POSTADRES
Postbus 20 7500 AA Enschede
BEZOEKADRES
Hengelosestraat 51 TELEFOON
Aan de Gemeenteraad
14 0 53
DATUM
ONS KENMERK
BEHANDELD DOOR
2 september 2014
1400242110
H.J. Koenders
UW BRIEF VAN
UW KENMERK
DOORKIESNUMMER
(053) 481 80 62 ONDERWERP
Motie Strategische Visie ICT
Geachte leden van de Raad, Bij de behandeling van de Programmabegroting 2014-2017 heeft u de motie strategische visie op ICT aangenomen (zie bijlage 1). Daarin wenst u een uitwerking op de volgende punten: 1. ontwikkelen van een nieuwe strategische visie op ICT, met daaraan de implementatieagenda gekoppeld 2. verwerken van de principes van lean organisatie 3. de positie en invloed van burgers en organisaties nadrukkelijk naar voren te laten komen 4. aanbrengen van kaders waarbinnen verdergaande automatisering binnen de programma’s vormgegeven zal worden Uw verzocht om een uitwerking bij de kadernota 2015. Omdat deze dit jaar niet is opgemaakt, sturen wij u deze brief bij de voorbereidingen van de begroting 2015-2018. In deze brief gaan we na een korte inleiding op elk van bovenstaande punten in.
Inleiding In het afgelopen jaar is de nota “Vorming van een IT organisatie in Enschede” richtinggevend geweest voor de ontwikkelingen op het gebied van de IT in de organisatie. Daarbij wordt de gehele uitvoerende organisatie van de informatisering gezien als onderdeel van de te vormen organisatie IBO (Intergemeentelijke Bedrijfsvoerings Organisatie), waarin Twentse gemeenten samenwerken. De gemeente kent organisatorisch gezien de concernfunctie van CIO (Chief Information Officer) en het CIO-office ter ondersteuning. De CIO vertegenwoordigt de organisatie naar het IT-bedrijf, straks binnen IBO. Daarmee is een opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie ontstaan.
1.
Strategische visie op ICT en Implementatieagenda
Onze strategie voor 2014 en verder is gericht op operational excellence, dus op projecten met veel impact op kwaliteit en betrouwbaarheid. We hebben gekozen voor 10 topprioriteiten, de
DATUM
2 september 2014
ONS KENMERK
PAGINA
2/5
implementatieagenda waar het in de motie over gaat. De Nota van Uitgangspunten Informatiebeleid 2012 vormt hiervoor de basis. Verdere strategische heroriëntering vindt plaats in het kader van IBO. In deze paragraaf lichten we een en ander toe. De huidige gemeentelijke situatie kenmerkt zich door de enorme groei aan initiatieven voor 1 samenwerking . Samenwerking heeft vele verschillende vormen en gebeurt met vele verschillende partners. Van ‘interne verzelfstandigingen van organisatieonderdelen’ tot aan 2 ‘gemeenschappelijk regelingen’ . Veel initiatieven, met elke keer weer een ander doel en andere partners. Sommige geboren vanuit bezuinigingstaak, andere vanuit ideologie dat niet elke gemeenten het wiel zelf opnieuw moet uitvinden, weer andere om kennis uit te wisselen of om kwetsbaarheid te verminderen. Het coalitieakkoord 2014-2018 geeft ook aan dat verzelfstandiging van organisatieonderdelen bij zal moeten dragen aan bezuiniging. Er is een tiental prioriteiten voor de inzet van het IT-bedrijf geformuleerd, die het best tegemoetkomen aan de prioriteiten in de organisatie. De bijdrage aan de Taskforce Werkprocessen (Lean), aan IBO-ontwikkeling, aan de decentralisaties, aan stedelijke dienstverlening, aan beveiliging en privacy zijn alle opgenomen. Het gaat om de volgende 10 prioriteiten: - Ondersteuning organisatieontwikkeling - Taskforce Werkprocessen - Decentralisaties - IBO - Stedelijke Dienstverlening - Digitaal aanvalsplan - Managementinformatie - Shared Service Netwerk Twente (SSNT) - Beveiliging & Privacy - Implementatie e-suite De notitie Topprioriteiten CIO – IT-bedrijf 2014 is als bijlage 2 bij deze brief gevoegd. De Nota Uitgangspunten Informatiebeleid 2012 Gemeente Enschede - met als ondertitel “van gesloten naar open en flexibel” - is nog actueel. Deze biedt voldoende houvast om de ontwikkelingen verder vorm te geven. Deze nota is als beleidsstuk gevoegd bij de Programmabegroting 2014-2017 (pagina 290 interactieve koppeling). De compacte nota, zonder bijlagen, is als bijlage 3 bij deze brief gevoegd. Wat betreft de uitgangspunten gaat het om de volgende tekst uit die nota. Het hoofddoel van onze informatievoorziening is het creëren van meerwaarde voor het totaal van de business, onze partners en burgers. Hierbij zijn flexibiliteit, wendbaarheid en samenwerking de kernbegrippen voor de informatievoorziening van de komende jaren. Deze nota geeft een kader in de vorm van een viertal uitgangspunten om dat doel te realiseren. Die uitgangspunten bepalen de context voor het beleid dat op de onderscheiden terreinen tot stand komt. 1. Het eerste uitgangspunt “Business – IT – alignement” is de uitdaging om er te zijn en de inzet van IT-middelen direct in dienst te stellen van de voornaamste opgaven van de gemeente in nauwe afstemming met de “business”. 2. Het uitgangspunt “Samenwerken in de informatievoorziening” geeft aan dat zoveel mogelijk samenwerking en afstemming wordt gezocht. Afzijdig houden van deelname in werkverbanden zou haaks staan op dit uitgangspunt. Intergemeentelijke samenwerking op bedrijfsvoering (IBO), Shared Service Netwerk Twente (SSNT), samenwerking van ingenieursbureaus, Netwerkstad, virtuele RUD, etc.. 2 Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente, Stadsbank, Onderhoud Enschede en Sportbedrijf 1
DATUM
ONS KENMERK
2 september 2014
PAGINA
3/5
3. Het uitgangspunt “Beweging naar buiten, in de stad” sluit aan bij samenwerken, en dan gericht op de stedelijke thema’s van zorg, veiligheid, onderwijs, duurzaamheid, bedrijfsleven. De gemeente participeert in de samenleving. 4. Het uitgangspunt “Goede basis voor informatievoorziening” speelt in op het belang van een ongestoorde informatievoorziening om het functioneren van de organisatie te borgen. Moderne technologie en een scherpe architectuurvisie voor hardware en software en zaken als gegevensbeveiliging zijn voorwaarden om aan de eisen van de organisatie en de samenleving te kunnen voldoen. Deze uitgangspunten zijn destijds vergezeld gegaan van enkele geformuleerde trends in informatievoorziening en automatisering. Deze zijn figuratief weergegeven als sterren waarin de volgende trends uitgewerkt zijn: - gemeenschappelijk fundament voor ontwikkeling - flexibel en wendbaar in gebruik van hardware (overal toegang en tijd- en plaats onafhankelijk) en software (waaronder toepassingen in de cloud) - digitale snelweg als voorwaarde dat burgers, bedrijven en instellingen hun zelfredzaamheid ondersteund weten door een breedband infrastructuur - agile, SOA, cloud zijn termen in de wereld van de techniek die als enabler in dienst staat van de ontwikkelingen binnen de programma’s - samenwerking op vele terreinen en met (kennis)partners Trends zijn vergezichten en zullen zich steeds iets aanpassen aan de werkelijkheid. De geformuleerde uit 2012 zijn volgens ons nog steeds relevant. In de Nota Uitgangspunten zijn ze opgenomen in de bijlage Trendanalyse.
2.
Verwerken van de principes van lean organisatie
Onderwerpen binnen de gemeentelijke organisatie zijn divers en vaak specialistisch te noemen. Gemeenten voeren een zeer uitgebreid product- en dienstportfolio. Het gaat van stoeptegels tot bezwaarschriften en bestemmingsplannen. Geautomatiseerde ondersteuning van de werkprocessen heeft een generieke component. Generiek wil zeggen dat de componenten overal van toepassing zijn en algemeen geldend. Voorbeelden zijn toepassingen als documentbeheer, managementinformatie, financiële ondersteuning, kantoorautomatisering; ze gelden overal en zijn daarmee generiek (duurzaam). Daarnaast richt de automatisering zich ook op taakgerichte ondersteuning voor (soms wettelijke) registratie van kenmerkende administratieve data of passende efficiënte ondersteuning (denk aan bijvoorbeeld gegevensuitwisseling met ketenpartners, landelijke formulieren, berekeningen). De Taskforce Werkprocessen volgt de uitgangspunten van lean om juist deze vaak ingewikkelde –soms samenhangende- processen te onderzoeken en waar nodig te herontwerpen. Omdat heel veel processen gebruik maken van geautomatiseerde systemen, zijn medewerkers van het IT-bedrijf nauw betrokken in deze ontwikkeling.
3.
Positie en invloed van burgers en organisaties
Bij de beantwoording van dit punt is goed om onderscheid aan te brengen in de informatisering van de processen van de gemeente zelf (1) en de participatie met partners in de stad (2). Ad (1) Het grootste deel van de aandacht in de IT-organisatie (CIO, CIO-Office en het IT-Bedrijf) is erop gericht dat de gemeente haar eigen processen adequaat kan uitvoeren. Dat geldt voor het geheel van de publieksdienstverlening, voor de uitkeringen, voor vergunningverlening, bestemmingsplannen, economische analyse, leerlingenadministratie en interne systemen voor financiën, p&o, etc. De functioneel deskundigen uit de programma’s komen met hun eisen en wensen, die samen met de IT-organisatie zo goed mogelijk worden gehonoreerd in informatiesystemen.
DATUM
ONS KENMERK
2 september 2014
PAGINA
4/5
Uitgangspunt voor de IT-organisatie is dat de programma-organisatie met haar functioneel beheer voldoende afstemming of voeling heeft met haar partners in de stad. Dat zijn de burgers, of maatschappelijke instellingen of bedrijven. Ad (2) Directe participatie met anderen in de stad op het terrein van de informatievoorziening wordt aangeduid met de term ICT en de Stad. Dit is het domein van de Digitale Steden Agenda. Daarin is Enschede de trekker van het thema De Zorgende Stad en heeft daarin vooral de rol om partijen in de zorg bij elkaar te brengen. Ook op thema’s als De Veilige Stad en De Bedrijvige Stad, waar andere steden trekker zijn, levert Enschede een bijdrage. Zaken als Open Data en gebruik van Social Media, met Website en toepassen van “apps” zijn eveneens onderwerpen die over en weer tussen bouwers en gebruikers aandacht hebben. Het zijn ook hier de medewerkers in programma’s (uit zorg, veiligheid, economie, communicatie) die het initiatief hebben en de IT-organisatie betrekken bij de intern gemeentelijke afstemming.
4.
Kaders voor automatisering
Het eerste uitgangspunt van beleid (zie punt 1, bij Strategische visie op ICT en Implementatieagenda) gaat over Business – IT – Alignement. Middelen zijn schaars, zowel in geld als in ontwikkelpotentieel. Meer nog dan voorheen is daarom van belang om de bestaande hulpmiddelen van de automatisering in te zetten voor zoveel mogelijk doelen. Dit sluit aan bij de principes van lean waarover het in paragraaf 2 is gegaan. Het doel is te komen tot zoveel mogelijk generieke toepassingen. Om dat te bereiken is noodzakelijk dat de diverse eisen en behoeften uit de organisatie op het terrein van de automatisering gebundeld worden. Daarmee gedraagt de gemeente als totaal zich als één vraagorganisatie. Die bundeling is een belangrijk kader. De functie van CIO (Chief Information Officer) is ingericht om richting en sturing te geven aan die bundeling. Een ander kader is de eis dat de gewenste informatisering voldoet aan randvoorwaarden van de IT-organisatie. Daarbij gaat het over standaarden, over definities, over inpassing in architectuur. Een steeds belangrijker wordend kader tenslotte betreft het zorgvuldig gegevensbeheer in het licht van veiligheid, beveiliging, privacy, continuïteit in dienstverlening met actuele, juiste data. In iets meer detail gaat het om het volgende. 1. De organisatie is een vraagorganisatie, die samen met de CIO komt tot een periodiek vraagprofiel aan het IT-bedrijf (straks IBO). Belangrijk is dat keuzes worden gemaakt over de prioritering in wensen en behoeften vanuit de programma’s. In dat opzicht hebben we tevens te maken met aanwijzingen van de Rijksoverheid. In het bijzonder noemen we de Decentralisatiebrief van 19 februari 2013 van Minister BZK aan de Tweede Kamer en de Visiebrief Digitale Overheid 2017 van 23 mei 2013, ook van deze Minister aan de Tweede Kamer. De eerste brief gaat in op de 3 decentralisaties, de tweede beschrijft een wenselijke toekomst van “digitale toegang tot de overheid, tenzij….” 2. De invulling van eisen, wensen en behoeften in software en instructies leidt tot een informatiesysteem. Een dergelijke (nieuwe) toepassing moet (voor zover functioneel noodzakelijk) aansluiten op de voorzieningen van het NUP (Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en e-overheid). Dat is de garantie dat gegevens van het ene systeem kunnen worden overgedragen naar het andere. De tweede fundamentseis is dat het systeem aansluit op de architectuur die de gemeenten als standaard hebben, onder de titel GEMMA. Dit garandeert een doelmatige inrichting van het applicatielandschap en regelt elektronische communicatie. 3. Met een veelheid van toepassingen, die straks alle buiten het directe beheer van de gemeente worden verwerkt (hosting) wordt van toenemend belang dat het management over de eigen gegevens geborgd is. Ook al worden gegevens bij derden verwerkt, dan
DATUM
ONS KENMERK
PAGINA
5/5
2 september 2014
nog moet de gemeente haar beschikking over en eigendom van gegevens kunnen doorzetten. 4. Het instrumentarium waarmee een wens tot verdergaande automatisering wordt getoetst heet Demand- & Supplymanagement. Het is een toolkit waarmee de verschillende stappen tot acceptatie worden doorlopen.
Met deze brief hopen wij u een goede invulling te hebben gegeven aan uw motie Strategische Visie op ICT. Mocht u behoefte hebben aan nadere toelichting of verdieping, in welke vorm ook, zijn we daar natuurlijke gaarne toe bereid. Hoogachtend, Burgemeester en Wethouders van Enschede, de Secretaris, de Burgemeester,
(M.J.M. Meijs)
(P.E.J. den Oudsten)
Bijlage 1: Tekst Motie Strategische Visie op ICT Bijlage 2: Topprioriteiten CIO – IT-bedrijf Bijlage 3: Nota Uitgangspunten Informatiebeleid 2012 (zonder bijlagen)
