Deloitte. gemeente Sliedrecht Auditplan 2012

Deloitte.

gemeente Sliedrecht Auditplan 2012

D e 10 tte.

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Sliedrecht t.a.v. de heer A. Overbeek Postbus 16 3360 AA SLIEDRECHT Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

8 november 2012

drs. A.B. Bergshoeff RA

1215291mv15501

Onderwerp

Uw kenmerk

Auditplan 2012

Geachte eden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij het auditplan 2012 voor uw gemeente aan te bieden. Wij danken u voor de tijd die de raad en uw management team hebben geInvesteerd tijdens de pré-audit gesprekken en de terugkoppeling van uw kant om blijvende verbetering van onze dienstverlening aan uw gemeente mogelijk te maken. Deze terugkoppeling vormt de basis van ons auditplan, dat ons in staat stet hoogwaardige dienstverlening te bieden die zich kenmerkt door integriteit, objectiviteit en onafhankelijkheid en erop is gericht meerwaarde to leveren. Wij zijn zeer verheugd uw gemeente onze dienstverlening to kunnen aanbieden en streven ernaar de toegevoegde waarde van doze dienstverlening verder te verhogen door voortdurende verbetering van onze aanpak. Wij vertrouwen dat deze informatie u van dienst zal zijn en zijn uiteraard bereid eventuele vragen hierover te beantwoordon. Met vriendelijke groet,

Deloitt

dr

.

cco ntants By.

R. .J. van Vugt RA

Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Deloitte. 3 8 november 2012 121529

Inhoudsopgave

Opdracht

4

Controleaanpak en risicoanalyse

5

Reikwijdte van de controle

10

Uitvoering van het auditplan

11

Communicatie

13

Auditbudget

14

Het Client Service Team

18

Bijiagen

19

Bij hige \ Cont. Ieaaipak Del ille Bijia2e B Ontwikkelirgen in weten regelgeving Bjii. C UpdIdLhthe\CtI ing 20 2 gcuIunie S ledleLhl 1 -

-

—

20 22

Deloitte. 4 8 november2012 121529

Opdracht Opdracht voor de controle van de jaarrekening Hierbij ontvangt u ons plan van aanpak voor de controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Sliedrecht. Het auditplan is ontworpen om een controleverklaring bij de jaarrekening 2012 van uw gemeente, opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenton (het BBV), af te geven met inachtneming van onze professionele standaarden. Met dit auditplan willen wij u informeren over onze controleaanpak en do wijze waarop wij dat voor de gemeente Sliedrecht vorm willen geven. Dit plan is ons inziens eon belangrijk hulpmiddel in de communicatie tussen Deloitte en uw gemeente. Wij benadrukken dat het auditplan weliswaar onze verantwoordelijkheid is maar goon eenzijdig stuk van Deloitte is. Het vormt een weerslag van gezamenlijke prioriteiton, specifieke aandachtsgebieden, wederzijdse verwachtingen en tijdschema’s. Van bolang is dat hot plan aansluit bij de onderkende doelstellingen en prioriteitsstel!ingen van uw gemeente. De uitwerking van dit plan is continue in ontwikkeling op basis van de gebeurtenissen en actuolo situatlo bij uw gemeente. Dit auditplan voor 2012 is mede ingericht op basis van de bespreking op 16 oktober 2012 met de Auditcommissie en de informatie die is vorkregon tijdons accountantscontroles over voorgaando boekjaren. Specifieke aandachtspunton die zijn gosignaleerd tijdons de controle over het boekjaar 2011 zijn aan u gerapporteerd in het accountantsverslag van 22 mei 2012 met kenmerk 120773. Do specifieke aandachtspunten voor 2011 die eveneens van belang zijn voor 2012 zijn opgenomen in hot auditplan voor 2012. Op basis van onze besprekingon met do auditcommissie en hot management en do thans beschikbare informatie hebben wij de volgende aandachtspunten vastgesteld voor de controle van do gomoonto Sliedrecht over het bookjaar 2012: •

• •

Ontwikkoling van do kwaliteit van do interno boheersing, waaronder: o Kwaliteit van de begroting Boheer van do investeringskrodioton o Waardoring van do grondexploitatios, do overlopondo activa en passiva Opvolging aandachtspunten en aanbevelingen in onze rapportagos over 2011, waaronder: o Onderbouwing rostwaarde van het vastgood

Dit auditplan onderstreept dat wij aan de interne en externe verwachtingen willon voldoen met objoctieve en onafhankelijko dionstvorlening, die is goricht op do bolangon van do gemeente Sliodrecht op do lange termijn. Onze accountantscontrole en eventuele ovorige dienstverlening dienen to voldoen aan de hoogste integriteits- on kwaliteitsstandaarden, en hiermee willen wij samen met onze aanpak on uitvoering, een duidelijke meerwaardo aan uw gemoonto leveron.

Deloitte 5 8 november2012 121529

Controleaanpak en risicoanalyse an de act “zaam is De aanpak van de controle is gebaseerd op gedegen kennis van uw gemeente. De eerste stap die wij zetten is het verkrijgen van een inzicht in uw bestaande relaties en activiteiten en in uw doelstellingen. Op basis van deze informatie stellen wij een specifiek auditplan voor u op, waarin rekening wordt gehouden met uw omstandigheden. Zowel uw medewerkers als het controleteam van Deloitte worden zodoende in staat gesteld zich te concentreren op de belangrijkste jaarrekeningposten en transacties.

Onze aanpak kenmerkt zich door een risicobenadering, waarbij de focus wordt gelegd op wat er fout kan gaan en tot een afwijking van materleel belang kan leiden in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Als wij de controle van de gemeente Sliedrecht vanuit dit perspectief benaderen, betekent dit dat wij aandacht besteden aan die gebieden die er echt toe doen en dat wij slechts in beperkte mate werkzaamheden uitvoeren op punten die niet of weinig relevant zijn. Kort gezegd komt het erop neer dat wij gepaste, maar geen overbodige controlewerkzaamheden uitvoeren. Wij starten het auditplan voor uw gemeente op het niveau van de gemeentelijke jaarrekening, om vast te kunnen stellen voor welke belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen werkzaamheden nodig zijn. Vervolgens werken

‘I Ease I Bespreken en opstellen van hetauditplan

Ease 2 Risico -evaluatie

wij voor ieder van de geIdentificeerde gebieden het auditplan verder uit zodat onze procedures zich specifiek richten op de risico’s van afwijkingen van materieel belang binnen die gebieden. Meer informatie over onze controleaanpak is te lezen in bijlage A.

Identicatie

inteme controle maatregelen Ease 5

Eindbespreking Evaluatie

Coritrole jaarrekening

‘ificante ns Op basis van de kennis die wij tot dusver hebben verkregen van uw gemeente zijn wij van mening dat de volgende gebieden verhoogde risico’s vertegenwoordigen en dus extra aandacht vergen. Onze geplande controleaanpak voor deze risicogebieden is eveneens opgenomen inclusief een beschrijving op hoofdlijnen van de wijze waarop wij onze controletechnieken en


controlewerkzaamheden gaan richten. Bij het uitvoereri van onze risicoanalyse hebben wi] aandacht besteed aan de risico’s die besproken zijn met (leden van) het college en het management. Tijdens de uitvoering van onze controlewerkzaamheden wordt onze risicoanalyse voortdurend geactualiseerd. Wij stellen de auditcommissie, het college van burgemeester en wethouders en het management op do hoogte van belangrijke wijzigingen in onze risicoanalyse. Dit doen wij primair in periodieke gesprekken met u en via onze rapportages.

Significante risico’s

Belangrijkste risicogebieden

Omschrijvlng risico I aandachtsgebied

Verbonden partijen

De gemeente Sliedrecht heeft de uitvoering van belangrijke gemeentelijke taken ondergebracht bij enkele verbonden partijen. Het onderbrengen van activiteiten bij deze verbonden partijen ontslaat uw gemeente niet van de verantwoordelijkheid voor do activiteiten of transacties welke binnen deze verbonden partijen plaatsvinden.

Grondexploitatie

Als gevoig van de economische crisis kan de ontwikkeling van projecten stagneren, met het risico dat de gemaakte verwervings- en planontwikkelingskosten niet meer (volledig) worden terugverdiend. De commissie BBV heeft een nieuwe notitie Grondexploitatie gepubliceerd, daarin zijn enkele stellige uitspraken gedaan naar aanleiding van de waardering van de niet in exploitatie genomen grond (NIEGG’s).

Voorgenomen controleaanpak Deloitte Beoordelen of in do overeenkomst met do verbonden partijen voldoende mogelijkheden zijn opgenomen om controle op de rechtmatige besteding van de middelen uit te voeren. Beoordelen of systeem van tussentijdse informatievoorziening vanuit do verbonden partijen voldoendo informatie geeft voor tussentijdse beoordeling van do ontwikkelingen bij de verbonden partij. Beoordelen van de procedures rondom do (waardering van) de grondexploitatie. Beoordelen van de uitgangspunton en de periodiciteit van de kostprijscalculatie. Beoordelen van de procedures rondom kostenbewaking van do complexen. Beoordelen van de uitgozotte acties naar aanleiding van de waardering van do NIEGG’s van uw gemeente.

Waardering materiele vaste activa

Do gemeente Sliedrecht houdt met ingang van 2011 bij de waardering van het vastgoed rekening met een restwaarde. Hot risico bestaat dat do restwaarden to hoog worden geschat.

Vaststellen dat intern jaarlijks een toots wordt uitgevoerd of inschatting van do restwaarde (nog) reëel is.


Aandachtsgebieden en wensen gemeente Sliedrecht Zoas in de paragraaf ineiding al is aangegeven, bestaat voor de gemeente Sliedrecht de mogelijkheid om speerpunten in te brengen, die wij in onze controle zullen betrekken. Deze speerpunten kunnen naar voren komen als gevolg van interne en externe ontwikkelingen, maar kunnen ook ontstaan uit eigen specifieke wensen en aandachtsgebieden. De volgende speerpunten c.q. wensen zijn benoemd:

Significante risico’s

Belangrijkste risicogebieden Financiële sturing en beheersing

Omschrijving risico I aandachtsgebied

Voorgenomen controleaanpak Deloitte

Er kan sprake zijn van begrotings overschrijdingen op programma’s en investeringsprojecten. In hoeverre dit als onrechtmatig mee telt in de oordeelsvorming voor de controleverklaring hangt af van de interne regels en de regels zoals vastgelegd in de kadernota 2012 van het PRPG.

Beoordelen van het budgetbeheer en hot beheer van de investeringskredieten waaronder taakverdeling tussen budgethouders en afdeling P&C. Door middel van detailwerkzaam heden beoordelen van begrotings- en kredietenoverschrijdingen. Hierbij worden de aangegane verplichtingen betrokken. Vaststellen of de rapportages, inclusief prospectieve informatie het mogelijk maken tijdig bij te sturen. Afwegen of een geconstateerde onrechtmatigheid meetelt in de oordeelsvorming voor de controleverklaring.

Interne beheersing uitbestede werkzaamheden aan SCD

Gemeente Sliedrecht heeft enkele taken uitbesteed aan het SCD, zoals do financiële administratie en personeels- en salarisadministratie. Hot risico is dat de benodigde controlerende taken binnen de reguliere processen niet of onvoldoende worden uitgevoerd als gevolg van onduidelijke afspraken met hot SCD.

VaststeUen dat binnen de reguliere processen voldoende controlemaatregelen in werking zijn.

Effectiviteit van de fraudemaatregelen

Wat heeft de organisatie geleerd van do RKC-onderzoeken en wat is de invloed geweest van de maatregelen (effectiviteit) die hot college heeft getroffen.

Vaststellen effectiviteit van do getroffon beheersmaatregelen.


Waardering van de activa en passiva

De economische situatie raakt de waardering van diverse balansposten. Risico is dat de gevolgen van de economische situatie niet of onvoldoende zijn verwerkt in de waardering.

Identificatie van de baansposten die gevoelig zijn voor de economische situatie. De waardering van deze posten wordt beoordeeld aan de hand van de onderliggende documentatie.

Specifieke aanpak van de aan Drechtsteden overgedragen processen Het feit dat de administratie van uw gemeente door het Service Centrum Drechtsteden wordt gevoerd, heeft invloed op de inrichting en interne beheersing van nagenoeg alle processen. In de onderstaande tabel hebben wij per proces vermeld of een proces door de gemeente zeif wordt uitgevoerd of is uitbesteed aan één van de volgende onderdelen van de GR Drechtsteden (GRD): • • •

Service Centrum Drechtsteden (SCD) Gemeentelijke Belastingdienst Drechtsteden (GBD) Sociale Dienst Drechtsteden (SDD)

Voor wat betreft de processen die bij de gemeente worden uitgevoerd, vindt de administratieve verwerking van de inkomsten en uitgaven wel plaats via het SCD.

Administratieen versiaglegging (beheer debiteuren, crediteuren

Bij gemeente uitgevoerd

steden uevoerd

V

V

De gemeente is (eind) verantwoordelijk voor het beheer van deze balansrekeningen.

V

Dit proces wordt geheel door de GBD uitgevoerd.

Bj GR Drecht

Opmerking

en tussenrekeningen) Belastingen

Overige opbrengsten

V

Uitkeringen

Subsidieverstrekking

Het proces overige opbrengsten wordt door de gemeente uitgevoerd. V

V

Dit proces wordt geheel door de SDD uitgevoerd. Het proces subsidieverstrekking wordt door do gemeente uitgevoerd.

Porsoneelskosten

Investeringen

V

V

Dit proces wordt geheel door hot SCD uitgevoerd. Hot proces investeringen wordt door do gomoento uitgovoord.


Inkoop goederen en diensten

V

Treasury

Grondexploitaties

Het proces kosten wordt door de gemeente uitgevoerd V

V

Dit proces wordt geheel door het SCD_uitgevoerd. Het proces grondexploitaties wordt door de gemeente utgevoerd.

Waar mogelijk zullen wij ter bevordering van een efflciënte controle steunen op de werkzaamheden van de accountant van het Service Centrum Drechtsteden, de Sociale Dienst Drechtsteden en Gemeentelijke Belastingdienst Drechtsteden. Hierbij valt te denken aan een “consoHdatieverklaring” van de accountants van de SDD of GBD met betrekking tot de uitkeringen en de b&astingen. Bij een consolidatieverkiaring vindt de controle plaats door de accountant van de SDD of GBD, uitgaande van de controletolerantie van de gemeente Sliedrecht. Voor het SCD denken wij aan een “mededehng” van de accountant van het SCD met betrekking tot de beheersing van de processen bij het SCD. Voorafgaande aan en tijdens de controle 2012 vindt hierover overleg plaats door ons met de accountant van het SCD, de SDD en de GBD.


Reikwijdte van de controle In samenspraak met de raad van uw gemeente bepalen wij de aard en reikwijdte van de controleprocedures op basis van de in het vorige hoofdstuk omschreven controleplanning, gericht op het vaststeen van risico’s van afwijkingen van materieel belang in significante jaarrekeningposten en toelichtingen. Enkele andere factoren die wij in aanmerking nemen bij het vaststellen van de reikwijdte van de controle van de gemeente Sliedrecht zijn: • • • • •

de complexiteit en aard van de werkzaamheden, interne beheersingsmaatregelen en administratieve verantwoording; de mate van (de)centralisatie van processen en beheersingsmaatregelen, waaronder de omvang van relevante beheersingsmaatregelen; de aard en omvang van onvolkomenheden in interne beheersingsmaatregelen en afwijkingen in de financiële overzichten die in de huidige en voorgaande perioden zijn vastgesteld; wijzigingen in de samenstelling van het bestuur en het management; de complexiteit van de onderliggende IT-infrastructuur, inclusief de productieservers en aanverwante operationele systemen en databases.


Uitvoering van het auditplan Interne controe Onderdeel van de uitvoering van het auditplan is het evalueren van de opzet, de toetsing en werking van de interne beheorsingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogolijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheorsingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit, in overeenstemming met de Nederlandse Controlestandaarden. Onze toetsing van de interne beheersingsmaatregelen die betrokking hebben op de financiële rapportage bevat controlecomponenten op gemeenteniveau, zoals de controleomgeving, risicoanalyse, informatie en communicatie en monitoring, als controlecomponenten op procesniveau. Toetsing op procesniveau omvat organisatiegerichto controlewerkzaamheden ten aanzien van relevante potentielo fouten in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. De onderstaande belangrijke processen maken deel ult van de controlewerkzaamheden voor 2012: -—

-

-

Processen

Opzet & Bestaan

Werking

Eerstvolgend jaar waarin de werking wordt getoetst

Administratie en vorsiaglegging

Ja

Ja

2012

Overige opbrengsten

Ja

Nee

2013

Subsidieverstrekking

Ja

Nee

2013

Investeringen

Ja

Nee

2013

Inkoop goederen on dienston

Ja

Ja

2012

Grondexploitaties

Ja

Ja

2012

Hoewel onze controle niet gericht is op het verschaffen van zekerheid ten aanzien van de algehele werking van de beheersingsmaatregelen, rapporteren wij aan het management aanbevelingen ten aanzien van opzet, bestaan en working van do interno beheersingsmaatregelen die wij naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden hebben geconstateerd. De efficiëntie van onze testwerkzaamheden van de interno beheersingsmaatregelen is afhankelijk van do processen en de procedures die hot management zeif hanteert voor toetsing van do interne controlemaatregelen ten aanzien van do financiële verslaggeving. Do mate waarin zekerheid kan worden ontleend aan doze werkzaamheden zal worden beoordeeld op basis van de Nederlandse Controlestandaarden. Coördinatie met uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden Bij do uitvoering van onze risicoanalyse en het bepalen van de reikwijdte van do controle voor hot jaar 2012 worken wij nauw samen met do modewerkers van afdeling Planning & Control die zelfstandig en in regionaal verband via hot Rogionaal Audit Team vorbijzonderde interne controlewerkzaamheden uitvooron.

Deloitte. 12

8 november2012 121529

Onze vaardigheden, kennis en ervaring vormen een aanvulling op die van uw P&C medewerkers. Verregaande integratie en communicatie tussen afdeling P&C van uw gemeente en het controletoam is essentieel voor de uitvoering van een efficiënte controle. Door de inhoud van het auditplan te coärdineren en gebruik te maken van de werkzaamheden van de afdeling P&C van de gemeente Sliedrecht, voorkomen wij duplicatie van werkzaamheden en minimaliseren wij de onderbreking van de werkzaamheden binnen de organisatie. Ook verhogen wij hiermee de effectiviteit van de controle. Cm de coördinatie met de afdeling P&C te ondersteunen, ondornemen wij de volgende acties: • • • •

rogelmatig planningsbesprekingen houden met medewerkers van de afdeling P&C; gezamenlijk risico’s beoordolen en de gevolgen daarvan voor het auditplan evalueren; informatie over de status van de controle, kennis en bevindingen uitwisselen; optimaal gebruik maken van do werkzaamheden van de afdeling P&C.

Gegevensgerichte controlewerkzaam heden en fra ude ger&ateerde

werkzaam heden Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bostaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel bolang bevatten. Op basis van de Nederlandse Controlestandaard 240 “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van de controle van financiële ovorzichten” en het felt dat regelgevers voortdurend do nadruk leggen op de vorantwoordelijkheid van de accountant voor het ontdekken van fraude tijdens de uitvoering van de controle, voeren wij controlewerkzaamheden uit op frauderisico’s die zich voordoen bij uw gemeente. Ondordeel van deze controlewerkzaamheden met botrekking tot fraude betreffen onder meer een evaluatie van de opzet en werking van de procedures die het management hanteert om het risico van materiële onjuistheden als gevoig van fraude te identificeren en daarop te reageren, met inbegrip van do programma’s en controlemaatregelen die het management heeft ingevoerd om dat risico te ondervangen. Wij vragen het management om inhichtingen met betrekking tot: • • • •

De analyse door het management van het risico van een materiële onjuistheid in de jaarrekening als gevoig van fraude; De procedures die hot management hanteert om do risico’s van fraude binnen de entiteit to identificeren on daarop te reageron; Communicatie, indien aanwezig, aan het bestuur en/of de raad over haar procedures voor het identificoron van on reagoren op frauderisico’s binnen de gemeente; Communicatio, indion aanwozig, van hot management aan werknemers over haar visio op de bedrijfsvoering en ethisch gedrag.


Communicatie Overzicht van communicatie met het bestuur en gespreksonderwerpen Omdat het auditplan gedurende het gehele jaar wordt uitgevoerd, worden ook gedurende het jaar de resultaten van do uitvoering van onzo procedures goanalyseerd en worden (voorlopige) conclusies getrokken. Hierover communiceren wij op gepaste tijden met hot management, hot college en de auditcommissie. Hot overzicht hieronder geeft hot verwachte tijdsverloop weer van onzo relevante communicatie of informatie. Do onderstaande planning is indicatief. Do definitieve planning zal in overleg met do gomoonto Sliodrecht worden opgesteld, zodat onze werkzaamhoden aansluiten op uw planning en control cyclus. Onze rapportages naar aanleiding van do interimcontrole en de jaarrekoningcontrole zullen wij, in hot kader van hoor en wederhoor, afzonderlijk bosprokon met do portefeuillehouder Financiën, do gemoentosecrotaris on do concerncontroller. Do rapportage naar aanloiding van do interimcontrole (managementletter) wordt gericht aan hot college, hot accountantsvorslag naar aanloiding van do jaarrekeningcontrole (en controlovorklaring) rechtstreeks aan do raad met eon afschrift aan hot college. Do uitvooring van onzo controlewerkzaamhoden oidt tot do volgonde contactmomenten: .r

Activiteit

*1

Tijdspad

Contact

Pro-audit moeting

Oktober

Auditcommissio

Audit plan on opdrachtbovostiging

Oktobor

Raad

Uitvoering interim controle

November

Management en coärdinator Financiën/planning & control

Bosproking bevindingon intorimcontrole

Novombor

Concorncontrollor

Besproking concopt managomentlottor n.a.v. interimcontrole

December

College

Bosproking managomontlottor

December

Auditcommissie

Uitvooring jaarrekoningcontrolo

Maart

Management en coordinator Financien/planning & control

Besproking bovindingen jaarrekeningcontrolo

Maart

Concerncontroller

Bosproking concept accountantsvorslag

April

College

Mei

Auditcommissio

2012

2013

Bospreking accountantsvorslag en controlovorklaring in .

.

auditcommissie

Deloitte. 14

8 november 2012 121529

Auditbudget Wij willen gemeente Sliedrecht onderscheidende professionele dienstverlening bieden tegen een redelijke vergoeding. Onze bewezen deskundigheid en ons streven naar tijdige en responsieve dienstverlening zetten wi] in voor een goede professionele samenwerking. Daarbij werken we kostenbewust en voldoen daarbij aan professionele standaarden en richtlijnen. Bij de bepaling van het budget zijn wij uitgegaan van de volgende randvoorwaarden: •

De kwaliteit van de door u aangeleverde jaarrekening, de SiSa-bijlage en andere te controleren stukken voldoen aan de wettelijke voorschriften, wat blijkt uit een intern uitgevoerde kwaliteitsbeoordeling. Hiertoe ontvangt u van ons te zijner tijd de checklist jaarverslaggeving en de checklist op te leveren stukken bij de jaarrekening.

• •

De te controleren bescheiden worden door u conform planning opgeleverd. De te controleren bescheiden worden in overeenstemming met de gemaakte werkafspraken aangeleverd. Een gestructureerde vastlegging van de onderliggende documentatie is voor de aanvang van de controle

•

aanwezig, zoals aansluitingen van sub administraties op de financléle administratie, besluiten, beschikkingen en andere relevante documenten ter onderbouwing van de informatie in de jaarrekening. De in de processen opgenomen interne beheersingsmaatregelen zijn voor ons toetsbaar en verifieerbaar.

• •

Er heeft een effectieve verbijzonderde interne controle plaatsgevonden. Uw medewerkers zijn tijdens onze werkzaamheden beschikbaar voor het stellen van vragen.

Ons geschatte basis auditbudget voor 2012 is hierna weergegeven:

Honorarium 2012

Euro

Jaarrekening 2012

Raad

1.

31 .900

Interim- en jaarrekeningcontrole (mci. SiSa) bij een situatie op basis van normale

College

naleving werkafspraken, waarbij geen be!angrijke omissies of tekortkomingen worden geconstateerd 3.190

2.

Relatiekorting (10%)

3.

Huidige situatie administratieve organisatie! uitgebreide controle-aanpak

4.

Specifieke onderzoeksvragen van de auditcommissie

5.

Kosten in verband met niet of niet voiledig toepassen werkafspraken

P.M.

6.

Kosten in verband met tekortkomingen en verbeteringen jaarrekening

P.M.

Subtotaal Totaal

12.520

P.M.

28.710

12.520 41 .230


De kosten voor de accountantscontrole hangen mede af van de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne controle van uw gemeente (zowel ten aanzien van de betrouwbaarheid als de rechtmatigheid). Wij zijn voor de bepaling van het honorarium voor de controle 2011 vooralsnog uitgegaan van de huidige situatie binnen Sliedrecht. Hierbij is nog geen sprake van een ‘optimale’ situatie. De administratieve organisatie/ interne beheersing kan nog aan doelmatigheid/ efficiency winnen op de volgende onderdelen: • • • • •

Projectbeheersing Formalisatie AO/IC en zichtbaarheid van uitgevoerde (controle)werkzaamheden (Structuur) Verbijzonderde controles Samensteldossier jaarrekening Kwaliteit versiaglegging.

Met verbetering in de kwaliteit van de interne beheersing, oftewel het zelfcontrolerend vermogen, neemt de kwaliteit van de bedrijfsvoering toe en is een duidelijke besparing op de controlekosten zeker mogelijk. DoelsteHing is om een verdere verbetering in de administratieve organisatie in de komende jaren te realiseren volgens een groeimodel. Het groeimodel houdt in dat de kwaliteit van de interne beheersing naar een steeds hoger niveau zal worden getild. Dit zal zich vertalen in de hoogte van de controlekosten. Bij de jaarrekeningen van de afgelopen jaren is de kwaliteit van de interne beheersing toereikend geweest voor een goedkeurende accountantsverklaring. Dit heeft echter extra inspanningen vereist van de ambtelijke organisatie en ons als accountant. Het verder optimaliseren van de kwaliteit van de interne beheersing is dan ook een afweging tussen het beslag op de tijd en kosten van de ambtelijke organisatie enerzijds en de hoogte van de accountantskosten anderzijds. Overigens zal bij het verder optimaliseren van de interne beheersing oak altijd rekening gehouden worden met het geweriste niveau van interne beheersng. Er moet een balans zijn tussen het voordeel dat een verdere verbetering oplevert, de inspanning die de gemeente in tijd en geld moet leveren en de lagere kosten van de accountantscontrole. Bij implementatie van het groeimodel zal deze afweging jaarlijks warden gemaakt. In onderstaande tabel hebben wij op basis van onze verwachting van de ontwikkeling in de kwaliteit van de interne beheersing van gemeente Sliedrecht een scenario gemaakt van de geschatte controlekosten.

Kwaliteit interne beheersing 100% 80%

1

60% 40% 20% 0%

• Kwaliteit interne beheersing

-

2011: €47.230

€ 41.250

2013: € 35.250

2013 € 30.500


De realiseerbaarheid en de stand van zaken van deze ontwikkeling zullen wij halfjaarlijks bespreken met de Auditcommissie. De in bovenstaand overzicht opgenomen besparing voor het jaar 2012 ten opzichte van het auditplan 2011 bedraagt € 6.000. Om dit daadwerkelijk te realiseren zien wij de volgende mogelijkheden om slimmer en effectiever te werk te gaan: -.‘

)

Gemeente Sliedrecht

Deloitte

Risicogerichte aanpak verbijzonderde interne rechtmatigheidscontrole: bredere scope, minder deelwaarnemingen en gericht op risicovolle transacties.

Toepassen Audit analytics: risico gerichte selecties op grond van analyses financiële administratie en subadministraties.

-I- 1.000

Opstellen position papers’ voor belangrijke posten: grondexploitaties (waardering) financiële vaste activa (waardering) materiele vaste activa (restwaarden) voorzieningen (BBV eisen en hoogte) bijzondere transacties.

Risicoposten vooraf bespreken: voorkomen van fouten en noodzakelijke correcties in opgeste!de jaarrekening.

-I- 4.000

Kritische tweede ezing en toets op de kwaliteit van de concept jaarstukken inclusief invullen checklist BBV.

Efficiency contact momenten: aantal contactmomenten ambtelijk voor bespreking

-I- 1.000

-

-

-

-

-

jaarrekening beperken.

Bij de bepaling van het budget zijn wij uitgegaan van de volgende randvoorwaarden: •

• •

• • •

De onderbouwing van de processen en jaarrekeningposten door de gemeente Sliedrecht zijn vastgelegd in een toegankelijk opsteldossier. Wij hanteren het Handboek kwaliteit jaarrekening gemeenten bij uw gemeente als uitgangspunt voor de verdere uitvoering van zowel de interim- als de jaarrekeningcontrole. Voor de controle van de SiSa-bijlagen ontvangt u afzonderlijke werkafspraken. Bij de bepaling van ons honorarium zijn wij ervan uitgegaan dat de SiSa-bijlage en specifieke verantwoordingen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole kunnen worden gecontroleerd. De te controleren bescheiden worden door u conform planning opgeleverd. In de paragraaf Communicatie hebben wij een overzicht gegeven van de besprekingen die begrepen zijn in de prijs. Extra besprekingen brengen wij afzonderlijk in rekening tegen de tijdsbesteding maal het individuele uurtarief van de betrokken teamleden. Wij gaan er verder vanuit dat de rechtmatigheid onderdeel uitmaakt van het goede zelfcontrolerende vermogen van uw gemeente. Alle genoemde bedragen zijn exciusief omzetbelasting en inclusief bijkomende kosten. De facturatie van ons honorarium zal als volgt plaatsvinden. Bij de start van de interimcontrole, maar uiterlijk 1 november 2011 ontvangt u een voorschotnota tar grootte van 60% van de totale geraamde kosten. Bij de start van de jaarrekeningcontrole, maar uiterlijk 1 april 2012 ontvangt u een voorschot nota ter grootte van 40% van de totale geraamde kosten.


Specifieke verzoeken om advies waarbij de beantwoording meer dan 1 uur vergt brengen wij op basis van onze tarieven in rekening. Uiteraard zullen wij dit wet voorat afstemmen. Voor overige specifieke opdrachten doen wij op uw verzoek een prijsopgave toekomen. De uitvoering van specifieke onderzoeksvragen van de Auditcommissie en overige controles (onder andere controtes van specifieke uitkeringen) brengen wij op basis van werkelijk bestede tijd en geldende uurtarieven in rekening.


Het Client Service Team De accountantscontrole voor het boekjaar 2012 wordt uitgevoerd onder leiding van drs. R.M.J. (Rein-Aart) van Vugt RA. Rein-Aart houdt, toezicht op de kwaliteit, coördinatie en dienstverlening aan uw gemeente. Het controleteam dat Rein-Aart ondersteunt, heeft vrijwel dezelfde samenstelling als het opdrachtteam voor het boekjaar 2011. Hierdoor waarborgen wij de continulteit van de dienstverlening en de kennis van onze medewerkers over de specifieke kenmerken van de gemeente Sliedrecht en is het mogelijk om adequaat in te kunnen spelen op de wijzigingen in de administratieve bedrijfsprocessen en de planning-en-control cyclus als gevoig van wijzigingen in de organisatie. De samenstelling van het speciaal voor uw gemeente geselecteerde multidisciplinaire controleteam is als volgt:

drs. RM.J. (RinAart) van Vuqi RA

—

j/

Audit Partner Deloitte Accountants B.V.

drs. ILB. (Toby) Bergshoeff RA Senior Manager Deloitte Accountants By.

PA. (Peter) Naaktgeboren RA Senior Staff Deloitte Accountants B.V.

PB. (Sebastiaan) Mt

Staff Deloitte Accountants By.


Bijiagen Bijiage A- Controleaanpak Deloitte Bijlage B Ontwikkelingen in weten regelgeving -

Bijlage C

—

Opdrachtbevestiging 2012 gemeente Sliedrecht

Deloitte 20 8 november2012 121529

Bijiage A Controleaanpak Deloitte -

Binnen de publieke sector waarin de gemeento Sliedrecht werkzaam is, is het delen van onze kennis on ervaring op het gebied van administratieve verantwoording en financiële versiaglegging van groot belang. Daarnaast bieden wij u de grootst mogolijko doskundigheid ten aanzien van de specifieke risico’s en sectorspecifieke onderwerpen waarmee uw gemeente wordt geconfronteerd. Onze controleaanpak onderscheidt zich door de inzet van een brede groep professionals met specifieke sectoren functionele deskundigheid.

De aanpak van de controle van de gemeente Sliodrecht is gebaseerd op gedegen kennis van uw gemeento. De eerste stap die wij zetten is het verkrijgen van een diepgaand inzicht in uw bestaande relaties en activiteiton en in uw (meerjarige) bedrijfsdoelstellingen. Op basis van deze informatie stellen wij het voorliggende specifieke auditplan voor u op, waarin rekening wordt gehouden met uw unieke omstandigheden en waarmee verrassingen worden voorkomen en zowel modewerkers van uw gomeento als het controleteam van Deloitte in staat worden gesteld zich te concentreren op de belangrijkste jaarrekeningposten en transacties.

*w belar

te risic

Als wij het hebben over een op maat gemaakte en op risico’s gerichte controlebenadering, bedoelen wij meer dan de nadruk leggon op de belangrijkste risico’s. Onze aanpak kenmerkt zich door een risicobenadering, waarbij de focus wordt gelegd op wat er fout kan gaan en tot een afwijking van materieol belang kan olden in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Als wij de controle van uw gemeente vanuit dit perspoctief benaderen, betekent dit dat wij aandacht besteden aan die gebieden die er echt toe doen en dat wij slechts in beperkte mate werkzaamheden uitvoeren op punten die geen of weinig aanvullende controlozekerheid bieden. Kort gezegd komt het erop neer dat wij gepaste, maar geen overbodige controlewerkzaamheden uitvoeren. Wij starton het auditplan voor do gemeente Sliedrecht op hot niveau van do financiëlo overzichten (begroting, jaarstukken), om vast to kunnen stellen voor welke belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen werkzaamhodon nodig zijn. Vervolgens werken wij voor ieder van de geIdentificeerde gebieden het auditplan verder uit zodat onze procedures zich specifiek richten op de risico’s van afwijkingen van materieel belang binnen die gebieden.

.zaamhee

maat

Wij stommon do aard, hot tijdstip on do omvang van onze controlewerkzaamheden af op het risiconiveau dat is vastgesteld voor elke belangrijke jaarrekeningpost, soort transactie of toelichting en do rolovanto boweringen op het niveau van dozo posten, transacties of toelichtingen. Do beslissingen die vervolgens worden genomon zijn eon kwostie van profossioneel oordeel. Op dit punt worden do omvang van de bronnen van Deloitte, de diepgaando konnis van professionele standaarden on richtlijnon on de risk-based approach gecombineerd tot een controle die op maat is gemaakt voor uw gemeente.


Bij de ontwikkeling van een auditplan voor alle materiële jaarrekeningposten houden wij rekening met: • • •

Wat er fout kan gaan en kan leiden tot een afwijking van materieel b&ang in de financiële overzichten. De controlemaatregelen die het management heeft vastgesteld, gedocumenteerd en getoetst. De aard en omvang van de benodigde gegevensgerichte werkzaamheden.


Bijiage B Ontwikkelingen in weten regelgeving -

Rechtmatigheid

-

Notitie Verbonder, partijen en aanbesteding

Financiële beheershandelingen voortkomend uit transacties met of door vorbonden partijen dan wel als gevoig van relaties met verbonden partijen kunnen object van rechtmatigheidscontrole zijn bij de gemeente of provincie. Dit is het geval als deze transacties of relaties financiële consequenties hebben die tot uiting (moeten) komen in de jaarrekening van de gemeente of provincie. Het rechtmatigheidsoordeel bij een gemeente kan worden beInvloed door niet rechtmatig handelen van een instelling waarmee de gemeente is verbonden, indien: in de regeling, statuten, oprichtingsakte of overeenkomst is geregeld dat voorwaarden aan de bijdrago zijn verbonden waaraan de instelling zich moet houden om niet gehele of gedeeltelijke vermindering van de bijdrage van de gemeente te krijgen; de verbonden partij een mandaat heeft om namens en met geld van de gemoente te handelen, waarbij do gemeente feitelijk opdrachtgever is; de verbonden partij een eigen rechtspersoonlijkheid heeft en een aanbesteding doet, terwiji deze verbonden partij binnen do gezagsstructuur van de gemeente valt als ware hot een elgon overheidsdienst, die het merendeel van haar werkzaamheden verricht voor do gemeente; de verbonden partij geen eigen rechtspersoonljkheid heeft on de opdracht daarmee feitelijk is vorstrekt door do gemeente of provincie.

•

• •

•

Wij verwijzen u naar de notitie van do commissio BBV voor verdere informatie. (www.commissiebbv.nl, onderdeel Rechtmatigheid)

BBV

-

Notitie grondexp!oitatie

Do notitlo grondexploitatie is een bijgostolde versie van de notitie grondexploitatie van januari 2008. Een reden voor een aangepaste notitie zijn de gevolgen van do financieel-economische crisis voor de grondexploitaties. De commissie wil door middel van de aangepaste notitie een nadere verduidolijking geven op het verwerken van de financiële consoquenties in begroting en jaarrekening. De notitie behandelt verschillende aspocten van de (gemeentelijke) grondexploitatie. Centraal staat do toepassing bij gomeonten die voor eigen rekening en nsico bouwgrond producoron met hot doel die te verkopen of in erfpacht uit te goven. De notitlo wordt ook gebruikt om de rolovanto artikelon van hot BBV to verduidelijken of nadere aanbevelingen hierover to goven. Dit goheel maakt een adequate jaarverslaglegging mogolijk in hot kader van hot BBV met betrekking tot grondexploitaties on do daarmeo samenhangende zaken. Ten opzichte van de vorigo versie van do notitie van januari 2008 zijn een aantal verduidelijkingen I aanscherpingen doorgevoerd.


Deze zijn opgenomen onder de stellige uitspraken in paragraaf 1 .3 van de notitie. De commissie BBV vraagt aandacht voor stellige uitspraak 4. Deze schrijft voor dat bij een geprognosticeerd vorlies op een grondexploitatie direct een afboeking plaats vindt of een voorziening wordt getroffen ter grootte van dit volledige verlies. Vanaf de jaarrekening 2012 is de bijgestelde notitie onverkort van toepassing en vervalt do notitie uit 2008. Specifiek vragen wij aandacht voor stellige uitspraak 3. Het activeren van vervaardigingskosten op NIEGG is aanvaardbaar, maar dient beperkt te blijven tot het niveau van de huidige marktwaarde van de grond (deze dient te worden ondorbouwd met bijvoorbeeld een taxatie of residuele grondwaardeberekening) Wanneer na een raadsbesluit meor duidelijkheid bestaat over de nadere invulling van de toekomstige bouwlocatie en de daartoe nog to maken kosten, kan de verwachto marktwaarde in de toekomstige bestemming als toets worden gebruikt. .

Dat betekent concreet het vogende: do boekwaarde kan nooit hogor zijn dan de verwachte marktwaarde; do ruimte voor activering wordt in eersto instantie bepaa!d door het verschil tussen do boekwaarde en de marktwaarde in do huidige bestemming; bij de bepaling van het verschil tussen boekwaardo en verwachte marktwaarde moet rekening gehouden worden met de overige nog te maken kosten (bijvoorbeeld infrastructurele voorzieningen) in hot verdere

• • •

verloop van het transformatioproces naar do verwachte toekomstige bestomming. Doze bepaling dient jaarlijks gemaakt te worden; als de waardering het niveau van do marktwaarde al heeft boreikt en do marktwaarde daalt, dan wordt eon vorliesvoorzioning gotroffon c.q. afgewaardeerd;

• •

als duidelijk wordt dat do door do raad voorgenomen bostemming in hot gehoel niot of slechts gedeeltelijk zal worden gorealiseerd on daardoor eon lagore verwachte marktwaarde ontstaat, dan wordt een verliosvoorziening gotroffen c.q. afgowaardeerd.

Wij vorwijzon u naar do notitie van do commissie BBV voor verdere informatie. (www.commissiobbv.nI, ondordeel Begroten en vorantwoorden)

BBV

—

Notitie investeringen

In do praktijk blijkt hot moeilijk to zijn investeringskredieten te beheersen. Hot is woerbarstiger dan do rogelgeving doet vermoeden. Invosteringskrodieton worden regelmatig overschreden, tormijnon van uitvooring niot gehaald en hot komt ook nog al eons voor dat jaargronzen onbodoold worden gepasseerd. Ook hot verschil tussen investeringon met eon economisch nut en eon maatschappelijk nut werpt vragen op. Doze Iaatste soort kan (bij voorkeur alleen bij wijzo van uitzondering) goactiveord wordon (artikel 59.4 BBV), torwiji do investoringon met eon economisch nut juist mooton worden geactiveerd (artikol 59.1 BBV). Bijdragon van derden mogen (artikol 62.2 BBV) daarop weer in mindoring worden gebracht. Ook hot fonomeon “reserve kapitaallasten” worpt veel vragen en misvorstanden op. In do notitio wordt, aan do hand van voorbeelden, ingegaan op do verschillonde situaties waarbij op verschillende wijzo investoringskredieten kunnen worden aangevraagd.


Tevens wordt ingegaan op overschrijdingen van dergelijke kredieten en begrotingsconsequenties van, de vaak voorkomende, vertragingen in de uitvoering. Wij verwijzen u naar de notitie van de commissie BBV voor verdere informatie. (www.commissiebbv.nl, onderdeel Begroten en verantwoorden)

BBV

—

Notitie incidentele en structurele bateri en lasten

Het doel van de notitie is om, vanwege vragen ult de praktijk, het onderscheid tussen incidentele en structurele baten en lasten te verduidelijken. De notitie bevat geen richtlijnen of aanbevelingen, maar beperkt zich tot verduidelijking van de regelgeving. De commissie hanteert hierbij het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtskader (februari 2008) en de voorstellen van het kabinet in het kader van de modernisering van het Financleel Toezicht. De volgende vier verduidetijkingen worden nader uitgewerkt: 1.

Indien bestaand structureel beteid, niet zijnde een tijdelijke geldstroom, binnen de termijn van drie jaar een wijziging ondergaat dan worden de daarmee samenhangende lasten of baten in het begrotingsjaar niet als incidenteel aangemerkt. Bijvoorbeeld in het kader van de bezuinigingen besluit de gemeente in jaar t+3 geen subsidies meer te verstrekken; de daarmee samenhangende lasten worden in t+2, N-i en nog als structureel beschouwd.

2.

Na afloop van een begrotingsjaar zullen bij het opmaken van de jaarrekening altijd wet enige (relevante) verschillen tussen de werkelijkheid en de begroting blijken. Het is van belang dat bij de analyse ex BBV artikel 28, lid a wordt bezien in hoeverre er alsnog sprake is geweest van niet begrote incidentele baten

3.

4.

en lasten. Budgetverschillen op activiteiten inzake structureel bestaand beleid blijven naar hun aard “structureel”. Toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves worden als incidenteel beschouwd, tenzij het gaat om reguliere onttrekkingen aan financieringsreserves c.q. dekkingsreserves (kapitaallasten) of om onttrekkingen uit een daartoe toereikende (bestemmings)reserve gedurende een periode van minimaal 3 jaar met als doel het dekken van structurele lasten. Meerjarige tijdelijke geldstromen waarvan de eindigheid vastligt vanwege een raadsbesluit en/of een toekenningsbesluit klasseren als incidentele baten en lasten, ook als de geldstroom (nog) anger is dan 3 jaar.

De van belang zijnde BBV-bepalingen zijn opgenomen in de bijlage 1 ‘Relevante weten regelgeving’ van de notitie. In bijlage 2 zijn voorbeelden van baten en lasten opgenomen die als incidenteel aangemerkt kunnen worden. Voor de leesbaarheid van de notitie wordt in het vervoig waar gemeente(n) wordt gebruikt zowel gemeente(n) als provincie(s) bedoeld. Wij verwijzen u naar de notitie van de commissie BBV voor verdere informatie. (www.commissiebbv.nl, onderdeel Begroten en verantwoorden)


Uftspraak commissie BBV verwijzing van programmarekening naar programmaverantwoording —

Het BBV schrijft voor dat de jaarrekening bestaat uit de balans, do programmarekening en de toelichting op zowel de balans als de programmarekening. In de praktijk roept dit met enige regelmaat de vraag op of do toelichting niet dubbelop is. Immers in de programmaverantwoording wordt ter beantwoording van de W-vraag: Wat heeft hot gekost? ook vaak eon cijfermatige analyse en toelichting begroot werkelijk opgenomen. Een gemeente heeft —

—

—

recent aan de commissie BBV de vraag gesteld of voor do toelichting op do programmarekening mag worden volstaan met een verwijzing in do programmarekening naar de toelichting in de programmaverantwoording. De commissie BBV geeft in haar antwoord aan dat strikt formeel de analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de programmarekening tot do jaarrekening behoort on niet tot hot jaarverslag. Ze geeft echter ook aan dat indien do jaarstukken bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening gezamenlijk in één boekwerk wordt aangoboden, hot toogostaan is te volstaan met een verwijzing in de programmarekening. Bij doze vorwijzing moet dan worden aangegeven dat do analyse is opgonomen in do programmaverantwoording en dat de analyse onderdeel uitmaakt van do jaarstukken. Daarbij beveelt do commissie BBV aan: • •

Cm bij het verwijzen duidelijk in de programmarekening aan te geven waar in de programmaverantwoording do analyse is opgenomen; en Cm do analyse als één gehoel op to nemen in de programmavorantwoording on doze dus niet over de verantwoording to vorsproidon.

In hot handbook jaarverslaggeving gemeenten 2011 hebbon wij reeds bij dit vraagstuk stilgestaan. Hot heeft de voorkeur in de programmaverantwoording te verwijzen naar nadere toelichtingen die zijn opgenomen in de aan accountantscontrole ondorworpen programmarekening. Eon verwijzing andorsom, een in de programmarekoning opgenomen verwijzing naar de programmaverantwoording, dient to wordon vermeden omdat hiormee afbreuk wordt gedaan aan de zelfstandige leesbaarheid van de jaarrekoning on omdat de programmavorantwoording in —

—

principo goen object van accountantscontrole is terwiji do jaarrekening dat wel is. Indien gokozon wordt voor eon verwijzing vanuit de programmarekening naar do programmaverantwoording is sprako van eon kwalitatieve afwijking van het BBV. Bij hot bepalon van hot eventuele effect van doze afwijking op do formulering c.q. strekking van do controlovorkiaring dienen de volgende aspecten te worden betrokken: •

Worden do programmaverantwoording en do programmarokoning tegelijkortijd oponbaar gemaakt en zijn zij onlosmakelijk met elkaar verbonden?

•

Zijn do gecontroleerde baten en lasten nadrukkelijk geldentificeerd door hot opnemen van eon ovorzicht van do staat van baton en lasten op programmanivoau, inclusief de mutaties in de reserves, in do programmarekoning? Is do analyse op do financiële afwijkingen identificeerbaar?

• • •

Zijn het controlerend orgaan (raad) en de toezichthouder (provincie) vollodig en comploet geInformoerd? Is sprake van een bestendigo gedragslijn die door beide partijon in meerdere casussen en Iangjarig geaccoptoord is?


Wetsvoorstel Normeri ng bezoldigi ng topfunctionarissen pubt ieke en semipubheke sector (WNT) in de gemeentesector Het wetsvoorstel Op 14 januari 2011 is bij de Tweede Kamer het wetsvoorstel Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) ingediend door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De WNT beoogt de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt) te vervangen. Het wetsvoorstel is in december 2011 aangenomen door de Tweede Kamer. In dit artikel wordt ingegaan op de WNT voor de gemeentesector. Beloningsmaxima en maximale ontslagvergoeding De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, zoals nu de Wopt, maar stelt ook maxima aan de hoogte van die inkomens en tevens aan de ontslagvergoedingen. Het wetsvoorstel kent drie beloningsregimes. Het eerste beloningsregime geldt voor de publieke sector en voor semipublieke instellingen als het onderwijs, de pubtieke om roep, drinkwaterbedrijven, de zorgsector en woningbouwcorporaties. In het eerste regime mag de bezoldiging van topfunctionarissen in een boekjaar niet uitstijgen boven een betoningsmaximum, gebaseerd op 130 procent van het brutosataris van een minister. Dit komt neer op een bedrag van € 187.340 (peildatum 1 januari 2011) aan beloning, vermeerderd met componenten voor een gemaximeerde onkostenvergoeding (€ 7.559) en het werkgeversdeel van het pensloen (€ 28.767). Maximaal in totaal dus € 223.666. De ontstagvergoeding wordt in overeenstemming met het regeerakkoord, gemaximeerd op € 75.000. Voorts mogen er geen winstdelingen, bonusbetalingen of andere vormen van variabele beloning worden overeengekomen, tenzij dit bij algemene maatregel van bestuur wordt toegestaan. De genoemde maxima gelden ook als de functie van topfunctionaris wordt vervuld door een functionaris die geen arbeidsovereenkomst heeft (bijvoorbeeld een interim-directeur), mits dit in een periode van achttien maanden voor meer dan twaatf maanden het geval is. Voor eden en de voorzitters van het hoogste toezichthoudende orgaan van een rechtspersoon of instelling geldt een maximale bezoldiging van respectievelijk 5% en 7,5% van het beloningsmaximum, tenzij dit bij algemene maatregel van bestuur wordt toegestaan. In het tweede regime mag de beloning niet uitstijgen boven de voor die sector geldende norm. Deze norm wordt door de betrokken minister vastgesteld. Dit geldt voor één sector, te weten de zorgverzekeraars. Ook voor deze sector geldt de gemaximeerde ontslagvergoeding van € 75.000. Het derde regime houdt in dat het kabinet de beloning niet normeert. De WNT definieert het begrip topfunctionaris voor instellingen in de semipublieke sector als de leden van de hoogste uitvoerende en toezichthoudende organen van een rechtspersoon of instelling aismede de hoogste ondergeschikte of de leden van de groep hoogste onderschikten aan dat orgaan en degene of degenen belast met de dagetijkse leiding.


Sectorale beloningsmaxima De hiervoor genoemde maxima worden genoemd in de WNT. In de WNT is de mogolijkhoid opgenomon tot het vaststellen van een lager beloningsmaximum c.q. de indeling in kiassen binnen een bepaaldo sector. Overschrijding norm vogens WNT Bij overschrijding van deze normen (beloning en/of ontslagvergooding) zal het bedrag dat boven de norm is uitgekoord als een onvorschuldigde botaling worden gezion. Dit betekent dat dit bedrag teruggevorderd kan gaan worden van de betreffonde functionaris. Openbaarmaking in de WNT Not als momenteel bij de Wopt dient door de gemoente ook verantwoording in de jaarrekening plaats te vindon, indien sprake is van een betaling boven de norm. Voorts wordt de melding door de gemoento bij het Ministorie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatios gehandhaafd. De gemoonte vormoldt van ledore (gewezen) topfunctionaris de volgende gegevens van het huidige en vorigo bookjaar in de jaarrekoning: a. b. c.

de naam; de boloning; de sociale verzekoringspremies;

d. e. f.

do belastbare vasto en variabolo onkostonvorgoodingen; de voorzioningon ten behoeve van boloningon botaalbaar op termijn; de functie of functies; do duur en omvang van het dienstverband in het bookjaar.

g.

Daarnaast wordt van iedere (gowozen) topfunctionaris in do jaarrekening vermeld de in hot boekjaar verrichte uitkeringen wegens beëindiging van het dienstverband, alsmede de naam on functie of functies die tijdens hot dienstvorband zijn bekleed on hot jaar waarin hot dionstverband is geëindigd. Dezelfdo gegovens, met uitzondering van do naam, moeten ook worden opgenomen van ledere andere modeworker van do organisatie wiens bezoldiging do maximale norm to boven gaat. Ook do ontslaguitkeringen moeton van iodere medeworkor worden gemeld als doze do norm to boven gaan. In do jaarrekening zal eon botaling boven do norm als vordoring op do botrokkon topfunctionaris dienen to worden opgonomon. Doze vordering dient altijd afzondorlijk to worden vermeld in do toelichting. Rol van de externe accountant Do externe accountant stelt vast dat do gemeonte bij hot opmakon van do jaarrekening voldoet aan do hiervoor goschetste oison die worden gostold in do WNT. Do extorne accountant diont voorts eon onvorschuldigde betaling van do gomoonto aan do betreffende functionaris to melden aan hot Ministorio van BZK indien eon vordoring op eon (gowezon) topfunctionaris uit onvorschuldigdo botaling: a. b.

niet in do jaarrekoning is opgonomon, of op hot tijdstip waarop do accountant zijn oordeel goeft over do jaarrokoning door do betrokkon topfunctionaris nog niot is torugbetaald.


Indien de jaarrekening niet de juiste en voorgeschreven gegevens bevat, meldt de accountant de ontbrekende gegevens of het ontbreken van de motivering aan het Ministerie van BZK. Controle op de naleving van de WNT Uit de vorige alinea blijkt dat de externe accountant een beangrijke rol speelt bij de controle op de naleving van de verantwoordingseisen van de WNT. Voorts zullen er nog door de minister personen worden aangewezen belast met toezicht op de naleving van de wet. Belastingdienst, pensloenfondsen en verzekeraars worden verp!icht op verzoek de nodige gegevens ter beschikking te stellen. De minister kan een dwangsom opleggen aan de gemeente om naleving van de wet c.q. terugbetaling van een onverschuldigde betaling van een topfunctionaris te eisen. De opgeeiste bedragen komen dan toe aan de Staat. Overgangsregime In de WNT zijn overgangsbepalingen opgenomen betreffende bestaande beloningsafspraken. Tndien een topfunctionaris uit hoofde van de bestaande arbeidsovereenkomst meer verdient dan het wettelijk maximum, dan wordt dit voor een periode van vier jaar na de inwerkingtreding van de WNT “gedoogd”. Ook een tussen partijen al overeengekomen winstdeling of bonusbetaling wordt toegestaan in de overgangsperiode van vier jaar. In deze periode van vier jaar mag het salaris alleen worden verhoogd als de verhoging en de wijze waarop deze wordt berekend al voor de inwerkingtreding van de WNT is overeengekomen. Na de overgangsperiode van vier jaar zal het salaris in een periode van drie jaar moeten worden teruggebracht tot het geldende wettelijk maximum. Ook ten aanzien van de ontslagvergoeding is sprake van een overgangsregime. Indien voor de inwerkingtreding van de WNT een ontslagvergoeding is overeengekomen, zal deze ook tot vier jaar na de inwerkingtreding van de WNT nog kunnen worden toegepast. Inwerkingtreding De WNT Iigt nu in de Eerste Kamer. Er wordt een inwerkingtreding beoogd per 1 januari 2013. Inmiddels heeft de Eerste Kamer op 8 februari 2012 voor de eerste keer gebruikgemaakt van de mogelijkheid rechtstreeks voorlichting te vragen aan de Raad van State over een wetsvoorstel. Als reden wordt aangegeven dat het wetsvoorstel bij de behandeling in de Tweede Kamer vaak is geamendeerd en het wetsvoorstel tevens door de regering is gewijzigd. De Raad van State is daarom gevraagd de gevolgen van deze wijzigingen voor het wetsvoorstel nader te toetsen. Hierbij gaat het vooral om de criteria consistentie, samenhang, rechtmatigheid, uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid. Bijvoorbeeld in hoeverre het juridisch houdbaar is dat bestaande arbeidsovereenkomsten bij wet worden aangepast? De waarnemend vicepresident van de Raad van State heeft op 9 mei 2012 een brief gestuurd aan de Voorzitter van de Eerste Kamer der Staten-Generaal. In deze brief staan onder meer de volgende opmerkingen. Het wetsvoorstel gaat zich door de wijzigingen (de aangenomen amendementen in de Tweede Kamer) meer en indringender dan in de oorspronkelijk opzet het geval was, uitstrekken over private organisaties.


Hierdoor neemt de spanning toe tussen de reikwijdte van het wetsvoorstel en de suggestie in het opschrift en de considerans dat het wetsvoorstel alleen zou zien op organisaties in publieke en semipublieke sectoren. Ook wordt opgemerkt dat inmenging in eigendomsrechten is toegestaan, indien hiermee een algemeen belang wordt gediend en de inmenging proportioneel is, dat wi zeggen dat geen persoonhijke en onevenredige zware last aan de betrokkene is opgelegd. Voor de vaststelling of een inmenging proportioneel is, moet worden bezien hoe de belangenatweging (fair balance) is verricht. Kortom, de Eerste Kamer zal deze punten meenemen bij de behandeling van het wetsvoorstel. Het is nog afwachten wanneer het wetsvoorstel zal worden aangenomen en of de beoogde datum van inwerkingtreding per 1 januari 2013 wordt gehaald. Tot de inwerkingtreding van de WNT gelden de verplichtingen van de Wopt.


Bijiage C Opdrachtbevestiging 2012 gemeente Sliedrecht —

Opdracht Wij zullen fungeren als accountant van uw gemeente met het doel te onderzoeken of de jaarrekening het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring en een verslag van bevindingen omtrent de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De controleverklaring en het versiag van bevindingen bevatten alle in het kader van het dechargeverleningsproces relevante controlebevindingen. Deze stukken zijn bestemd om tezamen met de jaarrekening en de gezamenhijk daarmee openbaar te maken stukken te worden overgelegd aan de gemeenteraad in het kader van de vaststelling van de jaarrekening; een en ander overeenkomstig het bepaalde in artikel 197, lid 3 van de Gemeentewet. Voorts worden zij overgelegd aan het toezichthoudende orgaan (i.c. gedeputeerde staten van de provincie) en openbaar gemaakt. Voorts zullen wij nagaan of de jaarrekening aan de bij en krachtens de wet gestelde voorschriften voldoet, of het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig wettelijke bepalingen is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is. Wij baseren ons bij de opdracht op de uitgangspunten die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het door uw gemeenteraad vastgestelde controleprotocol. Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders Door middel van het ondertekenen van deze opdrachtbevestiging erkent en begrijpt u dat het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijkheid draagt voor: •

•

Het opmaken van de jaarrekening die de financiële positie en de baten en lasten getrouw dient weer te geven, aismede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Een zodanige interne beheersing als het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat het afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of van fouten.

en voorts voor het aan ons: •

•

Toegang verschaffen tot alle informatie waarvan het college van burgemeester en wethouders zich bewust is dat deze relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden. Verstrekken van aanvullende informatie die wij kunnen vragen voor het doel van de controle.


•

Onbeperkte toegang te verschaffen tot personen binnen de gemeente van wie wij vaststellen dat het noodzakolijk is controle-informatie to verkrijgen.

Het college van burgemeester en wethouders dient erop too to zion dat de rechten en verplichtingen van do gemoonto op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht, met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan, maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen doze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Reeds bekende en/of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden zullen tevens op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking moeten wordon gebracht. Wij zullen in verband met doze aspecten het college van burgemeester en wethouders verzoeken do mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Voorts zullen wij het college van burgomeester en wothouders vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat hot effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in do jaarrekoning, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheel. Eon overzicht van deze posten zal in do schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij hebben er alle vertrouwen in om te kunnen rekenen op volledige medewerking van uw personeel en vertrouwen erop dat men alle vastleggingen, documentatie en andere informatie die in het kader van do controle benodigd is, beschikbaar zal stellen. Verantwoordelijkheid van de accountant Wij zullon onze controle verrichten in overeonstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden. Dit vereist dat wij voldoen aan do voor ons geldende ethischo voorschriften. lndien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening Gedragscode, kunnen wij u die toesturen. Voorts zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat eon redolijke mate van zekerheid wordt verkregen dat do jaarrekening goon afwijkingen van matorieel belang bovat. Eon controle omvat hot uitvoeren van werkzaamheden tor verkrijging van controle-informatie over do bodragen en de toelichtingen in do jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van do door ons toogepaste oordeelsvorming, met inbogrip van hot inschatten van do risico’s dat do jaarrekening eon afwijking van matorieel bolang bevat als gevoig van fraude of fouten. Bij hot maken van doze risico-inschattingen nomen wij do intorne boheersing in aanmerking die relevant is voor hot door do gomeonto opmakon van do jaarrekening en hot gotrouwo beeld daarvan. Doze risico-inschattingen zijn goricht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passond zijn in do omstandigheden, maar hebbon niet tot doel eon oordeel tot uitdrukking to brengon over do effectiviteit van do interne beheersing van do gemeento. Een controlo omvat tovons het evalueren van do geschikthoid van de gebruikto grondslagon voor financiële verslaggeving en van do rodolijkheid van door hot college van burgomeostor on wethouders van do gemeente gemaakto, schattingon, alsmedo eon evaluatie van hot algeholo beeld van do jaarrekening. Wij willen er do aandacht op vestigon dat als gevolg van hot toopassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan eon controle, gevoegd bij de boporkingen die inherent zijn aan elk systeom van intorno bohoersing, or eon onvormijdbaar risico bestaat dat zelfs indien eon controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overoenstemming met do Nederlandse controlestandaarden eon afwijking van materieel bolang onontdekt blijft.


Onafhankelijkheid Nederlands recht vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Het betekent dat op een aantal vormen van overige dienstverlening aanvullende voorwaarden van toepassing zijn en dat voor sommige soorten van overige dienstverlening beperkingen gelden. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u bespreken. Cm onze onafhankelijkheid op efficiënte wijze blijvend to kunnen waarborgen, verzoeken wij u ons te informeren over de juridische structuur van uw gemeente, alsook van alle organisaties waarmee uw gemeente direct of indirect is verbonden. Wijzigingen in de (juridische) structuur kunnen met zich meebrengen dat wij genoodzaakt zijn de verlening van bepaalde diensten aan uw gemeente te beëindigen. Als partners of professionals van onze organisatie het voornemen hebben in dienst te treden bij een controlecNënt gelden randvoorwaarden om onze onafhankelijkheid te kunnen waarborgen. Zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming zult u daarom geen aanbiedingen doen tot het aangaan van een dienstverband in een financiële verslaggevingsrol, aan huidige of voormalige partners of andere professionals van onze organisatie, indien de betreffende partner of professional betrokken was bij de jaarrekeningcontrole, totdat de van toepassing zijnde afkoelingsperiode volgens de onafhankelijkheidsvoorsch riften is verstreken. Voorts zult u zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming geen relaties aangaan met partners of andere professionals van onze organisatie waarbij sprake is van een gemeenschappelijk commercieel of financleel belang. In voorkomend geval zullen wij beoordelen of deze relatie past in het kader van de gewone bedrijfsuitoofening en of de samenloop met de controleopdracht een eventuele bedreiging vormt voor onze onafhankelijkheid. Fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij zowel het toezichthoudend orgaan als het college van burgemeester en wethoudors. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Door de kenmerken van fraude, vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervaiste documentatie, kan een controle, ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet ontdekken. Daar onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevoig van fraude of fouten, richt onze controleopdracht zich niet speciflek op het ontdekken van fraude. Indien bij de uitvoeñng van de controleopdracht aanwijzingen van fraude worden verkregen, zullen wij, ongeacht do mogelijke omvang en de aard van de vermoede fraude, aanvullend onderzoek verrichten, afgestemd op het vaststellen van de aard en omvang van de fraude in relatie tot do jaarrekening. Indien wij een aanwijzing voor of een redelijk vermoeden van fraude verkrijgen, zullen wij hierover communiceren met het college van burgemeester en wethouders en/of do gemeenteraad. Indien sprake is van een redelijk vermoeden van fraude van —

—

materieel belang ten aanzien van de jaarrekening zullen wij tevens handelen conform artikel 26, lid 2 van do Wet toezicht accountantsorganisaties.


In hot kader van Nederlandse Standaard 240, “De verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van eon controle van financiële ovorzichten’ zullen wij het college van burgemeester en wethouders vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen: a.

Het college van burgemeester en wethouders erkent zijn verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeron en onderhouden van de interne beheersing gericht op hot voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude.

b.

Het college van burgemeester en wethouders heeft ons de resultaten gemold van de inschatting door hot management van het risico dat do financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevoig zijn van fraude.

c.

Hot college van burgemeester en wethouders heeft aan ons zijn kennis verstrekt met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de gemeente van invloed zijn en waarbij betrokken zijn:

d.

•

het management;

•

werknemers die een belangrijke rol spelen bij do working van de interne beheersing; of

•

anderen in hot geval dat do fraude eon effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor do financiële overzichten; en

Het college van burgemeester en wethouders heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude op do financiële overzichten van do gemeente van invloed zijn en waarvan zij kennis hebben verkregen via werknemors, voormalige werknemers, analisten, regolgevers of toezichthouders of via anderen.

Werkzaamheden Voor zover mogelijk zullen wij gebruikmaken van do interne boheersingsmaatregelen die zijn opgenomen in de interne organisatie van uw gemeente, welke maatrogelen als doel hebben hot ontdekken c.q. voorkomen van opzettelijko en onopzettelijke fouten. Globaal zullen onze werkzaamheden derhalve bestaan uit: • • • •

Het onderzoeken en beoordelen van de opzet van de intorno, in hot bijzonder de administratieve organisatie van uw gemeente, met name ter zake van do daarin besloten interno beheersing. Hot toetsen van de werking van de interne beheersing. Overige controlemaatregelen die wij noodzakelijk achten voor ons oordeel. Doze activiteiten zullen in sterke mate afhangen van onze bevindingen onder beide eerdergenoemde punten. B000rdoling en toetsing van de toepassing van de relevante voorschriften.

Gezien do werkzaamheden moge het duidelijk zijn dat onze controles zich ook kunnen uitstrekken tot niet louter financiële aspecten.


Voor het uitvoeren van de accountantscontrole gaan wij uit van een goede oplevering van de jaarrekening en de in dat kader benodigde documentatie. In dat licht stellen wij voor dat uw gemeente voorafgaande aan onze eindejaarscontrole de werkzaamheden uitvoert zoals opgenomen in de werkafspraken die wij jaarlijks met de afdeling Financiën bespreken. Naleving specifieke weten regelgeving Het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad zijn ook verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Ons onderzoek richt zich mede op de rechtmatigheid van de totstandkoming van in de jaarrekening verwerkte baten, lasten en balansmutaties. Het interne beheersinstrumentarium ter borging van de juiste naleving van weten regelgeving zullen wij daartoe mede in ons onderzoek betrekken. Daarbij nemen wij de uitgangspunten en aanwijzingen in acht die zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, aismede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de NBA. De weten regelgeving die als norm geldt voor de rechtmatigheidscontrole, is door u vastgelegd in het normenkader met het bijbehorende toetsingskader. Ook kan het toetsingskader worden geoperationaliseerd door het direct inrichten en vertalen van de van toepassing zijnde bepalingen vanuit het normenkader in de beheersorganisatie van uw gemeente middels processen, procedures, richtlijnen of checklists waaruit expliciet duidelijk is en wordt gemaakt aan welke bepalingen financiële rechtmatigheidsconsequenties worden verbonden. Een controleopdracht zal in het algemeen niet leiden tot ontdekking van overtredingen van alle weten regelgeving. Ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, zal leiden tot een overweging van de implicaties voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect op andere aspecten van onze controle. Wij zullen het college van burgemeester en wethouders verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van weten regelgeving, waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden. Single information Single audit Voor een aantal benoemde rijksbijdrageregelingen moet op basis van Single information Single audit (SiSa) verantwoording worden afgelegd via een specifieke afzonderlijke bijiage in de jaarstukken. Het Ministerie van BZK heeft in een aantal notities aangegeven welke voorwaarden hierop van toepassing zijn. Belangrijke informatie met betrekking tot de achtergronden van deze regeling is te raadplegen op de SiSa-website van het ministerie van BZK: http://www.riksoverheid.nl/onderweren/cjemeenten/qemeenteliIke-financien/specifieke-uitkeri. Specifieke subsidieverantwoordingen Deze opdrachtbevestiging heeft naast de controle van de jaarrekening tevens betrekking op de controle van afzonderlijke specifieke subsidieverantwoordingen. Naast de in deze opdrachtbevestiging algemeen opgenomen voorwaarden rondom bijvoorbeeld verantwoordelijkheden, fraude en onafhankelijkheid, die ook gelden ten aanzien van de specifieke subsidieverantwoordingen, geldt nog een aantal aanvullende aspecten.


Uw college is verantwoordelijk voor het juist, tijdig en volledig opstellen van de specifieke subsidieverant woordingen die ter controle aan ons worden aangeboden. De te controleren subsidieverantwoordingen worden controlegereed aangeboden. Dit wil zeggen voorzien van de relevante documentatie en voorafgaand aan onze controle onderworpen aan een adequate interne controle. Wanneer dit niet het geval is, zullen wij dit aan uw college terug melden. Door middel van ondertekening van de specifleke subsidiedeclaraties bevestigt uw college: •

De expliciete verantwoordelijkheid voor de juistheid en volledigheid van de subsidiedeclaratie.

•

Dat de subsidiedeclaratie is opgesteld in overeenstemming met de eisen zoals deze zijn gesteld in de betreffende subsidieaanvraag en die zijn opgenomen in de subsidieaanvraag en de hierop afgegeven beschikking.

•

Dat u heeft voldaan aan alle relevante subsidievoorwaarden en weten regelgeving, die bij niet nakoming van materieel belang zouden kunnen zijn voor de subsidiedeclaratie.

•

Dat u ons alle feiten en omstandigheden heeft gemeld die van belang zijn voor de opgemaakte subsidiedeclaratie.

•

Uw verantwoordelijkheid voor de opzet en invoering van maatregelen van interne beheersing om fraude te voorkomen en te ontdekken.

•

Dat u ons op de hoogte heeft gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude die op de subsidiedeclaratie van uw organisatie van invloed zijn, waarbij betrokken zijn het management, werknemers met een belangrijke rol in de interne beheersing of anderen, ingeval dat fraude van materieel belang kan zijn voor de subsidiedeclaratie.

•

Dat u ons inzage heeft gegeven in de gehele administratie, de daaraan ten grondsiag iggende gegevens en alle notulen van in het kader van de specifieke ter controle aangeboden subsidiedeclaraties.

•

Dat er geen andere voorwaardelijke baten of lasten of andere verplichtingen uit de subsidieregeling bestaan die moeten worden verwerkt of toegelicht in de subsidiedeclaratie, inclusief (voorwaardelijke) verplichtingen die een materiële invloed op de subsidiedeclaratie kunnen hebben.

•

Dat er zich geen gebeurtenissen na einde projectperiode hebben voorgedaan, die aanpassing vereisen van de subsidiedeclaratie of de toelichting daarop, behalve hetgeen in de toelichting van de specifieke subsidiedeclaratie is opgenomen.

Wanneer er specifieke subsidieverantwoordingen worden aangeboden die een hoog risicoprofiel kennen dan zullen wij dit met u communiceren en hiervoor een afzonderlijke, door u te ondertekenen opdrachtbevestiging doen toekomen en ook een specifieke afzonderlijke bevestiging vragen.


Bij reguliere subsidieverantwoordingen met een Iaag risicoprofiel zullen wij u een kostenopgave doen toekomen, waarin wij verwijzen naar de hiervoor genoemde voorwaarden. Rapportage Wij zullen over de uitkomsten van onze werkzaamheden aan uw gemeenteraad rapporteren in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening en een versiag van bevindingen. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het, op basis van onze controlebevindingen, noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze controleverkiaring aan te passen. Onze controleverkiaring is bestemd om aan de gemeenteraad te worden overgelegd bij de opgemaakte jaarrekening en te worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, te weten de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens. U verstrekt ons daartoe concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverkiaring mag eerst openbaar worden gemaakt na schriftelijke toestemming onzerzijds. Indien de jaarrekening niet voNedig wordt openbaar gemaakt, zullen wij u waar mogelijk een aangepaste controleverkiaring doen toekomen. Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van do jaarrekening. Dit geldt ook voor publicatie op Internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel versiag waarin onze naam wordt genoemd, aismede ten aanzien van het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen dient u ons tijdig een concept van het document te verstrekken voordat het wordt verspreid. In aanvulling daarop ontvangt het college van burgemeester en wethouders op basis van onze interim-controle een managementletter, waarin wij de eventueel geconstateerde tekortkomingen en mogelijke verbeteringen in de administratieve organisatie van uw gemeente, met name ter zake van de daarin besloten interne beheersingsmaatregelen, aangeven. Programma van eisen In de Auditcommissie van 16 oktober 2012 zijn afspraken gemaakt over de uitvoering van de accountantscontrole 2012. De afspraken zijn verwerkt in het auditplan 2012. Controleteam De accountantscontrole wordt uitgevoerd door een team van medewerkers met ruime ervaring in het controleren en adviseren van gemeenten. De eindverantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de accountantscontrole ligt bij de audit partner, de heer drs. R.M.J. (Rein-Aart) van Vugt RA. De heer drs. A.B. (Toby) Bergshoeff RA fungeert als manager van de opdracht. De heer P.A. (Peter) Naaktgeboren RA heeft de dagelijkse leiding over het controleteam dat belast is met de directe uitvoering van de controlewerkzaamheden. Honorarium Ons honorarium is gebaseerd op de tijdsbesteding van ons controleteam, inclusief te maken kosten. De individuele uurtarieven zijn in overeenstemming met de mate van verantwoordelijkheid en de vereiste ervaring en bekwaamheid van elk der teamleden. De betalingstermijn bedraagt 30 dagen.

Deloitte. 37

8 november2012 121529

De kosten voor de accountantscontrole hangen mede af van de kwaliteft van de administratieve organisatie en interne controle van uw gemeente (ten aanzien van zowel de betrouwbaarheid als de rechtmatigheid). Wij verwachten dat ons honorarium voor de jaarrekeningcontrole € 41 .230 exclusief omzetbelasting en inclusief reis- en verblijfkosten zal bedragen. Na acceptatie van de opdracht-bevestiging zullen wij 80% van het honorarium in rekening brengen. De overige 20% brengen wij bij aanvang van de jaarrekeningcontrole in rekening. Separaat verlangde controleverkiaringen worden afgerekend op basis van werkelijke tijdbesteding en afzonderlijk te maken afspraken. Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme

Ingevolge de Wetter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dienen wij cliëntonderzoek te verrichten alvorens wij de opdracht kunnen aanvaarden. Vodrts zijn wij op grond van de Wwft verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een client, voor zover die wordt gesignaleerd in het kader van onze normale werkzaamheden, te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland te Zoetermeer. Review Het komt voor dat subsidiërende instanties reviews uitvoeren op een te verstrekken of verstrekte subsidiebijdrage. Een review wordt bijvoorbeeld uitgevoerd om vanuit de subsidieverstrekker aanvullend de rechtmatigheid van de bestedingen vast te stellen of de uitvoering van de regeling nader te controleren. Een dergelijke review kan onder meer inhouden dat de betreffende subsidieverstrekker vragen heeft aan ons of inzage wenst in het betreffende controledossier. Aangezien op voorhand de kosten en de frequentie van reviews niet zijn in te schatten, zullen wij u hiervan in kennis stellen en u een kostenopgave doen toekomen wanneer dit aan de orde is. De kosten van eventuele reviews zijn derhalve niet opgenomen in de huidige kostenopgave. Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, andere materialen, rapporten en zaken gecreëerd, ontwikkeld of uitgevoerd door Deloitte Accountants B.V. als onderdeel van ons onderzoek zijn eigendom van Deloitte Accountants B.V. Wij kunnen verplicht worden om aan derden, bijvoorbeeld toezichthouders en FIOD-ECD, op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften informatie te verschaffen of toegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Daarnaast kunnen wij door derden verzocht worden informatie te verstrekken of inzage in onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Op grond van geheimhoudingsregels zijn wij in sommige gevallen verplicht uw schriftelijke toestemming voor inzage te verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, zullen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met u opnemen over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan en om uw toestemming te vragen voor zover noodzakelijk. Ook de Belastingdienst kan in het kader van het bovenstaande voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken / of inzage in onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Een dergelijk verzoek zal altijd in eerste instantie aan u en / of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar worden gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst. Wij zijn van mening dat het algemeen belang er mee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de controle van jaarrekeningen.


Wij zullen u vragen om uw instemming schriftelijk aan ons kenbaar te maken. In dat kader zullen wij bij een

verzoek van de Belastingdienst zo spoedig mogelijk contact met u opnemen. Mocht u in een concrete situatie uw instemming onthouden, dan zullen wij op grond van onze gedragsregels nagaan waarom u uw instemming niet geeft. Elektronische communicatie Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren. In afwijking van het bepaalde in artikel 6, id b van de Algemene Voorwaarden geldt dat opdrachtnemer niet aansprakelijk is voor schade die opdrachtgever lijdt ten gevolge van gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaroncier maar niet beperkt tot schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en niet of niet goed -

-

functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van opdrachtnemer. De data-uittreksels uit de computersystemen van opdrachtnemer leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door opdrachtnemer verstuurde elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door de opdrachtgever. Dienstverlening Wij besteden veel aandacht aan goede arbeidsomstandigheden van onze medewerkers. De kwaliteit van een werkplek heeft een directe relatie met de gezondheid van medewerkers en het voorkomen van RSI en overige beroepsziektes of -aandoeningen. Wij verzoeken het gemeentebestuur dan ook om onze medewerkers te voorzien van adequate werkruimte en overige faciliteiten. Geldigheidsduur en algemene voorwaarden De inhoud van deze opdrachtbevestiging zal van kracht blijven totdat de opdracht wordt beëindigd, gewijzigd of vervangen door een andersoortige opdracht. Op onze dienstverlening is van toepassing hoofdstuk A van de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837, waarvan u bijgaand een exemplaar aantreft. Door ondertekening en retournering van deze opdrachtbevestiging verklaart u dit exemplaar te hebben ontvangen en te accepteren. Feedback over onze dienstverlening Deloitte stelt feedback over onze dienstverlening zeer op prijs en heeft een uitgebreid programma om feedback aan cliënten te vragen. We staan natuurlijk ook open voor uw feedback op momenten dat wij er niet expliciet om vragen. Heeft u een vraag of wilt u lets kwijt over deze opdracht neem dan contact op met drs. R.M.J. van Vugt RA (tel. 088—288 1108).


Heeft u, buiten deze opdracht, nog andere vragen over de dienstverlening van Deloitte of wilt u uw mening over Deloitte geven neem dan contact op met dhr. A.G. van Bochove RA (tel. 088 288 0071). —

Ten slotte Met groot genoegen aanvaarden wij deze opclracht. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, aarzelt u dan niet contact op te nemen met drs. A.B. Bergshoeff RA (tel. 088

—

288 1169).

Wij vertrouwen erop dat wij met deze opdrachtbevestiging een goed inzicht hebben gegeven in de afspraken die uw gemeente met Deloitte heeft gemaakt. Wij verzoeken u vriendelijk het tweede exemplaar van deze brief op de aangegeven plaats te ondertekenen en te retourneren als blijk van uw instemming met het voorgaande. Voor akkoord: namens de gemeente Sliedrecht

Vugt RA

Bijlage(n): Algemene Voorwaarden Deloitte.

Naam: Fu nctie: Datum:

Deloitte. gemeente Sliedrecht Auditplan 2012

Recommend Documents