WORKSHOP 4
Gezamenlijk aankopen en overheidsopdrachten Lieven Janssens ICC Gent, 7 mei 2013
OOSTCAMPUS
Bestuurs- en Dienstencentrum EEN INTENSIEVE SAMENWERKING TUSSEN GEMEENTE EN OCMW OOSTKAMP, ook op het vlak van gezamenlijk aankopen & overheidsopdrachten Jan Compernol gemeentesecretaris
MENU
Situering OostCampus
Integratie van de ondersteunende diensten
Aankopen & overheidsopdrachten in de praktijk
Eerste vaststellingen
Quo vadis?
SITUERING OOSTCAMPUS
Begin 2006: lancering nieuwe huisstijl, begin van groot veranderingsproces Eind 2006: aankoop van voormalige site Coca-Cola Nieuwe site = nieuwe organisatie met dienstverlening als uitgangspunt (op maat van Oostkamp) Uitwerken ‘eigen’ dienstverleningsconcept
2006 – 2012: voorbereiding, bouwproces, verhuis & operationele opstart (projectregisseur, Open Oproep,…) Sinds 2 juli 2012 is OostCampus operationeel: alle administratieve - & uitvoeringsdiensten van gemeente & OCMW onder één dak (m.u.v. bibliotheek, sport- en cultuurcentrum en de zorgsite)
INTEGRATIE VAN DE ONDERSTEUNENDE DIENSTEN
Gemeente & OCMW samen gehuisvest: nauwe & intensieve samenwerking Volledige integratie van alle ondersteunende diensten:
Secretariaat & Archief Personeel Financiën Communicatie & ICT Technische Ondersteuning (met daarbinnen aankopen & overheidsopdrachten)
Matrixstructuur (& dienstverleningsconcept)
LEVEN & SOCIAAL INFOBALIE
ONDERSTEUNING
WONEN & OMGEVING
VRIJE TIJD
INTEGRATIE VAN DE ONDERSTEUNENDE DIENSTEN
Uitgangspunt: absolute meerwaarde van samenwerking (alleen opportuniteiten & uitdagingen) Samenwerking is combinatie van ‘feitelijke integratie’ en extern verzelfstandigde ‘shared service’ via Autonoom Gemeentebedrijf (AGB)
Eén fysieke dienst, één functioneel leidinggevende, juridisch blijft personeel bij gemeente of OCMW AGB was bouwheer en staat in voor de exploitatie van OostCampus. Beperkte overdracht van personeel naar AGB, ook inzet van personeel voor AGB vanuit ondersteunende diensten
INTEGRATIE VAN DE ONDERSTEUNENDE DIENSTEN
Beheersovereenkomst tussen gemeente, OCMW & AGB (op basis van art. 271 uit beide decreten)
Drie autonome besturen met eigen (wettelijke) opdrachten Uit de algemene doelstelling:
‘Vanuit het beginsel van behoorlijk bestuur, beoogt de samenwerking tussen gemeente en OCMW synergie op het vlak van werking en organisatie tot stand te brengen, zodat op de meest efficiënte en effectieve wijze een kwaliteitsvolle dienstverlening aan de Oostkampse burger aangeboden kan worden…’ ‘…In principe wordt geen enkel beleidsdomein uitgesloten maar in eerste orde is de samenwerking gericht op integratie van de werking en organisatie van de ondersteunende diensten…’
Uit de personeelsafspraken: ‘…De personeelsbezetting van de verschillende diensten kan zowel uit personeel van de verschillende gebruikers als van het AGB bestaan…’
Intentieverklaring samenwerking gemeente – OCMW Oostkamp – Specifiek in kader AGB (o.a. verdeelsleutel kosten, concretiseren samenwerking per dienst,…)
AANKOPEN & OVERHEIDSOPDRACHTEN IN DE PRAKTIJK
Binnen de dienst Technische Ondersteuning (sinds 2 juli 2012):
Opdrachten dienst: beheer roerende & onroerende goederen; aankopen & overheidsopdrachten; centraal magazijn; verhuur materiaal; eigen werkplaatsen en eigen uitvoering Bezetting (administratie): 1 diensthoofd, 1 deskundige (OCMW), 3 administratieve hoofdmedewerkers en 1 administratieve medewerker
Personeelsinzet voor onderdeel ‘aankopen & overheidsopdrachten’:
Specifieke opdracht van één administratief hoofdmedewerker (met ondersteuning & back-up van collega) in nauwe samenwerking met deskundige
AANKOPEN & OVERHEIDSOPDRACHTEN IN DE PRAKTIJK
Alles m.b.t. ‘Bestuurs- en dienstencentrum OostCampus’ via AGB (in nauwe samenwerking met financiële dienst) Aanbestedingen & aankopen i.f.v. de bouw & inrichting (bouwwerken, buitenaanleg, meubilair, nieuwe server & hardware, telefonie, implementatie nieuwe huisstijl,… ) Alles m.b.t. dagelijks beheer van de site, zowel contracten als verbruiksgoederen Afrekening via verdeelsleutel tussen gemeente (64%), OCMW (30%), AGB (5%) en derden (1%)
AANKOPEN & OVERHEIDSOPDRACHTEN IN DE PRAKTIJK Concrete
aanpak/procedures:
Onderlinge afstemming & verdeling van opdrachten, (nog) niet alles wordt gezamenlijk gedaan Opmaak & verwerking van de materiële dossiers gebeurt steeds door dezelfde mensen
Specifieke inhoudelijke input vanuit de diensten
Bestek wordt door beide besturen goedgekeurd indien budget vanuit beide besturen (formeel slechts één bestuur opdrachtgever) Bestek wordt door één bestuur goedgekeurd indien budget vanuit één bestuur komt (maar ook verdeling van opdrachten)
AANKOPEN & OVERHEIDSOPDRACHTEN IN DE PRAKTIJK Softwarepakket
3P (overheidsopdrachten, werkopdrachten & voorraadbeheer): OCMW ingestapt Voorbeelden gezamenlijke prijsvragen (naast beheer OostCampus):
Opname leningen Nieuw softwarepakket boekhouding/BBC Nieuw softwarepakket HRM-beleid Consultancy ICT Consultancy HRM Externe partner evaluatie decretale graden …
AANKOPEN & OVERHEIDSOPDRACHTEN IN DE PRAKTIJK
Magazijn
Centraliseren aankopen, beheer & distributie van materiaal zowel voor gemeente, OCMW (m.u.v. specifieke zaken voor zorgsite) als AGB Beheer van ‘klassiek magazijn’ maar ook logistieke zaken & materialen op de site
EERSTE VASTSTELLINGEN TOETSING AAN SCHEMA PROF. VERHOEST Potentiële baten
Potentiële kosten
Specialisatie / kennisverdieping / cumulatie van kennis / professionalisering
Toenemende formalisering / bureaucratisering / verlies responsiviteit
Kennisverbreding – meer gevarieerde kennis
Verlies veldkennis / nabijheid / betrokkenheid
Eenvormigheid – standaardisatie
Negatieve schaaleffecten
Coördinatie / betere benutting capaciteit
Hervormings- en oprichtingskosten
Flexibiliteit & slagkracht
Mogelijke verhoging coördinatiekosten / transactiekosten / sturingsproblemen
Aankoopkracht Verbreding dienstenaanbod Over kritische drempel: nieuwe investeringen mogelijk
EERSTE VASTSTELLINGEN Algemeen - OostCampus heeft echt voor nieuwe dynamiek binnen de organisatie gezorgd De samenwerking werkt ook echt, mensen ervaren de meerwaarde Belang van betrokkenheid – Kader werd uitgetekend maar concrete invulling door en met de medewerkers, komen zelf met voorstellen & ideeën Verdere professionalisering Zeker schaalvoordeel maar mag niet louter financieel worden bekeken We staan nog maar aan het begin, nog veel werk aan de winkel!
QUO VADIS? Uitschrijven processen & procedures Meer prijsvragen organiseren Interne facturatie Verdere responsabilisering - groter kostenbewustzijn bij diensten/medewerkers Digitaliseren en verder uitbouwen centraal magazijn (incl. beheer van goederen op de site) Gezamenlijk gebouwenbeheerssysteem (softwarepakket) Opstart rapportering & koppeling aan BBCcyclus (met evaluatie & bijsturing)
