verzuimprotocol afdeling Juridische Dienstverlening en Secretarieel schooljaar 2012-2013
INHOUDSOPGAVE 1. 2. 3.
Inleiding ................................................................................................................................ 3 Melden absentie ..................................................................................................................... 3 Het aanspreken van leerlingen ................................................................................................ 3 3.1 Interne absentieprocedure .................................................................................................... 3 3.2 Leerplicht ............................................................................................................................ 4 3.3 Huisbezoek leerplicht ........................................................................................................... 4 3.4 Schoolarts ...................................................................................................................... 4 3.5 Tweede lijn .................................................................................................................... 4 3.6 BPV ............................................................................................................................... 4 4. Registratie ............................................................................................................................. 5 5. Procedures in schema ............................................................................................................ 5 4.1 Absentiemeldingen ......................................................................................................... 5 4.2 Interne absentieprocedure .............................................................................................. 6 4.3 Uitschrijfprocedure ......................................................................................................... 7 6. Rollen.................................................................................................................................... 8 BIJLAGEN .................................................................................................................................. 9 Brief 1 ....................................................................................................................................... 9 Brief 2 ......................................................................................................................................10 CONTRACT ...............................................................................................................................11
1. Inleiding Met ingang van het schooljaar 2012-2013 wordt aanwezigheid geregistreerd in het electronisch klassenboek, WebUntis. Dit is een grote verandering ten opzichte van het voorgaande schooljaar waarin gewerkt werd met papieren klassenboeken en waarbij de mentoren een grote rol hadden in het aanvragen van absentiebrieven en leerplichtmeldingen. In WebUntis kan naast aanwezigheid, ook worden geregistreerd waarom een leerling er niet was. En of er sprake is van geoorloofd of ongeoorloofd verzuim. Trajectplanner blijft ook dit jaar een rol houden in het absentiebeleid, omdat in dit systeem gespreksverslagen en andere acties worden genoteerd die te maken hebben met de begeleiding van studenten, niet alleen op het gebied van verzuim overigens. In dit handboek staan alle procedures rondom absentie op een rij.
2. Melden absentie Als een leerling ziek is of door een andere reden overwacht niet naar school kan komen, verwachten we dat deze zich voor 10:00u. ’s ochtends ziekmeldt op nummer 020-5791866. De melding wordt in WebUntis geregistreerd. Het kan ook zijn dat een leerling van te voren al weet dat hij niet kan komen, bijvoorbeeld in geval van een bezoek aan de orthodentist. In dat geval verwachten we dat hij dit doorgeeft aan zijn mentor die de absentie verwerkt in WebUntis.
3. Het aanspreken van leerlingen Van mentoren wordt verwacht dat zij de leerlingen aanspreken op verzuim. Als het niet lukt om de leerling op school aan te spreken, probeer hem dan te bellen en maak daar ook een notitie van in Trajectplanner. Een mislukt telefoontje, voicemail, mail, het telt allemaal mee voor de dossiervorming. Dossiervorming is van essentieel belang. Leerplicht kan namelijk geen proces-verbaal opmaken als school niet heeft voldaan aan de inspanningsverplichting om de leerling naar school te krijgen. Daarnaast hebben we geen poot om op te staan bij de verwijderingsprocedure, als we niet kunnen aantonen aan onze inspanningsverplichting te hebben voldaan.
Aanpak absentie 1. Mentorgesprekken 2. Interne absentieprocedure 1. Absentiebrieven 3. Absentiegesprekken 4. Absentiecontract 5. verwijderingsprocedure
3. leerplichtmeldingen 4. huisbezoek
3.1 Interne absentieprocedure Naast het aanspreken door de mentor, vinden er wekelijks controles op absentie plaats. Iedereen die 8 uur of meer heeft verzuimd zonder dat bekend is waarom, krijgt een waarschuwingsbrief met uitnodiging voor gesprek. De waarschuwingsbrieven worden bij studenten tot 18 jaar gericht aan ouders / verzorgers en vanaf 18 jaar aan de leerling zelf. De waarschuwingsbrief staat opgenomen in de bijlagen. Van de gesprekken wordt altijd een gespreksverslag gemaakt waarin de achtergrond van het verzuim staat beschreven alsmede de gemaakte afspraken hieromtrent. De gespreksverslagen worden gemaakt in Trajectplanner. Een absentiegesprek kan aanleiding geven tot vervolgafspraken met als doel het verzuim langere tijd in de gaten te houden. Bij aanhoudend verzuim kan een leerling op contract gezet worden, zie bijlagen.
3.2 Leerplicht Alle leerlingen die teveel ongeoorloofd verzuimd hebben moeten worden gemeld. We maken hierbij een onderscheid tussen leerplichtige leerlingen (18-) en bovenleerplichtige leerlingen (vanaf 18 jaar). Leerplichtige leerlingen moeten altijd binnen vijf werkdagen gemeld worden bij leerplicht bij ongeoorloofd verzuim van 16 uur of hoger in een periode van vier weken. Bovenleerplichtige leerlingen, jonger dan 23 zonder startkwalificatie (een MBO-2, HAVO of VWO diploma) moeten ook worden gemeld bij leerplicht. Deze leerlingen moeten gemeld worden bij 3 weken verzuim. We hebben echter afgesproken dat het wenselijk is dezelfde grens als van de leerplichtigen te hanteren. De 16 uurs-grens mag echter opgeschoven worden, afhankelijk van de situatie van de student en ter beoordeling van de mentor. Leerlingen boven de 18 met startkwalificatie of ouder dan 23, hoeven niet bij leerplicht gemeld te worden, de interne absentieprocedure blijft voor hen uiteraard wel gelden. Leerplichtmeldingen worden twee keer per week gedaan.
3.3 Huisbezoek leerplicht Als een leerling niet op school is, maar ook niet reageert op telefoontjes, brieven en e-mails, kan dat een reden zijn om een huisbezoek aan te vragen. Binnen Amsterdam worden de huisbezoeken uitgevoerd door leerplicht. Voor leerlingen buiten Amsterdam, is er een arbodienst die kan worden ingeschakeld.
3.4 Schoolarts Als een leerling zich vaak ziek meldt en daar geen duidelijk verhaal achter zit, kan de schoolarts gevraagd worden een afspraak met deze leerling te maken. De schoolarts kan bepalen of de ziekmeldingen al dan niet terecht gedaan zijn.
3.5 Tweede lijn Verzuim heeft altijd een oorzaak. Motivatie, schulden, thuissituatie, het zijn allen factoren die de aanwezigheid op school kunnen beïnvloeden. Bij de verzuimgesprekken wordt dan ook altijd goed op de oorzaken van verzuim doorgevraagd en indien nodig kan een leerling verwezen worden naar de tweede lijn. De tweede lijn bestaat uit het schoolmaatschappelijk werk, schuldhulpverlening en mensen die gespecialiseerd zijn het begeleiden van leerlingen bij het maken van een studiekeuze.
3.6 BPV Een stageleerling moet zijn afwezigheid niet alleen melden op de stageplek zelf, maar ook op school bij het stagebureau. Tijdens de stage wordt wekelijks een urenbriefje ingevuld. Aan het einde van de stage worden deze met de stagemap op school ingeleverd. Indien een leerling op stage ongeoorloofd verzuimt, stelt het stagebedrijf school daarvan op de hoogte. Het verzuim wordt geregistreerd in WebUntis. Stagedocenten bespreken bij elk bezoek de aanwezigheid van de stagiair. Het BPV bureau houdt contact met de teamleiders over welke leerlingen nog geen stageplek hebben en initiëren daarbij de acties die nodig zijn volgens de absentieprocedures. Stageplekken worden random gebeld om de absentie te controleren. Dit gebeurt door het stagebureau die rapporteert aan de verzuimcoördinator.
4. Registratie Aan- en afwezigheid wordt bij gehouden in het electronische klassenboek WebUntis. Absentie met kennisgeving wordt geregistreerd met de volgende codes: F = Familieomstandigheden G = Geoorloofd verzuim H= Huisarts O = Ongeoorloofd verzuim T = Tandarts TL = Te Laat Z = Ziek De lijsten waarop aan en afwezigheid wordt geregistreerd, kan tot verwarring leiden door de opzet van de spreadsheet. In de eerste kolommen van de spreadsheet wordt de totalen lesuren, aanwezige uren, en ongeoorloofde afwezige uren weergegeven. Vervolgens staat per dag uitgewerkt welke uren een leerling wel of niet aanwezig was. Dit schema is opgebouwd in klokuren: 8:00-8:59, 9:00-9:59 etc. Als een leerling het eerste lesblok afwezig is, staan er drie O-tjes (ongeoorloofd afwezig) op het overzicht. Immers: het eerste lesblok loopt van 8:45 – 10:15u. en beslaat dus drie blokken van één uur. Het gedetailleerde overzicht van aan- en afwezigheid per dag en per uur, is dus niet geschikt om het aantal afwezige uren mee te tellen. De kolom ongeoorloofde absentie klopt echter wel.
5. Procedures in schema 4.1 Absentiemeldingen 1. aanspreken op verzuim
1. Met startkwalificatie 2. interne absentiebrieven versturen
Jonger dan 18
1. aanspreken op verzuim
2. Zonder startkwalificatie
2. interne absentiebrieven versturen 3. melden bij leerplicht bij ongeoorloofde absentie van 16 uur in 4 weken
Absentiemeldingen
1. aanspreken op verzuim
1. Met startkwalificatie 2. interne absentiebrieven versturen
1. aanspreken op verzuim
Ouder dan 18
2. Zonder startkwalificatie, t/m 23 jaar
2. interne absentiebrieven versturen 3. melden bij leerplicht bij ongeoorloofde absentie vanaf 16 uur in 4 weken
1. aanspreken op verzuim
3. Ouder dan 23 2. interne absentiebrieven versturen
4.2 Interne absentieprocedure Interne absentieprocedure 1 Mentorgesprek Leerling kan op school gesproken worden
Leerling komt niet op school
In kaart brengen probleem
Bellen
Inventariseren achterliggende problemen
Mailen
Eventueel inschakelen tweede lijn
Waarschuwingsbrief
Leerling aanspreken op gevolgen gedrag
Melden leerplicht
In geval van ongeoorloofd verzuim melden bij leerplicht
Noteren ondernomen acties in leerlingvolgsysteem
Maken van afspraken Noteren in leerlingvolgsysteem van ondernomen acties en gemaakte afspraken
2 Waarschuwingsbrief Absentie gesprek wordt gevoerd
Absentiegesprek wordt genegeerd
probleem in kaart brengen
nieuwe afspraak wordt aangetekend verstuurd
afspraken maken
Wanneer leerling opnieuw niet verschijnt volgt voordracht tot verwijdering
plannen vervolggesprek Op contract zetten indien nodig inschakelen tweedelijnshulp waar nodig
3 Contract Bij absentiecoördinator Mentor of verzuimmedewerker vraagt aan Bij niet houden aan contract volgt voordracht voor verwijdering
4 Voordracht voor verwijdering Bij absentiecoördinator Per aangetekende brief (18-: aan ouders / verzorgers) Bezwaarmogelijkheid in brief opgenomen Melding bij leerplicht Melding bij tweede lijn
4.3 Uitschrijfprocedure
Uitschrijvingen Zelfuitschrijving 18+ met startkwalificatie Verzuimcoördinator voert indien mogelijk exit-gesprek Verzuimcoördinator maakt uitschrijvingsdossier aan Verwerking in database Uitschrijvingsdossier naar DA
18+ zonder startkwalificatie: Verzuimcoördinator voert indien mogelijk exit-gesprek Verzuimcoördinator maakt uitschrijvingsdossier aan Uitschrijvingsdossier wordt voorgelegd aan LPA Verwerking in database Uitschrijvingsdossier naar DA
18Deelnemer heeft dispensatie van LPA Verzuimcoördinator maakt uitschrijvingsdossier aan Uitschrijvingsdossier wordt voorgelegd aan LPA Is dit akkoord: verwerking in database Uitschrijvingsdossier naar DA
Via voordracht voor verwijdering 18+ met startkwalificatie Verzuimcoördinator controleert inspanningsverplichting Aankondinging wordt aangetekend verstuurd Verzuimcoördinator maakt uitschrijvingsdossier aan Verwerking in database Uitschrijvingsdossier naar DA
18+ zonder startkwalificatie Verzuimcoördinator controleert inspanningsverplichting Melding LPA Aankondinging wordt aangetekend verstuurd Verzuimcoördinator maakt uitschrijvingsdossier aan Uitschrijvingsdossier wordt voorgelegd aan LPA Verwerking in database Uitschrijvingsdossier naar DA
18Verzuimcoördinator controleert inspanningsverplichting Melding LPA Aankondinging wordt aangetekend verstuurd Verzuimcoördinator maakt uitschrijvingsdossier aan Uitschrijvingsdossier wordt voorgelegd aan LPA Verwerking in database Uitschrijvingsdossier naar DA
6. Rollen Absentiecoördinator:
Verzuimmedewerker: Verzuimmedewerker: Verzuimmedewerker: Leerplichtambtenaar:
Hille: voert absentiegesprekken, verstuurt uitnodigingsbrieven gesprekken, verzorgt DUO meldingen, controleert collega’s op correcte registratie verzuim, onderhoudt contacten leerplichtambtenaar Belkis: voert absentiegesprekken en verzorgt de uitnodigingsbrieven voor gesprek Jeroen: telefonische ziekmeldingen, verzorgt DUO meldingen, verstuurt absentiebrieven en plant gesprekken in. Dorothy – telefonische ziekmeldingen Nathalie van Snek
Vervanging: Als zowel Dorothy als Jeroen absent zijn, neemt Betty Rojas de verzuimtelefoon over. Hille en Jeroen kunnen elkaar vervangen voor DUO meldingen. Hille en Belkis kunnen elkaar vervangen voor verzuimgesprekken.
BIJLAGEN Bij de uitvoering van de interne absentieprocedure wordt gebruik gemaakt van tweetal standaardbrieven en een contract. Brieven die gaan over het inzetten van de verwijderingsprocedure worden ‘op maat’ gemaakt
Brief 1 Aan de ouders / verzorgers van:
Amsterdam, 1-8-2012 Betreft : waarschuwing absentie -
,
Beste " & [roepnaam] & ", Uit onze administratie blijkt dat je de afgelopen periode teveel absent bent geweest. Omdat te hoge absentie in veel gevallen leidt tot studievertraging of zelfs uitval, willen we je daarover spreken. Je wordt daarom verwacht op gesprekdatum gesprektijd op de locatie MBO College Zuid, Europaboulevard 13 in lokaal 331A. Het gesprek zul je voeren met één van onze verzuimmedewerkers. De insteek daarbij is tot afspraken te komen om je aanwezigheid te verbeteren. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. Deze brief wordt als waarschuwingsbrief in je dossier opgenomen. Mocht je onverhoopt verhinderd zijn voor deze afspraak, meldt dat dan ruim van tevoren per e-mail aan
[email protected] . Met vriendelijke groet, ROC van Amsterdam Namens het verzuimteam,
Hille van Zijderveld
Brief 2 AANTEKENEN Aan de ouders / verzorgers van:
Amsterdam, 1-8-2012
Betreft : tweede oproep gesprek m.b.t. absentie, Beste
,
Op ben jij uitgenodigd voor een gesprek in verband met te hoge absentie. Op deze afspraak ben jij niet verschenen. Het kan zijn dat je door bijzondere omstandigheden niet in staat bent geweest om op eerdere brieven te reageren. Ik wil je daarom opnieuw uitnodigen voor een gesprek. Dit gesprek zal plaatsvinden op om in kamer . Bij dit gesprek zal Hille van Zijderveld, absentiecoördinator aanwezig zijn. Wanneer jij op bovengenoemde afspraak weer niet verschijnt, gaan wij er van uit dat jij de opleiding niet wilt voortzetten en zul je worden voorgedragen voor verwijdering. Ik wil je erop wijzen dat uitschrijving consequenties heeft voor de studiefinanciering en het gebruik van de OV-kaart. Met vriendelijke groet,
dhr. R. Brouwer opleidingsmanager JD
cc. Hillebrand van Zijderveld / Stella de Kruif / Rifka Münninghof (teamleiders) mentor
CONTRACT
Datum: 1-8-2012
Door dit contract te tekenen verklaart vermelde afspraken:
, geboren
zich te houden aan de hieronder
1. Je komt altijd op tijd en bent aanwezig in de lessen 2. Wanneer je je hier niet aan kunt houden, meld je dit vooraf met vermelding van reden (b.v. ziekte, overmacht) aan jouw mentor 3. In iedere les beschik je over alle benodigde lesmaterialen (boeken, readers e.d.) 4. Je maakt je huiswerk, je toont inzet, je houdt je aan de schoolregels en toont over een juiste beroepshouding te beschikken. dd. zal een tweede gesprek plaatsvinden om uur. In dit gesprek zal gekeken worden in hoeverre er verbeteringen zijn opgetreden in zowel houding als aanwezigheid. Wanneer blijkt dat je in een week meer dan vier uur ongeoorloofd absent bent geweest, wordt de verwijderingsprocedure in gang gezet.
Voor akkoord
……………………………………………….. (deelnemer)
………………………………………………….. Hillebrand van Zijderveld / Stella de Kruif / Rifka Münninghoff (teamleiders JD) i.o. R. Brouwer (opleidingsmanager)
