PROSEDUR PENANGANAN DANA KAS KECIL PADA PT TASPEN (PERSERO) KANTOR CABANG UTAMA MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Oleh SILVIANA DEWI PURBA NIM 1205091086
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur Penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan berkat dan rahmat-Nya sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas Akhir merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan pendidikan D3 Jurusan Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Medan. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis tidak dapat menyelesaikan tepat waktu tanpa dukungan dari semua pihak. Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, yaitu: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 3. Safaruddin, S.E., M.Si selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan. 4. Vivianti Novita, S.E., M.Si selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 5. Netty, S.E., M.Si selaku Dosen Pembimbing Satu. 6. Dra. Ratna Dewi, M.Hum., selaku Dosen Pembimbing Dua. 7. Seluruh Staff Pengajar dan Staff Administrasi Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. 8. Seluruh pegawai perusahaan pada PT Taspen (Persero) KCU Medan.
i
9. Secara khusus dengan tulus hati dan penuh hormat, Penulis menyampaikan terima kasih kepada kedua orangtua, Ayahanda dan Ibunda tercinta atas semangat, bimbingan, motivasi, nasihat, doa yang terus mengalir, serta dukungan baik moral dan materil. 10. Adik-adikku, Rona dan Najwa yang telah memberikan semangat. 11. Seluruh teman-teman di kelas AB-6D teristimewa Mafera Gustina Siagian, Ade Anisyah Dalimunthe, Erma Syahputri Manik, Heppy Janiver Sinaga, Lamsiar br Solin, dan Yuliana yang selalu memberikan semangat serta dukungannya. 12. Teman-teman seperjuangan yaitu Anggi, Arika, Dina, Putri, dan Sintya yang selama ini juga memberikan semangat dan motivasi untuk penyelesaian Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak sangat diharapkan. Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi rekan-rekan mahasiswa dan pembaca sekalian.
Medan, Juli 2015 Penulis,
Silviana Dewi Purba NIM 1205091086
ii
ABSTRAK
Kas kecil memiliki peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Dana kas kecil merupakan dana yang dipersiapkan perusahaan untuk membayar pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil. Penanganan dana kas kecil yang baik sesuai dengan prosedur juga dibutuhkan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan perusahaan sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan. Tujuan penulisan penulisan Tugas Akhir ini adalah difokuskan untuk mengetahui prosedur penanganan kas kecil pada PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan. Untuk mendapatkan informasi tersebut digunakan metode pengamatan ke lapangan serta melakukan wawancara pada Bagian Umum. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu dengan mendeskripsikan data yang telah terkumpul kemudian membuat simpulan dari data-data yang telah dikumpul. Berdasarkan hasil dari observasi dan wawancara yang telah dilakukan di PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan dapat diketahui bahwa prosedur penanganan dana kas kecil pada PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan sudah cukup baik yang dilakukan berdasarkan prosedur dari perusahaan dan telah sesuai dengan teori yang dibahas.
Kata Kunci: Prosedur, Penanganan, Dana Kas Kecil
iii
ABSTRACT
Petty cash has an important role in the company's operations. Petty cash is a fund that the company prepared to pay cash expenditures which are relatively small. Handling petty cash fund is well in accordance to the procedure required to support the smooth implementation of the company's activities so that it can achieve its goals. The purpose of writing this final project is focused to find out the petty cash handling procedures at PT Taspen (Persero) Main Branch Office of Medan. To get information, we apply field observation method and conduct interviews on general division. Data analysis technique used is descriptive analysis to describe the data that has been collected and then make the conclusion from data that has been collected. Based on the results of observations and interviews that have been conducted at PT Taspen (Persero) KCU Medan can be known that the procedures for handling petty cash fund at PT Taspen (Persero) KCU Medan doing good enough according to the procedures of the company and has been in accordance with the theory discussed.
Keywords: Procedures, Handling, Petty Cash Fund
iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ......................................................................................... i ABSTRAK ........................................................................................................ iii ABSTRACT ...................................................................................................... iv DAFTAR ISI ..................................................................................................... v DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... vii BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................................. 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir ............................................. 1 1.2 Rumusan Masalah Tugas Akhir ................................................................. 2 1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir.................................................................... 2 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir.................................................................. 2 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir ........................................................... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................... 5 2.1 Pengertian Kas ........................................................................................... 5 2.2 Pengertian Dana Kas Kecil......................................................................... 6 2.3 Prosedur Penanganan Dana Kas Kecil ...................................................... 7 2.4 Pembentukan Dana Kas Kecil .................................................................... 8 2.5 Pencatatan Dana Kas Kecil ........................................................................ 9 2.6 Pertanggungjawaban Dana kas kecil ........................................................ 13 2.7 Bukti Kas Kecil .......................................................................................... 14 2.8 Buku Kas Kecil .......................................................................................... 15 BAB 3 METODE PENELITIAN ....................................................................... 17 3.1 Teknik Pengumpulan Data ........................................................................ 17 3.2 Jenis Sumber Data .................................................................................... 18 3.3 Teknik Analisis Data .................................................................................. 19 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 20 4.1 Gambaran Umum Perusahaan .................................................................. 20 4.1.1 Sejarah PT Taspen (Persero) .......................................................... 20 v
4.1.2 Visi dan Misi PT Taspen (Persero) .................................................. 22 4.1.3 Logo PT Taspen (Persero) .............................................................. 24 4.1.4 Struktur Organisasi PT Taspen (Persero) ........................................ 24 4.1.5 Informasi Produk PT Taspen (Persero) ........................................... 25 4.2 Prosedur Penanganan Dana Kas Kecil pada PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan ................................................................... 27 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN ................................................................... 37 5.1 Simpulan ................................................................................................... 37 5.2 Saran ......................................................................................................... 38 DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 39 LAMPIRAN
vi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Daftar wawancara Lampiran 2 Struktur Organisasi PT Taspen (Persero) KCU Medan Lampiran 3 Surat Permintaan Pembayaran Yang Muka Kerja (SP2U) Lampiran 4 Nota Dinas Lampiran 5 Surat Pertanggungjawaban Uang Muka Kerja (SPU) Lampiran 6 Resume Verifikasi Lampiran 7 Rotasi Dokumen Transaksi Pembayaran Lampiran 8 Daftar Realisasi Pengeluaran Lampiran 9 Nota-Nota Pengeluaran
vii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir Setiap operasional perusahaan terdapat peralatan-peralatan kecil yang
memang dibutuhkan untuk menunjang kelancaran pekerjaan. Praktek kegiatan sehari–hari yang dilakukan perusahaan sering kali terjadi pengeluaran– pengeluaran kecil seperti pengeluaran untuk membeli perangko, materai, biaya fotokopi, bensin, makanan kecil, teh dan kopi untuk tamu pimpinan dan sebagainya. Untuk mengatasi pengeluaran-pengeluaran uang semacam itu, perusahaan perlu menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil. Uang yang disisihkan untuk dana kas kecil ini dipegang oleh seseorang yang ditunjuk sebagai kasir. Kas kecil memiliki peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Oleh karena itu, setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika
dilakukan
dengan
menggunakan
cek
disebabkan
penarikan
cek
membutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Selain itu, dalam menangani dana kas kecil sebaiknya mengikuti prosedur yang berlaku dalam perusahaan. Penanganan yang cenderung buruk akan kas kecil dapat mengganggu kelancaran operasional di perusahaan. PT. Taspen (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara Indonesia yang bergerak di bidang asuransi tabungan hari tua dan dana pensiun Pegawai Negeri Sipil. Tentunya penanganan dana kas kecil yang baik sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan ini juga dibutuhkan dalam menunjang 1
2
kelancaran pelaksanaan kegiatan perusahaan sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan perusahaan. Berdasarkan penjelasan yang diuraikan diatas, kajian tentang Prosedur Penanganan Dana Kas Kecil pada PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan menarik untuk dibahas.
1.2
Rumusan Masalah Tugas Akhir Rumusan masalah yang dibahas adalah “Bagaimanakah Prosedur
Penanganan Dana Kas Kecil pada PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan”.
1.3
Tujuan Penulisan Tugas Akhir Tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui Prosedur
Penanganan Dana Kas Kecil pada PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan.
1.4
Manfaat Penulisan Tugas Akhir Manfaat dari penulisan tugas akhir adalah: 1. Menambah wawasan dan informasi tentang prosedur penanganan dana kas kecil khususnya di PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan. 2. Sebagai bahan masukan bagi pihak perusahaan dalam kegiatan menangani dana kas kecil sesuai dengan prosedur di dalam perusahaan tersebut. 3. Sebagai referensi mengenai kegiatan penanganan dana kas kecil yang baik sebagaimana mestinya.
3
1.5
Sistematika Penulisan Tugas Akhir Sistematika penulisan ini terdiri dari 5 (Lima) Bab, dimana antara Bab
yang satu dan Bab yang lain saling berhubungan secara sistematis. Berikut ini dapat dilihat uraian dari sistematika penulisan tersebut: BAB 1
PENDAHULUAN Pada bab ini menguraikan tentang Latar Belakang Pemilihan Judul Tugas Akhir, Rumusan Masalah Tugas Akhir, Tujuan Penulisan Tugas Akhir, Manfaat Penulisan Tugas Akhir, serta Sistematika Penulisan Tugas Akhir.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA Pada bab ini berisikan uraian teoritis kepustakaan tentang Kas Kecil dimana akan dijadikan dasar acuan dalam melakukan pembahasan
dalam
pelaksanaan
penelitian.
Adapun
yang
diuraikan adalah Pengertian Kas, Pengertian Dana Kas Kecil, Prosedur Penanganan Dana Kas Kecil, Pembentukan Dana Kas Kecil, Pencatatan Dana Kas Kecil, Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil, Bukti Kas Kecil dan Buku Kas Kecil. BAB 3
METODE PENELITIAN Pada bab ini menguraikan tentang Teknik Pengumpulan Data, Jenis
Sumber
Data
serta
Teknik
Analisis
pengumpulan data yang digunakan adalah: a. Studi Lapangan, terdiri dari: - Observasi - Wawancara b. Studi Kepustakaan.
Data.
Teknik
4
BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini menguraikan hasil dan pembahasan terhadap data yang diperoleh dari lapangan mengenai Prosedur Penanganan Dana Kas Kecil PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan. Selanjutnya membandingkan data yang diperoleh dari lapangan dengan teori yang terdapat dalam bab tinjauan pustaka dan kemudian mengevaluasi nya.
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini merupakan simpulan dari masalah yang dibahas, dan beberapa saran sebagai bahan masukan yang bermanfaat bagi PT Taspen (Persero) Kantor Cabang Utama Medan.
