Accountantsverslag 2012

www.pwc.nl

I

Accountantsverslag 2012

Samen gaan voor verandering PermarWS

24 mei 2013

pwc

pwc PermarWS T.a.v. de directie en het Bestuur Horaplantsoen 2 6717LT Ede

24 mei 2013 Referentie:31005.577/DvB/e0291532/zm

Geachte Directie en Bestuur, Met genoegen presenteren wij u ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2012 van Permar WS. Dit rapport bevat de belangrijkste bevindingen uit de controle van uw jaarrekening. De bevindingen uit deze opdracht zijn op een open en constructieve wijze met het management besproken. Hun standpunten zijn samengevat in dit rapport. Wij hebben ons verslag de titel 'samen gaan voor verandering' gegeven omdat u de komende tijd voor ingrijpende veranderingen staat. Onder andere de reorganisatie en de participatiewet die ook misschien weer niet doorgaat. Graag helpen wij u om deze veranderingen conform plan te realiseren.

bijlage waarin wij ingaan op ontwikkelingen die naar onze mening voor u relevant zijn in de nabije toekomst. Graag willen we de inhoud van dit verslag bespreken tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 31 mei 2013. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de medewerking die we ontvangen hebben tijdens onze controle.

Ons verslag is afgegeven in overeenstemming met artikel 213 lid 4 van de Gemeentewet en bestaat uit drie delen. Deel 1 geeft een samenvatting van de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de verslaggeving en overige zaken met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van Permar WS. Deel 2 beschrijft onze visie op uw jaarrekening. Deel 3 betreft een

AccetrrI'fifnts N.V.

PricewaterhouseCoopers Accountants N .V., Flight Forum B40, 5657 DV Eindhoven, Postbus 6365, 5600 HJ Eindhoven T: oBB 792 00 40, F: oBB 792 9413, www.pwc.nl 'PwC' 15 het merl< waaronder PncewaterhouseCoopers Accountants N.V (KvK 34180285), PncewaterhouseCoopers BelastIngadviseurs N V. (KvK 34180284), PncewaterhouseCoopers Advlsory N.V. (KvK 34180287), PncewaterhouseCoopers Compliance Services B V (KvK 51414406), PncewaterhouseCoopers Pensions, Actuanal & Insurance ServIces B.V (KvK 54226368), PncewaterhouseCoopers B,V (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepaSSIng, waarin onder meer aansprakelijkheIdsvoorwaarden zIJn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen ZIJn algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www pwc nl treft u meer infomlal18 over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (Inkoop)voorwaarden die ook ZIJn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam

SalTlenvatnng 1

Uw jaarrekening geeft een getrouw en rechtmatig beeld

1.4.1

Beheersing van omzetstromen een belangrijk aandachtspunt

1.1

Een goedkeurende controleverklaring bij uw jaarrekening 2012

1.4.2

Contract PostNL nog niet formeel getekend

1.4.3

Kwekerij Lunteren verkocht in 2012

1.1.1

De dekking en reikwijdte van de controle is voldoende

1.4-4

Claim Meubelmakers B.V.

1.1.2

Bevindingen ten aanzien van het aspect getrouwheid en rechtmatigheid blijven binnen de goedkeuringstolerantie

1.5

Interne beheersing start bij de basis

1.6

Onze reactie op de geconstateerde risico's in de financiële verslaggeving

1.7

1.1.3

Permar WS heeft geen meldingen in het kader van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen financierde topinkomens

1.2

WSW taakstelling nagenoeg gerealiseerd

1.3

Door het DB zijn evenwichtige schattingen gemaakt

1.4

Specifieke posten zijn adequaat verwerkt en toegelicht in de jaarrekening

2-4

Toelichtingen in de jaarrekening zijn passend voor Perm ar WS

2.5

Financiële functie moet de reorganisatie ondersteunen

2.6

Benchmark interne beheersing basis voor meten 'in control'

3

Vooruitkijkend

3.1

Participatiewet uitgesteld tot 2015

Welke richting kiest Permar voor IT?

3.2

Implementatie SEPA tijdig gestart

1.8

SiSa-verantwoording is de basis voor uw verantwoording t.a.v. rijksmiddelen

A.

Single information Single audit (SiS a)

2

Grip op uw financiële positie

B.

Normenkaders financiële functie

2.1

Resultaat na bestemming beïnvloed door dotatie aan reorganisatiereserve

C.

De Wet Normering Topinkomens is op 1 januari 2013 in werking getreden

2.2

Weerstandsvermogen ultimo 2012 negatief

2.3

Permar voldoet aan de wettelijke financiële kaders

Accountantsverslag 2012, Permar WS,31005-577/DvB/e0291532/zm PwC

Page 3 of 23

1 1.1

Uw jaarrekening geeft een getrouwen rechtmatig beeld Een goedkeurende controleverklaring bij uw jaarrekening 2012

Wij zullen een goedkeurende controleverklaring verstrekken Wij hebben onze werkzaamheden uitgevoerd op de jaarrekening 2012 van Permar WS. Deze jaarrekening toont een totaal eigen vermogen van € 2.985.000, een balanstotaal van € 14.496.000 en een resultaat na bestemming van € 270.000 negatief. We hebben de intentie om een goedkeurende controleverklaring op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid te verstrekken met betrekking tot de jaarrekening 2012, zoals is opgesteld door het Dagelijks Bestuur (DB), onder voorbehoud van de goedkeuring van deze jaarrekening door het Algemeen Bestuur (AB).

1.1.1

De dekking en reikwijdte van de controle is voldoende

De dekking en de reikwijdte van de controle Wij voeren de jaarrekeningcontrole uit om een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel te vormen, zoals bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. Het is niet de doelstelling van de jaarrekeningcontrole om zekerheid te verschaffen over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle van de jaarrekening bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyse, cijferbeoordelingen, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevens gerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van dit oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid.

dan 1% en de onzekerheden minder zijn dan 3% van de totale werkelijke lasten en toevoegingen aan de reserves in de jaarrekening.

Er zijn geen aanwijzingen vanfraude gebleken De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude en onjuistheden berust bij het DB. Het AB ziet erop toe dat het DB hiertoe adequate procedures volgt en actie onderneemt als daartoe aanleiding bestaat. Als uw accountant hebben wij de verantwoordelijkheid om risico's van fraude te herkennen, voor zover deze risico's kunnen leiden tot materiële fouten in de jaarrekening. Tijdens onze controle van de jaarrekening 2012 zijn ons geen aanwijzingen van fraude gebleken.

Wij zijn onafhankelijk We hebben onze naleving van de externe en Permar WS's onafhankelijkheidsregels over onze dienstverlening in 2012 bewaakt. We bevestigen dat we deze onafhankelijkheidsvereisten hebben nageleefd. 1.1.2

Bevindingen ten aanzien van het aspect getrouwheid en rechtmatigheid blijven binnen de goedkeuringstolerantie Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden hebben geen controleverschillen boven onze rapportagedrempel van € 25.000 geconstateerd.

Wij hebben de rechtmatigheidsaspecten beoordeeld, dit betreft voor Permar met name het voldoen aan Europese Aanbestedingsregels en de wettelijke WSW vereisten, hierbij hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd. Daarom hebben wij ten aanzien van het aspect rechtmatigheid een goedkeurend oordeel verstrekt.

Tijdens onze controlewerkzaamheden maken wij gebruik van de rapporteringsen goedkeuringstoleranties zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden ('BADO'). Het AB heeft in het controleprotocol ten behoeve van de accountant geen andere controle- en rapporteringtoleranties vastgesteld. Dit houdt in dat wij een goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven als de geconstateerde fouten minder zijn

Accountantsverslag 2012, Permar WS,31005-577/DvB/eo291532/zm PWC

Page 4 of 23

1.1.3

Pennar WS heeft geen meldingen in /zet kader van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen financierde topinkomens Op grond van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens ('Wopt') moesten beloningen, waaronder voorzieningen ten behoeve van toekomstige beloningen, zoals pensioen en ontslaguitkeringen, in de jaarrekening worden vermeld als deze de gemiddelde ministersbeloning (voor 2012 € 194.000) te boven gaat. Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat dit niet het geval is. Er waren in 2012 geen beloningen die de Wopt grens te boven gaan. Met ingang van 2013 is deze wet gewijzigd in de Wet Normering

Topinkomens (WNT). In de bijlage gaan wij nader in op de effecten die deze wet heeft op Permar WS. 1.2

WSW taakstelling nagenoeg gerealiseerd

In 2012 heeft Permar WS de Rijkstaakstelling (afstemming van te realiseren arbeidsplaatsen) van de deelnemende gemeenten op 0,98 SE na gerealiseerd. Permar heeft de gerealiseerde taakstellingen reeds afgerekend met de deelnemende gemeenten.


Pagina 5 van 23

1.3 Door het DB zijn evenwichtige schattingen gemaakt Bij het opstellen van de jaarrekening dient het DB belangrijke schattingen voor de verslaggeving maken en toelichten. Wij hebben de schattingen die door het DB zijn gemaakt bij het opstellen van de programmarekening 2012 beoordeeld, en geconcludeerd dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken en goed uitgebalanceerde schattingen. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met bijbehorende moti . Belangrijke schattin en

• • • •

De gehanteerde afschrijvingspercentages komen overeen met de financiële verordening. Wij hebben tevens geen bevindingen geconstateerd inzake de waardering van het vastgoed. Wij hebben de waardering van de voorraden beoordeeld. Hierbij zijn wij specifiek ingegaan op de waardering van de voorraden kwekerij. De voorraden kwekerij worden gewaardeerd tegen de kostprijs van het recept. Het recept bestaat uit de onderdelen zaadjes, grond en de pot. De marktprijzen van de planten variëren echter sterk. Uit de analyse van de veilingrapportages van november en december 2012 blijkt dat de verkoopprijzen boven de kostprijzen van de recepten blijven en derhalve afwaardering naar lagere marktwaarde niet van toepassing is. Wel adviseren wij u intern een nacalculatie op te stellen tussen de voorcalculatorische kostprijzen van de stekjes, de werkelijke kosten en de verkoopprijzen op de veiling. Het algemeen bestuur heeft een reserve beschikbaar gesteld ten behoeve van realisatie van de ingezette reorganisatie. Voor het toekennen van deze reserve heeft het management een inschatting opgesteld aan de hand van een concept sociaal statuut. De uitgangspunten van deze inschatting hebben wij beoordeeld. Uit de beoordeling blijkt dat de te verwachten kosten deugdelijk onderbouwd zijn. Perrnar WS heeft voorzieningen opgenomen voor • •

Groot onderhoud Horaplantsoen: Voorziening FPU ambtenaren:

C600K C63K

De voorziening voor herstructurering van de organisatie ad C42K is vrijgevallen in 2012. Ook de onttrekking in 2012 is in de jaarrekening verwerkt als vrijval aangezien aan de onttrekkingen geen verplichtingen vanuit het verleden ten grondslag liggen. hebben

o

•

ControleverschiI

I wij hebben met betrekking tot de overlopende posten geen bevindingen geconstateerd.

•

Voorzichtig

Evenwichtig

'-

---v-Aam'
gcba~cerd

•

Optimistisch

~

•

ControleversehiI

op matcrialiteitsO\'cm'cgingcn

Tabelt Bevindingen betreffende schattingen

Accountantsverslag 2012, Permar WS,31005S77/DvB/e0291532/zm PwC

Page 6 Of23

1.4 Specifieke posten zijn adequaat verwerkt en toegelicht in de jaarrekening 1.4.1 Beheersing van omzetstrome11 een belang/'ijk aandachtspunt De borging van de volledigheid van de omzet is bij Perm ar nog niet structureel ingebed. Het bedrijfsbureau is bezig met het ontwikkelen van een model om voor en nacalculaties structureel uit te voeren. Het risico voor Perrnar uit zich met name in het mogelijk niet factureren van uitgevoerd meerwerk. Door het uitvoeren van nacalculaties wordt meerwerk beter gesignaleerd. Wij ondersteunen deze ontwikkeling om te komen tot structurele nacalculaties en marge-analyses. In hoofdstuk 1.5 gaan wij verder in op de uitgevoerde werkzaamheden op de omzetstromen. 1.4.2 Contract PostNL 110g nietformeel getekend Perrnar WS heeft met PostNL een contract afgesloten voor het uitvoeren van de postbezorging. Dit contract is al wel ingegaan, maar nog niet formeel geautoriseerd. Doordat het contract nog niet geautoriseerd is, bestaat het bedrijfsrisico dat PostNL de gemaakte afspraken niet nakomt. Formalisatie zal volgens de directie injuni plaatsvinden.

Accountantsverslag 2012, Permar WS,31005-577/DvB/e0291532/zm PWC

1-4-3 Kwekerij Lunteren verkocht in 2012 In verband met het definitief worden van het bestemmingsplan is in 2012 de verkoop van de kwekerij Lunteren gerealiseerd. De totale verkoopwaarde van de transactie was €1.130.000, de boekwaarde was €776.600. Bij deze boekwaarde is de inbreng van de grond in mindering gebracht ad €833.000. De grondinbreng was reeds in 2010 gerealiseerd. De totaal in 2012 gerealiseerde boekwinst bedraagt €353.400 en is op een juiste wijze in de jaarrekening verwerkt onder de overige opbrengsten.

1.4.4 Claim Meubelmakers B. V. Perrnar WS en Perm ar Energiek B.V. zijn in staat van beschuldiging gesteld inzake de overname van activiteiten van de vennootschappen Bikado B.V. door Perm ar Meubelmakers B.V.. Er is mogelijk sprake van paulianeus en onrechtmatig handelen. De rechter heeft nog geen uitspraak gedaan in deze zaak op het moment van uitbrengen van deze rapportage. Het maximale risico wordt op basis van de inlichtingen van de advocaat van Perrnar geschat op €200.000.

Page 7of23

1.5 Interne beheersing start bij de basis Onze bevindingen over uw interne controleomgeving hebben we weergegeven in onze 'Rapportage interim-bevindingen controle 2012. In de onderstaande tabel zijn de bevindingen samengevat weergegeven, met inclusief de impact op de controleaanpak. Hieronder voorzien we u van een update over de status van de interne controlebevindingen en onze eindejaarscontroleresponse hierop: W "

n U''l""'W - '9- ",·mz,.!"P""W,·7""'17'· !I

Contractenregister en een vel'pliclttingen administratie geven inzicht Op dit moment is er geen centrale registratie van contractvoorwaarden. Het risico is hierbij dat u contractvoorwaarden niet goed in beeld heeft en daarbij voor verrassingen kunt komen te staan. Wij adviseren u contracten en met name specifieke contractvoorwaarden vast te leggen in een contractenregister. Een verplichtingenadministratie waarbij alle orders worden gedocumenteerd is hierbij een goed startpunt

!.!H'ii.J !i1!.@,t.J.iN Doornemen van specifieke contracten inclusief de voorwaarden. Wij hebben hierbij geen bevindingen ten aanzien van de jaarrekening geconstateerd.

Bevoegdlzedenregeling niet verankerd Binnen Perm ar bestaat onduidelijkheid over de bevoegdhedenregeling. Het risico dat facturen onterecht geautoriseerd worden, wordt grotendeels gemitigeerd door de integrale autorisatie van de inkoopfacturen door de algemeen directeur. Wij adviseren u om onduidelijkheden te voorkomen één bevoegdhedenregeling vast te stellen en deze eenduidig binnen de nra"n;""t;p 2.

Europese aanbestedingen niet verankerd in het proces Het voldoen aan Europese aanbestedingsregels is niet verankerd in het inkoopproces. Hierdoor loopt u het risico dat inkopen onterecht niet Europees zijn aanbesteed van bijvoorbeeld inhuur van tijdelijk personeel en servicecontracten voor biîvoorbeeld de nr;ntpr"

3·

Beheersmaatregelen in proces lonen & salarissen moeten scherper Geen controle op aanmelding pensioen De aanmelding van nieuwe medewerkers (WSW ers en ambtenaren) voor het pensioenfonds vindt plaats via de invoer in Compas. Via Compas gaat de aanmelding naar de salarisverwerker Unit4. Controle of alle medewerkers ook daadwerkelijk zijn aangemeld voor het pensioenfonds vindt niet plaats.

Autorisatie van mutaties vindt plaats, maar geen zichtbare controle op de output in de salarisadministratie De autorisatie van de mutatie en functiescheiding tussen de persoonsadministratie en de salarisadministratie is de belangrijkste beheersmaatregel in het proces. Er vindt via het computerscherm door een onafhankelijke functionaris controle op de invoer van mutaties plaats dit is echter achteraf niet meer zichtbaar. De aanwezigheid van de was/wordt lijsten van de salarisbetalingen op de salarisadministratie mitigeren het risico deels. Echter met het oog op onjuiste en onrechtmatige invoer adviseren wij u de beoordeling van de verwerking van de mutatie door te trekken naar de daadwerkelijke invoer in de salarisadministratie. 4·

Verkoopproces moet bedrijfsmatiger Alleen procedurebeschrijving voor Groen is up to date Wij adviseren u de procedurebeschrijvingen inclusief de gewenste beheersmaatregelen en benodigde managementinformatie per opbrengststroom uit te werken.

Per jaareinde heeft het management een analyse naar het voldoen aan de Europese aanbestedingsrichtlijn uitgevoerd.

Bij het bepalen van de pensioenlast stelt Permar een proforma factuur op. Deze factuur wordt beoordeeld door het pensioenfonds. Bij afwijkingen wordt hierover gecommuniceerd. In 2012 zijn hierbij geen bevindingen geconstateerd. Wij hebben de was/wordt lijsten beoordeeld. Tevens hebben wij cijferanalyses uitgevoerd om materiële afwijkingen in de lonen & salarissen te verklaren. Hierbij hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd.

Op de omzetstromen hebben wij een cijferanalyse uitgevoerd tussen de jaarrekening 2012, het bedrijfsplan 2012 en de jaarrekening 2011. Op transactieniveau hebben wij een deelwaarneming uitgevoerd ten aanzien van de juistheid van de prijzen en de aansluiting tussen de orders en de facturen. Ook hebben wij de creditnota's

Accountantsverslag 2012, Permar WS,31005-577/DvB/e0291532/zm

PWC

Page 8 of 23

n iet eenduidig tot sta Per omzetstroom wordt gewerkt met verschillende methoden tot het berekenen van offerteprijzen. Daarbij is geen eenduidig inzicht aanwezig in de daadwerkelijke kostprijs. Het risico is dat verkoopprijzen niet eenduidig tot stand komen en geen bijdrage leveren aan de toegevoegde waarde van Permar. Het bedrijfsbureau is gestart met het ontwikkelen van een standaard calculatiemodel wat in eerste instantie uitgerold gaat worden bij groen. Nacalculaties worden niet structureel uitgevoel·d Structurele analyse van de orderresultaten op basis van de nacalculaties vindt niet plaats. Op basis van de projectoverzichten wordt wel een overzicht bij gehouden op de resultaten, maar een nadere analyse blijft vaak achterwege. Dit heeft tot gevolg dat Perm ar niet "leert" van de afwijkingen in de realisatie ten opzichte van de voorcalculatie. Om meer grip te krijgen op de bedrijfsresultaten en bewustwording van mogelijk te facturen meerwerken is het structureel uitvoeren van nacalculaties een vereiste. Per onderdeel is wel een contractadministratie aanwezig De volledigheid van de reguliere omzet is geborgd door de registratie in de contractadministratie. Op basis van onze validatie werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat detacheringovereenkomsten verouderd zijn en niet alle overeenkomsten geautoriseerd zijn. Afspraken over n de prijzen en de facturatie wijken af van de overeenkomst, doordat de afspraken niet duidelijk vastliggen en doordat prijzen in het verleden geïndexeerd zijn. Het risico hierbij is dat niet Perm ar niet alle opbrengsten in rekening brengt. Tevens hebben wij geconstateerd dat niet alle orders conform procedure zijn geautoriseerd. Opgave van de veiling leidend voor de omzet Kwekerij Het grootste deel van de omzet kwekerij komt tot stand op de veiling. De basis voor de omzetfactuur is het afschrift van de veiling. Hierbij vindt geen aansluiting plaats met de artikelen die daadwerkelijk naar de veiling zijn gebracht. Het risico bestaat dat er "een winkel in een winkel" ontstaat, waarbij goederen bewust niet naar de veiling worden gebracht. Wij adviseren u de aansluiting op te stellen tussen de naar de veiling gebrachte artikelen en het afschrift van de veiling, om dit risico te mitigeren.

In detail per omzetstroom hebben we de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Detachering: Aansluiting tussen de totaal geschreven uren medewerkers met de gefactureerde uren. Hierbij hebben wij ook de uitzonderingslijsten beoordeeld en geen bevindingen geconstateerd.

Gmen: Voor de verantwoorde omzet groen hebben wij de aansluiting gemaakt tussen de solI en ist situatie vanuit de projectadministratie. Hierbij hebben wij tevens de verschillen tussen de voor en de nacalculatie geanalyseerd. Het bedrijfsbureau dwingt analyse van grote fluctuaties in de voor en nacalculaties af.

Kwekerij: Aansluiting met de subadministratie en op basis van deelwaarnemingen aansluiting met de veilingrapportages.

lndustrie: Voor de omzet industrie hebben wij de aansluiting tussen de orderadministratie en de verantwoorde omzet beoordeeld. Hierbij hebben wij geen bevindingen geconstateerd.

Binnen de kwekerij kan de bedrijfsleider zelfstandig inkopen aangaan en ook verkoopcontracten sluiten. Het hoofd van de afdeling groen&kwekerij tekent de contracten vaak wel mee, maar dit is geen vereiste. Wij adviseren de functiescheiding dusdanig in te richten dat het hoofd van de afdeling de verkoopcontracten dient te autoriseren. 5·

Voorraden Geen pmces voor vernietiging bij de Kwekerij In het voorraadproces van de Kwekerij is geen procedure aanwezig voor vernietiging en het bepalen van de slagingspercentages van de gewassen. In de praktijk wordt het vier ogen principe gehanteerd, maar dit is achteraf niet meer vast te stellen. Tweemaal per jaar vindt een inventarisatie plaats om de daadwerkelijke omvang van de voorraad vast te stellen. Ook blijken uit de inventarisaties bij de Kwekerij grote telverschillen. Onrechtmatige vernietiging of onttrekking van goederen aan de organisatie is het belangrijkste risico. Wij bevelen u aan een procedure voor vernietiging en het bepalen van de slagingspercentages in te richten om de functievermenging te voorkomen.

Op basis van de door ons bijgewoonde inventarisatie blijken geen materiële telverschillen. Ook de atboekingen in de voorraad laten geen materiële boekingen zien.


PWC

Pagina 9 van 23

ClJclische telprocedure binnen regulier magazijn Naast de gewassen in de kwekerij heeft Permar voorraden in het middelen magazijn. Over de voorraden in het industrie- en productieproces loopt Permar, buiten de zorgplicht van het terugleveren van de goederen aan de klant, geen risico aangezien deze de verantwoordelijkheid van de klant blijven. Het middelen magazijn wordt gemiddeld om de drie maanden geteld, gezien de aard van de aanwezige goederen als schoenen, beschermingsmiddelen en gereedschappen. Op verzoek van de directie is door een externe partij onderzoek uitgevoerd naar de voorraadverschillen in het magazijn. Hieruit is geconstateerd dat de verschillen met name voortkomen uit de magazijnprocedures, maar dat er geen sprake is van opzet. Per jaareinde zullen wij de telverslagen en telverschillen analyseren.

Accountantsverslag 2012, Permar WS,3100S-577/DvB/e0291S32/zm PwC

De totale voorraden regulier magazijn zijn niet materieel voor de jaarrekeningcontrole. Derhalve hebben we hiervoor geen specifieke werkzaamheden meer uitgevoerd na de interim.

Pagina 10 van 23

1.6 Onze reactie op de geconstateerde risico's in de financiële verslaggeving Geïdentificeerde risico's bij het opstellen van het ontroleplan Volledigheid van opbrengstverantwoording

Overwegingen voor deze observatie

I Gezien de aard van ~et ~edrij~ en van

de werkzaamheden IS met altIjd voldoende aandacht voor volledigheid van de opbrengsten. Met name volledige en tijdige facturatie van de contracten en facturatie van meerwerk zijn belangrijke aandachtspunten

Less riS<

Onjuiste verwerking Lonen & Salarissen

Less riS<

Onjuiste verantwoording WSW-indicatoren

I

De verwerking van de Lonen en Salarissen schatten wij in als een risicovolle post. Het proces van Lonen en Salarissen is een kernproces binnen Permar welke aandacht verdient binnen de accountantscontrole.

I Door de ontwikkelingen, omvang en

complexiteit van dit proces loopt Permar het risico dat de WSWverantwoording onjuistheden bevat.

Uitgevoerde werkzaamheden bij de interim-controle

Uitgevoerde werkzaamheden bij de jaarrekeningcontrole

•

Deelwaarnemingen op juiste en volledige opbrengstverantwoording vanuit de contractregistratie Beoordeling van de bestuursrapportages Beoordeling van het systeem voor signalering meer/minderwerk

•

Advies voor inrichting van de beheersmaatregelen Valideren van de beheersmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden op de onkostenvergoedingen. Gegevensgerichte werkzaamheden en toetsing aan relevante wet- en regelgeving van WSW verantwoording.

•

• •

• • • •

Gegevensgerichte werkzaamheden en toetsing aan relevante wet- en regelgeving van WSW verantwoording.

Schattingen zijn onvoldoende betrouwbaar

1·5·

• • • • • • •

Less riS<

Voor de toelichting op de werkzaamheden ten aanzien van de opbrengsten verwijzen wij naar paragraaf

Cijferanalyse op fte niveau en op totaalniveau. Aansluiting met de pensioenfacturen Bruto-netto berekeningen Beoordelen van het standenregister

Aansluiting van de administratie met de SiSa bijlage Beoordelen van de beschikbaarheid van medewerkers op de wachtlijst GBA controle van de medewerkers Cijferanalyse op de gerealiseerde SE's

Door de snel veranderende omgeving waarin Perm ar actief is kunnen schattingen door het management achterhaald of onvoldoende onderbouwd zijn.

•

Deze werkzaamheden zijn onderdeel van de controle per jaareinde

•

Detailbeoordeling van de opgenomen schattingen. Voor de conclusie zie tevens paragraaf 1.3

Het financieringsbeleid dient dusdanig te zijn opgesteld dat voldaan wordt aan de wettelijke regels zoals Fido en Rudo. De structuur is dusdanig dat financiering voor minimaal één jaar geborgd is zonder dat een extra verzoek tot ondersteuning door behoeft te worden

•

Deze werkzaamheden zijn onderdeel van de controle per jaareinde

•

Het voldoen aan het treasurybeleid is in mindere mate van toepassing aangezien Permar geen langlopende uitgezette gelden C.q. financiering heeft en niet over derivaten beschikt.

Less riS<

Treasurybeleid is niet rechtmatig c.q financieringsstructuur is niet optimaal

Accountantsverslag 2012, Permar WS,31005.577/DvB/e0291532/zm PwC

Pagina 11 van 23

Geïdentificeerde risico's bij het opstellen van het controleDlan

Less risk

Financiële positie staat onderdruk

Less risk

Overwegingen voor deze observatie

Uitgevoerde werkzaamheden bij de interim-controle

Uitgevoerde werkzaamheden bij de jaarrekeningcontrole

•

•

gebruik van eventuele derivaten moet binnen de regelgeving en het treasurybeleid passen en transparant verantwoord te worden.

De huidige economische situatie heeft bij Permar zijn sporen achtergelaten. Omzet en verkoopprijzen staan onder druk. Daarbij zijn veranderingen in de WSW wetgeving op handen. De realisatie van de ingezette transitie belangrijk voor Perm ar om terug te kunnen pakken op de kern: het mensproces.


• •

De P&C cyclus in kaart gebracht samen met de liquiditeitsplanning. Adviseren rondom de inrichting van maandrapportages en de bestuursra pportages De voortang van de ingezette transitie meten en hierover rapporteren.

•

Beoordelen van de gereserveerde middelen ten behoeve van de reorganisatie Beoordelen en bespreken voortgang van de rapportages inzake de rapportages

Pagina 12 van 23

1.7 Welke richting kiest Permar voor IT? Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole geven wij een reflectie op de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen komen in deze paragraaf naar voren. De IT-omgeving binnen Perrnar kenmerkt zich als omgeving met een deeloplossingen. De financiële kernapplicatie is AX200g (voorheen Axapta) met SW-addon van HSO. Naast AX gebruikt Perrnar nog applicaties die AX voeden met informatie uit specifieke processen. Dit zijn Compas (Clientvolgsysteem / projecten), Wintree (kwekerij) en InfoGroen (plantsoenendienst). Hiernaast gebruikt Perrnar Unit4 Payroll voor de salarisadministratie. Perrnar heeft geen centrale rapportage oplossing. Uit het gesprek met de applicatiebeheerder van AX blijkt dat de IT activiteiten vooral gericht zijn op instandhouding van de huidige situatie. Mede door beperkte documentatie van applicatiebeheerprocessen voor AX is de kennisborging beperkt en bestaat het risico dat Permar voor continuïteit sterk afhankelijk is van individuele medewerkers. Verder is het strategische kader voor de ontwikkeling van IT voor Perrnar niet duidelijk. De AX applicatiebeheerder geeft aan dat wensen bestaan voor online verwerken van uren, digitalisering inkoopfacturen en verbeteren van de mogelijkheden voor nacalculaties en analyse mogelijkheden. Verder bestaat behoefte aan opleiding. Door het ontbreken van een strategisch kader voor IT bestaat het risico dat keuzes die gemaakt worden niet optimaal en toekomstvast zijn. Verder bestaat het risico dat door een beheerder keuzes gemaakt worden die niet optimaal aansluiten bij totale applicatielandschap van Perrnar. Een overall risicoanalyse voor IT is niet gemaakt. Hierdoor maken beheerders naar beste inzicht keuzes over te nemen maatregelen en bijvoorbeeld beveiligingsinstellingen. Het risico bestaat dat deze maatregelen niet aansluiten bij de bedrijfsrisico's waardoor deze of het risico niet volledig afdekken of overgedimensioneerd zijn en dus niet efficiënt.

Dit vergroot de afhankelijkheid van individuele medewerkers en kan leiden tot risico's ten aanzien van de continuïteit van IT. Verder ontbreekt een integrale afstemming van wijzigingen over de diverse applicaties heen. Hierdoor bestaat het risico dat wijzigingen suboptimaal zijn.

1.8 SiSa-verantwoording is de basis voor uw verantwoording t.a.v. rijksmiddelen SiSa-verantwoording heeft zich doorontwikkeld Onderdeel van uw jaarrekening is de SiSa bijlage. Via deze bijlage worden diverse rijks- en provinciale uitkeringen verantwoord. Wij voeren onze controle uit op grond van specifieke instructies van de rijksoverheid die onder meer zijn vastgelegd in de "Nota verwachtingen accountantscontrole 2012". Mede naar aanleiding van overleg tussen de stakeholders (ministerie van Binnenlandse Zaken, uitkeringsverstrekkende ministeries), Auditdienst Rijk en de accountants is een aantal onduidelijkheden in de normstelling van de controles uit het verleden door een nadere toelichting weggewerkt. Het betreft vooral de werkzaamheden met betrekking tot de deugdelijke totstandkoming van de zogenaamde D-indicatoren en de zogenaamde '0' verantwoordingen. Zie de bijlage voor een nadere toelichting. Tevens zijn cumulatieve indicatoren ingevoerd. Ook is de procedure betreffende de heraanlevering met een nieuwe notitie van het ministerie verduidelijkt. Overigens merken wij hierbij op dat de verduidelijking van de verwachtingen ook aan het licht heeft gebracht dat de stakeholders op specifieke punten verwachten dat de controlewerkzaamheden worden uitgevoerd met een kleinere materialiteit dan voor de jaarrekeningcontrole. Dit betekent ook dat de aanlevering van de SiSa-verantwoording meer inspanning vraagt van de organisatie om de gewenste kwaliteit te waarborgen. Dit jaar heeft het Rijk ook voor het eerst al inzicht gegeven in het aantal te verantwoorden uitkeringen en de indicatoren voor 2013. Op deze wijze kan GS tijdig de administratie inrichten om over 2013 te voldoen aan de juiste verantwoordingseisen.

Processen rondom beheer van gebruikers en applicatiewijzigingen voor AX verlopen informeel. Dit wil zeggen dat deze processen niet zijn beschreven en activiteiten en goedkeuringen niet controleerbaar worden vastgelegd.


PwC

Pagina 13 van 23

Wachtlijstbeheer WSW voor verbetering vatbaar Bij de controle van de beschikbaarheid van de medewerkers op de wachtlijst blijkt dat niet voor alle medewerkers een recent antwoordformulier inzake de beschikbaarheid voor werk aanwezig is. Permar heeft wel zeer frequent maar onregelmatig contact met de '"wachtlijsters''' en legt dit adequaat vast. Deze informatie is echter moeilijk toegankelijk om eenvoudig de beschikbaarheid vast te leggen. Wij adviseren u om in de toekomst alle personen op de wachtlijst de beschikbaarheid ultimo boekjaar te laten bevestigen om ad hoc acties te voorkomen. Er zijn geen fouten en onzekerheden in de SiSa-bijlage geconstateerd Op grond van de "Nota verwachtingen accountants controle 2012" gelden voor SiS a andere, zwaardere, rapportagetoleranties dan zoals opgenomen in het controleprotocol. Dit om de ministeries in staat te stellen om de specifieke uitkeringen vast te kunnen stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien.


PWC

Pagina 14 van 23

2

Grip Op uw financiële positie Resultaat na bestemming beïnvloed door dotatie aan reorganisatiereserve

2.1

Om inzicht te geven in de realisatie versus de begroting, geven wij in onderstaand overzicht weer wat de verschillen zijn tussen de begroting en de realisatie in 2012. Ter aanvulling hebben wij tevens de realisatie 2011 in de tabel opgenomen. Omschrijving Bedrijfsopbrengsten Personeelskosten Kapitaallasten Overige bedrijfskosten Bedrijfskosten Bedrijfsresultaat Gemeentelijke Bijdragen Resultaat voor bestemming Mutaties in de reserves Resultaat na bestemming

Rekening

Jaarplan

2012

2012

Rekening 2011

€9·128 €27·511 €921 €2·313 -1-€3 0 ·745 -1-€21.617 €24.602

€9·844 €27·397 €9 13 €2.116 -1-€3 0 -4 26 -1-€20.582 €20.607

€9-404 € 27.250 €977 €2·957 -I -€ 31.184 -1-€21.780 €20.005

€2·985

€25

-1-€1.775

€3· 2 55 -1-€270

nihil €25

-1-€76 -1-€1.699

De bedrijfskosten zijn hoger dan begroot, dit is met name te verklaren door aanvullende inhuur van derden op de afdelingen verkoop en bedrijfsleiding voor de kwekerij. In 2012 heeft Perrnar de transitie naar de reorganisatie in gang gezet. De gemeentelijke bijdrage voor de reorganisatie is voor het einde van het jaar toegezegd door de deelnemende gemeenten en ook verwerkt in de jaarrekening 2012. In totaal heeft Perrnar in 2012 € 471.000 aan kosten voor de transitie gemaakt. Deze kosten hebben met name betrekking op hogere kosten inhuur, advieskosten en regeling vrijgesteld van werk. Met het Algemeen bestuur is een totaal plafond afgesproken voor de reorganisatie van € 3.726.000, derhalve heeft Perrnar € 3.255.000 aan de reserve transitie toegevoegd. De transitie is bij het opstellen van de jaarrekening nog niet zover gevorderd dat Perrnar daadwerkelijke financiële verplichtingen is aangegaan. De OR had ultimo 2013 nog geen advies op het reorganisatieplan gegeven en ook was er geen akkoord van de bonden op het sociaal plan. Derhalve wordt nog niet aan de BBV eisen voor het vormen van een voorziening voldaan en kunnen wij ons vinden in het vormen van een reserve in de jaarrekening 2012 op basis van de door het Algemeen Bestuur toegekende budgetten. Inmiddels heeft OR in mei 2013 advies gegeven en zijn bonden akkoord. 2.2

De bedrijfsopbrengsten blijven achter bij het budget en voorgaand jaar. Het achterblijven van de opbrengsten kan verklaard worden door de volgende elementen: • • •

Verminderde vraag bij bestaande klanten; Lagere vraag naar detacheringskrachten, klanten zoeken eerder de oplossingen intern; Verlies van enkele grote klanten (Sarah Lee & Hei-Bike);

De omzet Groen is in 2012 wel op het niveau van 2011 gebleven.

Weerstandsvermogen ultimo 2012 negatief

Perrnar beschikt niet meer over weerstandscapaciteit om onverwachte tegenvallers op te vangen. De deelnemende gemeenten hebben het reorganisatieplan vastgesteld. Deze bijdrage is reeds in de jaarrekening verwerkt ad 3,7 mln. Deze bijdrage is gestort in de bestemmingsreserve reorganisatie en als vordering op de gemeenten opgenomen. Deze vordering zal op basis van de benodigde liquiditeiten worden overgemaakt. Het resultaat na bestemming komt ultimo 2012 uit op € 270.000 negatief. U brengt het negatieve resultaat conform afspraak in rekening bij de deelnemende gemeenten.


PWC

Page 15 of 23

De contourennota reorganisatieplan is bedoeld om de organisatie opnieuw in te richten en structureel naar een positief resultaat te werken. Hierbij heeft u de risico's in beeld gebracht. In de begroting 2013 komen de risico's voor Permar ook terug. Deze risico-inschatting bespreekt u met het Algemeen Bestuur.

Gezien de aard van de rechtspersoon speelt er geen continuïteit issue. deelnemers zijn te allen tijde aansprakelijk voor de resultaten. Door de bijdrage in de reorganisatie is een belangrijke basis gelegd voor de continuïteit en meer rendabele exploitatie in de toekomst.

Bij het aangaan van nieuwe (verkoop)contracten heeft u voldoende oog voor risico's en vraagt u zich samen met de bedrijfsleiders af of de potentiële klant binnen de nieuwe strategie en het risicoprofiel van Perrnar past.

BBV vereisten steeds beter verankerd in de jaarrekening De programmarekening en de toelichting zijn van een goed niveau. De afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn hierbij adequaat toegelicht.

Wij zijn van mening dat de organisatie aandacht heeft voor de risico's die op Perrnar afkomen, ook de koppeling met het weerstandsvermogen is hierbij zichtbaar. Belangrijk is nu vanuit te reorganisatie te gaan werken aan het opbouwen van een eigen weerstandscapaciteit om de risico's op te kunnen vangen.

Toelichtingen in de jaarrekening hebben goede informatiewaarde De toelichtingen in de jaarrekening zijn beoordeeld en worden beschouwd in overeenstemming te zijn met de vereisten van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

2.3 Permar voldoet aan de wettelijke financiële kaders

2.5 Financiële functie moet de reorganisatie ondersteunen

In uw paragraaf financiering zijn de kasgeldlimiet en de renterisiconorm opgenomen. Uit de berekening van de kasgeldlimiet blijkt dat Perrnar binnen de voorgeschreven norm blijft. Perrnar heeft geen langlopende financiering, derhalve is de renterisiconorm niet van toepassing.

2.4 Toelichtingen in de jaarrekening zijn passend voor PermarWS De jaarrekening is opgesteld door het DB in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Als onderdeel van onze controle hebben wij: • •

de gepastheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld.

De gehanteerde grondslagen van grondslagen van waardering en resultaatbepaling passen bij Permar WS. De jaarrekening is opgesteld door de directie in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de stellige uitspraken in de notities van de commissie BBV. Wij achten de toegepaste grondslagen passend. Voor de nadere toelichting op de reorganisatie en de hierbij gehanteerde uitgangspunten verwijzen wij naar de paragraaf weerstandsvermogen. Accountantsverslag 2012, Permar WS, 3100S-577/DvB/e0291S32/zm PwC

De financiële functie van Perrnar moet de ingezette organisatieverandering ondersteunen. Wij zijn van mening dat de financiële functie van Perrnar zich conform onderstaand model op het niveau van "de basis op orde bevindt. Hierbij merken we wel op dat procesbeschrijvingen bij de basis op orde horen. Aan de hand van het groeimodel financiële functie geven wij u de sterke en ontwikkel punten mee, om de volwassenheid in de financiële functie door te laten ontwikkelen. Het is aan de directie om in samenspraak met het Algemeen Bestuur de ambitie in de doorontwikkeling van de financiële functie uit te spreken. Het normenkader voor de financiële functie als basis voor onze analyse is opgenomen in bijlage A2. Sterke elementen in de financiële functie: • Bewustzijn van beheersing en formele controlemaatregelen in het proces; • Focus op de financiële administratie; • Beheersing van het WSW proces, met nagenoeg integrale dossiercontroles. Verbetermogelijkheid in de financiële functie: • Verankering van de strategie in meetbare doelstellingen in de P&C cyclus. In het voorjaar 2013 is het management gestart met het uitwerken van bestuursrapportages in een nieuwe vorm, die deze ontwikkeling ondersteunen; Pagina 16 van 23

• • • •

Financiële processen koppelen aan niet financiële processen; Het opstellen van procedure beschrijvingen per (deel)proces met hierin minimaal de in het proces aanwezige beheersmaatregelen; Ontwikkelen van adequate financiële en niet financiële managementinformatie; Het inrichten van application controls in MS Dynamics om werkzaamheden om het systeem heen zoveel mogelijk te vermijden en de processen te optimaliseren. Dit is een belangrijke verbetermogelijkheid om door te kunnen groeien in de financiële functie.

De financiële functie van Perm ar Strategie ,. Strategie eJpllo~t M gen

meettlare doelstelitvJen

,. ConlrolfmanClal en non

'Inannal 'SUUCUlu r

, Onaememers.d1ap " TeafTlSpelet

organisatieontwikkeling in brede zin. Het is aan management van Permar om in overleg met het Algemeen Bestuur de ambitie te bepalen die in uw situatie toepasselijk wordt geacht. In de bespreking van de benchmark nemen wij mogelijkheden tot verbeteren van de benchmarkscore mee. De uitkomsten mogen dan ook niet in directe relatie met de jaarrekeningcontrole worden gebracht. Een score geeft niet meteen een waardeoordeel over uw interne beheersing maar wel een indicatie van het niveau van de organisatie. De gehanteerde benchmark is een standaard model wat gemakkelijk aan te passen is aan uw specifieke situatie. De huidige benchmark gaat voornamelijk in op de opzet en inrichting van de benoemde processen in brede zin. Door hieraan specifieke vragen en de interne controles te koppelen heeft deze benchmark potentie om het meten van de mate van interne beheersing meer handen en voeten te geven. Inclusief een oordeel over bestaan en werking van een proces.

P,oces Slrategie » Doelstellingen a~...'euo

, Stunng en oeneerslng l!lem

Structuur ;. Tedmtscne onenlatle ,. Ieder voor :!icn

Procos .,. t.:cJeltngsgenCf11

"' Inlerne focus

,. Zware Interne controle

,. l.Iult.1unctfoneel -. htantonenlJtle #"

Gemlegreeroe controls

Benchmark Interne beheersing

"'onsen

• score

, VatspeC1ah3ten. tnllsdl o ew~len énl1n3ndeel au

Toc hnolO{Jie

Juridische aspecten...:;:

,. Geautomatiseerde proee (1313 1x vasueooen #- GemleOH~eroe applIcatie #" Conslsten& enloeoan~e

aJta UonlOl1

;,. OngescnoohlC1ersoneel .. 8etJo~ktnneld btperU

Technologie ,. Manueel

... Gelragm enteercte sY5~enl!n ;.. rl.e lloeoankehJ~e data

2.6 Benchmark interne beheersing basis voor meten 'in control' Bij de interim-controle 2012 hebben wij samen met u de benchmark interne beheersing ingevuld. De uitkomsten betreffen een momentopname en zijn gebaseerd op een model dat beoogd een globale indruk te geven van de interne beheersing en mogelijke verbeterpunten. Deze gaan verder dan de strikt noodzakelijke interne controleaspecten om de processen en de financiële verantwoording te waarborgen. Het gaat ook om de Accountantsverslag 2012, Permar WS,3100S-577/DvB/e0291S32/zm PWC

Toezicht (Corporate Governance)

ICT I-(- t - -

Financiële nr{)('p_'",,,n' Voorraad

Pagina 17 van 23

Strategie Permar is op dit moment bezig met de implementatie en realisatie van de reorganisatie. Hierbij hoort ook een nieuwe of vernieuwde strategie. Aandachtspunt is het vertalen van de strategische doelstellingen naar concrete kritische succesfactoren (KPI's), zodat de voortgang van de realisatie gemeten kan worden in bestuurs- en managementrapportages.

Control De belangrijkste verbetermogelijkheid is het inrichten van adequate periodieke verslaggeving. U bent hiermee reeds gestart door de nieuwe inrichting van de bestuursrapportages. Belangrijk is ook dat de bedrijfsleiders voldoende (stuur)informatie ter beschikking hebben om tijdig afwijkingen van de doelstellingen te signaleren en hierop in te spelen.

Wij adviseren tevens de code of conduct die nu op veel elementen wel beschreven is vast te leggen als één document. Budgettering De verbeterpunten op het gebied van budgettering zijn voor de begrotingscyclus 2013 verder uitgewerkt. Het gaat hierbij met name om het bottom up valideren van de begroting met de bedrijfsonderdelen. Een andere verbetermogelijkheid is het het uitwerken van een liquiditeitsanalysejbegroting.

Accountantsverslag 2012, Permar WS,3100S-577/DvB/eo291S32/zm PwC

Pagina 18 van 23

3 Vooruitkijkend 3.1

Participatiewet uitgesteld tot 2015

Op 21 december 2012 heeft het kabinet de contouren van de Participatiewet uiteen gezet. De belangrijkste doelstelling van het kabinet is om alle mensen als volwaardig burger mee te kunnen laten doen aan onze samenleving. Bij voorkeur via een reguliere baan, maar als dit nog een stap te ver is, door op een andere manier te participeren. Het kabinet wil samen met de werknemers en werkgevers de grote onderwerpen op de arbeidsmarkt aanpakken. Die aanpak is gebaseerd op goed luisteren en in overleg de oplossing vinden en is in het regeerakkoord verwerkt middels de aankondiging van de Participatiewet. Bij de uitwerking van de wet gaat het kabinet onderdelen uit het wetsvoorstel van de Wet Werken naar Vermogen (WWNV) gebruiken. Het kabinet wil bij de verdere uitwerking open blijven staan voor signalen uit de samenleving en blijft in goed overleg met de mensen waarover het gaat. Als gevolg van het sociaal akkoord tussen het kabinet en de sociale partners is de invoering van de participatiewet uitgesteld tot 2015. Hoewel eind maart 2013 ide concept wet ter advies naar de Raad van State gestuurd ishet zeker dat dit voorstel aangepast zal worden. Wij zullen u tijdig blijven informeren over de aanpassingen en implicaties van de wijzigingen in de participatiewet. 3.2

Implementatie S EPA tijdig gestart

SEPA (Single Euro Payments Area) zal een groot effect hebben op het betalingsverkeer en cash management van organisaties. Hoewel SEPA al in 2006 is geïntroduceerd door de European Payments Council is pas in februari 2012 de einddatum voor de migratie vastgesteld op 1 februari 2014.

ondersteund worden door de banken vanaf 1 februari hebben op onder andere:

2014.

SEPA zal invloed

de betaal producten die de organisaties gebruiken; het afletteren van betalingen; incassomachtigingenbeheer; de informatie die nodig is om betalingen uit te voeren; en alle (ERP-)systemen die klantinformatie bevatten. De benodigde tijd voor een SEPA-migratieproject wordt beïnvloed door verscheidende factoren. Zo beïnvloedt het aantal IT-systemen, de geografische 'footprint' in Europa, de huidige gebruikte betaalproducten, bestandsformaten en stamdata van klanten en leveranciers de implementatietijd. Een SEPAmigratieproject duurt gemiddeld tussen de zes en twaalf maanden, maar de praktijk laat zien dat incassogrootgebruikers zelfs tot twee jaar nodig hebben om te voldoen aan de SEPA-eisen. Het risico van een onjuiste of onvolledige migratie kan leiden tot grote verstoringen in het geautomatiseerd verwerken van betalingen. Dit kan zowel de inkomende als de uitgaande betalingen negatief beïnvloeden en grote inefficiëntie met zich meebrengen. Permar is tijdig gestart met de implementatie van SEPA. Zo is de salarisapplicatie al gereed en vindt nu de conversie van de financiële administratie plaats.

SEPA introduceert nieuwe betaalproducten die de voornaamste lokale betaalproducten zullen vervangen. De lokale betaalformaten zullen niet meer


Pagina 19 van 23

A. Single inforntation Single audit (SiSa) Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de bijlage inzake SiSa bij de jaarrekening 2012 van de Sociale Dienst BommeIerwaard. Onze werkzaamheden hebben gevarieerd tussen het beoordelen van de interne beheersing en het uitvoeren van detailcontroles. In de bijlage bij de jaarrekening zijn twee typen indicatoren opgenomen: • Indicatoren (bedragen en andere kwantitatieve gegevens, veelal prestatie-indicatoren), die van invloed zijn op de financiële vaststelling. • Indicatoren, zonder invloed op de financiële vaststelling. Voor de eerste indicator geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de bijlage. Wij hebben op deze indicatoren een reguliere rechtmatigheidcontrole uitgevoerd en indien specifiek gevraagd is de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. De tweede indicator heeft normaliter geen directe relatie met de jaarrekening. Deze indicatoren zijn noodzakelijk voor het departementale jaarverslag. Bij deze indicatoren hebben wij alleen de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden ('BADO') zwaardere rapporteringtoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening.


In dit rapport van bevindingen hebben wij per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens, opgenomen voor zover deze niet door de sociale dienst zijn gecorrigeerd. De financiële grens is afhankelijk gesteld van de omvangsbasis van de regeling. De omvangsbasis wordt gebaseerd op de gevraagde indicator. Bij een gevraagde indicator van ''bestedingen gedurende het jaar" wordt de omvangsbasis bijvoorbeeld gevormd door de bestedingen in de regeling. De financiële grens is per specifieke uitkering: • € 10.000 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 100.000; • 10% indien de omvangsbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; • € 100.000 indien de omvangsbasis groter dan € 1.000.000 is. De rapporteringtolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole. Op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole uitgegeven door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties rapporteren wij middels onderstaande voorgeschreven tabel de geconstateerde fouten of onzekerheden per regeling.

Page 20 of 23

Wet Sociale

nvt

nvt

Tabell Bevindingen SiSa-bijlage


Page 21 of 23

B. Normenkaders financiële functie Financial control richt zich naast het goed en betrouwbaar registeren van de financiële cijfers ook op de efficiënte totstandkoming hiervan. Management control richt zich op het adequaat ondersteunen van de klanten van de financiële functie waarbij de adviesfunctie zich ook richt op niet- financiële gegevens.

Normenkader "Financial control" Gestandaardiseerde managementinformatie is beschikbaar. Verstrekte informatie is tijdig en betrouwbaar en analyses worden uitgevoerd (financieel, intern gericht). Centrale administratieve regelgeving is doorgevoerd en wordt nageleefd. Financiële rapportage en analyses zijn naar wens van de gebruiker. Voortschrijdende eindejaarsprognoses zijn aanwezig en worden door financiën opgesteld. Controller is financieel geweten van de organisatie. Efficiency is het inrichtingsprincipe voor de financiële processen. Start met verantwoordelijkheidstelling van de lijn. Planning & Control cyclus is het proces van controller. Assertief m.b.t. verantwoordelijkheden, 'Luis in de pels' van het management. Beschrijving van de FinFun vindt plaats in hoofdactiviteiten zonder dat daar kwaliteitseisen aan zijn gekoppeld. Financiële processen staan los van de andere primaire en bedrijfsvoeringprocessen. Uniforme en gestandaardiseerde financiële processen zijn aanwezig. Interne controlemaatregelen ziin inzichtelijk en ingeregeld. Eventueel introductie workflow voor de financiële processen. Excel is het instrument t.b.v rapportages.

Normenkader "Management control" Financiële en niet financiële rapportages en analyses naar de wens van de gebruiker. Bedrijfsbrede blik. Doel: Toenemende klantgerichtheid. Verstrekte informatie gebruiken om beslissingen te nemen en bij te sturen. Kostensturing. Brede kennis en goed inlevingsvermogen van werknemers. De werknemer begrijpt het primaire proces en kan de brug slaan tussen regelgeving en praktijk. Systemen en processen en procedures waarmee scores worden bijgehouden zitten goed op hun plek. Producten financiële functie zijn vastgelegd en gedefinieerd. Product- en procesnormen zijn in de processen geborgd. Relaties zijn in de processen gelegd tussen enerzijds de primaire en de bedrijfsvoeringprocessen en anderzijds de financiële processen. Processen en procedures zijn efficiënt en effectief ingericht en worden regelmatig geaudit. AO en IC zijn in de processen zoveel mogelijk geïntegreerd. Toenemende integratie van financiële en operationele systemen. Toepassing van business warehouse of executive informative systemen. Beschikbaarheid van decision support systems.

--


Page 22 Of23

c. De Wet Norntering Topinkontens is op 1 januari 2013 in werking getreden De Eerste Kamer heeft op 13 november 2012 het wetsvoorstel inzake normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector, (hierna: "WNf") aangenomen. Als gevolg van de WNf wordt de contractsvrijheid in de (semi)publieke sector ingrijpend beperkt. Niet alleen de beloning wordt wettelijk gemaximeerd, maar ook de afvloeiingsregeling wordt begrensd op € 75.000. De wet loopt daarmee vooruit op de wijzigingen in het ontslagrecht die het kabinet in het Regeerakkoord heeft aangekondigd. Drie beloningsregimes De WNT kent drie beloningsregimes. In het eerste regime mag de bezoldiging van topfunctionarissen niet uitstijgen boven een beloningsmaximum van € 187.340 (gebaseerd op 130 procent van het brutosalaris van een minister). Dit beloningsregime geldt voor de publieke sector en voor semipublieke instellingen als het onderwijs, de publieke omroep, drinkwaterbedrijven, woningbouwcorporaties en de zorg. In het tweede regime mag de beloning niet uitstijgen boven de voor die sector door de minister vast te stellen 'sectorale norm'. Deze norm zal worden vastgesteld voor zorgverzekeraars. Het derde regime houdt in dat het kabinet de beloning niet normeert. Dit geldt voor bepaalde scheepvaartorganisaties. De toewijzing van instellingen aan de regimes kan door de minister worden gewijzigd. Van toepassing op bestuurders, toezichthouders en management De WNf is van toepassing op de 'topfunctionarissen' van een organisatie. Dit zijn meestal de bestuurders, toezichthouders, de hoogste ondergeschikten binnen een organisatie en degenen die belast zijn met de dagelijkse leiding. Voor toezichthouders geldt een norm van 5-7,5 % van de maximale bezoldiging die voor de instelling geldt. De WNf geldt ook voor interim-contracten van meer dan 6 maanden, bijvoorbeeld bij inhuur via een management-bv of adviesbureau. Voor alle organisaties geldt dat de beloning van bestuurders openbaar wordt gemaakt. Deze verplichting geldt ook voor andere werknemers als hun beloning uitstijgt boven het geldende beloningsmaximum.


Gemaximeerde ontslagvergoeding In de eerste twee regimes wordt de gemaximeerde ontslagvergoeding ingevoerd. De vertrekvergoeding mag niet meer dan een jaarsalaris bedragen, en maximaal € 75.000. Uitzonderingen worden niet toegestaan, alleen lijken bepaalde wachtgelduitkeringen buiten schot te blijven. De WNf verbiedt alternatieve oplossingen om onder het maximum uit te komen, zoals het langer in dienst blijven terwijl geen arbeid meer wordt verricht. Van de wet afwijkende afspraken zijn nietig. Dit leidt ertoe dat een betaling die de norm overschrijdt, onverschuldigd is betaald. Toezicht op naleving Het wetsvoorstel geeft de minister ingrijpende handhavingsbevoegdheden. De minister kan de topfunctionaris en zijn werkgever, zo nodig met een last onder dwangsom, dwingen om betalingen in strijd met de wet ongedaan te maken. Een betaling in strijd met de wet kan de Minister als onverschuldigde betaling opeisen. Op ons als accountants rust een meldingsplicht. Pensioenfondsen, verzekeraars en de belastingdienst moeten desgevraagd inlichtingen verschaffen over ontslagvergoedingen. Het toezicht op de naleving van de WNf zal dus strikt zijn. Ovel"gangsregeling De WNf kent een overgangsregeling. Daarbij is de datum van 6 december 2011, toen de Tweede Kamer het wetsvoorstel aannam, bepalend. De tot 6 december 2011 overeengekomen beloningsafspraken worden gehonoreerd gedurende 4 jaar. Daarna vindt een afbouw plaats in 3 jaar tot het voor de organisatie geldende maximum. Indien een contract voor bepaalde tijd wordt verlengd, geldt echter direct het nieuwe regime. Wijzigingen in de beloning of de duur van de arbeidsovereenkomst die tussen 6 december 2011 en inwerkingtreding van de wet zijn overeengekomen genieten geen bescherming van het overgangsrecht. Gevolgen voor uw organisatie Voor bestuurders, toezichthouders en managers in de semipublieke sector, waaronder uw organisatie, heeft de WNf ingrijpende gevolgen. Verdere aanscherping van de gestelde normen zal waarschijnlijk volgen. Het is noodzakelijk om bij alle overeenkomsten, beloningsafspraken en vertrekregelingen rekening te houden met de WNf. Daarnaast is het van belang de nadere invulling van de WNf goed te volgen

Page 23 of 23

Accountantsverslag 2012

Recommend Documents