BAB IV
ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN A.
Analisis Sistem Pengendalian Intern At as Gaji dan Upah
Sebelum
penulis
menguraikan
lebih
lanjut
mengenai
sistem
pengendalian intern atas gaji dan upah, maka lebih dahulu akan penulis jelaskan mengenai gaji dan tunjangan yang ada di PT Impack Pratama Cikarang.
PT Impack Pratama Cikarang membagi karyawannya menjadi dua bagian yaitu karyawan tetap dan karyawan tidak tetap. Karyawan
tetap
pengangkatannya
ditetapkan
dengan
surat
keputusan oleh Manajer Pabrik dan Direktur Operasional untuk tingkat operator sampai dengan supervisor, dan untuk tingkat Manajer ke atas disetujui oleh Presiden Direktur.
Karyawan tidak tetap dibagi lagi menjadi dua yaitu yang ikatan waktu kerjanya tidak tertentu misalnya karyawan status harian dan yang
ikatan waktu kerjanya tertentu misalnya status kontrak kerja dengan ikatan waktu tertentu.
Karyawan tetap mendapat gaji secara bulanan yang dibayarkan
pada setiap akhir bulan untuk waktu kerja yang telah dijalani sedangkan karyawan tidak tetap mendapat upah harian yang dibayarkan secara mingguan pada setiap hari Jum'at untuk periode kerja mulai dari hari Rabu
minggu lalu sampai dengan hari Selasa minggu berikutnya
53
54
Upah lembur diberikan apabila karyawan bekerja melebihi jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau pada waktu kerja di luar
jam
kerja karyawan.
Karyawan
yang telah
melakukan
kerja
lembur
berdasarkan penugasan yang diberikan oleh perusahaan akan mendapat upah lembur dan atau diberikan tunjangan tugas yang besarnya ditetapkan tersendiri oleh perusahaan.
Selain gaji, PT Impack Pratama juga memberikan tunjangantunjangan yaitu tunjangan makan, tunjangan hari raya, tunjangan pengobatan dan rawat inap, tunjangan perkawinan, tunjangan persalinan, tunjangan kematian, tunjangan gtzi, dan tunjangan kecelakaan kerja. Bonus diberikan kepada karyawan tetap dan tidak tetap yang telah
mempunyai masa kerja 6 (enam) bulan
ditetapkan
berdasarkan
prestasi
atau lebih. Besarnya bonus
kerja dan jabatan karyawan dengan
memperhatikan kondisi keuangan perusahaan. Bonus dibagikan pada setiap akhir bulan Desember tahun yang bersangkutan dan atau pada bulan Januari tahun berikutnya dan akan dikenai pemotongan pajak penghasilan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
Selain gaji, bonus dan tunjangan, PT Impack Pratama juga memberikan pakaian seragam kepada para karyawan sekali dalam setahun.
Disamping itu PT Impack Pratama juga menyelenggarakan kegiatan rekreasi bersama seluruh karyawan dan keluarganya satu tahun sekali.
55
Sistem Pengendalian Intern yang diterapkan oleh PT Impack Pratama dalam penggajian dan pengupahan mempunyai peranan yang
penting terutama dilihat dari tujuan pengendalian intern yaitu : 1.
Mengamankan kekayaau perusahaan
Pembayaran gaji dan upah di PT Impack Pratama Cikarang dilakukan oleh Bagian Keuangan, dalam hal ini kantor pusat yang
berlokasi di Sunter, Jakarta. Bagian Keuangan melakukan pembayaran gaji dan upah berdasarkan daftar gaji dan upah yang dibuat oleh bagian personalia. Pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan melalui
bank dengan mentransfer ke rekening masing-masing karyawan. Setiap akhir bulan karyawan dapat mengambil gaji di bank dengan kartu ATM atau buku tabungan.
Sedangkan untuk karyawan tidak tetap (harian) pembayaran gaji
dilakukan oleh bagian personalia di Cikarang setelah diotorisasi oleh bagian keuangan kantor pusat.
Sebelum mengambil gaji di bank para karyawan mendapat slip
gaji yang dibagikan oleh bagian personalia dan umum sehingga para karyawan mengetahui jumlah gaji yang diterima untuk bulan tersebut. Pada PT Impack Pratama Cikarang, pengendalian intern terhadap pembayaran gaji dan upah telah dilaksanakan, antara lain :
1.
Fungsi pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan melalui
bank dan terpisah dari fungsi pembuatan daftar gaji yang dilakukan oleh bagian personalia.
56
2. Pembayaran
gaji
dilakukan
melalui
bank
sehingga
akan
mengamankan harta kekayaan perusahaan dari tindak pencurian.
Namun demikian penulis masih melihat adanya kelemahan
sehingga perlu dilakukan penyempurnaan agar pengendalian intern yang telah diterapkan PT Impack Pratama Cikarang khususnya mengenai pembayaran gaji dan upah agar berjalan lebih efektif. Kelemahan tersebut yaitu untuk pembayaran upah kepada karyawan tidak tetap (harian) yang dilakukan oleh bagian personalia.
-
- Menurut
penulis dalam hal ini telah terjadi pekerjaan rangkap pada bagian
personalia
yaitu selain membuat rekapitulasi kehadiran
karyawan juga melakukan pembayaran. Agar pengendalian intern dapat berjalan dengan baik maka
sebaiknya fungsi pembayaran gaji dan upah kepada karyawan tidak tetap
dipisahkan dari sub-bagian pembuat rekapitulasi kehadiran, misalnya sub-bagian kasir.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi Sesuai dengan uraian tugas, pembuatan daftar gaji dan upah
merupakan tanggung jawab Departemen Personalia dan Umum Kantor
Pusat. Daftar gaji antara lain memuat jumlah pendapatan bruto (Gaji
Pokok, Uang Hadir, Lembur, Tunjangan, Bonus) jumlah potonganpotongan (Astek, Koperasi, PPh) dan Jumlah pendapatan bersih yang diterima.
56
57
Setelah
membuat
rekapitulasi
kehadiran
karyawan,
petugas
bagian personalia kantor cabang mengirimkan rekapitulasi kehadiran karyawan kepada Departemen Personalia yang ada di kantor pusat. Untuk karyawan tetap PT Impack Pratama membayar gaji secara bulanan dan lembur hanya diberlakukan untuk tingkat jabatan foreman
ke bawah. Jadi walaupun tidak masuk kerja karena sakit atau ijin maka gaji untuk karyawan tetap tidak akan dikenai potongan. Sedangkan untuk karyawan tidak tetap (harian) pembayaran upah
dilakukan berdasarkan daftar hadir. Jika karyawan tidak masuk kerja maka penghasilannya akan dipotong. Rumus perhitungan untuk upah per hari adalah sebagai berikut: Upah Minimum Regional = Jumlah Upah yang Diterima/hari Total kehadiran
Perhitungan terhadap potongan-potongan cara perhitungannya didasarkan pada peraturan pemerintah yang berlaku untuk potongan Pajak Penghasilan pasal 21 dan potongan untuk Asuransi Tenaga Kerja. Selain dari daftar kehadiran karyawan, pembuatan daftar gaji dan
upah juga didasarkan pada peraturan gaji dan upah di perusahaan serta laporan perubahan data karyawan.
Peraturan gaji dan upah didasarkan pada keputusan dari Presiden Direktur sedangkan perubahan data karyawan dibuat berdasarkan datadata dari bagian personalia mengenai jumlah jabatan, tunjangan-tunjangan dan Iain-lain.
57
karyawan, kenaikan
58
Daftar gaji dan upah dibuat rangkap tiga.
Lembar pertama
dikirimkan ke bagian akuntansi yang berkedudukan di kantor pusat untuk dilakukan perhitungan kembali mengenai jumlah uang yang hams
dibayarkan.
Pemeriksaan
dilakukan
dengan
memeriksa
kebenaran
perhitungan matematis yaitu dengan melakukan perhitungan ulang atas cara-cara perhitungan dan penjumlahan, perkalian, pengurangan angkaangka dan sebagainya. Lembar kedua dikirimkan ke bagian personalia
dan umum di PT Impack Pratama Cikarang, sedangkan lembar ketiga disimpan sebagai arsip di Departemen Personalia dan Umum Kantor Pusat.
Dengan melakukan perhitungan ulang didalam membuat daftar gaji dan upah maka kesalahan dalam perhitungan angka-angka akan mudah ditemukan sehingga salah satu tujuan didalam pengendalian intem mengenai ketelitian dan keandalan data akuntansi akan tercapai. Jadi pengendalian intern memang mempunyai peranan yang penting dalam pembayaran gaji dan upah terutama di dalam pembuatan daftar gaji dan upah.
Namun menurut penulis, prosedur pembuatan daftar gaji dan upah di PT Impack Pratama Cikarang belum berjalan secara efektif, hal ini dapat dilihat dan pembuatan
daftar gaji dan upah yang dilakukan
oleh Departemen Personalia kantor pusat sehingga apabila terjadi kesalahan
akan
memerlukan
waktu
yang
cukup
lama
dalam
penyelesaiannya. Di samping itu karena pembuatan daftar gaji dan upah
59
dibuat berdasarkan rekapitulasi kehadiran karyawan yang dibuat oleh
bagian personalia di Cikarang maka penyimpangan didalam pembuatan rekapitulasi kehadiran karyawan sangat mungkin terjadi terutama untuk karyawan tidak tetap.
Meskipun untuk karyawan tetap pembayaran gaji dibayarkan secara bulanan, namun jumlah waktu kehadiran karyawan dalam slip gaji harus tetap dicantumkan karena menurut penulis jumlah kehadiran karyawan merupakan salah satu faktor yang penting dalam penghitungan gaji dan upah dan sebagai dasar dalam pemberian bonus di akhir tahun. Selain dalam pembuatan daftar gaji dan upah, pengendalian
intern juga diperlukan dalam pencatatan gaji dan upah sehingga akan memudahkan dalam menyusun laporan keuangan. Pada PT
Impack
Pratama
Cikarang,
pembukuan khususnya
terhadap transaksi pembayaran gaji dan upah dilaksanakan oleh bagian akuntansi
dalam hal
ini
adalah kantor pusat.
Pencatatan terutama
dilakukan untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian personalia dan umum kemudian dibuatkan bukti bank keluar dan giro oleh bagian keuangan untuk kemudian diserahkan kepada Manajer Keuangan dan
Administrasi. Setelah Manajer Keuangan dan Administrasi menyetujui daftar gaji dan upah tersebut kemudian bagian keuangan membuat bukti transfer bank dan mengirimkan giro kepada bank.
60
Laporan gaji dan upah karyawan di jumal ke dalam buku
pengeluaran kas oleh bagian akuntansi dan dilaporkan setiap bulan kepada Manajer Keuangan dan Administrasi. Kemudian bagian audit akan memeriksa laporan keuangan bulanan tersebut apakah telah sesuai dengan prosedur yang ada.
Prosedur pencatatan gaji dan upah yang dilakukan oleh PT Impack Pratama Cikarang sudah cukup baik. Pembukuan dilakukan setelah adanya otorisasi dari Manajer Keuangan dan Administrasi untuk mengeluarkan giro dan pemeriksaan laporan keuangan dilakukan oleh bagian audit segera setelah memperoleh laporan keuangan dari bagian akuntansi. 3.
Meningkatkan efisiensi
Dengan melakukan pengendalian intern, maka akan mempermudah bagian-bagian di dalam melaksanakan pekerjaan karena akan lebih fokus pada satu bidang tugas saja
sehingga kinerja perusahaan akan lebih
mudah tercapai. Hal ini dapat kita lihat dalam prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur pencatatan waktu kehadiran karyawan di PT Impack Pratama
Cikarang dilakukan dengan menggunakan kartu absensi.
Langkah-
langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut: Absensi harian dilakukan dengan memasukkan kartu absensi yang disimpan pada suatu rak khusus, ke dalam mesin pencatat waktu
61
(attendance time recorder). Rak kartu absensi dan mesin pencatat waktu diletakkan diruang petugas satpam didekat pintu masuk. Pada waktu melakukan absensi, karyawan mengambil kartu sendiri
dan memasukkan sendiri kartu absensi ke dalam mesin pencatat waktu dengan diawasi oleh petugas satpam dan mengembalikan kartu absensi ke dalam rak seperti semula. Demikian pula pada saat karyawan akan pulang, maka karyawan wajib memasukkan kembali kartu absensinya ke dalam mesin pencatat waktu. Setiap hari sekitar pukul 09.00 pagi petugas dari bagian personalia
dan umum akan mengambil kartu absensi untuk dilakukan perhitungan dan pembuatan rekapitulasi kehadiran pegawai yang nantinya akan dijadikan dasar dalam perhitungan gaji dan upah karyawan setiap bulan serta sebagai dasar dalam pemberian bonus kepada karyawan di akhir tahun.
Kartu absensi hanya berlaku untuk satu bulan dan akan diganti dengan yang baru setiap bulannya. Selain menggunakan kartu absensi, pencatatan kehadiran karyawan
juga dilakukan di bagian masing-masing sehingga para kepala bagian dapat memonitor kehadiran karyawan. Pengawasan karyawan pada waktu bekerja dilakukan oleh kepala
bagian masing-masing untuk mengetahui apakah para karyawan sudah
melakukan tugasnya dengan baik. Pengawasan yang dilakukan oleh
62
kepala bagian adalah dengan memberikan bimbingan dan pembinaan kepada karyawan sesuai dengan bidang tugasnya masing - masing. Prosedur pencatatan waktu hadir di PT Impack Pratama Cikarang
sudah terlihat cukup baik karena dilihat dari prosedur yang ada sudah ada pengendalian dalam pencatatan waktu. penyempurnaan-penyempurnaan
agar
Hanya perlu dilakukan
pengendalian
intern
dalam
pencatatan waktu dapat berjalan lebih efektif. Beberapa kelemahan terlihat dalam perhitungan dan pemeriksaan rekapitulasi kehadiran karyawan. Petugas yang bertugas mencatat dan
membuat rekapitulasi kehadiran karyawan adalah bagian personalia dan uraum.
Selain melakukan rekapitulasi kehadiran karyawan, petugas
bagian personalia dan umum juga membayar gaji dan upah. Dari job description terlihat jelas bahwa bagian personalia dan umum diberikan wewenang yang terlalu besar/luas.
Menurut pendapat penulis, seharusnya bagian personalia tidak
melakukan
tugas
rangkap
yaitu merekap
kehadiran pegawai dan
membayar gaji dan upah. Karena salah satu syarat agar pengendalian intern dapat berjalan dengan baik adalah tidak adanya pekerjaan yang dirangkap. Untuk itu PT Impack Pratama Cikarang dapat menugaskan kepada petugas satpam untuk membuat rekapitulasi kehadiran karyawan selain mengawasi karyawan pada saat kehadiran sebab dilihat dari job description bahwa satpam juga melakukan fungsi pencatatan waktu.
63
Sedangkan kelemahan lain adalah pengawasan karyawan pada waktu bekerja. Kadang kala ada karyawan yang kurang menggunakan waktu
kerjanya
melakukan
dengan
istirahat
efisien,
terlebih
seperti dahulu
adanya sebelum
karyawan waktunya
yang dan
menambahkan waktu istirahatnya padahal sudah masuk waktu kerja kembali.
Menurut penulis, hal ini dapat dihindari apabila ada kepala bagian atau manajer yang melakukan pengawasan lebih ketat sebelum dan setelah waktu istirahat, misalnya dengan mengecek ruangan-ruangan
karyawan untuk mengetahui
apakah
karyawan masih
atau
sudah
diruangan dan bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing atau dengan membuat jadwal istirahat secara bergiliran khususnya dibagian produksi agar produksi tidak terhenti.
Jika para karyawan masih melakukan in efisiensi waktu maka para
kepala bagian/manajer wajib menegur dan memberikan peringatanperingatan kepada karyawan tersebut. Tetapi jika karyawan tersebut telah berulangkali
melakukannya maka manajer dapat melakukan
tindakan tegas seperti memberi surat peringatan I, II, atau III sesuai dengan kapasitas besar kecilnya kesalahan atau melakukan pemutasian ke tempat yang tidak enak di Hngkungan PT Impack Pratama Cikarang. 4.
Mendorong dipatuhiuya kebijakan manajemen
Kebijakan manajemen yang sangat penting dalam melakukan
pengendalian intern pembayaran gaji dan upah adalah adanya otonsasi
64
dalam pembayaran gaji dan upah, pengangkatan karyawan, mutasi karyawan dan seleksi dalam penerimaan karyawan bam.
Penerimaan dan pengangkatan karyawan di PT Impack Pratama
Cikarang menjadi tanggung jawab Bagian Personalia dan Umum. Apabila salah satu departemen/bagian membutuhkan karyawan baru, maka kepala bagian yang bersangkutan mengajukan permohonan kepada Bagian Personalia dan Umum dengan mengisi formulir permintaan karyawan baru kurang lebih 1 (satu) bulan sebelum tanggal yang dibutuhkan. Karena pemsahaan mewajibkan para kepala bagiannya untuk
mengisi formulir, maka surat permohonan permintaan karyawan baru
dibuat rangkap dua. Lembar pertama untuk Bagian Personalia dan Umum dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. Surat permohonan ini
harus mendapat persetujuan dari Direktur Operasional/Manajer Pabrik untuk tingkat operator sampai dengan supervisor, sedangkan untuk
tingkat manajer ke atas harus mendapat persetujuan dari Presiden Direktur.
Setelah memperoleh surat dari kepala bagian, Manajer Bagian
Personalia dan Umum akan memproses usulan tersebut kemudian
dilanjutkan dengan proses pencarian dan penerimaan atau pengangkatan karyawan baru.
Pengangkatan seorang karyawan di PT Impack Pratama Cikarang untuk menduduki suatu posisi tertentu dilakukan dengan dua cara.
64
65
Pertama dengan memanfaatkan karyawan yang sudah ada. Hal ini berarti
memutasikan atau mempromosikan atau merotasi karyawan yang telah memenuhi syarat dari satu bagian ke bagian lain yang membutuhkan. Kedua dengan menerima karyawan baru berdasarkan surat yang masuk setelah melalui proses seleksi. Proses seleksi dilakukan oleh Bagian Personalia dan Umum
dengan melalui proses pemeriksaan berkas, seleksi dan wawancara untuk memperoleh
informasi
yang
akurat
mengenai
latar
belakang
pendidikan/sosial, pengalaman kerja, status dan Iain-lain. Wawancara untuk tingkat operator sampai dengan supervisor dilakukan oleh Bagian Personalia
dan
Umum
dan
Kepala
Bagian
yang
membutuhkan,
sedangkan untuk tingkat manajer ke atas dilakukan oleh Direktur Operasional dan Presiden Direktur. Jika lulus dari proses wawancara
maka
proses
Personalia
dan
selanjutnya Umum
adalah
atau
dilakukan
lembaga
yang
psikotes ditunjuk.
oleh
Bagian
Psikotes
ini
bertujuan untuk mengetahui minat dan bakat yang dimiliki oleh calon karyawan.
Setelah dilakukan seleksi, maka kepada calon karyawan
yang
dinyatakan diterima wajib menjalani masa percobaan selama 3 (tiga) sampai 6 (bulan). Sebelum menjalani masa percobaan, karyawan baru
tersebut wajib menandatangani surat perjanjian kerja bersama dengan perusahaan tentang hak dan kewajiban karyawan serta segala peraturan yang berlaku di perusahaan.
66
Setelah selesai masa percobaan Bagian Personalia dan Umum
mengirimkan form laporan evaluasi masa percobaan untuk diisi oleh Bagian yang terkait. Berdasarkan hasil evaluasi dari kepala bagian yang terkait maka dibuatkan Surat Pengangkatan Karyawan Tetap oleh Bagian Personalia dan Umum. Untuk tingkat operator sampai dengan supervisor surat pengangkatan ini hams mendapat persetujuan dari Direktur
Operasional atau Manajer Pabrik sedangkan untuk tingkat Manajer ke atas harus mendapatkan persetujuan dari Presiden Direktur. Karyawan yang tidak lulus dalam masa percobaan tidak akan
diangkat menjadi karyawan tetap dan secara otomatis akan terjadi pemutusan hubungan kerja tanpa ada pemberian
kompensasi
dari
perusahaan.
Sedangkan untuk karyawan tidak tetap (harian) dapat diangkat
menjadi karyawan tetap apabila ada formasi kebutuhan dari masingmasing bagian/divisi, menunjukkan prestasi kerja yang baik, diusulkan oleh Manajer Divisi/Bagian, dan mempunyai masa kerja antara 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) tahun.
Apabila ada karyawan yang akan mengundurkan din, maka
karyawan tersebut wajib membuat surat permohonan secara tertulis kepada perusahaan sekurang-kurangnya 1 (satu) bulan sebelum waktu pengunduran diri. Surat permohonan pengunduran diri harus mendapat persetujuan dari kepala bagian masing-masing terlebih dahulu sebelum
diserahkan ke Manajer Personalia dan Umum.
67
Prosedur penerimaan dan pengangkatan karyawan di PT Impack
Pratama Cikarang sudah memadai dan efektif, hal ini dapat dilihat dari: Proses penerimaan karyawan baru di PT Impack Pratama Cikarang sudah melibatkan seluruh bagian yang terkait. Perusahaan mewajibkan kepala
bagian
karyawan
masing-masing
baru
kepada
untuk
Bagian
membuat
Personalia
surat
dan
permintaan
Umum
apabila
membutuhkan karyawan.
Dengan adanya surat permintaan karyawan baru maka akan memudahkan Bagian Personalia dan Umum dalam memproses, mencari dan menerima karyawan baru sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh bagian tersebut.
Setelah karyawan lulus dalam masa percobaan, dan berdasarkan
hasil evaluasi dari bagian memenuhi syarat, PT Impack Pratama Cikarang langsung membuat surat keputusan pengangkatan sebagai
karyawan tetap. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan memperhatikan status
karyawan
sehingga
akan
memudahkan
perusahaan
dalam
membuat daftar gaji dan upah, karena dasar dalam pembuatan daftar gaji dan upah adalah adanya surat keputusan pengangkatan karyawan. Selain itu pula dengan adanya surat keputusan pengangkatan maka karyawan
akan merasa aman dalam bekerja sesuai dengan penempatan yang telah ditetapkan.
Namun menurut penulis, selain dari surat permintaan karyawan baru
dari
masing-masing bagian/departemen,
PT
Impack
Pratama
68
Cikarang
perlu
membuat
suatu
peramalan
(proyeksi)
mengenai
kebutuhan karyawan untuk suatu periode tertentu. Dengan dibuatkannya daftar proyeksi maka akan memudahkan Bagian Personalia dan Umum dalam menentukan jumlah karyawan baru yang akan diterima.
Kelemahan lain adalah tidak adanya kartu pengenal karyawan dari Bagian Personalia dan Umum. Dengan tidak adanya kartu pengenal
karyawan maka PT Impack Pratama Cikarang akan mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi karyawannya walaupun setiap pengunjung/tamu yang berkunjung ke PT Impack Pratama Cikarang diwajibkan untuk memakai tanda pengenal.
Untuk
menghindari
hal
diatas,
maka
selain
adanya
surat
permintaan karyawan baru, surat keputusan pengangkatan karyawan
maka PT Impack Pratama Cikarang perlu membuatkan daftar kebutuhan akan karyawan baru untuk suatu periode waktu tertentu dan kartu pengenal
karyawan
agar
pengendalian
intern
terhadap
karyawan
khususnya dalam penerimaan dan pengangkatan karyawan menjadi lebih efektif.
Sistem Pengendalian Intern yang dilakukan dalam penggajian dan pengupahan di PT Impack Pratama Cikarang sudah berjalan cukup baik akan tetapi kurang efektif, hal ini dapat kita lihat dari : 1.
Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Struktur
organisasi
yang
ada
pada
PT
Impack
Pratama
Cikarang merupakan struktur organisasi yang cukup rumit. Hal
69
tersebut dapat kita lihat pada bagian atas dari struktur organisasi
terletak pimpinan yaitu Presiden Direktur, kemudian ke bawah Direktur Keuangan dan Administrasi dan Direktur Operasional. Di bawah Direktur Operasional adalah Manajer Pabrik dan Manajer Pemasaran. Manajer Pabrik membawahi Manajer Personalia dan Umum dan Manajer Teknik. Dengan demikian dari struktur organisasi terlihat adanya tugas-tugas pimpinan yang habis dibagi kepada para manajernya.
Mengenai
tugas,
wewenang,
dan
tanggung j awab
telah
diuraikan pada bab III. Dari tugas, wewenang dan tanggung jawab tersebut terlihat bahwa hampir semua bagian yang berhubungan dengan
sistem
penggajian
dan
pengupahan
telah
menjalankan
kewajibannya sesuai dengan fungsinya masing-masing. Seperti bagian personalia melakukan fungsi personalia, fungsi pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan,
fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian
akuntansi, fungsi pemeriksaan oleh bagian audit serta petugas satpam bertanggung jawab terhadap fungsi pencatatan waktu. Hanya pada PT Impack Pratama Cikarang belum dilakukan pengawasan
terhadap
pendelegasian
wewenang
sehingga
terlihat
adanya perangkapan fungsi serta pemberian wewenang yang terlalu luas kepada bagian personalia.
Seperti yang telah dijelaskan pada bab II, bahwa didalam
pengendalian intern tidak dibenarkan adanya perangkapan tanggung
70
jawab atas fungsi-fungsi dalam suatu perusahaan. Namun ternyata syarat ini belum dipenuhi sepenuhnya oleh PT Impack Pratama
Cikarang. Kelemahan mengenai pengendalian intern yang terdapat pada PT Impack Pratama Cikarang ini adalah belum adanya pemisahan fungsi yang tepat dan jelas.
Contoh yang dapat dilihat ada pada bagian personalia. Di dalam prosedur sistem penggajian dan pengupahan pada PT Impack Pratama Cikarang, bagian personalia memegang beberapa fungsi, yaitu
fungsi
keuangan dan
fungsi personalia.
Fungsi
keuangan
dimaksud adalah melakukan pembayaran gaji dan upah.
yang
Dari tugas
dan tanggung jawab yang hams dikerjakannya, terlihat bahwa bagian personalia diberikan wewenang yang luas yaitu mengerjakan urusan
kepegawaian serta urusan penggajian dan pengupahan. Menurut
pendapat
penulis
fungsi
keuangan
diatas
harus
dipisahkan dari fungsi personalia, karena hal ini dapat melemahkan pengendalian intern. Untuk mengatasi kelemahan tersebut, Manajer Personalia
harus
memperj elas
tugas
dan
tanggung j awab
yang
dikerjakan oleh bagian personalia. Misalnya tanggung jawab mengenai urusan penggajian dan pengupahan ini dilakukan oleh sub-bagian
khusus yaitu sub-bagian penggajian dan upah. Pemisahan fungsi yang
jelas tentunya akan dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan bagian personalia karena setiap karyawan telah memiliki tanggung jawab yang jelas.
71
2.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Dengan adanya uraian tugas yang jelas untuk masing-masing
bagian, maka setiap manajer memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.
Demikian
pula
dalam
pengotorisasian
dokumen.
Pengotorisasian telah dilakukan oleh setiap manajer yang berwenang. Seperti dalam prosedur penerimaan karyawan, formulir permintaan karyawan baru harus ada persetujuan dari Direktur Operasional atau Manajer Pabrik untuk tingkat operator sampai dengan supervisor dan persetujuan dari Presiden Direktur untuk tingkat Manajer ke atas. Pembuatan daftar gaji dan upah yang diotorisasi oleh bagian akuntansi, serta laporan gaji karyawan yang diperiksa oleh karyawan yang bersangkutan.
Mengenai prosedur pencatatan, PT Impack Pratama Cikarang
telah memiliki pedoman pencatatan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang dituangkan dalam suatu flowchart sistem akuntansi penggajian.
Pelaksanaan dalam sistem penggajian dan upah pada dasamya
sudah baik. Hal ini terlihat dari sistem pengotorisasian dokumen, pada sistem penggajian dan pengupahan baik berupa daftar gaji dan upah maupun bukti transfer ke bank.
Hanya perlu adanya penyempurnaan sehingga pengendalian
intern atas sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menjadi lebih
72
efektif. Penyempurnaan tersebut dilakukan terutama dalam prosedur
penerimaan dan pengangkatan karyawan. Selain surat permintaan karyawan baru, maka perlu dibuatkan suatu proyeksi kebutuhan karyawan dan pembuatan kartu pengenal kepada masing-masing karyawan.
3.
PraktekYangSehat
Pelaksanaan praktik yang sehat yang berhubungan dengan sistem penggajian dan pengupahan dilingkungan PT Impack Pratama
Cikarang dapat dilihat pada prosedur pencatatan waktu kehadiran karyawan. Pada saat memasukkan kartu absensi kedalam mesin pencatat waktu, para karyawan diawasi oleh petugas satpam sehingga
kecil kemungkinan pegawai melakukan penitipan kartu absen. Disamping
dari
prosedur
pencatatan
waktu,
contoh
lain
mengenai praktik yang sehat yaitu telah dilakukan verifikasi atas perhitungan
daftar
gaji
dan
upah
oleh
bagian
akuntansi
guna
mengetahui ketelitian dan kebenaran angka-angka dan data-datanya. Karyawan juga melakukan perhitungan kembali atas slip gaji yang
diterima dari bagian personalia sebelum melakukan pengambilan gaji di bank.
Penciptaan praktik yang sehat juga dapat dilihat dengan adanya mutasi karyawan. Mutasi ini dilakukan untuk memberikan suasana yang
berbeda kepada
karyawan,
agar karyawan tersebut
dapat
73
berprestasi dan berkembang.
Walaupun mutasi karyawan tersebut
hanya dilakukan apabila PT Impack Pratama memandang perlu. 4.
Karyawan Yang Berkualitas Setiap
berkualitas. Cikarang,
perusahaan
Demikian
pula
pasti
menginginkan
halnya
dengan
PT
dalam penerimaan karyawan baru PT
karyawan
Impack
yang
Pratama
Impack Pratama
Cikarang mengadakan seleksi terhadap para calon karyawan seperti, tes,
wawancara
dan
psikotes.
Hal
ini
dimaksudkan
agar
setiap
karyawan yang masuk akan memperoleh posisi yang sesuai dengan minat, bakat dan kemampuan serta latar belakang pendidikan yang diharapkan sehingga akan terpilih karyawan yang cakap. Selain itu PT Impack Pratama Cikarang juga memberikan masa percobaan selama 3 (tiga) sampai 6 (enam) bulan kepada karyawan
yang telah lulus seleksi. Apabila berdasarkan penilaian oleh kepala bagian yang bersangkutan karyawan tersebut mampu menjalankan tugas dengan baik maka calon karyawan tersebut akan diangkat menjadi karyawan tetap oleh PT Impack Pratama Cikarang. Didalam penerimaan
karyawan baru,
PT
Impack
Pratama
Cikarang telah melakukan pengendalian yang baik. Sebelum menerima karyawan perusahaan melakukan seleksi terhadap calon karyawan. Tes,
wawancara dan psikotes merupakan
cara yang tepat
untuk
menemukan posisi yang cocok agar karyawan dapat bekerja secara
maksimal dan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki.
74
Untuk memperoleh karyawan yang berkualitas
dan cakap
dalam bekerja, PT Impack Pratama melakukan program pelatihan kepada karyawan setiap tahnn baik internal maupun ekstemal. Dengan dibenkannya pelatihan maka karyawan dapat meningkatkan prestasi
dan produktivitas kerja akan meningkat sehingga akan berpengaruh terhadap kinerja perusahaan.
