SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA PT ADIRA FINANCE CABANG SIBOLGA TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh: DANIEL FRANSISKUS ORLANDO SIPAYUNG 1205091019
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan yang maha esa atas berkat dan kasihNya yang telah memberikan hikmat pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan, sehingga dapat menyelesaikan laporan tugas akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan Arsip Pada PT Adira Finance cabang Sibolga”. Penulisan tugas akhir ini dilaksanakan untuk melengkapi syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma 3 Program Studi Administrasi, Jurusan Administrasi Niaga Bisnis Politeknik Negeri Medan. Penulis juga menyadari bahwa tugas akhir ini tidak akan dapat diselesaikan dengan baik tanpa bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada J. Sipayung, Ayahanda dan R.Simare-mare, Ibunda yang selalu mendoakan dan memberikan motivasi baik secara materil maupun moril dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada: 1. M. Syahruddin,S.T., M.T, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Safaruddin, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 4. Vivianti Novita,S.E., M.Si, Ketua Program Studi Administrasi Bisnis. 5. Jumjuma, S.E., M.Si, Dosen Pembimbing I. 6. Drs. Martolop Sinambela, M.Hum, Dosen Pembimbing II. 7. Benny Sipayung, Pembimbing di PT Adira Finance. 8. Seluruh Pegawai dan Staf Pengajar Jurusan Administrasi Niaga 9. Seluruh staf PT Adira Finance cabang Sibolga. Penulis juga menyadari bahwa tugas akhir ini masih kurang sempurna. Namun demikian penulis telah berusaha menyelesaikan laporan ini dengan baik, dan penulis
i
mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan tugas akhir ini. Dan semoga dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Medan, Juni 2015 Penulis
Daniel F.O. Sipayung NIM 1205091019
ii
ABSTRAK
Setiap kegiatan organisasi baik pemerintah maupun swasta memerlukan pekerjaan ketatausahaan. Kegiatan ketatausahaan berhubungan dengan arsip-arsip. Arsip-arsip memiliki peranan yang sangat penting sebagai perencanaan, pengambilan keputusan bahkan sebagai pertanggungjawaban dalam suatu perusahaan. Tujuan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem kearsipan yang digunakan pada PT Adira Finance cabang Sibolga. Penelitian menggunakan metode penelitian lapangan (observasi), dan kepustakaan. Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer. Teknik analisis data yang digunakan adalah metode analisis deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem kearsipan yang digunakan yaitu menggunakan sistem perihal yang dibantu dengan sistem kronologi. Dalam penyimpanan arsip, organisasi menggunakan daftar indeks sebagai alat bantu dalam penyimpanan arsip. Namun peralatan arsip yang digunakan organisasi tidak sesuai dengan teori dan organisasi tidak menggunakan alat bantu kartu indeks. Kata kunci: arsip, sistem kearsipan
iii
ABSTRACT
Organization both government and private need an administration activities. Administration activities are related to archieves. Archieves has an important role in planning, making decision, even as a responsibility in the company. The purpose of this final assignment is to know the archival system that is used in the PT Adira Finance district Sibolga. This research used field research method (observation) and library research method. Sources of data used are primary data. The data analysis technique used is descriptive analysis method. The research shows the archival system that used is subject system which helped with choronological system. In storing archives, the organization uses the index list as a tool in archival storage. However, archival equipment used do not conform to the theory and the organization didn’t use the index cards. Key words: archieve and filing-system
iv
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR.................................................................................
i
ABSTRAK.................................................................................................
iii
ABSTRACT...............................................................................................
iv
DAFTAR ISI .............................................................................................
v
BAB 1 PENDAHULUAN............................................................................ 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir .......................... 1 1.2 Rumusan Masalah Tugas Akhir ................................................ 2 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir .................................................. 2 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir ................................................ 2 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir .......................................... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA................................................................... 5 2.1 Pengertian Arsip ....................................................................... 5 2.2 Pengertian Sistem ……….........................................................
6
2.3 Fungsi Kearsipan......................................................................
7
2.4 Tujuan Penataan Arsip.............................................................
8
2.5 Sistem Penataan Arsip …........................................................
10
2.5.1 Sistem Abjad (Alphabetical Filing-system) .....................
12
2.5.2 Sistem Perihal (Subject Filing-system) ...........................
25
2.5.3 Sistem Nomor (Numerical Filling-system) ......................
27
v
2.5.4 Sistem Tanggal (Choronological Filling-system) ............
27
2.5.5 Sistem Wilayah (Geographical Filling-system)...............
28
2.6 Peralatan Kearsipan................................................................
29
BAB 3 METODE PENELITIAN................................................................
31
3.1 Cara Pengumpulan Data …......................................................
31
3.2 Jenis Sumber Data ..................................................................
33
3.2 Teknik Analisis Data ................................................................. 33 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN ......................................................
34
4.1 Gambaran Umum Perusahaan...............................................
34
4.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan.......................................
34
4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan ................................................
36
4.1.3 Makna Logo Perusahaan ................................................
37
4.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan......................................
39
4.2 Sistem Penyimpanan Arsip di PT Adira Finance ...................
40
4.3 Analisis dan Evaluasi .............................................................
46
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ..........................................................
51
5.1 Simpulan ................................................................................
51
5.2 Saran.....................................................................................
52
DAFTAR PUSTAKA
vi
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir Dalam setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti tidak terlepas dari pekerjaan mengelola warkat, seperti menerima, dan menyimpan warkat. Warkat-warkat sangat berperan penting bagi organisasi dan menjadi dokumen organisasi. Kumpulan dari warkat-warkat disebut dengan arsip. Arsiparsip ini dijadikan sebagai pusat ingatan organisasi untuk jangka waktu yang lama. Mengingat bahwa arsip-arsip yang dibutuhkan selalu bertambah setiap harinya, maka diperlukanlah suatu sistem penyimpanan arsip dalam organisasi untuk mempermudah pengambilan maupun penyimpanan arsip yang dibutuhkan perusahaan. Sistem penyimpanan arsip juga berguna untuk menata arsip sedemikian rupa agar arsip yang dibutuhkan tidak hilang maupun rusak. Walaupun sistem penyimpanan arsip ini sangat dibutuhkan dan berperan penting dalam membantu kegiatan organisasi, namun tidak sedikit organisasi yang belum melakukan sistem penyimpanan arsip dengan baik. Masih banyak terjadi kesulitan ataupun kendala yang dihadapi, seperti kesulitan dalam menyimpan dan mengambil arsip kembali sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pencariannya. Penataan yang kurang baik serta tidak sesuai dengan sistem yang diberlakukan menjadi penyebab kesulitan tersebut.
1
2
PT Adira Dinamika Multi Finance (PT Adira Finance) merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang pembiayaan. Tidak dapat dipungkiri bahwa PT Adira Finance juga tidak terlepas dari pekerjaan mengelola warkat, seperti menerima, dan menyimpan warkat. Pada PT Adira Finance, warkat-warkat dikelola secara terpusat di dalam sebuah ruangan yang disebut ruang arsip. Dalam proses penyimpanan dan pengambilan warkat kembali, PT Adira Finance mengalami kendala, yaitu lambatnya pengambilan kembali warkat yang dibutuhkan. Hal ini disebabkan oleh sistem penyimpanan arsip yang ada pada bagian pusat arsip tidak sesuai dengan teori yang seharusnya. Penggunaan sistem yang baik dan benar akan sangat membantu dalam penyimpanan dan pengambilan kembali warkat.
Permasalahan itulah yang melatar belakangi judul dari tugas akhir ini dengan judul: “Sistem Penyimpanan Arsip pada PT Adira Finance Cabang Sibolga”.
1.2 Rumusan Masalah Tugas Akhir Adapun rumusan masalah dalam penulisan tugas akhir ini adalah “Bagaimanakah sistem penyimpanan arsip pada PT Adira Finance Cabang Sibolga”.
1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem kearsipan pada PT Adira Finance Cabang Sibolga.
3
1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Adapun manfaat penulisan tugas akhir adalah: 1. Untuk mahasiswa: a. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan program diploma 3. b. Menambah pengetahuan penulisan mengenai penulisan karya ilmiah dan sistem kearsipan pada suatu organisasi atau perusahaan. 2. Untuk politeknik negeri medan: a. Sebagai pedoman penulisan tugas akhir bagi mahasiswa Politeknik Negeri Medan yang akan membahas sistem kearsipan. b. Sebagai tambahan referensi di perpustakaan. 3. Untuk perusahaan: a. Menjadi masukan serta informasi tentang sistem kearsipan yang baik. b. Memberikan pedoman untuk memperbaiki sistem kearsipan yang ada.
1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Untuk memudahkan penulisan, tugas akhir ini diuraikan menjadi beberapa bagian, yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang pemilihan judul tugas akhir, rumusan masalah, tujuan penulisan tugas akhir, manfaat penulisan tugas akhir serta sistematika penulisan tugas akhir.
4
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisi uraian teoritis yang berhubungan dengan sistem penyimpanan arsip dan menunjuk pada referensi yang digunakan. Tinjauan ini berisi tentang pengertian arsip, pengertian sistem kearsipan, fungsi kearsipan, tujuan penataan arsip, sistem penyimpanan arsip, dan peralatan arsip,. BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA Bab ini berisi tata cara pengumpulan data, dan teknik analisis data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi gambaran umum perusahaan yang meliputi sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, logo perusahaan, struktur organisasi, dan uraian mengenai sistem penyimpanan arsip pada PT Adira Finance Cabang Sibogla. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutup dari penulisan tugas akhir ini yang berisi simpulan, yaitu pernyataan singkat yang dijabarkan dari hasil pembahasan, serta saran yang akan bermanfaat bagi penulis, perusahaan, dan penulis selanjutnya.
