Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada MA NU 03 Sunan Katong Kaliwungu Fakhruddin Rachman A21.2009.06096 Hudhi Setiyono, S.kom D3 Manajemen Informatika| Fakultas Ilmu Komputer | Universitas Dian Nuswantoro Semarang
ABSTRAK MA NU 03 Sunan Katong merupakan sekolah umum yang berciri khas islam yang dikelola oleh Departemen Agama berdasarkan Undang – Undang Pendidikan No. 2 tahun 1982. Sekolah yang berada di Jalan Sawahjati Plantaran Kaliwungu Selatan 51372 Kendal dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar masih dilakukan secara manual baik dalam pendataan surat, penyimpanan surat dan sering terjadinya kesalahan dalam pembuatan laporan . Untuk mengatasi masalah tersebut maka diperlukan suatu sistem pengolahan data surat yang sesuai untuk mendukung kesuksesan dalam pendataan surat masuk dan surat keluar, penyimpanan surat masuk dan surat keluar, dan pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar.Sistem Informasi pengolahan surat masuk dan surat keluar pada MA NU 03 Sunan Katong didalamnya membahas tentang pengolahan surat masuk dan surat keluar. Pada sistem ini dilakukan proses penginputan surat masuk dan surat keluar, dan pembuatan laporan. Berdasarkan data diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi pengolahan surat masuk dan surat keluar yang dibangun dapat mengolah data surat sesuai dengan yang diharapkan, yaitu pengolahan data surat berupa penginputan surat masuk dan surat keluar, proses pencarian surat, pembuatan laporan surat, selain itu juga dapat mempercepat kinerja dari petugas TU. Kata Kunci : sistem informasi,surat masuk,surat keluar,pencarian surat,pengarsipan
1.
kemudian dilakukan proses pencatatan
PENDAHULUAN
data surat setelah data surat masuk
1.1 Latar Belakang Masalah Informasi di MA NU 05 Sunan
dicatat kemudian diserahkan kepada
Katong Kaliwungu Kendal kurang
Kepala
efisien karena masih menerapkan
disposisi, dalam proses disposisi juga
sistem
dilakukan proses pencatatan pada
pengarsipan
yang
Sekolah
untuk
konvensional. Arsip yang tersimpan
lembar
ada bermacam-macam, diantaranya
disposisi tercatat maka surat masuk
surat masuk umum, SK Guru, SK
dan
Diknas,
Arsip
kepada Kepala Bagian untuk ditindak
akademik dan surat keluar seperti
lanjuti, sedangkan untuk proses surat
penugasan, surat permohonan dan
keluar
lain-lain.
surat
pencatatan yang dimulai dari petugas
masuk dimulai dengan diterimanya
TU menerima perintah dari Kepala
surat
Sekolah untuk membuat surat keluar,
Arsip
Kesiswaan,
Proses
masuk
pencatatan
oleh
petugas
TU
disposisi
dilakukan
lembar
juga
setelah
disposisi
lembar
diteruskan
dilakukan
proses
Setelah surat keluar selesai dibuat
dan surat keluar pada MA NU 03
petugas TU melakukan pencatatan
Sunan Katong Kaliwungu, Sistem
data surat keluar seperti tanggal surat,
Informasi Pengarsipan Surat Masuk
nomor
dan Surat Keluar ini dibangun dengan
surat,
lampiran,
perihal,
ditujukan, alamat tujuan, isi singkat
bahasa
surat, tanggal kirim setelah proses
Visual Studio 2005 dan database SQL
pencatatan selesai surat keluar tersebut
Server 2000 .
diserahkan kepada Kepala Sekolah
1.4 Tujuan Penelitian
untuk diberi tanda tangan dan stempel.
pemrograman
Microsoft
Tujuan dari dari penelitian ini
Pengarsipan surat masuk dan keluar
adalah
dilakukan
surat(mail
handling)
yang
memanfaatkan
teknologi
informasi
secara
mengelompokan
manual
dengan
dokumen-dokumen
Menciptakan
manajemen
yang sejenis. Dengan penyimpanan
yang
manual secara mengelompok dapat
meminimalisasikan kesalahan yang
memungkinkan
dan
timbul dalam penanganan surat masuk
melakukan
dan surat keluar pada MA NU 03
menyulitkan
data
hilang
dalam
pencarian data jika suatu waktu diperlukan.
dapat
dirumuskan
permasalahan merancang
yaitu sistem
Landasan Teori
2.1 Pengertian Arsip
Berdasarkan latar belakang diatas maka
sehingga
Sunan Katong Kaliwungu. 2.
1.2 Rumusan Masalah
ada,
pokok
Bagaimana
naskah, rekaman,
adalah
buku, suara,
segala
film,
kertas
microfilm,
gambar dan peta,
dapat
bagan, atau dokumen asli yang lain
dalam
dalam segala cara penciptaan dan
melakukan pengarsipan data surat
yang dihasilkan atau diterima oleh
masuk dan surat keluar, kesulitan
suatu badan sebagai bukti atas tujuan
untuk
organisasi,
menjamin
yang
Arsip
kelancaran
menemukan
kembali/
fungsi,
kebijakan,
pencarian (searching) surat masuk
keputusan, prosedur, pekerjaan atau
ataupun surat keluar jika dibutuhkan
kegiatan pemerintah yang lain atau
pada masa yang akan datang”.
karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya. (Wursanto
1.3 Batasan Masalah Sistem yang dibangun hanya menyediakan
informasi
yang
berkaitan dengan arsip surat masuk
,1995)
•
3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Pengembangan Sistem Metodologi
yang
Diagram
digunakan
b. Perancangan Database •
dalam pengembangan sistem adalah System
Development
(SDLC)
Relationship Diagram Pembuatan Normalisasi
sistem.
Menurut
•
Pembuatan
HM,2003,
SDLC
suatu
pengembangan
bentuk
tahap
untuk
•
Pembuatan Kamus Data
dan
•
Pembuatan
utama
c. Desain Input dan Output
Tahap SDLC yang digunakan
c. Tahap Implementasi
dalam penelitian ini adalah :
a. Menerapkan sistem baru untuk
a. Tahap Analisis Sistem
mengganti sistem yang lama
Tahap – tahap dalam analisis
b. Melakukan evaluasi untuk kerja
Pengarsipan
sistem baru
Surat Masuk dan Surat Keluar Pada
c. Melakukan
MA
NU
03
Sunan
Katong
perbaikan
untuk
mengoptimalkan unjuk kerja
Kaliwungu, antara lain :
sistem baru
1. Identifikasi Masalah 2. Memahami
Desain
Database
tersebut dalam proses pengembangan.
Informasi
Struktur
Tabel
langkah – langkah di dalam tahapan
Sistem
Entity
•
Siklus
pengembangan
merupakan
Cycle
Pembuatan
hidup
atau
Jogiyanto
Life
Pembuatan Data Flow
d. Membuat
Kinerja
Sistem
dan
melengkapi
dokumentasi untuk keperluan
yang ada
perbaikan dan pengembangan,
3. Menganalisis hasil penelitian
dalam tahap ini penulis hanya
4. Membuat laporan hasil analisis.
mengusulkan saja.
b. Tahap Desain Sistem
4.
a. Membuat model Perancangan Sistem
Pembuatan
Diagram Flow
Of
Document •
4.1 Perancangan Sistem 41.1 Context Diagram
Tujuan : •
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI
Pembuatan Diagram
ini
untuk
menggambarkan secara garis besar system pertama kali dan hubungan
Context
antara sistem dengan eksternal entity atau pihak dari luar sistem.
4.2.2
Tabel relasi
Gambar 3. Tabel relasi
4.3 Desain Input Output Program 1.
Gambar 1. Context Diagram 4.1.2
Menu Utama Aplikasi
DFD Levelled 0 Proses
Gambar 4 : Menu Utama Aplikasi
5
PENUTUP
5.1 Kesimpulan Dengan adanya penelitian ini
Gambar 2. DFD Levelled 0
maka
4.2 perancangan database
penulis
dapat
mengambil
beberapa kesimpulan yaitu :
4.2.1 ERD
1. Sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dibangun dapat mengolah data surat
sesuai
dengan
yang
diharapkan yaitu pendataan surat, informasi surat dan laporan surat
Gambar 4. ERD
masuk dan surat keluar.
2. Pengarsipan surat masuk dan surat
perlu diadakannya training terlebih
keluar lebih optimal dengan adanya
dahulu dengan harapan agar dalam
sistem yang terintegrasi, segingga
pekerjaannya
waktu
terjadi
yang
diperlukan
dalam
nanti
banyak
tidak
akan
kesalahan
yang
pengolahan data surat menjadi
dilakukan dan tentunya tidak akan
lebih cepat.
menghambat pekerjaan tersebut.
3. Permasalahan yang sering terjadi dalam pengarsipan surat dapat dikurangi sehingga kendala dalam pengarsipan surat berkurang.
DAFTAR PUSTAKA 1. Arbie, 2004, “Manajemen Database dengan MYSQL” , Penerbit Andi Offset, Yogyakarta 2. Dhewiberta,
2006,
“Pemrograman Visual Basic.net 2005
5.2 Saran Dari
Hardjono,
hasil
penelitian
dan
pengamatan yang telah dilakukan
”,Penerbit Andi Offset, Yogyakarta
terdapat beberapa saran yang diusulan
3. H.M, Jogiyanto, 2003, “Analisa dan
dan dapat dijadikan sebagai bahan
Desain Sistem Informasi” , Penerbit Andi Offset, Yogyakarta
masukkan antaralain adalah : 1. Dalam
menetapkan
sistem
pengarsipan surat hendaklah benar – benar dipelajari secara mendalam karena
mengubah
sistem
lama
menuju komputerisasi memerlukan biaya
dan
waktu.
Penyesuaian
antara lingkungan pihak sekolah dengan sistem yang baru sehingga dalam
pelaksanaan
menyimpang
tidak
dari
tujuan
pengembangan sistem. 2. Memberikan
pelatihan
bagi
karyawan atau personil sehingga lebih terlatih dan terampil dalam mengoperasikan
komputer
terutama bagian administrasi, maka
4. Supriyanto, Aji, 2007, “Pengantar Teknologi Informasi” , Penerbit Gramedia,Yogyakarta
