Overheidsopdrachten en samenaankopen. Donderdag 16 mei 2013

Overheidsopdrachten en samenaankopen Donderdag 16 mei 2013

Programma 9u00 9u30 10u30 10u45 11u45 12u45 13u45 15u15 15u45 16u45

Onthaal met koffie Wet overheidsopdrachten Dhr. Jens Debièvre Koffiepauze Wet overheidsopdrachten: deel 2 HospiLim, het samenaankoop-platform van de Limburgse ziekenhuizen. Dhr. Benny Stevens Broodjeslunch Waarom het samenaankoop-platform Fenix succesvol is. Dhr. Jeroen Platevoet Koffiepauze Aankopen in ziekenhuizen: balanceren tussen kosten en waarden Dhr. Bram Mahieu Einde

Wet overheidsopdrachten Dhr. Jens Debièvre

Inleiding tot het overheidsopdrachtenrecht VVAV & vzw Vorm – Overheidsopdrachten en samenaankoop 16 mei 2013 – Zwijnaarde

Begrip overheidsopdracht  Een overheidsopdracht is een (schriftelijke) overeenkomst ten bezwarende titel gegund, na mededinging en op een forfaitaire grondslag, door een aanbestedende overheid of enig ander rechtspersoon onderworpen aan de regelgeving inzake overheidsopdrachten enerzijds (de opdrachtgever) aan een aannemer, leverancier of dienstverlener anderzijds (de opdrachtnemer), met het oog op respectievelijk het (laten) uitvoeren van een werk, de verwerving van produkten door koop- of aannemingsovereenkomst, huur, huurkoop of leasing met of zonder aankoopoptie of de diensten vermeldt in bijlage II bij de Wet van 24 december 1993, in overeenstemming met de door de opdrachtgever voorafgaandelijk vastgelegde voorwaarden en behoeften (art. 1, §1 en 5 Wet 24 december 1993. 5

Begrip overheidsopdracht (2)  Kernelementen van de definitie van de overheidsopdracht :  Overeenkomst Cf. art. 1101 BW : een consensuele rechtshandeling waarbij een of meer personen zich jegens een of meer andere verbinden iets te geven, te doen, of niet te doen  noodzakelijk toekennen van opdracht via eenzijdige rechtshandeling (keuze voor contract niet mogelijk) bv. Regie der Gebouwen (wettelijk en statutair bepaalde opdracht)  Wederkerige overeenkomst Cf. art. 1102 BW : de contractanten verbinden zich over en weder jegens elkaar.  Overeenkomst ten bezwarende titel Cf. art. 1106 BW : aan elke partij wordt de verplichting opgelegd om iets te geven of te doen  alle uiteenlopende, in geld uit te drukken vormen van vergoeding (Europese Commissie); begunstigde hoeft geen partij bij contract te zijn  Overeenkomst afgesloten tussen minstens twee onderscheiden personen : geen opdracht in regie = contracteren met zichzelf  Overeenkomst met als voorwerp de uitvoering van werken, leveringen en/of diensten  functionele kwalificatie voorwerp Cf. Hoge Maaey (R.v.St., nr. 91.546, 12 december 2000 en R.v.St., nr. 110.796, 1 oktober 2002) en R.v.St., nr. 145.163, 30 mei 2005 in licht van H.v.J., Stadt Halle, C-26/03, 11 januari 2005.

6

Begrip overheidsopdracht voor werken  Art. 2, 2° Wet 15 juni 2006 : overheidsopdracht voor werken : de overheidsopdracht die betrekking heeft op hetzij het uitvoeren, hetzij zowel het ontwerpen als het uitvoeren van werken in het kader van één van de in bijlage I van deze wet vermelde werkzaamheden of van een bouwwerk, dan wel het laten uitvoeren, met welke middelen ook, van een bouwwerk dat aan de door de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf vastgestelde behoeften voldoet.  Een bouwwerk is het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. 7

Begrip overheidsopdracht voor werken (2)  Overheidsopdracht voor werken : schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een aannemer enerzijds en een aanbestedende dienst anderzijds en die betrekking hebben op: 

hetzij de uitvoering dan wel het ontwerp plus de uitvoering van werken in het kader van een van de beroepswerkzaamheden - algemene bouwnijverheid, water-, spoor- en wegenbouw, installatie, afwerking van gebouwen - die zijn opgesomd in klasse 45 van de "Algemene systematische bedrijfsindeling in de Europese Gemeenschappen (N.A.C.E.)  hetzij het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet.

 Het begrip werk wordt in de richtlijn gedefinieerd als "het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel" bijvoorbeeld: een ziekenhuis, een schouwburg, een brug, enz. -" dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen", d.w.z. volledig afgewerkt en met alle installaties  In de wet wordt gesproken van het resultaat van een geheel van bouwwerkzaamheden of van wegenbouwkundige werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.  “laten uitvoeren met om het even welke middelen” : ruime definitie resultaatverbintenis - promotor - financiële instelling, incl. promotieovereenkomsten

8

Enkele varianten  Promotieopdracht voor werken  Concessie voor (openbare) werken  Financiering met projectbeheer (= opdracht voor diensten)  Niet bedoeld:  Koop-verkoop onroerende goederen (HvJ-arresten Hotelera Internacional, Club Loutraki)  Stedenbouwkundige voorschriften (HvJ-arresten La Scala, Auroux, Müller)

9

Begrip aanbestedende instantie  Aanbestedende overheid  

Art. 4, §1 : de Staat, de Gemeenschappen, de Gewesten, de provincies, de gemeenten, alsmede de verenigingen gevormd door een of meerdere van deze Art. 4, §2 :

   

1° de organismen van openbaar nut; 2° de publiekrechtelijke verenigingen; 3° de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; 4° de besturen die belast zijn met het beheer van de temporaliën van de erkende erediensten en de instellingen die belast zijn met het beheer van de materiële en financiële belangen van de erkende niet-confessionele levensbeschouwelijke gemeenschappen;  5° de gewestelijke ontwikkelingsmaatschappijen;  6° de polders en wateringen;  7° de ruilverkavelingscomités;

10

Begrip aanbestedende instantie (2)  Aanbestedende overheid 





8° de rechtspersonen die op de datum van de beslissing om tot een opdracht over te gaan  opgericht zijn met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn, EN  rechtspersoonlijkheid hebben, EN  Waarvan : – ofwel de werkzaamheden in hoofdzaak gefinancierd worden door de overheden of instellingen vermeld in § 1 en § 2, 1° tot 8°; – ofwel het beheer onderworpen is aan toezicht van die overheden of instellingen; – ofwel de leden van de directie, van de raad van bestuur of van de raad van toezicht voor meer dan de helft door die overheden of instellingen zijn aangewezen. 9° de privaatrechtelijke universitaire instellingen, voor die opdrachten welke gesubsidieerd worden door de overheid. Indien deze instellingen voldoen aan de voorwaarden van punt 8°, zijn deze bepalingen op hen van toepassing voor de opdrachten die de bedragen voor de Europese bekendmaking bereiken. 10° de verenigingen gevormd door een of meerdere aanbestedende overheden bedoeld in § 1 en § 2, 1° tot 8°.

11

Begrip aanbestedende instantie (3)  Overheidsbedrijf  Elke onderneming waarover aanbestedende overheden bedoeld in artikel 4, § 1 en § 2, 1° of 8° en 10°, rechtstreeks of onrechtstreeks een overheersende invloed kunnen uitoefenen uit hoofde van eigendom, financiële deelneming of in het bedrijf heersende voorschriften. De overheersende invloed wordt verondersteld wanneer deze overheden, rechtstreeks of onrechtstreeks, ten opzichte van het bedrijf :  de meerderheid van het maatschappelijk kapitaal bezitten, OF  beschikken over de meerderheid van de stemmen verbonden aan de door het bedrijf uitgegeven aandelen, OF  meer dan de helft van de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudende orgaan kunnen aanwijzen.

12

Begrip aanbestedende instantie (4)  Aanbestedende entiteit  Enkel gedefinieerd in art. 2, 3° Wet 15 juni 2006  de privaatrechtelijke persoon die bijzondere of uitsluitende rechten geniet wanneer hij een activiteit uitoefent als bedoeld in titel IV. De bijzondere of uitsluitende rechten zijn rechten die voortvloeien uit een door een bevoegde overheid verleende machtiging op grond van een wettelijke, reglementaire of administratieve bepaling die tot gevolg heeft dat de uitoefening van een van de in deze titel bedoelde activiteiten aan een of meer entiteiten voorbehouden blijft waardoor de mogelijkheden van andere entiteiten om dezelfde activiteit uit te oefenen wezenlijk nadelig worden beïnvloed;

13

Begrippen gunning (plaatsing) en sluiten overheidsopdracht  Gunning van de opdracht  

art. 65/1, 10° Wet 24 december 1993: de beslissing van de aanbestedende instantie om de gekozen inschrijver aan te wijzen art. 3, 16° Wet 15 juni 2006: de beslissing van de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf om de gekozen inschrijver aan te wijzen;  waarom dan KB ‘Plaatsing’? (zowel aspecten van gunning als sluiting)

 Sluiting van de opdracht 



art. 65/1, 10° Wet 24 december 1993: de totstandkoming van de contractuele band tussen de aanbestedende instantie en de begunstigde art. 3, 17° Wet 15 juni 2006: de totstandkoming van de contractuele band tussen enerzijds de aanbestedende overheid of het overheidsbedrijf en anderzijds de opdrachtnemer

14

Belang van (geraamde) waarde van de opdracht Enkele vb. =< EUR 5.500 : onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, enkel toep. art. 1 Wet 1993: mededinging en forfaitaire grondslag; geen toepassing AAV < 8.500 =< EUR 22.000 (AAV) < 30.000 < EUR 67.000 (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking klassieke sectoren) 85.000 < EUR 135.000 (onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking nutsectoren) 170.000 < EUR 200.000/135.000 (leveringen en diensten klassieke sectoren): Europese bekendmaking < EUR 400.000 (leveringen en diensten nutsectoren): Europese bekendmaking < EUR 5.000.000 (werken): Europese bekendmaking  excl. BTW

15

Huidig regelgevend kader Wet van 24 december 1993

Boek I, Titel I Boek IIbis Klassieke overheidsopdrachten

Overheidsopdrachten speciale sectoren

Boek I, Titels II en III (art. 423)

“algemene nutsectoren”

Boek I, Titel IV (art. 24-46)

Opdrachten speciale sectoren gelijkgesteld met overheidsopdrachten “bijzondere nutsectoren” Boek II (art. 47-63)

In stadium gunning

KB 8 januari 1996

KB 10 januari 1996

KB 18 juni 1996

(precontractuele fase)

In stadium uitvoering

KB 26 september 1996 (AUR en AAV)

-

(contractuele fase)

16

Toekomstig huidig kader – 1 juli 2013 Wet van 15 juni 2006

Opdrachten defensie en veiligheid

Titels I en V Informatie, motivering en rechtsbescherming: Boek II bis Wet 24 december 1993 (art. 80 Wet 15 juni 2006) Klassieke overheidsopdrachten

Overheidsopdrachten speciale sectoren

Titel II (art. 5-43)

“algemene nutsectoren” Titel III(art. 44-55)

Opdrachten speciale sectoren gelijkgesteld met overheidsopdrachten

Wet 13 augustus 2011 (in werking getreden 6 februari 2012) Aangepaste versie: Boek II bis Wet 24 december 1993 (cf. KB 24 januari 2012)

“bijzondere nutsectoren” Titel IV (art. 56-72)

In stadium gunning (precontractuele fase)

In stadium uitvoering (contractuele fase)

KB ‘Plaatsing’ 15 juli 2011

KB ‘Plaatsing’ 16 juli 2012

KB ‘Uitvoering’ 14 januari 2013

KB ?

KB 23 en 24 januari 2012 (in werking getreden 6 februari 2012)

-

KB ‘Uitvoering’ 14 januari 2013

17

Concept

Voorbereiding

Gunning (precontractuele fase) Zie volgende slide

Uitvoering (contractuele fase)

Behoefte (technisch, financieel, juridisch, beleidsmatig, …) Rechtsverhoudingen: is er contract nodig?

Opmaak aanbestedingsdocumenten: aankondiging + bestek + mogelijke technische/economische bijlagen

Kwalificatie contract als overheidsopdracht / concessie: -Aanbestedende overheid? - Aanneming van werken, leveringen of diensten? - concessie/promotie/…

Beslissingsproces binnen bestuur als aanbestedende overheid: cf. bevoegdheidsverdeling organiek kader bestuur (wie beslist wat tijdens gunning / uitvoering)

Facturatie & betaling

Keuze gunningsprocedure / wijze van uitschrijven / i.g.v. onderhandelingsprocedure: bijzonderheden verloop onderhandelingen

Aanbestedingsdocument-en aftoetsen met experts (extern/intern)

Oplevering & Aanvaarding

Rechtsbescherming: -In natura (herstel van rechten) - Bij equivalent (schadevergoeding ipv verloren rechten)

Opvolging prestaties Remedies (sancties, ambtshalve maatregelen, …)

Rechtsbescherming (contractueel contentieux)

18

Verloop van de gunningsprocedures

Contractsluiting

Gunningsbeslissing (KS, RM, GC)

Openingszitting Open procedure A A N B E S T E D E N D E

I N S T A T A N T I E

Gunningsbeslissing (RM, GC)

Selectiebeslissing (KS) Beperkte procedure

Onderhandelingsprocedure

Bekendmaking

Aanvraag tot deelname

Bestek

Offerte

OnderhandeLingen / 2e offerte / Voorkeursbieder

Marktpartij (kandidaat, gegadigde, inschrijver

19

7 gunningsprocedures     

Open(bare) aanbesteding Beperkte aanbesteding Open (algemene) offerteaanvraag Beperkte offerteaanvraag Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking  Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking  Concurrentiedialoog

20

Bijzondere modaliteiten van de gunningsprocedure    

Ontwerpenwedstrijd Raamovereenkomst Dynamisch aankoopsysteem Elektronische veiling

Regels inzake e-procurement (!) – www.publicprocurement.be

21

Bekendmaking - termijnen  Basisprincipes :  Ontvangsttermijn :  Onderscheid naargelang open dan wel beperkte procedure  Onderscheid i.g.v. Europese dan wel nationale bekendmaking

 Indieningstermijnen = minimumtermijnen (discretionaire bevoegdheid aanbestedende overheid, maar rekening houden met complexiteit van de opdracht)  Kalenderdagen  Dies a quem niet, dies a quo wel meegerekend

Bekendmaking – termijnen (2)  Overheidsopdrachten die Europees moeten worden bekendgemaakt : 1. Eventuele publicatie enuntiatieve aankondiging 2. Verzending aankondiging naar Publicatieblad / Bulletin 3. Minimumtermijnen :  

I.g.v. open aanbesteding of offerteaanvraag : indienen offertes : min. 52 dagen vanaf verzending aankondiging, min. 36 of 22 dagen indien eerst enuntiatieve aankondiging I.g.v. beperkte aanbesteding of offerteaanvraag en onderhandelingsprocedure met bekendmaking :  

Indienen kandidaturen : min. 37 dagen vanaf verzending aankondiging, min. 15 i.g.v. versnelde procedure Indienen offerte door gegadigden : min. 40 dagen vanaf verzending uitnodiging indienen offerte (bestek), min. 36 dagen indien eerst enuntiatieve aankondiging, min. 10 dagen i.g.v. versnelde procedure

4. Aankondiging gegunde opdracht : verzending binnen max. 48 dagen na gunning

Bekendmaking termijnen (3)  Overheidsopdrachten die niet Europees moeten worden bekendgemaakt: 1. Verzending aankondiging naar Bulletin 2. Minimumtermijnen : 



I.g.v. open aanbesteding of offerteaanvraag : indienen offertes : min. 36 dagen vanaf verzendiging aankondiging of min. 10 dagen i.g.v. motivatie (met min. 7 dagen tussen publicatie en indieningstermijn offertes) I.g.v. beperkte aanbesteding of offerteaanvraag en onderhandelingsprocedure met bekendmaking  

Indienen kandidaturen : min. 15 dagen vanaf verzending aankondiging of min. 10 dagen i.g.v. motivatie (met min. 7 dagen tussen publicatie en indieningstermijn kandidaturen) Indienen offerte door gegadigden : min. 15 dagen vanaf verzending uitnodiging indienen offerte (bestek) of min. 10 dagen i.g.v. motivatie

Contact tussen aanbestedende instantie en kandidaat cq. inschrijver – Wat kan? (1)  Contacten met kandidaten / inschrijvers voor de indiening van de offertes  Op initiatief van de kandidaten / inschrijvers  Vragen om toelichting bestek  Verbeteren van leemten of fouten bij opdrachten van werken conform art. 96 KB 8 januari 1996  Vermelden van leemten en fouten conform art. 98 KB 8 januari 1996

 Op initiatief van de AO  Verplichting om kandidaten correcte en nuttige gegevens te bezorgen

 ! Steeds met respect voor gelijkheidsbeginsel

25

Contact tussen aanbestedende instantie en kandidaat cq. inschrijver – Wat kan? (2)  Contacten met kandidaten / inschrijvers na de indiening van de offertes, maar voor de gunning  Op initiatief van de kandidaten / inschrijvers  Niet meer beroepen op vormgebreken, fouten of leemtes in offerte  Wel mogelijkheid tot meedelen van voorhanden zijn van vergissing in offerte

 Op initiatief van de AO  Facultatief contact

– Preciseren of aanvullen van inhoud van offerte  Verplicht contact

– Bij verbeteren van rekenfouten of kennelijke materiële fouten – Bij deelname door kandidaat of inschrijver aan voorbereiding opdracht conform artikel 78 KB 8 januari 1996 schriftelijke verantwoording vragen dat er geen bevoordeling was – Bij vaststelling van abnormale prijzen (art. 110, para. 3 KB 8 januari 1996) – Wanneer verschillende aannemers dezelfde laagste prijs hebben ingediend (art. 113, laatste lid KB 8 januari 1996)

26

Openingszitting  Openingszitting  Enkel bij aanbesteding en offerteaanvraag verplicht  Gelijkheid der inschrijvers  Inhoud offertes geheim tot op ogenblik dat alle offertes zijn ingediend  Uitsluiten alle mogelijkheden tot fraude; zowel langs overheidszijde als langs kant inschrijver:  Laattijdige inschrijving,  Wijziging offerte na indiening,  Kennisname van inhoud andermans offerte

 Sanctie = onregelmatigheid procedure !!

27

Regelmatigheidscontrole  “Regelmatigheid van de offerte”: -

-

-

-

Doel? Offertes bekomen die formeel in overeenstemming zijn met de opgelegde vormvoorschriften en materieel beantwoorden aan de vooropgestelde inhoudelijke vereisten; Art. 110 KB 8 januari 1996 en 98 KB 10 januari 1996 → met uitzondering van regels abnormale prijzen bevatten Overheidsopdrachtenrichtlijnen geen bepalingen mbt onderzoek naar regelmatigheid; Geen uitdrukkelijke toepassing regelmatigheidsleerstuk op onderhandelingsprocedure doch art. 122 KB 8 januari 1996 (geen vglbaar art. in KB 10 januari 1996 doch rechtspraak aanvaardt analoge toepassing): voorschriften regelmatigheid kunnen van toepassing worden gemaakt op onderhandelingsprocedure, hetgeen in de praktijk vaak is gebeurd; Aanbestedende overheid heeft plicht regelmatigheid offertes te onderzoeken;

Regelmatigheidscontrole (2)  Opdat regelmatige offerte: -

-

vereist dat de inschrijver met zekerheid met de voorwaarden van de opdracht instemt; Vereist dat offerte aan de vereisten van de overheidsopdrachtenreglementering voldoet; Vereist dat offerte aan formele en inhoudelijke voorwaarden van het bestek voldoet.

 DUS: onregelmatigheid wanneer afwijkingen in offerte impact hebben op uitvoering opdracht, op verbintenissen inschrijver of op vergelijkbaarheid offertes en gelijkheid der inschrijvers;

Regelmatigheidscontrole (3)  Dubbel onderscheid: - Materiële en formele onregelmatigheid → aard van de afwijking; - Relatieve en substantiële onregelmatigheid → aard van de sanctie, resp. relatieve en absolute nietigheid offerte;

Verbetering van de offertes  Verbetering offertes: -

Artt. 111 t.e.m. 114 KB 8 januari 1996 – artt. 89 t.e.m. 102 KB 11 januari 1996; Na regelmatigheidsonderzoek en voor inhoudelijke vergelijking: offertes zo nodig verbeteren; Heeft betrekking op:  

Rekenfouten of materiële fouten; Door de inschrijvers aangebrachte verbeteringen aan de bestekdocumenten of de door hen vastgestelde leemten.

Verbetering van de offertes (2)  Onderscheid naargelang procedure:   

Aanbesteding: verbetering van essentieel belang – strenge en gedetailleerde regeling; Offerteaanvraag: ruimere beoordelingsbevoegdheid voor opdrachtgever; Onderhandelingsprocedure: offertes kunnen worden besproken tijdens onderhandelingen – geen regeling voorzien;

 Bepalingen inzake verbetering enkel van toepassing indien offerte regelmatig is; → behoorlijke motivering van de beslissingen betreffende de verbetering van de offertes.

Gunning en sluiten opdracht 

Gemotiveerde gunningsbeslissing bevat (art. 65/5 Wet 24 december 1993)  de naam en het adres van de aanbestedende instantie, het voorwerp van de opdracht en het goed te keuren opdrachtbedrag;  in geval van onderhandelingsprocedure, de juridische en feitelijke motieven die het gebruik van deze procedure rechtvaardigen of mogelijk maken;  de namen van de kandidaten of inschrijvers;  de namen van de al dan niet geselecteerde kandidaten of inschrijvers en de juridische en feitelijke motieven voor de beslissingen die daarop betrekking hebben;  de namen van de inschrijvers van wie de offerte onregelmatig is bevonden en de juridische en feitelijke motieven voor hun wering. Deze motieven hebben met name betrekking op het abnormale karakter van de prijzen en, in voorkomend geval, op de beslissing dat de voorgestelde oplossingen niet gelijkwaardig zijn aan de technische specificaties of dat ze niet voldoen aan de vastgestelde prestatie- of functionele eisen;  de namen van de gekozen inschrijver en van de inschrijvers van wie de regelmatige offerte niet werd gekozen en de juridische en feitelijke motieven, waaronder de kenmerken en relatieve voordelen van de gekozen offerte, voor de beslissingen die daarop betrekking hebben;  de juridische en feitelijke motieven van de beslissing van de aanbestedende instantie om af te zien van het plaatsen van de opdracht en, in voorkomend geval, de vermelding van de nieuwe gunningsprocedure die wordt gevolgd.

33

Gunning en sluiten van opdracht (2)  Wachttermijn – algemeen  Voor overheidsopdrachten waarde > Europese bekendmakingsdrempels (bij werken, helft van drempel dus 2.500.000,-) moet aanbestedende overheid wachttermijn van 15 kalenderdagen in acht nemen tussen gunningsbeslissing enerzijds en het eigenlijke sluiten van de opdracht anderzijds.  Wachttermijn biedt inschrijvers die zich benadeeld achten mogelijkheid om schorsingsprocedure in te stellen om aldus rechtsherstel in natura – d.w.z. de toewijzing van de overheidsopdracht – te bekomen.

Gunning en sluiten van opdracht (3)  Wachttermijn - toepassingsgebied 1) Overheidsopdrachten die Europese drempelbedragen hebben bereikt. 2) Te laag geraamde opdrachten  Wanneer raming van opdracht lager is dan Europese bekendmakingsdrempel, maar goed te keuren offertebedrag exclusief btw meer dan 20% hoger is dan dit bedrag, is wachttermijnregeling ook op dergelijke opdracht van toepassing.

3) Welbepaalde overheidsopdrachten voor aanneming van werken  werken die verplicht zijn onderworpen aan Belgische bekendmaking en waarvan goed te keuren bedrag exclusief btw ligt tussen Europese aanbestedingsdrempel voor werken en helft van deze Europese aanbestedingsdrempel.  Voor 2012 ligt drempel voor werken derhalve op (5.000.000 euro/2 =) 2.500.000 euro.

Wachttermijn – toepassingsgebied (4) 4) Vrijwillige toepassing beneden de Europese aanbestedingsdrempels  Ten slotte mag aanbestedende instantie wachttermijn toepasselijk maken op opdrachten beneden Europese aanbestedingsdrempels.

Gunning en sluiten opdracht (5)  Sluiting van de opdracht  De sluiting van de opdracht is de totstandkoming van de contractuele band tussen de aanbestedende instantie en de begunstigde.  De sluiting van de opdracht gebeurt door de betekening van de goedkeuring van zijn offerte aan de begunstigde. Ze mag niet onderhevig zijn aan enig voorbehoud.  De betekening gebeurt per aangetekende brief, per telefax of via andere elektronische middelen op voorwaarde dat in de twee laatste gevallen, de inhoud binnen vijf dagen per aangetekende brief wordt bevestigd.  De betekening is tijdig gedaan door de verzending van de aangetekende brief of de verzending per telefax of via andere elektronische middelen binnen de gestanddoeningstermijn.

37

Gunning en sluiten opdracht (5)  Rechtsbescherming bij gunning  Voor de verhaalprocedures met betrekking tot de schorsing en vernietiging van gunningsbeslissingen is de verhaalinstantie:  de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State, wanneer de aanbestedende instantie een administratieve overheid is;  de gewone rechter wanneer de aanbestedende instantie geen administratieve overheid is.

 Toekennen van schadevergoeding  Voor de verhaalprocedures betrekking hebbende op het toekennen van schadevergoeding is de verhaalinstantie de gewone rechter

38

Uitvoering – Wat i.g.v. gebrekkige uitvoering?  Artt. 20 en 48 AAV – Middelen van optreden van de aanbestedende overheid  Art. 16 AAV – Klachten en verzoeken

39

Middelen van optreden van de aanbestedende overheid  Aannemer die in gebreke blijft bij de uitvoering (art. 20, §1). 

Aannemer wordt geacht in gebreke te zijn met uitvoering opdracht    

Wanneer prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractuele bedongen uitvoeringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data; Ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; Wanneer aannemer geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende overheid niet naleeft; Wanneer prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdracht

 Vaststelling van in gebreke blijven (art. 20, §2 AAV) 

Tekortkomingen op opdracht (incl. niet-naleven bevelen AO): vastgesteld in PV  afschrift bij ter post aangetekende brief aan aannemer  aannemer moet zonder verwijl tekortkomingen herstellen  aannemer kan bij ter post aangetekende brief aan AO verweermiddelen opgeven (binnen 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf postdatum PV), bij stilzwijgen = erkenning feiten

 Gevolgen van het in gebreke blijven (art. 20, §3 AAV) 

Sancties: art. 20, §§ 4 – 9 en bijz. bepalingen 48 (werken), 66 (leveringen) en 75 (diensten)

Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (2)  Straffen (art. 20, §4 AAV) 

Elke inbreuk waarvoor geen speciale straf is voorzien en waarvoor geen enkele rechtvaardiging werd aanvaard of binnen de vereiste termijn werd verstrekt, wordt van rechtswege bestraft, hetzij met een enige straf van 0,07 percent van de oorspronkelijke aannemingssom, met een minimum van EUR 27 en een maximum van EUR 270, hetzij zo de overtreding onmiddellijk behoort te worden hersteld, met een straf van 0,02 percent van de oorspronkelijke aannemingssom per kalenderdag van niet-uitvoering, met een minimum van EUR 13 EUR en een maximum van EUR 135 per dag (vanaf 3 e dag na datum afgifte aangetekend schrijven §2 tot en met dag waarop aan inbreuk einde wordt gesteld).

 Boeten wegens laattijdige uitvoering (art. 20, §5 AAV) 



Boeten wegens laattijdige uitvoering worden als forfaitaire vergoeding wegens vertraging in de uitvoering van de opdracht opgelegd, onafhankelik van de straffen. Zij zijn eisbaar zonder ingebrekestelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn zonder opstelling van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast voor het totaal aantal kalenderdagen vertraging. Onverminderd de toepassing van de boeten wegens laattijdige uitvoering vrijwaart de aannemer, in voorkomend geval, de aanbestedende overheid tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van zijn vertraging in de uitvoering van de opdracht.

Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (3)  Maatregelen van ambtswege (art. 20, §6 AAV) 

I.g.v. in gebreke blijven aannemer bij de uitvoering van de opdracht : 









Eenzijdig verbreken van opdracht: AO verwerft van rechtswege het geheel van de borgtocht als forfaitaire schadevergoeding (sluit toepassing uit van iedere boete wegens laattijdige uitvoering op het deel waarop de verbreking slaat) Uitvoering in eigen beheer AO van het geheel of van een deel van de niet-uitgevoerde opdracht  kosten & risico in gebreke gebleven aannemer Sluiten door AO van één of meerdere overeenkomsten voor rekening met één of meerdere derden voor het geheel of een deel van de nog uit te voeren opdracht  kosten & risico in gebreke gebleven aannemer (boeten en straffen ten laste van nieuwe aannemer)

Wanneer AO tijdens uitvoeringstermijn vaststelt dat aannemer, door onvoldoende vlijt, opdracht onmogelijk volledig binnen termijn zal kunnen uitvoeren, is AO gerechtigd één van voormelde maatregelen van ambtswege te treffen. Procedure:   

Beslissing AO ter post aangetekende brief aan de in gebreke gebleven aannemer bekendgemaakt Vanaf kennisgeving mag aannemer niet meer tussenkomen in uitvoering opdracht Bij sluiten overeenkomst voor rekening : exemplaar bestek gunning 2e aannemer bij ter post aangetekende brief aan de in gebreke gebleven aannemer gezonden  prijs 2e aanneming > 1e dan draagt de in gebreke gebleven aannemer de meerkosten, is het < komt het verschil ten goede aan AO

Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (4)  Compensatie 

Het bedrag van de boeten en straffen, alsook het bedrag voor de schade, onkosten of uitgaven ingevolge de toepassing van de maatregelen van ambtswege of die er zullen uit voortvloeien worden in eerste instantie op de door de aannemer om welke reden ook, opeisbare bedragen en vervolgens op de borgtocht ingehouden.

 Bijkomende sancties (art. 20, §8 AAV):  

Werken: sancties bepaald in artikel 19 van de wet van 20 maart 1991 houdende regeling van de erkenning van aannemers van werken Uitsluiting bij leveringen of diensten



Betrokkene wordt vooraf gehoord om zich te verdedigen en de beslissing wordt hem betekend

.

 Korting wegens minderwaarde (art. 20, §9 AAV). 

Wanneer de vastgestelde afwijkingen van niet essentiële voorwaarden van de opdracht miniem zijn en geen grote hinder kunnen veroorzaken bij het gebruik, bij de verwerking of ten aanzien van de levensduur, kan de aanbestedende overheid de werken, leveringen of diensten aanvaarden onder beding van korting wegens minderwaarde.

Klachten en verzoeken  Aannemer kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die hij aan de AO of haar personeel ten laste legt en die voor hem oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van;  Een verlenging van de uitvoeringstermijnen,  Herziening (aanpassen clausules en voorwaarden) of verbreking van de opdracht en/of  Schadevergoeding (art. 16, §1 AAV).

 De AO kan zich beroepen op nalatigheden, vertragingen of welke feiten ook die het aan de aannemer of zijn personeel ten laste legt, en die voor haar oorzaak zouden zijn van een vertraging en/of een nadeel, met het oog op het verkrijgen van herziening of verbreking van de opdracht en/of schadevergoeding (art. 16, §1, tweede lid AAV).

Klachten en verzoeken (2) 







In beginsel heeft de aannemer geen recht op enige wijziging van de contractuele voorwaarden wegens onverschillig welke omstandigheden waaraan de AO vreemd is (art. 16, §2, 1° AAV), bv. ongunstige weersomstandigheden en de gevolgen hiervan, doch slechts in de mate waarin ze door de aanbestedende overheid als abnormaal worden erkend, voor de plaats en voor het seizoen De aannemer kan nochtans, hetzij om verlenging van de uitvoeringstermijnen, hetzij, wanneer hij een zeer belangrijk nadeel heeft geleden, om herziening of verbreking van de overeenkomst vragen, door omstandigheden te doen gelden, die hij redelijkerwijze niet kon voorzien bij het indienen van de offerte of de gunning van de opdracht, die hij niet kon ontwijken en waarvan hij de gevolgen niet kon verhelpen alhoewel hij al het nodige daarvoor heeft gedaan (overmachtsbegrip) Wanneer de aannemer een zeer belangrijk voordeel heeft genoten ingevolge de onvoorziene omstandigheden, kan de AO om herziening van de opdracht vragen ten laatste negentig kalenderdagen volgend op de datum van de betekening van het PV van voorlopige oplevering van de opdracht. De AO is evenwel verplicht om, op straffe van verval, de aannemer zo snel mogelijk schriftelijk op de hoogte te brengen van deze omstandigheden, door hem in het kort te wijzen op de invloed die zij op het verloop en op de kostprijs van de opdracht hebben gehad of zouden kunnen hebben. De aannemer kan slechts het in gebreke blijven van een onderaannemer aanvoeren, inzoverre deze zich kan beroepen op omstandigheden die de aannemer zelf had kunnen inroepen indien hij zich in een gelijkaardige toestand zou hebben bevonden (art. 16, §2, 3° AAV)

Klachten en verzoeken (3)  Procedure (art. 16, §3 AAV):  Aannemer is verplicht op straffe van verval, de AO ten spoedigste en schriftelijk in te lichten wanneer hij feiten of eender welke omstandigheden vaststelt die de goede gang van de opdracht verstoren, zoals bedoeld in art. 16, §§1-2 AAV en waaromtrent hij bijgevolg een verlenging van de uitvoeringstermijn, de herziening of verbreking van de overeenkomst en/of schadevergoeding kan vragen  hij moet hierbij bondig de invloed doen kennen die deze feiten hebben of zouden kunnen hebben op het verloop en de kostprijs van de opdracht.  Zijn niet ontvankelijk, de klachten en verzoeken die steunen op feiten en omstandigheden die door de aannemer niet te gepaste tijde aan de AO werden kenbaar gemaakt en waarvan ze bijgevolg het bestaan en de invloed op de opdracht niet heeft kunnen nagaan teneinde de door de toestand eventueel vereiste maatregelen te nemen.  Deze klachten en verzoeken zijn in elk geval niet ontvankelijk wanneer de ingeroepen feiten en omstandigheden niet schriftelijk werden bekendgemaakt binnen de dertig kalenderdagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan, ofwel na de datum waarop de aannemer ze normaal had moeten kennen.

Klachten en verzoeken (4)  Termijnen (art. 16, § 4 AAV) 

Klachten en verzoeken van de aannemer, behoorlijk gerechtvaardigd en becijferd, op straffe van verval, moeten schriftelijk worden ingediend:  

Vóór het verstrijken van de contractuele termijnen om termijnverlenging of de verbreking van de opdracht te verkrijgen, Negentig kalenderdagen volgend op de datum van de betekening van het proces-verbaal van voorlopige oplevering van de opdracht om de herziening van de opdracht of schadevergoeding te verkrijgen.

 Wanneer de aannemer schadevergoeding of een herziening van de opdracht vraagt op basis van welke feiten of omstandigheden ook heeft overheid het recht ongeacht de gunningswijze van de opdracht, alle mogelijke verificaties van de boekhoudkundige stukken ter plaatse uit te voeren of te laten uitvoeren.  De aannemer kan geen beroep doen op de aan de gang zijnde besprekingen om het uitvoeringstempo te vertragen of de uitvoering van de opdracht te onderbreken (art. 16, §8 AAV).

Uitvoering – Oplevering van werken  Werken die niet voor oplevering worden aanvaard (art. 43, para. 1 AAV)  Het werk dat niet aan de bepalingen en voorwaarden van de opdracht voldoet of niet volgens de regels van vakmanschap en bouwkunde is uitgevoerd, wordt door de aannemer gesloopt en herbouwd. Zoniet geschiedt dit van ambtswege op bevel van de aanbestedende overheid op zijn kosten en risico, overeenkomstig de middelen van optreden bepaald in artikel 48.  De aannemer stelt zich bovendien bloot aan boeten en straffen wegens niet-naleving van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht.  De aanbestedende overheid kan de aannemer eveneens verplichten het werk of delen ervan waarin niet aanvaarde produkten werden verwerkt of die in een verbodsperiode werden uitgevoerd te slopen en te herbouwen. Desnoods handelt ze ambtshalve op kosten en risico van de aannemer. 48

Uitvoering – Oplevering van werken (2) 

Voorlopige oplevering (art. 43, para. 2 AAV) 

 







Binnen de vijftien kalenderdagen na de dag waarop het gehele werk moet worden voltooid, en voor zover de resultaten van de keuringen en van de voorgeschreven proeven zijn gekend, wordt naargelang het geval een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering opgemaakt. Wanneer het werk vóór of na die datum wordt voltooid, moet de aannemer daarvan bij ter post aangetekende brief aan de leidende ambtenaar kennis geven en terzelfdertijd om de voorlopige oplevering verzoeken. Binnen de vijftien dagen na de datum waarop het verzoek van de aannemer wordt ontvangen, en voorzover de resultaten van de keuringen en van de voorgeschreven proeven zijn gekend, wordt een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering opgemaakt. Bij overschrijding van die termijn door de schuld van de aanbestedende overheid is zij aan de aannemer per kalenderdag vertraging een vergoeding verschuldigd van 0,07 percent van de bedragen waarvan de betaling van de voorlopige oplevering afhankelijk is, met een maximum van 5 percent van het totaal van deze bedragen. Het werk dat in staat van voorlopige oplevering is bevonden wordt vermoed, tot bewijs van het tegendeel, in die toestand te hebben verkeerd op de datum waarop het diende te zijn voltooid of, voor wat de gevallen van het tweede lid betreft, op de datum van de werkelijke voltooiing die door de aannemer in zijn aangetekende brief werd vermeld. De waarborgtermijn gaat in op de datum van de voorlopige oplevering. Indien het bestek geen waarborgtermijn vooropstelt, wordt hij op één jaar gesteld.

49

Uitvoering – Oplevering van werken (3)  Definitieve oplevering (art. 43, para. 3 AAV)  Binnen de vijftien kalenderdagen vóór de dag waarop de waarborgtermijn verstrijkt, wordt naargelang het geval een procesverbaal van definitieve oplevering of van weigering van oplevering opgemaakt.  In dit laatste geval moet de aannemer achteraf bij ter post aangetekende brief aan de aanbestedende overheid laten weten dat het geheel van het werk in staat van definitieve oplevering is gesteld; het werk wordt binnen de vijftien kalenderdagen volgend op de ontvangst van die mededeling door de aanbestedende overheid opgeleverd.  Het werk dat in staat van definitieve oplevering is bevonden wordt vermoed, tot bewijs van het tegendeel, in die toestand te hebben verkeerd op de einddatum van de waarborgtermijn of, voor wat de gevallen van het tweede lid betreft, op de datum van de definitieve oplevering die door de aannemer in zijn aangetekende brief werd vermeld.

50

Uitvoering – Oplevering van werken (4)  Gemeenschappelijke bepalingen betreffende de voorlopige en de definitieve oplevering (art. 43, para. 4 AAV)  Het nazicht met het oog op de voorlopige of de definitieve oplevering van de werken geschiedt in aanwezigheid van de aannemer ofwel nadat hij tenminste zeven kalenderdagen vóór de dag van de oplevering behoorlijk bij ter post aangetekende brief werd opgeroepen.  Wanneer ingevolge ongunstige weersomstandigheden de staat van het werk niet kan opgenomen worden gedurende de voor de voorlopige of voor de definitieve oplevering vastgestelde termijn van vijftien dagen, wordt die onmogelijkheid bij proces-verbaal na oproeping van de aannemer vastgesteld, en wordt het proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering binnen de vijftien kalenderdagen na de dag waarop de onmogelijkheid heeft opgehouden te bestaan, opgemaakt.  De aannemer kan die omstandigheden niet inroepen om zich te onttrekken aan de verplichting het werk in goede staat van oplevering aan te bieden.  Het werk wordt pas als voltooid beschouwd nadat de aannemer ieder depot, iedere belemmering of iedere wijziging van de plaatsgesteldheid aangebracht voor de uitvoering van de opdracht heeft doen verdwijnen.

51

Juridisch kader samenaankoop VVAV & vzw Vorm – Overheidsopdrachten en samenaankoop 16 mei 2013 - Zwijnaarde

Gegroepeerd aanbesteden  Groeperen = synergie creëren  Synergie: €, , , +=, , …  Groeperen langs beide zijden mogelijk: AO1 1 shot AO2 AO2 = P ON2 AO3 AC/OC recurrent AOn

ON1 ON2 ON 3 ONn

Juridische vormgeving gegroepeerd aanbesteden  Parameters:       

Betrokken AO / derden Organiek kader AO / derden Contractuele / participatieve samenwerking? Voorwerp opdracht(en) / toestand markt Nagestreefde synergie Beschikbare middelen Draagvlak intra/extra muros

 Aandachtspunten:       

Taakverdeling: wie doet wat wanneer? Financiële stromen: wie betaalt wat wanneer? Minimale vereisten / Behoefteafdekking Kritische succesfactoren Aansprakelijkheidsverdeling / Trouble shooting Communicatie intra/extra muros Externe risico-factoren (bv. toezicht)

Samengevoegde opdracht Art. 38 en 55 Wet 15 juni 2006

Toepassingen  Gezamenlijke aankoop van energie, grondstoffen e.d. (i.g.v. recurrent eerder AC/OC)  Aankoop voor derden (particulieren): niet als dusdanig bedoeld  Infrastructuurprojecten (werken) waarbij verschillende (bevoegdheidsdragende) overheden betrokken zijn, bv. tramlijn  Recurrente leveringen en diensten van enige omvang met beperkte looptijd, bv. verzekeringen  Raamovereenkomsten (RO) m.o.o. verlengen duurzaamheid samengevoegde opdracht  Test-case opdrachtencentrale(OC)

Begrip  2 of meer aanbestedende overheden (AO) of overheidsbedrijven (OB) + privaatrechtelijke personen (bijz. nutsectoren niet maar aanbestedende entiteiten (AE) = privaatrechtelijke personen  toep. regels klassieke of gebeurlijk algemene nutsectoren)  Opdracht ≠ def. art. 4, 1° Wet 15 juni 2006 (bijz. nutsectoren) maar overheidsopdracht (art. 3, 1° Wet 15 juni 2006) : elke overheidsopdracht, elke gunningsprocedure of -modaliteit  Penhouder = overheid of entiteit :    

treedt in naam en voor rekening op voor leden samengevoegde opdracht treedt op in de hoedanigheid van AO onder eigen naam is zelf niet noodzakelijk mede-opdrachtgever (// OC) Is zelf niet noodzakelijk AO (overheidsbedrijf, AE, derde - privaatrechtelijke persoon) (≠ OC)

 “Voorwaarden van de opdracht” kunnen voorzien in afzonderlijke betaling door elk van de leden samengevoegde opdracht (RvS, 25 januari 2000, nr. 84.828 en 6 februari 2001, nr. 93.099, NV Betonac)

Begrip (2)  ≠ art. 19 en 44 Wet 24 december 1994:  Weglaten motief van algemeen belang  samenwerking overheden ≠ niveaus, bevoegdheden, noden, … mogelijk  Weglaten aanbesteding, offerteaanvraag, onderhandelingsprocedure  alle gunningsprocedures  Overheid/orgaan wordt overheid/entiteit  Weglaten gunning+uitvoering  Toevoeging dat penhouder niet alleen in naam maar ook voor rekening leden samengevoegde opdracht aanbesteedt

 Impact inhouse rechtspraak? Cfr. aanduiding penhouder (geen criteria in regelgeving)  lastgeving ≠ aanneming van diensten en in beginsel om niet (art. 1986 BW) + uitz. art. 15 en 59 Wet 16 juni 2006 t.a.v. AC/OC // op samengevoegde opdracht omdat AC ook éénmalig/niet-duurzaam kan zijn (FLAMME, THIEL, LEUS). I.g.v. betaling: toetsing à Teckaldoctrine

Aandachtspunten  Privaatrechtelijke personen = AE art. 2, 3° Wet 15 juni 2006? Ook AO ≠ publiekrechtelijke instelling bedoeld (bv. private universiteit). Quid ‘echte’ derden?  Impliciet verbod penhouder = alle leden samengevoegde opdracht? (‘de overheid of entiteit’)  Penhouder = lasthebber (art. 1984 BW) voor gunning/uitvoering opdracht (loskoppelen gunning/uitvoering mogelijk doch onlogisch)  mandaatovereenkomst: identificatie bestanddelen opdracht, PvE, kritische succesfactoren, … omvang en inhoud mandaat, wijze van kwijting, onkostenvergoeding, … Inzet middelen penhouder / leden, interne communicatie & coördinatie beslissingsproces (stuurgroep?), aansprakelijkheidsverdeling leden-penhouder (bv. fout in gunningsbeslissing, vertraagde of niet-conforme prestaties e.d.),  facturatie- en betalingsstroom,  conflictbeheersing, …     

Aandachtspunten (2)  Penhouder = enige opdrachtgever Voor gehele opdracht (geen penhouderschap per perceel). D.w.z.:  Geen vordering t.a.v. leden cfr. RvS 30 juli 2008, nr. 185.539, THV Travant)  Geen terugtrekking lid tijdens gunning/uitvoering (tenzij contractueel bedongen, cfr. RvS 7 juni 1984, nr. 24.444, Van Noordenne)  Noodzaak disclosure identiteit leden voor wiens rekening wordt gecontracteerd

 Quid delegatie van bevoegdheid vanuit leden samengevoegde opdracht, inz. à entiteit? (RvS 27 april 1993, nr. 42.706, NV BetonWegenbouw)  (bevoegde organen) Leden beslissen tot aanbesteden opdracht  (bevoegde organen Leden duiden penhouder aan  (bevoegde organen) Leden keuren opdrachtdocumenten / gunningsbeslissing goed organen leden.  Somtijds noodzaak voorafgaand samenwerkingsovereenkomst tss leden

 Bij samengevoegde opdracht tss leden in klassieke en (alg.) nutssectoren  toepassing strengste regime (klassieke sectoren)  Geen bijzondere motiveringseis gebruik samengevoegde opdracht

Aandachtspunten (3)  ≠ OC :  leden samengevoegde opdracht ≠ silent partners  1 opdracht (1 RO) d.w.z. 1 set opdrachtdocumenten, geen loten per lid samengevoegde opdracht (wel afzonderlijke facturatie mogelijk  afzwakking eenheidsidee rechtspraak RvS Betonac)  afzwakking gebrek aan duurzaamheid d.m.v. RO (4j)  Geen toetreding tot samengevoegde opdracht na start gunningsprocedure dan middels wijziging opdrachtdocumenten (en geen toetreding na sluiting opdracht)  Penhouder niet noodzakelijk AO  Boek IIbis: aanbestedende instantie = leden samengevoegde opdracht

Aankoop- en opdrachtencentrale Art. 2, 4°, 15, 55 en 59 Wet 15 juni 2006

Begrip  Doelstelling regelgeving: juridische basis bieden à bestaande praktijk (cfr. overw. 15 RL 2004/18/EG; Parl.St., Kamer, 51-2237/010, p. 5)  Aankoop- en opdrachtencentrale = AO (art. 2, 1° Wet 15 juni 2006)  Quid overheidsbedrijf (alg. nutsectoren)? Art. 15 van toep. in alg. nutsectoren (art. 55 Wet 15 juni 2006) maar definitie AC verwijst enkel naar AO (art. 2, 1°) en niet naar overheidsbedrijf (art. 2, 2°). Zelfde problematiek AE: art. 59 // art. 15, maar AE gedef. in art. 2, 3° i.p.v. art. 2, 1°. Gevolg: overheidsbedrijf en AE kunnen lid zijn, maar zelf niet ageren als AC

Begrip (2)  AC = AO die leveringen of diensten verwerft in eigen naam en voor eigen rekening, maar bestemd voor (andere) AO, OB of AE (geen werken)  OC = AO die overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst m.b.t. werken, leveringen of diensten, in eigen naam maar voor rekening van AO, OB of AE  Wil dit zeggen dat AC geen RO kan afsluiten? NEEN, toevoeging RO bij OC copy paste RL cfr. definitie RL art. 3, 15° RO ≠ overheidsopdracht  Wil dit zeggen dat OC enkel opdrachten gunt maar niet uitvoering mag opvolgen? NEEN, maar regelgeving gaat er wel van uit dat uitvoering wordt opgevolgd door individuele deelgenoten.

 AO, OB of AE die beroep doet op AC of OC is vrijgesteld van verplichting op zelf een gunningsprocedure te organiseren  doorplaatsen leveringen en diensten i.g.v. AC = inhouse zonder toep. Teckal-doctrine; aanbesteding door OC = aanbesteding door lid OC  Geen beperking tot welbepaalde werken, leveringen of diensten doch in de praktijk focus op recurrente prestaties, bv. ICT, kantoorbenodigdheden, energie, HRM, e.d.

Begrip (3)  AC/OC = AO (theoretisch al dan niet met rechtspersoonlijkheid, doch in de praktijk noodzaak rechtspersoonlijkheid)  AC/OC moet niet specifiek zijn opgericht om die functie te vervullen (SPV), kan bestaande AO zijn  AC/OC past zelf procedurele verplichtingen plaatsen overheidsopdrachten toe (art. 11, §2 RL 2004/18)  lid AC/OC moet nagaan of prestaties betrokken via centrale conform regelgeving geschiedt  Privaatrechtelijke personen die geen AE zijn, kunnen niet deelnemen à AC/OC (contra ARROWSMITH, contra RvS 22 november 2011, nr. 216.388, Axell Wireless)  Geen bijzondere motiveringseis gebruik AC/OC

Aandachtspunten 



Bij oprichting SPV als AC/OC: juridische vorm i.f.v. organiek kader deelgenoten + fiscale behandeling i.g.v. AC (cfr. BTW-status VZW = kostendelende vereniging) + kwalificatie als AO (VZW bv. onder art. 2, 1° d) Wet 15 juni 2006 + aansprakelijkheidsverdeling deelgenoten  deelneming in SPV AC veronderstelt niet noodzakelijk equity (kan contractueel blijven) ≠ qua beslissingsbevoegdheid:  





AC: beslissingen m.b.t. gunning/uitvoering bij AC als AO  plaats van prestatielevering (bij AC, bij deelgenoten?)  nood aan toezichtsregeling deelgenoten: samenwerkingsovereenkomst deelgenoot – AC (of bij SPV via statuten + AH overeenkomst) OC: systeem van mandaat/delegatie (cfr. samengevoegde opdracht) : samenwerkings- en lastgevingsovereenkomst (of via statuten SPV + AH overeenkomst)

Quid bijkomende dienstverlening door AC/OC à leden (advies & begeleiding, knowledge centre)? Indien niet kosteloos: kans herkwalificatie als opdracht voor diensten, tenzij inhouse met toepassing Teckal-doctrine (bv. dochter van 2 AO die zelf als AO kwalificeert). Quid toegevoegde waarde op doorgeplaatste leveringen of diensten door AC? Aanvullende prestatie t.a.v. contract dat in hoofdzaak niet onder regelgeving overheidsopdrachten valt (cfr. HvJ 6 mei 2010, C-145/08 en C-149/08, Club Hotel Loutraki AE)?

Aandachtspunten (2)  Aansprakelijkheidsverdeling: schending regelgeving AC/OC = schending regelgeving deelgenoten  in overeenkomst aansprakelijkheid primair bij AC/OC en vrijwaringsplicht t.a.v. deelgenoten. Bv. OC gunt, deelgenoot volgt uitvoering op tijdens dewelke fout wordt ontdekt terug te voeren tot gunningsprocedure: wie draagt aansprakelijkheid?  Financiering/betalingsstromen:  Bij AC: AC betaalt opdrachtnemer en rekent vervolgens door (geen bijzondere bepaling rechtstreeks factureren à bediende deelgenoot)  Bij OC: individuele deelgenoot voor wie opdracht is geplaatst betaalt à opdrachtnemer  Quid onkosten gunningsproces/bewaking uitvoering?

 Toetreding:  AC: check waarborgen dat centrale regelgeving overheidsopdrachten naleeft; toetreding kan altijd conform voorwaarden van toep. op juridische vorm AC (contractuele toetreding of bij SPV, deelname)  OC: check waarborgen + toetreding niet van toepassing op reeds lopende gunningsprocedures of geplaatste contracten (= wijziging opdrachtgever cfr. HvJ Pressetext Nachrichteagentur)

Aandachtspunten (3)  AC: mogelijkheid doorplaatsen opdracht met winstmarge (uitgez. VZW) + mogelijkheid aanlegen voorraad geleverde goederen (stock) i.g.v. voldoende afnamezekerheid en prefinanciering  Aantal leden AC/OC: in beginsel onbeperkt (toetssteen = Belgisch en Europees mededingingsrecht en marktverstorende praktijken)  Boek IIbis Wet 24 decemer 1993: aanbestedende instantie = AC/OC  mogelijkheid dat hoewel leden centrale onderworpen à rechtsmacht RvS, centrale zelf onderworpen à burgerlijke rechter

Raamovereenkomsten Art. 32 en 55 Wet 15 juni 2006, art. 136-138 KB 15 juli 2011

Begrip 

 



RO = overeenkomst tussen 1 of meer AO of OB of AE (klassieke en nutsectoren) en 1 of meer opdrachtnemers (W, L en D) met als “doel” (voorwerp) het vastleggen van de voorwaarden van te plaatsen opdrachten gedurende een bepaalde periode, met name inzake prijzen en beoogde hoeveelheden (art. 3, 15° en 4, 6° Wet 15 juni 2006) ≠ raamcontract art. 26, §2 1° Wet 15 juni 2006 (contrat-cadre) AO en OB/AE kunnen raamovereenkomsten sluiten: Momenteel RO met meerdere opdrachtnemers enkel mogelijk in nutsectoren (art. 27, 41bis en 48 Wet 24 december 1993) cfr. art. 113 KB 8 januari 1996 (slechts 1 offerte kiezen) reeds bloeiende praktijk in klassieke sectoren Keuze “partijen” (AO/OB/AE en opdrachtnemer(s)) bij plaatsen RO en bij gunning (plaatsing) opdrachten geschiedt o.g.v. dezelfde gunningscriteria (art. 32, tweede lid Wet 15 juni 2006)  probleem prijs: moet gunningscriterium in RO zijn wil het gunningscriterium bij plaatsing opdracht zijn  bepaalde rechtsleer: gunningscriteria opdracht moeten reeds in opdrachtdocumenten gekend zijn (dus prijs kan louter worden vermeld in bestek RO en als GC dienen bij toewijzen opdracht o.g.v. zgn. mini-competitie cfr. Fiche explicative Accords cadres CE, 2005) doch ook rechtsleer die stelt: geen nieuwe criteria noch buiten beschouwing laten criteria RO bij gunning opdrachten (bv. SCHELLEKENS in D’HOOGHE)

Begrip (2)  Voorwaarden te plaatsen opdrachten in RO mogen niet “wezenlijk” (HvJ, Pressetext Nachrichteagentur) worden gewijzigd bij gunning opdrachten (art. 32, derde lid Wet 15 juni 2006)  zie verder art. 138 KB Plaatsing  Duur RO en opdrachten beperkt tot 4 jaar (behoudens in uitzonderlijke, behoorlijk gemotiveerde gevallen) (art. 32, 4e lid Wet 15 juni 2006) Vraag: mag laatste dag RO nog opdracht worden gesloten voor 4 jaar (los van gemotiveerd uitzonderingsgeval)? (cf. beperking duurtijd verlenging 4 jaar in art. 37, §2 Wet 15 juni 2006) (art. 32 RL 2004/18/EG bevat geen maximumduur) (SCHELLEKENS in D’HOOGHE: mag, anders kan laatste periode RO niet benut worden, doch voor over mededinging niet onredelijk lang verhinderd wordt)  Geen gebruik RO op een wijze die de mededinging zou (kunnen) verhinderen, beperken of vervalsen + Geen misbruik RO (art. 32, 5e lid Wet 15 juni 2006 // art. 41bis Wet 24 december 1993) MAAR: geen bijzondere motiveringseis gebruik RO

Begrip (3)  Gunningsprocedure RO : aanbesteding, offerteaanvraag of (indien geoorloofd) onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking (art. 136, 1e lid KB Plaatsing)  In aankondiging vermelden RO met 1 of meerdere opdrachtnemers (art. 136, tweede lid KB Plaatsing)  I.g.v. RO met één opdrachtnemer : specifieke opdrachten gegund à opdrachtnemer o.g.v. voorwaarden RO  mogelijkheid schriftelijke raadpleging opdrachtnemer m.o.o. aanvulling offerte (art. 137 KB Plaatsing) doch geen verbeteringen à initiële offerte (Fiche explicative Accords cadres CE, 2005, noot 22)  RO met één opdrachtnemer: niet 100% gelijk te stellen met bestellings-, stock-, klantenopdrachten e.d., die ook kunnen gebaseerd zijn op toep. optie of verlenging (art. 37 Wet 15 juni 2006)

Begrip (4)  

I.g.v. RO met meerdere opdrachtnemers : minstens 3 deelnemers (voor zover aantal geschikte offertes voldoende groot is gebleken + idee workable competition onder misbruikverbod) (art. 138, eerste lid KB Plaatsing) I.g.v. RO met meerdere opdrachtnemers: specifieke opdrachten gegund 





À welbepaalde opdrachtnemer(s) wanneer alle voorwaarden bepaald in RO en deze voorwaarden van toepassing  geen verdere in mededinging stelling Middels zgn. mini-competitie, wanneer niet alle voorwaarden bepaald in RO  in mededinging stelling o.g.v. voorwaarden RO (indien nodig gepreciseerd, bv. qua termijnen, facturering, aanvullende voorschriften e.d.) EN onder andere voorwaarden dan in opdrachtdocumenten RO wanneer nodig (≠ wezenlijke afwijking van voorwaarden reeds gekend in RO) (impliciete mogelijkheid verbetering initiële offertes onder RO?)

Procedure mini-competitie (art. 138, laatste lid KB Plaatsing):    



voor elke opdracht raadpleegt AO schriftelijk opdrachtnemers RO die in staat zijn de specifieke opdracht uit te voeren; voldoende lange termijn vast voor ontvangst offertes (rekening houdend met o.m. complexiteit voorwerp opdracht en benodigde tijd toezending offertes); offertes mini-competitie worden schriftelijk ingediend; offertes mogen (m.o.o. vertrouwelijkheid) slechts worden geopend bij het verstrijken van de vastgestelde ontvangsttermijn; Ao gunt à inschrijver die laagste of economisch voordeligste offerte heeft ingediend

Aandachtspunten 

 

Geen toetreding van AO/OB/AE tot RO na plaatsing ervan (Fiche explicative Accords cadres CE, 2005: un système clos)  opletten bij gebruik RO door AC/OC : voorzien in opdrachtdocumenten dat extra AO/OB/AE kunnen toetreden (contra DE KONINCK & FLAMEY) Geen exclusiviteit / minimale prestaties tenzij in opdrachtdocumenten bepaald  geen subjectief recht op opdracht, mogelijkheid opdrachten met zelfde voorwerp buiten RO te plaatsen Plaatsing RO: RO niet noodzakelijk overheidsopdracht an sich cfr. definitie art. 3, 15°Wet 15 juni 2006. 

 



Enkel toepassing gunningsprocedures Wet 15 juni 2006 indien RO = ten bezwarende titel (verplichting tot gunning/aanvaarding aanneming van werken, leveringen of diensten, vastlegging essentiële voorwaarden opdrachten reeds in RO) cfr. RL 2004/18/EG: plaatsen RO volgens “normale procedureregels” = aankondiging, kwalitatieve selectie en hanteren vooraf bekendgemaakte, objectieve gunningscriteria Cfr. art. 53, §2, 1° Wet 15 juni 2006(nutsectoren): als RO is geplaatst bij aanbesteding, offerteaanvraag of onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, kunnen opdrachten geplaatst worden met toep. onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking MAAR: niet voorzien in art. 26, §2 (klassieke sectoren)  voorgeschreven gunningsprocedures ex art. 136 KB plaatsing: als RO geplaatst middels aanbesteding, offerteaanvraag of onderhandelingsprocedure met bekendmaking dan toep. “mini-competitie” i.g.v. meerder opdrachtnemers (art. 138 KB Plaatsing ) in de praktijk plaatsing RO middels gunningsprocedure, zodat opdracht

Aandachtspunten (2)  Met art. 27 Wet 24 december 1993: meerdere AO/OB/AE kunnen tezamen RO afsluiten  samengevoegde opdracht? Enkel als opdrachten onder RO t.b.v. meerdere opdrachtgevers RO  Deelname privaatrechtelijke persoon ≠ AO/OB/AE à RO? Lijkt impliciet uitgesloten in def. art. 3, 15° Wet 15 juni 2006  Raming waarde RO: art. 24, 6° KB Plaatsing: raming opdrachtbedrag moet steunen op totale duur en waarde opdracht met inbegrip van alle voor de duur van een raamovereenkomst overwogen opdrachten  Wel toep. voorafgaande bekendmaking RO (art. 36 KB Plaatsing), geen aankondiging gegunde RO (art. 38, §1, tweede lid KB Plaatsing)

Vragen?

76

Contacts Jens Debièvre Advocaat-vennoot T +32 2 787 9065 M +32 486 286 538 E [email protected] L be.linkedin.com/in/jensdebievre

Havenlaan 86c, bus 113 1000 Brussel www.lydian.be/industry/life-sciences-healthcare

77

HospiLim, het samenaankoopplatform van de Limburgse ziekenhuizen Dhr. Benny Stevens

HospiLim Het samenwerkingsproject van de Limburgse algemene ziekenhuizen en psychiatrische centra

Benny Stevens – Manager HospiLim vzw VVAV seminarie 16 mei 2013

Inhoudstafel 1. 2. 3. 4.

Wat voorafging…. Doel en opdracht Structuur van de VZW Werking HospiLim - Beleidswerkgroep - Opdrachtencentrale

5. Realisaties groepsaankopen 6. Uitdagingen 2013

80

Zorgeconomie in Limburg (diversiteit aan organisaties en instellingen)

Zorgeconomie: (data 2010)  Totale werkgelegenheid loontrekkend + zelfstandig: 50.320 (+21,8% t.o.v. 2003)  Tewerkstelling in de zorgeconomie vertegenwoordigd voor vrouwen 31,1 % van de totale tewerkstelling in Limburg (mannen 5,3 %)  379 thuiszorgdiensten waarvan 40% via de OCMW’s  256 woonzorgcentra waarvan 131 van de OCMW’s => Tewerkstellingsgroei (nood) woonzorgcentra (zorgnet - POM 2012): 2.863 arbeidsplaatsen

Bron: economisch rapport POM-ERSV Limburg- editie zorgeconomie maart 2011 81

Uitgangspunten voor een evenwichtig en kwaliteitsvol Limburgs ziekenhuislandschap (2008)  “Samenwerking is het sleutelwoord voor het Limburgse ziekenhuislandschap”  “Facilitair management (aankoop en logistiek): inspanningen delen kan leiden tot winst”  “Patiëntveiligheid als speerpunt voor Limburg”

82

Meer Q met minder €  Groei is niet alleen besparen maar toegang krijgen tot kennis en kapitaal en nieuwe markten/diensten;  Kopzorgen voor het management zijn niet gering: exploitatiekost, schaarste aan zorgberoepen, regelgeving, vergunningenbeleid, accreditatie – kwaliteitszorg,…..  Samenwerken met focus op organisatie , rendement, financiering, medewerkers, juridisch.  Samenhang processen, accreditatie, toezicht, indicatoren, governance.

Stichtende leden (oprichting VZW 20-12-2010)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Jessa Ziekenhuis Ziekenhuis Oost-Limburg Regionaal ziekenhuis St.-Trudo Sint-Franciskusziekenhuis Algemeen ziekenhuis Vesalius Ziekenhuis Maas en Kempen Mariaziekenhuis Noord-Limburg Revalidatie & MS Centrum Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem Medisch Centrum St-Jozef Asster vzw (Sancta Maria en Ziekeren) Stichting van openbaar nut LSM (Kinderpsychiatrisch Centrum Genk) 84

Investeringen door LSM in de zorgeconomie in Limburg - ZH        

Jessa Zh: biobank fase I en II Rev. & MS centrum: expertisecentrum G-sporters OPZC: kenniscentrum Forensische Psy. zorg KeFor Uhasselt-Jessa-Zol: uitbouw wetenschappelijk onderzoek ZOL-Jessa-Uhasselt: onderzoek patiënt safety Jessa Zh: diagnose en training rijvaardigheid bij senioren A.Z. Vesalius-ZMK: grensoverschrijdende gezondheidszorg HospiLim: opstartfinanciering

85

1.025.000 € 46.500 € 615.000 € 3.200.000 € 800.000 € 130.875 € 115.636 € 600.000 €

HospiLim kerncijfers 2011  11 Limburgse gezondheidsinstellingen (23 locaties)  7 algemene ziekenhuizen  1 categoraal ziekenhuis => Reva & MS Overpelt  4 psychiatrische centra

    

3.965 bedden (excl. dagziekenhuis, excl. PVT) 10.138 personeelsleden 1.005 artsen 128.591 klassieke opnames (algemene zh.) Annual spend: 280 mio. € (E&Y 2008)

86

Inhoudstafel 1. 2. 3. 4.

Wat voorafging…. Doel en opdracht Structuur van de VZW Werking HospiLim - Beleidswerkgroep - Opdrachtencentrale

5. Realisaties groepsaankopen 6. Uitdagingen 2013

87

Statuten (Belgisch Staatsblad dd. 17-02-2011)

HospiLim heeft zich tot doel gesteld om:  het overleg en de samenwerking tussen de Limburgse ziekenhuizen en psychiatrische centra te bevorderen door een gemeenschappelijk overlegplatform  synergiën en schaalvoordelen in het aankoopbeleid te realiseren ten behoeve van de leden  bij te dragen tot het vereenvoudigen en verbeteren van de werkingsprocessen, in eerste instantie door:  als opdrachten- en/of aankoopcentrale op te treden voor de aankoop van goederen en diensten zoals omschreven in art. 2, 4° van de wet op de overheidsopdrachten d.d. 15 juni 2006;  bijstand en coördinatie te verlenen en het samenbrengen, opbouwen en overdragen van kennis, ervaring en competenties op vlak van overheidsopdrachten en logistieke processen

88

Operationele vertaling van de doelstellingen 1ste doelstelling: gemeenschappelijk overlegplatform / kenniscentrum beleidswerkgroep met de ZH directeurs & LSM

2de doelstelling: schaalvoordelen in het aankoopbeleid ambitie: oprichting van een opdrachtencentrale (met doorgroei naar een aankoopcentrale met een eenvoudige operationele structuur) 3de

doelstelling: vereenvoudigen van de werkingsprocessen

ambitie: ontwikkelen van een aantal logistieke optimalisaties, (bv. studie gecentraliseerde cleanroom voor steriele bereidingen van de zh apotheker) 89

HospiLim staf (sept. 2011)

 Eenvoud van operationele structuur (2 FTE) • Benny Stevens – Manager (voorheen UZ Leuven) • Ils Mols – Aankoper (voorheen Genzyme, Miko,…)

 Input expertise vanuit de zh per project / dossier

90

Inhoudstafel 1. Wat voorafging… 2. Structuur van de 2 VZW’s - HospiLim (KDV) - HospiLim Plus

3. Werking HospiLim - beleidswerkgroep - groepsaankopen

4. Realisaties 2012 groepsaankopen 5. Uitdagingen 2013

91

Operationele structuur Raad van Bestuur HospiLim Plus (Herman Reynders)

Dagelijks bestuur (Benny Stevens)

Beleidswerkgroep (Yves Breysem)

WG Accreditering

WG

WG

Niet dringend ziekenvervoer

Transnationaal patiëntenverkeer 93

Werkgroep ICT managers

Operationele structuur Raad van Bestuur HospiLim (Erwin Bormans)

Dagelijks bestuur (Benny Stevens)

Opdrachtencentrale (met eigen staf)

WG

WG

Dranken en voeding

Medische materialen

94

WG

WG

Facility

Hoofdapothekers

Beleidswerkgroep (start juli 2011)

 Voorzitter: Dr. Y. Breysem (Jessa Zh)  Opdrachten: 1. Adviesorgaan voor projectsubsidies door LSM 2. Stuurt en coördineert de uitbouw van het kenniscentrum HospiLim 3. Uitwerking in 2012 van een nieuw strategisch beleidsplan voor de Limburgse zorgsector (!) => high level plan voor 12 jaar (tot 2024) ikv Limburg 2.24

95

Beleidswerkgroep (nov. 2012) 1. Adviesverlening aan DC LSM: continue opdracht 1x per maand 2. Uitbouw kenniscentrum  Accreditering : opleidingen / uitwisseling interne auditoren / aansturing subprojecten / NIAZ en JCI (2 zh)  Transnationaal patiëntenverkeer: omzettting EU richtlijn in een praktische handleiding  ICT managers: netwerk veiligheidsconsulenten / veiligheidsplan  Interhospitaal transport: organisatieverbeterende initiatieven mbt begeleid transport?  … => Aansturing door een overkoepelende projectmanager (accreditering en veiligheid)

3. Strategisch beleidsplan voor de Limburgse zorgsector   

High level beleidsplan met strategische prioriteiten tot 2024 – in 2013 verder te verdiepen naar concrete projecten => 5-tal onderbouwde stragische keuzes Ondersteunend en adviserend voor het provinciale beleid (nieuwe deputatie) Beleidswerkgroep HospiLim en de POM Limburg als trekker en coördinator

96

Inhoudstafel 1. Wat voorafging…. 2. Structuur van de VZW 3. Werking HospiLim - Beleidswerkgroep - Opdrachtencentrale

4. Realisaties 2012 groepsaankopen 5. Uitdagingen 6. Vraag en antwoord

97

Business case aankoop (dec. 2010 – oprichting VZW)

 HospiLim als eigen rechtspersoon (VZW) & de oprichting van een aankoop of opdrachtencentrale  Opstartfinanciering door LSM (600.000 € 2011 - 2013)  Rentabiliteit creëren over termijn van 2-3 jaar via besparingen op aankoop  Via een eigen maar beperkte staf  Responsabilisering via de leden door het kostendelende karakter van de vereniging (na uitputting van de opstartfinanciering)  Annual spend = 280 mio € => enorm besparingspotentieel maar dit vraagt tijd gezien de complexiteit van de sector => Gerealiseerde besparingen worden geherinvesteerd in de kwaliteitsverbetering van de zorg in het eigen ZH

98

Aankoop- en opdrachtencentrale  Begrip opdracht- en aankoopcentrale vastgelegd in de wet van 15 juni 2006, Art. 2, 4°, 15, 55 en 59 ° – deze bepalingen zijn reeds in werking getreden  Centrale cel die optreedt als aanbestedende overheid voor haar leden o Leden hoeven zelf geen overheidsopdracht meer te doorlopen voor de dossiers opgenomen door HospiLim o Bestellingen gebeuren door de individuele leden • directe winst via het schaalvoordeel • indirecte winst via centraliseren van de OO • evenwicht tussen extra staf en inspanningen van de leden

99

Aankoop- en opdrachtencentrale  AC = AO die leveringen of diensten verwerft in eigen naam en voor eigen rekening, maar bestemd voor andere AO  OC = AO die overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst m.b.t. werken, leveringen of diensten, in eigen naam maar voor rekening van AO  Wil dit zeggen dat OC enkel opdrachten gunt maar niet uitvoering mag opvolgen? NEEN, maar regelgeving gaat er wel van uit dat uitvoering wordt opgevolgd door individuele deelgenoten. AO die beroep doet op AC of OC is vrijgesteld van verplichting op zelf een gunningsprocedure te organiseren Boek IIbis Wet 24 decemer 1993: aanbestedende instantie = AC/OC  mogelijkheid dat hoewel leden centrale onderworpen à rechtsmacht Raad van State, centrale zelf onderworpen aan de burgerlijke rechter

100

HospiLim als opdrachtencentrale  Annual spend van 280 mio € (!) binnen de groep  Gestart met de (grotere) dossiers in de diverse domeinen: o Niet-medisch: voeding en drank, afvalverwerking, energie, …. o Medische materialen: - verbruiksgoederen, verpakkingsmateriaal, spuiten en naalden - steriele medische hulpmiddelen: endoscopische materiaal, glucostrips, … - farmaceutische producten: infuusvloeistoffen, AB, medische gassen

o Investeringsgoederen o (Diensten)  zoeken naar geschikte opportuniteiten op het juiste moment en de juiste aanpak 101

Behoefte aan een praktisch model (najaar 2011) Hoe deze business case in praktische resultaten omzetten? o Schaalvoordeel als hefboom => 11 instellingen!  

Groepsaankopen praktisch realiseerbaar? Weinig voorbeelden uit de sector in Vlaanderen Kan de nieuwe staf dit op eigen kracht (externe begeleiding nodig?)

o Welke dossiers opnemen?  

Medisch materialen / niet medisch? Kleine dossiers met snel resultaat of grotere dossiers met meer besparingspotentieel?

o Wat met participatie van de ziekenhuizen – verplicht?  

Géén a priori standaardisatie, wel volumes bundelen en eigen keuze bij toewijzing Keuzevrijheid voor de leden (keuze obv het bestek en herbevestiging keuze bij gunning)

o Eigen staf / zh staf: samenwerking met en tussen de leden?     

Diverse groep van instellingen (grote AZ, middelgrote AZ, kleine AZ, 3 psy centra, 1 cat. Zh) Verhouding van de leden onderling (samenwerkingsmodel of concurrentiemodel) – (believers & non – believers) Relatie van de staf tov de leden? Staf moet beleidsmatig én operationeel kunnen werken en communiceren Neutraliteit van de staf (eigen locatie – niet uit de zh) 102

Behoefte aan een praktisch model (najaar 2011) o Wat met de eindgebruiker (arts, vpk, ..)?

 Wat met zijn keuzevrijheid & betrokkenheid in specifieke dossiers?  Respect voor de wettelijke comité’s : MFC én CMM  Belang van goede en transparante dossiers zodat elke betrokkene een verantwoorde keuze kan maken => in essentie geen verschil tss 1 Zh of groep van Zh

o Hoe gaat we kosten en baten verdelen?

 Baten: bij de leden zelf houden (!)  Kosten: via een billijk en transparant versleutelingsmodel verdelen over de leden => Model gebaseerd op solidariteit obv het eigen resultaat (veel besparingen in absolute termen recht evenredig met een grotere bijdrage)

o Centralisatie van overheidsopdrachten?    

Via de opdrachtencentrale: wie doet wat? Waar liggen de verantwoordelijkheden? OO is een opportuniteit voor interne objectiviteit en transparantie ( géén bedreiging ) OO is een middel, géén doel => 1ste doel is ‘de beste koop’ Cave: diverse ervaring en visie op OO binnen de groep owv de historisch verschillende achtergrond 103

De juiste aanpak?  Historisch: • •

3 Zh reeds lang onderworpen en ervaring met W.O.O., Binnen de zh-apotheek=> weinig tot geen ervaring met OO tot hiertoe – toch zit hier een groot budget – maar zit hier ook een groot potentieel voor besparingen? • • •

Geneesmiddelen? Implanteerbare medische hulpmiddelen? Steriel materiaal?

 Gediversifieerde aanpak afhankelijk van dossier tot dossier • •

Niet-medisch: drank, afvalverwerking, energie => AO Medische materialen:

- spuiten en naalden => AO - steriele medische hulpmiddelen: EES => zijn trocars aanbesteedbaar??? - farmaceutische producten: -

geneesmiddelen: kan perfect via een AO medische gassen: raamovereenkomst met mini-competitie infuusvloeistoffen: AO Glucostrips: via RO

104

Inhoudstafel 1. Wat voorafging…. 2. Structuur van de VZW 3. Werking HospiLim - Beleidswerkgroep - Opdrachtencentrale

4. Realisaties 2012 groepsaankopen 5. Uitdagingen 6. Vraag en antwoord

105

Realisaties 2012 (status november)

       

AO: dranken: 2 mio € - 4 jaar - alle leden – afgerond AO: spuiten en naalden: 1,2 mio € - 4 jaar - alle leden - afgerond AO: aardgas en elektriciteit: 16 mio € - 3 jaar - alle leden - afgerond AO: afvalverwerking: 3,4 mio € - 4 jaar – 6 van de leden – afgerond Medische gassen: 3,2 mio € - 4 jaar – alle leden – 1ste MC afgerond AO antibiotica (2 moleculen) – 2 mio € – 3 jaar - alle leden - publicatie AO desktops en laptops: gepubliceerd Voeding: 10 mio euro – 4 jaar – alle leden: gepubliceerd

 Aanduiding consultants: (veiligheidsplan) – alle leden => OPZB 106

Realisaties 2012 (status november) Andere dossiers (gecoördineerde onderhandeling)  Facility en disposables: 1,5 mio € - 2,5j - 6 ZH => afgerond  Endoscopisch materiaal: 10 mio € – 7 alg. Zh => afgerond  Glucostrips: 8 mio € - 4j – alle zh => afgerond  Infuusvloeistoffen: 11 mio € – alle leden => bijna afgerond  Bloedtubes: in afronding Pipeline  RO voor medische en niet medische investeringsgoederen  RO basis instrumentarium – herstellingen  Andere geneesmiddelendossiers! (AB, cyto, contrast)  Katheters, handschoenen, …. 107

Business case geslaagd? (nov. 2012)

 Eigen rechtspersoon (VZW) & opdrachtencentrale: OK  Opstartfinanciering door LSM (600.000 € 2011 – 2013): OK, gedeeltelijk in reserve te houden tot 2015  Rentabiliteit creëren over termijn van 2-3 jaar via besparingen op aankoop: OK, rendabel vanaf 2012 – Cumulatieve besparing van 5 mio € (!)  Via een eigen maar beperkte staf: OK  Responsabilisering via de leden door het kostendelende karakter van de vereniging (na uitputting van de opstartfinanciering) => Nog geen formele kosten door verrekend aan de leden (begin 2013) => Model om kosten te verdelen wel goedgekeurd (vast/variabel) Annual spend = 280 mio € => enorm besparingspotentieel maar dit vraagt tijd gezien de complexiteit van de sector => OK – op alle domeinen actief => cave de meest complexe dossiers

108

Uitdagingen 2013  Géén grote incidenten – dossiers kunnen afronden  Blijvende ondersteuning door de oprichters / compromisbereidheid  Goed evenwicht tussen inspanningen en baten => - akkoorden over kostenverdeling - evenwichtig beroep kunnen doen op projecteigenaars

 Successen in de beleidsprojecten  Stap voor stap uitbouw van een eigen team aankopers 109

Succes factoren (?)  Meerwaarde van een goed uitgebouwde structuur -

eigen rechtspersoon high level bestuur impulsfinanciering LSM voldoende believers duidelijke en gedragen spelregels transparante kostenverdeling

 Belang van de eigen staf -

die als trekker / coördinator kan optreden over de zh Manager als go between tussen het operationele niveau en het bestuur

=> “De kracht van samenwerking”

110

Meer informatie

www.hospilim.be 011 28 69 63 of Benny Stevens – [email protected] Ils Mols – [email protected]

111

Waarom het samenaankoopplatform Fenix succesvol is. Dhr. Jeroen Platevoet

Waarom het Fenix samenaankoop platform succesvol is?

16 mei 2013

Wat/wie is Fenix?

• Fenix = een groeiend regionaal platform voor resultaatgerichte samenaan voor niet concurrerende ziekenhuizen met een uitgesp waardecreatie met een directe of indirecte impact op d zorgefficiëntie en/of patiëntencomfort.

• °2009: aankoopsamenwerking AZ Jan Portaels Vilvoorde en Heilig Hart L • 2010-2011: - verdere formalisering en intensivering samenwerking - aansluiting Heilig Hart Tienen en Sint-Maria Halle • 2012: - Aansluiting Inkendael • Oprichting, coördinatie en bezieling = AAA+, Partners in Zorg

AAA+, Partners in Zorg: • Waardecreatie Zorgsector • Betaalbare en vooruitstrevende zorg

• Aankoop: • Opzet & coördinatie samenaankoop initiatieven • Organisatie & functie • Wetgeving Overheidsopdrachten (opleiding en ondersteuning) • Samenaankoop – opdrachtencentrale • Quick scan/diepteanalyse aankooporganisatie en aankoopstromen • Zorglogistieke processen • Activiteitsgestuurde personeelsinzet • Autoplannen uurroosters • Automatisatie en verregaande optimalisatie inschrijvingen • Invoeren ZIS met verregaande integraties

Waardecreatie in samenaankoop:

• • • • • • • • • •

Bundeling kennis en expertise Werkverdeling en snelheid Stimuleren van innovatieve oplossingen Efficiëntie voordelen Kwaliteitswinst Besparing van kosten Schaalvoordelen Samenwerkingsverbanden leden Samenwerkingsverbanden leveranciers …

• Gerco Rietveld over aankoop: • Van backroom naar boardroom brengen • Van financiële impact naar business impact

Basisprincipes: Fenix

•

De Visie:

Multidisciplinaire aanpak en inbreng  Standaardisatie, leveranciersbeperking

•

Het Kader:

Respect voor eigenheid Gedeelde inspanningen

•

De Attitude:

Volledige openheid en vertrouwen Aanvaarding gezamenlijk optimum.

Organisatie en besturing

Beleidsvergadering

Escalatie Technisc h& facilitaire diensten

Geneesmiddelen & implanta ten

Medisch & verpleegkundig

Sturing

Organisatie en besturing (kernleden) • Beleidsvergadering:  Samenstelling: 

Doelstelling:

Algemene en Financiële Directeuren, AAA+ Beleidslijnen bepalen en bewaken, Goedkeuring gezamenlijk aankoo

• Vergadering geneesmiddelen & implantaten:   

Scope: Samenstelling: Doelstelling:

Geneesmiddelen & implantaten Apothekers, aankopers, AAA+ als Coördinat Aankoopdossiers begeleiden en beslissen.

• Vergadering medisch & verpleegkundig:  

Scope: Samenstelling:



Doelstelling:

Medisch-verpleegkundige dossiers Verantwoordelijken medisch & verpleegkund aankopers, AAA+ als Coördinato Medische/verpleegkundige dossiers begeleid

• Vergadering technisch & facilitaire diensten:   

Scope: Samenstelling: Doelstelling:

Dossiers niet medisch, verpleegkundig of far Techn. & Fac. Directie, DH TD, aankoper, AA Aankoopdossiers voor technisch & facilitaire beslissen.

Geneesmiddelen en implantaten:

• Opportuniteiten: – – –

Typische ‘schaal’markt, grote omzetten Formeel aspect: onderhandelen, contractueel,… Uitbreiding naar: • Implantaten • Robotisatie, PICS normen,…

• Aandachtspunten: – – – –

Samenwerken is een werkwoord Geloofwaardigheid leveranciersmarkt (aankoop beslist?) Concentratie dossiers (implementatie, WOO,…) Beslissingsproces: MFC’s per ziekenhuis

• Realisatie: +80 contracten

Medisch en verpleegkundig:

• Opportuniteiten: – –

–

Delen expertise, benchmarking & schaal Best cases inspireren: • hechtingsdraad, gesloten systemen, CPT,… • Keuken • MMF ‘Pooling’ resources: WOO, contractueel,…

• Aandachtspunten: – – –

Overload Beslissingsproces: MMC’s per ziekenhuis Draagkracht ziekenhuis (testen & switchen)

• Realisatie: • +60 contracten

Facilitair en technische diensten:

• Opportuniteiten: – –

Schaal bij leveranciers (e.g. energie, TD,…) Best cases, expertise delen (instrumenten,…)

• Aandachtpunten: –

Personalisering en operationeel contact

• Realisatie: • +10 contracten

Bepalen van aankoopjaarplan A a n k o o p

A a n k o o p

p l a n A

p l a n

B

Pla n A Ge z. Pr oj Pla n B

Rollen, taken en verantwoordelijkheden

ZH1

Exp ert Aa nk op er

ZH2

Exp ert Aa nk op er

ZH3

Exp ert Aa nk op er

Delegatie

L e a d -

b u Onderhandelen y e r

Leverancie rs

Coördinatie; Bemiddelaar; Deskundige; Motivator, Lead-Buyer

Coör dinato r

Algemene Principes

• Geen principiële uitsluitingen • Respect voor de eigenheid van de leden • Gedragsregels: volledige openheid intern; maar confidentialiteit naar de buitenwereld • Wisselend Lead-Buyership  gedeelde inspanningen • Balans tussen eigen en gezamenlijk optimum • Engagement: aanwezigheid op de overlegmomenten en afspraken nakom • Samenwerking is structureel deel van aankoopbeleid.

Aankooptraject

ZH Voortr aject

Ontkoppelpunt

Aank ooptrajec t Lead Buye r

Ontkoppelpunt

ZH Contra ct imple mentatie

Aankooptraject

• Lead-Buyer

= Projectleider.

= SPOC naar Fenix en de buitenwer • Voorbereidende fase (coördinatie naar aankopers ZH):  Verzamelen specs, aantallen, huidige voorwaarden, …  Opstellen strategie.  Opstellen prijsvraag: selectie en gunningscriteria.   aankoopverantwoordelijke zorgt voor goedkeuring eigen ZH • Extern traject:  Uitsturen offerteaanvraag.  Beantwoorden vragen van potentiële leveranciers.  Verzamelen van de aanbiedingen / negotiatie.  Gunning.

Aankooptraject

• Beslissingstraject:  Offertevergelijking bespreken in Fenix.  Gezamenlijk beslissen (aankoopverantwoordelijke zorgt voor borging in eigen ZH).  Informatie aan de deelnemende aanbieders. • Implementatie door aankoopverantwoordelijke:  Individuele contract ondertekeningen.  Implementatie per ziekenhuis.

AAA+ in de nabije toekomst:

• Verdere uitwerking/optimalisatie samenaankoopplatform Fenix, vb: • klantenzone op website AAA+: documenten opslaan en delen via smartphone, tablet of web applicatie • meerdere ziekenhuisbrede werkgroepen • SATELLIETCONCEPT: aansluiting als niet kernlid mogelijk voor bv kleinere instellingen (aansluiten op aankoopplan Fenix  schaalvoordelen) • VLEKKENMODEL: individueel platform met ad hoc samenwerking met Fenix • Lanceren nieuwe samenaankoop initiatieven: bv. Taxandria, uitwerking van Antwerps

Vragen?

Contactgegevens:

Aankoop: * Eric De Brabanter: Partner AAA+, Strategie Aankoop Mail: [email protected] GSM: 0475/63.11.04 * Jeroen Platevoet: Strategie Aankoop Mail: [email protected] GSM: 0473/37.22.32 * Annelies Dirkx: Strategie Aankoop Mail: [email protected]

Procesoptimalisatie: * Wim Van Doorsselaere: Partner AAA+, Business Proces specialist Zorg Mail: [email protected] GSM: 0492/97.47.66

Aankopen in ziekenhuizen: balanceren tussen kosten en waarden Dhr. Bram Mahieu

Presentatie VVAV-dag 16 mei 2013

Aankopen in ziekenhuizen: balanceren tussen kosten en waarden Bram Mahieu Vrije Universiteit Brussel

PLANNING 

(1) Aankopen is …



(2) De kern van de zaak



(3) De rol van aankoop



(4) Het onderzoek



(5) Enkele bevindingen



(6) Aandachtspunten 134

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

(1) UIT HET LEVEN GEGREPEN …

135

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

Aankopen is … 

juwelen kopen in een toeristenshop aan de Costa



speuren naar een tweedehandswagen op internet



een reis boeken in een reisagentschap      

Zowel gedeelde als tegenstrijdige belangen Aankopen is onderhandelen Informatie en kennis als bron van macht Reputatie en vertrouwen als “verzekering” De schaduw van de toekomst Beste alternatief

136

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

(2) DE KERN VAN DE ZAAK: IT’S (ALMOST) ALL ABOUT THE MONEY

137

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

De verkoper maximaliseert de winst 

Een verkoper moet de producten en diensten verkopen aan de hoogst mogelijke prijs (die een duurzame relatie niet bedreigt).



Indien hij dat niet doet, en een concurrent wel, is het voortbestaan van die onderneming op lange termijn bedreigd.

138

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

De aankoper minimaliseert de kost 

Een aankoper moet de producten en diensten aankopen aan de laagst mogelijke prijs (die een duurzame relatie niet bedreigt).



Indien hij dat niet doet, gaan middelen verloren die gebruikt konden worden voor de kernactiviteiten van de organisatie.



Dit is niet in strijd met maximale waarde! 139

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

De verkoopprijs als compromis 

Een koop-verkoop komt tot stand als de koper bereid is te betalen wat de verkoper minimaal wil ontvangen.



Verkoopprijs = kost leverancier + winst leverancier  

140

De kost van de leverancier hangt af van de eisen van de (interne) klant (specificatie) De winst van de leverancier hangt af van de onderhandeling met de klant (onderhandeling)

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

(3) DE ROL VAN AANKOOP

141

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

De diverse facetten van aankoop Aankoop als reactief dienstverlener Aankoop als proactief dienstverlener Aankoop als informatie-manager Aankoop als diplomaat-onderhandelaar NOODZAAK KOST

OPPORTUNITEIT WAARDE

De verkoper als reactief dienstverlener De verkoper als proactief dienstverlener De verkoper als informatie-manager De verkoper als diplomaat-onderhandelaar 142

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

(4) HET ONDERZOEK: AANKOPEN VOOR NON-PROFIT ORGANISATIES

143

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

Het onderzoek (2012-2016) 

“Welke impact heeft het non-profit karakter van een klant op de commerciële samenwerking met een leverancier?”



“Hoe vertaalt zich dat in de uitkomst van die samenwerking?”  

144

Systematisch verschil in de aard van gevraagde producten/diensten Systematisch verschil in de aankoopkosten bij gelijke producten/diensten

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

FOR-PROFIT LEVERANCIER

NON-PROFIT KLANT

∆INTERACTIE INTERACTIE

∆OUTPUT OUTPUT

∆ RESULTAAT 145

16/05/2013

Het model 

Aankopen is onderhandelen  

Integratief: samenwerking Distributief: competitie

INTERACTIE

Efficiëntie 

Het akkoord als output 



Prijs, kwaliteit, service, …

OUTPUT

De taak van aankoop:    146

Maximaliseer toegevoegde waarde (~ integratieve oplossing) Minimaliseer kost (~ distributieve oplossing) Het belang van efficiëntie Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

Aankopen is onderhandelen 

Onderhandelingspositie (power base)    

Middelen Informatie Reputatie en perspectieven Beste alternatief (afhankelijkheid) *



Onderhandelingskunst (power change, power use) =



Onderhandelingsresultaat 147

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

(5) ENKELE BEVINDINGEN: eenheid in verscheidenheid

148

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

De aankooporganisatie 

Diverse naamgeving



Centraal

<->

decentraal



Beslissend <->

uitvoerend



Aankoop

<->

logistiek



Voorraad

<->

waardeketen



Informatie <-> 149

desinformatie Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

De rol van aankoop  

 





Reactief aankopen Proactief aankopen Aankoop als ondersteunende dienst Aankoop als strategische dienst Aankopen = juiste product op juiste moment bij juiste persoon Aankopen = maximale (meer)waarde aan minimale kosten 150

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

De middelen 

Aankoop in de catacomben



Aankoop als strategische draaischijf

151

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

De werking



Aankoop als bonnenmepper Aankoop als pakjesdienst



Ondoorzichtige en delicate besluitvorming

 

Aankoop als informatie-manager Aankoop als diplomaat-onderhandelaar



Transparante en constructieve besluitvorming



152

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

De werking – enkele voorbeelden 

De meerderheid van de organisaties aanvaardt een offerteprijs zonder

enige vorm van onderhandeling. 

In de helft van de ziekenhuizen worden bestelbonnen verstuurd zonder prijs.



De meerderheid van de organisaties heeft geen of amper zicht op wat gebeurt nadat de bestelbon is verstuurd.



De helft van de aankooporganisaties heeft geen zicht op de verbruikscijfers.



Systematische leveranciersevaluatie is bijna een uitzondering.



2 op 3 aankopers geloven dat ze een goede prijs krijgen.



Er heerst een groot geloof in ERP als ultieme oplossing. 153

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

Samengevat



Er is een trend naar versterking van de aankoopfunctie, maar de weg is nog lang. Er is een groot tot totaal gebrek aan correcte informatie. De besluitvorming is complex.



Buikgevoel en vertrouwen als substituut.



De onderhandelingspositie is vaak zeer zwak. Als er onderhandeld wordt, is dat vaak ad hoc en tussendoor.

 





Een belangrijke bron van besparing en meerwaarde blijft onderbenut. 154

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

(6) AANDACHTSPUNTEN

155

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

Enkele aandachtspunten 

Samenwerking versus competitie: niet OF maar EN



Aankopen is meer dan vertrouwen



Het belang van informatie en evaluatie



Aankopen is ook verkopen

156

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

BALANCEREN TUSSEN KOSTEN EN WAARDEN?

157

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

Balanceren tussen kosten en waarden 

Kosten en waarden zijn niet tegenstrijdig!



Enkel door de totale kosten te beheersen, kan maximale (meer)waarde worden geboden.



Verkoop uzelf en de waarde van uw dienst intern!

158

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013

VRAGEN?

BEDANKT!

159

Presentatie VVAV-dag - Bram Mahieu

16/05/2013