Rijksuniversiteit Groningen - bestuurlijke informatievoorziening Kwaliteitszorg administratieve processen en systemen

Rijksuniversiteit Groningen - bestuurlijke informatievoorziening Kwaliteitszorg administratieve processen en systemen Applicatie: Document Informatie Systeem (DIS) Eindrapport 6 oktober 2008 Auteur: Henk Buurma (FED/BIV) Het document informatiesysteem (DIS) Een applicatie die documenten die bij personeel en oud personeel horen elektronisch opslaat en bewaart conform diverse wettelijke verplichtingen. Hierbij dient men te denken aan papieren documenten die worden ingescand, zoals paspoorten, arbeidsovereenkomsten en afspraken m.b.t. arbeidsovereenkomsten, wijzigingen in functie etc. Het DIS is ongeveer 15 jaar geleden in eerste instantie als pilot-project ingevoerd binnen het bureau en daarna beschikbaar gesteld aan de betreffende functionarissen werkzaam bij de faculteiten van de Rijksuniversiteit. Opzet van het DIS is het digitaliseren van personeelsdossiers met de daarbij behorende snelle uitwisseling van actuele informatie bedoeld voor de personeelsfunctionarissen binnen de Rijksuniversiteit. Daarbij speelt ook mee dat een behoorlijke tijdswinst wordt behaald door het achterwege blijven van het steeds halen, brengen en zoeken naar personeelsdossiers in papieren vorm uit de archieflokatie. De afdeling Bestuurlijke InformatieVoorzining (BIV) heeft de afgelopen jaren het DIS op de organisatie afgestemd, waar nodig nieuwe hardware (scanners) geïnstalleerd en de applicatie voorzien van een handleiding. De invoer van de digitale informatie vindt voor het grootste deel plaats door medewerkers van de afdeling Documentaire InformatieVoorziening (DIV) bij het bureau van de Rijksuniversiteit. Daarnaast raadplegen ongeveer 40 personeelsfunctionarissen binnen de Rijksuniversiteit het DIS. Doelstelling kwaliteitszorg Kwaliteitszorg heeft tot doel nazorg te geven in de vorm van enquêtes en interviews zodat eindgebruikers, hierna te noemen gebruikers, en andere betrokken partijen met de gegeven rapportages zo mogelijk aanpassingen kunnen maken op de huidige applicatie en tevens lering kunnen trekken uit de opgedane ervaringen voor andere projecten. Daarnaast wordt de betrokkenheid van gebruikers van administratieve processen en systemen gestimuleerd. Werkwijze kwaliteitszorg DIS In het projectplan, kwaliteitszorg DIS zijn de verwachte werkzaamheden met bijbehorende data ingepland met als opleveringsdatum eind september 2008. De projectleider DIS, Mike Dijkema, heeft vanuit de applicatie DIS een gebruikerslijst aangeleverd. In deze gebruikerslijst, 55 personen, kwamen P-nummers en oude login namen voor. Na controle van de gebruikersgegevens werd uiteindelijk een gebruikerslijst vastgesteld inhoudende 47 personen. Mede vanwege de vakantieperiode waarin de enquête zou plaatsvinden is afgezien van telefonische enquêtes maar gekozen voor het versturen van enquêteformulieren naar alle 47 gebruikers van DIS. In augustus werden alle 47 gebruikers per email geïnformeerd over de doelstelling kwaliteitszorg DIS met als Word-bijlage het enquêteformulier. In het enquêteformulier werden 11 vragen voorgelegd en werd tevens voor een 5-tal statements een cijfer gevraagd (1, zeer slecht, en 10, uitmuntend). Uiteindelijk hebben 21 gebruikers (44,7%) het enquêteformulier ingevuld en geretourneerd. Gebruikers DIS Gezien het geringe aantal gebruikers van de applicatie DIS, 47 personen, kan worden gesproken van een zeer selecte groep gebruikers binnen de Rijksuniversiteit. Deze selecte groep kan dan ook nog worden verdeeld in de zogenaamde invoerders (ca. 7) en raadplegers (ca. 40). De invoer vindt over het algemeen plaats binnen de afdeling DIV van het bureau van de Rijksuniversiteit. Raadpleging wordt over het algemeen verricht door personeelsfunctionarissen, verdeeld over de diverse diensten en faculteiten binnen de Rijksuniversiteit. In totaal hebben 44,7% van alle 47 gebruikers meegewerkt aan de resultaten van dit eindrapport.

De gebruiker aan het woord Hieronder worden de vragen weergegeven zoals deze, via het enquêteformulier, werden voorgelegd, direct gevolgd door de antwoorden van de gebruikers. De vragen zijn zodanig samengesteld dat verwacht mag worden dat met de antwoorden een goed algemeen inzicht wordt verkregen van de kwaliteit van de applicatie DIS. De gebruiker werd per vraag een keuze voorgelegd met, indien mogelijk, opmerkingen te plaatsen. Vraag 1. Waar gebruikt u het DIS voor? O raadpleging O invoer Antwoorden vraag 1: 90,5% raadpleging, 5,3% invoer en 4,8% raadpleging en invoer. Vraag 2. Hoe lang werkt u al met het DIS? .. weken of .. jaar Antwoorden vraag 2: Varieert van 1 tot 12 jaar. Gemiddeld 4,5 jaar. Vraag 3. Voor hoeveel procent maakt DIS deel uit van uw werkzaamheden? .. % Antwoorden vraag 3: Varieert van 0,2% tot 100%. Gemiddeld 18,3%. Vraag 4. Werkt het DIS naar volle tevredenheid? O ja O nee indien nee aangekruist omschrijf hieronder dan uw opmerkingen Antwoorden vraag 4: 50% van de gebruikers is zonder meer tevreden, de overige 50% maakten onderstaande opmerkingen:  dossiers zijn vaak niet goed bijgewerkt  nieuwe stukken/brieven ontbreken geregeld (achterstand in scannen)  heb recente informatie vaak nodig  vaak gezocht naar brieven in een dossier, maar die waren via DIS niet te vinden  lastig dat de nieuwste stukken soms nog niet zijn gescand, kan er daardoor niet helemaal op aan  van bepaalde faculteiten zoals GMW zijn de documenten niet beschikbaar in de persoonsdossiers  het werken met de verschillende schermen is niet handig, klik ze vaak per ongeluk weg  omslachtig dat het scherm erg groot vertoont wordt, je moet het scherm eerst kleiner maken  leesbaarheid kopie paspoort/identiteitsbewijs is slecht  kan niet gemakkelijk van het ene document naar het andere switchen of meerdere documenten naast elkaar bekijken  we kunnen in DIS geen hoogleraren opvragen  in de eerdere versie kon gemakkelijk op onderwerp worden gezocht, die optie mis ik nu erg omdat je nu al een datum moet weten of je moet alle documenten bekijken voordat je hebt wat je zoekt  vind het een inflexibel systeem dat ouderwets oogt  vind het veel prettiger het dossier op te vragen en die te raadplegen dan via de pc de stukken te zoeken

Vraag 5. Is de handleiding DIS toereikend? O ja O nee indien nee aangekruist omschrijf hieronder dan uw opmerkingen Antwoorden vraag 5: 60% is zonder meer tevreden, 10% heeft nog geen gebruik gemaakt van de handleiding, 20% is niet bekend met een handleiding en 10% is ontevreden, echter zonder een opmerking te plaatsen. Vraag 6. Is de helpdesk DIS (GAI) toereikend? O ja O nog geen gebruik van gemaakt O nee indien nee aangekruist omschrijf hieronder dan uw opmerkingen Antwoorden vraag 6: 40% is zonder meer tevreden en 60% heeft nog geen gebruik gemaakt van de helpdesk via het GAI. Vraag 7. Worden uw klachten naar tevredenheid opgelost? O ja O nog geen gebruik van gemaakt O nee indien nee aangekruist omschrijf hieronder dan uw opmerkingen Antwoorden vraag 7: 35% is zonder meer tevreden over de klachtenafhandeling via het GAI en 65% heeft hier nog geen gebruik van gemaakt. Vraag 8. Kan het DIS in de toekomst voor andere taken worden ingezet? O nee O geen mening O ja, namelijk: Antwoorden vraag 8: 75% heeft geen mening en 25% geeft onderstaande opmerkingen:  lijkt me ook handig om allerlei dossiers over thema’s digitaal te kunnen raadplegen  als de verwerking sneller gaat (althans decentraal moet de documenten regelmatig doorsturen) dan kan het dienen als schaduw archief. Het vroegere gebruik van de plastic archieftassen zou dan erg van pas komen. Nu sturen we eens in de zoveel tijd de documenten door. Of moet dat anders?  voor raadplegen wachtgeldbeslissingen  als volgsysteem  nee, niet op de manier waarop het nu is ingericht. Maar ik ben een groot voorstander van een documentmanagement systeem voor alle stukken aan de RUG, inclusief pd, dus de applicatie kan wat mij betreft vervangen worden, maar het pd moet wat mij betreft onderdeel gaan uitmaken van DMS Vraag 9. Zijn er nog specifieke wensen in het groot? (zoals bijvoorbeeld DIS via internet) O nee O ja namelijk: Antwoorden vraag 9: 30% van de gebruikers komt met onderstaande grote wensen:  probeer alles zo actueel mogelijk te houden  als het net als peoplesoft via internet kan is dat prima. Het gebruik van de verschillende schermen kan dan misschien ook handelbaarder worden?  een webbased DMS  ander soort interface, inderdaad bv. via Internet

Vraag 10. Zijn er nog specifieke kleinere wensen? O nee O ja namelijk: Antwoorden vraag 10: 30% van de gebruikers komt met onderstaande kleine wensen:  probeer alles zo actueel mogelijk te houden  recente stukken direct inscannen  alle pd’s digitaliseren  scherm instelling kleiner bij openen  de printoptie wat vriendelijker  dat mijn collega’s ook toegang hebben/krijgen  nee, niet meer sleutelen aan deze applicatie, maar DMS zo snel mogelijk invoeren a.u.b. Vraag 11. Hoe groot is de tijdsbesparing van DIS in procenten ten opzichte van het oude papieren dossiersysteem? .. % O geen mening O niet van toepassing Antwoorden vraag 11: Gemiddelde besparing 71%.

Scorelijst DIS (cijfer tussen de 1, zeer slecht, en 10, uitmuntend) De gebruikers hebben een cijfer toegekend aan onderstaande statements betreffende de applicatie DIS.     

tevredenheid DIS 7,1 handleiding DIS 7,4 helpdesk DIS (GAI) 7,5 klachtenafhandeling DIS 7,4 beveiliging DIS 7,7 (gevoelscijfer gehele beveiliging DIS)

Aanbevelingen  op korte termijn organisatie beter afstemmen op invoer recente gegevens  opzetten web interface  sinds 2006 maken medewerkers FMW bestuurlijk deel uit van het UMCG. Bij het UMCG wordt gebruik gemaakt van het systeem EASY-archive. Onderzoek naar uitwisseling DIS / EASY-archive. Conclusie Het DIS kan haar doelstelling pas waarmaken als de organisatie zo is ingericht dat beschikbare informatie snel wordt verwerkt. Personeelsdossiers van de faculteit medische wetenschappen zullen ook inzichtelijk moeten zijn voor personeelsfunctionarissen binnen de Rijksuniversiteit. Het huidige DIS is toe aan een opfrissing in de vorm van een WEB-interface zodat het oubollige karakter met de daaraan verbonden problemen worden voorkomen. De helpdeskfuntie voor het DIS die door het GAI wordt uitgevoerd voldoet ruimschoots en ook het vertrouwen in de beveiliging van de applicatie stemt de gebruiker gunstig. Dit eindrapport kwaliteitszorg DIS is per e-mail verzonden aan de geënquêteerde gebruikers, de applicatiebeheerder, het hoofd interim-groep Administratieve Applicatie Ontwikkeling en Beheer , het hoofd GAI, het hoofd BIV en het hoofd FED.