ANALISIS HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI VERTIKAL PT POS INDONESIA (PERSERO) (KASUS PADA KANTOR POS MEDAN)

Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

ANALISIS HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI VERTIKAL PT POS INDONESIA (PERSERO) (KASUS PADA KANTOR POS MEDAN)

ANALYSIS OF VERTICAL COMMUNICATION ORGANIZATION BARRIERS IN PT POS INDONESIA (PERSERO) (CASE ON MEDAN POST OFFICE) Paraden Lucas Sidauruk Puslitbang Penyelenggaraan Pos dan Informatika – Kementerian Kominfo Jalan Medan Merdeka Barat No.9 [email protected] Naskah diterima : 16 Oktober 2013; Direvisi : 6 Desember 2013 ; Disetujui : 13 Desember 2013

ABSTRAK Masalah utama penelitian ini adalah bagaimana hambatan pelaksanaan komunikasi organisasi vertikal ke atas pada Kantor Pos Medan. Untuk menjawabnya dilakukan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam, observasi, dan studi dokumen serta pengisian Daftar Isian Pos. Analisis data menggunakan deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa bentuk komunikasi organisasi vertikal ke bawah didominasi komunikasi lisan tatap muka, sedangkan bentuk komunikasi organisasi vertikal ke atas umumnya menggunakan komunikasi tulisan sepanjang mengenai laporan keuangan dan informasi pekerjaan kantor. Jenis informasi yang disampaikan pimpinan kurang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan karyawan sehingga timbul kesenjangan informasi. Pelaksanaan komunikasi vertikal ke atas menyangkut keluhan karyawan masih minim karena adanya hambatan pribadi (personal barriers), dan hambatan organisasi (organization barriers). Kata Kunci : Hambatan, Komunikasi Organisasi Vertikal, PT Pos Indonesia (Persero) ABSTRACT The main problem of this research is how the implementation of organizational communication barriers vertically upwards on the Medan Post Office. To answer it, conducted a research with descriptive qualitative approach. Data collected through in-depth interviews, observation, and study of documents and filling the Post Checklist. Data analysis using descriptive qualitative. The results showed that the form of organizational downward vertical communication generally dominated by face-to-face verbal communication, while the organizational form of upwards vertical communication generally using written communications throughout the financial statements and information about office work. In accordance to the type of information that is presented by the leaders is lack of the needs of employee so that there are information gaps. Implementation of upward vertical communication regarding employee complaints still minimal due to personal barriers, and organizational barriers. Keywords: Barriers, Vertical Organizational Communication, PT Pos Indonesia (Persero) 133

Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

PENDAHULUAN

kantor

Kementerian

Komunikasi

dan

Latar Belakang

Informatika sekitar 800 orang pegawai dan pensiunan, 28 Juni 2012 berunjuk rasa

Salah satu faktor penting dalam mewujudkan iklim kerja yang kondusif dalam organisasi adalah adanya komunikasi yang efektif. Setidaknya, komunikasi antara pimpinan

dan

karyawan

berlangsung

dengan baik sehingga tercipta hubungan kerja yang harmonis. Munculnya unjuk rasa karyawan akhir-akhir ini mengindikasikan pelaksanaan komunikasi tidak berjalan sebagaimana mestinya. Unjuk rasa tidak perlu

terjadi

andaikata

karyawan

memperoleh informasi yang dibutuhkannya dan dapat pula menyampaikan aspirasinya melalui sarana komunikasi yang tersedia dalam organisasi.

menuntut

substantif menuntut kenaikan gaji dan penghapusan tenaga alih daya, tetapi secara menghendaki

adanya

komunikasi dengan pimpinannya. “Sekitar 150 orang pensiunan pegawai kantor pos berdemonstrasi di depan Kantor Pos Besar Medan, Rabu, 1 Juni 2011, meminta penambahan jumlah dana pensiun untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari. Hingga demonstrasi berakhir, tidak ada perwakilan dari Kantor Pos

dan

(Kusuma, 2012). Unjuk rasa terbesar diikuti sekitar 5000 orang dari perwakilan SPPI terjadi 28-30/6-2012 menuntut, antara lain (1)

membayar

uang

pensiunan

Pos

Indonesia minimal sama dengan pensiunan PNS, (2) menerapkan komposisi upah pokok 75 persen dari gaji sebulan, (3) menghapuskan

sistem

“outsourcing,

(Nababan, 2012) Jadi, unjuk rasa yang terjadi

di

Medan dan Jakarta

mengajukan dasarnya

sejumlah

juga

selain

tuntutan,

pada

mengharapkan

adanya

komunikasi yang intens dengan pimpinan.

PT Pos Indonesia di beberapa kota secara

juga

kesejahteraan

peningkatan keselamatan dalam bekerja.

Unjuk rasa karyawan dan pensiunan

implisit

perbaikan

Besar Medan yang

menerima dan berdialog dengan seratusan pensiunan tersebut"1) Sementara, di depan

Menurut Sumartias dalam Sumantri (t.t) “fenomena unjuk rasa yang dilakukan buruh

dilihat

komunikasi.Persoalan

dari

rasa

juga

mengindikasikan hubungan kerja

yang

mengalami

gangguan.

unjuk

konteks

Hubungan

ini

merujuk pada bentuk komunikasi dan interaksi yang terjadi di antara manusia yang terikat pada proses perilaku menuju suatu kepuasaan kerja secara bersama” Sepanjang

masalahnya

mengenai

komunikasi, unjuk rasa dapat dihindari manakala cukup kesempatan bagi karyawan untuk menyampaikan aspirasinya kepada pimpinan baik secara formal maupun 134


informal.

Sebab para

menginginkan

agar

pengunjuk rasa

tuntutannya

masih kurang, belum dapat memenuhi

dapat

harapan masyarakat pengguna jasa layanan

didengar dan direspons pimpinan secara

PT Pos Indonesia yang ditandai dengan

langsung. Jalur unjuk rasa sebenarnya dapat

rendahnya masyarakat dalam menggunakan

digantikan dengan efisiensi komunikasi

produk-produk PT Pos Indonesia” (Kaban,

organisasi.

2011 : 70)

Kegagalan komunikasi tidak saja

Fenomena unjuk rasa dan iklim

memicu munculnya unjuk rasa, tetapi juga

kerja yang tidak kondusif menunjukkan

menganggu

kurang

hubungan

kerja

antara

berfungsinya

komunikasi

pimpinan dan karyawan. Hubungan kerja

organisasi, terutama komunikasi organisasi

sama yang terganggu juga menciptakan

vertikal ke atas. Hal itu dapat dilihat dari

iklim kerja yang tidak kondusif. Menurut

rendahnya

Pitaloka (2012) “hubungan industrial antara

karyawan kepada pimpinan. Minimnya

SPPI dengan Manajemen PT Pos Indonesia

pelaksanaan komunikasi itu dipengaruhi

telah mengalami hubungan yang sangat

oleh hambatan yang bisa berasal dari

tidak harmonis” Bahkan, hubungan seperti

organisasi,

itu bisa mendorong terciptanya suasana

pribadi, ketersediaan sarana komunikasi

permusuhan dalam perusahaan. “Bukan

dan

rahasia umum lagi perseteruan antara SPPI

mendukung. Di kantor pos cabang tidak

(Serikat Pekerja Pos Indonesia) dengan

adanya ruangan rapat cukup mengganggu

direksi sejak 28 Juni tahun lalu semakin

karyawan

memanas. Kondisinya ibarat api dalam

pendapatnya secara formal. Sementara di

sekam. Sebenarnya apa-apa yang dituntut

kantor pos induk, faktor sistem (jam) kerja

SPPI, jika ditanggapi dengan baik dan

yang ketat tidak memberi peluang bagi

diadakan dialog dari hati ke hati, mungkin

karyawan untuk mengikuti pertemuan tatap

sudah bisa diselesaikan dengan baik”

muka dengan pimpinan.

intensitas

bentuk

budaya

komunikasi

komunikasi,

masyarakat

untuk

dapat

yang

dari

sikap

kurang

mengutarakan

(Djamin, 2013). Apabila suasana kerja

Komunikasi organisasi vertikal ke

seperti ini dibiarkan terus berlarut-larut,

bawah pelaksanaannya juga tidak mudah

maka

karena

dampaknya

dapat

menurunkan

kualitas pelayanan pos. Terlebih lagi, dalam “Kondisi kualitas layanan pada PT Pos Indonesia dalam perspektif masyarakat

banyaknya

jumlah kantor pos

cabang yang lokasinya tersebar sehingga secara geografis terhambat. Kantor Pos Medan

Divisi

Regional

I

misalnya,

pengguna secara umum dapat dikatakan 135


mempunyai 32 kantor pos cabang terdiri

ke atas pada Kantor Pos Medan ? Selain

atas 22 kantor pos cabang dalam (Kpcdk) di

untuk menjawab ketiga masalah tersebut,

Kota Medan dan 10 kantor pos cabang luar

tulisan

kota (Kpclk) di kabupaten Deli Serdang.2)

melengkapi hasil penelitian terdahulu di

Lokasi kantor pos yang tersebar dan

bidang

berjauhan antara yang satu dan yang lain

perposan.

secara

geografis

merupakan

ini

juga

diharapkan

komunikasi

dapat

organisasi

dan

faktor

Komunikasi dari bawah ke atas

penghambat bagi pelaksanaan kegiatan

tidak kalah pentingnya dengan komunikasi

komunikasi

bertatap

organisasi vertikal dari atas ke bawah. Oleh

muka. Para pengantar surat dan paket

karena itu, diperlukan upaya peningkatan

umumnya mempunyai jadwal kerja (shift)

kegiatan komunikasi organisasi terutama

sendiri sehingga pada hari kerja sukar untuk

dari bawah ke atas. Sehubungan dengan itu,

mengumpulkannya

tulisan ini diharapkan dapat dimanfaatkan

khususnya

secara

di

suatu

tempat

pertemuan.

sebagai bahan masukan untuk kebijakan

Bentuk komunikasi pimpinan juga

perposan Direktorat Pos pada Direktorat

dapat menimbulkan kejenuhan di kalangan

Jenderal

karyawan. Terlebih lagi, jika pimpinan

Informatika, Kementerian Komunikasi dan

mendominasi komunikasi sehingga kurang

Informatika.

memberi kesempatan bagi karyawan untuk

digunakan sebagai bahan evaluasi bagi PT

menyampaikan pendapatnya. Selain itu,

Pos Indonesia (Persero) dan Kantor Pos

kebosanan

Medan.

dapat

terjadi

di

kalangan

karyawan karena ketidaksesuaian jenis

Penyelenggaraan

Di

samping

Pos

itu,

dan

dapat

TINJAUAN PUSTAKA

informasi yang dibutuhkannya dengan apa Kerangka Konsep

yang disampaikan pimpinan. Berdasarkan

latar

Beberapa

belakang

tahun

belakangan

ini

tersebut, masalah yang djawab dalam

muncul unjuk rasa karyawan sebagai

tulisan ini adalah (1) Bagaimana bentuk

upayanya merespons kebijakan perusahaan.

komunikasi organisasi vertikal pada Kantor

Unjuk rasa atau demonstrasi dapat diartikan

Pos Medan ? ; (2) Apakah jenis informasi

sebagai

yang disampaikan pimpinan telah sesuai

ketidakpuasan atau “pernyataan protes yang

dengan

dibutuhkan

dilakukan secara massal” (Departemen

karyawan ? ; (3) Bagaimana hambatan

Pendidikan Nasional, 2008 : 1531). Aksi

pelaksanaan komunikasi organisasi vertikal

unjuk rasa juga mencerminkan tidak adanya

informasi

yang

suatu

pengungkapan

pesan

136


iklim

komunikasi

dalam

organisasi.

Komunikasi organisasi yang tidak efektif tentu

berpengaruh

terhadap

:387)

kinerja

perusahaan. “Iklim komunikasi yang penuh persaudaraan mendorong para

adalah proses dua arah” (DeVito, 2011

anggota

Sejalan dengan

itu,

pendekatan

hubungan antarmanusia sangat menghargai pemimpin demokratis yang mendorong

organisasi berkomunikasi secara terbuka,

karyawannya untuk berpartisipasi dengan

rileks, ramah tamah dengan anggota yang

cara memberi saran, memberikan umpan

lain” (Muhammad, 2001 : 85). Dalam

balik dan menyelesaikan masalah dan

suasana yang demikian, tentu karyawan

keluhannya sendiri. Apa yang sebenarnya

tidak

melaksanakan

diinginkan menurut Rensis Likert (1961)

komunikasi dalam organisasi, khususnya

adalah manajemen partisipatif. (DeVito,

komunikasi vertikal ke atas.

2011 : 379). Pendekatan human relations

Komunikasi Organisasi

menurut

mudah

Perspektif organisasi

dapat

untuk

demokrasi dilihat

terhadap

dari

proses

pengambilan keputusan dan pendekatan

Chris

Agrys

seperti

dikutip

Senjaya (2008 : 4.31) adalah “komunikasi sebagai fasilitator penting dalam proses pembuatan keputusan”. Dalam konteks ini,

komunikasi organisasinya. Organisasi yang

komunikasi berfungsi untuk memfasilitasi

demokratis tidak melakukan pengambilan

proses pengambilan keputusan bersama

keputusan secara tertutup, tetapi melalui

antara pimpinan dan karyawan dalam

diskusi terbuka di mana semua pihak

organisasi.

memiliki

peluang

untuk

Oleh

menyatakan

karena

itu,

“Komunikasi

pandangannya (Deetz 2009 : 90) Partisipasi

organisasi sangat penting dan layak untuk

karyawan

dipelajari, karena sekarang ini banyak orang

melalui

komunikasi

terbuka

menjadi unsur penting dalam pembuatan

yang

keputusan organisasi

yang demokratis.

kepadanya.

Komunikasi organisasi yang efektif dapat

organisasi”

meningkatkan partisipasi anggotanya dalam

Komunikasi

mewujudkan tujuan dan strategi organisasi.

menjalankan

Komunikasinya berlangsung dua arah (two

manajemen.

way

dari

managerial planning to be performance

dan

effectively, managerial organizing to be

communication),

komunikator sebaliknya.

kepada

yaitu komunikan,

“Komunikasi

yang

efektif

carried

tertarik

dan

untuk

out

memberi

mewujudkan

(Sendjaja, juga roda

perhatian

2008:4.3)

diperlukan organisasi

“Communicatation

effecitvely,

tujuan

untuk dan helps

managerial 137


actuating to be followed effectively, and

dan sifatnya berorientasi pada organisasi.

managerial controlling to be applied

Isinya berupa cara-cara kerja di dalam

effectively.” (Terry, 1997 :431).

organisasi, produktivitas, dan berbagai

“Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi

komersial

maupun

sosial,

pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi : memo, kebijakan, pernyataan,

tindak komunikasi dalam organisasi akan

jumpa

melibatkan empat fungsi, yaitu fungsi

Komunikasi informal adalah komunikasi

informatif,

dan

yang disetujui secara sosial. Orientasinya

integratif”. (Senjaya, 2008 : 4.8) Fungsi

tidak pada organisasinya sendiri, tetapi

integratif

regulatif,

dapat

persuasif,

memadukan

atau

mengintegrasikan berbagai kepentingan dan “Tujuan

tujuan anggotanya. secara

keseluruhan

dan

organisasi

tujuan

para

karyawannya dapat diselaraskan melalui

pers,

organisasi formal, sedangkan komunikasi informal

mudah

Perbedaan pandangan anggota organisasi

informal.

sehingga

menghasilkan

bersama.

McQuail

dilakukan

organisasinya diketahui

komunikasi

Menurut

kesepakatan

“organizational

(2013

:216)

dalam

organisasi

informal. Komunikasi formal mengikuti

dalam organisasi” (DeVito, 2011 : 377)

melalui

resmi.

Komunikasi formal berlangsung dalam

struktur

dijembatani

surat-surat

lebih pada anggotanya secara individual”

komunikasi formal maupun informal di

dapat

dan

process

of

sehingga

lebih

daripada

komunikasi

Goldhaber

(1990:16)

communication

creating

and

is

the

exchanging

mengemukakan “the predominant applied

message within a network of interdependent

purpose

relationships to cope with environmental

of

communication (informing,

persuading, selling, entertaining etc)” Konsep komunikasi organisasi tidak hanya mencakup komunikasi formal, tetapi juga komunikasi informal. DeVito (2011

uncertainty” komunikasi

Ia

tidak

formal

merupakan “pengiriman dan penerimaan

lingkungan

berbagai pesan di dalam organisasi—di

(Muhammad, 2001 :67)

dalam kelompok formal maupun informal” DeVito

mengartikan

komunikasi

tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan,

lanjut,

dan

informal, tetapi definisnya “mengandung

:377) menyatakan “komunikasi organisasi

Lebih

membedakan

saling

tergantung, dan

hubungan,

ketidakpastian

Salah satu konsep penting dalam komunikasi organisasi adalah aliran pesan

“komunikasi formal adalah komunikasi

dalam

yang disetujui oleh organisasi itu sendiri

Goldhaber (1990 : 22) berikut ini :

jaringan

seperti

dikemukakan 138


“direction of the network has been

Pace dan Faules (2000 : 183-184)

traditionally trichotomized into downward,

menunjukkan “empat macam arus atau

upward, and horizontal communication –

aliran informasi dalam organisasi, yaitu

depending upon who initiate the message

komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas,

and who receives it or is supposed to

komunikasi horisontal, komunikasi lintas-

receive it. Downward communication refers

saluran. Dalam komunikasi lintas-saluran

to message that flow from superiors to

informasi bergerak di antara orang-orang

subordinates, as ini the military example

dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi

given

downward

atasan ataupun bawahan satu dengan yang

task

lainnya dan mereka menempati bagian

earlier.

communication

Most concerns

or

maintenance message related to directions,

fungsional yang berbeda”.

goals, discipline, orders, or questions.

Sendjaja, (2008 :4.3) mengatakan

Upward communication refers to messages

bahwa “arus komunikasi yang berlangsung

that flow from subordinates to superiors,

dalam

usually for such purposes as asking

komunikasi vertikal yang terdiri dari arus

questions, providing feedback, and making

komunikasi dari atas ke bawah (downward

suggestions. Horizontal communication is

communication) dan arus komunikasi dari

the lateral exchange of messages among

bawah ke atas (upward communication)

people on the same organization level of

serta arus komunikasi yang berlangsung

authoriy”.

antara dan di antara bagian ataupun

suatu

organisasi,

yaitu

arus

DeVito (2011 : 385-386) “aliran

karyawan dalam jenjang atau tingkatan

informasi atau pesan berjalan sesuai dengan

yang sama. Arus komunikasi ini dikenal

komunikasi ke atas dan ke bawah (vertikal)

dengan

dan komunikasi lateral. Komunikasi ke atas

Muhammad, (2001 : 107-108) menyatakan

merupakan pesan yang dikirim dari tingkat

“Ada tiga bentuk utama dari arus pesan

hierarki yang lebih rendah ke tingkat yang

dalam jaringan komunikasi formal yang

lebih

bawah

mengikuti garis komunikasi seperti yang

merupakan pesan yang dikirim dari tingkat

digambarkan dalam struktur organisasi

hierarki yang lebih tinggi ke tingkat yang

yaitu : “downward communication atau

lebih rendah. Komunikasi lateral adalah

komunikasi

pesan antara sesama—manajer ke manajer,

communication atau komunikasi kepada

karyawan ke karyawan”.

atasan,

tinggi.

Komunikasi

ke

nama

komunikasi

kepada

horizontal

horizontal”

bawahan,

upward

communication

atau

komunikasi horizontal” 139


Dalam

organisasi

sendiri-sendiri dan sekaligus diharapkan

vertikal baik komunikasi vertikal ke atas

dapat mencegah munculnya unjuk rasa. Hal

maupun komunikasi vertikal ke bawah,

itu

bentuk komunikasi yang dipilih bergantung

informasi yang cukup, benar, dan relevan

pada tujuannya sehingga komunikasi bisa

dengan kebutuhan karyawan.

berjalan

komunikasi

efektif.

Menurut

Muhammad,

dilakukan

Oleh

melalui

karena

penyampaian

itu,

diperlukan

(2001 :116), bentuk komunikasi yang biasa

komunikasi yang menarik baik dari segi

digunakan adalah (1) Metode Lisan : a)

bentuk atau caranya maupun frekuensinya.

rapat, diskusi, seminar, konferensi, b).

Kaplan (2013) mengatakan “saya kira

interviu, c). telepon, d) sistem intercom, e)

banyak

kontak interpersonal, f) laporan lisan, g)

pentingnya

komunikasi.

ceramah; (2) Metode Tulisan : a) surat, b)

pengalaman

kami,

memo, c) telegram, d) majalah, e) surat

mengerjakan ini dengan baik memiliki

kabar, f) deskripsi pekerjaan, g) panduan

eksekutif

tidak

sadar

betapa

Berdasarkan

perusahaan

yang

beberapa skema komunikasi. Anda harus

pelaksanaan pekerjaan, h) laporan tertulis,

berkomunikasi

j) pedoman kebijaksanaan; (3) Metode

berlainan, tidak boleh hanya satu” Adler

Gambar : a) grafik, (b) poster, (c) peta, (d)

dan Rodman dalam Sendjaja, dkk, (2008 :

film, (e) slide, (f) display, (g) foto. Sesuai

4.5)

dengan sifat pekerjaan perkantoran, bentuk

komunikasi dari atas ke bawah adalah :

komunikasi

yang

dimaksud

1.

mengemukakan

dalam

7

fungsi

cara

arus

komunikasi tulisan, artinya menggunakan

2.

atau

penyampaian

Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk

metode tulisan; (3) komunikasi gambar,

dilaksanakan (job rationale);

yang menggunakan metode gambar. 3. Vertikal

Pemberian

instruksi kerja (job instruction);

artinya menggunakan metode lisan; (2)

Organisasi

kali

dalam

penelitian ini adalah (1) komunikasi lisan,

Komunikasi

7

Ke

Penyampaian

informasi

peraturan-peraturan

Bawah

yang

mengenai berlaku

(procedures and practices); Komunikasi vertikal dari atas ke

4.

Pemberian motivasi kepada karyawan

bawah salah satunya untuk menyamakan

untuk bekerja lebih baik.

cara

Di samping itu, komunikasi vertikal

pandang

kesepahaman

dan

antara

membangun karyawan

dan

ke bawah yang berlangsung dua arah (two

pimpinan. Upaya menyamakan persepsi ini

way communication) juga memungkinkan

penting agar karyawan tidak bertindak 140


pimpinan

mendapatkan

umpan

balik

Menurut Pace dan Faules, (2000:190)

(feedback) dari karyawan berupa aspirasi

komunikasi

dan keluhannya. Apabila hal itu dapat

pimpinannya bertujuan untuk :

direspons dengan baik, besar kemungkinan

1.

karyawan tidak akan memilih cara berunjuk

dari

karyawan

kepada

Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan -pekerjaan mereka, prestasi,

rasa.

kemajuan, dan rencana-rencana untuk

Komunikasi Organisasi Vertikal Ke Atas

waktu mendatang.

Komunikasi organisasi vertikal dari

2.

Menjelaskan

persoalan-persoalan

bawah ke atas berfungsi untuk menyalurkan

kerja

aspirasi

bawahan yang mungkin memerlukan

karyawan

Keluhan

karyawan

pimpinan

secara

kepada

pimpinan.

dapat

diketahui

akurat

dan

lengkap

yang

belum

dipecahkan

beberapa macam bantuan. 3.

Memberikan saran atau gagasan untuk

sehingga tidak timbul kesalahpahaman (mis-

perbaikan dalam unit-unit mereka atau

communication)

dalam

dan

kecurigaan.

Komunikasi ini dapat juga digunakan untuk menyampaikan terhadap

saran

kebijakan

atau

pimpinan.

Menurut

2008 : 4.5-4.6) fungsi arus komunikasi dari

informasi

tentang

pekerjaan ataupun tugas yang sudah

Penyampaian

informasi

persoalan-persoalan ataupun

tugas

tentang pekerjaan

yang tidak

dapat

Penyampaian saran-saran perbaikan

Mengungkapkan bagaimana pikiran dan

perasaan

pekerjaan

bawahan

mereka,

tentang

rekan

kerja

Dalam komunikasi vertikal ke atas ternyata

tidak

menjelaskan,

tetapi

memberikan

mengungkapkan. informasi

hanya

yang

Begitu

untuk

bisa

juga

saran

dan

juga

jenis

disampaikannya

tidak

menyatakan pikiran, perasaan dan keluhan. Untuk mendorong karyawan agar

dari bawahan; 4.

4.

terbatas pada soal pekerjaan, tetapi dapat

diselesaikan oleh bawahan; 3.

keseluruhan.

memberitahukan,

dilaksanakan; 2.

suatu

mereka, dan organisasi.

bawah ke atas adalah : Penyampaian

sebagai

pendapat

Adler dan Rodman dalam Sendjaja, dkk, (

1.

organisasi

Penyampaian keluhan dari bawahan

tidak ragu-ragu mengungkapkan pendapat,

tentang

saran, dan keluhannya, pimpinan organisasi

dirinya

pekerjaannya.

sendiri

maupun

seyogyanya

menyediakan

sarana 141


komunikasinya.

Menurut

Schiemann

mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,

(1992), “by far the most effective efforts to

(2) informasi mengenai dasar pemikiran

communicate the change message were

untuk melakukan pekerjaan, (3) informasi

face-to-face encounters using a wide array

mengenai kebijakan dan praktik-praktik

of personal communication such as ‘town

organisasi, (4) informasi mengenai kinerja

meetings’ and company-wide meetings with

pegawai,

senior management. One of the best

mengembangkan rasa memiliki tugas (sense

communication vehicles is the Employee

of mission).

Discussion Groups”

informasi

untuk

tersebut, pada dasarnya informasi yang

Informasi atau pesan merupakan salah komponen

(5)

Mencermati kelima jenis informasi

Jenis Informasi

satu

dan

dalam

komunikasi.

dibutuhkan

oleh

dikelompokkan

karyawan

atas

(1)

dapat informasi

“Formulasi Lasswell dalam Unsur-unsur

menyangkut tugas dan pekerjaan, dan (2)

Proses Komunikasi Who (communicator),

organisasi dan kebijakan. Dalam konteks

says what (message), in which channel

PT Pos Indonesia (Persero), kebijakan

(medium), to whom (communican), with

mencakup informasi sistem penggajian dan

what effect (effect)” (Ruslan, 2010 : 99).

uang pensiun, outsourcing, dan sistem

Unsur-unsur

itu

juga

berlaku

pada

karier pegawai. Goldhaber (1986) dalam

komunikasi

organisasi

vertikal

baik

Muhammad (2001 : 112) mengemukakan

komunikasi vertikal ke atas dan komunikasi

“Kebutuhan informasi yang utama bagi

vertikal ke bawah. Unsur pesan (message)

karyawan mencakup informasi yang banyak

menjadi penting jika dikaitkan dengan

berhubungan dengan pekerjaannya dan

aliran

informasi

dalam

jaringan

atau

struktur organisasi. Menurut Thayer dalam Muhammad (2001 : 99), fungsi pesan dalam organisasi adalah untuk memberi informasi,

informasi tentang pembuatan keputusan”. Sejalan dengan itu, dalam komunikasi ke bawah

“Pimpinan

hendaklah

sanggup

memberikan informasi kepada karyawan

membujuk, memerintah, memberi instruksi,

apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan

dan mengintegrasikan organisasi”

tidak

mempunyai

informasi

yang

dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan Menurut Katz & Khan (1966) dalam Pace dan Faules (2000:185) “ada lima jenis informasi

yang biasa

terus

terang

dan

berjanji

akan

mencarikannya.” (Muhammad, 2001 : 112)

dikomunikasikan

atasan kepada bawahan : (1) informasi

Hambatan

Komunikasi

Organisasi

Vertikal Ke atas 142


Menurut Smith (2013), ada tujuh

komunikasi

/

hambatan komunikasi, yaitu (1) physical

merupakan

salah

barriers,

(3)

(weakness) pada Kantor Pos Jakarta dan

emotional barriers, (4) cultural barriers,

Kantor Pos Bandung” (Wahyuningsih, 2012

(5) language barriers, (6) gender barriers,

: 301)

(2)

perceptual

barriers,

telepon

sering

satu

rusak

kelemahan

(7) interpersonal barriers. Handoko, (1991

Hambatan atau rintangan komunikasi

: 283-285) mengelompokkan hambatan

dalam organisasi juga dapat timbul dari

komunikasi

yang

efektif

sebagai

“1)

masalah hubungan-hubungan antarpribadi.

hambatan-hambatan organisasional, dan 2)

“Kapan pun dua orang atau lebih bersama-

hambatan-hambatan antar pribadi.Ada tiga

sama

hambatan organisasional, yaitu 1) tingkatan

antarpersonal muncul. Rintangan seperti

hirarki, 2) wewenang manajerial, dan 3)

ini meliputi keharusan menjelaskan gagasan

spesialisasi.Manajer perlu memperhatikan

kepada orang lain, menyikapi masalah,

hambatan-hambatan antar pribadi seperti 1)

mengatur

persepsi selektif, 2) status atau kedudukan

(Littlejohn dan Foss, 2009 : 331)

mengatasi

masalah,

perbedaan,

dan

rintangan

seterusnya”

komunikator, 3) keadaan membela diri, 4) pendengaran lemah, dan 5) ketidak tepatan penggunaan bahasa” Menurut Pujari (t.t.) hambatan komunikasi dapat dibagi atas hambatan semantik, hambatan psikologis atau

emosional,

dan

hambatan

organisasional. Hambatan organisasional mencakup

kebijakan

organisasional,

peraturan dan regulasi, status, kompleksitas dalam struktur organisasi, dan fasilitas organisasional termasuk telepon.

Oleh komunikasi

karena

organisasi

sarana komunikasi lisan, sedangkan telepon

pelaksanaan vertikal

dari

karyawan kepada pimpinannya banyak ditentukan oleh kebijakan pimpinan dan organisasinya. Apakah komunikasi ke atas dapat direalisasikan atau tidak, sebenarnya banyak bergantung kepada pimpinannya. Seperti dikatakan DeVito, (2011 :387), “Di kedua jenis komunikasi ke atas maupun ke bawah, manajemen mengendalikan sistem komunikasinya.”

Telepon tetap (fixed-line) merupakan

itu,

menentukan

Jadi,

pimpinan

terlaksananya

lebih

komunikasi

vertikal ke atas daripada karyawan.

seluler (ponsel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan tertulis melalui short messages services (sms) adalah sarana komunikasi tulisan. Sayangnya, telepon tidak selalu dalam kondisi baik. “Sarana

Untuk melaksanakan komunikasi ke atas tidaklah begitu mudah karena selain hambatan organisasional, juga terdapat sejumlah hambatan

pribadi. Hambatan 143


pribadi dari karyawannya seperti kuatnya

Kombinasi dari keempat perasaan dan

rasa ewuh pekewuh bisa berasal dari

keyakinan ini menghambat pengungkapan

budayanya. “Culture consists of the habits

gagasan, pendapat, dan informasi oleh para

and tendencies to act in certain ways, but

bawahan, terutama bila proses dan prosedur

not the actions themselves. It is the

munculnya komunikasi ke atas tidak praktis

language patterns, values, attitudes, beliefs,

dan sulit. Pada organisasi perusahaan yang

customs, and thought patterning” (Barnett

menerapkan

dalam Goldhaber dan Barnett, 1995 : 102)

partisipatif, karyawan secara terbuka berani

Di samping itu, menurut Garner (t.t) “ One

menyampaikan pendapatnya. Sebaliknya,

of the chief barriers to open and free

pada

communications is the emotional barrier. It

karyawannya

is comprised mainly of fear, mistrust and

mengutarakan pendapatnya. Apalagi, jika

suspicion”.

Hambatan

emosional

yang

perusahaan

kritik

karyawan

kesediaan

mengungkapkan

keluhannya kepada pimpinan. Sehubungan

dengan

manajemen

yang

otoriter,

merasa

khawatir

pimpinan tidak suka menerima saran atau

terdapat dalam diri karyawan menghalangi untuk

pendekatan

dari

bawahannya.

Rendahnya

(goodwill)

pimpinan

mendengarkan masukan dari karyawannya itu,

Sharma

berpengaruh

terhadap

pelaksanaan

(1979) dalam Pace dan Faules, (2000:191)

komunikasi vertikal dari bawah ke atas. Hal

mengemukakan empat alasan mengapa

ini

komunikasi ke atas terlihat amat sulit:

masyarakatnya masih bersifat feodal.

1.

Kecenderungan bagi pegawai untuk

Batasan Konsep

menyembunyikan pikiran mereka.

1.

2.

jika

budaya

Kantor Pos Medan adalah Kantor Pos di Jalan Pos 1 Medan dan tiga kantor

tidak

pos cabang, yaitu Kantor Pos Medan

tertarik

kepada

masalah

Baru, Kantor Pos Medan Denai, bagi

Kantor Pos Medan USU. Kantor pos

komunikasi ke atas yang dilakukan

besar adalah Kantor Pos Medan tanpa

pegawai.

ketiga kantor pos cabang tersebut.

Kurangnya

penghargaan

2. 4.

diperparah

Perasaan bahwa penyelia dan manajer

pegawai. 3.

semakin

Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.

Bentuk

komunikasi

komunikasi

dengan

metode

lisan

adalah

menggunakan

(komunikasi

lisan),

komunikasi dengaan metode tulisan (komunikasi tulisan) dan komunikasi 144


3.

4.

5.

dengan metode gambar (komunikasi

organisasi terhadap efektivitas kerja pada

gambar).

PT Pos Indonesia (Persero) Medan sebesar

Jenis informasi adalah informasi yang

51,4%. Penelitian Citra (2011) ”Upaya

disampaikan

dalam

Peningkatan Pelayanan Dan kemudahan

komunikasi organisasi vertikal ke

Bagi Konsumen PT Pos Dan Giro Medan”

bawah, yaitu informasi tugas dan

menyimpulkan bahwa upaya-upaya yang

pekerjaan, dan informasi kebijakan

dilakukan oleh PT Pos dan Giro Medan

dan organisasi.

untuk meningkatkan pelayanannya dapat

Hambatan komunikasi adalah hal-hal

dikategorikan cukup baik meskipun masih

yang menyebabkan ketidaklancaran

kurang optimal. Dua penelitian ini berguna

atau tidak terlaksananya komunikasi

untuk menambah referensi locus di Kantor

organisasi verikal ke atas.

Pos Medan.

pimpinan

Unjuk rasa atau demonstrasi adalah

Asri

(2008)

kegiatan yang dilakukan oleh seorang

“Analisis

atau

Implikasinya

lebih

untuk

mengeluarkan

dalam

Corporate Studi

penelitiannya

Turn-Around Kasus

:

PT

dan Pos

pikiran dengan lisan, tulisan dan

Indonesia” merekomendasikan agar PT Pos

sebagainya secara demonstratif di

Indonesia

muka umum. (pasal 1 Undang-

komunikasi, baik internal maupun eksternal

Undang Nomor 9 Tahun 1998)

untuk

meningkatkan

mendapatkan

intensitas

keterlibatan

dan

dukungan penuh dari para stakeholder Penelitian Terdahulu

utama bagi keberhasilan proses turn-around

Sejauh ini belum ditemukan adanya

yang dijalankan. Priatmaja (2008) dalam

penelitian komunikasi organisasi vertikal

penelitian “Analisis Pengembangan Sistem

yang formal pada PT Pos Indonesia

Manajemen Stratejik Studi Kasus : PT Pos

(Persero)

beberapa

Indonesia” menyatakan pengukuran kinerja

penelitian terdahulu berkaitan dengan topik

perusahaan maupun karyawan masih belum

komunikasi organisasi dan locus PT Pos

terlihat

Indonesia telah dipublikasikan. Penelitian

perusahaan, sehingga karyawan cenderung

Arif (2011) “Pengaruh Desain Struktur

tidak

Organisasi Terhadap Efektivitas Kerja

dengan strategi perusahaan. Selain itu,

Karyawan PT Pos Indonesia (Persero)

karyawan bahkan tidak mengerti peran

Medan”

sertanya

Medan.

Namun,

menunjukkan

bahwa

terdapat

pengaruh signifikan antara desain struktur

telah

terkait

melakukan

perusahaan.

bagi Kedua

dengan

pekerjaannya

pencapaian penelitian

strategi

sesuai

sasaran tersebut 145


menyiratkan

pentingnya

komunikasi

pemecahan masalah dan konflik, serta

organisasi untuk peningkatan kinerja PT

pertukaran informasi) berpengaruh terhadap

Pos

intensitas

kinerja perawat pelaksana di Rumah Sakit

komunikasi yang disarankan Asri (2008)

Bhayangkara Tingkat II Medan. Penelitian

sejalan dengan hasil penelitian ini.

dengan tema komunikasi organisasi di luar

Indonesia.

Temuan

Penelitian Winarsih (2011) “Iklim

PT Pos Indonesia berhasil memperlihatkan

Komunikasi Organisasi dan Kepuasaan

pentingnya faktor komunikasi organisasi

Kerja (Studi Korelasional Pengaruh Iklim

terhadap peningkatan kepuasan dan kinerja

Komunikasi Organisasi terhadap Tingkat

karyawannya. Semua penelitian terdahulu

Kepuasaan Kerja pada Karyawan PT Bank

ini merupakan penelitian berparadigma

Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Cabang

positivistik dengan tipe eksplanatif yang

Medan Iskandar Muda” menyimpulkan

menggunakan dan mengutamakan data

“terdapat hubungan yang cukup berarti

kuantitatif dalam analisisnya.

antara

pengaruh

iklim

Komunikasi

Penelitian kualitatif bersifat deskriptif

Organisasi terhadap Kepuasaan Kerja pada

dilakukan oleh

Karyawan PT Bank Rakyat Indonesia

“Penelitian

(Persero) Tbk Cabang Medan Iskandar

Perpustakaan Perguruan Tinggi : Studi

Muda, di

Kasus pada UPT Perpustakaan Perguruan

mana

semakin baik iklim

Isnaeni

Komunikasi

dalam

Organisasi

di

komunikasi organisasi maka semakin tinggi

Tinggi

pula tingkat kepuasan kerja karyawan PT

pengumpulan

Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk

mendalam,

Cabang Medan Iskandar Muda.

menemukan bahwa komunikasi yang baik

Situmorang penelitian

(2012)

“Pengaruh

melakukan Komunikasi

XY”

(2011)

Penelitiannya data

melalui

pengamatan

diharapkan

membantu

dengan wawancara

dan

dokumen

budaya

kerja

organisasi menjadi semakin baik.

Organisasi Vertikal ke Bawah, Vertikal ke

Berbagai penelitian terdahulu yang

Atas dan Horizontal terhadap Kinerja

dikemukakan di atas berbeda dengan

Perawat

Sakit

penelitian yang dilakukan penulis, yaitu

Bhayangkara Tingkat II Medan” Hasilnya

penelitian yang bersifat deskriptif dengan

menunjukkan

menggunakan

Pelaksana

di

komunikasi

Rumah

vertikal

ke

metodologi

penelitian

bawah (instruksi tugas dan umpan balik),

kualitatif dengan lokus di Kantor Pos

komunikasi vertikal ke atas (informasi

Medan.

pekerjaan serta saran dan ide), serta

mendalam untuk melengkapi penelitian

komunikasi

terdahulu yang sejenis dan diharapkan

horozontal

(koordinasi,

Data

kualitatif

digali

lebih

146


hasilnya dapat menawarkan solusi upaya

(Kpcdk), yaitu Kantor Pos Medan Baru di

peningkatan komunikasi organisasi vertikal

wilayah perdagangan, Kantor Pos Medan

guna mencegah atau mengurangi terjadinya

Denai di permukiman, dan Kantor Pos

unjuk rasa karyawan atau pensiunan PT Pos

Medan

Indonesia.

Sumatera

USU

di

Kampus

Utara

Universitas

(USU).

Pengamatan

dilakukan dengan menggunakan Pedoman

METODE PENELITIAN

Observasi (check-list), kecuali observasi di Penelitian

ini

bersifat

dengan

menggunakan

penelitian

kualitatif.

deskriptif metodologi

Lokasi

penelitian

ditetapkan secara purposive dengan tujuan untuk mendapatkan data dan informasi dari

kantin

kantor pos besar. Pengamatan

dilakukan terhadap setting sosial atau situasi sosial, yaitu pelaku atau petugas, kejadian

atau

aktivitas,

tempat,

dan

waktunya (Satori dan Komariah, 2009 :22).

Kantor Pos Medan yang merupakan salah Untuk mendapatkan data profil,

satu ikon Kota Medan. Kantor Pos Medan Divisi Regional I juga merupakan salah

deskripsi

dan

satu dari PT Pos Indonesia (Persero) yang

kepegawaian, dan data layanan posnya,

tergolong besar dengan aktivitas perposan

Manajer

masih tinggi.

melakukan pengisian Daftar Isian Pos. Di

SDM

struktur

Kantor

organisasi,

Pos

Medan

samping itu, dipelajari buku, penelitian Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara

mendalam

menggunakan

Pedoman

Wawancara,

observasi

nonpartisipan, studi dokumen dan pengisian Daftar Isian Pos. Wawancara mendalam dilakukan dengan tujuh orang informan

terdahulu, peraturan perundangan-undangan dan

kebijakan

di

bidang

perposan.

Penelaahan dokumen dilakukan di Jakarta sebelum pengumpulan data di Medan. Sejalan dengan itu, dilakukan pengumpulan data sekunder dari BPS Kota Medan.

yang bekerja di Kantor Pos Medan dan memahami (Lampiran

permasalahan 1).

Sebagian

Analisis data dilakukan dengan

penelitian. wawancara

menggunakan metode deskriptif-kualitatif,

direkam dengan tape recoder setelah

yaitu mengikuti tahap reduksi data, display

mendapat

data, dan penarikan kesimpulan (Miles dan

persetujuan

informan

dan

sebagian lagi dengan pencatatan.

Huberman, 1992 :16-19) Dalam reduksi data,

Observasi diadakan 2-5 Juli 2013 di kantor pos besar di Jalan Pos 1 Medan dan

secara

wawancara

cermat mendalam

hasil dan

transkripsi catatan

penelitian dibaca berulang-ulang. Setelah

di tiga kantor pos cabang dalam kota 147


itu data diseleksi dan dibuat kategorinya

nama SPPI Medan. Unjuk rasa tersebut

dengan merujuk pada masalah dan tujuan

dilakukan sesuai dengan prosedur sehingga

penelitian.

tidak

Penyajian

data

selain

bertentangan

dengan

Instruksi

menggunakan narasi juga dengan bentuk

Direktur Utama PT Pos Indonesia Nomor

matriks. Interpretasi dan verifikasi data

02/Dirut/0612/2012 tanggal 22 Juni 2012

dilakukan sebelum penarikan kesimpulan

yang melarang karyawan untuk berunjuk

penelitian. Unit analisis penelitiaan ini

rasa. Pengurus dan anggota SPPI Medan

adalah organisasi, yaitu Kantor Pos Medan

yang berunjuk rasa di Jakarta mendapat izin

sebagai satuan organisasi yang membawahi

dari SPPI Pusat di Bandung dan juga

kantor pos cabang dalam kota Medan Baru,

sepengetahuan

Medan Denai, Medan USU.

Medan. “Kalau tidak ada izin dari Pusat,

pimpinan

Kantor

Pos

aksi dianggap mencemarkan nama baik HASIL

PENELITIAN

DAN

perusahaan. Demo di Jakarta pakai surat

PEMBAHASAN

cuti, tanpa izin perusahaan”. (Tarmizi,

Sekilas Kota Medan dan Unjuk Rasa

wawancara 3/7/2013)

Unjuk rasa di depan Kantor Pos Medan

tahun

oleh

meragukan efektivitas dari unjuk rasa

menuntut

pegawai pos yang pernah diikutinya di

penambahan jumlah uang pensiun seperti

Jakarta. Unjuk rasa hanya sebatas tanda

dikemukakan di awal tulisan ini. “Unjuk

adanya solidaritas sesama pegawai pos,

rasa pensiunan di Medan, pegawai tidak

sedangkan tuntutanya juga sudah lama

ada. Wajar-wajar saja karena gaji tidak

disampaikan kepada pimpinan PT Pos

dikaji, kalau golongan II sekitar Rp

Indonesia (Persero) di Bandung. “DPR

500.000,- Tuntutan kenaikan gaji pokok

memandang sebelah mata

minimal gaji pokok 75 % dan 25 %

Posindo bukan inti, tidak ada pun tetap

tunjangan,

jalan. Tidak ada guna berdemo karena tidak

pensiunan

2011

pos.

dilakukan

Ironinya, Ketua SPPI Medan sendiri

Mereka

sekarang

kebalikannya”.

(Tarmizi, wawancara 3/7/2013)

terjadi

di

Jakarta

tahun

PT

ada hasilnya, tapi bekerja. Kalau demo

Menyikapi gelombang unjuk rasa yang

karena

2012,

lebih rancu PT Posindo karena masyarakat tidak percaya lagi”. (Tarmizi, wawancara

karyawan Kantor Pos Medan tidak ada

3/7/2013)

yang mengikutinya di Medan. Akan tetapi,

berunjuk rasa di Kantor Pos Medan

Ketua SPPI dan tiga orang anggotanya

Mengapa

karyawan

tidak

menurut Siburian, (wawancara, 2/7/2013)

berdemonstrasi di depan gedung DPR atas 148


“Daripada demo bagus cari makan, demo

yang benar, jangan mempengaruhi layanan

tidak makan”.

kita”.

(Muklis,

wawancara

2/7/2013)

Walaupun karyawan pos Medan tidak

Sementara itu, karyawan di kantor pos

berunjuk rasa secara terbuka, kenyataannya

cabang tidak ada yang melakukan unjuk

mereka

menunjukkan

sikap

keber-

pihakannya terhadap aksi itu secara tidak

rasa karena tidak ada permintaan dari pimpinan Kantor Pos Medan.“ Selama ini

langsung. “Cuma empati karyawan pakai

tidak ada unjuk rasa karena fokus melayani,

pita hitam dilengan kiri satu-dua hari, tapi

tidak ada instruksi”. (Tanjung, wawancara

kerja tetap, tuntutan gaji (intinya) uang

3/7/2013)

pensiun,

outsourcing,

(Tarmizi,

sistem

wawancara

karier”.

Profil Kantor Pos Medan

3/7/2013)

Seperti dapat dilihat pada Tabel 1,

Keinginannya agar ada kenaikan gaji dan

jumlah seluruh pegawai Kantor Pos Medan

uang pensiun. Pemakaian pita hitam itu

tercatat 503 orang terdiri atas pegawai tetap

menunjukkan adanya kekhawatiran akan

349 orang, tenaga outsourcing 52 orang dan

mendapat sanksi dari pimpinan. Terlebih

lainnya seperti pegawai kontrak waktu

lagi, karena adanya larangan pimpinan PT

tertentu (PKWT), pegawai harian lepas,

Pos Indonesia untuk berdemonstrasi.

pegawai city kurir ke bank. Pegawai tetap

satu

“Unjuk rasa sah-sah saja karena salah

terdiri

pemenuhan

perempuan

hak

karyawan,

tapi

atas

laki-laki 52

297

orang.

orang

dan

Berdasarkan

dilakukan dengan benar dan perlu diingat

jabatannya, 52 orang pejabat struktural dan

unjuk rasa akan berakibat negatif terhadap

297 orang karyawan staf. Jumlah pejabat

kepercayaan masyarakat atau pengguna

struktural

layanan, kalau unjuk rasa pelayanan harus

terdiri atas SLTA 25 orang, DIII 10 orang,

tetap berjalan baik. silahkan saja sebagai

dan

salah satu ungkapan pribadi, tapi dilakukan

pensiunan sebanyak 444 orang.

S1

menurut

sebanyak

tingkat

17

pendidikan

orang.

Jumlah

Tabel 1. Prasarana, Kepegawaian dan Layanan Kantor Pos Medan No 1 2 3 4 5

Kantor Pos Komponen Layanan Lokasi Kepemilikan Gedung Pengelolaan Parkir Jumlah Pegawai Jml Pegawai Tetap

Kantor Pos Medan

Kantor Pos Medan Baru

Kantor Pos Medan Denai

Kantor Pos MedanUSU

pusat kota PT Posindo Pemkot Medan 503 orang 349 orang

perdagangan PT Posindo Dikontrakkan 6 orang 4 orang

permukiman PT Posindo Pemuda 4 orang 4 orang

kampus PT Posindo Gratis 4 orang 3 orang 149

Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164 6 7 8 9

PKWT*) Tenaga Outsourcing Pejabat Struktural Loket Layanan

70 orang 52 orang 52 orang 74 loket

10

Hari/Jam Layanan

Senin-Sabtu 07.30-18.00

11

Jml Pengunjung/hari

7500 orang

2 orang 1 orang 5 loket Senin-Jumat 08.00-18.00 Sabtu 08.-14. 150 orang

1 orang 3 loket Senin-Jumat 08.00-18.00 Sabtu 08.-14 300 orang

1 orang 1 orang 4 loket Senin-Jumat 08.00-17.00 Sabtu 08-13 224 orang

Keterangan : *) PKWT = pegawai kontrak waktu tertentu direkrut oleh PT Posindo Sumber Data : Diolah dari Daftar Isian Pos dan Data Karyawan Kantor Pos Medan 4/7/2013)

Pertemuan di ruangan rapat biasanya

Bentuk Komunikasi Dalam komunikasi organisasi vertikal

memakan waktu 1-2 jam, tetapi bisa

ke bawah, aliran informasi mengikuti

diakhiri lebih awal jika esensinya telah

struktur organisasinya. Alirannya berasal

tercapai. Selain itu, rapat diadakan secara

dari kepala kantor pos atau manajer yang

insidental apabila timbul masalah seperti

lebih tinggi kepada manajer di bawahnya,

adanya keluhan pelanggan dalam layanan

dan juga dari manajer kepada karyawan.

pos.

Komunikasi

manajer

atasan-bawahan

Selain itu, komunikasi lisan tatap

kebanyakan berbentuk komunikasi lisan,

muka juga dilakukan melalui kunjungan

dan sebagian lagi berupa komunikasi

atau inspeksi mendadak (sidak). Salah

tulisan.

satunya adalah kunjungan kepala kantor pos

Komunikasi

lisan

di

pimpinan terutama melalui

kalangan dan

ekspedisi (antaran) kantor pos besar untuk

yang

membicarakan pekerjaan kantor. Teguran

berjadwal dilakukan secara berkala dan

langsung diberikan kepada karyawan yang

tetap, sedangkan rapat tidak berjadwal

tidak memakai seragam pos. “Di mana

bersifat insidental. Rapat berjadwal terdiri

seragammu, saya juga buka baju seragam

atas rapat kepala kantor pos besar dan

ini”

cabang pada minggu terakhir setiap bulan,

Sementara itu, dua karyawan yang merokok

rapat dengan para manajer pada awal bulan,

juga diminta untuk mematikan rokoknya.

rapat dengan bagian penjualan pada hari

Dalam tiap inspeksi pimpinan tidak hanya

Senin. Setiap rapat mempunyai agenda

menyampaikan disiplin kerja, tetapi juga

yang jelas sehingga pembicaraan dapat

menegakkannya.

inspeksi

rapat

besar di ruangan kerja manajer atau bagian

atau kunjungan. Rapat

(Mukhlis,

observasi

4/7/2013).

menghasilkan keputusan dan kesepakatan bersama dalam

waktu relatif singkat. 150

Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk) Kepala Kantor Pos

Mnjer PPL AgenPos

Wakil Kakp

Mnjer Audit Mutu

Manajer SDM

Manajer Keuangan

Mnjer PLoket 1

Mnjer Proses Dist 1

Mnjer Supervisi PP

Mnjer PLoket 2

Mnjer Proses Dist 2

Mnjer PA Paketpos

Mnjer Pnjualan 1

Manajer SLPK

Mnjer Pnjualan 2

Mnjer P Dis Kh/ems

M Akuntasi/Ref

M Aset & Tekno

Mnjer P Dis PosExpr

MTekno & Info

Mnjer Antaran

M Giro&P.Dana

SP Antaran 1

SP Gudang WT

SP Filateli

SP Antaran 2

Gambar 1. Struktur Organisasi Kantor Pos Medan 20000 (Tipe B Dengan Antaran) Keterangan :

Kakp = Kepala Kantor Pos PPL Agen Pos = Pengawasan Pelayanan Luar & Agen Pos PLoket = Pelayanan Loket SP Gudang WT = SP Gudang Warehouse Telkomsel

Kunjungan lainnya dilakukan kepala

terjadi di loket pelayanan. Pemberian

kantor pos Medan pada sore hari di kantor

petunjuk-petunjuk pekerjaaan di loket ini

pos cabang seperti di kecamatan Medan

penting

Baru.

dilakukan

berjalan dengan baik. Dengan demikian,

sebelum ia pulang ke rumahnya di Jalan Sei

diharapkan pelanggan merasa puas dan citra

Galang Medan Baru. Sidak ini untuk

kantor pos positif. Selain kecepatan layanan

memberikan

pos, keramahan petugasnya juga dapat

Kunjungan

biasanya

petunjuk-petunjuk

dan

menginspeksi pelayanan perposan. Komunikasi lisan tatap muka antara manajer dan manajer bawahannnya juga

untuk

memastikan

pelayanan

memberikan kepuasan kepada pelanggan. Oleh karena itu, pimpinan di unit-unit pelayanan dan penjualan seperti halnya 151


Manajer Pelayanan Loket dan Manajer

gedung ini dapat menampung 100 orang.

Penjualan

mampu

Sebagai arena komunikasi, apel bendera

kepada

digunakan

dituntut

berkomunikasi

untuk

dengan

baik

bawahan dan pengunjung.

pimpinan

berkomunikasi

puncak

dan

untuk

memberikan

bersama-sama

pengarahan kepada manajer dan karyawan.

pengurus SPPI dan pimpinan Kantor Pos

Sebagai sarana pembinaan pegawai, apel

Medan mengadakan sosialisasi tentang

bendera dijadwalkan secara tetap setiap

organisasi pos. “Manajer pos menjelaskan

bulan pada tanggal 17.

Selain

itu,

secara

tapi didampingi oleh ketua SPPI” (Tarmizi,

Fungsi apel bendera tanggal 17-an

3/7/2013) Oleh karena itu, pelaksanaan

tidak sekedar menghormati bendera merah

sosialisasi tidak mempunyai jadwal karena

putih, tetapi lebih jauh daripada itu untuk

bukan kegiatan rutin seperti apel bendera

mengingatkan sejarah perjuangan pegawai

17-an.

adalah

pos. “Pegawai pos punya sejarah sebagai

kebijakan organisasi pos yang baru, produk

tentara yang berjuang untuk kemerdekaan.

pos,

dalamnya

Bagi pimpinan yang memiliki nasionalisme

disampaikan juga latar belakang penerbitan

melakukan apel tiap bulan pada tanggal 17,

sebuah peraturan perposan yang baru.

bagi yang tidak nasionalis apel bendera

Namun, masalah penggajian, uang pensiun

dianggap menghabiskan waktu dan tidak

dan tenaga alih daya kurang sosialisasi

dilakukan lagi”. (Siburian, wawancara,

sehingga masih menimbulkan pertanyaan di

2/7/2013) Di mata banyak karyawan apel

kalangan karyawan.

bendera

Materi

disiplin

sosialisasinya

pegawai.

Di

Bentuk komunikasi manajer dengan karyawan umumnya adalah komunikasi

ini

mengetahui

dijadikan

cermin

apakah

untuk

pimpinannya

mempunyai rasa nasionalisme.

lisan menggunakan tatap muka dan telepon.

Dalam tiap apel bendera 17-an secara

Komunikasi bertatap muka tidak hanya

kontinu ditanamkan dan dibangun rasa

antarpribadi, tetapi juga melbatkan banyak

solidaritas senasib sepenanggungan dan

khalayak seperti pada acara apel bendera

nilai-nilai kerja keras dalam pelayanan pos.

17-an.

17-an

Di samping itu, budaya pelayanan pos yang

melibatkan sebagian besar manajer dan

diharapkan tumbuh dan berkembang dalam

karyawan di kantor pos besar. Apel bendera

diri karyawan pos mengacu pada slogan

tidak dilaksanakan di halaman kantor

yang berisi 5 R, yaitu ringkas, rapi, resik,

sebagaimana biasanya, tetapi di vestibula

rawat, rajin. Kuatnya nilai-nilai budaya itu

(aula di dalam gedung). Ruangan dalam

membuat karyawan tetap bekerja terus

Kegiatan

apel

bendera

152


meskipun gaji sering kali tidak mencukupi

telepon dipilih jika jarak ruangan kerja

kebutuhan

Menurut

pimpinan dan karyawan cukup jauh dan

Siburian (wawancara, 2/7/2013), “Hanya

jawaban langsung dari karyawan diperlukan

karena orang pos yang tahan membuat PT

segera. Adakalanya komunikasi lisan lewat

Pos Indonesia tidak ambruk” menghadapi

telepon disusul dengan komunikasi tulisan

globalisasi dan persaingan bisnis dari

sehingga informasinya lebih jelas.

hidup

sehari-hari.

penyelenggara pos lainnya. Sejauh ini, PT

Bentuk

komunikasi

tulisan

yang

Pos Indonesia berhasil mengatasi masalah

sering digunakan pimpinan antara lain

keuangannya karena adanya budaya kerja

adalah surat, memo, sms, e-mail. Salah satu

keras dan solidaritas

komunikasi tulisan yang menonjol adalah

yang tinggi

di

kalangan karyawan pos.

melalui

Oleh karena itu, makna apel bendera

aktivitas

Komunikasi

persuratan

melalui

surat

dinas

dinas. bisa

tujuh belasan ini amat penting bagi pegawai

bersifat individual atau kolektif. Surat yang

pos tidak hanya sebagai sarana untuk

dibuat pimpinan umumnya berisi instruksi

mengingatkan perjuangan pos, tetapi juga

kerja

membangun

dilaksanakan bawahan atau karyawannya

budaya

kerja.

Begitu

yang

sehingga

dengan

luar pun pegawai berusaha mengikutinya di

komunikasi tulisan terutama yang ditujukan

tempat bertugas. “Apel 17-an biasanya ikut,

kepada perseorangan seringkali ditindak

di luar kota di kantor camat” (Tanjung,

lanjuti dengan penjelasan lisan. Selain itu,

wawancara 3/7/2-13)

pimpinan

juga

Dalam

dapat

pentingnya hal itu sehingga tatkala dinas

Di samping apel bendera itu, secara

baik.

jelas

membuat

praktiknya,

surat

yang

ditujukan kepada banyak karyawan, yaitu

individual kepada karyawan pimpinan juga

surat edaran. Surat edaran diedarkan kepada

menggunakan komunikasi dengan telepon

karyawan dan ada juga yang ditempel di

untuk memberikan instruksi atau meminta

papan pengumuman agar dapat diketahui

informasi. Komunikasi lisan dengan telepon

para karyawan.

digunakan

pimpinan

umumnya

untuk

atau

manajer

Komunikasi tulisan lainnya yang juga

pekerjaan

banyak digunakan pimpinan adalah short

karyawan. Sehari-hari telepon lebih banyak

messages services (sms). Penggunaan sms

digunakan

untuk

semakin diminati lingkungan kantor pos

informasi

pekerjaaan

urusan

tujuan

penyampaian

rutin

daripada

dengan digalakkannya layanan wesel instan

pembinaan karyawan. Komunikasi lewat

yang mengandalkan sms. Pemanfaatan sms 153


sebagai bentuk komunikasi tulisan antara

dalam komunikasi organisasi vertikal ke

kepala kantor pos dan manajer sudah

bawah di kantor besar. Komunikasi dengan

banyak diterapkan untuk urusan pekerjaan

gambar baik poster maupun foto secara

kantor. Hal itu dilakukan tidak terbatas

umum masih minim. Penggunaan foto lebih

dalam jam kerja saja, tetapi bisa di luar jam

banyak daripada poster sebab isi foto masih

kerja kantor. Kepala kantor pos besar sering

relevan dengan kepentingan karyawan,

mengirimkan sms kepada kepala kantor pos

sedangkan isi poster lebih ditujukan kepada

cabang untuk menginformasikan hal-hal

masyarakat umum. Beberapa foto kegiatan

yang berkaitan dengan layanan perposan.

pimpinan ditempel di papan pengumuman

Namun, penggunaan sms masih jarang

di samping surat-surat edaran dari kantor

terjadi antara pimpinan dan karyawan,

pos.

kecuali

di

Penggunaannya

kantor

pos

sebagai

salah

cabang.

Intensitas ketiga bentuk komunikasi

satu

seperti digambarkan di kantor pos besar

komunikasi tulisan akan semakin meluas di kantor pos seiring pesatnya pemakain telepon seluler.

tersebut ternyata berbeda dengan apa yang ditemukan di kantor pos cabang. Hal ini disebabkan

adanya

perbedaan

ruang

Berbeda dengan sms, penggunaan e-

lingkup tugas, jumlah pegawai, dan luasnya

mail cukup sering di kalangan pimpinan

kantor pos. Kegiatan komunikasi vertikal

kantor pos. Pemanfaatan e-mail dapat

ke bawah lebih sederhana dan bersifat

mengurangi penggunaan kertas (paperless).

langsung karena jumlah pegawainya saja

Semua kepala kantor pos cabang sudah

berkisar 4 orang hingga 6 orang, termasuk

memiliki alamat e-mail. Biasanya, e-mail

kepala kantor posnya. Komunikasi lisan

digunakan kepala kantor pos besar untuk

dengan tatap muka antara pimpinan dan

mengirimkan keluhan layanan pos kepada

karyawan hampir terjadi selama jam kerja

kepala kantor pos cabang dan manejer

di ruangan pelayanan. Oleh karena itu,

terkait. Apabila penggunaan e-mail telah

kesempatan pimpinan untuk memberikan

biasa di tingkat pimpinan, tidak demikian

petunjuk kerja kepada karyawannya juga

halnya di kalangan karyawan. Pimpinan

cukup besar dan dapat dilakukan sewaktu-

jarang

waktu. Komunikasi di kantor pos cabang

mengirimkan

e-mail

kepada

karyawan. Apabila

“Tidak ada jadwal. Secara langsung apabila dilihat

dari

bentuk

kendala di loket. Kalau ada sms dari

komunikasinya, ternyata komunikasi lisan

pimpinan

dan tulisan amat dominan penggunaannya

kemalingan

misalnya langsung

ada

Kantor

Pos

dikomunikasikan 154


kepada karyawan.” (Tanjung, wawancara 3/7/2-13)

Sebagai bentuk komunikasi tulisan, sms juga sering dikirimkan pimpinan

Sementara, rapat resmi di kantor pos cabang jarang diadakan karena pimpinan dan karyawan bertemu pada setiap hari

kepada

karyawannya.

Informasi

dan

petunjuk pekerjaan penting disampaikan melalui sms, terutama jika pimpinan berada

kerja. Dalam setahun frekuensinya paling

di luar kantor. Misalnya, ada kiriman

banyak dua

pelanggan

belas kali. Apabila

ada

yang

salah

alamat,

maka

informasi keluhan layanan pos, rapat segera

informasinya segera disampaikan lewat

diadakan setelah jam kerja di ruang

sms. Pengiriman sms selain karena pesan

pelayanan.

ada,

bisa sampai pada karyawan dengan cepat,

langsung rapat di loket waktu senggang,

maka isinya dapat dipercaya. Kemungkinan

ada

(Tanjung,

terjadinya penafsiran yang salah dapat

wawancara 3/7/2-13) Rapat di ruangan

dihindari karena pesannya lebih jelas.

loket pelayanan ini tidak berjadwal, tetapi

Dengan demikian, tiap keluhan pelanggan

hanya bersifat insidental. Oleh karena

dapat diselesaikan dengan cepat dan baik.

intensitas komunikasi lisan tinggi, maka

Selain itu, pengiriman sms disukai karena

rapat resmi sebenarnya tidak diperlukan,

tidak

kecuali ada keluhan serius dari pelanggan.

bekerja di ruangan pelayanan.

jeda

“Ruang

rapat

tidak

disempatkan”

Sosialisasi di kantor pos cabang berbeda dengan di kantor pos besar. Sosialisasi penyampaian

yang

dimaksud

informasi

berupa

secara

lisan

menggangu

suasana

ketenangan

Apabila di kantor pos besar foto-foto kegiatan

dimanfaatkan

sebagai

bentuk

komunikasi gambar, maka di kantor pos cabang sebaliknya. Foto kegiatan tidak ada

bertatap muka antara kepala kantor pos

satu pun terlihat di sana, tetapi beberapa

kepada

ini

tidak

poster ditempel di papan pengumuman

bergantung

pada

bahkan pada dinding kantor pos. Poster

kebutuhan. “Bila ada instruksi penting dari

tersebut antara lain poster pos express, iklan

pimpinan tentu disosialisasikan ke bawah.”

dari PT Pos Indonesia, yaitu iklan rumah

(Pasaribu, wawancara 5/7/2013). Demikian

zakat Pos Indonesia, iklan wesel pos instan

pula, “Kalau ada penerimaan pegawai, ada

dan pospay berhadiah. Komunikasi dengan

sosialisasi. Kepala kantor pos cabang yang

menggunakan gambar khususnya melalui

menyampaikan penerimaan pegawai tetap”

poster isinya lebih banyak ditujukan kepada

karyawan.

dijadwalkan,

tetapi

Kegiatan

(Ayu, wawancara 4/7/2013).

pengunjung daripada karyawan. Di samping itu, berbagai leaflet berisi penawaran kredit 155


dari bank swasta dibagikan petugasnya

daya. Alasannya, “semua karyawan harus

kepada para pensiunan.

mengetahui apa yang diperolehnya, jangan hanya pimpinan saja yang tahu, apa yang yang sudah dicapai, apa rencana kita. ”

Jenis Informasi

(Mukhlis, wawancara 2/7/2013) Dengan

Dalam bentuk komunikasi lisan dan

menyampaikan

informasi

kinerja

tulisan yang dikemukakan di atas jenis

diharapkan motivasi kerja karyawan juga

informasinya beraneka ragam, sebagaimana

ikut meningkat dari hari ke hari atau dari

dapat dilihat pada Matriks 1. Informasi

bulan ke bulan. Memotivasi karyawan

pekerjaaan dan kinerja lebih dominan

untuk bekerja dengan baik merupakan salah

daripada

satu upaya pimpinan agar mereka bekerja

informasi

lainnya,

seperti

kebijakan penggajian dan uang pensiun,

lebih giat di tempatnya masing-masing.

sistem karier, dan pengangkatan tenaga alih Matriks 1 : Jenis Informasi dalam Komunikasi Organisasi Vertikal Ke Bawah Jenis Informasi Komunikasi Organisasi Vertikal Komunikasi Organisasi Vertikal ke Bawah

Jenis Informasi yg Disampaikan Pimpinan

Jenis Informasi yg Dibutuhkan Karyawan

pekerjaan, kinerja,motivasi, sistem karier, kebijakan penggajian dan uang pensiun, tenaga PKWT dan alih daya. (outsourcing)

solusi penggajian dan uang pensiun, tunjangan dan kesejahteraan pegawai, sistem karier, pengangkatan tenaga alih daya dan PKWT

Sumber : Diolah dari data penelitian, 2013 Sejauh

ini

informasi

kebijakan

sehingga Kantor Pos Medan hanya bisa

penggajian dan uang pensiun disampaikan

menyampaikan informasi tersebut sesuai

dalam kaitannya dengan kinerja karyawan.

dengan

“Kebijakan kenaikan gaji semua berawal

disampaikan untuk menambah pengetahuan

dari kinerja, tentu kantor posnya lebih baik,

karyawan sehingga permasalahannya dapat

tentu kesejahteraan lebih baik. Kalau di sini

dipahami dan mereka diharapkan tidak ikut

kinerja tidak baik jangan diharapkan kita

berunjuk rasa.

mau naik gaji”. (Mukhlis, wawancara 2/7/2013)

Keputusan

kebijakan

ini

merupakan kewenangan PT Pos Indonesia (Persero)

Pusat

secara

tersentralisasi

porsinya.

Informasi

kebijakan

Namun, informasi penggajian dan uang pensiun yang amat terbatas itu tidak memberikan solusi konkrit meningkatkan

penghasilan

yang bisa karyawan. 156


Informasi dari pimpinan tersebut tidak

dengan

dapat menjawab kebutuhan karyawan yang

tunjangan

sebenarnya, yaitu adanya kenaikan gaji dan

perumahan, tunjangan pendidikan. Hal itu

uang pensiun secara riil. Dengan perkataan

dimungkinkan mengingat beberapa tahun

lain, jenis informasi yang disampaikan

belakangan ini PT Pos Indonesia (Persero)

pimpinan

secara keseluruhan mencapai keuntungan

tidak

sesuai

dengan

jenis

informasi yang dibutuhkan sehingga terjadi kesenjangan

antara

ketidakpuasan

seperti

tunjangan

yang besar.

Rasa

Sementara

informasi

mengenai

karyawan, meskipun hal itu tidak diungkap

tertentu (PKWT) belum disampaikan secara

secara terbuka kepada pimpinan. Masalah

kolektif. Informasi ini hanya disampaikan

gaji

secara

pensiun

dalam

besarnya

outsourcing dan pekerja kontrak waktu

uang

ada

pegawai

kembali

diri

dan

tetap

keduanya.

meninjau

ini

sering

individual

kepada

yang

diungkapkan karyawan dalam percakapan

bersangkutan. Sebab tidak mudah untuk

di kantin.

mengumpulkannya

secara

mengingat

dan

Untuk

menenangkan

karyawan

tempat

bersamaan

jam

kerjanya

diadakan perubahan waktu pembayaran gaji

berbeda-beda. Pimpinan menginformasikan

dari dua kali menjadi satu kali. Dengan

lowongan penerimaan pegawai tetap kepada

mengubah jadwal pembayaran gaji tidak

tenaga PKWT, sedangkan informasi tenaga

otomatis terjadi perbaikan kesejahteraan

alih

karyawan. “Kebijakan kenaikan gaji seperti

bersangkutan menanyakannya.

menipu karyawan, selama ini tiap tanggal 15 mendapat gaji di samping taiap tanggal 1.

Gaji

dinaikkan

untuk

pembayaran

tanggal 1, tapi pembayaran tanggal 15 dihapuskan.

Gaji

hanya

dialihkan”

daya

Jadi,

disampaikan

jenis

apabila

informasi

yang

yang

disampaikan tidak selalu sama dengan informasi

yang

dibutuhkan

karyawan.

Selain disebabkan terbatasnya kewenangan Kantor Pos Medan dalam penggajian dan

(Siburian, 2/7/2013) Pengalihan ini justru

uang pensiun, juga kurangnya keterbukaan

mengganggu

informasi dalam arti belum memberikan

pola

pembelanjaan

atau

pengeluaran uang karyawan.

informasi seluas-luasnya kepada karyawan

Oleh karena itu, dibutuhkan adanya

dan tenaga alih daya dan PKWT. Di lain

solusi penggajian karyawan yang realistik

pihak, karyawan juga masih bersikap

sebagai salah satu cara mengurangi gejolak

menunggu informasi dari pimpinan dan

di kalangan karyawan. Salah satunya

kurang aktif dalam mencari informasi 157


melalui komunikasi organisasi vertikal ke

puncak

atas.

Komunikasi yang tidak mengikuti aturan

Hambatan

Pelaksanaan

Komunikasi

tanpa

atasannya.

jenjang jabatan (by pass) menimbulkan kebingungan

Organisasi Vertikal ke Atas

melalui

dan

ketidakpastian

di

kalangan para manajer. Penyimpangan ini Komunikasi organisasi vertikal ke atas di kantor pos besar yang diteliti adalah bagaimana pelaksanaan komunikasi dari manajer kepada atasannya dan komunikasi dari karyawan kepada manajer. Bentuk komunikasinya adalah komunikasi lisan dan tulisan. Komunikasi lisan dengan tatap muka, laporan lisan, telepon, sedangkan komunikasi tulisan dengan laporan tertulis, sms,

e-mail.

disampaikan

Jenis dalam

informasi tiap

yang

komunikasi

tersebut didominasi oleh informasi tugas dan pekerjaan. Uraian berikut mencoba menganalisis

dan

mengidentifikasi

hambatan komunikasi antara manajer dan manajer

atasannya

maupun

karyawan

dengan manajer atau kepala kantor pos. Komunikasi

vertikal

ke

atas

lancar

mengikuti

saluran

komunikasi yang tersedia terutama dalam urusan

pekerjaan.

Komunikasi

formal

berlangsung mengikuti rantai komando atau tingkatan jabatan dalam struktur organisasi. Secara berjenjang manajer melaporkan pekerjaaannya kepada manajer di atasnya. Namun, pekerjaan

adakalanya seorang

tidak

akibat

tuntutan

manajer

bawahan

sejalan

dengan

prinsip

organisasi formal dan bisa mengganggu suasana dan iklim komunikasi organisasi. Hal ini merupakan salah satu masalah organisasional khususnya berkaitan dengan tingkatan hirarki dalam struktur organisasi. Komunikasi manajer

tidak

sepanjang

karyawan

dengan

mempunyai

hambatan

menyangkut

pekerjaan.

Prosedurnya

pelaporan sudah

baku

sehingga tiap masalah mendesak yang timbul dalam pekerjaan dan pelayanan pos segera

disampaikan

karyawan

kepada

pimpinan atau manajer. “Paling kalau tidak telepon

disms”

(Siburian,

wawancara

3/7/2013). Seluruh jajaran pimpinan dan karyawan

di

kalangan manajer atau pimpinan umumnya berjalan

tentu

tampaknya

menyadari

arti

pentingnya pelayanan pos bagi eksistensi dan kelangsungan kantot pos. Hambatan

muncul

mengomunikasikan

hal-hal

apabila di

luar

pekerjaaan. Keluhan gaji dan sistem karier hampir

tidak

terdengar

disampaikan

karyawan secara formal. Padahal besarnya gaji dan tunjangan sudah tidak memadai lagi untuk memenuhi kebutuhan hidup sehari-hari. Masalah itu tidak diutarakan karena adanya perasaan tidak enak apabila

melapor secara langsung kepada manajer 158


membicarakan karyawan

kepentingan

sendiri.

Selain

pribadi itu,

ada

telepon,

e-mail.

keengganan

Menurut

Pujari

menyampaikan

(t.t.)

informasi

kekhawatiran akan mendapatkan sanksi dari

kepada atasan itu merupakan bagian dari

organisasi.

hambatan personal pada diri karyawan,

Akibatnya,

mereka

lebih

memilih bersikap diam. Hal itu diperkuat

terutama “Unwillingness to Communicate”

adanya anggapan bahwa pimpinannya tidak

Pelaksanaan komunikasi vertikal ke

dapat memperbaiki gaji karyawan karena

atas juga tidak mudah karena adanya

sistem penggajiannya ditentukan oleh PT

hambatan organisasional yang bersumber

Pos

Bandung.

dari sistem kerja yang ketat. Dalam jam

Hambatan emosional berupa kekhawatiran

pelayanan kesibukan karyawan amat tinggi

dan sikap pesimistik ini membuat karyawan

terutama pada saat pembayaran uang

berstatus-tetap

tidak

pensiun dan program Bantuan Langsung

dan

Sementara Masyarakat (BLSM). Pada jam-

pemikirannya secara terbuka di hadapan

jam sibuk pelayanan pos hampir tidak ada

pimpinan. Namun, sebagian tenaga alih

waktu

daya yang sudah lama bekerja berani

dengan pimpinan. Tiap karyawan selain

meminta informasi pengangkatan pegawai

diharuskan mengikuti prosedur kerja yang

kepada pimpinannya secara langsung. Hal

ketat, juga beban kerjanya amat berat dan

ini karena para tenaga alih daya dan PKWT

melelahkan. “Bekerja di kantor pos ibarat

mengetahui

untuk

robot, dituntut kerja cepat padahal tidak

pengangkatannya sebagai pegawai tetap

disertai dengan pendukungnya” (Siburian,

berada pada Kantor Pos Medan.

wawancara 2/7/2013) Pada saat bekerja tiap

Indonesia

(Persero)

di

cenderung

mengungkapkan

perasaan

kewenangan

karyawan

untuk

berkomunikasi

Rasa ewu pekewuh yang masih kuat

karyawan fokus menghadapi pekerjaannya

di dalam masyarakat juga dialami oleh

masing-masing. Oleh karena itu, jam

karyawan. Rasa segan kepada pimpinan

istirahat benar-benar dimanfaatkan untuk

membuat

melepaskan lelah di kantin atau mesjid.

karyawan

mengomunikasikan

enggan

untuk

keluhannya

secara

Kebijakan

pintu

terbuka

sudah

formal. Hambatan budaya ini merintangi

diterapkan dengan memberi kesempatan

karyawan untuk menyampaikannya secara

kepada karyawan untuk berkomunikasi

terbuka. Padahal kepala kantor pos sudah

dengan pimpinan. Bahkan, pimpinan tidak

berusaha menghilangkan hambatan fisik

keberatan ruangan rapatnya

dengan membuka diri untuk berkomunikasi

untuk

dengan karyawan baik melalui

mewujudkannya

surat,

pertemuan

digunakan

karyawan. dibutuhkan

Untuk adanya 159


kebijakan organisasi yang memfasilitasi

pimpinan lebih penting daripada masa

pertemuan berkala di kalangan karyawan.

kerja. “Contoh tenaga outsourcing yang

Sejauh ini, kegiatan komunikasi vertikal ke

diangkat jadi pegawai tetap ada 1-2 orang

bawah

yang

lebih

dipentingkan

komunikasi

ke

atas.

penyebabnya

adalah

daripada

Salah

satu

kurangnya

waktu

dekat

pimpinan”

(Siburian,

wawancara 2/7/2013) Oleh karena itu, usulan

tentang

pengangkatan

melalui

pimpinan untuk mendengarkan aspirasi

organisasi dianggap merupakan formalitas

karyawan secara formal dalam jam kerja.

belaka. Sikap karyawan yang demikian ini

Terlebih lagi, keinginan karyawan dianggap

kurang

sudah

komunikasi organisasi vertikal ke atas

diketahui

melalui

kunjungan

pimpinan dan tuntutan pengunjuk rasa. Secara

kolektif,

karyawan

mendukung

pelaksanaan

secara kolektif. yang

Sementara

itu,

secara

individual

tergabung di dalam organisasi SPPI pernah

pelaksanaan komunikasi vertikal ke atas di

menyampaikan

kepada

kantor pos cabang belum maksimal, kecuali

pimpinan Kantor Pos Medan. Usulan

untuk pelaporan pekerjaan. Secara rutin

tertulis itu dibuat setelah beberapa kali

karyawan melaporkan hasil pekerjaannya

diadakan

aula

kepada kepala kantor posnya baik dengan

besar.

lisan maupun tulisan. Laporan keuangan

karyawan

dari hasil penjualan prangko, meterai,

dirangkum dan diusulkan ke atasan oleh

penerimaan pajak dan pengiriman paket

SPPI. Usul dari SPPI tentang karier

selalu disampaikan secara tertulis. Hal itu

(Tarmizi,

dilakukan untuk menjaga akurasi dan

satu

isi

akuntabilitasnya. Laporan lainnya yang

usulannya adalah pengangkatan tenaga alih

tidak membutuhkan bukti tertulis dapat

daya dan PKWT yang layak sebagai

disampaikan secara lisan. Di samping

pegawai tetap.

laporan internal tersebut, ada pula laporan

pertemuan

(vestibula) “Semua

suatu

gedung yang

karyawan

anggota kantor

diungkapkan

kepada

wawancara

usulan

manajer”.

3/7/2013)

Salah

di

pos

Sayangnya, tidak seluruh karyawan

tertulis yang ditujukan kepada manajer

optimis terhadap usulan serikat itu karena

pemeriksaan dan pengawasan di kantor pos

pengangkatan pegawai bukan berdasarkan

besar, yaitu formulir perhitungan harian,

rekomendasi

laporan bulanan realisasi pendapatan dan

dari

SPPI,

melainkan

kewenangan penuh dari Kepala Kantor Pos

biaya operasional.

Medan. Dalam pengangkatan tenaga alih

Laporan tertulis lainnya dikirimkan

daya ternyata faktor kedekatan dengan

karyawan melalui pesan singkat atau sms. 160


Walaupun penggunaannya relatif masih

Di kantor pos cabang, komunikasi

sedikit, karyawan di kantor pos cabang

formal karyawan kepada pimpinannya tidak

tidak mengalami hambatan pribadi atau

hanya dilakukan secara individual, tetapi

budaya

juga secara kolektif. Secara lisan pada jam

mengirimkan

sms

kepada

pimpinannya. Cukup banyak karyawan

istirahat

yang melaporkan pekerjaaan kedinasan dan

mengusulkan kepada pimpinannya untuk

meminta izin tidak hadir melalui sms. Hal

mengadakan acara wisata seperti yang

ini karena biaya pengirimannya murah dan

terjadi

kerahasiaan pesannya terjaga dengan baik.

Walaupun acara rekreasi tidak dijadwalkan,

Penggunaan sms dari bawahan kepada

pimpinan dapat menyetujuinya. Secara

atasan

berkelompok

juga

ditunjang

oleh

adanya

karyawan

di

kantor

tidak

juga

pos

pernah

Medan

Baru.

ditemui

adanya

hubungan kerja yang baik seperti dalam

hambatan karyawan berkomunikasi dengan

suatu keluarga. Tampaknya, sms semakin

pimpinan, namun tidak demikian halnya

lama semakin disukai sebagai bentuk

dengan perseorangan.

komunikasi tulisan antara karyawan dan pimpinan.

Secara terhambat

formal

karyawan

menyampaikan

merasa

aspirasinya

Apabila penggunaan sms sudah mulai

dalam suasana privasi karena tidak adanya

familiar di kalangan karyawan, ternyata

ruangan rapat di kantor pos cabang.

tidak demikian halnya dengan e-mail.

Ruangan rapat sebagai sarana komunikasi

Meskipun

dibutuhkan untuk menjaga kerahasiaan

kepala

kantor

pos

cabang

memiliki alamat e-mail, karyawan tidak

pembicaraan

menggunakannya

pimpinan.

untuk

menyampaikan

antara Terlebih

karyawan lagi,

dan

mengingat

laporan atau aspirasinya kepada pimpinan.

perasaan segan atau ewuh pekewuh yang

E-mail sebagai sarana komunikasi juga

masih kuat dalam diri para karyawan. Oleh

tidak digunakan antarkaryawan. Apalagi,

karena

kebanyakan

karyawan

tidak

memiliki

alamat e-mail pribadi. Di masa mendatang,

itu,

tidak

tersedianya

sarana

komunikasi tersebut dapat dianggap sebagai bagian dari hambatan organisasional.

prospek penggunaannya sebagai sarana

Hasil penelitian ini menunjukkan

komunikasi tulisan akan meningkat seiring

bahwa tidak seluruh tujuan komunikasi

dengan bertambahnya pemilik alamat e-

vertikal ke atas tercapai seperti yang

mail.

diinginkan Pace dan Faules (2000 : 190) dan Adler dan Rodman dalam Senjaya (2008 : 4.8). Manajer bawahan atau 161


karyawan

senantiasa

menyampaikan

atas

sepanjang

menyangkut

urusan

informasi atau laporan pekerjaan dan tugas

keuangan dan pekerjaan perkantoran rutin

kepada atasannya, tetapi keluhan dan saran

dilakukan komunikasi tulisan terutama

tidak

secara

melalui surat atau laporan tertulis. Bentuk

formal, apalagi di depan publik yang

komunikasi tulisan dengan short messages

bersifat formal dan terbuka. Tampaknya,

service

untuk

dan

penyampaian informasi masalah pelayanan

mengungkapkan keluhan tidak mudah bagi

pos yang membutuhkan penanganan yang

karyawan

cepat.

pernah

dikomunikasikan

menyampaikan

karena

saran

adanya

beberapa

hambatan.

(sms)

digunakan

untuk

Jenis informasi yang disampaikan

Beberapa hambatan ternyata tidak

pimpinan kurang sesuai dengan informasi

ditemukan dalam komunikasi ke atas

yang

seperti hambatan fisik (physical barriers),

kebanyakan

hambatan persepsi (perceptual barriers),

tentang pekerjaaan dan kebijakan secara

hambatan bahasa (languagge barriers),

umum, sedangkan karyawan membutuhkan

hambatan perbedaan jenis kelamin (gender

informasi

barriers),

berdampak

hambatan

(interpersonal

antarpribadi

barriers).

Hambatan

dibutuhkan

karyawan.

menyampaikan

yang

bersifat

kesejahteraaannya.

hambatan

pimpinan dan karyawannya.

barriers),

(gap)

yang

peningkatan

Akibatnya,

kesenjangan

(personal

informasi

solutif

terhadap

komunikasi yang cukup menonjol adalah pribadi

Pimpinan

timbul

informasi

antara

hambatan emosional, (emotional barriers),

Hambatan pelaksanaan komunikasi

hambatan budaya (cultural barriers), dan

organisasi vertikal ke atas cukup beragam,

hambatan

yaitu hambatan pribadi karyawan (personal

organisasional

(organization

barriers).

barriers), hambatan emosional (emotional barriers),

hambatan

KESIMPULAN DAN SARAN

barriers),

dan

Kesimpulan

(organization barriers). Secara variatif,

Berdasarkan uraian yang dikemukan

budaya

hambatan

(cultural organisasi

keempat tipe hambatan tersebut secara

di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa

sendiri-sendiri

bentuk komunikasi organisasi vertikal ke

menghalangi

bawah pada Kantor Pos Medan didominasi

organisasi vertikal ke atas pada Kantor Pos

oleh komunikasi lisan bertatap muka.

Medan.

Bentuk komunikasi organisasi vertikal ke

organisasi vertikal ke atas adalah hambatan

atau pelaksanaan

Hambatan

utama

bersama-sama komunikasi

komunikasi

162


yang terdapat dalam pribadi karyawan, baik

kebutuhan informasi karyawan sehingga

yang bersifat emosional maupun yang

tidak

berasal

pimpinan dan karyawan.

dari

organisasional

budaya.

Hambatan

tidak kondusif terhadap

timbul

Untuk

kesalahpahaman

meningkatkan

antara

pelaksanaan

pelaksanaan komunikasi organisasi vertikal

komunikasi organisasi vertikal ke atas, dan

ke atas karena diterapkanya sistem (jam)

juga mendorong karyawan menyampaikan

kerja

adanya

keluhannya kepada pimpinan, sebaiknya

kebijakan organisasi yang memfasilitasi

hambatan organisasional dan hambatan

pertemuan berkala, dan kurang lengkapnya

pribadi

sarana komunikasi.

mengadakan

yang

ketat,

dan

tidak

pertemuan

formal

antara

karyawan dan pimpinan secara berkala dan

Saran

juga Berdasarkan

kesimpulan

di

atas,

maka dapat disampaikan saran bahwa untuk memaksimalkan vertikal

ke

komunikasi

bawah

organisasi

sebaiknya

bentuk

komunikasi lisan dan komunikasi tulisan dilakukan secara seimbang sehingga tidak menimbulkan kebosanan dan kejenuhan pada

dikurangi, antara lain dengan

karyawan

sebagai

khalayak

komunikasi.

sebaiknya

dapat

sarana

komunikasi

(ruang rapat) yang memadai. Mengingat keterbatasan penelitian ini, sebaiknya penelitian dilanjutkan dengan yang lebih luas mencakup sebagian besar Kantor Pos Medan Divisi Regional I dan kantor pos cabang dalam kota dan luar kota di Provinsi Sumatera Utara sehingga lebih memperkaya komunikasi

Jenis informasi yang disampaikan pimpinan

menyediakan

khazanah organisasi

pengetahuan pada

PT

Pos

Indonesia

memenuhi

(Persero). DAFTAR PUSTAKA Arif, A. M. (2011). Pengaruh Desain Struktur Organisasi Terhadap Efektivitas Kerja Karyawan PT Pos Indonesia (Persero) Medan. Diakses dari http://repository.usu.ac.id/handle /123456789/27567/5/, 15 Maret 2013. Asri, A. (2008). Analisis Corporate TurnAround dan Implikasinya Studi Kasus : PT Pos Indonesia. Tesis. Diakses dari www.

digilib.ui.ac.id/file?file=pdf/abstrak12053, pdf, 19 Maret 2013 Barnett, G. A. (1995). Communication and Organizational Culture Dalam, Gerald M. Goldhaber dan George A. Barnett, Handbook of Organizational Communication. Norwood, New Jersey : Ablex Publisihing Corporation. Citra, D. N. (2011). Upaya Peningkatan Pelayanan Dan Kemudahan Bagi Konsumen PT Pos dan Giro Medan Skripsi. Diakses dari 163


http//repository.usu.ac.id/bitstre/am/1 23456789/30643/6/Cover.pdf, 18 Februari 2013 Departemen Pendidikan Nasional. (2008). Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa. Edisi Keempat. Jakarta, Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama. Deetz, S. A. (2009). Teori Demokrasi Organisasi Dalam Teori Komunikasi Organisasi. Morissan. Jakarta: Ghalia Indonesia. DeVito A, J. (2011). Komunikasi Antarmanusia, Edisi Kelima, Alih Bahasa : Agus Maulana. Tangerang Selatan: Karisma Publishing Group. Djamin, D. 2013. Hari Jadi PT Pos Indonesia atau Kolonial ? dalam Teguh (2013) diakses dari (http://wwwharianhaluan.com/index.p hp?option=comcontent&view=article &id=21115; 25 Maret 2013) Garner, E. t.t.Seven Barriers to Great Communication”. Diakses dari http://www.hodu.com/barriers.shtml, 6 Februari 2014 Goldhaber, G. M. 1990. Organizational Communication. Fifth Edition. Dubuque, Wim C Brown Publishers Handoko, H. T. 1991. Manajemen. Edisi II. Yogyakarta, BPFE Isnaeni, M. (2011). Penelitian Komunikasi Organisasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi : Studi Kasus pada UPT Perpustakaan Perguruan Tinggi XY. Depok: Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Program Magister Ilmu Perpustakaan. Kaban, R. (2011). Studi Kepuasan Masyarakat Terhadap Layanan Pos. Jurnal Penelitian Pos dan Informatika. Vol.1, No 2, hal. 52-72. Kaplan, R S. (2013). Bagi Pemimpin, Komunikasi Nomor Satu. Media Indonesia, 22 Februari 2013, hal. 12

Kusuma. E. F. (2012). Ingin Lebih Sejahtera, Ratusan Pegawai PT Pos Geruduk Kemenkominfo. Diakses dari http://news.detik.com/read/2012/06/2 8/124106/1953059/10/, 18 Februari 2013 . Littlejohn, S.W. & Foss, K.A. (2009) . Teori Komunikasi. Edisi 9. Penerjemah : Mohammad Yusuf Hamdan. Jakarta: Penerbit Salemba Humanika. McQuail, D. (2013). Reflection on Paradigm Change in Communication Theory and Research. International Journal of Communication 7, 216229 Miles, M. B. & Huberman, A. M. (1992). Analisis Data Kualitatif. Penerjemah Tjetjep Rohadi. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia. Muhammad, A. (2001). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Penerbit Bumi Aksara. Nababan, G. S. 5000 Karyawan PT Pos Mogok Kerja diakses dari http://www.analisadaily.com/news/re ad/2012/06/28/59701/5000, 14 Februari 2013 Pace, W. R. & Faules, D. F. (2000). Komunikasi Organisasi. Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Penerbit PT Remaja Rosdakarya. Pitaloka, R. D. (2012). Selamatkan PT Pos Indonesia dan Sejahterakan Pekerja serta Pensiunan PT Pos Indonesia. Diakses dari http://www.riekediahpitaloka.com/rel ease/201206/14 Februari 2013 Priatmaja, I. A. 2008. Analisis Pengembangan Sistem Manajemen Stratejik Studi Kasus : PT Pos Indonesia. Tesis. Diakses dari http://www. 164


lontar.ui.ac.id/file?file=digital/120404 -T%2025481...Metodologi, pdf, 21 Januari 2013. Pujari, S. , t.t. 4 Different Types of Barriers to Effective Communication. Diakses dari http://www.yourarticlelibrary.com/bu siness/4-different-types-of-barriersto-effective-communication/1004/, 5 Februari 2014. Ruslan, R. 2010. Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi. Jakarta : RajaGrafindo Persada. Satori, D. dan Komariah, A. (2009). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Penerbit Alfabeta. Schiemann, W. A. (1992) . Organization Change : Lesson from a Turnaround. Diakses dari (http://www.turnaround.org/Publicati ons/Articles.aspx?objectID=2885, 20 Maret 2013) Sendjaja, S. D. , dkk. (2008). Teori Komunikasi. Jakarta: Penerbit Universitas Terbuka Situmorang, Ucok Sangap, 2012. “Pengaruh Komunikasi Organisasi Vertikal ke Bawah, Vertikal ke Atas dan Horizontal terhadap Kinerja Perawat Pelaksana di Rumah Sakit Bhayangkara Tingkat II Medan” http://repository.usu.ac.id/handle/123 456789/30718, 28 Februari 2013. Smith, Christopher, 2010. “The Seven Barriers of Communication” (http://www.csedev.com/the-sevenbarriers-of-communication/, 22 Februari 2013) Sumartias, Suwandi (t.t). “Unjuk Rasa Indikasikan Komunikasi yang Terganggu” Disertasi. Bandung. Program Pascasarjana Unpad.

http://news.unpad.ac.id/?p=11439, 10 April 2013. Terry, George R, 1977. Principles of Management. Seventh Edition. Homewood, Illinois, Richard D. Irwin Inc. Wahyuningsih, Sri. 2012. “Analisis SWOT untuk Penentuan Strategi Optimalisasi Infrastruktur”Buletin Pos dan Telekomunikasi. Vol. 10, No.4. hal. 289-289-304 Winarsih, Wulan Sastra, 2011. “Iklim Komunikasi Organisasi dan Kepuasaan Kerja (Studi Korelasional Pengaruh Iklim Komunikasi Organisasi terhadap Tingkat Kepuasaan Kerja pada Karyawan PT Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Cabang Medan Iskandar Muda” Skripsi. http://repository.usu.ac.id/handle/123 456789/26455, 15 Maret 2013 Dokumen Republik Indonesia, 1998. UndangUndang Nomor 9 Tahun 1998 Tentang Kemerdekaan Menyampaikan Pendapat di Muka Umum. Internet 1) “Ratusan Pensiunan Kantor Pos Demo di Medan, 2011. http://eksposnews.com/view/2/23683/ Ratusa-Pensiunan-Kantor-Pos-Demodi-Medan.html, 18 Februari 2013. 2) Pos Indonesia-Divisi Teknologi Informasi, 2012. “Master Record : Kantor Pos Pemeriksa (Kprk)” http://kantorpos.posindonesia.co.id/ka ntorposcabangdalamnegeridanluarkot a, 18 Februari 2013.

165

ANALISIS HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI VERTIKAL PT POS INDONESIA (PERSERO) (KASUS PADA KANTOR POS MEDAN)

Recommend Documents