Zorgorganisatie maakt administratieve én primaire processen efficiënter met één integrale ERP-omgeving
Organisatie
Ontstaan uit een fusie kampte De Zorggroep met als werkgebied Noord- en
De Zorggroep is een officieel erkende instelling die
Midden-Limburg met verschillende IT-systemen die moeizaam met elkaar
gezondheidszorg levert vooral in het kader van de
samenwerkten. Dat kwam de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie niet
Algemene Wet Bijzondere Ziektenkosten (AWBZ)
ten goede. Een overstap naar een integraal ERP-platform voor de zorg op basis
De Zorggroep biedt met name ouderenzorg,
van standaard Microsoft-oplossingen bracht uitkomst. Zorgprocessen worden
thuiszorg, kraamzorg en jeugdgezondheidszorg in
transparanter, managers krijgen in de toekomst de nodige prestatieindicatoren
het Limburgse. Bij De Zorggroep werken in totaal
en zorgverleners kunnen hun zorgplanning beter structureren en krijgen
9200 mensen, onder wie vele professionele en
toegang tot het volledig geïntegreerde ECD.
goed opgeleide zorgverleners in de intramuraleen extramurale (thuis)zorg. Samen met de circa 1400 Alpha-hulpen betekent dat een
SITUATIE
loonadministratie van bijna 10.000 man per maand.
Veel van de diensten die De Zorggroep verleent, worden door de overheid uit de AWBZ gefinancierd. De laatste jaren is een strakker verantwoordingsbeleid opgezet met betrekking tot de financiering van de geleverde zorgdiensten: de zorginstellingen krijgen alleen betaald voor de zorg die ze daadwerkelijk leveren binnen het aan de cliënt toegewezen budget. De verandering in de financieringsconstructie voor AWBZ gerelateerde zorginstellingen, evenals innovatieve ontwikkelingen zoals het Elektronische Cliënten Dossier (ECD), leiden tot meer en meer regeldruk, onder meer in de vorm van rapportages, externe verantwoording en informatieverstrekking. Thijs Baeten, Concernprojectleider Bedrijfsinformatie van De Zorggroep: "Wil je daaraan kunnen voldoen, dan moet de leiding grip hebben op de processen, zodat zij de bedrijfsvoering zo effectief en efficiënt mogelijk kan laten verlopen. Voor ons als zorgorganisatie betekent dat, dat onze ambities liggen bij het verbeteren van zowel het primaire zorgproces – waar nog heel veel met handgeschreven formulieren wordt gewerkt – als de ondersteunende (administratieve) processen."
Eisen - optimalisatie van primaire zorgverlening door de zorgverleners
Hij vertelt over de structuur van De Zorggroep "Onze organisatie is ingedeeld in regio's; elke regio is verantwoordelijk voor zijn eigen inkomsten en alle daaraan verbonden kosten. Tot voor kort waren vooral de financiën en het ziekteverzuim belangrijke prestatieindicatoren voor de interne bedrijfsvoering. Dat betekent dat
- verbeteren van interne processen om als
je stuurt op basis van informatie uit het verleden. Liever willen we op voorhand
organisatie effectiever en efficiënter te
trends herkennen en daar de bedrijfsvoering op afstemmen. Om dat te kunnen
functioneren
doen moet je ook andere prestatieindicatoren mee laten wegen, zoals de inkoop,
- verlichten van administratieve druk
de inkomsten en de kosten. Die KPI’s moet je zien te genereren uit de IT-
- beschikbaar maken van prestatieindicatoren
omgeving, maar met onze bestaande IT-omgeving was dat moeilijk."
voor management - voldoen aan verantwoordingsplicht
OPLOSSING Eerste aanpak De Zorggroep is ontstaan uit een fusie van drie zorgorganisaties. De Zorggroep is
Voordelen - integraal platform, geen dataconversie of vertaalslagen nodig
daardoor niet alleen zeer groot, de IT-omgeving is ook zeer divers. Thijs Baeten: "De drie zorgorganisaties hadden alle hun eigen oplossingen voor hun zorg-, financiële- en salarisadministraties. Maar ook voor hun kantoor- en mailapplicaties. Bij de grootste fusiepartner is in het verleden geprobeerd om alle
- altijd up-to-date inzicht in processen
bestaande systemen aan elkaar te koppelen en er één geheel van te maken door
- ongemerkte bouw van een data warehouse met
er een softwarelaag overheen te leggen. De systemen bleken echter dermate
managementinformatie - directe beschikbaarheid van KPI's
divers, dat dat niet gelukt is. Althans, men vond dat deze oplossing niet de prestaties leverde die men wilde."
- medewerkers kunnen zelf data opvragen
"Voorafgaand aan de fusie hebben we door middel van een SWOT analyse vanuit de gezichtspunten financieel, ICT en huisvesting onderzocht waar we de eerste jaren onze energie in moesten stoppen. Onderdeel van deze analyse waren de applicatielandschappen Deze waren zeer divers, van veel applicaties waren drie verschillende pakketten in gebruik. We hebben nog wel gekeken of bestaande applicaties voor de lange termijn voldeden. We moesten echter al snel concluderen dat de software ofwel niet voldeed ofwel sterk verouderd was en dat we beter op zoek konden gaan naar iets geheel nieuws: gezien onze grote schaalomvang het liefst een volledig geïntegreerde ERP-oplossing, waarin behalve de financiële en salarisadministratie ook de primaire zorgprocessen en het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) integraal konden meedraaien. Een oplossing
Producten - Microsoft Dynamics NAV
ook, die zich gemakkelijk laat koppelen met andere applicaties, van tekstverwerker en spreadsheet tot e-mail. Het probleem was echter dat zo'n oplossing er toen nog niet was."
- Microsoft SQL Server - Microsoft Exchange Server - Microsoft SharePoint Server
Kiezen uit drie Thijs Baeten: "Er waren wel verschillende aanbieders, maar de één had alleen een idee, een ander niet meer dan een basisoplossing, welke nog verder doorontwikkeld moest worden, een derde had een enkele module klaar, maar geen totaaloplossing. Kortom, diverse partijen hadden al wel een beginnetje gemaakt, maar om het af te maken zouden ze onze hulp nodig hebben. En voor ons gold een zeer strikte regel: we wilden beslist niet mee ontwikkelen. Baeten vertelt waaruit hij kon kiezen: "Pink Roccade Getronics bood met een SAPapplicatie een mooie oplossing voor het financiële gedeelte, maar voor de verpleging en verzorging zouden we moeten mee ontwikkelen. Dat wilden we niet. Bovendien was de SAP-omgeving naar ons idee iets te ingewikkeld en misschien ook te groot. Een van de huisleveranciers van de zorgstichtingen,
We krijgen steeds meer inzicht in de tijd die
Databalk, bood een oplossing op basis van Microsoft Dynamics AX, maar die
daadwerkelijk aan zorgverlening wordt
bestond alleen nog maar op papier."
besteed. Begroot je die op bijvoorbeeld 70% en geeft de KPI straks aan dat de verzorging
Van de diverse aanbieders bleek Microsoft Certified partner QURIUS het verst.
bijvoorbeeld maar 65% is, dan weet je dat je
Thijs Baeten: "QURIUS heeft het pakket Q-ZORG, met daarin ondersteuning voor
met je tarieven niet uitkomt. Het herkennen
zowel de primaire zorgprocessen als de ondersteunende processen. Ook alle van
van zulke trends is van onschatbare waarde
overheidswege vereiste rapportagefuncties zitten erin, evenals een aansluiting
voor ons management.
met het Elektronisch Cliënten Dossier. In samenwerking met Microsoft Dynamics
Thijs Baeten, Concernprojectleider
NAV ISV Mercash biedt QURIUS ook oplossingen voor salarisadministratie, HRM
Bedrijfsinformatie De Zorggroep
en verzuimregistratie voor de zorg. Een aantrekkelijk voordeel is dat al die oplossingen draaien op het standaard Microsoft platform, met Dynamics NAV als centrale ERP-applicatie en koppelingen naar andere Microsoft-applicaties. Voor ons was dit zonder meer de beste keuze. Bovendien, omdat alle applicaties op het Microsoft platform mooi geïntegreerd zijn, sluit je tegelijk aan op de vertrouwde werkomgeving van Microsoft Office en de mailomgeving van Exchange Server."
Meer informatie
Uitrol De Zorggroep koos voor Q-ZORG en ging met QURIUS in zee, met als eis dat
- Microsoft www.microsoft.nl/dynamics
QURIUS de rol van hoofdaannemer op zich nam. Mercash, dat de salarisadministratie, HRM en verzuimregistratie voor rekening nam, was derhalve onderaannemer van QURIUS. Het contract werd vorig jaar juli gesloten, vervolgens had men tot 1 januari de tijd om de financiële en salarisadministratie
- De Zorggroep www.dezorggroep.nl
op te zetten. "Dat is wel zo handig, want een administratie halverwege een boekjaar omzetten is niet alleen lastig, het kost ook veel dubbel werk.". Vooral de salarisadministratie was een flinke klus, temeer omdat deze van twee van de drie fusiepartners gedeeltelijk uitbesteed was geweest. "De applicatiebeheerders kregen hem nu weer terug, maar nu in een veel grotere schaalomvang en dat vroeg uiteraard de nodige aandacht." Eerst moesten alle gegevens met betrekking tot medewerkers, cliënten en producten in de administratie worden ingevoerd. Ook moesten de nodige controls worden ingebouwd. Thijs Baeten: "Die checken of wat in het systeem komt allemaal klopt en volledig is. Na de zomer zijn we aan de slag gegaan met de prestatieindicatoren." Uitdaging Als laatste worden de ondersteuning voor de primaire zorgverlening en de toegang tot het ECD toegevoegd. Thijs Baeten: "Dan raken we eindelijk af van de grote papierstromen, zoals de handingevulde werkstaten. Het kost heel veel energie om wekelijks of maandelijks van 1600 zorgmedewerkers de werkstaten te verzamelen en vervolgens te verwerken in het systeem. Er zijn maanden bij dat we veel staten missen." Met de automatisering van de werkstaten valt dus heel veel winst te behalen, maar Thijs Baeten wil die laatste stap zorgvuldig voorbereiden: "We hebben te maken met mensen die vooral zórg willen verlenen. Ze besteden liever 30 seconden aan het invullen van een werkbriefje, dan dat ze 3 minuten moeten typen op een pc of pda. Er is nog koudwatervrees en onbekendheid met IT, ook zien de medewerkers de meerwaarde nog niet. Nu zit ik al 20 jaar in deze sector en uit ervaring weet ik dat je iedereen wel meekrijgt, als je er maar voldoende energie en voorbereiding in steekt. Zo zullen we beginnen met een kleine groep.
Zij zullen de ambassadeur zijn om de anderen mee te krijgen. Als we eenmaal zo ver zijn, betekent dat een enorme verbetering van de inzichtelijkheid in onze zorg- en bedrijfsprocessen." We hebben te maken met mensen die vooral
Voordelen
zórg willen verlenen. Ze besteden liever 30
Inmiddels is het administratieve gedeelte van de nieuwe op Microsoft Dynamics
seconden aan het invullen van een werkbriefje,
NAV gebaseerde IT-omgeving operationeel en ziet Thijs Baeten al duidelijke
dan dat ze 3 minuten moeten typen op een pc
voordelen: "We werken nu een paar maanden met de nieuwe software en de
of pda. Met voldoende energie en
medewerkers van de financiële én de salarisadministratie zijn behoorlijk
voorbereiding trekken we hen over de streep.
enthousiast. Vooral de mensen die voorheen met Exact of met BOMAS werkten.
Thijs Baeten, Concernprojectleider
Ze waarderen vooral de mogelijkheden om data uit het systeem te onttrekken,
Bedrijfsinformatie De Zorggroep
zoals controlelijsten voor 'plausibiliteit controles' of checklijsten, die aangeven of alles goed ingevoerd is. Het hele systeem is zó ingericht dat mensen zelf van alles kunnen. Willen ze bijvoorbeeld een begroting maken, dan kunnen ze heel vlot zelf een grootboekkaart met de benodigde cijfers naar Excel exporteren. Ook kunnen ze heel snel namen en adressen koppelen met Word. De oorspronkelijke bedrijfsvoering was vooral gebaseerd op 'managementinformatie achteraf', het doel is om de organisatie meer op vóórhand te kunnen sturen. Thijs Baeten: "Daarvoor gaan in de toekomst een aantal nieuwe KPI's, zoals de bezettingsgraad van onze intramurale zorg zorgen: we hebben straks direct en up-to-date inzicht in de huidige en komende bezetting van onze bedden. Met die informatie kunnen we de bezetting gemakkelijker optimaliseren. Ook krijgen we een duidelijker beeld van de productiviteit van onze medewerkers, omdat we meer inzicht hebben in hun diensttijd afgezet tegen reistijden, vakantie etc. Maar vooral krijgen we steeds meer inzicht in de tijd onderaan de streep, dus de tijd die daadwerkelijk aan zorgverlening wordt besteed. Begroot je die op bijvoorbeeld 70% en geeft de KPI aan dat de verzorging bijvoorbeeld maar 65% is, dan weet je dat je met je tarieven niet uitkomt. Het herkennen van zulke trends wordt dan ook van onschatbare waarde voor ons management. De aloude indicatoren als ziekteverzuim en financiën zijn ook in de nieuwe omgeving intact gebleven en geven antwoorden op vragen als wat is het budget, wat heb ik over, waar zitten de verschillen tussen begrote kosten en werkelijke kosten. De prestatie-indicatoren aan de inkoopkant zijn nieuw en ook van groot
belang, omdat je daarmee een groot risico kunt afdekken, namelijk dat je ondanks alle plussen toch verlies draait. We hebben ons op basis van een in een Project Implementatie Document vastgelegde fasering tot nu vooral gefocust op het administratieve gedeelte. Binnenkort gaat ook de implementatie van de Q-ZORG zorgoplossing van start, die eveneens op Dynamics NAV is gebaseerd. Deze zorgoplossing maakt met het administratieve gedeelte integraal gebruik van dezelfde SQL database, zodat we in feite een data warehouse aan het bouwen zijn met managementinformatie. Een kennisbron die ongemerkt en voortdurend up-to-date gehouden wordt. Dat is een groot voordeel. Zonder vertaalslagen en ingewikkelde conversies kunnen we met BI-Tools werkelijk alle denkbare informatie uit de database halen, dat is echt fantastisch.
Toekomst Wat we met de nieuwe omgeving vooral bereiken is dat we met zijn allen meer procesmatig zijn gaan denken. Minder in vakjes en in eilandjes. Van intake tot facturatie wordt het proces helder en kent iedereen zijn rol. Een volgende stap zal zijn om aan de processen een workflow te koppelen en volgens die workflow te gaan werken. Daarmee houd je een nog betere grip op het proces. Een salarisafhandeling gaat bijvoorbeeld langs vier loketten. Je weet nu echter niet bij welk loket het proces zich op een bepaald moment bevindt. Met workflows kun je dat precies volgen. En het enige wat daarvoor nodig is een add-on in Dynamics NAV en bijvoorbeeld ook SharePoint Server. Ons Microsoft Dynamics platform is er klaar voor.
Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld.
SP
