PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI
DIREKTORAT KEPESERTAAN DANA PENSIUN TELKOM
(DEVELOPING OF WEB BASED APPLICATION PROGRAM FOR HANDLING
INCOMING AND OUTGOING LETTERS IN DIRECTORATE OF MEMBERSHIP
DANA PENSIUN TELKOM )
TUGAS AKHIR Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis
Oleh : DHEANY YUNINDA SAFITRI 095211005
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2012
Boleh jadi kamu membenci sesuatu, padahal ia amat baik bagimu, dan boleh jadi (pula) kamu menyukai sesuatu, padahal ia amat buruk bagimu; Allah mengetahui, sedang kamu tidak mengetahui. (Al-Baqoroh:216)
Ada dua cara menyebarkan cahaya. Satu, menjadi sumber cahaya itu sendiri. Dua, menjadi cermin yang memantulkannya ke segala penjuru. (A non)
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT atas rahmat serta
karunia yang diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan tugas akhir
yang berjudul “Pembuatan Program Aplikasi Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom.” Tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah sebagai salah satu
persyaratan untuk menempuh kelulusan Program Studi Administrasi Bisnis D3 Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, tidak terlepas dari kekurangan baik mengenai penyajian maupun isinya. Hal ini disebabkan keterbatasan penulis dalam hal kemampuan pengetahuan dan pengalaman. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari semua pihak.
Bandung, Juni 2012
Penulis
UCAPAN TERIMA KASIH
Selama penulis mengerjakan laporan tugas akhir ini, penulis sangat
menyadari bahwa banyak keterlibatan dan bantuan dari beberapa pihak, baik
secaara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, dengan rasa hormat dan ikhlas penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Drs. Mukaram, M.Ed. M selaku pembimbing yang telah membimbing,
mengarahkan dan memberikan petunjuk dalam menyusun laporan tugas akhir
ini. Terima kasih atas saran, ide, dan waktunya selama membimbing penulis
hingga dapat menyelesaikan laporan tugas akhir ini. 2. Ayah dan Ibu tercinta, atas segala doa dan dukungan baik secara moril maupun materil yang telah diberikan kepada penulis selama ini. 3. Bapak Drs. Dedi Sobarna Sutaji, M.Si selaku ketua jurusan yang telah memberikan petunjuk, aturan, dan pedoman. 4. Ibu Dra. Sri Surjani Tjahjawati, M.Si
selaku ketua program studi
Administrasi Bisnis D3 yang telah memberikan arahan kepada penulis sampai kepada akhir penyusunan laporan tugas akhir. 5. Bapak Surono, BA. SE. sebagai wali kelas AB D3 yang selalu memberikan arahan dan kasih sayang kepada kami. 6. Sekretaris, Kabid, Kabag, Officer
dan staf Direktorat Kepesertaan Dana
Pensiun Telkom yang telah memberikan kesediaan waktu bagi penulis untuk melakukan pengambilan data guna penyusunan laporan tugas akhir ini. 7. Terima kasih Frizky Dwi Fachrizal. You are the best for me, always support me and always help me to finish this assignment. Thanks God give him to me. 8. Teman-teman seperjuangan kelas AB SPEKTA, terima kasih atas masukan dan semangat yang telah diberikan selama menyusun dan menyelesaikan laporan tugas akhir ini. 9. Adik, Sahabat serta Saudaraku yang selalu memberikan doa dan semangatnya untuk penulis sehingga penulis selalu dapat melalui masa-masa sulit ketika sedang menyusun laporan tugas akhir.
10. Semua pihak yang telah membantu selama penulisan laporan ini yang tidak dapat disebutkan satu per satu, tetapi kalian semua selalu ada di dalam hatiku.
Penulis berharap semoga kebaikan mereka akan mendapatkan balasan dari
Allah SWT.
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ................................................................................ i
UCAPAN TERIMA KASIH ...................................................................... ii DAFTAR ISI .............................................................................................. iv DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR .................................................................................. viii DAFTAR TABEL ...................................................................................... x
ABSTRAK .................................................................................................. xi ABSTRACT ............................................................................................... xii BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ............................................................................ 1 1.2 Identifikasi Proyek ...................................................................... 3 1.3 Tujuan Proyek ............................................................................. 4 1.4 Manfaat Proyek ........................................................................... 4 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Surat ........................................................................... 6 2.1.1 Pengertian Surat .................................................................. 6 2.1.2 Prinsip dan Peranan Penting Surat ....................................... 7 2.1.3 Fungsi Surat ......................................................................... 8 2.1.4 Jenis-Jenis Surat .................................................................. 9 2.2 Penanganan Surat ........................................................................ 11 2.2.1 Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali ..................... 12 2.2.2 Penanganan Surat Masuk Dengan Buku Agenda ................. 17 2.2.3 Penanganan Surat Keluar Dengan Buku Agenda ................. 22 2.3 Sistem Informasi Manajemen ........................................................ 24 2.3.1 Data ........ . ........................................................................... 26 2.3.1.1 Tingkatan Data .......................................................... 26 2.3.1.2 Database Management System ................................... 27
2.3.2 Informasi ............................................................................ 27
2.3.3 Otomatisasi Kantor .............................................................. 28
2.4 Perancangan Program .................................................................. 29
2.4.1 Flowchart ............................................................................ 31 2.4.2 Data Flow Digram (DFD) ................................................... 35
2.4.3 Entity Relationship Diagram (ERD) .................................... 36
2.5 Alat Bantu Proyek ........................................................................ 39
2.5.1 Pengenalan Intranet dan LAN .............................................. 39
2.5.2 Pengantar Pemrograman Aplikasi Berbasis Web .................. 40 2.5.3 ASP.NET dan Microsoft Visual Studio 2010 Professional ..... 41
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN PROYEK 3.1 Rancangan Proyek ...................................................................... 43 3.1.1 Gambaran Umum Dana Pensiun Telkom .......................... 43 3.1.1.1 Visi dan Misi ............................................................. 44 3.1.1.2 Kegiatan Pokok .......................................................... 44 3.1.1.3 Struktur Organisasi Dana Pensiun Telkom .................. 46 3.1.1.4 Struktur Organisasi Direktorat Kepesertaan Dapentel.. 47 3.1.1.5 Uraian Pekerjaan Direktorat Kepesertaan Dapentel .... 47 3.1.2 Perancangan DFD ............................................................. 49 3.1.3 Perancangan ERD ............................................................. 56 3.1.4 Perancangan Database ...................................................... 58 3.2 Prosedur Kerja ............................................................................ 59 3.3 Pembuatan Proyek ....................................................................... 61 3.3.1 Pembuatan Halaman Website pada Halaman ASP.NET ....... 61 3.3.2 Pembuatan Struktur Login dan Main Menu .......................... 63 3.3.3 Pembuatan Form ................................................................. 64 3.4 Hasil Kegiatan ............................................................................. 70 3.4.1 Kondisi Awal Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom ...................... 70 3.4.2 Hasil Perancangan dan Pembuatan Program ........................ 78 3.4.2.1 Tampilan Login dan Main Menu ................................ 78
3.4.2.2 Tampilan Form .......................................................... 80
3.4.3 Hasil Uji Coba Program ...................................................... 85
3.5 Pembahasan .................................................................................. 87 3.5.1 Kondisi Awal Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom ................ 87
3.5.2 Perancangan Program Aplikasi Penanganan Surat Masuk
dan Surat Keluar Berbasis Web ............................................ 88
3.5.3 Pembuatan Program Aplikasi Penanganan Surat Masuk
dan Surat Keluar Berbasis Web ............................................. 90 3.5.4 Evaluasi Hasil Uji Coba Program ......................................... 91
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ................................................................................. 93 4.2 Saran ........................................................................................... 94 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 95 LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Surat Permohonan Izin ke Perusahaan
Lampiran 2
Surat Balasan Izin dari Perusahaan
Lampiran 3
Formulir Bukti Kehadiran Sidang Tugas Akhir
Lampiran 4
Formulir Bimbingan Tugas Akhir
Lampiran 5
Transkrip Wawancara
Lampiran 6
Agenda Uji Coba Program
Lampiran 7
Form Uji Coba Program
Lampiran 8
Surat Keterangan Lulus Uji Coba Program dari Perusahaan
DAFTAR GAMBAR
2.1 Format Kartu Kendali .......................................................................... 16 2.2 Contoh Lembar Pengantar Surat ........................................................... 19
2.3 Contoh Lembar Disposisi ..................................................................... 20 2.4
Data Flow Diagram Symbols .............................................................. 36
3.1 3.2
Struktur Organisasi Dana Pensiun Telkom .......................................... 46
Struktur Organisasi Direktorat Kepesertaan Dapentel .......................... 47
3.3 DFD Level 0 ........... ........................................................................... 50
3.4
DFD Level 1 Proses Penanganan Surat ............................................... 50
3.5 DFD Level 2 Proses 2 Penanganan Surat Masuk ................................. 52 3.6 DFD Level 3 Sub-Proses 2.1 Pencatatan Surat Masuk ......................... 53 3.7 DFD Level 3 Sub-Proses 2.2 Edit Surat Masuk ................................... 53 3.8 DFD Level 2 Proses 3 Penanganan Surat Masuk ................................. 54 3.9 DFD Level 3 Sub-Proses 3.1 Pencatatan Surat Keluar ........ ................. 55 3.10 DFD Level 3 Sub-Proses 3.2 Edit Surat Keluar ................................... 55 3.11 DFD Level 2 Proses 4 Penanganan Disposisi ....................................... 56 3.12 Perancangan Entity Relationship Diagram ........................................... 57 3.13 Prosedur Kerja ........ ............................................................................ 61 3.14 Tampilan Awal Pembuatan Halaman ASP.NET .................................. 62 3.15 Tampilan Pemilihan Web Location ...................................................... 63 3.16 Struktur Login ........... .......................................................................... 63 3.17 Struktur Main Menu ............................................................................ 64 3.18 Desain Form Tambah Data User ......................................................... 65 3.19 Desain Form Pencatatan Surat Masuk ................................................. 66 3.20 Desain Form Pencatatan Surat Keluar ................................................. 67 3.21 Desain Form Pencatatan Disposisi ....................................................... 68 3.22 Desain Form Pencarian Surat Masuk/Surat Keluar .............................. 68 3.23 Form Laporan ..................................................................................... 69 3.24 Contoh Lembar Disposisi di Dapentel ................................................ 73 3.25 Flowchart Prosedur Penanganan Surat Masuk di Direktorat
Kepesertaan
Dana Pensiun Telkom ................................................... 75
3.26 Flowchart Prosedur Penanganan Surat Keluar di Direktorat
Kepesertaan Dana Pensiun Telkom ..................................................... 77
3.27 Tampilan Login .................................................................................... 79
3.28 Tampilan Menu Pada Halaman Sekretaris ........................................... 79 3.29 Tampilan Form Tambah Data User ..................................................... 80 3.30 Tampilan Form Pencatatan Surat Masuk ............................................. 81
3.31 Tampilan Form Pencatatan Surat Keluar ............................................. 82 3.32 Tampilan Form Pencatatan Disposisi .................................................. 83
3.33 Tampilan Form Pencarian Surat Keluar ............................................... 84 3.34 Tampilan Form Laporan ...................................................................... 85
DAFTAR TABEL
2.1
Perbandingan Pencatatan Surat Dengan Buku Agenda Dan Kartu
Kendali ................................................................................................ 14
2.2 Format Buku Agenda Tunggal ............................................................. 14 2.3 Format Buku Agenda Berpasangan Surat Masuk .................................. 15 2.4 Format Buku Agenda Kembar Surat Keluar ....................................... 15 2.5
Contoh Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar ........................... 18
2.6 Contoh Buku Verbal ............................................................................ 23
2.7 Contoh Buku Ekspedisi Ekstern ............... . .......................................... 24 2.8
Contoh Buku Ekspedisi Intern ............................................................. 24
2.9 Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem ................................... 32 2.10 Simbol Flowchart pada Sistem ............................................................ 33 2.11 Hubungan One to One ......................................................................... 37 2.12 Hubungan One to Many ....................................................................... 38 2.13 Hubungan Many to Many .................................................................... 38 3.1 Format Agenda Surat Masuk di Dapentel ............................................ 71 3.2 Format Agenda Surat Keluar di Direktorat Kepesertaan Dapentel ........ 76
ABSTRAK
Peran sistem informasi manajemen adalah untuk mempercepat penyampaian informasi sehingga dapat membantu organisasi atau manajemen untuk mempercepat mengambil keputusan. Selain itu, SIM berperan untuk membantu agar pekerjaan kantor dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan oleh organisasi. Salah satu pekerjaan kantor tersebut adalah penanganan surat. Penanganan surat sebagai salah satu kegiatan rutin dan penting di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom masih dilakukan secara manual dan sederhana. Sehingga sekretaris dan pengolah sering kali menghabiskan banyak waktu untuk menyampaikan, menyimpan, mencari dan mengontrol surat beserta disposisinya. Hal tersebut tercermin dari sering terjadinya kehilangan surat, disposisi tidak terkontrol dengan baik dan pengolah harus keluar dari meja kantor untuk mencari surat kepada sekretaris. Oleh karena itu, perlu dibuat suatu program aplikasi berbasis web yang digunakan untuk memecahkan masalah penanganan surat di Direktorat Kepesertaan Dana Pensiun Telkom. Perancangan program terdiri dari perancangan DFD sebagai alat bantu proses. Sedangkan ERD dibutuhkan untuk mengetahui hubungan antar tabel database. Setelah dirancang, program dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 Professional. Hasil dari pembuatan program aplikasi penanganan surat ini adalah form-form yang terdiri dari form tambah data user, form pencatatan surat yang mampu menyimpan dan menampilkan informasi lebih banyak dibandingkan dengan buku agenda, form pencatatan disposisi, form pencarian surat, form pencarian disposisi, dan sebagai hasil akhir dari program ini adalah report yang berisi jumlah surat masuk dan surat keluar yang diproses selama satu hari, satu bulan, atau satu tahun. Setelah program selesai dibuat dan telah melalui tahap uji coba, maka dapat disimpulkan bahwa program aplikasi penanganan surat ini dapat mempermudah dan mempercepat sekretaris beserta pengolah dalam menyimpan, menyampaikan, dan mencari surat dan disposisi.
Kata Kunci : Aplikasi, Disposisi, Pembuatan, Penanganan, Program, Surat, Web.
ABSTRACT
The role of management information systems is to accelerate the delivery of information that can help the organization or management to accelerate decision-making. In addition, MIS contribute to help make office work can be run in accordance with the objectives set by the organization. One of office work is handling of the letter. Handling of the letter as one of the routine and important activity in Directorate of Membership Dana Pensiun Telkom is still done manually and simply. So the secretary often spend a lot of time to distribute, to to search, and to control its disposition of letter. This reflected in the store, frequent occurance of missing letters, the disposition is not well controlled and processors need to get out from the office desk to find a letter to the secretary. Therefore, need to be developed of a web-based application program used to solve the problem of handling a letter in Directorate of Membership Dana Pensiun Telkom. Program designed consist of the designing of DFD as tool of process. Whereas the ERD is needed to determine the relation among database. After designed, the program developed by using Microsoft Visual Studio 2010 Professional. The results of this application program for handling letters are user data input form, letter record form that can store and display more information than agenda books, disposition records form, letter search form, the disposition search form, and as the end result of this program is a report that contains the number of incoming and outgoing letter is processed for one day, one month or one year. After the program finished and has gone through the test phase, it can be concluded that the application program can facilitate and accelerate secretary along with processor for handling of letter in the store, distribute, and find the letter and disposition.
Keyword : Application, Disposition, Developing, Handling, Letter, Program, Web.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulfikli. (2001) Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama
Barthos, Basir. (2005). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasra, dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara.
Dewi, Chrisyanti Irra. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustaka
Publisher
Haryadi, Hendi. (2009). Administrasi Perkantoran Untuk Manager dan Staf.
Jakarta : Visi Media. Instalasi Microsoft Visual Studio 2010 . (t.t). Diambil tanggal 12 Mei 2012 dari http://msdn.microsoft.com/enus/library/e2h7fzkw.aspx#installing. Jhonsen. (2004). Membangun Portal Intranet Dengan Aplikasi Opensource Moregroupware. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo. Jogiyanto. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Struktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : ANDI Kristanto, Andri. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro. (2008). Manajemen Perkantoran Modern. Cetakan Kedua. Jakarta: Penaku. Laudon, Kenneth. C. & Jane. P. Laudon. (2008). Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital. Jakarta: Salemba Empat. Moekijat. (2002). Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran. Bandung : CV. Mandar Maju. Nugroho, Eko. (2008). Sistem Informasi Manajemen KONSEP, APLIKASI, & PERKEMBANGANNYA. Yogyakarta: Andi Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius. Sedarmayanti. (2005). Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung : Mandar Maju.
Sedarmayanti.
(2009).
Dasar-dasar
Pengetahuan
tentang
Perkantoran. Bandung : CV Mandar Maju
Sentosa, Harip. (2005). Aplikasi Web ASP.NET sebagai
Manejemen
Pelengkap Sistem
Komputerisasi. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo.
Sugiarto, Agus. (2005). Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta : Gava Media Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga.
Suparjati. (2008). Surat Menyurat Dalam Perkantoran. Jakarta : Kanisius. Suprapto. (2004). Pedoman Lengkap Surat Menyurat Bahasa Indonesia. Surabaya
: INDAH. Susanto,
Azhar.
(2004).
Sistem
Informasi
Manajemen,
Konsep,
dan
Pengembangannya. Bandung : Linggar Jaya. Sutabri, Tata. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi Sutanta, Edhy. (2003). Sistem Informasi Manajemen. Bandung : Graha Ilmu. Suteja, Bernard Renaldy. (2006). Membuat Aplikasi Web Interaktif dengan ASP. Bandung : INFORMATIKA. Syafrizal, Melwin. (2005). Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta : STMIK AMIKOM Tri, (t.t). Definisi dan Simbol Flowchart. Diambil 12 Mei 2012 dari http://tri_s.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15392/2+definisi+dan+sim bol+Flowchart.pdf Wahana Komputer. (2010). Belajar Pemrograman VB 2010. Andi Offset : Yogyakarta. William, Brian K dan Sawyer Stacey C. (2007). Using Information Technology. Yogyakarta : UPP YKPN. Wiludjeng SP, Sri. (2007). Pengantar Manajemen. Yogyakarta : Graha Ilmu Winarno, wing wahyu. (2004). Sistem informasi manajemen. Yogyakarta: UPP AMP YKPN Wursanto, Ignatius. (2006). Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Andi.
Yatimah, Durotul. (2009). Kesekretariatan Modern & Administrasi Perkantoran. Bandung : Pustaka Setia.
