WORKSHOP 1
Samenwerking op vlak van personeel en organisatie Inger De Wilde & Wouter Van Dooren ICC Gent, 7 mei 2013
Mechelen: Personeelsdienst voor stad en OCMW Lies De Caluwé - ICC Gent, 7 mei 2013
Waarom 1 personeelsdienst?
Beleidsverklaring 2007
Optimale samenwerking stad – ocmw
Integratie van diensten
Intense samenwerking → structurele besparing
Gemeenteraad 26/2/2008: samenwerkingsprotocol
Zomer 2008
Gezamenlijke HR-projecten
Opmaak RPR
Opportuniteit binnen personeelsformatie stad
Waarom 1 personeelsdienst?
schaalvergroting
gelijke toepassing van procedures
informatie- en ervaringsuitwisseling
duidelijkere en sterkere positionering van de personeelsdienst binnen beide organisaties/MAT
betere interne communicatie
meer efficiëntie, minder administratieve ballast
door samenvoeging van bepaalde budgetten meer mogelijkheden
verruiming van vormingsmogelijkheden
een (nog) meer klantgerichte en servicegerichte werking als ondersteunende dienst
Integratietraject
Kennismaking
Medewerkers
organisaties
Voorbereidingsfase
Definiëren van de randvoorwaarden (*)
CBS en BCAB beslissing – september 2008
begeleidingsgroep
Analyse
Visie, missie, jaaractieplannen, strategische nota’s, werkdocumenten, ,,,
Werkprocessen en opdrachten
Mensen en middelen
Individuele gesprekken
Integratietraject
Uittekenen gewenste situatie
Visie, strategische planning en doelstellingen
Opdrachten en rollen – model voor toekomstige werking
Structuur, overlegstructuur, inpassing in beide besturen
Huisvesting, personeel en middelen
Communicatie
Migratieplan
Definiëren van de randvoorwaarden (*)
Thematische werkgroepen – afstemmen van processen
Elke medewerker minstens in een of meer werkgroepen
basis voor betrokkenheid duurtijd: 2 jaar
Integratietraject
Formalisering
1 personeelsformatie – opgenomen in elk bestuur
Elke functie slechts 1 keer invullen → blokkering bij ander bestuur
Alle functies toegankelijk voor beide besturen
Gezamenlijke selectie
Financiële en andere waarborgen/afspraken via beheersovereenkomst
Implementatie
Start op 1 maart 2011
2 locaties, departementshoofd en teamverantwoordelijken “pendelen”
Integratie “in de geesten” is een feit
Ondanks extra werkdruk en onzekerheid: positieve balans
Verdere integratie stap voor stap op de werkvloer
Doel: integratie afgerond bij oplevering gebouw: sept 2011
Integratietraject
Maar …
Gouverneur schorst beslissing GR en RVMW:
Formatie en organogram
Beheersovereenkomst
Aanpassing RPR met betrekking tot evaluatie
Reden:
In strijd met decreten: artikel 271 te ruim geïnterpreteerd…
In strijd met huidige mobiliteitsregeling
En nu…?
Knelpunten besproken met kabinet minister en administratie (*)
Nieuw voorstel geformuleerd Organogram
Integratietraject
Participatieve traject - zelf gerealiseerd
Uitgangspunten bij nieuwe voorstel:
Kwaliteitsvolle dienstverlening en efficiëntie als criterium
sociaal secretariaat organisatiebreed
De juiste m/v op de juiste plaats
Polyvalente medewerkers
September 2011 – gebouw niet tijdig klaar
alle andere taken zoveel mogelijk per klantengroep (beleidsaspect organisatiebreed)
Nood aan extra impuls mbt integratie:
Opnieuw individuele gesprekken
Fysieke verhuis van 3 mw team PM stad naar OCMW en omgekeerd
Leidinggevende blijven “pendelen”
ICT-problemen kunnen gedetecteerd en opgelost worden
Juni 2012: verhuis – fysieke integratie eindelijk rond
Realisaties
Werving en selecties:
Aanleg gezamenlijke werfreserve
Interne en externe mobiliteit
Daling selectiekost
HR:
Gezamenlijk personeelsbeleid
Actieve loopbaanbegeleiding – grotere loopbaanmogelijkheden
Afstemming vormingsbeleid
Focus op kwaliteit van leidinggeven
Administratieve vereenvoudiging
Grotere toenadering MAT’s
Voorbeeld voor andere diensten
Voor de eigen dienst:
Polyvalentie van de medewerkers
Hogere continuïteit van de dienstverlening
Bundelen van kennis
