WORKSHOP 4
Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten Lieven Janssens ICC Gent, 7 mei 2013
WS 4 GEZAMENLIJK AANKOPEN EN OVERHEIDSOPDRACHTEN
Ludovic Van den Bulck Bestuurcoördinator Gemeenschappelijke aankoopcentrale (GAC) stad-OCMW Antwerpen
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN
Aanleiding oprichting Situering GAC Uitwerking
1. 2.
Agenda
3.
4.
Organogram en diensten Klanten Resultaat
Doelstellingen 2013
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN Beslissing oprichten gemeenschappelijke aankoopcentrale
Besluit College 2 juni 2006: Opzetten van een expertisecentrum overheidsopdrachten Besluit College 29 december 2006: gunning opdracht aan PPI Besluit College 10 oktober 2008: kennisname van auditrapport “Opzetten van een expertisecentrum ‘overheidsopdrachten’, het operationeel leiden ervan en het invullen van de nodige expertise om dit centrum te doen werken”. Besluit College 17 oktober 2008: Kennisname rapport “Samenwerking tussen Stad en OCMW van Antwerpen. Een kwestie van doen?” Beslissing College 24 oktober 2008: Opstarten aanstelling van een leidinggevende, voor de operationele aansturing GAC.
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN Beslissing samenwerking Stad – OCMW
Tweedaagse managementteam Stad en managementcomité OCMW 23 en 24 januari 2008: afspraken over structurele samenwerking tussen Stad en OCMW Besluit College 19 december 2008 (jaarnummer 17254): Voorstel om te starten met samenwerking Stad - OCMW op 9 concrete domeinen, waaronder aankoop September 2009: Aanstelling bedrijfsdirecteur Gemeenschappelijke Aankoopcentrale
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN Motivatie oprichten GAC
Overkoepelend eigenaarschap voor het ganse proces overheidsopdrachten Functiescheiding tussen gebruikers en verwervers van diensten, leveringen, werken Creatie van expertisecentrum overheidsopdrachten Onderhandelen op hoog niveau en met het nodige economische inzicht om tot betere prijscondities te komen
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN Gemeenschappelijke Aankoopcentrale (GAC) = Gemeenschappelijke aankoopdienst die diverse klanten ondersteunt (Zorgbedrijf, OCMW, bedrijven stad…) bij overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken Vroegere aankoopafdelingen van stad Antwerpen en OCMW Antwerpen Organisatorisch: gemeenschappelijke dienst stad / OCMW Samengesteld uit personeel van stad en OCMW Rapporteert zowel aan stad als OCMW
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN Bedrijfsdirecteur GAC
Strategische coördinatie
Strategisch aankoopexpert
Klantbegeleiders Juridische cel
Administratie Aankoop
Secretariaat
SAP-cel
Aankoopdienst
Leveringen
Werken
Magazijn
Diensten
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN
85,3 VTE 2009:
Cel Overheidsopdrachten OCMW
+
19,0 VTE
Nu:
Centrale Aankoop en Logistiek Stad 61,3 VTE
Aankoop Werken PO/SW
+
5,0 VTE
Gemeenschappelijke Aankoopcentrale (61,1 + 3,6 VTE) Aankoopdienst
Magazijn
35,20 (+ 3,6) VTE
25,90 VTE
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN Aankoopdienst
Administratief gedeelte van overheidsopdrachten
3 afdelingen: Leveringen – Werken – Diensten
3 hoofdaankopers
Juridische cel
Strategisch aankoopexpert
Klantbegeleiders
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN Magazijn:
Zorgt voor dagelijkse materialen voor alle diensten van groep Antwerpen;
Staat in voor aankopen van materialen bij leveranciers (via raamcontracten);
Doet voorraadbeheer;
Doet logistieke verwerking van bestellingen.
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN Klantbegeleiding: Klantbegeleider =
Tussenpersoon tussen klant en aankoopdienst Automatisch aanspreekpunt voor dienstverlening of advies m.b.t overheidsopdrachten
Opstart en intake van nieuwe aankoopdossiers
Informatie m.b.t. timing en procedure
Tussentijdse stand van zaken en eventuele problemen in een dossier Opstellen aankoopplan in overleg met contactpersoon bij het klantbedrijf
Inplannen overlegmomenten (structureel of ad hoc)
Opvolgen tevredenheid (klanten / leveranciers)
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN Klanten: … OCMW
Zorgbedrijf Gemeenschappelijke Aankoopcentrale
Stad AG KOP
Groep Antwerpen
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN Resultaat = aankoopcentrale die zorgt voor:
Consolidatie / synergie
Kortere doorlooptijd
Prijsonderhandelingen
Proactieve opvolging
Maximaliseren raamcontracten
Marktverkenning en - analyse
Transparantie van werkwijze opvolging in elk stadium
Adviesverlening
Kwaliteitsopvolging
Klantentevredenheid
Optimalisatie van de procedures Begeleiding en opleiding
GEMEENSCHAPPELIJKE AANKOOPCENTRALE STAD-OCMW ANTWERPEN ND:
We werken samen met private partners op basis van solide afspraken met het oog op optimale prijs-kwaliteit, effectiviteit en efficiëntie, kostenbewustzijn en duurzaamheid.
OD 1:
Alle aankopen gebeuren aan de beste prijs/kwaliteitsverhouding
OD 2:
Alle overheidsopdrachten worden getoetst aan de waarden van maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzame ontwikkeling
OD 3:
Bestellingen kunnen op een efficiënte manier geplaatst en opgevolgd worden
OD 4:
Bestellingen bij het magazijn worden tijdig en juist geleverd
OD 5:
Overheidsopdrachten worden gegund via een optimaal en efficiënt proces, op basis van kwaliteitsvolle bestekken, optimale procedures en onderhandelingen, uitgevoerd door gekwalificeerd personeel,
