Accountantsverslag 2013 Provincie Zeeland

Accountantsverslag 2013 Provincie Zeeland

16 mei 2014

Deloitte Accountants B.V. Park Veldzigt 25 4336 DR Middelburg Postbus 7056 4330 GB Middelburg Nederland

VERTROUWELIJK Aan Provinciale Staten van de Provincie Zeeland Postbus 6001 4330 LA MIDDELBURG

Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9895 www.deloitte.nl

Onderwerp

Datum

Accountantsverslag 2013 provincie Zeeland

16 mei 2014

Geachte Staten, In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2013 gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Zeeland. Bij deze jaarrekening zullen wij op 16 mei 2014 een goedkeurende controleverklaring verstrekken.

Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.

Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2013. Daarin zijn onze belangrijkste controlebevindingen samengevat. Voorts treft u een analyse aan van de ontwikkelingen in uw vermogen en van het resultaat. Dit accountantsverslag bespreken wij graag met de Commissie Bestuur, Financiën en Welzijn op 23 mei 2014. Bij die gelegenheid beantwoorden wij ook graag uw eventuele vragen.

Drs. W. Veldhuis RA

cc: College van Gedeputeerde Staten

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

18375/jd

Inhoudsopgave


Managementsamenvatting Waardering en resultaten significante jaarrekeningposten Overige significante zaken Analyse vermogen en resultaat (incl. risicomanagement) Interne beheersing en overige onderwerpen Bijlagen Bijlage A: Onafhankelijkheid Bijlage B: Reikwijdte van de controle 2013 Bijlage C: Disclaimer en beperking in gebruik

5 10 17 24 28 36 37 38 39

Managementsamenvatting


Managementsamenvatting Status en reikwijdte van de controle

Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met de opdrachtbevestiging gedateerd op 16 september 2013, kenmerk A/11302/131291. Onze uitgevoerde werkzaamheden hebben geresulteerd in een goedkeurende controleverklaring. De controleverklaring bij de jaarrekening 2013 hebben wij u op 16 mei 2014 separaat toegezonden. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2013 voldoende voor de doelstelling van onze controle. Een samenvatting van de reikwijdte van de controle voor 2013 is opgenomen in bijlage B.

Belangrijke bevindingen ten aanzien van significante posten

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de provincie zijn uiteengezet in de jaarrekening 2013. Ten opzichte van 2012 zijn er geen wijzigingen in de toegepaste grondslagen. Het opstellen van de jaarrekening vereist van het college van Gedeputeerde Staten dat in een aantal situaties inschattingen moeten worden gemaakt over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Wij hebben de verslaggevingsgrondslagen en de gemaakte schattingen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden daarop uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen adequaat zijn en consistent worden gebruikt. Belangrijke jaarrekeningposten welke aan schattingen onderhevig zijn betreffen:     

De deelneming in NV Westerscheldetunnel De deelneming in Perkpolder BV en op de balans van de provincie Zeeland opgenomen gronden voor dit project Voorziening Non-activiteitsregeling Voorziening voor financiële derivaten Eventueel in te stellen voorzieningen voor overige risico’s.

Wij hebben de waardering van bovenstaande posten beoordeeld. Overall zijn wij van mening dat, rekening houdend met de inherente onzekerheden die aan deze jaarrekeningposten ten grondslag liggen, de waardering in de jaarrekening 2013 toereikend is onderbouwd, rekening houdend met de huidige omstandigheden en de nu beschikbare gegevens. In het hoofdstuk ‘Waardering en resultaten significante jaarrekeningposten gaan wij hier nader in.


6

Managementsamenvatting Belangrijke bevindingen ten aanzien van overige significante zaken

In het hoofdstuk ‘Overige significante zaken’ gaan wij nader in op onze bevindingen en aanbevelingen voor de onderwerpen Single information Single audit (SiSa) en (begrotings)rechtmatigheid. Ten aanzien van deze onderwerpen hebben wij geen noemenswaardige bevindingen. Wij komen tot een goedkeurend oordeel voor zowel de SiSa-bijlage als rechtmatigheid.

Jaarstukken

De opzet van de jaarstukken — die bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening — is gelijk aan voorgaande jaren. In de jaarstukken is de jaarrekening afzonderlijk weergegeven. Bij deze jaarrekening geven wij onze controleverklaring af. In het jaarverslag wordt in navolging van de begroting 2013 en uitgaande van de geformuleerde doelstellingen per programma, antwoord gegeven op de vraag wat er gedaan is en wat dit heeft gekost. Verder worden de geraamde en gerealiseerde indicatoren weergegeven. Het jaarverslag bevat tevens de voorgeschreven paragrafen. De paragrafen geven inzicht in hetgeen in 2013 op verschillende onderwerpen is gerealiseerd. De jaarrekening geeft gedetailleerd inzicht in de onderscheiden balans- en exploitatieposten. De toelichtingen op de verschillen tussen begrote en werkelijke uitkomsten geven aan waaruit de afwijkingen bestaan. Op onderdelen kan de toelichting nog meer ingaan op de vraag waarom verschillen zijn ontstaan. Verder is de leesbaarheid en toegankelijkheid van de jaarstukken voor verbetering vatbaar.

Analyse vermogen en resultaat

Het eigen vermogen van de provincie Zeeland inclusief het nog te bestemmen resultaat van € 5,8 miljoen voordelig bedraagt ultimo 2013 € 135,5 miljoen. Volgens de begroting na wijziging was het verwachte resultaat na bestemming nihil. In de toelichting op de programmarekening is bij ieder programma een overzicht opgenomen met de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting 2013 na wijziging. In het afzonderlijke hoofdstuk ‘Analyse vermogen en resultaat (incl. risicomanagement)’ gaan wij meer gedetailleerd in op de analyse van (de mutaties in) het vermogen en het resultaat over 2013.


7

Managementsamenvatting Aandachtspunten Provinciale Staten

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in september en oktober 2013 een interimcontrole uitgevoerd. Deze interimcontrole is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. In deze interim-controle en de jaarrekeningcontrole hebben wij ook de speerpunten meegenomen zoals die in de pre-audit meeting van 4 oktober 2013 met de Commissie Bestuur, Financiën en Welzijn zijn afgestemd. Deze speerpunten zijn:           

Reorganisatie: gevolgen inrichting administratieve processen, financiële beheersing, aanpassing interne controleplannen en formele kaders Beheersing grote projecten Risicomanagement Budgetbeheer Inkomstenverrekening non-activiteitsregeling Naleving Aanbestedingswet Verwerking SWAP Waardering deelneming NV Westerscheldetunnel Verwerking Thermpos Wet Normering Topinkomens Actualisatie voorzieningen

In deze rapportage gaan wij nader in op de overige benoemde speerpunten.

Geïdentificeerde fouten en tekortkomingen in de toelichtingen

De materialiteit (de tolerantie die wij hanteren voor het al dan niet goedkeuren van de jaarrekening) bij de uitvoering van onze controle was € 3,6 miljoen. Deze materialiteit sluit aan op de door Provinciale Staten vastgestelde goedkeuringstolerantie. Goedkeuringstoleranties Fouten Onzekerheden


1% van het totaal van de lasten incl. toevoegingen aan reserves 3% van het totaal van de lasten incl. toevoegingen aan reserves

€ 3,6 miljoen € 10,8 miljoen

8

Managementsamenvatting Rapporteringstoleranties Fouten Onzekerheden

€ 0,9 miljoen € 2,7 miljoen

Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden aangetroffen in de jaarrekening 2013 van de provincie Zeeland die de rapporteringstoleranties overschrijden.

Onafhankelijkheid



Deloitte Accountants B.V. is onafhankelijk van de provincie en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid.



Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de member firms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectieve zuster- en/of dochterondernemingen en de provincie, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.

Bijlage A bevat een nadere uiteenzetting van onze onafhankelijkheid.

Belangrijke knelpunten tijdens de controle

De controle van de jaarrekening 2013 heeft een behoorlijk langere doorlooptijd gekend dan vooraf was ingeschat. Bij aanvang van de controle waren nog geen definitieve concept-jaarstukken beschikbaar en ontbraken nog belangrijke stukken, interne controles en analyses ter onderbouwing van diverse posten van de jaarrekening. Deze aanvullende onderliggende controledocumentatie en de definitieve jaarstukken zijn gedurende onze controle gefaseerd aangeleverd. Wij zullen het opstel- en controleproces evalueren met de Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie en daarbij adviseren over de mogelijkheden tot verbetering.


9

Waardering en resultaten significante jaarrekeningposten


Waardering en resultaten significante jaarrekeningposten Deelnemingen

De provincie Zeeland heeft ultimo 2013 voor een bedrag van € 127,0 miljoen aan deelnemingen op de balans staan. De post is als volgt te specificeren: Deelneming

N.V. Westerscheldetunnel

Boekwaarde ultimo 2013 x € 1 miljoen 125,3

Delta N.V.

0,6

Aandelenkapitaal BV Kanaalkruising Sluiskil

1,0

Overige Totaal

0,1 127,0

Op grond van het BBV dienen deelnemingen te worden gewaardeerd tegen de kostprijs dan wel duurzame lagere waarde. Alle deelnemingen van de provincie staan gewaardeerd tegen de kostprijs. Wij hebben aan de hand van overlegde jaarrekeningen, begrotingen, meerjarenramingen, (geraamde) dividenduitkeringen etc. vastgesteld dat er inderdaad geen sprake is van een noodzakelijke afwaardering naar lagere marktwaarde. Hierbij hebben wij mede gebruik gemaakt van de door de provincie Zeeland uitgevoerde werkzaamheden inzake de waardering van deze deelnemingen. Gezien de financiële omvang van de deelnemingen en in het bijzonder de NV Westerscheldetunnel is continue aandacht voor de waardering van groot belang, mede ook in relatie tot de invoering van de vennootschapsbelastingplicht voor nu vrijgestelde overheidsactiviteiten en de mogelijke financiële consequenties daarvan voor de hoogte van de toekomstige dividenduitkeringen.

Zeeland Seaports

De provincie Zeeland neemt deel in de Gemeenschappelijke Regeling Zeeland Seaports (GR ZSP). In de paragraaf Verbonden partijen van het jaarverslag 2013 wordt ingegaan op de aan de GR ZSP afgegeven garantstellingen. Het is daarom van belang dat de provincie kritisch toezicht uitoefent op het door de NV ZSP gevoerde financieel beleid en de financiële ontwikkelingen volgt. De provincie ontvangt periodiek rapportages van de NV ZSP die kritisch worden beoordeeld. Zeeland Seaports beschikt volgens de vennootschappelijke jaarrekening 2012 over een eigen vermogen ultimo 2012 van € 141 miljoen.


11

Waardering en resultaten significante jaarrekeningposten Bijzondere transacties en grote projecten

Algemeen De provincie Zeeland participeert steeds meer in financieel omvangrijke projecten waarbij soms met derde partijen wordt samengewerkt. Enkele specifieke projecten met grote financiële belangen zijn:   

de bouw van de Kanaalkruising Sluiskil; Project Perkpolder; Project Waterdunen.

Bij de controle van de jaarrekening hebben wij aandacht besteed aan de interne beheersing omtrent grote projecten en de informatievoorziening richting de Staten.

Bouw Kanaalkruising Sluiskil (KKS)

Het project Kanaalkruising Sluiskil betreft een investeringsproject. De investering wordt uitgevoerd binnen een BV, waarvan de provincie 100% aandeelhouder is. De financiële beheersing van het project is primair binnen de BV georganiseerd. Provinciale Staten heeft voor de KKS in haar vergadering van 5 november 2010 een provinciale bijdrage toegezegd van € 112,3 miljoen. Het Rijk en enkele regionale partijen dragen eveneens bij in het benodigde budget. Hiermee komt het totale budget dat de provincie Zeeland hanteert op € 295,6 miljoen. In de laatste beschikbare tussentijdse rapportage (4e kwartaal 2013) van de BV wordt uitgegaan van een totaal budget van € 306,3 miljoen waarvan € 25,0 miljoen voor onvoorzien. De BV gaat uit van een jaarlijkse indexering van het budget. De provincie hanteert het oorspronkelijke budget en gaat ervan uit dat indexaties gedekt worden uit de post onvoorzien. Wij zijn van mening dat de provincie Zeeland aan de hand van de tussentijdse rapportages, de deelname in de aandeelhoudersvergaderingen en overig periodiek overleg adequaat toezicht uitoefent op de realisatie van de KKS.


12

Waardering en resultaten significante jaarrekeningposten Perkpolder

Het project Perkpolder betreft een grondexploitatie, die zou worden uitgevoerd in samenwerking met een gemeente en twee commerciële partijen. De samenwerking was georganiseerd in een zogenaamde BV/CV-constructie waarin de partijen evenredig participeerden. In 2013 zijn de private partijen uitgetreden en hebben de provincie Zeeland en de gemeente Hulst het project voortgezet. De provincie Zeeland heeft voor de realisatie van dit project voor een bedrag van € 9,9 miljoen aan kosten voor grondverwerving gemaakt. Deze gronden zijn nog niet geleverd aan Perkpolder. Deze gronden staan derhalve op de balans van de provincie Zeeland gewaardeerd tegen netto-verkrijgingsprijs. De provincie staat verder garant voor de schulden van Perkpolder. Voor zowel het risico ten aanzien van de waardering van de gronden als ten aanzien van de garantiestelling is de uitkomst van de exploitatieberekening van het plan Perkpolder relevant. Gedeputeerde Staten heeft ons medegedeeld dat volgens de huidige inzichten het plan in ontwikkeling gaat worden genomen en dat er een reële verwachting bestaat dat dit plan minimaal kostendekkend gerealiseerd kan worden. De laatste grondexploitatieberekening die wij hebben ontvangen (november 2013) sluit op een eindresultaat op netto contante waarde van € 0. Het spreekt voor zich dat de ontwikkelingen in de exploitatie, waaronder de voortgang van de grondverkoop, nauwgezet door de provincie moeten worden gevolgd. We adviseren dat de Staten periodiek geïnformeerd blijven worden over de voortgang. Daarbij adviseren wij verschillende scenario’s uit te werken, waarin de risico’s voor de provincie ten aanzien van de deelneming in de B.V., de garantstelling aan de bank en de waardering van de gronden op de provinciale balans in een totaalverband worden toegelicht. Overigens hebben wij voor het uitvoeren van onze werkzaamheden inzake de beoordeling van deze grondexploitatie een medewerker van Deloitte Real Estate aan ons controleteam toegevoegd. Onze conclusie is dat wij ons, uitgaande van de huidige situatie, met de waardering kunnen verenigen.

Waterdunen

Het project Waterdunen betreft de ontwikkeling van een grootschalig natuur- en recreatiegebied waarbij een deel van de grond is verkocht (maar nog niet geleverd) aan een recreatieondernemer. In het verleden is een exploitatieberekening vastgesteld, welke sloot op een provinciale bijdrage van € 7,6 miljoen. Deze berekening wordt periodiek geactualiseerd. In de meest actuele berekening die wij hebben ontvangen (maart 2014) wordt uitgegaan van een totale kostenraming van € 80,8 miljoen en nog altijd een provinciale bijdrage van € 7,6 miljoen.


13

Waardering en resultaten significante jaarrekeningposten De geraamde projectkosten zijn onderhevig aan uitkomsten van nog te voeren (deels Europese) aanbestedingsprocedures. Daarnaast brengt met name de bouw van de getijdenduiker, nog technische en daarmee ook financiële risico’s met zich mee. De enige geraamde opbrengst op het commerciële deel van Waterdunen, de verkoop van de grond aan Molecaten, zal naar verwachting in 2015 plaatsvinden. Gelet op de financiële omvang van het project is het van belang periodiek de calculaties te actualiseren en de Staten te blijven informeren over de financiële stand van zaken.

Voorziening Nonactiviteitsregeling

In 2012 is de Non-activiteitsregeling door Gedeputeerde Staten vastgesteld. Voor circa 150 fte is gebruik gemaakt van deze regeling. Hierdoor is een wachtgeldverplichting ontstaan waarvoor een voorziening is gevormd in 2012. De belangrijkste uitgangspunten, op basis waarvan de benodigde voorziening is berekend, zijn geactualiseerd in 2013. Als gevolg hiervan zijn de disconteringsrente, de verwachte loonstijgingen en de sterftekans aangepast naar meer actuele inschattingen. Bij de bepaling van de benodigde voorziening is ook relevant wat de verwachtingen zijn ten aanzien van de neveninkomsten. Deze kunnen namelijk leiden tot een verlaging van de uitkeringen. In 2012 is bij het vormen van de voorziening ingeschat dat er geen inkomstenverrekening zal gaan plaatsvinden als gevolg van neveninkomsten. Desalniettemin heeft de provincie wel een proces ingericht om te kunnen controleren of er niet meer neveninkomsten zijn genoten dan is toegestaan zonder dat er inkomstenverrekening moet plaatsvinden. Dit systeem bevat grosso modo vijf stappen: 1. 2. 3. 4. 5.

Verkrijgen van de opgaven van neveninkomsten van alle deelnemers Bepalen per deelnemer wat de toegestane neveninkomsten zijn zonder dat dit gekort wordt op de uitkering Bepalen of inkomstenverrekening plaats dient te vinden Verkrijgen van ingediende aangiften inkomstenbelasting + afstemming met opgave van neveninkomsten Verkrijgen van definitieve aanslag inkomstenbelasting + afstemming met ingediende aangifte

Ten tijde van onze jaarrekeningcontrole zijn voor het uitkeringsjaar 2013 vooralsnog alleen de eerste drie stappen uitgevoerd. De laatste twee stappen waren nog niet mogelijk vanwege het pas later in het jaar beschikbaar komen van de betreffende informatie. Uit de tot nu toe uitgevoerde werkzaamheden is gebleken dat inderdaad nagenoeg geen inkomstenverrekening plaatsvindt en dat de inschatting, dat er met neveninkomsten geen rekening hoeft worden gehouden bij het bepalen van de voorziening, een juiste is.


14

Waardering en resultaten significante jaarrekeningposten Thermphos

In 2012 is faillissement uitgesproken over fosforfabriek Thermphos. De grond waarop de fabriek staat, is in erfpacht uitgegeven door Zeeland Seaports NV en is sterk vervuild. In de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag 2013 is een toelichting opgenomen op de risico’s voor de provincie Zeeland. Gedeputeerde Staten stellen zich op het standpunt dat er op dit moment veel onzekerheden zijn over de saneringskosten en de verdeling daarvan over de betrokken partijen, zodat er in de jaarrekening 2013 geen voorziening kan en mag worden opgenomen. Wij kunnen ons vinden in dit standpunt.

Financiering

De provincie Zeeland heeft in april 2012 een financieringsovereenkomst afgesloten met de Bank Nederlandse Gemeenten voor een totaalbedrag van maximaal € 150 miljoen tegen een variabele rente. Om het renterisico op deze lening(en) te mitigeren heeft de provincie, eveneens in 2012, een renteswap afgesloten bij de Rabobank. De renteswap houdt samengevat in dat de provincie over een (fluctuerend) bedrag een variabele rente ontvangt en een vaste rente betaalt. Dit fluctuerende bedrag waarover deze rentes worden berekend, is gerelateerd aan de financieringsovereenkomst. Na het afsluiten van de swap hebben zich twee ontwikkelingen voorgedaan. In de eerste plaats is er sprake van een rentedaling. Hierdoor is de variabele rente die de provincie uit hoofde van de swap ontvangt lager dan de te betalen vaste rente. De negatieve marktwaarde van de swap per ultimo 2013 bedraagt € 2,1 miljoen (ultimo 2012 € 7,6 miljoen). De stijging van de marktwaarde is het gevolg van renteontwikkelingen die zich in 2013 hebben voorgedaan. In de tweede plaats is op basis van actuele inzichten gebleken dat uw provincie minder financiering nodig heeft dan waarvan bij het afsluiten van de financieringsovereenkomst en het swapcontract werd uitgegaan. Hierdoor is de verwachte benodigde financiering voor enkele jaren lager dan het bedrag waarvoor het renterisico met de renteswap is afgedekt. Er is derhalve voor een deel van de swap sprake van een zogenaamde “open positie”, wat inhoudt dat voor dat deel de swap niet gekoppeld is aan financiering.


15

Waardering en resultaten significante jaarrekeningposten De verslaggevingsregels (het BBV) gaan niet expliciet in op deze casus. De provincie heeft daarom aansluiting gezocht met de verslaggevingsregels die gelden voor (onder andere) NV’s en BV’s. Deze schrijven (kort samengevat) onder andere voor dat voor de negatieve marktwaarde die moet worden toegerekend aan de “open positie” een voorziening moet worden gevormd in de balans. Per eind 2013 bedraagt deze voorziening € 1,0 miljoen (ultimo 2012 € 0,7 miljoen.)


16

Overige significante zaken



17


18


Single information Single audit Proces totstandkoming SiSa-bijlage

De procedure die uw provincie moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is niet wezenlijk gewijzigd. Uw provincie dient in een vast, voorgeschreven stramien een zevental documenten aan het CBS te leveren. De SiSa-bijlage die opgenomen is in de jaarrekening is opgesteld door de provincie. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2013. Hierbij stellen wij de juistheid van de gegevens in de SiSa-bijlage vast. Wij willen benadrukken dat u als provincie zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Indien een ‘0’ is ingevuld zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. Uw organisatie heeft dit aan ons bevestigd.

Fouten en onzekerheden SiSa-bijlage

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2013 in het kader van SiSa zijn verantwoord. Wij doen dit met een tabel, die wij ook moeten opnemen als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke, financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd: Specifieke uitkering

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout / onzekerheid

E27

Brede doeluitkering verkeer en vervoer

-

-

-

E28

Regionale mobiliteitsfondsen

-

-

-

F3

Verzameluitkering EZ

-

-

-

H8

Doeluitkering jeugdzorg

-

-

-

Totaal

-

-

-

In de SiSa-verantwoording is voor een bedrag van € 32,2 miljoen aan bestedingen Jeugdzorg opgenomen. Dit betreft de verstrekte voorschotten inzake Jeugdzorg 2013 minus de verrekeningen over voorgaande jaren.


19

Overige significante zaken In onze voorgaande accountantsverslagen hebben wij opgemerkt dat de accountant van Stichting Juvent een verklaring met beperking voor de rechtmatigheid heeft afgegeven bij de verantwoordingen Jeugdzorg. De beperking in de verklaring betrof het feit dat inzake de hulpverleningsplannen onvoldoende beheersmaatregelen bestaan binnen Juvent die zekerheid bieden wat betreft het tijdig vaststellen ervan.


20


Rechtmatigheid Bevindingen rechtmatigheidscontrole

Controleprotocol en normen- en toetsingskader Op 11 november 2011 heeft Provinciale Staten het controleprotocol 2012-2015 vastgesteld. Bij vaststelling van dit protocol is tevens het normenkader rechtmatigheid vastgesteld Voorwaardencriterium In 2013 is, evenals voorgaand jaar, interne rechtmatigheidscontrole uitgevoerd op de baten, lasten en balansmutaties. Uit deze en onze controle blijken geen materiële rechtmatigheidsfouten of onzekerheden. Een belangrijk onderdeel van de rechtmatigheidswetgeving is de niet-financiële rechtmatigheid. Dit is niet primair het onderzoeksgebied van de accountant. De accountant heeft als taak u te wijzen op een niet-financiële onrechtmatigheid als eventuele ‘bijvangst’ van de reguliere controle en op eventuele tekortkomingen in het interne signaleringssysteem. Voor dit laatste verwijzen wij u naar onze opmerkingen over de administratieve organisatie en interne beheersing en naar de paragraaf in dit rapport over risicomanagement. In het kader van onze controle van de jaarrekening 2013 merken wij het volgende op over de niet-financiële rechtmatigheid inzake de Aanbestedingswet 2012. Het provinciale interne inkoop- aanbestedingsbeleid is in 2013 niet aangepast. Hierdoor is het mogelijk dat er wel volgens het eigen beleid gehandeld wordt, maar er toch sprake kan zijn van onrechtmatigheden. In overeenstemming met de Kadernota Rechtmatigheid 2013 vallen deze mogelijke afwijkingen onder de categorie nietfinanciële rechtmatigheid en wegen deze afwijkingen dus niet mee in ons rechtmatigheidsoordeel.


21


Begrotingsrechtmatigheid Bevindingen

De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 193 t/m 196 van de Provinciewet en moeten door Provinciale Staten zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 217 van de Provinciewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan Provinciale Staten, zodat de staten hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Indien een provincie immers een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan Provinciale Staten van budgetoverschrijdingen heeft, bestaat het risico dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van Provinciale Staten. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2013 van de Commissie BBV (voorheen het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten). Een overschrijding van de begroting is formeel onrechtmatig, maar hoeft niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de staten nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat Provinciale Staten geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan worden afgegeven. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan Gedeputeerde Staten in de jaarstukken moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. Extra lasten die worden gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de staten nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In totaal heeft uw provincie € 451,8 miljoen aan lasten begroot (na wijziging en inclusief toevoegingen aan reserves), tegenover € 360,3 miljoen werkelijke lasten. Dit is in totaal een onderrealisatie van € 91,5 miljoen. Aan baten had uw provincie een bedrag van € 451,8 miljoen begroot (na wijziging en inclusief onttrekkingen aan reserves), tegenover € 366,1 miljoen werkelijke baten, ofwel een lagere realisatie aan baten van € 85,7 miljoen. De omvangrijke onderrealisatie van de lasten en baten wordt grotendeels veroorzaakt door onderrealisaties op geraamde kosten voor natuurontwikkeling. Omdat deze (geraamde) kosten gedekt worden uit rijksbijdragen, heeft dit per saldo geen invloed op het rekeningresultaat. De begroting is gedurende het jaar op dit onderdeel niet bijgesteld.


22

Overige significante zaken In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma als ook naar de overschrijdingen op investeringskredieten. Op een aantal programma’s zijn begrotingsoverschrijdingen op de lasten te constateren. Deze zijn in te delen in de onderstaande categorieën, zoals genoemd in de kadernota Rechtmatigheid.

Programma

Programma 7

Begrotingsoverschrijding (exclusief toevoegingen aan reserves) € 139.000



€ 23.000



€ 4.147.000



Watermanagement Programma 11 Landbouw en visserij Programma 13 Mobiliteit

Onrechtmatig, telt niet mee

Onrechtmatig, telt wel mee

In de jaarrekening zijn in de algemene toelichting de posten aangegeven die hebben geleid tot genoemde overschrijdingen. In dit onderdeel heeft Gedeputeerde Staten geconcludeerd dat de overschrijdingen passen binnen het door Provinciale Staten beleid. Wij constateren dat de overschrijdingen passen binnen het door staten uitgezette beleid. Uitgaande van de huidige planningen controlcyclus van de provincie Zeeland waren de overschrijdingen ook niet eerder te signaleren. Wij hoeven deze onrechtmatigheden derhalve niet te betrekken bij ons rechtmatigheidsoordeel. Provinciale Staten kan bij het vaststellen van de jaarrekening alsnog de desbetreffende overschrijdingen autoriseren.


23

Analyse vermogen en resultaat (incl. risicomanagement)


Analyse vermogen en resultaat

Vermogen en resultaat Ontwikkeling vermogen

Het resultaat vóór bestemming over 2013 bedraagt € 4,9 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds reeds € 10,7 miljoen onttrokken aan de reserves, zodat het uiteindelijke nog te bestemmen jaarresultaat € 5,8 miljoen voordelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld in de balans als onderdeel van het eigen vermogen. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen over de afgelopen drie jaar schematisch weergegeven (x € 1 miljoen):

Ontwikkeling eigen vermogen Stand van eigen vermogen per 1 januari

2011

2012

2013

165,4

181,7

140,4

6,2

-54,0

-10,7

Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening

10,1

12,7

5,8

Totaal (= resultaat vóór bestemming)

16,3

-41,3

-4,9

181,7

140,4

135,5

Tussentijdse resultaatbestemming tijdens boekjaar

Stand per 31 december

De reserves van uw provincie zijn in 2013 met een bedrag van € 4,9 miljoen afgenomen, zijnde het resultaat voor bestemming. De omvang van het eigen vermogen van uw provincie bedraagt ultimo 2013 € 135,5 miljoen, zijnde 29% van het balanstotaal (2012: 33% van het balanstotaal).


25

Analyse vermogen en resultaat In de jaarrekening is een analyse van het resultaat na bestemming opgenomen waaruit (op hoofdlijnen) de volgende voordelige en nadelige effecten ten opzichte van de begroting na wijzigingen blijken (bedragen x € 1 miljoen). Volledigheidshalve verwijzen wij u hiernaar. In het bijzonder gaan wij nog in op de bestemmingsreserve ILG.In 2013 is vanuit het positieve rekeningresultaat een bestemmingsreserve voor afwikkeling van de regeling Investeringsbudget Landelijk Gebied (ILG) gevormd. Tot de afwikkelovereenkomst ILG in 2012 kwamen de middelen voor Natuurpakket Westerschelde (NPW) en ILG als één geldstroom binnen. Uit nadere analyse en informatie is gebleken dat op de provinciale balans gereserveerde rijksmiddelen voor NPW € 4,7 miljoen te laag zijn, wat samenhangt met de (te hoge) instelling van de bestemmingsreserve ILG. Er is in de jaarrekening 2013 een correctie gemaakt tussen de bestemmingsreserve en de overlopende passivapost ad € 4,7 miljoen.

Weerstandsvermogen en risicomanagement

De provincie voert jaarlijks een organisatiebrede analyse uit van haar financiële risico’s. Deze risico’s worden vervolgens afgezet tegen het beschikbare weerstandsvermogen. Dit proces is inmiddels structureel ingebed in de organisatie. De uitkomsten van deze inventarisatie worden aan de Staten gerapporteerd in de begroting en in het jaarverslag in de paragraaf weerstandsvermogen. Het verloop van de omvang van de weerstandscapaciteit en financiële risico’s volgens deze paragraaf is als volgt weer te geven: Onderdelen weerstandscapaciteit (in € miljoen)

Jaarverslag 2010

Jaarverslag 2011

Jaarverslag 2012

Jaarverslag 2013

Totale omvang weerstandscapaciteit Totale omvang financiële risico’s Verschil

40 23 17

61 7 54

68 11 57

64 24 40

In de paragraaf weerstandsvermogen is geen toelichting opgenomen van de ontwikkeling van de weerstandscapaciteit ten opzichte van voorgaand jaar. Wij constateren dat de provinciale organisatie veel aandacht besteedt aan het volgen van de ontwikkeling van de financiële positie van de provincie Zeeland op de langere termijn en de gevolgen daarvan voor de omvang van het weerstandsvermogen. Wij onderschrijven het belang hiervan, zeker gelet op de door de Rijksoverheid aangekondigde bezuinigingsdoelstellingen, vermindering van overige baten en de mogelijke gevolgen die dit heeft voor de uit te voeren provinciale (kern)taken en inrichting van de provinciale organisatie.


26

Analyse vermogen en resultaat In het jaarverslag is een nadere toelichting opgenomen inzake het weerstandsvermogen. Volledigheidshalve verwijzen wij u hiernaar.

Analyse resultaat

Het exploitatieresultaat 2013 is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. In de toelichting op de programmarekening is per programma inzicht gegeven in de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de daadwerkelijke realisatie en in de incidentele baten en lasten. In deze toelichtingen zijn de belangrijkste verschillen tussen de jaarrekening en de begroting na wijziging verklaard.


27

Interne beheersing en overige onderwerpen


Interne beheersing en overige onderwerpen Projectcontrol

Zoals hiervoor opgemerkt kent de provincie Zeeland kent een aantal financieel omvangrijke projecten waarbij soms met derde partijen wordt samengewerkt. Enkele van deze projecten zijn ondergebracht binnen de met ingang van 2013 gevormde afdeling “werkveld ontwikkeling”. De controlrol op de projecten is ondergebracht binnen de afdeling financiën. Wij hebben aan de hand van gesprekken die wij hebben gevoerd vastgesteld dat evenals voorgaand jaar de afdeling financiën bij de projecten is betrokken. De wijze waarop invulling dient te worden gegeven aan de rol van projectcontroller ligt niet expliciet vast. Wij hebben Gedeputeerde Staten geadviseerd hiervoor zorg te dragen en per project een controldossier op te bouwen waaruit in ieder geval de volgende elementen van projectcontrol blijken:  Voortgangsbewaking;  Kwaliteit financiële ramingen;  Dekking / financiering;  Contractbewaking / overeenkomsten;  Kostenbeheersing;  Verslaggeving (verwerking en waardering);  Juridische risico’s.

Opstellen jaarverslaggeving

De controle van de jaarrekening 2013 heeft een behoorlijk langere doorlooptijd gekend dan vooraf was ingeschat. Bij aanvang van de controle waren nog geen definitieve concept-jaarstukken beschikbaar en ontbraken nog belangrijke stukken, interne controles en analyses ter onderbouwing van diverse posten van de jaarrekening. Deze aanvullende onderliggende controledocumentatie en de definitieve jaarstukken zijn gedurende onze controle gefaseerd aangeleverd. Wij zullen het opstel- en controleproces evalueren met het Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie en daarbij adviseren over de mogelijkheden tot verbetering. De jaarstukken 2013 voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De verslaggeving kent in de basis een zelfde opzet als voorgaande jaren.


29

Interne beheersing en overige onderwerpen Wij zijn van mening dat een verdere verbetering van de toegankelijkheid en leesbaarheid van de jaarstukken mogelijk is. Als punten ter overweging noemen wij een verdere beperking van de inhoud, waaronder van de in de programmaverantwoording opgenomen doelstellingsinformatie en het opnemen van meer samenvattende analyses. In de jaarstukken is een toelichting opgenomen van verschillen tussen de werkelijke en de begrote cijfers. Deze analyse is overwegend constaterend en te weinig analyserend van aard.

Verplichtingenadministratie

Reorganisatie

Wij hebben evenals voorgaande jaren geconstateerd dat niet alle verstrekte opdrachten administratief worden verwerkt als verplichting. Dit bemoeilijkt de budgetbewaking. Ons is medegedeeld dat Financiën maatregelen heeft genomen om te waarborgen dat in de toekomst alle relevante verplichtingen worden opgenomen in de verplichtingenadministratie. Wij hebben Gedeputeerde Staten geadviseerd toe te zien op naleving van deze maatregelen.

Vanaf 2013 is sprake van een vernieuwde inrichting van de organisatie, met daarbij een omvangrijke personele uitstroom en mutaties in functies. Omdat begin 2013 nog niet volledig duidelijk was binnen welke onderdelen van de organisatie gemandateerde bevoegdheden waren ondergebracht, heeft GS in afwachting van een structurele oplossing het “Besluit noodverband mandaten Gedeputeerde Staten 2013” vastgesteld. Wij hebben geconstateerd dat dit besluit niet geheel aansloot bij de vernieuwde inrichting van de organisatie. Enkele bevoegdheden zijn gemandateerd aan functies die niet meer bestaan in de nieuwe organisatie, zoals afdelingshoofd FEZ en afdelingshoofd bedrijfsvoering. Wij hebben Gedeputeerde Staten geadviseerd het mandaatbesluit te herzien. Daarnaast kent de provincie Zeeland een veelheid aan overige interne regelingen en statuten. Voor deze regelingen is er geen afgeronde integrale aanpak geweest om deze te screenen op actualiteit en waar nodig aan te passen. Wij hebben het college geadviseerd om voor alle regelingen na te gaan of deze nog noodzakelijk zijn en waar nodig aan te passen. In 2012 heeft de provincie Zeeland het Interne controle en beheersplan opgeteld, mede naar aanleiding van het met de Belastingdienst afgesloten Individueel Convenant Horizontaal Toezicht. Op grond van dit convenant heeft de provincie de verplichting tot het zorgdragen voor een systeem van interne beheersing en interne controle, gericht op een juiste en volledige afdracht van belastingen. Dit plan is een beschrijving van de risico’s en interne beheersingsmaatregelen die worden onderkend voor de materiële financiële processen.


30

Interne beheersing en overige onderwerpen Het plan is gebaseerd op de toenmalige inrichting van de (financiële) organisatie en interne controle en sluit niet aan op de nieuwe organisatie. Wij hebben Gedeputeerde Staten geadviseerd dit plan te actualiseren.

Bevestigingen van Gedeputeerde Staten

Wij hebben van Gedeputeerde Staten een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Met deze bevestiging heeft het college expliciet bekrachtigd dat zij ons alle voor onze controleopdracht relevante informatie, stukken, etc. heeft overlegd en ons ook voor zover relevant melding heeft gemaakt van voor de jaarrekening(controle) 2013 relevante aangelegenheden waarvan nog geen onderliggende stukken (zoals notulen) beschikbaar zijn. De bevestiging bij de jaarrekening wordt afgegeven uit hoofde van de verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten voor het opmaken van de jaarrekening zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Meningsverschil met management of beperking in reikwijdte van de controle

Er zijn geen meningsverschillen met het college geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door Gedeputeerde Staten en de medewerkers van de provincie Zeeland de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Normering topinkomens (WNT)

De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 1 januari 2013 in werking getreden en vervangt de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt). De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semi-publieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging van € 228.599 niet te boven gaat. Daarnaast dienen provincies het salaris openbaar te maken van overige medewerkers die een bezoldiging ontvangen boven deze norm (de wettelijke verplichting tot het onder bepaalde voorwaarden openbaar maken van de bezoldiging van ingehuurd personeel is voor 2013 vervallen). Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. In 2013 is voor geen van de (top)functionarissen sprake van een overschrijding van de grensbedragen.


31

Interne beheersing en overige onderwerpen

Naleving van weten regelgeving overig

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van weten regelgeving.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts díe onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen significante bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen. Enkele aandachtspunten uit onze controles inzake de betrouwbaarheid van de automatiseringsomgeving zullen wij rapporteren aan Gedeputeerde Staten.

Frauderisicoanalyse

Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding maakt de accountant een inschatting van de frauderisico’s, vormt hij zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en beziet hij of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, Gedeputeerde Staten en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en/of wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, Provinciale Staten. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting, hebben wij een fraudegesprek gevoerd binnen het controleteam en met het financieel management van de provincie Zeeland, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Ook hebben wij in de pre-audit met Commissie Bestuur, Financiën en Welzijn eventuele frauderisico’s belicht. Ontbreken van een geïntegreerde aanpak en vastlegging Als onderdeel van onze controle en het gevoerde fraudegesprek hebben wij het management en Gedeputeerde Staten verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat het management en Gedeputeerde Staten daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met Provinciale Staten.


32

Interne beheersing en overige onderwerpen Tijdens dit gesprek heeft het management en Gedeputeerde Staten aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s en voorbeelden gegeven van de manier waarop zij deze beheerst. Tegelijkertijd stellen wij vast dat er geen schriftelijke vastleggingen zijn ten aanzien van uw fraude risicoanalyses. Wij adviseren Gedeputeerde Staten hieraan invulling te geven en dit periodiek te bespreken met Provinciale Staten. In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

Fraude

Van Gedeputeerde Staten en het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij Gedeputeerde Staten, het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij een kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, willen wij opmerken dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2013 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Onafhankelijkheid

Ontwikkelingen Accountancy Nieuwe onafhankelijkheidsregels in Nederland Op 16 december 2013 heeft de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) vastgesteld. Wij willen u in dit accountantsverslag graag op de hoogte stellen van de belangrijkste wijzigingen zoals die gelden voor organisaties die niet kwalificeren als een Organisatie van Openbaar Belang (OOB, vooral beursgenoteerde ondernemingen en financiële instellingen). Wij stellen voor om bij het bespreken van ons accountantsverslag de specifieke gevolgen voor onze dienstverlening aan uw organisatie te bespreken.


33

Interne beheersing en overige onderwerpen Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) De ViO is van toepassing op alle cliënten waar assurance-opdrachten worden uitgevoerd, is van kracht vanaf 1 januari 2014 en vervangt de nadere voorschriften voor onafhankelijkheid (NVO). Met de ViO beoogt de beroepsorganisatie tegemoet te komen aan de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer en daarmee bij te dragen aan het vertrouwen in het accountantsberoep. Hierna geven wij een toelichting op enkele onderwerpen uit de ViO die van belang zijn in het kader van onze dienstverlening aan uw organisatie. Eén set van regels voor alle assurance-opdrachten In de nieuwe onafhankelijkheidsregels is sprake van één set van regels voor alle assurance-opdrachten, zoals de controle of beoordeling van een jaarrekening, een subsidieverklaring, een verklaring bij een IT-systeem of een assurance-rapport bij een maatschappelijk jaarverslag. In de oude regels werd een onderscheid gemaakt tussen controleopdrachten en overige assurance-opdrachten, waarbij de onafhankelijkheidsvoorschriften voor controleopdrachten strenger waren. Regelgeving voor adviesdiensten Combinaties van assurance en advies (non-assurance) werkzaamheden zijn onder de VIO nog steeds toegestaan. De ViO introduceert wel een strak toetsingskader voor de evaluatie van alle non-assurance diensten, wat betekent dat voor aanvang van overige dienstverlening altijd een onafhankelijkheidsanalyse in het dossier dient te worden opgenomen. De ViO leidt daarmee tot een verzwaarde documentatieplicht. Het toetsingskader in de ViO is gebaseerd op de principes in de internationale onafhankelijkheidsregels van de Code of Ethics van de International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA). Deze internationale onafhankelijkheidsregels worden door Deloitte nageleefd. Langdurige betrokkenheid bij uw organisatie In de ViO is opgenomen dat een maatregel is vereist indien senior leden van het assurance-team (waaronder de eindverantwoordelijke accountant, maar ook andere senior teamleden) langdurig betrokken zijn bij dienstverlening aan dezelfde organisatie. Van langdurige betrokkenheid is in elk geval sprake als een senior teamlid gedurende zeven aaneengesloten jaren betrokken is bij dienstverlening aan dezelfde organisatie. Voorbeelden van maatregelen zijn het laten uitvoeren van een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) of het rouleren van het teamlid. Indien meerdere teamleden gelijktijdig zouden moeten rouleren, is het ook mogelijk om voor een gefaseerde roulatie te kiezen. Na roulatie mag het betreffende teamlid gedurende twee jaar niet betrokken zijn bij de assurance dienstverlening aan de organisatie.


34

Interne beheersing en overige onderwerpen Marketing en Reclame In de ViO is een nieuwe bepaling opgenomen over marketing en reclame. Vooral is het niet toegestaan om met een assurancecliënt een relatie aan te gaan waarbij de accountantsorganisatie zich in het kader van reclame of marketing associeert of laat associëren met de assurance-cliënt. Van associatie is sprake indien de onderlinge relatie als onderdeel van reclame of marketing openbaar wordt gemaakt. Geschenken en gastvrijheid De regels voor het ontvangen en verstrekken van geschenken en gastvrijheid zijn aangescherpt. Het uitgangspunt is dat het ontvangen en verstrekken van geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid niet past in een relatie tussen de accountant en de gecontroleerde organisatie. Deze regels gelden niet alleen voor de leden van het assuranceteam, maar ook voor de accountantsorganisatie, andere onderdelen van het netwerk en haar bestuurders. Er is een drempel in de regels opgenomen van € 100. Voor geschenken met een waarde van meer dan € 100 is de eindverantwoordelijke accountant gehouden om:  Te onderbouwen waarom het geschenk of de uiting van gastvrijheid gepast is;  Een melding te doen bij een aangewezen persoon binnen Deloitte; en  Vooraf met het toezichthoudend orgaan van uw organisatie af te spreken hoe zij hierover geïnformeerd wil worden. 

Deze bepalingen gelden tevens voor persoonlijke uitingen van gastvrijheid. Hieronder wordt verstaan het voor de andere partij of persoon betalen van kosten van uitstapjes, reizen, lunches, diners en dergelijke die geen zakelijk karakter dragen.



Overgangsbepalingen De nieuwe onafhankelijkheidsregels treden in werking per 1 januari 2014. Voor bestaande opdrachten en/of relaties waarbij een onafhankelijkheidsbedreiging speelt gelden overgangsbepalingen


35

Bijlagen


Bijlage A: Onafhankelijkheid Bevestiging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de ‘Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Een van de onafhankelijkheidsrisico’s is het uitvoeren van andere dan controlediensten bij uw provincie. Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opgenomen. Aanvullende dienstverlening Fiscale advisering omzetbelasting, loonheffing, vennootschapsbelasting Onderzoek fractievergoedingen Onderzoek aardgasvulpunten / personeelsopgave tbv aanbesteding concessie openbaar vervoer Diverse advisering controlegerelateerde aspecten als verslaggeving, rechtmatigheid en interne beheersing


37

Bijlage B: Reikwijdte van de controle 2013 De opdracht die u ons heeft verstrekt Binnen het kader van de meerjarige overeenkomst tussen uw provincie en Deloitte Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening bevestigen wij formeel elk jaar de onderlinge afspraken met een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van 16 september 2013 heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2013. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de provincie Zeeland. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole.

Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als provincie mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw provincie en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt primair de focus op de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude of fouten.

Interimcontrole Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat de opgeleverde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel al in de tweede helft van het boekjaar plaats. Wij onderzoeken tijdens de interimcontrole de procesrisico’s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen.

Jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften, of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de geldende goedkeuringstolerantie voor fouten van € 3,6 miljoen. Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden die de vastgestelde rapportagetolerantie voor fouten (€ 0,9 miljoen) overschrijden en overige bijzonderheden die naar onze mening van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening (zoals governance, financiële positie, ontwikkeling resultaten en de kwaliteit van de interne beheersing).


38

Bijlage C: Disclaimer en beperking in gebruik Dit verslag is alleen bestemd voor de leden van Provinciale Staten en het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Zeeland en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk aan derden worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt op ons. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 140 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 169,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, Deloitte Global Services Limited, Deloitte Global Services Holdings Limited, the Deloitte Touche Tohmatsu Verein, any of their member firms, or any of the foregoing’s affiliates (collectively the “Deloitte Network”) are, by means of this publication, rendering accounting, business, financial, investment, legal, tax, or other professional advice or services. This publication is not a substitute for such professional advice or services, nor should it be used as a basis for any decision or action that may affect your finances or your business. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication. © 2014 Deloitte Netherlands Accountantsverslag 2013 Provincie Zeeland

39

Accountantsverslag 2013 Provincie Zeeland

Recommend Documents