Bestuurlijk Overleg: ICT/aanpassing administratieve organisatie HLZ en Jeugdwet 1
Aanleiding
Met ingang van 1 januari 2015 treden de Wmo2015, de Jeugdwet en de Wlz in werking en maken de wijkverpleging alsmede delen van de GGZ en behandeling zintuiglijk gehandicapten onderdeel uit van de Zvw.
De hervorming van de langdurige zorg is een complexe operatie waarbij tussen partijen grote onderlinge afhankelijkheden bestaan. In de Werkafspraken Hervorming Langdurige Zorg die partijen in maart 2014 met elkaar hebben gemaakt, is afgesproken dat continuïteit van ondersteuning en zorg - binnen de wettelijke kaders - wordt geborgd en negatieve gevolgen voor burgers zoveel mogelijk worden beperkt. Landelijke partijen rekenen het tot hun verantwoordelijkheid om de transitie adequaat vorm te geven, en waar nodig signalen uit het veld af te wegen op eventuele noodzaak tot bijsturing.
Het maken van goede afspraken over de inrichting van de administratieve organisatie, de gegevensuitwisseling en het aanpassen van de ICT in de keten is randvoorwaardelijk hiervoor.
De Staatssecretaris van VWS is verantwoordelijk voor de inrichting van het stelsel en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de hervorming. De staatssecretaris draagt waar nodig en mogelijk bij aan een zorgvuldige transitie. Aanbieders en financiers zijn verantwoordelijk voor de continuïteit van zorg en ondersteuning en het daartoe inrichten van de administratieve organisatie, het maken van ketenafspraken over de gegevensuitwisseling en het implementeren van de noodzakelijke ICT.
2.
Probleemanalyse
De kaderstelling voor Wmo2015, Jeugdwet, WLZ en Zvw is afgerond. Op kleinere onderdelen is deze nog in ontwikkeling1. Per domein wisselt het niveau van de uitdagingen, maar bij veel zorgaanbieders komt het uiteindelijk allemaal samen. De onzekerheid speelt met name in de Wmo2015 en de Jeugdwet, en (in mindere mate) ook in de Wlz en de Zvw. De meeste zorgaanbieders hebben één softwarepakket waardoor problemen in het ene domein consequenties kunnen hebben in de andere domeinen.
De inkoop 2015 is in een afrondend stadium. Echter de totstandkoming van de inkoopafspraken heeft vertraging opgelopen. Mede als gevolg daarvan is ook de inrichting van de administratieve organisatie, de gegevensuitwisseling en het aanpassen van de ICT vertraagd.
Dit leidt tot onzekerheid over de ICT-matige ondersteuning van de overheveling van klanten van AWBZ naar de Wlz, Zvw, Wmo2015 n Jeugdwet, toegang, facturatie, declaratie, inning van eigen bijdragen en de verantwoording. Dat kan de continuïteit van zorg en ondersteuning bedreigen.
Softwareleveranciers hebben de applicaties veelal gereed. Onzeker is of overal de juiste aannames zijn gedaan en de applicaties de invoering van de wetten en de bedrijfsvoering volledig ondersteunen. Ook zijn recente beleidsmatige beslissingen niet in alle gevallen in de
1
Bijvoorbeeld de Wlz subsidieregeling eerstelijnsverblijf
software opgenomen. In november en december wordt de software waarmee de zorgaanbieders moeten werken uitgeleverd. Uitlevering is echter stap 1. Het inrichten van de software met de specifieke afspraken (producten, facturatie afspraken etc.) en het testen (intern en met ketenpartijen) zijn de volgende stappen. Voor een adequate implementatie is gemiddeld 3 maanden nodig. Softwarematige aanpassingen zijn voor 1 januari 2015 niet meer mogelijk, hetgeen betekent dat eventuele beleidsmatige besluitvorming ingeregeld moeten kunnen worden binnen de uitgeleverde applicatie of naar een nieuwe release begin volgend jaar moeten worden verplaatst. Tot die tijd moeten indien nodig workarounds worden afgesproken.
Specifiek voor de Wmo2015/Jeugdwet en voor gemeenten geldt dat de zorginfrastructuur2 begin december beschikbaar komt3 4. Vanaf dat moment kunnen de eerste ketentesten met het berichtenverkeer plaatsvinden. Softwareleveranciers kennen in veel gevallen de afspraken tussen zorgaanbieders en gemeenten nog niet. Gezien de beperkte resterende tijd is de kans reëel aanwezig dat uit de ketentesten bevindingen volgen die eerst opgelost moeten worden voordat de zorginfrastructuur volledig in gebruik kan worden genomen en daardoor uitloop ontstaat in de in productie name van de volledige ICT-infrastructuur.
Zorgaanbieders en gemeenten hoeven echter niet volledig te wachten op de uitkomsten van de ketentesten. Zij kunnen reeds starten met het aansluiten op VECOZO respectievelijk het Inlichtingenbureau. Alle noodzakelijke administratieve werkzaamheden (aanmelden, agb codes, certificaten installeren, rechten etc.) kunnen daarvoor op dit moment al plaatsvinden.
Derhalve is het voor partijen in het veld niet in alle gevallen mogelijk via reguliere ICTondersteuning aan alle vereisten tijdig te voldoen. Dit kan gevolgen hebben voor de mate waarin zij kunnen declareren, verantwoorden, productie monitoren en de rechtmatigheid borgen.
Na aanleiding van deze signalen zijn de afgelopen periode: de issues geïnventariseerd bij aanbieders, financiers en uitvoeringsinstanties (CAK, ZINL, CIZ en SVB); deze issues geprioriteerd en besproken met de ICT leveranciers; en zijn voor de Wmo2015 en de Jeugdwet in het plan iWmo PLUS mogelijke maatregelen benoemd. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de aanpak gericht op 1-1-2015 en de aanpak gericht op vervolmaking in 2015.
3
Aanpak
3.1
Situatie januari 2015: continuïteit van ondersteuning en zorg
Het is noodzakelijk dat zowel de financiers als de zorgaanbieders continuïteit in ondersteuning en zorg bieden. Administratieve en ICT problemen mogen daarbij niet hinderen.
Geleverde zorg en ondersteuning dient betaald te worden, ook als dit niet ICT-matig wordt ondersteund.5
Met de nu uitgeleverde ICT zullen de zorgaanbieders zich maximaal inspannen om aan de eisen te voldoen die zijn gesteld uit hoofde van wet- regelgeving en contracten, zodat adequaat kan worden gedeclareerd, betaald en verantwoord. Ook zullen de zorgaanbieders reguliere registratieactiviteiten, zoals het bijhouden van zorgdossiers, onverminderd gestalte geven. VWS roept gemeenten op voor 1 december 2014 helderheid te geven over het
2
Bij het Inlichtingenbureau, RINIS en VECOZO. Wlz en zvw lopen via bestaande vecozo schakelpunt. 4 De softwareleveranciers van de zorgaanbieders hebben met VECOZO voor de Wmo2015 al de noodzakelijke testen succesvol uitgevoerd. Voor Jeugd is het ontwikkelen en testen nog niet afgerond. 5 Voor wijkverpleging zijn hierover afspraken gemaakt tussen de aanbieders en ZN in het document ‘inzake vooruitbetaling toewijsbare wijkverpleegkundige zorg in 2015’ 3
berichtenverkeer die zij met de zorgaanbieder gaan hanteren.
Financiers zullen aanbieders niet overvragen en, indien het niet ICT-matig wordt ondersteund, terughoudend zijn met het vragen van beleidsinformatie.
Over de rechtmatigheid worden heldere afspraken gemaakt. Bij de exacte uitwerking van de (tijdelijke) aanpassingen rondom rechtmatigheid worden de aanwijzingen van Coziek, brancheorganisatie van accountants, betroken. Met betrekking tot de Zvw en de Wlz wordt uiteraard de Nza betrokken. VNG en VWS zullen (met BZK en organisatie van gemeenteaccountants) bevorderen dat gemeenten en aanbieders die afspraken maken over de inrichting van de administratie, het vaststellen van de rechtmatigheid van inkomsten en uitgaven, ook in de overgangssituatie voldoende waarborgen.
In de afgelopen periode zijn diverse issues geïnventariseerd. Een nadere analyse wordt uitgevoerd door de implementatiemanager van de aanbieders. In opmaat naar 1 januari 2015 zal bezien worden hoe deze in de ICT dan wel daarbuiten geaccommodeerd kunnen worden. Issues die niet voor 1 januari 2015 kunnen worden opgelost, worden meegenomen in de volgende release (zie 3.2). Voor de Wmo2015 en de Jeugdwet zijn deze issues in overleg met het veld vastgesteld. Omdat in de Wmo2015 en de Jeugdwet begin 2015 maar beperkt kan worden teruggevallen op ICT, is procesimplementatie tevens een belangrijk onderwerp.
De implementatietafels (Wmo/jeugd en Wlz) en de projectgroep iZvw die inmiddels zijn opgericht zijn hiervoor verantwoordelijk.
Samenhang tussen de issues en de besluiten op de verschillende domeinen wordt gerealiseerd door afstemming tussen een ICT implementatiemanager van VWS, de implementatiemanager vanuit de zorgaanbieders en financiers.
De implementatiemanager van de zorgaanbieders vertegenwoordigt de zorgaanbieders bij alle overleggen met betrekking tot ICT en administratieve organisatie.
Indien de facturatie en declaratie niet ICT-matig wordt ondersteund, zullen gemeenten, zorgkantoren en zorgverzekeraars de geleverde ondersteuning en zorg – voor een groot deelvooruitbetalen onder de voorwaarde dat de zorgaanbieder inzage geeft in de geleverde maar nog niet gedeclareerde zorg. Dit geldt totdat de ICT wel in staat is de noodzakelijke processen te accommoderen.
De bevoorschotting zoals die gold in de AWBZ blijft in de Wlz bestaan6. Voor de wijkverpleging zijn hierover afspraken gemaakt en beschreven in het document ‘inzake vooruitbetaling toewijsbare wijkverpleegkundige zorg in 2015’.7 Ook een deel van de gemeenten hebben afspraken gemaakt over vooruitbetaling in het kader van de Wmo2015 en de Jeugdwet. De VNG en VWS zullen gemeenten en aanbieders oproepen daar waar nodig aanvullende afspraken over vooruitbetaling te maken en stellen hiervoor in overleg met zorgaanbieders een beslismodel en informatiekaart op. Het beslismodel en de informatiekaart bevatten heldere criteria waarlangs vooruitbetaling kan plaatsvinden.
Partijen zullen onder regie van VWS in kaart brengen en organiseren wat nodig is om er voor te zorgen dat zowel de zorgaanbieders als de inkopende partijen hierdoor geen problemen met rechtmatigheid krijgen in het kader van de materiële- en accountantscontrole. Als uitgangspunt geldt de stand van de ICT en de bedrijfsvoering bij zorgaanbieders op 1 januari 2015. Zo nodig worden tijdelijke coulanceregelingen betracht.
6
Over de bevoorschotting bij de subsidieregelingen vindt nog overleg plaats. De tekst uit de notitie luidt: ‘Een vooruitbetaling rond iedere 20e van de maand startend vanaf 20 februari zal plaatsvinden als de onafhankelijk ketentestmanager zoals aangesteld door VWS aangeeft dat declaraties redelijkerwijs nog niet digitaal kunnen verlopen. Over de criteria die voor dit oordeel worden gehanteerd zullen nadere afspraken worden gemaakt.’ 7
3.2
Eerste (en tweede) release software in 2015
De issues in de ICT, c.q. als gevolg van het niet aangesloten zijn op de ICT zoals deze per november 2015 is uitgeleverd, worden zoals in 3.1 beschreven op de implementatietafels/projectgroep iZvw in beeld gebracht. Indien nieuwe issues opkomen, worden deze op een zelfde manier geïnventariseerd.
De issues uit de verschillende wetten worden in samenhang geprioriteerd door de ICT implementatiemanager van VWS, de implementatiemanager van de zorgaanbieders en door de financiers. Hiervoor worden criteria opgesteld. De belangrijkste prioriteiten zijn continuïteit van ondersteuning en zorg en het zoveel mogelijk voorkomen van negatieve effecten voor de burger.
Het Zorginstituut is verantwoordelijk voor de communicatie richting softwareleveranciers van de aanbieders en in de Wlz. Waar nodig krijgt het Zorginstituut aanvullende opdrachten vanuit de ICT implementatiemanager van VWS. Ditzelfde is van toepassing voor de softwareleveranciers voor het gemeentelijke domein en KING. Zorgverzekeraars Nederland is verantwoordelijk voor de aansturing van Vektis voor de aanpassingen rondom wijkverpleging, zorg zintuiglijk gehandicapten en de GGZ. Indien door genoemde partijen issues worden onderkend, worden deze door de partijen bij de implementatiemanager van VWS ter bespreking ingediend.
Indien sprake is van specifieke prioriteitstelling wordt dit door het Zorginstituut, KING of Vektis met de ICT leveranciers besproken om te bezien welke issues in de eerst release 2015 kunnen worden meegnomen.
Indien de genoemde issues leiden tot noodzakelijke aanpassingen in de ICT in de vorm van een nieuwe release door de softwareleveranciers, dient in aanvulling op de ontwikkeltijd van de softwareleveranciers opnieuw rekening gehouden te worden met de 3 maanden implementatietijd bij de zorgaanbieders. Indien issues er te leiden dat deze tijd niet gerespecteerd kan worden, doen de implementatiemanagers een voorstel en wordt dit voorstel in een directeurenoverleg besproken.
Zolang een issue niet ICT-matig is opgelost, gelden de afspraken zoals aangegeven onder 3.1.
3.3
Vervolg 2015
Voor het vervolg van 2015 wordt zonodig de werkwijze onder 3.2 gecontinueerd. Dat betekent dat op de verschillende implementatietafels issues in beeld worden gebracht. Deze worden in samenhang geprioriteerd en hierover worden afspraken gemaakt met de softwareleveranciers. De ICT-implementatiemanagers van VWS, van de zorgaanbieders en de financiers zijn verantwoordelijk voor de borging van de samenhang.
Uiterlijk in juli 2015 wordt de stand van zaken in een directeurenoverleg besproken en worden voorliggende afspraken herbevestigd dan wel aangepast. De implementatiemanagers geven maandelijks een overzicht van de stand van zaken.
4.
Facilitering Er bestaan diverse helpdesk-en en kennisbronnen. KING heeft deze functie voor de gemeenten. Voor de Wlz is het Zorginstituut de beheerder van de standaarden (het AZR berichtenverkeer) en voor een deel (toewijzingsbericht) voor de Wmo. Vektis is verantwoordelijk voor de declaratiestandaarden in alle domeinen. Deze partijen beschikken over een helpdesk voor voorkomende vragen van financiers, softwareleveranciers of
zorgaanbieders.
Voor alle andere implementatievragen bestaat helpdesk voor zorgaanbieders waar vragen worden beantwoord en gelijktijdig de informatievoorziening aan partijen over de onderwerpen waarop vragen leven, wordt georganiseerd8.
De implementatiemanagers monitoren de voortgang van de implementatie van de ICT aanpassingen en de aanpassingen van de administratieve organisatie. De implementatiemanagers zijn ook verantwoordelijk voor de coördinatie van de ketentesten zoals het signaleren van knelpunten en ondersteunen van veldpartijen bij het testtraject.de verhouding en de rollen van de implementatiemanagers worden verhelderd.
8
http://hervorminglangdurigezorg.nl/hervorming_en_ondersteuning/zorgaanbieders-zorgverleners
