BIJLAGE Onderdeel van Administratieve Organisatie
versie: 4 juli 2013
1
Inhoud Bijlage 1. 2. 3. 4.
Toestemmingsformulier – ook digitaal* Checklist – ook digitaal* Format PVA Vragenlijsten Evaluatie- en Nazorggesprekken – ook digitaal* Protocol Huisbezoeken – alleen digitaal* 5. Grenzen & stappenplannen (illegaliteit, huiselijk geweld, kindermishandeling) 6. Protocol Werkbezoeken 7. Opschaling & Knelpunten 8. Gedragscode Bureau Frontlijn 9. Studentbegeleiding 10. Toelichting Fotoproject 11. Format (de)briefing 12. Format weekbriefing 13. Format casusbespreking 14. Format reflectiegesprek 15. Rapportagecyclus in RIS – handleiding 16. Richtlijnen en voorbeelden digitale handtekening 17. Werkinstructie Yammer
* Digitale brondocumenten staan op: http://www.bureaufrontlijn.nl/brondocumenten/ Password: sesamopenu
2
1.
Toestemmingsformulier
Verklaring geen bezwaar informatie uitwisseling
Ondergetekende, naam coach ……….. Verklaart hierbij; - Dat op een zeer zorgvuldige wijze wordt omgegaan met persoonsgegevens - Dat zonder toestemming géén informatie wordt uitgewisseld met anderen - Dat bij twijfel opnieuw om toestemming zal worden gevraagd - Dat betrokkene op verzoek inzage heeft in zijn/haar dossier - Dat na ‘het traject’ op verzoek dossiers uit het systeem worden verwijderd - Dat informatie – opslag hoofdzakelijk is bedoeld als ondersteuning voor een adequate behandeling. - Dat de hierna verstrekte toestemming zonder opgaaf van redenen kan worden ingetrokken of uitgebreid. Ondergetekenden, de heer/mevrouw: Geboren op: Wonende te: Verklaart hierbij; Verklaart hierbij, geen bezwaar te hebben tegen het verstrekken van informatie door Bureau Frontlijn aan onderstaande instellingen, over zijn/haar persoon en/of gezinsleden, achtergrond en levensomstandigheden, indien dit in het belang is van de voortgang van de begeleiding. Alsmede Geen bezwaar te hebben, tegen het inwinnen van informatie door Bureau Frontlijn over zijn/haar persoon en/of gezinsleden, achtergrond en levensomstandigheden, indien dit in het belang is van de voortgang van de begeleiding, bij de volgende instellingen: (aankruisen wat van toepassing is)
Sociale Zaken en werkgelegenheid Regiopolitie Rotterdam Rijnmond Stichting Welzijn Antillianen Directie Veilig, gemeente Rotterdam Reclassering Nederland Stichting Jeugdzorg afdeling Jeugdreclassering Bureau jeugdzorg, gemeente Rotterdam Dienst Jeugd Onderwijs en Samenleving, gemeente Rotterdam Raad voor de Kinderbescherming / Advies Meldpunt Kindermishandeling Justitie Stichting Delta Bouman Bureau Halt Strafrechtelijke Opvang Verslaafden School / Algemeen Maatschappelijk werk Consultatiebureau Intern begeleider basisschool
3
Woningcorporatie Stichting Charlois Welzijn Gerechtsdeurwaarders en Incassokantoren CJG Anders namelijk…………………………………………………………. Anders namelijk …………………………………………………………
Aldus vastgesteld d.d. …. te Rotterdam.
Naam
Naam Coach
Handtekening
Handtekening Coach
Mocht u achteraf toch ontevreden zijn over de informatie uitwisseling, dan kunt u hierover een klacht indienen bij de gemeente Rotterdam of bij de Rotterdamse Ombudsman. U kunt een kopie van uw dossier opvragen en U kunt uw dossier uit het comuptersysteem laten verwijderen Uw klacht zullen wij gebruiken om het proces nog zorgvuldiger te maken.
Hoogachtend, Barend Rombout Hoofd Bureau Frontlijn Gemeente Rotterdam 010-2673250
[email protected]
4
2.
Checklist
CHECKLIST Naam: Adres: Postcode:
Woonplaats:
Telefoon:
Dag / Datum / Tijd:
………..dag
… /
…
/ …
… : …
uur
Aanwezig: Naam:
Functie:
Naam:
Functie:
Naam:
Functie:
Legitimatie getoond: ja / nee
Het doel van het huisbezoek is aan de bewoner meegedeeld. Vooraf is deze erop gewezen dat het betreden van de woning geschiedt op basis van vrijwilligheid: ja / nee
De bewoner heeft mij uitdrukkelijk toestemming verleend de woning te betreden, hetgeen mij bleek uit:
Uitreiken tijdens intake: startbrief / (kopie) begeleidingsovereenkomst / toestemmingsformulier
5
PERSONALIA EN ALGEMENE INFORMATIE GEGEVENS BETROKKENE Rol binnen huishouden:
O Vader
O Moeder
O Kind
O Anders, nl:
Familienaam: Voorna(a)m(en): Roepnaam: Geb.datum+plaats: Tel:
BSN:
Mob.tel:
Nationaliteit:
E-mail:
Gesproken taal:
Partner:
ja / nee
Huwelijkse staat:
GEGEVENS OVERIGE GEZINSLEDEN O Partner: O Vader: O Moeder:
Namen:
BSN:
Geb.datum+plaats:
Tel:
Nationaliteit:
E-mail:
Inwonend: ja / nee O Partner: O Vader: O Moeder:
Namen:
BSN:
Geb.datum+plaats:
Tel:
Nationaliteit:
E-mail:
Inwonend: ja / nee Kind 1 j/m Kind 2 j/m Kind 3 j/m Kind 4 j/m Kind 5 j/m
BSN: Leeftijd: BSN: Leeftijd: BSN: Leeftijd: BSN: Leeftijd: BSN: Leeftijd:
/ folder deelgemeente of ander voorlichtingsmateriaal / …
6
LEEFGEBIED 1: WONEN HUISVESTING
ACTIE
Huur- of koopwoning: Klopt de GBA:
O Ja
O Nee
Huidige situatie:
O Zelfstandig
O Instelling
O Inwonend
Gewenste situatie:
O Zelfstandig
O Instelling
O Inwonend
(dreigende) huisuitzetting:
O Ja
O Nee
(dreigende) afsluiting GWL:
O Ja
O Nee
Huurcontract aanwezig:
O Ja
O Nee
O Ja
O Nee
O Geen
O servicecontract aanwezig
WoCo/Part. Verhuurder: Staat onderhoud pand: Gebreken in woning: Vervuiling/ongedierte: Overlast van/aan buren: Woning efficiënt ingericht: Tuin: WA/inboedelverzekering:
VERHUIZEN Verhuiswens:
O Nee
O Ja, namelijk:
Woonpas aanwezig:
O Nee
O Ja
Urgentie:
O Aanwezig
O Nodig INRICHTING
Inboedel
Bank/stoelen
O Borden/bestek
O
Eet- salontafel:
O Bedden/beddengoed
O
Koelkast
O Kasten
O
Gasfornuis
O Wasmachine/droogrek
O
Kookgerei
O
7
VEILIGHEID Open bedrading:
O Ja
O Nee
Gasslang fornuis:
O Ja
O Nee
Brand-/ CO2 melder:
O Ja
O Nee
Vluchtweg:
O Ja
O Nee
Ventilatie in keuken:
O Ja
O Nee
Ventilatie in gehele woning:
O Ja
O Nee
Controle cv/kachel:
O Ja
O Nee
(kind)veilige omgeving:
O Onveilige stopcontacten O Traphekje ontbreekt O Anders:
O Gevaarlijke stoffen op kindhoogte O Valmogelijkheden kinderen
HUISHOUDEN Routine in het huishouden
O Ja
O Beetje
O Nee
Lukt het schoonmaken
O Ja
O Beetje
O Nee
Lukt het wassen
O Ja
O Beetje
O Nee
Lukt het boodschappen doen
O Ja
O Beetje
O Nee
Lukt het koken
O Ja
O Beetje
O Nee
Overig:
O Ja
O Beetje
O Nee
8
LEEFGEBIED 2: WERK & INKOMEN WERK Werk:
ACTIE
O Nee en niet op zoek naar werk O Nee en wel op zoek naar werk O Ja, maar wel op zoek naar een andere baan O Ja, maar huidige baan is onzeker/instabiel O Ja en tevreden met huidige baan
Huidige werkgever: Werkervaring: Toekomstplannen; wat wil je?
Gewenst beroep: Waarom: Leuke werkzaamheden van dit beroep: Minder leuke werkzaamheden:
Toekomstplannen; wat kan je?
Kwaliteiten/talenten: Sterke punten: Zwakke punten:
Kunt u/je zelf (vrijwilligers)werk vinden?
O ja
O misschien
O nee
Heeft u/je een ritme en dagstructuur?
O ja
O soms
O nee
INKOMEN Inkomen:
O Geen
Inkomenssoort:
O Betaalde baan
Uitkering:
O Nee, niet nodig O Nee, wel nodig
O Ja, welke:
Contact klantmanager
O Goed
O Wisselend
O Ja; O Stabiel O Instabiel O Onder bestaansminimum O Vrijwilligerswerk; O Uitkering O Geen
O Slecht
Klantmanager Inkomen Naam:
Tel:
Mail:
Klantmanager Werk
Naam:
Tel:
Mail:
Jobcoach
Naam:
Tel:
Mail:
Aanvullend inkomen nodig:
Bijzondere bijstand: O Inrichting/verhuizing O Witgoed O Pers. Hulpmiddelen O LDT O Kindertoeslag O Overig:
Overig: O Voedselbank O Kledingbank O Speelgoedbank O Kinderbijslag O Huurtoeslag O Zorgtoeslag O Fonds: O Overig:
9
Betaalt u/je vaste lasten O Ja zelf? O Nee, dat lukt niet O Nee, bewindvoerder, contactpersoon: O Nee, instantie, contactpersoon: O Nee, persoon en instantie samen, contactpersoon: Budgetteert u/je?
O ja
O niet altijd
O nee
INKOMSTEN:
UITGAVEN:
Loon/uitkering:
Huur/hypotheek:
Huurtoeslag/belastingvoordeel:
Gas/licht/water:
Zorgtoeslag
Verzekeringen:
Kindgebonden budget:
Ziektekosten:
Kinderbijslag:
Televisie/internet
Alimentatie:
(mobiele)telefoon(s): Auto:
Totaal:
Overige vaste lasten:
Te besteden: SCHULDEN Schulden?
O Nee
O Ja, ongeveer: €
Schuldhulpverlening?
O Nee
O Ja, instantie:
Contactpersoon:
Naam:
Tel:
Schuldeiser:
Schuld:
email: Regeling:
Mndbedrag:
O ja O nee O ja O nee O ja O nee O ja O nee O ja O nee Lukt het om geen (nieuwe) schulden te maken?
O ja
O net aan
O nee
ADMINISTRATIE Administratie in orde?
O ja
O nee
O deels:
Inkomsten / Uitgaven
Overzicht aanwezig? O ja
Digi D
O ja
O nee
O deels:
O nee
Heeft u/je goed (telefonisch) contact met instanties?
O ja
O soms
O nee
Verwerkt en ordent u/je alle post direct?
O ja
O soms
O nee
10
Houdt u/je een agenda bij (tijdsplanning)?
O ja
O soms
O nee
LEEFGEBIED 3: GEZONDHEID & HULPVERLENING BASISZORG
ACTIE
Huisarts:
O Nee
O Ja
Naam huisarts:
Tandarts:
O Nee
O Ja
Naam tandarts:
Bezoek tandarts:
O Nee
O Ja
Frequentie:
Zorgverzekering:
O Nee
O Ja:
O Basis
Gezondheidsklachten?
O Nee
O Ja, namelijk:
O Aanvullend
Hulpverleningsverleden: GESPECIALISEERDE ZORG Beperkingen?
Gespecialiseerde hulp?
Begeleider/coach/ contactpersoon: Is er sprake van een ziektebeeld? Medicatiegebruik? Heeft u last van bijwerkingen?
Naam: Tel: O Ja Welke: O Ja Welke: O Ja Welke:
Organisatie: E-mail: O Nee O Nee O Nee GEZOND LEEFPATROON
Dagelijks eetritme:
Ochtend: Middag: Avond: Tussendoortjes:
Voedingssupplement?:
O Nee
O Ja
Beweegt u voldoende?
O Nee Namelijk:
O Ja
Zwangerschap:
Gezinslid zwanger? Verloop zwangerschap:
O Ja
O Nee
11
Anticonceptie:
Gezinsleden op de hoogte? O Ja O Nee PSYCHISCHE GEZONDHEID
Is er een diagnose gesteld?
O Nee O Ja
O In onderzoek Welke:
Medicatiegebruik
O Ja Welke:
O Nee
Bijwerkingen?
O Ja Welke:
O Nee
Zit u/je goed in uw/je vel? Bij beetje/nee:
O Ja Hoe komt dat?
O Beetje
O Nee
Wat zou u liever willen? Wat heeft u daar voor nodig? Op welke momenten zit u wel goed in uw vel? Ervaart u/je stress?
O Ja Hoe komt dat?
O Beetje
O Nee
Ervaart u/je slapeloosheid?
O Ja Hoe komt dat?
O Beetje
O Nee
Voelt u/je zich/je in staat O Ja O Beetje om met moeilijkheden Hoe komt dat? om te gaan? Bij beetje/nee: Wat zou u liever willen?
O Nee
Wat heeft u daar voor nodig? VERSLAVING Vorm verslaving
Middelen / Gamen / Gokken
Huidig gebruik middelen Roken / Heroïne / Cocaïne / Cannabis / Alcohol / Overig Geschiedenis/ verslavingsverleden:
Mogelijke terugvalperiodes?
O Ja Aanleiding:
O Nee
Wat verwacht u/je bij terugval van ons?
12
LEEFGEBIED 4: OPVOEDING Zijn er kinderen in huis?
O Ja
O Nee (Bij Nee: dit leefgebied overslaan)
ACTIE
ONDERWIJSSTIMULEREND GEDRAG Zijn er kinderen op de basisschool (of peuterspeelzaal - PSZ)? Stel dan de volgende vragen: Naam: School: Klas: Leerkracht: Gaat het goed met de kind(eren) op school (of PSZ)?
O Ja
O Beetje
Goed met taal? Goed met rekenen? Goede fijne motoriek? Goede concentratie?
O Nee O Ja O Ja O Ja O Ja
O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje
Praat u geregeld met uw kind over O Ja school/PSZ?
O Beetje
O Nee
Wilt u thuis extra aandacht aan
O Ja
O Beetje
O Nee
school/PSZ besteden?
Indien ja, waaraan: Taal? Rekenen? Goede concentratie? Fijne motoriek?
Zijn er vaste momenten waarop (u
O Ja
O Beetje
O Ja O Ja O Ja O Ja
O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje
O Weet niet O Nee O Nee O Nee O Nee
O Weet niet O Weet niet O Weet niet O Weet niet
O Nee O Nee O Nee O Nee
O Nee
met) uw kind oefent? Heeft u goed contact met de school (of PSZ)?
O Ja
O Beetje
O Nee
Zijn er kinderen op de middelbare school? Stel dan de volgende vragen: Naam: Niveau: Richting:
13
Mentor: Vinden kinderen het leuk op
O Ja
O Beetje
O Nee
O Weet niet
Gaat het goed op school met cijfers/prestaties?
O Ja
O Beetje
O Nee
O Weet niet
Heeft ouder goed contact met de leerkrachten/mentor?
O Ja
O Beetje
O Nee
Weet ouder wanneer kind huiswerk O Ja heeft?
O Beetje
O Nee
Is er een rustige plek waar het kind schoolwerk kan doen?
O Ja
O Beetje
O Nee
Krijgen de kinderen extra ondersteuning via school?
O Ja Zo ja, wat?:
O Nee
school?
KIND EN GEDRAG Gaat het goed met het gedrag van O Ja O Beetje de kinderen op school? Gehoorzaam?
O Nee O Ja
O Beetje O Nee
O Ja O Ja O Ja
O Beetje O Nee O Beetje O Nee O Beetje O Nee
Gaat het goed met het gedrag van O Ja O Beetje O Nee de kinderen thuis? Gehoorzaam? O Ja Samen werken/samen spelen? O Ja
O Beetje O Nee O Beetje O Nee
Samen werken/samen spelen? Zelfvertrouwen? Emoties uiten en beheersen?
Zelfvertrouwen? Emoties uiten en beheersen?
O Ja O Ja
O Beetje O Nee O Beetje O Nee
STRUCTUUR Gaat het goed met het slapen van uw kind(eren)?
O Ja
O Beetje
O Nee
Gaat het goed met het eten van uw kind(eren)?
O Ja
O Beetje
O Nee
Gaat het goed met het bewegen van uw kind(eren)?
O Ja
O Beetje
O Nee
PEDAGOGISCHE OMGEVING Bent u samen met de vader/moeder van de kinderen?
O Ja O Nee: Is er nog contact met vader/moeder? O Ja O Nee Bent u tevreden over hoe dit contact verloopt? O Ja O Nee
14
Zo nee, hoe wilt u dat dit contact verloopt? Zit u met uw mede-opvoeders op één lijn?
O Ja
O Beetje
O Nee
Heeft u voldoende, leeftijdsgepast speelgoed voor uw kinderen?
O Ja
O Beetje
O Nee
Is er hulpverlening actief (geweest) O Ja O Nee voor de kinderen? Naam kind: Instantie: Reden: Nu nog actief? O Ja O Nee Toestemming tot afstemming (indien nodig)? O Ja
O Nee
LEEFGEBIED 5: SCHOLING OPLEIDING
ACTIE
Hoogst genoten opleiding? Diploma's of certificaten?
O Nee
O Ja, welke:
Startkwalifcatie?
O Nee
O Ja, welke:
Schoolgeschiedenis:
Huidige opleiding:
O Volgt geen opleiding O Volgt geen opleiding, maar wil dit wel O Volgt de volgende opleiding: Opleiding: Niveau: Leerjaar: School:
Verloop huidige opleiding:
O Goed O Niet goed, namelijk: O Resultaten zijn onvoldoende O Conflicten met leerkrachten
15
O Verzuim Leer-werktraject?
O Nee
O Op zoek
O Ja, waar:
O Nee
O Op zoek
O Ja, waar:
O Nee
O Ja, wie:
Contactpersoon: Stageplek? Contactpersoon: Contact met leerplicht:
ALGEMENE VAARDIGHEDEN Inburgeringscursus gevolgd? O Ja, welke: Wanneer afgerond: O Nee Wel nodig? O Ja Nederlands taalonderwijs gevolgd?
O Nee
O Ja O Nee Wel nodig? O Ja
O Nee
Taalniveau nu: Moeite met lezen:
O Ja
O Beetje
O Nee
Moeite met schrijven:
O Ja
O Beetje
O Nee
Moeite met rekenen:
O Ja
O Beetje
O Nee
LEEFGEBIED 6: SOCIAAL FUNCTIONEREN NETWERK Contact met:
Ouders:
O Ja
O Deels
Kinderen: O Ja
O Deels
O Nee O Nee
O Nee, wil wel O Nee, wil wel
16
Overige familieleden: Vrienden: Buren: Hulpverleners: Overig: VRIJETIJDSBESTEDING Wat doet u/je om te ontspannen? Sociale activering:
O Ja
O Nee, op zoek naar:
O Ja
O Nee, liever:
Bibliotheek:
O Ja
O Nee
Rotterdampas:
O Ja
O Nee
Vrije tijd/hobby's/sport: Zijn ouders het eens met vrijetijdsbesteding kind? Kerk e/o vereniging(en) & welke:
SOCIAAL EMOTIONELE ONTWIKKELING Ingevuld voor:
O kind
O amigo
O jongere
O moeder
O vader
Wat zijn uw/je goede eigenschappen? Heeft u/je zelfvertrouwen?
Kunt u/je voor jezelf opkomen?
Thuis: Op school/werk: Bij vrienden/familie: Op straat/buitenspelen: In andere situaties:
O Ja O Ja O Ja O Ja O Ja
O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje
O Nee O Nee O Nee O Nee O Nee
Thuis: Op school/werk: Bij vrienden/familie: Op straat/buitenspelen: In andere situaties:
O Ja O Ja O Ja O Ja O Ja
O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje
O Nee O Nee O Nee O Nee O Nee
O n.v.t. O n.v.t.
O n.v.t. O n.v.t.
Hoe doet u/je dat?
17
Kunt u/je ‘nee’ zeggen als u/je iets niet wil?
Thuis: Op school/werk: Bij vrienden/familie: Op straat/buitenspelen: In andere situaties:
O Ja O Ja O Ja O Ja O Ja
O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje
O Nee O Nee O Nee O Nee O Nee
Thuis: Op school/werk: Bij vrienden/familie: Op straat/buitenspelen: In andere situaties:
O Ja O Ja O Ja O Ja O Ja
O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje
O Nee O Nee O Nee O Nee O Nee
Thuis: Op school/werk: Bij vrienden/familie: Op straat/buitenspelen: In andere situaties:
O Ja O Ja O Ja O Ja O Ja
O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje
O Nee O Nee O Nee O Nee O Nee
Zie u/jij wel eens erg op tegen bepaalde dingen?
O Ja
O Beetje
O Nee
Wordt u/jij hierdoor belemmerd?
O Ja
O Beetje
O Nee
O Ja O Ja O Ja O Ja O Ja
O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje
O Nee O Nee O Nee O Nee O Nee
Kunt u/je het vertellen als u/je ergens mee zit?
Als u/jij boos bent, hoe uit u/jij dit dan?
O n.v.t. O n.v.t.
O n.v.t. O n.v.t.
O n.v.t. O n.v.t.
Wat voor dingen zijn dat? Heeft u/jij een goede band met…
Familieleden: Vrienden: Klasgenoten/collega’s: Leidinggevenden: Anderen:
Accepteert u/je gezag van:
Vader: Moeder: Baas/leerkrachten: Vrienden: Professionals: Andere volwassenen:
Aan welke doelen moet het kind/de jongere volgens ouder(s) werken:
1. 2. 3.
O Ja O Ja O Ja O Ja O Ja O Ja
O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje O Beetje
O Nee O Nee O Nee O Nee O Nee O Nee
O n.v.t. O n.v.t. O n.v.t. O n.v.t. O n.v.t.
WERKHOUDING Ingevuld voor:
O kind
O amigo
O jongere
O Beetje
O Nee
Lukt het u/je om je aan de afspraken te houden op school/werk?
O Ja
Kunt u/je de aandacht vasthouden op uw/je werk/opleiding?
Werk: O Ja School: O Ja Bij luisteren naar uitleg: O Ja
O moeder
O Beetje O Beetje O Beetje
O vader
O Nee O Nee O Nee
18
LEEFGEBIED 7: VEILIGHEID & CRIMINALITEIT VEILIGHEID Voelt u/je zich veilig thuis?
O Ja
O Nee
Voelt u/je zich veilig in de wijk?
O Ja
O Nee
Hoe komt dat?
Is de wijkagent bekend? O Ja Naam:
O Nee
Conflicten in de buurt?
O Ja
O Nee
Conflicten in familiesfeer?
O Ja
O Nee
Sprake van huiselijk geweld?
O Ja: O Nee
O op dit moment
O in het verleden
POLITIE & JUSTITIE Politie- en justitiecontacten?
O Nee O Ja:
O Actueel
O In het verleden
Politie en justitieO Nee contacten gezinsleden? O Ja:
O Actueel
O In het verleden
Detentieverleden?
O Nee
O Ja
Detentieverleden gezinsleden?
O Nee
O Ja
Lopende rechtzaken?
O Nee O Ja, behoefte aan uitleg/ondersteuning bij het proces?
O Ja
O Nee
RESOCIALISATIE Reclasseringstoezicht?
O Nee
O Ja, naam:
organisatie:
19
SAMENVATTING Werkbegeleider: Coach 1: Coach 2: Algemeen beeld:
Gemaakte afspraken tijdens intake:
20
3.
Format Plan van Aanpak
Plan van aanpak
Opgesteld door: voornaam + achternaam
Gemeente Rotterdam Bureau Frontlijn - project - adres -
Datum: 00-00-0000 www.bureaufrontlijn.nl
21
1 Personalia Familienaam: Voornaam: Adres: BSN: Geboortedatum: Geboorteplaats: Dossiernummer (RIS/ADV): Aanmelddatum: Aanmelder: 2 Probleemanalyse 1. Algemeen beeld (momentopname)
2. Protectieve en risicofactoren: Niveau Persoon (eigenschappen, IQ, gezondheid, talent etc.)
Bescherming
Risico
Informeel netwerk (familie, vrienden, etc.) Formeel netwerk (school, buurt, jongerenwerk etc.) Gebeurtenissen
3. Huidige situatie Leefgebieden
Hulpvragen
Ontbrekende vaardigheden
Wonen Werk & Inkomen Gezondheid & hulpverlening Opvoeding Scholing Participatie Veiligheid & criminaliteit
4. Conclusie van de analyse
22
3 Plan van aanpak 1. Hoofdoel: 2. Doelen per leefgebied:
Datum start actie
Datum actie voltooid
Wie?
Datum start actie
Datum actie voltooid
Actiepunten
Wie?
Datum start actie
Datum actie voltooid
Doel/Vaardigheid
Actiepunten
Wie?
Datum start actie
Datum actie voltooid
Doel/Vaardigheid
Actiepunten
Wie?
Datum start actie
Datum actie voltooid
Wonen
Doel/Vaardigheid
Actiepunten/Instrumenten
Zwaar
Per doel/vaardigheid een regel. Gestandiseerd en automatisch ingevuld door systeem.
Gestandiseerd, gelinkt aan doelen/vaardigheden en automatisch ingevuld door systeem.
Doel/Vaardigheid
Actiepunten
Doel/Vaardigheid
Wie? Vaste keuzes in systeem: - zelf - eigen netwerk - BF (samen) - andere org.
Middel
Licht
Werk & inkomen
Zwaar Middel Licht
Gezonheid & hulpverl.
Zwaar Middel Licht
Opvoeding
Zwaar Middel Licht
Scholing
Zwaar Middel Licht
23
Participatie
Doel/Vaardigheid
Actiepunten
Wie?
Datum start actie
Datum actie voltooid
Doel/Vaardigheid
Actiepunten
Wie?
Datum start actie
Datum actie voltooid
Zwaar Middel Licht
Veiligheid & crimin.
Zwaar Middel Licht
5 Ondertekening Hierbij verklaren wij dat wij akkoord gaan met dit plan van aanpak en dat wij ons volledig zullen inzetten om de doelen te behalen.
Datum:
……………………….
……………………….
(Burger)
(Coach Bureau Frontlijn)
………………………… (Werkbegeleider Bureau Frontlijn)
24
4.
Vragenlijsten Evaluatie- en nazorggesprekken
Evaluatievragen
Zijn deze doelen volgens u behaald? Doel uit PVA Waarom wel/niet?
Doel uit PVA Waarom wel/niet?
Doel uit PVA Waarom wel/niet?
Doel uit PVA Waarom wel/niet?
Zijn er andere dingen waar u nog vragen over heeft?
Vanuit RIS wordt automatisch een overzicht van behaalde en niet behaalde doelen weergegeven vanuit specifiek dossier O Ja O Beetje O Nee …………………………………………………………………………………………… Indien nee, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………………… O Ja O Beetje O Nee …………………………………………………………………………………………… Indien nee, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………………… O Ja O Beetje O Nee …………………………………………………………………………………………… Indien nee, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………………… O Ja O Beetje O Nee …………………………………………………………………………………………… Indien nee, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………………… O Ja O Nee Indien ja, wat……………………………………………………………………… Afspraak mbt deze vragen: …………………………………………………
Samenvatting resultaten begeleiding en eventuele afspraken
Hervatten begeleiding gewenst? Doorverwijzen gewenst?
Heeft de begeleiding u geholpen? Wat heeft u geleerd van de begeleiding?
O Ja O Nee Indien ja, afspraak: …………………………………………………………… O Ja O Nee Indien ja, naar……………………………………………………………………… Evaluatie begeleiding O Ja O Beetje O Nee
Wat zou u nog meer willen leren/anders willen?
Welk cijfer geeft u ons voor.. …het eerste huisbezoek/de intake? Waarom?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …………………………………………………………………………………………
25
…communicatie naar u toe? Waarom? …betrokkenheid bij u(w gezin)? Waarom? Welk cijfer geeft u de coach voor …houding? Waarom? …kennis? Waarom? …handelen? Waarom? Wat kunnen wij voortaan beter doen?
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ………………………………………………………………………………………… 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …………………………………………………………………………………………… 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …………………………………………………………………………………………… 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …………………………………………………………………………………………… 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ……………………………………………………………………………………………
Overige opmerkingen
26
Nazorgvragen Gebruik deze lijst tijdens het nazorggesprek en verwerk het in RIS, tabje ‘evaluatie’
Afspraken nav evaluatie nalopen. Hoe gaat het nu met…. Welke afspraken zijn er gemaakt tijdens de evaluatie? Kijk of hieraan is voldaan. Afspraak 1* O Goed O Beetje goed O Niet goed Waarom wel/niet goed? …………………………………………………………………………………… ………… Indien niet goed, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………… ………… Afspraak 2* Waarom wel/niet goed?
O Goed O Beetje goed O Niet goed …………………………………………………………………………………… ………… Indien niet goed, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………… …………
Afspraak 3* Waarom wel/niet goed?
O Goed O Beetje goed O Niet goed …………………………………………………………………………………… ………… Indien niet goed, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………… …………
Doelen bespreken. Hoe gaat het nu met …. Bespreek nogmaals de doelen uit het pva, tenzij deze al besproken zijn bij de afspraken. Doel uit PVA ** O Goed O Beetje goed O Niet goed Waarom wel/niet goed? …………………………………………………………………………………… ………… Indien niet goed, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………… ………… Doel uit PVA ** O Goed O Beetje goed O Niet goed Waarom wel/niet? …………………………………………………………………………………… ………… Indien niet goed, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………… ………… Doel uit PVA ** O Goed O Beetje goed O Niet goed Waarom wel/niet? …………………………………………………………………………………… ………… Indien niet goed, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………… ………… Doel uit PVA ** O Goed O Beetje goed O Niet goed Waarom wel/niet? …………………………………………………………………………………… ………… Indien niet goed, noteer afspraak/vervolg: …………………………………………………………………………………… ………… Zijn er andere dingen waar u nog vragen O Ja O Nee over heeft? Indien ja, wat……………………………………………………………………… 27 Afspraak mbt deze vragen: …………………………………………………
Samenvatting afspraken
Hervatten begeleiding gewenst?
O Ja
O Nee
Huisbezoek voor nazorg gewenst?
O Ja
O Nee
Doorverwijzen gewenst?
O Ja O Nee Indien ja, naar………………………………………………………………………
* grijp terug op specifieke afspraken die in een voorgaand evaluatiegesprek zijn gemaakt * * zorg dat je een overzicht van doelen uit het PvA bij je hebt om per doel de voortgang te kunnen evalueren
28
5.
Grenzen & stappenplannen (illegaliteit, huiselijk geweld, kindermishandeling)
Motivatieproblemen Wanneer gedurende het begeleidingsproces problemen ontstaan rondom de motivatie van de moeder of vader dan wordt dit door de stagiaire en de begeleider met het gezin besproken. Soms is het nodig dat er duidelijke afspraken worden gemaakt zodat helder is wat moeder van de begeleiding kan verwachten en wat er van moeder verwacht wordt. Problemen rondom motivatie en vrijwillige participatie kennen nooit een standaardoplossing. Het is belangrijk om op bovenstaande procedure terug te vallen maar de beschreven procedure is niet altijd een oplossing op zichzelf. Je moet je ervan bewust zijn dat dit soort onderwerpen weerbarstige dilemma’s zijn binnen dit werk en het is dan ook erg belangrijk dat je de ruimte zoekt hierover met collega’s en begeleider in gesprek te gaan. Je kunt hen vragen naar ervaringen in soortgelijke situaties en je kunt bespreken hoe je grenzen kunt vaststellen en bewaken door hierover te praten en afspraken over te maken met het gezin. Dit kan bijvoorbeeld tijdens briefings en casusoverleggen. Het is ook belangrijk in je achterhoofd te houden dat er tijdens de eerste fase van de begeleiding (de A-fase) vaak sprake is van een grote mate van stress binnen de gezinssituatie. Indien je ernstig in de problemen zit en zorgen hebt over geld voor eten, ben je daar soms zo op gefocust dat je andere zaken (die misschien ook belangrijk zijn) minder prioriteit geeft. Het is hierdoor soms lastig om afspraken na te komen omdat mensen geen structuur in hun leven hebben. Ze zien soms door de bomen het bos niet meer’. Tijdens deze fase is het belangrijk dat de stagiaire het voortouw neemt en een tijdsinvestering doet in het gezin. Vaak moet er even wat extra energie in het gezin vanuit de kant van de hulpverlening om het machinetje weer draaiend te krijgen. Op een gegeven moment moet je ook iets terug kunnen verwachten van de cliënt en het is daarom wel belangrijk om vanaf het begin te focussen dat ouders zelf ook zaken oppakken (dat kan ook in ‘het klein’; zoals het posten van een brief). Zelfredzaamheid (hoe klein dan ook) is dus tegelijkertijd een aandachtspunt vanaf het begin van de begeleiding. De balans tussen input vanuit hulpverlening en vanuit cliënt ligt echter in de acute fase iets meer bij de hulpverlener en gaat wordt gedurende de begeleiding verschoven naar de gezinsleden zelf. Illegaliteit Het algemene uitgangspunt dat in alle situaties geldt wanneer illegale situaties worden aangetroffen: ‘wat niet mag, moet stoppen. We kunnen wel helpen met het vinden van een oplossing maar die oplossing past binnen de kaders van de wet.’ Indien er illegale situaties voordoen wordt dit in de eerste plaats expliciet benoemd richting het gezin. Vaak is het hierbij belangrijk te wijzen op consequenties die de illegale situatie met zich meebrengen. Soms is het mogelijk om een termijn te stellen waarbinnen het probleem opgelost moet zijn. Daarbij spreek je af wat de rol van het gezinslid is, en wat het gezinslid kan verwachten van de stagiaire. Afhankelijk van de situatie kan dit schriftelijk worden vastgelegd. Het kan voorkomen dat je in aanraking komt met illegale situaties binnen het gezin. Voorbeelden hiervan zijn illegale bewoning, uitkeringsfraude, kindermishandeling of huiselijk geweld. Maar er zijn nog tal van andere zaken te bedenken die onder het onderwerp illegaliteit kunnen vallen. Illegale situaties zijn niet altijd direct zichtbaar of aantoonbaar, soms heb je een ‘onderbuik-gevoel’. Enerzijds is het belangrijk een einde te maken aan illegale situaties, anderzijds moet de algehele situatie waar het gezin zich in bevindt in ogenschouw genomen worden. Het zoeken naar oplossingen moet dus altijd nadrukkelijk worden gestimuleerd. Uiteindelijk zijn de consequenties van illegale situaties (‘straffen’) namelijk niet altijd positief voor het welzijn van het kind in het gezin. Uiteindelijk is er een verplichting om actie te ondernemen indien illegale situaties voortduren. Hoe die actie eruit ziet is sterk afhankelijk van de situatie. De begeleider draagt hiervoor de eindverantwoordelijkheid. Soms komen er situaties voor waarin de stagiaire onder druk wordt gezet door gezinsleden. Dit kan op verbale en fysieke wijze. Mocht de stagiaire zich op wat voor manier dan ook onder druk gezet voelen; dan meldt hij dit altijd bij de begeleider (via direct contact, in casusoverleggen of in briefings). De stagiaire en begeleider bespreken de situatie uitgebreid en bekijken samen hoe ze hierop gaan handelen. Indien er een duidelijk incident heeft plaatsgevonden dan gaat de begeleider een gesprek aan met de cliënt om de consequenties van zijn of haar gedrag te bespreken. De begeleider houdt nauwlettend in de gaten of deze consequenties moeten worden opgevolgd en houdt hiermee ook de positie en veiligheid van de stagiaire in de gaten.
29
Protocollen Ten eerste hebben wij een protocol over hoe te handelen in situaties waarbij sprake is van geweld achter de voordeur. Ten tweede hebben wij een protocol wanneer kindermishandeling geconstateerd wordt. Hieronder worden de twee protocollen besproken. Kindermishandeling Net als bij situaties waarbij sprake is van geweld achter de voordeur, is het zaak om situaties van kindermishandeling goed te handelen. Overleg ook hierom uitgebreid met de teamleider/werkbegeleider (ook WB in dit schema) . Dit geldt voor situaties waarbij er zeker sprake is van kindermishandeling, maar misschien nog wel meer in de situaties waarbij je slechts een vermoeden hebt. Het protocol voor kindermishandeling ziet er als volgt uit:
1. signalen verzamelen
2.2.Bespreken met Bespreken met Interventiewerkbegeleider (WB) specialist
3. bellen met AMK voor advies
4. Gesprek door 4. Gesprek door interventiewerkbegeleider specialist
5. Ouders blijven in begeleiding?
nee
6. Aanmelden bij LZN
nee
8. Bespreken dat melding gedaan moet worden bij het AMK
ja 7. Ouders willen meewerken aan oplossing ja 9. Verwijzing naar hulpverlenende instantie
10. Melding doen bij AMK
Geweld achter de voordeur Geweld kan op verschillende manieren worden geconstateerd. Cliënten kunnen tegen je zeggen dat het speelt maar je kunt het ook signaleren. Als het speelt, is het belangrijk dat je weet hoe je moet handelen. Het protocol voor geweld achter de voordeur staat op de volgende pagina. Het is belangrijk om te weten dat je als coach/stagiaire niet buitenspel gezet wordt (ook al staat bij stap 4 dat de werkbegeleider de casus overneemt). Aangezien situaties met geweld lastige situaties zijn, is het aan te raden dat de werkbegeleider nauw betrokken is bij de casus. Houd de werkbegeleider daarom heel goed op de hoogte van wat allemaal speelt! Je kunt bij je werkbegeleider ook advies inwinnen voor eventuele begeleiding voor slachtoffer en/of pleger.
30
Binnen Rotterdam bestaat er een Meldpunt Huiselijk Geweld. Informatie over hulpverlening en advies over hoe je in deze situaties als hulpverlener moet handelen staan op hun website (http://www.ggdrotterdamrijnmond.nl/huiselijk-geweld.html). Het is raadzaam om je goed te laten adviseren en voorlichtingen in situaties waarin huiselijk geweld een rol speelt. Raadpleeg voor algemene informatie het ASHG en indien je hulp in wilt schakelen voor een specifieke cliënt dan kun je hulp inschakelen van de LTHGcoordinator (Lokaal Team Huiselijk Geweld).
1. Signalen verzamelen
2.2.Bespreken Bespreken metmet interventiewerkbegeleider (WB) specialist
3. Contact met Advies- en Steunpunt Huiselijk geweld
4. Signalen 4. signalenzijn zijn zo zo ernstig dat ernstig dat WB IVS overneemt overneemt
5. Blijven monitoren
nee
ja 6. Gesprek door 6. Gesprek door WB IVS met metslachtoffer slachtoffer
ja 7. Slachtoffer geeft HG toe
nee
8. Slachtoffer blijft in begeleiding
nee
9. Melden bij LZN
ja 10. Gesprek slachtoffer en pleger
nee
11. slachtoffer verwijzen naar AMW
nee
15. Pleger melden bij LTHG
ja 12. Gesprek met pleger zonder slachtoffer
13. IVS 13. WB organiseert organiseert gesprek gesprek
14. Pleger wil gedrag veranderen ja 16. Passende begeleiding zoeken
31
6.
Protocol Werkbezoeken
Wij krijgen vaak bezoek van ‘externen’ (zoals een directeur van een gemeentelijke dienst, een wethouder of andere politici). Zij zijn geïnteresseerd in de manier waarop wij werken. Voor het voortbestaan van de werkwijze van Bureau Frontlijn is het van groot belang dat veel mensen bekend worden met onze aanpak. Om beter te worden en onszelf steeds te ontwikkelen krijgen we mensen over de vloer die dit proces vanuit hun functie kunnen steunen of die ervan willen leren voor hun eigen organisatie. Wanneer ‘externe belangstellenden’ langskomen om een ‘kijkje in de keuken’ te krijgen dan is het meest representatief om deze belangstellenden mee te laten gaan op een huisbezoek. Op die manier kunnen zij het beste zien wat de methodiek inhoudt. Ze kunnen aan de moeders vragen stellen over wat zij zélf van de begeleiding vinden en de coaches kunnen een beeld schetsen van hun werkzaamheden. De burgers en de coaches weten het meest van het ‘echte werk’ en kunnen dit dan ook het beste zélf vertellen. Jullie zijn ervaringsdeskundigen! Jullie medewerking is dan ook van groot belang. Uitgangspunten: de gezinnen zijn goed voorbereid en weten wat hen te wachten staat de basiscoaches zijn altijd in koppelvorm aanwezig tijdens het huisbezoek (of vergezeld door interventiespecialist) bij onstabiele gezinnen geen huisbezoek met externen vanwege de kwetsbaarheid van het contact Hoofd Bureau Frontlijn wijst werkbezoeken toe aan betrokken team(s)
Zo vroeg mogelijk, minimaal 1 week voor bezoek
Projectleider stelt een verantwoordelijk werkbegeleider of meerdere werkbegeleiders aan
Zo vroeg mogelijk,
om huisbezoeken te organiseren. De projectleider maakt een programma en mailt dit aan
minimaal 1 week voor
betrokkenen rond. Projectleider mailt daarnaast ook wat achtergrond van gasten is en met
bezoek
welke doel zij op bezoek komen. Burgers worden benaderd door coach/stagiaire of werkbegeleider. Er wordt een afspraak
Minimaal
gepland voor een voorbereidingsgesprek (kan ook telefonisch). Bij grote omvang van
1 week voor het bezoek
bezoek (meer dan 2 bezoeken): er worden zogenaamde ‘reservegezinnen’ benaderd. Aan hen wordt duidelijk gecommuniceerd dat we in geval van uitval bij hen op bezoek komen. Verantwoordelijke werkbegeleider maakt een plan en bij grote omvang van bezoek een
Minimaal 1 week voor het
draaiboek. Hierin staan de gezinnen die benaderd zijn en hebben aangegeven mee te
bezoek.
werken (óók: een lijst met ‘reservegezinnen’). Deze lijst wordt doorgestuurd naar alle medewerkers die bij het bezoek betrokken zijn. Voorbereidingsgesprekken vinden plaats met gezinnen en stagiaires/coaches:
Minimaal een dag voor het
Qua gezinnen: verwachtingen m.b.t. het gesprek worden uitgesproken. Verder worden er
bezoek
concrete afspraken gemaakt met moeder. (Hoe laat? Wie komt er? Hoe lang zal het gesprek duren?) – kan ook telefonisch Qua betrokken stagiaires/coaches: besproken wordt wie komen, wat het doel is van het bezoek, waar de mogelijke meerwaarde van het bezoek voor ons project zit. Daarnaast wordt de inhoud van het bezoek besproken (wat gaat er gebeuren? Wat wordt er besproken? Is nog voorbereiding benodigd?) – kan in de briefing Een laatste ‘check’ vindt plaats (door student of interventiespecialist). Idealiter bij bewoner
De (vroege) ochtend op de
thuis anders telefonisch. Nagevraagd wordt of moeder echt thuis is en weet wat er gaat
dag van het huisbezoek
gebeuren. Op basis hiervan worden (eventueel) reservegezinnen gebeld.
32
Het huisbezoek vindt plaats.
Tijd en datum te bepalen.
Er vindt een korte evaluatie tussen bewoner en medewerker plaats. Gevraagd wordt hoe
Of op dezelfde dag als het
bewoner het vond. Ook wordt de vraag gesteld of moeder vaker bezoek wil ontvangen/
bezoek, of een dag/ twee
haar verhaal wil doen. Een klein presentje wordt overhandigd (coach of werkbegeleider
dagen erna.
zorgen dat er een presentje beschikbaar is).
33
7.
Opschaling & Knelpunten
Bekijk prezi: http://prezi.com/hn5hhdkxws2l/?utm_campaign=share&utm_medium=copy&rc=ex0share Een knelpunt is een actiepunt dat moeizaam of niet van de grond komt zodat het gezin in een onwenselijke en soms gevaarlijke situatie terecht komt. We kunnen hierbij denken aan zaken variërend van het uitblijven van maand- of weekgeld door de KBR tot een dringende behoefte aan opvoedingsondersteuning via een indicatie van Jeugdzorg etc. Knelpunten kunnen zich op twee manieren manifesteren: - Stelselmatig bij verschillende gezinnen maar met dezelfde oorzaak - Zeer ernstige en ingewikkelde problematiek waarbij vaak vele verschillende actoren betrokken zijn en waar geen oplossing voor komt (of waarbij de oplossing onacceptabel lang duurt) Het signaleren, beschrijven en aanpakken van knelpunten neemt een belangrijke positie in binnen de begeleiding van gezinnen. Via deze functie levert Bureau Frontlijn opbouwende kritiek aan betrokken instanties die soms niet goed zijn ingericht op de cliënten, of steken laten vallen. Hiermee worden vanuit de frontlinie (de realiteit, met de poten in de modder) signalen doorgegeven aan management en beleidsmakers op verschillende niveaus zodat zij beter kunnen anticiperen op de realiteit van hun doelgroep. Via deze opbouwende kritiek zouden betrokken instanties en gemeentelijke diensten hun werkprocessen beter kunnen inrichten op de vraag van de burger. Van alle teamleden wordt gevraagd alert te zijn op het signaleren van deze knelpunten. Dit begint al op het niveau van de coach die in het logboek in RIS een knelpunt kan beschrijven. Deze knelpunten worden met de werkbegeleider besproken in het casusoverleg of (indien sprake is van een urgente situatie) tijdens de briefings. Als de coach het knelpunt niet kan oplossen, adviseert de werkbegeleider hem of haar daarbij. Waar nodig neemt de werkbegeleider ook zélf initiatief. Als ook dit niet het gewenste resultaat oplevert dan laat de werkbegeleider zich adviseren door de projectleider. Dit kan dagelijks (indien sprake van een urgente situatie) of tijdens het gezamenlijke casusoverleg. Hier zit wederom een ‘opschalingsmogelijkheid’; wanneer het knelpunt niet wordt opgelost kan de projectleider initiatief nemen om de situatie op te lossen. Zowel coach, als werkbegeleider als projectleider kunnen in dat geval contact opnemen met contactpersonen uit het netwerk. Daarnaast kan ook worden uitgeweken naar juridische stappen (zoals sociaal raadslieden of een advocaat). Als er binnen het team geen oplossing kan worden gevonden dan bespreekt de projectleider het knelpunt met Bureauhoofd. Naar aanleiding hiervan kunnen verschillende actie’s worden uitgezet zoals gesprekken met directie van betrokken organisaties, maar ook een klacht bij de ombudsman behoor tot de mogelijkheden. Deze mogelijkheden vindt je terug in het schema. Het schema loopt van beneden naar boven, dit betekent dat je eerst de eerste stap moet hebben gezet, voordat uitgeweken kan worden naar de volgende stap. Los van de inspanning naar de concrete oplossing van het probleem toe, dient er op elk niveau ook inspanning te gaan naar het beschrijven van het knelpunt zodat hier een toekomstles uit gehaald kan worden. Je kunt ervan uitgaan dat deze informatie (via de projectleider) ook gedeeld wordt met de betrokken instantie/organisatie.
President Rutte
Ombudsman
Directie betrokken organisatie
Barend (hoofd Bureau Frontlijn)
Projectleider
Juridische stappen (advocaat, sociaal raadslieden, bezwaar)
Werkbegeleider
Coach
Betrokken medewerker organisatie
Gezin
34
8.
Gedragscode Bureau Frontlijn
Een gedragscode is een verzameling normen en waarden waarmee Bureau Frontlijn aan iedereen laat zien waar wij voor staan en wat wij belangrijk vinden in het zakelijke en maatschappelijke verkeer. De gedragscode moet duidelijkheid scheppen over wat wel en niet is toegestaan. De gedragscode is van toepassing voor iedereen die werkzaam is bij Bureau Frontlijn. Werknemers, uitzendkrachten, stagiaires, vrijwilligers, gedetacheerde of ander ingehuurd personeel. 1. Goed ambtenaarschap Je bent onderdeel van de overheid. Je dient het algemeen belang en probeert met handelen het vertrouwen in de overheid te steken. Je houdt je aan de wettelijke voorschriften en aan algemeen aanvaarde gedragsregels. Je treedt correct op tegen burgers en bedrijven en treedt klanten met respect tegemoet. Je discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen. Je voert je werk op een professionele, klantgerichte manier uit. Je geeft de ambtelijke leiding en de klanten tijdig de juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin je niet volgens jouw professionele normen kan werken, stel je intern direct aan de orde. Je gaat respectvol met je collega’s om. Je houdt er rekening mee dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. Je bent aanspreekbaar op gedrag. Je gaat verantwoord om met middelen van Bureau Frontlijn (gelden, diensten, goederen, kennis). Je vermijdt het maken van onnodige kosten. Je draagt verantwoordelijkheid voor je eigen handelen. Je kunt de keuzes die je binnen je werk maakt verantwoorden. Je komt gemaakte afspraken na en bent daarop aanspreekbaar. Je ondersteunt de verantwoordelijkheid van je leidinggevende door hem of haar waar nodig te informeren. 2. Vertrouwelijke informatie Je gaat binnen en buiten je werk zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van diensten, bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van Bureau Frontlijn kan schaden. Je gaat functioneel om met gevoelige informatie. Informatie waarover je van leidinggevenden een geheimhoudingsplicht hebt opgelegd, houd je geheim. Je respecteert de privacy van (externe en interne) klanten, leveranciers en overige zakelijke relaties en collega’s. Je gebruikt financiële informatie en voorkennis van beleid voor de uitoefening van je functie en niet voor andere doeleinden. Je ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit Bureau Frontlijn naar buiten. Je laat niet uit slordigheid buitenstaanders meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken van Bureau Frontlijn zelf of van een klant van Bureau Frontlijn. Je zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als je je werkplek verlaat en dat je computer is afgesloten. Je verstrekt geen informatie aan media zonder overleg met het hoofd van Bureau Frontlijn. 3. Nevenfuncties Binnen Bureau Frontlijn zijn nevenfuncties feitelijk niet gewenst. Bij het aangaan van een nevenfunctie (ook wanneer dit geen raakvlakken heeft met je functie-uitoefening) wordt hier vooraf toestemming voor gevraagd bij het hoofd van Bureau Frontlijn. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, vrijwilligerswerk of een eigen bedrijf. Je meldt activiteiten die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met belangen van Bureau Frontlijn waar je in je functie mee te maken hebt. Je meldt een nevenactiviteit ook als deze het risico op schade met zich mee kan brengen voor de organisatie. Bijvoorbeeld: ethisch of politiek omstreden privé-activiteiten van ambtenaren. Je realiseert je dat het oordeel
35
van de buitenwereld belangrijk is. Als je nevenactiviteit de schijn van belangenverstrengeling wekt, is dit ook schadelijk voor het vertrouwen van de overheid. Ook financiële belangen in de privé sfeer kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van je financiële belangen, ben je de enige die kan inschatten of dat belang zich verdraagt met je functie- uitoefening. Heb je in de je functie een relatie met een bedrijf waar je persoonlijk een financieel belang in hebt, vermijd dan risico’s en bespreek dit met je leidinggevende. 4. Geschenken Je gaat verantwoordelijk om met geschenken, aanbiedingen en vergoedingen. Je accepteert geen geschenken als die je onafhankelijke opstelling ten opzichte van Bureau Frontlijn kan beïnvloeden. Minstens even belangrijk is dat de schijn van belangenverstrengeling vermijdt, ook al is van belangenverstrengeling geen sprake. Al te nauwe contacten en regelmatig aannemen van kleine geschenken is onwenselijk. Aanbiedingen voor privé werkzaamheden, kortingen op privé goederen en andere gunsten accepteer je niet. Je accepteert geen geldbedragen. Je vraagt nooit gunsten voor jezelf aan derden. Bedrijfsattenties (agenda’s, kalenders, pennen, hebbedingetjes) mag je accepteren voor zover dit niet een gezamenlijke waarde van € 25,- te boven gaat. Een kerstpakket is niet toegestaan en weiger je beleefd. Geschenken die op je huisadres worden aangeboden accepteer je niet. Geschenken die worden aangeboden voor het goed uitvoeren van een klus mogen worden geaccepteerd tot een bedrag van € 50,- Ook een afscheidsetentje mag je accepteren. Een combinatie is eveneens toegestaan. Je stelt je leidinggevende zo snel mogelijk op de hoogte van aangeboden geschenken die je niet hebt geaccepteerd en van in vooruitzicht gestelde geschenken. 5. Uitnodigingen Je gaat verantwoord om met uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen, lunches en diners. Je beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor Bureau Frontlijn. Je bespreekt alle uitnodigingen met je leidinggevende. Je bent ervoor verantwoordelijk dat de leiding op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen je functie uitoefening. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat, laat dit dan aan je leidinggevende weten. 6. Voorzieningen en personeelsregelingen Je houdt privé gebruik van e-mailsysteem, internet, (mobiele) telefoon, kopieerapparaat en dergelijke beperkt. Je zorg ervoor dat dit je dagelijkse werkzaamheden niet hindert. Je laat je privé gebruik van gemeentelijke apparatuur openlijk zijn, zodat je erop kunt worden aangesproken. Je leidinggevende of collega kan een andere opvatting hebben van ‘beperkt gebruik’ dan jijzelf. Je neemt geen gemeentelijke eigendommen mee naar huis. Het leven van eigendommen voor privé gebruik is alleen mogelijk als je daarvoor vooraf toestemming van je leidinggevende hebt gekregen. Je doet geen privé-bestellingen via de gemeente. Je verzendt geen ongefrankeerde privé post via de postkamer. Je declareert alleen kosten die je hebt gemaakt. Je maakt eerlijk gebruik van regelingen voor het personeel, zoals kinderopvang of de fietsregeling. Verantwoord gebruik van gemeentemiddelen betekent ook het naleven van de werktijden en de regels bij ziekteverzuim. 7. (tegengestelde) belangen Je bent alert op situaties in je werk waarin je met privé relaties te maken krijgt, zoals familieleden, vrienden en ex-collega’s. Je licht je leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven
36
waarin familie of vrienden werkzaam zijn. Je bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privé-sfeer. Je bent bedacht op botsingen van belangen. 8 Integriteit Je bespreekt twijfels over de integriteit van collega’s zo veel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot positief resultaat, dan licht je de leidinggevende of het hoofd van Bureau Frontlijn in. Je bent ook zelf aanspreekbaar op je handelen en uitlatingen. Collega’s en burgers kunnen je werkwijze of je worden anders ervaren dan je bedoelt. Je meldt een vermoeden van fraude of corruptie bij je leidinggevende of het hoofd van Bureau Frontlijn. Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken licht je je leidinggevende of het hoofd van Bureau Frontlijn in. Wil je dat niet bekend wordt dat je de misstanden aankaart, dan kun je via de vertrouwenspersoon een melding doen. Als leidinggevende geef je het goede voorbeeld. Je bent open over je manier van werken. Je bent aanspreekbaar op je werkwijze en je houding naar medewerkers. Bij twijfel en vragen over de juiste handelswijze kunnen medewerkers bij jou als leidinggevende terecht. Je bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen. Je bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen. Je spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zonodig maatregelen. Werken voor Gemeente Rotterdam is kiezen voor dienstverlening, integriteit en dienstbaarheid aan het openbaar bestuur. Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst de ambtelijke integriteit in breder perspectief, te weten de volgende kernwaarden: Vertrouwen … van burgers krijgen. Om dat steeds verder te versterken. Weten wat er leeft in onze stad, altijd kunnen uitleggen wat daaraan jouw bijdrage is. Je levert vraaggerichte dienstverlening, maar zorg ook voor correcte en consequente handhaving. Verantwoording … voor alles wat je doet. En ook toegeven, als er eens iets misgaat. Met als belangrijkste leidraad; afspraak is afspraak. Onafhankelijkheid … door iedereen gelijk te behandelen. Zorgvuldigheid … voor de spullen waarmee je werkt. Voor de tijd die je te besteden hebt. Met alle mogelijke flexibiliteit, maar met voorrang voor het werk als dat daarom vraagt. Begrip … voor anderen, door je in hun situatie te verplaatsen. Discretie … door te laten merken dat vertrouwelijke informatie bij jou in goede handen is en daaraan extra aandacht te geven als het gaat om privé gegevens van wie dan ook. Respect … voor iedereen, burgers en collega’s. Professionaliteit … in de uitoefening van je vak en bij de ontwikkeling van je vaardigheden. Samenwerking Door je hulp aan te bieden als die nodig is en om hulp te vragen als je die nodig hebt. Je kijkt daarbij ook weleens over de grenzen van je eigen organisatie heen. Helderheid … door te laten zien wat je doet en te vertellen waarom je het zo doet.
37
9.
Studentbegeleiding (didactiek)
Leren neemt een centrale plek in binnen Bureau Frontlijn. Het leren vindt plaats op verschillende niveau's; op niveau van de cliënt, de student en de begeleider (en daardoor het bureau) en ontstaat door interactie tussen deze niveau's. Hierbij geldt dat de leercycli gelijke elementen bevatten en gestoeld zijn op dezelfde basisprincipes; motiveren, zelfsturend in je leerproces en een positieve benadering. Hieruit valt op te maken dat de werkbegeleiders hun studenten begeleiden zoals zij willen dat de studenten de gezinnen begeleiden. Deze uitgangspunten staan gevisualiseerd in onderstaand figuur. Werkbegeleiders differentiëren hun begeleiding naar de studenten toe afhankelijk van in welke fase ze zitten van het leermodel.
38
Vier stadia van leren
Het model laat zien dat de lerende vier fasen doorloopt wanneer een nieuwe vaardigheid of competentie wordt aangeleerd. De eerste fase is onbewust onbekwaam, waarin de lerende zich niet bewust is van een hiaat in zijn kennis of vaardigheden. In de fase die daarop volgt, bewust onbekwaam, herkent de lerende het hiaat, maar heeft hij nog geen effectieve strategie om dit op te lossen. In de derde fase, bewust bekwaam, weet de lerende een bepaald probleem te benaderen of kan een bepaalde vaardigheid toepassen, maar dit vereist een grote mate van concentratie. In de laatste fase, onbewust bekwaam, heeft de lerende zich de vaardigheid zodanig eigen gemaakt dat het toepassen ervan als het ware een tweede natuur is geworden, zonder dat het veel concentratie vraagt.
39
10.
Toelichting Fotoproject
Ter afsluiting van elk coachingstraject vraag je aan cliënten of zij mee willen werken aan het fotoproject. Dit is primair bedoeld voor henzelf, een (gezins)portret en eventueel een opgeschreven verhaal als aandenken aan eigen prestaties tijdens het coachingstraject. Maar we willen ook graag foto’s verzamelen van cliënten voor op een grote fotomuur en om op de website te publiceren (inspirerende verhalen). Hieronder toelichting hoe je foto’s en verhaal kunt maken.
Het verhaal Wat is nodig om een ‘mooi’ verhaal te krijgen? Naast je eigen invulling en de manier waarop jij de klant kent, is het goed en interessant om te vragen aan de klant hoe alles nu voelt en hoe deze terugkijkt op het hulptraject wat is afgelegd samen met Bureau Frontlijn. Spannend is ook om te vragen waarom deze persoon hulp heeft ingeschakeld en hoe hij/zij bij uiteindelijk bij Bureau Frontlijn terecht is gekomen. Onderstaand wat vragen die je kunnen helpen een verhaal op te stellen uit de antwoorden die je van de klant krijgt. Mooi zou zijn als je het kunt omschrijven in je verhaal in chronologische volgorde: Hoe was het toen? Hoe is het nu? En wat zijn de dromen voor de toekomst? Als houvast voor jezelf kun je voor ‘het interview’ eventueel de onderstaande vragen voorbereiden. In de voorbeelden wordt de klant voor het gemak aangesproken met ‘u’, maar maak er je eigen benadering van in de sfeer van jullie relatie.
Kunt u zich nog herinneren waarom u hulp wilde? Hoe kwam u erachter dat u hulp wilde? Hoe heeft u van Frontlijn gehoord? Hoe was de eerste ontmoeting met de hulpverleners? Wat is een mooi en bijzonder moment om op terug te kijken? Wat was een pijnlijk of moeilijk moment? Wat is het grootste verschil tussen toen en nu? Hoe voelt het om te weten dat u heel veel op eigen kracht bent gaan doen? Hoe is het om te weten dat we dit traject binnenkort af gaan sluiten? Hoe voelt dat? Wat zijn uw plannen/dromen voor de komende maanden? Zou u ons gelijk weer benaderen als het niet gaat?
Probeer een stuk te maken van 600 woorden. Wanneer je in een Worddocument typt, wordt het aantal pagina's en woorden in uw document automatisch door Office Word 2007 geteld en op de statusbalk onder aan de werkruimte weergegeven, dan kun je gelijk zien hoe ver je bent. Als je het verhaal hebt opgeschreven, stuur het dan met de foto naar
[email protected]. Het verhaal kan eventueel geredigeerd worden en vervolgens kan het dan met de mooie foto op de site van Bureau Frontlijn. Zorg dat ouders in dit geval wel expliciet toestemming geven voor publicatie en laat hen daartoe het toestemmingsformulier ondertekenen.
40
De foto (instructiefilmpje: http://www.youtube.com/watch?v=KYUdjLF9iB8) De soort foto’s die gemaakt gaan worden van de gezinnen/personen valt onder portretfotografie. Bij het maken van een lekkere taart, zijn de juiste ingrediënten belangrijk, hetzelfde principe geldt voor portretfotografie. Daarom hieronder een aantal ingrediënten die horen bij portretfotografie. Het zal wat uitmaken in het resultaat als er enkele ingrediënten worden toegepast. Wijk er van af wanneer je daar behoefte aan voelt. Dat levert je waarschijnlijk de beste foto's op. Probeer de automatische functie uit, als het er niet mooi uitziet, dan kunnen enkele tips hieronder je vooruit helpen. 1. Hou het JPG formaat op de camera op het grootste formaat 2. Kies een rustige achtergrond qua kleur en structuur, het liefst een witte muur 3. Stel het gezin/personen op het gemak, de emotie zie je terug op de foto 4. Fotografeer op ooghoogte 5. De gezinnen/personen niet in het midden van de foto 6. Zoek zacht licht Toelichting: 1. Hou het JPG formaat op de camera op het grootste formaat. Bij opties kan je het formaat van de foto aanpassen. Deze staat niet altijd op het gewenste formaat. Stel het JPG formaat in op het grootste formaat. Het wordt een kleurenfoto. Klik even rond bij de opties van de camera en kijk of je niet een superdeluxe optie aan hebt staan die je eigenlijk niet wilt hiervoor. Hou de foto liggend en niet staand, zodat alle foto’s overeenkomen met elkaar. 2. Kies een rustige achtergrond qua kleur en structuur, het liefst een witte muur. In de winter zijn we meestal binnen en in de zomer kunnen de foto’s buiten genomen worden als mensen graag buiten zijn. Meestal zijn er wel witte muren beschikbaar. Zo niet, dan kan er gebruik gemaakt worden van de second best option, die voor handen is. 3. Stel het gezin/personen op hun gemak, de emotie zie je terug op de foto Probeer het gezin/persoon te portretteren zoals ze zijn. Als iemand er echt geen zin in heeft, dan is het misschien beter om de afspraak te verzetten of geen foto te maken. 4. Fotografeer op ooghoogte Door het gezin of persoon op ooghoogte te fotograferen wordt een portret direct veel beter. Dat geldt zeker voor kinderen, maar ook bij volwassen is het niet leuk als je neerkijkt op hun kruin of opkijkt tegen hun kin. Tenzij de ouder(s) en kinderen samen op de foto gaan, dan houden we de volwassenen op ooghoogte. Bij deze foto’s leggen we vooral het gezicht en het bovenlijf vast. De aandacht gaat naar het gezicht en bovenlijf, dus laat de rest van de omgeving ook weg vallen, dit zal ook wel lukken als er een rustige achtergrond wordt gebruikt. Natuurlijk zijn er ook uitzonderingen. Het allerbelangrijkste bij een portretfoto is dat de ogen scherp zijn. 5. De gezinnen/personen niet in het midden van de foto Je maakt een portretfoto direct een stuk dynamischer wanneer je het gezin/persoon niet exact in het midden plaatst. De regel van derden (ook wel bekend als de gulden snede) is meestal een prima uitgangspunt; het gezin of persoon juist aan de linker of rechterkant van het beeld (zie voorbeeld hiernaast). Het is ook belangrijk om op de hoogte van het gezicht in de foto te letten. Bij de minder ervaren fotografen zie je vaak dat er boven het hoofd van het onderwerp nog veel 'vrije' ruimte is. Hier is doorgaans niks interessant te vinden; het lichaam van je model voegt doorgaans meer toe aan de foto dan de lege lucht er boven. Kader het hoofd dus met de bovenkant van je uitsnede. 6. Zoek zacht licht Stel bij de functies het soort licht in (dit heet witbalans), je kan meestal kiezen uit: dag-licht, tl-licht, zonlicht e.d. Zacht licht is erg aangenaam bij portretfotografie. Bij zacht licht ziet bijna iedereen er mooi uit; het is vleiend licht. Bij het maken van portretfoto's is het daarom slim om hard licht te voorkomen en op zoek te gaan naar zachter, diffuus licht. Zacht licht heb je wel 's ochtends vroeg of 's avonds laat bij de zonsopkomst en ondergang. Tips bij slecht licht: vermijd de zon midden op de dag, want die levert harde schaduwen op. Moet je wel een foto maken terwijl er een felle zon schijnt, zoek dan de schaduw op. Ook hier kun je gebruik maken van de flits; je flitser gebruiken om harde schaduwen weg te flitsen terwijl het zonlicht wel de hoofdbron blijft van het licht. Voorkom een overmatige flits belichting; een portretfoto wordt dan overbelicht en wordt minder mooi.
41
Frequentie: twee keer per dag, ± 15 minuten
11.
Format (de)-briefing Rol van de werkbegeleider/instructie
Rol van de student/verwachtingen
- meedoen - actieve, open houding - vragen stellen - op tijd aanwezig
Reactief
- veel en duidelijke instructie, gericht op plannen/ agenda en onderlinge afstemming met koppel/ team - briefing voorbereiden en voorzitten
Januari
-briefing zo nodig zelfstandig oppakken en uitvoeren -punten noteren voor werkbegeleider
Administratie -actielijst per student -terugkoppeling naar werkbegeleider bij zelfstandig briefen -teamschrift voor briefen dat wordt bijgehouden
Reactief - minder instructie nodig - eigen verantwoordelijkheid bevorderen
- (flexibel) plannen en agenda bijhouden - briefing voorzitten
Proactief
Proactief
Juni
Reactief - weinig instructie - sturing geven waar nodig - eigen verantwoordelijkheid / zelfstandigheid bevorderen
Werkvormen -elkaar bevragen -debriefing: hoogtepunt/dieptepunt van de 42 dag -roulatie briefings leiden
Stimuleren en uitlokken
September
Bijsturen en checken
Proactief
Sturen en informeren
P
Format weekbriefing
Frequentie: één keer per week, 60 minuten
September
- veel en duidelijke instructie - inbreng agendapunten
- open en actieve houding - aan afspraken houden
Reactief
Januari
-voorzitter verzamelt punten - kennis delen - voorbereid vragen stellen - zelf oplossingen bedenken
Proactief
Proactief
Reactief - steeds minder instructie - steeds minder inbreng agendapunten
Juni
Actief
- zelf organiseren en leiden van de weekbriefing - elkaars vragen beantwoorden - elkaar aanspreken en coachen
- weinig instructie - weinig tot geen inbreng agendapunten
Administratie -Notulen met actielijst -Student noteert zelf aantekeningen/acties -Lijst roulerend voorzitter/notulist -Eventueel acties van administratieve aard
Werkvormen -roulering voorzitterschap/notulist -rondje hoogte- en dieptepunten 43 -meta-communicatie (inbreken en vragen wat studenten vinden van verloop overleg)
Stimuleren en uitlokken
Actief
Sturen en informeren
Rol van de werkbegeleider/instructie
Rol van de student/verwachtingen
Bijsturen en checken
12.
Frequentie: één keer per maand, 60 minuten
Format Reflectiegesprek
September
- veel en duidelijke instructie: - leerdoelen worden meegenomen in gesprek, maar zijn niet leidend -aansturen op verrijking en verdieping
- leerdoelen voorbereiden - gesprek (nog) niet leiden
Reactief
Januari
- zelf het gesprek voorbereiden en leiden - feedback vragen aan de begeleider
Administratie -Student maakt aantekeningen -Eventueel praktijk- of leerplan, reflectieverslagen enz. - Eventueel een reflectieschrift
Reactief - steeds minder instructie nodig - samen het gesprek voeren en samen afspraken maken
- meer eigen inbreng - samen het gesprek voeren - zelf meer om feedback vragen -leerdoelen bijstellen
Proactief
Proactief
Juni
Actief - weinig instructie nodig - student is zelfsturend en plant werkbegeleider in voor nieuwe afspraak
Werkvormen -Format reflectiegesprek -Format reflectieboom -Format grafiek uittekenen -Format activerende vragen -Format Reflectiegesprek n.a.v. incident 44 -Format STARTT methodiek
Sturen en informeren
Actief
Rol van de werkbegeleider/instructie
Stimuleren en uitlokken
Rol van de student/verwachtingen
Bijsturen en checken
13.
Frequentie: één keer per maand per koppel, 60 minuten. één keer per maand per team (intervisie), 3 uur
Format Casusbespreking
Actief
Rol van de werkbegeleider/instructie
September
- veel vragen - meedenken over invulling huisbezoeken
Sturen en informeren
Rol van de student/verwachtingen
Proactief - veel en duidelijke instructie:
Stimuleren en uitlokken
14.
Januari Reactief
Reactief
Bijsturen en checken
- steeds minder instructie nodig -student zoekt eerst zelf naar een oplossing en bevraagt dan de werkbegeleider
-goede voorbereiding - minder vragen - meer zelf doen en opzoeken
Juni Proactief
Actief
-goede voorbereiding - zelfstandig oplossingen zoeken - multidenken - anderen coachen
- weinig/ geen instructie meer nodig -samen of alleen naar oplossingen zoeken (multi denken)
Administratie -Concrete punten op de mail naar werkbegeleider -Actielijst per student
Werkvormen -Format casusoverleg -Format intervisievorm -Format crisis -Fasen van gedragsverandering
45
15.
Handleiding systeem Inforing
Augustus 2013
Inloggen Om gebruik te kunnen maken van het registratiesysteem moet internet worden opgestart en moet de volgende URL worden ingetypt: https://frontlijn.inforing.nl Het inlogscherm:
Wanneer je voor de eerste keer inlogt wordt gevraagd je e-mailadres in te vullen. Omdat het om een web-applicatie gaat kun je ook inloggen vanaf een andere locatie of met een tablet/laptop tijdens een huisbezoek. In geval van een ‘onbekende locatie’ wordt om extra inloggegevens gevraagd. Deze gegevens kun je opvragen bij je contactpersoon. Wachtwoord wijzigen Vergeet niet na de eerste keer inloggen je (standaard) wachtwoord te wijzigen! Dit kun je doen door het blauwe poppetje rechtsboven in het scherm aan te klikken:
Wanneer je je wachtwoord vergeten bent kun je via de knop ‘wachtwoord vergeten’ in het inlogscherm een nieuw wachtwoord toegestuurd krijgen via de mail. Vervolgens kom je op de pagina ‘organisaties’ en wordt er gevraagd waar je werkzaam bent. Hier kun je aangeven bij wel team je hoort. Ieder project heeft een aantal teams; deze teams kunnen alleen dossier van het eigen project inzien en bewerken.
46
Het hoofdmenu Na het inloggen kom je in het hoofdmenu. Vanuit het hoofdmenu vinden alle activiteiten plaats. Afhankelijk van je rechten is mogelijk dat niet alle knoppen zichtbaar zijn. Voorbeeld van een hoofdmenu:
Dossier zoeken Voordat je een nieuw dossier aanmaakt, controleer je eerst in het zoekscherm in ‘Mijn dossiers’ eerst of er niet al een dossier bestaat met deze naam. Zoeken kan op één of meerdere zoekcriteria zoals getoond in onderstaand scherm. Gevonden dossiers worden getoond in de rechterkant van het scherm.
47
Als de naam nog niet bekend is in het systeem, kies je voor ‘nieuw dossier aanmaken’. Als er al een dossier bestaat kun je er voor kiezen in het bestaande dossier verder te gaan of alsnog een nieuw dossier aan te maken (bijvoorbeeld in geval van kamerbewoning op hetzelfde adres als het gaat om een andere cliënt). Nieuw dossier aanmaken Wanneer je kiest voor een nieuw dossier aanmaakt kom je in het basisscherm:
Klik op ‘Checklist aanmaken en invullen’ om zo de checklist te openen en deze voor ieder gezinslid in te vullen. De checklist De checklist bestaat uit een voorblad, personalia, leefvelden en een samenvatting. Bij het openen van de checklist kom je op het eerst blad, het voorblad.
Via ‘volgend onderdeel’ of het lijstje aan de rechterzijde kun je naar de verschillende pagina’s (leefvelden) van de checklist bladeren. Invullen van de checklist Vul de checklist zo volledig mogelijk in. Als een situatie van toepassing is, geef dit dan aan bij ‘actie’ door op ‘kies’ te klikken.
48
Geef vervolgens de situatie aan, bijvoorbeeld: ‘geen inschrijving in GBA’
Zo worden alle vragen per leefveld doorlopen. Na het invullen van de checklist klik je rechtsonder op ‘opslaan en sluiten’ en kom je op de volgende pagina terecht waar een samenvatting van de situatie staat:
Plan van Aanpak Via het tabblad ‘PvA’ kom je in het plan van aanpak waar alle acties, naar aanleiding van wat er in de checklist is ingevuld, onder elkaar staan. De actiepunten staan onder ‘situatie/vaardigheid’
49
Door op het plusje te klikken verplaats je de actiepunten, die gedaan moet worden om tot het subdoel en doel te komen, naar boven. Hier geef je ook aan wie de actie uitvoert, in dit geval ‘Coach’. Bij de datum geef je aan wanneer je met dit actiepunt gaat beginnen en wanneer hij afgerond moet zijn. Belangrijk: Let er op dat je altijd het hokje links aanvinkt. Alleen dan wordt er een actiepunt van gemaakt.
Onderaan het Plan van Aanpak is ruimte om zelf situaties / vaardigheden in te vullen die je niet kwijt kan in de checklist. Vervolgens roep je het plan van aanpak op via onderstaande link, te vinden helemaal onderaan het tabblad ‘Pva’.
Wat je dan ziet is printbare versie van het plan van aanpak. Dit plan van aanpak wordt door de client en de coach getekend en in het systeem geupload.
50
Koelkastversie Voor de client kun je de koelkastversie uitprinten. Dit is een versimpeld plan van aanpak die de client bij wijze van spreken op de koelkast kan hangen om zo in één oogopslag te zien welke (sub)doelen er zijn afgesproken en voor welke termijn.
Contacten Het belangrijkste tabblad waar je mee zult werken is het tabblad ‘contacten’.
51
Ieder contactmoment (huisbezoek, telefonisch, etc) wat je hebt met je client over dit actiepunt vul je hier in. Op die manier hou je een logboek bij van alles wat je voor je client per (sub)doel hebt gedaan. Statusbalk De statusbalk is altijd onderin je scherm zichtbaar en laat zien in welke fase het dossiers zich bevindt:
Werknotitie Het tabblad werknotitie kun je zien als een ‘post-it’ op je dossier. Aan dit tabblad zijn geen herinneringen gekoppeld. Wanneer je iets hebt ingevuld verschijnt er een sterretje in de rechter bovenhoek van het tabblad.
52
Belangrijk: Dit tabblad is je eigen persoonlijk notitie blad. Wanneer een cliënt eventueel om inzage van zijn / haar dossier vraagt, hoef je dit onderdeel niet mee te geven.
Netwerk In het tabblad ‘Netwerk’ kun je het netwerk van je cliënt inzichtelijk maken.
Met de knop ‘nieuw’ kun je een ketenpartner toevoegen. Het overzicht is gevuld door onze meest gebruikte ketenpartners/diensten en is gecategoriseerd op alfabet. Mocht een bepaalde partner hier niet tussen staan, kan deze door je contactpersoon toegevoegd worden.
Dossier Het tabblad dossier is als het ware een samenvatting van de mogelijkheden met betrekking tot dit dossier. Afhankelijk van je rechten is het onder andere mogelijk om: -
een samenvatting van het dossier openen hoofdmedewerker aan het dossier toekennen het dossier over te dragen aan een collega; te zien hoeveel acties er open staan (rappeldata); een bijlage toevoegen aan het dossier; verhuizingen van bewoners aangeven; het dossier samen te voegen met een ander dossier; de status van het dossier te wijzigen.
53
Bijlage toevoegen Via het tabblad ‘Dossier’ en de knop ‘Bijlage’ kun je een document aan het dossier koppelen. De bijlage wordt dan vanaf je computer geüpload en in het systeem opgeslagen. Deze bijlage kun je bewerken, maar een bijgewerkte versie kan pas in het systeem worden opgeslagen als je hem eerst op je computer ‘opslaat als’ en vervolgens opnieuw aan het systeem hangt.
54
Navigatie balk
Via het kruimelspoor in de navigatie balk kun je zien waar je op dit moment bent in het systeem. Het vetgedrukte onderdeel is de huidige pagina. Door op de verschillende onderdelen te klikken kun je door de schermen bladeren. Je kunt ook steeds één scherm terug springen door op de rode knop rechtsboven in te klikken.
Belangrijk: Let er op dat je niet via de reguliere ‘terug’ knop in je internet browser terug gaat, maar via de navigatiebalk!
55
16.
Richtlijnen en voorbeelden digitale handtekening
Een digitale handtekening is een tekst onderaan verstuurde mails waarin je gegevens staan. Het is de bedoeling dat je deze zelf opstelt. Richtlijnen en instructies hieromtrent staan hieronder. Opstellen als volgt: (om te weten hoe in de mail te plaatsen, zie helemaal onderaan) Voornaam Achternaam (opmerking, bijvoorbeeld: op maandag afwezig) Functie (bijvoorbeeld projectleider) Bureau Frontlijn Adres: Stadhuisplein 30 | 3012 AS | Rotterdam (of een ander adres) Telefoonnummer: (nummer waar je op bereikbaar wilt zijn) Emailadres:
[email protected] Algemeen telefoonnummer Bureau Frontlijn: 010 – 267 32 50 Website: www.bureaufrontlijn.nl
Ingevuld voorbeeld: Mary Prado (part-timer) Communicatie producten Bureau Frontlijn Adres: Stadhuisplein 30 | 3012 AS | Rotterdam Telefoonnummer: 06-2240 2254 Emailadres:
[email protected] Algemeen telefoonnummer Bureau Frontlijn: 010 – 267 32 50 Website: www.bureaufrontlijn.nl
Richtlijnen: Het lettertype is Arial Corpsgrootte 8
56
Extra mededeling: Indien tijdelijk iets extra’s te melden is, kun je dat ook onderaan de handtekening zetten als extra mededeling. Doe dit bijvoorkeur in blauw. (En vergeet het er niet af te halen als de mededeling niet meer van toepassing is!)
Voorbeeld: Mary Prado (part-timer) Communicatie producten Bureau Frontlijn Adres: Stadhuisplein 30 | 3012 AS | Rotterdam
Telefoonnummer: 06-2240 2254 Emailadres:
[email protected] Algemeen telefoonnummer Bureau Frontlijn: 010 – 267 32 50 Website: www.bureaufrontlijn.nl
Nieuw op de Frontlijn website: “Het fotoalbum van de hoop”
Hoe maak je een e-mailondertekening aan? In Outlook: Ga naar Outlook, Extra. Dan naar Opties en kies het tabblad ‘e-mailindeling’. Ga dan naar handtekeningen en kies bewerken. Kies geavanceerd. Beantwoord de vraag: ‘zo start u een editor die geen deel uitmaakt van microsoft office outlook’ met Ja. Je komt dan in een word scherm. Knip, plak en bewerk dit voorbeeld. Sluit vervolgens het bestand. Je electronisch handtekening is nu aangemaakt. In Gmail: Ga naar Gmail en log in op je account. Zorg dat je op ‘mail’ staat. Kies dan rechts het tandwiel (instellingen) en ga naar Instellingen, daarna Algemeen. Zoek in de lijst de handtekening op en knip en plak de tekst uit het voorbeeld. Let op, de logo’s kunnen niet op deze manier ingevoerd worden in Gmail. Om de logo’s in te voeren moet je de volgende stappen nemen: Klik in het scherm van de handtekening op Afbeelding invoegen. Vervolgens moet je de volgende URL invoeren: http:// Het plaatje komt als het goed is nu in je scherm. Procedure afmaken.
57
17.
Werkinstructie Yammer
Yammer wordt door ons in gebruik genomen met het doel om makkelijker Frontlijn-breed te communiceren en berichten met elkaar te delen. Alleen dan vooral gericht op het werk wat we doen. Er zullen berichten geplaatst worden vanuit de projecten (via de projectleiders, de werkbeleiders en de studenten) om elkaar op de hoogte te houden van verschillende ontwikkelingen. Zo komen we meer van elkaar te weten en kunnen we kennis en ervaringen delen. We maken gebruik van yammer vanuit een groep (een community) waartoe je alleen kunt toetreden met een uitnodiging. Deze groep is inmiddels opgezet en heet: de Frontlijn Community. Jullie zullen allen worden uitgenodigd om lid te worden van deze groep en wat heel belangrijk is: als je iets post wat bedoeld is ter info voor heel Frontlijn, dan moet je dit posten in de Frontlijn Community! Let daar dus altijd goed op!! Anders is er een aantal mensen die je post niet zal zien en dat zou jammer zijn. Meld je aan na ontvangst van de uitnodigingsemail. Zodra je lid bent van Yammer, is het de bedoeling dat je een duidelijke (portret)foto van jezelf upload. Zo wordt zichtbaar welk gezicht bij welke naam hoort. Daarnaast vul je in: het project waar je werkt en je functie (directeur, teamleider, stagiaire). Dit zijn de ‘verplichte’ wensen. Van de stagiaires is het leuk en handig om te weten welke studie gevolgd wordt en tot wanneer diegene bij Frontlijn stage loopt. Als je wilt, vul je vervolgens de rest van de gegevens ook in. Net als bij Facebook. In de rechter bovenkant van het scherm zie je staan: Mijn Netwerken of My Networks, daar staat de Frontlijn Community. Log daar altijd op in om berichten te lezen en te posten Frontlijn-breed! Later zullen wellicht ook andere groepen binnen Yammer gemaakt worden voor de projecten, want dat zal heel goed werken. Op deze wijze kunnen de medewerkers van de projecten onderling nog meer projectgerelateerd communiceren met elkaar. Samenvattend:
Je ontvangt een uitnodiging voor Yammer Als je deze uitnodiging hebt ontvangen, volg dan de te nemen stappen om je account aan te maken. Upload een duidelijke (portret)foto van jezelf. Vul in bij welk project je werkt en wat je daar voor functie vervult. Als je op dat moment direct iets te melden hebt (een leuk bericht, een succes, iets over een gebeurtenis vandaag op het werk), zet het er gelijk op! Maar let op: posten Frontlijn-breed via Mijn Netwerken of My Networks op de Frontlijn Community!
Tot slot voor nu: We willen dat de sfeer op Yammer informeel is, precies zoals we bij Frontlijn met elkaar omgaan. Het is de bedoeling om kennis en ervaringen te delen. Soms kun je ook ongenoegen delen, we zijn tenslotte ook kritisch, maar opbouwend! Vraag elkaar hoe een ander iets ervaart en of een ander daar oplossingen voor heeft. Als er iets ‘persoonlijks’ kritisch te melden is, bedenk dan wel dat het altijd beter blijft om dat juist onder ‘vier ogen’ met elkaar te bespreken.
58
