Deloitte. Accountantsverslag Gemeente Lelystad

l3juni 2014

Gemeente Lelystad

Accountantsverslag 2013

Deloitte.

--

13 juni 2014

Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9980 www.deloitte.nl

Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014’ gedeponeerd bl de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing.

c.c.: college van burgemeester en wethouders

.L. Wisse RA

Deloitte Accountants B.V.

Hoogachtend,

Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Member of

31 13608590/21358/MB/140872

Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college.

De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij hebben de jaarrekening 2013 gecontroleerd. De controleverkiaring zenden wij u separaat toe.

Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2013. Daarin zijn onze belangrijkste controlebevindingen samengevat. Daarnaast treft u een analyse aan van de ontwikkelingen in uw vermogen en resultaat.

Geachte leden van de gemeenteraad,

Datum

Onderwerp

Accountantsverslag 2013 gemeente Lelystad

Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Lelystad Postbus 91 8200 AB LELYSTAD

Deloitte Accountants B.V. Orteliuslaan 982 3528 BD Utrecht Postbus 3180 3502 GD Utrecht Nederland

ccountantSVeIIag 2013 Gemeente Lelystad

Inhoudsopgave

Bijiage Al: Niet-gecorrigeerde fouten Bijiage A2: Afwijkingen in de toelichting Bijiage A3: Rechtmatigheid Bij.lage B: Onafhankelijkheid Bijiage C: Reikwijdte van de controle 2013 Bijiage D: Disclaimer en beperking in gebruik

Managementsamenvatting Bevindingen Interne beheersing Analyse resultaat en vermogen Overige onderwerpen Bijiagen 32 34 35 36 37 38

5 10 19 22 26 31

Accountantsverslag 2013 Gemeente Lelystad

Managementsarnenvatting


1% van hettotaal van de lasten inclusief dotaties reserves 3% van het totaal van de lasten inclusief dotaties reserves

Fouten

Onzekerheden

3113608590/21 358/M 8/1 40872 6

€ 7.200.000

€ 2.400.000

de controle uitgevoerd met inachtneming

Bijiage Al tot en met bijiage A3 —

Wij hebben conform de door u vastgestelde controleverordening van de volgende toleranties:

Geldentificeerde fouten en onzekerheden —

Bijiage Al tot en met bijiage A3

Bijiage C

De uitgevoerde werkzaamheden hebben geresulteerd in een controleverkiaring met beperking voor zowel de getrouwheid als de financiele rechtmatigheid. Een nadere toelichting op ons oordeei geven wij in de navolgende paragrafen.

Een samenvatting van de reikwijdte van de controle voor 2013 is opgenomen in bijiage C.

Tijdens de uitvoering van de controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2013 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

uw Verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Lelystad (controleverordening op grond van artikel 213 van de gemeentewet).

het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

Daarnaast zijn bepalend voor onze controle:

Met de opdrachtbevestiging van l6juli 2013 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2013. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in de opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle.

Controleverkiari ng met beperking

Reikwijdte van de controle

Managementsamenvatting


Bevindingen controle jaarrekening 2013

-

-

Pagina 10 tot enmet pagina 18

3113608590/21 358/M B/I 40872 7

De gemeente Lelystad kent een actief grondbeleid. Vanwege de gevolgen van de economische crisis op de vastgoedmarkt staat de waarde van deze portefeuille onder druk. Voor een accurate waardering van de expoitaties is grondige actuele informatie, gebaseerd op marktonderzoeken nodig, evenals een (reguliere) periodieke herijking van de strategische visie van de gemeenteraad. n uw planning & control cyclus zijn deze onderzoeken en de daaruit voortvloeiende besluitvorming van de raad gekoppeld aan de raadsbehandeling_van_de_Meerjarenprognose_Grondbebedrijf_(MPG).

.

.

aan in bijiage Al.

Dejaarverslaggeving voldoetaan de verslaggevingsvoorschriften (Bbv).

.

U

.

.

Belangrijkste bevindingen ten aanzien van dejaarrekening 2013:

Het (verplichte) overzicht van de niet-gecorrigeerde fouten en onzekerheden treft

Wij benadrukken dat het hier gaat om een onzekerheid en niet een fout.

Op basis van onze controle van de jaarrekening 2013 identificeren wij een onzekerheid in de waardering van de grondexploitaties. Op basis van de door u vastgestelde toleranties Ieidt dit tot een verkiaring met beperking.

Onzekerheden groter dan 3% en kleiner dan 10% leiden tot een zogenoemd oordeel met beperking. Onzekerheden groter dan 10% leiden tot een oordeelonthouding.

Fouten groter dan 1% en kleiner dan 3% leiden tot een oordeel met beperking. Fouten groter dan 3% leiden tot een afkeurende verkiaring.

Een fout is een feitelijke onjuistheid in de jaarrekening. Een onzekerheicl is een post waarvoor de accountant niet over voldoende controle-informatie beschikt om tot een oordeel te kunnen komen. Omdat een onzekerheid niet een fout betreft, hanteert het BADO hiervoor hogere toleranties dan voor een fout.

Type controlebevindingen en verklarmgen

De rapportagetoleranties voor zowel fouten als onzekerheden zijn conform uw controleverordening € 100.000.



Analyse vermogen en resultaat

-

Pagina 22 tot en met pagina 26

3113608590/21 358/MB/i 40872 8

In absolute zin is het totale eigen vermogen, dat betekent het saldo van álle reserves inclusief het rekeningresultaat 2013, met afgerond € 5,0 miljoen gedaald naar€ 81,3 miljoen.

Het resultaat vóór bestemming over 2013 komt uit op een nadelig resultaat van € 5,0 miljoen (begroot na wijziging 2013: nadelig € 4,7 miljoen) en na bestemming is het rekeningresultaat 2013€ 4,6 miljoen positief (begroot na wijziging 2013: € 5.000 positief).

en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt.

Wij hebben het door het college toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geevalueerd

De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van de gemeente zijn uiteengezet in de toelichting bij de jaarrekening 2013. In dejaarrekening 2013 hebben zich ten opzichte van 2012 geen wijzigingen van materieel belang voorgedaan in de toegepaste verslaggevingsgrondslagen, die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de baten en lasten en/of de financiële positie van de gemeente.

-

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiele positie en de baten en lasten van de gemeente. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken inherent onzeker zijn.

De bezoldigingen over 2013 van Lelystad zijn niet strijdig met de WNT en dejaarrekening 2013 van Lelystad voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

Geen sprake van begrotingsonrechtmatigheden op de lasten op programmaniveau.

Geen fouten en/of onzekerheden vanuit onze controle van de verantwoorde informatie in de SiSa-bijlage.

U bent voornemend conform de reguliere planning- en controlcyclus het MPG in het najaar van 2014 te behandelen. Het college heeft conform de reguliere planning- en controlcyclus al opdracht gegeven voor de onderzoeken in het kader van het MPG. De onderzoeken die behoren bij deze behandeling zijn echter bij het afgeven van onze verklaring nog niet beschikbaar c.q. nog niet afgerond. Cm deze reden hebben wij (nog) geen voldoende controle-informatie om tot een oordeel over de grondexploitatie te komen. Dit leidt tot een onzekerheid in de controle en daarmee een verklaring met beperking bij de jaarrekening 2013. De beperking heeft uitsluitend betrekking op de waardering van de grondexploitatie. Het vastgoed is gewaardeerd conform de nieuwe Notitie Waardering Vastgoed van de Commissie Bbv.


Accountantsver&ag 2013 Gemeente Lelystad

Overige onderwerpen

Onafhankelijkheid

.

Interne beheersing

Pagina 23 tot en met pagina 26

Bijlage B

Pagina 19 tot en met 21

3113608590/21 358/M B/i 40872 9

In het hoofdstuk overige onderwerpen gaan wij onder andere in op de bevestiging van het college van burgemeester en wethouders, fraude en frauderisicoanalyse, Cybersecurity en de per 1 januari 2014 van toepassing zijnde nieuwe onafhankelijkheidsvoorschriften voor de accountant (Vio).

Bijlage B bevat een nadere uiteenzetting van onze onafhankelijkheid.

Ons zijn geen relaties bekend tussen Deloitte Accountants B.V. en haar zuster- en/of dochterondernemingen of de member firms van Deloitte Touche Tohmatsu Limited en hun respectieve zuster- en/of dochterondernemingen en de gemeente, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.

Deloitte Accountants By, is onafhankelijk van de gemeente en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid.

Op basis van onze bevindingen vanuit de interim-controle 2013 stellen wij vast dat wij geen materiele onvolkomenheden hebben geconstateerd die van belang zijn in het kader van de controle van de jaarrekening 2013. Samenvattend is ons beeld dat uw gemeente invulling geeft aan de hoofdkaders van de interne beheersing en alert inspeelt op actuele ontwikkelingen. Uiteraard is op enkele onderdelen in de opzet en uitvoering nog een verdere kwaliteitsslag te maken, zoals het nog verder versterken van risicomanagement (dit is nader uitgewerkt bij de jaarrekeningcontrole 2013), het verder uitwerken van de interne beheersingsmaatregelen in uw applicatie Yellowtail, het verbeteren van de geautomatiseerde controlemaatregelen in onder andere het belastingpakket en de digitale workflow en het tijdig actualiseren van de meerjarige uitgangspunten voor de grondexploitaties.

Als onderdeel van dejaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2013 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de kwaliteit van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens.


Accountantsverslag 2013 Gemeente Letystad

Bevindingen


Grondexploitaties zijn een belangrijk aandachtspunt

,

Kwaliteit versiaggevi ng voldoet aan de voorschriften (Bbv)

-J

3113608590/21 358/MB/140872 11

Op basis van de gerealiseerde verkoopcijfers in voorgaande jaren heeft het college in de jaarrekening van 2013 een aanvullende voorziening van € 1,6 miljoen verwerkt. Deze aanvullende voorziening ziet op het verlagen van de verwachte uitgiften in 2014 en 2015 naar een niveau dat in overeenstemming is met de uitgifte van gronden in voorgaandejaren.

Aanvul!ende voorzieningen in 2013

Voor wat betreft de grondexploitaties brengen wij het volgende onder uw aandacht. De gemeente Lelystad kent een actief grondbeleid. Vanwege de gevolgen van de economische crisis op de vastgoedmarkt staat de waarde van deze portefeuille onder druk. Voor een accurate waardering van de exploitaties is grondig marktonderzoek nodig, evenals een periodieke herij king van de strategische visie van de gemeenteraad. n uw planning- en controlcyclus zijn deze onderzoeken en de daaruit voortvloeiende besluitvorming van de Raad gekoppeld aan de Raadsbehandeiing van de Meerjarenprognose Grondbedrijf (MPG). Het MPG wordt in het najaar van 2014 behandeId. Het college heeft conform de reguliere planning- en controlcyclus al opdracht gegeven voor de onderzoeken in het kader van het MPG. De onderzoeken die behoren bij deze behandeling zijn echter bij het afgeven van onze verkiaring nog niet beschikbaar c.q. nog niet afgerond. Cm deze reden hebben wij (flog) geen voldoende controle-informatie om tot een oordeel over de grondexploitatie te komen. Dit leidt tot een onzekerheid in de controle en daarmee een verklaring met beperking bij de jaarrekening 2013. De beperking heeft uitsluitend betrekking op de waardering van de grondexploitatie.

Oordeel met beperking over de waardering van de voorraden gronden

Bij onze controle hebben wj geen tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. De jaarstukken 2013 van uw gemeente maken een verzorgde indruk. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn goed met elkaar verenigbaar en de wettelijke verslagleggingsregels (Bbv) worden nageleefd.

De inhoud van het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) hebben wij “marginaal getoetst”. Deze toetsing blijft beperkt tot het signaleren van mogelijke tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag en de jaarrekening. De accountantscontrole omvat daarom geen oordeel over de inhoudelljke juistheid en volledigheid van de informatieverstrekking opgenomen in de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen.

In het jaarverslag (programmaverantwoording) dient informatie opgenomen te worden over: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen, bedrijfsvoering, etcetera) hetjaarverslag. Beide onderdelen vallen niet (expliciet) onderde controle van dejaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening (programmarekening met toehchting en de balans met toelichting).

Dejaarrekening 2013 (balans, programmarekening met toehchtingen en SiSa-bfjlage).

Hetjaarverslag 2013 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen).

Dejaarstukken 2013 bestaan ult:


Verbonden partijen

Europese aanbestedingen

-

-

3113608590/21 358!MB/140872 12

2) De verantwoording die CPS heeft aangeleverd voldoet niet aan de eisen die de gemeente Lelystad hier aan stelt en verschafte ock in de eerste instantie niet de duidelijkheid die de gemeente hiervan verwachtte. De verklaring van de accountant van CPS is niet goedkeurend (het betreft een oordeel met beperking). De beperking ziet er op dat de accountant van CPS geen zekerheid heeft kunnen verkrijgen over de volledigheid van de opbrengsten vergunningen, abonnementen en ontheffinen (verantwoorde bate in 2013: € 10.333).

1) Vanwege de overgang naar CPS zijn niet alle geplande controles door de gemeente uitgevoerd, met name niet de totaal verbandscontroles. De wekelijkse controles op het afstorten van de gelden zijn wel regelmatig uitgevoerd. Er heeft een gefaseerde overgang naar CPS plaatsgevonden, om deze reden heeft de gemeente ook geen nul-meting’ uitgevoerd.

Over het eerste half jaar zijn de gebruikelijke controles op de parkeergelden door de gemeente zelf gepland. Over het tweede half jaar is een verantwoording van de accountant van CPS ontvangen. Wij merken hierbij het volgende op:

Coöperatie Parkeer Service (CPS)

Conform ons advies is de aansprakelijkheidsstelling voor HVC toegelicht onder de niet uit de balans blijkende verplichtingen.

HVC

In onze managementletter hebben wij aandacht gevraagd voor een aantal specifieke aspecten inzake de verantwoording van uw verbonden partijen. In ons accountantsverslag zetten wij uiteen op welke wijze uw gemeente invulling heeft gegeven aan deze adviezen en wat de gevolgen hiervan zijn geweest voor de controle.

Het college heeft voor deze situaties met terugwerkende kracht de gevolgde aanbestedingsprocedure alsnog geautoriseerd en daarmee is de onrechtmatigheid komen te vervallen.

Vanuit de interne controle op de (Europese) aanbestedingen is geconstateerd dat voor een aantal contracten is afgeweken van de interne aanbestedingsvoorschriften. Het betreft afwijkingen van de eigen regelgeving; er zijn geen afwijkingen van de Europese aanbestedingsregels geconstateerd.

Het college heeft ons gevraagd om vanuit onze natuurlijke adviesfunctie aan het komende MPG expliciet aandacht te geven. Uiteraard willen wij daar graag op gepaste wijze onze rol in nemen.

Uw planning- en controlcyclus voorziet in de behandeling van het MPG na de behandeling van de jaarrekening. De maatschappij vraagt steeds meer dat een jaarrekening van een gemeente naast een retrospectief beeld op het afgelopen jaar ook deels prospectieve informatie geeft. Een voorbeeld hiervan is de waardering van de grondexploitaties, waarbij de gemeente gevraagd wordt 00k de effecten van toekomstverwachtingen nadrukkelijk mee te wegen in de balanswaarde. Vanuit dit perspectief achten wij het raadzaam om de vaststelling van het MPG dichter op de toetsing van de waardering van de grondexploitaties in de jaarrekening te behandelen, zodat de geactualiseerde uitgangspunten en uitkomsten hiervan voor het grondbedrijf beschikbaar zijn bij de controle van de jaarrekening.

Timing planning- en controlcyclus


3113608590/21 358/M B/i 40872 13

Uw gemeente kent een diverse vastgoed portefeuiBe. Wij hebben voor een aantal relevante activa met het management van de gemeente averlegd aver de ntenties en besluiten random de explaitatie. De grootste activa in explaitatie zijn het Agora Theater en de parkeergarages. Voor het Agora Theater is sprake van maatschappelijk vastgoed; het theater kan niet zelfstandig kastendekkend opereren. Vaar de parkeergarages zou sprake kunnen zijn van bedrijfseconamisch vastgoed. De gemeenteraad heeft het uitgangspunt dat de tarieven vaor de garages in principe kostendekkend maeten zijn.

Voar bedrijfseconomisch vastgoed geldt, dat dit wordt aangehauden met de intentie am winst c.q. waardestijgingen te realiseren. Als dit niet het geval is, moet afwaardering van de balanswaarde warden overwogen.

De Commissie maakt een onderscheid tussen maatschappelijk en bedrijfsecanomisch vastgoed. Maatschappelijk vastgoed kenmerkt zich doordat bij negatieve exploitatie saldi feitelijk sprake is van het duurzaam verstrekken van subsidie. Als sprake is van een voornemen am het vastgaed duurzaam te explaiteren, kan hier nooit sprake zijn van een afwaardering van het vastgoed. Naar haar aard zal het vastgoed namelijk altijd door de gemeente warden gesubsidleerd, zodat het duurzaam geexploiteerd kan warden.

Wij hebben de waardering van uw vastgoed getoetst aan de nieuwe notitie Waardering Vastgoed van de Commissie Bbv. In deze notitie geeft de Commissie een nadere duiding voor de verantwoording van gemeentelijk vastgoed. De nieuwe notitie is opgesteld am duidelijkheid te geven over de wijze waarop gemeenten moeten omgaan met de verslaggevingsvoorschriften die steilen dat bij duurzame negatieve exploitatie van vastgoed, duurzame waardevermindering (afboeking) moet warden overwogen.

Wij adviseren u dit nauwlettend te blijven volgen.

OMALA heeft de voor de ontwikkehng van Garden City benodigde gronden aangekocht met de verstrekte leningen. De mate waarin de leningen kunnen worden terugbetaald is afhankelijk van de mate waarin deze gronden succesvol ontwikkeld kunnen worden.

De leningen aan OMALA zijn in 2013 toegenomen met € 400.000. Vooralsnog bestaat onduidelijkheid inzake de realisatie van het vliegveld en het omliggende gebied. Het ondernemersrisico voor de gemeente Lelystad inzake de ontwikkeling van de Iuchthaven bedraagt ultimo 2013€ 3,0 miljoen plus € 1,0 miljoen aandelenkapitaal in OMAGC C.V. en € 25.000 aandelenkapitaal in OMALA NV.

OMALA

Vanwege de relatief beperkte impact op de jaarrekening 2013 van de gemeente Lelystad hebben deze constateringen geen gevolgen gehad voor ons oordeel bij de jaarrekening. Vanuit het oogpunt van interne beheersing heeft het bestuur van de gemeente aangegeven dat zij de verantwoording van CPS onvoldoende vindt. Vanuit de gemeente zijn daarom vragen gesteld aan CPS om meer duidelijkheid te krijgen over de aard en aanleiding voor het oordeel met beperking. Wij onderschrijven deze aanpak. Wij adviseren u am voor het vogende verantwoordingsjaar scherpere afspraken te maken met CPS over de kwaliteit van de interne beheersing en de door hun accountant uit te voeren werkzaamheden. Wij geven u in overweging om een specifiek controIeprotoco op te steNen waarin aandacht wordt besteed aan de controle op zowel de interne beheersing als de financiële verantwoording.

-

3113608590/21 358/M B/I 40872 14

De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien zeven documenten aan het CBS te leveren.

S1Sa-bijiage


In het treasurystatuut is opgenomen dat de gemeenteraad het verstrekken van leningen aan derden moet autoriseren. Wij hebben geconstateerd dat dit in de praktijk door de burgemeester gebeurd. Wij hebben begrepen dat de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van leningen aan derden in de praktijk aan het college is gedelegeerd. Wij adviseren u cm het treasurystatuut hier zo spoedig mogelijk op aan te passen.

De raad heeft besloten om per 1 augustus 2014 het bevoegd gezag voor basisschool de Steiger over te dragen aan de Eduvier Onderwijs Groep. Conform het besluit van de raad zal deze overdracht met gesloten beurzen plaatsvinden. Dit betekent dat aan de Steiger bij overdracht geen zogenaamde ‘bruidsschat’ zal worden meegegeven. In de jaarrekening is toegelicht dat de liquide middelen van de Steiger ad € 1,3 miljoen niet ter vrije beschikking van de gemeente staan.

-

Wij hebben vastgesteld dat in 2013 de voorzieningen bepaald zijn in overeenstemming met de door de gemeenteraad vastgestelde onderhoudsplannen. In 2013 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de meerjarige onderhoudsplannen. In 2026 en 2033 ontstaan binnen de ICL-voorzieningen Bovengronds en Riolering tekorten (de onderhoudsiasten overschrijden de aanwezige voorziening). De gemeente steltjaarlijks op basis van de meerjarenonderhoudsplannen een jaarplan voor het onderhoud op. Binnen deze jaarplannen wordt zoveel mogelijk bezuinigd, zodat de beschikbare middelen voor toekomstig onderhoud maximaal zijn. Vanwege de lange termijn waarop de tekorten ontstaan, is op dit moment geen aanvullende dotatie nodig, omdat nog onvoldoende duidelijk is of de tekorten op lange termijn ook zullen blijven bestaan. Op de middellange termijn zal duidelijk worden of de tekorten inderdaad niet meer ingelopen’ kunnen worden. Indien hierover voldoende duidelijkheid bestaat, zal de gemeente dan mogelijk aanvullend moeten doteren.

De gemeente Lelystad heeft onderhoudsvoorzieningen getroffen voor het groot onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen en voorzieningen. Omdat de gemeente grotendeels in de jaren ‘80 heeft geInvesteerd, wordt het meeste groot onderhoud verwacht na een periode van circa 40-50 jaar, wat betekent dat vanaf circa 2025 sprake zal zijn van een risico op een aanzienhijke piek in het onderhoud. De voorziening is gebaseerd op onderhoudsplannen en berekeningsmodeilen. De gemeente ontvangt van de provincie aanvullende middelen om bij te dragen aan de noodzakelijke dotaties aan deze voorzieningen.

Treasurystatu Ut

4

Overdracht de Steiger

ICL voorzieningen

Op basis van de huidige beleidsuitgangspunten zijn de garages primair bestemd om te voorzien in de maatschappelijke parkeerbehoeftes van de gemeente. Op basis van deze overwegingen is sprake van maatschappelijk vastgoed.

ErziJngeenintentIesornwinst te realiseren via de exploitatie van de parkeergarages, noch zijn er intenties om de garages met winst aan een derde partij te verkopen.


Spoorse doorsnijdingen Brede doeluitkering verkeer en vervoer

E26

E27B

NVT

NVT

Tijdelijke regeling stedelijke synergieprojecten Kaderrichtlijn Water Wet sociale werkvoorziening tsw) gemeente 2013 Wet sociale werkvoorziening (Wsw) totaal 2012 Gebundelde uitkering o.gv. art. 69 WWB gemeente 2013

Gl

G1A

G2

NVr

NVT

NVT

NVT

NVT

NVT

Foutof onzeketheid

E29

SISa tussen mede-overheden

Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit (NSL)

El 1 B

2014 (0A8)

Onderwijsachterstandenbeleid 2011

D9 —

Regionale meld- en coOrdinatiecentra voortijdig schoolverlaten

S

Dl

Specifiekeuitkering

€0

€ 0

€ 0

€ 0

€0

€ 0

€ 0

€ 0

€0

-

-

-

Toelichting

3113608590/21358/MB/i 40872 15

Financiële omvang

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2013 oncler SiSa vallen. Per regeling wordt in een tabel aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Onderstaand treft u deze tabel aan. Bij de controle hebben wij geen financiele fouten of onzekerheden geconstateerd.

De SISa-bijlage die opgenomen is in de jaarrekening is opgesteld door uw gemeente. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de door u opgemaakte SiSa-bijiage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2013. Hierbij stellen wij de juistheid van de gegevens in de SiSa-bijlage vast. Wij willen benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de SiSa-bijiage. Inciien een ‘0’ is ingevuld zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U heeft dit aan ons bevestigd.


Geen begrotings onrechtmatigheden

I

-I

€ 0

€ 0

NVT

NVT

Wet Participatiebudget (WPB)

Totaal

3113608590/21 358/MB/i 40872 16

De kostenoverschrijdingen moeten goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In hoofdstuk 4.3.3 (toelichting op de jaarstukken 2013) is een analyse van begrotingsafwijkingen opgenomen. Hiermee legt uw gemeente op een adequate wijze verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2013. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. Extra lasten die worden gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden terwiji deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de raad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig.

Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2013 van de Commissie BBV. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in aWe gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de raad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverkiaring kan worden afgegeven.

De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt met de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangnjke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de raad.

wij de begrotingsrechtmatigheid

Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2013, toetsen

€0

G5

NVT

Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)

€ 0

G3

NVT

Gebundelde uitkering ogv. art. 69 WWB totaal 2012

G2A


Normering topinkomens (WNT) voldoet aan de gestelde normen en elsen

Past binnen het bestaande beleid en wordt veroorzaakt door de dotatie aan de voorziening ‘Verliesgevende grondexploitaties’, welke is vereist op grond van het Bbv.

P4 — Sterke stad (totaal € 3,4 miljoen)

V

V

-

op welke organisaties de WNT van toepassing is;

wat onder een topfunctionaris wordt verstaan;

•

•

In de WNT is geregeld:

3113608590/21 358/MB/140872 17

De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen.

Inleiding WNT

-

Wij verwijzen voor een inhoudelijke analyse van deze overschrijding naar de analyse begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen in hoofdstukken 1.4, 2.2 en 2.4 (Resultaat Grondbedrijf en Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting). De geconstateerde kostenoverschrijding die als onrechtmatig worden aangemerkt hebben gezien de oorzaak geen gevolgen voor de strekking van de controleverklaring.

Past binnen het bestaande beleid en wordt veroorzaakt door de besteding van een aanvullende Rijksuitkering voor Bijstandsuitkeringen

P2— Op weg met talent (totaal € 3,7 miljoen)

In het kader van de begrotingsrechtmatigheid zijn de Iastenoverschrijdingen per programma van belang. Op twee programma’s zijn begrotingsoverschrIjdingen op de Iasten te constateren. De overschrijdingen (Op weg met talent en Sterke stad) zijn in te delen in de onderstaande categorieen zoals genoemd in de Kadernota.

In totaal heeft uw gemeente € 230,3 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover € 233,3 miljoen aan werkelijke lasten in 2013. Dit is in totaal een overschrijding van € 3 miljoen (circa 1,3 %). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 225,6 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 228,3 miljoen aan werkelijke baten in 2013. In totaal gaat het om een hogere realisatie aan baten van € 2,7 miljoen (12%).


3113608590/21 358/MB/I 40872 18

De gemeente maakt gebruik van het besluit van de minister van Binnenlandse Zaken d.d. 12 maart 2014 om voor het verslagjaar 2013 publicatie van interim niet topfunctionarissen die het grensbedrag overschrijden achterwege te laten. In hetzelfde besluit is aangegeven dat hierop geen accountantscontrole hoeft te worden uitgevoerd.

Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2013 van Lelystad niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2013 van Lelystad voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is Deloitte als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening.

De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de gemeente.

In de wet zijn overgangsbepalingen opgenomen betreffende bestaande beloningsafspraken.

Ook indien de functie van topfunctionaris anders dan in dienstverband wordt vervuld, is de WNT van toepassing. Dus ook indien sprake is van detachering, inhuur als zzp’er ed. De WNT is voorts van toepassing op een interim-topfunctionaris, die zijn interim functie binnen een periode van 18 maanden, zes maanden of meer vervult.

uniforme openbaarmakingsverplichtingen voor organisaties waarop de WNT van toepassing is.

een verbod op hoge beeindigingsvergoedingen aan topfunctionarissen. De maximale ontslagvergoeding is gelijk aan de som van de beloning en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn over de twaalf maanden voorafgaand aan de beeindiging van het dienstverband, maar niet meer dan € 75.000;

een verbod op non-activiteitsregelingen voor topfunctionarissen;

een verbod op bonussen of andere variabele beloningen aan topfunctionarissen;

de hoogte van bezoldigingsmaxima aan topfunctionarissen. De algemene maximale bezoldiging mag voor een topfunctionaris niet meer bedragen dan € 228.599 per jaar (2013);


Inteme beheersing


3113608590/21 358/MB/140872 20

het inbedden van risicomanagement in de planning- & controlcyclus en de bedrijfsvoering, waarbij risicomanagement breder wordt neergezet dan de operationele risico’s;

Vanuit onze werkzaamheden in het kader van de interim-controle hebben wij de waarneming dat het college op adequate wijze invulling geeft aan de interne beheersing en alert inspeelt op actuele ontwikkelingen. Op een aantal onderdelen in de opzet en uitvoering van deze interne beheersing is nog een kwaliteitsslag te maken, zoals:

Wij hebben de interim-controle 2013 voor de gemeente Lelystad uitgevoerd en afgerond. Deze interim-controle is vooral gericht op onderwerpen die van belang zijn voor een goede en betrouwbare jaarverslaggeving, mede rekening houdend met actuele ontwikkelingen. Het gaat hierbij om de interne beheersing en overige activiteiten die van belang zijn in het kader van onze opdracht tot de controle van de jaarrekening. Onze controle heeft mede als doel om uw gemeente, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, te ondersteunen bij de vergroting van de kwaliteit van de interne beheersing, waaronder de kwaliteit en betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening.

Wij hebben op 19 november 2013 een managementletter uitgebracht aan het college. In de onderstaande samenvatting zijn de belangrijkste bevindingen weergegeven:

Wij hebben afspraken gemaakt om voor de controle 2014 over en weer dit zodanig aandacht te geven dat u en wij in staat zijn de gewenste afwegingen tijdig te kunnen maken. Het college heeft ons als uw accountant gevraagd om kritisch mee te kijken met het nieuwe MPG, zodat vroegtijdig onze mening over de waarderingswijze van de grondexploitaties kan worden meegenomen bij uw afwegingen.

Wij zien ten aanzien van bijvoorbeeld de grondexploitatie echter ook dat in Lelystad de keuze van de beslismomenten invloed hebben op de interne beheersing. Het college wordt hierbij geconfronteerd met de keuze tussen de voorschriften van het Bbv (waardering tegen lagere marktwaarde) en de reeds gemaakte keuzes in het MPG. Wij hebben met het college diverse gesprekken gevoerd over de wijze waarop invulling aan beide standpunten moet worden gegeven. In onze bevindingen inzake het grondbedrijf hebben wij deze discussies nader toegelicht.

Binnen de gemeente Lelystad zien wij een aantal belangrijke gedragswijzen die wij met u willen delen. Belangrijk positief punt van de gemeente Lelystad is de serieuze en kwalitatief hoogstaande wijze waarop door de afdeling Control wordt omgegaan met zaken als interne controle en analyse van verbonden partijen.

-

Gemeenten zijn primair gericht op het vervullen van maatschappelijke taken en functies. Deze zijn onder meer gericht op het realiseren of in stand houden van voorzieningen, het realiseren of bereiken van bepaalde maatschappelijke effecten dan wel het uitvoeren van de wettelijke taken. Met bijvoorbeetd de begroting, de beleidsplannen en de subsidiebeschikkingen en afspraken wordt nader invulling gegeven aan de te bereiken prestaties en effecten. Het maken van afspraken is één, maar het monitoren en bijsturen op deze prestaties en effecten is hierbij een essentiële vervolgstap. Uw gemeente heeft hierin als regisseur tussen partijen en als belangrijke opdrachtgever zowel intern alsook naar externe partijen een belangrijke rol. Vanuit dit oogpunt is de betrouwbaarheid van financiêle informatie en verslaglegging van belang voor uw organisatie. De aanwezigheid van een adequaat intern beheersingssysteem is hiervoor de basis.

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zeif en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuTteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden blijkt, dat de inrichting van het belastingpakket Key2GH nog niet voldoende is om volledig te kunnen steunen op de geautomatiseerde beheersingsmaatregelen in het pakket. Daarnaast is van de digitale workflow op een aantal punten de audit trail nog onvoldoende zichtbaar. Wij hebben onze controlestrategie aangepast en hebben gebruik gemaakt van de brondocumenten en daarmee om deze geautomatiseerde maatregelen heen kunnen controleren, door aanvullende werkzaamheden buiten de systemen om te verrichten. Voor 2014 adviseren wij u het college passende maatregelen te taten nemen, met name de maatregelen in Key2GH.

3113608590/21 358/M B/I 40872 21


tijdig zorg te dragen voor gecontroleerde verantwoordingen in het geval van uitbestede gemeentelijke taken (parkeeropbrenqsten, WSW ed.).

tijdig inzicht te krijgen in de inrichting van de lT-beheersomgeving en geautomatiseerde controles in de voor de jaarrekening relevante applicaties;

Betrouwbaarheid en continulteit van de automatiserings omgeving

1

de uitvoering van de verbijzonderde interne controles tijdig af te ronden;

verbeteringen aan te brengen in de beschrijving van de opzet van de key controls in de bedrijfsprocessen en het ‘aanscherpen van de beschrijving van te verrichten verbijzonderde interne controles (testprocedures);

Daarnaast brengen wij onder uw aandacht om voor de jaarrekeningcontrole:

het inventariseren van de belangrijkste risico’s van bij verbonden partijen ‘op afstand’ gezette taken. In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij aandacht gevraagd voor het tijdig in beeld brengen van de mogelijke financiele gevolgen van actualisaties van de grondexploitaties voor de waardering van de grondposities. Cm dit proces zo efficient mogelijk te laten verlopen hebben wij tijdens onze interim-controle reeds de uitgangspunten onderzocht die aan de nog op te stellen actualisatie van de belangrijke complexen ten grondslag liggen. De uitkomsten van deze werkzaamheden liggen in deze managementletter vast.

het verfijnen van de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit;


Analyse resultaat en vermogen


Resultaat 2013 voor en na bestemming

3113608590/21 358/MB/140872 23

De exploitatie over 2013 laat een nadelig saldo vóOr resultaatbestemming van € 5 miljoen zien ten opzichte van een nadelig begroot saldo van € 4,7 miljoen. Dit is een nadeel ten opzichte van de begroting van afgerond € 400.000. Deze overschrijding op de begroting is vooral gerealiseerd op de programma’s 4 en 6. Voor een nader gedetailleerd inzicht van de verschilten verwijzen wij u naar de toelichtingen op de afwijkingen per programma, zoals opgenomen in hoofdstuk 2 (‘Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en de toelichting’).

€ 4.580

Resultaat nã bestemming (voordelig):

9.779 € 9.626

+1÷ €

Tevens heeft u besloten tot het dekken van diverse uitgaven uit reserves. Over het boekjaar betreft dit:

-I- € 5.046

x €1 000

Per saldo gedurende het jaar onttrokken aan reserves:

-I- €

Gedurende hetjaar heeft u al voor diverse zaken besloten gelden te reserveren. Deze gelden zijn in de reserves gestort:

153

€ 233.306

De totale lasten van uw gemeente bedragen:

Het tekort bedraagt (“resultaat vOOr bestemming”):

€228260

De totale baten van uw gemeente bedragen:

ExploitatIeresultaat 2013

Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende.

De stortingen in dan wel onttrekkingeri aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het resultaat ná bestemming is dus mede het gevolg van de politieke besluitvorming.

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als resultaat vôôr bestemming. Daarnaast kent de gemeente ook het resultaat nä bestemming. Dit is het resultaat vOOr bestemming plus en mm de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van hetjaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. Wij merken op dat de analyse in dit hoofdstuk gebaseerd is op de cijfers zoals deze zijn opgenomen in de jaarrekening, waarbij geen rekening is gehouden met de eventuele effecten van de onzekerheden inzake de grondexploitaties.


2010

2011

2012

2013

3113608590/21 358/MB/140872 24

Het exploitatieresultaat 2013 is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Voor een nadere uiteenzetting hiervan verwijzen wij u naar de toelichting op de programmarekening en specifiek het overzicht van incidentele baten en lasten in hoofdstuk 1.3.

Over de afgelopen jaren is een verbetering van het resultaat vOOr bestemming zichtbaar. Dit betekent oak, dat de gemeente in mindere mate dekking uit de reserves hoeft te onttrekken. Tegelijkertijd zien wij dat de afgelopen jaren het werkelijke resultaat niet altijd in Iijn lag met de begroting, met uitzondering van 2013 waarbij begroting en realisatie nagenoeg aan elkaar gelijk zijn.

-45.000

-40.000

-35.000

-30.000

-25.000

-20.000

-15.000

-10.000

-5.000

0

5.000

(x € 1.000)

Resultaatontwikkeling 2010 -2013

Hierna geven wij een overzicht van de ontwikkeling van het resultaat (vOOr bestemming) van 2010 tot en met 2013.


Ontwikkeling vermogenspositie

€

-I- €

€

94.033

12.781

35

12.816

7.482

809

8.291

€ 86.551

-I- €

€

-I- €

€ 94.033

2012

5.046

4.580

9.626

€ 81 .388

-I- €

€

-I- €

€ 86.434

2013

3113608590/21 358/MB/140872 25

De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2013 20,2 % van het balanstotaal (2012: 20,9 % van hetbalanstotaal). Wij merken op dat in de jaarrekening van 2013 een telfout van € 117.000tussen de programmarekening en de balans zit. Dit veroorzaakt het (rekenkundige) verschil tussen het eigen vermogen ultimo 2012 en het begin vermogen 2013.

Stand van de reserves per 31 december

Totaal (‘resultaat vóOr bestemming” )

Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening

-I- €

€ 106.814

Stand van de reserves per I januari

Tussentijdse resultaatbestemming

2011

xEl.000

Qntwikkeling exgen vermogen

In het hierna volgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven.

De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats via de resultaatbestemming. Het resultaat vOOr bestemming bedraagt € 5,1 miljoen nadehg. Per saldo is tussentijds € 9,6 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk het nog te bestemmen jaarresultaat over 2013€ 4,7 miljoen voordelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans onder nog te bestemmen resultaat”.

Het Bbv maakt een duide)ijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resuftaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd.

Accountantsverstag 2013 Gemeente Lelystad

Overige onderwerpen

Accountantsversag 2013 Gemeente Lelystad

3113608590/21 358/MB/140872 27

Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behuip van gegevensanalyses onderzocht.

Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het management van de gemeente Lelystad, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuisthederi als gevoig van fraude in de jaarstukken. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken.

In Nederland is de accountant wettelijk verp{icht om alle ontdekte fraudegevaflen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

Als onderdeel van onze controle hebben wij u verzocht inzicht te geven in uw inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevoig van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de directie daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met het toezichthoudend orgaan. Wij hebben daarbij vastgesteld dat het maken en/of periodiek actualiseren van gerichte frauderisico-analyses duidelijk onderdeel uitmaakt van de besturingsfilosofie. Hierbij kiest u ervoor frauderisicoanalyse niet separaat aan de orde te stellen maar om dit te zien als geIntegreerd onderdeel bij de inrichting van de AC/lB. Wij vinden dat een goede zaak.

Frauderisicoanalyse

1

Wij hebben geen afwijkingen van weten regelgeving geconstateerd.

Naleving van weten regelgeving

I

Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controle-opdracht door het college en de medewerkers van de gemeente Lelystad de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Meningsverschil met management of beperking in reikwijdte van de controle

Wij hebben met het college en ambtelijk management regelmatig en zorgvuldig met elkaar van gedachten gewisseld over de waardering van de grondexploitaties.

Wij hebben van het college een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.

Bevestigingen van het college


Onafhankelijkheid

3113608590/21358/MB/I 40872 28

Combinaties van assurance en advies (non-assurance) werkzaamheden zijn onder de VIO nog steeds toegestaan. De ViO introduceert weT een strak toetsingskader voor de evaluatie van alle non-assurance diensten, wat betekent dat voor aanvang van overige dienstverlening altijd een onafhankelijkheidsanalyse in het dossier dient te worden opgenomen. De ViO Ieidt daarmee tot een verzwaarde documentatieplicht. Het toetsingskader in de ViO is gebaseerd op de principes in de internationale onafhankelijkheidsregels van de Code of Ethics van de International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA). Deze internationale onafhankelijkheidsregels worden door Deloitte nageleefd.

Regelgeving voor adviesdiensten

In de nieuwe onafhankelijkheidsregels is sprake van éên set van regels voor aWe assurance-opdrachten. zoals de controle of beoordeling van een jaarrekening, een subsidieverkiaring, een verkiaring bij een IT-systeem of een assurance-rapport bij een maatschappelijk jaarverslag. In de oude regels werd een onderscheid gemaakt tussen controleopdrachten en overige assurance-opdrachten, waarbij de onafhankelijkheidsvoorschriften voor controleopdrachten strenger waren.

Eén set van regels voor alle assurance-opdrachten

Met de nieuwe VO beoogt de beroepsorganisatie tegemoet te komen aan de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer en daarmee bij te dragen aan het vertrouwen in het accountantsberoep. Hierna geven wij een toeIichtng op enkele onderwerpen uit de VIO die van belang zijn in het kader van onze dienstverlening aan uw organisatie.

De ViO is van toepassing op alle cliënten waar assurance-opdrachten worden uftgevoerd en is van kracht vanaf I januari 2014. De ViO vervangt de nadere voorschriften voor onafhankelijkheid (NyC).

Verordening inzake Onafhankelij kheid (ViO)

Op 16 december 2013 heeft de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) de nieuwe Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) vastgesteld. Wij willen u in dit accountantsverslag graag op de hoogte stellen van de belangrijkste wijzigingen zoals die gelden voor organisaties die niet kwalificeren als een Organisatie van Openbaar Belang (COB, vooral beursgenoteerde ondernemingen en financiele instellingen). Wij stellen voor om bij het bespreken van ons accountantsverslag de specifieke gevolgen voor onze dienstverlening aan uw organisatie te bespreken.

Nieuwe onafhankelijkheidsregels in Nederland

Ontwikkelingen Accountancy

Hoewel wij een professioneel kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, willen wij opmerken dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2013 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dater sprake is geweest van fraude.


3113608590/21 358/MB/140872 29

De nieuwe onafhankelijkheidsregels treden in werking per 1 januari 2014. Voor bestaande opdrachten en/of relaties waarbij een onafhankelijkheidsbedreiging speelt gelden overgangsbepalingen.

Overgangsbepahngen

Deze bepalingen gelden tevens voor persoonlijke uitingen van gastvrijheid. Hieronder wordt verstaan het voor de andere partij of persoon betalen van kosten van uitstapjes, reizen, lunches, diners en dergelijke die geen zakelijk karakter dragen.

Vooraf met het toezichthoudend orgaan van uw organisatie af te spreken hoe zij hierover geinformeerd wil worden.

Een melding te doen bij een aangewezen persoon binnen Deloitte; en

Te onderbouwen waarom het geschenk of de uiting van gastvrijheid gepast is;

Voor geschenken met een waarde van meer dan € 100 is de eindverantwoordelijke accountant gehouden om:

De regels voor het ontvangen en verstrekken van geschenken en gastvrijheid zijn aangescherpt. Het uitgangspunt is dat het ontvangen en verstrekken van geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid niet past in een relatie tussen de accountant en de gecontroleerde organisatie. Deze regels gelden niet alleen voor de leden van het assurance-team, maar ook voor de accountantsorganisatie, andere onderdelen van het netwerk en haar bestuurders. Er is een drempel in de regels opgenomen van € 100.

Geschenken en gastvrijheid

In de ViO is een nieuwe bepaling opgenomen over marketing en reclame. Vooral is het niet toegestaan om met een assurance-client een relatie aan te gaan waarbij de accountantsorganisatie zich in het kader van reclame of marketing associeert of laatassocieren met de assurance-client. Van associatie is sprake indien de onderlinge relatie als onderdeel van reclame of marketing open baar wordt gemaakt.

Marketing en reclame

In de ViC opgenomen dat een maatregel is vereist indien senior leden van het assurance-team (waaronder de eindverantwoordelijke accountant, maar ook andere senior teamleden) Iangdurig betrokken zijn bij dienstverlening aan dezelfde organisatie. Van langdurige betrokkenheid is in elk geval sprake als een senior teamlid gedurende zeven aaneengesloten jaren betrokken is bij dienstverlening aan dezelfde organisatie. Voorbeelden van maatregelen zijn het faten uitvoeren van een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (0KB) of het rouleren van het teamlid. Indien meerdere teamteden gelijktijdig zouden moeten rouleren, is het ook mogelijk om voor een gefaseerde roulatie te kiezen. Na roulatie mag het betreffende teamlict gedurende twee jaar niet betrokken zijn bij de assurance dienstverlening aan de organisatie. Momenteel speelt deze maatregel niet bij uw gemeente.

Langdunge betrokkenheid bij uw organisatie


Cyberveiligheid

3113608590/21 358/M B/i 40872 30

Als zodanig dienen de gemeenteraad en het college zich er in toenemende mate van te vergewissen dat managers in alle geledingen van de organisatie zich bewust zijn van de risicos die de digitale technologie met zich meebrengt voor de strategie en de organ isatieactiviteiten en dat zij de juiste maatregelen treffen om deze risico’s te beheersen. Rapportages aan de gemeenteraad en het college dienen in toenemende mate te gaan over de lessen die worden getrokken uit specifieke IT gerelateerde incidenten en zogenaamde near-misses en de gemeenteraad en het college dienen vast te stellen welke inbreuk op de veiligheid de organisatie bereid is te tolereren. Daarnaast dient op bestuurlijk niveau te worden verzekerd dat sprake is van een voldoende mate van verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht ter ondersteuning van de daadwerkelijke prioritering van informatieactiva en juiste besluitvorming over het gebruik en de bescherming van informatie. Bestuurders kunnen hierin worden ondersteund met advies door externe adviseurs.

Het belang van cyberveiligheid is de laatste jaren fors toegenomen als gevoig van de grotere afhankelijkheid van informatietechnologie en internet. Daarnaast heeft zich een verschuiving voorgedaan van informatiebeveiliging naar cyberveiligheid. De traditionele aanpak van informatiebeveiliging was vooral gericht op interne controles om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens veilig te stellen. Hoewel deze controles van groot belang blijven, bestrijkt cyberveiligheid een bredere waaier van interne en externe factoren.

Algemene aanbeveling inzake cyberveiligheid

Accountantsversjag 2013 Gemeente Lelystad

Bijiagen

€0 €0 €0 €0 €0 €0

€0 €0 €0

Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen huidige periode

Rechtmatigheidsfout is tevens getrouwheidsfout

Rechtmatigheidsfout is per saldo ook een getrouwheidsfout

(Sub)totaal getrouwheidsfouten

Extra absolute waarde rechtmatigheidsfouten

Extra foutieve financiele beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit externe regels (EU aanbested ing/Fido/Etc.)

Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid)

Overige rechtmatigheidsfouten

Totaal rechtmatigheidsfouten


€0

3113608590/21 358/MB/i 40872 32

€0

€0

€0

€0

€0

€0

Getrouwheid x€i.000

Rechtmatigheid x€t000

Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen voorgaande periode

De volgende niet-gecorrigeerde fouten groter dan € 100.000 zijn gedurende onze werkzaamheden vastgesteld:

Net-gecorrigeerde fouten

Bijiage Al: Niet-gecorrigeerde fouten

€ 0 22, 4 miljoen

Overige onzekerheden inzake rechtmatigheid

Totaal onzekerheden in de controle rechtmatigheid

—

—

22, 4 miljoen

22, 4 miljoen


3113608590/21358/MB/i 40872 33

Wij hebben van het college een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het college de niet-gecorrigeerde fouten, zowel individueel als in totaal, bevestigt. Het college heeft tevens bevestigd geen kennis te hebben van andere niet-gecorrigeerde fouten.

€ 0

Extra financiele beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid)

—

€ 0

Extra financiele beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit externe regels (EUstaatssteun)

€ 7,2

€ 0

Extra absolute waarde onzekerheden rechtmatigheid

22, 4 miljoen € 7,2

€ 7,2

(Sub)totaal onzekerheden in de controle getrouwheid —

22, 4 miljoen € 7,2

—

€ 7,2

Onzekerheid getrouwheid, tevens rechtmatigheid

€ 0

3-10%

€ 0

Getrouwheid 3—10%

Rechtmatigheid

Onzekerheid rechtmatigheid betreft tevens getrouwheid

Aard van de onzekerheden


Niet van toepassing

N.v.t.

Bron toelichtingsvereiste N.v.t.

3113608590/21358/MB/i 40872 34

Kwantitatieve of kwahtatieve overweging

Onze controlestandaarden eisen dat wij afwijkingen van materieel belang in de toelichting signaleren om de gemeenteraad in staat te stellen een inschatting te maken van de gevolgen daarvan voor de jaarrekening. De tabel hierna bevat een weergave van die onderwerpen uit de toelichting waarvan wij denken dat de gemeenteraad deze nader dient te beoordelen.

Afwijkingen in de toelichting

Bijiage A2: Afwijkingen in de toelichting


Zie bijlage Al

Bron normenkader

3113608590/21 358/MB/140872 35

Fout of onzekerheid

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), de Kadernota Rechtmatigheid 2013 en in het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader is het kader voor de controle op de rechtmatigheid opgenomen. Deze normen zijn vastgelegd in het controleprotocol van de gemeente. Bij de controle op de rechtmatigheid hebben wij de volgende fouten en/of onzekerheden geconstateerd:

Rechtmatigheid

Bijiage A3: Rechtmatigheid


3113608590/21 358/MB/i 40872 36

Wij zijn van mening zijn dat de verstrekte en ontvangen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid gepast zijn en derhalve niet tot een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht hebben geleid. Zoals met u overeengekomen, rapporteren wij in de hierna opgenomen tabel over de geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die een (geschatte) waarde van meer dan € 100 hebben.

De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Deloitte, een bestuurder of interne toezichthouder van Deloitte of een lid van het controeteam heeft ontvangen of verstrekt aan Lelystad of een bij Lelystad betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels.

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid

Op grond van de door ons getroffen maatregelen en de communicatie met u hierover zijn wij van mening dat onze onafhankelijkheid in voldoende mate is gewaarborgd.

n 2013 zijn er geen aanvullende diensten verricht.

Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de gemeente Lelystad in 2013 voldoende is gewaarborgd. Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hierna opgenomen.

De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed.

Bevestiging onafhankelijkheid

Bijiage B: Onafhankelijkheid

V


Onze controleverkiaring is gebaseerd op onze controlewerkzaamheden als accountant van de gemeente Lelystad.

Scope van de opdracht

3113608590/21 358/M B/i 40872 37

Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverkiaring bij de jaarrekening en een versiag van bevindingen. In het versiag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden die de vastgestelde rapportagetolerantie (€ 100.000) overschrijden en overige bijzonderheden die naar onze mening van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening (zoals governance, financiële positie, ontwikkeling resultaten en de kwaliteit van de interne beheersing).

Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften, of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid zoals opgenomen in hetcontroleprotocol 2013. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegeticht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het controleprotocol 2013.

Jaarrekeningcontrole

Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zeif, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat de opgeleverde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel al in de tweede heift van het boekjaar plaats. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de procesrisico’s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing (zie paragraaf Interne beheersing).

Interimcontrole

Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als gemeente mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controteteam en vertegenwoordigers van uw gemeente en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te kornen, die als basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie Iigt primair de focus op de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening als gevoig van fraude of fouten.

Gezamenhijke risicoanalyse als basis

Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole.

De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverkiaring bij de jaarrekening van de gemeente Lelystad. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle.

Binnen het kader van de meerjarige overeenkomst tussen uw gemeente en Deloitte Accountants By, tot het controleren van uw jaarrekening bevestigen wij formeel elk jaar de onderlinge afspraken met een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van l6juli 2013 heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van dejaarrekening 2013.

De opdracht die u ons heeft verstrekt

Bijiage C: Reikwijdte van de controle 2013


3113608590/21 358/MB/i 40872 38

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu, a UK Private Company limited by guarantee, and its network of member firms. Neither Deloitte Touche Tohmatsu nor any of its member firms has any liability for each other’s acts or omissions. Each of the member firms is a separate and independent legal entity operating under the names of “Deloitte”, “Deloitte & Touche’, “Deloitte Touche Tohmatsu”, or other related names.

Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.

De in dit versiag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverklaring.

Dit verslag is alleen bestemd voor de leden van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk aan derden worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt op ons.

Bijiage D: Disclaimer en beperking in gebruik

Deloitte. Accountantsverslag Gemeente Lelystad

Recommend Documents