murah dan dapat dibuat sendiri. c. Map Jepit (Snelhechter), adalah map untuk menyimpan berkas yang telah diperforator (dilubangi) terlebih dahulu, sehingga berkas tersebut tidak lepas dari kaitan.


d. Map Tebal atau Besar dengan Jepitan (Ordner or Brie Ordner), adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kuat sehingga dapat disimpan secara vertical. Penyimpanannya lebih baik di atas rak sehingga mudah dilihat apabila kita memerlukannya. 2. Folder (Sampul Arsip) Adalah merupakan lipatan kertas tebal atau karton manila berbentuk empat persegi panjang. Kegunaannya adalah untuk menyimpan warkat di dalam filling cabinet. Ciri-ciri folder adalah : •

Folder merupakan tempat atau wadah arsip.

•

Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinya.

•

Di atasnya terdapat tab yang gunanya untuk menempatkan kode dan indeks arsip.

•

Fungsi dari tab folder adalah untuk menempatkan kode-kode atau tanda-tanda atau

indeks

yang

menunjukkan

isi

folder

yang

bersangkutan. 3. Guide atau Sekat Adalah lembaran kertas tebal atau manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. Ciri-ciri Guide atau Sekat adalah : •

Sekat atau Guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokkan masalah pada klasifikasi arsip.


•

Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak).

•

Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.

•

Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah sampai ke sub-sub masalah.

4. Filling Cabinet (File Cabinet) Adalah perabot kantor berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertical, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat dan dapat dibuat dari kayu, logam atau metal. 5. Lemari Arsip Adalah lemari yang terbuat dari kayu atau metal, berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, seperti rol film, ordner, dan lain-lain. 6. Meja Fungsinya yaitu untuk tempat menulis dan menyimpan warkat-warkat secara sementara. 7. Kursi Ada 4 (empat) jenis kursi yang perlu digunakan, yaitu : •

Kursi yang digunakan Administrator.

•

Kursi yang digunakan Tata Usaha.

•

Kursi yang digunakan para Exekutif

•

Kursi yang digunakan pada waktu rapat.

8. Berkas Kotak (Box File) Adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai warkat. Yeni Ernita : Sistem Kearsipan Pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan, 2008. USU Repository © 2009

9. Rak Arsip Sejenis lemari tetapi tidak berpintu yang merupakan rakitan dari berbagai keeping papan kemudian diberi tiang untuk menyimpan warkat-warkat. Biasanya warkat yang disimpan di sini adalah warkat atau arsip yang telah lama di jilid pertahun. 10. Mesin-mesin Kantor Misalnya, computer dimana arsip dapat disimpan di dalam disket dan dapat dengan mudah dilihat sewaktu-waktu apabila diperlukan nantinya. 11. Alat-alat Tulis dan Lainnya Misalnya, pensil, pena, penggaris, spidol, hekter, dan lain sebagainya.

G. Prosedur Kearsipan Prosedur kearsipan yang dilaksanakan PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan terdiri dari : 1. Pemberian Tanda Semua surat masuk dan surat keluar harus terlebih dahulu disampaikan kepada Administrator. Apabila administrator telah memberikan komentar seperlunya, selanjutnya diserahkan kepada KTU untuk diteruskan kepada bagian kearsipan untuk diberikan stempel dan akan dicatat dalam buku agenda. 2. Pengagendaan Surat-surat sebelum disimpan ke dalam berkas harus dicatat terlebih dahulu ke dalam buku agenda untuk mengetahui berapa jumlah surat masuk dan surat keluar selama periode tertentu, dan akan disimpan sesuai dengan asal surat.


3. Penyimpanan Peminjaman Sebagai pegangan sistem penyimpanan arsip hingga sekarang ini masih ada kebaikannya, yaitu terdiri dari : a. Sistem Abjad Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A–Z. b. Sistem Pokok Sosial Pada sistem ini, misalnya warkat yang berupa surat-surat milik instansi atau organisasi lainnya, baik surat masuk maupun keluar tidak dipisahkan sistem penyimpanannya. Dengan adanya sistem penyimpanan menurut pokok soal surat akan melancarkan penemuan kembali arsip yang diperlukan, karena bagian kearsipan lebih mengingat pokok soal surat dari pada mengingat nomor suratnya. c. Sistem Wilayah Pada sistem ini surat masuk dan surat keluar yang alamatnya satu wilayah yang sama dapat disimpan dalam satu berkas, atau pada tempat yang tertentu, sistem ini sangat baik digunakan untuk menyimpan surat-surat milik perusahaan

perkebunan

yang

banyak

mempunyai

cabang-cabang

atau

perwakilannya. d. Sistem Nomor Benda arsip yang mempunyai nomor surat, misalnya kartu mahasiswa, kartu pegawai, nomor bukti pengeluaran, dan sebagainya disimpan menurut


nomor 1 (satu) dan terus menerus meningkat sampai pada bilangan yang terbesar. Surat-surat yang disimpan menurut nomor urut tidak menjamin kelancaran sewaktu mencari arsip yang diperlukan. Dengan demikian, sistem nomor untuk penyimpanan surat tidak tepat, karena untuk mengingat suatu nomor adalah sulit. Oleh sebab itu, petugas bagian arsip mengalami kesulitan dalam mencari arsip yang diperlukan. e. Sistem Tanggal Pada sistem ini setiap benda arsip yang mempunyai tanggal jatuh tertentu misalnya surat tagihan, daftar gaji, laporan bulanan, laporan tahunan, dan sebagainya disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada surat. 4. Peminjaman Setiap peminjaman arsip hasus diketahui terlebih dahulu oleh KTU. Hal ini dilakukan untuk menjaga keutuhan dan kemudahan di dalam mencari arsip yang diperlukan. 5. Pemeliharaan Usaha pemeliharaan arsip terutama dimaksudkan untuk melindungi, mengawasi, dan mengambil langkah-langkah untuk menyelamatkan arsip, serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip harus dilaksanakan dengan sungguh-sungguh mengingat besarnya resiko apabila terjadi kerusakan atau kehilangan arsip. Oleh sebab itu, agar arsip terhindar dari bahaya kebakaran dan sebagainya maka benda arsip harus dipelihara dengan melaksanakan pedoman sebagai berikut :


a. Benda-benda arsip yang dipinjam harus dibuat tanda bukti peminjaman arsip. b. Lingkungan

dan

ruangan

tempat

penyimpanan

arsip

harus

diperhatikan, agar cahaya, temperature, dan debu-debu tidak dapat merusak arsip. 6. Penyusutan Benda-benda arsip yang sudah tidak dapat dipergunakan lagi akan dipindahkan dari tempat penyimpanan arsip yang aktif ke tempat penyimpanan yang lain. Kegunaan dari penyusutan arsip yaitu memudahkan mencari kembali arsip yang diperlukan dan menghemat biaya. Adapun tujuan dari penyusutan arsip dapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu segi administrasi dan segi ilmiah. Dari segi administrasi tujuan penyusutan arsip adalah : a. Menghindari percampur adukan antara arsip-arsip yang masih aktif dengan yang tidak aktif (semi statis), serta antara arsip yang benilai penting dengan yang tidak penting. b. Memudahkan mencari kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan, kepegawaian, dan lain-lain. d. Tempat yang digunakan untuk menyimpanan arsip aktif menjadi longgar untuk menampung bertambahnya arsip baru. e. Untuk menetapkan jangka hidup arsip dan menempatkan arsip tak aktif yang bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik.


f. Untuk memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen, hingga arsip tersebut dapat diperlakukan permanent dan diatur dengan baik, terlindung dari segala faktor bahaya. g. Untuk memudahkan pengiriman ke Arsip Nasional. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan adalah akan membantu para ilmuan dalam melakukan penelitian terutama jika arsip-arsip sudah mencapai masa statis. Karena arsip statis akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian ilmiah.

H. Pelaksanaan Kearsipan di PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan. 1. Sistem Penyimpanan Arsip Macam-macam sistem penyimpanan arsip (Sutarto, 1997:209-232) adalah sebagai berikut : a. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad ini , dapat dipakai pula oleh sistem penyimpanan arsip lainnya. Misalnya sistem penyimpanan utama berdasarkan wilayah, maka untuk mempermudah menemukan penyimpanan utama menurut pokok soal maka untuk mempercepat menemukan kembali warkat haruslah disusun menurut abjad. Dengan demikian, tidaklah mengherankan apabila sistem ini meliputi 90 % dari semua sistem penyimpanan arsip, karena


disamping dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan utama dapat pula digunakan sebagai sistem penyimpanan lanjutan.

b. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Bernomor Sistem penyimpanan arsip menurut abjad bernomor ini berarti warkat yang telah dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah maupun nama pokok soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari A1, A2, A3, dan seterusnya sampai Z1, Z2, Z3, Z4 dan seterusnya.

c. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal Sistem penyimpanan arsip menurut pokok soal berarti warkat yang dibuat

atau

diterima

disimpan

menurut

pokok

masalah/pokok

urusan,

masalah/urusan ataupun sub masalah/sub urusan yang tertera didalamnya. Misalnya semua surat yang berhubungan dengan urusan kurikulum, perubahan kurikulum, pengiriman kurikulum kepada dosen, dihimpun menjadi suatu berkas yang berjudul “kurikulum” kemudian berbagai pokok soal yang ada disusun menurut abjad untuk mempercepat penemuan kembali.

d. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah berarti warkat yang diterima oleh suatu organisasi menurut pembagian suatu daerah tertentu seperti Pulau, Kepulauan, Propinsi, Kabupaten, Kotamadya, Kota, Kecamatan, Desa,


Kampung, Rukun Tetangga. Pada tiap satuan daerah tertentu diatas disusun warkat-warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama organisasi, nama pokok soal, yang telah diurutkan menurut abjad agar pada saat penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat.

e. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut tanggal yang tertera pada warkat tersebut. Sistem ini biasanya dipakai untuk warkat-warkat yang penyimpanannya memerlukan jangka waktu tertentu untuk pemakaian kembali. Misalnya suatu tagihan peminjaman uang, kartu peminjaman arsip, kartu peminjaman buku pada perpustakaan dan lain-lain.

f. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Kode Sistem penyimpanan arsip menurut nomor berkode berarti warkatwarkat yang diterima suatu organisasi disimpan menurut nomor urut dan abjad. Sistem penyimpanan warkat ini dipakai terutama untuk warkat-warkat mengenai suatu pokok soal utama (misalnya proses pembangunan gedung) yang kemudian berkembang tahap demi tahap (misalnya mulai dari pembuatan dasar bangunan sampai pembuatan tembok dan pemasangan atap). Misalnya warkat dengan nomor 1, 2, 2A, 2B, 2C, 3A, 3B, 3C, 4, 4A, 4B, 4C, 4D, 4E, 4F, dan seterusnya.


g. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Suara Sistem penyimpanan arsip menurut suara berarti warkat-warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memuat nama-nama orang untuk berbunyi pengucapannya sama terlepas dari bagaimana menulisnya akan memberi kode nomor yang sama dan disimpan ditempat yang sama. Contoh :

- Sunarti

- S

563

- Sunarto

- S

563

- Sunardi

- S

563

S – huruf pertama, S – N, 6 – r, 3 Proses penyimpanan arsip adalah aman, awet, up to date dan efesien.

2. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip a. Sistem Pemeliharaan Arsip Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kuantitas (tidak adanya yang tercecer/hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya). Dalam pemeliharaan arsip terkandung 2 (dua) pengertian yaitu : (Abu Bakar, 1996 :16) •

Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap arsip.

•

Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap lingkungan, ruangan kerja, peralatan, temperatur, dan kelembapan. Dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip (terutama arsip in-aktif)

ditumpuk digudang bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan sehingga mengakibatkan banyaknya arsip-


arsip dicuri dan diperjual belikan untuk dijadikan kertas pembungkus. Akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin. Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestariannya informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 1985:48-50) sebagai berikut : 

Pengaturan Ruangan Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidka terkena langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangan api, air maupun serangga pemakan kertas.



Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip dilemari harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan.



Penggunaan Bahan-bahan Pencegah


Untuk menjaga keutuhan agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confen (kapur barus) untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain. 

Larangan-larangan Yang Tidak Boleh Dilanggar Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang kerumah akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan hanya sekali saja.



Kebersihan Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu untuk membersihkan debu dari ruangan maupun debu yang melekat diarsip sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Arsip juga harus dibersihkan/dijaga dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan klip dari logam dalam pemberkasan arsip. Untuk mencegahnya sebaiknya digunakan klip dari bahan plastic yang tidak dapat menimbulkan karat.

b. Sistem Pengamanan Arsip Secara umum dikatakan pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya.




Pengamanan Arsip dari Segi Informasi Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam Pasal 11 Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut “ -

Barang siapa yang sengaja dan melawan hukum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun.

-

Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup.



Pengamanan Arsip dari Segi Fisiknya Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal (kerusakan arsip yang disebabkan dari dalam) dan faktor eksternal (kerusakan arsip yang disebabkan dari luar). (Mulyono dkk, 1985 :4648). Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain : •

Kualitas Kertas

•

Tinta

•

Bahan perekat


Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain : •

Lingkungan

•

Sinar matahari

•

Debu

•

Serangga dan kutu

•

Jamur dan sejenisnya

3. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip A. Sistem Penyusutan Arsip Tidak semua warkat memiliki guna abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan (penyusutan arsip) dapat berupa pemusnahan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu.. Menurut Teh Liang Gie (Gie, 1998 : 50), dalam melakukan penyusunan arsip ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut : a. Angka pemakaian b. Jadwal referensi arsip c. Nilai kegunaan arsip d. Pemindahan arsip e. Pemusnahan arsip


Penyusutan arsip pada kantor PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan dapat dilakukan melalui 2 cara yaitu : a. Pemindahan arsip in-aktif dari pengelola ke unit kearsipan atau pemindahan arsip dari berkas kerja (file aktif) ke file in-aktif. b. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna yang berdasarkan perundingan yang berlaku. Tujuan penyusutan arsip adalah, untuk : a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. b. Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan. c. Mempercepat penemuan kembali arsip. d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban. Tahap-tahap pelaksanaan penyusutan arsip adalah : a. Tata tertib Penyusutan arsip di unit pengelola antara lain : 

Menyiangi, berdasarkan atas Jadwal Referensi Arsip (JRA) dengan melihat referensi pada folder berkas.



Menyisihkan, berkas yang sudah in-aktif dari berkas aktif dan disimpan pada transfer file.



Menyortir, memilah-milah arsip yang dimusnahkan dan tidak dipindahkan ke pusat arsip.



Membuat daftar perpetelaan arsip baik untuk arsip yang akan dimusnahkan maupun yang akan dipindahkan.




Arsip-arsip yang dipindahkan ke pusat arsip dimasukkan pada box arsip in-aktif tanpa mengubah sistem pemberkasan pada masa aktif.



Pemindahan

dan

pemusnahan

dilakukan

setelah

mendapat

persetujuan pimpinan unit kerja dengan membuat berita acara. b. Penyusutan arsip pada masa transisi (sebelum membuat retensi arsip) 

Memberkas kembali arsip-arsip yang tidak teratur misalnya : majalah, map-map, amplop, formulir-formulir yang berlaku dan seterusnya.



Membenahi arsip dengan benar. Sistem pembenahan memakai tata cara yang teratur yaitu dengan memberkas arsip sesuai dengan kepentingan.





Melakukan penilaian -

Mana yang tetap disimpan di unit pengelola

-

Mana yang dimusnahkan

-

Mana yang layak untuk dipindahkan ke pusat arsip.

Membuat daftar atas kelompok kegiatan tersebut pada 3 butir

B. Pemusnahan Arsip Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi (Mulyono dkk, 1985 : 60). Pemusnahan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan adalah :


1. Setiap pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari Komisaris maupun Direktur Perusahaan. 2. pemusnahan arsip dilakukan secara keseluruhan sehingga tidak dapat dikenal baik isi maupun bentuknya. Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara membakar dan mencacah. 3. Pemusnahan disaksikan oleh beberapa pegawai atau staff yang terkait. 4. Membuat berita acara pemusnahan arsip in-aktif yang ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan dan pemusnahan adalah membantu para ilmuan dalam melaksanakan penelitian, terutama jika arsip sudah mencapai masa statis, karena arsip sudah mencapai masa statis, maka akan menonjol kegunaannya dibidang penelitian.


BAB III ANALISIS DAN EVALUASI

A. Analisis Sistem Penyimpanan Arsip 1. Efesiensi Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero). Kearsipan

mempunyai

peranan

yang

sangat

penting

dalam

administrasi, yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijaksanaan, penilaian, pengendalian dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya. Oleh sebab itu, penyelenggaraan arsip dalam perusahaan disusun secara sistematis agar mudah menemukan kembali. Berdasarkan pada Bab sebelumnya, supaya tercipta penataan kearsipan yang baik maka diperlukan sistem penyimpanan arsip yang tepat. Sistem penyimpanan arsip terdiri atas ; sistem penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan arsip menurut abjad bernomor, sistem penyimpanan arsip menurut wilayah, sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, sistem penyimpanan arsip menurut nomor urut, sistem penyimpanan arsip menurut nomor 2 akhir, sistem penyimpanan arsip menurut 2 nomor tengah, sistem penyimpanan arsip menurut persepuluhan, sistem penyimpanan arsip menurt nomor berkode, dan sistem penyimpanan arsip menurut suara. Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian dapat dianalisis bahwa penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan


Nusantara IV (Persero) Medan sudah efesien. Hal ini dapat dilihat dari sistem penyimpanan arsip yang menggunakan sistem tanggal (kronologis). Sistem tanggal adalah penyimpanan arsip yang berdasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat tersebut. Dengan sistem ini maka penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan cepat. Sebagai contoh : apabila suatu waktu pinjaman memerlukan data mengenai mutasi suatu jabatan tahun 2004, maka sekretaris cukup melihat tanggal berapa datangnya surat tersebut, sehingga sekretaris dapat mudah dalam menemukan arsip dan cepat menyerahkannya kepada pimpinan. Agar arsip tidak tercecer maka PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan melakukan penyimpanan arsip berdasarkan arsip azas Kombinasi Sentralisasi – Desentrasilisasi. Dengan azas tersebut, pengurusan arsip dapat lebih cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan, karena lokasinya tidak begitu jauh. Seluruhnya tersimpan rapi dalam lemari arsip, sehingga apabila pegawai ingin mengambil arsip maka dapat diambil dalam lemari dengan waktu yang singkat. Meskipun sudah berjalan cukup efisien, bukan berarti PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan tidak mendapat hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya. Untuk mengatasinya, maka PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan melakukan pembenahan-pembenahan sehingga sistem kearsipan dalam perusahaan dapat berjalan lebih baik lagi dikemudian hari, diantaranya menerapkan sistem komputerisasi dalam penyimpanan arsip.


2. Efektifitas Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan. Sistem penyimpanan arsip yang baik sangat penting dan bermanfaat dalam suatu perusahaan karena arsip sangat penting untuk menunjang kegiatan bisnis. Arsip-arsip tersebut digunakan untuk keperluan informasi internal dan eksternal, salah satunya adalah pengurusan surat-surat. Berdasarkan Bab sebelumnya, untuk mencapi sistem kearsipan yang baik dan bertanggung jawab. Setiap instansi (baik pemerintah maupun swasta) harus mengadakan sistem kearsipan yang sesuai dengan atuaran. Sistem kearsipan yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : mudah dilaksanakan, mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel atau luwes, dapat mencegah kerusahan dan kehilangan arsip dan mempermudah pengawasan. Menurut hasil penelitian yang dilakukan, selama penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan perusahaan. Tujuan yang diharapkan itu antara lain terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer. Sebagai contoh : tempat penyimpanan arsip diberi confer agar terhindar dari kerusakan yang disebabkan serangga pemakan kertas dan tidak memperbolehkan meminjam arsip kepada pihak yang tidak berkepentingan tanpa persetujuan pimpinan.


B. Analisis Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kualitas (tidak adanya yang tercecer atau hilang), kualitas (tidak mengalami kerusakan) maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya). Berdasarkan teori yang sudah dijelaskan pada Bab sebelumnya, pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : pengaturan ruangan, pemeliharaan tempat penyimpanan, penggunaan bahan-bahan pencegah kerusakan, larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar dan kebersihan. Sedangkan pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya diatur dalam pasal 11 UU No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan dan Pengamanan dari segi faktor internal (kualitas kertas, tinta, dan bahan perekat) dan faktor eksternal (lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur dan sejenisnya). Berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan maka dapat dianalisis bahwa sistem pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Perkebunan IV (Persero) Medan telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang memiliki ventilasi yang memadai dan menggunakan pendingin ruangan (AC) agar tetap kering (tidak lembab) dengan suhu udara berkisar 50 % - 60 % serta sinar matahari yang tidak langsung ke ruangan. Karena penyimpanan arsip PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) ditempatkan ditempat yang tertutup (lemari) maka lemari tersebut sering dibuka dan ditata tidak terlalu rapat agar udara masuk antara berkas satu dengan yang lain juga memberikan confer (kapur barus) secara berkala dan arsip difumigasi dalam


waktu yang berjangka. Setiap harinya, petugas kebersihan membersihkan tempat penyimpanan arsip dan warkat tersebut agar senantiasa tetap bersih dan awet. Adanya peraturan diantaranya : tidak diperbolehkan meletakkan arsip/dokumen disembarang tempat. Untuk pengamatan arsip maka masing-masing unit bagian kerja pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) berkewajiban menjaga arsip dari pihak internal maupun dari pihak eksternal. Dengan melihat situasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) sudah benar karena sesuai dengan cara-cara yang ada dalam teori.

C. Analisis Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Sedangkan pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut dilakukan dengan cara pembakaran arsip, penghancuran arsip dengan bahan kimia (misalnya soda api) dan pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip. Berdasarkan uraian dalam Bab sebelumnya, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyusutan arsip yaitu : -

Angka pemakaian

-

Jadwal retensi arsip


Dengan melihat situasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa penyusutan dan pemusnahan arsip pada PT. Perkebunan IV (Persero) Medan telah dilakukan dengan benar karena sesuai dengan teori mengenai penyusutan dan pemusnahan arsip.


BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah penulis melakukan penelitian pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan, maka penulis mencoba menarik kesimpulan terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dan memberi saran-saran, sebagai berikut : 1. Kesimpulan Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan sudah berjalan dengan efesien. Hal ini dapat diukur dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan, yang memakai sistem tanggal (kronologis) dan menggunakan Azas Kombinasi Sentralisasi – Desentralisasi. Dengan sistem ini, penemuan kembali arsip akan lebih cepat dan mudah apabila sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan sudah tepat karena sesuai dengan ruang lingkup kegiatan organisasi perusahaan atau kantor. Tujuannya antara lain : agar terpeliharanya arsip dengan baik, sehingga tidak ada arsip yang hilang atau tercecer. Sistem pemeliharaan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan sudah baik dan benar. Hal ini dapat dilihat dari ruangan tempat penyimpanan arsip yang menggunakan pendingin ruangan (AC) sehingga suhu udara dapat terkontrol secara baik, kelembapan dan kebersihan udara dapat terjaga dengan baik. Disamping itu PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan memberikan confer (kapur barus) dan arsip juga difumigasi dalam waktu yang berjangka.


Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan telah dijalankan dengan baik dan benar karena penyusutan yang dilakukan berpedoman pada JRD (Jadwal Retensi Dokumen). Proses penyusutan dan pemusnahan arsip dimulai dari melakukan pemindahan arsip in-aktif dari setiap unit bagian atau unit pengelola ke unit kearsipan dan membuat berita acara pemindahan arsip. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara membakar dan mencacah arsip yang dilaksanakan dalam waktu berjangka. 2. Saran a. Kantor PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan hendaknya membangun suatu ruangan khusus sebagai pusat tempat kearsipan dari seluruh bagian yang ada dalam perusahan agar tercipta efesiensi dan efektifitas dalam pengelolah kearsipan. b. Arsip yang dipinjam, sebaiknya menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip dan merupakan cara yang paling mudah untuk mengingat arsip yang disimpan. c. Untuk menghemat biaya kantor PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan hendaknya mendaur ulang arsip yang sudah in-aktif menjadi kertas yang digunakan untuk kegiatan perusahaan, bukan dimusnahkan dengan cara membakar atau mencacah.


DAFTAR PUSTAKA

Abu Bakar, Hadi, Drs, Pola Kearsipan Modern, Djambatan, Cetakan 5, Jakarta, 2000. Maulana, Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta :1999. Mulyono Sularso, Mushim Dan Marinim, Dasar-Dasar Kearsipan, Penerbit Erlangga , Yogyakarta, 2000. Sedarmayanti,

DR.M.Pd,

Tata

Kearsipan Dengan

Memanfaatkan

Teknologi Modern, Penerbit CV. Mandar Maju, Bandung, 2003. Sutarto, Sekretaris Dan Tata Warkat, Cetakan III, Penerbit Gajah Mada Univercity Press, Yogyakarta, 1999. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran, Edisi Revisi, CV Mandar Maju, Bandung, 2001.


SISTEM KEARSIPAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IV (PERSERO) MEDAN

Recommend Documents