www.pwc.nl
Accountantsverslag 2013 (concept) Gemeente Achtkarspelen Accountantsverslag 2013 voor Gemeente Achtkarspelen 23 mei 2014
Gemeente Achtkarspelen t.a.v. de griffier, de heer R. van der Heide Postbus 2 9147 ZV Buitenpost 23 mei 2014 Referentie:
Geachte raadsleden,
Concept-accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2013 Met genoegen presenteren wij u ons accountantsverslag met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2013 van gemeente Achtkarspelen. Onze controle is uitgevoerd conform onze opdrachtbevestiging van 5 november 2013. Dit verslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit onze controle van de jaarrekening van gemeente Achtkarspelen. Deze bevindingen zijn besproken met de ambtelijke organisatie op 13 mei 2014. Ons accountantsverslag bestaat uit vier delen. In deel 1 geven wij u een overzicht van onze belangrijkste kernboodschappen. In deel 2 worden de belangrijkste waarnemingen besproken die zijn voortgekomen uit onze controle. In deel 3 geven wij onze visie over de kwaliteit van uw interne beheersing. Deel 4 geeft een overzicht van de ontwikkelingen die naar onze mening in de toekomst voor gemeente Achtkarspelen relevant zullen worden.
Graag willen we de inhoud van dit verslag bespreken tijdens de vergadering van de controlecommissie op 28 mei as. Mocht u in de tussentijd vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruikmaken om de medewerkers van de gemeente te bedanken voor de medewerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
C.R. Alserda AA
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Badweg 2, 8934 AA Leeuwarden, Postbus 321, 8901 BC Leeuwarden T: 088 792 00 58, F: 088 792 94 27, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
Managementsamenvatting 1.
Onze belangrijkste kernboodschappen
2.
Belangrijkste controlebevindingen
2.1.
Controleverschillen, toepassing waarderingsgrondslagen en toelichtingen
2.2.
Beoordeling van de kwaliteit van door het college gemaakte schattingen bij het opstellen van de jaarrekening
2.3.
Belangrijke risico’s zijn onderkend binnen uw grondexploitaties
2.4.
De overige jaarrekeningposten nader bekeken
2.5.
Uw jaarstukken geven voldoende inzicht
2.6.
De financiële positie van gemeente Achtkarspelen kent een aantal aandachtspunten
3.
Uw interne beheersing is van een voldoende niveau
3.1.
Belangrijkste opmerkingen rondom de interne beheersing
3.2.
Er zijn geen relevante tekortkomingen ten aanzien van uw IT-omgeving; wel enkele aanbevelingen
3.3
Dekking en reikwijdte van de accountantscontrole is voldoende
3.4
Fraude, fouten en niet-naleving van wet- en regelgeving
3.5
Onze onafhankelijkheid
4.
2014 en verder
4.1.
Relevante ontwikkelingen in het BBV
4.2.
Wet Markt en Overheid vanaf juli 2014 van kracht
4.3.
Gemeente Achtkarspelen krijgt in 2016 te maken met nieuwe regelgeving met forse impact op vennootschapsbelastingplicht
Ons accountantsverslag is uitsluitend opgesteld voor gebruik door de Raad en het college van burgemeester en wethouders van gemeente Achtkarspelen. U mag dit verslag zonder onze toestemming vooraf, niet aan derden verstrekken. Als gevolg hiervan accepteren wij geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid tegenover enige andere persoon die dit verslag in handen of ter inzage krijgt.
1.
PwC
Onze belangrijkste kernboodschappen
Pagina 4 van 30
1.
Wij hebben onze controle nagenoeg afgerond en wij hebben de intentie om een goedkeurende controleverklaring te verstrekken op de aspecten rechtmatigheid en getrouwheid.
2.
De grondexploitaties vormen een groot aandeel (15%) van uw balanstotaal. Wij merken het volgende op: Dit jaar zijn de grondexploitaties geactualiseerd. Hierbij zijn belangrijke keuzes gemaakt die hebben geleid tot het vormen van een aanvullende verliesvoorziening van € 95.000. Programmering, fasering en omvang van de verkopen blijven belangrijke onzekerheden. Het college onderkent dit en heeft de fasering bijgesteld. Mede op basis van afgesloten contracten is het college van mening dat de ingerekende scenario’s de beste inschatting zijn. Onzekerheden zijn adequaat toegelicht in de programmarekening (met name de paragraaf grondbeleid). Wij kunnen instemmen met de gehanteerde parameters bij de waardering van gronden.
3.
In ons tussentijds rapport van bevindingen van 16 januari 2014 zijn wij ingegaan op de beheersing en actualisatie van onderhoudsvoorzieningen. We hebben gedurende de controle geconstateerd dat niet alle onderhoudsvoorzieningen zijn geactualiseerd en adequaat zijn onderbouwd. Daarnaast is een duidelijke financiële vertaling tussen onderhoudsplan en voorziening van belang.
4.
We hebben enkele getrouwheids- en rechtmatigheidsfouten geconstateerd. De rechtmatigheidsfouten hebben betrekking op het niet naleven van aanbestedingsregels. De geconstateerde fouten hebben als geheel geen gevolgen voor de strekking van de verklaring.
5.
De in 2012 opgenomen schuld van €1,2 miljoen als gevolg van mogelijk terug te betalen BUIG-gelden is in 2013 vrijgevallen. Op basis van een definitieve beschikking van het Ministerie is de schuld in 2013
PwC
vrijgevallen ten gunste van de exploitatie. Wij kunnen hiermee instemmen. 6.
Medeoverheden brengen steeds meer taken onder bij verbonden partijen. Hierdoor neemt het belang van het realiseren van de doelstellingen voor de medeoverheden toe. In dit kader is in 2013 het BBV aangepast op het gebied van verplichte toelichtingen op verbonden partijen. Voor een goed inzicht is het van belang dat met ingang van 2014 in de jaarrekening inzicht wordt gegeven in de verbonden partijen waarin wordt deelgenomen en de financiële positie per verbonden partij.
7.
De financiële positie van de gemeente is in evenwicht, echter wij merken wel op dat de omvang van de schulden als aandeel van de exploitatie van de gemeente en ook uitgedrukt als schuld per inwoner ultimo 2013 ten opzichte van 2012 is toegenomen.
8.
Gezien de huidige ontwikkelingen binnen uw sector, waaronder de invoering van de decentralisaties, samenwerking met andere gemeenten en het uitbesteden van taken, is en blijft risicomanagement een belangrijk aandachtspunt. Wij hebben gekeken naar het risicomanagement van uw gemeente. De gesignaleerde risico’s zijn voldoende toegelicht in de risicoparagraaf.
9.
Wij hebben vastgesteld dat de regelgeving conform de WNT is nageleefd. De opgenomen toelichting in uw jaarrekening 2013 voldoet aan de gestelde eisen van deze wet.
10.
Met ingang van 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet van kracht. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente haar inkoopbeleid hierop tijdig heeft aangepast. Wij vragen wel de aandacht voor het naleven van de aanbestedingsregels en het eigen inkoopbeleid.
11.
Wij hebben geen tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van uw SiSaverantwoording. Wel zijn van mening dat het proces omtrent de totstandkoming van de SiSa-verantwoording moet worden verbeterd.
Pagina 5 van 30
2.
Belangrijkste controlebevindingen
Dit onderdeel bevat de belangrijkste bevindingen die zijn voortgekomen uit onze controle en die in onze professionele oordeelsvorming van belang zijn voor u als raad.
PwC
Pagina 6 van 30
2.1.
Controleverschillen, toepassing waarderingsgrondslagen en toelichtingen
Wij zullen een goedkeurende controleverklaring verstrekken Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2013 van gemeente Achtkarspelen nagenoeg afgerond en wij hebben de intentie om een goedkeurende controleverklaring op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid af te geven, onder voorbehoud van goedkeuring van deze jaarrekening door de raad.
onzekerheden blijven binnen de door u vastgestelde grenzen (zie tabel hierna). Daarom zullen wij ten aanzien van het aspect rechtmatigheid een goedkeurend oordeel verstrekken.
Ongecorrigeerd controleverschil ten aanzien van getrouwheid Uit onze controle is gebleken dat in 2014 nog kosten van circa € 127.000 zijn verantwoord die betrekking hebben op 2013. Deze zijn echter ultimo 2013 niet als schuld in de balans opgenomen. Omdat de omvang van dit controleverschil beneden de door u gestelde tolerantie blijft, zullen wij ten aanzien van de getrouwheid een goedkeurend oordeel verstrekken. In onderstaande tabel vindt u hiervan een overzicht: Fouten
Onzekerheden
€’000
€’000
Controleverschillen: Ongecorrigeerde verschillen
Zie paragraaf 2.4
Volledigheid schulden
127
Totaal
127
n.v.t
0,2%
n.v.t
1%
3%
In % van de totale lasten + dotaties reserves van € 74.535.000 Goedkeuringstoleranties A.1.1.
Toelichting
Tabel 1 Niet gecorrigeerde controleverschillen betreffende getrouwheid
Ten aanzien van het aspect rechtmatigheid zijn geen materiële fouten en/of onzekerheden geconstateerd Jaarlijks voert gemeente Achtkarspelen rechtsmatigheidsonderzoeken uit volgens een met PwC afgestemd intern controleplan. Op basis van deze onderzoeken en de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden, concluderen wij dat de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties van gemeente Achtkarspelen tot stand zijn gekomen conform het door de raad vastgestelde normenkader en de wettelijke regels. De geconstateerde fouten en PwC
Fouten
Onzekerheden
€’000
€’000
Omschrijving:
Onrechtmatige aanbesteding
195
Genoemd getrouwheidsfout inzake volledigheid schulden eveneens ongesaldeerd een rechtmatigheidsfout Totaal
127
In % van de totale lasten + dotaties reserves van € 74.535.000 Goedkeuringstoleranties
322
Toelichting
Zie onderstaand
n.v.t n.v.t
0,4% 1%
3%
Tabel 2 controleverschillen inzake rechtmatigheid
Onrechtmatige aanbesteding van onderhoud van groenvoorzieningen Als onderdeel van de controle op inkoop en aanbestedingen zijn de uitgaven per crediteur beoordeeld. De uitgaven voor onderhoud van groenvoorzieningen over 2013 bedragen afgerond € 195.000 (2012: € 98.000). In 2011 is met de leverancier een specifieke prijsafspraak per product gemaakt. Vanaf 2011 is dit contract gehanteerd en is jaarlijks geïndexeerd. Het onderhoud voor groenvoorzieningen is tot dusverre altijd op een dergelijke manier ingekocht. In deze gevallen moet dan in het kader van de Europese aanbestedingsregels worden gekeken naar de omvang van de inkoop in relatie tot een fictieve periode van vier jaar, aangezien geen specifieke looptijd in de huidige situatie is afgesproken. Op grond hiervan stellen wij vast dat de inkoop van onderhoud van groenvoorzieningen ten onrechte niet Europees is aanbesteed. Om deze reden is het genoemde bedrag aan verricht onderhoud aan groenvoorzieningen in 2013 van € 195.000 als rechtmatigheidsfout aangemerkt.
Pagina 7 van 30
Ten tijde van onze controle hebben we gesproken met uw inkoopadviseur. We hebben begrepen dat het college inmiddels is gestart met een aanbestedingsprocedure. Naar verwachting zal deze in 2014 worden uitgeschreven.
Aandacht voor uw inkoopbeleid Verder is ook de naleving van het eigen inkoopbeleid beoordeeld. Het inkoopbeleid geeft u handvaten voor het structureel aanbesteden van werken, leveringen en diensten om zo de economisch meest voordelige oplossing te realiseren. Bij de beoordeling van de aanbestedingen is geconstateerd dat niet altijd conform het eigen inkoopbeleid is gehandeld. Zo is voor de levering van producten voor het bedrijfsrestaurant gekozen voor een leverancier zonder dat, in tegenstelling tot het inkoopbeleid, een aanbesteding is gestart of offertes zijn opgevraagd. De kosten hiervan bedragen over 2013 circa € 66.000. Vanaf 2011 is gekozen voor deze leverancier. De totale uitgaven van de afgelopen 2 jaar bedragen in totaal afgerond € 125.000. Een Europese aanbesteding is hiervoor niet verplicht, echter zou volgens het eigen inkoopbeleid een meervoudige onderhandse aanbesteding met minimaal 3 offertes moeten worden uitgevoerd. Wij vragen uw aandacht voor naleving van de aanbestedingsregels en het eigen inkoopbeleid. Het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels kan leiden tot financiële onrechtmatigheden voor de gemeente. Het niet naleven van het eigen inkoopbeleid leidt overigens niet tot financiële onrechtmatigheden. De omvang van de geconstateerde fout op het gebied van rechtmatigheid blijft binnen de door u vastgestelde controletoleranties. Derhalve zijn wij voornemens ten aanzien van het aspect rechtmatigheid een goedkeurend oordeel te verstrekken.
De gemeente heeft de nieuwe Aanbestedingswet toegepast Op 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet van kracht geworden. Dit is enerzijds van invloed op het inkoopbeleid binnen uw organisatie en anderzijds op de uitvoering van onze controlewerkzaamheden. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente het inkoopbeleid en de inkoopprocedure heeft aangepast aan de vereisten van de wet. Hierbij is specifiek aandacht geschonken aan de toepassing van de voorwaarden vanuit de Gids proportionaliteit. Conform de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV hebben wij voor inkopen onder de Europese aanbestedingsgrens vastgesteld of de toegepaste procedure past binnen de beginselen van de Gids proportionaliteit. Hierbij zijn behoudens
PwC
wat hiervoor is gemeld over de naleving van het inkoopbeleid, geen tekortkomingen geconstateerd.
Er zijn geen fouten en onzekerheden in de SiSa-bijlage geconstateerd Jaarlijks is de SiSa-bijlage een onderdeel van uw jaarrekening. Via deze bijlage worden diverse rijks- en provinciale uitkeringen verantwoord. Daarmee vormt de SiSa-bijlage de basis voor afwikkeling van deze uitkeringen. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd met inachtneming van de specifieke instructies die door de Rijksoverheid zijn vastgelegd in de ‘Nota verwachtingen accountantscontrole 2013’. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) gelden voor de SiSa andere, zwaardere, rapporteringstoleranties dan u als raad in uw controleprotocol hebt opgenomen. Dit om ministeries in staat te stellen de specifieke uitkeringen vast te kunnen stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. Wij hebben bij onze controle van de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2013 geen afwijkingen geconstateerd. Wel zijn van mening dat het proces omtrent de totstandkoming van de SiSa-verantwoording moet worden verbeterd. Het belang van een adequate SiSa-verantwoording is groot en met het oog hierop is een tijdige beschikbaarheid van deze verantwoording met inbegrip van een goed gedocumenteerde onderbouwing vereist. Wij zijn van mening dat dit proces verbetering behoeft. In bijlage B.1 gaan wij nader in op de bevindingen per regeling.
De belangrijkste grondslagen voor financiële verslaggeving en het normenkader voor rechtmatigheid zijn aanvaardbaar De jaarrekening is opgesteld door gemeente Achtkarspelen in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld; en de geschiktheid van het gebruikte normenkader voor rechtmatigheid beoordeeld. Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling en het normenkader voor rechtmatigheid die het college van burgemeester en wethouders heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2013 en de totstandkoming van transacties aanvaardbaar zijn.
Pagina 8 van 30
De opgenomen toelichtingen in de jaarrekening zijn volledig opgenomen Wij hebben de toelichtingen in de jaarrekening beoordeeld en zijn van mening dat deze in overeenstemming zijn met de vereisten zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Wel merken wij op dat de toelichting omtrent verbonden partijen niet voldoende is. Vanaf begrotingsjaar 2013 is het verplicht om o.a. het eigen en vreemd vermogen van zowel het begin als het eind van het jaar op te nemen. Daarnaast dient het resultaat van het begrotingsjaar toegelicht te worden. We hebben begrepen dat vanaf 2014 hieraan opvolging wordt gegeven.
PwC
Pagina 9 van 30
2.2.
Beoordeling van de kwaliteit van door het college gemaakte schattingen bij het opstellen van de jaarrekening
Bij het opstellen van de jaarrekening moet het college belangrijke schattingen voor de verslaggeving maken en toelichten. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2013 beoordeeld. De onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering. Belangrijkste schattingen
Bevindingen 2013 2012
Toelichting
Grondexploitaties
Voor een nadere toelichting hieromtrent wordt verwezen naar hoofdstuk 2.3
Activering en afschrijving
De nota afschrijvingsbeleid zoals door het college opgesteld hebben wij gebruikt bij de toetsing van de afschrijvingen in de jaarrekening 2013. Hierbij hebben wij geen bijzonderheden geconstateerd.
Voorziening dubieuze debiteuren
De gemeente Achtkarspelen stelt jaarlijks een analyse op ten aanzien van de mogelijke oninbaarheid van de debiteuren. In 2013 is deze analyse onderbouwd met de historische gegevens en gerealiseerde afloop. Wij kunnen instemmen met de onderbouwing voor zowel de reguliere als de sociale debiteuren.
Voorziening voor verwachte verplichtingen
Wij hebben vastgesteld dat de onderhoudsvoorzieningen van gymlokalen onvoldoende is onderbouwd met geactualiseerde onderhoudsplannen. Nadere toelichting hieromtrent is opgenomen in hoofdstuk 2.4.
Controleverschil
Voorzichtig
Evenwichtig
Optimistisch
Controleverschil
Aanvaardbare bandbreedte – gebaseerd op materialiteitsoverwegingen
PwC
Pagina 10 van 30
2.3.
Belangrijke risico’s zijn onderkend binnen uw grondexploitaties
De grondexploitaties vormen een belangrijke jaarrekeningpost. Daarbij is er landelijk veel aandacht voor de waardering van de grondposities. Grondexploitaties komen veel in het nieuws, verkopen vallen veelal tegen en het risicoprofiel van veel projecten neemt veelal toe. Ook gemeente Achtkarspelen ziet daardoor veel ogen op zich gericht en besteedt aandacht aan adequate interne procedures, bijsturing van projecten en het bepalen van een gepaste financiële waardering. In onze controle besteden wij eveneens veel aandacht aan de waardering van uw grondexploitaties. In deze paragraaf gaan wij in op onze bevindingen en aandachtspunten naar aanleiding van onze controle.
Waardering is onder meer afhankelijk van schattingen De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op, waarin een schatting is opgenomen van de te maken kosten en opbrengsten. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Hierbij dient te worden gedacht aan het inflatiecijfer waartegen toekomstige kosten en opbrengsten worden gecorrigeerd, gehanteerde rentepercentages, de looptijd van het project (inclusief moment van geplande opbrengsten en kosten) en de uitgifteprijs. Deze parameters bepalen in hoge mate het verwachte financiële resultaat.
De programmering is naar beneden bijgesteld, opbrengsten zijn naar latere jaren verschoven Een belangrijk onderdeel van de grondexploitaties is een inschatting van de in de grondexploitaties opgenomen programmering. Dit wil zeggen de omvang van het verwachte aantal te bouwen woningen/kantoren in komende jaren. Voor gemeente Achtkarspelen geldt dat dit voornamelijk betrekking heeft op woningbouw en bedrijventerreinen. De gemeente beoordeelt jaarlijks de programmering. In 2013 zijn voor zowel de woningbouw als bedrijventerreinen marktonderzoeken uitgevoerd naar de verwachte vraag. Hierbij is sprake van zowel interne als externe onderzoeken. Op grond hiervan is de programmering verder neerwaarts bijgesteld. De raad heeft deze bijstelling in het raadsbesluit van gemeente Achtkarspelen expliciet vastgesteld. De programmering van de geplande verkopen is een jaar opgeschoven. De geplande verkopen per complex worden in de calculatie geacht gelijkmatig over de looptijd te worden verkocht. Voor complexen waarbij verwacht wordt dat het komende jaar geen verkopen worden verwacht is de exploitatie ‘stilgelegd’. Het gebied wordt dan vooralsnog niet verder ontwikkeld tot het moment dat concrete verkopen worden gerealiseerd.
In onze jaarrekeningcontrole was de controle van de grondexploitaties een belangrijk aandachtspunt. Met name de inschatting van de genoemde parameters en uitgangspunten heeft daarbij onze aandacht. In de volgende paragrafen gaan wij in op de belangrijkste bevindingen vanuit onze controle die betrekking hebben op uw grondexploitaties.
Uit onze controle blijkt dat gemeente Achtkarspelen bij de actualisering van de grondexploitaties opbrengsten (maar ook corresponderende kosten) naar latere jaren heeft doorgeschoven. Hiermee wordt ingespeeld op de huidige situatie op de vastgoedmarkt, waarbij verkopen van kavels (maar bijvoorbeeld ook van bestaande woningen) tegenvallen.
Wij kunnen instemmen met de gehanteerde parameters
Aanvullende verliesvoorziening getroffen voor afgerond € 95.000
Bij het actualiseren van de grondexploitaties, maar ook bij het toetsen van de waardering van de niet in exploitatie genomen gronden maakt het college schattingen. Dit op basis van verschillende uitgangspunten en parameters. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters beoordeeld. In de tabel op de volgende pagina zijn onze bevindingen weergegeven.
De opbouw van de voorziening op grondexploitaties is als volgt opgebouwd:
PwC
Pagina 11 van 30
(x € 1.000)
2013
2012
A. Nadelig taxatieverschil ruwe grond
210
44
B. Complex 03 Surhuisterveen (Vierhuisterweg)
217
237
C. Complex 05 Twijzelerheide (Swadde 2/f)
-
20
D. Complex 13 Buitenpost (over de vaart)
-
30
E. Complex 16 Harkema (centrum)
168
171
Totaal
595
502
gemeente beschikt over gronden die in erfpacht zijn gegeven. Wij hebben vastgesteld dat de waardering en presentatie van deze gronden zijn verwerkt in overeenstemming met het door de commissie BBV gestelde in de notitie ‘Erfpacht’.
Belangrijkste oorzaak voor de stijging van de voorziening is de verdere ontwikkeling van de gronden voor het bouwrijp maken. Daarnaast is er een nadelig resultaat algemeen beheer gerealiseerd.
Geen tussentijdse winstnemingen in 2013 In 2013 zijn geen tussentijdse winstnemingen verantwoord vanuit het grondbedrijf. Wel zijn sprake van een aantal complexen met een negatieve boekwaarde zoals Mûnewyk en De Koaten. In februari 2012 is de bijgestelde Notitie Grondbeleid verschenen. Deze notitie gaat onder andere in op tussentijds winst nemen. Hierin staan een viertal situaties beschreven voor zekerheid inzake tussentijdse winstnemingen. Deze situaties geven uw aanvullende zekerheid voor het verantwoorden van tussentijdse winsten vanuit de grondexploitaties. Deze sluiten meer aan bij het realisatiebeginsel in plaats van het voorzichtigheidsbeginsel (waarbij winsten pas worden genomen bij het afsluiten van het complex). Wij hebben het door u vastgestelde grondbeleid beoordeeld. We hebben geconstateerd dat het huidige grondbeleid wordt gevolgd en dat winst wordt genomen wanneer minimaal 75% van de oorspronkelijke hoeveelheid bouwterrein is verkocht. We willen u wel adviseren uw grondbeleid te actualiseren en deze aan te laten sluiten met de bijgestelde notitie Grondbeleid van februari 2012.
Erfpachtgronden zijn juist gewaardeerd en gepresenteerd In 2013 heeft de commissie BBV een notitie met betrekking tot de verwerking van erfpachtgronden uitgebracht. De commissie heeft in deze notitie stellige uitspraken opgenomen ten aanzien van de verwerking van erfpacht. Uw PwC
Pagina 12 van 30
Belangrijkste schattingen
Bevindingen 2013 2012
Gemeente Achtkarspelen rekent binnen de grondexploitaties met een rekenrente van 3,5% (2012: 3,5%). Dit is op dit moment in vergelijking met omliggende gemeenten een enigszins lage rekenrente. Veelal zien we dat 4% tot 4,5% aan rekenrente wordt gehanteerd. Echter uw rekenrente van 3,5% ligt hoger dan de gemiddelde rente op uw langlopende leningen. Er wordt niet gerekend met een kostenstijging. Eventuele kostenstijging worden naar verwachting gecompenseerd door inkoopvoordelen als gevolg van de economische crisis. Wij kunnen instemmen met deze inschatting. Wel is van belang de eventuele kostenstijgingen goed te monitoren en jaarlijks te actualiseren. Gemeente Achtkarspelen rekent niet met een opbrengstenstijging. Gezien de huidige markt is het naar onze mening een realistische inschatting om geen rekening te houden met prijsstijgingen. Wij kunnen instemmen met deze verwerkingswijze. Voor de complexen is met name de programmering van de kavelverkopen bepalend voor het verwachte eindresultaat. Hierbij merken wij op dat de huidige boekwaarde van de complexen relatief laag is. Hierdoor is het rente effect bij tegenvallende kavelverkopen beperkt. Verder dient opgemerkt te worden dat de kosten ook doorgeschoven kunnen worden indien de kavelverkopen uit blijven. Naar aanleiding van de actualisaties is de verliesvoorziening aangevuld tot € 0,6 miljoen (inclusief verliesvoorziening op ruwe grond). Op basis van de huidige inzichten kunnen wij instemmen met de gehanteerde uitgangspunten. Hierbij is wel van belang periodiek te toetsen of deze uitgangspunten ook in de komende jaren reëel zijn. In 2012 is de structuurvisie geactualiseerd, die is vastgesteld door de raad van 24 januari 2013. Hierbij is aansluiting gezocht op de bijgestelde notitie grondbeleid van commissie BBV. Hierbij zijn de complexen ingedeeld in verschillende categorieën. Voor elk categorie is een maximale boekwaarde bepaald. Indien de gronden worden ingebracht in een exploitatie opzet worden de boekwaarde ‘goedgemaakt’. Derhalve wordt voldaan aan de BBV dat de NIEGG waarvoor een reëel en stellig voornemen geldt dat deze op de voorzichtig geraamde opbrengstwaarde mogen worden gewaardeerd. Wij hebben vastgesteld dat de gronden zijn gewaardeerd in overeenstemming met uw bijgestelde notitie grondbeleid.
Gehanteerde rekenrente
Kostenstijging
Opbrengstenstijging Gehanteerde programmering
Waardering NIEGG
Controleverschil
Toelichting
Voorzichtig
Evenwichtig
Optimistisch
Controleverschil
Aanvaardbare bandbreedte – gebaseerd op materialiteitsoverwegingen Wij kunnen instemmen met de in de jaarrekening toegepaste waarderingsgrondslagen en de door het college gemaakte afwegingen en schattingen.
PwC
Pagina 13 van 30
2.4.
De overige jaarrekeningposten nader bekeken
Er is geen bestemmingsreserve voor de implementatie decentralisaties verantwoord De gemeente is thans volop bezig om zich voor te bereiden op de komende decentralisaties. Op dit moment ontbreekt een financiële analyse van de totale eenmalige en structurele opbrengsten en kosten van de decentralisaties voor de gemeenten. Wij realiseren ons dat een dergelijke analyse wordt bemoeilijkt doordat de exacte bedragen over de vergoedingen nog niet bekend zijn (die komen naar verwachting eind mei as.). De decentralisatiebudgetten zijn echter meer dan materieel voor de gemeente. Uw totale budget zal circa 15% worden uitgebreid waaraan een bezuinigingsdoelstelling is gekoppeld. Indien maatregelen niet adequaat of te laat worden ingevoerd zullen de (financiële) consequenties in 2015 substantieel zijn. Wij geven u in overweging om voor de implementatie van de decentralisaties een bestemmingsreserve te vormen.
Opgenomen schuld voor BUIG-budget 2012 vrijgevallen Voorzichtigheidshalve is ultimo 2012 een schuld opgenomen van € 1,2 miljoen wegens een mogelijk terug te betalen bedrag inzake de BUIGgelden. Op 18 december 2013 is door de gemeente een beschikking van het Ministerie van Binnenlandse Zaken ontvangen. Hieruit blijkt dat de verantwoording over 2012 definitief is vastgesteld conform de ingediende verantwoording. Op basis hiervan is de in 2012 opgenomen schuld van € 1,2 miljoen. In 2013 vrijgevallen ten gunste van de exploitatie. Wij kunnen instemmen met deze verwerkingswijze.
Nadere onderbouwing van onderhoudsvoorzieningen is van belang Uit onze controle is gebleken dat ten aanzien van de onderhoudsvoorzieningen meer aandacht kan worden besteed aan de uniformiteit van de opbouw en berekening van de voorziening. Hoewel de organisatie de afgelopen periode meer aandacht heeft gehad voor de onderbouwingen hebben wij het college geadviseerd de onderhoudsplannen periodiek te beoordelen en vervolgens een financiële vertaalslag te maken naar de omvang van de voorziening. Hiermee wordt voorkomen dat de omvang van de voorziening niet meer in lijn ligt met de benodigde middelen. Verder is geconstateerd dat niet alle onderhoudsvoorzieningen voldoende zijn onderbouwd. Zo is de onderbouwing van de onderhoudsvoorzieningen voor onderwijsaccommodaties en gymlokalen niet volledig. Momenteel is van gereserveerde € 854.000 afgerond € 675.000 onderbouwd met PwC
onderhoudsplannen. De gemeente zit momenteel in een verdere samenwerking met de gemeente Tytsjerksteradiel. Het o.a. samenvoegen van de budgetten heeft gevolgen voor de omvang van de ingeschatte verplichtingen. De verwachting is dat dit in 2014 zal leiden tot betere inzichten in de opgenomen verplichtingen. Wij vragen uw aandacht voor de vorming en onderbouwing van onderhoudsvoorzieningen. Hierbij dient u uw geplande dotaties en onttrekkingen aan de voorzieningen aan te laten sluiten met actuele onderhoudsplannen.
WNT is adequaat toegelicht in de jaarrekening Wij hebben op grond van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) de naleving van de WNT door gemeente Achtkarspelen gecontroleerd. De WNT is van kracht vanaf 1 januari 2013. De WNT verantwoording van gemeente Achtkarspelen is opgenomen in de toelichting van de jaarrekening van gemeente Achtkarspelen. Wij hebben vastgesteld dat u voldaan heeft aan de WNT.
Schulden zijn niet volledig verantwoord. Ten tijde van de controle hebben we gekeken naar de volledigheid van de verantwoorde schulden. We hebben geconstateerd dat een bedrag van afgerond € 127.000 is verantwoord in 2014, terwijl de betreffende kosten betrekking hebben op 2013. Deze zijn ultimo 2013 niet als schuld opgenomen in de balans. We merken dit verschil aan als een getrouwheidsfout. Zie tevens hoofdstuk 2.1.
Gemeente Achtkarspelen voldoet aan SEPA Op 1 februari 2014 is de regelgeving omtrent SEPA (Single Euro Payments Area) in werking getreden. Op 9 januari 2014 heeft de Europese Commissie voorgesteld een transitieperiode van zes maanden in te voeren. Dit betekent dat gedurende deze periode niet-naleving van de SEPA-regelgeving geaccepteerd wordt door banken. Niet-naleving van de SEPA-regelgeving kan gevolgen hebben voor de geautomatiseerde verwerking van betalingen, beheersingsmaatregelen en de kasstroom van gemeente Achtkarspelen. Tijdens onze tussentijdse controlewerkzaamheden met betrekking tot de jaarrekening voor 2013 hebben wij geconstateerd dat gemeente Achtkarspelen voldoet aan SEPA. We hebben geconstateerd dat succesvol betalingen als Pagina 14 van 30
invorderingen worden verricht middels het XML-format.
2.5.
Uw jaarstukken geven voldoende inzicht
Wij hebben op hoofdlijnen de informatiewaarde van de jaarstukken beoordeeld. De jaarstukken 2013 bestaan volgens het BBV uit het jaarverslag en de jaarrekening. Op zijn beurt bestaat het jaarverslag uit de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen. De jaarrekening bevat de programmarekening, de balans en een toelichting op beide. Hieronder hebben wij per belangrijk onderdeel van de jaarstukken onze visie opgenomen ten aanzien van de leesbaarheid en kwaliteit van het desbetreffende onderdeel.
Het resultaat over 2013 wordt beïnvloed door enkele incidentele voor- en nadelen. Om een goed inzicht te krijgen in de kwaliteit van het resultaat dient hiermee rekening te worden gehouden. In onderstaande tabel wordt hiervan een overzicht gegeven om zo te komen tot een “genormaliseerd” resultaat.
Resultaat voor bestemming 2013
-/- 413
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening
Incidentele voordelen
1.856
Als uw accountant dienen wij ingevolge artikel 213, lid 3 onder d van de Gemeentewet te vermelden of uw jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij geen tekortkomingen of inconsistenties te melden op dit gebied.
Incidentele nadelen
Het voorspellend vermogen van de begroting Om inzicht te geven in het voorspellend vermogen van de gemeente, geven wij in onderstaand overzicht weer wat de verschillen zijn tussen de primaire begroting, de aangepaste begroting en de programmarekening 2013.
(X € 1.000)
Resultaat voor bestemming Mutaties reserves Resultaat na bestemming
Begroting Begroting Realisatie Verschil na voor wijzigingen wijzigingen -/- 1.690 -/- 2.427 -/- 413 2.014 1.767
2.813
936
1.877
77
386
523
137
(in € 1.000)
Genormaliseerd resultaat voor bestemming 2013
Bedrag
1.907 -/- 362
De kwaliteit van het voorspellend vermogen kan ook afgeleid worden uit de mate waarin de raad tussentijds juist en volledig wordt geïnformeerd over de financiële situatie in de tussentijdse managementinformatie. Hierbij is het van belang dat u als raad ook concreet aan het college meegeeft wat uw informatiebehoefte is. Voor u als nieuwe raad adviseren wij u hierover voor de komende periode na te denken en het nieuwe collegeprogramma als uitgangspunt te hanteren. De komende jaren komt er veel op gemeenten af. Denk hierbij aan vraagstukken rondom de implementatie van de decentralisaties en de ontwikkelingen binnen uw grondexploitaties. U hebt hierbij als raadslid een belangrijke verantwoordelijke rol binnen uw gemeente. Het is daarom van belang dat u op het juiste moment de juiste vragen kunt stellen, ook om inzicht te hebben in het voorspellende vermogen binnen uw gemeente. Gezien de toenemende complexiteit van de diverse gemeentelijke vraagstukken adviseren wij u aandacht te besteden aan de deskundigheidsbevordering van nieuwe raadsleden. Denk hierbij onder meer aan trainingen op het gebied van financiële sturing, decentralisaties en stuurinformatie en grondexploitaties.
Een aantal begrotingsoverschrijdingen geconstateerd Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de programmarekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijzigingen, kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de
PwC
Pagina 15 van 30
begrotingsoverschrijding past binnen het door de raad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten. Het bepalen of, respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen onrechtmatig zijn, is voorbehouden aan de raad. In onderstaande tabel hebben wij per programma een samenvatting gegeven van de begrotingsoverschrijdingen op de gemeentelijke lasten. Programma
Overschrijding
Toelichting
€ 1.646.000
Begrotingsoverschrijding wordt veroorzaakt door hogere uitgaven aangaande inkomensvoorzieingen
Veiligheid
€ 803.000
Overschrijding veroorzaakt door regionalisering brandweer
Leefomgeving
€ 494.000
Overschrijding veroorzaakt door stormschade en groenonderhoud
Ontwikkeling
€ 2.399.000
Hogere uitgaven als gevolg van locatieontwikkeling
Werk en inkomen
Het college heeft in het jaarverslag in de toelichting op de programma’s nadere toelichting gegeven over de begrotingsoverschrijdingen. Uit onze controle blijken verder geen bijzonderheden omtrent rechtmatigheid ten aanzien van begrotingsoverschrijdingen. Bij goedkeuring van de jaarrekening door de raad worden alsnog de overschrijdingen geautoriseerd.
PwC
Pagina 16 van 30
2.6.
De financiële positie van gemeente Achtkarspelen kent een aantal aandachtspunten
In ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2012 hebben wij u in hoofdlijnen geïnformeerd over de financiële positie van gemeente Achtkarspelen. Uw financiële positie hebben wij nader beschouwd op vier aspecten te weten: financiële stabiliteit, financiële wendbaarheid, financiële weerbaarheid en wettelijke kaders.
De gemeente weet haar schuldpositie in verhouding tot het balanstotaal in evenwicht te houden echter de nettoschuld per inwoner en in verhouding tot exploitatie neemt toe
Stabiliteit
Wendbaarheid
Wettelijke kaders Weerbaarheid
Onderstaand gaan wij in op de financiële positie van gemeente Achtkarspelen per 31 december 2013 ten opzichte van de situatie per 31 december 2012. Uit onderstaande toelichting blijkt dat de schuldenpositie van gemeente Achtkarspelen stabiel blijft. De schuldenpositie is ten opzichte van 31 december 2012 vrijwel ongewijzigd echter neemt wel toe als de schuld wordt uitgedrukt als aandeel van de exploitatie en wordt uitgedrukt per inwoner. De analyse die wij onderstaand hebben opgenomen is gebaseerd op statische uitgangspunten. Deze uitgangpunten kunnen ons inziens wel inzicht geven over de financiële situatie van een gemeente, maar wij wijzen u erop dat het ook van belang is om meer dynamisch naar de uitgangspunten te kijken. Om een goed oordeel te krijgen over de financiële situatie van uw gemeente is het ook van belang om ook naar toekomstige ontwikkelingen te kijken. Hierbij kan gedacht worden PwC
aan de totstandkoming van de meerjarenbegroting en de uitgangspunten die hierbij gehanteerd worden. Dit is gezien de huidige ontwikkelingen die op de gemeente afkomen wel wenselijk. De invoering van de decentralisaties zal een grote impact kunnen hebben op uw financiële situatie. Terecht wijst het college in het jaarverslag op de beperkte financiële middelen voor de komende jaren.
Zoals vorig jaar al aangegeven geeft de VNG aan dat de schuldenlast meer zegt over de financiële positie van gemeenten dan de hoogte van het eigen vermogen. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door de debt-ratio en het herfinancieringsrisico. Onderstaand geven wij u inzicht in deze ratio’s voor gemeente Achtkarspelen per 31 december 2013 ten opzichte van de stand per 31 december 2012 en de normstelling die hiervoor als uitgangspunt gehanteerd wordt. Kengetal
Norm
31-12-2013
31-12-2012
Debt-ratio (=1solvabiliteitsratio)
< 80%
69%
68%
De debt-ratio geeft de verhouding van de schulden (exclusief voorzieningen) ten opzichte van het balanstotaal weer. Een debt-ratio boven de 80% geeft een signaal voor een slechte financiële situatie. De gemeente Achtkarspelen heeft op basis van bovenstaande debt-ratio een redelijke financiële positie, echter kent wel een aantal aandachtspunten als we kijken naar de toenemende nettoschuld (zie hierna). De gemeente is continu in beweging. Veranderingen in de maatschappij vragen om aanpassingen van de behoeften, ambities en doelstellingen van de gemeente. Zoals vorig jaar is aangegeven kan de mate waarin de gemeente hierop kan reageren uitgedrukt worden in de mutatie van onderstaande ratio’s.
Pagina 17 van 30
Norm
31-12-2013
31-12-2012
Netto-schuld als aandeel van de exploitatie
< 100%
66 %
55%
Nettoschuld per inwoner
€ 2.343
€ 1.994
€ 1.515
n.v.t.
Voldoende
Goed
Kengetal
Schuldevaluatie per inwoner
Het weerstandsvermogen laat zien in hoeverre de gemeente in staat is financiële tegenvallers op te vangen. In uw paragraaf weerstandsvermogen in de jaarrekening is dit nader uiteengezet en uitgesplitst in de weerstandscapaciteit en de risico’s waarvoor geen (dekkings)maatregelen zijn getroffen. In onderstaande tabel hebben wij hiervan een samenvatting opgenomen: (x € 1 mln.)
De nettoschuld als aandeel van de exploitatie geeft een indicatie van de druk van de rentelasten op de exploitatie en is te berekenen als de som van de kortlopende schulden, de langlopende schulden, de voorzieningen minus de financiële vaste activa en de liquide middelen, gedeeld door de totale inkomsten. Voor de normering geldt: hoe hoger het percentage, hoe groter het aandeel van de rentelasten in de totale exploitatie en daarmee hoe lager de flexibiliteit in het resterende budget. De grenzen liggen als volgt: > 130%: onvoldoende, tussen 130% en 100%: voldoende, < 100%: goed. Deze percentages zijn gebaseerd op een richtlijn van de VNG. Met een score van 66% bevindt de gemeente Achtkarspelen zich dus onder de 100% De indicator nettoschuld per inwoner wordt berekend door de hiervoor beschreven nettoschuld te delen door het aantal inwoners. Voor de normering is gekeken naar het gemiddelde in Nederland van € 2.343 (bron: VNG 2012). Een afwijking van 20% wordt als acceptabel bestempeld. Dat betekent dat de score als voldoende wordt gekwalificeerd als het bedrag ligt tussen € 1.886 en € 2.828. Bij een waarde lager dan € 1.886 is de score goed en bij een waarde hoger dan € 2.828 is de score onvoldoende. Bij deze indicator scoort gemeente Achtkarspelen voldoende echter de toenemende schuld per inwoner is naar onze mening wel een belangrijke indicatie voor de meer beperkte financiële positie van uw gemeente.
De gemeente is vooralsnog in staat om financiële tegenvallers en financiële risico’s op te vangen
2013
2012
F. Weerstandscapaciteit
7,7
6,8
G. Beleidsrisico’s en bedrijfsrisico’s
3,8
3,8
Overschot aan weerstandsvermogen (A-B)
3,9
3,0
Met betrekking tot de samenstelling van de weerstandscapaciteit merken wij op dat het college de algemene reserve en het begrotingssaldo aanmerkt als weerstandscapaciteit. Op basis van de jaarrekening bedraagt deze € 7,7 miljoen (exclusief te bestemmen resultaat). De bestemmingsreserves worden hiermee niet tot het weerstandsvermogen gerekend. Het college geeft in de begroting 2013 aan dat de benodigde buffer € 3,8 miljoen (2012: € 3,8 miljoen) bedraagt. Hiermee is naar verwachting de huidige weerstandscapaciteit naar de huidige inzichten voldoende om de risico’s op te vangen. Bestemmingsreserves worden gevormd voor specifieke incidentele bijdragen en hebben in beginsel een beperkte levensduur. Voor de bestemmingsreserves bestaan al concrete verplichtingen (hebben een concrete bestemming/afspraken met derden). Daardoor zijn ook deze niet vrij beschikbaar voor dekking van risico’s. Het college heeft in de paragraaf weerstandsvermogen de door haar geïdentificeerde beleids- en bedrijfsrisico’s beschreven.
Ondanks een stabiele financiële positie staat de gemeente bloot aan externe factoren zoals rijksbezuinigingen, ontwikkeling decentralisaties en claims. Een belangrijke graadmeter voor de financiële positie is het weerstandsvermogen.
PwC
Pagina 18 van 30
3.
Uw interne beheersing is van een voldoende niveau
Tijdens onze interim-controle hebben wij de interne beheersing van gemeente Achtkarspelen beoordeeld. Dit deel geeft u inzicht in de belangrijkste bevindingen.
PwC
Pagina 19 van 30
3.1.
Belangrijkste opmerkingen rondom de interne beheersing
Onze bevindingen over uw interne controleomgeving hebben we weergegeven in onze rapportage interim-bevindingen controle 2013 d.d. 16 januari 2014. Onze conclusie is dat het huidige niveau van de interne beheersing voldoende is. Onderstaand geven wij u inzicht in de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de interne beheersing binnen gemeente Achtkarspelen. #
Gerapporteerde bevinding in ons tussentijds rapport van bevindingen 2013
1
Verdere ontwikkelingen rondom interne controle
Situatie 2013
Constatering/Impact op onze controleaanpak
In 2013 heeft de gemeente haar interne beheersing ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid verder verbeterd. Wel zijn wij van mening dat een tijdige uitvoering van de interne controles verbetering behoeft. Wij hebben het college geadviseerd om de controlewerkzaamheden omtrent getrouwheid en rechtmatigheid periodiek en verspreid over het jaar uit te voeren en de voortgang daarvan te bewaren. De verantwoordelijkheid van de controles op rechtmatigheid en getrouwheid is bij uw gemeente decentraal belegd. Ook de interne controles zijn ondergebracht op de diverse afdelingen. De volgende aandachtspunten zijn hierbij naar onze mening van belang: - Centrale registratie en begeleiding van de rechtmatigheidscontroles. - Opstellen van een totaal rapportage omtrent de rechtmatigheidsbevindingen. - Bewaking van uniformiteit en kwaliteit van de interne controlewerkzaamheden. Wij adviseren het college opvolging te geven aan deze aandachtspunten.
2
Naleving van Europese aanbestedingsregels
Wij hebben geconstateerd dat in uw inkoopproces geen (formele) borging is voor het volgen van het juiste aanbestedingstraject (conform de situatie bij veel andere gemeenten). Deze formele borging wordt namelijk niet afgedwongen door uw geautomatiseerde omgeving. (zoals bijvoorbeeld door middel van autorisaties). Verder hebben wij uw aandacht gevestigd op de toenemende complexiteit van de regelgeving. Ten tijde van de controle hebben wij gesproken met uw nieuwe inkoopadviseur. We hebben geconstateerd dat er opvolging wordt gegeven aan bovenstaande aanbevelingen. Zo is begonnen met het verplicht toepassen van een
PwC
Pagina 20 van 30
startformulier welke aansluit op het inkoop- en aanbestedingsbeleid voor nieuwe aanbestedingen. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat uw inkoopadviseur zich bewust is van de complexiteit van de wetgeving en hier adequaat op heeft gereageerd. 3
Onderbouwing van onderhoudsvoorzieningen
In 2013 is de gemeente gestart met het actualiseren van de onderhoudsplannen voor schoolgebouwen en sportaccommodaties. Ten tijde van de eindejaarscontrole hebben we echter vastgesteld dat niet altijd voldoende onderbouwde en actuele onderhoudsplannen aanwezig zijn. Wij vragen hiervoor uw aandacht. Voor nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk 2.4
4
Aandacht voor onkostendeclaraties
In 2012 hebben we het college geadviseerd nader aandacht te besteden aan het proces rondom onkostendeclaraties. Onkostendeclaraties werden zowel via de salarisadministratie als het inkoopproces verwerkt. Wij hebben het college geadviseerd de onkostendeclaraties, gezien de mogelijk fiscale aspecten, enkel via de salarisadministratie te verwerken. In 2013 hebben we geconstateerd dat alle onkostendeclaraties voortaan worden verwerkt via de salarisadministratie. Intern is de rechtmatigheid van de onkostendeclaraties onderzocht. Hieruit blijken geen tekortkomingen. De bevinding uit 2012 is hiermee afgewerkt.
5
Opvolging nieuwe aanbestedingswet
We hebben het college in ons tussentijds rapport geattendeerd op de nieuwe aanbestedingswet. Deze gaat onder andere meer in op transparantie en proportionaliteit. We hebben vastgesteld dat het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid (met ingangsdatum van 1 april 2013) adequaat is opgevolgd.
= Nieuwe tekortkoming in interne beheersing = Voortgang geboekt sinds 2012 = Geen voortgang sinds 2012 = Tekortkoming verholpen
PwC
Pagina 21 van 30
3.2.
Er zijn geen relevante tekortkomingen ten aanzien van uw IT-omgeving; wel enkele aanbevelingen
Vanuit wet- en regelgeving is het vereist dat wij een reflectie geven op de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Uit onze controle blijkt dat er op dit gebied geen zaken zijn die aan u dienen te worden gemeld. Zoals gerapporteerd in onze tussentijdse rapportage zien wij wel enkele aandachtspunten op het gebied van wijzigingenbeheer, continuïteitsmaatregelen en periodieke controle op toegekende autorisaties. Hierin hebben wij vermeld dat opvolging van de genoemde aspecten leidt tot een verder formalisering en professionalisering van de IT omgeving.
3.3
Dekking en reikwijdte van de accountantscontrole is voldoende
De dekking en de reikwijdte van de controle Wij voeren de jaarrekeningcontrole uit om een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel te vormen, zoals bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet. Het is niet de doelstelling van de jaarrekeningcontrole om zekerheid te verschaffen over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle van de jaarrekening bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyse, cijferbeoordelingen, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevens gerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van dit oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Tijdens onze controlewerkzaamheden maken wij gebruik van de rapporteringsen goedkeuringstoleranties zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (‘BADO’), tenzij de raad in een controleprotocol ten behoeve van de accountant andere controle- en rapporteringstoleranties vaststelt. Dit houdt in dat wij een goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven als de geconstateerde fouten minder zijn dan 1% (€ 745.000) en de
PwC
onzekerheden minder zijn dan 3% (€ 2.235.000) van de totale werkelijke lasten en toevoegingen aan de reserves in de jaarrekening.
3.4
Fraude, fouten en niet-naleving van weten regelgeving
Fraude, fouten en niet-naleving van wet- en regelgeving De verantwoordelijkheid voor de jaarrekening berust bij het college van burgemeester en wethouders.Uit dien hoofde zijn zij verantwoordelijk voor het beschermen van het vermogen van gemeente Achtkarspelen het voeren van een afdoende financiële administratie en het in stand houden van een geschikt systeem van intern beheersing (waaronder procedures voor het waarborgen van de betrouwbaarheid en continuïteit van geautomatiseerde systemen en het voorkomen en opsporen van fraude, overige onregelmatigheden en fouten en niet-naleving van wet- of regelgeving). Wij hebben onze controle zodanig ingericht dat wij er redelijk, maar niet absoluut, zeker van kunnen zijn dat materiële afwijkingen in de jaarrekening (waaronder materiële afwijkingen als gevolg van fouten of fraude) aan het licht zullen komen. Onze controle bestond niet uit een uitvoerige controle van transacties zoals noodzakelijk zou zijn om fouten of fraude die niet hebben geleid tot materiële afwijkingen in de jaarrekening te kunnen opsporen. Het dient te worden onderkend dat het controleproces inherente beperkingen kent. Als gevolg van de aard van fraude, met name wanneer daarbij sprake is van verhulling door samenzwering en vervalsing van documenten, is het mogelijk dat bij een controle die is opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden materiële fraude niet wordt ontdekt. Hoewel doeltreffende interne beheersingsmaatregelen het risico dat fouten en fraude zich voordoen of onontdekt blijven, doen afnemen, wordt dit risico hiermee niet weggenomen. Wij kunnen daarom niet garanderen dat eventuele fouten of gevallen van fraude ontdekt worden. Gegeven de inherente beperkingen van het controleproces en het interne beheersingssysteem kan en mag er niet op vertrouwd worden dat ons onderzoek alle fouten of gevallen van fraude aan het licht zal brengen. Pagina 22 van 30
3.5
Onze onafhankelijkheid
Wij zijn het hele jaar onafhankelijk geweest We hebben onze naleving van de externe standaarden, de wereldwijde onafhankelijkheidsstandaarden van PwC voor onze totale dienstverlening in 2013 bewaakt en bevestigen dat we aan deze onafhankelijkheidsverplichtingen hebben voldaan.
PwC
Pagina 23 van 30
4.
2014 en verder
In dit deel gaan wij in op een aantal ontwikkelingen op het gebied van regelgeving en financiële verslaggeving die in 2014 en latere jaren gevolgen zullen hebben voor gemeente Achtkarspelen.
PwC
Pagina 24 van 30
4.1.
Relevante ontwikkelingen in het BBV
U hebt de wijzigingen in het BBV nog niet betrokken in uw begroting 2014; deze hebben tevens effect op uw jaarrekening 2014 Met ingang van 1 juli 2013 zijn de wijzigingen in het Besluit begroting en verantwoording van kracht geworden. Hoewel deze wijzigingen nog niet van toepassing zijn op de jaarrekening 2013 dienen deze wel verwerkt te worden in de begroting 2014. De wijzigingen betreffen voornamelijk tekstuele wijzigingen, maar er zijn ook enkele inhoudelijke wijzigingen die nadrukkelijk uw aandacht vragen. Wij brengen deze onderstaand onder uw aandacht.
BBV vraagt nadrukkelijker aandacht voor risicobeheersing Het BBV kent een toegenomen aandacht voor risicobeheersing en de wijze waarop hier inzicht in wordt gegeven. Dit inzicht kan worden vergroot door in de paragraaf weerstandsvermogen inhoudelijker in te gaan op mogelijke ontwikkelingen (scenario’s) en welke (beleidsmatige) opties er zijn om de financiële consequenties zo goed mogelijk te beheersen. De kwaliteit van het risicomanagement binnen uw gemeente kan worden verstrekt door verdere verfijning van de methode voor het inschatten van risico’s, zowel in geld als in kans dat deze risico’s zich voordoen. In 2013 heeft u hiervoor de eerste stappen gezet.
Het belang van de paragraaf verbonden partijen neemt toe
toe. Het is daarom noodzakelijk dat in de paragraaf verbonden partijen de meest actuele (financiële) informatie van deze partijen is opgenomen.
Uitbreiding van verplichte toelichtingen Naar aanleiding van de vastgestelde wijzigingen in het BBV dient onder andere de volgende informatie te worden opgenomen: Per programma een overzicht van geraamde incidentele baten en lasten en de (beoogde) structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. De informatie zoals genoemd in de WNT. Het opnemen van een extra categorie onder de materiële vaste activa, zijnde: ‘investeringen met een economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven’. Het opnemen van een extra categorie onder de voorzieningen, zijnde: ‘de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven’.
Wet Hof en de Wet verplicht schatkistbankieren zijn van kracht In december 2013 heeft de Eerste Kamer ingestemd met de Wet houdbare overheidsfinanciën (Wet Hof) en de Wet verplicht schatkistbankieren. Deze wetswijzigingen zijn van invloed op uw toekomstige beleid en de wijze van uitzetten van overtollige middelen. Het BBV is met ingang van december 2013 op deze aspecten aangepast en geeft aan dat met ingang van de jaarrekening 2014 enkele verplichte balansposten in de jaarrekening opgenomen dienen te worden.
Vanwege het verwachte schrappen van de verplichte goedkeuring door de minister van BZK voor het deelnemen in privaatrechtelijke rechtsvormen neemt het belang van het geboden inzicht in de paragraaf verbonden partijen
PwC
Pagina 25 van 30
4.2.
Wet Markt en Overheid vanaf juli 2014 van kracht
Op 1 juli 2012 is de Wet Markt en Overheid (WMenO), een wijziging van de Mededingingswet, in werking getreden. Overheidsorganisaties die nieuwe economische activiteiten verrichten, moeten sindsdien voldoen aan de gedragsregels uit die wet. Voor bestaande activiteiten geldt een overgangsperiode van twee jaar. Dit betekent dat uw organisatie vanaf 1 juli 2014 aan deze wet moet voldoen.
De WMenO richt zich op overheidsorganen die economische activiteiten verrichten De WMenO geldt voor alle overheidsorganen die een economische activiteit verrichten en dat is eerder het geval dan over het algemeen wordt gedacht. Het belangrijkste kenmerk van een economische activiteit is namelijk het bestaan van concurrentie. Als dezelfde activiteit dus ook door de markt wordt aangeboden, is er al sprake van een economische activiteit in de zin van de WMenO en zijn de gedragsregels die de WMenO voorschrijft (mogelijk) van toepassing. Verder betekent dit dat een dienst van algemeen (economisch) belang een economische activiteit wordt, als daar een markt voor ontstaat. Daardoor wordt de WMenO en zijn gedragsregels mogelijk alsnog van toepassing.
De gedragsregels van de WMenO De WMenO streeft niet naar het ontmoedigen van economische activiteiten door overheden. De wet wil voorkomen dat overheden de markt verstoren. Daarom zijn vier gedragsregels opgesteld die overheden – afhankelijk van de activiteit – in acht moeten nemen. Dit betreffen de volgende gedragsregels: 1) Functiescheiding: Er moet een functiescheiding (organisatieonderdelen en personen) zijn tussen economische en publieke activiteiten.
PwC
2) Gegevensgebruik: Gegevens uit publiekrechtelijke bevoegdheden mogen niet voor economische activiteiten gebruikt worden, mits marktpartijen er ook over beschikken. 3) Integrale kostprijsberekening: Overheidsorganisaties moeten de integrale kostprijs die op de markt gebruikelijk is, in hun tarief doorberekenen (marktconform tarief). 4) Bevoordelingsverbod: Een overheidsorgaan mag zijn overheidsbedrijf geen voordelen verschaffen die andere marktpartijen niet ook krijgen. Die gedragsregels zorgen ervoor dat overheden zich daadwerkelijk als een bedrijf gedragen en andere bedrijven niet benadelen door gebruik te maken van hun positie als overheid.
Overtreding van de gedragsregels heeft gevolgen Vanaf 1 juli 2014 moeten al uw bestaande economische activiteiten – voor zover van toepassing – voldoen aan de gedragsregels. Belangrijk is dat de raad hierover voor 1 juli as. een besluit neemt. De WMenO negeren, brengt financiële risico’s met zich mee. Hoewel de Autoriteit Consumenten en Markt (ACM) geen boete kan opleggen, wordt de (potentiële) overtreding wel formeel vastgesteld en een last onder dwangsom opgelegd. Private ondernemingen kunnen het besluit van de autoriteit vervolgens gebruiken om de betrokken overheidsorganisatie aansprakelijk te stellen voor geleden schade, bijvoorbeeld vanwege omzetderving. Wij adviseren u in beeld te brengen welke gevolgen de WMenO voor uw gemeente heeft.
Pagina 26 van 30
4.3.
Gemeente Achtkarspelen krijgt in 2016 te maken met nieuwe regelgeving met forse impact op vennootschapsbelastingplicht
De Europese Commissie heeft op 2 mei 2013 geoordeeld dat Nederland passende maatregelen moet treffen om de bestaande niet-onderworpenheid aan vennootschapsbelasting (Vpb) van overheidsbedrijven af te schaffen in verband met staatssteunaspecten. Overheidsbedrijven die economische activiteiten ontplooien dienen op dezelfde wijze als private partijen aan vennootschapsbelasting te worden onderworpen. Mede door deze toenemende druk vanuit de Europese Commissie, wordt binnen het ministerie van Financiën momenteel gewerkt aan een nieuwe wetswijziging van de Vpb-plicht voor overheidslichamen. Zowel vanuit de systematiek van de Wet Vpb als vanuit de gedachte om oneerlijke concurrentie te voorkomen (en zodoende een gelijk fiscaal speelveld te creëren), is eerder al een voorkeur uitgesproken voor de zogeheten ‘ondernemingsvariant’. Hierbij worden de overheidsactiviteiten die een ‘onderneming in fiscale zin’ vormen, in de belastingheffing betrokken. De staatssecretaris heeft aangegeven deze variant verder te willen verkennen. In essentie betekent dit dat overheden die activiteiten die een ‘onderneming in fiscale zin’ vormen, verplicht zouden moeten afzonderen naar een aparte entiteit waardoor deze activiteiten in de heffing worden betrokken. Dit brengt echter allerlei consequenties, afbakeningsproblemen en uitvoeringsperikelen met zich mee. Denk hierbij niet alleen aan de mogelijke openingsbalansperikelen en financiële en administratieve gevolgen, maar bijvoorbeeld ook aan de juridische haalbaarheid van een eventuele afzondering van specifieke activiteiten. De staatssecretaris heeft aangegeven dat het voorstel per 1 januari 2015 tot wet zal worden geheven. De nieuwe wetgeving zal vanaf 1 januari 2016 in werking gaan treden. De invoeringsdatum van 1 januari 2016 lijkt nog ver weg. Maar op dit moment kan nog geen concrete inschatting worden gemaakt van de mogelijke impact van de wijziging van de Vpb-plicht specifiek voor gemeente Achtkarspelen. Desondanks verdient het aanbeveling de ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend in de gaten te houden en hiervoor een werkgroep te formeren. Afhankelijk van de precieze situatie van gemeente Achtkarspelen is het niet ondenkbaar dat uw organisatie de tijd hard nodig heeft om op de Vpbplicht voor te sorteren c.q. haar positie te optimaliseren.
PwC
Pagina 27 van 30
B. B.1.
Bijlagen Single information Single audit (SiSa)
Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de bijlage inzake SiSa bij de jaarrekening 2013 van Achtkarspelen. Onze werkzaamheden varieerden van het beoordelen van de interne beheersing tot het uitvoeren van detailcontroles. In de bijlage bij de jaarrekening zijn twee typen indicatoren opgenomen: Indicatoren (bedragen en andere kwantitatieve gegevens, veelal prestatie-indicatoren), die van invloed zijn op de financiële vaststelling. Indicatoren, zonder invloed op de financiële vaststelling. Voor de eerste indicator geldt dat er een relatie is tussen de jaarrekening en de bijlage. Wij hebben op deze indicatoren een reguliere rechtmatigheidscontrole uitgevoerd en indien specifiek gevraagd, is de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld. De tweede indicator heeft normaliter geen directe relatie met de gemeentelijke jaarrekening. Deze indicatoren zijn noodzakelijk voor het departementale jaarverslag. Bij deze indicatoren hebben wij alleen de deugdelijke totstandkoming van de indicator beoordeeld en dus niet de rechtmatigheid vastgesteld. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (‘BADO’) zwaardere rapporteringtoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening.
PwC
In dit rapport van bevindingen hebben wij per specifieke uitkering fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens, opgenomen voor zover deze niet door de gemeente zijn gecorrigeerd. De financiële grens is afhankelijk gesteld van de omvangsbasis van de regeling. De omvangsbasis wordt gebaseerd op de gevraagde indicator. Bij een gevraagde indicator van ‘bestedingen gedurende het jaar’ wordt de omvangsbasis bijvoorbeeld gevormd door de bestedingen in de regeling. De financiële grens is per specifieke uitkering: € 12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000; 10% indien de omvangsbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000; € 125.000 indien de omvangsbasis groter is dan € 1.000.000. De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het rapporteren van de waargenomen fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole. Op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole uitgegeven door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties rapporteren wij door middel van onderstaande voorgeschreven tabel de geconstateerde fouten of onzekerheden per regeling.
Pagina 28 van 30
Nr
Naam specifieke uitkering
D9
Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2014 (OAB)
E3
Subsidieregeling sanering verkeerslawaai (inclusief bestrijding spoorweglawaai)
E26
Spoorse Doorsnijdingen, tranche 1
E27B
Brede doeluitkering verkeer en vervoer SiSa tussen medeoverheden
G1
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) Gemeentedeel 2013
G1A
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) Totaal 2011 (Gemeenten inclusief deel gemeenschappelijke regelingen)
G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 WWB
G3
Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)
G5
Wet Participatiebudget (WPB)
PwC
Totale fout of onzekerheid per specifieke uitkering Geen
Totale omvang van de fout of de onzekerheid (in Euro’s) 0
Toelichting fout/onzekerheid n.v.t.
Geen
0
n.v.t.
Geen
0
n.v.t.
Geen
0
n.v.t.
Geen
0
n.v.t.
Geen
0
n.v.t.
Geen
0
n.v.t.
Geen
0
n.v.t.
Geen
0
n.v.t.
Pagina 29 van 30
B.2. Nieuwe Nederlandse regelgeving inzake onafhankelijkheid accountants De nieuwe Nederlandse onafhankelijkheidsregelgeving is duidelijker én stelt meer grenzen Per 1 januari 2014 geldt de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). De ViO bevat helderder omschreven regels, die op onderdelen verder gaan dan tot voorheen, en helpt de accountant zijn assurance-werkzaamheden objectief uit te voeren. Voor u als PwC assurance-klant, zal de ViO impact hebben op verschillende aspecten van onze relatie waaronder een beperking voor wat betreft de duur van de betrokkenheid van onze teamleden, sponsoring en het onderling uitwisselen van geschenken of persoonlijke uitingen van gastvrijheid.
De rotatievereisten voor langdurige betrokkenheid door senior assurance teamleden bij assurance-klanten zijn uitgebreid Het beleid van PwC ten gevolge van de ViO heeft als principe dat de senior teamleden van het assurance-team moeten roteren als zij voor een periode van (maximaal) zeven jaar betrokken zijn geweest bij dezelfde assurance-klant. Is een senior lid wel (meer dan) zeven achtereenvolgende jaren bij dezelfde klant
PwC
betrokken, maar minder dan zeven jaar in een senior rol, dan documenteert de eindverantwoordelijke accountant in het controledossier waarom hij/zij vaststelt dat het voortzetten van de betrokkenheid geen significante impact heeft op de onafhankelijkheid en objectiviteit van de accountant. Om situaties te voorkomen waarbij op een en hetzelfde moment meer dan één senior teamlid moet roteren, en als gevolg daarvan de vereiste kwaliteit van assuranceopdracht(en) in gevaar zou kunnen komen, is er een beperkte overgangsclausule in de ViO opgenomen.
Een verbod om assurance-klanten te sponsoren en een verplichting om gastvrijheid / klantrelatie-activiteiten te melden en te bespreken Verder bevat de ViO een verbod voor accountants om assurance-klanten (zichtbaar) te sponsoren of zich op andere wijze met die klant te associëren. Ook gelden er strikte beperkingen inzake het geven en ontvangen van geschenken en relatiemanagementactiviteiten met assurance-klanten, waarbij de waarde meer dan €100 per persoon bedraagt. Dergelijke ‘klantentertainment’ boven €100 zal moeten worden besproken met de auditcommissie of het toezichthoudend orgaan van de assurance-klant.
Pagina 30 van 30
