PROSEDUR PENANGANAN SURAT KELUAR PADA PT PLN (PERSERO) P3B SUMATERA UPB SUMBAGUT TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh ATIKA CINDY SIMANJUNTAK NIM 1205092120
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah melimpahkan ramhat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini serta dapat menyelesaikannya tepat waktu dan tanpa adanya halangan yang berarti. Laporan Tugas Akhir ini disusun berdasarkan apa yang telah penulis lakukan pada saat di perusahaan tempat dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan yakni pada PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut yang beralamat di jalan K.L Yos Sudarso Lorong XII No. 6 Medan. Laporan Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat wajib yang harus dilakukan oleh mahasiswa dalam Program Studi Administrasi Bisnis untuk menuntaskan pendidikan Diploma 3. Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, oleh sebab itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direkutur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si., Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Rismawati, S.E, M.Si. Dosen Pembimbing 1. 6. Drs. Martolop Sinambela, M.Hum, Dosen Pembimbing 2.
i
7. Seluruh staf pengajar dan pegawai Politeknik Negeri Medan Jurusan Administrasi Niaga yang telah mengajar dan memberikan ilmu kepada penulis selama perkuliahan berlangsung. 8. Seluruh staf dan pegawai PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut terkhusus Bapak Solihin, Ibu Zus Eka Putri dan Ibu Evi yang telah banyak memberi pelajaran, bimbingan baik secara langsung maupun tidak langsung. 9. Orangtua penulis Adiana Simorangkir dan kakak penulis Dini Pratiwi Simanjuntak dan adik penulis Bella Wulandari Simanjuntak
yang telah
memberikan bimbingan, arahan, dan dukungan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan. 10. Sahabat-sahabat penulis Vitry, Angel, Jeremi, Ricky, Debora, Yunisa, Manuel, Alex, Mitra, Nia, Widya dan Ilham. Penulis mengucapkan terima kasih atas semangat yang diberikan kepada penulis. Penulis tidaklah sempurna, apabila nantinya terdapat kekeliruan dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis sangat mengharapkan kritik dan sarannya. Akhir kata semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan banyak manfaat bagi kita semua. Medan, Penulis
Agustus 2015
ATIKA CINDY SIMANJUNTAK NIM 1205092120
ii
ABSTRAK Surat adalah alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi, pernyataan, atau pesan penting dari salah satu pihak kepada pihak lain baik pribadi maupun atas nama organisasi. Jika surat ditangani dengan tidak baik maka akan mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan. Oleh karena itu, dibutuhkan prosedur penangan surat keluar untuk mengelola surat-surat agar tidak menimbulkan suatu keterlambatan, kemacetan dan kegagalan dalam mencapai tujuan surat. Hal inilah yang menjadi latar belakang pemilihan judul Prosedur Penanganan Surat Keluar pada PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut. Pengumpulan data diperoleh melalui metode penelitian studi pustaka dan studi lapangan (obsevasi dan wawancara). Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan sekunder sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif. Prosedur penanganan surat keluar pada PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut dimulai dari pembuatan konsep surat, pengetikan surat, penyuntingan surat, penandatangan surat, penomoran surat, pelipatan dan penyampulan surat, pembubuhan alamat, pencatatan surat, dan pengiriman surat. Surat diketik dengan menggunakan bentuk surat resmi Indonesia lama dan surat dicatat dalam buku ekpedisi surat keluar. Secara umum prosedur penanganan surat keluar sudah berjalan dengan baik, kelancaran informasi dalam mencapai tujuan organisasi secara lebih luas dapat tercapai dengan efektif dan efisien. Kata kunci: Surat, Surat Keluar, Penanganan
iii
ABSTRACT
Letter is one of written communication that used to send some information, statements, or some important messages from a section to section it does not only prefer to general but also individual. If the letter isn’t handled properly it will failed to reach purpose. Therefore, need procedure for handling outgoing letter to manage the letters so as not to cause a delay, congestion and failed to reach porpuse. It became the background of the choosing the title “Outgoing Procedure letter handling at PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut”. The data was taken by using the methods of research and methods of field (observation and interview). The kinds of data resources are primary data and secondary data and the descriptive analysis was used in this research. Outgoing procedure letter handling at PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut start from making concept, letter typing, letter editing, letter signing, letter numbering, folding and envloping letter,create address, letter recording, letter saving and letter delivering. Letter typing with official style and recorded in book expedition outgoing letter. Generally, the management of outgoing procedure letter had already well, because of the continuity of the information to reach the purposes of organization can achieved with effective and efficient. Keywords: Letter, Outgoing Letter, Handling
iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR .................................................................................... i ABSTRAK . .................................................................................................. ii ABSTRACT.................................................................................................. iii DAFTAR ISI ................................................................................................. iv DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... vii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul.................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah ........................................................................ 3 1.3 Tujuan Penulisan .......................................................................... 3 1.4 Manfaat Penulisan ........................................................................ 3 1.5 Sistematika Penulisan ................................................................... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Prosedur ..................................................................... 6 2.2 Pengertian Surat ........................................................................... 6 2.3 Fungsi Surat dan Tujuan Surat ..................................................... 7 2.4 Jenis-jenis Surat ........................................................................... 8 2.5 Bagian-bagian Surat ..................................................................... 10 2.6 Bentuk dan Bagan Surat ............................................................... 12 2.7 Prosedur Penanganan Surat Keluar ............................................. 14
v
BAB 3 METODE PENELITIAN 3.1 Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 19 3.2 Jenis dan Sumber Data ................................................................ 20 3.3 Teknik Analisis Data ..................................................................... 21 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut ............................................................................. 22 4.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan .............................................. 23 4.1.2 Visi dan Misi Perusahaan.................................................... 24 4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan ......................................... 25 4.1.4 Logo PT PLN (Persero) dan Artinya ................................... 28 4.2 Prosedur Penanganan Surat Keluar Pada PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut ............................................................. 30 4.3 Analisis dan Evaluasi .................................................................... 36 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ...................................................................................... 42 5.2 Saran ............................................................................................ 43 DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 44 LAMPIRAN
vi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1: Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style) Lampiran 2: Bentuk Lurus Penuh (Block Style) Lampiran 3: Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style) Lampiran 4: Bentuk Lurus Lekuk (Indented Style) Lampiran 5: Bentuk Surat Menggantung (Hangging Paragraph Style) Lampiran 6: Bentuk Surat Resmi Indonesia Lama Lampiran 7: Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru Lampiran 8: Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru menurut Depdiknas Lampiran 9: Struktur Organisasi PT PLN (Persero) P3BS UPB Sumbagut Lampiran 10: Surat PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut Lampiran 11: Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Lampiran 12: Kode Masalah PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut Lampiran 13: Daftar Pertanyaan Wawancara Lampiran 14: Kartu Bimbingan Dosen Pembimbing 1 Lampiran 15: Kartu Bimbingan Dosen Pembimbing 2
vii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Perusahaan merupakan tempat bekerja yang di dalamnya terdapat unsur pekerja, pekerjaan dan terdapat bagian-bagian atau departemen pekerjaan. Setiap
departemen
memiliki
pegawai
tanggungjawabnya masing-masing.
yang
memiliki
tugas
dan
Setiap pegawai dalam melaksanakan
pekerjaannya harus dapat bekerja sama dengan pegawai lain.
Untuk
mengadakan kerjasama harus ada hubungan komunikasi yang baik untuk mendapatkan atau memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan dan kepegawaian baik informasi dari dalam lingkungan perusahaan ataupun dari luar perusahaan dengan menggunakan fasilitas yang ada. Komunikasi dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Komunikasi secara langsung yaitu dengan bertatap muka jika komunikasi dilakukan masih dalam satu perusahaan dan komunikasi tidak langsung yaitu dengan melalui telepon dan surat. Menelepon dan mengirim surat adalah hal yang lebih efektif. Tetapi untuk memberikan informasi yang formal, sah dan informasi yang dapat menjadi bahan bukti adalah dengan mengirim surat. Surat adalah sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis kepada pihak lain dan menghubungkan perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain.
Surat juga merupakan urat nadi dari suatu perusahaan, apabila
kegiatan surat menyurat hilang atau berhenti berarti perusahaan tersebut juga ikut berhenti.
Surat berisi informasi berupa pemberitahuan, pernyataan,
1
2 pertanyaan, permintaan, laporan dan sebagainya. Maka, dibutuhkan prosedur penangan surat keluar untuk mengelola surat-surat agar tidak menimbulkan suatu keterlambatan, kemacetan dan kegagalan dalam mencapai tujuan surat. Dalam mewujudkan kelancaran surat keluar dapat dilakukan dengan cara membuat suatu prosedur penanganan surat.
Prosedur penanganan surat
keluar ini bertujuan untuk mempermudah dan memperlancar kegiatan suratmenyurat.
Prosedur penanganan surat keluar pada setiap perusahaan
berbeda-beda sesuai dengan kenyamanan perusahaan dan yang telah disepakati oleh perusahaan.
Prosedur penanganan surat keluar terdiri atas
tahapan-tahapan yang berkesinambungan, apabila ada tahap yang terlewatkan maka akan terjadi kegagalan prosedur.
Dalam proses surat-menyurat juga
dibutuhkan koordinasi yang baik agar mendapatkan hasil yang memuaskan. Disetiap perusahaan pemerintah atau perusahaan swasta, surat adalah alat komunikasi yang paling banyak digunakan. Semakin banyak perusahaan satu berkerjasama dengan perusahaan yang lain maka semakin banyak pula penggunaan surat.
Dalam perusahaan kecil, surat-menyurat dilakukan oleh
seorang karyawan dengan merangkap tugas lain. Perusahaan besar, kegiatan surat-menyurat
dipusatkan
Administrasi dan Umum.
pada
satu
bagian
atau
departemen
yaitu
Administrasi dan Umum merupakan sentral
pengurusan surat mulai dari pengkonsepan surat, pengetikan surat dan pengiriman surat. Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan perusahaan. Oleh karena itu kegiatan surat-menyurat harus dilakukan dengan baik agar tujuan yang telah ditetapkan dapat terwujud. Begitu pula dengan PT PLN (Persero)
3 P3B Sumatera UPB Sumbagut. Kegiatan surat-menyurat di PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut dipusatkan pada departemen Administrasi dan Umum untuk mempermudah pengawasan dan pengolahan surat. Berdasarkan alasan tersebut maka penulis menyusun Tugas Akhir mengenai Prosedur Penanganan Surat Keluar Pada PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan penetapan judul Tugas Akhir tersebut di atas, dapatlah dirumuskan masalah sebagai dasar penulisan selanjutnya yaitu, “Bagaimana Prosedur Penanganan Surat Keluar Pada PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut?” 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini untuk mengetahui bagaimana prosedur penanganan surat keluar pada PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut. 1.4 Manfaat Penulisan Adapun manfaat dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk memenuhi salah satu syarat dinyatakan lulus dari Program Pendidikan D3 Jurusan Administrasi Niaga, Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 2. Sebagai dokumentasi atau sebagai daftar pustaka bagi pihak yang ingin mempelajari dan mengetahui prosedur penanganan surat keluar. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Untuk memberikan penjelasan ringkas mengenai isi Tugas Akhir ini secara keseluruhan, sistematika penulisan Tugas Akhir dibuat sebagai berikut:
4 BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini bersifat tujuan uraian teoritis mengenai pengertian surat, fungsi surat, jenis-jenis surat, bentuk-bentuk surat, bagian-bagian surat, penanganan surat keluar yang dimulai dari, pembuatan konsep surat, pengetikan
surat,
penyuntingan
surat,
penomoran
surat,
penandatanganan surat, pelipatan dan penyampulan surat, penulisan alamat tujuan surat, pencatatan surat, pengiriman dan pengarsipan surat. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini berisi tentang cara pengumpulan data, jenis sumber data dan teknik analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang gambaran umum perusahaan dan struktur organisasi perusahaan.
Penulis juga menguraikan hasil kajian dan
pembahasan
masalah
terhadap
yang
diangkat
sebagai
judul
membandingkan teori di dalam tinjauan pustaka dengan data yang diperoleh di lapangan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan penutup dari keseluruhan bab yang ada dalam Tugas Akhir ini, yang berisikan simpulan dan saran dari hasil kajian dan pembahasan sehubungan dengan judul dan proses permasalahan yang dibahas sehingga dari hal tersebut bisa diambil manfaatnya oleh orang-
5 orang yang membutuhkan terutama pihak PT PLN (Persero) P3B Sumatera UPB Sumbagut.
