BESCHRIJVING VAN DE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

BESCHRIJVING VAN DE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE 20 september 2007

Inhoudsopgave 1. DE ORGANISATIE .............................................................................................................2 1.1 Activiteiten en Aanbod...................................................................................................2 1.2 Organisatiestructuur ......................................................................................................2 2. INLEIDING TOT DE BESCHRIJVING VAN DE AO..............................................................5 2.2 Functieomschrijvingen...................................................................................................5 2.3 Functiescheiding ...........................................................................................................8 2.4 Begrotingen ................................................................................................................10 2.5 Automatisering ............................................................................................................10 2.6 Managementinformatie................................................................................................12 2.7 Bewaring.....................................................................................................................12 3. DE KASPROCEDURE ......................................................................................................14 3.1 Bevoegdheden............................................................................................................14 3.2 Geldopname ...............................................................................................................14 3.3 Gelduitgifte..................................................................................................................14 3.4 Declaraties en voorschotten ........................................................................................15 3.5 Geldontvangst.............................................................................................................16 3.6 Kas telling ...................................................................................................................17 3.7 Bewaring Kasgeld .......................................................................................................17 3.8 Geldafstorting..............................................................................................................18 3.9 Administratieve afwikkeling..........................................................................................18 3.10 Controle maatregelen ................................................................................................18 4. HET INKOOPPROCES .....................................................................................................19 4.1 Diensten van artiesten/gastdocenten ...........................................................................19 4.2 Barinkopen..................................................................................................................20 4.3 Overige inkopen ..........................................................................................................21 4.4 Financiële en administratieve afwikkeling ....................................................................22 4.5 Creditcard betalingen ..................................................................................................22 5. HET VERKOOPPROCES .................................................................................................23 5.1 Subsidies ....................................................................................................................23 5.2 Opbrengst entreegelden evenementen ........................................................................24 5.3 Barverkopen................................................................................................................26 5.4 Verhuur van ruimten....................................................................................................27 5.5 Overige verkopen........................................................................................................29 5.6 Aanmaanprocedure.....................................................................................................30

1. DE ORGANISATIE 1.1 Activiteiten en Aanbod Stichting Worm is een organisatie die zich bezig houdt met het organiseren van concerten, optredens, vertoning van films, workshops, masterclasses, festivals, uitwisselingen en andere evenementen. De stichting beschikt voor het uitoefenen van haar activiteiten over een viertal publieke ruimtes

•

De foyer, met een capaciteit voor ongeveer 100 personen

•

De concert/danszaal, met een capaciteit voor 150-250 personen

•

De filmzaal, met een capaciteit tot 40 zitplaatsen

Naast deze ruimtes beschikt de stichting over een filmwerkplaats, een geluidsstudio en een digitaal platform (WORM.station). En er is een winkel (WORM.shop) gevestigd in het pand. Deze winkel is particulier eigendom. De diverse studio's en publieksruimtes zijn eventueel te gebruiken door derden, al dan niet tegen een vergoeding. Ook verhuurt stichting WORM ruimtes voor vergaderingen, (bedrijfs)feesten, talkshows, expertmeetings, filmvertoningen, productpresentaties, voorstellingen, borrels, trainingen en workshops. De stichting ontvangt voor de uitvoering van haar activiteiten jaarlijkse subsidies en projectsubsidies van de gemeente en fondsen. 1.2 Organisatiestructuur In het volgende schema is te zien hoe de organisatie binnen WORM is ingedeeld.

2

systeem beheer

geluidsstudio

fin admin

administratie kantoor

bestuur organisatie

wormstation

werkplaatsen

beheer gebouw

educatie

zakelijke leiding

algemeen directeur

verhuur

productie

filmwerk plaats

PR

productie

publiek

vrijwilligers

film

muziek horeca

overig

ORGANOGRAM = directie

bestuur

= budgethouder = uitvoerend algemeen / artistiek directeur

= extern

adjunct / zakelijk directeur

= administratie

beheerder filmwerkplaats

beheerder geluidsstudio

projectleider film

medewerker publiciteit

projectleider muziek

vrijwilligers coödinator

productie medewerker

operateur

productie assistent

geluids technicus

bedrijfsleider

boekhouder

oproepkrachten horeca

horeca medewerker

vrijwilligers (deur en bar)

schoonmaker

office manager

medewerker verhuur

financieel medewerker

systeembeheerder

beheerder gebouw

2. INLEIDING TOT DE BESCHRIJVING VAN DE AO 2.1 Typologie Stichting WORM valt in de categorie dienstverlenende bedrijven. Binnen deze categorie wordt onderscheid gemaakt tussen een aantal soorten van dienstverlenende bedrijven. Hieronder wordt aangegeven welke activiteiten van stichting WORM onder welke soort dienstverlening vallen: Ten aanzien van het organiseren van concerten en evenementen is de organisatie te typeren als een dienstverlenende organisatie met beschikbaarstelling van niet-specifiek gereserveerde ruimten. Ten aanzien van de verhuur van ruimten wanneer deze niet voor eigen gebruik worden aangewend, is de organisatie te typeren als een dienstverlenende organisatie met beschikbaarstelling van specifiek gereserveerde ruimten. Ten aanzien van de barverkopen is de organisatie te typeren als een dienstverlenend bedrijf met doorstroming van eigen goederen.

2.2 Functieomschrijvingen Bij stichting WORM zijn 14 medewerkers in dienst. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van vrijwilligers en oproepkrachten voor de entree en de barwerkzaamheden. Hieronder kort de functieomschrijvingen: Bestuur Bestaat uit zes personen, namelijk een voorzitter, secretaris, penningmeester en drie bestuursleden. De taken en bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in het bestuursregelement. Het bestuur heeft een controlerende functie t.a.v. de administratie, t.a.v. de inkoop van evenementen, t.a.v. de aanvraag van subsidies en inkomsten uit subsidies en t.a.v. de aanschaf van activa. Daarnaast is het bestuur beschikkend v.w.b. het verlenen van volmachten m.b.t. bancair verkeer.

5

Algemeen / artistiek directeur Belast met de algehele coördinatie en de artistieke leiding t.a.v. de projectleiders. Taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in het directieregelement. De artistiek directeur is gevolmachtigd door het bestuur om geld op te nemen (uitvoerend), beschikkend voor wat betreft creditcard betalingen, het inkopen van evenementen en het aanvragen van voorschotten. Daarnaast is de artistiek directeur uitvoerend v.w.b. de inkoop van evenementen en tijdelijk bewarend v.w.b. de voorschotten. Adjunct / zakelijk directeur Verantwoordelijk voor de financiële zaken, huisvesting en personeelsbeleid. Taken en bevoegdheden zijn vastgelegd in het directieregelement. Heeft een controlerende functie t.a.v. de administratie, het inkopen van evenementen, de inkoop van kantoorartikelen, de inkoop van horecagoederen en de algemene kas. Daarnaast een beschikkende functie t.a.v. het verrichten van betalingen, t.a.v. de verhuring van de ruimtes en de aanschaf van activa. Tot slot heeft de zakelijk directeur een bewarende en uitvoerende functie t.a.v. de betalingspassen. Projectleiders Zij produceren evenementen. Hebben een beschikkende functie voor wat betreft creditcard betalingen, het inkopen van evenementen en het aanvragen van voorschotten. Daarnaast zijn de projectleiders uitvoerend v.w.b. de inkoop van evenementen en tijdelijk bewarend v.w.b. de voorschotten. Bedrijfsleider Verantwoordelijk voor goed verloop van publieke activiteiten. Heeft een controlerende functie t.a.v. de inkoop van horecagoederen, een controlerende en registrerende functie t.a.v. kasgeld uit bar en recette, een bewarende functie t.a.v. de bufferkas, een controlerende functie t.a.v. de verhuringen en de bedrijfsleider is uitvoerend voor wat betreft de aanschaf van activa. Horeca medewerker Heeft een beschikkende functie t.a.v. het verrichten van horeca-inkopen, een bewarende functie t.a.v. de ingekochte horecagoederen en een bewarende functie t.a.v. de baropbrengsten. Daarnaast is de horecamedewerker uitvoerend op het vlak van verhuringen en barwerkzaamheden.

6

Boekhouder Belast met de boekhouding van de organisatie (inboeken kasboek, bankafschriften, opmaken facturen, klaarzetten betalingen, etc.). Heeft een controlerende functie t.a.v. de kas en een registrerende functie t.a.v. de boekhouding, de inkoop van kantoorartikelen, de horeca inkoop, de bar- en recetteopbrengsten, inkomsten uit subsidies en de aanschaf van activa. Daarnaast heeft de boekhouder een registrerende en controlerende functie t.a.v. het gebruik van betaalpassen, de creditcard betalingen, inkopen uit evenementen, verstrekte voorschotten, de beide kassen en de verhuur. Medewerker financiële administratie Belast met het kasbeheer. Heeft een uitvoerende functie v.w.b. de boekhouding, de algemene kas en de verrichting van pinopnames. Daarnaast is de financiële medewerker verantwoordelijk voor de registratie en controle van de voorschotten en de bufferkas en de controle van de bar- en recetteopbrengsten. Tot slot bewaart de medewerker financiële administratie de algemene kas en is hij/zij uitvoerend v.w.b. kasbetalingen. Officemanager Belast met administratieve werkzaamheden en kleinschalig onderhoud. Heeft een beschikkende en uitvoerende functie t.a.v. het inkopen van kantoorartikelen. Systeembeheerder Belast met het beheer van de computers en de ontwikkeling van op maat gemaakte software voor stichting WORM, heeft een uitvoerende functie. Medewerker publiciteit Verantwoordelijk voor de publiciteit en marketing van de organisatie. Heeft een beschikkende en uitvoerende functie t.a.v. het verrichten van bestellingen t.b.v. publiciteit. Productiemedewerker Belast met ondersteunende taken voor productie en technische ondersteuning van de zalen. Heeft een uitvoerende functie. Medewerker Verhuur Belast met het behandelen van verhuuraanvragen. Heeft een uitvoertende functie t.a.v. het inplannen van verhuuraanvragen, het opmaken offertes, verhuurcontracten en factuursheets.

7

Schoonmaker Belast met schoonmaakwerkzaamheden, heeft een uitvoerende functie. Vrijwilligers / barhoofden Er zijn 60 vrijwilligers werkzaam. Deze worden ingezet voor het draaien van (entree)kassa –en bardiensten. Zij hebben een bewarend, uitvoerende en registrerende functie t.a.v. de kaartverkoop en barverkoop Palet administraties en belastingen Het opmaken van de kwartaalrekeningen, jaarrekening en de loonadministratie zijn uitbesteed aan administratiekantoor Palet Administraties. Ze hebben een registrerende functie t.a.v. de subsidies en de aanschaf van activa.

2.3 Functiescheiding Bestuur Binnen het bestuur is functiescheiding aangebracht tussen voorzitter, penningmeester en secretaris. Kasprocedure Er is functiescheiding aanwezig tussen kasbeheer, kasuitgifte, kasontvangst (medewerker financiële administratie) en registratie van de kasmutaties en controle van de kas (boekhouder). Inkopen van diensten van artiesten/gastdocenten Er is geen functiescheiding aangebracht tussen de beschikkende en de tijdelijk bewarende functie (projectleider). Contante betalingen door projectleiders worden gecontroleerd op juistheid en volledigheid (boekhouder) en betalingsbewijzen dienen te worden overlegd (medewerker financiële adminstratie). Barinkopen Er is geen functiescheiding aangebracht tussen de beschikkende en de bewarende functie. Wel worden aan de hand van orderformulieren de inkopen en voorraden steekproefsgewijs door de bedrijfsleider gecontroleerd. Daarnaast wordt ééns per kwartaal de voorraad geïnventariseerd door de bedrijfsleider en wordt de verhouding inkoop / verkoop berekend.

8

Subsidies Er is functiescheiding aanwezig tussen de aanvrager van de subsidies (zakelijk directeur / bestuur), de administratie van de ontvangen subsidiegelden (boekhouder), de administratie van de subsidiebeschikking (Palet administraties) . Entree- & baropbrengsten Er is functiescheiding aanwezig tussen de kaart- en barverkoop (vrijwilliger / barhoofd / medewerker horeca), de kastelling (bedrijfsleider / horeca medewerker) en het maken van de aansluiting van de kassa uitdraai met het kasgeld (medewerker financiële administratie en bedrijfsleider). Zaalverhuur Er is functiescheiding aangebracht tussen het maken van afspraken betreffende de verhuur (medewerker verhuur), het registreren van de verhuur in de administratie middels een contract (zakelijk leider) en de ontvangst van de opbrengsten van de verhuur (boekhouder).

administratie / boekhouding bestuur

bankbetalingen verrichten

C

C

BS

R

finadmin medewerker

U

R/C/U

C BS

BS / U

BW / U

BW / U

C

BS

BS / U

R/C

R/C

R/C U

publiciteitsmedewerker palet administratie

BS / U R

inkoop kantoor artikelen

voorschotten inkoop horeca evenementen algemene kas

algemeen directeur zakelijk directeur

bufferkas

BS / BW C

C

C

projectleider

BS / BW

bedrijfsleider

C

horeca medewerker boekhouder

inkopen evenementen

U

projectleider boekhouder

creditcard

BS / C

algemeen directeur zakelijk directeur

betaalpassen

BW / U

BW / BS / U R

R

R/C

9

R/C

R/C

finadmin medewerker office manager

R/C/U

BW / U

R/C

verhuur

subsidies

aanschaf activa

C

C

BS

C / BS

BS / U

barkassa

recettekassa

bestuur zakelijk directeur bedrijfsleider horeca medewerker

BS / C R/C

R/C

C

R/C

BW / U

boekhouder

R

R

finadmin medewerker

C

C

verhuur medewerker vrijwilligers /barhoofd

U

R

R

R

R

U R / BW / U

R /BW / U

palet administratie productie medewerker

U

systeembeheerder

U

2.4 Begrotingen De directie is geautoriseerd door het bestuur voor het opmaken van een jaarbegroting. De jaarbegroting wordt in samenwerking met de projectleiders opgesteld aan de hand van de gestelde eisen door de subsidiënten. Het bestuur beoordeelt de jaarbegroting en geeft een akkoord. Aan de hand van de goedgekeurde jaarbegroting stelt de directie in overleg met de projectleiders de budgetten voor projecten vast. Onder de diverse projecten die apart in de boekhouding worden geregistreerd vallen diverse evenementen. Per evenement kan er in WORM.extranet door de projectleider een costing worden bijgehouden van het project.

2.5 Automatisering Applicaties • Cash boekhoudsoftware: voor het voeren van de financiële administratie 10

•

Rabo Telebankieren: voor het verrichten van betalingen

•

WORM.extranet: een op maat ontwikkelde software-applicatie voor de planning van projecten en de registratie van projectinformatie

Fysieke beveiliging Bij stichting WORM is er een afsluitbare computerruimte aanwezig waarin de bestandsserver is geplaatst. De boekhoudcomputer staat op het kantoor van de financiële administratie. Er zijn geen beveiligingsmaatregelen tegen water –en brandschade getroffen. Logische toegangsbeveiliging: •

Cash Boekhoudsoftware: Door in te loggen met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, wordt toegang verleend aan boekhouder en zakelijk leider.

•

Rabo Telebankieren: Om het programma op te starten moet een wachtwoord gegeven worden. Dit wachtwoord is bekend bij de zakelijk directeur en de boekhouder. Daarnaast is voor het versturen van de opdracht door de Rabobank een kaart verstrekt, die in een kaartlezer moet worden gestoken. Bij de kaart hoort een wachtwoord. Het wachtwoord is alleen bekend bij de zakelijk directeur en de kaart wordt beheerd in een kluis die alleen toegankelijk is voor de zakelijk directeur.

•

WORM.extranet: Voor de planning van projecten en het registreren van projectinformatie wordt gebuikt gemaakt van het WORM.extranet. Elke gebruiker heeft toegang tot delen van WORM.extranet via een eigen gebruikersnaam en wachtwoord.

Back-up –en recoverymaatregelen •

server bij Luna.nl voor het WORM.extranet, de website en mail bevindt zich buiten het pand van stichting WORM. Het maken van een back up wordt dagelijks door Luna.nl uitgevoerd.

•

server WORM, voor bestanden / bedrijfsgegevens bevindt zich in het pand van stichting WORM. Het maken van een back up wordt maandelijks door de algemeen directeur uitgevoerd.

•

computer voor de boekhouding en telebankieren bevindt zich in het pand van stichting WORM. Het maken van een back up wordt maandelijks door de zakelijk directeur uitgevoerd.

Onderhoud Er is bij stichting WORM een systeembeheerder werkzaam. Deze beheert en onderhoudt het computerpark.

11

2.6 Managementinformatie Hieronder is weergegeven met welke informatiebehoeften de directie/bestuur van Stichting WORM de organisatie bestuurt en de processen beheerst. Kwartaalinformatie directie •

De resultatenrekening

•

De balans

•

Kosten en kostenontwikkeling per project.

•

Opbrengsten per project.

•

Naleving van de subsidievoorwaarden

•

Aantal bezoekers

•

Verhouding verkopen t.o.v. inkopen met voorraad-overzicht

•

Resultaten m.b.t. de verhuur van de zaalcapaciteit

Kwartaalinformatie bestuur •


•

De balans

•

Bezoekersaantallen per kwartaal / t.o.v. eerdere perioden

•

Naleving van de subsidievoorwaarden

Jaarinformatie bestuur •


•

De balans

•

Jaarverslag

•

Jaarplan

•

Verantwoording voor de kwaliteit van het jaarprogramma

•

Bezoekersaantallen per periode / t.o.v. vorig jaar

•

Bezoekersaantallen per concert/voorstelling

2.7 Bewaring WORM beschikt over een viertal rekeningen:

12

•

Rekening courant (Rabo 3818.48.655) - voor lopende betalingen en inkomsten uit verkopen. Ook de structurele subsidies worden op deze rekening gestort.

•

Salaris rekening (Rabo 3963.74.727) - voor maandelijkse betalingen van het salaris van vaste medewerkers en oproepkrachten.

•

Projectenrekening (Rabo 1029.99.007- voor subsidies en betalingen ihkv speciale projecten.

•

Rekening met krediet (Triodos 21.23.08.769) - n.a.v. de verbouwing afgesloten.

Daarnaast zijn er vier kluizen die in afsluitbare ruimtes zijn opgesteld: •

Algemene kas - t.b.v. algemene betalingen en voorschotten. Zakelijk directeur en financieel medewerker zijn in bezit van de regelmatig wisselende code.

•

Bufferkluis - t.b.v. de buffer waarmee inzetten van kassa’s worden gemaakt. Bedrijfsleider en financieel medewerker zijn in het bezit van de regelmatig wisselende code.

•

Productiekluis - t.b.v. uitbetalingen van artiesten door projectleiders of inzetten van kassa’s voor avondverantwoordelijken wanneer bedrijfsleider afwezig is. Code is in bezit van bedrijfsleider en avondverantwoordelijke of projectleider en wisselt per gebruik.

•

Directiekluis - t.b.v. de bewaring van bankpassen, creditcard, telebankier pas en reservesleutels van de diverse kluizen. De code van deze kluis is in het bezit van de zakelijk directeur.

13

3. DE KASPROCEDURE Deze procedure heeft betrekking op de algemene kas van Stichting WORM en de bufferkas. De bufferkas is feitelijk een overname van de kassiersfunctie middels een voorschotbedrag waarmee de bedrijfsleider kassa-inzetten maakt. Registratie van uitgaven en inkomsten vindt plaats in het kasboek en op grootboekrekening van de algemene kas. Bij afwezigheid van de bedrijfsleider neemt de financieel medewerker de taak over en maakt hij / zij zonder bufferkas de inzetten voor de bar- en recettekassa.

3.1 Bevoegdheden De medewerker financiële administratie is bij stichting WORM verantwoordelijk gesteld voor het beheer van de algemene kas. Bij afwezigheid wordt de taak overgenomen door de zakelijk directeur. Voor tijdelijke overname van de kassiersfunctie wordt volstaan met een voorschotbedrag.

3.2 Geldopname De medewerker financiële administratie is bevoegd tot het opnemen van geld bij de bank. Er is een maximum opnamelimiet door de zakelijk directeur vastgesteld van € 1.500,- .De geldopname wordt door de medewerker geregistreerd in het kasboek en de bon van de geldopname wordt hierbij gevoegd. Deze bon wordt a.d.h.v. bankstukken gecontroleerd door de boekhouder. De pas voor geldopname wordt bewaard in de kluis van de zakelijk directeur. Bij afwezigheid wordt de opname verzorgd door de zakelijk directeur.

3.3 Gelduitgifte Algemene kas Een projectleider kan ten behoeve van contante inkopen (van diensten en goederen) voor een evenement een voorschot aanvragen. De aanvraag geschiedt via WORM.extranet. Hierdoor is de medewerker financiële administratie in staat om tijdig over genoeg geld te beschikken om de uitgave te kunnen realiseren. Wanneer de medewerker financiële administratie geld uit de kas aan de projectleider verstrekt wordt deze gelduitgifte geregistreerd op een voorschotformulier (bijlage I). Ten behoeve van de geldoverdracht

14

wordt het voorschotformulier door de medewerker financiële administratie en de projectleider ondertekend. Alle voorschotuitgiften worden door de medewerker financiële administratie in het kasboek geregistreerd en door de boekhouder op een persoonlijk grootboeknummer geboekt. Er is een maximumuitgifte van € 2.000,- per evenement door de directie vastgesteld. Wanneer meer geld benodigd is, zal de zakelijk directeur het voorschotformulier mede ondertekenen. Overige gelduitgifte vindt plaats middels declaratieformulieren. Medewerkers dienen betalingsbewijzen te overleggen waarna de medewerker financiële administratie overgaat tot gelduitgifte. Formulieren met declaraties vanaf een totaalbedrag van € 100,- die losstaan van de programmering- en horeca-inkopen worden geparafeerd door de zakelijk leider. Wekelijks wordt door de medewerker financiële administratie aan de bedrijfsleider een buffer verstrekt waarmee de bedrijfsleider kassa-inzetten kan maken voor de bar en entree kassa’s. De uitgifte wordt geregistreerd middels een voorschotformulier. Bufferkas De bufferkas wordt beheerd door de bedrijfsleider. Deze kas wordt gebruikt om voor evenementen inzetten te maken voor bar- en recettekassa’s en om de opbrengsten te bewaren. Per evenement maakt de bedrijfsleider een kassa klaar voor de bar en een kassa voor de kaartverkoop. Deze inzetten worden geregistreerd op de entree- en barkassa formulieren (bijlage III&IV). De medewerker die de kas overneemt dient de kassa te tellen en te controleren of het kassaformulier juist is ingevuld.

3.4 Declaraties en voorschotten De inkopen worden door de projectleiders gedeclareerd. Hiertoe dient een declaratieformulier (bijlage II) te worden ingevuld waarbij betalingsbewijzen dienen te worden gevoegd. Op het declaratieformulier wordt aangegeven ten laste van welk programma de kosten zijn gemaakt en uit welk voorschot de inkopen zijn gedaan. Na het project levert de projectleider het declaratieformulier samen met alle betalingsbewijzen in bij de medewerker financiële administratie. De medewerker financiële administratie controleert of declaraties juist zijn ingevuld en of bijgeleverde betalingsbewijzen volledig zijn. Ook controleert de medewerker financiële administratie op vreemde uitgaven.

15

Eventuele vreemde uitgaven worden aan de zakelijk directeur gerapporteerd, welke de betreffende projectleider zal aanspreken. Het resterende voorschot dient aan de medewerker financiële administratie door de projectleider teruggegeven te worden. Zijn de declaraties hoger dan het eerder uitgegeven voorschot dan wordt de declaratievergoeding uit de kas of per bank aan de projectleider verstrekt. Wanneer de gegevens compleet zijn en de betalingsbewijzen akkoord zijn, tekent de medewerker financiële administratie voor ontvangst en noteert de uitgaven in het kasboek. Indien declaraties geen betalingsbewijzen bevatten kan er niet tot verrekening worden overgegaan. Op het declaratieformulier wordt aangegeven uit welk voorschot de uitgaven zijn gedaan. De boekhouder registreert de declaratie van het voorschot in de boekhouding zodat er een duidelijk overzicht is van uitstaande bedragen.

3.5 Geldontvangst Bufferkas De contante ontvangsten van stichting WORM betreffen voornamelijk entreegelden en de barverkopen die verlopen via de bufferkas. Voor de registratie van deze ontvangsten wordt per evenement gebruik gemaakt van een entree/barkassa formulier (bijlage III&IV) en ter controle zijn er de kassa-uitdraaien van WORM.extranet (bijlage V) en de barkassa. Vrijwilligers / barhoofden / horeca medewerkers bij de kassa’s registreren ontvangsten middels de barkassa of het onderdeel ‘deur’ uit WORM.extranet (bijlage VIII). Na afloop van het evenement controleert de bedrijfsleider de kasinkomsten door netto-opbrengst te vergelijken met de uitdraai van de barkassa en de kassa uitdraai van WORM.extranet (bijlage V). Algemene kas Eens per week wordt de bufferkas overgeheveld naar de algemene kas. De bedrijfsleider overlegt de bar- en entreekassa fomulieren en de uitdraaien uit WORM.extranet en de barkassa van de georganiseerde evenementen en de inkomsten. Voor de overdracht wordt gebruik gemaakt van een buffer retour formulier (bijlage VI). Op het buffer retour formulier wordt aangegeven uit welk buffervoorschot de uitgaven zijn gedaan. De boekhouder registreert de declaratie van het voorschot in de boekhouding zodat er een duidelijk overzicht is van uitstaande bedragen.

16

Alle geldontvangsten worden per evenement door de medewerker financiële administratie in het kasboek geregistreerd endoor de boekhouder verwerkt in de boekhouding.

3.6 Kas telling Bufferkas De medewerker financiële administratie telt de ingekomen bufferkasgelden, controleert de entree- en barkassa fomulieren en vergelijkt deze met de uitdraaien uit WORM.extranet en de barkassa. De feitelijke inkomsten van de formulieren en de geregistreerde inkomsten uit de uitdraaien worden door de medewerker financiële administratie ingevoerd in een borderel (bijlage VII). Kasverschillen worden voor zover mogelijk door de bedrijfsleider verklaard. Kasverschillen en verklaringen worden in een borderel geregistreerd en ingevoerd in de boekhouding op de rekening ‘Kasverschillen’. De limiet voor kasverschillen per kassa per evenement bedraagt € 25,-. Wanneer er een groter kasverschil is ontstaan dient dit geautoriseerd te worden door de zakelijk directeur. Algemene kas Wekelijks wordt de algemene kas door de boekhouder geteld. Kasverschillen worden voor zover mogelijk door de medewerker financiële administratie verklaard. Hierbij worden medewerker financiële administratie ter verantwoording gehoord. Wekelijks wordt een aansluiting gemaakt tussen het daadwerkelijk aanwezige kasgeld, het kassaldo volgens het papieren kasboek en het kassaldo in de boekhouding. Kasverschillen worden in het kasboek geregistreerd. De vastgestelde limiet waartegen het kasverschil geautoriseerd dient te worden door de zakelijk directeur bedraagt € 50,-.

3.7 Bewaring Kasgeld Het kasgeld van de algemene kas wordt bewaard in een afgesloten ruimte in een brandwerende kluis waarvan de code alleen bij de medewerker financiële administratie en de zakelijk directeur bekend is. De code wordt als beveiligingsmaatregel regelmatig veranderd. De code van de bufferkas is alleen bekend bij de bedrijfsleider. Bij afwezigheid van de bedrijfsleider bij een evenement worden de inzetten en opbrengsten in een aparte kas afgestort, waarvan alleen de bedrijfsleider en de voor de afstorting verantwoordelijke medewerker de code kennen.

17

3.8 Geldafstorting Afstortingen op de rekening courant van WORM worden in het kasboek geregistreerd en het afstortbewijs wordt bijgevoegd. De vastgestelde limiet van het kassaldo voor afstorting uit de algemene kas bedraagt € 5.000,-.

3.9 Administratieve afwikkeling Alle feitelijke uitgaven en ontvangsten worden door de medewerker financiële administratie in het kasboek geregistreerd. De boekhouder controleert het kasboek en bijbehorende financiële stukken waarna de uitgaven en ontvangsten in het kasboek van de financiële administratie per project worden geadministreerd. Hierbij worden de kasstukken doorlopend genummerd. Kasverschillen worden ingeboekt op de rekening ‘Kasverschillen’.

3.10 Controle maatregelen Een aantal malen per jaar voert de zakelijk directeur onverwacht een kascontrole uit waarbij het totaal aanwezige baar geld in het pand wordt geteld en nagegaan wordt of dit bedrag overeenkomt met het saldo in de administratie. Maandelijks wordt door de boekhouder een overzicht uitgedraaid van openstaande voorschotten. Medewerkers die nog voorschotten hebben uitstaan van langer dan 14 dagen worden door de boekhouder gemaand deze binnen een week te verrekenen. Zoals gemeld wordt wekelijks een aansluiting gemaakt tussen het daadwerkelijk aanwezige kasgeld (geteld door de medewerker financiële administratie), het kassaldo volgens het papieren kasboek (medewerker financiële administratie) en het kassaldo in de boekhouding (boekhouder). Dit overzicht wordt in het kasboek bijgevoegd.

18

4. HET INKOOPPROCES 4.1 Diensten van artiesten/gastdocenten Bevoegdheden Elke projectleider mag, na toestemming van de directie voor het evenement dat deze organiseert, artiesten en gastdocenten werven. Voor elk project bestaande uit meerdere evenementen is vooraf een budget toegekend. Impuls Elke projectleider kan evenementen plannen, welke in WORM.extranet worden geregistreerd. Voor het project zijn vaak artiesten of gastdocenten nodig. Deze worden rechtstreeks óf via een boekingskantoor geboekt. Vergoedingen De projectleider is bevoegd om akkoord te gaan met vergoedingen die de artiest, de gastdocent of het boekingskantoor vraagt. De afspraak omtrent de vergoeding wordt schriftelijk via de mail vastgelegd. Er is door de directie een formele maximale vergoeding van € 1.250,- vastgesteld waartegen artiesten en gastdocenten aangetrokken mogen worden. De vergoedingen aan artiesten en gastdocenten kunnen zowel per bank als contant worden uitbetaald. Voorbereiding Wanneer de uitbetaling aan artiesten/gastdocenten contant plaats vindt, maakt de projectleider hiervoor gebruik van een voorschot. Tot het moment van uitbetaling, bewaart de projectleider het geld in een aparte brandwerende productiekluis, waarvan alleen de projectleider en de medewerker financiële administratie de code weten. Financiële afwikkeling De uitbetaling aan de artiest/gastdocent vindt na de geleverde dienst plaats. De uitbetaling geschiedt veelal contant. Voor de uitbetaling aan artiesten/gastdocenten is het nodig dat een betalingsbewijs door de artiest wordt overlegd, dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Veelal is dit een gageverklaring en een kopie identiteitsbewijs of een factuur met een VAR en een kopie identiteitsbewijss. Zonder deze documenten mag niet tot uitbetaling worden overgegaan. Eventuele bonnen van reis- en verblijfskosten van de artiest/gastdocent dienen voor uitbetaling ook bij de projectleider te worden ingeleverd alvorens tot uitbetaling kan worden overgegaan.

19

Administratieve afwikkeling Met betrekking tot de gemaakte kosten voor het georganiseerde evenement levert de projectleider een declaratieformulier (bijlage II) samen met alle betalingsbewijzen bij de medewerker financiële administratie af. Wanneer er sprake is van betaling via de bank worden de facturen / gageverklaringen bij het binnenkomst door de medewerker financiële administratie op datum gestempeld en daarna door de betreffende projectleider gecontroleerd op juistheid en geparafeerd. De facturen / gageverklaringen worden opgeborgen in de map ‘Crediteuren’. Vervolgens boekt de boekhouder het kasboek en de inkoopfacturen in de financiële administratie. Alle kosten die voor een project zijn gemaakt, worden in de administratie aan het betreffende project toegerekend. Wanneer noodzakelijke bescheiden (zoals VAR, kopie identiteitsbewijs, e.d.) ontbreken, dienen ze door de projectleider te worden aangeleverd.

4.2 Barinkopen Bevoegdheden De bedrijfsleider & de horecamedewerker zijn door de zakelijk directeur geautoriseerd om horeca-inkopen te verrichten en deze te bewaren. Impuls Wekelijks inventariseert de horecamedewerker welke goederen er voor de bar moeten worden besteld. Hierbij wordt geen rekening gehouden met een minimum of maximum voorraad. De voorraad wordt op basis van ervaring ingekocht. Contante inkopen De goederen voor de bar worden voornamelijk op rekening en in beperkte mate contant bij de groothandel ingekocht. Hiertoe vraagt de medewerker horeca een voorschot bij de medewerker financiële administratie aan. De gelduitgifte wordt geregistreerd op het voorschotformulier (bijlage I). De medewerker financiële administratie en de medewerker horeca ondertekenen het voorschotformulier. Bestellen De goederen voor de bar worden bij diverse leveranciers besteld. De bestellingen worden telefonisch door de medewerker horeca geplaatst. Stichting WORM maakt geen gebruik van

20

inkoopcontracten voor het leveren van goederen voor de bar. Goederenontvangst De goederen die telefonisch zijn besteld worden bij aflevering meestal in ontvangst genomen door de medewerker horeca, maar soms door een willekeurige andere medewerker. Deze telt de goederen na op volledigheid en tekent voor de ontvangst. De bijbehorende pakbon wordt bewaard door de medewerker horeca. Goederenopslag De voorraad goederen voor de bar wordt bewaard in een gesloten opslagruimte waarvan de bedrijfsleider en de medewerker horeca de sleutel bezitten. Administratieve voorbereiding De facturen van de leveranciers worden door de medewerker financiële administratie met binnenkomst datum gestempeld. Daarna wordt de factuur ter parafering voor akkoord in het postbakje van de bedrijfsleider gedeponeerd. Bij akkoord na controle t.o.v. de bestelling zoals weergegeven op de pakbon wordt de factuur weer afgeleverd bij de medewerker financiële administratie. Deze controleert of de facturen een paraaf bevatten van de bedrijfsleider en en bergt de facturen op in de map ‘Crediteuren’. Vervolgens voert de boekhouder de facturen in het inkoopboek van de financiële administratie op de rekeningen van de inkoopkosten bar. De facturen worden door de boekhouder doorlopend genummerd. Controlemaatregelen Per kwartaal wordt de voorraad door de bedrijfsleider geteld en wordt door de boekhouder gecontroleerd of de verhouding inkopen -/- voorraad t.o.v. de verkopen a.d.h.v. de omzetgrootboekrekeningen constant is en geen grote afwijkingen vertoont. Dit overzicht wordt bij de kwartaalrapportages bewaard in de balansmap van het desbetreffende jaar.

4.3 Overige inkopen Facturen van inkopen op rekening die niet samenhangen met de horeca en programmering worden bij binnenkomst gestempeld door de medewerker financiële administratie en voorgelegd aan de zakelijk directeur. Veelal betreffen het facturen van vaste leveranciers die producten als energie en telefonie verzorgen of aanschaf van goederen / investeringen. De zakelijk directeur parafeert de inkoopfacturen waarna ze door de boekhouder genummerd en ingevoerd worden in de boekhouding en het telebankierprogramma.

21

Declaraties van medewerkers die per bank kunnen worden betaald worden eveneens bij binnenkomst gestempeld door de medewerker financiële administratie en voorgelegd aan de zakelijk directeur. De zakelijk directeur controleert de declaraties op juistheid, controleert of geldige betalingsbewijzen zijn toegevoegd en - indien akkoord - parafeert de declaratieformulieren waarna ze door de boekhouder genummerd en ingevoerd worden in de boekhouding en het telebankierprogramma. Declaraties door de zakelijk directeur dienen door de algemeen directeur te worden geparafeert en declaraties door de directie worden jaarlijks door de penningmeester van het bestuur gecontroleerd en geparafeerd.

4.4 Financiële en administratieve afwikkeling De boekhouder is belast met het klaarzetten van facturen die betaald moeten worden in het Rabobank Telebankieren programma. Het klaarzetten van de facturen wordt handmatig verricht. Wekelijks controleert de zakelijk directeur de inkoopfacturen die zijn klaargezet op juistheid. De zakelijk directeur is er verantwoordelijk voor dat de facturen tijdig worden voldaan en betaalt wekelijks de facturen die in de Rabobank zijn klaargezet, waarna de betaaldatum op de factuur wordt genoteerd. De zakelijk directeur heeft als enige toegang tot de kluis waarin de kaart ligt waarmee elektronische betalingen kunnen worden verricht en is in bezit van de bijbehorende code. De boekhouder is verantwoordelijk voor het wekelijks inboeken van de bankafschriften. De openstaande crediteurenfacturen worden in de bank afgeboekt en krijgen de status ‘betaald’.

4.5 Creditcard betalingen Voor betalingen via internet (veelal vliegtickets voor artiesten) wordt gebruik gemaakt van een creditcard (Rabobank). Deze kaart wordt bewaard in de kluis waarvan de code bekend is bij de zakelijk directeur. Op verzoek van een projectleider worden betalingen met de creditcard verricht door de zakelijk directeur. Het bewijs van de creditcardbetaling wordt van een dagstempel voorzien en geaccordeerd door de desbetreffende projectleider, waarna de inkoop verwerkt wordt in de boekhouding.

22

5. HET VERKOOPPROCES De opbrengstcategorieën van stichting WORM zijn;

•

Subsidies

•

Projectopbrengsten

•

Barverkoop

•

Verhuur van ruimten

5.1 Subsidies Voor het uitvoeren van projecten en activiteiten ontvangt stichting WORM jaarlijks subsidies van de gemeente en fondsen. Daarnaast vraagt stichting WORM gedurende het jaar diverse projectsubsidies bij verschillende instanties aan. Subsidieaanvraag De directie stelt in samenwerking met de betreffende projectleider een lijst op van de subsidieverstrekkers die benaderd zullen worden. De subsidieaanvraagformulieren van de subsidieverstrekker worden door de zakelijk directeur ingevuld en ondertekend waarna deze samen met een plan van aanpak en een begroting die door de directie in samenwerking met de betreffende projectleider is opgesteld, worden opgestuurd naar de subsidieverstrekker. De aanvragen worden vaak ondertekend door het bestuur. Iedere aanvraag wordt in de bestuursvergadering bekend gemaakt en hiervan wordt een notitie gemaakt in de notulen van de bestuursvergadering. Wanneer de subsidieverstrekker minder geld beschikbaar stelt dan volgens de begroting nodig is, stelt de zakelijk directeur in samenwerking met de projectleider een nieuwe werkbegroting op. Deze werkbegroting wordt veelal ter goedkeuring aan de subsidieverstrekkende instantie overlegd. Subsidietoekenningen worden door de zakelijk directeur in een overzicht genoteerd en eens per kwartaal door het administratiekantoor (Palet) ingevoerd in de boekhouding. Subsidieontvangst De subsidie wordt vaak in termijnen gestort op de bankrekening van stichting WORM. De verkregen subsidies worden door de boekhouder in de administratie geregistreerd op de betreffende subsidierekening. Het administratiekantoor controleert aan de hand van de

23

bevestigingsbrief van de subsidieverstrekker of het bedrag / voorschot, dat van de subsidieverstrekker aan subsidie is ontvangen, volledig is. Alle correspondentie met subsidieverstrekkers wordt in de map subsidiecorrespondentie gearchiveerd. Naleving subsidievoorwaarden Door de directie en wordt per kwartaal gecontroleerd of de verkregen subsidiegelden door de projectleider voor de juiste doeleinden zijn aangewend en of de gestelde subsidievoorwaarden van de subsidieverstrekker hierbij worden nageleefd. Het bestuur controleert op haar beurt of de directie haar taken goed uitvoert. Hiertoe wordt met de kwartaalrapportage een overzicht opgeleverd van de afgesproken targets en het resultaat.

5.2 Opbrengst entreegelden evenementen Inplannen evenementen Alle projectleiders zijn bevoegd om evenementen te plannen. Het minimale aantal evenementen per project is vastgelegd in het jaarplan. De evenementen die georganiseerd worden zijn voornamelijk concerten, filmavonden en workshops. De evenementen worden ingepland in de agenda op WORM.extranet Verkoopprijzen De projectleider stelt op basis van ervaring de toegangsprijzen van het evenement vast en registreert dit in WORM.extranet. Daardoor wordt de toegangsprijs op de website gepubliceerd, in publiciteitsmateriaal van WORM en in diverse media overgenomen. Voorbereiding Per evenement zorgt de bedrijfsleider voor de inzet van de kassa van de recette. De inzet is afkomstig uit het buffervoorschot. Vervolgens wordt de kassa aan de recettekassa medewerkers overhandigd. Er zijn standaard twee vrijwilligers bij de kassa aanwezig om elkaar te controleren. De inzet van de recettekassa wordt door de bedrijfsleider geregistreerd op het deurkassa formulier (bijlage III). De vrijwilligers tellen de inzet na en tekenen voor akkoord op het deurkassa formulier. Verkoop De vrijwilligers achter de kassa dienen elke bezoeker te registreren in het veld ´deur´in WORM.extranet (bijlage VIII). Vervolgens wordt er voor elke bezoeker automatisch een

24

kaartje afgedrukt. Wanneer iemand het pand verlaat en wenst terug te keren wordt een stempel op de hand gezet. Elke medewerker van stichting WORM is bevoegd om mensen op de gastenlijst te plaatsten. Vrijwilligers mogen dit met beperkte mate, maar hier is geen richtlijn voor vastgesteld. Het reserveren of plaatsen van mensen op de gastenlijst behoort vooraf aan het evenement door de werknemer in WORM.extranet geregistreerd te worden. Het is mogelijk dat er tijdens het evenement besloten wordt om korting op de toegangsprijs aan bezoekers te verlenen. Dit wordt bepaald door de bedrijfsleider in overleg met de projectleider en is onder andere afhankelijk van het tijdstip waarop bezoekers nog een entreekaartje willen kopen. Wanneer er zich teveel geld in de kassa bevindt, wordt de kassa afgeroomd door de bedrijfsleider. Er is echter geen limiet voor een maximum aan kasgeld door de directie vastgesteld. Het geld dat uit de kassa wordt gehaald wordt tevens door de bedrijfsleider op het deur-kassa formulier geregistreerd. Voor de kasafroming wordt door de kassier een paraaf op het formulier gezet. Financiële afwikkeling Na afloop van het evenement wordt de kassa door de bedrijfsleider nageteld. Tevens maakt deze een berekening van de netto-opbrengst ´opbrengst totaal -/- inzet´, welke op het deurkassa formulier wordt geregistreerd. De bedrijfsleider maakt ter controle van het werkelijk aanwezige kasgeld een aansluiting met het in WORM.extranet geregistreerd aantal afgedrukte kaartjes. Het kasgeld wordt dan in de bufferkluis bewaard. Administratieve afwikkeling Eens in de week wordt het buffervoorschot afgerekend bij de medewerker financiële administratie. De opbrengst, het deur-kassa formulier, de kassa-uitdraai (bijlage V) van het WORM.extranet worden door de bedrijfsleider tegen kwijting afgedragen aan de medewerker financiële administratie. Deze telt het kasgeld in aanwezigheid van de bedrijfsleider. Kasverschillen dienen door de bedrijfsleider te worden verklaard. Deze worden door de medewerker financiële administratie in een borderel geregistreerd. Vervolgens registreert de financiële administratie de netto-opbrengst in het kasboek. De boekhouder voert hierna de netto-opbrengsten en vanuit het borderel het kasverschil in de boekhouding. Controlemaatregelen De medewerker financiële administratie controleert bij de overdracht van de entreeopbrengst of de netto-opbrengst geregistreerd op het deur-kassa formulier aansluit met de nettoopbrengst volgens de kassa-uitdraai van het WORM.extranet en de werkelijke opbrengst.

25

5.3 Barverkopen Voorbereiding Per evenement zorgt de bedrijfsleider voor de inzet van de kassa van de bar en overhandigt de kassa aan de barmedewerkers (vrijwilligers / barhoofd / horeca medewerker). Er zijn standaard twee personen bij de kassa aanwezig. De inzet van de kassa wordt door de bedrijfsleider geregistreerd middels het barformulier (bijlage IV) en de bedrijfsleider tekent het barformulier. De inzet wordt door de barmedewerkers gecontroleerd en een van hen ondertekent het barformulier ook. De barmedewerkers zijn verantwoordelijk voor het afrekenen van de consumpties. Verkoop Voor de verkoop van het barassortiment zijn vaste verkoopprijzen vastgesteld door de zakelijk directeur in samenwerking met de bedrijfsleider. Alle barverkopen dienen door de vrijwilligers te worden aangeslagen op de kassa. Wanneer er te weinig wisselgeld aanwezig is, zorgt de bedrijfsleider voor extra inzet. Hiertoe word het barformulier door bedrijfsleider en barmedewerker getekend. Wanneer er teveel geld in de kas zit, wordt de kas door de bedrijfsleider afgeroomd. Ook hier wordt het barformulier door de kassier ondertekend. De bedrijfsleider telt na afloop van het evenement de kassa van de bar en berekent de nettoopbrengst. Dit wordt geregistreerd op het barformulier. Consumptiebonnen Consumptiebonnen worden aangemaakt en bewaard in de algemene kluis door de medewerker financiële administratie. Wekelijks wordt een aantal consumptiebonnen verstrekt aan de bedrijfsleider. Het aantal wordt genoteerd op het voorschotformulier. Per evenement zet de bedrijfsleider hierna consumptiebonnen in voor de vrijwilligers en medewerkers die die avond werken. Dit wordt genoteerd op het barformulier. Medewerkers kunnen tegen gereduceerd tarief consumptiebonnen aanschaffen bij de medewerker financiële administratie. Van de transactie wordt een kasformulier opgemaakt waarop koper en aantal vermeld worden. Wanneer de medewerker financiële administratie consumptiebonnen wil aanschaffen dient de zakelijk directeur dit formulier op te maken. En vice versa. De consumptiebonnen die medewerkers aan kunnen schaffen hebben een andere kleur dan de bonnen die verstrekt worden voor tijdens werkzaamheden.

26

Financiële afwikkeling Ter controle van het werkelijke aanwezige kasgeld wordt er door de bedrijfsleider een aansluiting gemaakt met de uitdraai van de barkassa. Het kasgeld van de bar, het barkassaformulier en de kassauitdraai worden na het evenement in de bufferkluis bewaard. Administratieve afwikkeling Eens per week wordt de buffer met barformulieren van de georganiseerde avonden samen met een uitdraai van de barkassa door de bedrijfsleider afgedragen aan de medewerker financiële administratie. Het kasgeld wordt samen met de bedrijfsleider geteld. Wanneer er sprake is van een kasverschil behoort de bedrijfsleider indien mogelijk het verschil aan de financiële administratie te verklaren. Vervolgens registreert de financiële administratie de netto-opbrengst in het kasboek en het kasverschil in het borderel. De boekhouder voert hierna a.d.h.v. de bewijsstukken de netto-opbrengsten in de administratie in op de verschillende omzetrekeningen van de bar en het eventuele kasverschil op de rekening ‘Kasverschillen’. Controlemaatregelen. De medewerker financiële administratie controleert of de netto-baropbrengsten geregistreerd op het barformulieren aansluiten met de netto-opbrengsten op de kassa-uitdraaien en het werkelijk aanwezige kasgeld.

5.4 Verhuur van ruimten Stichting WORM verhuurt ook ruimtes aan derden. De medewerker verhuur is hier verantwoordelijk voor. Algemeen Stichting WORM beschikt over een viertal publiekruimtes en twee studio's. De zalen hebben de volgende specificaties: •

De foyer biedt plaats aan ongeveer 100 personen. In de foyer staat ook een bar. De barruimte beschikt over een muziekinstallatie en is goed genoeg geïsoleerd waardoor er ook een band kan spelen of een dj de knoppen open kan draaien.

•

De concert/danszaal biedt plaats aan 150-250 personen en wordt gebruikt voor concerten, dansavonden, vergaderingen en diners. De zaal is uitgerust met PA, Djbooth en diverse lampjes. Voor bands zijn er drumstellen en versterkers beschikbaar.

27

De concert/danszaal loopt over in de filmzaal die bij grotere aantallen mensen ook te betrekken is. •

De filmzaal is uitgerust met een demontabele tribune die plaats biedt tot 40 personen. De tribune is geschikt voor urenlange screenings maar ook voor kortere Powerpoint presentaties. De filmzaal beschikt over diverse projectoren en er is een beamer en een bioscoopscherm aanwezig.

Wanneer de klant besluit om een ruimte te huren kan deze er ook voor kiezen om gebruik te maken van voedsel en drank, van de technische apparaten of van de expertise welke aanwezig zijn in WORM. Impuls De aanvragen voor verhuur komen of telefonisch binnen of per mail via het offerteaanvraagformulier welke geplaatst is op de website van stichting WORM (zie bijlage IX). Planning De medewerker verhuur raadpleegt voor alle aanvragen de agenda op WORM.extranet. Als de aangevraagde ruimte op de betreffende datum en tijdstip beschikbaar is, wordt dit door de medewerker verhuur in de agenda als optie geregistreerd. Offerte bij verhuur van ruimte Vervolgens wordt er door de medewerker verhuur een offerte opgesteld. Er is een prijslijst aanwezig welke is opgesteld door de zakelijk directeur. De prijzen die zijn opgenomen in de offerte worden daarna door de zakelijk directeur op juistheid en/of acceptabelheid (bij afwijking van de prijslijsten) gecontroleerd. Bij akkoord wordt de offerte door de zakelijk directeur ondertekend en naar de klant opgestuurd. De offerte behoort door de klant voor akkoord ondertekend te worden geretourneerd. Wanneer de offerte getekend retour is gekomen wordt de ruimte in de agenda definitief gereserveerd. Contract Na het ontvangen van de ondertekende offerte wordt er door de medewerker verhuur in tweevoud een contract opgemaakt. Ook deze wordt door de zakelijk directeur bij akkoord ondertekend en naar de klant opgestuurd, waarvan de klant één contract na ondertekening terug behoort te sturen. Alle offertes, contracten en overige schriftelijke stukken met betrekking tot de verhuur worden in de map Verhuur gearchiveerd en bewaard.

28

Na het evenement wordt de ruimte die verhuurd is door de medewerker verhuur geïnspecteerd op eventuele schade. Eventuele schade is voor rekening van de klant. Er wordt niet met borgsommen gewerkt. Facturatie Vrijwel direct na de verhuur van een ruimte, wordt er door de medewerker verhuur in samenwerking met de bedrijfsleider een factuursheet opgemaakt. De factuursheet wordt door de zakelijk directeur op volledigheid en juistheid gecontroleerd aan de hand van de offerte. Wanneer de zakelijk directeur de factuursheet heeft goedgekeurd, wordt er door de boekhouder een factuur opgemaakt. Deze wordt in tweevoud uitgeprint. Vervolgens wordt deze door de zakelijk directeur gecontroleerd aan de hand van de eerder gecontroleerde factuursheet. Één factuur is bestemd voor de klant en de andere factuur is bestemd voor archivering op het kantoor. Alle verkoopfacturen worden doorlopend genummerd en door de boekhouder in het verkoopboek geboekt. Financiële afwikkeling De opbrengsten van de verhuur worden bij stichting WORM vrijwel altijd per bank ontvangen. De betalingstermijn die door stichting WORM gehanteerd wordt is 21 dagen. Op de factuur staat niet aangegeven dat er bij het verstrijken van de betalingstermijn extra kosten in rekening gebracht zullen worden. Administratieve afwikkeling In de administratie boekt de boekhouder aan de hand van de wekelijkse bankafschriften, in het bankboek, de ontvangen bedragen voor de verhuur van de ruimten af van de openstaande debiteurenfacturen.

5.5 Overige verkopen WORM beschikt over een tweetal studio’s met een mix van prehistorische en high tech apparatuur. De studio’s kunnen per dagdeel en eventueel inclusief ondersteuning gehuurd worden. Ook worden er workshops gegeven. De financiële en administratieve afwikkeling is overeenkomstig met de bovenstaande verhuur van ruimte. Impuls

29

De aanvragen voor huur, assistentie of workshops komen of telefonisch binnen of per mail bij de studiobeheerder. Planning De studiobeheerder raadpleegt voor alle aanvragen de agenda op WORM.extranet. Als de aangevraagde ruimte op de betreffende datum en tijdstip beschikbaar is, wordt dit door de studiobeheerder in de agenda als optie geregistreerd. Prijsafspraak Vervolgens wordt er door de beheerder en de klant een prijs overeengekomen. Er is geen prijslijst aanwezig vanwege de diversiteit aan aanvragen en het verschil in budgetten van derden. Veelal wordt tegen kostprijs gewerkt. Facturatie Vrijwel direct na de levering van de dienst / het gebruik van de studio, wordt er door de studiobeheerder een facturatieopdracht (bijlage X) gegeven met daarbijgevoegd een bewijs van de prijsafspraak. Wanneer de zakelijk directeur de facturatieopdracht heeft goedgekeurd, wordt er door de boekhouder een factuur opgemaakt. Deze wordt in tweevoud uitgeprint. Vervolgens wordt deze door de zakelijk directeur gecontroleerd aan de hand van de facturatieopdracht. Één factuur is bestemd voor de klant en de andere factuur is bestemd voor archivering op het kantoor. Alle verkoopfacturen worden doorlopend genummerd en door de boekhouder in het verkoopboek geboekt.

5.6 Aanmaanprocedure Maandelijks wordt een debiteurenoverzicht uitgedraaid door de boekhouder. Debiteuren die een betalingsachterstand hebben worden middels een herinnering gemaand binnen 21 dagen te betalen. Van deze herinneringen wordt een kopie in de debiteuren map gearchiveerd. Wanneer blijkt dat de betaling een maand later weer is uitgebleven wordt de debiteur telefonisch benaderd met het verzoek binnen 14 dagen te betalen. Als binnen deze termijn niet tot betaling is overgegaan kan een incasso bureau worden ingeschakeld. Hiertoe dient toestemming te worden gegeven door twee leden van het bestuur.

30

Per ultimo van ieder jaar worden vorderingen die na de 3e aanmaningsronde nog openstaan en ouder zijn dan 6 maanden op de balans voor 50% gewaardeerd (50% voorziening dubieuze debiteuren). Als de vordering ouder is dan 12 maanden wordt een voorziening getroffen van 100%. Van deze regel wordt alleen afgeweken als er een toezegging van de debiteur is dat hij alsnog (later) zal betalen.

31

BIJLAGE I

��

��

��

��

BIJLAGE II

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

BIJLAGE III

��

��

��

��

��

��

��

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

�

��

��

�

��

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

�

��

�

��

�

��

BIJLAGE IV

��

��

��

��

��

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

�

��

��

�

��

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

��

�

�

�

��

�

��

�

��

BIJLAGE V

��

��

�� home | algemeen | productie | crew | publiciteit | finance | kassa | deur | reserveringen & guestlist | documenten | logout

�� verantwoordelijke sherrif Jacoline Heijligers toegangsprijs 7 � kortingsprijs

3,5

aantal betalenden 88 aantal korting 0 aantal gasten 35 aantal medewerkers 26 totaal aantal bezoekers 149 recette totaal incl. BTW 616,00 recette totaal ex. BTW 581,13 entrée kas begin

122

telmasjien

entrée kas einde 738,00 entrée kas geteld

740

telmasjien

kasverschil 2,00

notities

�� bar kas begin

186

telmasjien

bar kas geteld

792

telmasjien

bar omzet totaal incl. BTW 606,00 bar omzet totaal ex. BTW 509,24

notities reset

��

submit

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

BIJLAGE VI

BIJLAGE VII

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

BIJLAGE VIII

��

��

�� home | algemeen | productie | crew | publiciteit | finance | kassa | deur | reserveringen & guestlist | documenten | logout

�� verantwoordelijke sherrif Jacoline Heijligers toegangsprijs 7 � kortingsprijs 0 � aantal betalenden

0

print

1x

2x

3x

4x

aantal korting

0

print

1x + korting

2x + korting

3x + korting

4x + korting

aantal medewerkers

0

print

1x

2x

3x

4x

totaal aantal bezoekers 149 recette totaal incl. BTW 616 � recette totaal ex. BTW 581.13 �

�� marc zwaneveld

2

print + korting

print

laura kranenburg

1

print + korting

print

Rein Blank

2

print + korting

print

remy

2

print + korting

print

hugo bongers

1

print + korting

print

theo nelissen

3

print + korting

print

Michiel Hulst

1

print + korting

print

Linda Seddik

2

print + korting

print

Jasper Kuipers

3

print + korting

print

leonard schürg

3

print + korting

print

Alex

1

print + korting

print

Pascal Walhof

1

print + korting

print

Ronald Velner

1

print + korting

print

�� pauline de vries

2

print

Douwe Bijlsma

1

print

Jolien Ruiter

1

print

ZOOI tv (Maritte, vincent, dora)

3

print

Marc Zwaneveld

2

print

Daryl Grootfaam

2

print

Rosa Anseaux

2

print

Bram

1

print

Daryl Grootfaam

2

print

fotograaf 3 voor 12

1

print

Marloes Kranenburg

1

print

Irene Schmit

1

print

Angeliek Vermonden

1

print

Jan en Anneke Trompper

2

print

Karlijn

1

print

��

��

BIJLAGE IX

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

��

BIJLAGE X

��

��

��

��

��

��

��

��

BESCHRIJVING VAN DE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

Recommend Documents