DESAIN DAN IMPLEMENTASI APLIKASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB Kurniawan 1, Vivi Sahfitri 2, A. Mutatkin Bakti 3 Dosen Universitas Bina Darma 1,2,3 Jalan Jenderal Ahmad Yani No.3 Palembang Sur-el :
[email protected] 1,
[email protected],
[email protected]
Abstract : Archiving activity the correspondence is one of the important things that must be considered in the administrative activities in Higher Education. A lot of the stakeholders raises the number of incoming and outgoing letters associated with academic activities. A number of letters made and received administrative section of the University of Bina Darma resulted in archiving done so far by manually recording that it felt less effective and efficient again. This research aims to design and build the application of incoming and outgoing letter archiving that can be used to assist and improve performance in the administrative. Research activities will be conducted gradually starting from data collection activities to produce applications. The results of this research is the application archiving of incoming and outgoing letter as a tool in improving the efficiency, accuracy and security of archived documents and can more easily do archiving incoming mail and outgoing mail and archive search of incoming and outgoing letter. Keywords: letter, administrative, correspondence, efficiency, accuracy Abstrak : Kegiatan pengarsipan korespondensi merupakan salah satu hal penting yang harus diperhatikan dalam kegiatan administrasi di Perguruan Tinggi. Banyak pemangku kepentingan meningkatkan jumlah surat masuk dan keluar yang terkait dengan kegiatan akademik. Sejumlah surat yang dibuat dan mendapat bagian administrasi Universitas Bina Darma mengakibatkan pengarsipan dilakukan sejauh ini dengan mencatat secara manual sehingga terasa kurang efektif dan efisien lagi. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun aplikasi pengarsipan surat masuk dan keluar yang dapat digunakan untuk membantu dan meningkatkan kinerja di bidang administrasi. Kegiatan penelitian dilakukan secara bertahap dimulai dari kegiatan pengumpulan data hingga menghasilkan aplikasi. Hasil dari penelitian ini adalah aplikasi pengarsipan surat masuk dan keluar sebagai alat dalam meningkatkan efisiensi, akurasi dan keamanan dokumen arsip dan dapat lebih mudah melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar serta pencarian arsip surat masuk dan keluar. Kata kunci: surat, administrasi, korespondensi, efisiensi, akurasi
1.
PENDAHULUAN
cukup sulit dilakukan ataupun kegiatan yang membutuhkan banyak energi dapat menjadi
Perkembangan teknologi informasi dan
efektif dan efisien. Universitas merupakan salah
komunikasi di era globalisasi mengakibatkan
satu
perubahan yang sangat berarti di berbagai aspek
memberikan pelayanan dlam bidang pendidikan.
kehidupan
manusia. Pemanfaatan Teknologi
lembaga
pendidikan
Universitas wadah
tinggi
(Perguruan untuk
yang
Tinggi)
saat ini bukan menjadi suatu yang luar biasa
merupakan
mendapatkan
atau mewah, namun sudah merupakan kebutuhan
pengetahuan serta mencatak insan-insan yang
dalam membantu kegiatan manusia. Dengan
cerdas yang dapat mewujudkan pembangunan
bantuan teknologi informasi, kegiatan yang
manusia indonesi seutuhnya.
Pemanfaatan
Desain dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk …… (Kurniawan, Vivi, A.Mutatkin )
1
Teknologi Informasi saat ini sudah banyak
menimbulkan banyaknya keberadan surat masuk
dimanfaatkan dalam kegiatan atau aktivitas
dan keluar yang berhubungan dengan kegiatan
akademik yang dilakukan di Perguruan Tinggi.
akademik.
Penggunaan Teknologi Informsi di Perguruan
diterima dari perusahaan atau instansi lain
Tinggi salah satunya pada kegiatan
proses
kepada pihak yang bersangkutan. Surat masuk
belajar mengajar yang memanfaatkan Teknologi
merupakan saran komunikasi tertulis yang
Informasi contohnya penggunaan e-learning,
diterima dari instansi atau perorangan. Dapat
KHS Online, dan
kegiatan akademik lainnya
pula diartikan, surat masuk adalah semua jenis
yang dapat terangkum dalam suatu Sistem
surat yang diterima dari instansi lain maupun
Informasi Akademik yang membantu kegiatan
perorangan, baik yang diterima melalui pos
pembelajaran di Perguruan Tinggi.
Namun
maupun yang diterima dari kurir dengan
dalam aktivitas akademik di suatu Pergurun
mempergunakan buku pengiriman (Barthos,
Tinggi, bukan hanya proses belajar mengajar
2003). Sedangkan surat keluar yaitu surat yang
saja yang diperhatikan, kegiatan administasi
dikirim dari pihak baik instansi, organisasi atau
merupakan
pula
perusahaan yang berisi tentang suatu informasi
diperhatikan dalam kegiatan atau aktivitas di
atau data baik itu perintah, pemberitahuan
Perguruan Tinggi.
maupun informasi lainnya. Surat keluar adalah
hal
penting
yang
harus
Surat masuk adalah surat yang
Kegiatan pengarsipan surat menyurat
surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor,
merupakan salah satu hal penting yang harus
berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat
diperhatikan dalam kegiatan administrasi di
yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi
Perguruan Tinggi. Surat adalah alat komunikasi
atau lembaga lain).
tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada
lain
untuk
macam jenis surat antara lain surat masuk
(Barthos,
2003).
umum, arsip kemahasiswaan, arsip akademik,
Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap
surat keluar seperti surat penugasan, surat
bentuk catatan tertulis atau bergambar yang
permohonan dan lain-lain. Biasanya pencatatan
memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau
surat masuk dan keluar dilakukan dengan
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
mencatat aktivitas keluar masuk surat secara
ingatannya
itu
manual dan dicatat dalam buku catatan arsip.
juga mengungkapkan
Pengarsipan dilakukan secara manual dengan
menyampaikan
pihak
Arsip yang tersimpan terdiri dari berbagai
warta
(Gie,
(Sedarmayanti, 1997)
2000).
Selain
bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis
mengelompokkan
untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
sejenis.
dari satu pihak kepada pihak lain.
mengelompokkan
dokumen
Penyimpanan
dokumen manual
yang dengan
dokumen
dapat
Kegiatan Akademik di suatu Perguruan
memungkinkan data hilang, rusak dan juga
Tinggi tidak terlepas dari keberadaan kegiatan
menyulitkan dalam melakukan pencarian data
surat masuk dan keluar. Banyaknya mahasiswa,
jika suatu saat diperlukan.
dosen ataupun hubungan dengan instansi lain
2
Jurnal Ilmiah Matrik Vol.19 No.2, Agustus 2017:1 -20
Banyaknya jumlah surat yang dibuat dan
2.1
Rancangan Kegiatan Penelitian
diterima oleh Perguruan Tinggi, maka pencarian data menjadi tidak efisien dalam waktu dan tenaga
jika
pengarsipan
dilakukan
secara
Rancangan kegiatan penelitian terangkum
dalam
suatu
alur
kerja
yang yang
manual. Kelemahan lain yang dapat ditimbulkan
merupakan tahapan yang akan dilakukan dalam
dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar
kegiatan penelitian dapat dilihat pada gambar
secara manual ini adalah data surat tersebut tidak
berikut:
dapat tersimpan dengan baik salah satunya jika data tersebut robek, hilang, dan buku yang digunakan untuk mencatat pengarsipan surat tersebut mengalami kerusakan atau pun menjadi tidak terbaca karena sering digunakan. Dengan masalah tersebut di atas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu
dalam
melakukan
pengarsipan
dokumen surat masuk dan surat keluar tersebut.
Gambar 1. Rancangan Kegiatan Penelitian
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat Berdasarkan rancangan kegiatan penelitian
tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (boundary),
yang dilakukan oleh peneliti dapat dijelaskan
(environment),
bahwa kegiatan penelitian akan dilakukan secara
penghubung sistem (interface), masukan sistem
bertahap dimulai dari kegiatan pengumpulan
(input), pengolahan sistem (process), keluaran
data. Sebagai hasil akhir dari kegiatan penelitian
sistem (output), dan sasaran sistem (objectives)
ini adalah suatu aplikasi surat pengarsipan surat
atau tujuan sistem (goal) (Jogiyanto, 2005).
masuk dan surat keluar serta laporan penelitian
Sistem Informasi ini diharapkan dapat membantu
yang memuat secara rinci tahapan kegiatan
dan meningkatkan efisiensi, ketepatan
penelitian dalam bentuk uraian.
(component), lingkungan
batasan luar
sistem
sistem
dan
keamanan dokumen yang diarsipkan . Sistem Informasi untuk surat masuk dan surat keluar ini diharapkan
dapat
merubah
sistem
2.2
Langkah-Langkah Penelitian
kinerja
didalam akademik bagian bagian kearsipan agar
Penelitian ini dilakukan dalam beberapa
dapat lebih mudah melakukan pengarsipan surat
langkah, yang dimulai dari kegiatan studi
masuk
pendahuluan, studi kepustakaan, identifikasi
dan
surat
keluar
serta
dapat
mempermudah pencarian arsip dari surat masuk
masalah, menentukan tujuan,
pengumpulan
dan surat keluar tersebut.
data, perancangan (design) aplikasi, pembuatan aplikasi, pengujian aplikasi dan implementasi. Kegiatan yang dilakukan dalam tahapan atau
2.
METODOLOGI PENELITIAN
langkah penelitian ini adalah sebagai berikut :
Desain dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk …… (Kurniawan, Vivi, A.Mutatkin )
3
a. Studi Pendahuluan
Pengumpulan
penelitian, bertujuan untuk mendapatkan
berhubungan dengan permasalahan yang
masukan yang diperlukan sehingga dapat
sedang dibahas, akan dibuat rancangan
menjadi acuan pembuatan dasar aplikasi
aplikasi
yang
pengarsipannya. Dalam pengumpulan data
baik
untuk
dapat
atau
tahap
pengambilan
lebih
data
merupakan
Studi pendahuluan merupakan awal dari
sampel
yang
dan selanjutnya dibuat aplikasi
menyempurnakan tujuan yang ingin dicapai
tersebut
dalam kegiatan penelitian. Hal ini dilakukan
pengumpulan data: a) Wawancara, yaitu
dengan kegiatan membaca literatur-literatur
proses memperoleh keterangan untuk tujuan
yang berkaitan dengan permasalahan yang
penelitian dengan cara tanya jawab dengan
sedang diteliti, yaitu pengarsipan surat–
pihak
menyurat berbasis web pada Universitas
permasalahan yang diteliti yaitu dalam hal
Bina Darma Palembang.
ini adalah pengarsipan surat menyurat pada
b. Studi Kepustakaan
menggunakan
pihak
universitas
yang
Bina
teknik-teknik
berkaitan
Darma,
b)
dengan
Observasi
Langkah ini dilakukan untuk melengkapi
dimana kegiatan pengumpulan data dengan
teori-teori
mengadakan peninjauan terhadap sistem
yang
dapat
mendukung
pelaksanaan penelitian. Sumber yang dapat
yang
digunakan berasal dari buku-buku, jurnal,
didapatkan data yang aktual dari hasil
serta sumber yang berasal dari internet
observasi yang dilakukan.
(online) yang dapat mendukung pelaksanaan
f.
sedang
berjalan
sehingga
akan
Perancangan (Design) Aplikasi
dan hasil penelitian sesuai dengan tujuan
Pada tahap ini dilakukan perancangan
penelitian
terhadap aplikasi yang akan di bangun.
c. Identifikasi Masalah
Perancangan
yang
dilakukan
meliputi
Langkah ini digunakan untuk lebih merinci
rancangan Basis Data, rancangan Diagram
permasalahn
objek
sistem, rancangan interface yang meliputi
penelitian. Dalam tahap ini dapat diketahui
rancangan input dan output dari aplikasi
kebutuhan sistem yang dapat membantu
yang dibuat.
yang
ada
dalam
kegiatan pengarsipan di objek penelitian melalui
aplikasi
yang
akan
dibangun.
g. Pembuatan Aplikasi (coding) Pada
tahap
ini
akan
dibuat
Aplikasi
Identifikasi masalah ini dilakukan agar
Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
kegiatan penelitian dapat lebih fokus untuk
yang sesuai dengan perancangan yang sudah
menyelesaikan masalah yang ada.
dilakukan sebelumnya. Tahapan ini adalah
d. Menentukan Tujuan
implementasi
hasil
Perancangan
sistem
Menentukan tujuan adalah kegiatan untuk
sebelumnya ke dalam bahasa pemrograman
memfokuskan hasil yang ingin dicapai
(Coding). Keluaran pada tahap ini adalah
setelah pembuatan aplikasi pengarsipan.
terciptanya sebuah aplikasi yang sesuai
e. Pengumpulan Data
4
Data
dengan tujuan dari penelitian. Jurnal Ilmiah Matrik Vol.19 No.2, Agustus 2017:1 -20
h. Pengujian (Testing)
i.
dijalankan,
perangkat
komunikasi
dimana
Pada tahap ini akan dilakukan pengujian
perangkat lunak ini akan saling berkomunikasi.
terhadap aplikasi yang telah dibuat. Keluaran
Perangkat
dari tahapan ini adalah terujinya aplikasi
membutuhkan interaksi dengan user sebagai
yang telah dibuat sehinggga aplikasi benar-
pemakai
benar terbebas dari kesalahan logika. Target
melakukan interaksi dengan pemakai perangkat
dari tahap ini adalah terciptanya sebuah
lunak
aplikasi yang telah di uji dengan baik.
melakukan proses transformasi input dan output
Implementasi
dari dan ke pemakai.
ini
lunak
yang
aplikasi
dikembangkan
perangkat
membutuhkan
lunak.
Dalam
perangkat
mempermudah
Tahap ini adalah penerapan dari aplikasi
Untuk
yang telah dibuat dan telah diuji. Dengan
meningkatkan
tahapan-tahapan yang telah dilalui dalam
keamanan dokumen yang diarsipkan, dapat lebih
pembangunan aplikasi tersebut, keluaran
mudah melakukan pengarsipan surat masuk dan
yang diharapkan adalah aplikasi yang siap
surat
pakai dan bebas dari kesalahan dan dapat
pencarian arsip dari surat masuk dan surat keluar
digunakan sesuai harapan serta tujuan yang
tersebut maka secara fungsional akan dibuatkan
dari penelitian.
aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat
efisiensi,
keluar,
serta
user
untuk
dalam
ketepatan
dapat
dan
mempermudah
keluar dengan informasi sebagai berikut:
3.
1) User mendapat informasi surat masuk dan
HASIL DAN PEMBAHASAN
surat keluar yang terdahulu dan sekarang 3.1
2) User dapat mencari surat masuk dan surat
Hasil Pengumpulan Data
keluar secara cepat. Aplikasi pengarsipan surat masuk dan
Parameter dalam memenuhi kebutuhan non-
keluar ini dibangun berbasis web. Dalam
fungsional ini diantaranya:
deskripsi kebutuhan antarmuka ekstenal akan
1) Ketersediaan aplikasi yang dapat diupdate
dideskripsikan kebutuhan antarmuka perangkat
sewaktu-waktu dan harus mampu beroperasi
lunak dengan perangkat lain yang berada diluar
7 hari perminggu, 24 jam per hari tanpa
cakupan
gagal.
perangkat
lunak
yang
akan
dikembangkan tetapi mempunyai keterkaitan dalam proses yang dilakukannya.
dikembangkan
Dalam operasionalnya, perangkat lunak yang
dikembangkan
interaksi
dengan
2) Secara ergonomi dimana aplikasi yang
memerlukan
adanya
komponen-komponen
lain
nantinya
harus
memiliki
tingkat yang tinggi sehingga menarik untuk diakses oleh user. 3) Secara
security
dimana
aplikasi
yang
diluar perangkat lunak itu seperti: user sebagai
dikembangkan
seorang pengguna perangkat lunak, perangkat
tingkat keamanan yang tinggi dimana setiap
keras
user masuk tidak dapat seenaknya mengubah
dimana
perangkat
lunak
ini
akan
nantinya
harus
memiliki
data yang berada dalam aplikasi. Desain dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk …… (Kurniawan, Vivi, A.Mutatkin )
5
Aplikasi pengarsipan surat masuk dan
No
keluar ini dibangun berbasis web. Dalam
23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
deskripsi kebutuhan antarmuka ekstenal akan dideskripsikan kebutuhan antarmuka perangkat lunak dengan perangkat lain yang berada diluar cakupan
perangkat
lunak
yang
akan
dikembangkan tetapi mempunyai keterkaitan dalam proses yang dilakukannya.
35
3.2
Pengolahan Data Berdasarkan hasil pengolahan data dari
Jenis Surat Surat Perjanjian Dosen Sekolah Laporan Kehadiran Dosen PNSDpk Laporan Anggaran Kegiatan Notulen Rapat Daftar Hadir Rapat Daftar Hadir Briefing Pagi Surat Undangan Surat Pernyataan Surat Kuasa Surat Tugas Surat Keputusan Rektor UBD Surat Keluar Yayasan Bina Darma Palembang Surat Keterangan
Sumber : Biro Administrasi, 2017
3.3
Rancangan Aplikasi
berbagai jenis surat masuk, maka surat masuk dapat digolongkan sebagai berikut: Tabel 1. Jenis Surat Masuk No 1 2 3 4 5 6 7
Jenis Surat Undangan Penawaran Lowongan Kerja Pemberitahuan Umum Permohonan Proposal
3.3.1 Rancangan Database Tabel-tabel
yang
digunakan
dalam
membangun database aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar sebagai berikut. Tabel 3. Rancangan Tabel Asal Surat Field kode_asal asal_surat
Type int(11) varchar(50)
Keterangan Kode asal surat Asal surat
Sumber : Biro Administrasi, 2017
Tabel 4. Rancangan Tabel Disposisi Sedangkan hasil pengolahan data dari jenis surat keluar digolongkan sebagai berikut. Tabel 2. Jenis Surat Masuk No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
6
Jenis Surat Surat Cuti Tahunan Surat Cuti Melahirkan Surat Cuti Menikah Surat Duka Cita Surat Keluar Umum Surat Rekomendasi Bank Surat Keterangan Bekerja Surat Keterangan Akreditasi Surat Keterangan Keaslian Ijazah Surat Izin Belajar Surat Kontrak Kerja Karyawan Surat Kontrak Kerja Pengerjaan/Proyek Surat Edaran Surat Pengumuman Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Surat Kuasa Surat Pengakuan Hutang Surat-surat Wisuda Surat Balasan Lamaran Kerja Surat Ucapan Terimakasih Pidato Rektor dan Wakil Rektor I dan II Surat Perjanjian Pelatihan
Field id_disposisi no_pendataan tgl_disposisi tujuan_disposisi pesan status
Type int(11) int(11) datetime varchar(50) text enum('0', '1')
Keterangan ID Disposisi Nomor pendataan Tanggal disposisi Tujuan Pesan Status
Tabel 5. Rancangan Tabel Jenis Surat Field kode_jenis jenis_surat kode_tipe
Type int(11) varchar(50) int(2)
Keterangan Kode Jenis Surat Jenis surat Tipe surat
Tabel 6. Rancangan Tabel Surat Keluar Field no_pendataan kode_jenis no_surat tgl_surat tgl_simpan username kode_tujuan perihal uraian
Type int(11) int(11) varchar(50) date datetime varchar(50) int(11) text text
Keterangan No. Pendataan Kode jenis surat Nomor surat Tanggal surat Tanggal simpan Petugas Tujuan surat Perihal Uraian
Jurnal Ilmiah Matrik Vol.19 No.2, Agustus 2017:1 -20
lokasi_simpan file_arsip status
varchar(50) varchar(100) enum('0', '1')
stakeholder sebagai masukan data surat masuk
Lokasi simpan File Status surat
yang dapat dilihat pada diagram konteks berikut. Kabag. Adm dan TU
Tabel 7. Rancangan Tabel Surat Masuk Field no_pendataan kode_asal kode_jenis no_surat tgl_surat tgl_simpan pengirim tujuansurat perihal uraian lokasi_simpan file_arsip status
Type int(11) int(11) int(11) varchar(50) date datetime varchar(50) varchar(50) text text varchar(50) varchar(100) enum('0', '1', '2')
Keterangan No. Pendataan Asal surat Kode jenis surat Nomor surat Tanggal surat Tanggal simpan Petugas pengirim Tujuan surat Perihal Uraian Lokasi simpan File Status surat
Aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar
Stakeholder
Pimpinan
Gambar 2. Diagram Konteks Hasil dari komunikasi tersebut terdapat susunan menu dari masing-masing user sebagai berikut. 1) Admin Surat Masuk dan Surat Keluar Input Data Tujuan Surat Mengolah master data
Tabel 8. Rancangan Tabel Tipe Surat Field kode_tipe tipe_surat
Type int(2) varchar(10)
Mengolah surat masuk
Keterangan Kode tipe surat Tipe surat
Admin Surat Masuk dan Surat Keluar Mengolah surat keluar
Melihat arsip surat
Tabel 9. Rancangan Tabel user Field username password akses
namauser jabatan
Type varchar(100) varchar(100) enum('admin', 'pimpinan', 'staf', 'kabagadm') varchar(50) varchar(40)
Input data jenis surat
Keterangan Username Password Jenis akses
Gambar 3. Struktur Menu Admin 2) Kabag. Administrasi dan Tata Usaha Melihat dan mencari surat masuk
Nama pengguna Jabatan
Melihat dan mencari surat keluar Kabag. Adm dan TU
Dari ketujuh rancangan tabel di atas dilakukan
Melihat disposisi surat
pengecekan status tabel dengan query “CHECK Melihat arsip surat
TABLE namatable” dengan hasil dapat dilihat pada tabel berikut.
Gambar 4. Struktur Menu Kabag
Tabel 10. Pengecekan Status Tabel No 1 2 3 4 5 6 7
Table asalsurat disposisi jenissurat suratkeluar suratmasuk tipesurat user
Op check check check check check check check
Msg_type status status status status status status status
3) Pimpinan
Msg_text OK OK OK OK OK OK OK
perangkat
lunak
Melihat disposisi surat Pimpinan Melihat arsip surat
3.3.2 Rancangan Diagram Sistem Interaksi
Melihat dan mencari surat masuk
yang
Gambar 5. Struktur Menu Pimpinan
dikembangkan terjadi komunikasi antara admin, kabag.adm dan tata usaha, pimpinan, dan Desain dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk …… (Kurniawan, Vivi, A.Mutatkin )
7
3.4
Hal-hal yang dilakukan admin dalam dashboard
Pembahasan Aplikasi Sesuai
akhir
dari
ini meliputi proses input data master yang terdiri
merancang
dan
dari jenis dan tujuan surat, input surat masuk dan
mengimplementasikan aplikasi surat masuk dan
surat keluar, melihat arsip surat, dan keluar dari
surat keluar, maka penulis akan membahas hasil
aplikasi. Tampilan input data tujuan surat
dari aplikasi yang telah dibangun berbasis web.
sebagai berikut.
penelitian
ini
dengan adalah
tujuan
3.4.1 Halaman Utama Alamat
aplikasi
http://arsip.binadarma.ac.id
ini
terletak
dengan
di
tampilan
awal adalah proses login sebagai halaman utama aplikasi. Kegunaan dari proses ini agar user tidak semena-mena merubah dan menghapus data
Gambar 8. Halaman Input Tujuan Surat
arsip yang sudah ada dan orang lain jika tidak memiliki hak akses maka tidak bisa mengolah
Tampilan input data jenis surat dapat dilihat pada
aplikasi ini.
gambar berikut.
Gambar 6. Halaman Utama Aplikasi 3.4.2 Dashboard Admin Dashboard admin adalah halaman yang dipergunakan
admin
untuk
melakukan
pengolahan data dari memasukan data master, surat masuk, surat keluar, hingga melihat arsip.
Gambar 9. Halaman Input Jenis Surat Gambar 7. Dashboard Admin
8
Jurnal Ilmiah Matrik Vol.19 No.2, Agustus 2017:1 -20
Setelah admin melakukan input data tujuan dan
3.4.2 Dashboard Kabag Adm dan TU
jenis surat, admin dapat melakukan pengolahan
Dashboard kabag adm dan TU adalah
data surat masuk dan surat keluar. Atribut yang
halaman yang dipergunakan kabag untuk melihat
dibutuhkan dalam proses input surat masuk
surat dan disposisi surat. Tampilan dashboard
meliputi asal surat, nomor surat, tanggal surat,
dapat dilihat pada gambar berikut.
pengirim, prihal, uraian surat, dan scan data surat. Tampilan dan proses input surat masuk seperti tampilan berikut.
Gambar 13. Dashboard Kabag Adm dan TU Menu yang terdapat di dashboard kabag meliputi home, surat masuk, surat keluar, disposisi, arsip, dan logout.
Gambar 10. Halaman Pencarian Surat Masuk
3.4.3 Dashboard Pimpinan Dashboard pimpinan adalah halaman yang dipergunakan pimpinan untuk melihat surat dan melakukan disposisi surat. Hal yang berbeda dari menu yang ada di kabag adm dan TU adalah posisi
dimana
pimpinan
bisa
melakukan
disposisi seperti tampilan berikut.
Gambar 11. Formulir Input Surat Masuk Tampillan dan proses input surat keluar dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 14. Formulir Disposisi Surat Salah satu kelebihan dari aplikasi ini adalah meningkatkan efisiensi, ketepatan dan keamanan dokumen
yang
diarsipkan
serta
dapat
mempermudah pencarian arsip dari surat masuk Gambar 12. Halaman Pencarian Surat Keluar
dan surat keluar seperti tampilan berikut.
Desain dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk …… (Kurniawan, Vivi, A.Mutatkin )
9
akademik bagian kearsipan lebih mudah dan pencarian arsip pun bisa dicari lebih cepat.
DAFTAR RUJUKAN
Gambar 15. Arsip Surat Dari Gambar 15 di atas, pimpinan atau user lainnya dapat melihat arsip surat terdahulu dan sekarang
dengan
melakukan
pencarian
Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara Gie,
The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty
berdasarkan jenis surat diikuti kapan surat itu
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi
diterima.
4.
SIMPULAN (Font 12)
Adapun simpulan dari penelitian ini sebagai berikut:
Sedarmayanti.1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Semarang: CV. Mandar Maju.
a. Aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis web ini dibangun dengan dasar bahwa banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh Perguruan Tinggi terutama UBD diarsipkan secara manual, sehingga menimbulkan data surat tersebut tidak dapat tersimpan dengan baik salah satunya jika data tersebut robek, hilang, dan buku
yang
digunakan
untuk
pengarsipan surat tersebut
mencatat mengalami
kerusakan atau pun menjadi tidak terbaca karena sering digunakan. b. Dengan adanya aplikasi ini dapat membantu pengarsipan dokumen surat masuk dan surat keluar
sehingga
dapat
meningkatkan
efisiensi, ketepatan dan keamanan dokumen yang diarsipkan. Disamping itu kegiatan ini dapat merubah sistem kinerja didalam
10
Jurnal Ilmiah Matrik Vol.19 No.2, Agustus 2017:1 -20
