PENANGANAN KEARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA POLITEKNIK DARUSSALAM PALEMBANG
LAPORAN AKHIR
Disusun untuk memenuhi syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya
Oleh:
Dina Octaria 061330600487
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS 2015/2016
Motto “Ketahuilah, bahwa sesungguhnya kehidupan dunia ini hanyalah permainan dan suatu yang melalaikan, perhiasan dan bermegah-megah antara kamu serta berbangga-banggaan tentang banyaknya harta dan anak, seperti hujan yang tanam-tanamannya mengagumkan para petani; kemudian tanaman itu menjadi kering dan kamu lihat warnanya kuning kemudian menjadi hancur. Dan di akhirat (nanti) ada azab yang keras dan ampunan dari Allah serta keridhaanNya. Dan kehidupan dunia ini tidak lain hanyalah kesenangan yang menipu”. (Q.S. Al-Hadiid:20) “Hai orang-orang mukmin, jika kamu menolong agama Allah, niscaya Allah akan menolongmu dan meninggikan kedudukanmu“ (Q.S. Muhammad:7)
“Menuntut Ilmu bukanlah segala-galanya” “Namun segala-galanya berasal dari menuntut ilmu” (Penulis) “Karena menuntut ilmu wajib bagi setiap muslim” (H.R. Bukhari & Muslim)
Kami Persembahkan untuk: Kedua orang tua kami tercinta Saudara kami tersayang Sahabat dan teman seperjuangan Almamater yang kami banggakan Para penerus perjuangan yang belum kami kenal sebelumnya
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT, karena dengan pertolongnya baik itu hidayah dan rahmatnya penulis dapat menyelesaikan Laporan ini, dan tak lupa shalawat dan salam penulis panjatkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa kita kepada Zaman yang terang benderang. Laporan Akhir ini penulis ajukan selain untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya, juga untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem yang diterapkan pada kantor ini belum berjalan dengan baik sehingga menghambat informasi yang dibutuhkan karyawan. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa salam penulisan laporan ini masih terdapat kekurangan, hal ini dikarenakan keterbatasan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis. Oleh karena itu segala kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun sangat diharapkan demi kesempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini ini bermanfaat bagi pembaca terutama bagi mahasiswa/I jurusan Administrasi Bisnis. Kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungannya, penulis sangat berterima kasih dan semoga diberkati Allah SWT. Akhir kata, semoga laporan akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Palembang,
Penulis
Juli 20116
UCAPAN TERIMA KASIH Syukur Alhamdulilah, akhirnya penulis menyelesaikan Laporan Akhir yang
berjudul “Penanganan Kearsipan surat masuk dan surat keluar pada
Politeknik Darussalam Palembang"yang dibuat sebagai syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Politeknik Negeri Sriwijaya. Lamanya pengerjaan Laporan Akhir ini yaitu selama lima bulan, menjadikan pengalaman tersendiri yang berharga bagi penulis. Dalam penyusunan Laporan Akhir ini , penulis banyak mendapat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak berupa bimibingan, saran, petunjuk, maupun materi. Maka
pada kesempatan ini penulis mengucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Dr.Ing.Ahmad Taqwa, M.T., selaku direktur Politeknik Negeri Sriwjaya Palembang. 2. Bapak
A.Jalaludin
Sayuti,S.E.MhumRES.
selaku
Ketua
Jurusan
Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang. 3. Bapak Divianto,S.E.,M.M. selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya Palembang. 4. Ibu Rini,S.E.,MAB. selaku Dosen Pembimbing I atas segala kesabaranya serta kesedianya dalam memberikan masukan, saran dan kritik dalam penyelesaian Laporan Akhir ini. 5. Ibu Hanifati Intan,S.E., M.M. selaku dosen Pembimbing II yang telah membantu dan membimbing dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini. 6. Bapak dan Ibu dosen Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya yang telah mendidik, membimbing dan mengarahkan penulis selama kurang lebih tiga tahun. 7.
Seluruh Staf Jurusan Administrasi Bisnis.
8. Ibu Sri Porwani, S.E.,M.Si
selaku direktur Politeknik Darussalam
Palembang. 9. Mbak Desi Rovita, Selaku Adminitrasi Politeknik Darusssalam Palembang yang memberikan dan berharga dan menyediakan dan data yang diperlukan dalam Laporan Akhir ini.
10. Keluargaku, Bapak,Ibu kakak,adek yang tersayang yang telah memberikan semangat,dorongan, serta kasih sayang yang tidak dapat penulis balas sampai kapanpun. 11. Seluruh teman seperjuangan Jurusan Administrasi Bisnis terkhusus kelas 6NB 12. Untuk Almamaterku POLSRI. Sekian kiranya ucapan terima kasih ini penulis sampaikan kepad orang-orang yang terjasa dalam membantu terselesaikan penulisan Laporan Akhir ini. Apabila ada
keritik maupun saran yang bersifat
membangun sangat penulis harapkan,
Palembang, Penulis
Juli 2016
ABTRACT
Laporan Akhir ini berjudul “Penanganan Kearsipan surat masuk dan surat keluar pada Politeknik Darussalam Palembang” yang berlokasi di Jl. Basuki Rahmat. Bertujuan untuk menjelaskan Penanganan kearsipan surat masuk dan surat keluar pada Politeknik Darussalam Palembang. Untuk mewujudkan tujuan penulis mengunakan Metode Kualitatif dan Metode Kuantitatif. Data dianalisis mengunakan
mengenai isu-isu di atas dikumpulkan melalui observasi dan
wawancara. Setelah data dikumpulkan dan dianalisis, ditemukan keluar perusahaan Tujuan dari tugas yang hanya digunakan sistem pengarsipan subjek. Hal ini menyebabkan karyawan mendapat kesulitan dan mengambil banyak waktu untuk menemukan arsip yang mereka butuhkan. waktu 5 sampai 18 menit, bahwa perusahaan tidak memiliki bentuk pinjaman dalam memberikan arsip dan sistem ini tidak didukung oleh alat arsip. Penulis menyarankan bahwa perusahaan menggunakan kombinasi dari sistem subjek pengajuan dan sistem pengarsipan kronologis setelah perusahaan yang perlu daftar klasifikasi yang dibuat pada setiap unit kerja sehingga akan membuat temuan arsip lebih mudah.perusahaan harus menggunakan bentuk pinjaman dalam memberikan keluar arsip dan untuk menyediakan sistem pengarsipan beberapa alat seperti kartu indeks, filing cabinet, dan
map
Kata Kunci: Sistem arsip pengarsipan, bentuk pinjaman, dan alat-alat arsip.
ordner
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL .................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN ...................................................................... ii MOTO DAN PERSEMBAHAN ................................................................... iii KATA PENGANTAR .................................................................................... iv UCAPAN TERIMA KASIH ......................................................................... vi ABSTRACT .................................................................................................... vii DAFTAR ISI ................................................................................................... viii DAFTAR TABEL .......................................................................................... x DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xi DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul .................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 3 1.3 Ruang Lingkup dan Pembahasan ………………….……………. 3 1.4 Tujuan dan Manfaat ………...………………………………….. 4 1.4.1
Tujuan ......................................................................... 4
1.4.2
Manfaat ....................................................................... 4
1.5 Metodelogi Penelitian .................................................................... 4 1.5.1
Ruang Lingkup Penelitian ............................................ 4
1.5.2
Jenis dan Sumber Data ................................................. 5
1.5.3
Metode Pengumpulan Data .......................................... 6
1.5.4
Analisa Data ................................................................ 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Kearsipan ................................................................ 8
2.2 Tujuan, Fungsi dan Peranan Kearsipan ...................................... 9 2.3 Prosedur Penanganan Surat masuk dan Surat keluar ................. 13 2.3.1 Penanganan Surat Masuk .................................................. 13 2.3.2 Penanganan Surat Keluar .................................................. 15 2.4 Perlengkapan Penyimpanan Arsip ............................................ 18 2.5 Waktu Penemuan Arsip ............................................................ 21 2.6 Syarat- syarat Petugas Kearsipan .............................................. 23 2.7 Sistem Penataan Arsip (Filing Cabinet) .................................... 24 2.8 Prosedur Penyimpanan Arsip .................................................... 26
BAB III KEADAAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan ....................................................... 29 3.2 Visi, Misi, dan Moto Perusahaan ............................................... 31 3.3 Struktur Organisasi..................................................................... 32 3.3.1 Pembagian Tugas dan Wewenang .......................................... 37 3.4.1 Sistem Penyimpanan Arsip yang digunakan Politeknik Darusssalam Palembang ......................................................... 46 3.4.2 Penemuan Kembali Arsip ....................................................... 48
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Sistem Penyimpanan Arsip ....................................................... 55 4.2 Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip ...................... 66
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ................................................................................ 70
5.2 Saran ........................................................................................... 71
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1 Foldet atau map ........................................................................... 18 Gambar 2.2 Filing Cabinet .............................................................................. 19 Gambar 2.3 Map Ordner .................................................................................. 19 Gambar 2.4 Guide ........................................................................................... 20 Gambar 2.5 Lemari Arsip ................................................................................ 20 Gambar 2.6 Kartu Indeks ............................................................................... 21 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Politeknik Darussalam Palembang .............. 35 Gambar 3.2 Map Ordner .................................................................................. 51 Gambar 3.3 Filing Cabinet ............................................................................... 52 Gambar 3.4 Lemari Arsip ............................................................................... 53 Gambar 4.1 Mengindeks ................................................................................. 60 Gambar 4.2 Mengkode ..................................................................................... 61 Gambar 4.3 Penyortiran Sistem Subjek ........................................................... 62 Gambar 4.4 Filing Cabinet .............................................................................. 63 Gambar 4.5 Map Ordner ................................................................................. 64 Gambar 4.6 Kartu Indeks ............................................................................... 65 Gambar 4.7 Guide .......................................................................................... 67 Gambar 4.4 Kartu indeks ................................................................................ 68
.
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 3.1 Agenda Surat Masuk ........................................................................ 47 Tabel 3.2 Agenda Surat Keluar ....................................................................... 48 Tabel 3.3 Waktu Penemuan dibutuhkan dalam penemuan arsip pada Politeknik Darussalam Palembang .................................................................................... 49 Tabel 3.4 Jumlah Surat Masuk dan Surat Keluar pada Politeknik Darussalam Palembang ....................................................................................................... 50 Tabel 4.1 Ratio Kecermatan ............................................................................ 56 Tabel 4.2 Daftar Klasifikasi Berkode .............................................................. 58 Tabel 4.3. Agenda Surat Masuk ...................................................................... 60
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Tanda Persetujuan Laporan Akhir
Lampiran 2
Rekomendasi Ujian Laporan Akhir
Lampiran 3
Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I
Lampiran 4
Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II
Lampiran 5
Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I
Lampiran 6
Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II
Lampiran 7
Kartu Kunjungan Mahasiswa
Lampiran 8
Surat Pengantar Pengambilan Data
Lampiran 9
Surat Izin Pengambilan Data
Lampiran 10 Surat Persetujuan Pengambilan Data
