De magazijnfunctie. Grondslagen Administratieve Organisatie Deel B processen en systemen. Hoofdstuk 4. Het magazijnproces- en voorraadsysteem

Grondslagen Administratieve Organisatie Deel B processen en systemen prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20e druk

1

1

Hoofdstuk 4 Het magazijnproces- en voorraadsysteem • • • • • •

Magazijnfunctie Magazijnproces Informatiebehoeften Procesactiviteiten Voorraadsysteem/ fin-adm proces Voorraadinventarisatie

2

De magazijnfunctie

Bewarende functie ◦ Goederen moeten zorgvuldig worden bewaard ◦ Voorraden leiden tot vermogensbeslag en dus tot rentekosten ◦ Risico’s van waardevermindering, enz. ◦ Opslagkosten en handlingkosten

Opgaven, Opgaven, 3e druk, druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) druk)

© WoltersWolters-Noordhoff

3

1

De magazijnfunctie

Waarom voorraden aanhouden? ◦ Tijd-en ritmeverschillen tussen Inkoop en verkoop (handelsonderneming) Inkoop en productie (ind. Bedrijven) Inkoop en dienstverlening (dienstverlenende bedrijven)

◦ Onzekerheid Variatie in vraag Veranderende levertermijnen

◦ Economisch motief: kostenafweging – trade off bestelkosten/omstelkosten versus voorraadkosten (opslagkosten en handlingkosten) kosten van variatie in productieritme versus voorraadkosten Opgaven, Opgaven, 3e druk, druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) druk)


4

De magazijnfunctie Magazijnfunctie = schakel tussen twee beschikkende functies in het waardekringloopproces.

Inkoop

beschikken

Magazijn

bewaren

Verkoop

beschikken



5

Gesloten en open magazijnen

Onderscheid ◦ Technisch => geen/wel toegang voor personeel ◦ Administratief => wel/geen uitgiftebon

Open magazijnen ◦ ◦ ◦ ◦

Geen magazijnafgiftedocumenten Grijpvoorraden Indirecte verbruiksmeting Toepassingsgebieden



6

2

Het magazijnproces

Verkoopproces

Inkoopproces MAGAZIJNPROCES

Productieproces

Financieeladministratief proces

Human resource proces



7

Procesanalyse

7.

In ontvangst nemen van goederen Keuring van ontvangen goederen Opslaan van ontvangen goederen Afgeven van goederen (intern/extern) Verzenden van goederen Aanhouden van eigen registratie Inventariseren van voorraden

8.

Secundaire activiteiten

1. 2. 3. 4. 5. 6.



8

Informatiebehoeften

Uitvoerders procesactiviteiten => operationele informatiebehoeften

T.b.v. de planningfunctie ◦ ◦

Aanwezigheid van voorraden Staat waarin goederen zich bevinden

T.b.v. de controlfunctie ◦ ◦

Klachteninformatie Informatie over voorraadverschillen



9

3

1. Goederenontvangst

Autorisatie tot inontvangstneming ◦ Overzicht te ontvangen zendingen ◦ Verzameling kopie-bestelorders

Eerste globale controle bij portier

Zelfstandig vaststellen wat ontvangen is ◦ Juiste artikelen/hoeveelheid/kwaliteit ◦ Geautomatiseerde ontvangstmeldingen



10

2. Kwaliteitscontrole (keuring)

Normen waaraan kwaliteit inkomende goederen moet voldoen

Keuringsprocedure

Procedure afgekeurde goederen



11

3. Opslag van goederen

Afsluitbare ruimten, enz. Voorkomen dat kwaliteit achteruitgaat Periodiek onderhoud

Doelmatige magazijninrichting

◦ Locatiecode: gang (straat)/pad (zijstraat)/stelling/vak

◦ Ligging van ‘fast moving’ vs ‘slow moving’ ◦ Geautomatiseerd opslaan en uitleveren AS - AR



12

4

4. Afgifte van goederen

Autorisatie tot goederenafgifte Afgifteorganisatie ◦ Individuele uitgiftebonnen ◦ Verzameluitgiftelijsten (picking lists) verzamelen gaat sneller + betere controle mogelijk; nadeel is extra ruimte- en tijdbeslag

Geautomatiseerd verzamelsysteem



13

5. Verzenden van goederen

Magazijnchef of Expeditiechef Eigen vervoer/externe transporteur

Fysieke distributie

◦ Routeplanning ◦ Verzendprocedure (vrachtbrief/routelijst)

Kosten



14

6. De magazijnadministratie

Afleggen van verantwoording ◦ Bewaren ◦ Ontvangen/afgeven van goederen

Controle door inventarisatie: ◦ Inventarisatie vs. info uit artikelbestand

Stellingkaart voor niet-geautomatiseerde omgevingen ◦ Zelfcontrole enz.



15

5

7. Voorraadinventarisatie (zie 4.5)

Doel ◦ Controle op de bewaarder

Controle op juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie ◦ Verbruiksmeting bij open magazijnen

Methoden ◦ Integraal ◦ Partieel roulerend ◦ (simultaan)



16

8. Vernietigen van goederen

Niet op eigen initiatief magazijnchef: beschikkend functionaris geeft opdracht Afval en uitval; kosten van vernietiging Opmaken proces-verbaal (protocol)



17

Het voorraadsysteem

Informatieve en controlerende aard ◦ ◦ ◦ ◦

Functies van voorraden (voorraadbegrippen) Opslaglocaties Prijzen bij mutaties en waardering (prijssystemen) Registratiemethoden Per stuk Per artikelsoort Per partij Per artikelgroep (financieel)



18

6

Voorraadinventarisatie

Doel ◦ Controle op de bewaarder ◦ Controle op juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie ◦ Verbruiksmeting bij open magazijnen

Methoden van voorraadopname ◦ Integraal ◦ Partieel roulerend ◦ (simultaan)



19

Inventarisatieprocedure

Aanwijzen van controleur Bepalen van inventarisatiemoment Uitprinten inventarisatielijst Vergelijken IST – SOLL met verschillenanalyse Afboeken magazijnverschillen (autorisatie door procuratiehouder) Bijhouden verschillenstatistiek

Voorraden bij derden

◦ Positieve methode ◦ Negatieve methode Opgaven, Opgaven, 3e druk, druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) druk)


20

7

De magazijnfunctie. Grondslagen Administratieve Organisatie Deel B processen en systemen. Hoofdstuk 4. Het magazijnproces- en voorraadsysteem

Recommend Documents