PROSES PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DEPARTEMEN SARANA DAN UMUM PT PUPUK SRIWIDJAJA PALEMBANG
LAPORAN AKHIR
Dibuat Untuk Memenuhi Persyaratan Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya
Oleh: DEMOKRASI 0611 3060 0508
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS 2014
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“Anak cowok harus mempunyai tekat dan keberanian untuk mencoba sesuatu hal yang baik bagi dirinya dan orang lain” (Maulana Lubay S.H.)
“Segala sesuatu jika kita melakukan dengan usaha dan berdoa akan membuahkan hasil yang baik dan bermanfaat untuk kita” (Penulis)
“Jika sesuatu ditakdirkan untukmu, sampai kapanpun tidak akan pernah menjadi milik orang lain ” (Penulis)
PERSEMBAHAN: Ayahanda dan Ibunda Tersayang Kakakku Alm. Revolusi Maulana Lubay Family’s Triaditia Anggraeni Teman-teman seperjuanganku kelas 6 NC Teman-teman HMMP Borang Squad Safariansyah Big Fams Almamaterku
Kata Pengantar
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadiran Allah SWT karena Laporan Akhir yang berjudul “Proses Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang” dapat penulis selesaikan berkat rahmat dan nikmat yang telah diberikan-Nya. Penulisan laporan akhir ini dapat diselesaikan berkat berbagai dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan akhir ini, oleh karena itu kritik dan saran akan penulis terima dengan senang hati demi pembelajaran di masa yang akan datang.
Palembang,
Penulis
Juni 2014
UCAPAN TERIMA KASIH Alhamdulillahirobbil’alamin, penulis panjatkan puji dan syukur atas kehadiran Allah SWT, karna atas berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir ini tepat pada waktunya. Adapun terwujudnya Laporan ini adalah berkat bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak yang tak ternilai harganya. Untuk itu penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bapak R.D. Kusumanto, S.T., M.M. selaku Direktur Politeknik Negeri Sriwijaya. 2. Bapak
Hendra Sastrawinata, S.E., M.M.
selaku Ketua Jurusan
Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya. 3. Bapak Heri Setiawan, S.E., M.M. selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya 4. Bapak Markoni Badri, S.E., M.B.A. selaku dosen Pembimbing I yang telah memberikan saran, petunjuk, dan bimbingannya dalam penulisan laporan akhir ini. 5. Ibu Gst Ayu Oka Windarti, S.E., M.M. selaku dosen Pembimbing II yang telah
memberikan
bimbingannya,
saran,
dan
petunjuk
dalam
menyelesaikan laporan akhir ini. 6. Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya yang telah memberikan ilmu yang sangat berguna bagi penulis. 7. Kedua orang tua saya yang tercinta, yang telah senantiasa memberikan dukungan baik moril ataupun materil dan selalu mendoakan saya sehingga dapat menyelesaikan laporan akhir ini. 8. Bapak dan Ibu Karyawan pada Departemn Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang yang telah memberikan petunjuk dan waktu dalam melakukan Pengambilan data ataupun Wawancara. 9. Sahabat-sahabat Kelas 6 NC yang telah berjuang bersama dan memberikan semangat bantuan dalam menyelesaikan laporan akhir ini.
10. Teman-teman seperjuangan ku di bangku kuliah HMMP terima kasih atas memberikan semangat dan membantu dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini. 11. Kepada Tri Aditia Anggraeni yang tak henti-hentinya memberikan semangat dalam menyelesaikan laporan akhir ini. 12. Teman Seperjuangan Borang Squad Datok, Kurnia, Iyos, Pepew, Bewok, Niku, Kuku, Raka, Acup, Yosep, Aldi atas memberikan semangat dalam penyelesaian Laporan Akhir ini. 13. Safariansyah Big Fams Ajik, Rendi, Agus, Adil, Reki, Tamik, Ismi, Puput Atas memberikan semangat dalam proses penyelesaian Alporan Akhir ini. 14. Seluruh pihak yang mendukung dan
membantu penulis dalam
penyelesaian laporan akhir ini. Semoga dukungan dan bantuan dari semua pihak akan mendapatkan ridho dari Allah SWT. Penulis berharap semogra Laporan Akhir ini dapat bermanfaat dan digunakan sebaik-baiknya.
Palembang,
Penulis
Juni 2014
ABSTRAK
Tujuan penulisan laporan akhir ini adalah untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam Proses Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja. Data diperoleh dengan cara wawancara langsung kepada narasumber mengenai data-data dalam Proses Penanganan Surat masuk dan surat keluar. Analisis data menggunakan analisis data kualitatif. Kesimpulan penelitian bahwa proses penanganan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan oleh TU Manajer kurang disiplin dalam melakukan pencatatan surat sehingga mengakibatkan saat surat dibutuhkan kembali sulit untuk ditemukan dan belum menggunakan slip pengedaran dalam pendistribusian surat masuk yang dapat menghambat kegiatan dalam menangani surat tersebut. Maka penulis memberikan saran kepada Departemen sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja sebaiknya TU manajer lebih disiplin dalam melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar, dan dalam pendistribusian surat masuk sebaiknya menggunakan Slip Pengedaran.
Kata Pengantar
Puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadiran Allah SWT karena Laporan Akhir yang berjudul “Proses Penanganan surat masuk dan surat keluar pada Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang” dapat penulis selesaikan berkat rahmat dan nikmat yang telah diberikan-Nya. Penulisan laporan akhir ini dapat diselesaikan berkat berbagai dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Penulis berharap laporan ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan akhir ini, oleh karena itu kritik dan saran akan penulis terima dengan senang hati demi pembelajaran di masa yang akan datang.
Palembang,
Penulis
Juni 2014
DAFTAR ISI Halaman COVER LAPORAN AKHIR ................................................................................ i HALAMAN JUDUL .............................................................................................. ii HALAMAN PERSETUJUAN PENGESAHAN .................................................. iii MOTTO DAN PERSEMBAHAN ......................................................................... iv KATA PENGANTAR ............................................................................................ v UCAPAN TERIMA KASIH ................................................................................. vi ABSTRAK .............................................................................................................. viii DAFTAR ISI ........................................................................................................... ix DAFTAR TABEL .................................................................................................. xi DAFTAR GAMBAR ............................................................................................... xii DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xiii BAB I
BAB II
BAB III
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ........................................ 1.2 Perumusan Masalah ............................................................ 1.3 Ruang Lingkup Pembahasan .............................................. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian .......................................... 1.4.1 Tujuan Penelitian ...................................................... 1.4.2 Manfaat Penelitian .................................................... 1.5 Metodologi Penelitian ........................................................ 1.5.1 Metode Pengumpulan Data ....................................... 1.5.2 Jenis-jenis Data ........................................................ 1.5.3 Analisis Data ............................................................. 1.6 Sistematika Penulisan ...........................................................
1 3 3 3 3 4 4 4 5 6 7
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Surat ................................................................. 2.2 Fungsi Surat ........................................................................ 2.3 Jenis-jenis ........................................................................... 2.4 Prosedur Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar .......... 2.4.1 Prosedur Penanganan Surat Masuk ............................ 2.4.2 Prosedur Penanganan Surat Keluar ........................... 2.5 Faktor Penunjang..................................................................
9 9 10 12 12 18 20
KEADAAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah PT Pupuk Sriwidjaja Palembang ........................... 3.1.1 Latar Belakang Pendirian PT Pupuk Sriwidjaja Palembang ................................................................... 3.1.2 Sejarah Nama Perusahaan PT Pusri Sriwidjaja Palembang ................................................................... 3.1.3 Bentuk dan Kepemilikan Perusahaan PT Pusri Sriwidjaja Palembang ................................................. 3.1.4 Manajemen PT Pupuk Sriwidjaja ...............................
21 22 23 24 25
3.2 3.3 3.4
BAB IV
BAB V
ANALISIS DATA 4.1 Proses dan Hambatan Dalam Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang ......................................................... 4.1.1 Proses dan Hambatan Penanganan Surat Masuk ....... 4.1.2 Proses dan Hambatan Penanganan Surat Keluar ...... 4.2 Usaha-usaha Mengatasi Hambatan Dalam Proses Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Departmen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang .......................................................................... 4.2.1 Usaha Mengatasi Hambatan dalam Penanganan Surat Masuk ................................................................ 4.2.2 Usaha Mengatasi Hambatan dalam Penanganan Surat Keluar ................................................................ KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ......................................................................... 5.2 Saran ...................................................................................
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
Visi dan Misi Perusahaan ................................................... Struktur Organisai Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang ....................................... Proses Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Departemen Sarana dan Umum .........................................
26 27 29
30 30 33
35 36 39 42 43
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Contoh Buku Agenda ............................................................................. 14 Tabel 4.1 Buku Agenda Surat Masuk Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja................................................................................ 31 Tabel 4.2 Buku Agenda Surat Keluar Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja................................................................................ 34
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kartu Kendali ....................................................................................... 14 Gambar 2.2 Lembar Disposisi.................................................................................. 16 Gambar 2.3 Slip Pengedaran .................................................................................... 17 Gambar 3.1 Struktur Departemen Sarana dan Umum PT Pupuk Sriwidjaja Palembang ............................................................................................ 27 Gambar 3.2 Alur Penanganan Surat Masuk ............................................................. 29 Gambar 3.3 Penanganan Surat Keluar ..................................................................... 30
DAFTAR LAMPIRAN
Surat Permohonan Pengantar Pengambilan Data Surat Izin Pengambilan Data Lembar Kesepakatan Pembimbing 1 (Satu) Lembar Kesepakatan Pembimbing 2 (Dua) Lembar Konsultasi Bimbingan Pembimbing 1 (Satu) Lembar Konsultasi Bimbingan Pembimbing 2 (Dua) Lembar Kunjungan Perusahaan Contoh Surat Masuk dan Keluar Departemen Sarana dan Umum Daftar Wawancara
