Handboek Administratieve Organisatie regio West van de KNZB

Handboek Administratieve Organisatie regio West van de KNZB

Deel 1 Declareren 1.1. Uitleg vergoedingen voor vrijwilligers 1.1.1 Algemeen Binnen de Regio is bijna dagelijks een grote groep vrijwilligers werkzaam. Deze vrijwilligers maken daarbij allerlei onkosten. Denk hierbij aan postzegels, telefoonkosten en reiskosten maar ook het kopen van een bosje bloemen bij de uitreiking van een waardering enz. Bij het toekennen van een vergoeding gaat de Regio uit van drie criteria: 1. de vrijwilliger krijgt de werkelijke kosten die hij heeft bij de activiteiten als vrijwilliger voor de Regio vergoedt voor zover die niet door iemand anders worden vergoed. Meer dan de werkelijke kosten worden niet vergoed om te voorkomen dat de belastingdienst de vergoeding als inkomen gaat zien. 2. voor het opstellen van een declaratie wordt er gebruik gemaakt van de standaard formulieren. De formulieren zijn samengevat in deel 4 van deze AO en staan op de website en kunnen via de penningmeesters worden aangevraagd. Elke sporttak heeft haar eigen set formulieren. Voor algemene uitgaven en voor het regiobestuur zijn er ook aperte sets formulieren opgesteld. 3. kosten worden alleen vergoed indien hier vooraf akkoord voor is gegeven door of namens de commissie / het Regiobestuur op basis van de begroting. In paragraaf 2.1.2 wordt er verder ingegaan op de controle van de declaratie. 4. De vrijwilligers dienen hun declaratie in per mail bij de voor de uitgaven verantwoordelijke penningmeester binnen de Regio West. Dit kan de regiopenningmeester van het regio bestuur zijn of de penningmeester van één van de sportcommissies. U mailt het declaratieformulier inclusief, bij voorkeur gescande maar anders per post verzonden, doorgenummerde bijlages. Per mail kan er maximaal één declaratieformulier worden ingediend. 5. De verantwoordelijk penningmeester stuurt de declaratie na akkoord weer door naar het bondsbureau voor betaling. Let op! Het bondsbureau betaald alleen declaraties uit die via de verantwoordelijk penningmeesters zijn binnengekomen. 6. de termijn voor het indienen van een declaratie is beperkt. Voor kosten in de periode januari tot en met juni moet de declaratie uiterlijk 31 augustus zijn ingediend. Voor de kosten uit de periode juli tot en met december moet de declaratie uiterlijk 15 januari zijn ingediend. Indien voor 15 januari uw declaratie nog niet kunt opstellen in verband met onvoldoende gegevens, dient u dit te melden bij de verantwoordelijke penningmeester. U meld dan de reden van het uitblijven van uw declaratie en maakt een schatting van de hoogte van het te declareren bedrag. Alle niet voor 15 januari

2


gemelde declaraties die betrekking hebben op het voorgaande (boek)jaar en na 15 januari binnen komen zullen niet meer in behandeling worden genomen. In dit hoofdstuk wordt allereerst uitgelegd welke vergoedingen er zijn. Vervolgens hoe je toestemming kan krijgen voor het doen van uitgaven. Als laatste wordt uitgelegd via wie de declaratie moet worden ingediend. In dit document wordt voor het aangeven van de juiste penningmeester gebruik gemaakt van drie begrippen: 1. Regiopenningmeester – Dit is de Penningmeester van het regio bestuur die eindverantwoordelijk is voor alle financiën van de regio. 2. Commissie penningmeesters – Dit zijn de penningmeesters van de Regio wedstrijdzwemcommissie (RWZC), Regio waterpolocommissie (RWPC), Regio synchroonzwemcommissie (RSZC) en Regio schoonspringcommissie (RSSC). 3. Verantwoordelijk penningmeester – Dit kan zowel de Regio penningmeester als één van de vier Commissiepenningmeesters zijn, afhankelijk van het onderwerp.

3


1.1.2 Soorten vergoedingen 1.1.2.1 Reiskosten Reiskosten worden vergoed voor het reizen: Van en naar commissie en werkgroep vergaderingen van de Regio West. Van en naar opleidingslocaties voor degene die een opleiding geeft. Van en naar een opleidingslocatie voor het lid van de commissie of werkgroep dat verantwoordelijk is voor de organisatie van de opleiding. Dus andere commissie of werkgroep leden die graag persoonlijk willen zien hoe de opleiding verloopt hebben geen aanspraak op een vergoeding. Omrijden om gezamenlijk te reizen is toegestaan, degene die rijdt kan dan de omweg declareren, vermeld dit wel op het formulier in de toelichting bij de reis. Scheidsrechters waterpolo die zijn aangesteld door de Regio Werkgroep Waterpoloscheidsrechters (RWWS) kunnen declareren indien de waterpolo wedstrijd de enige reden is om naar het zwembad te gaan. Als er bijvoorbeeld ook aansluitend zelf wordt gespeeld of gecoacht in het betreffende bad is er geen aanspraak op een reiskostenvergoeding. Officials wedstrijdzwemmen, synchroonzwemmen en schoonspringen kunnen reiskosten declareren indien zij bij de aanstelling voor de wedstrijd tevens vooraf toestemming hebben gekregen om de reiskosten te declareren. Reiskosten worden NIET vergoed voor reizen: Die niet noodzakelijk zijn voor het functioneren van de Regio, de commissie of werkgroep. Voor reizen die worden gemaakt omdat een door het bondsbureau uitgeschreven vergadering wordt bezocht. Hieronder valt elke vorm van overleg met bondsbureaumedewerkers en vergaderingen voor zover die worden uitgeschreven door het bondsbureau. Deze kosten moeten worden gedeclareerd bij het bondsbureau. Deze declaratie wordt aan het bondsbureau gemaild met het “declaratieformulier vrijwilligers” welke op de KNZB site is geplaatst. Zie volgende link: http://www.knzb.nl/knzbvoor/verenigingen_vrijwilligers/download__contributie/ Reiskosten voor routes die niet de kortste of snelste weg betreffen, met uitzondering van het omrijden in verband met carpoolen, zoals hierboven is vermeld. Scheidsrechters waterpolo die zijn aangesteld door de bond kunnen de reiskosten niet declareren bij de Regio. Deze reiskosten declaratie loopt via het bondsbureau. Hoogte van de reiskosten: De vergoeding voor het vervoer per auto bestaat uit een kilometer vergoeding van € 0,28 per kilometer. De vergoeding voor openbaar vervoer bestaat uit de kosten van de trein 2e klasse (treinkaartje overleggen) en/of de werkelijke kosten op de OV-chipkaart voor bus of tram (een print overzicht van de reiskosten OV chipkaart toevoegen). Stallingskosten voor een fiets (onder overlegging van de bon).

4


Een vrijwilliger declareert natuurlijk geen reiskosten, indienhij zelf geen kosten heeft gemaakt. Bijvoorbeeld indien hij voor privégebruik van een leaseauto niet hoeft te betalen of als er sprake is van een abonnement voor openbaar vervoer. 1.1.2.2 Administratiekosten Alle directe administratie kosten van leden van het bestuur, de commissies en werkgroepen kunnen naar redelijkheid worden gedeclareerd. Hierbij kan het gaan om kopieerkosten, (print-)papier, printertoner of printerinkt, postzegels en gebruikskosten van de telefoon. Bij het declareren dient alleen het aandeel dat de Regio heeft in de kosten te worden gedeclareerd. Dit mag op basis van een reële inschatting. Bijvoorbeeld: de kosten van de printertoner. Indien ongeveer 25% van het gebruik van de printertoner voor Regio activiteiten is, kan er maximaal 25% van de kosten als declaratie worden ingediend. Kosten van een telefoonabonnement of de internetprovider kunnen niet worden gedeclareerd. Alleen voor de computers en printers die door de Regio zijn gekocht is het toegestaan uitgaven voor virus-scanners, programmatuur of onderhoud te declareren. Dit dient echter altijd vooraf overlegd te worden met de centrale penningmeester. 1.1.2.3 Representatiekosten Kosten welke worden gemaakt om vrijwilligers een blijk van waardering te geven, kunnen worden gedeclareerd bij de Regio. Deze kosten worden alleen vergoed, indien deze vooraf zijn besproken met de regiopenningmeester. In onderstaande gevallen is overleg met de Regio penningmeester is niet nodig: Een bos bloemen die wordt uitgereikt aan personen waaraan een blijk van waardering wordt gegeven. Bijvoorbeeld bij de benoeming tot Ere-lid, Lid van verdienste of bij de uitreiking van de zilveren KNZB-speld. Een bos bloemen bij het uitreiken van de speld KNZB official van verdienste en de speld voor KNZB Ere-official. Een bos bloemen bij het vertrek van een lid van de commissie of werkgroep. Bij het vertrek van een lid van een commissie of werkgroep die 2 jaar of langer heeft gefungeerd wordt ook een passend geschenkje of cadeaubon uitgereikt. Richtlijn hierbij is: - € 15,00 bij 1 tot 2 jaar actief; - € 20,00 bij 3 tot 5 jaar actief; - € 25,00 bij meer dan 5 jaar actief. Voor personen die zeer actief zijn geweest of na een lange staat van dienst

5


vertrekken wordt in overleg met het Regiobestuur een passende waardering bepaald. Een bos bloemen bij ziekte van een commissie of werkgroep lid. 1.1.2.4 Organisatiekosten Kosten die door de organiserende commissies en werkgroepen worden gemaakt voor de activiteiten die zijn opgenomen in de jaarlijkse begroting mogen worden gedeclareerd. Het gaat hierbij om de volgende kosten: kosten samenhangend met wedstrijden en competities: o de aankoop van medailles; o uitgaven voor versnaperingen van jury en organisatie; o het drukken van programmaboekjes. kosten samenhangend met opleidingen: o huur van de lesruimte; o lesmateriaal; o kopkoffie/thee of fris. bestuurlijke kosten (zoals telefoongesprekken met opleiders en cursisten, postzegels voor het versturen van certificaten enz.) Kosten die in overeenstemming met de plannen uit de begroting worden gemaakt, kunnen worden gedeclareerd. Indien blijkt dat de kosten veel hoger zullen uitpakken dan de begroting, is vooraf altijd overleg nodig met de verantwoordelijk commissaris en de centrale penningmeester. Wanneer zich grote kostenoverschrijdingen voordoen kan het zijn dat eerst het Regiobestuur hier over moet beslissen. Indien de kosten uit de hand dreigen te lopen en dit wordt niet afgestemd met de regio penningmeester via de commissie penningmeester bestaat er geen aanspraak op een vergoeding van de te hoge kosten! 1.1.2.5 Overige kosten Als aanvulling op de hierboven genoemde kosten kan het voorkomen dat er andere kosten moeten worden gemaakt voor de Regio of voor activiteiten van de Regio dan begroot. Hierover dient altijd vooraf overleg plaats te vinden. Bij dit overleg zijn altijd het verantwoordelijk bestuurslid en de verantwoordelijke penningmeester betrokken. Bij zaken die niet in de begroting staan of passen zal tevens het Regiobestuur vooraf een besluit over de uitgaven moeten nemen. Alles is bespreekbaar maar wel altijd vooraf. Indien het Regiobestuur voor een voldongen feit wordt geplaatst en dit was te voorkomen, bestaat er geen aanspraak op een vergoeding. De aanschaf van automatiseringsmiddelen zoals computers, printers en programmatuur dient altijd vooraf te worden besproken met het Regiobestuur.

6


1.2. Depotbelasting en Declaratieformulieren 1.2.1 Depotbelastingen Voor het doorbelasten van kosten van activiteiten waaraan verenigingen hebben deelgenomen of bijvoorbeeld het in rekening brengen van boetes aan verenigingen. Wordt er gebruik gemaakt van de depotrekening welke de vereniging heeft lopen bij de KNZB. Het streven is dat door te belasten bedragen in beginsel binnen een week na het evenement of na het vaststellen van de boetes aan de verenigingen worden kenbaar gemaakt. De doorbelasting wordt opgesteld aan de hand van een van de depot formulieren en gecontroleerd door verantwoordelijk penningmeester. De verantwoordelijk penningmeester stuurt de mail vervolgens door naar [email protected]. Door gebruik te maken van de depotrekening is het mogelijk kosten aan alle KNZB verenigingen en startgemeenschappen in Nederland door te belasten. Zowel van de Regio West als daarbuiten. 1.2.1.1 Depotbelasting algemeen Voor het indienen van algemene depotbelastingen wordt er gebruik gemaakt het formulier Doorbelasten Depot bijlage 1a-ALG verzenden via de Regio penningmeester. 1.2.1.2 Depotbelastingen voor deelname aan sportactiviteiten Voor het doorbelasten van deelnamegelden, inleggelden of andere wedstrijdkosten wordt gebruik gemaakt van het formulier Doorbelasten (sport) activiteiten bijlage 1b-ZW/WP/SYN/SPR. Per sporttak is er een apart formulier, dit draagt bij aan het voorkomen van fouten bij het inboeken in de administratie. Per activiteit/evenement wordt er één formulier voor depotdoorbelasting ingevuld. Dus een evenement op twee dagen kan met één formulier en twee evenementen op één dag gaan met twee formulieren. 1.2.1.3 Depotbelasting boetes Voor het doorbelasten van boetes wordt gebruik gemaakt van het formulier Doorbelasten boetes bijlage 1c-ALG/ZW/WP/SYN/SPR. Er zijn aparte formulieren voor algemene administratieve boetes en boetes per sporttak. De boetes worden per vereniging per periode samengevoegd tot één totaalboete. De commissies en werkgroepen zorgen ervoor dat de detailinformatie over de boetes beschikbaar is voor de betrokken verenigingen voordat het formulier depotbelasting wordt ingediend. 1.2.2 Declaraties Declaraties worden gebruikt om uitgaven die iemand heeft gedaan voor de Regio, te declareren. Let op, dit is altijd achteraf. Voor declaraties geldt dat bewijsvoering in de vorm van een bon dient te worden bijgevoegd. Dit is niet nodig als er logischerwijs geen bon is,

7


denk daarbij bijvoorbeeld aan reiskosten met de auto of fiets. Reiskosten worden steekproefsgewijs door de verantwoordelijk penningmeester gecontroleerd op afstanden. Of uitgaven in aanmerking komen voor declareren staat in hoofdstuk 1, deel 1. In principe wordt niet gewerkt met voorschotten. Voor grote bedragen is het streven om een factuur te vragen op naam van Regio West en deze dus achteraf te laten betalen door het bondsbureau. Zie onder 3 facturen. 1.2.2.1 Formulier voor algemene kosten (10) dan wel kosten bestuur regio (20) Voor het achteraf declareren van uitgaven ten behoeve van de Regio in het algemeen of door leden van het Regiobestuur voor bestuursactiviteiten, wordt gebruik gemaakt van twee formulieren, deze zijn opgenomen in de bijlage. Algemene kosten kunnen bestaan uit: 1. Declaratie reiskosten 4755 – bijlage 2a-ALG/RB. 2. Kantoorbenodigdheden 4300 – bijlage 2b- ALG/RB. 3. Porti en vrachtkosten 4301 – bijlage 2b- ALG/RB. 4. Telefoonkosten 4302 – bijlage 2b- ALG/RB. 5. Drukwerk / papier / enveloppen 4320 – bijlage 2b-ALG/RB. 6. Licentie/onderhoudskosten automatisering 4336 – bijlage 2b-ALG (enige formulier waarmee deze kosten kunnen worden gedeclareerd). 7. Representatiekosten/relatiegeschenken 4400 – bijlage 2b-ALG/RB. 8. Declaratie overige kosten 4531 – bijlage 2b-ALG/RB. 9. Declaratie verblijfskosten 4805 – bijlage 2b-ALG/RB. 10. Vergaderkosten bestuur 4906 – bijlage 2b-ALG/RB. 11. Kleding materialen 4920 – bijlage 2b-ALG/RB. 1.2.2.2 Formulier voor commissie of werkgroep kosten Voor het achteraf declareren van uitgaven ten behoeve van de commissie en werkgroepleden wordt gebruik gemaakt van twee soorten formulieren. De formulieren zelf staan in de bijlagen met voor elke sporttak een aparte versie, de afkorting verwijst naar de sporttak (ZW voor wedstrijdzwemmen, WP voor waterpolo, SYN voor synchroonzwemmen en SPR voor schoonspringen)j. Dit zijn de uitgaven voor: 1. Declaratie reiskosten algemeen 4755 – bijlage 2a-ZW/WP/SYN/SPR. 2. Kantoorbenodigdheden 4300 – bijlage 2b-ZW/WP/SYN/SPR. 3. Porti en vrachtkosten 4301 – bijlage 2b- ZW/WP/SYN/SPR. 4. Telefoonkosten 4302 – bijlage 2b- ZW/WP/SYN/SPR. 5. Drukwerk / papier / enveloppen 4320 – bijlage 2b- ZW/WP/SYN/SPR. 6. Representatiekosten/relatiegeschenken 4400 – bijlage 2b- ZW/WP/SYN/SPR. 7. Declaratie overige kosten 4531 – bijlage 2b- ZW/WP/SYN/SPR. 8. Vergaderkosten bestuur 4906 – bijlage 2b- ZW/WP/SYN/SPR.

8


9. Kleding materialen 4920 – bijlage 2b- ZW/WP/SYN/SPR. 1.2.2.3 Formulier voor wedstrijden en evenementen Voor het achteraf declareren of melden van contant ontvangen geld dat op de rekening van de Regio, IBAN: NL02 ABNA 0567 6127 08, wordt gestort in verband met een wedstrijd of evenement wordt gebruik gemaakt het formulieren 3-ZW/WP/SYN/SPR. Per sportactiviteit 1 formulier. Op deze formulieren staan uitgaven en ontvangsten voor: 1. Contante ontvangsten entree/programmaverkoop – 8700 2. Contant ontvangen deelnamegelden (alleen voor buitenlandse verenigingen) – 8710 3. Overige contant ontvangen inkomsten – 8850 4. Contant betaaldePorti en vrachtkosten – 4301 5. Contant ingekocht drukwerk / papier / enveloppen – 4320 6. Overige contant betaalde wedstrijdkosten - 4531 7. Reiskosten contant uitbetaald – 4755 8. Contant betaalde consumpties jury – 4806 9. Medailles contant gekocht – 4922 1.2.2.4 Formulier voor opleidingen Voor het achteraf declareren van kosten voor cursussen zijn twee formulieren. Het eerste formulier is een verzamelformulier reiskosten voor cursusleiders, dit formulier wordt gebruik bij het wedstrijdzwemmen, zie formulier 5-ZW. Het tweede formulier is voor de overige individuele uitgaven 4-ZW/WP/SYN/SPR. Alle uitgaven voor cursussen worden met ingang van 2014 geboekt op een aparte kostenplaats, 39-wedstrijdzwemmen, 49-waterpolo, 59-synchroonzwemmen en 69schoonspringen en heeft de posten: 1. Drukwerk / papier / enveloppen – 4320 2. Consumpties tijdens de cursus – 4806 3. Overige kosten – 4531 4. Reiskosten – 4755 5. Cursus en opleidingskosten – 4901 6. Kleding materialen – 4920

9


1.3. Facturen Het heeft de voorkeur om voor uitgaven die moeten worden gedaan een factuur op naam van Regio West te laten opstellen. Dit voorkomt dat je geld moet voorschieten en achteraf een declaratie moet indienen. De factuur wordt dan voldaan door de Regio west.

1.3.2 Factuurgegevens Een factuur moet wel voorzien zijn van de wettelijk voorgeschreven gegevens. Deze gegevens zijn: De crediteur NAW gegevens, IBAN rekeningnummer, factuurnummer, duidelijk overzicht van de gemaakte kosten en de BTW gegevens. Daarnaast moet op de factuur een aantal gegevens worden bijgeschreven door de verantwoordelijk penningmeester. Deze zijn: 1. Kostenplaats. 2. Grootboekrekening (bijvoorbeeld 4900 badhuur). 3. Omschrijving waaronder de factuur moet worden geboekt (bijvoorbeeld interkringwedstrijd 13112013). Let op! De omschrijving mag maximaal 30 karakter bevatten. 4. Handtekening van de verantwoordelijk penningmeester. Vervolgens kan de factuur worden gescand en verzonden door de verantwoordelijk penningmeester, bij voorkeur binnen een week na ontvangst. Zie deel 2 voor de verdere stappen in het verwerken van de factuur.

1.3.3 Tijdsplanning behandeling Bondsbureau Indien een declaratie compleet (zie paragraaf 2.1.2 en 2.1.3 voor de eisen) wordt verzonden door de verantwoordelijk penningmeester, zal deze in de werkweek daarop aansluitend worden opgenomen in de betaalrun van de KNZB voor de Regio West. In beginsel zou uitbetaling binnen twee weken na inleveren van de declaratie plaats moeten vinden.

10

Handboek Administratieve Organisatie regio West van de KNZB

Recommend Documents