DPS'n. Overige Administratieve Processen

D P S ' n

Overige Administratieve Processen

Handboek : Deel : Hoofdstuk : Subparagr.: Afdeling :

A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.1.1.activa r e g i s t r b i j ontv. factuur FC A d m i n i s t r a t i e

verwerken van da inkoopf actuur

Rijkswaterstaat

Systeem : Pagina : Versie : Gewyzigd: Auteur :

BedrijfezaJcen

inkoop factuur

2 constatarinq van vaata activa

3 uitdraaian van mutatialijat

ovarxiobta lijatan

<

huiaakaaatar

BD3 4.3.1.1./1 2 01-01-92 FSC-AO

Handboek Deel Hoofdstuk Subparagr. Afdeling

A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.1.1.activa r e g i s t r b i j ontv. factuur FC A d m i n i s t r a t i e

Rijkswaterstaat


BD3 4.3.1.1./1 2 01-01-92 FSC-AO

Akt A f d e l i n g / nr. Funktionaris

Aktiviteit

1

v e r w e r k e n van De i n k o o p f a c t u r e n worden v e r w e r k t c o n f o r m symbool 2.2.1 u i t h e t GPS de " o n t v a n g s t en c o n t r o l e f a c t u u r l o s s e o p d r a c h t e n " inkoopf a c t u m

2

constatering van v a s t e activa

T i j d e n s de v e r w e r k i n g van de f a c t u u r wordt b e o o r d e e l d o f de f a c t u u r b e t r e k k i n g h e e f t op de a a n s c h a f v a n een v a s t a c t i e f , z o a l s b . v . automatiseringsapparatuur. I s d i t h e t g e v a l , dan moet h e t v a s t a c t i e f g e r e g i s t r e e r d worden i n h e t v a s t e a c t i v a b e s t a n d . Een b e l a n g r i j k punt h i e r b i j i s de v a s t s t e l l i n g v a n de v o l l e d i g h e i d v a n de v a s t g e s t e l d e v a s t e a c t i v a aan de hand v a n de v e r w e r k t e f a c t u r e n i n h e t A I S .

3

uitdraaien van mutatielijst

M a a n d e l i j k s wordt b i j FSC een o v e r z i c h t s l i j s t p e r H o o f d - / S t a f a f d e l i n g u i t g e d r a a i d . D i t o v e r z i c h t wordt v e r z o n d e n n a a r de v e r s c h i l l e n d e huismeesters c.q. beheerders van a c t i v a be8tanden.

Omschrijving


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.1.2.opstellen maandelijkse lijst Huismeester huisnaastar

v a s t s t e l l e n van ds m u t a t i s

toevoegen aan l i j s t mat mutatiaa

mutatieli]at

ontvangst v.*. overzicht van FfcC

vergalijkan van da 2 ovarziohtan

opatsllen afvij kinganlijst

a f v i j kinganli j st

baoordelsn van da verschillsn

7. fouten doorgoven aan FtC

f o u t a n l i j a t vasts aotiva

Systeem : Pagina : Vers i e : Gewyzigd: Auteur :

BD3 4.3.1.2./I 2 01-01-92 FSC-AO

Handboek Deel : Hoofdstuk : Subparagr.: Afdeling :

m nr. 1

Administratieve Organisatie Bouwdienst Rijkswaterstaat F i nanc i en 4. D e t a i l Proces Schema's 3.1.2.opstellen maandelijkse l i j s t Huismeester

ATdeling / Funktionaris

Systeem : BOS Pagina : 4.3.1.2./1 Versie : 2 Gewyzigd: 01-01-92 Auteur : F&C-AO

Aktiviteit

omschrijving

vaststellen van de mutatie

V a s t s t e l l e n gebeurt aan de hand van informatie van de gebruikers (middels een mutatieformulier) en aan de hand van eigen waarneming.

2

toevoegen aan I i j s t met mutaties

3

ontvangst Dit i s een maadeliiks overzicht waarop door het AIS de aangekochte vaste v.e. a c t i v a z i j n vastgelegd. D i t maandelijks overzicht produceert a l l e e n de overzicht van mutaties ten opzichte van de vorige maand. F&C

4

v e r g e l i iken van de 2 overzichten

5

opstellen De a f w i j k i n g e n l i j s t i s meer dan een samenvoeging van de v e r s c h i l l e n d e a f w i j k i n g e n l i processen-verbaal. Een proces-verbaal wordt a l l e e n maar opgemaakt naar aanleiding van een vermissing. T e r w i j l v e r s c h i l l e n ook te weinig vastgelegde gegevens kan betekenen.

6

beoordelen van de verschiIlen

7

fouten doorgeven aan F&C

Indien er v e r s c h i l l e n tussen beide l i j s t e n bestaan kan d i t een aantal oorzaken hebben: 1. verschuiving tussen 2 afdelingen (geen w i j z i g i n g i n het (F)AIS. 2. nog n i e t ontvangen vast a c t i e f 3. door de huismeester n i e t gesignaleerd 4. i n het AIS n i e t ( f o u t i e f ) opgenomen 5. de l i j s t van het (F)AIS bevat a l l e e n vaste a c t i v a duurder dan de mininunbedragen, de huismeester neemt a l l e mutaties op. De w i j z i g i n g e n onder de minimumbedragen d i e dus afwijken van het (F)AIS-overzicht behoeven n i e t te worden vastgelegd op de verschiIlenli jst.


Administratieve Organisatie Bouwdienst Rijkswaterstaat Financien 4. D e t a i l Proces Schema's 3.1.5.periodieke c o n t r o l e vaste a c t i v a Periodiek controleur

Systeem Pagina Versie Gewyzigd Auteur

{ periodieke I controleur

1 aanwez gheids cont r o l e act iva

overzichts lijsten

opmaken proces-verbaal

proces-verbaal

opstellen ;fwijkingenlijs

i fwijkingenlijs

H

(hoofd)afd. hoofd

4. bespreken met F&C

opstellen gecorrigeerde lijst

gecorrigeerde lijst

huismeester

F&C

BD3 4.3.1.5./1 2 01-01-92 F&C-AO


A t i n i n i s t r a t i eve O r g a n i s a t i e B o u w d i e n s t F i nanc i en 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.1.5.periodieke c o n t r o l e vaste a c t i v a Periodiek controleur

Rijkswaterstaat


803 4.3.1.5./1 2 01-01-92 F&C-AO


Aktiviteit

1

a a n w e z i g h e i d s Door de p e r i o d i e k e c o n t r o l e u r ( e x t e r n e ? ? ) wordt p e r i o d i e k gekeken of controle o v e r z i c h t s l i j s t overeenkomt met de w e r k e l i j k a a n w e z i g e a c t i v a . activa

2

opmaken procesverbaal

3

opstellen De a f w i j k i n g e n l i i s t i s meer dan een samenvoeging van de v e r s c h i l l e n d e afwi j k i n g e n l i processen-verbaal. Een p r o c e s - v e r b a a l wordt a l l e e n maar opgemaakt n a a r a a n l e i d i n g van een v e r m i s s i n g . T e r w i j l v e r s c h i l l e n ook t e w e i n i g v a s t g e l e g d e gegevens kan b e t e k e n e n .

4

bespreken F&C

5

opstellen gecorrigeerde lijst

Omschrijving

Van i e d e r e a f w i j k i n g wordt een p r o c e s - v e r b a a l opgemaakt. De v e r b a a l worden u i t e i n d e l i j k a f g e g e v e n b i j het hoof van de hoofd-/stafafdeling.

met De

g e c o n s t a t e e r d e v e r s c h i l l e n worden b e s p r o k e n met

processen

F&C.

Naar a a n l e i d i n g van de b e s p r e k i n g e n maakt de p e r i o d i e k c o n t r o l e u r een g e c o r r i g e e r d e l i j s t en z e n d t d i e n a a r de a f d e l i n g F&C t e r v e r w e r k i n g .

de


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.2.1.opstellen plan object controle FC A u d i t

jaarplan controlabaleid

kvartaalpla

vaatatellen criteria

vaatatelles controlevorm

Rijkswaterstaat

Systeem : Pagina : Versie : Gewyzigd! Auteur :

BD3 4.3.2.1./1 2 01-01-92 F&C-AO

vaetatellan data

5 opet >ll«n contra .•-plan

cootrole-plisn


Administratieve Organisatie Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.2.1.opstellen plan object FC A u d i t

Akt A f d e l i n g / Funktionaris

Bouwdienst

Rijkswaterstaat

controle


Aktiviteit

Omschrijving

vaststellen criteria

Het c o n t r o l e p l a n b e v a t : - c r i t e r i a v o o r h e t b e p a l e n v a n de t e c o n t r o l e r e n

vaststellen controlevorm

- de t e h a n t e r e n

bepalen accenten/ thema's

- a c c e n t e n en thema's d i e i n de c o n t r o l e s aan de orde

vaststellen data

BD3 4.3.2.1./1 2 01-01-92 FSC-AO

objecten;

controlevorm;

komen;

d a t a waarop de b e l a n g r i j k s t e r a p p o r t a g e g e r e e d moet z i j n . T e v e n s de f r e q u e n t i e v a n c o n t r o l e v a s t g e s t e l d .

opstellen De a f d e l i n g A u d i t v a n FSC s t e l t controle-plar

h e t c o n t r o l e p l a n op.

wordt

Handboek : Deel : Hoofdstuk i Subparagr.: Afdeling :

A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3 . 2 . 2 . c o n t r o l e b e s t e k ahv. c h e c k l i s t FC A u d i t

DCC \

oontrola-plan

ch»ok-li«vt

^

1. c o n t r o l * baatak

(

•

;

Rijkswaterstaat

1 j


BD3 4.3.2.2./1 2 01-01-9 2 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3 . 2 . 2 . c o n t r o l e b e s t e k ahv. c h e c k l i s t FC A u d i t

Rijkswaterstaat


BD3 4.3.2.2./1 2 01-01-92 FSC-AO

Akt A f d e l i n g / Aktiviteit nr. Funktionaris

Omschrijving

1

Het g e s e l e c t e e r d e b e s t e k wordt g e c o n t r o l e e r d aan de hand v a n h e t o p g e s t e l d e c o n t r o l e - p l a n en de d o o r DCC o p g e s t e l d e c h e c k - l i s t . De u i t k o m s t v a n de c o n t r o l e wordt b e s p r o k e n met de Rayonchef (HDT).

controle bestek


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3 . 7 . 2 . v a s t l e g g e n van v e r p l i c h t i n g e n Bedrijfszaken

Rijkswaterstaat


ontst«*n van verplichtingen

n i a t vaatlaggan

copie dienstondsrdaal copia B2 copia FCAB

ragxstratia v i a opdrachtbon

3. ragiatr. v i a boakingsformulier

boa k ings fo mail i s r

5• v«rpl. >f2 500,naax rtc

copis opdrachtbon/ boakingsfor*.

vaotleggsn i n *" I

(4 1 3 7 3 /1

opdrachtbon (orginaal)

BD3 4.3.7.2. IX 2 01-01-92 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3 . 7 . 2 . v a s t l e g g e n van v e r p l i c h t i n g e n Bedrijfszaken



BD3 4.3.7.2./1 2 01-01-92 FiC-AO

Omschrijving

1

niet vastleggen

V e r p l i c h t i n g e n onder de

2

registratie via opdrachtbon

V e r p l i c h t i n g e n t u s s e n de f 2 . 5 0 0 , - en de f50.000,- worden v a s t g e l e g d v i a een doorgenummerde o p d r a c h t b o n i n het opdrachtbonnenregister. Opdrachtbonnen b e s t a a n u i t : - o r g i n e e l (wit) t.b.v. aannemer/leverancier - copie (groen) t . b . v . bureau b e g r o t i n g s z a k e n (FCAB) - copie (blauw) t . b . v . a f d e l i n g b e d r i j f s z a k e n (BZ) - copie (geel) t.b.v. d i e n s t o n d e r d e e l (eigen a f d e l i n g ) Z i e ook GPS

f250,= worden n i e t

3.2.2: o p d r a c h t v e r l e n i n g

"losse

vastgelegd.

opdrachten".

3

r e g i s t r . v i a V e r p l i c h t i n g e n boven de f50.000,- z i j n c o n t r a c t e n en worden v a s t g e l e g d boekingsv i a een d o o r l o p e n d genummerd b o e k i n g s f o r m u l i e r i n het c o n t r a c t e n r e g i s t e r formulier (MEMPHIS). S p l i t s i n g van de v e r p l i c h t i n g o v e r meerdere j a r e n i s h i e r b i j aangebracht. Z i e ook GPS 3.2.1.: o p d r a c h t v e r l e n i n g c o n t r a c t e n .

4

v a s t l e g g e n i r De b o e k i n g s f o r m u l i e r e n en de o p d r a c h t b o n n e n worden v a s t g e l e g d i n de verplicht. v e r p l i c h t i n g e n - a d m i n i a t r a t i e van de ( H o o f d ) a f d e l i n g , d i e wordt a dm. b i j g e h o u d e n d o o r de a f d e l i n g B e d r i j f s z a k e n .

5

Van de v e r p l i c h t i n g e n boven de f2500,- wordt een verpl. >f2500,- naai v o o r v a s t l e g g i n g i n h e t ( F ) A I S . FSC

c o p i e naar FSC

gestuurd


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3 . 7 . 3 . v a s t l e g g e n i n h e t (F)AIS F&C Adm.

vaatlaggen fM va rp 1 loot ingen

(4) 3.7.2./1

oopi« opdrachtbon/ booking*form.

vaatleggen i n

(r)AI9

poriodioko

control*

|

(4) 3.7.4./1

j

Rijkswaterstaat


BD3 4.3.7.3. / l 2 01-01-92 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3 . 7 . 3 . v a s t l e g g e n i n h e t (F)AIS F&C Adm.

Akt A f d e l i n g / Aktiviteit nr. Funktionaris 1

Rijkswaterstaat


BD3 4.3.7.3./1 2 01-01-92 F&C-AO

Omschrijving

v a s t l e g g e n i r V e r p l i c h t i n g e n boven de f2500,= worden v a s t g e l e g d i n h e t ( F ) A I S . (F)AIS De v o o r deze v a s t l e g g i n g benodigde i n f o r m a t i e komt v i a een c o p i e v a n h e t b o e k i n g s f o r m u l i e r o f van de o p d r a c h t b o n (groen e x e m p l a a r ) v a n Bedrijfszaken.

Handboek Deel Hoofdstuk Subparagr, Afdeling

vaatleggen i n bet (r;AIS

A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.7.4.periodieke c o n t r o l e F&C Adm.

Rijkswaterstaat


BD3 4 .3 .7 .4 . /1 2 01-01-92 F&C-AO

(4) 3.7.3./1

1. volledigb. contracture. vaatat.

2. na* contact opnemen mat BI

ijfftxaJcttn

(TJAIS

control* boakirjgaf o n u u l u r

UQpUMD/

nut*ran

5 aoaoordm l d i n g »*n BI

tccooidSM ldxng

Badri. j f • xaken

B*»dri]f ezakan

(DAIS

8 Opn4MMO contact BI Badrijfaxakan

acc oo r dm*1ding

Badrijf«zakan

j


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.7.4.periodieke c o n t r o l e F&C Adm.

Aktiviteit Akt A f d e l i n g / nr. F u n k t i o n a r i s

Systeem : Pagina i Versie : Gewyzigd: Auteur :

BD3 4.3.7.4./1 2 01-01-92 F&C-AO

Omschrijving

1

volledigh. Met b e h u l p v a n MEMPHIS wordt v o l l e d i g h e i d v a n de contractnummers contractnrs. vastgesteld. vastst.

2

contact opnemen met BZ

3

A l s v o l l e d i g h e i d v a n de contractnummers i s v a s t g e s t e l d , worden de i n h e t controle b o e k i n g s f o r m t (F)AIS i n g e v o e r d e gegevens g e c o n t r o l e e r d aan de hand v a n de b o e k i n g s f o r m u l i e r e n en wordt g e c o n t r o l e e r d o f e r a a n s l u i t i n g i s t u s s e n ( F ) A I S , MEMPHIS en b o e k i n g s f o r m u l i e r e n .

4

aanpassen/ muteren

5

accoordmeldir Als F&C aan BZ

6

De i n de maken uitdraai uitdraai opdrachtbonne b e d r a g e n uitdraai

7

De u i t d r a a i v a n de i n g e v o e r d e o p d r a c h t b o n n e n wordt g e c o n t r o l e e r d a a n de controle opdrachtbonne hand v a n de c o p i e - o p d r a c h t b o n n e n .

8

opnemen c o n t a c t met BZ

A l s e r t i j d e n s de c o n t r o l e f o u t e n aan h e t l i c h t komen, z a l i n o v e r l e g met de a f d e l i n g B e d r i j f s z a k e n de o o r z a a k a c h t e r h a a l d e n o p g e l o s t moeten worden.

9

accoordmeld. aan BZ

A l s e r geen f o u t e n z i j n g e c o n s t a t e e r d b i j de c o n t r o l e , wordt e e n a c c o o r d m e l d i n g naar de b e t r e f f e n d e a f d e l i n g B e d r i j f s z a k e n g e s t u u r d .

A l s e r geen v o l l e d i g h e i d i s , wordt c o n t a c t g e z o c h t met B e d r i j f s z a k e n om de oorzaak v a n de o n v o l l e d i g h e i d t e a c h t e r h a l e n en op t e l o s s e n .

A f h a n k e l i j k v a n de g e c o n s t a t e e r d e o n j u i s t h e d e n z a l e r gemuteerd moeten worden i n h e t ( F ) A I S , i n MEMPHIS o f i n de b o e k i n g s f o r m u l i e r e n d o o r Bedrijfszaken. e r a a n s l u i t i n g i s t u s s e n ( F ) A I S , MEMPHIS en b o e k i n g s f o r m u l i e r e n z a l e e n a c c o o r d m e l d i n g v e r s t r e k k e n aan B e d r i j f s z a k e n . a f g e l o p e n p e r i o d e i n g e v o e r d e o p d r a c h t b o n n e n komen op e e n u i t h e t ( F ) A I S , m i t s h e t b e d r a g hoger i s dan f2500,-, l a g e r e worden n i e t i n g e v o e r d . E r wordt p e r H o o f d - o f S t a f a f d e l i n g e e n gemaakt.


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.1.1.ontvangst en b e o o r d e l e n aanvraag projectleider

Systeem I Pagina : Versie Gewyzigd! Auteur :

4. opstellen plan van aanpak

goedkeuring •an de aanvraag plan van aanpaJc

adviaeaanvraag

zenden van aanvraag naar hoofd

•| (4) 3.8.1.2./1

j

BD3 4.3.8 2

1.1./I

01-01-92 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.1.1.ontvangst en b e o o r d e l e n a a n v r a a g projectleider

Systeem : Pagina : Versie : Gewyzigdi Auteur :

Akt A f d e l i n g / Aktiviteit nr. F u n k t i o n a r i s

Omschrijving

1

De p r o j e c t l e i d e r b e o o r d e e l t de o p d r a c h t a a n v r a a g o p i - inhoud - opdrachtformulering - planning - benodigde menskracht

beoordelen van de aanvraag

BD3 4.3.8.1.1./1 2 01-01-92 FSC-AO

H i j houdt b i j de b e o o r d e l i n g r e k e n i n g met: - de o r g a n i s a t i e d i e de aanvraag d o e t - t i j d en c a p a c i t e i t van de Bouwdienst 2

contact opnemen met aanvrager

3

commentaar geven op aanvraag

4

opstellen p l a n van aanpak

5

zenden v a n A l s de p r o j e c t l e i d e r a c c o o r d g a a t met de a a n v r a a g dan s t u u r t h i j de a a n v r a a g naai a a n v r a a g v o o r z i e n van commentaar en een p l a n van aanpak naar h e t Hoofd v a n de H o o f d / a f d e l i n g t e r g o e d k e u r i n g . hoofd

A l s de p r o j e c t l e i d e r n i e t a c c o o r d g a a t met de a a n v r a a g dan neemt h i j c o n t a c t op met de a a n v r a g e r . A f h a n k e l i j k van de r e d e n ( e n ) wordt i n o v e r l e g met de a a n v r a g e r de a a n v r a a g d o o r de p r o j e c t l e i d e r a a n g e p a s t o f wordt d o o r de a a n v r a g e r een nieuwe a a n v r a a g i n g e d i e n d .


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.1.2.goedkeuring v a n de aanvraag DT-/Afd.niveau

ontvangst an beoordelen aanvraag

Rijkswaterstaat


(4| 1.1.1.1./I

plan van aanpak

advieeaanvraag

babandelen i n hoofd-/eta£afd.

v«r«tur«n van •fwi]sing

3*

plan van aanpak A r c b i v i r t n van adviasaanvraag

opatallen koatamplaatj

(4) 3.8.1.3./I

BD3 4.3.8.1.2./I 2 01-01-92 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.1.2.goedkeuring van de a a n v r a a g DT-/Afd.niveau

Aktiviteit Akt A f d e l i n g / nr. Funktionaris

Rijkswaterstaat

Systeem : Pagina : Versie : Gewyzigd: Auteur

BD3 4. 3.8.1.2./I 2 01-01-92 F&C-AO

Omschrijving

1

b e h a n d e l e n i i In de s t a f v e r g a d e r i n g van de H o o f d - / S t a f a f d e l i n g wordt b e s l i s t o f de hoofda d v i e s a a n v r a a g wordt g e h o n o r e e r d danwel afgewezen. /stafafd. De a a n v r a g e r o n t v a n g t een met redenen omkleedt b e r i c h t van de a f w i j z i n g van de a d v i e s a a n v r a a g .

2

v e r s t u r e n var afwijzing

3

archiveren van a a n v r a a g


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.1.5.opstellen contract p r o j e c t l e i d e r i n samenwerking met B e d r i j f s z a k e n

uitbrangan of'arte

^ («> 3-« .1.4 .

1 opatallan van ••n contract

contract

baoordalan van hot contract

3. ovarlag projactl.an Badrij faz.

opatallan verklarina, vi accapt.

verklaring. van acceptatie

varklarinq van aooaptatia varxandan aan Fte voor toata


BD3 4.3.8.1.5, / l 2 01-01-92 F&C-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.1.5.opstellen contract p r o j e c t l e i d e r i n samenwerking met B e d r i j f s z a k e n


BD3 4.3.8 1.5./1 2 01-01-92 F&C-AO

Akt A f d e l i n g / nr F u n k t i o n a r i s

Aktiviteit

1

o p s t e l l e n v a i Nadat h e t Hoofd v a n de ( H o o f d ) a f d e l i n g de a a n v r a a g h e e f t goedgekeurd kan een c o n t r a c t de p r o j e c t l e i d e r i n o v e r l e g met B e d r i j f s z a k e n h e t c o n t r a c t o p s t e l l e n .

Omschrijving

Deze c o n t r a c t e n kunnen de v o l g e n d e onderwerpen b e t r e f f e n : - d o o r b e r e k e n i n g v a n de k o s t e n v a n h e t i n e i g e n b e h e e r a f w i k k e l e n v a n s c h a d e r i j d i n g e n en - v a r i n g e n aan d e r d e n c . q . verzekeringsmaatschappijen - d o o r b e r e k e n i n g i.v.m. werkzaamheden v o o r en u i t z e n d i n g e n n a a r h e t buitenland - d o o r b e r e k e n i n g i.v.m. aan d e r d e n t e b e w i j z e n d i e n s t e n 2

beoordelen van h e t contract

De p r o j e c t l e i d e r b e o o r d e e l t h e t c o n t r a c t op v o l l e d i g h e i d en j u i s t h e i d t.a.v. c a p a c i t e i t s i n z e t , p r i j s a f s p r a k e n , tijdsaapecten, e t c .

3

overleg projectl.en Bedrijfsz.

Het

4

opstellen verklaring van a c c e p t .

A l s de p r o j e c t l e i d e r a c c o o r d v e r k l a r i n g van a c c e p t a t i e .

5

v e r z e n d e n aar Het c o n t r a c t en de v e r k l a r i n g v a n a c c e p t a t i e worden n a a r F&C g e s t u u r d F&C v o o r v o o r een f i n a n c i e e l - e c o n o m i s c h e t o e t s . Vervolgens gaat het c o n t r a c t naar toets h e t Hoofd v a n de ( H o o f d ) a f d e l i n g d i e h e t c o n t r a c t z a l o n d e r t e k e n e n .

c o n t r a c t wordt z o n o d i g

aangepast.

g a a t met h e t c o n t r a c t , dan t e k e n t

h i j een

Handbook Deel Hoofdstuk Subparagr. Afdeling

Administratieve Organisatie Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.1.6.toetsen contract F&C

Bouwdienst

Rijkswaterstaat

Systeem : Pagina : Versie : Gewyzigd! Auteur :

BD3 4.3.8.1.6./I 2 01-01-9 2 F&C-AO

opatallan contraot

(

(4) 3.8

verklaring van accaptati*

contract

toataan contract

contact opnaman mat p r o j . l e i d a r

varxendan oopia contract aan r&C

t

,

J

l

,

contract I

D

~

copia-contract.

[ (4, 3.8.1.7./I \ J

projaotlaida


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.1.6.toetsen c o n t r a c t F&C

Rijkswaterstaat


BD3 4.3.8.1.6./I 2 01-01-92 FSC-AO

Akt A f d e l i n g / Aktiviteit nr. F u n k t i o n a r i s

Omschrijving

1

toetsen contract

Het c o n c e p t c o n t r a c t wordt d o o r FAB en FAF g e t o e t s t op a d m i n i s t r a t i e v e a s p e c t e n en d a a r n a v a s t g e l e g d i n het AIS. FAB t o e t s t op: - opgedragen v e r p l i c h t i n g en - wpp-nr. FAF t o e t s t op l a t e n t e v o r d e r i n g e n , t e v e n s v e r m e l d FAF i n het c o n c e p t het t o e k o m s t i g debiteurennummer. V e r v o l g e n s wordt het c o n t r a c t nog doorgezonden n a a r P l a n n i n g S C o n t r o l vo 3 een b e d r i j f s e c o n o m i s c h e t o e t s .

2

verzenden Aan copie c o n t r a c t aan FSC

3

contact opnemen met proj.leider

de

hand van

h e t c o p i e - c o n t r a c t wordt d o o r FSC

gemuteerd i n het h e t

AI3

Handboek Deel

: A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t : Financien H o o f d s t u k : 4. D e t a i l P r o c e s Schema's S u b p a r a g r . : 3 . 8 . 1 . 9 . r e g i s t r e r e n v e r r i c h t e werkzheden Afdeling : Bedrijfszaken

.ai.tr.r.n aontraot

/ I

\ I

v

(4) 3.8.1.10./I I °ortq*xigJ control*

r * g i * t r a t . i * ur*n

r*gx*trati* koatan

ur*nbri*f j * *

d*ol*r*ti*s

vaatleggen i n contractdoeeier

contrmctdosaisr

voortgang* c o n t r o l * j (4) 3.8.1.10./I


BD3 4.3.8.1.9./I 2 01-01-92 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.1.9.registreren v e r r i c h t e werkzheden Bedrijfszaken

Systeem : Pagina : Versie Gewyzigd! Auteur :

BD3 4. 3.8.1.9.I\ 2

01-01-92 FSC-AO


Aktiviteit

Omschrijving

1

registratie uren

I n d i e n h e t een c o n t r a c t b e t r e f t w a a r u i t werkzaamheden v o o r de Bouwdienst v o o r t v l o e i e n , dan wordt h i e r v a n een r e g i s t r a t i e b i j g e h o u d e n b i j e e n o n d e r a f d e l i n g van B e d r i j f s z a k e n . A l l e d o o r medewerkers v a n de Bouwdienst gemaakte u r e n worden b i j g e h o u d e n op u r e n b r i e f j e s .

2

registratie kosten

3

v a s t l e g g e n i r De u r e n b r i e f j e s en de d e c l a r a t i e s worden v a s t g e l e g d i n h e t c o n t r a c t d o s s i c o n t r a c t d o s s i e r dat z i c h i n het a f d e l i n g s a r c h i e f bevindt.

A l l e i n h e t k a d e r v a n een c o n t r a c t gemaakte k o s t e n worden g e r e g i s t r e e r d en v e r m e l d op d e c l a r a t i e a . Deze k o s t e n moeten w e l worden g e s p e c i f i c e e r d .


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.1.10.voortgangs c o n t r o l e Bedrijfszaken

ragiatisran varricht* warkzbadan

Rijkswaterstaat


BD3 4.3.8.1.10./I 2 01-01-92 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.S.1.10.voortgangs c o n t r o l e Bedrijfszaken

Rijkswaterstaat


BD3 4.3.8.1.10./I 2 01-01-92 F&C-AO


Aktiviteit

Omschrijving

1

b e p a l e n mate Aan de hand v a n v e r g e l i j k i n g v a n h e t c o n t r a c t en de p l a n n i n g met de g e d e c l a r e e r d e u r e n en k o s t e n kan worden v a s t g e s t e l d i n h o e v e r r e de van o p d r a c h t i s v o l t o o i d en o f e r f a c t u r e r i n g kan p l a a t s v i n d e n . voltooiing I n d i e n e r g e f a c t u r e e r d mag worden, moet d o o r B e d r i j f s z a k e n een f a c t u u r worden o p g e s t e l d , v e r v o l g e n s g a a t B e d r i j f s z a k e n v e r d e r met de r e g i s t r a t i e van de v e r r i c h t e werkzaamheden.


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.2.1.opstellen rapport Bedrijfszaken

voortgang* control*

Rijkswaterstaat


(4) 3.8.1.10./I

opatellen rapport

rapport kopi*

rapport

varzandan rapport

rapport

archiveren van kopie rapport

opatallan factuur

(4) 3.•*2.2./I

contractant

BD3 4.3.8.2.1./1 2 01-01-92 F&c-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.2.1.opstellen rapport Bedrijfszaken


Rijkswaterstaat


BD3 4.3.8.2.1./1 2 01-01-92 F&C-AO

Omschrijving

1

opstellen rapport

O p s t e l l e n r a p p o r t i n 2-voud. Het r a p p o r t b e v a t : - resultaat/advies - r e c a p i t u l a t i e u r e n en k o s t e n

2

verzenden rapport

Verzenden r a p p o r t naar c o n t r a c t a n t .

3

archiveren van k o p i e rapport

Het r a p p o r t wordt g e a r c h i v e e r d p e r o p d r a c h t bevat: - rapport - goed- o f a f k e u r i n g s b e r i c h t - urenbriefjes - kostendeclaraties - b e v e s t i g i n g ontvangst van b e t a l i n g

i n een

opdrachtdossier

dat


A d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.2.2.opstellen factuur B e d r i j f szaken


BD3 4.3.8.2.2./I 2 01-01-92 FSC-AO

opatallan rapport

voortgangs control! /

Rijkswaterstaat

\

^ (4) 3.8.1.10./I J

I

\

^ (4) 3.8.2.1./1 J

1. c o n t r o l * a.d.h.v. contraot

I

3 opatallan concept -factuur

concept-factuur

4. venendan conoaptfaotuux aan r t c

toakaanan Tan aan factuuxriuxaaar

/ (4) 3.8.2.3./1 I

projaotloidar


Administratieve Organisatie Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.2.2.opstellen factuur Bedrijfszaken

Akt|Afdeling / Funktionaris

Bouwdienst

Rijkswaterstaat


BD3 4.3.8.2.2./I 2 01-01-92 FSC-AO

Aktiviteit

Omschrijving

controle a.d.h.v. contract

I n d i e n t u s s e n f a c t u r e r i n g i n het c o n t r a c t i s a f g e s p r o k e n , wordt op b a s i s van de v e r z a m e l d e gegevens i n de p r o c e d u r e v o o r t g a n g s c o n t r o l e de c o n t r o l e met het c o n t r a c t v e r r i c h t . I n d i e n d i t de l a a t s t e f a c t u u r i s wordt op b a s i s van h e t r a p p o r t gefactureerd. Aan de hand van het c o n t r a c t wordt g e c o n t r o l e e r d o f de b e s t e d e u r e n en a a k t e k o s t e n i n overeenstemming z i j n met de g e p l a n d e u r e n en k o s t e n .

gei

contact opnemen met projectl.

A l s B e d r i j f s z a k e n c o n s t a t e e r t d a t de b e s t e d e u r e n en gemaakte k o s t e n n i e t overeenkomen met de p l a n n i n g , dan z a l i n o v e r l e g met de p r o j e c t l e i d e r een o p l o s s i n g moeten worden gevonden.

opstellen conceptfactuur

A l s e . e . a . wel i n overeenstemming met factuur opstellen.

B e d r i j f s z a k e n s t u u r t de c o n c e p t f a c t u u r verzenden conec e p t f a c t u t d e b i t e u r e n n r n a a r FSC/FAF. aan FSC

e l k a a r i s , kan

v o o r z i e n van

Bedrijfszaken

een

WPP-nr. en

de

het


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.2.3.toekennen van een factuurnummer FSC

Systeem : Pagina : Versie Gewyzigd: Auteur :

Opatellen

ftctuui

(4) 3.8 .J.2./1

concept-factuur

1. toekennen factuurnunnner

goadkeuren van da factuur 2.

v i m n d « n mai> bat Hoofd

concept-factuur mat faotuurnr.

(4) 3.8.2.4./1

BD3 4.3.8.2.3./I 2 01-01-92 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst R i j k s w a t e r s t a a t Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.2.3.toekennen v a n een factuurnummer FSC

Systeem : Pagina i Versie : Gewyzigd: Auteur :

BD3 4.3.8.2.3.11 2 01-01-92 FSC-AO


Aktiviteit

1

toekennen FAF g e e f t n a a s t e e n d o o r l o p e n d factuurnummer e v e n t u e e l een f a c t u u r n a m e i verrekenstuknummer a l s de d e b i t e u r een R i j k s o v e r h e i d s d i e n s t b e t r e f t . FAF bewaakt ook de o n t v a n g s t op b a s i s v a n een a f s c h r i f t v a n de u i t g a a n d e factuur.

2

v e r z e n d e n aar FAF s t u u r t de f a c t u u r t e r g o e d k e u r i n g aan h e t h e t Hoofd Deze o n d e r t e k e n t de o r g i n e l e f a k t u u r .

Omschrijving

Hoofdafdelingshoofd.


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.2.5.verzenden v a n de f a c t u u r Bedrijfszaken

Rijkswaterstaat

Systeem : Pagina : Versie : Gewyzigdj Auteur :

goedkeuren van da factuur

(4) 3.8.2.4./1

copiearen factuur

invoeren faotuur i n

(r)JLXf verzenden copia factuur naar Fte (4) 3.8.2.6./1 copia faktuur copia faktuur

archiveren copie faotuur

BD3 4.3.8.2.5./I 2 01-01-92 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.2.5.verzenden v a n de f a c t u u r Bedrijfszaken

Rijkswaterstaat



Aktiviteit

Omschrijving

1

copieeren factuur

C o p i e e r e n van de f a c t u u r , z o d a t : - h e t o r i g i n e e l v o o r de c o n t r a c t a n t ; - 1 copie voor het eigen a r c h i e f ; - 1 c o p i e v o o r FSC v o o r h e t b i j w e r k e n v a n h e t AIS;

2

verzenden var de f a c t u u r

3

verzenden copie factuur n a a r FSC

4

archiveren copie factuuz

BD3 4.3.8.2.S./1 2 01-01-92 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3 . 8 . 2 . 6 . i n v o e r e n f a c t u u r i n (F)AIS FSC

Rijkswaterstaat


•/trwodtn van da faotuur

(4) 3.8.2.S./1

copie faktuur

ass >

verwerken i n (F)AIS

«. contact opnemen mst S s d r i j f s s .

(F)AIS

l i j a t ingavoarda facturen

3 control* l i j s t a.d.h.v. faoturan

5. aa* >

innan van da / faotuur ^ (4) 3.6.2.7./I j

mute ren

\ Badrijfszaken

BD3 4.3.8.2.6./I 2 01-01-92 FSC-AO


A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3 . 8 . 2 . 6 . i n v o e r e n f a c t u u r i n (F)AIS FSC

Rijkswaterstaat


BD3 4.3.8.2.6.IX 2

01-01-92 FSC-AO

Akt A f d e l i n g / nr. F u n k t i o n a r i s

Aktiviteit

Omschrijving

1

ontvangst copie factum

2

v e r w e r k e n i n De d e b i t e u r wordt opgeboekt i n het d e b i t e u r e n b o e k . I n d i e n een v o r d e r i n g i s opgeboekt aan de hand v a n het c o n t r a c t , wordt de (F)AIS v o r d e r i n g voor h e t z e l f d e bedrag afgeboekt.

3

controle lijst a.d.h.v. facturen

Aan de hand van de l i j s t i n g e v o e r d e f a c t u r e n wordt g e c o n t r o l e e r d o f de f a c t u r e n c o r r e c t z i j n i n g e v o e r d i n het AIS. Deze c o n t r o l e wordt u i t g e v o e r d d o o r een andere f u n c t i o n a r i s dan degene d i e de f a c t u r e n h e e f t ingevoerd.

4

contact opnemen met Bedrijfsz.

A l s e r b i j de c o n t r o l e een f o u t wordt g e c o n s t a t e e r d , wordt c o n t a c t opgenomen met de a f d e l i n g B e d r i j f s z a k e n d i e de f a c t u u r h e e f t o p g e s t e l d . B l i j k t e r i n d e r d a a d een f o u t gemaakt t e z i j n , dan wordt e r d o o r B e d r i j f s z a k e n een nieuwe f a c t u u r o p g e s t e l d en wordt de oude v e r n i e t i g d .

5

muteren

A l s u i t de c o n t r o l e b l i j k t f o u t i n h e t AIS h e r s t e l d .

dat

een

latente latente

factuur o n j u i s t i s ingevoerd,

wordt

de

Handboek : : Deel Hoofdstuk : Subparagr.: Afdeling s

A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Bouwdienst Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.2.8.bewaken d e b i t e u r e n F&C

mnon van da faotuur

f

Rijkswaterstaat

Systeem ; Pagina Versie Gewyzigd: Auteur

1

j

(«) 3.8.2.7./I |

l. control* batalingatermijn faot.

2 opat. an sturan bat -harinn*ring.

3 oopia batalingabar inn* r i n g

•turan oopia bat .bar. naar BZ

f

K

ragiatratia batalingan

1 /

pariodiak ovarziabt

5. verz*nden aan Hoofd

aocordar*n pariodiaka ovarzicht

Badri j fa z ax* n

BD3 4.3.8.2.8./I 2 01-01-92 FSC-AO


Administratieve Organisatie Financien 4. D e t a i l P r o c e s Schema's 3.8.2.8.bewaken d e b i t e u r e n FSC

Bouwdienst

Rijkswaterstaat


BD3 4.3.8.2.8./I 2 01-01-92 FSC-AO


Aktiviteit

1

controle A l s nog geen b e t a l i n g i s ontvangen, wordt g e c o n t r o l e e r d o f de b e t a l i n g a t e r n b e t a l i n g s t e r m i j n (30 dagen) i s v e r s t r e k e n . Is d i t het g e v a l dan fact. b e t a l i n g s h e r i n n e r i n g aan de d e b i t e u r g e s t u u r d .

2

Omschrijving

o p s t . en De b e t a l i n g s t e r m i j n i s v e r s t r e k e n . en s t u u r t d i e n a a r de d e b i t e u r . sturen b e t . h e r i n n e r i Tevens aanmaning v e r m e l d e n i n het

FSC

s t e l t een

wordt

betalingsherinnering

een

op

(F)AIS.

3

s t u r e n c o p i e De a f d e l i n g B e d r i j f s z a k e n k r i j g t een c o p i e van de b e t a l i n g s h e r i n n e r i n g . b e t . h e r . naai Deze wordt d o o r hen o p g e s l a g e n i n het c o n t r a c t d o s s i e r . BZ

4

registratie betalingen

5

verzenden Hoofd

A l l e b e t a l i n g e n en a l l e b e t a l i n g s h e r i n n e r i n g e n worden d o o r FSC g e r e g i s t r e e r d . P e r i o d i e k wordt een o v e r z i c h t u i t g e d r a a i d waarop ( w a n ) b e t a l i n g e n voorkomen.

alle

(Hoofd)afdeling aar Het p e r i o d i e k o v e r z i c h t wordt n a a r het Hoofd van de gezonden, met een a f s c h r i f t n a a r B e d r i j f s z a k e n , t e r c o n t r o l e op v o l l e d i g h s en j u i s t h e i d van de openstaande v o r d e r i n g e n en t e r k e n n i s g e v i n g van de ontvangsten.

DPS'n. Overige Administratieve Processen

Recommend Documents