SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUR PADA POLRESTABES SEMARANG Oleh : Oky Dian Prasetya Pembimbing : Suharnawi, M. Kom
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG ABSTRAKSI Pada bagian administrasi pada Polrestabes Semarang, surat merupakan sarana penting informasi-informasi penting dan rahasia terkait dengan instansi tersebut terkandung di dalamnya. Ketepatan waktu dalam penerimaan surat baik surat keluar maupun surat masuk juga harus diperhatikan, oleh karena itu manajemen surat masuk dan keluar harus dilaksanakan dengan tepat. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem informasi pengarsipan surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan. Aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan sebagai berikut: aplikasi kearsipan ini dijalankan pada jaringan personal komputer pada bagian administrasi pada Polrestabes Semarang, petugas administrasi dapat mengakses aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login user yang benar, dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasarkan id surat atau tanggal surat, dapat mencetak laporan berdasarkan hasil pencarian yang telah dilakukan berdasarkan id surat atau tanggal surat. Adapun metode penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi adalah pustaka, observasi, wawancara, analisis data dan system, perancangan system, pembuatan program, pengujian program, implementsi program. Yang dihasilkan dari penelitian ini adalah menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan keluar sesuai alur yang di tetapkan, dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini. Kata kunci : manajemen surat, sistem informasi, pengarsipan surat
1
ABSTRACT In the administration on Polrestabes Semarang , letters are an important means of information - critical and confidential information related to the agency contained therein . Timeliness in receipt of both outgoing and incoming mail should also be considered , therefore management of incoming and outgoing mail should be implemented properly . This is necessary so that when an information system that is more structured securities filing in order to speed up the search data and preparing reports . This archival applications have the following capabilities : This archival applications running on a network of personal computers in the administration on Polrestabes Semarang , administrators can access this filing application by entering the correct user login , can add , edit , cancel , delete and store incoming mail and out , can search incoming and outgoing mail by sender and subject , the search results can be done sorting by id or date of the letter , to print reports based on search results that have been made by id or date of the letter . The research methods used to solve a variety of problems that occur are literature , observation , interviews , and data analysis systems , system design , programming , testing programs , implementsi program . Resulting from this research is to produce applications that can manage incoming and outgoing mail corresponding groove in the set , and it can resolve the problems that exist today . Keywords : management letter , system information , filing a letter
2
keterlambatan
PENDAHULUAN
informasi
Salah satu kebutuhan yang sangat
diperlukan
besar akan teknologi informasi
tertundanya
sekarang ini adalah kebutuhan akan
perusahaan dan
sistem informasi. Berkembangnya
mengganggu
teknologi informasi dan sistem
perusahaan. Makin lama makin
informasi yang demikian pesat di
dirasakan bahwa pengolahan data
era sekarang ini telah membuat
dengan
hampir semua aspek kehidupan
banyak menunjukkan kelemahan.
tidak
Karena itu maka diperlukan suatu
dapat
terhindar
dari
dapat
yang
menyebabkan
pencapaian
tujuan
akhirnya akan perkembangan
cara
manual
penggunaan perangkat komputer.
pengolahan
Penggunaan komputer yang umum
canggih
adalah penggunaan komputer di
komputer. Hal ini diperlukan untuk
suatu
satu
merealisasikan perolehan informasi
sumber informasi dalam organisasi
yang handal, cepat, akurat, dan
yang
tepat waktu.
perusahaan.
Salah
paling
berpengaruh
data
semakin
yang
dengan
Pada
satu
perusahaan
diterapkan pada pengarsipan surat
komputer
masuk dan surat keluar pada
dapat
Polrestabes Semarang mulai dari
yang
dapat
penerimaan,
informasi
yang
penyimpanan, pendokumentasian,
dalam
penggunaan
diantaranya tersedianya
adalah data
memberikan
ini,
menggunakan
keberadaannya adalah arsip. Salah pertimbangan
saat
lebih
prosedur
yang
pembuatan,
handal, cepat, akurat, dan tepat
hingga
waktu. Cara-cara manual mungkin
dilakukan
masih saja dapat dipergunakan bila
Dokumentasi surat masuk dan
data yang diolah masih sedikit.
keluar hanya berupa penulisan di
Tetapi bagaimana kalau data yang
buku besar dan penyimpanannya
diolah jumlahnya sudah ratusan,
dokumen masih hardcopy. Pada
atau bahkan ribuan, tentu saja
pencarian
SDM yang mengolahnya akan
sebab harus membuka terlebih
merasakan kejenuhan dan lama-
dahulu
kelamaan
mencarinya
informasi
yang
verifikasi
surat,
secara
dokumen
data-data satu
semua
konvensional.
lama
lama
sulit
dan
persatu,
dihasilkan mungkin menjadi tidak
Kesuliatan Dalam Laporan Surat
akurat
masuk dan surat keluar, Hilang dan
lagi.
Selain
itu, 3
rusaknya dokumen, Status surat
surat keluar sehingga permasalahan
yang belum dapat dimonitor oleh
tersebut diatas dapat diselesaikan
pemohon
Membutuhkan
untuk itu penulis mengangkatnya
waktu lama dalam pembuatan surat
jadi materi Tugas Akhir dengan
keluar maupun disposisi
judul
surat,
Berdasarkan
uraian
latar
“Sistem
Informasi
Pengarsipan Data Surat Masuk
belakang tersebut, perlu diadakan
dan
pembangunan
Polrestabes Semarang”.
sistem
informasi
Surat
Keluar
pada
pengarsipan data surat masuk dan Rumusan Masalah 3.
Melihat latar belakang masalah di atas
maka
yang dibangun dengan bahasa
penyusun
mengidentifikasikan
pemrograman
masalah
VB
6.0
dan
database MYSQL 2002 dan
sebagai berikut : “Bagaimana
Keluar ini berbentuk software
merancang
Microsoft Access 2010.
Sistem
4. Penelitian ini hanya membahas
Informasi Pengarsipan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada
tentang
Polrestabes
perlakuan data, tidak sampai
nantinya
Semarang akan
yang
Tujuan Penelitian
Batasan Masalah
Adapun tujuan dari pembuatan Tugas
Dalam pembuatan laporan ini agar
Akhir ini adalah
masalah yang akan di teliti dan
1.
data yang di kumpulkan tidak
Untuk
membuat
Aplikasi
Sistem Informasi Pengarsipan
menyimpang jauh, penulis dengan
Data Surat Masuk dan Surat
ini membatasi permasalahan pada : yang
dan
tentang keamanan system.
mempermudah
pengarsipannya”.
1. Sistem
pengarsipan
Keluar
dibangun
pada
Kantor
Polrestabes Semarang.
menyediakan informasi yang
2.
berkaitan dengan arsip surat
Sistem ini dibangun agar user dapat
masuk dan surat keluar pada
mengakses
dan
memperoleh informasi data
Kantor Polrestabes Semarang.
surat dengan cepat.
2. Sistem Informasi Pengarsipan data Surat Masuk dan Surat 4
TINJAUAN PUSTAKA terdapat tempat arsip dan kemudian
Pengertian Sistem Informasi (
dalam bahasa Latinnya berbunyi “
suatu
archium “, dari kata inilah lahir kata
sistem di dalam suatu organisasi
“ Arsip “. Sementara itu dalam
yang mempertemukan kebutuhan
bahasa Belanda kata “ arsip “
pengolahan
transaksi
harian,
disebut “ archief “ dan dalam bahasa
mendukung
operasi,
bersifat
Inggris disebut “ Record “ yang
manajerial dan kegiatan strategi dari
pada hakekatnya semua berujung
suatu organisasi dan menyediakan
pada pengertian yang sama yakni “
pihak luar tertentu dengan laporan-
Penyimpanan
laporan yang diperlukan.
bermakna suatu bentuk pekerjaan
Sistem
informasi
Jogiyanto,
Komponen
2001)
menurut adalah
sistem
membentuk
Warkat
“,
yang
informasi
tata usaha, yang berupa penyusunan
blok
warkat dengan tujuan agar dapat
suatu
bangunan(building block), yaitu :
dengan mudah ditemukan kembali
1. Blok Masukan
jika dibutuhkan. Ananda Santoso
2. Blok Model
dan A.R.AL Hanif mendefinisikan
3. Blok Keluaran
(2004; 29).
4. Blok Teknologi
Pengertian Arsip
5. Blok Basis Data
Menurut
6. Blok Kendali
(Amsyah,
2005)
menyatakan “Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis,
Konsep Dasar Arsip arsip
tercetak atau ketikan dalam bentuk
berasal dari bahasa Yunani yaitu “
huruf, angka atau gambar, yang
Arche “ yang berarti permukaan,
mempunyai arti dan tujuan tertentu
kemudian kata arche berkembang
sebagai bahan komunikasi dan
menjadi kata “ Ta Archia “ yang
informasi
berarti catatan, selanjutnya kata “ Ta
kertas, media komputer piringan
Archia “berubah lagi menjadi kata “
dan kertas fotocopy. Berdasarkan
Archeion “ yang berarti gedung
uraian diatas dapat didefinisikan
pemerintah
bahwa arsip adalah naskah-naskah
Secara
etimologi,
yang
istilah
di
dalamnya 5
yang
terekam
pada
atau dokumen-dokumen sebagai
sebagainya. (O. Setiawan Djuharie,
pusat
Suherli, Teddy Sutandi Komarudin,
ingatan
dari
berbagai
2001).
kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan
Jenis – Jenis Surat Dinas
sebaik mungkin secara sistematis
1. Surat Permohonan
ditempat yang telah disediakan agar lebih mudah dicari apabila
Surat
diperlukan kembali.
permohonan
permohonan
atau
berisi permintaan
sesuatu kepada pihak lain. Misalnya Pengertian Surat Surat
merupakan
komunikasi
suatu
tertulis
menyampaikan
permohonan
sarana
suatu seminar, permohonan kepada
informasi,
pejabat untuk meresmikan suatu acara,
lain yang mempunyai keperluan
Permohonan
Apabila ditinjau dari sifat isinya,
untuk
Permohonan tugas,
dan
permohonan peminjaman sesuatu.
surat
maksud
izin,
mutasi/pindah
surat adalah jenis karangan paparan,
mengemukakan
Permohonan
menyebarluaskan suatu informasi,
kegiatan dengan bentuk tertentu.
pengirim
seseorang
untuk menjadi pembicara dalam
untuk
pernyataan, atau pesan kepada pihak
sebab
kepada
Surat
dan
permohonan
lazimnya
tujuannya, menjelaskan apa yang
dikirimkan kepada instansi yang
dipikirkannya
dirasakannya
secara structural organisasi lebih
melalui surat. Berbeda halnya jika
tinggi. Sementara untuk instansi
ditinjau dari wujud penurunannya,
atau pejabat yang lebih rendah,
surat
lebih tepat disebut sebagai surat
dan
merupakan
percakapan kepada
permintaan atau penugasan Dalam
seseorang, dari seseorang kepada
surat permohonan harus disebutkan
lembaga,
pokok pokok sebagai berikut.
tertulis,
dari
seseorang
dari
lembaga
kepada
seseorang, atau dari lembaga kepada lembaga.
Apabila
ditinjau
a) Identitas pemohon.
dari b) Isi permohonan.
fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi
tertulis.
Komunikasi
c) Tujuan dan alasan memohon.
tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan,
keterangan,
dan 6
d) Batas waktu maksimal untuk
berkelakuan baik, surat keterangan
menjawab permohonan.
sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat
e) Pernyataan kesungguhan dalam
keterangan pengalaman kerja. Surat
memohon.
ini biasanya dibuat oleh pimpinan
2. Surat Pemberitahuan
atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman
atau
vang berkepentingan dengan isi
sosialisasi
keterangannya.
informasi baru yang perlu diketahui
Dalam
surat
keterangan ini, harus disebutkan:
oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan
a) data pribadi dan jabatan pihak
suatu berita sehingga tidak perlu
vang membuat keterangan;
untuk
ditanggapi
dalam
bentuk
b)
surat. Secara umum, sistematika
data
pribadi
pihak
vang
diterangkan;
surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
c) isi keterangan;
a) Bagian pembuka, berisi masalah
d) keterangan tanggal berlakunya
pokok surat
surat; dan
b) Bagian isi, berisi rincian, uraian,
e) pernyataan bahwa keterangan
keterangan, atau penjelasan dari
yang dibuat adalah benar.
masalah
pokok
yang
akan
4. Memo dan Nota Dinas
diberitahukan.
Memo
merupakan
c) Bagian penutup, berisi harapan
singkatan dari kata memorandum,
agar pihak yang dituju memaklumi
yang berasal dari kata memory yang
hal yang disampaikan.
berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan.
3. Surat Keterangan Surat keterangan
keterangan resmi
Memo atau nota dinas adalah surat berisi
khusus yang dipakai antar pejabat di
tentang
lingkungan
suatu
lembaga.
status/kondisi seseorang atau barang
Pemakaian memo tersebut berbeda
yang dikeluarkan oleh pejabat yang
dengan
berwenang.
pribadi dipakai oleh perseorangan
Misalnya,
surat 7
memo
pribadi.
Memo
8. Surat Rahasia
dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal
Surat yang isinya tidak
baik dengan pengirim memo pribadi
boleh diketahui oleh orang yang
itu.
tidak berkepentingan. Surat ini biasanya terdiri dari dua sampul;
5. Telegram
sampul pertama berkode R atau
Telegram adalah suatu alat komunikasi
dengan
menyampaikan melalui
SR serta dilak/segel dan sampul
cara
terluar tidak bertuliskan apa-apa
berita-berita
radio
atau
dan tidak dilak/segel. Surat jenis
pesawat
ini
telegram mengenai sesuatu hal yang
perlu
segera
penting
mendapat
berupa
sebagainya.
tulisan-tulisan
9. Surat Sangat Rahasia
singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.
Surat yang isinya sama sekali tidak boleh diketahui oleh
6. Surat Biasa Surat biasa adalah suratsurat
yang
mengandung
isinya rahasia
tidak
berkepentingan
karena
dapat
membahayakan
SR (Sangat Rahasia), sampul kedua bertuliskan SRS (Sangat
khitanan, surat pertemuan para rekreasi
tidak
tiga; sampul pertama bertuliskan
surat undangan pernikahan atau
untuk
orang
negara. Surat jenis ini bersampul
walaupun
terbaca oleh orang lain, seperti
siswa
negara,
kelompok/lembaga/instutusi, dan
penyelesaian dengan cepat. Isi telegram
berupa dokumen-dokumen
Rahasia
dan
serta
dilak/segel, dan sampul terluar
sebagainya.
tidak bertuliskan apa-apa dan
7. Surat Perintah
tidak dilak/segel.
Surat perintah kerja adalah
A. Pengertian Visual Basic
adalah surat yang di gunakan untuk memberikan
Sekali)
perintah
Menurut Windra Swastika
kepada
Microsoft Visual Basic 6.0 adalah
seseorang agar melakukan suatu
sebuah
pekerjaan.
Windows dan Internet yang basis
bahasa
pemprogramannya 8
pemprograman
berbasis
BASIC. Visual Basic lebih dari
munculnya versi-versi terbaru VB
sekedar bahasa pemprograman .
menjadi semakin komplek namun
Revolusi
dunia
pemprograman
sekaligus menjadi makin powerful.
berubah,
ketika
versi
• Keunggulan Visual Basic 6.0
pertama
Visual Basic diluncurkan, tidak ada
- Dapat berjalan di OS Windows
bahasa pemprograman sebelumnya
98/ME/NT/2000/Xp dan 7
yang
- Ringan dalam Pengaksesan
memberikan
kemudahan
Data.
dalam membuat aplikasi windows
• Kelemahan Visual Basic 6.0
seperti yang di tawarkan oleh Visual Basic , bhakan hingga versi
-
Tidak
VB net, Visual Basic tetap menjadi
sendiri
memiliki
Database
- Tidak bisa berjalan di OS selain
faforit para pengembang aplikasi
Windows
windows di seluruh dunia. Dengan
METODE PENELITIAN buku, internet serta literatur –
Metode Pengumpulan Data dalam
literatur lainnya tentang sistem
melakukan pengumpulan data adalah
pengarsipan data surat masuk
:
dan
Metode
1.
2.
3.
yang
digunakan
keluar
Polrestabes
Semarang.
Wawancara Wawancara adalah Pengambilan
Jenis Data
data dengan cara mengadakan
Jenis data yang dipakai adalah data
wawancara
kualitatif, dimana prosedur penelitian
lansung
dengan
pihak Polrestabes Semarang.
yang dihasilkan tidak dalam bentuk
Observasi (Pengamatan)
angka
Observasi (Pengamatan) adalah
tentang latar belakang berdirinya
Melakukan pengamatan secara
perusahaan,
visi,
langsung
organisasi,
job
ke
Polrestabes
tetapi
meliputi
misi, deskripsi
Semarang.
Polrestabes Semarang.
Studi Pustaka
Sumber Data
Studi Pustaka adalah Melakukan
1.
research atau pencarian melalui
informasi
struktur dari
Data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari hasil
9
wawancara
2.
dengan
2.
informan
Analisa Tujuan dari analisa
tentang masalah yang terkait
sistem
langsung dengan penelitian ini.
menentukan
Data sekunder yaitu data yang
untuk
diperoleh dan dikumpulkan dari
Sehingga diharapkan dengan
beberapa sumber lain seperti
dilakukannya
dokumen dan bahan – bahan
maka permasalahan yang ada
lain
akan dapat teratasi.
yang relevan dengan
masalah dalam penelitian ini.
3.
adalah
untuk
masalah
memperbaiki
Desain
upaya sistem.
analisa
System
sitem,
design
Metode Penelitian
menguraikan
Metode penelitian dalam skripsi ini
aturan bisnis, proses diagram
menggunakan
dan dokumentasi lainnya. Hasil
SDLC
Development
Life
(System
Cycle)
layar
layout,
yaitu
dari tahap ini akan menjelaskan
proses logis yang digunakan oleh
sistem baru sebagai kumpulan
analis sistem untuk menggambarkan
modul atau subsistem.
sebuah sistem informasi, termasuk didalamnya
persyratan,
4.
validasi,
Coding)
pelatihan dan kepemilikan. SDLC merupakan
siklus
Implementasi
(Build
Pada
and
tahapan
ini
dilakukan implementasi dari
pengembangan
perancangan dan desain yang
sistem. Pengembangan sistem teknik
telah dilakukan. Sehingga pada
(engineering system development).
tahap ini menghasilkan suatu Meliputi langkah berikut: 1.
perangkat lunak (software).
Planning / perencanaan Untuk
5.
Testing / Pengujian Setelah
menghasilkan perangkat lunak
perangkat
(software)
berkualitas
maka
perlu dilakukan perencanaan
untuk
yang
kehandalan
yang
lunak
dibangun,
dilakukan
pengujian
menguji
tingkat
matang
dengan
studi
kelayakan.
yang telah dibangun. Hal ini
Studi kelayakan yang dilakukan
dilakukan untuk memastikan
meliputi
kehandalan software.
melakukan
:
ekonomi,
operasional, dan teknis.
10
perangkat
lunak
ANALISA DAN PEMBAHASAN Perancangan sistem dan pembahasan pada bab ini penulis membahas mengenai bagaimana perancangan aplikasi surat masuk dan surat keluar pada Polrestabes Semarang. Surat masuk dan Surat keluar merupakan sarana komunikasi internal dalam
suatu
permasalahan
organisasi. diatas
Menanggapi
maka
penulis
mencoba memberikan solusi yaitu dengan membuat rancangan aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar. Selanjutnya dalam proses
pembuatannya
ada
beberapa
tahapan implementasi, uji coba dan hasil pembahasan dari sistem surat masuk dan surat
keluar.
Berikut
ini
penjelasan
mengenai implementasi, uji coba sistem dan hasil pembahasan sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar.
11
Desain Database
12
Tampilan Input dan Output Tampilan Input tampilan Input Surat Keluar
Desain Data BAGMIN(admin)
1.
Gambar 4.11 Tampilan Iput Surat Keluar
Gambar 4.14 tampilan Input Data
BAGMIN
tampilan Input Surat Masuk
Tampilan Data Pegawai
1.
Gambar 4.12 Tampilan Input Surat Masuk
Gambar 4.13 Tampilan Input Data
Pegawai
13
Desain Disposisi tampilan Output
Laporan Surat Keluar
Gambar 4.15 tampilan Disposisi
tampilan Output 1.
tampilan Output Laporan Surat Masuk
2. tampilan Output Laporan Disposisi
Gambar 4.17 tampilan Laporan Disposisi
14
proses
Kesimpulan
pada
sebelumnya,
maka
2.
bagian
dapat dikembangkan dalam pencarian data, agar mudah
1. Dengan adanya sistem informasi
pencarian data surat masuk
pengarsipan surat masuk dan keluar,
maka
dan
dapat
membantu pengarsipan surat di Polrestabes
Semarang
secara
terkomputerisasi, yaitu dengan adanya fitur untuk menambah dan mengubah data surat. 2. Dengan adanya fitur pembuatan laporan dan rekapitulasi dapat membantu
mempercepat
pembuatan
laporan
yang
dibutuhkan oleh pimpinan, dan setiap laporan tersimpan secara terkomputerisasi dapat dicetak di saat dibutuhkan. Saran-Saran Agar penerapan sistem dapat berjalan dengan baik, maka pihak pengelola
sistem
perlu
mempersiapkan : 1.
Untuk pengembangan maka program sistem informasi ini
dapat
disimpulkan sebagai berikut:
surat
surat
masuk dan surat keluar.
Dari hasil penelitian yang telah dipaparkan
pengarsipan
Segera diadakan perubahan ke sistem informasi yang benar-benar akan membantu
15
surat
keluar
DAFTAR PUSTAKA [1] Sunandar, (2012), Sistem Informasi Pengarsipan pada MTs Negeri Gembong
Kab.
Multiuser,
Pati
speed
Berbasis Universitas
Surakarta. [2] Muhammad
Luqman,
Pembangunan
(2012),
Sistem
Informasi
Manajemen Surat Masuk dan Surat Keluar
pada
Bagian
Umum
Skretariat
Daerah
Kabupaten
Pacitan,
speed
Universitas
Surakarta. [3] http://nitahermawati.blogspot.com/2011/06/ menulis-jenis-jenis-suratdinas_26.html, diupdate tanggal 20 Juni 2011. [4]
Halvonson Microsoft
Michael. Visual
(2000).
Basic
6.0
Profesional, step by Step,PT. Elex Media Komputindo. Jakarta [5] Jogiyanto, H. M. (2005). Pengenalan Komputer. Yogyakarta : Andi Offset. [6] Jogiyanto, HM. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi, 2005
16
17
