PROSES PERENCANAAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh JESI PERMATASARI BR SURBAKTI NIM 1105091027
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kesehatan, kekuatan dan segala berkat yang telah diberikanNya kepada penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Dalam menyelesaikan dan penyusunan Tugas Akhir ini penulis banyak memperoleh masukan dari berbagai pihak yang mana masukan tersebut sangat membantu untuk membuat Tugas Akhir ini menjadi lebih sempurna. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri. 3. Safarudin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Erwinsyah Simanungkalit, S.Si., M.Kom., selaku dosen pembimbing 1. 6. Jamardua Haro, S.E., M.Si., selaku dosen pembimbing 2. 7. Seluruh staf dan dosen Politeknik Negeri Medan khususnya Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis. 8. Bambang Juliadi Hsb., S.Kom., selaku pembimbing dan seluruh karyawan di bagian TI PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. 9. Kepada teman-teman AB-6B seperjuangan yang telah banyak memberikan kritik dan saran. 10. Kepada Saudara-Saudari yang banyak memberi semangat, terimakasih kepada Vino, Deby, Anita, lisa, Gita, Denis, Ella, Jeri, Dian, Beri, dan Rona.
Teristimewa untuk kedua orang tua yaitu Bapak J. Surbakti dan Ibu R. Br Singarimbun yang telah memberikan dukungan serta doa dalam pembuatan Tugas Akhir ini. Dukungan secara materi dan semangat, terima kasih. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini, masih terdapat banyak kekurangan baik dari segi isi, bahasa dan penulisannya. Untuk itu penulis berharap serta berterima kasih apabila pembaca berkenan memberikan kririk dan saran yang berguna untuk penyempurnaan tulisan ini. Demikian Tugas Akhir ini disusun, kiranya dapat bermanfaat bagi setiap orang yang membaca.
Medan, Penulis,
Agustus 2014
Jesi Permatasari Br Surbakti NIM 1105091027
ABSTRAK
Perencanaan merupakan fungsi pertama yang fundamental dalam proses manajemen, menyusun rencana kegiatan memang diperlukan untuk menghindari penyimpangan dalam pelaksanaan di lapangan. Dengan adanya perencanaan diharapkan dapat meminimalkan kesalahan maupun kegagalan untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui proses perencanaan teknologi informasi pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Dalam tugas akhir ini penulis menggunakan metode penelitian kepustakaan dan metode lapangan yaitu observasi dan wawancara. Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif. Hasil penelitian menyatakan bahwa proses perencanaan teknologi informasi pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan sangat baik. Rencana yang digunakan untuk pengembangan teknologi informasi adalah rencana strategis dan rencana jangka panjang 1 sampai 5 tahun seperti Information Technology Master Plan (ITSP) dan rencana operasional seperti program kerja dan anggaran.
Kata kunci: Proses, Perencanaan, Teknologi Informasi
ABSTRACT
Planning is the first function that is fundamental in the management process, it is necessary to plan activities to avoid irregularities in the implementation in the field. With the plan expected to minimize errors and failure to achieve organizational goals. The purpose of this study to determine the planning process of information technology at PTPN III (Persero) field. In this thesis the writer uses library research methods and field methods including field observations and interviews. Types of data sources used are primary data and secondary data. The data analysis technique used is descriptive analysis techniques. The study states that the planning process of information technology at PT PTPN III (Persero) field is very good. Plans are used for the development of information technology is a strategic plan and long-term plans of 1 to 5 years as Information Technology Master Plan (ITSP) and operational plans such as work programs and budgets.
Keywords: Process, Planning, Information Technology
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR....................................................................................... i ABSTRAK..................................................................................................... iii ABSTRACT .................................................................................................. iv DAFTAR ISI ................................................................................................... v DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... vii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul .................................................. 1 1.2 Rumusan Masalah....................................................................... 2 1.3 Tujuan Penulisan ......................................................................... 2 1.4 Manfaat Penulisan ....................................................................... 2 1.5 Sistematika Penulisan ................................................................. 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perencanaan ............................................................. 4 2.2 Jenis-jenis Rencana .................................................................... 5 2.3 Tahap Dasar Perencanaan ......................................................... 9 2.4 Keuntungan dan Kerugian Perencanaan................................... 11 2.4.1 Keuntungan Perencanaan ............................................... 11 2.4.2 Kerugian Perencanaan .................................................... 12 2.5 Kriteria Penilaian Efektivitas Rencana ....................................... 13 2.6 Pengertian Teknologi Informasi ................................................. 14 2.7 Keuntungan Penerapan Teknologi Informasi ............................ 14 BAB 3 METODE PENGUMPULAN DATA 3.1 Cara Pengumpulan Data ........................................................... 16 3.2 Jenis Sumber Data .................................................................... 17 3.3 Teknik Analisa Data................................................................... 17 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum PTPN III Medan............................................ 18 4.1.1 Sejarah Berdirinya............................................................ 18 4.1.2 Visi, Misi dan Tata Nilai Perusahaan................................ 19 4.1.3 Makna Logo Perusahaan ................................................. 20 4.1.4 Struktur Organisasi .......................................................... 22 4.2 Perencanaan Teknologi Informasi pada PTPN III (Persero) Medan
23
4.2.1 Jenis Perencanaan yang digunakan ................................ 23 4.2.2 Tahap Perencanaan TI .................................................... 25 4.2.3 Keuntungan dan Kerugian Perencanaan ......................... 30 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ................................................................................... 31 5.2 Saran ......................................................................................... 32 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 33 LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 1: Logo PTPN III .......................................................................... 20 Gambar 2: Prosedur Penyusunan IT Strategic Plan............................... 27 Gambar 3: Prosedur Pembaharuan IT Strategic Plan ............................ 29
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Menyusun rencana kegiatan memang mutlak diperlukan untuk menghindari penyimpangan dalam pelaksanaan di lapangan.
Sebelum manajer dapat
mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus membuat rencanarencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Perencanaan merupakan fungsi
pertama
implementasi
yang
fundamental
fungsi-fungsi
lainnya
dalam banyak
proses
manajemen.
bergantung
pada
Lancarnya
perencanaan.
Perencanaan dapat memaksimumkan efektivitas keseluruhan usaha sebagai suatu sistem sesuai dengan tujuan. Fungsi perencanaan antara lain untuk menetapkan arah dan strategi untuk menentukan titik awal kegiatan, untuk membimbing, untuk memperoleh ukuran yang dapat digunakan pengawasan, untuk mencegah dan mengurangi pemborosan waktu. Perencanaan sangat penting untuk meminimalkan kesalahan maupun kegagalan untuk mencapai tujuan organisasi. Banyak organisasi yang menerapkan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Teknologi informasi diterapkan untuk pengelolaan informasi yang dewasa ini menjadi salah satu bagian penting karena meningkatnya kompleksitas dari tugas manajemen. Saat ini kita berada pada era informasi, di mana informasi memegang peranan penting dalam aspek kehidupan.
Siapa yang menguasai informasi maka akan
memiliki peluang lebih dibandingkan yang tidak memiliki. Pemanfaatan teknologi informasi yang optimal dapat memberikan ide yang inovatif untuk pengembangan. Perencanaan Teknologi Informasi sangat diperlukan
agar pencapaian tujuan organisasi lebih optimal, maka dari itu sangat penting memahami dasar-dasar perencanaan.
Hal inilah yang menjadi latar belakang
penulis memilih judul “Proses Perencanaan Teknologi Informasi pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan”.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang pemilihan judul diatas, rumusan masalah pada Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana proses perencanaan teknologi informasi di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.”
1.3 Tujuan Penulisan Ada pun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui proses perencanaan teknologi informasi pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan.
1.4 Manfaat Penulisan Ada pun manfaat yang diharapkan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Untuk menambah wawasan penulis mengenai proses perencanaan teknologi informasi di PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. 2. Memberi masukan kepada perusahaan setelah mengadakan pengamatan dalam hal perencanaan teknologi informasi. 3. Sebagai referensi bagi mahasiswa untuk memperoleh pengetahuan dalam bidang perencanaan. 1.5 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan penjelasan ringkas mengenai isi Tugas Akhir ini secara keseluruhan, sistematika penulisan Tugas Akhir dibuat sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bagian ini berisi tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Pada bagian ini berisi tentang uraian teoritis mengenai pengertian perencanaan, jenis-jenis rencana, tahap dasar perencanaan, keuntungan dan kerugian perencanaan, kriteria penilaian efektivitas rencana, pengertian teknologi informasi, keuntungan penerapan teknologi informasi. BAB 3 METODE PENELITIAN Pada bagian ini berisi tentang cara pengumpulan data, jenis sumber data dan teknik analisa data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bagian ini berisi tentang gambaran umum perusahaan dan uraian hasil kajian dan pembahasan terhadap masalah yang diangkat sebagai judul. Membandingkan teori di dalam tinjauan pustaka dengan data yang diperoleh di lapangan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bagian ini merupakan penutup dari keseluruhan bab yang ada dalam Tugas Akhir ini, yang berisikan simpulan dan saran dari hasil kajian dan pembahasan sehubungan dengan judul dan proses permasalahan.
