PERANGKAT LUNAK PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR BERBASIS WEB DI DISPHUBKOMINFO KABUPATEN PANGANDARAN 1
Bayu Adi Dwi Ananda, 2Andri Haposan Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA 2 Program Studi Teknik Informatika STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email :
[email protected] Abstrak 1
Melihat pentingnya sebuah surat untuk senantiasa dikelola dengan baik maka penyajian informasi terbaru mengenai pengarsipan sangat penting karena memegang peran utama dalam menunjang pelaksanaan kegiatan dan fungsi fungsi yang lain dalam suatu instansi. Pengelolaan data surat pada suatu instansi yang tergolong besar tentu menjadi permasalahan tersendiri yang tidak mudah ditangani apabila masih menggunakan cara konvensional. Untuk itu, perlu adanya pemikiran bagi pengembangan suatu sistem yang efektif serta dianggap mampu membantu dalam menangani proses administrasi data surat yang meliputi penyimpanan, perubahan serta ketepatan dan kecepatan dalam penyajiannya. Perangkat lunak yang dibangun merupakan perangkat lunak yang berbasis web dan dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan Codeigniter sebagai framework nya dan menggunakan MySql sebagai DBMSnya. Kata kunci : Arsip Surat, Web Application, UML, Codeigniter 1. Pendahuluan Seiring dengan berkembangnya teknologi, komputer memegang peranan yang sangat penting untuk membantu proses aktifitas kerja. Pada lembaga instansi pemerintahan adalah sangat tepat mempertimbangkan penggunaan teknologi komputer terutama dalam membantu proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar. DISPUHUBKOMINFO Kab. Pangandaran adalah dinas yang bergerak pada bidang pekerjaan umum, perhubungan, komunikasi dan informatika. Karena Kab. Pangandaran merupakan daerah otonomi baru maka ketiga lembaga tersebut di satukan kedalam satu dinas, yang masyarakat kenal dengan DISPUHUBKOMINFO. Setiap harinya dinas ini tidak terllepas dari aktifitas yang berhubungan dengan surat, karena surat adalah alat komunikasi yang tak tergantikan dalam instansi pemerintahan. Dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada sub bagian keskretariatan dan kepegawaian masih menggunakan cara konvensional yang artinya proses pengelolaan surat masuk dan keluar yang akan di arsipkan masih dicatat dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan keluar. Hal ini mengakibatkan lambatnya proses pencarian surat masuk dan keluar yang telah di arsipkan. Dari uraian permasalahan tersebut maka dibutuhkan sebuah penyelesaian dalam proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Adapun Permasalahan yang temukan pengarsipan surat masuk dan keluar di dispuhubkominfo kabupaten pangandaran adalah :
1. Proses pencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan cara manual. 2. Lambatnya proses pencarian arsip surat masuk dan surat keluar. Berdasarkan permasalahan yang ada diatas maka perlu membatasi ruang lingkup dari permasalahan tersebut. Adapun permasalahan yang akan dibahas meliputi : 1. Pembuatan perangkat lunak Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Di Dispuhubkominfo Kabupaten Pangandaran. 2. Membahas pengarsipan surat masuk dan surat keluar, serta termasuk beberapa komponen didalamnya. Adapun tujuan dari perancangan sistem yang baru adalah sebagai berikut : 1.) Proses input data surat masuk dan keluar yang akan di arsipkan menjadi lebih cepat . 2.) Proses pencarian surat yang telah di arsipkan menjadi lebih mudah dan cepat. 1.1. Landasan Teori Perangkat lunak adalah seluruh perintah yang digunakan untuk memproses informasi. Perangkat lunak dapat berupa program atau prosedur. Program adalah kumpulan perintah yang dimengerti oleh komputer sedangkan prosedur adalah perintah yang dibutuhkan oleh pengguna dalam memproses informasi.
2. Gambaran Perangkat Lunak 2.1 Aliran Proses 2.1.1 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sistem dan merepersentasikan interaksi antara actor dengan sistem.
Kelola Surat <
> Kelola Penyimpanan
Kelola Instansi
Cetak Data
User
<> <>
Login
<> <>
Kelola User Admin
Gambar 1 Use Case Diagram Tabel 1 Use Case Skenario Login Nama Use Case Deskripsi Kondisi awal Kondisi akhir Aktor yang terlibat Aksi Aktor 1. Aktor memasukan username dan password
Login Otorisasi login pengguna Aktor mengisi url Halaman Menu Aplikasi Terbuka User, Administrator Skenario Respon Sistem 2. Tampil Menu Aplikasi
Tabel 2 Use Case Kelola User Nama Use Case Kelola Data User Deskripsi Use Case ini digunakan untuk manipulasi data – data user seperti tambah,edit, dan hapus user. Kondisi awal Aktor memilih jenis manipulasi yang akan dilakukan. Kondisi akhir Tampil data user yang telah di manipulasi. Aktor yang Administrator terlibat Skenario Aksi Aktor Respon Sistem 1. Aktor 2. Tampil menu kelola menekan user. navigasi daftar user
3. Aktor memilih jenis manipulasi yang akan dilakukan 5. Aktor melakukan manipulasi data
4. Tampil form kelola data user.
6. Sistem melakukan pengecekan validasi field.
Table 3 Use Case Skenario Kelola Surat Nama Use Case Kelola Data Surat Masuk dan Keluar Deskripsi Use Case ini digunakan untuk manipulasi data seperti tambah, rubah, dan hapus surat. Kondisi awal Aktor memilih jenis manipulasi yang akan dilakukan. Kondisi akhir Tampil data surat yang telah di manipulasi. Aktor yang Administrator, User terlibat Skenario Aksi Aktor Respon Sistem 1. Aktor menekan 2. Tampil menu surat. navigasi menu surat. 3. Aktor memilih 4.Tampil form data surat. jenis manipulasi yang akan dilakukan. 5. Aktor 6.Sistem melakukan melakukan pengecekan validasi manipulasi field. data. Table 4Use Case Skenario Kelola Penyimpanan Nama Use Case Kelola Data Penyimpanan Deskripsi Use Case ini digunakan untuk manipulasi data seperti tambah, rubah, dan hapus data penyimpanan surat. Kondisi awal Aktor memilih jenis manipulasi yang akan dilakukan. Kondisi akhir Tampil data penyimpanan yang telah dimanipulasi. Aktor yang User, administrator terlibat Skenario Aksi Aktor Respon Sistem 1. Aktor 2. Tampil menu menekan penyimpanan. navigasi menu kelola
penyimpnan. Aktor
3. Aktor memilih jenis manipulasi yang akan dilakukan. 5. Aktor melakukan manipulasi data.
4. Tampil form data penyimpanan.
Sistem
Ketik Url Tampil Form Login Mengisi Username&password
6. Sistem melakukan pengecekan validasi field.
Validasi Data
Invalid Login Menerima Pesan Error
Valid Login
Pesan Error
Tampil Menu
Tabel 5 Use Case Scenario Kelola Instansi Nama Use Case Kelola Data Instansi Deskripsi Use Case ini digunakan untuk manipulasi data seperti tambah, rubah, dan hapus data instansi. Kondisi awal
Kondisi akhir Aktor yang terlibat
Aktor memilih jenis manipulasi yang akan dilakukan. Tampil data instansi hasil manipulasi. Administrator, User
Skenario Aksi Aktor Respon Sistem 1. Aktor menekan 2. Tampil menu instansi. navigasi menu kelola instansi. 3. Aktor memilih 4. Tampil form data jenis instansi. manipulasi yang akan dilakukan. 5. Aktor 6. Sistem melakukan melakukan pengecekan manipulasi validasi field. data. 2.2 Activity Diagram Pada sub bab berikut ini akan dimodelkan aliran kegiatan yang terjadi dalam perangkat lunak kompresi data yang digambarkan dalam Activity Diagram dan secara garis besar adalah untuk memodelkan aliran kerja (workflow) atau aktivitas dan operasi dari perangkat lunak Pengarispan Surat.
Gambar 2 Activity Diagram Login Aktor
Sistem
Pilih Menu Surat Tampil Menu Surat Pilih Manipulasi Surat Tampil Form Surat Input Manipulasi Surat Cek Validasi
Invalid Data Menerima Pesan
Pesan Error
Valid Data Tampil Data Surat
Gambar 3Activity Diagram Dekompresi 2.2Class Diagram Class diagram adalah suatu diagram yang menyediakan sekumpulan class objek antar muka interface dan relasinya, dan juga untuk memodelkan database logic.
<> Form Login +Input Username&Password()
<> Halaman Pegawai
<> Form Surat Masuk
<> Form Surat Keluar
<> Form Instansi
<> Form Penyimpanan
<> Form User
+Tampil Form()
+Tampil Form()
+Tampil Form()
+Tampil Form()
+Tampil Form()
1..*
+Klik Logout() +Kelola Halaman() +Klik Menu()
1..* <> Halaman Utama
+id_user: int(10) +username: string(50) +password: string(50) +Pilih Aksi() +nama: string(50) +Memuat Halaman() 1..* 1..* +level: string(50) +Tampil Menu() +Validasi() 1..* 1..* 1..* +GetData() +Reset Password()
+Klik Login() +Tampil Halaman() Cetak Data
1
Data User
<> Menu Aplikasi
1..*
+GetData() +Tampil Menu() 1 1 Administrator +Tambah Data() +Simpan Data() +Ubah Data() +Hapus Data() +Cetak Data()
Aktor +Tambah Data() +Simpan Data() +Ubah Data() +Hapus Data()
1..*
Penyimpanan +id_simpan: int(10) +no_loker: string(30) +no_box: string(30) +no_sampul: string(30) +Tampil Data() +GetData() +Validasi() 1..*
User +id_user: int (10) +username: string (50) +password: string (50) +nama: string(50) +level: string(50)
1..*
+Verifikasi()
Surat +id_register: int(10) +no_surat: string(30) +tgl_surat1: date +tgl_diterima: date +perihal_srt: string(100) 1 +kode_instansi: string(50) +kode_instansi2: string(50) +tgl_masuk: date +Keterangan: string(200) +id_simpan: int(10)
<> Form Pemusnahan +tampil form()
1
1..* Instansi +no: int(10) +kode_instansi: string(50) +alamat: string(255) 1 +kota: string(50) +provinsi: string(100) +no_telepon: string(50) +Tampil Data() +GetData() +Validasi()
+Tampil Data() +GetData() +Validasi() 1..*
1
Gambar 4 Class Diagram 2.5 Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari perangkat lunak yang akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan perangkat lunak. Rancangan antarmuka ini mempertimbangkan berbagai kemudahan dan fungsionalitas dari perangkat lunak itu sendiri. 2.4.1 Antar muka Kompresi
Gambar 13Antar muka Tambah Penyimpanan Uraian Penggunaan : 1. Fields yang tersedia harus diisi dan harus sesuai. a. Data tidak boleh kosong. b. Data yang diisi harus berisi bilangan untuk field tertentu. 2. Fields Lemari, Box, Sampul dan Rak berisi bilangan. 3. Navigasi simpan untuk menyimpan data. 4. Navigasi batal untuk membatalkan pengisian fields. Jika pada saat penginputan data terjadi kekeliruan maka akan muncul pesan error dan aktor harus kembali menginputkan data sesuai dengan fields yang disediakan dan jika data berhasil maka akan muncul pesan berhasil 3.Implementasi Untuk mengimplementasikan perangkat lunak Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar ini dapat berjalan dengan semestinya, maka perlu disusun sebuah penjadwalan yang mengatur pelaksanaan implementasi agar dapat terorganisasi dengan baik dan pembuatannya juga dapat selesai tepat pada waktunya
Gambar 13Antar muka Kelola Surat Uraian Penggunaan : 1. Fields yang tersedia harus diisi dan harus sesuai. 2. Navigasi simpan untuk menyimpan data. 3. Navigasi batal untuk membatalkan pengisian fields. Jika pada saat penginputan data terjadi kekeliruan maka akan muncul pesan error dan aktor harus kembali menginputkan data sesuai dengan fields yang disediakan dan jika data berhasil maka akan muncul pesan berhasil.
Daftar Kegiatan Daftar perencanaan kegiatan pengimplementasian system yang akan dirancang sebagai berikut : 1. Pembuatan perangkat lunak Pembuatan perangkat lunak bertujuan untuk mengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan disesuaikan dengan kebutuhan untuk kelancaran sistem yang sudah berjalan. 2. Pengujian perangkat lunak Pengujian perangkat lunak bertujuan untuk mencari kesalahan yang mungkin terjadi, baik kesalahan dalam proses atau kesalahan logika dari perangkat lunak. 3. Pelatihan operator Pelatihan operator dilakukan setelah perangkat lunak selesai dibuat, pelatihan ini diadakan untuk memenimalisasi kesalahan inputan dan memahami alur proses yang terjadi.
4. Pengujian sistem Pengujian sistem dilakukan untuk mencari kesalahan pada sistem yang telah dirancang. 5. Evaluasi sistem Evaluasi sistem dilakukan untuk memperbaiki sistem jika terdapat kesalahan proses data atau adanya penambahan data. 6. Konversi sistem Konversi sistem merupakan proses menerapkan sistem, proses ini dilakukan jika pada tahap evaluasi sistem tidak terdapat kesalahan atau penambahan fungsi pada sistem. Kode Aktifit as A B C D E F G
Aktifitas
Waktu (Hari)
Penentuan lokasi 1 Instalasi Hardware 1 dan Software Programming 10 Tes Program 3 Pelatihan Personil 3 Evaluasi sistem 10 Konversi sistem 7 Gambar 14 Jadwal kegiatan
Predecessor Gambar 16 Dialog Screen Halaman Pegawai A B C D E F G
3.1 Lingkup dan BatasanImplementasi Ruang lingkup dan batasan implementasi terdiri dari: 1. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dengan menggunakan framework CodeIgniter dan menggunakan MySql sebagai database server. 2. Perangkat lunak yang dikembangkan adalah perangkat lunak berbasis web yang digunakan untuk kegiatan pengelolaan arsip data surat. 3. Respon sistem berupa text. 3.3 Implementasi Antarmuka
Tampilan tersebut akan muncul setelah user menginputkan username dan password, lalu menekan tombol login pada form login.
Gambar 17 Dialog Screen Tampil Surat Menampilkan Seluruh Data surat sayng tersimpan di dalam database.
A. Halaman Muka Gambar
Gambar 15 Dialog Screen Login
Gambar 18 Dialog Screen Tambah Data Surat
Tampilan tersebut akan muncul setelah menekan tombol tambah. Pilih navigasi simpan untuk menyimpan data surat yang ditambahkan.
Silmi, Sikka Mutiara. 2008, Panduan Menulis Surat Lengkap, Absolut, Yogyakarta : Suryana. 2010, “Metodologi Penelitian” Dwiartara, Loka. 2010, Menyelam Menaklukan Samudra PHP, Ilmu Website, 3-4
Gambar 19 Dialog Screen Cetak Data Pilih combo box jenis surat yang akan dicetak maka akan menampilkan jenis surat yang dipilih. Kemudian tekan tombol print untuk mencetak data surat. 1. Hasil Pengujian
Setelah melalui beberapa tahap analisa, perancangan dan implementasi, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : 1.) Menyediakan Proses pencatatan surat masuk dan surat keluar yang cepat . 2.) Pencarian arsip yang disimpan dapat dengan mudah di temukan. Sedangkan saran untuk pengembangan lebih lanjut terhadap perangkat lunak ini adalah perangkat lunak ini dapat terhubung dengan piranti perangkat keras Scanner agar dapat menyimpanan data arsip gambar secara otomatis. DAFTAR PUSTAKA Mulyanto, Aunur R. 2008, Rekayasa Perangkat Lunak jilid 1. Departemen Pendidikan Nasional, Jakarta Rahardi, Kunjana. 2008, Surat Menyurat Dinas. Pusiaka Book Publisher, Yogyakarta Sedarmayanti. 2003, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Mandar Maju, Bandung. Wursanto, Ignatius. 2001. Kearsipan Perkantoran, Kanisius, Yogyakarta. Barthos, Basir. 2009, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta.
&
