UNIVERSITAS SUMATERA UTARA PROGRAM S-1 EKSTENSI FAKULTAS EKONOMI MEDAN
ANALISIS ANGGARAN SEBAGAI ALAT PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA PT (PERSERO) PELABUHAN INDONESIA I MEDAN
DRAFT SKRIPSI
BASARIA SITANGGANG 050521082 DEPARTEMEN MANAJEMEN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan 2007
Basaria Sitanggang : Analisis Anggaran Sebagai Alat Pengawasan Biaya Operasional Pada PT…, 2007 USU Repository © 2009
ABSTRAK
Basaria Sitanggang (2007), Analisis Anggaran Sebagai Alat Pengawasan Biaya Operasional Pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan dibawah bimbingan Ibu Dra. Haida Yasin, MSi, selaku Ketua Departemen Manajemen Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE. MSi, dan Drs. Syahyunan, Msi, selaku Dosen Penguji I, Dra. Mulykata Sebayang, MSi selaku Dosen Penguji II. Masalah yang diteliti yaitu “Bagaimana peranan anggaran terhadap pengawasan biaya operasional pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan. Tujuan penelitian untuk mengetahui apakah anggaran sudah diterapkan sebagai alat pengawasan biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan dengan menganalisis proses penyusunan anggaran, pengawasan biaya operasional, dan penyimpangan biaya operasional dalam perusahaan. Penulis melakukan penelitian melalui wawancara dan studi dokumentasi untuk memperoleh data yang kemudian diolah dengan metode deskriptif dan deduktif. Hasil penelitian pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan, menunjukkan bahwa proses penyusunan anggaran biaya operasional dilakukan oleh komisi anggaran yang kemudian disahkan dalam RUPS. Selama periode 2002 – 2006 terdapat penyimpangan yang signifikan antara anggaran biaya operasi yang disusun dengan realisasinya. Hal ini menunjukkan bahwa sistem penyusunan anggaran pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I masih belum efektif sebagai alat pengawasan biaya operasional. Agar anggaran biaya operasional dengan realisasi biaya operasional tidak menimbulkan penyimpangan yang materil sifatnya, maka disarankan kepada perusahaan yakni: a. Menerapkan model-model simulasi anggaran yang memanfaatkan metoda kuantitatif dan biaya standar untuk penghitungan besaran anggaran. b. Perlu adanya komitmen bersama pada seluruh level manajemen perusahaan terhadap anggaran yang telah ditetapkan. c. Memanfaatkan teknologi informasi melalui sistem yang terintegrasi secara on line cabang-cabang pelabuhan, unit usaha dan kantor pusat guna mempercepat penyampaian informasi ataupun saran, guna mengantisipasi terhadap penyimpangan anggaran yang mungkin terjadi. d. Menerapkan sistem reward and punishment yang jelas dan terstruktur, sehingga mampu menumbuhkan komitmen terhadap anggaran yang telah ditetapkan dan mampu memotivasi pelaksana anggaran untuk berpartisipasi.
Kata Kunci: Anggaran, Pengawasan Biaya Operasional
2
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang memberikan kekuatan, hikmat dan kebijaksanaan serta pengetahuan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Anggaran Sebagai Alat Pengawasan Biaya Operasional Pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan”. Skripsi ini ditulis guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Diharapkan skripsi ini dapat
menjadi output yang bermanfaat, khususnya untuk menyadari akan pentingnya fungsi anggaran biaya operasional sebagai alat pengawasan pada perusahaan. Dalam penyusunan Skripsi ini penulis memperoleh banyak masukan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE. MSi, selaku Ketua Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dra. Haida Yasin, Msi. selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan masukan dan arahan dalam penyusunan skripsi ini. 4. Bapak Drs. Syahyunan, MSi, dan Ibu Dra. Mulykata Sebayang, Msi selaku dosen penguji. 5. Bapak Prayitno, Direktur PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan, dan seluruh pejabat dan staf terutama Bapak Diehl, Bapak Harianja, Bapak
3
6. Seluruh keluarga yang telah memberikan dukungan kepada penulis baik moril maupun materi. 7. Dan seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu persatu yang turut membantu penulis menyelesaikan Skripsi ini. Akhir kata penulis berharap semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Medan,
Penulis
4
Desember 2007
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ..........................................................................................................i KATA PENGANTAR.......................................................................................ii DAFTAR ISI.....................................................................................................iv DAFTAR TABEL ............................................................................................vi DAFTAR GAMBAR.......................................................................................vii BAB 1: PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pemilihan Judul ....................................................1 B. Perumusan Masalah .......................................................................4 C. Kerangka Konseptual .....................................................................4 D. Tujuan dan Manfaat Penelitian ......................................................6 E. Metode Penelitian ..........................................................................6 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Batasan Operasional.................................................................6 Definisi Operasional Variabel..................................................6 Waktu dan Lokasi Penelitian ...................................................6 Jenis dan Sumber Data .............................................................7 Tehnik PengumpulanData........................................................8 Metode Analisis Data...............................................................8
BAB 2: URAIAN TEORITIS A. Penelitian Terdahulu ....................................................................10 B. Pengertian Anggaran....................................................................11 C. Fungsi Anggaran ..........................................................................12 D. Jenis-Jenis Anggaran....................................................................13 E. Proses Penyusunan Anggaran ......................................................14 F. Pengertian Biaya Operasional dan Klasifikasinya .......................18 G. Pengawasan Biaya Operasional ...................................................18 H. Laporan Realisasi Biaya Operasional ..........................................21
5
BAB 3: PT (PERSERO) PELABUHAN INDONESIA I MEDAN A. Deskripsi Perusahaan ...................................................................24 1. Sejarah Perusahaan..................................................................24 2. Struktur Organisasi Perusahaan .............................................25 B. Penyusunan Anggaran Biaya Operasional ...................................27 1. Organisasi................................................................................27 2. Penerbitan Arahan Direksi ......................................................28 3. Proses Penyusunan Anggaran .................................................29 C. Jenis-jenis Biaya Operasional.......................................................32 D. Pengawasan Biaya Operasional ...................................................35 E. Laporan Realisasi Biaya Operasional...........................................37 BAB 4: ANALISIS DAN EVALUASI A. Penyimpangan Biaya Operasional ...............................................39 B. Proses Penyusunan Anggaran ......................................................55 C. Pengawasan Biaya Operasional....................................................57 BAB 5: KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ..................................................................................60 B. Saran .............................................................................................61 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
6
DAFTAR TABEL Halaman
Tabel 1.1 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2002 – 2006......3 Tabel 2.1 Contoh Laporan Realisasi Anggaran ...............................................22 Tabel 4.1 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2002................39 Tabel 4.2 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2003................42 Tabel 4.3 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2004................45 Tabel 4.4 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2005................49 Tabel 4.5 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2006................52
7
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.1. Kerangka Konseptual Penelitian ...................................................5 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I.............26 Gambar 3.2 Proses Penyusunan anggaran PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I.............................................30
8
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pemilihan Judul Secara umum perusahaan memiliki tujuan dan sasaran yang hendak dicapai antara lain menghasilkan laba. Untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien, maka pihak manajemen perusahaan membuat suatu perencanaan tentang kegiatan yang akan dilakukan dan mengadakan pengawasan terhadap realisasi rencana yang telah dibuat. Tujuan perusahaan adalah mendapatkan laba dari kegiatan usaha yang dilaksanakan.
Perusahaan oleh karena itu, membuat suatu kebijakan atau
prosedur. Salah satu alat yang baik dalam perencanaan dan pengawasan adalah dengan menyusun anggaran. Anggaran memberikan manajemen, proyeksi yang dapat dipercaya mengenai hasil-hasil dari rencana, sebelum rencana dilaksanakan. Salah satu biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah biaya operasional. Dalam setiap perusahaan, anggaran biaya operasional pada umumnya terdiri dari anggaran biaya penjualan dan anggaran biaya administrasi dan umum. Biaya tersebut memerlukan pengawasan dari pihak manajemen, dengan membandingkan biaya aktual yang telah dikeluarkan dengan anggaran yang telah disusun, dengan melakukan perbandingan tersebut, akan dilihat perbedaannya yang disebut sebagai penyimpangan. Hal ini dapat dijadikan sebagai dasar atau pedoman perusahaan untuk penyusunan anggaran tahun berikutnya.
9
Anggaran sebagai alat pengawasan biaya operasional sangat diperlukan untuk menentukan efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan dalam periode yang telah direncanakan. Anggaran yang berfungsi dengan baik sebagai alat pengawasan, merupakan indikator keberhasilan sistem pengawasan manajemen di dalam perusahaan. Dengan melakukan pengawasan terhadap anggaran, dapat dilihat tingkat keberhasilan pencapaian target-target anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa kepelabuhan berada di bawah naungan Departemen Perhubungan. PT (Persero) Pelabuhan Indonesia memiliki tugas pokok menyediakan fasilitas dan peralatan pelabuhan, menyelenggarakan pelayanan dan pengusahaan jasa kepelabuhan serta usaha lainnya yang menunjang tercapainya tujuan perusahaan dalam rangka kelancaran arus kapal, penumpang dan barang. Biaya operasional pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan merupakan keseluruhan pengeluaran yang dibebankan pada periode berjalan dalam kegiatan operasional perusahaan. Jenis-jenis biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia terdiri dari: biaya pegawai, biaya bahan, biaya pemeliharaan, biaya penyusutan, biaya amortisasi, biaya asuransi, biaya sewa, biaya administrasi kantor, dan biaya umum. Perencanaan biaya operasional tersebut dituangkan dalam bentuk Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP). Pengawasan anggaran biaya operasional dilaksanakan melalui laporan realisasi biaya operasi.
10
Laporan anggaran dan realisasi biaya operasional pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan, di jelaskan pada Tabel 1.1 di bawah ini: Tabel 1.1 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2002 – 2006 (dalam rupiah) Uraian
2002
RKAP
229.150.956.000
Realisasi
241.591.965.877
Penyimpangan Biaya % (persentase)
2003
2004
2005
2006
282.067.387.000
266.547.579.054
293.364.061.920
395.154.241.101
282.447.746.911
329.073.978.833
358.954.935.650
431.835.559.456
(12.441.009.877)
(380.359.911)
(62.526.399.779)
(65.590.873.730)
(36.681.318.355)
5,43%
0,13%
23,46%
22,36%
9,28%
Sumber: PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan, 2007 (data diolah)
Pada Tabel 1.1 dapat dilihat bahwa dari tahun 2002 hingga tahun 2006, selisih antara realisasi biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I dengan perencanaan anggarannya menghasilkan penyimpangan biaya yang cukup besar.
Pada Tahun 2002, biaya operasional yang dianggarkan sebesar Rp.
229.150.956.000, sedangkan realisasinya Rp. 241.591.965.877, sehingga terjadi penyimpangan yang negatif sebesar Rp. 12.441.009.87 atau 5,43%. Pada Tahun 2003, biaya operasional yang dianggarkan sebesar Rp. 282.067.387.000, sedangkan realisasinya Rp. 282.447.746.911, sehingga terjadi penyimpangan yang negatif sebesar Rp. 380.359.911 atau 0,13%. Pada Tahun 2004, biaya operasional yang dianggarkan sebesar Rp. 266.547.579.054, sedangkan realisasinya Rp. 329.073.978.833, sehingga terjadi penyimpangan yang negatif sebesar Rp. 62.526.399.779 atau 23,46%. Pada Tahun 2005, biaya operasional yang dianggarkan
sebesar
Rp.
293.364.064.920,
sedangkan
realisasinya
Rp.
358.954.935.650, sehingga terjadi penyimpangan yang negatif sebesar Rp. 65.590.873.730 atau 22,36%. Pada Tahun 2006, biaya operasional yang
11
dianggarkan
sebesar
Rp.
395.154.241.101,
sedangkan
realisasinya
Rp.
431.835.559.456, sehingga terjadi penyimpangan yang negatif sebesar Rp. 36.681.318.355 atau 9,28%. Hal ini menunjukkan terdapat suatu penyimpangan dari rencana biaya operasional yang telah dianggarkan sebelumnya dari Tahun 2002 hingga 2006. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk meneliti: “Analisis Anggaran Sebagai Alat Pengawasan Biaya Operasional Pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan”.
B. Perumusan Masalah Berdasarkan pada latar belakang pemilihan judul, maka penulis merumuskan masalah: “Bagaimana peranan anggaran terhadap pengawasan biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan”.
C. Kerangka Konseptual Sebagai suatu unit ekonomi, perusahaan bertujuan untuk mencapai laba, sehingga dalam pelaksanaan kegiatannya berpegang pada kebijakan yang telah ditetapkan, yang dituangkan dalam anggaran. Munandar (2001:3 ) menyebutkan bahwa “Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang”. Anggaran biaya operasional merencanakan tentang pengeluaran dalam kegiatan operasional perusahaan yang dibebankan pada periode yang akan datang. Meskipun demikian, tidak tertutup kemungkinan terjadinya penyimpangan dari
12
rencana yang telah dianggarkan. Untuk itu perlu diadakan pengawasan terhadap anggaran, sehingga apabila terjadi penyimpangan bisa ditindak lanjuti oleh manajemen untuk memberi solusi yang tepat. Pengawasan biaya operasional merupakan kegiatan membandingkan pelaksanaan (realisasi) biaya operasional dengan anggaran biaya yang telah disusun.
Pengawasan
tidak
hanya
sekedar
penentuan
dan
pengukuran
penyimpangan yang terjadi, tetapi yang lebih penting adalah penjelasan sebabsebab terjadinya penyimpangan sehingga dapat diambil tindakan koreksi atas penyimpangan tersebut. Berdasarkan uraian tersebut, maka dapat digambarkan sebuah kerangka pemikiran pada Gambar 1.1 di bawah ini: Anggaran Biaya Operasional
Realisasi Biaya Operasional
Penyimpangan (Varians)
Tindakan Koreksi
Sumber: Harahap 2001:9 (Diolah penulis) Gambar 1.1. Kerangka Konseptual Penelitian
13
Pengawasan Biaya Operasional
D. Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah anggaran sudah diterapkan sebagai alat pengawasan biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan. Penulis berharap penelitian ini dapat bermanfaat bagi: 1. Perusahaan,
sebagai
bahan
masukan
dalam
pengawasan
biaya
operasional melalui anggaran yang telah ditetapkan. 2. Penulis, sebagai implementasi untuk menerapkan pengetahuan teoritis yang telah diperoleh dari bangku kuliah dalam praktek. 3. Peneliti selanjutnya sebagai salah satu rujukan untuk melakukan penelitian
yang
berhubungan
dengan
peranan
anggaran
dalam
pengawasan biaya operasional perusahaan.
E. Metode Penelitian 1. Batasan Operasional Untuk menghindari kesimpangsiuran dalam pembahasan penelitian, maka luas penelitian dibatasi dan hanya menyangkut pada pengawasan biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan melalui anggaran biaya operasional yang telah ditetapkan. 2. Definisi Operasional Variabel Definisi operasional variabel merupakan penjelasan mengenai pengertian variabel, sehingga dapat diamati dan diukur. Adapun definisi operasional dari penelitian ini yaitu: Anggaran biaya operasional merupakan ramalan (forecast) secara detail untuk biaya operasi yang digunakan oleh perusahaan dalam periode
14
tertentu yang didasarkan pada pengharapan yang beralasan tentang keefisienan usaha, serta berfungsi sebagai koordinasi kerja dan pengawasan. Pengawasan biaya operasi merupakan pantauan pelaksanaan seluruh kegiatan operasional yang dilakukan oleh karyawan untuk menjamin agar semua pekerjaan dan biaya operasional yang dilakukan sudah berjalan sesuai dengan rencana yang disusun sebelumnya. Anggaran sebagai alat pengawasan biaya operasional dimana anggaran dijadikan sebagai alat menilai apakah perencanaan biaya operasional yang dituangkan dalam anggaran dapat berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan. Dengan membandingkan anggaran dengan realisasinya, dapat
diambil
tindakan
koreksi
untuk
mencegah
kemungkinan-
kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan. 3. Waktu dan Lokasi Penelitian Penelitian akan dilakukan dari bulan November 2007 – Desember 2007. Lokasi penelitian adalah pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan, Jl. Krakatau Ujung No. 100, Medan. 4. Jenis dan Sumber Data Adapun data yang diperlukan sehubungan dengan penelitian ini: a. Data Primer, adalah data yang diperoleh dari subyek penelitian, yaitu dari PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan, melalui observasi dan wawancara. b. Data Sekunder, adalah data yang diperoleh melalui buku, yang dianggap menjadi referensi pendukung, berupa teori-teori dan informasi yang berkaitan dengan penelitian, seperti anggaran biaya
15
operasional perusahaan, laporan realisasinya, struktur organisasi dan sejarah singkat perusahaan. 4. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: a. Wawancara yaitu dengan bertanya pada pihak yang berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti, dalam hal ini bagian komisi anggaran di PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan. b. Dokumentasi yaitu meneliti bahan-bahan tulisan dan dokumentasi perusahaan yang berhubungan dengan penelitian ini guna mendapatkan data sekunder, seperti, anggaran biaya operasional dan realisasinya, sejarah dan struktur organisasi perusahaan. 5. Metode Analisis Data Metode analisis data yang digunakan antara lain: a. Metode Deskriptif Merupakan suatu metode, dimana data yang sudah dikumpulkan, dikelompokkan, sehingga diperoleh gambaran yang jelas mengenai pengawasan biaya operasional melalui anggaran yang ditetapkan oleh PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan.
16
b. Metode Deduktif Merupakan suatu metode yang dilakukan dengan cara membandingkan teori kepustakaan (data sekunder) dengan praktek di dalam perusahaan (data primer), kemudian mengambil kesimpulan dan saran dari hasil perbandingan tersebut.
17
BAB 2 URAIAN TEORITIS
A. Penelitian Terdahulu Sari Mahfuzza (2005), melakukan penelitian dengan judul “Analisis Anggaran Biaya Operasional sebagai Alat Pengawasan Pada PT Perkebunan Nusantara II Kebun Tanjung Morawa. Tujuan dari penelitan ini adalah untuk mengetahui fungsi anggaran sebagai alat pengawasan biaya operasional dalam perusahaan. Perumusan masalah yang dibahas yaitu anggaran biaya operasional PT Perkebunan Nusantara II Kebun Tanjung Morawa dapat berfungsi sebagai alat pengawasan terhadap realisasi biaya operasional yang sebenarnya, sehingga penyimpangan dapat diminimalisasi. Sedangkan hipotesis yang diajukan adalah anggaran biaya operasional PT Perkebunan Nusantara II dapat berfungsi sebagai alat pengawasan terhadap realisasi biaya operasional yang sebenarnya. Metode analisis yang digunakan adalah metode statistik komparatif.
Hasil penelitian
adalah anggaran biaya operasional PT Perkebunan Nusantara II Kebun Tanjung Morawa telah dapat berfungsi sebagai alat pengawasan terhadap realisasi biaya operasional yang sebenarnya dimana dari tahun ke tahun mendekati nilai yang yang realistis. Realisasi anggaran biaya operasionalnya lebih kecil dari yang ditargetkan, sehingga penyimpangan/selisih anggaran biaya operasional yang terjadi menguntungkan perusahaan. Syofia Lisa (2004), melakukan peneltian dengan judul “Analisis Realisasi Anggaran pada PT Coca Cola Bottling Indonesia-Medan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi terhadap realisasi anggaran PT Coca Cola Bottling Indonesia-Medan.
18
Perumusan masalahnya:
Apakah anggaran yang dibuat oleh PT Coca Cola Bottling Indonesia-Medan telah sesuai dengan yang realisasinya.
Metode penelitian yang digunakan adalah
metode statistik deskriptif. Adapun hasil penelitiannya adalah PT Coca Cola Bottling Indonesia-Medan dalam menyusun anggarannya menetapkan standar biaya produksi yang konsisten dan penafsirannya dilakukan berdasarkan pengalaman dari tahun-tahun yang lalu.
Anggaran biaya produksi sudah
digunakan secara efisien sehingga penyimpangan yang terjadi menguntungkan (favorable) bagi perusahaan.
B. Pengertian Anggaran Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program-program yang telah disahkan. Anggaran merupakan alat manajemen dalam mencapai tujuan. Adisaputro dan Asri (2003:6) mendefinisikan anggaran, “Sebagai pendekatan yang formal dan sistematis dari pelaksanaan tanggung jawab manajemen dalam perencanaan, koordinasi dan pengawasan”. Menurut Nasehatun (1999:195), “Anggaran merupakan suatu rencana yang menyeluruh dari segala tingkat kegiatan dalam perusahaan yang dinyatakan dengan angka (uang) untuk suatu periode tertentu”. Dari pengertian tersebut, dapat diketahui bahwa anggaran mempunyai 4 (empat) unsur, yakni: 1. Rencana Anggaran yang disusun terlebih dahulu berisi tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang. Ini berarti bahwa anggaran itu sebenarnya berisi rencana aktivitas perusahaan. 2. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan Anggaran mencakup semua kegiatan yang akan dilaksanakan oleh semua bagian-bagian yang terdapat dalam perusahaan.
19
3. Dinyatakan dalam unit moneter yaitu unit kuantitatif yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam. Adapun unit moneter yang berlaku di Indonesia adalah unit rupiah. 4. Jangka waktu tertentu yang akan datang Ini menunjukkan bahwa anggaran berlaku untuk masa yang akan datang. Maksudnya, apa yang dimuat di dalam anggaran adalah taksiran-taksiran (forecast) tentang apa yang akan terjadi serta apa yang dilakukan di waktu yang akan datang. Ahyari (2002:8) menyatakan bahwa, “Anggaran perusahaan merupakan perencanaan secara formal dari seluruh kegiatan perusahaan di dalam jangka waktu tertentu yang dinyatakan dalam unit kuantitatif (moneter)”.
C. Fungsi Anggaran Anggaran merupakan hasil akhir dari perencanaan perusahaan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang. Dengan anggaran ini akan meningkatkan komunikasi antar bagian-bagian yang ada di perusahaan untuk memujudkan tujuan perusahaan tersebut sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Anggaran tersebut juga akan berfungsi sebagai alat pengawasan, karena menjadi tolak ukur yang dipakai sebagai pembanding hasil kegiatan operasional sesungguhnya. Fungsi anggaran terbagi dalam tiga bagian, yaitu: 1. Fungsi Perencanaan Anggaran merupakan alat perencanaan tertulis menuntut pemikiran yang teliti dan memberikan gambaran yang lebih nyata/jelas dalam unit dan uang. Dalam anggaran, rencana laba setinggi-tingginya dirumuskan teliti dan nyata, yaitu dinyatakan secara kuantitatif.
20
2. Fungsi Pelaksanaan Anggaran merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan secara selaras dalam mencapai tujuan (laba). Jadi anggaran penting untuk menyelaraskan atau mengkoordinasikan setiap bagian kegiatan. 3. Fungsi Pengawasan Anggaran merupakan alat pengawasan (controlling).
Pengawasan berarti
mengevaluasi (menilai) terhadap pelaksanaan pekerjaan, dengan cara: 1. Membandingkan realisasi dengan rencana (anggaran). 2. Melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu (apabila terdapat penyimpangan yang merugikan).
D. Jenis-Jenis Anggaran Anggaran terdiri dari berbagai jenis sesuai dengan pengelompokkannya. Menurut Nafarin (2004:22) anggaran dapat dikelompokkan dari beberapa sudut pandang berikut ini: 1. Menurut jangka waktu, anggaran terdiri dari: a. Anggaran jangka pendek (anggaran taksis). b. Anggaran jangka panjang (anggaran strategis). 2. Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari: a. Anggaran operasional adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan laba rugi. b. Anggaran keuangan adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca.
21
E. Proses Penyusunan Anggaran Adapun proses penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan cara: 1. Otoriter atau top down Otoriter atau top down, dimana anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh pimpinan dan anggaran inilah yang harus dilaksanakan karyawan tanpa melalui proses negosiasi dengan karyawan dalam penyusunannya. 2. Demokrasi atau bottom up Demokrasi atau bottom up, dalam metode ini anggaran disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan.
Anggaran disusun mulai dari
bawahan sampai ke atasan. Karyawan diserahkan sepenuhnya menyusun anggaran yang akan dicapainya di masa yang akan datang. Metode ini dapat digunakan jika karyawan sudah memiliki kemampuan dalam menyusun anggaran dan tidak dikhawatirkan akan menimbulkan proses yang lama dan berlarut. 3. Campuran (top down dan bottom up) Metode yang efektif dalam penyusunan anggaran adalah metode campuran, yang merupakan partisipasi aktif semua pimpinan dan karyawan sesuai dengan peran masing-masing dalam proses penyusunan anggaran. Blocher dan Thomas (2002:356) menyatakan “Proses penyusunan anggaran yaitu meliputi pembentukan komite anggaran, menentukan periode anggaran, spesifikasi pedoman anggaran, penyusunan usulan anggaran awal atau dasar, negoisasi anggaran, review serta persetujuan dan revisi anggaran”.
22
Dari pengertian tersebut, akan dirinci satu persatu unsur-unsur dalam proses penyusunan anggaran tersebut. a. Komite Anggaran Komite anggaran merupakan otorisasi dalam organisasi dalam segala hal yang berkaitan dengan anggaran. Komite anggaran juga menentukan atau menyetujui tujuan anggaran organisasi dan unit bisnis utama dalam perusahaan secara keseluruhan, mengarahkan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran. Menurut Adisaputro dan Asri (2003:47) komite anggaran terdiri dari: 1. 2. 3. 4. 5.
Salah seorang anggota Direksi. Manajer Pemasaran Manajer Produksi Manajer Keuangan Manajer Bagian Umum, Administrasi dan Personalia
Adapun yang menjadi tugas dari komite anggaran adalah: 1. Merumuskan sasaran anggaran dan kebijaksanaan pokok perusahaan untuk tahun anggaran. 2. Menyampaikan informasi mengenai tujuan dan kebijaksanaan pokok tersebut kepada para manajer pusat pertanggungjawaban. 3. Menelaah rancangan anggaran yang diajukan para manajer pusat pertanggungjawaban. 4. Melakukan negoisasi dengan para manajer pusat mengenai rancangan anggaran yang mereka anjurkan. 5. Mengajukan rancangan anggaran fiskal perusahaan secara keseluruhan kepada dewan komisaris dan rapat umum pemegang saham. 6. Menelaah anggaran yang telah disetujui oleh dewan komisaris dan rapat umum pemegang saham. 7. Melakukan negoisasi dengan para manajer pusat pertanggungjawaban mengenai anggaran yang telah disahkan oleh rapat umum pemegang saham. 8. Melakukan revisi anggaran sesuai dengan kebijakan rapat umum pemegang saham. Penyusunan anggaran dari pernyataan tersebut dapat diketahui bahwa harus ada komite anggaran. Adapun tugasnya yaitu merumuskan sasaran anggaran agar anggaran dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan.
23
b. Periode Anggaran Anggaran disusun untuk satu tahun dan sejalan dengan tahun fiskal perusahaan menyelesaikan periode anggaran dengan periode organisasi untuk membantu perbandingan antara hasil operasi yang sesungguhnya dengan jumlah yang dianggarkan. c. Pedoman Anggaran Pedoman penyusunan anggaran menyebutkan tujuan perusahaan.
Selain
tujuan ada juga strategi induk yang dipakai dan target-target perusahaan yang hendak dicapai. d. Usulan Anggaran Awal atau Dasar Berdasarkan usulan anggaran awal atau dasar, setiap pertanggungjawaban menyiapkan usulan anggaran awal atau dasar untuk pusat pertanggungjawaban mereka. Pusat pertanggungjawaban merupakan suatu unit organisasi yang dikepalai oleh seorang manajer (responbility manager) yang prestasi/kinerjanya diukur dengan wewenang dan tanggung jawab tertentu (Adisaputro dan Anggarini, 2007:50). Penyusunan anggaran dasar dimulai dengan perhitungan fasilitas, sumber daya manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang dimiliki pada saat itu. Anggaran disusun berdasarkan tingkat kegiatan yang terjadi saat itu kemudian dimodifikasi sesuai dengan pedoman anggaran. e. Negosiasi Anggaran Setiap unit anggaran melakukan negoisasi dengan atasan tentang perubahan dalam usulan anggaran. Negoisasi merupakan inti dari proses penganggaran dan menyita sebagian besar dari waktu penyusunan anggaran. Pada tahap ini seringkali terjadi upaya manajer pusat pertanggungjawaban untuk menyajikan
24
anggaran pendapatan yang lebih rendah dari seharusnya dan anggaran biaya yang lebih tinggi dari sewajarnya sehingga tingkat laba yang akan dicapai di bawah kemampuan yang ada. Upaya-upaya semacam ini disebut budget slack, dengan tujuan agar dalam pelaksanaan, target-target anggaran dapat lebih mudah dicapai. f. Review dan Persetujuan Komite anggaran mereview dan memberikan persetujuan akhir terhadap anggaran, kemudian memberikan persetujuan anggaran secara keseluruhan dan mengajukan anggaran tersebut kepada dewan direksi. g. Revisi Revisi anggaran secara regular mendorong pusat pertanggungjawaban untuk menyusun anggaran yang sesuai dengan ketentuan. Perusahaan yang menjalankan revisi anggaran secara sistematis perlu menyalinkan bahwa review hanya diperbolehkan jika keadaan berubah secara signifikan. Anggaran biaya operasi merupakan perencanaan keseluruhan biaya yang dibebankan dalam operasi perusahaan diluar kegiatan proses produksi, yang terdiri dari anggaran biaya penjualan dan anggaran biaya umum atau administrasi. 1. Anggaran Biaya Penjualan Anggaran penjualan merupakan anggaran yang sangat penting dalam penentuan proyeksi penjualan dan penghasilan yang realistis dan pendukung utama dalam menyusun rencana anggaran komprehensif perusahaan.
Tujuan
utama dari anggaran penjualan adalah mengadakan penyesuaian penjualan yang sebenarnya dengan rencana anggaran penjualan agar penjualan dibawah target tidak terlalu besar.
25
2. Anggaran biaya administrasi dan umum “Anggaran biaya administrasi dan umum adalah anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang biaya yang terjadi serta terdapat di dalam lingkungan kantor adminsitrasi persuahaan, serta biaya lain yang sifatnya untuk keperluan secara keseluruhan, yang didalamnya meliputi rencana tentang jenis, jumlah dan waktunya administrasi tersebut terjadi dan dibebankan”. (Munandar: 2001,187) F. Pengertian Biaya Operasional dan Klasifikasinya “Biaya operasi adalah seluruh pengeluaran yang terjadi dalam suatu organisasi guna pelaksanaan aktivitas serta pencapaian tujuan yang telah ditentukan”. (Herman,2006:371) Biaya operasional dapat diklasifikasikan dalam dua golongan besar, yaitu biaya penjualan dan biaya administrasi dan umum. a. Biaya penjualan, adalah biaya yang terjadi untuk kepentingan penjualan produk utama, dan elemen-elemnya terdiri dari: 1. Biaya penjualan variabel, seperti: Biaya komisi penjualan, biaya angkutan penjualan. 2. Biaya penjualan semi variabel, seperti: Biaya supplies penjualan, biaya promosi penjualan. 3. Biaya penjualan tetap, seperti: Biaya depresiasi alat penjualan, biaya penghapusan piutang, biaya gaji pegawai tetap bagian penjualan. b. Biaya administrasi dan umum, adalah biaya yang umumnya terjadi pada bagian personalia, bagian keuangan dan bagian umum, yang terdiri dari: 1. Biaya gaji pimpinan, staf dan karyawan. 2. Biaya kesejahteraan karyawan, seperti: Pengobatan karyawan, rekreasi dan olahraga, pendidikan dan perpustakaan. 3. Biaya depresiasi peralatan kantor. 4. Biaya supplies kantor. 5. Biaya pemeliharaan kantor. 6. Biaya-biaya umum, seperti: Biaya cetak, biaya telepon, biaya air dan listrik, biaya konsultan, biaya representasi direksi, biaya sumbangan.
G.
Pengawasan Biaya Operasional Suatu perbandingan antara hasil realisasi dengan anggaran merupakan
bagian terpadu dari proses pengawasan. Pada setiap laporan realisasi biasanya
26
disajikan kedua hal tersebut, sehingga dapat menggambarkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan biaya operasi. Jika penyimpangan tersebut besar, suatu penelitian yang cermat harus dilakukan untuk menentukan penyebabnya. Penyebab dan bukannya hasil aktual akan mengarah pada perbaikan melalui tindakan korektif oleh manajemen. Tahap-tahap pengawasan dan pengukuran hasil kerja dapat dilakukan melalui pencatatan kejadian atau transaksi yang dilakukan melalui prosedurnya sampai akhirnya dilaporkan melalui laporan keuangan. Handoko (2000:362) menyebutkan bahwa proses pengawasan biasanya terdiri dari beberapa tahap, yaitu: a. b. c. d. e.
Standar penetapan pelaksanaan (perencanaan). Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu. Pada pelaksanaan pengawasan biaya operasional, dapat digunakan teknik
sebagai berikut: 1. Pengawasan biaya operasional dengan menggunakan anggaran Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya operasional, maka pada awal periode ditentukan anggaran biaya untuk setiap biaya yang didistribusikan bagi setiap bagian dari departemen yang merupakan kegiatan fungsional. Pengawasan membutuhkan suatu alat pengukur untuk keseluruhan organisasi, dalam hal ini anggaran mempunyai peranan sebagai alat pengukur atas pelaksanaan yang sesungguhnya.
Informasi yang diberikan melalui anggaran
ditunjukkan kepada pimpinan dalam bentuk laporan yang disusun sedemikian rupa sehingga akan jelas terlihat apabila terdapat hal-hal yang memerlukan
27
perbaikan dengan segera. Penyimpangan yang bersifat merugikan serta dapat dikendalikan harus segera dilakukan tindakan perbaikan sedangkan yang bersifat menguntungkan jika mungkin ditingkatkan atau setidaknya dapat dipertahankan sehingga dapat dijadikan dasar untuk perencanaan dan pengawasan yang lebih baik di masa yang akan datang. Anggaran merupakan suatu rencana untuk masa yang akan datang, sedangkan keadaan di masa yang akan datang diliputi oleh keadaan yang tidak pasti, selalu terjadi perubahan baik yang disebabkan oleh faktor intern maupun faktor ekstern perusahaan.
Agar anggaran sebagai alat pengawasan dapat
berhasil, maka sebaiknya dilakukan perbandingan antara realisasi dengan anggaran secara teratur dan terus menerus yang dicatat dalam laporan realisasi anggaran. Anggaran mempunyai peranan penting untuk fungsi pengawasan biaya operasional, yaitu sebagai alat pengukur bagi pelaksanaan dari rencana yang telah disusun agar dapat dicegah adanya pemborosan biaya. 2. Pengawasan dengan menggunakan standar Tujuan pemakaian standar adalah untuk lebih meningkatkan efisiensi kegiatan dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya yang terjadi. Untuk mengetahui apakah ada penyimpangan khususnya penyimpangan biaya, maka diperlukan suatu tolak ukur, yakni dengan membandingkan biaya standar dengan biaya aktual. Biaya standar mencerminkan biaya yang seharusnya terjadi yang ditentukan untuk setiap elemen biaya pada setiap departemen. Biaya standar ini merupakan
28
target yang dituju dan juga merupakan patokan yang dapat dipakai untuk mengukur dan menilai beban sesungguhnya. Anggaran yang disusun jika berdasarkan biaya standar dan biaya yang sesungguhnya terjadi, maka biasanya terdapat perbedaan-perbedaan yang disebut sebagai penyimpangan (varians). Penyimpangan biaya tersebut dapat dibedakan menjadi dua, yaitu: 1.
Favorable
expense
variance,
yaitu
penyimpangan
biaya
yang
menguntungkan, hal ini terjadi karena biaya standar lebih besar dari biaya yang sesungguhnya terjadi. 2. Unfavorable expense variance, yaitu penyimpangan biaya yang merugikan, dimana biaya standar lebih kecil dari biaya yang sesungguhnya terjadi. Analisa varians digunakan secara luas dalam laporan keuangan dan sering diaplikasikan menurut keadaan berikut: a. Penyelidikan penyimpangan antara realisasi tahun berjalan dengan realisasi tahun lalu, dimana tahun lalu dianggap sebagai dasar. b. Penyelidikan penyimpangan antara realisasi dengan anggaran, dimana anggaran diperlukan sebagai dasar pembanding.
H.
Laporan Realiasi Biaya Operasional Perusahaan setelah membuat rencana berdasarkan anggaran, maka semua
penyimpangan biaya dari rencana yang kiranya penting bagi manajemen harus dicatat dan dicantumkan dalam laporan realisasinya. Laporan ini harus disusun sehingga dengan sekaligus manajemen dapat merangkap persoalannya dan segera membuat keputusan mengenai tindakan koreksi yang harus diambil. Oleh karena itu, laporan harus memperlihatkan dengan jelas apa yang menjadi sebab dari
29
penyimpangan dan siapa yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut dan juga siapa yang harus melakukan tindakan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi. Menurut Munandar (2001:329), “Laporan realisasi adalah laporan yang sistematis dan terperinci tentang realisasi pelaksanaan anggaran, beserta analisa dan evaluasinya, dari waktu-kewaktu selama periode yang akan datang”. Periode penyusunan laporan ini antara satu perusahaan dengan perusahaan lain sangat berbeda, kadang-kadang perusahaan menyusun laporan dalam waktu tahunan, triwulan dan bulanan. Manfaat yang diperoleh dari penyusunan laporan ini sangat besar yaitu dengan secepatnya dapat diketahui penyimpangan yang terjadi, sehingga dapat diperbaiki sejak awal. Biasanya perusahaan menyusun laporannya dalam bentuk bulanan dan triwulanan. Laporan realisasi tidak ada suatu bentuk standar yang harus dipergunakan seperti halnya dalam bentuk anggaran. Hal ini berarti bahwa masing-masing perusahaan mempunyai kebebasan untuk menentukan bentuk serta formatnya sesuai dengan keadaan perusahaanya. Contoh tabel laporan realisasi anggaran dapat dilihat dibawah ini: Tabel 2.1 Contoh Laporan Realisasi Anggaran PT………. Tahun ……. No.
Keterangan
Budget
Realisasi
Varians
Keterangan
1
2
3
4
3-4
5
Sumber: Harahap (2001:225)
30
Laporan realisasi menyajikan perbandingan antara prestasi sesungguhnya dengan prestasi yang diharapkan.
Suatu perbandingan antara hasil realisasi
(aktual) dengan rencana dan anggaran merupakan tahapan pengawasan yang sangat penting. Pada setiap laporan realisasi biasanya disajikan kedua hal di atas, sehingga dapat menggambarkan sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
Hasil
analisa dan evaluasi pelaksanaan anggaran berguna bagi manajemen untuk menyusun kebijaksanaan tindak lanjut (follow-up) agar pada periode-periode berikutnya perusahaan dapat berjalan lebih baik.
31
BAB III PT (PERSERO) PELABUHAN INDONESIA I MEDAN
A. Deskripsi Perusahaan 1. Sejarah Perusahaan PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) di lingkungan Departemen Perhubungan Pos dan Telekomunikasi. Keberadaan PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, dimaksudkan untuk mendukung Sistem Transportasi Nasional (SISTRANAS) melalui penyediaan
dan
penyelenggaraan
jasa
kepelabuhanan,
disamping
juga
melaksanakan fungsi sebagai badan usaha yang berorientasi laba. PT (Persero) Pelabuhan Indonesia mengelola 15 pelabuhan berstatus cabang dengan 5 (lima) pelabuhan berstatus perwakilan, serta 4 (empat) unit usaha yaitu Unit Terminal Peti Kemas Belawan, Unit Galangan Kapal Belawan, Rumah Sakit Belawan Bahagia dan Rumah Sakit Putri Hijau Dumai. PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I telah melewati suatu perjalanan yang panjang, yang berstatus “Haven Bedrift”, setelah kemerdekaan RI terjadi beberapa kali perubahan status sebagai berikut: 1945-1960
: Jawatan Pelabuhan
1960-1969
: Perusahaan Negara/PN Pelabuhan
1969-1983
: PN Pelabuhan digabung dengan Lembaga Penguasa Pelabuhan
(Port
Pelabuhan/BPP
32
Authority)
Badan
Pengusahaan
1983-1991
: Berdasarkan PP. No. 11 tahun 1983 ditetapkan Bentuk Badan Pengusahaan Pelabuhan menjadi Perusahaan Umum Pelabuhan I (Perumpel I)
1991-sekarang
: Berdasarkan PP No. 56 Tahun 1991, Perumpel I berubah menjadi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I.
PT
(Persero)
Pelabuhan
Indonesia
I
didirikan
dengan
Akta
Pendirian/Anggaran Dasar yang dibuat Notaris Imas Fatimah, SH tanggal 1 Desember 1992 sebagaimana di muat dalam Tambahan Berita Negara RI tanggal 2 Januari 199 No. 1, sebagai Persero, pemilikan saham sepenuhnya oleh Pemerintah dalam hal ini diwakili oleh Menteri BUMN.
Pembinaan teknis
operasional berada di bawah naungan Departemen Perhubungan RI dan dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Laut. Wilayah kerja dan usaha PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I meliputi propinsi Sumatera Utara, Nangroe Aceh Darussalam dan propinsi Riau. Kantor Pusat PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I beralamat di Jl. Krakatau Ujung No. 100 Medan. 2. Struktur Organisasi Perusahaan Pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I terdapat struktur organisasi yang mengacu kepada keputusan Direksi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I No. PR.02/2/II/P/07 tertanggal 30 Maret 2007 tentang organisasi dan tata kerja kantor pusat PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I. Struktur organisasi yang digunakan oleh Pelabuhan I adalah bentuk organisasi garis, seperti yang terlihat pada gambar berikut:
33
B.
Penyusunan Anggaran Biaya Operasional Anggaran merupakan rencana kegiatan pengelolaan perusahaan dalam
periode satu tahun yang dinyatakan secara kuantitatif dalam nilai uang. Penyusunan anggaran di PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Organisasi Pada dasarnya sistem penganggaran PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I merupakan penjabaran dari peraturan-peraturan pemerintah yang terkait dengan penganggaran perusahaan sesuai dengan kondisi spesifik di perusahaan. Dasar hukum penganggaran di PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I adalah Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 12 tahun 1998 tentang perusahaan perseroan. Adapun organisasi penyusunan anggaran di PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I disebut Komisi Anggaran yang dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direksi No. KU.26/1/3/P.I-96 tanggal 2 Januari 1996.
Komisi anggaran ini
bersifat organisasi lintas fungsi yang beranggotakan masing-masing penanggung jawab anggaran di Kantor Pusat (Senior Manajer Bidang), dengan Ketua Komisi Anggaran oleh Senior Manajer Bidang Administrasi Perencanaan dan Pengendalian Anggaran. Tugas dari Komisi anggaran yaitu: a. Menyiapkan konsep usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) sesuai dengan ketentuan yang berlaku. b. Melakukan review terhadap usulan cabang-cabang pelabuhan dan unit-unit usaha, terutama yang menyangkut arahan-arahan Direksi.
34
c. Melakukan pembahasan bersama cabang pelabuhan dan unit-unit usaha, serta menampung asipirasi masing-masing cabang pelabuhan dan unit usaha. d. Melaporkan kepada Direksi konsep usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan sebagai hasil pembahasan bersama dengan cabang pelabuhan dan unit-unit usaha. e. Mendampingi Direksi dalam rapat-rapat pembahasan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan dengan Dewan Komisaris maupun rapat Pra RUPS (pembahasan teknis). f. Menyiapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan setelah diadakan penyesuaian sesuai pembahasan dengan Dewan Komisaris dan hasil rapat Pra RUPS. g. Menyusun penjabaran Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan yang telah disahkan RUPS ke dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan per Triwulanan untuk masing-masing cabang pelabuhan dan unit usaha. h. Melakukan pengendalian dan membuat laporan evaluasi pelaksanaan anggaran setiap bulannya sesuai bidang tugas masing-masing untuk disampaikan kepada Direksi. i. Menyusun laporan realisasi pelaksanaan anggaran secara periodik, baik triwulanan maupun tahunan (Laporan Manajemen Perusahaan), untuk disampaikan Direksi kepada Dewan Komisaris dan Pemegang Saham. j. Menyelenggarakan
administrasi
dokumen-dokumen
Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan.
35
terkait
dengan
2. Penerbitan Arahan Direksi Penerbitan Arahan Direksi untuk penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan merupakan awal proses penyusunan anggaran perusahaan. Arahan Direksi tersebut disiapkan oleh Komisi Anggaran dengan berpedoman pada hal-hal berikut: 1. Rencana Jangka Panjang Perusahaan serta strategi dan program kerja yang terkait. 2. Ketentuan pemegang saham yang mengatur tentang bentuk, isi dan jadwal penyampaian usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan. 3. Butir-butir kebijakan Direksi yang meliputi: -
Asumsi
dasar
penyusunan
anggaran,
yang
meliputi
tingkat
pertumbuhan ekonomi, laju inflasi, tingkat suku bunga dan nilai tukar kurs valuta asing (US Dollars). -
Skala prioritas untuk jenis-jenis investasi di cabang pelabuhan, unit usaha dan Kantor Pusat.
-
Asumsi tingkat pertumbuhan arus barang dan kunjungan kapal.
-
Sumber dana investasi.
-
Target-target yang ingin dicapai, terutama target laba minimal perusahaan.
-
Peraturan-peraturan Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah yang berpengaruh pada pengusahaan jasa kepelabuhanan.
36
Cabang Pelabuhan/ Unit Usaha A
Komisi Anggaran
Direksi
Dewan Komisaris
Pra RUPS
RUPS
B
C
D
F
E
F1
G
H
I
J
Sumber: PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Gambar 3.2. Proses Penyusunan Anggaran PT (Persero) Pelabuhan Indonesia Medan Keterangan: A : Usulan RKAP cabang pelabuhan dan unit usaha. B : Usulan RKAP cabang pelabuhan dan unit usaha diterima dan di review oleh Komisi Anggaran di Kantor Pusat. Pola negoisasi pada tahap ini bersifat teknis dan terinci menyangkut besaran alokasi sumber daya pada masing-masing unit kerja cabang pelabuhan dan unit usaha yang bersangkutan.
37
C : Konsep usulan RKAP yang disusun berdasarkan penggabungan usulan cabang pelabuhan, unit usaha dan Kantor Pusat, setelah dilakukan pembahasan di tingkat Komisi Anggaran. D : Konsep usulan RKAP di review oleh Direksi. Pola negoisasi pada tahpa ini bersifat strategik, yang diselaraskan dengan tujuan perusahaan. E : Konsep usulan RKAP yang telah disempurnakan sesuai hasil pembahasan dengan Direksi. Konsep usulan anggaran ini kemudian disampaikan kepada Dewan Komisaris untuk mendapatkan arahan lebih lanjut. F : Usulan RKAP dievaluasi dan dibahas bersama dengan Dewan Komisaris. Pola negoisasi pada tahap ini bersifat strategik, menyeluruh dan detail, berkaitan dengan peningkatan target-target kinerja perusahaan dan konsistensi penyajian RKAP dengan pencapaian target kinerja tahun berjalan. G : Usulan RKAP yang telah disempurnakan sesuai hasil pembahasan bersama
Dewan
Komisaris.
Usulan
anggaran
ini
selanjutnya
disampaikan kepada Pemegang Saham untuk mendapatkan arahan lebih lanjut sebelum disahkan dalam RUPS. F1 : Merupakan tembusan dari usulan RKAP yang disampaikan kepada Dewan Komisaris, yaitu usulan anggaran yang belum dibahas ditingkat Dewan Komisaris. H : Usulan RKAP yang telah dibahas dan mendapat persetujuan dari Dewan Komisaris. Usulan anggaran ini merupakan dasar bagi pembahasan di tingkat Pra RUPS (Pembahasan teknis).
38
Pola negoisasi pada tahap
pembahasan teknis ini bersifat strategik, menyeluruh dan detail, dikaitkan dengan upaya peningkatan target-target kinerja perusahaan dan konsistensi penyajian RKAP dengan pencapaian target kinerja tahun berjalan. I
: Usulan RKAP sebagai hasil pembenahan teknis, merupakan usulan anggaran yang akan dimintakan persetujuannya di tingkat RUPS.
J
: Usulan RKAP yang telah disetujui dan disahkan RUPS, atau yang ditetapkan sebagai anggaran perusahaan untuk periode anggaran yang diusulkan.
C. Jenis-jenis Biaya Operasional Biaya operasional pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan merupakan keseluruhan pengeluaran yang dibebankan pada periode berjalan dalam operasi perusahaan. Adapun elemen-elemen biaya operasi pada perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Biaya Pegawai, yang terdiri dari: a. Biaya gaji pegawai b. Biaya tunjangan perusahan c. Biaya tunjangan bahan pangan d. Biaya tunjangan insentif prestasi e. Biaya tunjangan perb. penghasilan f. Biaya tunjangan operasional g. Biaya lembur h. Biaya tunjangan selisih pajak penghasilan i. Biaya tunjangan khusus pajak penghasilan j. Biaya uang duka/sumbangan kematian k. Biaya tunjangan fasilitas perumahan l. Biaya gaji Direksi dan Dewan Komisaris m. Biaya pegawai lainnya. 2. Biaya Bahan yang terdiri dari: a. Bahan bakar b. Bahan pelumas c. Bahan makanan
39
d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n.
Biaya Air Biaya listrik Biaya Telepon Bahan obat-obatan Bahan medis Bahan pas pelabuhan Bahan pemadam kebakaran Bahan perlengkapan Bahan relokasi aktiva tetap Bahan insentif UTPK dan Kepanduan Bahan-bahan lainnya.
3. Biaya Pemeliharaan, yang terdiri dari: a. Biaya pemeliharaan bangunan Faspel b. Biaya pemeliharaan kapal c. Biaya pemeliharaan alat Faspel d. Biaya pemeliharaan jalan dan bangunan e. Biaya pemeliharaan peralatan f. Biaya pemeliharaan kenderaan g. Biaya pemeliharaan emplasmen h. Biaya pemeliharaan tanah 4. Biaya Penyusutan, yang terdiri dari: a. Biaya Penyusutan bangunan Faspel b. Biaya Penyusutan kapal c. Biaya Penyusutan alat Faspel d. Biaya Penyusutan instalasi Faspel e. Biaya Penyusutan jalan dan bangunan f. Biaya Penyusutan peralatan g. Biaya Penyusutan kenderaan h. Biaya Penyusutan emplasmen e. Biaya Amortisasi, yang terdiri dari: - Biaya amortisasi pengerukan kolam dan alur pelayaran - Biaya amortisasi konsultan untuk Litbang - Biaya amortisasi pendidikan Litbang Pascasarjana - Biaya amortisasi Litbang yang dilaksanakan sendiri - Biaya amortisasi pengerukan hak atas tanah - Biaya amortisasi pendidikan perusahaan - Biaya amortisasi pemeliharaan aktiva tetap - Biaya amortisasi pengurusan AT Leasing - Biaya amortisasi yang ditangguhkan lain-lain f. Biaya Asuransi, yang terdiri dari: - Asuransi bangunan faspel - Asuransi kapal - Asuransi alat faspel - Asuransi instalasi faspel
40
-
Asuransi jalan dan bangunan Asuransi peralatan Asuransi kenderaan Asuransi emplasmen Asuransi kecelakaan kerja Asuransi lainnya
g. Biaya Sewa, yang terdiri dari: - Sewa bangunan faspel - Sewa kapal - Sewa alat-alat faspel - Sewa instalasi faspel - Sewa jalan dan bangunan - Sewa peralatan - Sewa kenderaan - Sewa emplasmen - Sewa tanah - Sewa upah buruh/tenaga kerja - Sewa operator gudang/lapangan - Jala-jala Lambung/barang - Peralatan PMK - Peralatan untuk kegiatan b/m - Peralatan lift on/off b/m peti kemas - Honorarium kegiatan b/m - Sewa tenaga kerja (administrasi) - Peralatan komputer - Biaya sewa lainnya h. Biaya Administrasi Kantor, yang terdiri dari: - Biaya cetak dan foto copy - Biaya kertas dan alat-alat tulis - Biaya pengiriman surat dan kawat - Biaya surat kabar, majalah dan buletin - Biaya rapat dan jamuan rapat - Biaya rumah tangga - Biaya jasa bank - Biaya relokasi investasi - Buku-buku perpustakaan - Biaya uang tol - Biaya materai - Buku-buku dari (DJPL, Dephub, Depkeu, dll)
i. Biaya Umum, yang terdiri dari: - Biaya perjalanan dinas - Biaya penyisihan piutang - Biaya penagihan piutang - Biaya keamanan pelabuhan
41
-
Biaya survei Biaya promosi Humas Hubungan internasional Imbalan jasa AdPel/Kanwil Imbalan jasa UBM Imbalan jasa pas pelabuhan Biaya pajak bumi dan bangunan Biaya pajak kenderaan Biaya pesangon/ganti rugi Biaya klaim Biaya konsultan Biaya olahraga dan kesehatan Biaya pakaian dinas Biaya pakaian kerja Biaya pendidikan dan pengembangan SDM Biaya bantuan sosial Biaya perawatan kesehatan BPPMT/Korpri Honor Dana pensiun Iuran APBMI Lainnya
D. Pengawasan Biaya Operasional Biaya operasional sebagai beban pengeluaran yang harus ditanggung oleh perusahaan dalam kegiatan usahanya sangat menuntut perhatian khusus untuk menghindari terjadinya pemborosan biaya. Anggaran merupakan alat pengawasan biaya operasional, oleh karena itu keberhasilan anggaran merupakan hal yang harus dicapai sebagai efisiensi usaha, dalam artian akan lebih baik bila realisasi lebih kecil daripada anggaran, karena dapat meningkatkan efisiensi melalui penurunan biaya operasional. PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan dalam melaksanakan pengawasan biaya operasionalnya berpegang pada anggaran biaya operasional yang telah disusun sebelumnya.
Penyusunan angaran ini didasarkan pada
pencapaian laba yang diharapkan. Pengawasan anggaran biaya operasional PT
42
(Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan dilakukan oleh masing-masing kepala bagian (pusat-pusat pertanggungjawaban), dengan menggunakan sistem laporan pertanggung jawaban mengenai semua pengeluaran biaya yang terjadi pada bagian/divisinya masing-masing untuk kemudian dilaporkan secara periodik kepada bagian Akuntansi. Selanjutnya bidang Akuntansi akan menyajikan data realisasi pelaksanaan anggaran. Data inilah yang nantinya akan diperbandingkan dengan anggaran. Perbandingan ini menunjukkan apakah terjadi penyimpangan yang bersifat menguntungkan (positif) atau merugikan (negatif) dengan melengkapi faktor-faktor apa yang menyebabkan terjadinya penyimpangan itu. Pusat-pusat
pertanggungjawaban
di
kantor
pusat,
disamping
mempertanggungjawabkan pelaksanaan anggaran dibidangnya, juga bertanggung jawab terhadap pelaksanaan anggaran sejenis pada cabang pelabuhan dan unit-unit usaha.
Sebagai contoh, Senior Manajer Bidang Administrasi Umum, selain
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan anggaran biaya umum di kantor pusat, juga bertanggung jawab terhadap pelaksanaan anggaran biaya umum di cabang pelabuhan dan unit-unit usaha. Oleh karena itu perlu di monitor dengan membuat laporan pelaksanaan anggaran biaya umum yang disajikan secara khusus per cabang-cabang pelabuhan, unit usaha dan kantor pusat, maupun dengan membuat laporan gabungan (korporat). Pengawasan anggaran PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I merupakan upaya efisiensi pembelanjaan perusahaan yang diarahkan untuk mencapai hasil yang optimal, disesuaikan dengan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan yang telah disahkan dalam Rapat Umum Pemegang Saham.
Pengawasan anggaran di
lingkungan perseroan bertujuan untuk menunjang manajemen dalam pencapaian
43
sasaran yang telah ditetapkan, dan agar sasaran perusahaan dapat tercapai sesuai dengan arahan Direksi.
Anggaran yang telah disahkan oleh RUPS tidak
diperkenankan untuk dirubah (direvisi). Pelaksanaan pengawasan anggaran (monitoring) di PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I pada dasarnya hampir bersamaan waktunya dengan pelaksanaan anggaran itu sendiri. Perbedaannya terletak pada titik berat (fokus) kegiatannya. Pelaksanaan anggaran, menitikberatkan pada evaluasi berfungsinya anggaran sebagai pengendalian biaya operasional, sedangkan pada pengawasan anggaran (monitoring) lebih menitikberatkan pada tindak lanjut atas penyimpangan anggaran yang terjadi, untuk membuat tindakan koreksi yang diperlukan sehingga target-target anggaran yang telah ditetapkan dapat tercapai. E. Laporan Realisasi Biaya Operasional Laporan realisasi biaya operasional menunjukkan seberapa jauh anggaran dapat direalisasikan dalam pelaksanaanya.
Laporan ini dibuat dengan tujuan
untuk memperlihatkan perbandingan antara jumlah biaya operasional yang dianggarkan dengan jumlah realisasinya. Hal tersebut menjadi tolak ukur dalam penyusunan anggaran tahun berikutnya. Laporan realisasi biaya operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I merupakan laporan intern perusahaan untuk dapat membandingkan kemajuan, perkembangan serta efisiensi yang dianggap sangat berguna dalam menentukan hasil kerja dari setiap kantor cabang. Laporan intern juga merupakan laporan yang dipersiapkan dalam suatu perusahaan sehubungan dengan realisasi anggaran yang telah terjadi.
44
Pelaksanaan anggaran PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, dalam hubungannya dengan biaya operasional adalah sebagai berikut: a. Laporan realisasi anggaran bulanan Pada setiap tanggal 10 bulan berikutnya, cabang pelabuhan dan unit usaha diwajibkan menyampaikan laporan realisasi anggaran bulanan ke kantor pusat. Berdasarkan laporan tersebut, masing-masing penanggung jawab anggaran di kantor pusat menyusun laporan evaluasi realisasi anggaran bulanan kemudian disampaikan kepada Direksi untuk pembahasan pada setiap tanggal 17 bulan bersangkutan. b. Laporan realisasi anggaran triwulan Proses pengawasan anggaran biaya operasional pada hakekatnya merupakan akumulasi dari pelaksanaan anggaran bulanan yang menjadi bagian dari laporan triwulan bersangkutan. Disamping itu, Direksi wajib menyampaikan laporan realisasi anggaran triwulanan kepada Dewan Komisaris dan pemegang saham, sebagai bagian dari proses sistem pengendalian manajemen BUMN. Penyajian
laporan
realisasi
biaya
operasional
dapat
membantu
menggambarkan perkembangan perusahaan dalam mencapai tujuannya, dengan membandingkan pengeluaran yang sesungguhnya dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Upaya PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I melakukan evaluasi
terhadap realisasi pelaksanaan anggaran biaya operasional, sangat membantu dalam pengambilan keputusan strategis yang menyangkut biaya operasional pada periode berikutnya.
Dengan mengetahui penyimpangan yang terjadi beserta
penyebabnya, dapat dinilai apakah pelaksanaan anggaran dapat dikatakan berhasil
45
atau kurang berhasil.
Bilamana penyimpangan yang terjadi positif, maka
perusahaan mengarahkan kebijakan untuk mempertahankannya, bila mungkin dapat ditingkatkan. Sebaliknya apabila penyimpangan yang terjadi negatif, maka kebijakan tindak lanjutnya diarahkan, supaya hal tersebut tidak terulang lagi.
46
BAB IV ANALISIS DAN EVALUASI
A.
Penyimpangan Biaya Operasional Analisis penyimpangan biaya operasional adalah suatu analisis yang
digunakan oleh internal control perusahaan dengan cara membandingkan antara anggaran dan realisasi. Dengan kata lain, laporan perbandingan antara angkaangka yang tercantum dalam anggaran, dengan angka-angka yang tercantum dalam
catatan
akuntansi.
Perbandingan
ini
juga
menunjukkan
apakah
penyimpangan yang terjadi bersifat positif atau negatif, dan sebaiknya dilengkapi dengan faktor-faktor penyebab terjadinya penyimpangan tersebut.
Melalui
laporan penyimpangan ini juga merupakan penilaian kinerja atau prestasi setiap pihak yang terlibat dalam anggaran tersebut. Tabel 4.1 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2002 (dalam rupiah) No.
Biaya Operasi
RKAP
Realisasi Biaya
Varians Biaya
%
1
Biaya Pegawai
68.190.253.000
57.975.837.165
10.214.415.835
14,98
2
Biaya Bahan
28.316.566.000
39.772.826.513
(11.456.260.513)
(40,46)
3
Biaya Pemeliharaan
29.251.648.000
20.700.306.725
8.551.341.275
29,23
4
Biaya Penyusutan
29.718.568.000
34.372.207.921
(4.653.639.921)
(15,66)
5
Biaya Amortisasi
13.458.235.000
1.702.884.849
11.755.350.151
87,35
3.674.144.000
2.928.522.752
745.621.248
19.316.117.000
36.550.937.868
(17.234.820.868)
(89,23)
6
Biaya Asuransi
7
Biaya Sewa
8
Biaya Adm. Kantor
9
Biaya Umum
Jumlah
20,29
9.712.273.000
11.446.838.561
(1.734.565.561)
(17,86)
27.513.152.000
36.141.603.523
(8.628.451.523)
(31,36)
229.150.956.000
241.591.965.877
(12.441.009.877)
(5,43)
Sumber: Laporan Manajemen PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2002 (data diolah)
47
Berdasarkan Tabel 4.1 dapat dilihat penyimpangan biaya operasional Tahun 2002 sebesar Rp. 12.441.009.877 atau 5,43% dari anggarannya: Penyimpangan yang menguntungkan: Biaya Pegawai Biaya Pemeliharaan Biaya Amortisasi Biaya Asuransi Total Favorable
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
10.214.415.835 8.551.341.275 11.755.350.151 745.621.248 31.266.728.509
Penyimpangan yang tidak menguntungkan: Biaya Bahan Biaya Penyusutan Biaya Sewa Biaya Adm. Kantor Biaya Umum Total Unfavorable
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
11.456.260.513 4.653.639.921 17.234.820.868 1.734.565.561 8.628.451.523 43.707.738.386
Perbandingan antara total favorable dan unfavorable menjadi net penyimpangan
yang
unfavorable
sebesar
(Rp.
31.266.728.509
-
Rp.
43.707.738.386) = Rp. (12.441.009.877). Berdasarkan analisis perbandingan antara anggaran dan realisasi biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I pada tahun 2002, dapat diuraikan faktor-faktor yang menyebabkan penyimpangan biaya operasional yakni: a. Biaya Pegawai Realisasi sebesar Rp. 57.975.837.165 dibanding dengan anggarannya Rp. 68.190.253.000, hal ini disebabkan oleh pemberian bonus semester II kepada pegawai dilaksanakan pada tahun 2003. b. Biaya Bahan Realisasi sebesar Rp. 39.772.826.513, dibanding dengan anggarannya Rp. 28.316.566.000, antara lain disebabkan kenaikan harga bahan bakar yang mempengaruhi biaya bahan bakar pada seluruh cabang pelabuhan, dan
48
kenaikan bahan makanan di Dumai dan Tanjung Balai Karimun akibat penambahan kapal pandu. c. Biaya Pemeliharaan Realisasi sebesar Rp. 20.700.306.725, dibanding dengan anggarannya Rp. 29.251.648.000, disebabkan belum selesainya pengerukan kolam pelabuhan Belawan, terjadinya efisiensi biaya pada pelaksanaan pekerjaan perawatan kapal, pekerjaan kontrak maintenance yang dimulai pada April 2002, sehingga realisasi tahun 2002 tidak dapat terpenuhi. d. Biaya Penyusutan Realisasi sebesar Rp. 34.372.207.921, dibanding dengan anggarannya Rp. 29.718.568.000 antara lain disebabkan adanya penambahan aktiva tetap yang dikapitalisir dari biaya pemeliharaan. e. Biaya Amortisasi Realisasi sebesar Rp. 1.702.884.849, dibanding dengan anggarannya Rp. 13.458.235.000, antara lain disebabkan adanya pembebanan sekaligus atas biaya dimaksud pada tahun 2001 sesuai hasil audit KAP. f. Biaya Asuransi Realisasi sebesar Rp. 2.928.522.752, dibanding dengan anggarannya Rp. 3.674.144.000, antara lain disebabkan adanya biaya asuransi yang belum jatuh tempo dan belum terealisasinya sebagian pembayaran premi asuransi alat fasilitas pelabuhan dan asuransi kecelakaan kerja.
49
g. Biaya Sewa Realisasi sebesar Rp. 36.550.937.868, dibanding dengan anggarannya Rp. 19.316.117.000, sejalan dengan meningkatnya upah tenaga kerja bongkar muat dan kenaikan sewa kapal tunda swasta. h. Biaya Administrasi Kantor Realisasi sebesar Rp. 11.446.838.561, dibanding dengan anggarannya Rp. 9.712.273.000, hal ini antara lain disebabkan adanya peningkatan acara rapat dengan pihak eksternal. i. Biaya Umum Realisasi sebesar Rp. 36.141.603.523 dibanding dengan anggarannya Rp. 27.513.152.000, antara lain karena adanya kenaikan biaya Pajak Bumi dan Bangunan akibat perubahan tarif pajak, serta kenaikan biaya perawatan kesehatan karena naiknya harga obat-obatan. Tabel 4.2 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2003 (dalam rupiah)
No.
Biaya Operasi
RKAP
Realisasi Biaya
Varians Biaya
%
1
Biaya Pegawai
86.092.615.000
74.835.963.439
11.256.651.561
13,08
2
Biaya Bahan
32.333.069.000
42.104.492.312
(9.771.423.312)
(30,22)
3
Biaya Pemeliharaan
31.085.261.000
22.991.822.811
8.093.438.189
26,04
4
Biaya Penyusutan
34.750.895.000
40.719.164.646
(5.968.269.646)
(17,17)
5
Biaya Amortisasi
4.794.866.000
845.139.941
3.949.726.059
82,37
6
Biaya Asuransi
4.726.016.000
3.056.132.863
1.669.883.137
35,33
7
Biaya Sewa
40.340.514.000
46.739.520.383
(6.399.006.383)
(15,86)
8
Biaya Administrasi Kantor
10.483.784.000
11.169.228.472
(685.444.472)
(6,54)
9
Biaya Umum
37.460.367.000
39.986.282.044
(2.525.915.044)
(6,74)
282.067.387.000
282.447.746.911
(380.359.911)
(0,13)
Jumlah Biaya Operasi
Sumber: Laporan Manajemen PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2003 (data diolah)
50
Berdasarkan Tabel 4.2 dapat dilihat penyimpangan biaya operasional sebesar Rp. 380.359.911 atau 0,13% dari anggarannya: Penyimpangan yang menguntungkan: Biaya Pegawai Biaya Pemeliharaan Biaya Amortisasi Biaya Asuransi Total Favorable
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
11.256.651.561 8.093.438.189 3.949.726.059 1.669.883.137 24.969.698.946
Penyimpangan yang tidak menguntungkan: Biaya Bahan Biaya Penyusutan Biaya Sewa Biaya Adm. Kantor Biaya Umum Total Unfavorable
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
9.771.423.312 5.968.269.646 6.399.006.383 685.444.472 2.525.915.044 25.350.058.857
Perbandingan antara total favorable dan unfavorable menjadi net penyimpangan
yang
unfavorable
sebesar
(Rp.
24.969.698.946
-
Rp.
25.350.058.857) = Rp. (380.359.911). Berdasarkan analisis perbandingan antara anggaran dan realisasi biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I pada tahun 2003, dapat diuraikan faktor-faktor yang menyebabkan penyimpangan biaya operasional yakni: a. Biaya Pegawai Realisasi biaya pegawai Rp. 74.835.963.439, dibanding dengan anggarannya Rp. 86.092.615.000, antara lain karena tidak terealisasinya rencana kekuatan SDM yang mempengaruhi gaji pegawai, tunjangan kemahalan, biaya pegawai lainnya dan juga pembayaran bonus yang tidak terealisasi sesuai anggaran. b. Biaya Bahan Realisasi biaya bahan sebesar Rp. 42.104.492.312, dibanding dengan anggarannya Rp. 32.333.069.000 antara lain disebabkan karena adanya
51
kenaikan harga bahan bakar secara nasional serta kenaikan pemakaian bahan bakar kapal pandu/tunda. c. Biaya Pemeliharaan Realisasi biaya pemeliharaan sebesar Rp. 22.991.822.811, dibanding dengan anggarannya Rp. 31.085.261.000, antara lain disebabkan oleh adanya usaha untuk mengurangi biaya pemeliharaan dengan tidak menganggu kegiatan operasional pelabuhan sehingga ada beberapa pekerjaan pemeliharaan yang dikurangi atau ditunda ke tahun 2004 seperti pekerjaan pemeliharaan bangunan fasilitas pelabuhan, pekerjaan pemeliharaan kapal, instalasi fasilitas pelabuhan, jalan dan bangunan, serta pekerjaan pemeliharaan kenderaan, dan emplasemen. d. Biaya Penyusutan Total realisasi biaya penyusutan aktiva tetap sebesar Rp. 40.719.164.646, dibanding dengan anggarannya Rp. 34.750.895.000 hal ini disebabkan oleh adanya penambahan aktiva tetap bangunan fasilitas pelabuhan. e. Amortisasi Biaya Ditangguhkan Realisasi amortisasi biaya ditangguhkan sebesar Rp. 845.139.941, dibanding dengan anggarannya Rp. 4.794.866.000 disebabkan adanya koreksi audit KAP tahun 2002 berupa pengalihan biaya ditangguhkan (pengerukan kolam dan alur pelayaran). f. Biaya Asuransi Realisasi biaya asuransi sebesar Rp. 3.056.132.863, dibanding dengan anggarannya
Rp.
4.726.016.000,
antara
lain
disebabkan
belum
direalisasikannya kenaikan pembayaran premi asuransi Multiguna Sejahtera
52
yang sesuai dengan perubahan struktur gaji merit, dan juga belum terealisasinya Asuransi Purna Jabatan Direksi/Dekom. g. Administrasi Kantor Realisasi biaya administrasi kantor sebesar Rp. 11.169.228.472, dibanding dengan anggarannya Rp. 10.483.784.000 antara lain disebabkan adanya peningkatan kunjungan tamu ke perusahaan dan peningkatan frekuensi rapat. h. Biaya Umum Realisasi biaya umum sebesar Rp. 39.986.282.044, dibanding dengan anggarannya Rp. 37.460.367.000 antara lain disebabkan adanya peningkatan biaya perjalanan dinas untuk rapat dan biaya perawatan kesehatan. Tabel 4.3 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2004 (dalam rupiah) No.
Biaya Operasi
RKAP
Realisasi Biaya 83.897.250.825
%
(2.038.444.825)
(2,49)
1
Biaya Pegawai
2
Biaya Bahan
36.725.733.000
42.475.332.267
(5.749.599.267)
(15,66)
3
Biaya Pemeliharaan
30.585.262.775
41.057.574.382
(10.472.311.607)
(34,24)
4
Biaya Penyusutan
38.651.175.000
48.569.511.363
(9.918.336.363)
(25,66)
5
Biaya Amortisasi
2.447.273.000
19.510.499.537
(17.063.226.537)
(697,23)
6
Biaya Asuransi
5.345.705.000
3.602.674.681
1.743.030.319
32,61
7
Biaya Sewa
24.188.933.000
27.752.147.224
(3.563.214.224)
(14,73)
8
Biaya Administrasi Kantor
9
Biaya Umum Jumlah Biaya Operasi
81.858.806.000
Varians Biaya
9.911.381.293
11.393.021.441
(1.481.640.148)
(14,95)
38.833.309.986
50.815.967.113
(11.982.657.127)
(30,86)
268.547.579.054
329.073.978.833
(60.526.399.779)
(22,54)
Sumber: Laporan Manajemen PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2004 (data diolah)
53
Berdasarkan Tabel 4.3 dapat dilihat penyimpangan biaya operasional sebesar Rp. 60.526.399.779 atau 22,54% dari anggarannya: Penyimpangan yang menguntungkan: Biaya Asuransi Rp. 1.743.030.319 Total Favorable Rp. 1.743.030.319 Penyimpangan yang tidak menguntungkan: Biaya Pegawai Biaya Bahan Biaya Pemeliharaan Biaya Penyusutan Biaya Amortisasi Biaya Sewa Biaya Adm. Kantor Biaya Umum Total Unfavorable
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
2.038.444.825 5.749.599.267 10.472.311.607 9.918.336.363 7.063.226.537 3.563.214.224 1.481.640.148 11.982.657.127 62.269.430.098
Perbandingan antara total favorable dan unfavorable menjadi net penyimpangan
yang
unfavorable
sebesar
62.269.430.098) = Rp. (60.526.399.779).
(Rp.
1.743.030.319
-
Rp.
Berdasarkan analisis perbandingan
antara anggaran dan realisasi biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I pada tahun 2004, dapat diuraikan faktor-faktor yang menyebabkan penyimpangan biaya operasional yakni: a. Biaya pegawai Realisasi sebesar Rp. 28.097.274.460, dibandingkan dengan anggarannya sebesar Rp. 28.547.015.000 tidak mencapai target terutama karena tidak tercapainya gaji pegawai, tunjangan perusahaan, tunjangan insentif, tunjangan operasional dan tunjangan telepon, sejalan dengan tidak tercapainya target jumlah kekuatan SDM.
54
b. Biaya bahan Realisasi sebesar Rp. 10.150.810.151 dibandingkan dengan anggarannya sebesar Rp. 9.704.174.000 melampaui target sejalam dengan terlampauinya target biaya bahan bakar dan bahan pelumnas kapal pandu dan tunda, biaya bahan makanan ABK, serta biaya bahan obat-obatan. c. Biaya pemeliharaan Realisasi sebesar Rp. 24.112.286.420 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 5.197.689.382 melampaui target terutama karena adanya pengalihan pembebanan pengerukan alur yang semula dicatat sebagai investasi menjadi biaya sesuai koreksi oleh auditor (KAP). d. Biaya Amortisasi Realisasi sebesar Rp. 18.912.394.222 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 636.287.000, melampaui target terutama karena adanya koreksi auditor untuk pembebanan amortisasi biaya pengerukan alur tahun 2002 dan 2003 di cabang pelabuhan Belawan, serta amortisasi biaya ditangguhkan konsultan, litbang dan pendidikan di Kantor Pusat. e. Biaya Asuransi Realisasi sebesar Rp. 884.193.712 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 1.092.180.000 tidak mencapai target terutama karena belum terealisasinya seluruh asuransi kecelakaan kerja dan belum terealisasinya kenaikan premi asuransi Multiguna Sejahtera yang mengacu pada perubahan/pergeseran struktur merit pegawai.
55
f. Biaya Sewa Realisasi sebesar Rp. 8.564.126.642, dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 6.170.957.920 melampaui target terutama karena meningkatnya biaya sewa kapal, serta adanya peningkatan sewa upah buruh/tenaga kerja dan sewa tenaga kerja administrasi. g. Biaya Administrasi Kantor Realisasi sebesar Rp. 3.858.788.338, dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 2.483.754.784 melampaui target terutama karena meningkatnya biaya cetak dan fotokopi, biaya surat kabar, majalah dan bulletin dan biaya rumah tangga. h. Biaya Umum Realisasi sebesar Rp. 17.398.044.496, dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 5.957.104.458, melampaui target terutama karena terlampauinya biaya perjalanan dinas, penyisihan piutang dan penagihan piutang, pengamanan pelabuhan dalam rangka lebaran dan tahun baru, meningkatnya kegiatan promosi dan kehumasan perusahaan, serta terlampauinya Pajak Bumi dan Banguna, pajak kenderaan, pesangon/ganti rugi, biaya konsultan, perawatan kesehatan dan dana pensiun.
56
Tabel 4.4 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2005 (dalam rupiah)
No.
Biaya Operasi
RKAP
Realisasi Biaya
Varians Biaya
%
1
Biaya Pegawai
89.568.780.000
94.192.832.069
(4.624.052.069)
(5,16)
2
Biaya Bahan
38.629.350.434
51.042.098.705
(12.412.748.271)
(32,13)
3
Biaya Pemeliharaan
30.675.940.295
30.469.945.540
205.994.755
4
Biaya Penyusutan
42.312.801.000
51.782.942.952
(9.470.141.952)
(22,38)
5
Biaya Amortisasi
4.033.003.000
20.452.275.312
(16.419.272.312)
(407,12)
0,67
6
Biaya Asuransi
5.348.066.484
5.115.220.730
232.845.754
7
Biaya Sewa
27.734.833.234
30.616.043.437
(2.881.210.203)
(10,39)
8
Biaya Administrasi Kantor
10.927.897.145
13.974.468.881
(3.046.571.736)
(27,88)
9
Biaya Umum
44.133.390.328
61.309.108.024
(17.175.717.696)
(38,92)
293.364.061.920
358.954.935.650
(65.590.873.730)
(22,36)
Jumlah Biaya Operasi
4,35
Sumber: Laporan Manajemen PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2005 (data diolah)
Berdasarkan Tabel 4.4 dapat dilihat penyimpangan biaya operasional sebesar Rp. 65.590.873.730 atau 22,36% dari anggarannya: Penyimpangan yang menguntungkan: Biaya Pemeliharaan Rp. 205.994.755 Biaya Asuransi Rp. 232.845.754 Total Favorable Rp. 438.840.509 Penyimpangan yang tidak menguntungkan: Biaya Pegawai Biaya Bahan Biaya Penyusutan Biaya Amortisasi Biaya Sewa Biaya Adm. Kantor Biaya Umum Total Unfavorable
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
4.624.052.069 12.412.748.271 9.470.141.952 16.419.272.312 2.881.210.203 3.046.571.736 17.175.717.696 66.029.714.239
57
Perbandingan antara total favorable dan unfavorable menjadi net penyimpangan yang unfavorable sebesar (Rp. 438.840.509 - Rp. 66.029.714.239) = Rp. (65.590.873.730). Berdasarkan analisis perbandingan antara anggaran dan realisasi biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I pada tahun 2005, dapat diuraikan faktor-faktor yang menyebabkan penyimpangan biaya operasional yakni: a. Biaya Pegawai Realisasi sebesar Rp. 94.192.832.069, di atas anggarannya sebesar Rp. 89.568.780.000, sejalan dengan terlampauinya biaya tunjangan khusus pajak penghasilan, biaya gaji Direksi dan Dewan Komisaris, serta terlampauinya biaya pegawai lainnya terutama karena adanya kewajiban imbalan pasca kerja sejalan dengan penerapan PSAK 24 (revisi) tentang imbalan kerja, yang terkait dengan UU No. 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan. b. Biaya Bahan Realisasi sebesar Rp. 51.402.098.705 diatas anggaran nya sebesar Rp. 38.629.350.434, sejalan dengan terlampauinya biaya bahan bakar kapal pandu/tunda dan genset karena adanya kenaikan harga BBM, adanya peningkatan biaya listrik baik untuk keperluan umum maupun operasional, meningkatnya biaya obat-obatan dan bahan medis, serta meningkatnya biaya bahan perlengkapan terutama untuk keperluan umum maupun operasional. c. Biaya Pemeliharaan Realisasi sebesar Rp. 30.469.945.540 di bawah anggarannya sebesar Rp. 30.675.940.295, terutama karena tidak tercapainya biaya pemeliharaan kapal, jalan dan bangunan, serta biaya pemeliharaan peralatan.
58
d. Biaya Penyusutan Realisasi sebesar Rp. 51.782.942.952 diatas anggarannya sebesar Rp. 42.312.801.000, sejalan dengan terlampauinya biaya penyusutan di cabang pelabuhan Belawan dan Dumai serta pembebanan biaya penyusutan bangunan fasilitas pelabuha, alat-alat fasilitas pelabuhan dan instalasi pelabuhan di Unit Terminal Peti Kemas, Tanjung Pinang, dan Kantor Pusat. e. Biaya Amortisasi Realisasi sebesar Rp. 20.452.275.312 di atas anggarannya sebesar Rp. 4.033.003.000, terutama karena adanya pembebanan biaya amortisasi atas pengerukan alur pelabuhan cabang Belawan sesuai koreksi KAP terdahulu. f. Biaya Asuransi Realisasi sebesar Rp. 5.115.220.730 di bawah
anggarannya sebesar Rp.
5.348.066.484 terutama karena biaya asuransi bangunan faspel, biaya asuransi alat faspel, biaya asuransi jalan dan bangunan dan biaya asuransi lainnya. g. Biaya Sewa Realisasi sebesar Rp. 30.616.043.437 di atas anggarannya sebesar Rp. 27.734.833.234, terutama karena terlampauinya biaya sewa upah buruh/tenaga kerja dan sewa tenaga kerja administrasi sejalan dengan adanya penyesuaian upah UMR. h. Biaya Administrasi Kantor Realisasi sebesar Rp. 13.974.468.881 di atas anggarannya sebesar Rp. 10.927.897.145, terutama karena terlampauinya biaya cetak dan fotokopi, meningkatnya kebutuhan kertas dan alat-alat tulis serta terlampauinya biaya
59
rumah tangga karena meningkatnya penyelenggaraan rapat/pertemuan internal maupun eksternal perusahaan. i. Biaya Umum Realisasi sebesar Rp. 61.309.108.024 di atas anggarannya sebesar Rp. 44.133.390.328, terutama karena adanya kenaikan biaya Pajak Bumi dan Bangunan, terlampauinya biaya perawatan kesehatan serta terlampauinya iuran dana pensiun dan biaya umum lainnya. Tabel 4.5 Anggaran dan Realisasi Biaya Operasi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2006 (dalam rupiah) No.
Biaya Operasi
RKAP
Realisasi Biaya
Varians Biaya
%
105.776.956.926
112.152.739.783
(6.375.782.857)
(6,03)
74.394.645.323
(11.889.328.290)
(19,02)
1
Biaya Pegawai
2
Biaya Bahan
62.505.317.033
3
Biaya Pemeliharaan
41.495.328.089
40.155.611.524
1.339.716.565
3,23
4
Biaya Penyusutan
45.155.920.816
54.032.086.225
(8.876.165.409)
(19,66)
5
Biaya Amortisasi
15.689.330.433
18.252.221.849
(2.562.891.416)
(16,34)
6
Biaya Asuransi
10.855.758.601
8.000.585.637
2.855.172.964
26,30
7
Biaya Sewa
32.868.187.023
36.584.705.601
(3.716.518.578)
(11,31)
8
Biaya Administrasi Kantor
15.361.868.532
16.868.249.362
(1.506.380.830)
(9,81)
9
Biaya Umum
65.445.573.648
71.394.712.152
(5.949.138.504)
(9,09)
395.154.241.101
431.835.557.456
(36.681.316.355)
(9,28)
Jumlah Biaya Operasi
Sumber: Laporan Manajemen PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan Tahun 2006 (data diolah)
Berdasarkan Tabel 4.5 dapat dilihat penyimpangan biaya operasional sebesar Rp. 36.681.316.355 atau 9,28% dari anggarannya: Penyimpangan yang menguntungkan: Biaya Pemeliharaan Rp. 1.339.716.565 Biaya Asuransi Rp. 2.855.172.964 Total Favorable Rp. 4.194.889.529
60
Penyimpangan yang tidak menguntungkan: Biaya Pegawai Biaya Bahan Biaya Penyusutan Biaya Amortisasi Biaya Sewa Biaya Adm. Kantor Biaya Umum Total Unfavorable
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
6.375.782.857 11.889.328.290 8.876.165.409 2.562.891.416 3.716.518.578 1.506.380.830 5.949.138.504 40.876.205.884
Perbandingan antara total favorable dan unfavorable menjadi net penyimpangan
yang
unfavorable
sebesar
(Rp.
4.194.889.529
-
Rp.
40.876.205.884) = Rp. (36.681.316.355). Berdasarkan analisis perbandingan antara anggaran dan realisasi biaya operasional PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I pada tahun 2006, dapat diuraikan faktor-faktor yang menyebabkan penyimpangan biaya operasional yakni: a. Biaya Pegawai Realisasi sebesar Rp. 112.152.739.783 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 105.776.956.926 melampaui target terutama karena adanya kewajiban imbalan pasca kerja sejalan dengan penerapan PSAK 24 (revisi) tentang imbalan kerja, yang terkait dengan UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, dimana sebelumnya tidak teranggarkan. b. Biaya Bahan Realisasi sebesar Rp. 74.394.645.323 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 62.505.317.033 melampaui target terutama karena terlampauinya biaya bahan bakar untuk kebutuhan operasional kapal pandu dan tunda, biaya bahan bakar dan pelumas genset karena adanya penyesuaian harga dari tarif umu menjadi tarif industri, serta terlampauinya biaya bahan listrik terutama untuk keperluan operasional, sejalan dengan kenaikan tarif dasar listrik.
61
c. Biaya Pemeliharaan Realisasi sebesar Rp. 40.155.611.524 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 41.495.328.089 tidak mencapai target, terutama karena tidak terealisasi sepenuhnya biaya pemeliharaan jalan dan bangunan, pemeliharaan alat-alat fasilitas pelabuhan, pemeliharaan peralatan dan emplasemen. d. Biaya Penyusutan Realisasi sebesar Rp. 54.032.086.225 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 45.155.920.816 melampaui target disebabkan kapitalisasi perawatan tingkat IV kapal tunda (umur ekonomis sesuai dengan standar Biro Klasifikasi Indonesia) adalah 3 s/d 5 tahun, adanya penambahan instalasi fasilitas telkom dan sarana bantu navigasi pelabuhan di Tanjung Balai Karimun serta terealisasinya penambahan jalan dan bangunan dari investasi dan perawatan tingkat IV di Belawan. e. Biaya Amortisasi Realisasi sebesar Rp. 18.252.221.849 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 15.689.330.433 melampaui target sejalan dengan terlampauinya amortisasi biaya pengerukan kolam dan alur pelayaran (Cabang Pelabuhan Belawan), amortisasi biaya konsultan untuk Litbang serta amortisasi biaya yang ditangguhkan lain-lain. f. Biaya Asuransi Realisasi sebesar Rp. 8.000.585.637 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 10.855.758.601 tidak mencapai target terutama karena belum terealisasi sepenuhnya biaya asuransi bangunan fasilitas pelabuhan, asuransi kenderaan dan biaya asuransi kecelakaan kerja.
62
g. Biaya Sewa Realisasi sebesar Rp. 36.584.705.601 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 32.868.187.023 melampaui target, terutama karena terlamapauinya biaya sewa bangunan fasilitas pelabuhan dan sewa kapal, serta terlampauinya biaya sewa upah buruh/tenaga kerja dan sewa tenaga kerja administrasi terutama karena adanya penyesuaian UMR disamping juga karena meningkatnya kegiatan bongkar muat barang, serta meningkatnya kegiatan di terminal peti kermas UTPK Belawan. h. Biaya Administrasi Kantor Realisasi sebesar Rp. 16.868.249.362 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 15.361.868.532 melampaui target, terutama karena terlampauinya biaya rapat dan jamuan rapat, biaya rumah tangga dan biaya kertas dan alat-alat tulis sejalan dengan meningkatnya kegiatan koordinasi kerja baik dengan mitra usaha maupun dengan instansi terkait. i. Biaya Umum Realisasi sebesar Rp. 71.394.712.152 dibanding dengan anggarannya sebesar Rp. 65.445.573.648 melampaui target terutama karena terlampauinya biaya perjalanan
dinas,
biaya
penyisihan
piutang,
biaya
promosi,
biaya
pesangon/ganti rugi, biaya pakaian dinas, serta biaya perawatan kesehatan.
B.
Proses Penyusunan Anggaran Jika dilihat dari prosesnya, maka pendekatan yang digunakan dalam
penyusunan anggaran pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I adalah pendekatan campuran (top down dan bottom up). Hal ini tercermin dari proses penyusunan anggaran yang dimulai dengan penyampaian arahan Direksi kepada masing-
63
masing cabang atau unit usaha, untuk kemudian ditindaklanjuti dengan penyampaian usulan anggaran masing-masing cabang dan unit usaha yang bersangkutan. Pada dasarnya pendekatan yang digunakan dalam proses penyusunan anggaran tersebut sudah cukup baik, hanya saja terdapat kelemahan dalam praktiknya yaitu kurang terintegrasinya anggaran cabang pelabuhan yang satu dengan yang lainnya maupun keterkaitannya dengan anggaran unit-unit usaha yang ada. Contohnya, program peningkatan pelayanan kesehatan yang juga berarti peningkatan anggaran biaya pemeliharaan kesehatan di satu cabang pelabuhan, tidak tercermin sebagai acuan target pendapatan bagi unit usaha Rumah Sakit Pelabuhan yang lokasinya sama dengan cabang pelabuhan bersangkutan, padahal peraturan
perusahaan
menyebutkan
bahwa
karyawan
perusahaan
wajib
menggunakan jasa Rumah Sakit Pelabuhan. Proses penyusunan anggaran yang bertingkat-tingkat atau berjenjang menggambarkan panjangnya birokrasi penyusunan anggaran serta masih melekatnya budaya sentralistis.
Kondisi ini cenderung menimbulkan praktik
budget slack dan tidak menumbuhkan komitmen terhadap target-target anggaran yang ditetapkan bagi para pelaksana anggaran itu sendiri, karena masing-masing penyaji usulan anggaran baik di tingkat cabang pelabuhan, unit usaha maupun di tingkat Direksi, cenderung melakukan mark-up biaya. Budget Slack yang sering terjadi dalam proses penyusunan anggaran di PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, meliputi hal-hal seperti: a. Menyajikan mark up perhitungan biaya, terutama biaya yang bersifat kebijakan.
64
b. Menyajikan perkiraan pendapatan lebih rendah dari potensi yang seharusnya sehingga target pendapatan mudah dicapai. c. Menyajikan perkiraan pendapatan yang terlalu optimistik, yang dimaksudkan agar dapat menutupi usulan anggaran biaya yang telah di mark-up. Munculnya praktik-praktik mark-up dimungkinkan mengingat belum digunakannya model-model perhitungan (simulasi) besaran anggaran yang dapat dipakai sebagai pedoman baku dalam penyusunan anggaran. C.
Pengawasan Anggaran Biaya Operasional Pengawasan anggaran bertujuan untuk melakukan tindakan koreksi sedini
mungkin, apabila terjadi penyimpangan anggaran, sehingga kecenderungan yang merugikan perusahaan dapat dicegah atau dikurangi, sedangkan peluang yang terdeteksi dari penyimpangan tersebut dapat dimanfaatkan bagi peningkatan laba perusahaan. Pengawasan anggaran yang dilakukan oleh pusat-pusat pertanggungjawaban di Kantor Pusat PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I, pada dasarnya cenderung hanya merupakan pelaporan terhadap pelaksanaan anggaran masing-masing cabang pelabuhan, unit-unit usaha dan Kantor Pusat, dengan kata lain belum menyentuh makna pengawasan dalam arti sebenarnya. Hal ini tercermin dari sikap yang lebih banyak menunggu pelaporan cabang pelabuhan, dan unit usaha daripada penekanan pada upaya-upaya dalam pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya penyimpangan anggaran.
Akibatnya, penyimpangan anggaran baru
dapat terdeteksi setelah periode anggaran selesai berjalan, dan upaya antisipasi menjadi terlambat.
65
Kendala dalam pengawasan anggaran PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I disebabkan karena faktor-faktor sebagai berikut: 1. Komitmen Manajemen Kurangnya komitmen seluruh level manajemen terhadap anggaran yang telah ditetapkan, menyebabkan anggaran perusahaan kurang dapat berfungsi
sebagai
alat
pengawasan
biaya
operasional
dalam
hubungannya mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. 2. Penguasaan Teknologi Informasi Wilayah pengusahaan PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I yang meliputi cabang-cabang pelabuhan dan unit-unit usaha di Propinsi Sumatera Utara, Nangroe Aceh Darussalam dan Riau, hingga saat ini belum terhubungkan secara on line system sehingga komunikasi data masih bersifat konvensional melalui pengiriman surat, hal ini membutuhkan waktu yang lama. Jadi, informasi atas pelaksanaan dan pengawasan angaran selalu terlambat sehingga saran tindakan antisipasi juga menjadi terlambat. 3. Model Analisis Penyimpangan (Varians) Anggaran Model analisis varians anggaran yang digunakan oleh PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I masih bersifat elementer, yaitu berdasarkan penjelasan dari pelaksanaan anggaran yang bersangkutan dari penyebab terjadinya penyimpangan. Model seperti ini seringkali menimbulkan kesalahan informasi yang pada akhirnya mengakibatkan kesalahan tindak lanjut atas varians anggaran yang terjadi.
Sebaiknya dalam
analisi varians anggaran digunakan model analisis varians yang telah
66
baku, sehingga penyebab utama terjadinya penyimpangan anggaran, dapat diungkapkan. 4. Penerapan Kompensasi Manajemen Sistem kompensasi manajemen di PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan belum dilaksanakan secara konseptual dan terstruktur, sehingga kurang menumbuhkan komitmen dan tidak memotivasi seluruh jajaran manajemen perusahaan untuk melaksanakan anggaran sesuai yang telah ditetapkan. 5. Tidak diperkenankannya merevisi anggaran. Padahal salah satu syarat keberhasilan dari pengawasan adalah adanya prinsip fleksibilitas, dimana dalam pelaksanaan anggaran terdapat kebijakan yang memperbolehkan untuk melakukan sedikit perubahan guna mengantisipasi perubahan lingkungan perusahaan yang dinamis.
67
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Adapun kesimpulan yang penulis ambil berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya, antara lain: 1. Prosedur penyusunan anggaran pada PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan, menggunakan pendekatan campuran (top down and bottom up) yang dimulai dari usulan setiap cabang pelabuhan maupun unit usaha, dievaluasi oleh komisi anggaran untuk disahkan dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). 2. Pengawasan biaya operasional melalui anggaran belum berjalan dengan efektif, karena: a. Sistem pengangaran perusahaan belum dapat menghasilkan anggaran yang dapat dipakai sebagai alat pengawasan biaya operasional yang efektif, sehingga banyak terjadi penyimpangan-penyimpangan pada biaya operasional perusahaan. b. Kurangnya komitmen perusahaan dalam pelaksanakan anggaran yang sesuai dengan apa yang telah ditetapkan atau disepakati bersama. c. Pelaksanaan pengawasan anggaran masih menghadapi kendala keterbatasan penguasaan teknologi informasi dan keterbatasan model varians anggaran yang digunakan. d. Belum diterapkannya sistem reward and punishment yang jelas dan terstruktur, sehingga kurang menumbuhkan komitmen terhadap
68
anggaran yang telah ditetapkan, sehingga kurang memotivasi pelaksana anggaran untuk berprestasi. e. Dalam
pengawasan
biaya
operasional,
revisi
anggaran
tidak
diperkenankan, padahal salah satu syarat keberhasilan dari pengawasan adalah
adanya
prinsip
fleksibilitas,
memperbolehkan
untuk
melakukan
suatu
kebijakan
yang
sedikit
perubahan
guna
mengantisipasi perubahan lingkungan perusahaan yang dinamis. B. Saran Berikut ini saran-saran dari penulis yang diharapkan dapat berguna bagi PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I Medan, sehubungan dengan anggaran biaya operasional perusahaan: 1. Proses penyusunan anggaran sebaiknya menggunakan model-model simulasi anggaran yang memanfaatkan metoda kuantitatif dan biaya standar untuk penghitungan besaran anggaran. 2. Perlu adanya komitmen bersama pada seluruh level manajemen perusahaan terhadap anggaran yang telah ditetapkan. 3. Memanfaatkan teknologi informasi melalui sistem yang terintegrasi secara on line pada cabang-cabang pelabuhan, unit usaha maupun Kantor Pusat, sehingga mempercepat penyampaian informasi ataupun saran tindakan maupun antisipasi terhadap penyimpangan anggaran yang terjadi. 4. Menerapkan sistem reward and punishment yang jelas dan terstruktur, agar dapat menumbuhkan komitmen terhadap anggaran yang telah ditetapkan dan mampu memotivasi pelaksana anggaran untuk berprestasi.
69
5. Agar penyusunan maupun pengawasan anggaran lebih efektif, pendekatan anggaran yang berbasis aktivitas (activity-based budgeting) dapat digunakan, dan memperbolehkan dilakukannya revisi anggaran untuk mengantisipasi perubahan lingkungan yang bersifat dinamis, sehingga memenuhi beban kerja yang diramalkan, dan tujuan strategik yang telah disepakati.
70
DAFTAR PUSTAKA
Adisaputro, Gunawan, Anggarini, Yunita, 2007, Anggaran Bisnis: Analisis, Perencanaan dan Pengendalian Laba, Cetakan Pertama, UPP STIM YPKN, Yogyakarta.
Adisaputro, Gunawan, Asri, Marwan, 2003, Anggaran Perusahaan, Buku I, BPFE, Yogyakarta.
Ahyari, Agus, 2002, Anggaran Perusahaan: Pendekatan Kuantitatif, Edisi Satu, Cetakan Keempat, BPFE, Yogyakarta.
Blocher, Edward J. Kung H. Chen, Thomas W. Lin, 2002. Manajemen Biaya, Terjemahan: A.Susty Ambarrini, Buku I, Salemba Empat, Jakarta.
Handoko, T. Hani, 2000, Manajemen, Edisi Kedua, Cetakan Keempat, BPFE, Yogyakarta.
Harahap, Sofyan Syafri, 2001, Budgeting Penganggaran Perencanaan Lengkap, Edisi Pertama, Cetakan Kedua, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta.
Herman, Edi, 2006, Penganggaran Korporasi: Suatu Pendekatan Terintegratif. Edisi Satu, PT RajaGrafindo Persada, Jakarta.
Munandar, M, 2001, Budgeting: Perencanaan, Pengkoordinasian dan Pengawasan Kerja, Edisi Satu, BPFE, Yogyakarta.
Nafarin, M, 2004, Penganggaran Perusahaan, Edisi Revisi, Salemba Empat, Jakarta.
Nasehatun, Apandi, 1999, Budget dan Control: Konsep dan Penerapannya, PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta.
Sugiono, 2006, Metode Penelitian Bisnis, Cetakan Keempat, Alfabeta, Bandung.
71
72
