SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN SKRIPSI MINOR OLEH : NAMA

: KRISTINA NT. TAMPUBOLON

NIM

: 052103053

JURUSAN

: KESEKRETARIATAN / D III

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008

Kristina NT. Tampubolon : Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan, 2008 USU Repository © 2009

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan kasihnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan judul “Sistem Penyimpanan Arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan”. Skripsi ini dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh gelar Ahlimadya pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Seperti kata pepatah yang berbunyi “Tak ada gading yang tak retak” yang artinya “Tak ada pekerjaan yang sempurna”. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi minor ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak, demi kesempurnaan skripsi minor ini. Dalam penyelesaian skripi minor ini, penulis banyak menerima bimbingan, bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada : 1.

Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2.

Ibu Dr. Endang Sulistiarini, SE, Msi selaku Ketua Jurusan Kesekretariatan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

3.

Ibu Dr. Arlina Nurbaity, SE, MBA selaku Sekretaris Jurusan Kesekretariatan Program Diploma III Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.


4.

Ibu Dra. Marhayanie, SE, Msi selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak memberikan bantuan dan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini.

5.

Kepada Pimpinan dan seluruh karyawan PT. Perkebunan Nusantara III Medan yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan research.

6.

Kepada

orang

tuaku

tercinta

(

mami,

papi

)

yang

selalu

mendukung………………….(Luvvv uuuuu ibu n ayah). 7.

Saudara- saudaraku yang kusayangi dan menyayangiku : K’Vera & B’Doni Feat Arif kecil di Lampung, B’Anto yang jarang jumpa gak tau khabarnya gimana, K’erna yang judes n jutekkkkkkkk, & adeq Davit ( unang holan na mangalo ho tu oma da….??)

8.

Teristimewa kepada B’Irfan Juventus Pard’s bla……bla……bla. Biarpun jauh di kota balige tapi tetap selalu n selalu membri dukungan n smangat buat

adeqnya

tercinta.

Sperti

apa

yach

dukungannya………………..mmm..mmmm..yacchhhh doalah pastinya. He……he….he!!!!! 9.

Semua teman-teman koordinasi (K’Echi, emi yang bocorrr abisss, leni, febri , giyanti yang pintar masak, n adeq Sriuli, Uli, & Ester)…….tetap smangat yacch coiiii…..& slalu setia melayani Tuhan!!!!!!!

10.

Buat temanq stambuk ’05 di kampus tercinta jurusan sekretaris ( K;zzzzz, lisda, n buanyak lagi dech pokoknya)


11.

Penghuni Berdikari 61 A : terkhusus buat sahabat ku Heni (henilah so’ampuh) Evi,ttp stia ma pacarnya ya bat & Valensho ( kapan sihhh tunjukin pacarnya ma kita-kita), K’Murni, K’Leni, deq Tetti, lenta, novi, Ana DLL).

12.

Buat teman-teman ku juga yang ada di KOTA Balige ( Ance, Tetti, Nola, Meri) jadilah teman seperjuanganku yachhhhhh Forever. Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih banyak kepada seluruh

pihak yang telah membantu penulis selama ini. Semoga apa yang telah diberikan penulis mendapat balasan dariNya. Amin.

Medan,

Mei 2008

Penulis,

(Kristina NT. Tampubolon)


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………….

i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………

iv

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ……………………………………………………

1

B. Perumusan Masalah ………………………………………………

3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian……………………………………

3

D. Metode Penelitian…………………………………………………

4

1. Lokasi Penelitian ……………………………………………

4

2. Jenis Data ……………………………………………………..

4

3. Teknik Pengumpulan Data……………………………………

4

4. Metode Analisis Data…………………………………………

5

BAB II : PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN A. Profil Perusahaan………………………………………………….

6

1. Sejarah Singkat perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III .......

6

2. Struktur Organiasi dan uraian Tugas…………………………..

10

B. Pengertian Sistem Kearsipan…………………………………….

17

C. Alat-alat Perlengkapan Arsip……………………………………

19

D. Sistem Penyimpanan Arsip……………………………………….

22

E. Sistem Pemeliharaan Arsip……………………………………….

29

F. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip……………………………….

31


BAB III : ANALISIS DAN EVALUASI BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan…..…………………………………………………...

40

B. Saran`….…………………………………………………………... 41 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Salah satu masalah yang dihadapi suatu perusahaan dalam kegiatan administrasi adalah masalah kearsipan. Jenis kegiatan yang banyak dilaksanakan di berbagai kantor, baik kantor pemerintahan maupun kantor swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi, yakni sebagai pusat ingat dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganaliasaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban setepat-tepatnya. Tetapi walaupun begitu ada juga kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsipnya dengan baik. Beberapa factor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya

antara lain kurang adanya

kesadaran pegawai, khususnya pimpinan kantor sendiri akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan factor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan dalam pembinaan manajemen suatu perkantoran merupakan hal yang sangat penting. Hal ini haru disadari oleh manajemen dan menyiapkan tenaga-tenaga yang terampil untuk melaksanakan kegiatan kearsipan tersebut. Dengan adanya ketrampilan dalam masalah kearsipan


akan sangat membantu tugas pimpinan dalam kelancaran mekanisme kerja perusahaan bersangkutan. Sistem kearsipan adalah cara memilih sistem yang sesuai dengan perencanaan yang disepakati bersama dalam suatu perusahaan, yaitu memilih salah satu dari macam-macam filling sistem. Sistem kearsipan disebut juga filling sistem yaitu merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip. Pada umumnya yang banyak dipakai oleh perusahaan pemerintah maupun swasta adalah filling sistem nomor (sistem klasifikasi numerical). Sistem kearsipan kurang mendapat perhatian yang semestinya oleh berbagai instansi baik pemerintah maupun swasta karena kurangnya perhatian terhadap

sistem

kearsipan

tidak

hanya

dari

segi

pemeliharaan

dan

penyimpanannya tetapi juga dari sistem fillingnya, sehingga sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Oleh sebab itu sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak memakan tempat dan sesuai bagi organisasi (perusahaan) yang bersangkutan. Untuk lebih mengetahui bagaimana sistem kearsipan itu pada suatu perusahaan maka penulis tertarik untuk menelitinya dengan judul sistem penyimpanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan.


B. Perumusan Masalah Penulis akan membatasi masalah pokok yang akan dibahas yaitu bagaimana sistem kearsipan di PT. Perkebunan Nusantara III serta bagaimana pelaksanaannya. C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Untuk mengetahui sistem kearsipan yang dipergunakan oleh PT. Perkebunan Nusantara III Medan. 2. Manfaat Penelitian a. Bagi Perusahaan Sebagai masukan untuk perbaikan-perbaikan tentang tata penataan penyimpanan arsip pada PTPN III, sesuai dengan hasil dan analisa penulis serta bahan-bahan untuk kepentingan skripsi minor ini. b. Bagi Penulis Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan khususnya bagaimana sistem penataan arsip yang baik, sehingga penanganan arsip tersebut efektif dan efisien. c. Bagi Pembaca Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang kearsipan dalam suatu perusahaan.


D. Metode Penelitian 1. Lokasi Penelitian Penelitian berlokasi di PT. Perkebunan Nusantara III Jl. Sei Batanghari No 2 Medan, dan waktu penelitian dilakukan mulai bulan April sampai bulan Mei 2008. 2. Jenis Data a. Data Primer Yaitu data dan informasi yang diperoleh langsung dari kantor atau perusahaan yang menjadi objek penelitian. Data dan informasi yang diperoleh merupakan data otentik guna bahan perbandingan dengan data dan informasi yang diperoleh dari penelitian kepustakaan. b. Data sekunder Yaitu data yang diterbitkan atau digunakan oleh organisasi yang bukan merupakan pengolahnya. Data sekunder dapat diperoleh melalui bukubuku,

tulisan-tulisan

ilmiah

yang

ada

hubungannya

dengan

pembahasan yang dilakukan dan dapat dijadikan bahan langsung dalam penulisan ini. 3. Teknik Pengumpulan Data a. Interview (wawancara) Yaitu dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung mengenai penyimpanan kearsipan. b. Obervasi (penelitian di lapangan)


Yaitu dengan melihat secara langsung bagaimana penyimpanan kearsipan pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan. 4. Metode Analisa Data a. Metode Deskriptif Yaitu suatu proses mengumpulkan, mengklasifikasi dan menganalisa data untuk menafsirkan sehingga diperoleh gambaran umum yang jelas mengenai fakta yang dihadapi. b. Metode Deduktif Yaitu suatu metode yang bertolak belakang dari kesimpulan umum berupa teori-teori secara umum yang telah diterima sebagai suatu kebenaran, selanjutnya menuju pada kesimpulan khusus berupa faktafakta yang berlaku dalam kenyataan mengenai fakta yang ada dalam perusahaan.


BAB II PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA PTP. NUSANTARA III MEDAN

A. Profil Perusahaan 1. Sejarah singkat Pembentukan Perusahaan diawali dengan proses pengambil alihan perusahaan-perusahaan milik perkebunan Belanda oleh Pemerintah RI pada tahun 1958 yang dikenal sebagai proses Nasionalisasi. Perusahaan perkebunan asing hasil Nasionalisasi selanjutnya berubah menjadi Perseroan Perkebunan Negara (PPN), Embrio yang turut membentuk perusahaan berasal dari NV. Rubber Cultuur Mij”de Oeskust (CMO) merupakan perusahaan perkebunan Belanda yang beroperasi di Indonesia sejak zaman Kolonial Hindia Belanda. Salah satu perusahaan yang terbentuk diberi nama Perusahaan Perkebunan Negara Baru cabang Sumatera Utara (PPN Baru). Setelah beberapa kali mengalami perubahan bentuk/status hukum sesuai dengan aturan perundangundangan Pemerintah Republik Indoneia. Kemudian pada tahun 1968 PPN oleh pemerintah direstrukturisasi menjadi beberapa kesatuan perusahaan Negara Perkebunan (PPN). Selanjutnya pada tahun 1974 status hukum PNP diubah menjadi Perseroan Terbatas (PT) dan diberi nama PT. Perkebunan (Persero). Dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha, perusahaan-perusahaan dalam lingkungan BUMN sub sektor perkebunan melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah eksploitasi. Selain itu dilakukan perampingan struktur organisasi yang mana dari program restrukturisasi


tersebut telah dilakukan penggabungan 27 BUMN perkebunan yaitu : PT Perkebunan I sampai dengan PT. Perkebunan XXXII dan satu BUMN Peternakan yaitu PT. Bina Mulia ternak menjadi 14 BUMN perkebunan baru yang diberi nama PT. Perkebunan Nusantara I sampai PT. Perkebunan Nusantara XIV. Kemudian pada tahun 1994 dilakukan proses penggabungan manajemen. Tiga (3) BUMN perkebunan yang terdiri dari PT. Perkebunan III (Persero), PT. Perkebunan IV (Persero) dan PT. Perkebunan V (Persero). Selanjutnya melalui peraturan Pemerintah RI No. 8 tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, ketiga perusahaan tersebut yang wilayah kerjanya di Propinsi Sumatera Utara dilebur menjadi satu yang diberi nama “PT. Perkebunan III (Persero)” yang berkedudukan di Medan Sumatera Utara. PT. Perkebunan Nusantara III didirikan dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH No. 36 tanggal 11 Maret 1996 yang telah disahkan oleh Menteri Kehakiman RI dengan surat keputusan No. C2 - 8331. HT 96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat di dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 81 tahun 1996, dan tambahan Berita Negara No. 8674 tahun 1996. Seiring dengan perubahan pola berbisnis paradigma baru PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) telah merancang program transformasi bisnis sejak bulan Agustus 2003 sebagai kata kunci dari “ Kinerja” PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) sedang melakukan perubahan terhadap pola target of strategic of business a usual menjadi pola target of strategic of business untuk mendukung keberhasilan program tersebut PT. Perkebunan Nusantara III secara sistematis dan berkesinambungan melakukan upaya untuk mensosialisasikan program strategic initiative melalui pemahaman dan penyebarluasan buku panduan transformasi


bisnis unit-unit usaha melalui instruksi langsung dari Distrik Manajer/General Manajer setempat kepada jajarannya, dan menginformasikan melalui majalah Nusa Tiga milik PTPN III. Disamping itu melalui Malcolm Bakdrige PTPN III telah dan sedang melakukan pelatihan terhadap sejumlah karyawan pimpinan yang telah ditunjuk untuk memberikan pemahaman yang memberikan komprehensif sebelum melakukan assesment terhadap jalannya proses program strategic initiative ( CBHRM, OPEX,, TQM, CRM, dan QFI ) sebagai upaya di dalam meningkatkan “Kinerja” perusahaan. Dalam upaya peningkatan kinerja perusahaan dimasa mendatang PTPN III Medan mempunyai visi dan misi seperti yang tercantum di bawah ini : Visi “Menjadi perusahaan agrobisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melaksanakan tata kelola bisnis terbaik pada tahun 2008”. Misi 1. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan. 2. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan. 3. Memperlakukan karyawan sebagai asset strategis dan mengembangkannya secara optimal. 4. Berupaya menjadi perusahaan terpilih yang memberikan imbal hasil terbaik bagi para investor. 5. Menjadikan perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis. 6. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunitas.


7. Melaksanakan seluruh aktivitas perusahaan yang berwawasan lingkungan.

Makna Logo PT. Perkebunan Nusantara III

Makna yang terkandung dalam logo terdapat pada setiap warna yang membentuk logo tersebut : 1. 12 helai daun Kelapa sawit di sebelah kiri bola dunia dan 7 urat pada Daun Karet yang berwarna hijau di sebelah kanan bola dunia melambangkan bahwa PTP. Nusantara III memiliki 12 paradigma baru dan 7 strategi bisnis, yang saling mendukung agar tercapai tujuan PTP. Nusantara III, yaitu selalu menjadi perusahaan perkebunan terbaik dalam Team Work yang solid dan inovatif, serta ditunjang dengan Green Bussines dan Ramah Lingkungan. 2. 5 garis lintang horizontal dan vertical yang berwarna biru melingkari bola dunia, melambangkan bahwa PTP. Nusantara III memiliki 5 tata nilai dan harus mampu mengimbangi kemajuan teknologi yang berkembang, agar selalu menjadi yang terdepan dalam peningkatan usaha. 3. Gambar meteor yang mengelilingi sehingga membentuk angka 3, melambangkan PTP. Nusantara III bergerak dinamis dengan semangat yang tinggi untuk menguasai pasar modal. Meteor yang berwarna putih bermakna produksi lateks dan turunannya sedangkan yang berwarna orange adalah produksi CPO beserta turunannya yang memancar tanpa henti untuk memenuhi kebutuhan pasar dunia.


Secara keseluruhan makna logo ini adalah lambang dari niat dan motivasi tinggi seluruh personil PT. Perkebunan Nusantara III, untuk mewujudkan Visi dan Misi PT. Perkebunan Nusantara III yang telah direncanakan bersama, dan ditunjang dengan 5 tata nilai, 12 paradigma baru dan 7 strategi bisnis yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara III.

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas a. Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan merupakan salah satu factor yang turut mendukung keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam suatu struktur organisasi terdapat kerangka kerja yang menggambarkan tugas, wewenang, tanggungjawab, dan hubungan tiap bagian yang ada di dalamnya. Pada dasarnya struktur organisasi tergantung pada jenis organisasi serta banyaknya jumlah staf dalam organisasi dan tingginya tingkat kesulitan dalam menjalankan operasional organisasi tersebut. Berikut ini adalah struktur organisasi pada PTPN III (Persero) Medan : Lihat lampiran 1

b. Uraian Tugas 1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)


Rapat Umum Pemegang saham adalah pimpinan tertinggi yang membawahi Dewan Komisaris, Direktur serta setingkat lebih bawah. Tugas dan wewenang dari RUPS adalah : a. Mengangkat dan memberhentikan Dewan Komisaris. b. Bertanggungjawab atas pelaksanaan dan penggunaan modal atau asset perusahaan dalam mencapai tujuan. c. Mengawasi Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugas yang telah dibebankan kepadanya oleh pemegang saham. 2. Dewan Komisaris Dewan Komisaris terdiri dari 1 (satu) komisaris dan 4 (empat) komisaris anggota yang bertugas untuk mengaasi pekerjaan Direktur Utama. Tugas dan wewenangnya : a. Memberikan nasehat kepada pemimpin. b. Membantu pimpinan di dalam menginvestasikan dana perusahaan. c. Mengawasi jalannya perusahaan. 3. Direktur Utama Fungsi utama : Mengarahkan, memberdayakan seluruh sumber daya perusahaan secara optimal untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan.

Tugas dan wewenangnya : a. Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis Agrobisnis.


b. Melaksanakan prinsip tata kelola perusahaan yang baik di semua jajaran. c. Meningkatkan nilai perusahaan melalui pelaksanaan The Busniss Success Model seperti tercemin dalam Indikator Kinerja Utama. 4. Direktur Produksi Fungsi utama : Mengkoordinir Kepala Bagian Tanaman, Kepala Bagian Teknik dan Kepala Bagian Teknologi/ CMR. Tugas dan wewenangnya : a. Menetapkan dan mewujudkan sasaran strategic di bidang produksi. b. Menetapkan upaya strategic di bidang produksi. c. Menetapkan sistem kerja bidang produksi untuk mewujudkan operational excellence. 5. Direktur Keuangan Fungsi utama : Mengelola dan memberdayakan sumberdaya keuangan secara tepat guna, sehingga tercapainya cash flow, dan biaya operasional perusahaan yang efektif dan efisien. Tugas dan wewenangnya : a. Menjaga keseimbangan antara pertumbuhan dan profitabilitas perusahaan. b. Melaksanakan

asset

asessment

secara

berkesinambungan

untuk

memberdayakan asset potensial. c. Memelihara cash reserve requirement minimum 2 (dua) bulan kebutuhan dana operational.


6. Direktur Pemasaran Fungsi utama : Mengelola dan memberdayakan sumberdaya pemasaran dan pengadaan secara optimal, sehingga tercapainya kepuasan pelanggan dan pemasok. Tugas dan wewenangnya : a. Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategic dan kebijakan pemasaran serta pengadaan barang dan jasa. b. Mencari dan membina hubungan dengan mitra bisnis ( pemasok dan pelanggan ) serta mitra aliansi. c. Menetapkan sistem pengendalian persediaan hasil produksi serta bahan baku dan pelengkap. 7. Direktur SDM / Umum Fungsi utama : Mengelola dan memberdayakan sumberdaya manusia dan sarana pendukung lainnya sehingga tercapai kinerja bidang SDM / Umum yang optimal. Tugas dan wewenangnya : a. Menetapkan kebutuhan SDM ( kompetensi, kuantitas, dan aktu ) sesuai dengan kebutuhan perusahaan. b. Menetapkan dan melaksanakan sistem pendidikan pelatihan. c. Menetapkan sistem rekruitmen karyawan. 7. Bagian Tanaman Tugas dan wewenangnya adalah :


a. Menyusun rencana jangka pendek dalam bidang tanaman dan produksi. b. Menyelenggarakan pengadaan bahan- bahan tanaman ( biji, bibit) 8. Bagian Teknik Tugas dan wewenangnya adalah : a. Membantu direksi melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dalam merencanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan mesin-mesin, sipil / bangunan, baik dikebun sendiri maupun di daerah pengembangan. b. Membuat rencana perawatan / pemeliharaan mesin-mesin, traki dan bangunan sipil. 9. Bagian Pembiayaan Tugas dan wewenangnya adalah : a. Membina, mengawasi dan mengelola terlaksananya sistem informasi manajemen agar berjalan sesuai dengan fungsi dan tujuan. b. Membina dan mengawasi sistem internal control dalam rangka mengamankan harta kekayaan perusahaan. c. Menyelenggarakan pembuatan laporan management. Penyusunan laporan ringkas Direksi kepada Komisaris dan laporan Direksi kepada Pemegang Saham. d. Secara periodic mengadakan pemeriksaan kas, verifikasi penggunaan dan administrasi keuangan kebun/ unit. e. Melaksanakan kegiatan administrasi penjualan persediaan hasil produksi, persediaan bahan baku dan pelengkap serta alat-alat kantor.


f. Melaksanakan kegiatan administrasi aktiva dan investasi. g. Melaksanakan program pengembangan komputerisasi di bidang akuntansi. h. Melaksanakan administrasi dan pengadaan Pertanian Inti Rakyat. i. Membina Sumber Daya Alam Manusia di bidang akuntansi. j. Berwewenang mengambil keputusan yang bersifat tidak prinsipil dan tidak menyimpang. 10. Bagian Umum Tugas dan wewenangnya adalah : e. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan kesejahteraan karyawan staf dan tidak staf. f. Menyelesaikan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan tenaga kerja, mengolah administrasi dan pendokumentasian agraria. g. Merumuskan kerjasama dan kebijakan pengamanan dijajaran perusahaan dan pengadaan hubungan kerjasama dengan aparat keamanan/pemerintah. h. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang ditetapkan Direksi. 11. Bagian SDM Tugas dan wewenangnya adalah : a. Menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek bidang pendidikan, keselamatan dan kesejahteraan kerja dan pelayanan kesehatan. b. Merumuskan kebijakan program pengembangan SDM.

12. Bagian Pemasaran Tugas dan wewenangnya adalah :


a. Menyusun rencana penjualan, melakukan proses penjualan serta mempersiapkan administrasi penjualan sebagaimana ketentuan dan peraturan yang berlaku. b. Melakukan monitoring persediaan komoditi dan produk baik di gudang, kebun/ pabrik industri hilir atau tangki penyimpanan kebun maupun instalasi perantara serta membuat laporan penjualan secara periodic sesuai dengan kebutuhan. 13. Bagian Pengadaan Tugas dan wewenangnya adalah : a. Merumuskan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan yang pengadaannya harus melalui kantor Direksi dan unit produksi. b. Memberikan konsultasi dan bimbingan kepada unit-unit produksi mengenai pelaksanaan kebijakan-kebijakan di bidang barang dan jasa. 14. Bagian sekretariat Korporat Tugas dan wewenangnya adalah : a. Mengurus/ menyelenggarakan rapat-rapat Direksi serta menerbitkan notulen rapat baik untuk kepentingan operasional maupun dokumentasi, termasuk mempersiapkan RUPS dan rapat-rapat Dewan komisaris. b. Mengatur tata tertib perusahaan sebagai bagian dari budaya kerja dan budaya perusahaan dan juga mengatur perusahaan, pemakaian fasilitas kantor Direksi, transportasi kantor Direksi. 15. Bagian sistem Pengendalian Intern (SPI ) Tugas dan wewenangnya adalah :


a. Mengelola bagian pengawasan intern serta membantu Direksi Utama dalam bidang pengawasan intern serta memberikan arena dan tindak lanjut mencapai sasaran perusahaan secara efisien, efektif dan ekonomis. b. Mengelola dan bertanggungjawab atas keseluruhan kegiatan pemeriksaan c. Dalam melaksanakan tugasnya kepada BPI memperhatikan pedoman BPI BUMN dan ketentuan-ketentuan/peraturan lainnya serta dibantu oleh kepala seksi bawahannya. d. Menyusun kebijakan pengawasan audit. Program kerja pemeriksaaan, laporan triwulan BPI dan laporan tahunan BPU. e. Menyusun rencana kerja dan mengatur perusahaan dan juga mengatur perusahaan, pemakaian failitas mess kantor Direksi.

B. Pengertian Sistem Kearsipan 1. Pengertian Arsip Istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”. Kata ini juga berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “Arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti catatan. Selanjutnya dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-Chieon” yang berarti Gudang Pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut “Archium”. Pada akhirnya, dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai sekarang ini. (Sedarmayanti, 2003 :7) Lembaga Administrasi Negara memberikan rumusan secara lengkap bahwa ‘Arsip” adalah segala kertas, buku naskah, gambaran peta, bagan atau


dokumen lainnya. Dimana diartikan sebagai segala macam bentuk dan sifat aslinya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya oleh suatu badan sebagai bukti dari pada tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijaksanaan, keputusankeputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya dari pada pemerintah karena informasi yang penting terkandung di dalamnya. Pengertian Arsip di Indonesia, diatur dalam UU No 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut : 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. 2. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan. Dari defenisi di atas jelas bahwa Arsip yaitu pusat ingatan bagi seluruh kegiatan

pekerjaan

dimana

surat/warkat

yang

diproses

berdasarkan

pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun,disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan. Yang dimaksud dengan Arsip bagi PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan. 2. Pengertian sistem Kearsipan


Menurut The Liang Gie (2001 :102), sistem kearsipan disebut juga dengan sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih populer yaitu filing system. Tetapi ada pula yang menyebutkan manajemen kearsipan atau record management. Terlepas dari istilah mana ynag lebih tepat dan yang akan digunakan, tetapi yang jelas semua istilah itu mengandung pengertian yang sama, merupakan kegiatan yang berhubungan dengan arsip. Filing adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filing ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan. Kamus Administrasi Perkantoran memberikan rumusan sebagai berikut : Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang haru dilaksanakan dalam penyimpanan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat. Amsyah (2001 : 30)

C. Alat-Alat Perlengkapan Arsip Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan : 1. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat apabila sewaktuwaktu diperlukan.


2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. 3. Pengambilan arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau system penataan arsip (filing system). Filing system adalah pengaturan dan penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, penyimpanan dan perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut Wursanto (2000 : 32), pada umumnya peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan adalah sebagai berikut : 1. Folder (Map) Folder atau map yaitu semacam map tetapi mempunyai daun tertutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol pada sisi atau alat menempatkan judul file yang bersangkutan, lipatan pada dasar folder dibuat

sedemikian

rupa

sehingga

menambah

daya

muat

dokumen/naskah-naskah. 2. Guide (Petunjuk dan Pemisah) Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. 3. Tickler (Berkas Pengingat)


Tickler yaitu semacam kotak yang dipergunakan untuk menyimpan kartu kendali dan kartu pinjam arsip. 4. Filing Cabinet (Lemari Arsip) Filing cabinet yaitu digunakan untuk menempatkan folder yang telah berisi arsip dengan guidenya. Filing cabinet sebaiknya tebuat dari logam karena lebih kuat, tahan air dan panas serta praktis. 5. Rak Arsip Rak arsip yaitu untuk menyimpan berkas dokumen, tidak berbeda dengan rak untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Cara penataan berkas sama dengan cara pada filing cabinet, hanya pada rak susunannya vertical ke samping dari kiri ke kanan. 6. Kartu Kendali Kartu kendali ini tediri dari tiga lembar dengan warna yang berbedabeda. Pada kartu kendali ini terdapat kolom-kolom : a. Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom masuk/keluar b. Hal c. Isi ringkasan d. Dari e. Lampiran f. Kepada g. Tanggal, nomor surat h. Nama pengolah


i. Paraf/tanda tangan j. Catatan 1. Kartu Kendali Arsip Kartu kendali arsip yaitu digunakan untuk pinjam arsip setiap pejabat yang memerlukan arsip, harus diberi kartu ini rangkap tiga, masingmasing untuk : a. Disertakan pada surat yang dipinjam. b. Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam. c. Pada berkas pengingat. Peralatan atau perlengkapan arsip yang digunakan pada PT. Perkebunan Nusantara III adalah : folder (map), filing cabinet, lemari, buku register karyawan, buku jurnal perubahan penduduk, kartu personil, buku personil dan formulir perubahan penduduk.

D. Sistem Penyimpanan Arsip Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan ada berbagai macam, tergantung pada tujuan dan anggaran ynag disediakan serta peralatan yang ada dipasaran atau yang dapat dipesan. Prosedur atau langkah kerja adalah sama untuk semua sistem filing, jika ada perbedaan hanya pada cara kerja dari langkah mengindeks dan menyortir pada masing-masing sistem. Adapun langkah-langkah kerja atau prosedur penyimpanan arsip dapat dirinci sebagai berikut :


1. Mengumpulkan Mengumpulkan adalah kegiatan mengumpulkan surat atau warkat baik surat masuk ataupun surat keluar dalam perusahaan yang bersangkutan. 2. Memeriksa Pertama-tama semua surat atau dokumen yang akan disimpan diperiksa secara teliti apakah semua benar-benar sudah harus disimpan. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindarkan agar surat-surat yang masih dalam proses atau masih harus diedarkan ke unit-unit kerja lain. 3. Menggolongkan Menggolongkan merupakan suatu kegiatan dimana surat-surat tersebut diklasifikasikan menurut golongan masing-masing yakni sesuai dengan kegunaannya dan masa daya lakunya. 4. Mengindeks Mengindeks adalah memilih kata tangkap untuk petunjuk (guide) pada labellabel map. 5. Mengkode Mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap kata tangkap yang dipilih pada pekerjaan mengindeks atau menambah kata tangkap baru yang sebelumnya tidak terdapat pada surat.


6. Menyortir Bila surat yang dipinjam cukup banyak, perlu dilakukan penyortiran terlebih dahulu

untuk

memindahkan

pekerjaan

penempatannya

di

tempat

penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat disimpan secara bergiliran kelompok demi kelompok. 7. Menempatkan Menempatkan berarti menyimpan surat-surat ataupun warkat menurut penggunaannya. Apakah surat itu masih sering dipakai atau jarang dipakai dalam pekerjaan sehari-hari. 8. Memelihara Memelihara adalah penyelesaian dari surat-surat atau warkat dimana biasanya disimpan dalam suatu tempat khusus yang aman. Menurut Sedarmayanti (2003 : 70) penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lima (5) macam sistem penataan arsip, yaitu : 1. Sistem Abjad / Alphabetical Filing System 2. Sistem Subjek / Subjek Filing System 3. Sistem Nomor / Numerical Filing System 4. Sistem Tanggal / Chronological Filing System 5. Sistem Wilayah / Geographical Filing System Ad 1. Sistem Abjad Sistem

abjad

adalah

salah

satu

sistem

penataan

berkas

yang

pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks. Perihal dari surat maupun organisasi pengiriman dapat disusun berdasarkan abjad yaitu menyusun subjek


termasuk dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusunnya, maka pemberian nama dapat digolongkan menjadi empat (4) golongan yaitu : a. Nama orang b. Nama perusahaan swasta c. Nama instansi pemerintah d. Nama organisasi sosial Ad 2 . Sistem Subjek Sistem subjek adalah salah satu sistem penataan berkas yang berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan sistem perihal, maka harus ditentukan dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat setiap harinya untuk dibuatkan daftar indeksnya. Masalah-masalah itu dikelompokkan menjadi satu subjek, misalnya masalah-masalah “Kepegawaian” atau masalah yang bersangkutan dengan “Keuangan” juga dikelompokkan menjadi satu subjek dan seterusnya. Selanjutnya masalah-masalah itu dijadikan sub subjek dari pokok subjek, misalnya : Kepegawaian

Keuangan

Cuti

Gaji

Kenaikan pangkat

Insentif

Lamaran

Lembur


Ad 3. Sistem Nomor Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan daftar klasifikasi arsipnya. Sistem penyimpanan arsip menurut sistem nomor dibagi dua yaitu : 1. Sistem terminal digit Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terakhir (terminal) sebenarnya dapat digunakan untuk segala macam penyimpanan warkat dalam jumlah besar. 2. Sistem klasifikasi desimal Sistem ini disebut juga dengan sistem klasifikasi, sistem ini banyak dikembangkan di lingkungan perpustakaan. Ad 4. Sistem Tanggal Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat. Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan dibagian paling akhir tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Prosedur penyimpanan arsip dengan sistem kronologis antara lain : a. Membaca surat b. Memberi kode, kode yang dipergunakan adalah tanggal yang tercantum pada surat. c. Menyortir, surat yang mempunyai tanggal yang sama dikelompokkan menjadi satu.


d. Mencatat surat ke dalam kartu indeks, pencatatan pada kartu indeks berfungsi untuk mempermudah penemuan kembali surat. Lihat lampiran 2 Ad 5. Sistem wilayah Sistem wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan tempat dan lokasi, daerah atau wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang tertentu pula. Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan. Dalam penyimpanan arsip, dikenal 3 azas pengorganisasian. Sedarmayanti (2003 : 21) yaitu : 1. Azas sentralisasi Azas ini disebut juga azas terpusat dimana seluruh arsip perusahaan disimpan dalam satu ruangan. Artinya semua arsip mengenai suatu perihal dari bagian yang berlainan disimpan bersama dalam bagian kearsipan pusat. Bila bagian-bagian tersebut membutuhkan, maka mereka harus meminjam dari bagian kearsipan terpusat. 2. Azas Desentralisasi Menurut azas ini seluruh arsip disimpan secara terpisah pada setiap bagian atau unit yang memudahkan penyediaan arsip yang dibutuhkan. 3. Azas Gabungan Sentralisasi - Desentralisasi Yang dimaksud dengan azas gabungan sentralisasi dengan desentralisasi adalah penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisir sedangkan unit-


unit arsip yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara sendiri-sendiri.

Sistem Penyimpanan Arsip pada PTP.Nusantara III Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di PT. Perkebunan Nusantara III dipergunakan sistem nomor atau sistem numeric. Arsip Aktif Arsip yang masih berada pada bagian/kebun/unit yang dipelihara karena secara fungsional berlaku untuk menyelesaikan berbagai urusan. Contoh

:1.Surat

keputusan

Direktur

tentang

pedoman

penyelenggaraan

perusahaan PT. Perkebunan Nusantara III yang masih berlaku. 2 . Semua surat masuk. 3. Surat edaran. 4. Surat masuk berupa UU, Kepres, KPTS Menteri. Arsip Inaktif Arsip yang frekuensi untuk penyelenggaraan administrasi sudah tidak aktif. Contoh : semua arsip surat masuk dan surat keluar dari arsip aktif setelah satu tahun berjalan. Arsip Permanen Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk permanen penyelenggaraaan perusahaan secara umum namun mempunyai nilai informasi yang cukup tinggi.


1. Dokumen Akte Pendirian Perusahaan 2. Dokumen Hak Guna Usaha 3. Surat Keputusan Menteri 4. Peralatan dan bahan 5. Acuan Reverensi PKB 6. Rincian Instruksi Penyimpanan arsip memiliki tiga azas yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas gabungan sentralisasi – desentralisasi. Berdasarkan arsip tersebut PT. Perkebunan Nusantara III menggunakan satu azas yaitu azas desentralisasi yaitu penyimpanan arsip aktif secara terpisah di masing-masing tata usaha pengolah, sehingga apabila karyawan ingin mengambil arsip maka dapat diambil dalam lemari dengan waktu yang singkat. Dalam penelitian penulis, penyimpanan arsip pada PTPN III tidak menggunakan kartu pinjaman arsip yang merupakan cara paling mudah untuk mengingat arsip yang disimpan.

E. Sistem Pemeliharaan Arsip Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek penting yaitu : a.

Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai faktor perusak.

b.

Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip. Pemeliharaan dan pengamanan itu sendiri sebenarnya suatu kegiatan untuk

melindungi, mengawasi dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin


keselamatannya. Keselamatan disini baik menyangkut kondisi fisik arsip maupun informasinya. Menjamin keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan kemusnahan maupun kebocoran terhadap informasinya. Arsip sebagaimana telah dikemukakan, coraknya bermacam-macam. Arsip dapat berupa film, rekaman suara, video, disket dan termasuk arsip dengan media kertas. Demikian pula jika dilihat dari segi informasinya sifatnya juga beraneka ragam, diantaranya arsip rahasia, sangat rahasia dan terbatas. Setelah melakukan penelitian di PT. Perkebunan Nusantara III Medan penulis dapat mengetahui sistem penelitian arsip di perusahaan tersebut, sebagai yang tertera di halaman berikut ini : 1. Semua surat-surat atau dokumen-dokumen pembukuan yang ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan, baik langung maupun tidak langsung, wajib disimpan dalam map-map yang diberi nomor pengenal maupun “Pedoman Membuat Jadwal Retensi Arsip” untuk surat keluar dengan kode GN (Penomoran Genap) dan surat masuk dengan kode DL (Penomoran Ganjil). 2. Penomoran pada tiap-tiap map surat atau dokumen pembukuan dilakukan oleh petugas-petugas yang benar-benar memahami isi dan maksud dari yang tersebut pada butir-butir di atas. 3. Pemusnahan dokumen perusahaan ditetapkan dalam daftar Jadwal Retensi Arsip yang pada pokoknya diatur sebagai berikut : Arsip Aktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 tahun. Arsip Inaktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1s/d 5 tahun.


Arsip Permanen : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 5 s/d 15/30 tahun. 4. Agar dapat mengadakan pemeriksaan inventarisasi kembali maka harus mengajukan usulan pemindahan arsip-arsip (formulir terlampir). Semua surat arsip yang merupakan tembusan yang tidak diperlukan lagi dimusnahkan tanpa berita acara. 5. Pemusnahan/pembakaran arsip wajib disaksikan staf yang membawahi arsip bagian/KTU dan Perwira Pengamanan. 6. Arsip-arsip surat/dokumen yang penting dipelihara dengan sebaik-baiknya agar mudah dicari apabila diperlukan, disimpan dalam map atau dijilid. 7. Penyimpanan map-map/arsip diatur sedemikian rupa di dalam lemari arsip yang tersedia di dalam ruangan tempat dimana karyawan melakukan proses pekerjaan.

F. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip I. Sistem Penyusutan Arsip Tidak semua warkat memiliki guna abadi, sebagian warkat pada suatu saat akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak semua warkat harus disimpan terus-menerus, melainkan ada sebagian harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan pada warkat yang tidak memiliki nilai guna tertentu. Menurut The Liang Gie (2001 : 50), dalam melakukan penyusutan arsip ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebagai berikut :


a. Angka pemakaian b. Jadwal retensi arsip c. Nilai kegunaan arsip d. Pemindahan arsip e. Pemusnahan arsip Penyusutan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan dapat dilakukan melalui dua cara : 0. Pemindahan arsip Inaktif dari pengelola ke unit kearsipan atau pemindahan arsip dari berkas kerja (file aktif) ke file inaktif. 0. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna yang berdasarkan perundingan yang berlaku. Tujuan penyusutan arsip adalah : 1. Memberdayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 2. Menghemat ruang, peralatan dan perlengkapan. 3. Mempercepat penemuan kembali arsip. 4. Menyelamatkan penemuan bukti pertanggung jawaban. Jadwal Retensi Arsip Jadwal retensi arsip tersebut berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Pada jadwal retensi arsip akan terkandung unsur-unsur : a. Judul subjek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang dimiliki perusahaan.


b. Jangka simpanan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif. c. Penetapan simpan permanen dan musnah. Jadwal retensi arsip ini diperlukan sebagai sarana penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta. Untuk menyusun jadwal retensi arsip diperlukan data dan informasi tentang seluruh berkas yang dimiliki perusahaan. Data yang diperlukan bukan saja tentang isi keterangannya (nonfisik) tetapi juga fisik arsipnya. Secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah inventarisasi, pengolahan hasil inventarisasi dan penjadwalan.

II. Sistem Pemusnahan Arsip Memusnahkan arsip berarti menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan. Jadi pemusnahan arsip adalah tindakan menghancurkan secara fisik arsip-arsip yang sudah berakhir fungsinya dan sudah tidak memiliki nilai guna lagi (Wiyasa 2003 : 166). Pemusnahan arsip yang dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara III adalah : 1. Setiap pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan dari Komisaris maupun Direktur perusahaan. 2. Pemusnahan disaksikan oleh beberapa karyawan atau staf yang terkait. 3. Membuat berita acara pemusnahan arsip seperti arsip kas, arsip nota, arsip surat yang dilakukan dengan cara dibakar sesuai dengan tahun pemusnahan arsip tersebut pada tempat yang telah disediakan.


Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa penyusutan arsip pada PT.. Pekebunan Nusantara III dilakukan dengan baik sesuai dengan apa yang terdapat dalam teori mengenai sistem dalam kearsipan. Contoh : Pemusnahan Dokumen Instruksi

Perusahaan di Bagian /

III 0 / Ints / 0 / 2002

Kebun/Unit PTPN III

Mulai berlaku

3 April 2002

Keterangan yang Dengan ini batal

Bertentangan dengan

Paraf :………….

Instruksi ini

Alasan

:Banyaknya arsip perusahaan yang harus dimusnahkan.

Tujuan

:Adanya kepastian hukum dalam pelaksanaan pemusnahan arsip perusahaan.

Instruksi

:Agar

semua

Kepala

Bagian/

Kepala

Unit

melaksanakan

pemusnahan arsip perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pelaksana

:Staf yang dihunjuk oleh Kepala Bagian disetiap Bagian dan Kepala Tata Usaha (KTU) beserta perwira pengamanan setiap kebun/unit setempat.


Pengawasan

: Kepala bagian/ Adminitrateur/ Kepala Unit.

PT. Perkebunan Nusantara III Direksi

Direktur Utama

Dikirim kepada : 1. Semua Bagian PTPN III 2. Semua Kebun/ Unit PTPN III


BAB III ANALISIS DAN EVALUASI

A. Sistem Penyimpanan Arsip Pelaksanaan sistem penyimpanan arsip merupakan salah satu kegiatan di dalam perusahaan, baik perusahaan perorangan maupun perusahaan dalam bentuk lainnya. Penyimpanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III Sei Batang Hari Medan dilakukan oleh karyawan yang sesuai dengan bagian atau bidangnya. Berdasarkan pada bab sebelumnya, supaya tercipta penataan kearsipan yang baik maka diperlukan sistem penyimpanan arsip yang tepat. Sistem penyimpanan arsip terdiri atas : sistem penyimpanan arsip menurut abjad, sistem penyimpanan arsip menurut subjek, sistem penyimpanan arsip menurut nomor, sistem penyimpana arsip menurut tanggal, dan sistem penyimpanan arsip menurut wilayah. Berdasarkan pengamatan penulis selama melakukan penelitian dapat dianalisis bahwa penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan Nusantara III sudah efisien, dimana sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem nomor (Numerical Filing System) yaitu penyimpanan arsip- arsip yang didasarkan atas nomor/ tanggal penerima surat. Proses penyimpanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III dimulai dari membaca surat, mengindeks dan memberi kode surat. Apabila penyimpanan ini dilakukan dengan benar maka penyimpanan arsip-arsip disimpan dengan baik.


Penyimpanan arsip memiliki tiga azas, yaitu azas sentralisasi, azas desentralisasi dan azas gabungan sentralisasi – desentralisasi. Berdasarkan arsip tersebut PT. Perkebunan Nusantara III menggunakan satu azas yaitu azas desentralisasi yaitu penyimpanan arsip aktif secara terpisah di masing-masing tata usaha pengolah, sehingga apabila karyawan ingin mengambil arsip maka dapat diambil dalam lemari dengan waktu yang singkat. Menurut hasil penelitian yang dilakukan, sistem penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan telah berjalan dengan baik. Hal ini dapat diketahui dari sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah memenuhi tujuan yang diharapkan perusahaan. Tujuan yang diharapkan itu antara lain terpeliharanya arsip yang baik, sehingga tidak ada yang hilang atau tercecer. Sebagai contoh : tempat penyimpanan arsip diberi confer agar terhindar dari kerusakan yang disebabkan serangga dan tidak memperbolehkan meminjam arsip kepada pihak yang tidak berkepentingan tanpa persetujuan pimpinan. B. Sistem Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip merupakan hal yang sangat penting bagi setiap perusahaan dalam menjaga keutuhan arsip-arsip. Karena arsip memiliki kegunaan yang cukup penting dalam menunjang kelancaran aktifitas perusahaan. Oleh karena itu, sebelum mengadakan usaha-usaha pemeliharaan arsip, ruangan arsip harus terjaga kebersihannya agar serangga tidak bisa merusak arsip-arsip tersebut. Pemeliharaan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III diperhatikan sudah baik. Ruangan tempat penyimpanan arsip memiliki ventilasi dan ruangan tetap kering. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip disimpan di lemari arsip dan di


rak arsip. Untuk menjaga pemeliharaan di rak arsip, pihak PT. Perkebunan Nusantara III memberikan anti serangga (confer) agar terhindar dari kerusakan. Pemeliharaan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III menggunakan pendingin udara (AC), dengan menggunakan AC dalam ruangan penyimpanan maka suhu udara dapat terkontrol secara baik, sehingga kelembaban dan kebersihan udara selalu dapat diatur dengan baik pula, dengan demikian kerusakan dapat terhindar. Dari analisa ini dapat disimpulkan bahwa pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III sudah benar karena sesuai dengan caracara yang ada dalam teori. C. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai kegunaan lagi. Sedangkan pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Tujuannya adalah untuk menghemat ruangan, peralatan dan mempercepat penemuan kembali arsip yang masih diperlukan. Ada 3 (tiga) jenis kegiatan penyusutan arsip yaitu : 1. Arsip yang masih aktif yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari. 2. Arsip yang tidak penting misalnya : formulir kosong, tembusan yang rangkap, arsip yang tidak penting langsung dimusnahkan. 3. Arsip penting tetapi sudah menurun penggunaannya langsung dipindahkan ke unit kearsipan.


Penyusutan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III melakukan pemindahan arsip inaktif dari setiap bagian atau unit pengelola ke unit kearsipan dan membuat berita acara pemindahan arsip. Kemudian pemusnahan arsip yaitu arsip kas, arsip nota dan arsip surat dilakukan dengan cara dibakar sesuai dengan tahun pemusnahan arsip tersebut pada tempat yang disediakan. Dengan melihat situasi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa penyusutan dan pemusnahan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III telah dilakukan dengan benar karena sesuai dengan teori mengenai penyusutan dan pemusnahan arsip.


BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah penulis melakukan penelitian pada PT. Perkebunan Nusantara III Medan maka penulis mencoba menarik kesimpulan terhadap pelaksanaan sistem kearsipan dan memberi saran-saran sebagai berikut : 1. Kesimpulan 1.

Sistem penyimpanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III dilakukan berdasarkan sistem nomor yang prosedurnya dimulai dari membaca surat mengindeks, memberi kode surat sampai kepada penyimpanan surat ke dalam filing cabinet.

2.

Dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III sudah cukup baik namun masih terdapat kekurangan, belum tersedianya ruangan khusus untuk menyimpan arsip.

3.

Sistem penyusutan dan pemusnahan arsip pada PT. Perkebunan Nusantara III sudah cukup baik, dimana penyusutan arsip dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip, sedangkan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar pada tempat yang sudah disediakan disertai dengan berita acara.


2. Saran 1.

PT. Perkebunan Nusantara III hendaknya memiliki satu ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip agar menciptakan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan kearsipan.

2.

Arsip yang disimpan, sebaiknya menggunakan kartu pinjaman arsip. Kartu ini berguna untuk menghindari hilangnya arsip dan merupakan cara yang paling mudah untuk mengingat arsip yang disimpan.

3.

Untuk menciptakan pengelolaan arsip yang baik PT. Perkebunan Nuantara III hendaknya menyediakan tenaga khusus yang menangani bidang kearsipan sehingga pelaksanaan kearsipan pada PT. Perkebunan Nusantara III dapat berjalan dengan baik.


DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli, Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2001 Basir, Barthos, Drs, Manajemen Kearsipan, Cetakan ke-3, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta, 2000 Hamidi, Drs, Metode Penelitian Kualitatif, UMM Press, Malang, 2004 Sedarmayanti, Dra, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Cetakan-3, Mandar Maju, Bandung, 2003 Subagyo, Joko. P. SH. Metode Penelitian. Jakarta : PT. Rineka Cipta, 2004 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran, Edisi Revisi, CV Mandar Maju, Bandung, 2001 Wiyasa, Thomas, Drs, Tugas sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis, Cetakan I, PT. Pradnya Paramita, Jakarta, 2003 Wursanto, Ig, Dr, Kearsipan Jilid 1 dan 2. Kanisius, Yogyakarta, 2000


Lampiran 2 LEMBAR

Surat dari Nomor/tgl No. agenda Tanggal

: Pusat Penelitian Karet : 3.09/H/65/2008 : 3A/51 : 15 Maret 2008

Dari / ke Direktur Utama Direktur Produksi Direktur Keuangan Direktur SDM Direktur Perencanaan & Pengembangan No 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12 13. 14. 15. 16. 17.

Kode 3.00 3.01 3.02 3.03 3.04 3.05 3.06 3.07 3.08 3.09 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16

DISPOSISI

Paraf

Hal

Tgl

:…………………....

Diposisi - Diketahui - Saran / tanggapan - Teliti & Laporkan

- Tindak lanjut/dilaksanakan seuai ketentuan - Dipedomani - Untuk dijaab - Arsip

- BDS

BAGIAN Bagian Sekretariat Perusahaan Bagian Tanaman Bagian Teknik Bagian Teknologi Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Bagian Pengadaan Bagian Penjualan Bagian SDM Bagian Umum Bagian Kemitraan dan Bina Lingkungan Bagian Kepatuhan Bagian Transformasi Bisnis Bagian Pengkajian & Pengembangan Bagian Perencanaan Bagian Pengawasan Intern Tim Privatisasi

Paraf

Diposisi

Catatan :


SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN

Recommend Documents