Administratieve Organisatie van het FES programma COMMIT. Stichting COMMIT

Administratieve Organisatie van het FES programma COMMIT Stichting COMMIT

Versie 1.1 September 2012

Versie 1.1 september 2012

Inhoud

1. Inleiding ..................................................................................................................................................................... 3 2. Organisatiestructuur ................................................................................................................................................... 4 3. Planning en begroting ................................................................................................................................................ 7 4. Financiële verantwoording ......................................................................................................................................... 9 5. Financiële stromen en betalingen ............................................................................................................................. 15 6. Administratieve verplichtingen partners .................................................................................................................. 16 7. Administratieve verplichtingen COMMIT ............................................................................................................... 20 8. Varia......................................................................................................................................................................... 24 9. Bijlagen .................................................................................................................................................................... 25

Wijzigingen ten opzichte van versie 1.0: - aanpassing bevoorschotting, hoofdstuk 5.

2


1. Inleiding Op 28 mei 2010 heeft de Ministerraad besloten dat het ‘COMMIT’- voorstel in aanmerking komt voor een FESsubsidie van maximaal € 50 miljoen. De voorliggende beschrijving van de Administratieve Organisatie (AO) van het COMMIT is onder meer gebaseerd op de volgende documenten en besluiten: - Kaderbesluit EZ-subsidies van 21 november 2008 en eventuele daarin genoemde ministeriele richtlijnen - Het besluit van de Ministerraad om € 50 miljoen te reserveren voor COMMIT van 28 mei 2010 - Het advies van de ‘International Advisory Board COMMIT’ van 6 oktober 2010 - Het geactualiseerde COMMIT Programma van april 2011 - De definitieve subsidietoekenningbrief van Agentschap NL d.d.27 mei 2011 - De Samenwerkingsovereenkomst COMMIT van 13 juli 2011 Deze – en andere belangrijke – documenten staan op de speciale partnerpagina van de website van COMMIT: http://www.commit-nl.nl/Messiaen53.htm Doel Het doel van dit document is het informeren van alle betrokkenen bij het kennisproject COMMIT over de Administratieve Organisatie (AO), zoals die wordt toegepast bij de uitvoering van dit FES programma. Het beschrijven van een administratieve organisatie behelst het schriftelijk vastleggen van procedures en processen. Met deze beschrijving wordt eenduidig vastgelegd hoe gehandeld moet worden bij de administratieve en financiële verwerking van de uit te voeren projecten (de 16 onderdelen van het COMMIT programma) enerzijds en het consolideren van afzonderlijke projecten naar een ‘total program’-administratie anderzijds. De beschrijving beslaat vooral de administratieve organisatie tussen de administratieve verantwoordelijken van de projecten en de Stichting COMMIT die als penvoerder voor het COMMIT consortium zal optreden. Voordelen van een gedegen beschrijving zijn onder andere een goede waarborg voor de communicatie, tijdige uitwisseling van informatie en uniformiteit in presentatie. Reikwijdte De interne administratieve organisatie van de verschillende uitvoerders binnen de projecten wordt niet besproken in dit document. Wel zullen vanuit de Stichting COMMIT eisen worden gesteld waaraan de administratieve organisatie van de uitvoerders van de projecten zal moeten voldoen. Deze eisen worden in het hoofdstuk ‘Administratieve verplichtingen partners’ beschreven. Vanuit de Stichting COMMIT wordt de verantwoordelijkheid gelegd bij de afzonderlijke projectuitvoerders om de eigen interne administratieve organisatie aan te laten sluiten op de administratieve organisatie van de Stichting COMMIT. Wanneer in dit document procedures ontbreken of aanvullingen noodzakelijk zijn, dan zal de directie nadere besluiten hierover nemen. Beschikbaarheid Deze beschrijving van de administratieve organisatie zal worden gepresenteerd als handboek. De digitale versie van de AO zal via de COMMIT website beschikbaar worden gesteld. Ook zal een exemplaar worden geplaatst op de COMMIT Webportal specifiek ten behoeve van de samenwerkende partners. Eventuele wijzigingen zullen zo snel mogelijk worden doorgevoerd in de digitale versie van de AO onder vermelding van de datum van wijziging. Eventuele gewenste wijzigingen kunnen worden geïnitieerd door het management, maar natuurlijk ook worden voorgesteld door uzelf. U wordt van harte uitgenodigd om op- en aanmerkingen, welke kunnen leiden tot een verbetering van de administratieve organisatie, te melden bij de administratieve contactpersoon van uw organisatie of bij de COMMIT directie.

3


2. Organisatiestructuur Hieronder wordt de organisatiestructuur nader uiteengezet. De tekst van de statuten van de stichting, de Samenwerkingsovereenkomst COMMIT en de taakomschrijvingen uitgevaardigd door het bestuur van de Stichting COMMIT zijn leidend voor onderstaande beschrijving.

Raad van Toezicht COMMIT

International Advisory Board COMMIT

Bestuur/Directie COMMIT Bureau COMMIT 16 COMMIT projecten

NB: De werking van deze organisatie zoals die beschreven is in de statuten van de stichting en de Samenwerkingsovereenkomst prevaleert boven de beschrijving in deze AO handleiding. Toelichting: De Raad van Toezicht (RvT) van de Stichting COMMIT De Stichting COMMIT is op 11 februari 2011 opgericht. Het doel van de stichting is: - bevordering van informatie- en communicatietechnologie (ICT) onderzoek in het algemeen; - de uitvoering van het onderzoeksprogramma COMMIT in het bijzonder. In de historie van de stichting heeft de Stichting MultimediaN als penvoerder van het Bsik-programma MultimediaN, dat van 2004 tot en met 2009 liep, de Stichting COMMIT opgericht. De leden van de Raad van Toezicht zijn grotendeels vertegenwoordigers van de partners in het COMMIT consortium en bestonden bij de oprichting van de Stichting uit leden van de Colleges van Bestuur, dan wel directies van:  Universiteit van Amsterdam (UvA);  Universiteit Twente (UT);  Logica Nederland De Raad van Toezicht houdt met name toezicht op het functioneren van de directie. Hij vergadert twee keer per jaar en moet instemmen met majeure besluiten van het bestuur, waaronder de jaarlijkse begroting en belangrijke rapportages aan de subsidiegever. De RvT is bevoegd bestuursleden te ontslaan en te benoemen. Bestuur Stichting COMMIT Het bestuur bestaat uit 5 leden, bestuurt de stichting en voert het beheer van en de beschikking over het vermogen van de stichting binnen de grenzen van haar doel. Het bestuur stelt in overleg met de RvT het jaarplan vast en de eventuele wijzigingen daarop. Ook evalueert zij de strategische doelen en missie.

4


Het bestuur van de stichting is tevens de directie van het FES-programma COMMIT. De voorzitter van het bestuur is de formele projectleider van het COMMIT programma. Het bestuur is verantwoordelijk voor de coördinatie, de organisatie en de voortgang van het COMMIT onderzoeksprogramma, daarbij inbegrepen de goedkeuring voor de start, de aanpassingen tijdens de looptijd, de kwaliteitsbewaking en het initiëren en eventueel wijzigen en goedkeuren van nieuwe projecten of projectonderdelen. Het bestuur benoemt en ontslaat de projectleiders in nauw overleg met de partners van de betreffende projecten en de functionarissen van het bureau COMMIT. De zakelijk directeur draagt de verantwoording voor de niet-wetenschappelijke activiteiten binnen het kennisproject waaronder financiën, de inrichting van de administratie, het leveren van juridische adviezen en het voorstellen van regelingen inzake kennisexploitatie. Het bestuur legt verantwoording af aan de RvT. De International Advisory Board COMMIT (IABC) De IABC is ingesteld door het bestuur, waarbij de leden in overleg met de subsidiegever zijn gevraagd en vastgesteld. In het verlengde van het initiële advies van deze IABC eind 2010, op basis waarvan de 16 projecten zijn geselecteerd die nu uitgevoerd worden, zal de IABC tijdens de looptijd van het programma gevraagd en ongevraagd advies vertrekken aan het bestuur, de RvT en – in overleg met de directie – aan de subsidiegever. De IABC vergadert een keer per twee jaar; deze vergaderingen worden door het bestuur voorbereid. De COMMIT Projecten Aan het hoofd van ieder project staat een projectleider. Deze projectleider is verantwoordelijk voor de wetenschappelijke en dagelijkse aansturing van het project. Tevens is de projectleider verantwoordelijk voor het opstellen van begrotingen, het bewaken van de vastgestelde budgetten, het informeren van de directie bij afwijkingen en de inhoudelijke periodieke rapportages aan de directie. In mei 2011 zijn de volgende 16 projecten van start gegaan: - P01 Information retrieval for information services - Prof. dr. Maarten de Rijke, University of Amsterdam -

P02 Interaction for universal acces - Prof. dr. Dirk Heylen, Twente University

-

P04 Virtual worlds for wellbeing - Dr. Albert Vlug, Logica

-

P05 Sensor content for wellbeing – ‘being revised’ P06 Socially enriched acces to cultural media - Dr. Alan Hanjalic, Technical University Delft P07 User centric reasoning for wellworking - Prof. dr. ir. Wessel Kraaij, TNO

-

P08 Sensof networks for public safety - Prof. dr. ing. Paul Havinga, University of Twente

-

P09 Extreme wireless distributed systems for wellbeing - Prof. dr. Maarten van Steen, Free University

-

P11 Composable embedded systems for healthcare - Prof.dr. Jozef Hooman, Embedded Systems Institute

-

P12 Dependable cooperative systems for public safety – Dr. Dave Watts, ESI, Embedded Systems Institute

-

P15 Trusted healthcare services - Dr. Milan Petkovic, Philips Research

-

P19 Spatiotemporal data wharehouses for travelers - Prof. dr. Martin Kersten, CWI

-

P20 e-Infrastructure virtualization for e-science applications - Prof. dr. ir. Henri Bal, Free University

-

P23 From data to semantics for scientific data publishers - Prof. dr. Frank van Harmelen, Free University

-

P24 e-Biobanking with imaging for care - Prof.dr. Joost Kok, Leids Universitair Medisch Centrum

-

P26 e-Foodlab - Prof. dr. Jan Top, Wageningen University

De COMMIT projectleiders Tot de taken en bevoegdheden van de COMMIT projectleider behoren: - het operationaliseren en uitwerken van het betreffende project; - het tijdig signaleren van knelpunten en het doen van voorstellen aan de directie voor aanpassingen; - het dagelijkse wetenschappelijk en zakelijk management van het project;

5


- het onderhouden van de contacten met alle partners die in het project participeren; - het voorzitten en initiëren van bijeenkomsten van de ‘Project Assembly’, zoals beschreven in de samenwerkingsovereenkomst; - het bewaken van de afspraken met betrekking tot het Intellectueel Eigendom; - het verzorgen van periodieke rapportages conform de aanwijzingen van de directie. Partners Partners nemen deel aan de uitvoering van het onderzoeksprogramma COMMIT en kunnen in aanmerking komen voor subsidie. In de startbegroting d.d. 11 mei 2011staan de subsidiebedragen vermeld die voor de verschillende partners zijn gereserveerd. Wanneer tijdens de looptijd van het programma deze bedragen worden aangepast zal dit schriftelijk worden vastgelegd. De partners zijn ieder verantwoordelijk voor de uitvoering van het afgesproken onderdeel van het project en de dekking van de kosten. Binnen een project werken partners samen. Een partner is een private onderneming, een notfor-profit organisatie of een onderzoeksinstelling, die wetenschappelijk onderzoek verricht ten behoeve van het project. De partners hebben medio 2011 een samenwerkingsovereenkomst gesloten. De duur van deze samenwerkingsovereenkomst is gelijk aan de looptijd van het COMMIT programma, tenzij anders vermeld in de samenwerkingsovereenkomst. Alle organisaties die partner van COMMIT waren bij de start van het programma staan vermeld in de samenwerkingsovereenkomst. Nieuwe partners kunnen toetreden na toestemming van de directie. Nieuwe partners dienen bijlage 2 van de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen. Partners die willen uitreden dienen dit kenbaar te maken bij de directie. De directie zal in goed overleg met de uittredende partner nagaan of en zo ja welke voorwaarden aan dit uitreden verbonden zijn Administratieve punten binnen de projectorganisatie Binnen het COMMIT programma is een aantal administratieve punten gedefinieerd. De volgende hiërarchische niveaus in relatie tot de administratieve punten kunnen worden onderscheiden. - Partner De administrateur van de partner voert een eigen administratie ten behoeve van het uitgevoerde wetenschappelijk onderzoek. Zie hoofdstuk ‘administratieve verplichtingen partners’. - COMMIT (projecten en programma) De administrateur van COMMIT verwerkt de administratieve gegevens van alle partners behorende tot hetzelfde project tot een geconsolideerd projectniveau en verwerkt de administratieve gegevens van alle projecten tot een geconsolideerd COMMIT programmaniveau. Tevens verzorgt de administrateur van COMMIT de kostenverantwoording bij Agentschap NL en de (financiële) management informatie. Zie hoofdstuk 7 ‘Administratieve verplichtingen COMMIT’. Voor de uitvoering van deze taken zijn afspraken gemaakt met een extern bureau die de functie van administrateur COMMIT uitvoert: Capacc registeraccountants. Bijeenkomsten administrateurs Gedurende de projectduur zal gemiddeld 1 keer per jaar, of indien gewenst vaker, een bijeenkomst worden georganiseerd waarbij alle administrateurs van de partners worden uitgenodigd. Tijdens dit overleg zal actuele informatie worden uitgewisseld.

6


3. Planning en begroting De wetenschappelijke planning valt buiten de beschouwing van deze AO. Dit hoofdstuk beslaat alleen de financiële planning en begrotingen. Gedurende de looptijd van COMMIT (vooralsnog 5 jaar) wordt een aantal financiële begrotingen opgesteld. Bij deze begrotingen zal een onderscheid worden gemaakt tussen de verschillende perioden binnen de looptijd van het COMMIT programma en de hiërarchische niveaus van de verschillende entiteiten binnen COMMIT. Zo wordt onderscheid gemaakt in: - Meerjarenbegrotingen - Jaarlijkse begrotingen en op niveau van: - Partner - Project - Programma De partners hoeven geen afzonderlijke begrotingen aan te leveren aan de directie, maar aan de betreffende projectleider(s). Het is de taak van de projectleider om voor zijn project begrotingen op te stellen waarbij rekening wordt gehouden met vermelding van de wijze waarop de kosten worden berekend bij de partners. De projectleider overlegt hiervoor met de partners die tot het project behoren. Startbegroting Bij aanvang van COMMIT, begin 2011, is een startbegroting, gedateerd 13 mei 2011, opgesteld voor de gehele periode, verdeeld over vijf jaar. Deze startbegroting is enerzijds uitgesplitst naar partners en projecten en anderzijds naar kostensoort; een en ander conform de eisen van Agentschap NL. De startbegroting is goedgekeurd door Agentschap NL; jaarlijks zal worden gerapporteerd over de mate waarin de totaalbegroting gerealiseerd is en welke bijstellingen nodig of gewenst zijn. Jaarbegroting Jaarlijks wordt door de projectleider vóór 15 oktober een gedetailleerde begroting van het betreffende project opgesteld voor het komende projectjaar. Bij deze begroting worden de kosten verbijzonderd naar detailniveau. In deze begroting wordt rekening gehouden met alle financiële stromen van de partners in het project. Het te hanteren begrotingsformat wordt ter beschikking gesteld via Capacc registeraccountants en is digitaal terug te vinden in de COMMIT Portal. De jaarbegroting van het project dient te worden vastgesteld door de COMMIT directie. Een projectjaar is gelijk aan een kalenderjaar. De start van het COMMIT programma is vastgesteld op 1 januari 2011. De startdatum van de verschillende projecten is met startbrieven aan de individuele projectleiders bekend gemaakt; de meeste projecten zijn op 1 mei 2011 gestart. De duur van de projecten is in principe 4 jaar, maar omdat de totale projectduur van COMMIT (vooralsnog) 5 jaar bedraagt zijn er mogelijkheden voor uitloop wanneer de subsidiegever en/of de directie hiermee instemmen. Opstellen begroting De projectleider kan de begroting voor een projectjaar aanleveren via het standaardformat voor begroting en verantwoording. Voor de wijze van verwerking van de in te vullen gegevens wordt verwezen naar het hoofdstuk ‘Financiële rapportages’. Het format voor de begroting is te vinden in de COMMIT Webportal waarin de gegevens zijn te uploaden. Er mag niet worden afgeweken van dit format. Een begroting die niet op deze wijze wordt aangeleverd kan niet worden geaccepteerd en zal niet in behandeling worden genomen. De begrotingen worden door de directie COMMIT vastgesteld, na overleg met de projectleider. De goedgekeurde begroting wordt geplaatst op de COMMIT Webportal en is verbijzonderd per project en werkpakket binnen het betreffende project.

7


De door de Raad van Toezicht en het bestuur respectievelijk goedgekeurde en vastgestelde begroting wordt ondertekend door: Entiteit Ondertekening door: Medeondertekening door: Project Projectleider Verantwoordelijke Directielid COMMIT programma Voorzitter Directie Zakelijk Directeur De bestanden van de begrotingen worden gebruikt door de administrateur van COMMIT om de jaar- en meerjarenbegrotingen van de projecten en het COMMIT programma te kunnen consolideren. Het verwerken zal gebeuren in vastgelegde formats en bestanden. De projectleider informeert de partners als de begroting definitief is vastgesteld door de directie van COMMIT. Deadlines De deadlines voor het inleveren van de jaarbegrotingen en het bijstellen van de meerjarenbegroting zijn als volgt (tussentijdse wijzigingen – indien mogelijk – zijn voorbehouden aan de COMMIT directie): Project begrotingen:

15 oktober

COMMIT begroting:

1 november

Agentschap NL:

1 december

8


4. Financiële verantwoording Dit hoofdstuk bestaat uit:  de wijze van kostenverantwoording  tijdstip van kostenverantwoording  verantwoordingsregels  het verantwoordingsformulier  omzetbelasting  de directie-, c.q. controleverklaring over een kalenderjaar In dit hoofdstuk wordt gesproken over het verantwoorden van (subsidiabele) kosten en niet over het declareren van kosten. Bij het COMMIT programma is vooraf vastgesteld hoeveel financiële middelen beschikbaar kunnen worden gesteld aan de afzonderlijke partners (zie programmaplan inclusief begroting) voor de totale projectduur. Vanuit de door de COMMIT directie vastgestelde jaarbegrotingen van de projecten is af te leiden hoeveel subsidie per projectjaar maximaal aan de afzonderlijk partners beschikbaar kunnen worden gesteld. De Stichting COMMIT ontvangt als penvoerder voorschotten van Agentschap NL tot maximaal 90% van de toegezegde subsidie. Deze voorschotten zullen door de penvoerder in principe op dezelfde wijze worden doorgeschoven en overgemaakt aan alle individuele partners op voorwaarde dat de individuele partner voldaan heeft aan zijn verplichtingen met betrekking tot begroting en verantwoording, inclusief mogelijke goedkeurende verklaringen van accountants. Na overmaking van het eerste voorschot worden alle daaropvolgende voorschotten beschikbaar gesteld nadat jaarlijks de onderstaande verantwoordingen zijn afgelegd en goedgekeurd:  een inhoudelijke verantwoording via de projectleider aan de wetenschappelijke directie  een financiële verantwoording inclusief een controleverklaring of directieverklaring aan de zakelijk directeur. De wetenschappelijke verantwoording valt buiten het bestek van deze AO. De financiële verantwoording is het zichtbaar maken van de gemaakte kosten ten behoeve van het onderzoek binnen het COMMIT programma. Deze financiële verantwoording moet voldoen aan de subsidieregelgeving zoals deze verwoord is in de toekenningbrief van Agentschap NL, inclusief bijlagen, het kaderbesluit EZ subsidies, de bijbehorende ministeriële richtlijn, en deze beschrijving van de AO. Dit bovenstaande betekent dat:  de feitelijke subsidie nimmer hoger zal zijn dan aan het binnen het COMMIT programma vooraf afgesproken beschikbare gestelde subsidiebedrag. I.c. de uit de verantwoorde kosten te berekenen subsidie is maximaal gelijk aan het afgesproken bedrag.  de feitelijke subsidie gedurende de projectduur lager kan zijn dan aan het afgesproken beschikbaar gestelde subsidiebedrag. I.c. de uit de verantwoorde kosten te berekenen subsidie is lager dan het afgesproken bedrag. Uitzonderingen hierop kunnen alleen gemaakt worden door de directie en dienen schriftelijk te zijn vastgelegd. De wijze van kostenverantwoording Binnen het COMMIT programma zijn voor de kostenverantwoording twee organisatorische niveaus aanwezig, namelijk:  partners  COMMIT totaal Bij de opstelling van de kostenverantwoordingen leggen de partners direct administratieve verantwoording afleggen aan de zakelijk directeur via de administrateur van COMMIT. De partners rapporteren per project. Wanneer partners kosten maken voor het management van het COMMIT programma, zoals overeengekomen met de COMMIT directie, dan worden deze kosten tevens opgevoerd in de kostenverantwoordingen.

9


Er wordt binnen het COMMIT programma financiële verantwoording afgelegd door middel van een web-portal, de COMMIT Webportal. Een handleiding voor het invullen van deze webportal zal worden verstrekt door de administrateur van COMMIT: Capacc. Daarnaast wordt een schriftelijk rapport uit de COMMIT Webportal ondertekend door de partner en opgestuurd aan de zakelijk directeur van COMMIT. Het schriftelijke verantwoordingsformulier wordt ondertekend conform het onderstaande overzicht: Entiteit Partner COMMIT totaal

Ondertekening door: Contactpersoon partner Voorzitter Directie

Mede-ondertekening door: Administrateur partner Zakelijke Directeur

De COMMIT Webportal is specifiek ontwikkeld voor het COMMIT programma op verzoek van de COMMIT directie. Het bestaat uit een halfjaarverantwoordingen en een jaarverantwoording. De halfjaarverantwoording dient ter informatie van de financiële voortgang van de partner en de jaarverantwoording dient voor de definitieve jaarafrekening van de partner. Met de COMMIT Webportal is het mogelijk om de kosten voor verschillende projecten te verantwoorden. Het gebruik van de COMMIT Webportal wordt beschreven in een handleiding dat als bijlage is toegevoegd aan dit handboek. Tijdstip van kostenverantwoording In lijn met – maar met een tussentijdse toets – het voorgeschreven verantwoordingschema van Agentschap NL, worden binnen het COMMIT programma halfjaarlijks (per 30 juni en 31 december) alle gemaakte kosten verantwoord. De deadlines voor het inleveren van de verantwoordingen zijn: Entiteit

1e halfjaar

Totaal jaar

Partner COMMIT totaal

31 juli 15 augustus

31 januari 28 februari

Aan het eind van ieder kalenderjaar wordt door de partner een definitieve jaarverantwoording opgesteld. Deze jaarverantwoording moet gecontroleerd worden door een geregistreerde (onafhankelijke) accountant (RA of AA), indien de partner in totaal meer dan 125.000 euro subsidie ontvangt. Als de partner minder dan 125.000 euro subsidie ontvangt volstaat een directieverklaring conform het template dat als bijlage is toegevoegd. Een controleverklaring moet worden overlegd als in enig jaar de subsidie cumulatief de € 125.000 overschrijdt. Tot dat moment volstaat de directieverklaring. De controleverklaring dient dan alle cumulatieve kosten te omvatten (en niet alleen die van het laatste kalenderjaar). Nadat een controleverklaring is overlegd vervallen eerder afgegeven directieverklaringen. Daarna kan weer gebruikt gemaakt worden van directieverklaringen totdat opnieuw de grens van cumulatief € 125.000 subsidie is bereikt. De deadline voor inleveren van de jaarverantwoording met de daarbij behorende directie- c.q. controleverklaring is 31 maart. Dit laat onverlet dat de verantwoording van de kosten (zonder directie-, c.q. controleverklaring) over het voorgaande jaar vóór 31 januari dient te zijn aangeleverd omdat de directie van COMMIT als penvoerder vóór 28 februari verantwoording moet afleggen over de kosten die door alle partners gezamenlijk zijn gemaakt. Verantwoordingsregels Het (kosten) verantwoordingsformulier is opgebouwd uit de volgende elementen (kostensoorten): 1. loonkosten 2. opslag algemene kosten (overhead) 3. Overige kosten:  kosten voor gebruikte materialen (waaronder ook de reiskosten buitenland)  kosten voor gebruik van apparatuur  kosten voor inzet door derden ('subcontracting')

10


In het hoofdstuk ‘Planning en begroting’ is een verwijzing gemaakt naar dit hoofdstuk “Financiële verantwoording”. Reden hiervoor is dat de begroting en de kostenverantwoording wat inhoud betreft niet van elkaar verschillen. Het onderstaande inzake verantwoordingsregels is dus ook van toepassing op de wijze van invulling van de diverse begrotingen! 1) Loonkosten Ter bepaling van de loonkosten kent de subsidieregeling drie varianten. De partner dient één van die varianten te kiezen. Uit de toekenningbrief: "De subsidie-ontvanger kiest voor de berekening van de subsidiabele kosten uit; a- de integrale kostensystematiek, als opgenomen in artikel 12 van het Kaderbesluit b- de loonkosten plus vaste opslag-systematiek, als opgenomen in artikel 13 van het Kaderbesluit c- de vaste-uurtarief-systematiek, als opgenomen in artikel 14 van het Kaderbesluit 2. De artikelen 12, 13 en 14 zijn van overeenkomstige toepassing op deze subsidieverlening." Ter verheldering zijn deze artikelen hieronder opgenomen: Artikel 12 Indien de aanvrager kiest voor de integrale kostensystematiek, berekent de aanvrager de directe en indirecte kosten per kostendrager in een tarief per eenheid van deze kostendrager. 2.De subsidiabele kosten worden berekend door het aantal eenheden van de kostendragers te vermenigvuldigen met de ingevolge het eerste lid berekende tarief, vermeerderd met de aan derden betaalde kosten voor zover deze geen deel uitmaken van het ingevolge het eerste lid vastgestelde tarief. 3.Bij een aanvraag om subsidie van € 125.000 of meer dient de subsidie-ontvanger uiterlijk bij de aanvraag om subsidievaststelling een afschrift in van een rapport van feitelijke bevindingen over de uitkomst van het onderzoek van een accountant betreffende de door de subsidie-ontvanger gehanteerde integrale kostensystematiek. 4.Bij ministeriële regeling worden voorschriften gegeven over het rapport, bedoeld in het derde lid en kunnen andere rapporten worden aangewezen die in plaats van het rapport, bedoeld in het derde lid, worden ingediend. Artikel 13 1.Indien de aanvrager kiest voor de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek, worden de subsidiabele kosten berekend door de directe loonkosten per uur te vermenigvuldigen met het aantal uren dat de direct bij de subsidiabele activiteiten betrokken personen ten behoeve van deze activiteiten hebben gemaakt, vermeerderd met: a. een vaste opslag voor indirecte kosten uitgedrukt als een percentage van de loonkosten, welk percentage bij ministeriële regeling wordt vastgesteld; b. de kosten van het gebruik van apparatuur en de kosten van verbruikte materialen indien deze in de administratie te onderscheiden zijn; c. de aan derden betaalde kosten. 2.Voor zover geen loonkosten worden gemaakt, maar niettemin arbeid wordt verricht, wordt voor de berekening van de kosten van die arbeid inclusief de opslag voor indirecte kosten, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a, uitgegaan van een bij ministeriële regeling vast te stellen vast uurtarief. Artikel 14 Indien de aanvrager kiest voor de vaste-uurtarief-systematiek, worden de subsidiabele kosten berekend door het aantal uren dat de direct bij de subsidiabele activiteiten betrokken personen ten behoeve van deze activiteiten

11


hebben gemaakt te vermenigvuldigen met een bij ministeriële regeling vast te stellen vast uurtarief waarin zowel de directe loonkosten als daaraan toegerekende indirecte kosten zijn begrepen, vermeerderd met: a. de kosten van het gebruik van apparatuur en de kosten van verbruikte materialen indien deze in de administratie te onderscheiden zijn; b. de aan derden betaalde kosten. Om in aanmerking te komen voor de integrale kostensystematiek dient de partner vooraf toestemming te hebben verkregen van Agentschap NL. Het verkrijgen van deze toestemming is een eigen verantwoordelijkheid van de partner en niet van COMMIT. Het vaste opslagpercentage voor indirecte kosten is 50% en het vaste uurtarief is 60 euro. Het verantwoordingsformulier Op het verantwoordingsformulier worden de volgende posten opgenomen:  naam onderzoeker  functie (of kwalificatie arbeidsinzet)  projectcode  productieve uren  tarief onderzoeker  totaalbedrag (uren * tarief) Het totaal van de loonkosten van de medewerkers in dienstverband is het totaalbedrag aan loonkosten van de betreffende organisatie over een bepaalde verantwoordingsperiode. Onderstaand volgt een nadere uitleg van de bovengenoemde begrippen welke op het verantwoordingsformulier moeten worden opgenomen. Naam onderzoeker: De naam van de onderzoeker of zelfstandige is de naam zoals deze voorkomt in de loonadministratie van de organisatie waar de dienstbetrekking vervuld wordt. Functie: Bij functie wordt verbijzonderd naar de onderstaande codering: 1 academisch medewerk(st)er op hoogleraarniveau 2 academisch medewerk(st)er op seniorniveau 3 academisch medewerk(st)er op juniorniveau 4 programmeurs, technici en laboranten 5 overige medewerkers Code 5 overige medewerkers is van toepassing indien het voor de uitvoerende organisatie niet mogelijk is een vergelijking te maken met de andere genoemde categorieën (bijv. bij zelfstandigen). De werkzaamheden ten behoeve van het COMMIT programma moeten worden vermeld op een bijlage bij het verantwoordingsformulier. Projectcode: Kosten en tijd worden verantwoord onder een specifieke projectcode. Er wordt geen onderscheid gemaakt naar eventuele onderliggende projecten dan wel workpackages. Deze projectcodering volgt het overzicht zoals opgenomen in hoofdstuk 2. Productieve uren: Het aantal productieve uren wordt bepaald door de partner zelf en dient te kunnen worden onderbouwd. Het aantal productieve uren dient op bedrijfseconomisch verantwoorde wijze berekend te worden en dient geldig te zijn als gangbare norm voor de hele organisatie van de partner. Als een partner hier geen eigen gebruikelijke norm voor heeft ontwikkeld, geldt een norm van 1650 uur. De meer-uren die gewerkt worden (op jaarbasis) kunnen niet worden verantwoord! Per halfjaar kunnen wel meer uren dan 1/2 van 1650 uur worden verantwoord, maar dan zal er

12


compensatie moeten plaatsvinden in het andere halfjaar in hetzelfde projectjaar. Compensatie van meer en minder uren over (gedeelten van) meerdere projectjaren is niet mogelijk. Bij medewerkers in parttime dienstverband wordt het maximaal aantal productieve uren naar rato berekend. In dit veld wordt per medewerk(st)er en per projectcode (!) het aantal productieve uren vermeld. Om de aantallen productieve uren te kunnen registreren, dient u te beschikken over een tijdregistratiesysteem. Het tijdregistratiesysteem wordt behandeld in hoofdstuk ‘Administratieve verplichtingen partners’. Berekening van het tarief: Uurtarieven worden berekend volgens de methodiek zoals beschreven in de kaderregeling, met name de artikelen 12, 13 en 14 (zie boven). De loonkostencomponent in het tarief kan niet hoger zijn dan 181.000 euro op jaarbasis, conform de bijlage bij de toekenningsbrief van Agentschap NL ('Balkenende norm'). Wat dat betekent voor het uurtarief is afhankelijk van de wijze waarop per partner de loonkosten worden berekend (zie boven). Totaalbedrag: In dit veld wordt het aantal productieve uren per projectcode berekend, vermenigvuldigd met het tarief. Het kan voorkomen dat medewerkers van een partner extern werk verrichten bij een andere partner. Deze medewerkers kunnen niet bij de inhurende partner verantwoord worden met het € 60,-- tarief. In de Algemene Wet Bestuursrecht staat in artikel 4:46 dat er geen onredelijke kosten opgevoerd mogen worden. Het tarief van de betreffende medewerker dat maximaal verantwoord mag worden is het tarief van de medewerker waar deze medewerker op de payroll staat. De verhurende partner moet deze kosten opvoeren bij de periodieke kostenoverzichten voor COMMIT, met vermelding dat deze persoon werkzaam is voor de inhurende partner. COMMIT zal over deze kosten de eventuele subsidie berekenen en uitkeren aan de inhurende partner. COMMIT is geen partij in de afspraken die partners onderling maken over in- of verhuren van medewerkers, maar dient wel geïnformeerd te worden als dit soort afspraken gemaakt worden. Opslag voor algemene kosten (overhead) Partners die gebruik maken van integrale kosten of loonkosten+overhead, kunnen een bedrag opvoeren per uur voor indirecte kosten. Partners die gebruik maken van de vaste uurtarief systematiek kunnen geen indirecte kosten opvoeren op de kostenverantwoording. Partners met integrale kostensystematiek Deze partners hebben een berekening van hun integrale kosten overlegd aan Agentschap NL. Op basis van deze berekening kan het bedrag (of percentage) voor indirecte kosten worden opgevoerd op de kostenverantwoording. Partners met loonkosten+opslag systematiek Deze partners kunnen een standaard percentage opvoeren op de loonkosten van 50%. Dit percentage hoeft niet verder verantwoord te worden Overige kosten Deze kosten bestaan uit:  kosten voor gebruikte materialen  kosten voor gebruik van apparatuur  kosten voor inzet door derden ('subcontracting') Reiskosten zijn alleen subsidiabel als het buitenlandse reizen betreft en dienen te worden verantwoord onder 'kosten voor gebruikte materialen'. Reiskosten binnenland vallen onder de integrale kostensystematiek, c.q. loonkosten + opslag systematiek. Voor al deze overige kosten geldt dat voor de berekening ervan normale bedrijfseconomische principes gelden en er dient altijd een controleerbare onderbouwing voorhanden te zijn. Winstopslagen zijn uiteraard nooit toegestaan. Omzetbelasting De stichting COMMIT fungeert als penvoerder van het COMMIT consortium en als geldverdelend orgaan van de ontvangen subsidie. De subsidie zal BTW-vrij beschikbaar worden gesteld aan de partners op basis van de vooraf

13


aan het COMMIT programma maximaal vastgestelde beschikbaar gestelde bedragen en op basis van de kostenverantwoordingen. De partners zijn verantwoordelijk voor het eigen onderzoek en leveren in het kader van dit onderzoek geen prestaties aan de Stichting COMMIT. Indien een partner de aan derden betaalde omzetbelasting niet kan verrekenen met de Belastingdienst, dan worden diens kosten inclusief omzetbelasting in aanmerking genomen. In het andere geval moeten alle kosten exclusief omzetbelasting worden meegenomen. Bij aanvang van het COMMIT programma zal iedere partner moeten aangeven of de te verantwoorden kosten inclusief dan wel exclusief BTW worden verantwoord.

14


5. Financiële stromen en betalingen COMMIT keert 1 keer per jaar een voorschotbetaling uit aan de partners, gebaseerd op de omvang van de toegezegde subsidie aan de betreffende partner in de begroting van het programma. De betaling wordt gedaan na ontvangst van de kostenverantwoording over het voorgaande jaar (zie hoofdstuk 4), voorzien van een directie- of controleverklaring. Deze voorschotbetaling vindt in principe plaats in het eerste kwartaal van elk jaar. Elke voorschotbetaling wordt verrekend met een eventueel niet benut voorschot van het jaar ervoor. Dit betekent ook dat wanneer de kostenverantwoording over het jaar ervoor – voorzien van een directie- of controleverklaring – aantoont dat het voorschot in dat jaar niet volledig benut is de hoogte van het nieuwe voorschot kan worden aangepast. Alle genoemde data en bedragen zijn onder voorbehoud van de betaaldata van de subsidiegever Agentschap NL. Als de voorschotten van Agenstschap NL niet op tijd of in lagere bedragen dan verwacht door COMMIT zijn ontvangen wordt de bevoorschotting uitgesteld tot na ontvangst van het (juiste) voorschot van Agenstschap NL. Niet meer dan 90% van de totale subsidie wordt als voorschot uitgekeerd. Het laatste deel van de subsidie wordt uitgekeerd na vaststelling van de subsidie door Agentschap NL, na afloop van het project. Dit houdt in dat ook de partners van COMMIT tot maximaal 90% van de toegezegde subsidie aan voorschot kunnen ontvangen. Een rekenvoorbeeld: Partner A, totale kosten in COMMIT volgens begroting: € 2.000.000, te ontvangen subsidie: € 900.000. Aan voorschotten wordt maximaal 90% uitbetaald, dus € 810.000. Per jaar is dit (afgerond) € 200.000 (uitgaande van 4 projectjaren). Partner A ontvangt over 2012 € 200.000 aan voorschot (in het eerste kwartaal van 2012). Partner A verantwoordt op 31 december 2012 over het afgelopen jaar kosten op basis waarvan € 180.000 aan subsidie wordt berekend (dus € 20.000 minder dan waarvoor voorschot ontvangen is). Na ontvangst van de directie-, c.q. controleverklaring en goedkeuring door COMMIT van de kostenverantwoording over 2012 zal € 180.000 als voorlopige subsidie over 2012 worden uitgekeerd – waarbij de € 20.000 die teveel aan voorschot voor 2012 ter beschikking is gesteld verrekend zal worden met het (nieuwe) voorschot voor 2013.

15


6. Administratieve verplichtingen partners De partners zijn verplicht zich te houden aan de hieronder vermelde administratieve verplichtingen in relatie tot het COMMIT programma. Door de implementatie van de administratieve verplichtingen van het COMMIT programma in de administratieve organisatie van de partners ontstaat een adequate afstemming tussen de beide organisaties op het gebied van de administratieve organisatie. De betreffende contactpersoon van de partner is hiervoor verantwoordelijk. De volgende administratieve verplichtingen worden in dit hoofdstuk uitgewerkt:  gegevens van de organisatie en de administratie  tekenbevoegdheden  administratie  tijdregistratiesysteem  financiële verantwoording  controleverklaring Gegevens van de organisatie en de administratie Ter bevordering van de onderlinge communicatie en herkenning is het noodzakelijk dat voorafgaande aan de start van het COMMIT programma aan de stichting COMMIT de volgende zaken per partner kenbaar worden gemaakt:  naam partner  postadres  bezoekadres  naam financieel contactpersoon (vertegenwoordiger van de organisatie)  telefoonnummer financieel contactpersoon  e-mailadres financieel contactpersoon  handtekening en paraaf financieel contactpersoon  naam administratief contactpersoon  telefoonnummer administratief contactpersoon  e-mailadres administratief contactpersoon  handtekening en paraaf administratief contactpersoon  bankrekeningnummer partner (organisatie)  naam accountant  adres accountant  telefoonnummer accountant  e-mailadres accountant De COMMIT Webportal bevat een stamformulier dat zo snel als mogelijk online moet worden ingevuld. Dit stamformulier moet door de partner worden ingevuld nadat de werkzaamheden voor het COMMIT programma zijn begonnen. Na invulling worden de gegevens bevroren, aanpassing is daarna alleen mogelijk door een partnermutatieformulier in te vullen. Ook dit formulier is online beschikbaar. Capacc zal de gevraagde mutatie beoordelen en, na eventuele ruggespraak met de zakelijk directeur van COMMIT, de gevraagde mutaties aanbrengen in de COMMIT Portal. Tekenbevoegdheden De financieel contactpersoon van de partner (de vertegenwoordiger van de organisatie) dient bevoegd te zijn om de financiële verantwoording te ondertekenen. Administratie De administratie van de partner heeft een centrale functie voor de financiële verwerking van de geleverde producten en diensten aan het COMMIT programma. De administratie heeft als taken het verzamelen, registreren en vastleggen van alle door de partner gemaakte kosten ten behoeve van het COMMIT programma. De administratie dient te worden gevoerd in euro’s.

16


Na afloop van elk halfjaar worden de gerealiseerde kosten bij de COMMIT directie verantwoord met behulp van het daarvoor bestemde formulier in de COMMIT Portal. In de handleiding (zie de bijlage) is uitgelegd hoe de kosten moeten worden ingevoerd. Na invoering van kosten heeft de partner nog een dag de tijd om eventuele correcties aan te brengen. Daarna worden de cijfers bevroren en kunnen deze niet meer worden aangepast. Zoals blijkt uit de handleiding zorgt Capacc ervoor dat de juiste boekingsperiode voor de partners is geopend voor het invoeren van kosten. De te verantwoorden kosten moeten bij de partner centraal en eenduidig worden geadministreerd. De administratie wordt gevoerd op een vaste en bekende plaats (zie “plaats van de organisatie en de administratie”). Voor het voeren van de administratie mag gebruik worden gemaakt van de bij de partner aanwezige financiële/administratieve software. Het is de verantwoordelijkheid van het management van de partner en haar administratie om ervoor te zorgen dat de te verantwoorden kosten binnen de gestelde termijnen worden opgesteld met behulp van het verantwoordingsformulier. Het is mogelijk dat voor de partners andere bedrijven of private personen werkzaamheden verrichten ten behoeve van het COMMIT programma in de vorm van uitbesteed werk. Aan de financiële verantwoording liggen altijd facturen, werkbriefjes (tijdregistratie) of andere schriftelijke stukken (declaraties, contracten etc.) ten grondslag. De door derden in rekening gebrachte kosten worden betaald door de partner. De betalingstermijn waarbinnen deze in rekening gebrachte kosten betaald moeten zijn, is dezelfde als die gewoonlijk bij de partner geldt. Met dien verstande dat deze betalingstermijn redelijk is en geenszins de goede naam van het COMMIT programma dan wel stichting COMMIT mag schaden. De Stichting COMMIT zal nimmer kosten vergoeden aan een onderliggende derde organisatie die door een partner is ingehuurd. Alle relevante schriftelijke (financiële) stukken worden bij de administratie van de partner op een centrale plaats gearchiveerd. De archiveringstermijn is de wettelijke (momenteel 7 jaar) of langer wanneer het COMMIT programma binnen deze periode niet zou zijn afgerond. De wijze van archivering moet dusdanig zijn dat bij eventuele controles (Rekenkamer, Belastingdienst, accountant van COMMIT, Agentschap NL e.d.) alle stukken binnen redelijke termijn overdraagbaar zijn aan de controlerende instelling. Tijdregistratiesysteem Aan de door de partners te verantwoorden loonkosten ligt een administratie ten grondslag. Alle partners dienen over een tijdregistratiesysteem te beschikken. De partners die al een tijdregistratiesysteem hanteren kunnen van het bestaande systeem gebruik maken. Voorwaarde is wel dat minimaal een sluitende tijdregistratie wordt gehanteerd. Een sluitende tijdregistratie is een registratie van de volledige arbeidstijden van personen die (volledig of gedeeltelijk) werkzaamheden uitvoeren aan het COMMIT programma per werkdag, waarbij de tijdsbesteding voor het COMMIT programma verbijzonderd wordt en de overige tijdsbesteding niet. Heeft de partner al de beschikking over een tijdregistratiesysteem maar is deze niet sluitend, dan dienen de resterende arbeidsuren, welke niet ten behoeve van het COMMIT programma zijn aangewend, wel geregistreerd te worden. Deze resterende arbeidsuren hoeven niet gespecificeerd te worden. Heeft de partner de beschikking over een integraal tijdregistratiesysteem dan kan deze zonder meer gebruikt worden ten behoeve van de tijdregistratie van het COMMIT programma. Partners die niet de beschikking hebben over een tijdregistratiesysteem, zoals hierboven beschreven, moeten gebruik maken van het standaard COMMIT werkbriefje, zie bijlagen. Deze partners moeten wel zorgdragen dat de verantwoorde tijd sluitend is. De kleinste tijdeenheid is 0,25 uur (een kwartier). Het is alleen toegestaan dezelfde uren te verantwoorden voor 2 programma’s (dus voor nog een ander onderzoeksprogramma dan COMMIT) wanneer dit geschiedt conform de regels van Agentschap NL. Wanneer een partner cumulatie van subsidies nastreeft dan dient deze dit uitdrukkelijk te vermelden in de kostenverantwoording en moet de directie van COMMIT toestemming verlenen (zoals hoogstwaarschijnlijk ook toestemming van het andere onderzoeksprogramma vereist zal zijn).

17


De tijdregistratie wordt gedaan op de projectcodering zoals deze is vermeld in hoofdstuk 2. Als de binnen het COMMIT programma gehanteerde projectcodes niet passen binnen de bij de partner gehanteerde projectcodering (tijdregistratiesysteem), dan mag gebruik gemaakt worden van andere projectnummers. Voorwaarden hierbij zijn: 1. de bij de partner gehanteerde projectnummers verhouden zich één op één met de in het COMMIT programma gehanteerde projectcodes; 2. de partner houdt een lijst bij van gebruikte interne projectnummers die corresponderen met de COMMIT projectcodes, dit overzicht dient als brugstaat voor de controlerend accountant; 3. de partner vult op het kostenverantwoordingsformulier de COMMIT projectcodes in. De werkbriefjes (of andere vormen van tijdregistratie zoals reeds door de partner gevoerd) worden ondertekend door de tijdschrijver en geautoriseerd door zijn/haar leidinggevende of projectleider. De werkbriefjes van een medewerker van een partner die managementtaken uitvoert ten behoeve van het COMMIT programma dienen eveneens te worden ondertekend door zijn/haar leidinggevende (directie of decaan van de partner). De administratie van de partner verwerkt de uren tot een totaaloverzicht per tijdschrijver per halfjaar op het verantwoordingsformulier. De originele of kopie werkbriefjes hoeven niet aan dit kostenverantwoordingsformulier te worden toegevoegd. De originele werkbriefjes worden gearchiveerd bij de administratie van de partner. De bewaartermijn is de wettelijke (momenteel 7 jaar of langer als het project COMMIT nog niet is afgerond). De regels van het hierboven vermelde tijdregistratiesysteem zijn ook van toepassing op derde organisaties die loonkosten genereren. Financiële verantwoording De partner heeft de plicht gedurende de looptijd van het COMMIT programma de gemaakte kosten te verantwoorden bij de zakelijk directeur van het COMMIT programma. Hiervoor gebruikt de partner de COMMIT Portal. De belangrijkste punten worden hieronder vermeld:  de financiële verantwoording beslaat een halfjaar;  de inleverdatum voor de halfjaarverantwoording is 31 juli;  de financiële jaarverantwoording heeft betrekking op een kalenderjaar en beslaat derhalve het reeds verantwoorde eerste alsmede het tweede halfjaar;  de inleverdatum voor de financiële jaarverantwoording is 31 januari; de financiële jaarverantwoording inclusief controleverklaring of directieverklaring dient voor 31 maart te worden aangeleverd;  in de COMMIT Webportal staat een verantwoordingsformulier klaar met daarin de opgetelde kosten van de twee afgelopen halve jaren. Deze kosten zijn eerder per half jaar opgegeven door de betreffende partner. Het is de bedoeling om dit formulier te printen en te gebruiken als schriftelijke kostenverantwoording;  de schriftelijke kostenverantwoording moet voor akkoord worden ondertekend door de contactpersoon en de administratief contactpersoon van de partner en worden ingeleverd bij de zakelijk directeur van de stichting COMMIT;  de zakelijk directeur beoordeelt de ingevulde stukken en stelt vast of aan de gestelde voorwaarden is voldaan. Dit is van belang om na te gaan of volgende subsidievoorschotten betaalbaar gesteld kunnen worden;  na deze beoordeling gaan de documenten naar Capacc die vervolgens zorgt voor verdere administratieve verwerking. Controleverklaringen De partners zijn verplicht om jaarlijks de administratie van het onderzoek in het kader van het COMMIT programma te laten controleren door een geregistreerde (onafhankelijke) accountant (RA of AA). De jaarverantwoordingen vormen het controleobject voor de accountant. De accountant moet hierbij gebruik maken van het controleprotocol verstrekt door het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I)

18


Partners die minder dan € 125.000 subsidie ontvangen hoeven geen controleverklaring af te geven; een verklaring van de directie voldoet in dit geval. Een template voor deze verklaring is als format opgenomen in de COMMIT Portal. Partijen die meer dan € 125.000 subsidie ontvangen volgens de originele 4-jaarsbegroting, dienen jaarlijks een controleverklaring af te geven, startend op het moment dat de cumulatieve kosten waarover subsidie verstrekt wordt (€ 125.000 subsidie = 45% van de subsidiabele kosten) overschrijden; dus wanneer de subsidiabele kosten hoger zijn dan € 278.000. Om problemen en verschillen van inzicht inzake de wijze van kostenverantwoording tussen de partner en de accountant aan het eind van een projectjaar te voorkomen, worden alle partners verzocht om vooraf goede afspraken te maken met de accountant. Jaarlijks dienen de betreffende partners (zie de alinea hiervoor over de grens van € 125.000 subsidie) vóór 31 maart de directie van COMMIT een goedkeurende controleverklaring conform voorschrift van Agenstschap NL toe te sturen; zie de bijlage voor het format en het model zoals opgenomen in de COMMIT Portal . Deze controleverklaring dient te zijn voorzien van een handtekening en een stempel van de accountant. Aan de controleverklaring worden de voor identificatiedoeleinden (eveneens door een stempel van de accountant voorzien) cumulatieve verantwoordingsoverzichten toegevoegd. Tevens zal in de controleverklaring de status van de partner inzake de omzetbelasting worden bevestigd. Deze controleverklaring dient te worden gericht aan de Stichting COMMIT. Aan het einde van het project zal de directie een eindverantwoording aan Agentschap NL toesturen. De controleverklaringen maken hiervan deel uit. De accountantscontrole van de stichting COMMIT en de accountantscontrole van de kostenverantwoording van COMMIT aan het Agentschap NL worden uitgevoerd door PwC. Bij aanvang van de participatie in het COMMIT programma zal iedere partner opgave moeten doen van de naam en adresgegevens van de accountant (zie stamformulier).

19


7. Administratieve verplichtingen administratie COMMIT In dit hoofdstuk worden de verplichtingen beschreven die plaatsvinden op het niveau van projecten en COMMIT totaal projectniveau. Met name zullen de processen worden uitgelicht tussen het projectmanagement COMMIT en de administratie van COMMIT. Ook zal aandacht worden gegeven aan registers, beheer van financiële middelen en de informatievoorziening. De volgende punten worden in dit hoofdstuk beschreven: 1. plaats van de administratie 2. de administratie 3. betalingsproces 4. beheer financiële middelen 5. handtekeningen en parafenregister 6. management informatie systeem 7. notulen Plaats van de administratie Met de uitvoering van de administratie van het COMMIT programma is de stichting COMMIT belast. De administratie van de stichting COMMIT wordt uitgevoerd door Capacc. Het adres van Capacc luidt: Capacc Lange Voort 68 2341 KD OEGSTGEEST Contactpersoon is de heer R. (Robin) Suiker Telefoon: 071-5154014 E-mailadres: [email protected] Robin Suiker functioneert als de administrateur van Stichting COMMIT. Hij wordt hierbij ondersteund door: Mevrouw S. (Sandra) Pot Telefoon: 071-5154014 E-mailadres: [email protected] De administratie De administratie van de stichting COMMIT verzamelt, registreert en maakt vastleggingen van alle financiële handelingen voortkomende uit de financiële processen van het COMMIT programma. De administratie van het COMMIT programma heeft o.m. de volgende taken:  het bouwen en onderhouden van de COMMIT Webportal voor verantwoording van kosten door de partners,  het fungeren als helpdesk bij problemen of vragen over de COMMIT Portal, door de partners,  adequate administratieve verwerking van financiële stukken zoals bankafschriften, facturen, kostenverantwoordingen van de partners etc.  opstellen van periodieke management informatie, zoals de jaarlijks begroting, kwartaaloverzichten voor de afzonderlijk projecten, het COMMIT programma totaal, jaarrekening, financiële verantwoording richting Agenstschap NL  het onderhouden van contacten met de bank  het onderhouden van contacten met de administraties van de partners  het onderhouden van het handtekeningen parafenregister (stamformulieren)  het gevraagd of ongevraagd verstrekken van adviezen op administratief en/of bedrijfseconomisch gebied aan de COMMIT directie  onderhouden en hosten van de COMMIT Webportal en van de financiële administratie van Stichting COMMIT. De administratie wordt gevoerd met een web-based toepassing van AccountView en is alleen benaderbaar door de mensen van Capacc en de relevante vertegenwoordigers van Stichting COMMIT. De

20




vertegenwoordigers van COMMIT zijn alleen bevoegd tot het raadplegen van AccountView. Het muteren is nadrukkelijk voorbehouden aan de betrokken medewerkers van Capacc registeraccountants. archiveren van de administratieve bescheiden (zie hieronder).

Alle relevante schriftelijke (financiële) stukken van het COMMIT programma worden bij de administratie, op een centrale plaats, gearchiveerd. De archiveringstermijn is de wettelijke (momenteel 7 jaar of langer als het project COMMIT nog niet is afgerond). De archivering zal dusdanig zijn dat bij eventuele controles (Rekenkamer, Belastingdienst, Agentschap NL, accountant COMMIT e.d.) alle stukken binnen redelijke termijn overdraagbaar zijn aan de controlerende instelling. Betalingsproces Alle betalingen ten behoeve van het COMMIT programma worden geëffectueerd met de bankrekening van de stichting COMMIT. Zogenaamde kashandelingen zijn niet mogelijk. Tekenbevoegdheid hebben:  de zakelijk directeur en wetenschappelijk directeur van het COMMIT programma (gelimiteerde volmacht)  de statutaire directie van COMMIT (gezamenlijke ongelimiteerde volmacht) De administratie van de stichting COMMIT prepareert de betalingen. Alleen door de COMMIT directie geaccordeerde verantwoordingen in samenhang met de vooraf vastgestelde beschikbare financiële middelen, facturen e.d., komen voor betaling in aanmerking. Behoudens uitzonderingssituaties is alleen de zakelijk directeur belast met het ondertekenen van betalingsopdrachten. De procedure rond het betalen van subsidies en overige crediteuren van Stichting COMMIT is verder als volgt: 

De stichting COMMIT kent twee type financiële verplichtingen, het (door)betalen van subsidies aan de deelnemers en de exploitatiekosten van de stichting. Het (door)betalen van subsidie aan de partners is afhankelijk van de naleving van eerder beschreven administratieve verplichtingen. In verband hiermee stelt Capacc een bevoorschottingsschema op. Dit schema dient eerst te worden goedgekeurd door de zakelijk directeur van Stichting COMMIT. Na deze goedkeuring is het schema definitief tot het moment dat (te) grote afwijkingen tussen begroting en realisatie ontstaan. Capacc zorgt verder voor het vastleggen van de te betalen subsidievoorschotten (inclusief de bijbehorende betaaldata) in de crediteurenadministratie van Stichting COMMIT.



Facturen en declaraties die betrekking hebben op de exploitatie van Stichting COMMIT zelf dienen eerst te worden geautoriseerd door de zakelijk directeur van Stichting COMMIT. Vervolgens zorgt Capacc voor administratieve verwerking ervan in de financiële- en crediteurenadministratie van Stichting COMMIT.



Maandelijks stelt Capacc, op basis van de vastgelegde betaaldata in de crediteurenadministratie, een betaallijst samen en legt deze ter goedkeuring voor aan de zakelijk directeur. De goedgekeurde en eventueel aangepaste betaallijst wordt doorgeboekt naar het betaalprogramma van de bank, betaling vindt plaats door het ingeven van een autorisatiecode door de zakelijk directeur. Capacc beschikt niet over de autorisatiecodes en zal nimmer concrete betaalhandelingen verrichten.



Het toevoegen en/of wijzigen van stamgegevens, NAW gegevens, bankrekeningnummers wordt verzorgd door de medewerk(st)er van Capacc en gecontroleerd door de administrateur.

Beheer financiële middelen Het beheer van de financiële middelen wordt gevoerd door de administratie van COMMIT. Het is de taak van de administratie zorg te dragen voor de volgende punten:  voldoende middelen voor het verrichten van betalingen (e.e.a. afhankelijk van de bevoorschotting door Agenstschap NL);

21

Versie 1.1 september 2012   

het verdelen van de COMMIT subsidie a.d.h.v. van de geaccordeerde verantwoordingen in samenhang met de vooraf vastgestelde beschikbare financiële middelen, de voorschotregelingen en subsidievaststellingsbrieven; onderhouden van contacten met de bank; adequaat reageren op afwijkingen in het betalingsverkeer.

Capacc zorgt verder voor het Beheer van financiële middelen door het opstellen van liquiditeitsoverzichten. Basis voor het invullen hiervan is onder andere de betaaldata uit de crediteurenadministratie. Capacc doet nadere voorstellen aan de zakelijk directeur over het “beleggen” van eventuele tijdelijke overtollige financiële middelen. Beleggen kan overigens alleen plaatsvinden op spaar- of depositorekeningen bij gerenommeerde (systeem)banken in Nederland, zoals de ABN Amro, de ING , de Rabobank de Nederlandse Waterschapsbank of de Bank Nederlandse Gemeenten. Beleggen in effecten, opties, overige waardepapieren of in overige activa van waarde is niet toegestaan, de Stichting COMMIT voert hierin een absoluut risicomijdend beleid. Handtekeningen en parafenregister De administratie van COMMIT is belast met het onderhoud van dit register. Alle in aanmerking komende functionarissen binnen het COMMIT programma dienen het stamformulier ten behoeve van het paraaf- en handtekeningenregister in te vullen. Dit register dient voor controle- en herkenningsdoeleinden. Het register is alleen toegankelijk voor de leden van de COMMIT directie en de administratie. Uitzondering hierop zijn de medewerk(st)ers van het externe accountantskantoor en van andere officiële controlelichamen zoals Belastingdienst, Rekenkamer e.d. Management informatie systeem Het management informatie systeem zal bestaan uit informatie op project en COMMIT programma totaalniveau en de hierop gebaseerde analyses. Het betreft o.m. de volgende informatie:  jaar- en meerjarenbegrotingen  halfjaaroverzichten van gecumuleerde project verantwoordingen  financiële verantwoordingen aan Agentschap NL  Jaarrekening stichting COMMIT  overige informatie Het management informatiesysteem kent verder de volgende informatiebronnen:  De COMMIT Webportal van de stichting, hierin worden door de partners periodiek de gemaakte kosten en voortgang van de projecten vastgelegd.  Het boekhoudpakket (AccountView) wordt periodiek aangevuld met de financiële informatie uit de COMMIT Webportal. Administratieve vastlegging in AccountView gebeurt door middel van automatisch inlezen van journaalposten. De relevante ‘general computer controls’ rond de COMMIT Webportal zoals toegangsbeveiliging, competenties, voorgeprogrammeerde controles etc. worden nader beschreven in de betreffende bijlage. Jaar- en meerjarenbegrotingen Het eerste begrotingsjaar is in 2011 gestart. Capacc zal de begrotingscijfers 2011 vastleggen in de COMMIT Portal en het restant budget naar rato verdelen over de resterende halfjaarperioden. Vóór 15 oktober 2011 levert de projectleider een nieuwe gedetailleerde begroting betreffende het project aan voor 2012. Ook nu zal Capacc de begrotingscijfers 2012 vastleggen in de COMMIT Portal en het restant budget naar rato verdelen over de resterende halfjaarperioden. Exact een jaar later herhaalt de cyclus zich. De projectleider kan een moverende reden hebben om tussentijds te verzoeken om een begrotingswijziging. In dat geval dient een schriftelijk verzoek te worden voorgelegd aan de zakelijk directeur. Na akkoordbevinding zal Capacc de tussentijdse aanpassing doorvoeren. Halfjaaroverzichten De frequentie van rapportages bedraagt 2x per jaar met als peildata 30 juni en 31 december. De partners dienen hun kosten via de COMMIT Webportal te hebben verantwoord uiterlijk op 31 juli respectievelijk op 31 januari.

22


COMMIT en de administrateur hebben uiterlijk tot 15 augustus en 28 februari de tijd om de managementinformatie op te stellen volgens vastgesteld rapportagemodel. In de tweede en derde week van juli en januari zal de administrateur contact opnemen met de contactpersonen van de partners die nog geen kostenrapportage via de COMMIT Webportal hebben ingediend. In de vierde week van genoemde maanden zal de administrateur rapporteren aan de zakelijk directeur over resterende achterstanden. Financiële verantwoording aan Agentschap-NL Na afloop van het totale project stelt Capacc registeraccountants de eindafrekening op ten behoeve van het afleggen van finale financiële verantwoording aan het Agentschap NL. De controlerende accountant van de stichting controleert de eindafrekening en geeft een controleverklaring af ten behoeve van Agentschap NL. De accountant neemt hierbij de subsidievoorwaarden en het geldende controleprotocol in acht en hanteert het model van de controleverklaring zoals voorgeschreven door het Agentschap. De geldende indieningsdeadlines worden strikt in acht genomen. Tijdens de controle zijn de betrokken medewerkers van Capacc beschikbaar voor het beantwoorden van vragen. Jaarrekening Stichting COMMIT Na afloop van het boekjaar stelt Capacc de jaarrekening op van de stichting. Vanzelfsprekend zal hierbij qua planning rekening worden gehouden met geldende deadlines c.q. vergaderingen waarin deze jaarrekening wordt behandeld. Het model van de jaarrekening sluit aan op de Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 (voor “Organisaties zonder winststreven”). Naast het samenstellen hiervan maakt Capacc een samensteldossier waarin alle documenten zijn opgenomen die de basis vormen voor de posten in de jaarrekening. Hierbij moet worden gedacht aan een proefsaldibalans, de aansluiting daarvan op de jaarrekening, nadere specificaties van posten in de balans en in de Staat van baten en lasten, zichtbaar uitgevoerde afloopcontroles op openstaande vorderingen en schulden, aansluiting van subadministraties (zoals debiteuren en crediteuren) op de jaarrekening, aansluiting van genoemde projectbaten- en lasten op de totalen in de COMMIT Portal en een gedegen analyse van verschillen tussen begroteen werkelijke baten en lasten. De concept jaarrekening zal worden gecontroleerd door de accountant van Stichting COMMIT. Ook in dit geval is Capacc beschikbaar voor het beantwoorden van vragen. Notulen De notulen voortkomende uit COMMIT directie vergaderingen en overige belangrijke besprekingen zullen bij de administratie COMMIT worden gearchiveerd.

23


8. Varia In dit hoofdstuk worden de volgende onderwerpen behandeld:  cumulatie van subsidies  directe en indirecte uren  matching De reden dat deze onderwerpen niet behandeld worden in de voorliggende hoofdstukken is het feit dat deze onderwerpen niet voor alle partners van het COMMIT programma relevant zijn. Cumulatie van subsidies De eigen bijdrage van de partner mag tot een maximum van 35% bestaan uit subsidies van een bestuursorgaan, NWO en/of de Europese Commissie. Wat NWO betreft gaat dit alleen om subsidies waarvan NWO niet expliciet heeft aangegeven dat het basissubsidie betreft. Basissubsidie wordt beschouwd als een bijdrage van de partner zelf. Subsidies die ingezet kunnen worden als eigen bijdrage van de partner zijn:  basissubsidies;  subsidies van NWO, wanneer NWO heeft aangegeven dat deze als eigen bijdrage voor COMMIT ingezet mogen worden;  subsidies en bijdragen van private organisaties en bedrijven. Nadere beschrijving en voorwaarden van de eigen bijdrage (ofwel matching) wordt beschreven in de kaderregeling. De uren die ingezet worden in COMMIT en worden gesubsidieerd door genoemde subsidiegevers dienen te worden geregistreerd op die subsidieprojecten en bij controle kan dan door de accountant worden nagegaan hoeveel subsidie gemoeid is met deze uren. De projectleider is verantwoordelijk voor goedkeuring van de inbreng van deze uren in het project; het moet uiteraard wel een bijdrage leveren aan de deliverables van het project. Waardering databestanden e.d. Waardering van de inbreng van databestanden, software en overige zaken die van belang zijn voor de uitvoering van onderzoek in de projecten moet per geval bekeken en onderbouwd worden. Uitgangspunt is dat aan deze waardering een zakelijke kostenberekening op basis van kostprijs ten grondslag ligt; een marktprijs is niet acceptabel als basis voor deze waardering. Voordat de directie deze waardering kan accepteren zal instemming gevraagd worden van Agentschap NL.

24


9. Bijlagen Alle bijlagen staan vermeld op de partnerpagina van COMMIT: http://www.commit-nl.nl/Messiaen53.htm of op de webportal: http://82.94.199.55/commit/         

Kaderbesluit ministeriele richtlijn committeringsbrief Agentschap-NL template directieverklaring template controleverklaring template verklaring Integrale Kosten Systematiek begrotingsformat handleiding webportal werkbriefje COMMIT urenregistratie (bij afwezigheid van een eigen, sluitende urenregistratie)

25

Administratieve Organisatie van het FES programma COMMIT. Stichting COMMIT

Recommend Documents