Gemeente LeidschendamVoorburg
Accountantsverslag jaarrekening 2011
Ernst & Young Accountants LLP Wassenaarseweg 80 2596 CZ Den Haag Postbus 90636 2509 LP Den Haag Tel.: +31 (0) 88 - 407 1000 Fax: +31 (0) 88 - 407 1005 www.ey.nl
De leden van de gemeenteraad van de gemeente Leidschendam-Voorburg Postbus 905 2270 AX VOORBURG
Den Haag, xx mei 2012
Betreft:
jobref./typ/cl.nr.
accountantsverslag jaarrekening 2011 gemeente Leidschendam-Voorburg
Geachte leden van de raad, Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2011 van de gemeente Leidschendam-Voorburg, hebben wij het genoegen u hierbij de uitkomsten van onze werkzaamheden te presenteren. Daarnaast geven wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, een aantal aanbevelingen waarmee wij beogen u als raad te ondersteunen in uw kaderstellende en controlerende taak. De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast in het kader van de controle van de jaarrekening 2011 van de gemeente Leidschendam-Voorburg. De in dit accountantsverslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2011. Onze bevindingen hebben wij op 26 april 2012 besproken met de portefeuillehouder financiën. Het concept van deze rapportage is op 8 mei 2012 afgestemd met de gemeente Leidschendam-Voorburg. Een afschrift van dit rapport is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leidschendam-Voorburg.
Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.
Pagina 2
Wij stellen het zeer op prijs deze rapportage persoonlijk aan u toe te lichten of eventuele vragen van u te beantwoorden. Als u vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen met Marianne Westerhout, via 088-4073977. Hoogachtend,
drs. M.E. Westerhout- van Kimmenade RA MGA
Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3 1.4
Hoe hebben wij de controle ingericht? Wat is de reikwijdte van onze opdracht Onze controleaanpak in het kort De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties Verplichtingen inzake Single information en single audit (Sisa)
1 1 1 2 3
2 2.1
Uw specifieke wensen en aandachtspunten Inleiding
4 4
3 3.1 3.2
Wat zijn de uitkomsten van onze controle? Onze verklaring is goedkeurend Welke fouten en onzekerheden resteren nog?
7 7 8
4 4.1 4.2
Onze analyse van het resultaat 2011 en het weerstandsvermogen Voordelig resultaat nader geanalyseerd Analyse van het weerstandsvermogen
9 9 10
5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6
Onze aanbevelingen naar aanleiding van de controle Grondbeleid en grondexploitaties Voorziening dubieuze debiteuren sociale zaken Aan vraag Incidentele Aanvullende Uitkering (IAU) Verbonden partijen Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid Bevindingen controle verantwoording in het kader van Sisa
12 12 14 15 16 16 20
6 6.1 6.2 6.3
Interne beheersing Leidschendam-Voorburg ‘‘in control’‘ Beoordeling administratieve organisatie en interne beheersing Evaluatie interne beheersing
21 21 21 23
Pagina 2
6.4
Automatisering
24
2011 Uitkomsten controle
1
Hoe hebben wij de controle ingericht? 1.1
Reikwijdte
Wat is de reikwijdte van onze opdracht
Conform de aan ons verleende opdracht hebben wij de jaarrekening 2011 van de gemeente Leidschendam-Voorburg gecontroleerd. Deze jaarrekening is onder verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders opgesteld. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de jaarrekening, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en het door de raad vastgestelde controleprotocol. Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen en zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat.
1.2 Controleaanpak in het kort
Onze controleaanpak in het kort
Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder begrepen zijn beoordeling van de risico’s van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de weten regelgeving relevante internebeheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet ten doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het internebeheersingssysteem van de gemeente. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.
Pagina 2
De planning en uitvoering van onze controle en de daaraan gerelateerde advieswerkzaamheden zijn voornamelijk gericht op: ► Het geven van feedback aan het College over onze bevindingen betreffende de interne beheersing van de bedrijfsprocessen en de kwaliteit van de interne controle. ► Beoordeling van het jaarverslag van de gemeente Leidschendam-Voorburg. ► Controle van de jaarrekening van de gemeente Leidschendam-Voorburg. ► Het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Leidschendam-Voorburg. ► Ondersteunen van de controlerende rol van de gemeenteraad door het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
1.3 Toleranties
De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties
Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Het normenkader en de goedkeuringstolerantie zijn op 21 september 2010 vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders en de raad. U heeft ons voor het boekjaar 2011 opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie
Goedkeurend
Beperking
Oordeelonthouding
Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% lasten)
≤ 1%
> 1% - < 3%
-
≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)
≤ 3%
> 3% - < 10%
≥ 10%
-
Op grond van de jaarrekening 2011 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 2 miljoen (1%) en voor onzekerheden € 6 miljoen (3%). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring worden afgegeven.
Pagina 3
Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium, de uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. De rapporteringstolerantie, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door de raad bepaald op 10% van de goedkeuringstolerantie en bedraagt derhalve € 200.000.
1.4 Verplichtingen Sisa
Verplichtingen inzake Single information en single audit (Sisa)
Uw gemeente is op grond van wettelijk voorschrift verplicht de verantwoordingsinformatie voor de met name benoemde specifieke uitkeringen hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening op basis van een door het ministerie van BZK voorgeschreven model. Bij de controle van deze bijlage betrekken wij de door het ministerie van BZK hiervoor gegeven aanwijzingen (Circulaire Single Information Single Audit 2011, waarin onder andere opgenomen de Nota verwachtingen accountantscontrole 2011). De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het BADO in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: ► € 10.000 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 100.000 is; ► 10% indien de omvangbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; ► € 100.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. In paragraaf 5.6 van dit verslag rapporteren wij hierover.
Pagina 4
2
Uw specifieke wensen en aandachtspunten 2.1
Inleiding
Inleiding
Wij stemmen onze controle af op de specifieke situatie van de gemeente Leidschendam-Voorburg en betrekken daarbij ook eventuele aandachtspunten van de gemeenteraad. Op die wijze leveren wij gericht toegevoegde waarde voor de controlerende rol van de gemeenteraad en geven wij tevens inhoud aan onze natuurlijke adviesfunctie. U heeft ons gevraagd dit jaar specifiek aandacht te besteden aan de volgende onderwerpen: ► Reserves en voorzieningen; ► Investeringen; ► Bezuinigingen; ► Projectbewaking- beheersing onderhanden werk. Deze aandachtspunten zijn betrokken in onze controle en hebben wij in dit verslag van bevindingen uitgewerkt.
Reserves en voorzieningen
Tijdens onze controle hebben wij geconstateerd dat diverse nota’s verouderd zijn waaronder de nota reserves en voorziening, nota verbonden partijen en de nota weerstandsvermogen. In 2011 heeft nog geen herziening plaatsgevonden van de nota reserves en voorzieningen. In 2011 zijn enkele reserves opgeheven waaronder de reserve uitvoering VVP, reserve opleidingsplan WIN en reserve parkeervoorziening Emantslaan. Daarnaast heeft een analyse plaatsgevonden van de voorzieningen. De toereikendheid van de voorziening is beoordeeld middels actuele onderhoudsplannen. Wij adviseren het college om deze nota’s te actualiseren en toe te passen vanaf de controle van het boekjaar 2012. Dit hangt overigens ook samen met de actualisatie van de financiële beheersverordening ex artikel 212. Binnen de ambtelijke organisatie is aangegeven dat hieraan reeds uitvoering wordt gegeven
Investeringen
De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft een omvangrijke investeringsplanning. In de bijlage van de jaarrekening is een overzicht opgenomen van de investeringsuitgaven 2011. Bij de najaarsnota 2011 is een inschatting gemaakt van de verwachte
Pagina 5
investeringen in 2011. Bij het opmaken van de jaarrekening blijkt dat minder is besteed dan verwacht en dat besteding in latere jaren alsnog plaatsvindt. De oorzaken worden ook toegelicht in het overzicht investeringsuitgaven 2011. Ook in voorgaande jaren heeft het voorgaande zich voorgedaan. Er lijkt daarmee sprake te zijn van planningsoptimisme. De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft daarom in de voorjaarsnota 2012 de planning afgeraamd en aangepast door fasering naar volgende jaren. Daarbij is het tevens van belang om in de huidige economische omstandigheden te bezien in hoeverre investeringen ook daadwerkelijk nodig zijn. Gelet op het voorgaande is het daarom van belang om de planning goed te volgen ten opzichte van de realisatie en zo nodig bij te sturen. Bezuinigingen
De gemeente Leidschendam-Voorburg staat samen met veel andere gemeenten voor een aanzienlijke bezuinigingsoperatie. Met de voorjaarsnota 2011 zijn de kaders bepaald voor de uitvoering van deze operatie door het college. Het is aan de raad om het college te controleren op de uitvoering van het beleid en zo ook voor de voortgang van de bezuinigingen. Daarom is ook tijdige en betrouwbare informatie van belang om de effecten hiervan te kunnen volgen, hoewel de bezuinigingen vooral in 2013 plaatsvinden. De raad heeft met het college afgesproken om de voortgang hiervan door middel van bestuursrapportages bij de najaarsnota en voorjaarsnota inzichtelijk te maken. In de reguliere producten uit de planning en controlcyclus zal vervolgens ook worden gerapporteerd over de bereikte effecten. Het college heeft hiertoe middels de Handleiding Implementatieplan Bezuinigingen aangegeven hoe de spelregels er uit zien om ook daadwerkelijk aan het voorgaande te kunnen voldoen. Eerst wordt bepaald hoe het implementatieplan eruit moet zien, vervolgens wordt aangegeven dat voorgestelde maatregelen moeten worden voorzien van een plan van aanpak, zodat deze ook concreet kunnen worden uitgewerkt met resultaateffect. Inmiddels is reeds een voorstel gemaakt voor het aanvragen van verplichtingen teneinde een betere budgetdiscipline te bewerkstellingen. Daarnaast is een voorstel gemaakt voor de afbouw van subsidierelaties conform de voorjaarsnota 2011. In de reguliere producten uit de planning en controlcyclus hebben wij geconstateerd dat bezuinigingen worden gemonitored en ook wordt gerapporteerd over de bereikte effecten.
Projectbewakingbeheersing onderhanden
De exploitatieopzetten van de grondexploitaties worden jaarlijks herzien aan het begin van het nieuwe jaar. De herziening per 1 januari 2012 is uitgevoerd in een nauwe samenwerking tussen de planeconoom, de projectcontroller, de financieel consulent
Pagina 6
werk
en de administratief medewerker planeconomie. Per grondexploitatie worden jaarlijks risico’s benoemd zoals die bekend zijn bij het projectteam, welke als basis dienen voor de financiële vertaling naar een benodigde risicobuffer c.q. de omvang van de algemene reserve. De hoogste risico’s worden gekwantificeerd en benoemd in de exploitatieopzet. Voor deze risico’s wordt de omvang ingeschat, de kans dat het optreedt, eventuele beheersingsmaatregelen en de fase waarin het risico kan optreden. Tevens wordt bij enkele projecten gebruik gemaakt van externe expertise. Wij constateren dat het college veel aandacht besteed aan projectbeheersing. Gelet op onze controle zijn wij van mening dat de projectbeheersing binnen de gemeente van voldoende niveau is.
Pagina 7
3
Wat zijn de uitkomsten van onze controle? In dit hoofdstuk behandelen wij de uitkomsten van onze werkzaamheden naar aanleiding van de controle van de jaarrekening.
3.1 De jaarrekening is getrouw
Onze verklaring is goedkeurend
Wij hebben bij de jaarrekening van de gemeente Leidschendam-Voorburg een goedkeurende controleverklaring afgegeven met betrekking tot de getrouwheid. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2011 zijn ingericht in overeenstemming met het BBV en de in de programmarekening opgenomen balans en toelichting en rekening van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van de gemeente Leidschendam-Voorburg.
De jaarrekening is rechtmatig
Wij hebben bij de jaarrekening van de gemeente Leidschendam-Voorburg een goedkeurende controleverklaring afgegeven met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2011 in overeenstemming zijn met de door de raad vastgestelde wet- en regelgeving.
Jaarverslag niet strijdig met de jaarrekening
De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het BBV. Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening 2011 van uw organisatie geen materiële afwijkingen vertoont ten opzichte van de voorschriften van het BBV. Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijk voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening.
Belangrijke voorwaarde: ongewijzigde vaststelling
Wij zijn er bij ons oordeel van uitgegaan dat de raad de nu overlegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.
Pagina 8
3.2 Onze rapportering van fouten en onzekerheden
Welke fouten en onzekerheden resteren nog?
In de onderstaande tabel is een overzicht gegeven van de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde controles (bedragen maal € 1 miljoen): Controleverschillen per onderdeel
Fouten
Onzekerheden
Verwijzing
€-
€-
N.v.t.
Getrouwheid —
Geen
Rechtmatigheid —
Geen
€-
€-
N.v.t.
—
Geen
€-
€-
N.v.t.
€ 2,0
€ 6,0
Tolerantie
De geconstateerde fouten ad € 0 en onzekerheden ad € 0 zijn kleiner dan de door u vastgestelde controletolerantie van respectievelijk € 2 miljoen en € 6 miljoen. Op basis daarvan kunnen wij bij de jaarrekening 2011 zowel betreffende de getrouwheid als de rechtmatigheid een goedkeurende verklaring verstrekken.
Pagina 9
4
Onze analyse van het resultaat 2011 en het weerstandsvermogen 4.1
Hoofdlijnen resultaat
Voordelig resultaat nader geanalyseerd
Het saldo van baten en lasten over het jaar 2011 bedraagt € 3,7 miljoen voordelig (geraamd saldo volgens de herziene begroting € 0). Dit is het saldo na verwerking van de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves. Het resultaat over 2011 ten opzichte van de gewijzigde begroting kan als volgt worden weergegeven:
Bedragen x € 1 miljoen Totale lasten Totale baten Saldo programma’s Algemene dekkingsmiddelen Onvoorziene uitgaven Resultaat vóór bestemming Mutaties in reserves Resultaat na bestemming
Gewijzigde begroting 191,3 93,9 (97,4) 91,9 0,1 (5,6) 5,6 -
Rekening 2011 184,9 92,2 (92,7) 92,6 (0,1) 3,8 3,7
Afwijking 6,4 (1,7) 4,7 0,7 0,1 5,5 (1,8) 3,7
Uit bovenstaande opstelling blijken vóór bestemming grote afwijkingen ten opzichte van de gewijzigde begroting, voortkomend uit zowel grote voor- als nadelen. In het jaarverslag (financiële positie) en in de jaarrekening worden de afwijkingen besproken. Belangrijke afwijkingen, groter dan € 1 miljoen, die het resultaat vóór bestemming hebben beïnvloed betreffen: ►
►
Programma De Wijk. Voordeel op de lasten van € 0,4 miljoen en een voordeel op de baten van € 0,9 miljoen. De voordelen worden gerealiseerd doordat de werkelijke terugbetaling inzake de Wet Inburgering cohorten 2007-2008 € 0,8 miljoen bedraagt in plaats van de verwachte € 2,3 miljoen. Hierdoor valt een bedrag ad € 1,5 miljoen vrij ten gunste van het resultaat. Programma Ruimtelijke Inrichting. Voordeel op de lasten van €1,1 miljoen en een voordeel op de baten van € 0,2 miljoen. Dit wordt veroorzaakt doordat de feitelijke overeenkomsten met glaseigenaren voor sanering tot verspreid glas in het buitengebied begin 2012 zijn gesloten (voordeel € 1,3 miljoen) en een aantal projecten waarvoor ISV- middelen
Pagina 10
►
beschikbaar zijn in tijd zijn verschoven (voordeel € 1,4 miljoen). Daarnaast is een nadeel gerealiseerd van € 2,1 miljoen door aanvulling van de verliesvoorzieningen van een aantal grondexploitaties. Programma Veiligheid en Handhaving. Voordeel op de lasten van € 4,5 miljoen en een nadeel op de baten van € 4,4 miljoen door de financiële verwerking van de verkoop van de Brandweerkazerne aan de Veiligheidsregio Haaglanden.
Voor een uitgebreide analyse van de resultaten verwijzen wij naar het jaarverslag en de daarin opgenomen toelichting op het financieel resultaat per programma. Wij zijn van mening dat de gemeente in het jaarverslag een kwalitatief goede analyse heeft opgenomen van de afwijkingen ten opzichte van de begroting en dat daarmee een goed inzicht geeft.
4.2 Toereikend weerstandsvermogen
Analyse van het weerstandsvermogen
Het eigen vermogen bedraagt per jaareinde 2011 volgens de jaarrekening € 108,7 miljoen en heeft zich gedurende 2011 als volgt ontwikkeld:
Algemene reserve Bedragen x € 1 miljoen Saldo 1 januari 2011 Totale stortingen 2011 ten laste van resultaat Totale onttrekkingen 2011 ten gunste van resultaat Resultaatbestemming Resultaat 2011 Saldo per jaareinde 2011
Bestemmingsreserves
Totaal
44,6 8,7 (8,8)
56,1 11,9 (15,5)
100,7 20,6 (24,3)
8,0 3,7 56,2
52,5
8,0 3,7 108,7
In het jaarverslag is onder andere de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen, die informatie bevat over de weerstandscapaciteit, weerstandsvermogen en de risico’s en het beleid dat hieromtrent gedurende 2011 is gevoerd. De gemeente Leidschendam-Voorburg geeft in de paragraaf weerstandsvermogen inzicht in de mogelijke risico’s die zich kunnen voordoen met een financiële vertaling en kansberekening ter bepaling van de noodzakelijke hoogte van het
Pagina 11
weerstandsvermogen. De weerstandcapaciteit bestaat uit de algemene reserve en eventuele stille reserves en de ruimte op de exploitatiebegroting. De gemeente Leidschendam-Voorburg komt op een weerstandscapaciteit van € 10,5 miljoen. De algemene reserve bedraagt ultimo 2011 € 56,2 miljoen, waarvan € 7,4 miljoen is aangemerkt als bufferfunctie. Samen met ruimte op de begroting ad € 0,17 miljoen en algemene reserve met bufferfunctie grondexploitatie (€ 2,9 miljoen) komt de weerstandscapaciteit uit op € 10,5 miljoen. De verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de waarschijnlijke risico-omvang is de ratio voor het weerstandsvermogen. De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft alle risico’s geclassificeerd voor wat betreft de geschatte kans van optreden (laag/midden/ hoog) en het geldgevolg. Tevens is aangegeven of sprake is van een structureel (S) of incidenteel (I) risico. De gemeente Leidschendam-Voorburg gaat uit van een gewenste ratio van ‘voldoende’. Het totaal van de financiële risico’s beweegt zich tussen de ondergrens van € 15,5 miljoen en een bovengrens van € 40,0 miljoen. De financiële uitkomsten na de kans- en effectberekening komen op € 7,9 miljoen incidenteel en € 1,7 miljoen structureel. Wij zijn van mening dat de gemeente Leidschendam-Voorburg voldoende zicht heeft op de risico’s en maatregelen treft om deze te beheersen. Gelet op de economische crisis en het overhevelen van rijkstaken naar de gemeenten, krijgt ook Leidschendam-Voorburg thans te maken met meer risico’s dan ten tijde van de bepaling van de minimumeis van de weerstandscapaciteit. In het kader van risicomanagement adviseren wij de gemeente de analyse op dit punt blijvend te evalueren.
Pagina 12
5
Onze aanbevelingen naar aanleiding van de controle 5.1
Opbouw voorraadpositie
Grondbeleid en grondexploitaties
In het kader van de controle van de jaarrekening van de gemeente Leidschendam-Voorburg hebben wij de grondexploitaties gecontroleerd. Voorraden Onder de post voorraden is de boekwaarde opgenomen van de bouwgronden in exploitatie: De gemeente Leidschendam-Voorburg waardeert de gronden in exploitatie tegen de verkrijgingsprijs, vermeerderd met de kosten van het bouwrijp maken en de exploitatiekosten. Tevens zijn hierin begrepen de lopende verplichtingen en worden de opbrengsten van grondverkopen in mindering gebracht op de boekwaarde. Voor voorzienbare verliezen wordt een voorziening gevormd, waarmee het onderhanden werk wordt afgewaardeerd. De post voorraden kan als volgt worden gespecificeerd: (in miljoenen euro’s) Bouwgronden in exploitatie Af: voorziening voor verliezen Totaal
Interne beheersing
2011 12,3 (3,0) 9,3
2010 19,5 (14,9) 4,6
Voor het beoordelen van de waardering van de voorraden ultimo 2011 zijn de prognoses van de toekomstige resultaten van de grondexploitaties herzien door de gemeente Leidschendam-Voorburg. Deze herziening is opgenomen in hernieuwde exploitatieopzetten per 1 januari 2012. Belangrijke maatregelen die zijn getroffen om de resultaten op de grondexploitaties te beheersen zijn fasering en projectspecifieke aanpassing van grondprijzen en verwachte (minimaal) te realiseren opbrengsten. De financiële effecten hiervan zijn verwerkt in de jaarrekening 2011.
Pagina 13
Resultaten
In de paragraaf grondbeleid in het jaarverslag wordt op hoofdlijnen de resultaatontwikkeling over 2011 geschetst. Daarbij wordt ingegaan op de afzonderlijke grondexploitaties. De verwachte netto contante waarde 2012 bedraagt negatief € 3,0 miljoen (2011 negatief € 11,9 miljoen). De afname in 2011 met € 8,9 miljoen is voornamelijk het gevolg van het deels afsluiten van de grondexploitaties Prinsenhof en Damcentrum.
Gronden in exploitatie
De grondexploitatie Damcentrum (gemeentelijk en aandeel in de VOF) bedraagt circa 75% van de totale waarde van gronden die ultimo 2011 in exploitatie zijn. In 2011 is het historische deel van de gemeentelijke grondexploitatie afgesloten. Hiervoor is een bedrag ad € 3,5 miljoen aan de voorziening onttrokken. Ultimo 2011 is voor het resterende deel van de grondexploitatie een voorziening blijven staan van € 1,3 miljoen. Voor het aandeel in de VOF heeft de gemeente een voorziening gevormd die gepresenteerd is aan de creditzijde van de balans. De gemeente heeft deze voorziening aangepast naar aanleiding van de concept grondexploitatie van de VOF en een onderzoek van de directie van de VOF naar de bandbreedte van de verkoopwaarde van de gebouwde parkeergarage. Ten tijde van het opstellen van de gemeentelijke jaarrekening waren de cijfers van dit onderzoek nog niet definitief. Ook was de jaarrekening van de VOF nog niet vastgesteld. Op basis van een inschatting heeft de gemeente uit voorzichtigheid de verliesvoorziening aangevuld met € 1,1 miljoen. De voorziening bedraagt nu € 3,5 miljoen. Wij kunnen hiermee instemmen. Een tweede belangrijke grondexploitatie binnen de gemeente Leidschendam-Voorburg betreft de Duivenvoordecorridor. Het project bevindt zich in een beginfase en in 2011 hebben de onderzoeken in het kader van dit project zich gericht op de haalbaarheid ervan. Eind 2010 heeft een expertmeeting plaatsgevonden gevolgd door een marktconsultatie in het tweede kwartaal van 2011. Naar aanleiding van deze twee bijeenkomsten is de gemeente tot een aangepaste strategie en grondexploitatieberekening gekomen. Naar de nu bekende inzichten en marktgegevens komt deze exploitatie uit op een negatief resultaat. Volgens de gemeente bestaan er nog voldoende mogelijkheden om dit project te optimaliseren en is om die reden de bestaande voorziening van € 262.000 niet aangepast. Wij kunnen hiermee instemmen. Voor de grondexploitatie (Rietvink Gemeentewerf) verwacht de gemeente met een voordelig resultaat te zullen afsluiten. De netto contante waarde van dit project bedraagt ultimo 2011 € 0,8 miljoen. Naar verwachting zal deze in 2012 worden gerealiseerd.
Conclusie
Conclusie
Pagina 14
Wij constateren dat de gemeente de risico’s onderkend en ook continue maatregelen treft om tijdig te anticiperen op de moeilijke marktomstandigheden. De interne beheersing rondom de grondexploitaties van de gemeente biedt voldoende waarborgen om ook tijdig te kunnen sturen. Verder constateren wij dat de door de gemeente gehanteerde uitgangspunten op basis van de nu bekende inzichten juist zijn toegepast in de waardering van het onderhanden werk ultimo 2011.
5.2
Voorziening dubieuze debiteuren sociale zaken
Herijking voorziening In de jaarrekening 2011 zijn de debiteuren sociale zaken verantwoord voor een totaalbedrag van € 7,4 miljoen. Deze dubieuze debiteuren in 2012 vorderingen hebben voornamelijk betrekking op terugvorderingen van sociale uitkeringen uit hoofde van de Wet BUIG, Bbz en bijzondere bijstand. Conform de systematiek van voorgaande jaren heeft de gemeente op basis van de werkelijke kwijtscheldingen in de afgelopen 3 jaar de voorziening dubieuze debiteuren sociale zaken bepaald. De voorziening bedraagt ultimo 2011 € 0,4 miljoen. Daarnaast is op grond van de 75% terugbetalingsregeling aan het Rijk voor de Bbz-vorderingen, het debiteurensaldo met € 1,3 miljoen gecorrigeerd. Wij achten de voorziening ultimo 2011 in relatie tot het (gecorrigeerde) debiteurensaldo ultimo 2011 laag, betreffende 7%. Dit in vergelijking tot overige gemeenten. Vanaf boekjaar 2007 worden de debiteuren sociale zaken door uw gemeente op de balans verantwoord en is gelijktijdig een voorziening dubieuze debiteuren gevormd van € 1,1 miljoen. In de loop der jaren is deze voorziening, mede als gevolg van de gekozen methodiek, gedaald tot het huidige saldo. De hoogte van de voorziening is gelijk aan een percentage van de werkelijke kwijtscheldingen in de afgelopen 3 boekjaren, respectievelijk, 50%, 35% en 15%. Sinds de vorming van de voorziening in 2007 heeft geen herbeoordeling/evaluatie van de methodiek plaatsgevonden. Wij zijn van oordeel dat enkel de werkelijke kwijtschelding een ontoereikende basis is voor de bepaling van de oninbaarheid van de vorderingen. De werkelijke ontwikkeling en de afloop van de vorderingen in de afgelopen jaren, bestaande uit de ontvangsten en afboekingen (ofwel kwijtscheldingen), achten wij een betere indicator voor de oninbaarheid. Voor een nauwkeurigere inschatting adviseren wij tevens hierbij een onderscheid te maken naar jaarlagen van ontstaan van de vordering en rekening te houden met categorieën van vorderingen (bijvoorbeeld verhaalsvorderingen minder risico op oninbaarheid dan fraudevorderingen). Wij hebben thans geen indicaties dat de voorziening dubieuze debiteuren ultimo 2011 ontoereikend is. Wel zijn wij van oordeel dat uw gemeente de wijze van bepaling en hoogte van de voorziening dient te evalueren en actualiseren op basis van de
Pagina 15
ervaringscijfers inzake het verloop van de vorderingen in de afgelopen jaren. Hierbij is van belang dat een duidelijk verband bestaat tussen het debiteurensaldo en de voorziening dubieuze debiteuren die daarvoor is gevormd. In de huidige systematiek is dit verband niet aanwezig. Wij adviseren u derhalve voor 2012 analyses uit te voeren op de ontwikkeling van de debiteuren sociale zaken in de afgelopen jaren, om tot een gedegen onderbouwde voorziening dubieuze debiteuren te komen waarmee het risico op oninbaarheid voor uw gemeente toereikend in de jaarrekening wordt afgedekt.
5.3 IAU-aanvraag € 1 miljoen
Aan vraag Incidentele Aanvullende Uitkering (IAU)
In 2011 is een tekort ontstaan op het toegekende budget gebundelde uitkering voor inkomensvoorzieningen (WWB etc). De werkelijk in 2011 gemaakte kosten (dat is: lasten minus baten) voor de inkomensvoorzieningen bedraagt € 20,7 miljoen. Per beschikking van het ministerie van SZW is voor 2011 een budget van € 17,9 miljoen toegekend aan de gemeente Leidschendam-Voorburg. Dit betekent een tekort van € 2,8 miljoen dat thans in de jaarrekening 2011 is gefinancierd met gemeentelijke middelen. Onder voorwaarden kan een gemeente in aanmerking komen voor een incidentele aanvullende uitkering (IAU) op het haar toegekende gebundelde uitkering voor inkomensvoorzieningen. De IAU is bedoeld om incidentele tekorten van meer dan 10% op voornoemd budget op te vangen. De eerste 10% van de budgetoverschrijding komt niet in aanmerking voor vergoeding op grond van de IAU. Voor de gemeente Leidschendam-Voorburg bedraagt het tekort na 10% eigen risico (€ 20,7 mln -/- € 17,9 + 10%=) € 1 miljoen. Voor dit tekort kan de gemeente Leidschendam-Voorburg een IAU-uitkering aanvragen. Om aanspraak te kunnen maken op een IAU-uitkering, moet worden voldaan aan een aantal voorwaarden. De Toetsingscommissie WWB beoordeelt of de gemeente aan de voorwaarden voldoet. Voldoet de gemeente aan alle voorwaarden dan heeft zij recht op de IAU-uitkering. De hoogte van die uitkering is gelijk aan het verschil tussen de werkelijk gemaakte kosten voor de inkomensvoorzieningen en 110% van de verstrekte gebundelde uitkering. Voor de werkelijk gemaakte kosten is de door de gemeente ingediende sisa-verantwoording maatgevend. Voldoet de gemeente niet aan alle voorwaarden dan heeft zij geen recht op een IAU-uitkering. Er is sprake van een ‘alles of niets’-beginsel. Een gedeeltelijke uitkering, bijvoorbeeld omdat een gemeente slechts aan een enkele voorwaarde voldoet, is niet mogelijk.
Pagina 16
Wij hebben van u vernomen dat uw gemeente een aanvraag IAU 2011 zal indienen. Deze aanvraag dient uiterlijk 31 juli 2012 te zijn ontvangen door de Toetsingscommissie WWB. Thans treft uw gemeente de noodzakelijke voorbereidingen voor de aanvraag, waaronder toetsing op de gestelde voorwaarden. Gezien er nog onvoldoende zekerheid bestaat ten aanzien van de aanspraak, heeft u de IAU-claim van € 1 miljoen niet in de jaarrekening 2011 verwerkt. U heeft de IAU-aanvraag in de paraaf weerstandsvermogen toegelicht. Wij stemmen in met de door u gekozen verwerkingswijze.
Verbonden partijen, garantiestellingen en treasury
5.4
Verbonden partijen
Gemeente Leidschendam-Voorburg heeft in de paragraaf Verbonden Partijen in het jaarverslag een uiteenzetting opgenomen van de verbonden partijen. In de paragraaf weerstandvermogen zijn eventuele risico’s op deze partijen betrokken. Tevens komen in de balans gewaarborgde geldleningen en garantstellingen voor waar de gemeente een mogelijk risico op loopt. In het kader van het risicobeheer heeft gemeente Leidschendam-Voorburg een interne inventarisatie gemaakt van de omvang en mate van blootstelling aan de financiële risico’s die voortvloeien uit de relaties. Wij zijn van oordeel dat de gemeente de risico’s toereikend heeft geïnventariseerd, toegelicht in het jaarverslag en afgedekt in het weerstandsvermogen. Tegelijkertijd constateert het college dat de governance van verbonden partijen in 2012 zal worden aangescherpt. Belangrijke aandacht daarbij zal worden gegeven aan de mate waarin verbonden partijen ook in staat zijn om bezuinigingen te realiseren en tegelijkertijd ook het beleid van de gemeente voldoende ten uitvoer brengen. Tenslotte is aandacht voor de (financiële) risico’s die zich mogelijk kunnen voordoen van groot belang. Wij onderschrijven het belang van de verscherpte aandacht voor verbonden partijen, hetgeen wij ook in onze tussentijdse management letter hebben geadviseerd.
5.5
Onze bevindingen in het kader van rechtmatigheid
Wij hebben bij de controle over 2011 de rechtmatigheid getoetst conform de bepalingen van het BADO en de controleverordening/het controleprotocol 2011 van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Bij onze controle hebben wij aandacht gegeven aan de volgende onderwerpen: ► het rechtmatigheidsbeheer;
Pagina 17
► ► ► ►
de naleving van het voorwaardencriterium; de begrotingsrechtmatigheid; het misbruik-en-oneigenlijk-gebruikcriterium; de niet-financiële beheershandelingen.
In het vervolg van deze paragraaf geven wij onze bevindingen bij deze onderwerpen. Het rechtmatigheidsbeheer is op orde
De verantwoordelijkheid voor de inrichting van de administratieve organisatie en het uitwerken van een risicoanalyse voor belangrijke processen ligt bij de afdelingen. Als accountant van de gemeente Leidschendam-Voorburg maken wij bij de controle van de jaarrekening gebruik van de uitvoering van de interne controleplannen. Wij hebben tijdens de interim-controles de opzet, de kwaliteit, de voortgang en de rapportering van de uitgevoerde IC-werkzaamheden beoordeeld aan de hand van deze interne controleplannen. De gemeente Leidschendam-Voorburg voldoet op hoofdlijnen aan de uitwerking van het toetsingskader voor de rechtmatigheidcontrole. Dit betekent dat voor het jaar 2011 oordeelsvorming over de rechtmatigheid door ons heeft kunnen plaatsvinden. Zoals reeds aangegeven in de managementletter dient de aanpak van de IC werkzaamheden nog wel verder verbeterd te worden en wellicht te worden herzien. In onze visie is interne toetsing van beheersmaatregelen een aanpak die beter aansluit op de inrichting en werkwijze van de organisatie. Daarnaast geeft dit ook de mogelijkheid om bij bevindingen gerichter te adviseren op verbetering (en inrichting) van processen. Voor de uitvoering van een effectieve en efficiënte verbijzonderde interne controle is het van belang om een goede risicoanalyse op te stellen als onderdeel van het interne controleplan. Voor het controlejaar 2012 adviseren wij u dan ook de huidige aanpak te heroverwegen en een nieuwe controleplan op te stellen.
De voorwaarden worden nageleefd
Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wet- en regelgeving. Deze voorwaarden doen zich vooral voor in processen als inkopen (aanbestedingen), subsidies en sociale uitvoeringswetten als het Participatiebudget WWB, WMO en WSW en Sisa. Wij beoordelen de opzet en uitvoering van de interne beheersing inzake het voorwaardencriterium als toereikend. Door gemeente Leidschendam-Voorburg zijn interne controlewerkzaamheden uitgevoerd op de Europese aanbestedingen. Wij merken op dat voldoende aandacht is voor de Europese aanbestedingsregels, maar dat een deel van deze aandacht voornamelijk aan de achterkant van het proces ligt. Van belang is dat uit het inkoopdossier blijkt waarom bij de start van de werkzaamheden is gekozen voor het wel en/of niet Europees aanbesteden van de dienst. Opgemerkt dient te worden dat de
Pagina 18
organisatie overigens wel achteraf ingrijpt en alsnog zorgt dat aanbesteding plaatsvindt.
Formele rechtmatigheidfouten
Naast fouten die meewegen in het oordeel van de accountant omtrent de rechtmatigheid van de baten en lasten kan ook sprake zijn van formele rechtmatigheidfouten zonder financiële consequenties. Dit betreft veelal handelingen in strijd met regelgeving zonder financiële gevolgen. Wij hebben op grond van onze controlewerkzaamheden geen formele rechtmatigheidsfouten geconstateerd.
De begrotingsoverschrijdingen zijn goed toegelicht
De raad autoriseert de begroting (en begrotingswijzigingen/kredieten) en geeft daarmee toestemming voor de uitvoering van het beleid en de daarvoor benodigde middelen. Door een goede inrichting van de (administratieve) organisatie en planning & controlcyclus zorgt het college er voor dat de begroting en budgetten worden bewaakt en tijdig over afwijkingen wordt gerapporteerd. Indien desondanks budgetten worden overschreden en niet meer gedurende het jaar kunnen worden voorgelegd aan de raad, is strikt genomen sprake van een onrechtmatigheid. Voor een juiste oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door hogere opbrengsten. Deze overschrijdingen dienen te worden weergegeven in de jaarrekening en kunnen door het vaststellen van de jaarrekening alsnog door de raad worden geautoriseerd.
Programmarekening Dienstverlening Verrekeningen met reserves Leefbaarheid Bestuur Investeringen Investeringskredieten
Gewijzigde begroting
Rekening 2011
Overschrijding
Rechtmatig
63,1
63,7
0,6
Ja
2,5 5,5
3,5 6,8
1,0 1,3
Ja Ja
0,5
Ja
Pagina 19
►
De overschrijding op het programma dienstverlening is door het college toegelicht in de jaarrekening Tegenover de overschrijding staat een hogere bate ad €1,1 miljoen. Op basis hiervan is de overschrijding niet als onrechtmatig aangemerkt.
►
De overschrijding op de reserves programma leefbaarheid (hogere onttrekking) is door het college toegelicht in de jaarrekening en is voornamelijk het gevolg van een onttrekking van € 1,2 miljoen aan de reserve accommodatievernieuwing musea conform raadbesluit van 1 november 2011.
►
De overschrijding op de reserves programma bestuur (hogere onttrekking) is door het college toegelicht in de jaarrekening en is voornamelijk het gevolg de vrijval van de reserve parkeervoorziening ad € 1,5 miljoen conform besluit bij de begrotingsraad 2012 in november 2011.
►
De overschrijding op de investeringskredieten heeft betrekking op verschillende kredieten, waaronder WVG Vervoersvoorzieningen, Duikers en Tramlijn 2 trailtrack. Deze overschrijdingen hebben een verschillend karakter, van een openeinderegeling, meerkosten die alsnog bij derden in rekening worden gebracht tot aan hogere inkomsten. Op basis hiervan is de overschrijding niet als onrechtmatig aangemerkt.
De overschrijdingen op de programma’s en investeringen zijn door het college in de toelichting op de programmarekening toereikend toegelicht. Het college stelt uw gemeenteraad voor genoemde overschrijdingen op de programma’s te autoriseren in het kader van de vaststelling van de jaarrekening 2011. Vooruitlopend hierop zijn wij hiervan reeds uitgegaan bij het vormen van ons oordeel over de (begrotings)rechtmatigheid. Misbruik en oneigenlijk gebruik
In de externe en interne regelgeving zijn diverse bepalingen opgenomen die er op zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Uw gemeente heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik neergelegd in internecontroleplannen. De uitkomst van deze toets heeft niet geleid tot bevindingen die invloed hebben op de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties.
Niet-financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole
Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico’s goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen.
Pagina 20
Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico’s en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag. Daarnaast hebben wij gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij de gemeente betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico’s op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.
5.6
Bevindingen controle verantwoording in het kader van Sisa
Wij hebben de in de Sisa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2011. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor Sisa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Op grond van de nota verwachtingen accountantscontrole kan de controle voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen indicatoren ‘‘zonder financiële vaststelling’‘ beperkt blijven tot het beoordelen van de deugdelijke totstandkoming ervan. Dit onderzoek heeft niet geleid tot bevindingen waarvan vermelding in dit verslag noodzakelijk wordt geacht. Het is overigens verplicht een Sisa-tabel op te nemen, ook als er geen bevindingen zijn geconstateerd. De Sisa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. In de bijlage bij dit rapport zijn de bevindingen nogmaals opgenomen ten behoeve van verzending naar het CBS.
Pagina 21
6
Interne beheersing In onze managementletter 2011, uitgebracht aan het college op 29 november 2011, hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen van onze tussentijdse controle 2011 opgenomen. In het kader van de tussentijdse controle hebben wij de interne beheersing gecontroleerd. Het sluitstuk van de interne beheersing is het traject van de totstandkoming van tussentijdse cijfers en de jaarrekening. In dit hoofdstuk gaan wij in op de belangrijkste bevindingen inzake de interne beheersing,
6.1
Leidschendam-Voorburg ‘‘in control’‘
Op grond van onze controle naar de opzet, het bestaan en de effectieve werking van de significante processen van de gemeente Leidschendam-Voorburg beoordelen wij of de gemeente ‘in control’ is. In dat kader stellen wij voor de controle van de betrouwbaarheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van baten en lasten en balansmutaties vast of wij kunnen steunen op de interne beheersorganisatie. Er is (theoretisch) sprake van een ‘in control’ situatie als de interne beheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn en de bedrijfsvoering bijdraagt aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen. De planning- en controlcyclus omvat dan alle aspecten die in het kader van de realisatie van de beleidsdoelstellingen van belang zijn. Daarbij behoren transparantie en bewustzijn, of het maken van bewuste keuzen over opzet, inrichting, risico’s, sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen. In de navolgende paragrafen gaan wij verder in op de onderwerpen die samenhangen met het in control zijn van de gemeente Leidschendam-Voorburg.
6.2
Beoordeling administratieve organisatie en interne beheersing
Wij beoordelen de kwaliteit van de administratie organisatie, interne beheersing en verbijzonderde interne controle aan de hand van een bedrijfsvoeringsmonitor. Onderstaand geven wij aan de hand van deze monitor de samenvatting van onze bevindingen weer. Proces
AO/IB
VIC
Conclusi
Bevinding
Risico
Pagina 22
e
jaarrekening
Totstandkoming (tussentijdse) financiele rapportages/begroting
Verbijzonderde Interne Controle
Single Information Single Audit
Leveringen & diensten
Personeel (Verordening rechtspositie wethouders) Burgerzaken
Tijdigheid uitvoering interne controleplan Geen IC op verantwoording Sisa Volledigheid dossiers niet gewaarborgd Naleving Europese aanbesteding dient uitvoeriger getoetst te worden bij uitvoering van de crediteurenanalyse.
Laag Middel Middel Middel
Middel
Middel
Beheersing risico’s op orde, onzekerheid toekomstige opbrengsten blijft
Hoog
Procedures voor tijdschrijven aanscherpen
Laag
Geen
Laag
Juistheid tarieven kan beter
Laag
Kascontrole niet alleen uitvoeren
Laag
Koppeling kadaster en GBA is in ontwikkeling
Laag
Gemeentelijke belastingen (OZB, afvalstoffenheffing en rioolrecht)
Aanscherping risicoanalyse interne controleplan
Laag
Verplichtingenregistratie verdient meer aandacht
Grondexploitatie
Personeel
Geen
Pagina 23
Wet maatschappelijke ondersteuning
Autorisatie definitief kohier zichtbaar maken
Laag
Digitale handtekening beschikking niet zonder risico
Laag
Controleaanpak Bundeling van uitkeringen inkomensvoorziening gemeenten onder herziening
Laag
Wet werk en bijstand
Tijdigheid vaststelling begroting/aanvraag
Laag
Bouwleges
Controle op bouwkosten
Laag
Grafonderhoud en begraafrechten
Geen
Laag
Leerlingenvervoer
Geen
Laag
Onderwijshuisvesting
Geen
Laag
Precariobelasting
Geen
Laag
Inzichtelijkheid in alle lopende contracten en volledigheid
Laag
Algemene Subsidieverordening
Verhuur accommodaties
6.3
verbeteringen voor dit proces zijn noodzakelijk
verbeteringen voor dit proces zijn mogelijk
voldoet voor dit proces aan de daaraan te stellen eisen
Evaluatie interne beheersing
Op grond van onze controlebevindingen zijn wij van oordeel dat de gemeente ‘‘in control’‘ is, zij het met aandachtspunten. Uit de interim-controle komen geen belangrijke tekortkomingen in de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en de interne beheersing. Wij vragen het college vooral aandacht te geven aan de volgende verbeterpunten: ►
Evaluatie van de effectiviteit van de huidige functie verbijzonderde interne controle, waaronder uitvoering, evaluatie bevindingen, treffen van maatregelen en gevolgen voor de betrouwbaarheid van de verslaggeving.
Pagina 24
►
Actualisering van het intern controleplan en herziening van de risicoanalyses, waarbij de toetsing op beheersmaatregelen in processen en systemen meer aandacht gaat krijgen.
►
Dynamiseren van de interne toetsing door meer verspreid over het jaar de interne toetsing te laten plaatsvinden en periodiek, bijvoorbeeld per kwartaal te laten rapporteren door de verantwoordelijk medewerkers over de uitkomst en voortgang.
►
Actualiseren/opstellen van de beschrijvingen van de administratieve organisatie gelet op nieuwe en/of veranderde processen, waaronder het begrotingsproces.
De verbeterpunten kunnen ons inziens bijdragen aan de versterking van het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Daarmee kan dan ook beter dan nu nog het geval is, effectiever en efficiënter gebruik worden gemaakt van de (verbijzonderde) intern controlefunctie zoals ook beoogd was voor het boekjaar 2011.
6.4 Automatisering
Automatisering
Inleiding De jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel. In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij EDP werkzaamheden uitgevoerd op de relevante applicaties (waaronder BWT4all, Decade Financials, GWS4all, HIS@all en PIMS@all) voor zover deze betrekking hebben op processen in relatie tot de jaarrekening 2011. Een betrouwbare inrichting van geprogrammeerde controles in de applicaties leidt ertoe dat de organisatie af kan met minder handmatige controles in haar processen Om op deze geprogrammeerde controles te kunnen steunen, is het van belang dat de zogeheten IT General Controls adequaat zijn ingericht. Hierbij zijn twee beheerprocessen relevant: ►
Het wijzigingsbeheer; worden wijzigingen in de software gecontroleerd doorgevoerd en wordt hierbij de noodzakelijke functiescheiding afgedwongen?
►
De logische toegangsbeveiliging; is de toegang tot de applicatie en de onderliggende databases beperkt tot geautoriseerde personen en worden de rechten van gebruikers juist en tijdig toegekend, gewijzigd of ingetrokken?
Wijzigingenbeheer
Pagina 25
Voor het wijzigingenbeheer in de applicaties hebben wij vastgesteld dat hiervoor een standaard procedure is ingericht binnen de gemeente. Op basis van de door ons uitgevoerde testwerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat deze procedure adequaat wordt gevolgd en dat voor de in scope zijnde applicaties adequate aandacht wordt besteed aan het uitvoeren van testwerkzaamheden als ook het hanteren van functiescheiding binnen het wijzigingsproces. Voor de applicatie PIMS@all geldt dat testwerkzaamheden wel worden uitgevoerd maar dat hiervan geen vastleggingen plaatsvinden waardoor dit achteraf niet is vast te stellen. Deze bevinding is gedurende de interim werkzaamheden afgestemd met de gemeente. Op basis van dit gesprek is het beheer van de applicatie PIMS@all bij een andere medewerker belegd. Logische toegangsbeveiliging Voor de logische toegangsbeveiliging geldt dat de authenticatievereisten, voor het verkrijgen van toegang tot de applicaties HIS@all, PIMS@all en Decade Financials onvoldoende zijn ingericht. Het risico waaronder het ongeautoriseerd toegang krijgen tot de applicatie en het op de hoogte zijn van elkaars wachtwoord is besproken en afgestemd met de gemeente. Gebruikersbeheer Voor het toekennen van rechten aan (nieuwe) gebruikers op applicatieniveau zijn standaardformulieren ingericht. Op deze formulieren hoeft echter niet te worden aangegeven welke rechten iemand moet krijgen. Het bepalen welke rechten uiteindelijk een gebruiker krijgt gebeurd op eigen inzichten van de applicatiebeheerder. Voor het intrekken van rechten op applicatieniveau geldt dat dit op basis van eigen inzichten gebeurd. Wel geldt dat de afdeling systeembeheer elk kwartaal een overzicht stuurt naar alle applicatiebeheerders van alle medewerkers die het afgelopen kwartaal uit dienst zijn gegaan. Op basis daarvan worden gebruikers die uitdienst zijn, geblokkeerd in de applicaties. Van deze controle vinden echter geen vastleggingen plaats. Op basis van bovenstaande bevindingen bestaat het risico dat gebruikers ten onrechte dan wel met teveel autorisaties in de systemen en applicaties zijn aangemaakt. Ook bestaat het risico dat gebruikers onterecht te lang in de applicaties aanwezig zijn. Dit kan leiden tot ongewenste functievermengingen of tot onbedoelde toegang tot privacygevoelige gegevens. Dit risico is besproken en afgestemd met de gemeente. Continuïteit van de gegevensverwerking
Pagina 26
Wij hebben vastgesteld dat waarborgen ten aanzien van de continuïteit van de gegevensverwerking adequaat zijn ingericht. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat jaarlijks een uitwijktest wordt uitgevoerd waarbij de back-up tapes worden teruggezet en worden getest. Hoewel alle in scope zijnde applicaties meegaan in deze test, vindt niet voor alle applicaties een functionele test plaats. Ondermeer op basis van de inrichting van het stadskantoor zal de gemeente nagaan hoe de uitwijk ingericht zal gaan worden en in welke mate deze bevinding van opvolging zal worden voorzien.
Benchmark digitalisering
Ernst & Young IT Risk and Assurance heeft over het jaar 2011 een benchmark uitgevoerd naar het volwassenheidsniveau van de digitale loketten van gemeenten. Ten opzichte van de landelijke resultaten scoort de gemeente Leidschendam-Voorburg boven het gemiddelde waarbij van de elf onderzochte burgerproducten er zes volledig digitaal afgehandeld kunnen worden. Op een e-mail met een vraag over een verloren rijbewijs werd binnen twee werkdagen gereageerd wat binnen de gestelde norm is. De gemeente Leidschendam-Voorburg maakt geen gebruik van Twitter om onder andere in contact te komen met de burger. Een toenemend aantal gemeenten maakt hier wel actief gebruik van
ICT en het nieuwe stadskantoor
De gemeentelijke organisatie is gehuisvest op zeven verschillende locaties in Leidschendam en Voorburg. De gemeente heeft plannen om het aantal locaties terug te brengen van zeven naar twee. Doelstelling is om dat in 2015 te hebben gerealiseerd. In de aanloop hier naar toe en andere gemeentelijke ontwikkelingen vindt een aantal belangrijke IT ontwikkelingen plaats: ► De locatie Leidschendam zal de hoofdvestiging worden ten aanzien van de ICT voorzieningen en de locatie Voorburg zal dienen als uitwijklocatie. Om dit te realiseren zijn werkzaamheden gaande om servers en verbindingen (bijvoorbeeld Gemnet) die nu zijn ingericht op locatie Voorburg over te zetten naar locatie Leidschendam; ► Binnen de gemeente Leidschendam-Voorburg is een migratie gaande van lokaal draaiende applicaties naar een virtuele desktop omgeving. Onlangs heeft een upgrade plaatsgevonden van de Storage Area Network (SAN) zodat de migratie in het eerste kwartaal van 2012 kan worden gerealiseerd. Wij adviseren u te inventariseren in hoeverre beveiligingsmaatregelen zijn getroffen ten aanzien van deze gewijzigde infrastructuur; ► Daarnaast hebben wij vernomen dat in aanloop naar 2012 een nieuwe e-mailomgeving zal worden opgezet door aanschaf van Microsoft Exchange Online als een service die gehost wordt vanuit het buitenland. Wij hebben vernomen dat met Microsoft een Data Processing Agreement is opgesteld. In dit DPA is opgenomen dat de data binnen Europa zal worden bewaard als ook dat data zonder medeweten van de gemeente Leidschendam-Voorburg niet buiten Europa mag worden geleverd.
Pagina 27
Informatiebeveiliging
In de afgelopen periode is informatiebeveiliging erg in de aandacht geweest van de media. Nieuws over beveiligingslekken kan tot maatschappelijke ophef leiden, mede gezien het privacygevoelige karakter van verwerkte persoonsgegevens. Het advies van de VNG is dat gemeenten de beveiliging van hun website kritisch dienen te beoordelen en adequaat moeten reageren op beveiligingsincidenten. Wij hebben vernomen dat een extern bedrijf een zogeheten ‘attack and penetration’ test heeft uitgevoerd op de website van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Hierbij is de website als ‘veilig’ geclassificeerd.
Beveiligingsbeleid
Wij hebben vastgesteld dat de binnen de gemeente Leidschendam-Voorburg geen beveiligingsbeleid is opgesteld. Doordat de beveiligingsrisico’s de afgelopen jaren sterk zijn toegenomen ondermeer als gevolg van 1) de vergaande digitalisering en 2) de toename van externe dreigingen, loopt de gemeente het risico dat getroffen maatregelen niet op elkaar aansluiten en/of in onvoldoende mate het risico afdekken. Hierdoor kunnen zwakheden ontstaan in de beveiliging van informatie waardoor bijvoorbeeld gevoelige gegevens van burgers op straat komen. Wel hebben wij begrepen dat de organisatie dit risico onderkent en dat er plannen zijn, vanuit de afdeling Strategie en Beleid, om dit beleid te realiseren.
Bijlagen
Pagina 18 Bijlage 1
Informatie uit hoofde van onze functie als controlerend accountant In onderstaand schema hebben wij een aantal onderwerpen opgenomen die u als raad behulpzaam kunnen zijn bij het invullen van uw controlerende rol. Aandachtgebied
Mededeling
Algemeen aanvaarde controlestandaarden Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Dit betekent dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Onderdeel van onze controle is het uitvoeren van een evaluatie van de internebeheersingsmaatregelen teneinde de mate en diepgang van onze testwerkzaamheden te plannen.
Bij de jaarrekening 2011 hebben wij een goedkeurende controleverklaring afgegeven op het gebied van de getrouwheid en een goedkeurend oordeel voor wat betreft de rechtmatigheid.
Belangrijke verslaggevinggrondslagen Wij beoordelen de keuze van en de wijzigingen in belangrijke verslaggevinggrondslagen en controleren de toepassing van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
Er hebben zich in 2011 geen belangrijke wijzigingen voorgedaan in de gehanteerde verslaggevinggrondslagen. De in 2011 doorgevoerde wijzigingen in het BBV zijn, voor zover van toepassing, op toereikende wijze geïmplementeerd.
Onze mening over de gehanteerde waarderingsgrondslagen en naleving van wettelijke bepalingen en richtlijnen voor de financiële verslaggeving Wij bespreken met het college en het management de kwaliteit en niet alleen de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan, alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving.
De gekozen waarderingsgrondslagen zijn aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.
Pagina 19 Bijlage 1
Aandachtgebied
Mededeling
In deze bespreking komen tevens zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals: ► nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen; ► schattingen, beoordelingen en onzekerheden; ► bijzondere transacties; ► waarderingsgrondslagen met betrekking tot significante jaarrekeningposten, inclusief het tijdstip waarop transacties plaatsvinden en de periode waarin die worden verantwoord. Verschillen van inzicht met het management over administratieve en verslaggevingkwesties Met gemeenteraad bespreken wij ieder te rapporteren verschil van inzicht, ongeacht of het naar tevredenheid is opgelost, met betrekking tot aangelegenheden die, afzonderlijk of tezamen, van belang kunnen zijn voor de jaarrekening van de gemeente of voor de controleverklaring.
Er waren geen verschillen van inzicht met het college en het management over de waarderingsgrondslagen, de financiële administratie, de verslaggeving of onze controlewerkzaamheden.
Beoordelingen en schattingen van het management Voor het opstellen van de jaarrekening moeten vaak schattingen worden gemaakt. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het college en het management. Wij stellen vast of gemeenteraad is geïnformeerd over het proces dat het management hanteert voor het formuleren van bijzonder gevoelige schattingen en over de grondslag voor onze conclusies ten aanzien van de redelijkheid van die schattingen. Volledigheid verplichtingen, claims, risico’s en garanties
Wij onderschrijven de schattingen en de wijze waarop deze worden gemaakt door het management en het college.
Pagina 20 Bijlage 1
Aandachtgebied
Mededeling
De gemeente Leidschendam-Voorburg gaat gedurende een boekjaar tal van transacties aan. Het overgrote deel van deze transacties heeft zijn weerslag in de financiële administratie. Een deel van de door uw gemeente in 2011 aangegane transacties heeft geen weerslag in de financiële administratie over 2011, terwijl hieruit wel financiële consequenties kunnen volgen. Als voorbeeld in dit kader noemen wij afgesloten contracten en aansprakelijkheidstellingen.
Aangezien wij als accountant niet in staat zijn vast te stellen dat alle niet uit de administratie blijkende relevante verplichtingen, risico’s en garanties volledig en juist in de jaarrekening zijn verwerkt, hebben wij het college gevraagd schriftelijk te bevestigen dat bij het opmaken van de jaarrekening alle relevante (en bekende) feiten en omstandigheden zijn betrokken. Wij hebben deze bevestiging d.d. 24 april 2012 ontvangen.
Werking van de internebeheersingsmaatregelen (waaronder de continuïteit en betrouwbaarheid) van de geautomatiseerde gegevensverwerking In het kader van de controle van de jaarrekening brengt de accountant verslag uit omtrent zijn bevindingen met betrekking tot de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen.
De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.
Overige informatie in documenten die de gecontroleerde jaarrekening bevatten Uit hoofde van onze wettelijke controletaak hebben wij alleen de jaarrekening gecontroleerd. Het jaarverslag is door ons beoordeeld op mogelijke tegenstrijdigheden met de jaarrekening. Fraude en illegale handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en fraude en illegale handelingen die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben Wij informeren gemeenteraad over fraude en illegale handelingen waarbij het
Hoewel hierop niet specifiek gericht, hebben onze controlewerkzaamheden
Pagina 21 Bijlage 1
Aandachtgebied
Mededeling
hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben.
het afgelopen jaar geen materiële fouten, fraudes of andere illegale handelingen, uitgevoerd door het college, het management of andere werknemers, aan het licht gebracht.
Onze onafhankelijkheid Onafhankelijkheid is naast deskundigheid een van de pijlers van onze beroepsuitoefening. Wij hechten aan onze reputatie op het gebied van deskundigheid en onafhankelijkheid.
Wij dienen mondeling en schriftelijk van onze onafhankelijkheid melding te maken, ook al concluderen wij dat er geen zaken zijn die redelijkerwijs kunnen worden gezien als zijnde van invloed op onze onafhankelijkheid.
Wij kennen een groot aantal maatregelen, vastgelegd in een continu geactualiseerde database, die de onafhankelijkheid dienen te waarborgen. Periodiek wordt de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften beoordeeld, bijvoorbeeld ten aanzien van potentieel conflicterende diensten en de financiële onafhankelijkheid. Onze professionals moeten jaarlijks hun onafhankelijkheid bevestigen.
Op basis van onze analyse concluderen wij dat wij onafhankelijk zijn geweest in de zin van de Nederlandse wet- en regelgeving.
WOPT Op grond van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (‘WOPT’) moeten beloningen, waaronder voorzieningen ten behoeve van toekomstige beloningen (zoals ontslaguitkeringen en pensioen), in de jaarrekening worden vermeld als deze de gemiddelde ministersbeloning (voor 2011 vastgesteld op € 193.000) te boven gaan.
In onze controle is geen overschrijding van deze norm geconstateerd, derhalve heeft de gemeente Leidschendam-Voorburg voldaan aan de WOPT.
Pagina 21 Bijlage 2
Sisa-bijlage Nummer specifieke uitkering conform Sisabijlage 2011
Specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
C6
Wet inburgering (Wi)
€-
€-
N.v.t.
D2
Onderwijsachterstandenbeleid niet-GSB 2006-2010 (OAB)
€-
€-
N.v.t.
D5
Regeling verbetering binnenklimaat primair onderwijs 2009
€-
€-
N.v.t.
D6
Wet Educatie Beroepsonderwijs (WEB)
€-
€-
N.v.t.
D9
Onderwijsachterstandenbeleid 2011-2014 (OAB)
€-
€-
N.v.t.
E3
Subsidieregeling sanering verkeerslawaai (inclusief bestrijding spoorweglawaai)
€-
€-
N.v.t.
E5
Verzameluitkering I&M (incl. oud VROM)
€-
€-
N.v.t.
G1C-1
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) Gemeentedeel 2011
€-
€-
N.v.t.
G1C-2
Wet sociale werkvoorziening (Wsw) (Gemeenten (incl. WGR) Totaal 2010)
€-
€-
N.v.t.
G2
Gebundelde uitkering (WWB+WIJ+IOAW+IOAZ+levensonderhoud beginnende zelfstandigen Bbz 2004+WWIK
€-
€-
N.v.t.
G3
Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)
€-
€-
N.v.t.
G5
Wet Participatiebudget (WPB)
€-
€-
N.v.t.
G6
Schuldhulpverlening
€-
€-
N.v.t.
H10
Brede doeluitkering Centra voor Jeugd en Gezin (BDU CJG)
€-
€-
N.v.t.
Pagina 22 Bijlage 3
Actuele ontwikkelingen Inleiding
In deze paragraaf schetsen wij een aantal actuele ontwikkelingen in uw sector, waarmee wij eveneens invulling willen geven aan onze natuurlijke adviesfunctie. Dit doen wij vanuit onze rol als accountant, waarbij wij tevens ontwikkelingen weergeven zoals die worden gesignaleerd door de diverse specialistengroepen binnen Ernst & Young (Advisory, Tax, IT). Wij hebben in het kader van onze controle deze actuele ontwikkelingen niet specifiek beoordeeld of toegepast voor uw organisatie, maar zijn vanzelfsprekend graag bereid met u van gedachten te wisselen over de mogelijke specifieke risico’s en gevolgen voor uw gemeente.
Decentralisatie rijk: 1 Wwnv 2 AWBZ
3
Het kabinet heeft drie decentralisaties ingezet: de Wet werken naar vermogen (WWNV:1 januari 2013), de extramurale begeleiding vanuit de AWBZ naar de Wmo (1 januari 2013 nieuwe instroom, 1 januari 2014 gehele doelgroep) en de Jeugdzorg (1 januari 2015).
Jeugdzorg Door de decentralisaties worden de gemeenten in staat gesteld hun beleid meer integraal op te pakken waardoor burgers beter geholpen worden. Dit stelt gemeenten echter voor grote uitdagingen. Niet in de laatste plaats vanwege een beleidsmatige samenhang voor de doelgroep. Hieronder geven we in vogelvlucht de uitdagingen die gemeenten te wachten staan aan.
Decentralisatie 1: Invoering Wet werken naar vermogen
Het is de verwachting dat de Wet werken naar vermogen (WWNV) per 1 januari 2013 wordt ingevoerd, De WWNV is een samenvoeging van (grote delen van) de Wet werk en arbeidsondersteuning jonggehandicapten (Wet Wajong), de Wet Werk en Bijstand (WWB), de Wet Investeren in Jongeren (WIJ) en de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW). Met de nieuwe wet wordt een geheel nieuw stelsel voor de onderkant van de arbeidsmarkt neergezet. Het vraagt gemeenten regie te voeren, keuzes te maken in ‘zelf doen of laten uitvoeren’ en een beslissing te nemen over welke rol bijvoorbeeld de sociale werkvoorziening gaat vervullen. Ook dienen gemeenten na te denken over slimme (intergemeentelijke) samenwerkingsverbanden. Dit is essentieel om kosten te kunnen besparen en een zo groot mogelijke efficiency te bereiken.
Pagina 23 Bijlage 3
De VNG stelt dat de mate van creativiteit en samenwerkingsbereidheid van alle belanghebbende partijen (gemeenten, UWVWerkbedrijf, private dienstverleners en werkgevers) om tot regionaal effectieve samenwerkingsverbanden te komen in belangrijke mate bepalend zal zijn voor het antwoord op de vraag in hoeverre de WWNV het gewenste effect gaat sorteren. Gemeenten krijgen één jaar de tijd om zelf tot regionale samenwerking te komen op het gebied van de nieuwe wet. Is die er na een jaar niet dan volgt een van Rijkswege opgelegde samenwerking. Decentralisatie 2: AWBZ – extramurale begeleiding
Vanuit de AWBZ wordt de extramurale begeleiding (inclusief kortdurend verblijf en vervoer) gedecentraliseerd naar de Wmo; per 1 januari 2013 voor nieuwe cliënten (wordt wellicht verschoven naar 1 januari 2014) en herindicaties en per 1 januari 2014 voor de bestaande cliënten. De beleidsvrijheid die dit met zich meebrengt, stelt gemeenten in staat besparingen te realiseren, zo stelt het Rijk. Het kabinet wil hiermee de begeleiding dichter bij de burger en meer in samenhang met ander lokaal ondersteuningsaanbod organiseren. Gemeenten zijn bovendien in staat cliënten te bewegen gebruik te maken van meer passende algemene en/of collectieve voorzieningen. De indicatiestelling begeleiding Jeugd (psychiatrisch) wordt momenteel door Jeugdzorg verzorgd. Dit onderdeel zal in het onderdeel Begeleiding AWBZ worden meegenomen. Op een later tijdstip zal de afweging plaatsvinden of dit qua uitvoering onder Jeugdzorg valt of onder de Wmo. Bij deze decentralisatie betreft het ongeveer 180.000 personen en tussen de € 2 en € 3 miljard aan AWBZ-middelen. De decentralisatie gaat gepaard met een efficiencykorting van 5% op het totale budget voor begeleiding dat wordt overgeheveld. Concreet betekent dit dat het nodige afkomt op gemeenten, wat leidt tot onder meer de volgende vragen: ► Om hoeveel mensen gaat het? ►
Wat willen wij hen als gemeenten gaan bieden, welke dienstverlening?
►
Hoe gaan we dit organiseren?
►
Hoe gaan we indiceren, toewijzen en zorg inkopen?
►
Hoe benutten we raakvlakken met de decentralisaties in de Jeugdzorg en de Wet werken naar vermogen?
►
Wat betekent dit op financieel gebied?
Pagina 24 Bijlage 3
Decentralisatie 3: Jeugdzorg
Gemeenten worden in de komende jaren (uiterlijk per 1 januari 2015) tevens verantwoordelijk voor de uitvoering van alle jeugd- en opvoedhulp voor kinderen, jongeren en hun opvoeders. Door de verschillende onderdelen daarvan bij elkaar te brengen op en rond de natuurlijke leefroutes van jeugdigen en hun gezinnen komt naar verwachting zorg dicht bij huis en integrale ondersteuning gemakkelijker tot stand. Onderdeel van de veranderingen is tevens de invoering van een nieuw stelsel van passend onderwijs voor kinderen met een extra ondersteuningsbehoefte. Hierin dienen, scholen, gemeenten en Jeugdzorg samen te werken in regionaal ingedeelde samenwerkingsverbanden. Uiterlijk per 1 augustus 2013 dienen scholen een passende onderwijsplek te kunnen bieden. Het in de praktijk handen en voeten geven aan deze verantwoordelijkheden op het gebied van jeugdzorg is geen simpele opgave. Het antwoord gaat verder dan het ver- of beleggen van de bestuurlijke verantwoordelijkheid. Het vraagt om de opbouw van een nieuw inhoudelijk fundament. Gemeenten staan onder meer voor de volgende uitdagingen: ► doorontwikkelen en vaststellen van de regionale visie op opvoed- en opgroeiondersteuning; ►
verder inventariseren van feiten, cijfers en werksoorten;
►
ontwikkelen van een eenduidige werkwijze die toegang geeft tot jeugdzorg;
►
in kaart brengen van voor- en nadelen voor wat betreft de inkoopsystematiek (PGB/subsidiering/inkoop).
Als de gemeenten deze decentralisatie ook daadwerkelijk aan willen grijpen voor een inhoudelijke vernieuwing van opvoed- en opgroeiondersteuning en hulp, zullen vele gemeenten de vastgestelde visie moeten heroverwegen. Met een hernieuwde visie kunnen gemeenten duurzaam richting geven aan inhoudelijke zorgvernieuwing bij de transitie van de jeugdzorg. Wanneer geen zorginhoudelijke heroriëntatie plaatsvindt, wordt het systeem uiteindelijk onbetaalbaar en zijn gemeenten niet in staat de zorg te bieden die nodig is. Veel gemeenten en zorginkopers pleiten daarnaast in meerdere of mindere mate voor een financieringssystematiek waarin ruimte is voor kwaliteit- en resultaatmeting. De vaak versnipperde geldstromen en de daarbij behorende verantwoordingssystematiek veroorzaken veelal een slecht inzicht in de organisatie van de zorg rond een gezin. Een nieuwe financieringssysteem is vaak wenselijk om het belang van samenwerken rond een gezin te benadrukken en te versterken.
Pagina 25 Bijlage 3
Wijzigingen WWB 2012
Op 1 januari 2012 zijn een aantal wijziging doorgevoerd in de WWB. Deze wijzingen hebben in hoofdlijnen betrekking op de volgende onderdelen van de WWB: ► invoering huishoudtoets (lees: gezinsinkomen) in plaats van partnertoets; ►
wachtperiode voor jongeren van vier weken;
►
intrekking van Wij en de samenvoeging hiervan in de WWB;
►
verplichting maatschappelijk nuttige werkzaamheden.
De hiervoor genoemde wijzigingen van de WWB hebben duidelijke gevolgen voor het beleid en de uitvoering van de taken op het gebied van werk en inkomen. Zo moeten de informatiesystemen, procedures, normenkaders en verordeningen aangepast worden of zelfs erbij komen. Het risico is aanwezig dat de uitvoering van de WWB op een aantal vlakken niet rechtmatig zal worden uitgevoerd. Het rijk heeft al aangegeven niet coulant op te treden inzake onrechtmatigheid. Hiervoor zijn al een aantal wijzigingen aangebracht in de Verzamelwet SZW 2012, waardoor het mogelijk wordt om (aanvullende) sancties te treffen tegen gemeenten die de WWB onrechtmatig uitvoeren. Voor de bestaande uitkeringen en/of inkomensvoorzieningen op grond van de WWB en de Wij geldt een overgangsperiode tot 1 juli 2012. Voor een aantal doelgroepen geldt zelfs een kortere overgangsperiode. Ontwikkelingen in de verslaggevingsvoorschriften (BBV)
De commissie Besluit begroting en verantwoording (verder BBV) heeft vanaf juli 2011 een viertal notities uitgebracht. In deze notities zijn stellige uitspraken en aanbevelingen opgenomen omtrent de volgende onderwerpen. Wij gaan het komende jaar graag met u in overleg over de mogelijke gevolgen hiervan voor uw gemeente.
Notitie grondexploitaties
De notitie grondexploitaties is vanwege de financieel-economisch crisis verder aangescherpt. Aanscherping heeft onder meer plaatsgevonden bij de waardering van ‘Niet in exploitatie genomen gronden’. Uitgangspunt van de commissie hierbij is de aanwezigheid van besluitvorming door de Gemeenteraad (ambitie en planperiode), voorzichtige toerekening van indirecte kosten (maximaal de huidige marktwaarde) en actuele/adequate financiële berekeningen. De commissie is er een voorstander van dat de kaders rondom grondexploitatie worden vastgelegd in de Verordening 212 (zoals besluitvorming, waardering en resultaatbepaling). Een algemeen uitgangspunt van de commissie is dat voor alle gronden de grondexploitatieberekeningen minimaal een maal per jaar dienen te worden geactualiseerd. Indien de (markt)omstandigheden hier aanleiding voor geven, dient de actualisatie eerder plaats te vinden. Deze notitie is met ingang van de jaarrekening 2012 onverkort van toepassing.
Pagina 26 Bijlage 3
Notitie incidentele baten en lasten
In het BBV is geen definitie opgenomen omtrent incidentele baten en lasten. De commissie beveelt aan dat iedere gemeente in haar Verordening 212 hiervoor criteria opneemt. Met name het onderscheid tussen structureel en incidenteel is van belang voor de toezichthouder om het materiële begrotingsevenwicht te kunnen vaststellen. Vanaf begrotingsjaar 2013 is de gemeente verplicht om per programma een overzicht op te nemen van de geraamde incidentele baten en lasten en een overzicht van de geraamde structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.
Notitie investeringen en kredieten
De notitie betreffende investeringen en kredieten is bedoeld om handvatten te geven voor de verdere beheersing van de investeringskredieten. Ter beheersing beveelt de commissie aan om kaders hiervoor op te nemen in de Verordening 212. Hierbij kunnen separate regels ingesteld worden voor incidentele investeringen en routine-investeringen. Daarnaast kunnen kaders worden gesteld over de looptijd van de kredieten en de verplichte informatie bij het aanvragen van kredieten (zoals planning en risico’s). De notitie bevat geen verdere voorschriften die invloed hebben op de begroting en/of jaarrekening.
Stelsel- en schattingswijzigingen
In het BBV zijn waarderingsgrondslagen opgenomen. Deze waarderingsgrondslagen voor waardering en afschrijving van activa zijn nader uitgewerkt in de Verordening 212. De Gemeenteraad kan om moverende redenen besluiten de waarderingsgrondslagen en/of de afschrijvingstermijnen te wijzigen. Hierbij wordt dan gesproken over een stelsel- c.q. schattingswijziging. Bij beide wijzigingen geldt dat de (rest)boekwaarde niet mag worden herrekend, maar dat over de langere/kortere/gelijkblijvende gebruiksperiode wordt afgeschreven. Het verantwoorden van eenmalige inhaalafschrijvingen ten laste van het resultaat c.q. vermogen is daarmee niet langer toegestaan. De stellige uitspraken en aanbevelingen zijn van toepassing vanaf begrotingsjaar 2012.
Wet Houdbare Overheids Financiën (HOF)
Vanwege de voortdurende crisis en de gebrekkige begrotingsdiscipline, heeft de Europese Commissie recent besloten een duidelijke grens van 3% van het BBP te gaan stellen aan de nationale begrotingstekorten. Daarbij mag de overheidsschuld niet hoger zijn dan 60% van het BBP. Naast de begroting van het Rijk zijn ook de begrotingen van gemeenten, provincies en waterschappen onderdeel van de totale overheidsbegroting. De Wet HOF bevat strenge regels om te waarborgen dat het begrotingstekort binnen de perken blijft. Het aandeel van gemeenten in de berekening van het begrotingstekort van 3% bedraagt op basis van het voorstel 0,38%. De Wet HOF wordt naar verwachting per 1 januari 2013 ingevoerd; op dat moment zal ook meer duidelijkheid ontstaan over de exacte normen en eisen die de wet gaat stellen.
Pagina 27 Bijlage 3
De wet HOF kan tot gevolg hebben dat ook gemeenten strenge regels krijgen opgelegd omtrent de bestedingen. Met name het verschil in de toepassing van het kasstelsel bij het Rijk (en de berekening van het EMU-saldo) en het stelsel van baten en lasten bij decentrale overheden heeft gevolgen. Het gevolg hiervan is dat ook investeringen en het inzetten van gespaarde reserves leiden tot bestedingen die meetellen in het begrotingstekort. Door het Rijk worden aan gemeenten normen toegekend waarbinnen gemeenten mogen handelen. Overtreding van de norm kan leiden tot een boete. In de huidige opzet kan de Wet HOF een enorme invloed hebben op de begroting van uw gemeente in de komende jaren. Het gevolg van deze wet kan zijn dat geplande investeringen mogelijk geen doorgang meer kunnen hebben. Op dit moment is de wet echter nog in conceptfase. Wij adviseren u daarom de publicaties en ontwikkelingen in deze wetgeving goed te monitoren en de consequenties hiervan - met name op de meerjarenbegroting - te bezien. IT ontwikkelingen Samenwerkingsverbanden en De vele ontwikkelingen op het gebied van samenwerking hebben grote invloed op de ICT-organisatie en het beheer van IT systemen. De ontwikkelingen gaan veelal gepaard met ICT-vraagstukken, onder meer op het vlak van de IT-architectuur, betrouwbare gegevensverwerking, beveiliging, rapportering en complexe gegevensconversies. Dergelijke projecten brengen aanzienlijke risico’s met zich mee als het gaat om de betrouwbaarheid van de in systemen aanwezige informatie en de daadwerkelijke realisatie van de beoogde samenwerkingsresultaten. In de praktijk blijkt vaak dat onvoldoende aandacht wordt besteed aan deze aspecten. Wij adviseren u de ICT-risico’s in kaart te brengen en expliciet aandacht te besteden aan het mitigeren ervan. Uitbesteding
Steeds vaker besteden organisaties op diverse niveaus ICT-diensten uit aan derden. Het uitbesteden van diensten betekent niet dat de verantwoordelijkheid ook wordt uitbesteed. Om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de beheerprocessen adviseren wij u een verklaring bij leveranciers op te vragen aangaande de uitbestede processen. Over het algemeen wordt hiervoor een ISAE3402-verklaring gevraagd. Deze verklaring wordt door een auditor afgegeven aan de serviceorganisatie die deze vervolgens aan u ter beschikking kan stellen. De verklaring geeft u inzicht in de kwaliteit van uitbestede processen als wijzigingsbeheer en toegangsbeveiliging.
Pagina 28 Bijlage 3
Bring Your Own Device
Momenteel wordt binnen diverse organisaties nagedacht over invoering van Bring Your Own Device. Bring Your Own Device is het concept waarbij medewerkers gebruikmaken van (computer)apparatuur die niet het eigendom is van de gemeente. Hierbij valt te denken aan de inzet van eigen smartphones of tablets. Indien de gemeente er voor kiest bijvoorbeeld e-mail en agenda via deze persoonlijke apparatuur te ontsluiten, leidt dit tot een aantal vragen op het gebied van beveiliging en beheer. Op welke wijze garandeert uw gemeente bijvoorbeeld de beveiliging van gegevens die naar deze apparatuur wordt toegehaald? En hoewel de inzet van eigen apparatuur kan leiden tot minder beheer van gemeenteapparatuur moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over de grens van de verantwoordelijkheid. Indien hier onvoldoende aandacht aan wordt besteed, kan het concept namelijk juist leiden tot meer belasting van de IT-organisatie. Tevens bevelen wij u aan expliciet aandacht te besteden aan informatiebeveiliging. Het uitvoeren van een risicoanalyse kan hiervoor een uitgangspunt vormen.
Het Nieuwe Werken
Het Nieuwe Werken is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden voor een betere inrichting en beter bestuur van het kenniswerk. Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplek(ken), de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en niet te vergeten de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager. Het Nieuwe Werken is een uitdaging waar op dit moment in tijden van bezuinigingen en verbetering van de dienstverlening vele organisaties voor staan. Los van de organisatorische problematiek spelen hier ICT-vraagstukken. Op welke manier worden gegevens vanuit de gemeente ontsloten, waar worden ze vervolgens opgeslagen en welke grip heeft u als organisatie nog op deze gegevens? Vragen die veelal nog onbeantwoord blijven zonder adequate analyse. Wij bevelen u aan een risicoanalyse uit te voeren waarbij de risico’s van Het Nieuwe Werken in uw situatie worden geconcretiseerd. In dit kader dient in ieder geval aandacht te worden besteed aan harde IT-risico’s (onder meer informatiebeveiliging en performance ICT-infrastructuur) en zachte risico’s (onder meer cultuur en prestaties van medewerkers). Tevens bevelen wij u aan een nulmeting uit te voeren. Alleen op die wijze wordt duidelijk wat de invloed is van het nieuwe werken op harde en zachte factoren en kunnen resultaten worden bewaakt.
Social Media
Ook in de publieke sector wordt in toenemende mate gebruikgemaakt van sociale media om de digitale dienstverlening te bevorderen en in contact te komen met burgers en ondernemers binnen uw gemeente. De kracht van sociale media uit zich ook in de wijze waarop op snelle en zeer directe wijze een grote groep mensen persoonlijk kan worden bereikt. Social Media biedt gemeenten kansen op het terrein van verbetering van de dienstverlening, externe profilering en werving van personeel. Social Media heeft echter ook nieuwe risico’s als gevolg. Hierbij moet gedacht worden aan onder andere het (on)bewust lekken van gevoelige informatie of reputatieschade door berichtgeving van burgers of vanuit uw eigen organisatie. Sociale media zijn snel en transparant waardoor een gemaakte fout niet gemakkelijk te herstellen is. Wij bevelen u aan de risico’s, die gerelateerd zijn aan sociale media, in kaart te brengen en op basis hiervan waar nodig actie te nemen.
Pagina 29 Bijlage 3
Hierbij dient rekening te worden gehouden met factoren als privacybescherming, het lekken van informatie, het niet of niet adequaat reageren op social-mediaberichten en het toenemen in plaats van afnemen van kosten. Informatiebeveiliging
In de brief, die u begin februari van de VNG heeft ontvangen, wordt u geattendeerd op de kortgeleden gepubliceerde ‘ICTbeveiligingsrichtlijn voor webapplicaties’ van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). Overheidsorganisaties worden hierbij opgeroepen onderzoek te verrichten naar de webapplicaties die gebruikmaken van het DigiD-authenticatiemechanisme. Wij adviseren u een inventarisatie uit te voeren van de webapplicaties die uw gemeente aanbiedt. Op basis daarvan bent u in staat enerzijds een risicoanalyse uit te voeren op deze applicaties en anderzijds te bepalen welke gebruikmaken van DigiD. Wij adviseren u vervolgens onderzoeken die u laat uitvoeren op webapplicaties te verrichten met de ‘ICT-beveiligingsrichtlijn voor webapplicaties’ als leidraad.
Fiscaliteiten Tax control framework en Horizontaal Toezicht
De huidige economische omstandigheden leiden ertoe dat gemeenten steeds minder financiële middelen tot hun beschikking hebben om hun taken uit te voeren. Gelet op deze beperkingen zijn onverwachte risico’s onwenselijk en is het raadzaam eventuele kansen direct te signaleren. Ook op fiscaal gebied zijn dergelijke risico’s en kansen dagelijks aan de orde. Een Tax Control Framework (TCF) kan een substantiële bijdrage leveren aan het verminderen van fiscale risico’s en eventuele kansen daarin benutten. De implementatie hiervan borgt de fiscale functie binnen de gemeente, de processen en de monitoring daarvan. Bijkomend voordeel van de aanwezigheid van een TCF is dat de Belastingdienst eerder bereid kan zijn tot het sluiten van een convenant inzake Horizontaal Toezicht (HT). HT gaat uit van wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie in de relatie tussen gemeente en Belastingdienst. Dit wordt als zodanig ook vastgelegd in een convenant en moet leiden tot meer afstemming vooraf en minder controle achteraf door de Belastingdienst. In de praktijk blijkt een dergelijk convenant voor gemeenten prima te passen bij hun maatschappelijke verantwoordelijkheid.
BTW-compensatiefonds
Recente ervaringen geven aan dat gemeenten de percentages van btw-aftrek of btw-compensatie onvolledig hebben aangepast aan gewijzigde regelgeving of veranderingen in de activiteiten. Ook is de voor de restgroep, waar de btw juist een kostenpost vormt, vaak meer mogelijk om toch aftrek of compensatie te realiseren. Wij bevelen aan deze mengpercentages periodiek te onderzoeken zodat kansen en risico’s tijdig in beeld zijn.
Pagina 30 Bijlage 3
Daarnaast zijn er belangrijke ontwikkelingen in de aftrek van btw op de bouw en exploitatie van multifunctionele centra. Op grond van jurisprudentie is de mogelijkheid tot aftrek aanzienlijk verruimd. Werkkostenregeling
2012 is het tweede jaar waarin gekozen kan worden om de werkkostenregeling nog niet toe te passen. Per 1 januari 2014 moet de werkkostenregeling worden toegepast. Indien u nog niet bent overgestapt op de werkkostenregeling is het zaak om 2012 en 2013 te benutten om de impact van de werkkostenregeling op uw organisatie in kaart te brengen. Dit betekent een inventarisatie van bestaande regelingen en het vaststellen welke maatregelen nodig zijn om een overstap soepel te laten verlopen. Een overgang naar de werkkostenregeling vraagt, gezien de impact op uw organisatie, voorbereiding en introductietijd. Wij raden u dan ook aan om tijdig de inventarisatie in gang te zetten om zo de overgangsjaren 2012 en 2013 optimaal te kunnen benutten voor het inrichten van uw administratieve organisatie en eventuele noodzakelijke aanpassingen van arbeidsvoorwaarden tijdig af te kunnen stemmen met de werknemers(vertegenwoordiging).
Fiscale toets declaratie
Tijdens recente boekenonderzoeken van de Belastingdienst valt op dat er een hogere attentiewaarde is voor de juiste fiscale behandeling van gedeclareerde onkosten. In de praktijk blijkt dat doordat het declaratieproces primair gericht is op het vaststellen van rechtmatigheid van de declaraties veelal een fiscale toets ontbreekt. Als gevolg hiervan blijkt het in veel gevallen niet mogelijk om tijdens looncontroles vast te stellen dat declaraties op de juiste gronden onbelast zijn uitbetaald. Dit kan resulteren in forse naheffingen. Aangezien het niet juist documenteren van de reden waarop een declaratie onbelast kan worden uitbetaald kan leiden tot naheffingen, adviseren wij u de bestaande procedures op dit punt te beoordelen en indien nodig aan te passen.
