NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014
NOTULEN RAAD 14/10/2014 Aanvang: Aanwezig:
20:00 uur Marie-Rose Harnie: voorzitter; Kjell Bosmans, Freddy Busselot, Carine De Cock, Leen Destoop, Valerie Hamelryck, Jeroen Hofmans, Rogier Lindemans, Nicky Van Acker, Sven Pletincx, Robert Vandenbranden: raadsleden; Annelies Debilde: secretaris wnd. Verontschuldigd: Dirk Pieters: burgemeester Afwezig:
GOEDKEURING VAN DE NOTULEN De notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 09/09/2014 worden goedgekeurd zonder opmerkingen.
OPENBARE ZITTING Ondersteunende afdelingen 1.
BO
Delegatiebesluit.
De Raad, Aanleiding en doel: Het algemene principe is dat de OCMW-raad beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het OCMW door of krachtens de wet of het decreet worden toevertrouwd. Dit betekent dat alle bevoegdheden van het OCMW die niet aan een specifiek orgaan gegeven worden, tot de bevoegdheid van de raad behoren. De raad kan, bij reglement, verschillende bevoegdheden overdragen aan de secretaris, het vast bureau en aan de bijzondere comités, maar ook bevoegdheden overdragen aan budgethouders, intern verzelfstandigde agentschappen en OCMW-verenigingen. Juridische gronden: Het Decreet betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van 19 december 2008 en latere wijzigingen. De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel – categorie 123 & 4 Het decreet schrijft voor dat de aanstellende overheid optreedt als tuchtoverheid. Gezien de raad aanstellende overheid is van statutaire personeelsleden en enkel deze groep personeelsleden onderhevig is aan de tuchtreglementering is enkel de raad bevoegd (en niet het VB). Beslissing Raad 05/01/2007 betreffende de overdracht van welbepaalde bevoegdheden door de raad voor Maatschappelijk Welzijn aan het Vast Bureau, het Bijzonder comité voor de sociale dienst en Bijzonder Comité Woonzorg. 1
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Beslissing van de Raad van 13/05/2014 betreffende Financieel - Aanpassing van de ramingen IKA en BW. Beslissing van de Raad van 10/06/2014 betreffende Aankoopbeleid, budgethouderschap en visum. Beslissing van de Raad van 07/01/2013 betreffende oprichting van het Vast Bureau en de comités. Advies en motivering: De raad bepaalt het beleid en de algemene regels, en stelt de reglementen vast. In het decreet maakt de decreetgever een onderscheid tussen voorbehouden en toegewezen bevoegdheid. Enkel toegewezen bevoegdheden kunnen door de OCMW-raad gedelegeerd worden. Voorbehouden bevoegdheden kunnen niet gedelegeerd worden. Daarnaast heeft de decreetgever ervoor gekozen om alle niet-delegeerbare beslissingen op te lijsten. De raad kan bij delegatie van de toegewezen bevoegdheden aan het vast bureau of een bijzonder comité bepalen dat deze organen de uitoefening van deze bevoegdheden mogen toevertrouwen aan de secretaris. De secretaris kan die op zijn beurt toevertrouwen aan andere personeelsleden, met uitzondering van de tucht en het aanstellen en ontslaan van personeelsleden. Deze bevoegdheden kan de raad enkel toevertrouwen aan het vast bureau of de secretaris. Een subdelegatie ervan aan andere personeelsleden is niet mogelijk. Een voorstel tot delegatie van bevoegdheden werd uitgewerkt op basis van: Het OCMW Decreet Rechtspositieregeling van het OCMW 123 & 4 Beslissingen van de raad of het vast bureau met betrekking tot delegatie van bepaalde bevoegdheden Gewoonten/dagelijkse gebruiken binnen het OCMW Het Vast Bureau heeft kennis genomen van het ontwerp van het delegatiebesluit in bijlage van dit besluit en geeft positief advies ten aanzien van de raad tot goedkeuring van dit reglement. De Raad wordt gevraagd het ontwerp van het delegatiebesluit in bijlage van dit besluit goed te keuring. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad neemt kennis van het ontwerp van het delegatiebesluit in bijlage van dit besluit en geeft haar goedkeuring aan dit reglement.
2.
BO
Vergaderagenda 2015.
De Raad, 2
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Aanleiding en doel: Omwille van organisatorische redenen is het aangewezen om een vergaderagenda vast te stellen voor de vergaderingen van de bestuursorganen voor het werkjaar 2015.
Juridische gronden: De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk welzijn. Het Decreet betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van 19 december 2008 en latere wijzigingen
Advies en motivering: De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn beslist tot bijeenroeping van de raad voor maatschappelijk welzijn, het vast bureau en het bijzondere comités en stelt de agenda van de vergadering op. Omwille van organisatorische redenen is het aangewezen om een vergaderagenda op te stellen voor de vergaderingen van deze bestuursorganen. Hieromtrent werd een voorstel uitgewerkt (zie bijlage van dit besluit) rekening houdende met de volgende algemene principes: - De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert elke 2de dinsdag van de maand om 20u - Het vast bureau vergadert elke 1ste en 3de maandag van de maand om 18u - Het bijzonder comité sociale dienst vergadert elke 1e en 3e donderdag van de maand om 16u30. Er werd ook rekening gehouden met gelijke verdeling van de vakanties voor administratie en maatschappelijk werkers hun deadline. - Het bijzonder comité woonzorg vergadert elke 1e en 3de dinsdag van de maand om 19u30 Aan de Raad wordt gevraagd haar goedkeuring te verlenen ten aanzien van de vergaderagenda voor de bestuursorganen werkjaar 2015 zoals opgenomen in bijlage van dit besluit. Financieel advies en visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. Haar goedkeuring te verlenen ten aanzien van de vergaderagenda voor de bestuursorganen werkjaar 2015 zoals opgenomen in bijlage van dit besluit.
3.
BO
Secretarisbeslissingen 3de kwartaal
De Raad, Aanleiding en doel:
3
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 In het kader van de uitoefening van de bevoegdheden die toegekend werden aan de secretaris worden beslissingen genomen die ge-officialiseerd worden onder de vorm van een secretarisbeslissing. Annelies Debilde, secretaris wnd., wenst periodiek (per kwartaal) te rapporteren aan de raad betreffende de genomen secretarisbeslissingen. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Beslissingen aangaande de delegatiebevoegdheid en het Budgethouderschap opgesteld en goedgekeurd door de Raad voor Maatschappelijk welzijn. Advies en motivering: Er worden secretarisbeslissingen opgesteld ten aanzien van de uitoefening van volgende bevoegdheden: Aankopen/leveringen/diensten: - Budgethouderschap nl. over exploitatie-uitgaven minder dan € 5000 exclusief BTW op jaarbasis en die het bestuur niet voor meer dan een jaar binden. - Goedkeuring vormingen tot 1250 euro per persoon Procedures: Goedkeuring van alle procedures Rapporteren: Rapporten in kader van interne controle bv. kasbeheer,boordtabellen/kerngetallen. De afdeling bestuursondersteuning en kwaliteit maken een overzicht van de noodzakelijke rapporten. Geldstroom: Inning geringe dagontvangsten Voor aanvraag tot ontvangst van geringe dagontvangsten, maakt het diensthoofd een secretarisbeslissing. De secretaris vraagt advies aan de financieel beheerder. Van zodra dit positief is en de beslissing wordt genomen, wordt aan de verantwoordelijke het besluit betekend zoals bepaald in de raad van 14 juli 2009. Provisie: Voor aanvraag provisie maakt het diensthoofd een secretarisbeslissing. De secretaris vraag advies aan de financieel beheerder. Van zodra dit positief is en de beslissing wordt genomen, wordt aan de verantwoordelijke het besluit betekend zoals bepaald in de raad van 14 juli 2009. Operationeel: gebruik feestzaal Zonnig Huis voor bv. Pensioenfeestjes gebruik zaal/accommodatie/voertuigen door externe organisaties goedkeuring functieomschrijvingen (opgedragen door Rpr) stageaanvragen Personeelsbeheer Het begrip dagelijks personeelsbeheer dient nog nader omschreven te worden en wordt momenteel nog niet behandeld via een secretarisbeslissing maar via het Vast Bureau of de Raad. Van deze secretarisbeslissingen worden overzichtslijsten en notulen gemaakt conform de werking van onze bestuursorganen. Alle notulen worden gebundeld in een notulenboek en ondertekend door de secretaris. Er wordt voorgesteld aan de Raad om kennis te nemen van de overzichtslijst van het 3de kwartaal 2014 en haar goedkeuring te verlenen ten aanzien van de genomen secretarisbeslissingen. 4
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Financieel advies en visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad neemt kennis van de inhoud van de overzichtslijst van de secretarisbeslissingen van het 3de kwartaal 2014. Art 2. De Raad verleent haar goedkeuring ten aanzien van de genomen secretarisbeslissingen.
4.
FADI
Medicatie Woonzorgcentrum Zonnig Huis 2015-2018.
De Raad, Aanleiding en doel: Wijze van gunnen: Open offerteaanvraag Raming van de opdracht: 65.000 euro (incl. BTW) op jaarbasis 260.000 euro (incl. BTW) voor de duur van 4 jaar Duur van de opdracht: 4 jaar ingaande op 1 december 2014 De huidige overeenkomst, met apotheek Bleyen (Multipharma Groep), Volpestraat 1 te 1500 Halle, voor het leveren van geneesmiddelen (en materialen) voor algemeen gebruik in het WZC “Zonnig Huis” is verlopen. In Raadszitting van 8 juli 2014 werden de voorwaarden en wijze van gunnen voor een nieuwe opdracht vastgelegd. Slechts één offerte werd op 2 september jongstleden ontvangen, zijnde apotheek Bleyen (Multipharma Groep). Gezien deze offerte volledig beantwoord aan de specificaties gevraagd in het opdrachtdocument wordt voorgesteld om deze opdracht opnieuw te gunnen aan: Apotheek Carine Bleyen (Multipharma Groep), Volpestraat 1 te 1500. Juridische gronden: De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel 84 §1 - eerste lid. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. De wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken van 8 januari 1996). Het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (ter 5
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 vervanging van het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 26 september 1996). Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan; gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 5 juni 2013. Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten van 21 juni 2013. Ministerieel besluit dd. 18/12/2013 tot wijziging van de Europese bekendmakingsdrempels in meerdere koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet overheidsopdrachten. Advies en motivering: Deze beslissing betreft de aanstelling van een apotheker die gedurende een periode van vier jaar de levering van geneesmiddelen en farmaceutische producten aan het WZC “Zonnig Huis” op zich neemt en dit vanaf 1 december 2014. Het lastenkohier voorzag in een aantal gunningscriteria waardoor niet langer het vast kortingspercentage op het remgeld dé doorslaggevende factor is tot gunning van deze opdracht. De service als zijnde de farmaceutische zorg, de medicatieopdracht en het plan van aanpak werden eveneens ter evaluatie opgenomen in deze opdracht. De enige ontvangen offerte van apotheek Carine Bleyen (Multipharma Groep) beantwoord volledig aan de bepalingen gevraagd in het opdrachtdocument. De scores op de vooropgestelde gunningscriteria zijn voldoende. Er wordt dan ook voorgesteld om de huidige opdracht te gunnen aan de firma: Apotheek Carine Bleyen (Multipharma Groep), Volpestraat 1 te 1500 Halle. De raming van deze opdracht bedraagt 65.000 euro (inclusief BTW) op jaarbasis of 260.000 euro (inclusief BTW) voor de duur van de overeenkomst, zijnde vier jaar. De kosten verbonden aan deze opdracht zullen worden geboekt op het exploitatiebudget 60002100/09530 (Farmaceutische producten en geneesmiddelen voor verkoop) en 60002200/09530 (Farmaceutische producten en geneesmiddelen voor verbruik). Financieel advies en visum: Het visum werd verleend dd. 29/09/2014. Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1 : Een opdracht te gunnen – via open offerteaanvraag – waarvan het geraamde bedrag, het betreft een raming die slechts indicatief is, bij benadering 260.000 euro, inclusief BTW omvat met als voorwerp: “Leveren van geneesmiddelen en andere farmaceutische producten voor het WZC Zonnig Huis” voor een periode van vier jaar ingaande op 1 december 2014;
6
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Art. 2 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 te gunnen aan Apotheek Carine Bleyen (Multipharma Groep), Volpestraat 1 te 1500 Halle. Een eenduidige korting van 38% wordt toegekend op de totaalfactuur; Art. 3 : De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden met de kredieten van het exploitatiebudget 60002100/09530 (Farmaceutische producten en geneesmiddelen voor verkoop) en 60002200/09530 (Farmaceutische producten en geneesmiddelen voor verbruik).
5.
FIDI
Rapportering Financieel Beheerder 2014.
De Raad, Aanleiding en doel: Het OCMW decreet bepaalt dat de financieel beheerder ministens éénmaal per jaar rapporteert aan de raad over thesaurietoestand, liquiditeiten, evolutie van de budgetten alsook over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Advies en motivering: Aan de Raad wordt gevraagd kennis te nemen van de inhoud van de rapportage van de financieel beheerder. Deze rapportage beslaat een weergave van de gegevens over de periode van 1 januari 2014 tot en met 30 september 2014. Na kennisname door de raad zal dit rapport ter kennisgeving overgemaakt worden aan de secretaris en aan de externe audit. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art. 1 De raad neemt kennis van het rapport van de financieel beheerder over de thesaurietoestand, liquiditeiten, evolutie van de budgetten alsook over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Art. 2 Een afschrift van het rapport wordt ter beschikking gesteld aan de secretaris van het OCMW en aan de externe auditcommisie.
6.
FIDI
Vastleggen nieuwe beleidsitems.
De Raad, 7
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Aanleiding en doel: Door wijzigingen in het beleid moeten de beleidsitems toegevoegd en aangepast worden om een duidelijk overzicht te bewaren in de boekhouding. Juridische gronden: Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de Beleids-en beheerscyclus van de gemeenten, de OCMW’s en de provincies. Ministerieel besluit beleids- en beheerscyclus gemeenten, provincies en OCMW’s van 01 oktober 2010. Besluit tot wijziging van het BBC-besluit van 23 november van 2012. Ministerieel besluit tot wijziging van het MB BBC van 26 november 2012. Raadsbeslissing van 13 november 2012 ikv vastleggen beleidsdomeinen. Raadsbeslissing van 12 februari 2013 ikv vastleggen beleidsvelden en –items. Raadsbeslissing van 10 juni 2014 ikv organisatie vervoer rolstoelgebruiker en mindermobiele gebruiker Raadsbeslissing van 9 september 2014 ikv subsidiëring project kinderopvang. Advies en motivering: De beleidsitems zijn vrij te kiezen door het bestuur, in tegenstelling tot de beleidsvelden die uit een verplichte lijst gekozen moeten worden. In de Raad van 12 februari 2013 zijn onze beleidsvelden en -items voor de eerste maal vastgelegd. Door recente wijzigingen stellen we een aanpassing voor: - Er komt een nieuw beleidsitem bij voor het project lokale kinderarmoedebestrijding. In de raad van 9 september is ter kennis gegeven dat de subsidies rond kinderopvang/kinderarmoede goedgekeurd zijn en er een SWOK is opgesteld. We stellen voor om het nieuwe beleidsitem “ 09094 Lokale kinderarmoedebestrijding” aan te maken. Zo kunnen we duidelijk alle kosten en opbrengsten makkelijk weergeven voor de nodige rapportages en verslagen. - Het bestaande beleidsitem “09491 MMC” zal een naamswijziging ondergaan. MMC wordt afgebouwd dit jaar en vanaf 2015 stopgezet. In de plaats zetten we “MMB nietrolstoel”. - Het bestaande beleidsitem “09492 MMB” zal ook een naamswijziging ondergaan, nl. “MMB rolstoel”. Dit om geen verwarring te scheppen met het voorgaande beleidsitem. Zo wordt er duidelijk een onderscheid gemaakt. De wijzigingen gingen in vanaf 1/10/2014 omdat op die dag een conversie door Logins gebeurde voor de laatste omschakelingen van NOB naar BBC. Dit was de ideale moment om dit aan te passen. In bijlage krijgt u een volledig overzicht van alle beleidsdomeinen, -velden en -items. Financieel advies en visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen 8
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Besluit: Art 1. De raad keurt het nieuwe beleidsitem “ 09094 Lokale kinderarmoedebestrijding” goed. Art. 2 De raad keurt de naamswijzigingen goed voor beleidsitems 09491 en 09492, nl. “MMB niet-rolstoel” en “MMB rolstoel”.
7.
PO
Compensatie- en brugdagen 2015.
De Raad, Aanleiding en doel: Artikel 235 paragraaf 2 van de rechtspositieregeling bepaalt dat jaarlijks wordt vastgelegd op welke wijze feestdagen die samenvallen met een zaterdag of een zondag worden gecompenseerd. Hierbij zijn volgende mogelijkheden: het vaststellen van een vervangende feestdag het verlenen van het recht aan personeelsleden om deze dagen conform de modaliteiten van de jaarlijkse vakantiedagen op te nemen. Aan de Raad wordt een voorstel geformuleerd voor 2015. Juridische gronden: Decreet betreffende de organisatie van openbare centra voor maatschappelijk welzijn De goedgekeurde personeelsformatie De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel - categorie 1-2-3 De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel – categorie 4 Advies en motivering: In 2015 zullen 4 feestdagen op een zaterdag of zondag vallen, met name zaterdag 11 juli, zaterdag 15 augustus, zondag 1 november en zaterdag 26 december. Voor de personeelsleden van RPR 2 (categorie 4: Woonzorg + Catering) is zaterdag 26 december evenwel geen feestdag. Voor hen vallen er dus slechts 3 feestdagen in een weekend. Er is een mogelijkheid is om 2 brugdagen vast te leggen, met name op vrijdag 2 januari en maandag 20 juli. Aan de Raad wordt, op advies van het managementteam, voorgesteld om voor 2015 geen brugdagen vast te leggen en deze feestdagen aldus aan het jaarlijks vakantiesaldo toe te voegen. Indien vrijdag 2/1 een brugdag is, dan zou het OCMW 5 opeenvolgende dagen gesloten zijn (woensdag 31/12, donderdag 1/1, vrijdag 2/1, zaterdag 3/1 en zondag 4/1). Daarnaast wordt voorgesteld om ook van maandag 20/7 geen brugdag te maken, gezien deze in de zomerperiode valt. Voor alle diensten, uitgezonderd medewerkers van RPR 2, zullen er dus voor 2015 4 verlofdagen in de teller compensatieverlof worden opgeladen. Voor de medewerkers van RPR 2 (rekening houdende met de overgangsmaatregelen voor medewerkers die reeds voor 1/1/2011 in dienst waren) worden er 3 verlofdagen in de teller compensatieverlof opgeladen. 9
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Voor de continudiensten (verpleging / verzorging van het rustoord en medewerkers van de serviceflats) dienen de feestdagen binnen de 6 weken ingepland te worden. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad verleent haar goedkeuring tot bovenstaand voorstel en stelt geen brugdagen vast voor 2015. 3 of 4 verlofdagen (afhankelijk van de RPR) zullen opgeladen worden in de teller compensatieverlof. Voor de continudiensten (verpleging / verzorging van het rustoord en medewerkers van de serviceflats) dienen de feestdagen binnen de 6 weken ingepland te worden.
8.
PO
Voorstel tot aanpassing rechtspositieregeling voor categorie 1, 2 en 3 en voor categorie 4.
De Raad, Aanleiding en doel: De rechtspositieregeling werd goedgekeurd door de Raad in haar zitting van 12 september 2011. Gezien wijzigingen in de wetgeving is er echter nood aan een grondige herziening van onze rechtspositieregeling. Gezien het OCMW de rechtspositieregeling van de stad Halle moet volgen voor de functies die bij beide besturen bestaan, werd de aanpassing aan de RPR in samenspraak gedaan tussen de personeelsdienst van de stad en het OCMW. Het Vast Bureau verleende in haar zitting van 11/8/2014 reeds haar goedkeuring tot beide versies, waarna de 2 versies onderhandeld werden met de syndicale vakorganisaties. Aan de Raad van heden wordt gevraagd de rechtpositieregelingen te bekrachtigen. Juridische gronden: Decreet betreffende de organisatie van openbare centra voor maatschappelijk welzijn De goedgekeurde personeelsformatie De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel - categorie 1-2-3 De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel – categorie 4 De wet van 3/7/1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten. Sectoraal akkoord 2008-2013. 26.12.2013 Wet betreffende de invoering van een eenheidsstatuut tussen arbeiders en bedienden inzake de opzeggingstermijnen en de carensdag en begeleidende maatregelen Besluit van de Vlaamse regering van 7/11/2007 inzake de rechtspositieregeling, aangepast bij besluit van 16/01/2009, 3/04/2009, 23/11/2012 en 6/09/2013 Raadsbeslissing van 12/09/2011 tot goedkeuring van de rechtspositieregeling OCMW Halle, categorie 1, 2 en 3 en 4. Opmerkingen van de Gouverneur op de rechtspositieregeling van de stad en het OCMW. 10
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Wijziging wetgeving loopbaanonderbrekingen. Verslag syndicaal overleg 23/6/2014 Beslissing van het Vast Bureau van 11/8/2014 inzake de goedkeuring van RPR 1 en 2 Verslag syndicaal overleg 2/9/2014 Advies en motivering: Als OCMW Halle stellen wij 2 categorieën van medewerkers tewerk, dewelke respectievelijk onder RPR 1 dan wel RPR 2 vallen: - Categorie 1-2-3: alle medewerkers tewerkgesteld in de ondersteunende afdelingen (uitgezonderd de dienst Catering) (1), in het departement Welzijn (3) en de decretale graden (2). - Categorie 4: alle medewerkers tewerkgesteld in het departement Woonzorg en de dienst Catering. Dit onderscheid is ontstaan gezien het RPR Besluit dd. 12 november 2010 toelaat om voor deze laatste categorie op bepaalde punten af te wijken; onze insteek in 2011 was echter om niet onnodig af te wijken van de RPR van de gemeente (=RPR 1), maar wel in te gaan op opportuniteiten die zich stelden. De wijzigingen in bijlage komen voort in samenspraak met de Stad. De wijzigingen aan de rechtspositieregeling werden aan het syndicaal onderhandelingscomité toegelicht op 23 juni 2014. Bij de geformuleerde voorstellen worden de vragen/opmerkingen/suggesties voortvloeiend uit dit overleg meegedeeld. Het formeel overleg met de vakbonden vond plaats op 2 september 2014. De vakorganisaties tekenden voor akkoord, met nog één bijkomende opmerking. Het ACOD en ACV-Openbare diensten vragen om artikel 178 te schrappen waarbij de mogelijkheid is voorzien om een statutair personeelslid op proef te ontslagen bij meer dan 3 maanden ziekte tijdens de proefperiode. Zowel Stad als OCMW wensen hier niet op in te gaan, gezien dit een mogelijkheid is waarvan het bestuur gebruik kan maken, maar dit niet automatisch zal volgen. Wij haalden 2 voorbeelden, waarbij dit artikel wel en niet werd toegepast. Aan de Raad wordt, in navolging van de goedkeuring door het Vast Bureau, voorgesteld kennis te nemen van de voorgestelde aanpassingen aan de rechtspositieregeling zowel voor categorie 1-2-3 (RPR 1) als voor categorie 4 (RPR 2) in bijlage van dit besluit en deze goed te keuren. Het college van burgemeester en schepen verleende overeenkomstig artikel 270 van het OCMW decreet een gunstig advies. De personeelsleden zullen door middel van infosessies op maat van de diensten op de hoogte gesteld worden van de wijzigingen. Deze infosessies zullen gehouden worden door de afdelingsverantwoordelijke PO tijdens de maanden oktober/november. Financieel advies en visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen 11
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Besluit: Art 1. De Raad bekrachtigt de goedkeuring van het Vast Bureau verklaart zich akkoord met de voorstellen in bijlage tot wijziging aan de rechtspositieregeling zowel voor categorie 1-2-3 (RPR 1) als voor categorie 4 (RPR 2). Art 2. De personeelsleden zullen door middel van infosessies op maat van de diensten op de hoogte gesteld worden van de wijzigingen. Deze infosessies zullen gehouden worden door de afdelingsverantwoordelijke PO tijdens de maanden oktober/november.
9.
PO
Principebeslissing verlof voor deeltijdse prestaties, onbetaald verlof en ambtshalve herplaatsing om gezondheidsredenen.
De Raad, Aanleiding en doel: Het Vast Bureau keurde in haar zitting van 11/8/2014 de rechtspositieregeling voor categorie 1, 2 en 3 en voor categorie 4 goed. Aan de Raad van heden wordt gevraagd beide RPR’s te bekrachtigen. Deze rechtpositieregelingen omvatten beiden dezelfde bepalingen rond de gunstmaatregelen verlof voor deeltijdse prestaties en het contingent van 2 jaar onbetaald verlof. Het Vast Bureau verklaarde zich in haar zitting van 6/10/2014 principieel akkoord met het voorstel tot afwijken voor deze 2 bepalingen, evenals met een voorstel wat betreft de ambsthalve herplaatsing omwille van gezondheidsredenen. Aan de Raad wordt nu gevraagd dit te bekrachtigen. Juridische gronden: Decreet betreffende de organisatie van openbare centra voor maatschappelijk welzijn De goedgekeurde personeelsformatie De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel - categorie 1-2-3 De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel – categorie 4 De wet van 3/7/1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten. 26.12.2013 Wet betreffende de invoering van een eenheidsstatuut tussen arbeiders en bedienden inzake de opzeggingstermijnen en de carensdag en begeleidende maatregelen Collegebeslissing 1/8/2014 inzake de goedkeuring RPR gemeentepersoneel Beslissing Vast Bureau 11/8/2014 inzake de goedkeuring voor beide rechtspositieregelingen OCMW, categorie 1-2-3 en categorie 4 Syndicaal onderhandelingscomité dd. 2/9/2014 inzake de RPR en protocol van akkoord Brief dd. 17/9/2014 van Stad Halle inzake het positief advies van het College van burgemeester en schepenen op 12/9/2014 inzake de rechtspositieregeling OCMW. Principebeslissing Vast Bureau dd 6/10/2014 inzake verlof deeltijdse prestaties, onbetaald verlof en ambtshalve herplaatsing omwille van gezondheidsredenen. Beslissing van de Raad van heden inzake de RPR 1 en 2. Advies en motivering: De rechtspositieregeling vermeldt het volgende: - Inzake verlof voor deeltijdse prestaties: 12
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 “Behoudens voor de gevallen in §2, kan het personeelslid een verlof voor deeltijdse prestaties krijgen. Dit verlof is geen recht, maar wordt toegestaan als een gunstmaatregel, voor zover de goede werking van de dienst daardoor niet in het gedrang komt. (…) Het verlof voor deeltijdse prestaties moet worden genomen in periodes van minstens drie maanden en maximum 12 maanden. (…) Het personeelslid kan tijdens zijn loopbaan maximaal één keer ononderbroken van dit stelsel gebruik maken.” - Inzake onbetaald verlof: “Het personeelslid kan de volgende contingenten onbetaalde verloven krijgen: twintig werkdagen per kalenderjaar, te nemen in volledige of halve dagen en al dan niet aaneensluitende perioden. twee jaar gedurende de loopbaan, te nemen in periodes van minimaal één maand. (…) Het verlof wordt toegestaan als een gunstmaatregel, voor zover de goede werking van de dienst daardoor niet in het gedrang komt.” Aan het Vast Bureau wordt voorgesteld om principieel af te wijken van de bovenstaande bepalingen. Dit is mogelijk gezien beide gunstmaatregelen zijn. Concreet wordt voorgesteld om als principe te hanteren : - Voor verlof voor deeltijdse prestaties: De RPR voorziet nu geen beperking meer. Er wordt echter, op advies van het MAT, voorgesteld de beperking uit de vorige versie aan te houden en aan medewerkers maximaal 24 maanden verlof voor deeltijdse prestaties toe te staan. Dit dient, zoals de RPR aangeeft, aangevraagd te worden in periodes van minimum 3 maanden en maximum 12 maanden. Het personeelslid kan tijdens zijn loopbaan maximaal één keer ononderbroken van dit stelsel gebruik maken. Als de medewerker na één jaar geen verlengingsaanvraag meer indient, kan hij later het resterende jaar (van de 24 maanden) niet meer opnemen. - Voor onbetaald verlof: Er wordt, op advies van het MAT, voorgesteld om de mogelijkheid tot het opnemen van onbetaald verlof (contingent van 2 jaar) in te perken in functie van het niveau van de medewerkers. Het betreft hier enkel het contingent van 2 jaar, met betrekking tot de mogelijkheid tot opnemen van 20 dagen onbetaald verlof worden geen beperkingen vastgelegd. Er wordt voorgesteld om aan de decretale graden principieel geen onbetaald verlof meer toe te staan, aan de directeurs Welzijn en Woonzorg (A4a-A4b) slechts 3 maanden, aan de leden van het MAT en de resterende niveau A1a-A3a 6 maanden, aan de medewerkers B4-B5 1 jaar en aan alle medewerkers vanaf niveau B1-B3 en verder 2 jaar. Wat betreft de opnamemodaliteiten blijven diegene zoals opgenomen in de RPR gelden. Aan de Raad wordt tot slot voorgesteld om, in navolging van de beslissing van het Vast Bureau, wat betreft de ambsthalve herplaatsing omwille van gezondheidsredenen principieel goed te keuren dat dit enkel gebeurt bij een vacante betrekking. In tegenstelling tot de andere ambsthalve herplaatsingen, is een vacante betrekking wettelijk gezien niet nodig bij een herplaatsing om gezondheidsredenen. Het is echter niet de bedoeling om in overtal te gaan op de goedgekeurde personeelsformatie. Financieel advies en visum: Niet van toepassing
13
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De raad bekrachtigt de beslissingen van het Vast Bureau en verklaart zich akkoord met de bovenstaande voorstellen en keurt principieel het volgende goed: - Aan medewerkers wordt maximaal 24 maanden verlof voor deeltijdse prestaties toegestaan. Dit dient aangevraagd te worden in periodes van minimum 3 maanden en maximum 12 maanden. Het personeelslid kan tijdens zijn loopbaan maximaal één keer ononderbroken van dit stelsel gebruik maken. Als de medewerker na één jaar geen verlengingsaanvraag meer indient, kan hij later het resterende jaar (van de 24 maanden ) niet meer opnemen. - Voor wat betreft het contingent van 2 jaar wordt aan de decretale graden geen onbetaald verlof meer toegestaan, aan de directeurs Welzijn en Woonzorg (A4a-A4b) 3 maanden, aan de leden van het MAT en de resterende niveau A1a-A3a 6 maanden, aan de medewerkers B4-B5 1 jaar en aan alle medewerkers vanaf niveau B1-B3 en verder 2 jaar. Met betrekking tot de mogelijkheid tot opnemen van 20 dagen onbetaald verlof worden geen beperkingen vastgelegd in functie van niveau ‘s. - Ambtshalve herplaatsing om gezondheidsredenen kan enkel gebeuren wanneer er een vacante betrekking is.
10. WE
Samenwerkingsovereenkomst met de stad Halle in het kader van de antennepost sociaal huis - in Essenbeek.
De Raad, Aanleiding en doel: In het kader van het lokaal sociaal beleid, kregen de lokale besturen de opdracht om een sociaal huis in te richten. De wijze waarop aan deze opdracht invulling gegeven wordt is vrij, zo lang er sprake is van een loketfunctie, een doorverwijsfunctie en een informatiefunctie. In Halle hebben het OCMW en het stadsbestuur samen gekozen voor een combinatie van het digitaal sociaal huis (DSH) met een fysiek sociaal huis. Het oud wezenhuis wordt verbouwd tot het centraal sociaal huis. Om de dienstverlening zo dicht mogelijk bij de Halse burger te brengen, werd besloten om ook een aantal antenneposten op te richten. Na de al bestaande antenneposten in Lembeek en Buizingen, wordt in november 2014 een derde antennepost operationeel in het bib-filiaal in Essenbeek. Bij de opmaak van het lokaal sociaal beleidsplan werd beslist dat OCMW Halle zou instaan voor de antenneposten in Buizingen en Lembeek en de stad Halle zou instaan voor de antenneposten in Essenbeek en wijk windmoleken. Heden agenderen wij het dossier in het kader van de opstart antennepost in Essenbeek. Juridische gronden: Het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. De organieke wet van 08/07/1976, in het bijzonder art.61.
14
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Advies en motivering: Voor de bemanning van de antennepost in Essenbeek werd door het stadsbestuur een halftijdse sociale maribel op B-niveau aangeworven (in de functie van deskundige kindbeleid onder de dienst GEKO). Deze halftijdse medewerkster wordt vanaf 1 november 2014 voor 6 uren per week (0,15 fte) gedetacheerd naar OCMW van Halle om de bemanning van de antennepost in Essenbeek mogelijk te maken. Hiervoor werd een samenwerkingsovereenkomst opgemaakt tussen stadsbestuur en OCMW. De antennepost zal vanaf de opstart in november wekelijks een tweetal uren geopend zijn, binnen de openingsuren van het bib-filiaal. Er is nadrukkelijk voor gekozen om deze antennepost binnen het bib-filiaal te plaatsen en een concept te ontwikkelen dat zowel een sociale als een culturele component kent. Dit biedt een meerwaarde voor de bewoners van Essenbeek en gaat direct ook stigmatisering van de kwetsbare doelgroep tegen, omdat een bredere waaier aan cultureel en sociaal aanbod een breed publiek aanspreekt. De medewerker die vanuit de stad voor 0.15 FTE zal gedetacheerd worden, zal toegevoegd worden binnen het team intake. Er wordt voorgesteld aan de raad om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met de stad Halle, Oudstrijdersplein 18 te 1500 Halle betreffende het detacheren van een medewerker voor 0.15 FTE in het kader de antennepost in Essenbeek volgens het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst in bijlage van dit besluit. Financieel advies en visum: Niet van toepassing Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. Een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten met de Stad Halle, Oudstijdersplein 18 te 1500 Halle betreffende het detacheren van een medewerker voor 0.15 FTE in het kader de antennepost in Essenbeek, volgens het ontwerp van samenwerkingsovereenkomst in bijlage van dit besluit.
Departement Woonzorg 11. WO
Opnamereglementen.
De Raad, Aanleiding en doel: Uit overleg met verschillende instanties blijkt dat bepalingen in de opnamereglementen anders dienen geformuleerd te worden om zo juridisch correct te zijn. Aan het Bijzonder Comité Woonzorg werd gevraagd om de aanpassingen in de opnamereglementen goed te keuren. Het BCWZ wenst dan ook positief te adviseren naar de Raad. 15
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Juridische gronden: Decreet betreffende de organisatie van openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Het woonzorgdecreet en uitvoeringsbesluiten. Raad van 14.01.2014 BCWZ van 02/09/2014 en 16/09/2014 Advies en motivering: Aan de Raad wordt gevraagd om onderstaande aanpassingen goed te keuren : Voor wat betreft het reglement van de assistentiewoningen: In elke alinea wordt het woord ‘serviceflats’ vervangen door het correcte woordgebruik, nl. assistentiewoningen. Voor wat betreft de reglementen van de assistentiewoningen, het woonzorgcentrum “Het Zonnig Huis”, ondersteuningswoningen en inschrijving op wachtlijst. Tekstuele aanpassing: Art. 3 Op het ogenblik van de aanvraag moet de ouderen gedurende minstens de laatste 5 jaar in Halle zijn ingeschreven onder de vorm van een hoofdverblijf. Gezien het openbaar karakter van de assistentiewoningen van het OCMW van Halle, verwijzen wij bij iedere aanvraag naar de taalwetgeving. Meer info:
[email protected], tel: 0800/02.01. Wij baseren ons voornamelijk op de taalwet op bestuurszaken van 18/07/1966. In de artikelen 10 tot en met 15 staat gestipuleerd dat openbare woonzorgvoorzieningen de taalwetgeving op bestuurszaken moeten respecteren en bijgevolg wettelijk verplicht zijn het Nederlands te hanteren in de communicatie met bewoners. Aangezien wij OCMW-assistentiewoningen zijn van een Nederlandstalig bestuur, mogen wij onze cliënten, bewoners en gebruikers enkel in het Nederlands aanspreken. Wij verwachten van onze medewerkers dus ook niet dat zij andere talen machtig zijn. Wij vragen dan ook aan onze bewoners dat zij zich bereidwillig verklaren om zich in het Nederlands uit te drukken. Dit is in hun belang om de noodzakelijke hulp of gewenste begeleiding te krijgen. Zeker in noodsituaties kan dit anders grote problemen veroorzaken. Aangezien wij een kwaliteitsvolle zorg willen garanderen, wensen wij op deze manier dergelijk risico ’s zoveel mogelijk te vermijden. Tijdens het gesprek met de maatschappelijk werker zal aan de kandidaat bewoner (of aan het familielid) gevraagd worden of de kandidaat bereid is om minstens een zo goed mogelijke kennis van het Nederlands te verwerven om op deze manier de communicatie met de hulpverleners zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Art. 5 De aanvraag voor opname in een assistentiewoning gebeurt via een persoonlijk onderhoud met een medewerker van het zorgloket. Tijdens dit gesprek 16
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 verzamelt de maatschappelijk assistent(e) de noodzakelijke gegevens omtrent de fysieke, psychische, sociale en familiale situatie van de aanvrager. De oudere dient zelf aanwezig te zijn op het gesprek. Aan de aanvrager wordt uitleg verschaft over de opnamevoorwaarden en over de werking/dienstverlening binnen de assistentiewoningen. De medewerker van het zorgloket toest af of aan de inschrijvingsvoorwaarden werd voldaan, vult nadien de inschrijvingsdocumenten in en overhandigd het opnamereglement van de assistentiewoningen. Bij ondertekening van de inschrijvingsdocumenten verklaart de kandidaat-bewoner zich akkoord met de inhoud van het opnamereglement en de toepassing ervan. De aanvrager krijgt uiterlijk binnen de 6 weken na het gesprek een schriftelijk antwoord op de vraag tot opname. Indien aan de inschrijvingsvoorwaarden werd voldaan, wordt de aanvrager geplaatst op wachtlijst voor Ten Hove of Centrum Van Koekenbeek. De datum waarop het gesprek werd gehouden, wordt beschouwd als inschrijvingsdatum van de aanvraag. Indien de aanvraag wordt goedgekeurd, wordt de aanvrager geplaatst op één van de wachtlijsten van de assistentiewoningen (Centrum Van Koekenbeek of Ten Hove). Indien de aanvraag niet wordt goedgekeurd, wordt de reden van de weigering aan de aanvrager bezorgd. Een nieuwe inschrijving is steeds mogelijk van zodra de persoon voldoet aan de voorwaarden tot opname. Zowel bij goedkeuring als weigering, zal de medewerker van het zorgloket de nodige stappen ondernemen inzake doorverwijzing naar een andere dienstverlening. Het inschrijvingsdossier wordt aangevuld met een keuzeveld onderaan het formulier waarin de kandidaat-bewoner aangeeft: o Kennis te hebben genomen van de inhoud van het opnamereglement, zich akkoord te verklaren met de bepalingen ervan en het na te leven o Kennis te hebben genomen van de inhoud van het opnamereglement, zich niet akkoord te verklaren met de bepalingen ervan en het niet na te willen leven. Ondergetekende naam + voornaam, De kandidaat-bewoner dient zijn/haar keuze aan te kruisen, onder “voor akkoord” te ondertekenen en het inschrijvingsdocument te ondertekenen. De tweede keuze impliceert dat wij de betrokkene niet kunnen toelaten tot onze wachtlijsten. Het BCWZ geeft gunstig advies aan de Raad ten aanzien van de voorgestelde wijzigingen zoals opgenomen in dit besluit. Aan de Raad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen ten aanzien van de gewijzigde reglementen. Financieel advies en visum: Niet van toepassing
17
NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 14/10/2014 Stemming: Het punt werd goedgekeurd bij eenparigheid van stemmen Besluit: Art 1. De Raad keurt de aanpassingen in de opnamereglementen zoals opgenomen in dit besluit goed.
BESTUURLIJK TOEZICHT De beslissingen van de raad worden opgenomen in een overzichtslijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden. Deze overzichtslijst wordt binnen de 20 dagen na de vergadering van de OCMW-raad opgestuurd naar de toezichthoudende overheid, met name: de Heer Gouverneur, PROVINCIE VLAAMS BRABANT - Diestsesteenweg 52-54 te 3010 LEUVEN de Heer Burgemeester Stad Halle, Oudstrijdersplein 18 te 1500 HALLE
Einde: 21:00 uur
De secretaris wnd. Annelies Debilde
De voorzitter Marie-Rose Harnie
Voor eensluidend afschrift
De secretaris wnd. Annelies Debilde
De voorzitter Marie-Rose Harnie
18
