VERTROUWELIJK De raad van de gemeente De Bilt Postbus 300 3720 AH BILTHOVEN
Utrecht, 23 april 2013
AD0G-96NHVG/RE/MJ
Geachte leden van de raad, Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente De Bilt, hebben wij het genoegen u hierbij de uitkomsten van onze werkzaamheden te presenteren. De onderwerpen die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast in het kader van de controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente De Bilt. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening 2012. Daarnaast geven wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, een aantal aanbevelingen waarmee wij beogen u als raad te ondersteunen in uw [kaderstellende en controlerende taak. Wij complimenteren u met de gemaakte verbeterslagen ten aanzien van de doorgevoerde ontwikkelingen inzake de interne beheersing. In onze managementletter d.d. 25 oktober 2012 gericht aan het college hebben wij de belangrijkste uitkomsten van onze beoordeling van de inrichting en het functioneren van de besturing en beheersing en van de bedrijfsprocessen vastgelegd. In het hoofdstuk "Bestuurlijke samenvatting" hebben wij hiervan een korte samenvatting opgenomen. Het concept van dit verslag is d.d. 28 maart 2013 besproken met een afvaardiging van de afdeling concernstaf. Wij stellen het zeer op prijs deze rapportage persoonlijk aan u toe te lichten of eventuele vragen van u te beantwoorden. Hoogachtend, Ernst & Youno Accountants LLP
drs. A.
Ernst & Young Accountants L L P is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer O C 3 3 5 5 9 4 . In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Y o u r g Accountants L L P . Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1. London S E l 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 2 4 4 3 2 9 4 4 . Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.
Mill
ËU ERNST &YOUNG
Inhoudsopgave 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
Bestuurlijke samenvatting Inleiding Controleverklaring bij de jaarrekening 2012 Het resultaat over 2012 en de financiële positie per 31 december 2012 Belangrijkste bevindingen in het kader van de jaarrekeningcontrole De informatiewaarde van de jaarstukken 2012 Samenvatting bevindingen tussentijdse controle 2012 en follow-up
1 1 1 1 2 2 2
2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
Onze controleaanpak Onze controleaanpak in het kort Reikwijdte van de opdracht en uw aandachtspunten Controle van de getrouwheid Controle van de rechtmatigheid De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties Verplichtingen inzake Single information en Single audit (SiSa)
Aandachtspunten vanuit de audit commissie Inleiding Projectcontrol Centrumplan en afronding Larensteijn Actuele ontwikkelingen Bouwgrondexploitaties in het algemeen Niet in exploitatie genomen gronden Beheersing en informatievoorziening WMO-uitgaven Financiële resultaten WMO 2012 Verantwoordingsinformatie geleverde zorgprestaties door derden Interne controle-instrumentarium Verbonden partijen
7 7 7 7 8 10 11 11 12 12 13
4 4.1 4.2 4.3
De (financiële) resultaten in perspectief Het resultaat nader geanalyseerd Analyse van de financieringsstructuur Analyse van de financiële positie en het weerstandsvermogen
15 15 16 18
5 5.1 5.2 5.3
Uitkomsten van de jaarrekeningcontrole (getrouwheid) Onze verklaring is goedkeurend Belangrijkste bevindingen in het kader van getrouwheidsonderzoek Belangrijkste bevindingen in het kader van rechtmatigheid
20 20 21 22
6 6.1 6.2
Uitkomsten van de jaarrekeningcontrole (SiSa) Inleiding Uitkomsten van onze controle
25 25 25
Informatie uit hoofde van onze functie als controlerend accountant
27
• Pagina 1
ËU ERNST &YOUNG
1
Bestuurlijke samenvatting
1.1 Inleiding
In dit hoofdstuk geven wij kort onze bestuurlijk belangrijkste conclusies weer naar aanleiding van de door ons uitgevoerde controle van de jaarrekening 2012. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk (paragraaf 1.6) zijn de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen opgenomen van de uitgevoerde tussentijdse controle 2012.
1.2
Controleverklaring bij de jaarrekening 2012
Wij hebben het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente gemachtigd onze controleverklaring d.d. 23 april 2013 bij de jaarrekening 2012 van uw gemeente op te nemen. Onze oordelen zoals opgenomen in deze controleverklaring zijn als volgt:
Getrouwheid Rechtmatigheid
Oordeel Goedkeurend Goedkeurend
Hierbij zijn wij ervan uitgegaan dat de raad de nu overgelegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.
De goedkeurende strekking van de controleverklaring voor zowel het getrouwheids- als het rechtmatigheidsoordeel betekent dat de jaarrekening met een redelijke mate van zekerheid geen fouten of onzekerheden bevat die in totaliteit de voor de jaarrekeningcontrole gehanteerde goedkeuringstolerantie overschrijden.
1.3
Het resultaat over 2012 en de financiële positie per 31 december 2012
Het saldo van baten en lasten over 2012, na verwerking van toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves, bedraagt € 6,5 miljoen nadelig en is als volgt samengesteld: Bedragen x € 1.000 Totale baten Totale lasten Resultaat vóór bestemming Mutaties in reserves Resultaat na bestemming
ening 2012
85.843 (87.676) (1.833) 1.795 (38)
72.547 (81.028) (8.481) 1.967 (6.514)
Afwijking
(13.296) 6.648 (6.648) 172 (6.476)
Voor een nadere analyse op het nadelige resultaat van € 6,5 miljoen verwijzen wij naar de financiële analyse, zoals opgenomen in de financiële toelichtingen per programma in de programmarekening. Daar zijn de afwijkingen tussen realisatie en begroting opgenomen. Deze toelichtingen tezamen zorgen ervoor dat de afwijkingen toereikend zijn toegelicht. Wij hebben vastgesteld dat de afwijking van het resultaat na bestemming in belangrijke mate wordt verklaard door externe factoren dan wel gebeurtenissen in de laatste maanden van het jaar die niet vooraf te overzien waren.
I
Ê!l ERNST &YOUNG
Pagina 2
Voor een goede beoordeling van de financiële positie dienen ook de niet uit de balans blijkende (financiële) risico's in ogenschouw te worden genomen. De belangrijkste financiële risico's die de gemeente loopt zijn toegelicht in de paragraafweerstandsvermogen van de programmarekening. Op basis van het weerstandsvermogen van de gemeente, rekening houdend met de totale reservepositie, het huidige financiële beleid en de in de risicoparagraaf omschreven risico's is de financiële positie voor verbetering vatbaar. Voor een nadere toelichting hieromtrent verwijzen wij naar paragraaf 4.3 van deze rapportage.
1.4
Belangrijkste bevindingen in het kader van de jaarrekeningcon trole
Uit onze werkzaamheden zijn geen controleverschillen gebleken die hebben geleid tot aanpassing van de jaarrekening en die afzonderlijk groter zijn dan de met uw raad overeengekomen rapporteringstolerantie van € 100.000. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening 2012 van uw gemeente hebben betrekking op de volgende onderwerpen: Bouwgrondexploitaties en Niet in exploitatie genomen gronden. Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Verbonden partijen. Waardering vastgoedportefeuille. Reserves en voorzieningen. Uw gemeente is verplicht voor een aantal specifieke uitkeringen de verantwoordingsinformatie hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening. Uit de controle van deze bijlage zijn geen controleverschillen gebleken die per specifieke uitkering groter zijn dan de hieromtrent in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) voorgeschreven rapporteringstolerantie voor Single Information en Single audit.
1.5
De informatiewaarde van de jaarstukken 2012
Wij zijn van mening dat de jaarrekening een goed inzicht geeft in het gerealiseerde resultaat over het jaar 2012 en de financiële positie per 31 december 2012. Daarnaast wordt inzicht gegeven in de financiële afwijkingen die ten opzichte van de door uw raad goedgekeurde begroting bestaan. Conform de hiervoor geldende voorschriften is door ons nagegaan of de programmaverantwoording de minimale wettelijke voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Op grond hiervan hebben wij vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet in strijd is met de jaarrekening.
1.6
Samenvatting bevindingen tussentijdse controle 2012 en follow-up
In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om zekerheid te verschaffen omtrent het interne beheersingssysteem.
"•
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 3
Op grond van ons onderzoek zijn wij van mening dat de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Hiermee is een goede basis gelegd voor een betrouwbare informatieverzorging. In onze managementletter d.d. 25 oktober 2012 hebben wij aanbevelingen gerapporteerd ter verdere verbetering van de interne beheersing. Wij hebben kennis genomen van de reactie van het management op onze managementletter. Wij hebben vastgesteld dat onze aanbevelingen in onze tussentijdse rapportage met een hoge prioriteit in het kader van de jaarrekening in voldoende mate zijn opgevolgd. Tevens hebben wij geconstateerd dat de bevindingen met een minder hogere prioriteit eveneens zijn opgevolgd danwel onderhanden zijn binnen uw organisatie. Voor een uitgebreid statusoverzicht verwijzen wij naar bijlage 1 van deze rapportage.
Conclusie
•Wij hebben vastgesteld dat de gemeente De Bilt in belangrijke mate op adeguate wijze invulling heeft gegeven aan onze eerdere adviezen. Hiertoe noemen wij bijvoorbeeld uw voornemen tot het aanpassen van het interne controleplan op diverse punten.
III!
ml
=!l ERNST &YOUNG
2
Onze controleaanpak
2.1
Onze controleaanpak in het kort
Pagina 4
Onze controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de accountant, waaronder zijn begrepen beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling neemt de accountant in aanmerking het voor het opmaken van en getrouw weergeven in de jaarrekening van zowel de baten en lasten als de activa en passiva, alsmede het voor de naleving van de wet- en regelgeving relevante interne beheersingssysteem, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het interne beheersingssysteem van de gemeente. Tevens omvat een controle onder meer een evaluatie van de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving, van de redelijkheid van schattingen die het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente heeft gemaakt en een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
2.2
Reikwijdte van de opdracht en uw aandachtspunten
Onze controleaanpak richt zich zowel op het getrouwe beeld van de baten en lasten over 2012 en van de financiële positie per 31 december 2012 als op de financiële rechtmatigheid van die baten en lasten én van de balansmutaties in de jaarrekening 2012. Hoewel de wettelijke plicht om het doelmatigheidsbeheer te laten beoordelen door de accountant is komen te vervallen, rapporteren wij u daar wel over indien wij bijzonderheden hebben geconstateerd en u hieromtrent adviezen kunnen verstrekken.
2.3
Controle van de getrouwheid
De controle van de getrouwheid van de jaarrekening heeft tot doel vast te stellen dat de in de jaarrekening opgenomen financiële informatie een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid. Bij deze controle maken wij gebruik van de bij de gemeente ingebouwde controles in de uitvoeringsprocessen en gaan wij na in welke mate gesteund kan worden op de interne organisatie. Wij stellen dus vooral vast dat de gemeente zelf de processen adequaat beheerst en daardoor betrouwbare financiële informatie tot stand kan brengen. In de afrondende controlefase gaan wij na of de door uw gemeente opgestelde conceptjaarrekening juist is afgeleid uit de financiële administratie en stellen wij vast of deze conceptjaarrekening voldoende inzicht biedt en ook verder voldoet aan de in wet- en regelgeving gestelde eisen. Gezien de aard van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden, welke zijn gebaseerd op de door uw raad aan ons verstrekte opdracht en de daarbij te hanteren goedkeuringstolerantie kan deze nooit de absolute zekerheid geven dat er geen materiële onjuistheden in de jaarrekening voorkomen. In onze controleverklaring geven wij dit weer met de woorden "redelijke mate van zekerheid".
ËU ERNST &YOUNG
2.4
Pagina 5
Controle van de rechtmatigheid
De controle van de rechtmatigheid richt zich op de naleving van relevante wet- en regelgeving en besluiten van de raad, voor zover de foutenkans die voortvloeit uit het niet naleven van de wet- en regelgeving en/of raadsbesluiten direct financiële consequenties heeft voor de jaarrekening. In overeenstemming met de opdracht van de raad, nader vastgelegd in het controleprotocol, hebben wij de rechtmatigheidscontrole uitgevoerd. Wij toetsen, op basis van risicoanalyse, overigens primair of de organisatie voldoende maatregelen heeft getroffen om de naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. Dit houdt in dat wij niet zelfstandig alle wet- en regelgeving in detail beoordelen op de mogelijkheid van het zich voordoen van (juridische en financiële) risico's. Wij maken hiervoor gebruik van de door uw gemeente uitgevoerde werkzaamheden met betrekking tot het rechtmatigheidsbeheer.
2.5
De met u afgesproken goedkeurings- en rapporteringstoleranties
Op grond van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten stelt de raad de goedkeuringstolerantie vast die de accountant bij zijn jaarrekeningcontrole dient te hanteren. Het normenkader en de goedkeuringstolerantie zijn vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en vervolgens ter kennisgeving gebracht van de raad. U heeft ons voor het boekjaar 2012 opgedragen om bij onze oordeelsvorming uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringstolerantie: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
Goedkeurend < 1%
Beperking >1%<3%
Oordeelonthouding
< 3%
>3%<10%
> 10%
Afkeu > 3%
Op grond van de jaarrekening 2012 bedraagt de goedkeuringstolerantie voor fouten afgerond € 0,8 miljoen (1%) en voor onzekerheden € 2,4 miljoen (3%). Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, kan een goedkeurende controleverklaring worden afgegeven. Deze goedkeuringstolerantie is een kwantitatief criterium, de uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen. De rapporteringstolerantie, de maatstaf die geldt voor het rapporteren van fouten en onzekerheden, is door de raad bepaald op € 100.000. Dit houdt in dat in voorliggende rapportage alle door ons geconstateerde tekortkomingen en onzekerheden zijn opgenomen die afzonderlijk de rapporteringstolerantie overtreffen.
2.6
Verplichtingen inzake Single information en Single audit (SiSa)
Uw gemeente is op grond van wettelijk voorschrift verplicht de verantwoordingsinformatie voor de met name benoemde specifieke uitkeringen hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening op basis van een door het Ministerie van Binnenlandse Zaken voorgeschreven model. Bij de controle van deze bijlage betrekken wij de door het Ministerie van Binnenlandse Zaken hiervoor gegeven aanwijzingen (Circulaire Single Information Single Audit 2012 d.d. 7 november 2012, waarin onder andere opgenomen de Nota verwachtingen accountantscontrole 2012).
=!l ERNST &YOUNG
Pagina 6
De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) in het verslag van bevindingen te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: € 10.000 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 100.000 is; 10% indien de omvangbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; € 100.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is.
Ill
Mil'
=!l ERNST &YOUNG
3
Aandachtspunten vanuit de audit commissie
3.1
Inleiding
Pagina 7
Met de audit commissie is afgesproken extra aandacht te besteden aan een aantal specifieke punten. In dit hoofdstuk berichten wij u over deze specifieke aandachtspunten, zijnde: Projectcontrol Centrumplan; opvolging van de bevindingen en aanbevelingen in onze eerdere rapportages. Afronding Larenstein; aandacht voor de financiële afwikkeling van het betreffende project. Wet Maatschappelijke Ondersteuning; de beheersing en informatievoorziening van WMO-uitgaven. Verbonden partijen: specifieke aandacht voor de verbonden partijen BRU en VRU. In onze managementletter hebben wij reeds gerapporteerd over onze aanbevelingen hieromtrent. In dit accountantsverslag hebben wij per aandachtspunt een korte samenvatting opgenomen daarvan en waar mogelijk de financiële uitkomsten opgenomen.
3.2 Projectcontrol Centrumplan en afronding Larensteijn 3.2.1 Actuele ontwikkelingen Centrumplan Het centrumplan Bilthoven bestaat uit drie deelgebieden, te weten: Stationsgebied, Emmaplein en Vinkenplein en De Kwinkelier. Ten aanzien van de exploitatie van het centrumplan zullen de kosten naar huidig inzicht met circa € 1 miljoen afnemen en de inkomsten met circa € 2,3 miljoen afnemen. Hiertoe heeft u de voorziening verlieslatende grondexploitaties verhoogd met € 1,2 miljoen naar € 4,5 miljoen (2011: € 3,3 miljoen). De afwijking ten opzichte van voorgaand jaar wordt voornamelijk veroorzaakt doordat de geraamde opbrengsten met circa € 1,9 miljoen naar beneden zijn bijgesteld. Er zal minder worden gebouwd en de verkoopprijzen van de woningen zijn in overeenstemming met de vraag van de markt naar beneden bijgesteld. Hier staat echter tegenover dat de gemeente een extra subsidie is toegezegd van € 0,7 miljoen. De projectontwikkelaar van het deelproject De Kwinkelier heeft zich najaar 2012 teruggetrokken. De gemeente is naar aanleiding hiervan in overleg getreden met de exploitant van De Kwinkelier. Helaas is echter niet tot een vervangende oplossing gekomen. Hierop heeft u besloten dit deelproject uit de exploitatie te halen en daarmee de kosten die voor de ontwikkeling zijn gemaakt (€ 1,3 mio) in zijn geheel ten laste van het resultaat 2012 te brengen. Larenstein Het project Larenstein omvat het uitgeven van kavels aan bedrijven uit uw gemeente, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen het noordelijke en zuidelijke deel van het bedrijventerrein.
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 8
De verwachte winst ultimo boekjaar 2012, exclusief de directe kosten van het bunkerincident, komt uit op circa € 1,2 miljoen. Dit is circa € 1,1 miljoen lager dan ultimo 2011 werd verondersteld. Zoals toegelicht in de paragraaf grondbeleid wordt dit voornamelijk veroorzaakt door de toename van de kosten (circa € 1 miljoen) betreffende de inpassing van de bunker. Gezien de huidige economische situatie is de kans aanwezig dat de geraamde opbrengst niet volledig kan worden gerealiseerd. Tevens nemen mogelijk de rentekosten verder toe als gevolg van de doorlooptijd van het project. Het project Larenstein zal op zijn vroegst in 2014 worden afgerond. Wij merken op dat dit op toereikende wijze is toegelicht in de programmarekening.
Conclusie
•Gezien de huidige economische situatie is de kans aanwezig dat de geraamde opbrengsten niet (volledig) kunnen worden gerealiseerd. Wij hebben vastgesteld dat u de effecten hiervan op de grondexploitaties bent nagegaan en benadrukken dat de mogelijke financiële gevolgen op adequate wijze zijn verwerkt in de jaarrekening 2012. Wellicht ten overvloede benadrukken wij het belang van het structureel monitoren (en bijstellen) van de in exploitatie zijnde projecten.
3.2.2 Bouwgrondexploitaties in het algemeen In het kader van de controle van de jaarrekening van de gemeente De Bilt hebben wij de grondexploitaties gecontroleerd. De gronden van de gemeente De Bilt zijn als volgt te specificeren: Bedragen x € 1.000 Gereed product en handelsgoederen Niet in exploitatie genomen gronden Onderhanden werken Brutowaarde Voorziening dekking verliessaldi Nettowaarde
1 december 2012 798 6.588 7.394 (6.900) 494
31 december 2011 18 2.569 9.366 11.953 (3.250) 8.703
Zoals uit het bovenstaande overzicht blijkt wordt binnen de jaarverslaggevingsregels onderscheid gemaakt tussen gereed product en handelsgoederen, nog niet in exploitatie genomen bouwgronden en het zogenaamde onderhanden werk. Er is sprake van onderhanden werk op het moment dat er een vastgesteld exploitatieplan aanwezig is, waarbij de bestemming van de gronden definitief is vastgelegd. Als dit nog niet het geval is, maar de raad wel het stellige voornemen heeft de gronden binnen afzienbare termijn te ontwikkelen dan dienen de betreffende gronden te worden gepresenteerd als bouwgronden die nog niet in exploitatie zijn genomen. Hierbij is er dus nog geen zekerheid over de wijze waarop de bouwgrond in eigendom van de gemeente geëxploiteerd gaat worden. Met ingang van boekjaar 2012 heeft de Commissie BBV gesteld dat die gronden waarvoor de raad geen stellig voornemen heeft deze te ontwikkelen geclassificeerd dienen te worden als overige grond- en hulpstoffen. Wij hebben vastgesteld dat uw gemeente op een juiste wijze invulling heeft gegeven aan deze wijziging in de regelgeving.
II
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 9
Onderstaand vindt u een visuele risicobeoordeling van de belangrijkste grondexploitatieprojecten van de gemeente De Bilt. Dit betreffen zowel in exploitatie genomen als nog in exploitatie te nemen projecten. rondexploltaties
.ij Melkweg
:i De Leijen Zuid i! (woon-zorg complex) Bedrijvenpark Larenstein
Barometer grondexploitaties Toenemend risicoprofiel ten opzichte van 2011 als gevolg van economische ontwikkelingen. Project Centrumgebied Bilthoven is meest risicovol. Voldoende spreiding grondpositie.
Legenda barometer grondexploitaties Gevoeligheid: Op basis van fase in project en aanpasbaarheid van het project (begin (rood) of bijna afgerond (groen). Risico: Financieel risicoprofiel.
De netto-boekwaarde van de omvangrijkste in exploitatie genomen projecten zijn op hoofdlijnen als volgt te specificeren. 31 december 2012 1.649 (2.782)
31 december 2011 1.154 (2.323)
Melkweg
4.385 1.176
4.212 1.287
Totaal in exploitatie genomen projecten
4.428
4.330
Bedrijventerrein Larenstein Centrumgebied Bilthoven De Leijen Zuid
Ill
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 10
De boekwaarde van het totaal saldo onderhanden werk en bouwgronden in exploitatie ter hoogte van € 6,6 miljoen is in 2012 met € 2,8 miljoen afgenomen ten opzichte van 2011. De belangrijkste mutaties in het verloop van het onderwerk zijn als volgt te specificeren: Realisatie van € 6,1 miljoen externe uitgaven, welke in belangrijke mate betrekking hebben op de projecten Centrumgebied (€ 3 miljoen). Bedrijvenpark Larenstein (€ 0,8 miljoen) en Melkweg (€ 0,8 miljoen); Realisatie van € 3,4 miljoen aan opbrengsten binnen het project Centrumplan, dit betrof voornamelijk verkopen en subsidie-opbrengsten (voornamelijk BRU-gelden); Daarnaast is de exploitatie van de gemeentewerf Maartensdijk in 2012 met een positief resultaat van € 0,4 miljoen afgesloten; Het project De Kwinkelier is afgesloten en de boekwaarde (circa € 1,3 miljoen) is ten laste van de exploitatie gebracht. De voorziening voor verlieslatende projecten (€ 6,9 miljoen) heeft voornamelijk betrekking op de exploitaties van het Centrumplan (€ 4,5 miljoen) en de Leijen Zuid (€ 2,4 miljoen). Op grond van geactualiseerde berekeningen is de voorziening toegenomen ten opzichte van vorig jaar. Voor een nadere toelichting op de gevormde voorziening met betrekking tot de exploitatie Centrumplan verwijzen wij naar paragraaf 3.2.1 van deze rapportage. U heeft, in samenwerking met een externe partij, in het najaar analyses op de binnen uw gemeente lopende grondexploitaties uitgevoerd. De uitkomsten van dit onderzoek zijn zowel in het college als in de Raad besproken. In overleg met de diverse partijen zijn de huidige scenario's (inclusief negatieve financiële bijstelling) geactualiseerd en verwerkt in de jaarrekening 2012. Op grond van onze gesprekken en de door ons gecontroleerde documentatie stellen wij vast dat de uitkomsten van de herziene grondexploitaties adequaat zijn gecalculeerd en in de jaarrekening verwerkt.
3.2.3 Niet in exploitatie genomen gronden De boekwaarde van de niet in exploitatie genomen gronden zijn als volgt te specificeren. Bedragen x € 1.000 Grond Groenekanseweg Hooge Kamp Overige NIEGG's Totaal niet in exploitatie genomen bouwgronden
31 december 2012
62
31 december 2011 735 345
797
2.569
735
1.489
De boekwaarde van het saldo niet in exploitatie genomen gronden bedraagt € 0,8 miljoen en is in 2012 met € 1,7 miljoen gedaald ten opzichte van 2011. Met ingang van 2012 zijn de regels ten aanzien van de niet in exploitatie genomen gronden (zogenaamde NIEGG's) aangescherpt. Voor het activeren van kosten van een NIEGG dient een reëel en stellig voornemen te bestaan, dat deze in de nabije toekomst zal worden geëxploiteerd.
I
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 11
Deze verwachting moet gebaseerd zijn op een raadsbesluit, waarin inhoud wordt gegeven aan ambitie en planperiode. Door u zijn de bestaande NIEGG's op de balans beoordeeld op basis van deze aangescherpte regels. Het resultaat hiervan is, dat van de boekwaarde per 31 december 2011 ad € 2,6 miljoen een bedrag van € 1,1 miljoen is afgewaardeerd. Bij de bestemming van het resultaat zal worden voorgesteld om dit bedrag aan de algemene reserve te onttrekken. Daarnaast is een zestal gronden ter hoogte van € 0,3 miljoen overgeboekt naar de balanspost materiële vaste activa, en is de boekwaarde van één NIEGG ten bedrage van € 0,4 miljoen overgeboekt naar de grondexploitatie voormalig gemeentehuis Maartensdijk. Binnen de gemeente De Bilt geschiedt de waardering van de overige gronden tegen agrarische waarde, derhalve is het risico inzake een mogelijke verdere afwaardering vrijwel nihil. De toekomstige ontwikkeling van deze gronden is op adequate wijze uiteengezet in de jaarrekening.
3.3 Beheersing en informatievoorziening WMO-uitgaven 3.3.1 Financiële resultaten WMO 2012 Met de inwerkingtreding van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna WMO) is de gemeente verantwoordelijk geworden voor de participatie van alle burgers aan het maatschappelijk verkeer. De uitvoering van deze regeling is grotendeels uitbesteed. De uitgaven in het kader van de WMO zijn als volgt: Bedragen x € 1.00'
De uitvoering van deze regeling is (grotendeels) uitbesteed aan zorgleveranciers. In 2012 is op het totale programma Wet Maatschappelijke Ondersteuning een licht nadeel ontstaan. Enerzijds wordt dit veroorzaakt doordat meer indicaties/uren hulp bij het huishouden in natura zijn geïndiceerd. Anderzijds is een nadeel ontstaan als gevolg van het feit dat de invoering van de eigen bijdrage Regiotaxi en de strenge toelatingseisen een kwartaal later zijn ingevoerd dan gepland. Daarnaast is de verstrekking van het aantal gebruikte hulpmiddelen dit jaar sterk toegenomen. Dit leidt tot lagere kapitaallasten in de toekomst als gevolg van lagere investeringen, maar hogere eenmalige herstelkosten ten laste van de exploitatie.
Aandachtspunt
'Wij benadrukken dat de baten en lasten met betrekking tot de WMO op toereikende wijze zijn toegelicht in de jaarrekening. Echter gezien de huidige(economische)ontwikkelingen benadrukken wij het belang van het periodiek monitoren van de financiële stromen welke voortvloeien uit de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning.
II
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 12
3.3.2 Verantwoordingsinformatie geleverde zorgprestaties door derden Voor de zorglevering heeft uw gemeente contracten met een viertal zorgleveranciers. De overeenkomsten met deze vier zorgaanbieders zijn voorgaand jaar hernieuwd aangegaan. De zorgleveranciers zijn dit jaar wederom gewezen op de contractvoorwaarden en hun verplichtingen ten aanzien van het tijdig rapporteren en verantwoording afleggen. Wij hebben vastgesteld dat onze aanbevelingen ten aanzien van te maken afspraken met zorgleveranciers zijn overgenomen in de overeenkomsten. De verantwoordingen inclusief goedkeurende controleverklaringen zijn van alle vier de instellingen ontvangen.
Conclusie
•Met u zijn wij van mening dat de afspraken inzake de aanlevering van de zorgleveranciers zoals opgenomen in de overeenkomsten op de juiste wijze zijn nageleefd. Hierdoor kon de gemeente tijdig (vóór 1 april) verantwoording afleggen over de juiste en rechtmatige levering van de zorgprestaties door de betreffende instellingen.
3.3.3 Interne controle-instrumentarium Ten tijde van onze tussentijdse controle bleek zowel uit de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden als onze werkzaamheden dat de dossiervorming (aanvragen, overeenkomsten en rapportages) van de verstrekte voorzieningen sterk is verbeterd. Wel hebben wij geconstateerd dat de benaming niet altijd uniform is. U heeft aangegeven de procedure inzake de registratie op een andere wijze vorm te gaan geven en de uniformiteit zult bewaken met gebruikmaking van standaardformulieren.
Conclusie
•Wij onderschrijven uw voornemen tot het bewaken van de uniformiteitvan de documentatie door middel van het gebruik van standaardregistratieformulieren.
Door middel van uw eigen interne controle is onder meer vastgesteld dat de beslistermijn in een aantal gevallen is overschreden. Gezien het feit dat de interne regels ten aanzien van termijnen niet worden nageleefd, is in formele zin sprake van onrechtmatig handelen. Hiermee wordt het risico gelopen op bezwaarschriften en het gegrond verklaren hiervan. Omdat financiële consequenties uitblijven, heeft deze niet-naleving van interne spelregels geen effect op de strekking van onze verklaring. Het spreekt echter voor zich dat dit niet bijdraagt tot een transparante werkwijze c.q. dienstverlening.
Aandachtspunt
•Wij adviseren u voor het komende jaar erop toe te zien dat de beslistermijn inzake de te verstrekken voorzieningen wordt nageleefd. Hiermee voorkomt u het risico op bezwaarschriften en het gegrond verklaren hiervan.
I
3.4
•
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 13
Verbonden partijen
Als gemeente bent u verbonden met een aantal partijen die gedeeltelijk een maatschappelijk of bestuurlijk belang uitoefenen namens de gemeente. Wij noemen hiertoe bijvoorbeeld Veiligheidsregio Utrecht en het Bestuur Regio Utrecht. Een belangrijk kenmerk bij deze partijen is dat de financiële stroom die met deze activiteiten is gemoeid, in de meeste gevallen in de begroting en jaarrekening van uw gemeente is opgenomen. De gemeente De Bilt blijft om die reden verantwoordelijk voor de rechtmatige uitvoering. Het is derhalve van essentieel belang dat u over de verantwoording van deze geldstromen in termen van tijdigheid en adequaatheid goede afspraken maakt. Wij stellen vast dat de verantwoording door verbonden partijen niet altijd tijdig plaatsvindt, waardoor mogelijk niet het meest actuele resultaat in de jaarrekening wordt verwerkt. Wij noemen hiertoe bijvoorbeeld de definitieve afrekeningen van de uitvoerende externe instellingen WMO en de uitbesteding van de WEB-gelden. Wij bevelen u aan deze systematiek te heroverwegen teneinde het actuele inzicht in de vermogenspositie bij de jaarrekening te waarborgen. In onze tussentijdse rapportage hebben wij de gemeente reeds gerapporteerd omtrent de verbonden partijen Veiligheidsregio Utrecht en Bestuur Regio Utrecht. Hierna gaan wij nader in op de gedane aanbevelingen en zullen wij de financiële uitkomsten toelichten. De belangrijkste aanbevelingen vanuit onze tussentijdse rapportage luiden als volgt: Het in kaart brengen van de gevolgen van eventuele besparingsmaatregelen vanuit het Rijk inzake het BRU. Het verwerken in de jaarrekening 2012 van de financiële consequenties voor de gemeente De Bilt van de declaratie frictiekosten inzake de VRU. Bestuur Regio Utrecht De gemeente De Bilt neemt deel in het regionale samenwerkingsverband Bestuur Regio Utrecht (BRU). Wij hebben het college in onze managementletter reeds geadviseerd de gevolgen voor de gemeente De Bilt van eventuele besparingsmaatregelen als gevolg van ingezette bezuinigingen van het Rijk verder in kaart te brengen teneinde tijdig te kunnen anticiperen op een eventuele bijdrage in een mogelijk tekort van het BRU. Een mogelijke ontwikkeling die momenteel speelt is de algehele opheffing van het BRU (samengaan met de provincie). Daarnaast is het BRU voornemens een omvangrijk project, in casu de aanleg van een tramlijn, ten bedrage van circa € 400 miljoen uit te voeren. U heeft hierop geanticipeerd door de mogelijke consequenties uit te werken in de begroting 2013. Tevens zullen de resultaten periodiek door u gemonitord en geanalyseerd worden bij de bestuursrapportages. Wij onderschrijven het belang hiervan.
Aandachtspunt
•Geziende huidige en toekomstigeontwikkelingenzoals de voorgenomen opheffing van het BRU en de intentie tot het uitvoeren van een omvangrijk project (aanleg tramlijn)door het BRU vragen wij uw blijvende aandacht voor de mogelijke gevolgen hiervan voor de gemeente De Bilt. Wij benadrukken het belang van het consistent en periodiek monitoren van de risico's.
I
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 14
Veiligheidsregio Utrecht De Veiligheidsregio Utrecht (hierna: VRU) betreft, evenals het BRU, een regionaal samenwerkingsverband waarin de gemeente De Bilt deelneemt. Ten tijde van onze interim-controle hebben wij vastgesteld dat enige discussie bestond inzake de door u gedeclareerde frictiekosten, welke zijn ontstaan bij de regionalisering van de brandweer. Inmiddels is overeenstemming hieromtrent bereikt met het VRU. Wij hebben vastgesteld dat de financiële gevolgen voor de gemeente De Bilt van de declaratie frictiekosten op juiste wijze is verwerkt in de jaarrekening 2012. De bijdrage van de gemeente De Bilt aan het VRU over 2012 bedraagt € 2,5 miljoen.
Conclusie
•Wij hebben vastgesteld dat u uw kennis en informatie omtrent de verbonden partijen het BRU en het VRU tijdig heeft geactualiseerd. Tevens zijn de financiële consequenties op een adequate wijze toegelicht in de jaarrekening.
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 15
llll 4
De (financiële) resultaten in perspectief
4.1
Het resultaat nader geanalyseerd
Het negatieve resultaat over 2 0 1 2 na bestemming bedraagt € 6,5 miljoen ten opzichte van een (bijgesteld) begroot resultaat van nihil. Dit resultaat laat zich als volgt nader verklaren: Bedragen x € 1.000 Totale baten Totale lasten Resultaat vóór bestemming Mutaties in reserves Resultaat na bestemming
Gewijzigde begroting
Rekening 2012
85.843 (87.676) (1.833)
72.547 (81.028) (8.481)
1.795 (38)
1.967 (6.514)
(13.296) 6.648 (6.648) 172 (6.476)
Voor een nadere resultaatanalyse verwijzen wij u naar de financiële analyse, zoals opgenomen in de financiële toelichtingen per programma in de programmarekening. Daarin zijn de afwijkingen tussen realisatie en begroting opgenomen. Deze toelichtingen tezamen zorgen ervoor dat de afwijkingen toereikend zijn toegelicht. Wij hebben vastgesteld dat de afwijking van het resultaat na bestemming in belangrijke mate wordt verklaard door externe factoren dan wel gebeurtenissen in de laatste maanden van het jaar die niet vooraf te voorzien waren. Ten aanzien van de bezuinigingen hebben wij in onze controle vastgesteld dat diverse voorstellen voor bezuinigingen in uitvoering zijn. Wij hebben geconstateerd dat niet alle bezuinigingen uit het verleden kunnen worden gerealiseerd. In de jaarrekening wordt de stand van zaken van de ombuigingen toegelicht bij de diverse programma's. De gerealiseerde bezuinigingen 2 0 1 2 ten bedrage van € 2,2 miljoen blijven achter op de begrote bezuinigingen 2 0 1 2 ten bedrage van € 2,5 miljoen. De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de realisatie zijn als volgt te specificeren: Privatisering € 50.000 Energiekosten € 50.000 Beperking voorziening gebouwen € 100.000 Optimalisering opbrengst precariorechten € 50.000 Mede op grond van de gesprekken die wij hebben gevoerd met de afdeling concernstaf en de rapportages die ons zijn getoond, blijkt dat de gemeente De Bilt zich zeer bewust is van de economische situatie, de vereiste bezuinigingen en de noodzaak om hierop te anticiperen. De realisatie van de doorgevoerde ombuigingsmaatregelen worden blijvend periodiek gemonitord, waardoor u op frequente en gestructureerde wijze wordt geïnformeerd over de voortgang en realisatie van de voorgenomen maatregelen.
I
Illl llll
4.2
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 16
Analyse van de financieringsstructuur
Bij onze controle hebben wij aandacht besteed aan de financieringsstructuur van de gemeente De Bilt. In navolgend overzicht zijn de verstrekte leningen (leningen aan derden) versus de aangetrokken leningen opgenomen. bedragen x € miljoen 10.000 O -10.000 -20.000
Leningen o/g
-30.000
Liquide middelen
-40.000
Leningen u/g -50.000 -60.000 -70.000 -80.000 •>
31-12-2010
31-12-2011
31-12-2012
De totale vermogenspositie wordt onder andere tot uitdrukking gebracht door middel van het solvabiliteitspercentage. Dit percentage wordt bepaald door het eigen vermogen te delen door het balanstotaal. Het huidige solvabiliteitspercentage voor uw gemeente bedraagt 20,9% (2011: 26,9%). Uit bovenstaand overzicht is op te maken dat het saldo (financieringstekort) afgelopen jaar licht is afgenomen naar € 67,5 miljoen. Tevens dient te worden opgemerkt dat een deel van de middelen niet op korte termijn aanwendbaar is (€ 0,5 miljoen). De gemeente is in relatief hoge mate afhankelijk van financiering door derden. In 2012 heeft u in totaal € 63,9 miljoen (2011: € 60,6 miljoen) aan langlopende lening(en) op de balans staan. In 2012 is een nieuwe lening van € 9,0 miljoen aangegaan met een looptijd van 10 jaar tegen een rentepercentage van 2,23%. Wij constateren dat het gemiddelde rentepercentage afneemt. Deze lening is aangetrokken ter (tijdelijke) dekking van het exploitatietekort. Voor een nadere beschouwing ten aanzien van uw financieringspositie verwijzen wij u naar de paragraaf Financiering van de jaarrekening 2012. De rentelasten ter hoogte van € 2,4 miljoen drukken daarmee fors op de begroting. De rentelasten zullen naar waarschijnlijkheid in 2013 verder toenemen door het verder oplopen van de leningen o/g en de mogelijke stijging van de rente. De invulling van de huidige financieringsstructuur valt binnen de wettelijke normen.
iiiiii'
ÊU ERNST &YOUNG
III!
Pagina 17
llll
Aandachtspunt
•Geziende toekomstigeontwikkelingenzoals de verdere bezuinigingen vragen wij uw aandacht voor de verdere toename van de leningen en de financieringskosten. Wij benadrukken het belang van het verder vorm geven aan het werkkapitaalbeheer zoals het frequent opstellen van een kasstroomoverzicht. Eventueletekorten worden daarmee tijdig inzichtelijk en desgewenst kunnen maatregelen worden getroffen.
Leningen aan derden Ultimo 2012 staan diverse langlopende uitzettingen aan derden uit. De omvang van de overige leningen is gedurende 2012 (licht) afgenomen met € 0,1 miljoen naar € 0,4 miljoen. De leningen aan derden betreft voornamelijk een drietal leningen met name aan sportverenigingen. Ons is medegedeeld dat met de besturen van deze instellingen periodiek gesprekken worden gevoerd om te komen tot goede afspraken en een verantwoorde (financiële) beheersstructuur. Wij onderschrijven het belang hiervan.
Aandachtspunt
'Wij benadrukken het belang van het blijvend monitoren van de financiële positie van de betreffende instellingen teneinde mogelijke inningsrisico's tijdig te signaleren.
II
4.3
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 18
Analyse van de financiële positie en het weerstandsvermogen
Het eigen vermogen, inclusief het resultaat na bestemming ten bedrage van € 6,5 miljoen, bedraagt per jaareinde 2012 volgens de jaarrekening € 21,2 miljoen en heeft zich vanaf 2010 als volgt ontwikkeld. bedragen x €1.000 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000
Saldo exploitatie Bestemmingsreserves
10.000
I Algemene reserve
5.000 O -5.000 -10.000 31-12-2010
31-12-2011
31-12-2012
Van de totale reserves ter hoogte van € 21,2 miljoen is € 3,1 miljoen opgenomen als algemene vrije reserve. Het saldo van deze reserve is ten opzichte van 2011 toegenomen met € 0,3 miljoen. De ontwikkeling van het eigen vermogen is onderstaand schematisch weergegeven: Bedragen x € 1.00 Saldo 1 januari 2012 Bestemming resultaat 2011 Stortingen 2012 ten laste van resultaat Onttrekkingen 2012 ten gunste van resultaat
Algemene 2.851
BestemmingsReserves 25.118
2.038 250
1.790 2.302-
Nog te bestemmen resultaat 2012 Saldo 31 december 2012
Onverdeeld Resultaat 2.038
3.101
24.606
Totaal 30.007 2.038 2.040 2.302-
6.513-
6.513
6.513-
21.194
Wij hebben vastgesteld dat alle mutaties in de reserves zijn gebaseerd op besluitvorming van de raad.
II
llll llll
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 19
In uw paragraaf weerstandsvermogen worden beschikbare en gewenste weerstandscapaciteit rekening houdend met een inventarisatie van concrete risico's - nader uiteengezet. De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken. Het kwantificeren van de omvang en de kans van het voordoen van risico's is ontleend aan de Nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement 2008 gemeente De Bilt. De onderkende risico's zijn voor zover mogelijk gekwantificeerd, waardoor een directe vergelijking tussen risico's en omvang weerstandsvermogen mogelijk is. Het benodigde weerstandvermogen is door gemeente De Bilt berekend. Uit deze analyses volgt een benodigd weerstandsvermogen van € 30,5 miljoen en een beschikbare weerstandscapaciteit van € 23,1 miljoen. Het weerstandsvermogen heeft momenteel een weerstandscapaciteitsratio van 0,76. Het weerstandsvermogen komt hiermee onder de streefwaarde van de minimale weerstandscapaciteit 1,0. Ons is medegedeeld dat bij de Voorjaarsnota maatregelen zullen worden voorgesteld om de weerstandscapaciteit op korte termijn te vergroten.
Aandachtspunt
•Op basis van het weerstandsvermogen van de gemeente, rekening houdend met de totale reservepositie, het huidige financiële beleid en de in de risicoparagraaf omschreven risico's, is de financiële positie voor verbetering vatbaar. Ons is medegedeeld dat bij de Voorjaarsnota maatregelen zullen worden voorgesteld om de weerstandscapaciteit op korte termijn te vergroten. Gezien de toekomstige ontwikkelingen, zoals de verder toenemende (Rijks) bezuinigingen, benadrukken wij het belang van het periodiek analyseren van het teruglopende weerstandsvermogen.
II
5
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 20
Uitkomsten van de Jaarrekeningcontrofe (getrouwheid)
In dit hoofdstuk behandelen wij de uitkomsten van onze werkzaamheden naar aanleiding van de controle van de jaarrekening.
5.1 Onze verklaring is goedkeurend 5.1.1 De jaarrekening is getrouw Wij hebben bij de jaarrekening een goedkeurende controleverklaring afgegeven met betrekking tot de getrouwheid. Dit betekent dat het jaarverslag en de jaarrekening 2012 zijn ingericht in overeenstemming met het BBV en de in de programmarekening opgenomen balans en toelichting en rekening van baten en lasten een getrouwe weergave zijn van de financiële positie en baten en lasten van de gemeente De Bilt.
5.1.2
De jaarrekening is rechtmatig
Wij hebben bij de jaarrekening een goedkeurende verklaring afgegeven met betrekking tot de rechtmatigheid. Dit betekent dat de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2012 in overeenstemming zijn met de door de raad vastgestelde wet- en regelgeving.
5.1.3
Jaarverslag niet strijdig met de jaarrekening
De jaarrekening en het jaarverslag dienen te worden opgemaakt in overeenstemming met het BBV. Wij hebben vastgesteld dat de jaarrekening 2012 van uw organisatie geen materiële afwijkingen vertoont ten opzichte van de voorschriften van het BBV. Daarnaast is door ons nagegaan of het jaarverslag de minimale wettelijke voorgeschreven informatie bevat en of de inhoud van dit verslag geen tegenstrijdigheden bevat met de door ons gecontroleerde jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de inhoud van het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening.
5.1.4
Belangrijke voorwaarde: ongewijzigde vaststelling
Wij zijn er bij ons oordeel van uitgegaan dat de raad de nu overgelegde jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Indien er nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve vorm van de jaarrekening dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen.
5.1.5
De totstandkoming van de jaarrekening
Het opstellen van de jaarstukken 2012 is binnen de afgesproken c.q. verwachte planning gerealiseerd. Ten aanzien van de ondersteunende informatie (specificaties, onderbouwingen, aansluitingen, cijferanalyses etc.) merken wij op dat deze van een voldoende kwaliteit waren. Op enkele punten zijn nog verbeteringen mogelijk, deze punten hebben wij met de direct betrokken medewerkers besproken.
ÊU ERNST &YOUNG
5.2
Pagina 21
Belangrijkste bevindingen in het kader van getrouwheidsonderzoek
Net als voorgaand jaar is door ons een goedkeurend oordeel verstrekt ten aanzien van getrouwheid binnen de jaarrekening. In onze controleverklaring hebben wij het vorenstaande als volgt verwoord: "Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van gemeente De Bilt een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2012 als van de activa en passiva per 31 december 2012 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten". De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van onze controle op het gebied van de getrouwheid geven wij hierna weer.
5.2.1
Regiefunctie bij op afstand gezette taken
Als gemeente bent u verbonden met een aantal partijen die gedeeltelijk een maatschappelijk of bestuurlijk belang uitoefenen namens de gemeente. Wij noemen hiertoe bijvoorbeeld de uitbesteding van Sociale Zaken (WWB, lOAW, lOAZ, etc.) bij de Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug (hierna: RDWI) en de Wet Sociale Werkvoorziening (WSW) bij de BIGA Groep. Een belangrijk kenmerk bij deze partijen is dat de financiële stroom die met deze activiteiten is gemoeid, wel in de begroting en jaarrekening van uw gemeente is opgenomen. De gemeente De Bilt blijft om die reden verantwoordelijk voor de rechtmatige uitvoering. Wij hebben bij onze tussentijdse controle vastgesteld dat de gemeente De Bilt vooraf tijdig met de uitvoeringsorganisatie adequate afspraken maakt over de wijze van verantwoorden en over de eisen die aan zowel de tussentijdse informatievoorziening als de rechtmatige uitvoering van de regeling worden gesteld. Op basis van onze gesprekken en aan ons getoonde documentatie constateren wij - met uw ambtelijke organisatie - dat in 2012 de aangeleverde tussentijdse informatievoorziening tijdig heeft plaatsgevonden. Met u onderkennen wij echter dat de kwaliteit van de informatievoorziening verbeterd zou kunnen worden. Wij benadrukken dat in de jaarrekening de financiële resultaten van de samenwerking c.q. uitbestede taken op adequate wijze zijn toegelicht in de jaarrekening.
5.2.2
Waardering vastgoed portefeuille
Het dagelijkse nieuws wordt thans beheerst door de dalende vastgoedprijzen en de financiële crisis. Uw gemeente bezit een omvangrijke vastgoedportefeuille met een boekwaarde ultimo 2012 van circa € 47,5 miljoen dat een substantieel onderdeel uitmaakt van de gemeentelijke bezittingen. De waarderingsgrondslag is historische kostprijs, verminderd met afschrijvingen of lagere marktwaarde. Om vast te stellen of er sprake is van lagere marktwaarde en dus een bijzondere waardevermindering, dient de gemeente jaarlijks te beoordelen of er sprake is van indicaties die een lagere marktwaarde doen vermoeden. Uit onze eigen analyse blijken vooralsnog geen bijzonderheden.
Aandachtspunt
•Wij adviseren u, mede in het licht van de huidige tijdsgeest, periodiek de waardering van uw vastgoedportefeuillete analyseren. Een mogelijkheid hiertoe is het vergelijken van de WOZ-waarden met de boekwaarde van de panden.
Ill
5.2.3
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 22
Reserves en voorzieningen
Voor tal van economische en juridische verplichtingen zijn in uw jaarrekening voorzieningen gevormd. De kaderstelling hiertoe is in belangrijke mate uiteengezet in het Besluit Begroting en Verantwoording en uw Nota Reserves en Voorzieningen 2011 - 2015. Wij hebben vastgesteld dat de aard en reden van reserves en voorzieningen niet in strijd is met vigerende regelgeving en dat de voorgestelde wijzigingen voortvloeiend uit bestuursrapportages, raadsbesluiten, e.d. op adequate wijze in de jaarstukken zijn verwerkt. Voorziening reorganisatie Door u is een voorziening ten behoeve van reorganisatie opgenomen ten bedrage van € 0,7 miljoen per 1 januari 2012. Gedurende 2012 is hiervan € 0,4 miljoen onttrokken. Deze onttrekking betreft de kosten van de FPU (57-H) regeling. In overeenstemming met de door u opgestelde berekeningen zal nog € 0,1 miljoen in 2013 worden onttrokken. Per 31 december 2012 bedraagt het restantsaldo van de voorziening € 0,3 miljoen, waardoor deze voorziening te hoog is opgenomen. Gezien de onzekere ontwikkeling zal de voorziening door u worden gehandhaafd. In 2013 zal de noodzaak van de voorziening, en een eventuele vrijval, nader worden onderzocht.
Aandachtspunt
•Gezien de onzekere ontwikkeling zal de voorziening worden gehandhaafd. Wij adviseren u de ontwikkeling van deze voorziening blijvend te monitoren en, indien noodzakelijk, gedeeltelijk vrij te laten vallen.
5.3 Belangrijkste bevindingen in het kader van rechtmatigheid 5.3.1 Inleiding Net als voorgaand jaar is door ons een goedkeurend oordeel verstrekt ten aanzien van rechtmatigheid. In onze controleverklaring hebben wij vorenstaande als volgt verwoord: "Wij zijn van oordeel dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijke verordeningen". Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid geven wij met betrekking tot de onderstaande aspecten onze belangrijkste overige bevindingen en aanbevelingen weer. Deze hebben betrekking op de interne organisatie van het rechtmatigheidsbeheer, de naleving van het voorwaardencriterium bij de diverse significante processen, de begrotingsrechtmatigheid, het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en de niet financiële beheershandelingen.
ÊU ERNST &YOUNG
5.3.2
Pagina 23
Interne organisatie van het rechtmatigheidsbeheer
De afgelopen jaren zijn wederom verbeterslagen gemaakt ten aanzien van de interne organisatie rondom het rechtmatigheidsbeheer. Wij zijn van mening dat de gemeente De Bilt een deugdelijk rechtmatigheidsonderzoek heeft uitgevoerd. Op basis van het "Interne Controleplan Gemeente De Bilt 2012" zijn door uw afdeling Interne Controle per significant "bedrijfsproces" (verbijzonderde) interne toetsingswerkzaamheden verricht. Het controleprotocol, inclusief het normenkader is door uw raad vastgesteld. De werking van de maatregelen zijn met voldoende diepgang getoetst en de uitkomsten van de interne toetsingswerkzaamheden zijn gerapporteerd in afzonderlijke slotmemoranda. De uit de onderzoeken geconstateerde bevindingen leiden tot (interne) bevindingen en aanbevelingen waarmee het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente kan worden vergroot. Op grond van de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden zijn wij van mening dat de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle in het algemeen voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Dit neemt niet weg dat op onderdelen (verdere) aanpassing en/of verbetering mogelijk is. In dit kader hebben wij in de managementletter d.d. 25 oktober 2012 onder meer gerapporteerd over de financiële beheersing en zichtbaarheid van interne controlewerkzaamheden ter zake van onder meer de onderdelen inkopen en aanbestedingen en subsidieverstrekkingen. Wij constateren dat de gemeente De Bilt hiermee aan de slag is en deze verbeteringen veelal de komende jaren wil gaan realiseren. ICT omgeving Uw gemeente is sterk afhankelijk van geautomatiseerde systemen. U bent met ingang van 1 juli 2012 een samenwerking aangegaan met een aantal gemeenten in de regio waarbij de automatisering gezamenlijk is ondergebracht in de gemeenschappelijke regeling Regionale ICT-Dienst Utrecht (hierna: RID). Zoals reeds gemeld in onze managementletter d.d. 25 oktober 2012 is het, in het kader van de jaarrekeningcontrole van uw gemeente, zaak om de betrouwbaarheid en juistheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking door de RID vast te stellen. Dit kan enerzijds door zelf werkzaamheden bij de uitvoerende organisatie uit te voeren of anderzijds door middel van het verkrijgen van een controleverklaring of ISAE 3402-verklaring van de uitvoerende organisatie. De RID heeft een Assurance-rapport inzake de beheersing van de IT-General Controls over het boekjaar 2012 beschikbaar gesteld voor de bij hen aangesloten gemeenten.
5.3.3
Uitkomsten naar aanleiding van de rechtmatigheidscontrole
Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid geven wij met betrekking tot de onderstaande aspecten onze belangrijkste overige bevindingen en aanbevelingen weer. Deze hebben betrekking op de interne organisatie van het rechtmatigheidsbeheer, de naleving van het voorwaardencriterium bij de diverse significante processen, de begrotingsrechtmatigheid, het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en de niet financiële beheershandelingen. Net als voorgaande jaren is de rechtmatigheidscontrole gedurende het jaar uitgevoerd. Wij hebben ten tijde van de jaarrekeningcontrole de resterende werkzaamheden beoordeeld. Hierbij hebben wij geen materiële tekortkomingen geconstateerd.
5.3.4
De begrotingsrechtmatigheid
De raad autoriseert de begroting (en begrotingswijzigingen/kredieten) en geeft daarmee toestemming voor de uitvoering van het beleid en de daarvoor benodigde middelen. Door een goede inrichting van de (administratieve) organisatie en planning&controlcyclus zorgt het college er voor dat de begroting en budgetten worden bewaakt en tijdig over afwijkingen wordt gerapporteerd.
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 24
Indien desondanks budgetten worden overschreden en niet meer gedurende het jaar kunnen worden voorgelegd aan de raad, is strikt genomen sprake van een onrechtmatigheid. Deze overschrijdingen dienen te worden weergegeven in de jaarrekening en kunnen door het vaststellen van de jaarrekening alsnog door de raad worden geautoriseerd. In de programmarekening 2012 zijn de belangrijkste financiële afwijkingen ten opzichte van de bijgestelde begroting weergegeven. Voorts worden in het jaarverslag de (overige) begrotingsoverschrijdingen op adequate wijze toegelicht in de financiële verantwoording per programma. Hieruit blijkt dat strikt genomen bij meerdere programma's en investeringen sprake is van overschrijdingen. De overschrijdingen ten opzichte van de begrote lasten zijn door het college toereikend toegelicht in de programmarekening. Voorts is in de bijlagen een analyse van de begrotingsrechtmatigheid opgenomen, waarbij de budgetoverschrijdingen zijn beoordeeld en toegelicht overeenkomstig het model van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten.
5.3.5
Niet financiële beheershandelingen vallen buiten de scope van rechtmatigheidscontrole
Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard vallen buiten de scope van de rechtmatigheidscontrole door de accountant. De accountant toetst deze handelingen en beslissingen niet inhoudelijk door gegevensgericht onderzoek. Volstaan wordt in dit kader met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen. Binnen dit systeem moeten voorwaarden zijn geschapen om risico's goed te kunnen beoordelen en in de tijd te kunnen volgen. Wij hebben ons een beeld gevormd over de wijze van totstandkoming van de inventarisatie van de risico's en de getrouwe weergave van de hieruit mogelijk voortvloeiende financiële gevolgen in de paragraaf weerstandsvermogen van het jaarverslag. Daarnaast hebben we gericht geïnformeerd naar de lopende procedures waarbij de gemeente betrokken is, teneinde indicaties te verkrijgen over de eventuele risico's op dit vlak. Op grond hiervan beschikken wij niet over aanwijzingen die een nader onderzoek naar de (financiële) gevolgen noodzakelijk maakt.
II
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 25
6 Uitkomsten van de jaarrekeningcontrole (SiSa) 6.1 Inleiding Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2012.
6.2
Uitkomsten van onze controle
Op grond van ons onderzoek hebben wij bij de navolgende specifieke uitkeringen de volgende fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Nummer
Op grond van de nota verwachtingen accountantscontrole 2012 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken kan de controle voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen indicatoren "zonder financiële vaststelling" beperkt blijven tot het beoordelen van de deugdelijke totstandkoming ervan. Dit onderzoek heeft niet geleid tot bevindingen waarvan vermelding in dit verslag noodzakelijk wordt geacht. Het is overigens verplicht de bovenstaande tabel op te nemen, ook als er geen bevindingen zijn geconstateerd. De SiSa-bijlage dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken voor 15 juli a.s. elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. In de bijlage bij dit rapport zijn de bevindingen nogmaals opgenomen ten behoeve van verzending naar het CBS.
ÊU ERNST &YOUNG
7
Pagina 27
Informatie uit hoofde van onze functie als controlerend accountant
In onderstaand schema hebben wij een aantal onderwerpen opgenomen die u als raad behulpzaam kunnen zijn bij het invullen van uw controlerende rol. Aandachtsgebied Algemeen aanvaarde controlestandaarden Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht waaronder het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Dit betekent dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Onderdeel van onze controle is het uitvoeren van een evaluatie van de interne beheersingsmaatregelen teneinde de mate en diepgang van onze testwerkzaamheden te plannen. Belangrijke verslaggevinggrondslagen Wij beoordelen de keuze van en de wijzigingen in belangrijke verslaggevingsgrondslagen en controleren de toepassing van het Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten (BBV). Onze mening over de gehanteerde waarderingsgrondslagen en naleving van wettelijke bepalingen en richtlijnen voor de financiële verslaggeving Wij bespreken met het college en het management de kwaliteit en niet alleen de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving. In deze bespreking komen tevens zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals: nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen; schattingen, beoordelingen en onzekerheden; bijzondere transacties; waarderingsgrondslagen met betrekking tot significante jaarrekening posten, inclusief het tijdstip waarop transacties plaatsvinden en de periode waarin die worden verantwoord. Verschillen van inzicht met het management over administratieve en verslaggevingkwesties
Mededeling Bij de jaarrekening 2012 zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring af te geven op het gebied van de getrouwheid en rechtmatigheid.
Er hebben zich in 2012 geen belangrijke wijzigingen voorgedaan in de gehanteerde verslaggevingsgrondslagen.
De gekozen waarderingsgrondslagen zijn aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. Dit geldt tevens voor het tijdstip waarop die transacties hebben plaatsgevonden, de periode waarin zij zijn verantwoord en de desbetreffende toelichtingen in de jaarrekening.
Er waren geen verschillen van inzicht met het college en het management over de waarderingsgrondslagen, de financiële administratie, de verslaggeving of onze controlewerkzaamheden.
llll
ÊU ERNST &YOUNG
Aandachtsgebied Beoordelingen en schattingen van het management Voor het opstellen van de jaarrekening moeten vaak schattingen worden gemaakt. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het college en het management. Volledigheid verplichtingen, claims, risico's en garanties De gemeente gaat gedurende een boekjaar tal van transacties aan. Het overgrote deel van deze transacties hebben hun weerslag in de financiële administratie. Een deel van de door uw gemeente in 2012 aangegane transacties heeft geen weerslag in de financiële administratie over 2012, terwijl hieruit wel financiële consequenties kunnen volgen. Als voorbeeld in dit kader noemen wij afgesloten contracten en aansprakelijkheidsstellingen. Werking van de interne beheersingsmaatregelen (waaronder de continuïteit en betrouwbaarheid) van de geautomatiseerde gegevensverwerking In het kader van de controle van de jaarrekening brengt de accountant verslag uit omtrent zijn bevindingen met betrekking tot de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle was niet primair gericht op het doen van een uitspraak omtrent de continuïteit en betrouwbaarheid van (delen van) de geautomatiseerde gegevensverwerking en wij hebben daartoe ook geen opdracht van het management ontvangen.
Pagina 28
Mededeling Wij onderschrijven de schattingen en de wijze waarop deze worden gemaakt door het management en het college.
Aangezien wij als accountant niet in staat zijn vast te stellen dat alle niet uit de administratie blijkende relevante verplichtingen, risico's en garanties volledig en juist in de jaarrekening zijn verwerkt, hebben wij het College gevraagd schriftelijk te bevestigen dat bij het opmaken van de jaarrekening alle relevante (en bekende) feiten en omstandigheden zijn betrokken. Wij hebben deze bevestiging ontvangen.
De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.
Overige informatie in documenten die de gecontroleerde jaarrekening bevatten
Uit hoofde van onze wettelijke controletaak hebben wij alleen de jaarrekening gecontroleerd. Het jaarverslag is door ons beoordeeld op mogelijke tegenstrijdigheden met de jaarrekening.
Materiële fouten, fraudes en illegale handelingen
Hoewel hier niet specifiek op gericht, hebben onze controlewerkzaamheden het afgelopen jaar geen materiële fouten, fraudes of andere illegale handelingen, uitgevoerd door het college, het management of andere werknemers, aan het licht gebracht.
Ill
ÊU ERNST &YOUNG
Aandachtsgebied Onze onafhankelijkheid Onafhankelijkheid is naast deskundigheid een van de pijlers van onze beroepsuitoefening. Wij hechten aan onze reputatie op het gebied van deskundigheid en onafhankelijkheid. Wij kennen een groot aantal maatregelen, vastgelegd in een continu geactualiseerde database, die de onafhankelijkheid dienen te waarborgen. Periodiek wordt de naleving van interne en externe onafhankelijkheidsvoorschriften beoordeeld, bijvoorbeeld ten aanzien van potentieel conflicterende diensten en de financiële onafhankelijkheid. Onze professionals moeten jaarlijks hun onafhankelijkheid bevestigen.
Pagina 29
Mededeling Wij voldoen op alle punten aan de onafhankelijkheidsregelgeving die op ons van toepassing is.
Mill"""
llll llll
ÊU ERNST &YOUNG
Pagina 3 0
Bijlage 1: Opvolging bevindingen en aanbevelingen In het kader van de jaarrekeningcontrole hebben wij de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen onderzocht voor zover wij dit in het kader van de jaarrekening noodzakelijk achten en niet met het doel om zekerheid te verschaffen omtrent het interne beheersingssysteem. Op grond van ons onderzoek zijn wij van mening dat de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Hiermee is een goede basis gelegd voor een betrouwbare informatieverzorging. In onze managementletter d.d. 2 5 oktober 2 0 1 2 hebben wij aanbevelingen gerapporteerd ter verdere verbetering van de interne beheersing. Wij hebben kennis genomen van de reactie van het management op onze managementletter. Ten aanzien van de bevindingen en aanbevelingen waaraan wij een hoge prioriteit hebben toegekend (lees: opvolging ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2 0 1 2 ) , berichten wij u als volgt. Status 1 betekent nog niet gestart, status 2 onderhanden en status 3 afgerond c.q. opgenomen in het proces. Nr. : Aanbeveling Formuleren en meten van doelstelling volgens SMART-model.
Wij adviseren u om na te gaan welke acties er nodig zijn om tijdig aan de gestelde eisen van het NUP te voldoen.
Wij adviseren u de procesgang zo aan te passen dat alle tariefswijzigingen in de applicatie zichtbaar door een onafhankelijke functionaris worden geautoriseerd. Wij adviseren u een centraal punt binnen de gemeente aan te wijzen van waaruit de ontvangen subsidies worden geregistreerd. Wij adviseren u om een (automatische of handmatige) koppeling te maken met de personeelsadministratie binnen de gemeente De Bilt zodat medewerkers die uit dienst gaan en een account hebben in Key2Financiën tijdig gesignaleerd kunnen worden en hierdoor tijdig geblokkeerd kunnen worden.
Status
Status
Voor de begroting 2013 zal dit worden opgepakt door de organisatie. De effectindicatoren zullen hierin worden benoemd. Onderzoek is gestart en wordt uitgevoerd door de unit Controlling. Het onderzoek is in combinatie met het onderzoek naar rioolbeheer afgerond in najaar 2012. Afhankelijk van de uitkomsten volgt een actieplan. Ons is medegedeeld dat de besluitvorming momenteel bij het college ligt. Deze controle vindt ten aanzien van omgevingsvergunningen plaats aan de hand van de verleende vergunningen. De leges zijn voor invoering in 2012 echter niet integraal (zichtbaar) gecontroleerd. Geen centraal punt geïmplementeerd binnen de organisatie. De controle van subsidies vindt jaarlijks bij de SiSa of bij separate controles (voornamelijk incidentele subsidies) plaats. Een handmatige koppeling kan gerealiseerd worden door bij mutaties voor uitdiensttreding binnengekomen bij P&O, deze mutaties door P&O door te laten geven aan Financiën en hier periodiek een controle op uit te voeren. Een volledige koppeling zal worden onderzocht in het implementatieproject van het nieuwe personeelssysteem.
1/2
I
Nr.
ÊU ERNST &YOUNG
Aanbeveling
: Status Wij adviseren u de effecten van de Voor de jaarrekening 2012 zijn alle lopende onzekere verkoop van kavels Larenstein en nog in exploitatie te nemen op de grondexploitatie na te gaan en de grondexploitaties herzien. De financiële mogelijke financiële gevolgen te consequenties en de risico's per exploitatie verwerken in de jaarrekening 2012. worden specifiek in kaart gebracht. Daar waar mogelijk zullen extra beheersmaatregelen worden gehanteerd. Het college heeft in april een notitie aan de Om mogelijke risico's en verplichtingen raad aangeboden waarin het beheer, richting verbonden partijen tijdig te verantwoording en control met betrekking signaleren adviseren wij u uw kennis en tot verbonden partijen ter vaststelling aan informatie omtrent uw verbonden partijen periodiek te blijven actualiseren. de raad is voorgelegd. Wij adviseren u te overwegen de spelregels inzake het beheer, verantwoording en controle vast te leggen in interne instructies. Wij adviseren u de gevolgen voor de De mogelijke consequenties zijn reeds gemeente De Bilt van eventuele uitgewerkt in de begroting 2013 en zullen besparingsmaatregelen van het Rijk periodiek worden gemonitord bij de verder in kaart te brengen teneinde bestuursrapportages. tijdig te kunnen anticiperen op een eventuele bijdrage in een mogelijk tekort van het BRU. Wij adviseren u risicomanagement vast onderdeel te laten zijn van de bedrijfsvoering en zoveel mogelijk in te bedden in de reguliere processen binnen de gemeente.
De risicobeheersing richt zich momenteel voornamelijk op de beheersing van de grondexploitaties. Wanneer deze in voldoende mate beheersbaar zijn teruggebracht zullen de 10 grootste overige risico's door procesoptimalisatie worden beheerst.
Pagina 31
Status
ÊU ERNST &YOUNG
Nr.
Aanbeveling
10
In navolging van voorgaand jaar adviseren wij u zorgleveranciers WMO te wijzen op de juiste naleving van contractvoorwaarden en te benadrukken dat tijdig, voor aanvang van de jaarrekeningcontrole, verantwoording dient te worden afgelegd over de rechtmatigheid van geleverde zorgprestaties. Wij adviseren u meer uniformiteit aan te brengen in (met name de benaming van) de relevante documenten van de verstrekte voorzieningen WMO.
11
12
Wij adviseren u de volgens het "Interne Controleplan 2012 - 2016" nog uit te voeren werkzaamheden in de resterende periode tot aan het opmaken van de jaarrekening te voorzien van een duidelijke "controlespoor". Een duidelijk "controlespoor" is van belang om de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen te kunnen vaststellen. Wij adviseren u de controlewerkzaamheden inzake het wijzigen van crediteurenstamgegevens zichtbaar te documenteren
Pagina 32
Status De zorgleveranciers hebben expliciet toegezegd via een aanvullende brief de zorg te leveren conform de contractvoorwaarden.
Status 2
Het voornemen bestaat om zaakgericht te werken. De gemeente gaat beoordelen op welke wijze zaakgericht werken ook bij DIV verder dient te worden ingericht. Momenteel wordt een proef uitgevoerd met nieuwe ondersteunende software. Afhankelijk van de uitkomst van deze proef zal de gemeente een voorstel doen om deze software permanent in te zetten.
1/2
Per kwartaal wordt, ter controle, een mutatielijst voorgelegd aan het unithoofd Financien. Na parafering zal deze worden gearchiveerd. De eerst lijst is reeds aangeleverd.
13
Wij onderschrijven uw acties om de wederzijdse rechten en verplichtingen met de gemeente Utrecht inzake het inkoopbeleid formeel vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst
In december is het laatste concept van de overeenkomst besproken. Gestreefd wordt naar ondertekening in het voorjaar van 2013
14
Wij adviseren u om minimaal eenmaal per kwartaal de lijst met facturen in routing te analyseren en, indien noodzakelijk, hierop actie te ondernemen
Vanaf oktober 2012 worden deze rappellijsten maandelijks geactualiseerd en door de financieel consulenten besproken met de verantwoordelijke budgethouder.
15
Wij adviseren u om spoedig in overleg met het RID te treden om nadere afspraken te maken inzake het uitvoeren van recoverytests.
In overleg met het RID worden de procedures verder aangescherpt. Na migratie naar het nieuwe datacenter van het RID wordt de procedure opnieuw tegen het licht gehouden.
