SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK DI PT ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) KANTOR CABANG SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh : LISMA DEVIATRI D1513060
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016
i
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK DI PT ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO) KANTOR CABANG SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh : LISMA DEVIATRI D1513060
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINITRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016
i
ii
iii
iv
MOTTO
Barang siapa yang menempuh suatu jalan untuk menuntut ilmu, Allah akan memudahkan baginya jalan ke surga. (HR. Muslim) Bukan hasil akhir yang akan menentukan masa depanmu tapi sebuah proses yang benar dan baik lah yang akan menentukan semuanya (Penulis) Setiap kata akan mengawali percakapan Setiap langkah akan mengawali perjalanan Dan setiap mimpi akan mengawali masa depan (Penulis)
v
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ni dipersembahkan untuk : Kedua Orang Tua tercinta (Bp. Mardi dan Ibu Marmi) Semua teman-teman tersayang yang tidak bisa disebutkan namanya satu per satu Semua MA A dan MA B angkatan 2013 Universitas Sebelas Maret (UNS) Almamater UNS
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, karena limpahan rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta” ini dengan baik. Tugas akhir ini diajukan sebagai syarat untuk memperoleh gelar ahli madya (A. Md) dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Banyak hambatan yang ditemui dalam penulisan tugas akhir ini, namun adanya bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat selesai. Oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih atas segala dukungan, bantuan, semangat, dan doa yang telah diberikan selama ini kepada : 1. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed., M.Si selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah memberikan pengarahan, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan tugas akhir ini. 2. Bapak Drs. H. Sakur, S.U selaku dosen penguji satu dalam sidang tugas akhir penulis. 3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku dosen pembimbing akademik dan ketua program studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni ,M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Manajemen Administrasi. Terimakasih atas semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Bapak dan Ibu dosen berikan selama ini. 6. Seluruh pegawai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta khususnya Bapak Slamet Budiyanto, S.E selaku Kepala Kantor Cabang Surakarta yang telah mengizinkan penulis melakukan pengamatan
vii
di bagian arsip PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta dan semua staff yang sudah membantu penulis dalam proses pengumpulan data pengamatan. 7. Keluarga yang telah mendukung dalam penulisan tugas akhir ini, khususnya Bapak Mardihanto dan Ibu Marmi. 8. Seluruh teman-teman, khususnya teman-teman seangkatan satu kelas dan satu jurusan yang saling mendukung serta memberi semangat demi suksesnya Tugas Akhir ini. 9. Semua orang yang telah membantu dalam penulisan tugas akhir yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. 10. Terimakasih kepada Seseorang yang sudah mendukung saya dari awal saya mendaftar di Universitas Sebelas Maret ini sampai saya bisa menyelesaikan kuliah saya.
Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna sehingga segala kritik dan saran yang membangun penulis terima dengan senang hati. Penulis berharap tugas akhir ini dapat berguna bagi setiap orang yang berkepentingan.
Surakarta,
Mei 2016
Penulis
Lisma Deviatri NIM. D1513060
viii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL...................................................................................
i
PERSETUJUAN ........................................................................................
ii
PENGESAHAN .........................................................................................
iii
PERNYATAAN .........................................................................................
iv
MOTTO .....................................................................................................
v
PERSEMBAHAN ......................................................................................
vi
KATA PENGANTAR ...............................................................................
vii
DAFTAR ISI ...............................................................................................
ix
DAFTAR TABEL ......................................................................................
xi
DAFTAR BAGAN ....................................................................................
xii
DAFTAR GAMBAR .................................................................................
xiii
DAFTAR LAMPIRAN ..............................................................................
xiv
ABSTRAK .................................................................................................
xv
BAB I
BAB II
PENDAHULUAN A. Latar Belakang ........................................................................
1
B. Perumusan Masalah ................................................................
4
C. Tujuan Pengamatan .................................................................
4
D. Manfaat Pengamatan ...............................................................
5
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka 1. Arsip Elektronik ...............................................................
6
2. Sistem Arsip Elektronik ...................................................
9
B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan ..........................................................
17
2. Jenis Pengamatan .............................................................
17
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data ...............................
18
4. Teknik Pengumpulan Data ...............................................
20
5. Teknik Analisis Data ........................................................
22
ix
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Gambaran Umum Perusahaan .................................................
24
B. Sejarah Perusahaan ..................................................................
24
C. Logo Jiwasraya ........................................................................
25
D. Visi dan Misi ...........................................................................
26
E. Produk Jiwasraya ....................................................................
27
F. Struktur Organisasi ..................................................................
28
G. Jumlah Pegawai Perusahaan ...................................................
32
BAB IV
BAB V
HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Sistem Arsip Elektronik ..........................................................
33
B. Komponen Sistem Arsip Elektronik .......................................
36
1. Memindahkan Dokumen ....................................................
36
2. Menyimpan Dokumen ........................................................
49
3. Mengindeks Dokumen ........................................................
51
4. Mengontrol Akses ..............................................................
55
C. Kelebihan dan Hambatan Sistem Arsip Elektronik ................
57
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan .............................................................................
61
B. Saran ........................................................................................
63
Daftar Pustaka ............................................................................................
64
Lampiran-lampiran
x
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Data Arsip Tahun 2013 sampai tahun 2015 ............................... Tabel 3.1 Jumlah Pegawai ..........................................................................
xi
3 32
DAFTAR BAGAN Bagan 3.1. Struktur Organisasi ..................................................................
28
Bagan 3.2. Struktur Organisasi Seksi Operasional dan Penjualan ............
29
Bagan 3.3. Struktur Organisasi Seksi Pertanggungan ...............................
29
Bagan 3.4. Struktur Organisasi Seksi Keuangan dan Umum ....................
29
Bagan 4.1. Prosedur Pnerbitan Polis Asuransi ..........................................
37
Bagan 4.2. Prosedur Dokumen Pemeliharaan ...........................................
39
Bagan 4.3. Prosedur Dokumen Klaim Ekspirasi .......................................
41
xii
DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1. Logo ....................................................................................
xiii
25
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Pedoman Wawancara
Lampiran 2
Surat Tugas
Lampiran 3
Formulir Absensi Magang
Lampiran 4
Formulir Monitoring Magang
Lampiran 5
Formulir Penilaian Magang
Lampiran 6
Surat Keterangan Selesai Magang
Lampiran 7
Dokumen Penerbitan Polis
Lampiran 8
Dokumen Pemeliharaan
Lampiran 9
Dokumen Klaim Ekspirasi
Lampiran 10 Surat Ijin Pembayaran Kas Debet Lampiran 11 Surat Ijin Pembayaran Kas Credit Lampiran 12 Surat Ijin Pembayaran Bank Debet Lampiran 13 Surat Ijin Pembayaran Bank Credit Lampiran 14 Dokumen Top-Up
xiv
ABSTRAK
Lisma Deviatri. D1513060. Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Tugas Akhir. Program Studi Manajemen Administrasi. Program Studi Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret Surakarta. 64 halaman.
Di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini mempunyai kapasitas arsip yang cukup tinggi sehingga sistem penyimpanan arsip dalam perusahaan ini harus benar-benar dilakukan secara teliti dan hati-hati agar pada saat arsip dibutuhkan, arsip dapat lebih cepat ditemukan. Oleh karena itu, perusahaan ini menerapkan sistem penyimpanan arsip secara terkomputerisasi atau otomasi kearsipan. Aplikasi yang digunakan dalam penyimpanan arsip secara elektronik ini yaitu dengan menerapkan Sistem Arsip Elektronik (SAE). Penerapan aplikasi ini bermanfaat untuk membantu para pegawai perusahaan dalam pengarsipan dokumen perusahaan, lebih menghemat waktu, tenaga dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Dalam penulisan tugas akhir ini mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini yaitu deskriptif kualitatif. Sumber data yang digunakan oleh penulis yaitu narasumber, dokumen, dan peristiwa atau aktivitas. Teknik pengumpulan datanya yaitu dengan melakukan observasi berperan aktif, wawancara, dan kajian dokumen. Analisis data yang digunakan yaitu model analisi interaktif yang berupa reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa penyimpanan arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan metode scanning dokumen ke dalam komputer melalui aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). Dalam hal ini pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan di masing-masing seksi dan selanjutnya pegawai seksi akan menyimpan arsip dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). Arsip yang disimpan dalam Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini yaitu berupa dokumen yang berhubungan dengan polis asuransi, klaim asuransi, dokumen pemeliharaan, serta dokumen transaksi keuangan. Komponen sistem penyimpanan arsip elektronik yang meliputi memindahkan dokumen dengan cara scan dokumen, menyimpan dokumen dengan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi, mengindeks dokumen dengan kata kunci dan sistem indeks yang diterapkan pada masing-masing seksi, dan mengontrol akses dengan cara menjaga keamanan dokumen. Arsip yang disimpan dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini berupa arsip dinamis dan arsip statis. Kata kunci : Sistem Arsip Elektronik, penyimpanan arsip elektronik.
xv
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Potensi pasar asuransi di tanah air cukup menjanjikan, jika dilihat dari kesadaran masyarakat Indonesia untuk berasuransi dalam asuransi jiwa penetrasinya berkisar 15% (3,4 juta jiwa dari 220 juta jiwa jumlah penduduk Indonesia
yang
menjadi
tertanggung
perorangan
dan
kumpulan).
Meningkatnya kesadaran masyarakat berasuransi karena meningkatnya pendapatan perkapita masyarakat Indonesia (Ketut Sendra : 2008). Dengan adanya peningkatan dalam pasar asuransi tersebut, maka perusahaan asuransi dituntut untuk memberikan pelayanan kepada nasabah atau masyarakat dengan cepat, tepat dan akurat. Salah satu bentuk pelayanan tersebut yaitu dengan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh nasabah sewaktu-waktu. Oleh karena itu perusahaan asuransi perlu menerapkan sistem informasi. Pengertian sistem informasi sendiri menurut Wing Wahyu Winarno (2006:1.6) yaitu sekumpulan komponen yang saling bekerja sama, yang digunakan untuk mencatat data, mengolah data, dan menyajikan informasi untuk para pembuat keputusan agar dapat membuat keputusan dengan baik. Sistem informasi yang penting bagi perusahaan asuransi yaitu sistem penyimpanan arsip. Karena dengan adanya peningkatan jumlah nasabah setiap tahunnya, maka suatu perusahaan asuransi juga akan memiliki arsip yang dapat meningkat. Oleh sebab itu sistem penyimpanan arsip di dalam perusahaan asuransi harus lebih di optimalkan, supaya arsip yang ada di dalam perusahaan tidak berantakan dan dapat tertata dengan baik dan rapi, sehingga dalam proses penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan tepat. Dengan semakin berkembangnya potensi pasar asuransi, maka hal tersebut memaksa perusahaan asuransi untuk mengembangkan teknologi dan informasi. Dalam perusahaan asuransi, sistem komputerisasi arsip ini
1
2
sangat penting karena arsip dalam perusahaan ini merupakan arsip yang mempunyai nilai kegunaan tinggi serta dapat menjadi bukti otentik. Sistem ini dapat disebut juga dengan sistem otomatisasi atau otomasi kearsipan. Hal tersebut juga didukung oleh Sedarmayanti (2008:139) otomatisasi adalah cara-cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan seefesien mungkin atas mesin-mesin, sehingga
bahan-bahan
dan
sumber-sumber
yang
ada
dapat
pula
dimanfaatkan. Sistem otomasi kearsipan ini sangat cocok jika diterapkan pada perusahaan yang memiliki kapasitas arsip yang cukup banyak, karena hal ini akan memudahkan dalam pengelolaan, penyimpanan, dan penemuan kembali hingga pendistribusian arsip kepada yang bersangkutan. Sehingga sistem ini sangat sesuai apabila diterapkan dalam perusahaan asuransi, karena dalam perusahaan asuransi terdapat berbagai dokumen yang perlu disimpan, baik itu dokumen polis, dokumen pembayaran premi, maupun dokumen klaim. Manfaat dari sistem otomasi kearsipan sendiri yaitu dapat membantu para pegawai perusahaan dalam pengarsipan dokumen perusahaan, sehingga dengan penerapan sistem tersebut dapat lebih menghemat waktu, tenaga dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Kelebihan lain dari sistem otomasi kearsipan ini yaitu penemuan kembali arsip akan lebih cepat dan lebih mudah, sehingga memudahkan pegawai dalam proses pekerjaannya. Arsip di dalam kehidupan suatu perusahaan baik secara intern maupun ekstern, merupakan hal yang sangat dibutuhkan. Apabila hal tersebut tidak diperhatikan, terutama dalam memasuki era informasi, maka suatu perusahaan akan sulit berkembang. Hal ini dapat diketahui apabila suatu klien akan melakukan kerjasama perlu diberikan bukti laporan keuangan perusahaan agar klien tersebut dapat percaya dan dapat menginvestasikan uangnya kedalam perusahaan. Sehingga dari hal tersebut suatu arsip mempunyai peran dan kegunaan yang sangat besar bagi suatu organisasi atau perusahaan. Arsip bukan hanya berupa kumpulan kertas dan dokumen
3
saja, tetapi lebih dari itu arsip memiliki arti dan peranan yang besar dalam perusahaan. Sebuah arsip bukan hanya berupa kertas (dalam arti sebagai fisik), akan tetapi yang lebih penting adalah bagaimana kertas tersebut dapat memberikan informasi. Setiap kejadian atau peristiwa yang terjadi dalam perusahaan dapat direkam pada arsip. Arsip dalam suatu perusahaan sangat banyak jenisnya baik itu arsip keuangan, arsip kepegawaian maupun arsip mengenai pemasaran. Tentunya arsip ini sangat penting bagi perusahaan, karena arsip dapat menjadi bukti otentik bagi suatu perusahaan. Arsip sendiri harus memiliki nilai guna yang tinggi bagi perusahaan, misalnya arsip sebagai sumber informasi, sebagai pengambilan keputusan, dan sebagai dasar pembukuan bagi perusahaan. PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa asuransi jiwa. Di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta sendiri terdapat beberapa dokumen, yaitu berupa dokumen polis, dokumen keuangan, dan dokumen pemasaran. Sehingga hal tersebut dapat mempengaruhi banyaknya arsip yang ada di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Berikut merupakan data penerimaan arsip setiap tahunnya.
Data Arsip Tahun 2013 sampai 2015 Di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta Tabel 1.1
1
2013
Dokumen Pertanggungan 820
2
2014
625
39247
158
40030
3
2015
542
41313
128
41983
No. Tahun
Dokumen Keuangan 37285
Dokumen Operasional 237
JUMLAH 38342
Sumber data : Kasi Keuangan dan Umum PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta
4
Berdasarkan data tersebut, dapat diketahui bahwa penerimaan arsip setiap tahunnya dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta mencapai ratusan bahkan ribuan arsip. Selain itu jumlah keseluruhan arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini juga selalu meningkat setiap tahunnya. Sehingga dengan banyaknya dokumen yang masuk setiap tahunnya, maka hal tersebut akan mempengaruhi ruang penyimpanan arsip. Oleh sebab itu penggunaan sistem penyimpanan komputerisasi atau sistem penyimpanan berbasis elektronik sangat dibutuhkan dalam menunjang pelayanan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Maka berdasarkan hal tersebut, penulis menjadi termotivasi untuk mengambil judul tugas akhir mengenai sistem kearsipan elektronik yang diterapkan di Jiwasraya yaitu “Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta”.
A.
Rumusan Masalah Berdasarkan uraian dari latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang
diambil
dalam
penelitian
ini
adalah
“Bagaimana
Sistem
Penyimpanan Arsip Elektronik di PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta?”.
B.
Tujuan Penelitian Tujuan dari pengamatan dalam kuliah kerja lapangan atau magang ini yaitu sebagai berikut : 1.
Tujuan Operasioanl Untuk mendiskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
2.
Tujuan Fungsional Hasil pengamatan ini bertujuan dapat memberikan masukan dan sebagai bahan pertimbangan dalam pelaksanaan kegiatan perkantoran di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
5
3.
Tujuan Individual Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Prgram Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
C.
Manfaat Penelitian Manfaat dari pengamatan ini yaitu antara lain : 1.
Bagi Penulis Memperluas wawasan dan menambah pengetahuan penulis mengenai masalah-masalah dalam bidang administrasi. Serta mengembangkan teori-teori yang didapat selama masa perkuliahan untuk diterapkan di dalam dunia nyata.
2.
Bagi Perusahaan Memberikan saran atau masukan kepada perusahaan dan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan perusahaan. Khususnya dalam bidang administrasi. Serta dapat membantu perusahaan dalam hal pelaksanaan kerja sehari-hari.
3.
Bagi Pihak Lain Untuk menambah pengetahuan dan wawasan bagi pihak-pihak yang tertarik dalam bidang ini serta dapat menambah informasi dan referensi agar bermanfaat bagi penelitian-penelitian selanjutnya.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
B. TINJAUAN PUSTAKA
1. Arsip Elektronik a.
Pengertian Arsip Elektronik Berikut merupakan pengertian arsip elektronik menurut beberapa para ahli, diantaranya : 1) Menurut Donni Juni Priansa dan Agus Garnida dalam buku Manajemen Perkantoran (2013:160), arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi, khususnya komputer (machine readable). 2) Menurut Hendi Haryadi (Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. 2013:170) menyatakan bahwa arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi yang tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk. 3) Menurut International Council on Archives (ICA) dalam buku Manajemen
Arsip
Elektronik
(Kuswantoro
dan
Saeroji.
2014:15) arsip elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses dengan menggunakan komputer digital.
Dari beberapa pendapat para ahli di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh media elektronik yang kemudian disimpan, dikelola, dan didistribusikan dalam bentuk elektronik.
6
7
b.
Karakteristik Arsip Elektronik Menurut Kuswantoro dan Saeroji (2014:17-19) karakteristik arsip elektronik antara lain yaitu : 1) Perekam dan simbol Isi dokumen direkam pada suatu media dan tidak dapat secara langsung
diakses
(dibaca)
oleh
manusia
karena
direpresentasikan oleh simbol (binary digits) yang harus diterjemahkan terlebih dahulu untuk bisa dibaca oleh manusia. 2) Hubungan antara isi dan media Isi yang direkam pada suatu media (seperti sebuah disket) dapat dipisahkan dari medianya. 3) Karakteristik struktur fisik dan logik Struktur fisik tidak dapat langsung terlihat, dan biasanya tidak diketahui oleh pengguna awam. Setiap kali arsip tersebut dipindahkan ke sarana lainnya, struktur fisiknya dapat berubah. Pengguna akan selalu memerlukan suatu sistem komputer yang mampu untuk “membaca” struktur fisik tersebut. Diperlukan
adanya
struktur
logik
yang
memungkinkan
komputer untuk mengidentifikasi setiap arsip dan untuk merepresentasikan elemen-elemen dari struktur internal arsip (seperti margin, spasi, paragraf, dan lainnya). Umumnya struktur logik dari suatu arsip elektronik sering merupakan struktur yang dibuat oleh pembuatnya pada layar komputer. Agar dianggap autentik dan lengkap, arsip harus dipelihara strukturnya dengan berbagai cara, dan sistem komputer yang ada harus dapat membuatnya lagi saat pentransformasian arsip tersebut ke suatu format yang terbaca manusia. 4) Metadata Selain konteks fungsional dan administratif, metadata arsip elektronik juga menunjukkan bagaimana informasi direkam atau dibuat.
8
5) Pengindentifikasian arsip Tidak dapat diidentifikasi dengan cara melihat entitas fisiknya, melainkan dari suatu entitas logik yang merupakan hasil dan memberikan bukti dari suatu aktivitas atau transaksi. 6) Pelestarian arsip Media penyimpanan harus disimpan dalam kondisi sebaik mungkin. Namun bagaimanapun juga, dalam kaitannya dengan media, arsip elektronik akan tetap terancam keberadaannya dalam jangka waktu yang tidak begitu lama. Selain itu, karena perkembangan teknologi informasi yang cepat, banyak sistem komputer yang menjadi usang dalam jangka waktu yang relatif lebih singkat.
c.
Manfaat Arsip Elektronik Menurut Sugiarto dan Wahyono (Doni Junni Priansa dan Agus Garnida. 2013:175) menyatakan bahwa manfaat penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip antara lain: 1) Kecepatan Melalui penggunaan media elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengolahan data akan dapat dilakukan dengan waktu yang singkat. 2) Kemudahan Kita akan diberikan kemudahan dalam hal pencarian, penemuan, pendistribusian serta pengolahan data, cukup memberi perintah kepada media tersebut, maka media tersebut akan mengerjakan apa yang diperintahkan. 3) Kehematan Penggunaan media elektronik ini, maka kita akan menggunakan lebih sedikit tenaga, pikiran dan biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip, penyimpanan arsip dan pendistribusian arsip.
9
Dari berbagai manfaat di atas dapat diketahui bahwa penerapan arsip elektronik atau arsip digital dalam suatu perusahaan sangat membantu kelancaran dalam aktivitas sehari-hari perusahaan. Pemanfaatan ini dapat dirasakan oleh pegawai perusahaan maupun nasabah dalam perusahaan tertentu. Sehingga penggunaan arsip elektronik ini harus digunakan sebaik mungkin agar dapat memiliki dampak dan manfaat yang baik bagi suatu perusahaan.
2. Sistem Arsip Elektronik a.
Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip Berikut merupakan pengertian tentang sistem penyimpanan menurut beberapa para ahli. 1) Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu dipergunakan. (Donni Juni Priansa dan Agus Garnida, 2013:164) 2) Menurut Asep Sutisna dan Anwar Sanusi (2008), penyimpanan arsip mencakup beberapa langkah kerja, mulai penerimaan surat yang siap disimpan, penyiapan alat dan tempat penyimpanan sampai meletakkan arsip dalam tempat penyimpanan. 3) Dalam buku Manajemen Kearsipan Modern (Agus Sugiarto dan Teguh
Wahyono,
penyimpanan
2005:51)
adalah
sistem
menyatakan yang
bahwa
dipergunakan
sistem pada
penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.
Dari semua pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan arsip adalah suatu sistem penyimpanan yang diterapkan pada masing-masing organisasi/kantor/perusahaan yang
10
digunakan untuk mengatur, menyusun, dan menyimpan arsip secara sistematis sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan sewaktu-waktu.
b.
Komponen Sistem Arsip Elektronik Menurut Haryadi terdapat 4 (empat) komponen dasar dalam sistem kearsipan elektronik (Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. 2013:171) diantaranya : 1) Memindahkan dokumen. Salah satu metode yang digunakan untuk pemindahan dokumen yaitu dengan cara scanning. Scanning yaitu memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer. 2) Menyimpan dokumen. Setelah dipindai kedalam sistem, dokumen harus disimpan dengan benar. Sistem penyimpanan ini harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama. 3) Mengindeks dokumen. Ketika dokumen berupa kertas disimpan dikantor, dokumen itu harus dikelola agar bermanfaat untuk organisasi dengan melakukan pelabelan, disortir, diindeks, ditempatkan pada folder, dan dimasukkan di filling cabinet. Tanpa langkah ini, mustahil suatu dokumen kertas dapat ditemukan.begitu
juga
dengan
arsip
elektronik,
yang
memerlukan metode guna mengelola informasi yang mudah dipahami user pada saat ini maupun masa yang akan datang. 4) Mengontrol akses. Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara elektronik, karena hampir setiap orang di dalam organisasi mampu membaca dokumen pada setiap komputer yang terhubung dengan LAN (Local Area Network) di seluruh area kantor. Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda antar pengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip.
11
Keseluruhan dari komponen tersebut saling berinteraksi dan berhubungan satu sama lain serta bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian sistem kearsipan elektronik merupakan suatu kombinasi dan penyusunan dari unsur-unsur sistem kearsipan yang didesain untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan di dalam suatu perusahaan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal.
c.
Asas Penyimpanan Arsip Di dalam penyimpanan arsip, harus diketahui terlebih dahulu siapa yang akan mengelola arsip dalam suatu organisasi. Hal ini harus diperhatikan supaya pengaturan dan pertanggungjawaban mengenai arsip dapat diketahui dengan jelas. Dengan demikian pembagian
tugas
dan
wewenang
pengelolaan
arsip
dapat
dilaksanakan sebaik-baiknya dalam suatu organisasi. Hal ini juga mengantisipasi saling melempar tanggung jawab dalam pengelolaan arsip yang dapat menyebabkan ketidak efektifan pengelolaan arsip secara umum. Adapun
beberapa
asas
penyimpanan
arsip
menurut
Sedarmayanti (Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. 2013:161) terdiri dari : 1) Sentralisasi Asas Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masingmasing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
12
2) Desentralisasi Asas desentralisasi arsip adalah pelaksanaan pengolahan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Biasanya asas ini digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi mengelola informasi khusus. 3) Gabungan (Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi) Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara
menggabungkan
antara
asas
sentralisasi
dengan
desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi dampak kerugian yang terdapat pada asas sentralisasi dan desentralisasi. Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip in aktif dikelola di Sentral Arsip. Dengan demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip in aktif secara sentralisasi. Dalam prakteknya banyak organisasi yang menggunakan sistem pengorganisasian kombinasi ini, karena lebih efektif dan efisien.
d.
Sistem Penyimpanan Arsip Dalam kearsipan dikenal beberapa sistem penyimpanan yang digunakan secara umum. Namun suatu sistem kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik apabila diterapkan pada organisasi lain. Sistem penyimpanan arsip tersebut antara lain sistem penyimpanan abjad, sistem penyimpanan nomor atau angka, sistem penyimpanan subjek, sistem penyimpanan kronologis atau tanggal, sistem penyimpanan berdasarkan wilayah dan sistem warna. Berikut penjelasan dari masing-masing sistem penyimpanan arsip menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005) dalam bukunya Manajemen Kearsipan Modern.
13
1) Sistem abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad ini, dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang (nama individu) terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal. Sedangkan nama badan terdiri dari nama badan pemerintahan, nama badan swasta dan nama organisasi.
2) Sistem wilayah atau daerah (Sistem Geografis) Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga dengan sistem lokasi atau sistem nama tempat. Sistem ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumendokumen tertentu lebih mudah dikelompokkan menurut tempat pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama badan, nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan.
3) Sistem Subjek Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek. Dengan kata lain sistem ini merupakan
suatu
sistem
penyimpanan
dokumen
yang
didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen. Sistem penyimpanan subyek ini lebih tepat digunakan pada kantor yang pengelolaan arsipnya dilakukan secara sentralisasi (terpusat), sehingga ada kecenderungan penyimpanan dokumen yang terdiri dari berbagai pokok permasalahan. Selain itu sistem
14
ini juga tepat digunakan pada penyimpanan data sebuah toko serba ada, yang memiliki data tentang berbagai jenis barang yang dijual dan sebagainya.
4) Sistem Nomor atau Angka Sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (numeric filling system). Hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan dokumennya didasarkan pada nama, sistem nomor pun penyimpanan dokumennya berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. Sistem penyimpanan nomor ini tepat digunakan untuk : a)
Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata panggilnya menggunakan
nomor,
misalnya
perusahaan
asuransi
menyimpan polis asuransi sesuai nomor-nomor polis, bank menyimpan data nasabah berdasarkan nomor rekening. b) Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu dikarenakan surat keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor keputusan. c)
Pada lembaga pendidikan, yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan nomor induk siswa.
d) Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur, dan sebagainya.
5) Sistem tanggal (Sistem Kronologis) Sistem
penyimpanan
kronologis
merupakan
sistem
penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad. Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya, sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen
15
yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda. Dalam sistem ini semua dokumen di urutkan pada urutan tanggal, bulan dan tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah dilakukan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan dan tahun. Tetapi dalam hal penemuan kembali dokumen yang telah disimpan, sistem ini kurang begitu efektif karena biasanya permintaan dokumen dilakukan berdasarkan kata panggil (caption) tanggal. Contoh paling jelas dari sistem penyimpanan kronologis yang masih banyak dilakukan di Indonesia adalah penyimpanan kuitansi. Dengan penyimpanan kronologis biasanya kuitansi hanya mudah ditemukan bila melalui petunjuk tanggal dari catatan pembukuan. Sistem penyimpanan kronologis ini cenderung menggunakan pemakaian map ordner sebagai tempat penyimpanan, dan untuk kuitansi biasanya dipergunakan map ordner ukuran setengah folio.
6) Sistem Warna Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokkan dan pencarian dokumen. Penggunaan sistem ini jarang dilakukan, tetapi ada juga yang menggunakan tanda warna sebagai dasar penyimpanan dokumen karena warna telah digunakan sebagai suatu identitas atau ciri khas tertentu. Sehingga dengan penggunaan warna dianggap lebih menguntungkan. Selain itu penggunaan warna dapat dikombinasikan dengan sistem penyimpanan yang lain. Dengan demikian penggunaan warna bukan sesuatu yang utama melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen.
16
Berdasarkan penjelasan dari sistem penyimpanan arsip di atas, maka dapat disimpulkan bahwa penggunaan sistem nomor sangat tepat apabila diterapkan dalam perusahaan yang memiliki kapasitas arsip yang cukup tinggi. Sedangkan dalam sistem tanggal atau kronologis
lebih
cocok diterapkan dalam perusahaan yang
melakukan transaksi-transaksi setiap harinya. Dan untuk sistem wilayah ini lebih tepat jika digunakan oleh bagian pemasaran dalam perusahaan, karena di dalam pemasaran ini pegawai harus mengetahui pemasaran pada masing-masing wilayah pemasaran. Meskipun demikian, hal tersebut belum tentu sesuai dengan penerapan sistem kearsipan yang dilakukan perusahaan, karena masing-masing perusahaan memiliki tugas dan pekerjaan yang berbeda-beda.
Berdasarkan tinjauan pustaka di atas penulis akan mendeskripsikan “Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta” dengan berlandaskan pada komponen sistem kearsipan elektronik, asas penyimpanan arsip dan sistem penyimpanan arsip.
17
C. METODE PENGAMATAN
1.
Lokasi Pengamatan Lokasi pengamatan ini bertempat di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Yang beralamat di Jalan Slamet Riyadi No. 538 Surakarta. Telp.(0271)719424. Adapun alasan-alasan pemilihan lokasi yaitu : a.
Di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta tersebut masing-masing seksi memiliki tugas yang berkaitan dengan kearsipan menggunakan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik sehingga hal tersebut berkaitan dengan pengamatan yang dilakukan penulis.
b.
Pihak PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan pengamatan sehingga memungkinkan penulis mendapatkan data, informasi dan referensi yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.
c.
Secara geografis lokasi PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta mudah dijangkau, sehingga memudahkan penulis dalam melakukan pengamatan di lokasi tersebut.
2.
Jenis Pengamatan Penelitian ini digunakan sebagai bahan laporan pengamatan yang berusaha untuk memperoleh gambaran secara jelas mengenai suatu keadaan dilapangan. Dalam hal ini penulis melakukan penelitian dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta untuk mengetahui secara jelas apa saja yang terjadi di lapangan secara nyata, oleh karena itu penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian deskriptif kualitatif yaitu penelitian yang temuannya tidak didasarkan atas analisis statistik, karena data yang dikumpulkan adalah data deskriptif berupa kata kata lisan, tulisan, serta perilaku subjek yang diamati dan
18
pengumpulan datanya sangat bergantung pada proses pengamatan peneliti. (Zuldafrial dan Muhammad Lahir. 2014:21). Dengan menggunakan metode penelitian ini, maka penulis berharap dapat memperoleh informasi-informasi yang sesuai dengan pengamatan sehingga dapat menggambarkan realita yang ada di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta dalam hal sistem penyimpanan arsip elektronik.
3.
Penentuan Sampel dan Sumber Data a.
Teknik penentuan sampel Menurut Sugiyono (2013:85) Purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu. Pertimbangan tertentu ini misalnya orang tersebut yang dianggap paling tahu tentang apa yang kita harapkan, atau mungkin dia sebagai penguasa sehingga akan
memudahkan peneliti
menjelajahi objek atau situasi sosial yang diteliti. Misalnya saja seorang peneliti melakukan penelitian tentang kualitas makanan, maka sampel sumber datanya adalah orang yang ahli makanan. Sampel ini cocok untuk digunakan untuk penelitian kualitatif. Dalam teknik ini penulis mengambil sampel beberapa orang pegawai pada seksi keuangan dan umum serta seksi pertanggungan yang mampu menjelaskan mengenai sistem penyimpanan arsip elektronik yang diterapkan di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
b. Sumber Data Menurut Zuldafrial dan Muhammad Lahir (2012:46) Sumber data dalam penelitian kualitatif adalah subjek dari mana data dapat diperoleh. Sehingga dalam pengamatan ini, penentuan sumber data yang penulis gunakan yaitu ada beberapa macam antara lain :
19
1) Narasumber Sumber data yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam pengamatan ini yaitu seorang narasumber atau informan yang dipercaya dan dianggap mewakili semua data yang diperlukan penulis. Teknik ini dilakukan untuk mengungkapkan berbagai hal yang diketahui oleh narasumber dalam kaitannya tentang sistem arsip elektronik. Adapun Informan yang dipilih untuk penentuan sumber data di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini yaitu Bapak Donny Oktavianus, S.E selaku kasi umum dan keuangan, Bp. Rodiq Rovian A, S,Si selaku kasi pertanggungan serta Ibu Izatun Nisa selaku Pegawai Administrasi Pertanggungan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
2) Peristiwa atau aktivitas Menurut HB Sutopo (2002:58-59) mengemukakan bahwa dari pengamatan pada peristiwa atau aktivitas, penulis bisa mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena penulis menyaksikan sendiri secara langsung. Perisiwa yang digunakan sebagai sumber data dalam pengamatan ini dapat terjadi secara sengaja maupun tidak sengaja. Sedangkan aktivias yaitu berupa suatu kegiatan yang formal dan bisa diamati oleh siapa saja. Penulis telah melakukan observasi ditempat kejadian atau lokasi pengamatan secara langsung, yang didalamya terdapat peristiwa atau aktivitas yang berkaitan dengan permasalahan yang sedang diamati oleh penulis. Peristiwa atau aktivitas tersebut yaitu berupa kegiatan sistem penyimpanan arsip berbasis elektronik di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
20
3) Dokumen Menurut Zuldafrial dan Muhammad Lahir (2012:86) dokumen artinya
barang-barang
tertulis
yang
digunakan
karena
merupakan sumber data yang penting berguna sebagai bukti untuk suatu pengujian. Arsip dan dokumen resmi yang mengenai pelaksanaan sistem arsip elektronik di kantor tempat pengamatan berlangsung yaitu di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Dalam hal ini dokumen yang dikumpulkan oleh penulis untuk mendukung pengamatan tersebut yaitu berupa dokumen polis, dokumen top-up, dokumen SIP (Surat Ijin Pembayaran) dan dokumen klaim. Sehingga dari hal tersebut dapat diketahui bahwa penyimpanan arsip di dalam perusahaan harus dilakukan dengan baik dan benar.
4.
Teknik Pengumpulan Data Sesuai dengan jenis pengamatan yang digunakan penulis yaitu pengamatan deskriptif kualitatif, maka teknik pengumpulan data yang diperlukan untuk menjawab rumusan masalah yaitu sebagai berikut :
a.
Wawancara Menurut Afifudin dan Beni Ahmad Saebani (2012:131) wawancara adalah metode pengambilan data dengan cara menanyakan sesuatu kepada seseorang yang menjadi informan atau responden. Dalam pengamatan ini penulis menggunakan jenis wawancara terstruktur, yaitu wawancara yang pertanyaan-pertanyaannya telah disiapkan, dengan menggunakan pedoman wawancara. Ini berarti penulis telah mengetahui data dan menentukan fokus serta perumusan masalahnya. Dalam pengamatan ini, penulis melakukan wawancara terhadap Kepala Seksi Keuangan dan Umum, Kepala dan Administrasi Seksi
21
Pertanggungan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yang menangani aktivitas penyimpanan arsip dalam bagian keuangan dan umum. Teknik wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan data yang diperlukan penulis dalam membantu penyusunan dan penyempurnaan laporan tugas akhir penulis.
b.
Observasi Selain wawancara, pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian kualitatif ini yaitu melalui observasi. Menurut J R Raco (2010:112) observasi adalah bagian dalam pengumpulan data. Observasi berarti mengumpulkan data langsung dari lapangan. Dalam teknik observasi ini, penulis terlibat secara langsung dalam kegiatan sehari-hari dari subjek atau kelompok yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Dalam melakukan pengamatan, penulis ikut melakukan apa yang dikerjakan oleh responden. Oleh karena itu, penelitian ini disebut juga dengan penelitian partisipan atau pengamatan berperan serta. Penulis menggunakan metode ini untuk menggali data dari sumbernya secara langsung berupa peristiwa secara nyata yang berada di lokasi PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Dalam hal ini penulis juga berperan aktif sebagai pengamat masalah di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta tersebut guna medapatkan data yang tepat dan akurat mengenai sistem penyimpanan arsip elektronik yang digunakan dalam kantor tersebut.
c.
Kajian Dokumen Menurut Holsti (Moleong. 2007:220) kajian dokumen adalah teknik apapun yang digunakan untuk menarik kesimpulan melalui usaha menemukan karakteristik pesan, dan dilakukan secara objektif ,dan sistematis. Teknik ini merupakan penguasaan dan
22
pemahaman mengenai teknik pengkajian isi dokumen yang akan dijadikan sebagai sumber data. Penulis menggunakan metode ini untuk melengkapi data dalam pengamatan. Dokumen yang dikaji oleh penulis dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini berupa dokumen polis asuransi, dokumen transaksi pembayaran premi, dokumen agen maupun dokumen klaim. Oleh karena itu, pengkajian dokumen merupakan metode yang wajib digunakan untuk mendukung proses pengamatan agar suatu dokumen bisa menjadi sumber data yang akurat.
5.
Teknik Analisis Data Analisis data yang dipergunakan dalam pengamatan ini adalah teknik teknik deskriptif, maka menurut Miles Uberman (Sugiyono, 2013:91-99) terdapat tiga alur kegiatan yaitu reduksi data, sajian data serta penarikan kesimpulan.
a.
Reduksi data Data yang diperoleh dari lapangan jumlahnya cukup banyak, untuk itu maka perlu dicatat secara teliti dan rinci. Mereduksi data berarti merangkum, memilah hal-hal yang pokok, memfokuskan pada halhal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambarang yang lebih jelas, dan mempermudah penulis untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya bila diperlukan.
b.
Penyajian data Setelah
data
direduksi,
maka
langkah
selanjutnya
adalah
mendisplaykan data atau penyajian data. Melalui penyajian data tersebut, maka data terorganisasikan, tersusun dalam pola hubungan, sehingga akan mudah dipahami. Dalam penelitian
23
kualitatif, penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.
c.
Penarikan kesimpulan Langkah ketiga dalam analisis data kualitatif adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan pada tahap awal masih bersifat sementara, tetapi apabila kesimpulan didukung oleh buktibukti yang valid dan konsisten saat penulis kembali ke lapangan mengumpulkan data, maka kesimpulan yang dikemukakan merupakan kesimpulan yang kredibel. Oleh karena itu, penarikan kesimpulan
ini
merupakan
pengumpulan data berlangsung.
upaya
yang
diperoleh
selama
BAB III DESKRIPSI INSTANSI
A. Gambaran Umum Perusahaan Perusahaan asuransi PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta merupakan perusahaan asuransi jiwa, dimana perusahaan ini milik pemerintah (BUMN). Kegiatan utama perusahaan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta secara umum yaitu membantu masyarakat dalam merencanakan keuangan di masa yang akan datang. Bidang asuransi pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu bergerak pada jasa pelayanan asuransi jiwa.
B. Sejarah Perusahaan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) ini sudah berdiri lebih dari 150 tahun. Selama berdirinya perusahaan ini memberikan perlindungan jiwa dan keuangan bagi para nasabahnya. Hal ini membuktikan bahwa PT Asuransi Jiwa (Persero) mampu bertahan dan terus berubah untuk terus menjadi yang lebih baik di tengah-tengah persaingan industri asuransi melewati tiga kali tahun keemasan. Berdiri dibatavia pada tanggal 31 Desember 1859 dengan nama NV Nederlandsch Indiesche Levensverzekering en Liffrente Maatschappij (NILLMIJ) van 1859. Perusahaan Asuransi Jiwa dan Jaminan Hari Tua Hindi Belanda yang bertujuan untuk memberikan pemahaman, pendidikan, menyadarkan masyarakat akan pentingnya merencanakan masa depan dan menghadapi segala ketidaksiapan dalam rencana masa depan itu sendiri. Sejarah kini telah membuktikan bahwa NILLMIJ yang saat ini di ubah dengan Jiwasraya dapat terus berdiri dan melakukan penyesuaianpenyesuaian terhadap perubahan yang terjadi. Pada awal abad ke 20, NILLMIJ mulai memasuki pasar masyarakat Indonesia. Tidak hanya melayani kebutuhan masyarakat, NILLMIJ juga membuka lapangan
24
25
pekerjaaan dan bekeerja sama deengan masyaarakat dengaan menjadik kan mereka agen-aggen lokal yanng memiliki pengetahuann dalam asurransi. Saaat ini lebih dari 6 juta nnasabah telaah mempercaayakan masaa depannya kepada PT. Asuraansi Jiwasraaya (Perseroo). Perusahaaan menyad dari bahwa kepercaayaan merup pakan keutam maan yang harus h selaluu dipegang teguh t demi menjagaa hubungann baik dengaan para nassabah dalam m memberikkan nasihat keuangaan dan soluusi yang teppat. Kini assuransi Jiwaasraya mem miliki 1.200 karyawaan dan lebihh dari 14.9880 agen yangg tersebar ddi pusat Banncassurance dan Aliiansi Strateggi, Pusat Proogram manfa faat karyawaan, 14 Kantoor Wilayah Utama, dan 71 Kanttor cabang di d seluruh Inddonesia.
C Logo Jiiwasraya C.
Loogo PT. Asurransi Jiwasraaya (Perseroo) G Gambar 3.1
Sumber data : www.jiwasraaya.co.id
pilkan visuaalisasi dua pohon p yang Loogo baru daalam Jiwasraaya menamp menyeruupai dua haati. Makna dari logo teersebut adallah perlinduungan yang diberikaan Jiwasrayaa bagi nasabaah di masa mendatang. m Loogo baru ini juga m memberikan makna peeace of mind, m yaitu ketenterraman hati dan pikiiran. Jiwasrraya bertekkad untuk membuat pelangggannya merasa nyamann dengan berbagai b laayanan asurransi yang ditawarkkan.
26
D. Visi dan Misi Visi Jiwasraya "Menjadi perusahaan yang terpercaya dan dipilih untuk memberikan solusi bagi kebutuhan asuransi dan perencanaan keuangan." Misi perseroan dapat dirinci sebagai berikut : 1. Misi Jiwasraya bagi Pelanggan "Selalu memberikan rasa aman, kepastian dan kenyamanan melalui solusi inovatif dan kompetitif bagi pelanggan atas kebutuhan asuransi dan perencanaan keuangan." 2. Misi Jiwasraya bagi Pemegang Saham "Menciptakan nilai pemegang saham (shareholder value creation) yang atraktif melalui pengelolaan operasional dan investasi perusahaan yang berlandaskan prinsip-prinsip good corporate governance." 3. Misi Jiwasraya bagi Karyawan "Menjadi tempat pilihan untuk tumbuh dan berkembangnya karyawan menjadi profesional yang memiliki integritas dan kompetensi di bidang asuransi dan perencanaan keuangan." 4. Misi Jiwasraya bagi Agen "Berkomitmen
mengembangkan
agen
yang
memiliki
dedikasi,
kemampuan dan integritas sehingga perusahaan menjadi tempat pilihan bagi agen yang ingin berkarier serta memiliki penghasilan tinggi." 5. Misi Jiwasraya bagi Masyarakat "Berpartisipasi mewujudkan peningkatan kesejahteraan melalui kontribusi dalam proses pembangunan masyarakat." 6. Misi Jiwasraya bagi Aliansi "Membangun kemitraan yang saling menguntungkan serta menciptakan sinergi bisnis untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan." 7. Misi Jiwasraya bagi Distribusi "Meningkatkan penetrasi pasar dan kualitas pelayanan kepada pelanggan secara lebih efisien dan efektif melalui multiple distribution channel seperti bancassurance, direct marketing dan financial planning."
27
8. Misi Jiwasraya bagi Pemasok "Melakukan kerjasama dengan pemasok sesuai prinsip keterbukaan, fairness, saling menguntungkan dan berkembang sebagai 'partner in progres'." 9. Misi Jiwasraya bagi Regulator "Mewujudkan praktek pengelolaan bisnis asuransi dan perencanaan keuangan yang sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku." 10. Misi Jiwasraya bagai Penagih Menjaga kemitraan dengan penagih yang memiliki integritas dan kompetensi dalam penagihan premi.
E. Produk jiwasraya 1.
Individu Produk-produk individu Jiwasraya dirancang untuk mampu memberikan perlindungan komprehensif yang sekaligus memiliki manfaat investasi menguntungkan. Macam-macam produk individu ini berupa produk Anuitas, produk Investasi dan Unit Link, produk Pendidikan (Beasiswa), produk Proteksi.
2.
Kumpulan Alternatif produk kumpulan yang ditawarkan Jiwasraya akan membantu meringankan beban pengusaha, sekaligus memberikan manfaat bagi karyawan. Macam-macam produknya yaitu produk proteksi, produk saving, produk purna jabatan.
3.
DPLK DPLK Jiwasraya adalah merupakan lembaga keuangan yang mengelola Program Pensiun Iuran Pasti (PPIP) bagi karyawan perusahaan dan perorangan atau pekerja sendiri. Macam-macam produknya yaitu Produk JS Pesona DPLK dan Produk Program Pensiun Iuran Pasti (PPIP)
4.
Program Manfaat Karyawan Produk-produk yang memberikan manfaat secara kompetitif dan inovatif dalam upaya memperhatikan kesejahteraan karyawan. Macam produknya
28
yaitu Produk Anuitas, Produk Jaminan Hari Tua, dan Produk Tunjangan Hari Tua.
F. Struktur Organisasi Setiap instansi baik milik pemerintah maupun swasta didalam menjalankan tugasnya tidak terlepas dari sruktur yang telah ditentukan karena dapat menunjang pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. 1.
Struktur Organisasi PT Asuransi Jiwasraya Surakarta Struktur Organisasi PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta Bagan 3.1 SLAMET BUDIYANTO Kepala Cabang
PERMADI JOKO S Kasi Oprs & Penjualan
DHONY OKTAVIANA Kasi Keu & Umum
RODIQ ROVIANA Kasi Pertanggungan
RACHMAD SANTOSO Peg Adm Oprs & Penjualan
ARIF ISWANTO Peg Adm Keu & Umum
IZATUN NISA Peg Adm Pertanggungan
SRI LESTARI Kasir Uang
AGUNG HERI S AM Solo Baru (PK)
TITIK SUNARTI AM Sragen
JOKO TRI L AM Mangkunegaran
ANIK SARIFAH AM Wonogiri
KRISTINIGSIH AM Klaten
TITIK PADMIYATI AM Solo Baru (PP)
DWI SUSANTO AM Sukoharjo
Sumber data: Kasi Keuangan dan Umum PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta
29
2.
Struktur Organisasi Seksi-seksi di PT Asuransi Jiwasraya Kantor Cabang Surakarta Struktur Organisasi Seksi Operasional dan Penjualan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta Bagan 3.2 PERMADI JOKO S Kasi Oprs & Penjualan RACHMAD SANTOSO Peg. Adm. Oprs &
Struktur Organisasi Seksi Pertanggungan PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta Bagan 3.3 RODIQ ROVIAN A Kasi Pertanggungan IZATUN NISA Peg. Adm. Pertanggungan
Struktur Organisasi Seksi Keuangan dan Umum PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta Bagan 3.4 DHONY OKTAVIANA Kasi Keuangan Dan Umum
ARIF ISWANTO Peg. Adm. Keu & Umum SRI LESTARI Kasir Uang
30
3.
Tugas dan Wewenang Pegawai a. Kepala Cabang 1) Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan asuransi sesuai dengan program jiwasraya. 2) Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas supaya tercipta pemerataan tugas. 3) Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan tugas. 4) Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan supaya tidak terjadi kesalahan. 5) Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan hambatan serta memberi jalan keluar. 6) Menilai hasil kerja secara periodik guna sebagai bahan peningkatan kerja. 7) Memberi perijinan di bidang manager yang telah ditetapkan berdasarkan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. 8) Merumuskan kebijakan teknis, pemberian bimbingan dan pembinaan terhadap urusan jabatan masing-masing. 9) Menyelenggarakan pengamanan dan pengendalian teknis atas pelaksanaan tugas sesuai kebijakan yang telah ditentukan oleh jiwasraya berdasarkan ketentuan perundangan yang berlaku. 10) Menyelenggarakan pembinaan kelompok jabatan fungsional. 11) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah. 12) Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan. 13) Melaksanakan
koordinasi
dengan
instansi
terkait
guna
kelancaran pelaksanaan tugas. 14) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan yang ada di kantor pusat sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
31
b. Seksi Operasional dan Penjualan 1) Mengawasi dan mengontrol pendistribusian kwitansi lanjutan dan bukti penerimaan premi pertama. 2) Mengawasi dan mengontrol proses administrasi penyetoran dan pelunasan premi pertama dan lanjutan. 3) Mengawasi pelaksanaan penagihan. 4) Mengawasi kegiatan pemasaran dan pengadministrasiannya. 5) Melakukan perhitungan remunerasi dan komisi untuk agen. 6) Mengawasi dan mengontrol formasi area office.
c. Seksi Pertanggungan 1) Melakukan pembayaran klaim ekspirasi, klaim penebusan, klaim tahapan, klaim anuitas dan penggadaian. 2) Melakukan supervisi penerbitan Polis dan berita keputusan dari aplikasi (Surat Asuransi Jiwa) yang msuk. 3) Membuat laporan biaya asuransi, laporan perkembangan portofolio dan laporan perkembangan ISO. 4) Membantu agen dalam hal permintaan tarif, memberikan perhitungan premi dan penutupan polis. 5) Ormasi kepada pemegang polis, apabila ada pertanyaan. 6) Pemeliharan potofolio seperti : penghidupan polis, permintaan duplikat polis, perubahan status polis padaa master, dan koreksi polis. 7) Melakukan korespondensi (pembuatan nota-nota dan surat menyurat). 8) Pencetakan berita keputusan untuk membantu operasional agen.
32
d. Seksi Keuangan dan Unum 1) Melakukan
verifikasi
terhadap
berkas
penerimaan
dan
pengeluaran semua seksi di Branch Office baik melalui kas maupun bank ( berupa premi, ekspirasi, dan penebusan ). 2) Memonitor transaksi keuangan setiap hari. 3) Memonitor laporan dan mengkoordinir pekerjaan bawahan dalam melakukan tugas di seksi Keuangan dan Umum. 4) Melakukan kegiatan kepegawaian yang berhunubgan dengan BO. 5) Mengurus administrasi perpindahan nasabah ke BO lain.
G. Jumlah Pegawai Perusahaan
Jumlah Pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta Tabel 3.1 No.
Jabatan
Jumlah
1.
Kepala Kantor Cabang Surakarta
1 orang
2.
Kepala Seksi
3 orang
3.
4.
Kepala Seksi Keuangan dan Umum
1 orang
Kepala Seksi Pertanggungan
1 orang
Kepala Seksi Oprs. Dan Pemasaran
1 orang
Pegawai Administrasi
3 orang
Peg. Adm. Keuangan dan Umum
1 orang
Peg. Adm. Pertanggungan
1 orang
Peg. Adm. Oprs. Dan Pemasaran
1 orang
Kasir
1 orang JUMLAH
8 orang
Sumber data : Seksi Keuangan dan Umum PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta
BAB IV PEMBAHASAN
Dalam pembahasan berikut ini penulis akan mendeskripsikan mengenai Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Sebagian data yang penulis gunakan yaitu hasil dari wawancara dengan beberapa pegawai administrasi dan kepala seksi PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Berikut merupakan hasil pengamatan berdasarkan komponen-komponen serta hal-hal yang berkaitan dengan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik:
A.
SISTEM ARSIP ELEKTRONIK Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta merupakan salah satu contoh aplikasi perangkat lunak untuk kearsipan yang dapat membantu pegawai dalam meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan yang lebih mudah tanpa dipersulit oleh ruang penyimpanan yang kurang memadai atau sempit. Arsip yang disimpan dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini yaitu berupa arsip dinamis dan statis. Berdasarkan hasil wawancara kepada Bapak Dhony Otaviana,S.E selaku Kasi Keuangan dan Umum di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta mengenai pengertian Sistem Arsip Elektronik (SAE) yaitu : “Sistem Arsip Elektronik (SAE) adalah pengarsipan yang menggunakan sistem aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan.”( Wawancara Kasi Keuangan dan Umum, 25 Maret 2016). Penerapan sistem penyimpanan arsip elektronik yang berupa aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta sudah dilaksanakan sejak tahun 2009. Jadi sistem ini sudah digunakan oleh PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini selama kurang lebih tujuh tahun. Aplikasi Sistem Arsip
33
34
Elektronik (SAE) ini pada awalnya hanya digunakan untuk mengarsip dokumen BAP (Bundel Arsip Polis) saja pada seksi pertanggungan, namun dengan seiring berjalannya waktu, aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini juga digunakan untuk menyimpan bukti-bukti transaksi keuangan maupun laporan keuangan bahkan seksi operasional dan pemasaran juga dapat memanfaatkan sistem ini untuk membantu kelancaran pekerjaan. Sehingga sistem ini digunakan hampir di semua unit kerja di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Pada awalnya pengelolaan arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini dibuat rangkap lima, karena sebagian harus dikirim ke kantor pusat dan kantor wilayah, serta di dalam perusahaan harus mempunyai minimal satu arsip pada masing-masing seksi. Hal tersebut akan memakan tempat karena masing-masing unit harus menyimpan dokumen tersebut. Namun dengan adanya arsip elektronik ini, perusahaan tidak di pusingkan lagi dengan penyimpanan arsipnya, karena pengelolaan arsip dilakukan secara digital atau terkomputerisasi sehingga arsip yang dihasilkan adalah arsip elektronik. Oleh karena itu arsip elektronik ini tidak perlu dicetak rangkap lima lagi, namun hanya rangkap dua saja yang disimpan secara manual satu dan diberikan kepada nasabah satu, sedangkan yang dikirim ke kantor pusat dan kantor wilayah yaitu berupa arsip elektronik. Pegawai yang ada di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini berjumlah delapan orang, diantaranya yaitu Kepala Kantor Cabang Surakarta satu orang, pegawai seksi keuangan dan umum berjumlah tiga orang, pegawai seksi pertanggungan berjumlah dua orang serta pegawai seksi operasional dan pemasaran berjumlah dua orang. Pada masing-masing seksi ini mengelola dokumen yang berbeda-beda karena tugas dan fungsinya juga berbeda antara satu seksi dengan yang lainnya. Dokumen-dokumen yang di arsip di dalam sistem arsip elektronik ini sesuai dengan tugas masing-masing seksi, antara lain yaitu :
35
1. Seksi Pertanggungan yang berupa, dokumen penerbitan polis, dokumen pemeliharaan dan dokumen klaim. 2. Seksi Keuangan dan Umum berupa dokumen keuangan diantaranya yaitu Surat Ijin Pembayaran (SIP), bukti transaksi pembayaran, dan arsip kas masuk maupun kas keluar. 3. Seksi Operasional dan Pemasaran yang berupa dokumen autodebet, dokumen bukti penerimaan polis, serta dokumen permohonan Top Up.
Sistem kearsipan elektronik ini memiliki beberapa manfaat, menurut Sugiarto dan Wahyono (Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. 2013:170) yaitu yang pertama memiliki kecepatan dalam proses pencarian, penemuan, pendistribusian, dan juga pengolahan data akan dapat dilakukan dengan waktu yang singkat. Kedua, memberikan kemudahan dalam hal pencarian, penemuan,
pendistribusian
dan
pengelolaan
data,
cukup
dengan
memberikan perintah kepada media tersebut dan media akan mengerjakan apa yang diperintahkan oleh pengguna. Serta yang ketiga, penggunaan media elektronik dalam kegiatan kearsipan dapat menghemat tenaga, pikiran dan biaya yang diperlukan. Hal tersebut juga didukung oleh narasumber dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu Bapak Dhony Oktaviana, S.E selaku Kasi Keuangan dan Umum. “manfaat dari Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini ya misalnya lebih terjamin keamanan arsipnya, karena arsip yang disimpan di aplikasi ini tidak mudah rusak. Sedangkan pencarian arsipnya juga lebih mudah sehingga lebih efektif, dan biayanya lebih efisien. Selain itu dengan adanya sistem arsip elektronik ini ruang atau tempat penyimpanan arsip juga sedikit berkurang karena arsip sudah dipindai menjadi arsip elektronik.”(Wawancara Kasi Keuangan dan Umum, 08 Maret 2016). Dengan adanya berbagai manfaat tersebut, maka hal tersebut dapat membuktikan bahwa penerapan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik ini dapat dikatakan sudah berhasil, karena hasilnya sudah bisa dirasakan oleh pegawai perusahaan maupun oleh nasabah.
36
B.
KOMPONEN SISTEM ARSIP ELEKTRONIK 1.
Memindahkan dokumen Pemindahan dokumen ini dilakukan untuk memindahkan arsip dari bentuk konvensional ke dalam arsip dalam bentuk elektronik. Bentuk pemindahan dokumen ke dalam media elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini yaitu dengan alih media menggunakan sistem scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data dalam bentuk pdf yang dapat disimpan di komputer. Oleh karena itu, arsip yang sudah di scan hanya bisa dibaca dengan menggunakan media elektronik berupa komputer maupun printer. Hal tersebut didukung dengan wawancara kepada Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kasi Pertanggungan. “pemindahan dokumen di PT Jiwasraya ini setau saya ya pakai metode scanning, soalnya di sini dokumennya berbentuk arsip asli sudah dicetak dan ditandatangini, jadi metode scanning yang paling tepat.”(Wawancara Kasi Pertanggungan, 8 April 2016). Sebelum dilakukan proses scanning dokumen ke dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini maka masing-masing seksi harus mengelola dokumen tersebut hingga menjadi arsip yang mempunyai nilai kegunaan yang tinggi. Oleh karena itu, masing-masing seksi di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta harus melakukan beberapa tahapan pengelolaan arsip yang berupa prosedur sebagai berikut : a.
Prosedur Penerbitan Polis Asuransi (Seksi Operasional dan Seksi Pertanggungan)
b.
Prosedur Dokumen Pemeliharaan (Seksi Pertanggungan) Dokumen pemeliharaan yang dimaksud yaitu dokumen yang diurus setelah polis sudah diterbitkan. Misalnya seperti penggantian alamat pemegang polis, penggantian atau penambahan ahli waris maupun penggantian tanggal lahir.
c.
Prosedur Dokumen Ekspirasi (Seksi Pertanggungan dan Seksi Keuangan)
37
Gambar 4.1 Prosedur Penerbitan Polis Asuransi
Agen menyerahkan SPAJ (Surat Permintaan Asuransi Jiwa) kepada Seksi Operasional lalu seksi operasional meng-entry siapa
SPAJ diberikan pada seksi pertanggungan lalu di entry sehingga keluar nomor polis dan tagihan
Calon nasabah membayar premi dengan jangka waktu 10 hari
Seksi pertanggungan mencetak polis lalu dimintakan tandatangan ke Kepala Cabang
Semua dokumen di SAE baik itu polis, SPAJ, identitas pemegang polis sampai dengan surat k h (S )
Polis diberikan kepada nasabah melalui seksi operasional dan agen
SPAJ, fotocopy identitas nasabah, bukti pembayaran premi pertama dan surat sehat diarsip Sumber dataketerangan : Administrasi Seksi Pertanggungan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor olehCabang seksi Surakarta pertanggungan Berikut merupakan penjelasan dari bagan diatas. 1) Tahapan pertama calon nasabah atau calon pemegang polis harus mengisi Surat Permintaan Asuransi Jiwa (SPAJ) dan
38
menyiapkan persyaratan berupa fotocopy KTP/SIM, Surat Keterangan Kesehatan (SKK) yang selanjutnya diserahkan kepada agen penutup. 2) Agen penutup menyerahkan SPAJ dan persyaratan dari nasabah kepada Area Manager atau langsung kepada Seksi Operasional. 3) Selanjutnya seksi operasional melakukan pengecekan dokumen dan meng-entry siapa agen penutupnya, lalu setelah itu SPAJ diserahkan kepada seksi pertanggungan untuk dilakukan entry data sehingga keluar nomor polis dan tagihan. 4) Setelah nasabah mendapat tagihan, maka nasabah diberi jangka waktu pelunasan premi yang berjangka waktu 10 hari yang dibayarkan melewati Bank Mandiri, kantor pos atau Indomaret. 5) Setelah nasabah melunasi tagihan, maka pihak pertanggungan segera mencetak polis asuransi dan dimintakan tanda tangan ke Kepala Cabang. 6) Selanjutnya seksi pertanggungan menyimpan semua dokumen baik itu polis, SPAJ, KTP atau SIM maupun SKK serta bukti transfer atau bukti pembayaran polis ke dalam asplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). 7) Dan tahapan yang terakhir yaitu polis diberikan kepada nasabah oleh seksi operasional melalui agen penutup. Sedangkan SPAJ dan persyaratan lainnya di simpan atau di arsip oleh seksi pertanggungan.
39
Gambar 4.2 Prosedur Dokumen Pemeliharaan Nasabah melakukan pengajuan ke kantor yaitu kepada seksi pertanggungan
Nasabah mengisi formulir untuk melakukan peliharaan dokumen pada seksi pertanggungan
Seksi Pertanggungan kantor cabang menginput arsip formulir ke dalam sistem arsip elektronik (SAE)
Sumber data: Administrasi Seksi Pertanggungan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta Formulir dikirim ke
Kantor Pusat oleh seksi pertanggungan
Seksi Pertanggungan cetak klausula dimintakan tandatangan kepala cabang lalu di SAE
Klausula di berikan kepada nasabah
Seksi pertanggungan mengarsip dokumen formulir dan fotocopy klausula
40
Berikut
merupakan
penjelasan
dari
prosedur
dokumen
pemeliharaan di atas. 1) Pertama yaitu pihak pemegang polis atau nasabah harus datang dengan melakukan pengajuan kepada seksi pertanggungan. 2) Setelah melakukan pengajuan, nasabah mengisi formulir pengajuan pemeliharaan dokumen pada seksi pertanggungan. 3) Selanjutnya seksi pertanggungan menginput formulir pengajuan tersebut ke dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). 4) Formulir tersebut kemudian dikirimkan ke Kantor Pusat oleh seksi pertanggungan melalui aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). 5) Setelah Kantor Pusat sudah merubah atau mengganti dokumen pemeliharaan tersebut maka selanjutnya seksi pertanggungan mencetak klausula dan dimintakan tanda tangan kepada Kepala Cabang, yang kemudian klausula di simpan ke dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). 6) Dan yang terakhir yaitu klausula diberikan kepada pemegang polis sebagai bukti telah melakukan pengajuan dokumen pemeliharaan tersebut. Sedangkan formulir dan fotocopy klausula disimpan oleh seksi pertanggungan.
41
Gambar 4.3 Prosedur Dokumen Klaim Ekspirasi Pemberitahuan jatuh tempo dari seksi pertanggungan kepada nasabah
Nasabah datang membawa syarat klaim dan mengisi surat keterangan ekspirasi
Sie Pertanggungan memproses ekspirasi, lalu akan muncul nota desisi
Nota desisi di tandatangani kepala cabang lalu di scan melalui SAE
Nota desisi diserahkan ke seksi keuangan untuk diproses
Nota desisi di proses seksi keuangan dan cetak surat ijin pembayaran
SIP ttd kacab lalu kasir membayar klaim. Selanjutnya SIP di scan bersama bukti transfer
Sumber data : Kasi Seksi Keuangan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta
42
Berikut penjelasan dari bagan prosedur klaim ekspirasi di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. 1) Seksi Pertanggungan - Penerbitan surat pemberitahuan jatuh tempo kepada nasabah oleh seksi pertanggungan - Selanjutnya nasabah datang ke perusahaan asuransi dengan membawa persyaratan ekspirasi berupa : KTP, Polis, Surat keterangan ekspirasi, bukti pembayaran premi terakhir, dan fotocopy buku tabungan halaman pertama. - Seksi pertanggungan memproses ekspirasi agar muncul nota disisi ekspirasi, selanjutnya dimintakan tanda tangan kepada kepala cabang. Lalu dokumen tersebut discan. - Nota disisi diserahkan kepada seksi keuangan. 2) Seksi Keuangan - Seksi keuangan mencetak surat ijin pembayaran (SIP), lalu SIP tersebut dimintakan tanda tangan ke kepala cabang. - Jika sudah ditandatangani oleh kepala cabang, maka selanjutnya diserahkan kepada kasir uang dan setelah itu SIP dibayarkan kepada pemegang polis atau tertanggung. - Setelah dibayarkan maka SIP tersebut di scan dengan bukti transfer pembayaran klaim ekspirasi.
43
Apabila semua prosedur sudah dilakukan maka masing-masing pegawai seksi akan memindahkan dokumennya ke dalam Sistem Arsip Elektronik
(SAE)
dengan
melalui
proses
scanning.
Prosedur
pemindahan arsip ke dalam media elektronik komputer atau ke dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini yaitu sebagai berikut: a.
Tahapan scanning, untuk melakukan scaning perlu melakukan beberapa hal berikut : 1) Lakukan dobel klik icon Inovetra Scanner yang ada di dekstop, maka akan muncul windows login seperti dibawah.
Jika sudah muncul gambar diatas, maka user atau seksi yang mengoperasikan sistem tersebut harus mengisi nama atau nim pegawai dan pasword yang telah ditentukan. 2) Setelah berhasil melakukan login akan nampak tampilan scanner.
44
Apabila sudah masuk kedalam aplikasi SAE ini, maka user harus mengisi nomor polis serta keterangan dokumen apa yang akan di inputkan. 3) Berikut merupakan hasil dari pengisian nomor polis yang telah dilakukan oleh user atau pegawai perusahaan yang berwenang.
Nomor polis ini diperoleh dari dokumen polis tertanggung atau nasabah yang bersangkutan. Dokumen ini di input ke aplikasi SAE ini beserta dokumen lainnya yaitu KTP atau SIM, Surat Ijin Pembayaran (SIP), Surat Keterangan Kesehatan (SKK), maupun bukti transfer. Pengisian dokumen pendukung polis ini di pilih sesuai dengan jenis dokumen yang akan discan, sedangkan lain-lain digunakan untuk dokumen yang tidak ada dalam pilihan kemudian isi nama dokumen di kotak dibawah pilihan dokumen (untuk pilihan lain-lain kotak ini wajib diisi) 4) Setelah diisi dengan lengkap pastikan bahwa data yang diisikan sudah benar dan sesuai dengan nomor polis, selanjutnya akan nampak windows seperti dibawah lalu klik Yes untuk memulai proses scanning dokumen.
45
Jika muncul tampilan seperti diatas maka, pengguna harus mengecek dokumen yang di input apakah sudah benar atau belum. Jika dokumen sudah sesuai dan lengkap maka sistem akan langsung melakukukan proses scanning. 5) Setelah kita klik Yes, maka akan muncul proses scanning dibawah ini.
Apabila muncul tampilan tersebut maka proses scanning sedang berjalan, sehingga dokumen yang telah discan ini akan masuk ke dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). 6) Setelah proses scanning berakhir maka akan pernyataan berikut ini.
muncul
46
Pada konfirmasi diatas bila yang discan hanya 1 (satu) halamam atau satu berkas, maka klik No. Akan tetapi jika yang akan discan lebih dari satu maka klik Yes. Begitu selanjutnya sampai dokumen yang discan selesai maka klik No. 7) Setelak klik No maka akan keluar konfirmasi bahwa proses scan telah selesai. Lalu klik Ok. 8) Untuk mengakhiri proses scanning klik tombol keluar.
b.
Melihat hasil Scan Untuk mengetahui apakah dokumen yang di scan sudah terkirim ke database Sistem Arsip Elektronik (SAE), maka dapat diketahui melalui aplikasi JL-Indo. JL-Indo sendiri mempunyai pengertian tersendiri, pengertian ini di dapat melalui hasil wawancara dengan pegawai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu pada Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan. “Aplikasi JL-Indo sendiri merupakan aplikasi polis asuransi yang digunakan untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan polis, premi, nasabah, serta agen asuransi.” (Wawancara kepada Kepala Seksi Pertanggungan, tanggal 8 April 2016). Aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) dan aplikasi JL-Indo dapat digambarkan sebagai berikut. Sistem Arsip Elektronik (SAE)
JL- Indo
47
Hubungan antara Sistem Arsip Elektronik (SAE) dengan JLIndo yaitu saling berkaitan antara satu sama lain. Aplikasi JL-Indo sendiri berfungsi untuk melihat dokumen yang sudah di input pegawai kedalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE). Sedangkan Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini berfungsi untuk menginput atau memindai arsip kedalam sistem komputer dengan metode scanning arsip. Hal tersebut juga didukung adanya wawancara dengan Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kasi Pertanggungan. “...hubungannya ya kita bisa melihat hasil scan online yang sudah kita scan melalui Sistem Arsip Elektronik (SAE) dengan menggunakan aplikasi JL-Indo ini.” Tahapan dari aplikasi JL-Indo ini yaitu sebagai berikut : 1) Masuk kedalam web dengan menggunakan alamat yang sudah ditentukan oleh perusahaan. 2) Selanjutnya jika user atau pegawai sudah mengisi nama user dan paswordnya, maka selanjutnya klik pada menu manajemen informasi lalu pilih informasi polis. Gambar yang nampak yaitu seperti dibawah ini.
Jika pegawai atau user sudah login maka akan muncul seperti gambar di atas. Lalu pegawai memilih manajemen informasi
48
untuk dapat melihat dokumen polis yang sudah di input dalam aplikasi SAE. 3) Lalu selanjutnya pegawai memasukkan nomor polis yang akan dilihat pada aplikasi JL Indo ini, klik lanjut apabila nomor polis sudah benar. 4) Selanjutnya akan muncul tampilan seperti berikut
Apabila sudah menuliskan nomor polis, maka akan muncul gambar di atas. Dan selanjutnya klik dokumen, jika ingin melihat isi dan kelengkapan dokumen. 5) Selanjutnya akan nampak windows dibawah ini
49
Jika sudah muncul gambar diatas maka pegawai tinggal memilih dokumen apa yang akan dilihat. Lalu klik pada dokumen tersebut sehingga dokumen dapat dibaca. 6) Selanjutnya klik keluar apabila sudah selesai.
2.
Menyimpan dokumen Penyimpanan dokumen di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini dilakukan secara terkomputerisasi. Hal tersebut diterapkan karena jumlah dokumen yang diterima oleh PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta semakin meningkat setiap tahunnya. Oleh karena itu di bentuklah Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini agar dapat menyimpan arsip secara elektronik dan dapat bertahan dalam waktu yang lama, sehingga pemanfaatan arsip elektronik ini bisa lebih optimal. Setiap tahunnya selalu saja ada perubahan dalam segi teknologi informasi, namun di dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini mampu mengikuti perubahan dan perkembangan zaman. Hal tersebut dikarenakan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini tidak ingin tertinggal dengan teknologi yang semakin canggih. Meskipun PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini selalu mengganti peralatan elektronik yang digunakan dalam melaksanakan Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini, namun perusahaan tidak akan khawatir dengan arsip yang sudah disimpan di dalam sistem tersebut. Karena arsip yang telah disimpan di Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini tidak akan pernah hilang meskipun perusahaan mengganti semua peralatan elektronik yang lama dengan peralatan yang baru. Hal tersebut dikarenakan arsip yang sudah di scan ini sudah secara otomatis terupload ke pusat arsip yang ada di kantor pusat Jiwasraya Jakarta.
50
Dengan
demikian
sistem
penyimpanan
dokumen
secara
terkomputerisasi atau otomatisasi ini sangat mendukung kelancaran dan perkembangan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Dalam penyimpanan arsipnya PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Pernyataan tersebut juga didukung dengan adanya wawancara kepada BP. Dhony Oktaviana, S.E selaku Kepala Seksi Keuangan dan Umum. “Di Jiwasraya pakainya asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi, kalau sentralisasi penyimpanan arsipnya berbentuk soft copy karena berupa arsip elektronik, sedangkan desentralisasi bentuk penyimpanan arsipnya hard copy karena yang disimpan berupa arsip aslinya.”(Wawancara Kasi Keuangan dan Umum, 25 Maret 2016). Penggunaan asas gabungan tersebut juga dilakukan untuk mengantisipasi penumpukan dokumen. Penyimpanan arsip secara sentralisasi dilakukan oleh bagian kantor pusat PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Jakarta, sedangkan penyimpanan arsip secara desentralisasi dilakukan oleh masing-masing seksi dalam PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Penggunaan asas gabungan ini dilakukan dengan mempertimbangkan efektivitas dan efisiensi kantor atau perusahaan. Keuntungan dari penerapan asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi ini yaitu antara lain : a.
Dalam segi pelayanan arsip, asas ini lebih efektif. Karena kita dapat mengakses arsip dari kantor cabang Jiwasraya yang ada diseluruh Indonesia dengan menggunakan aplikasi yang sudah dibentuk yaitu aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) dan JL Indo.
b.
Pengelolaan arsip dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masingmasing dan di pusat arsip pada kantor pusat juga terdapat softfile arsipnya.
51
c.
Arsip asli mudah dijangkau karena berada pada tempat kerja masing-masing seksi, serta arsip dapat diketahui secara jelas dan pasti keberadaannya.
d.
Adanya petugas khusus yang mengontrol dan mengawasi arsip dari kantor pusat. Sehingga arsip yang disimpan dapat terkendali dan lebih aman
3.
Mengindeks dokumen Dalam Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini, pengindeksan dokumen sangat diperlukan karena dengan hal tersebut pegawai harus menyortir atau mengurutkan arsip sesuai dengan subjeknya, nomornya, tanggalnya, wilayahnya, maupun sesuai abjadnya. Apabila semua dokumen sudah disortir dan di indeks maka selanjutnya dokumen tersebut ditempatkan di dalam filling cabinet atau lemari arsip, sesuai dengan jenis masing-masing arsipnya. Hal tersebut dilakukan supaya pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini dapat lebih mudah dan cepat dalam penemuan kembali arsipnya. Sedangkan
dalam Sistem
Arsip
Elektronik
(SAE)
yang
pengaplikasiannya menggunakan media elektronik berupa komputer, maka metode yang digunakan dalam pengindeksan ini yaitu : a.
Index Fields, dalam indeks file ini pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta menggunakan kata kunci sebagai metode untuk penemuan arsip secara cepat. Karena dalam perusahaan ini banyak nasabah yang mempunyai polis, maka akan sulit pencariannya apabila masih menggunakan cara yang manual, oleh karena itu dibantu dengan media komputer dan aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) dan JL-Indo. Indeks file yang digunakan yaitu dengan menggunakan nomor polis karena hal tersebut lebih efektif karena jika memakai nama atau wilayah maupun tanggal akan sulit dalam penemuannya, tetapi jika
52
menggunakan nomor polis hal tersebut akan cepat ditemukan karena nomor polis tidak akan ada yang sama. b.
Full-text Indexing, proses ini membaca halaman yang di scan dan kemudian mengindeks setiap kata. Pencarian bisa menggunakan semua kata yang terdapat dalam arsip elektronik. Dalam pencarian arsip yang sudah di scan dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini pencariannya dapat menggunakan nama tertanggung, alamat
tertanggung
maupun
menggunakan
nomor
polis
tertanggung. c.
Folder atau file structure, sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Arsip cetak dapat dicari dengan melihat strukturnya di dalam filling cabinet. Sedangkan dalam sistem arsip elektronik ini juga mempunyai kemampuan yang sama dalam pencarian dokumennya, yaitu dengan melihat arsip pada aplikasi JL-Indo. Aplikasi ini mampu menampung lebih banyak arsip dibandingkan dengan filling cabinet. Semua arsip yang sudah disimpan dan di scan di Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini secara otomatis akan terupload le dalam aplikasi JL-Indo. Sehingga arsip apapun yang telah di scan di Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini dapat dibuka melalui palikasi JL Indo.
Di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini masing-masing seksi perusahaan melakukan pengelolaan arsipnya sendiri-sendiri. Oleh karena itu, sistem pengindeksan dalam satu perusahaan dapat berbeda-beda karena pada setiap seksi mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda juga. Hal tersebut didukung dengan wawancara kepada Bp. Dhony Oktaviana, S.E selaku Kasi Keuangan dan Umum di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta mengenai sistem pengindeksan arsip pada masing-masing seksi.
53
“kalau di Jiwasraya sendiri sistem pengindeksannya berbeda– beda mbak, tergantung arsip apa dulu yang mau disimpan, kalau di seksi keuangan ya pakainya sistem tanggal soalnya di seksi ini pegawai melakukan transaksi keuangan setiap hari.” (Wawancara Kepala Seksi Keuangan dan Umum, 8 April 2016). Supaya lebih jelas mengenai jenis arsip yang di kelola masingmasing bagian atau bidang serta sistem pengindeksan apa yang diterapkan, maka penulis akan menjabarkan per seksi.
a.
Seksi Keuangan dan Umum Kegiatan pengurusan surat masuk di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta dikelola oleh Seksi Keuangan dan Umum, jadi bagian ini yang menerima surat jika ada surat masuk. Pengurusan surat masuk dan surat keluar ini diurus oleh bagian
umum
dalam
Seksi
Keuangan
sampai
dengan
penyimpanannya. Selain surat tersebut Seksi Keuangan juga mengarsip dokumen-dokumen keuangan yang berupa klad kas baik kas masuk maupun kas keluar, bukti SIP (Surat Ijin Pembayaran), bukti cek dan bukti pembayaran premi. Dalam pengindeksannya Seksi Keuangan ini menggunakan sistem kronologis atau sistem tanggal, hal tersebut dikarenakan transaksi-transaksi keuangan ini terjadi setiap bulan bahkan setiap hari. Sehingga dalam penerapan sistem ini dirasa lebih efisien karena dapat lebih cepat dalam penemuan kembali arsip. Cara pengindeksan dan penataannya pada bukti kas dan bank yaitu sebagai berikut : 1) Pengindeksan dalam kas kredit dan kas debet yaitu dengan memberikan kode KC dan KD pada setiap lembar transaksi kas keluar dan kas masuk. Misalnya pada kas kredit tanggal 1 bulan Januari 2016, maka pengkodeannya dalam lembar
54
transaksi tersebut yaitu KC 01 dan seterusnya sampai berganti tahun, baru nomor urutnya dimulai dari angka 1 (satu) lagi. 2) Penataan
dalam
ordnernya
yaitu
di
indeks
dengan
menggunakan bulan dan tahun dari transaksi kas atau bank tersebut. Misalnya kas debet dimasukkan dalam ordner KD Januari 2016, dan bank debet dimasukkan dalam ordner BD Januari 2016 dan sebagainya. 3) Kemudian ordner ditata dengan rapi oleh bagian keuangan dalam rak arsip diruang penyimpanan arsip. Petugas yang berwenang dalam pengindeksan ini yaitu pegawai kasir dalam seksi keuangan dan umum yang setiap harinya menerima bukti transaksi keuangan secara langsung.
b.
Seksi Operasional dan Pemasaran Arsip yang dihasilkan bagian operasional ini yaitu berupa arsip data-data keagenan, arsip autodebet, arsip tanda terima polis dan surat Top Up. Dalam pengindeksannya bagian ini menerapan sistem wilayah sesuai bagian pemasarannya. Selain itu pada seksi operasional ini juga menerapkan sistem tanggal untuk arsip autodebetnya. Karena transaksi autodebet dapat dilakukan oleh nasabah kapanpun dan dimanapun. Sedangkan dalam penyimpanannya menggunakan ordner yang diberi nama sesuai subjek atau sesuai masalahnya. Namun untuk arsip agen ini disimpan sesuai wilayah pemasarannya.
c.
Seksi Pertanggungan Arsip yang disimpan pada bagian ini yaitu berupa arsip polis dan arsip klaim asuransi beserta lampirannya. Sistem pengindeksan dalam bagian pertanggungan ini menggunakan sistem nomor. Sistem ini disesuaikan dengan urutan nomor polis nasabah.
55
Dalam penataannya arsip polis dan arsip klaim ini di tata dan disimpan dengan mengurutkan nomor polis dari yang terkecil sampai yang terbesar, lalu selanjutnya arsip disimpan dalam laci arsip yang dapat memuat beberapa arsip. Lalu di bagian depan laci tersebut diberi nomor polis yang disimpan didalamnya sesuai urutan kecil ke besar.
4.
Mengontrol akses Dalam hal ini pengontrolan akses menjadi suatu aspek yang terpenting dalam Sistem Arsip Elektronik (SAE), karena sistem aplikasi ini terhubung dalam jaringan dan dapat diakses serta dibaca oleh siapa saja. Sehingga perlu ada keamanan dan pengawasan yang dilakukan oleh pegawai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Salah satu contoh keamanannya yaitu dengan memberikan user dan pasword saat akan mengaplikasikan sistem tersebut, sehingga pusat arsip dapat mengontrol siapa saja yang sedang menggunakan aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) tersebut. Oleh karena itu pengguna atau user tidak akan bisa memanipulasi data ataupun menghapus data yang ada di dalam aplikasi ini, karena sudah ada pusat arsip yang mengontrol dan mengawasi dari luar kantor cabang. Pengontrolan akses dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini langsung dari kantor pusat. Dan jaringan yang dipakai dalam pengaplikasian serta pengontrolan tersebut sudah menggunakan Wide Area Network, yang merupakan jaringan lebih luas sehingga memungkinkan pengontrolan dilakukan dari jauh atau dari luar kantor tersebut. Hal tersebut juga didukung oleh wawancara kepada Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan. “jaringan yang dipakai di Jiwasraya ini menggunakan Wide Area Network yang mempunyai jaringan yang lebih luar, tetapi untuk kantor cabangnya sendiri menggunakan Local Area
56
Network.”(Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 8 April 2016). Sistem keamanannya sendiri sudah terjamin karena sudah ada proteksi sendiri yang dilakukan oleh kantor pusat PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Jakarta. Selain itu pada masing-masing pegawai perusahaan juga mempunyai user dan paswordnya dalam mengakses arsip dalam Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Oleh karena itu, sistem keamanannya sangat ketat sehingga dapat menjaga kualitas dan otentik suatu arsip.
57
C.
KELEBIHAN DAN HAMBATAN SISTEM ARSIP ELEKTRONIK (SAE) Dalam sistem penyimpanan arsip secara elektronik ini mempunyai beberapa kelebihan apabila dibandingkan dengan sistem penyimpanan secara manual. Kelebihan dari Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik diantaranya yaitu : a. Memudahkan dalam pengecekan arsip Penggunaan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini dapat memberi kemudahan bagi para pegawai maupun nasabah yang ingin mengakses informasi suatu arsip polis dari manapun. Karena pegawai tidak perlu menghadirkan polis fisiknya namun hanya perlu membuka arsip elektroniknya di aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) untuk mengetahui informasi suatu polis. Hal tersebut juga didukung dengan adanya wawancara kepada pegawai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu Bp. Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan. “ya, jadi kelebihan dari Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik ini memudahkan dalam melakukan pengecekan arsip tanpa harus melihat berkas fisiknya terlebih dahulu mbak, karena kita bisa melihat arsip elektroniknya saja melalui aplikasi yang ada di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.” (Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016).
b. Proses penyimpanannya lebih mudah ,efisien dan efektif Proses penyimpanan arsip secara elektronik dengan menggunakan aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE)
ini memudahkan dan
meringankan beban pekerjaan pegawai perusahaan, sehingga dengan hal tersebut dapat menghemat waktu, tenaga dan pikiran. Oleh karena itu sistem ini dikatakan lebih efisien dan efektif. Hal tersebut juga didukung dengan pernyataan dari pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan.
58
“lebih efisiensi waktu dalam proses pengarsipan, karena sudah memanfaatkan sistem komputerisasi sehingga pegawai lebih ringan dalam mengarsip dokumen yang akan diarsip.”(Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016). c. Menghemat ruang penyimpanan arsip Dengan penerapan aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE)
ini,
perusahaan akan menghemat ruang penyimpanan arsip karena arsip yang semula di arsip dan disimpan di masing-masing bagian organisasi, kini hanya salah satu bagian saja yang bertanggung jawab sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Selebihnya arsip disimpan dengan cara otomasi yaitu dengan menggunakan media elektronik dan menggunakan sistem aplikasi berbasis web. Pernyataan tersebut juga didukung wawancara pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan. “iya mbak, menghemat ruang penyimpanan arsip, karena arsip juga disimpan di Sistem Arsip Elektronik (SAE).”(Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016). d. Penghematan SDM Dengan adanya Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik ini, perusahaan dapat menghemat sumber daya manusia karena perusahaan tidak perlu merekrut tenaga ahli khusus kearsipan di masing-masing kantor cabang. Namun di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini terdapat bagian pusat arsip di kantor pusat wilayah Jakarta. Hal tersebut dilakukan supaya pegawai pusat arsip ini dapat mengontrol dan mengawasi arsip pada masing-masing kantor cabang di wilayah Indonesia. Hal itu juga didukung dengan adanya wawancara kepada Bp. Bp. Rodiq Rovian A,S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan. “ya menurut saya dengan adanya aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini lebih menghemat SDM karena pegawai yang diperlukan tidak banyak, namun semua pegawai
59
diwajibkan bisa mengoperasikan aplikasi tersebut. ”(Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016). Sedangkan kelemahan dari Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini yaitu diantaranya : a.
Ukuran file terlalu besar Dalam sistem ini ukuran file yang sudah di scan terlalu besar sehingga apabila pegawai akan membuka atau mengirim file tersebut, membutuhkan waktu yang cukup lama. Hal tersebut juga didukung dengan adanya wawancara kepada Ibu Izatun Nisa, S.Si selaku pegawai administrasi pada Seksi Pertanggungan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. “kalau untuk hambatan pasti ada, masalahnya itu ukuran file yang disimpan di SAE itu terlalu besar, jadi kalau mau buka file atau ngirim file itu agak lama jadi lumayan menghambat pekerjaan juga.”(Wawancara Pegawai Administrasi Seksi Pertanggungan, 8 April 2016).
b.
Jaringan internet mati Apabila jaringan internet di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta, maka hal tersebut dapat mengganggu proses pengoperasian aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini sehingga pennyimpanan arsip menjadi terhambat. Hal tersebut juga didukung dengan adanya wawancara dengan Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. “salah satu hambatan dalam aplikasi ini ya misalnya jaringannya mati, maka aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini tidak bisa berjalan dan hal tersebut dapat menghambat kinerja pegawai.” (Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016).
60
c.
Tidak ada pemberitahuan untuk mengupload suatu file Menurut salah satu pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu Bp. Rodiq Rovian A, S.Si selaku Kepala Seksi Pertanggungan menyatakan bahwa “selain jaringan mati menurut saya hambatan dari Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik ini, kita tidak bisa mengetahui secara langsung apakah arsip yang sudah saya scan ini sudah ter-upload atau belum ke pusat arsip di kantor pusat Jiwasraya, sehingga saya harus mengecek ulang kembali di aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) sesuai nomor polis supaya dapat mengetahui arsip tersebut tadi sudah ter-upload atau belum.”(Wawancara Kepala Seksi Pertanggungan, 19 April 2016).
Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan di atas dapat diketahui bahwa di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini sudah menerapkan sistem otomasi atau komputerisasi pada penyimpanan arsipnya. Selain itu perusahaan ini juga menerapkan asas gabungan yaitu gabungan antara sentralisasi dengan desentralisasi. Arsip asli disimpan di masing-masing pegawai seksi di Kantor Cabang PT Asuransi Jiwasraya (Persero) di seluruh Indonesia, sedangkan arsip elektroniknya disimpan di pusat arsip di kantor pusat PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Jakarta. Sistem penyimpanan arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini yaitu masing-masing seksi menggunakan sistem yang berbeda-beda karena arsip yang diarsip juga berbeda-beda. Sistem yang digunakan untuk mengarsip polis di seksi pertanggungan yaitu dengan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor sesuai urutan nomor polis dari yang terkecil ke nomor polis yang terbesar. Sedangkan pada seksi keuangan yaitu menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal karena transaksi keuangan dilakukan setiap hari. Untuk seksi operasional menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan wilayah dan sistem subjek tergantung arsip apa yang akan disimpan.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan tentang Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1.
Sistem penyimpanan arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan sistem otomasi atau sistem komputerisasi.
2.
Asas penyimpanan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta menggunakan asas gabungan antara asas sentralisasi dengan asas desentralisasi. Asas penyimpanan sentralisasi ini yatu penyimpanan arsip terletak di pusat arsip di kantor pusat Jiwasraya, sedangkan asas penyimpanan desentralisasi ini penyimpanan arsip terletak di masingmasing seksi di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta.
3.
Sistem pengindeksan dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta yaitu menggunakan indeks field yaitu penggunaan kata kunci dalam pengindeksan dokumen di media elektronik, selain itu ada pengindeksan full tex Indexing yaitu pengindeksan menggunakan semua kata-kata yan terdapat di dalam polis asuransi seperti nama tertanggung, nomor polis dan alamat tertanggung, sedangkan yang terakhir yaitu folder atau file structure yaitu pencarian dokumen dengan melihat arsip melalui aplikasi JL-Indo.
4.
Sistem penyimpanan fisik arsip di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan sistem penyimpanan yang berbeda-beda di setiap seksinya. Hal tersebut dikarenakan masingmasing seksi mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda-beda. Pada seksi keuangan menggunakan sistem penyimpanan kronologis atau
61
62
tanggal karena arsip yang disimpan di seksi ini berupa transaksi keuanngan yang dikerjakan setiap hari. Dalam seksi pertanggungan ini menggunakan sistem nomor karena pada seksi pertanggungan ini mengurus banyak sekali arsip tentang polis. Sedangkan dalam seksi operasional atau pemasaran menggunakan sistem wilayah karena pada seksi ini harus mengurus arsip mengenai wilayah pemasaran agen asuransi di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. 5.
Komponen yang digunakan oleh penulis yaitu berupa pemindahan dokumen,
pengindeksan
dokumen,
penyimpanan
dokumen
serta
pengontrolan akses. Di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini pemindahan dokumennya dengan menggunakan metode scanning dokumen kedalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE), untuk pengindeksan dokumennya di perusahaan ini menyesuaikan dengan kebutuhan masing-masing seksi, penyimpanan dokumen di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta menggunakan asas gabungan antara asas sentralisasi dan desentralisasi. Sedangkan untuk pengontrolan aksesnya masing-masing pegawai PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini menggunakan nomor pegawai dengan pasword yang sudah ditentukan perusahaan. 6.
Kendala yang dihadapi dalam penyimpanan arsip elektronik di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini yaitu tidak adanya jadwal retensi arsip dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE), tidak ada pemberitahuan pada aplikasi SAE ini apabila arsip sudah terupload atau belum, dan yang terakhir ukuran file terlalu besar sehingga sulit dalam membuka file dokumen yang telah disimpan.
Dengan adanya sistem penyimpanan arsip elektronik ini pekerjaan pegawai di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta menjadi lebih ringan dan hasilnya juga lebih cepat. Selain itu penyajian dokumen yang dibutuhkan mengenai polis juga lebih cepat dalam penemuannya sehingga lebih efesiensi waktu pencarian dokumen.
63
B. Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, maka penulis dapat menyampaikan beberapa saran sebagai bahan pertimbangan bagi pihak yang berkepentingan diantaranya yaitu sebagai berikut. 1.
Untuk memudahkan pegawai dalam melakukan pemusnahan arsip, sebaiknya pada aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini terdapat jadwal retensi arsip.
2.
Dalam proses upload dokumen ke kantor pusat Jiwasraya ini tidak terdapat pemberitahuan upload secara langsung, sehingga pegawai harus mengecek lagi dan hal tersebut dapat menghambat proses kerja lainnya. Oleh karena itu, dalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) perlu di berikan pemberitahuan (notifikasi) upload dokumen didalam aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) tersebut.
3.
Sistem penyimpanan arsip elektronik di PT Asuransi Jiwasraya Persero) Kantor Cabang Surakarta yang berupa aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini selalu di upgrade setiap saat supaya tidak ketinggalan jaman serta supaya hasil arsip elektronik yang dihasilkan lebih bagus. Namun, ukuran file arsip yang tersimpan di aplikasi tersebut juga semakin besar sehingga dalam proses membuka arsipnya dapat memakan waktu yang lama. Oleh karena itu, sebaiknya kapasitas penyimpanan arsip di aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini ditambah lagi memori RAM nya supaya dapat memuat banyak arsip dan tidak loading lama saat dibuka.
4.
Dengan adanya aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE) ini, lebih memudahkan pegawai yang bekerja di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta. Namun, akan lebih baik lagi jika sistem tersebut juga seimbang dengan pelayanan yang diberikan kepada nasabah. Sehingga pelayanan kepada nasabah akan lebih maksimal dengan adanya sistem penyimpanan arsip elektronik ini.
64
DAFTAR PUSTAKA
Affifudin dan Beni Ahmad Saebani. 2012. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: CV. Pustaka Setia. Agus Sugiarto, S.Pd dan Teguh Wahyono, S. Kom. 2005. “MANAJEMEN KEARSIPAN MODERN Dari Konvensional Ke Basis Modern”. Yogyakarta : Gava Media Asep Sutisna dan Anwar Sanusi. 2008. Surat Niaga Dan Kearsipan. Bandung : Arfino Raya. Agung Kuswantoro dan Ahmad Saeroji. 2014. Manajemen Arsip Elektronik (E ARSIP). Semarang : Fastindo. Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. 2013. MANAJEMEN PERKANTORAN Efektif, Efisien, dan Profesional. Alfabeta : Bandung. Ketut Sendra. 2008. Jurnal Asuransi Magazine AAMAI. Bidang Penelitian Dan Pengembangan AAMAI : Jakarta. Moleong, J. Lexy. 2007. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung Raco, J.R. 2010. Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: Grasindo. Sedarmayanti. 2008. TATA KEARSIPAN Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : CV Mandar Maju. Sugiyono. 2013. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: CV Alfabeta. Sutopo, HB. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta: Sebelas Maret University Press. Wing Wahyuni Winarno. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP STIM YKPN. Zuldafrial dan Muhammad. 2011. Penelitian Kualitatif. Surakarta : Yuma Pustaka.
SUMBER LAIN : www.jiwasraya.co.id. Diakses pada 23 Maret 2016.
LAMPIRAN
PEDOMAN WAWANCARA
1. Apa yang di maksud dengan Sistem Arsip Elektronik (SAE) ? 2. Apa manfaat dari Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta? 3. Metode apa yang digunakan dalam pemindahan dokumen ke dalam komputer di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta? 4. Apa pengertian dari aplikasi JL-Indo di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta? 5. Apa hubungan antara Sistem Arsip Elektronik (SAE) dengan JL-Indo? 6. Asas penyimpanan dokumen apakah yang diterapkan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta ini? 7. Sistem pengindeksan seperti apa yang diterapkan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta? 8. Dalam mengontrol akses pada aplikasi Sistem Arsip Elektronik (SAE), jaringan apa yang digunakan di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta? 9. Apa kelebihan dan kelemahan dari Sistem Arsip Elektronik (SAE) di PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Kantor Cabang Surakarta?
