Gemeente Venray. Accountantsverslag 2014 mei 2015

Gemeente Venray Accountantsverslag 2014 mei 2015

Inhoudsopgave Uw contactpersonen: 1.

Bestuurlijke samenvatting

2.

Accountantscontrole

3.

Kwaliteit verslaggeving

4.

Grondexploitatie

5.

Financiële positie en resultaat

6.

Single Information Single Audit (SiSa)

7.

Overige aandachtspunten

8.

Speerpunten

9.

Actuele ontwikkelingen

drs. R. (Rik) Opendorp RA Partner E: [email protected] drs. R.G. (Rachel) de Kort RA Senior manager E: [email protected] Kantoorgegevens: Baker Tilly Berk N.V. Heerbaan 44 – 48 4817 NL BREDA Postbus 3814 4800 DV BREDA T: 076 – 525 00 00

VERTROUWELIJK Aan de Gemeenteraad van de gemeente Venray T.a.v. Raadsgriffier de heer R. Reijnders Postbus 500 5800 AM VENRAY

3

Breda, mei 2015 Betreft: Verslag van bevindingen bij de jaarrekening 2014 Geachte leden van de gemeenteraad, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2014 van uw gemeente afgerond. In dit verslag van bevindingen informeren wij u over onze bevindingen. De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2014. Wij vertrouwen erop u hiermede van dienst te zijn geweest. Met vriendelijke groet, Baker Tilly Berk N.V.

drs. R. Opendorp RA Partner

drs. R.G. de Kort RA Senior manager

4

1. BESTUURLIJKE SAMENVATTING

5 1. Bestuurlijke samenvatting Als accountant van uw gemeente hebben wij de controle van de jaarrekening uitgevoerd op basis van de kaders en normen die door de wetgever als ook door u als Raad zijn meegegeven aan ons. In hoofdstuk 1 van dit accountantsverslag gaan wij met name in op die zaken die van belang zijn voor u als Raad omdat u de kaders stelt of besluitvorming dient plaats te vinden. Bij de jaarrekening die voorligt zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor het aspect getrouwheid als ook voor het aspect rechtmatigheid. Hierbij constateren wij wel dat de jaarrekening één fout bevat die het beeld van de jaarrekening in zijn geheel niet beïnvloedt maar die wij wel kenbaar aan u willen maken. Het betreft de afvalstoffenheffing die voor € 143.000 te laag is opgenomen. Met betrekking tot het budgetrecht van de Raad constateren wij dat voor één programma de begrote lasten zijn overschreden. Wij hebben hierbij vastgesteld dat deze overschrijdingen op basis van bestaand beleid zijn toegestaan of worden gedekt uit aanvullende baten waardoor wij deze niet in ons oordeel hoeven te betrekken. U als Raad dient bij het vaststellen van de jaarrekening hier zelf een oordeel over te vormen op basis van uw verantwoordelijkheid in het kader van het budgetrecht. In hoofdstuk 3 gaan wij in op de kwaliteit van het jaarverslag. Als accountant hebben wij op basis van wet- en regelgeving de taak om de jaarrekening te controleren en het jaarverslag te toetsen. In het jaarverslag legt het College verantwoording af over de uitvoering van het beleid en wat bereikt is. Wij hebben vastgesteld dat het beeld van het jaarverslag niet strijdig is met het beeld van de jaarrekening.

6 Hoofdstuk 4 gaat dieper in op de grondexploitaties aangezien dit een vrij omvangrijke post is en gemeenten in de tijd van economische crisis hier de risico’s lopen. De gemeente bewaakt de voortgang van de projecten in tijd en geld nauwkeurig. Dit wordt gerealiseerd door een nauwe samenwerking tussen de projectleiders en de planeconomen. In 2014 is wederom kritisch gekeken naar de projectcalculaties. Daarnaast zijn de kosten van het verkoopteam in beeld gebracht en verdeeld over de projecten en is bespaard op de algemene kosten van het grondbedrijf. Tevens zijn acties richting makelaars en projectontwikkelaars ondernomen om de verkopen te stimuleren. Wij kunnen ons vinden in de schattingen die zijn gemaakt om de eindwaarde van de projecten te bepalen en constateren net als de gemeente zelf, dat voor een aantal projecten sprake is van verkopen die achter blijven op de planning c.q. projecten waarvoor weinig vraag is vanuit de markt. Voor deze projecten is de projectcalculatie bijgesteld en is waar nodig een bijdrage vanuit de risicoreserve grondbedrijf toegevoegd ter dekking van de verwachte tekorten. Hoofdstuk 5 gaat in op de financiële positie en het resultaat. Het weerstandsvermogen is op grond van de gesignaleerde risico’s (zie paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in het jaarverslag) voldoende om deze risico’s op te vangen. Het weerstandsvermogen is echter afgenomen ten opzichte van 2013 en nadert de door de Raad gestelde ondergrens. In de hoofdstukken 6 en 7 gaan wij in op een aantal verplichte onderwerpen waarover wij dienen te rapporteren. Hoofdstuk 8 bevat de uitwerking van de speerpunten die wij bij onze controle hebben meegekregen. Hierbij hebben wij, op basis van onze verantwoordelijkheid als onderzoeker, zo feitelijk mogelijk antwoord gegeven op de aan ons gestelde vragen. Hoofdstuk 9 sluit ten slotte af met de belangrijkste ontwikkelingen die, na uitbrenging van onze managementletter waarin ook diverse ontwikkelingen zijn geschetst, op dit moment spelen.

7

2. ACCOUNTANTSCONTROLE

8 2. Accountantscontrole 2.1 Dekking en reikwijdte van de controle zijn conform de opdrachtbevestiging Wij hebben van u de opdracht gekregen om de jaarrekening 2014 van de gemeente Venray te controleren. In onze vaktechnische opdrachtbevestiging is deze opdracht in detail verder uitgewerkt. Bij deze controle hanteren wij de in het controleprotocol vastgelegde marges. De maximaal toe te passen marges zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO). U heeft geen lagere marge vastgesteld waardoor wij het wettelijke kader als uitgangspunt hebben gehanteerd. De bij onze controle van de jaarrekening 2014 toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% (€ 1.160.000) en voor onzekerheden 3% (€ 3.480.000) van de totale lasten. Onze controle houdt in dat wij niet alle transacties controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en onrechtmatigheden te ontdekken. In het verslag van bevindingen worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die de door u vastgestelde rapportagetolerantie van € 50.000 overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw raad gerapporteerd. 2.2 Goedkeurende controleverklaring 2014 Bij de jaarrekening over boekjaar 2014 zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor het aspect getrouwheid als ook voor het aspect rechtmatigheid waarvan de oordeelparagraaf als volgt luidt: “Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de gemeente Venray een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten alsmede de balansmutaties over het boekjaar 2014 als van de activa en passiva per 31 december 2014 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving waaronder de gemeentelijke verordeningen”. Hierbij gaan wij er vanuit dat de jaarrekening en de prognoses waar deze op is gebaseerd niet zal worden gewijzigd.

9 2.3 Geconstateerde niet-gecorrigeerde afwijkingen Naar aanleiding van de door ons verrichte werkzaamheden hebben we geconstateerd dat onder de overige vorderingen een bedrag van € 622.858 is opgenomen voor nog te ontvangen inkomsten uit afvalstoffenheffing. Volgens de laatste kohier moet dit € 765.766 zijn. Abusievelijk is de begrote opbrengst in de financiële administratie opgenomen als nog te ontvangen in plaats van de werkelijke oplegging. Hierdoor zijn de belastingopbrengsten en de overige vordering € 142.908 te laag verantwoord. 2.4 Geen afwijkingen die in het oordeel moeten worden betrokken in het kader van begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op Artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting, via de verordening op het financieel beheer en het controleprotocol. Het systeem van budgetbeheer en –bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de Raad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid die door het platform rechtmatigheid is uitgebracht. Een belangrijke inhoudelijke aanvulling betreft de vaststelling, dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de Raad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij open-einde regelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de Raad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven, wordt betrokken. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college in de jaarrekening aan moet geven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde te stellen. Extra lasten die worden gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten, en de Raad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig.

10 2.4 Geen afwijkingen die in het oordeel moeten worden betrokken in het kader van begrotingsrechtmatigheid (vervolg) In de jaarstukken 2014 legt het College in de financiële rekening en toelichting daarop verantwoording af over de realisatie van de lasten en baten ten opzichte van de begroting. Wij constateren dat er op één programma sprake is van een overschrijding van de begrote lasten. Programma 5 Venray kijkt over grenzen

Overschrijding van de lasten € 129.000

Onrechtmatig, telt niet mee € 129.000

Onrechtmatig, telt wel mee €0

In de jaarrekening is in paragraaf L “Begrotingscriterium” een toelichting opgenomen met betrekking tot de lastenoverschrijding. De lasten binnen programma 5 zijn overschreden als gevolg van een hogere capaciteitsinzet. Op totaalniveau zijn de gerealiseerde gemeentelijke personele lasten circa € 80.000 hoger dan begroot. De gemaakte uren op programma 5 passen binnen het bestaande gemeentelijke beleid. Naast de lastenoverschrijdingen op programmaniveau, moeten wij ook eventuele kredietoverschrijdingen beoordelen. Over 2014 hebben wij voor € 45.000 aan kredietoverschrijdingen geconstateerd. Gezien het geringe belang van de overschrijding, te weten 0,1% van de investeringen in 2014, is geen nadere analyse uitgevoerd op deze overschrijding. Te aanzien van 2013 is dit een verdere verbetering van de kredietbewaking.

11 2.5 Verslaggevingsgrondslagen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. Uw gemeente heeft gedurende 2014 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van uw gemeente. 2.6 Schattingen Inherent aan het opmaken van een jaarrekening is dat de organisatie schattingen moet maken. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het college. Als onderdeel van de controle hebben wij de aanvaardbaarheid van de schattingen beoordeeld. De belangrijkste schattingen in de jaarrekening zijn:

12

3. KWALITEIT VERSLAGGEVING

13 3. Kwaliteit verslaggeving 3.1 Jaarverslag De jaarstukken 2014 bestaan uit “het jaarverslag”, “de programmaverantwoording”, “de paragrafen” en de “jaarrekening”. Het jaarverslag, de programmaverantwoording en de paragrafen vormen samen “het jaarverslag” zoals deze in het BBV is gedefinieerd. In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de programmarekening met toelichting en de balans met toelichting zoals in het hoofdstuk “jaarrekening 2014” is opgenomen. De inhoud van het jaarverslag hebben wij ‘marginaal getoetst’. Deze toetsing blijft beperkt tot het signaleren van mogelijke tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag en de jaarrekening. De accountantscontrole omvat daarom geen oordeel over de inhoudelijke juistheid (en volledigheid) van de informatieverstrekking in het jaarverslag. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening. 3.2 Wet Normering Topinkomens (WNT) De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is op 1 januari 2014 in werking getreden. De WNT vervangt de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (WOPT). De WOPT is per 1 januari 2014 ingetrokken. De WNT stelt maxima aan de bezoldiging van topfunctionarissen. In de WNT wordt het begrip topfunctionaris nader gedefinieerd; het wetsvoorstel ‘Aanpassingswet WNT’ benadrukt dat alleen sprake is van een topfunctionaris als sprake is van leidinggeven aan de gehele organisatie. In de WNT worden ook maxima aan bezoldiging van de topfunctionaris gesteld (2014: € 230.474). De bezoldiging van topfunctionarissen in deeltijd of met een aanstelling korter dan 12 maanden in een boekjaar, wordt omgerekend naar een voltijdsbezoldiging. De WNT bevat een openbaarmakingsverplichting van de bezoldiging van topfunctionarissen via de jaarrekening van de organisatie en inzending aan de (vak)minister. Voor andere functionarissen geldt alleen een openbaarmakingsverplichting bij overschrijding van de bezoldigingsnorm. In de jaarrekening van gemeente Venray over boekjaar 2014 is op juiste wijze rekening gehouden met de bepalingen uit de WNT.

14

4. GRONDEXPLOITATIE

15 4. Grondexploitatie 4.1 Algemeen beeld In het kader van de controle van de jaarrekening hebben wij de projecten gecontroleerd. De boekwaarde (balanswaarde) van de voorraden is als volgt te specificeren: Boekwaarde 31/12/13

Overige grond- en hulpstoffen Onderhanden werken Niet in exploitatie genomen gronden TOTAAL

Boekwaarde 31/12/14

€ 833.000

€ 797.000

€ 17.569.000

€ 16.936.000

€ 770.000

€0

€ 19.173.000

€ 17.733.000

Bij de beoordeling van de projecten is enerzijds van belang of de lasten juist en de baten volledig zijn verantwoord. Daarnaast is de waardering van belang. Op het moment dat de gemeente inschat dat het project met een negatief saldo wordt afgesloten, moet een voorziening worden gevormd danwel moeten worden gedekt vanuit de risicoreserve grondbedrijf. De gemeente bewaakt de voortgang van de projecten in tijd en geld nauwkeurig. Dit wordt gerealiseerd door een nauwe samenwerking tussen de projectleiders en de planeconomen. In 2014 is wederom kritisch gekeken naar de projectcalculaties. Daarnaast zijn de kosten van het verkoopteam in beeld gebracht en verdeeld over de projecten en is bespaard op de algemene kosten van het grondbedrijf. Tevens zijn acties richting makelaars en projectontwikkelaars ondernomen om de verkopen te stimuleren.

16 4.1 Algemeen beeld (vervolg) Per 1 januari 2015 zijn de kostprijsbegrotingen geactualiseerd door de gemeente. De uitgangspunten voor deze actualisatie hebben wij beoordeeld. Het rentepercentage (4,5%) waarmee wordt gerekend is ten opzichte van andere gemeenten hoog. In de calculaties wordt rekening gehouden met kostenstijging van 2% en opbrengstenstijging van 1%. Deze liggen in lijn met andere gemeenten. Wij adviseren u om de gehanteerde rente periodiek te onderzoeken en mogelijk aan te passen. Een aanpassing zal gevolgen hebben voor de meerjarenraming omdat er dan minder rentebaten ten gunste van de begroting vrijkomt. In 2014 is voor € 5,2 miljoen geïnvesteerd in de projecten. De verkopen bedroegen € 6,2 miljoen. Met name binnen de projecten Aan de Heuvel, De Blakt, De Hulst en Toekomstige exploitatie Brukske hebben veel omvangrijke financiële transacties plaatsgevonden. De benodigde aanpassing van de verwachte eindwaarde is € 0,3 miljoen. Ten opzichte van de totale verwachte eindwaarde van € 6,9 miljoen is dit een geringe aanpassingen. Daarnaast is de bijdrage voor de projecten ter dekking van verwachte verliezen op de projecten vanuit de risicoreserve grondbedrijf minimaal toegenomen. De projecten in exploitatie hebben zich overall in 2014 positief ontwikkeld en de vooruitzichten voor de komende jaren is eveneens positief. Bij enkele projecten loopt het project niet naar verwachting. Bij deze projecten heeft de gemeente de risico’s in beeld en worden maatregelen getroffen om bij te sturen c.q. extra kosten zover mogelijk te voorkomen. 4.2 Onderhanden werk Hieronder lichten wij de grootste grondexploitatieprojecten in exploitatie toe. Aan den Heuvel Dit project heeft een boekwaarde ultimo 2014 van € 7,3 miljoen. De gemeente verwacht met een positief resultaat van € 4,0 miljoen dit project af te sluiten. Het project is opgedeeld in twee deelexploitaties. De gemeente heeft een aandeel van 50% in dit project ten aanzien van kosten, baten en mogelijke risico’s. Het project is in 2013 bijgesteld. In 2014 loopt het project volgens planning. Gezien het verwachte positieve saldo kan een langere uitgiftetijd binnen het project financieel worden opgevangen (hogere rentelasten door langere doorlooptijd).

17 De Brabander-Laagheide Dit project heeft een boekwaarde ultimo 2014 van € 2,0 miljoen. De gemeente verwacht met een negatief resultaat van € 0,4 miljoen dit project af te sluiten. Het verwachte tekort is minder dan ultimo 2013 werd ingeschat. Door een bijstelling van de algemene kosten die toegerekend worden aan het project is dit gerealiseerd. In 2014 zijn er kavels verkocht. Daarnaast zijn in 2015 reeds opties op kavels genomen. De verwachte kosten zijn voor circa 93% gerealiseerd. De nog te maken kosten betreffen kosten bouw- en woonrijp maken. Deze kosten worden gefaseerd gemaakt. Op basis van de huidige verkopen en opties in relatie tot de prognose schatten wij het risico als laag in dat de inschatting van het verwachte tekort te laag is. De Hulst Dit project heeft een boekwaarde ultimo 2014 van € 5,8 miljoen. De gemeente verwacht met een negatief resultaat van € 0,2 miljoen dit project af te sluiten. Aan dit project zijn in 2014 veel uren besteed. In 2014 is een wijziging van het bestemmingsplan doorgevoerd. In 2014 is begin gemaakt met realisatie van nieuw hoofdkantoor van een multinational. Daarnaast is het projectgebied efficiënter ingericht. Eind 2014 waren verkoopopbrengsten gepland. Deze zijn in 2015 gerealiseerd. Binnen het project is een provinciale subsidie van € 0,3 miljoen toegekend. Gezien de ontwikkelingen binnen het project, schatten wij in dat de risico’s voldoende zijn onderkend. 4.3 Niet in exploitatie genomen gronden In 2014 is het project Blitterswijck overgeheveld van de niet in exploitatie genomen gronden naar het onderhanden werk. Hierdoor heeft de gemeente ultimo 2014 geen gronden meer die nog niet in exploitatie zijn genomen.

18

5. FINANCIELE POSITIE EN RESULTAAT

19 5. Financiële positie en resultaat In de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” in het jaarverslag is uitgebreide analyse opgenomen van de mogelijke risico’s. De grootste risico’s zijn hierbij specifiek benoemd. Tevens is berekend welk weerstandsvermogen benodigd is ter dekking van deze risico’s en is aangegeven welke weerstandscapaciteit beschikbaar is en wat het ratio van het weerstandsvermogen is. Ultimo 2014 resulteert dit in een benodigde weerstandscapaciteit van € 15,1 miljoen. Beschikbaar is een weerstandscapaciteit van € 15,3 miljoen. Dit resulteert in een ratio van het weerstandsvermogen van 1,01. Dit is net boven de ondergrens die door de Raad is bepaald. Hierbij constateren wij dat de risico’s inzake openeindregelingen relatief hoog zijn ingeschat in verhouding tot andere gemeenten en hebben voor een deel betrekking op nieuwe taken. Door de nieuwe taken is het moeilijker om een goede inschatting te maken van de te verwachte financiële omvang en heeft uw gemeente een voorzichtige inschatting gemaakt. Voor het inzicht adviseren wij in de komende jaarrekening toe te voegen of en in welke mate zich de risico’s hebben voorgedaan en als deze afwijken van de verwachtingen wat hiervan de oorzaak is (bijvoorbeeld beïnvloeding door handelen gemeente of algemene economische ontwikkelingen etc.) Het positieve resultaat voor bestemming bedraagt in 2014 € 1.211.000. De (per saldo) onttrekkingen aan de reserves bedragen € 1.970.000 waardoor het resultaat na bestemming € 3.181.000 voordelig bedraagt. Bij de aangepaste begroting is uitgegaan van een gerealiseerd resultaat na bestemming van € 624.000. Wij hebben vastgesteld dat de onttrekkingen aan de reserves zijn gebaseerd op daadwerkelijk uitgaven waarvoor de reserves zijn gevormd c.q. er een raadsbesluit is op grond waarvan gelden in 2014 aan de bestemmingsreserve worden onttrokken. Zodoende hebben geen onttrekkingen plaatsgevonden om het resultaat na bestemming positief te beïnvloeden waar de Raad niet over besloten heeft. Wij constateren dat ondanks begrotingswijzigingen gedurende het jaar, grote afwijkingen bestaan tussen de baten en lasten volgens de begroting na wijziging en de realisatie. Deze afwijkingen betreffen niet alleen incidentele posten. Het betreffen tevens baten en lasten die passen binnen het reguliere beleid en waarbij tussentijds bepaald kan worden in hoeverre deze gaan leiden tot een afwijking van de begroting. Wij denken daarbij onder andere aan de inhuur van derden en de tussentijdse bijstelling van projectcalculaties. Gezien de beperkte ruimte binnen het weerstandsvermogen, adviseren wij u meer aandacht te besteden aan de budgetbewaking gedurende het jaar. Daarbij is het van belang dat tijdig wordt bijgestuurd en dat de Raad tijdig wordt geïnformeerd en inzichtelijk wordt hoeveel ruimte de begroting nog structureel biedt.

20

6. SINGLE INFORMATION SINGLE AUDIT

21 6. Single information Single audit (SiSa) 6.1 Geen controleverschillen in de SiSa bijlage Op grond van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten, Artikel 5 lid 4, dienen wij te rapporteren over de fouten en onzekerheden van de SiSa regelingen. Code

Specifieke uitkering

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout / onzekerheid

D9

Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2015

n.v.t.

0

Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling

E27B

Brede doeluitkering verkeer en vervoer

n.v.t.

0

Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling

E30

Quick wins binnenhavens

n.v.t.

0

Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling

E30B

Quick wins binnenhavens SiSa tussen medeoverheden

n.v.t.

0

Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling

G1

Wet sociale werkvoorziening (Wsw) – gemeente 2014

n.v.t.

0

Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling

G1A

Wet sociale werkvoorziening (Wsw) – totaal 2013

n.v.t.

0

Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 – gemeente 2014

n.v.t.

0

Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling

22 6.1 Geen controleverschillen in de SiSa bijlage (vervolg)

Code

Specifieke uitkering

Fout of onzekerheid

Financiële omvang in euro’s

Toelichting fout / onzekerheid

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) – gemeente 2014

n.v.t.

0

Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling

G5

Wet participatiebudget (WPB) gemeente 2014

n.v.t.

0

Geen bevindingen met invloed op financiële vaststelling

7.2 Conclusie Uit de tabel blijkt dat wij bij onze controle geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.

23

7. OVERIGE AANDACHTSPUNTEN

24 7. Overige aandachtspunten 7.1 Overige dienstverlening -> onafhankelijkheid accountant Bij het uitvoeren van onze dienstverlening hebben wij rekening gehouden met de onafhankelijkheidsvoorschriften van onze beroepsorganisatie. Om hier transparant in te zijn, geven wij inzicht in onze (andere) werkzaamheden. In de navolgende punten zijn de door Baker Tilly Berk geleverde diensten in het verslagjaar 2014 aangegeven. Controle gerelateerde diensten: - Controle jaarrekening 2014 - Controle subsidieverantwoording - Ondersteuning interne controle Overeengekomen specifieke werkzaamheden - Door het ministerie van Binnenlandse Zaken verzochte beoordeling van de conversie van de producten naar functies in de verdelingsmatrix die ten grondslag ligt aan de begroting 2015 als gevolg van de toevoeging van de functies in het kader van het sociaal domein. Adviesdiensten (buiten de natuurlijke adviesfunctie) - Niet van toepassing 7.2 Fraude Bij de uitvoering van de werkzaamheden hanteren wij onder andere de Nadere Voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) 240. “De verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het kader van de controle van financiële overzichten”. Het College is primair verantwoordelijk voor de preventie van fraude. Het College is verantwoordelijk voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoordelijk gedrag. Zij dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zo veel mogelijk te beperken, zodat de integriteit van de financiële verslaggeving is gewaarborgd. Tijdens de controle van de jaarrekening inventariseren wij de frauderisico’s binnen uw organisatie en beoordelen wij de interne beheersingsmaatregelen die gericht zijn op het voorkomen en ontdekken van fraude. Tijdens de beoordeling bleek ons dat binnen uw organisatie reeds de nodige aandacht wordt besteed aan de onderwerpen fraude en integriteit. U heeft aangegeven belang te hechten aan een adequate beheersing van frauderisico’s. Volledigheidshalve wijzen wij erop dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude.

25

8. SPEERPUNTEN RAAD

26 8. Speerpunten gemeenteraad 8.1 Inleiding Door de Raad zijn voor de controle de volgende speerpunten aangegeven: Speerpunten 2014 • Schatkistbankieren: • Worden de regels nageleefd met aanzien van de afbouw van de effectenportefeuille? • Welk effect heeft dit op het rendement? • Weerstandsvermogen: • Hoe wordt het weerstandsvermogen bepaald en hoe zit de reserve Essent hierin? • Hoe wordt actieve sturing vanuit de gemeente gegeven om de factor hoog genoeg de houden? • Overschotten in de jaarrekening: • Onderzoeken van de afwijkingen in de afgelopen 3 jaar (12/13/14) en kijken of hier vaste componenten inzitten Daarnaast is afgesproken om nog schriftelijk te rapporteren over de speerpunten 2013. Speerpunten 2013 • Verborgen risico’s in exploitaties maatschappelijk vastgoed (welzijn en onderwijs); • Wat zijn de beleidsregels/investeringsregels bij gemeentelijke gebouwen? • Hoe stuurt/beheerst de gemeente tussentijds m.b.t. maatschappelijk vastgoed dat op afstand is gezet? • Zijn er voldoende fondsen voor vervangingsinvesteringen? • Renovatie gemeentehuis: • Beoordeling van de over- en onderschrijdingen op deelbudgetten/kredieten binnen het totaalkrediet renovatie gemeentehuis. In de volgende paragrafen hebben wij onze bevindingen ten aanzien van deze speerpunten opgenomen. Daarbij hebben wij eerst de uitgevoerde werkzaamheden opgenomen en daarna de conclusies uit deze werkzaamheden.

27 8.2 Schatkistbankieren Uitgevoerde werkzaamheden: Ten behoeve van dit speerpunt zijn de volgende werkzaamheden verricht: • Het effectenverloop in de jaren 2012 t/m 2014 in beeld brengen • Nagaan wat de toekomstige plannen zijn ten aanzien van het effectenverloop Bevindingen: De gemeente heeft de beleggingen ondergebracht bij Forza Asset Management en in het Limburg Kapitaalmarkt Fonds bij BNG Vermogensbeheer. De boekwaarde van de effecten is de afgelopen jaren. De gemeente is verplicht om bij verkoop van effecten de boekwaarde overeenkomstig te verlagen. Stand ultimo

Boekwaarde

2012

€ 16.723.000

2013

€ 14.745.000

2014

€ 13.478.000

Hieronder is het verloop in de afgelopen 3 jaar opgenomen:

De beleggingen zullen in de komende jaren verder afnemen als gevolg van de invoering van Wet Schatkistbankieren. Hierbij zal het tijdschema worden gehanteerd voor afbouw welke door het ministerie is voorgeschreven. Volgens de huidige looptijden van de obligaties lopen de beleggingen in periode tot en met 2020 tot circa € 0,5 miljoen af. Het rendement bij Forza was in 2014 circa 4% en bij Limburg Kapitaalmarkt Fonds circa 1%. De rente op de bankrekening schatkistbankieren is < 1%. Hierdoor zal het rendement dalen als de gelden die nu belegd zijn worden overgemaakt naar de bankrekening van het schatkistbankieren. Het bruto effect op de beleggingen op termijn zal voor de gemeente dus ongeveer € 400.000 per jaar bedragen. Deze effecten zijn reeds meegenomen in de meerjarenbegroting. Daarnaast is in de begroting rekening gehouden met feit dat vrijgevallen beleggingen tussen 2015 en 2019 kunnen worden ingezet voor financiering van investeringen. Hierdoor hoeft de gemeente minder extern geld aan te trekken waardoor het netto effect lager dan € 400.000. Bij de controle hebben wij geconstateerd dat de wet Schatkistbankieren en wet Fido worden nageleefd door de gemeente en de financiële effecten voor de gemeente zoveel mogelijk worden beperkt..

28 8.3 Weerstandsvermogen Uitgevoerde werkzaamheden: Ten behoeve van dit speerpunt zijn de volgende werkzaamheden verricht: • Nagaan op welke wijze het weerstandsvermogen wordt bepaald. • Beoordelen welke acties worden ondernomen om de factor hoog genoeg te houden. Bevindingen Hieronder hebben wij opgenomen op welke wijze het weerstandsvermogen voor de jaren 2012 tot en met 2014 is berekend: Stand ultimo

2012

2013

2014

Weerstandscapaciteit Essentgelden Claims

€ 24.617.000 - € 7.291.000 - € 350.000

€ 24.618.000 - € 7.291.000 - € 350.000

Netto weerstandscapaciteit

€ 16.976.000

€ 16.977.000

€ 15.307.000

€ 7.070.000 € 5.761.00

€ 6.946.000 € 4.757.000

€ 10.920.000 € 4.180.000

Risico’s

€ 12.831.000

€ 11.703.000

€ 15.100.000

Netto vrije ruimte - Algemeen - Grondbedrijf

€ 4.145.000 € 9.159.000 - € 5.014.000

€ 5.274.000 € 9.852.000 - € 4.578.000

€ 207.000 € 4.387.000 - € 4.180.000

1,32

1,45

1,01

Algemene risico’s Risico’s grondbedrijf

Weerstandsvermogen

-

€ 22.984.000 € 7.291.000 - € 350.000

29 8.3 Weerstandsvermogen (vervolg) Ultimo 2014 is het weerstandsvermogen afgenomen ten opzichte van voorgaande jaren. Dit is met name het gevolg van de risico inschatting binnen de open eindregelingen, waarvoor de gemeente vanaf 1-1-2015 verantwoordelijk is. Deze risico’s zijn nog niet onderbouwd met ervaringscijfers. In de komende jaren kunnen de beschikbare middelen en daadwerkelijke hulpvraag beter op elkaar worden afgestemd, waardoor de risico’s teruglopen. Het advies is om in de paragraaf weerstandsvermogen inzicht te geven in hoeverre door eigen handelen risico’s gereduceerd zijn in de tijd. De risico’s binnen het grondbedrijf zijn in de afgelopen jaren verder teruggebracht. Door de gemeente zijn de projecten kritisch beoordeeld en waar nodig en mogelijk zijn aanpassingen doorgevoerd. Tevens is de toerekening van de interne kosten aangepast. Hierdoor worden risico’s binnen het grondbedrijf beter beheerst. In de paragraaf weerstandsvermogen heeft de gemeente een uitgebreide beschrijving van de potentiele risico’s opgenomen. Niet alle risico’s hoeven hier opgenomen te worden aangezien er ook gedekt zijn door voorzieningen of bestemmingsreserves. Wij constateren aan de opgenoemde risico’s gedurende de afgelopen jaren dat de gemeente deze kritisch volgt en nieuwe risico’s daadwerkelijk toevoegt. Wij adviseren u een nadere analyse op te nemen over wanneer u verwacht dat risico’s zich voordoen. Niet alle risico’s doen zich in hetzelfde jaar voor waardoor de inschatting in de tijd nuttige aanvullende informatie is. Risico’s die zich op korte termijn voordoen moeten mogelijk acuut uit het weerstandsvermogen worden gedekt terwijl voor andere risico door middel van maatregelen het risico kan worden gereduceerd of het weestandsvermogen nog kan aangroeien. Daarnaast geeft het de raad meer inzicht als niet alleen wordt toegelicht welke risico’s mogelijk plaatsvinden, maar ook een evaluatie opnemen van welke vooraf ingeschatte risico’s nu daadwerkelijk plaats hebben gevonden. Op deze wijze wordt inzicht gegeven in de mate waarin de gemeente risico’s beheerst.

30 8.4 Overschotten in de jaarrekening Uitgevoerde werkzaamheden Ten behoeve van dit speerpunt zijn de volgende werkzaamheden verricht: • In beeld brengen van programma’s waarbij in de jaren 2012 tot en met 2014 de rekening > 10% lager is dan de begroting na wijziging • Nagaan of hier structurele overschotten in zitten Bevindingen • In 2012 is sprake bij de algemene dekkingsmiddelen van een verschil tussen begroting na wijziging en de rekening van € 1,5 miljoen overschot. Dit betrof het niet aanwenden van de post onvoorzien als ook een voordeel op de doorbelasting vanuit de kostenplaatsen. • In 2013 is bij programma 4 sprake van een verschil tussen begroting na wijziging en rekening van € 6 miljoen. Deze lagere lasten resulteren ook in lagere baten. • In 2014 is bij de volgende programma’s sprake van een verschil tussen begroting na wijziging en rekening > 10%: • Programma 3 € 5 miljoen -> onderschrijding wordt veroorzaakt door het project revitalisering binnenhavens. De kosten binnen dit project zijn opgenomen als last en in de begroting terwijl in de jaarrekening is het project als investering is verantwoord. Dit betreft een incidenteel voordeel, wat deels weer gecompenseerd wordt door de subsidies die voor het project zijn ontvangen en als bate waren verantwoord in de begroting en nu in mindering op de investering zijn gebracht Hierdoor per saldo een beperkt effect. • Programma 4 € 7 miljoen -> onderschrijding betreft met name de lasten binnen het grondbedrijf. De gemeente bewaakt de projecten kritisch en maakt geen onnodige kosten. De lagere lasten leiden ook tot lagere baten, omdat de verhoging van het onderhanden werk lager is. • Algemene dekkingsmiddelen € 3 miljoen -> deze onderschrijding is met name het gevolg van de vacaturestop en minder inhuur personeel derden. Daarnaast is op ICT een voordeel behaald, omdat projecten nog niet zijn uitgevoerd. Dit betreft een incidentele post, die leidt tot een lagere onttrekking vanuit de reserves. Gezien de aard van de onderschrijdingen concluderen wij dat dit incidentele overschotten zijn en/of onderschrijdingen die beperkt resultaateffect hebben en die binnen het gemeentelijke beleid passen. Wij adviseren u bij de bestuursrapportages kritisch te zijn op de inzet van incidentele middelen en de post onvoorzien. Daarnaast adviseren wij u tussentijdse wijzigingen in calculaties van grondbedrijf te verwerken in een begrotingswijziging in de bestuursrapportages. Op het moment dat deze tussentijds wordt bijgesteld, wordt voorkomen dat in de jaarrekening veel afwijkingen moeten worden verklaard die reeds eerder bekend waren. Daarnaast geeft het de raad de mogelijkheid om haar budgetrecht met actuele informatie uit te voeren. Het hogere resultaat in 2014 wordt voor een groot deel ook veroorzaakt door budgetoverhevelingen van € 1,7 miljoen die in het algemeen beeld van de jaarrekening zijn toegelicht. Dit betreft incidentele zaken die niet tot uitvoer zijn gekomen in 2014 maar in 2015 alsnog zullen worden uitgevoerd. Met name rondom de WMO is dit een omvangrijke post waarbij we adviseren toe te zien om een eventueel overschot 2015 eerder inzichtelijk te hebben waardoor de begroting tussentijds kan worden bijgesteld (2e berap).

31 8.5 verborgen risico’s in exploitaties maatschappelijk vastgoed (welzijn en onderwijs) Uitgevoerde werkzaamheden Ten behoeve van dit speerpunt zijn de volgende werkzaamheden verricht: • Vaststellen of de gemeente beleidsregels/investeringsregels heeft • Vaststellen of de gemeente beschikt over een overzicht van het maatschappelijk vastgoed en of er inzicht is in de gemaakte afspraken met de instellingen die gebruik maken van het maatschappelijk vastgoed • Met betrekking tot het zwembad en de schouwburg wordt vastgesteld dat de instelling daadwerkelijk invulling geeft aan een eventuele instandhoudingsverplichting aangaande het pand Bevindingen • Het uitgangspunt van de gemeente is dat verenigingen en stichtingen zelfstandig opereren. Derhalve zijn er geen beleidsregels/investeringsregels opgesteld. In eerste instantie moeten de gebruikers zelf zorgdragen voor een investering in het pand. Wanneer de gebruiker hiertoe niet in staat is kan zij een beroep doen op de gemeente. Een dergelijke aanvraag loopt via de reguliere MUIP route. • De gemeente heeft per accommodatie een lange termijn overeenkomst waarin afspraken over uit te voeren onderhoud vastligt. Op basis van de overeenkomsten vinden overleggen plaats tussen de gemeente en de gebruikers en beheerders. • Met betrekking tot het maatschappelijk vastgoed wordt een lijst bijgehouden waaruit het object, eigenaar en gebruiker blijkt. Het vastgoed wordt jaarlijks getaxeerd om de WOZ-waardes te bepalen. Kosten van het vastgoed worden aan de hand van facturen vastgelegd in het ERP-pakket. Jaarlijks wordt van de grootste exploitant (Optisport) de jaarrekening opgevraagd. • Beheer en onderhoud van panden is de verantwoordelijkheid van het team vastgoedbeheer, welke deze taken in nagenoeg alle gevallen heeft neergelegd bij de gebruikers van de panden. De beleidsmedewerker vastgoed houdt toezicht op de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden door de gebruikers. De afschrijvingen van de panden zijn opgenomen inde meerjarenraming waardoor er sprake is van een structureel budget en ruimte voor vervangingsinvesteringen. Belangrijk blijft het tijdig constateren of onderhoud door instellingen daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Hier dient actief op gemonitord te worden. Dit is expliciet belegd binnen de gemeente waardoor het risico op achterstallig onderhoud welke eventueel voor rekening van de gemeente komt ons inziens is ingeperkt.

32 8.6 Renovatie gemeentehuis Uitgevoerde werkzaamheden Dit speerpunt is verder niet meer uitgewerkt omdat de casus middels een raadsbesluit van februari 2015 is afgehandeld. Bij de beoordeling van de kosten hebben wij geconstateerd dat gemeente voorzichtig begroot en deelkredieten aanhoudt om nagekomen kosten/risico’s/wensen te kunne n dekken. Daarnaast was in de calculatie een onderdeel voor onvoorziene posten opgenomen welke achteraf niet in deze mate nodig is geweest. Wij adviseren u gedurende het jaar de beschikbare kredieten en daarin opgenomen ruimten voor onvoorzien te bewaken en waar nodig bij te stellen.

33

9. ACTUELE ONTWIKKELINGEN

34 9. Actuele ontwikkelingen 9.1 Wijziging wet Gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Per 1 januari 2015 is de wijziging van de Wgr in werking getreden. Dit betekent dat organisaties tot 1 januari 2016 de tijd heeft om bestaande regelingen aan te passen. De wijzigingen hebben betrekking op: • Introductie van bedrijfsvoeringsorganisatie: nieuwe samenwerkingsvorm die zich kenmerkt door een eenvoudige bestuurlijke structuur en het hebben van rechtspersoonlijkheid. • Wijziging in de planning- en controlcyclus en versterking positie van raden: met name de wijziging van uiterste datum naar 15 april voor het indien van algemene en financiële kaders en de jaarrekening aan de gemeenteraden is van belang. • Aanpassingen bestaande gemeenschappelijke regelingen i.k.v. besluitvorming over uitbreiding van overgedragen bevoegdheden en de omvang en samenstelling van het dagelijks en algemeen bestuur. Wij adviseren de consequenties voor uw organisatie te bekijken en waar nodig de gemeenschappelijke regeling aan te passen.

35 9.2 Individueel keuzebudget Op 15 juli 2014 is het principeakkoord cao gemeente 2013-2015 overeengekomen. Hierin is onder meer opgenomen dat het IKB, individueel keuzebudget, uiterlijk op 1 januari 2017 zal worden ingevoerd. De IKB sluit aan bij de wens voor meer keuzevrijheid voor de werknemer en is daarmee een verdere stap in de modernisering van de arbeidsvoorwaarden voor de sector. Door middel van het IKB is invulling op individuele basis mogelijk. Het IKB is een persoonlijk budget dat gaat bestaan uit de middelen die nu nog horen bij de: • Vakantietoelage • Eindejaarsuitkering • Levensloopbijdrage • bovenwettelijk verlof van 14,4 uur Op het moment dat de IBK in werking treedt vervallen bovenstaande arbeidsvoorwaarden. Door middel van de invoering van de IKB krijgt de werknemer de volgende keuzemogelijkheden: • Verlof • Uitbetaling • Reservering • Levensloopverlof voor rechthebbenden • Inkoop extra pensioen • (onbelaste) pensioen/training • Premie IPAP-verzekering Werkgevers kunnen besluiten, dat naast het IKB ook andere arbeidsvoorwaarden in dit keuzemodel als bron ingezet kunnen worden. Wij adviseren u om tijdig te starten met de voorbereidingen voor het invoeren van het IKB. Daarnaast moet u rekening houden met een eenmalige last in het jaar voorafgaand aan de invoering van het IKB. Door de invoering van IKB is er sprake van een eenmalige verplichting tot betaling vakantiegeld over de periode juni-december over het voorgaande boekjaar.