Financiële en Juridische Dienstverlening Team Juridische Dienstverlening

Financiële en Juridische Dienstverlening Team Juridische Dienstverlening Memo Aan Belangstellenden

Van Bureau Aanbestedingen

Onderwerp Nota van inlichtingen aanbesteding inhuur juridische ondersteuning bij r.o. projecten

e-mail [email protected] Datum: 27 oktober 2009

Geachte dames en heren, conform § 6.3 van de Uitnodiging tot inschrijving had u de mogelijkheid om tot en met 22 oktober 2009 per e-mail vragen te stellen naar aanleiding van bovengenoemde aanbesteding. Hierbij doen wij u de vragen met bijbehorende antwoorden toekomen.

Nota van Inlichtingen 1. Selectiedocument, blz.4 U spreekt in het document over de inhuur van juridische ondersteuning. Inhuur van personeel op detacheringsbasis kenmerkt zich (wettelijk) door het terbeschikking stellen van personeel door opdrachtnemer, waarbij het personeel onder leiding en toezicht van opdrachtgever vervolgens werkzaamheden zal verrichten. A) Deelt u deze zienswijze? B) Bent u bereid deze (of soortgelijke) formulering op te nemen in de nog te sluiten overeenkomst?

Antwoord: A) Ja, deze zienswijze wordt gedeeld. B) de formulering zal worden aangescherpt.

2. Selectiedocument; blz. 5; paragraaf 2.3. Met deze bureaus…twee jaar. Zal de (concept) overeenkomst gedurende de aanbestedingsprocedure nog worden voorgelegd aan de inschrijvers? Antwoord: Ja, de concept-raamovereenkomst zal onderdeel uitmaken van de uitnodiging tot inschrijving.

3. Selectiedocument; blz. 6; paragraaf 3.2 Eis 7 , ….inclusief een door de betreffende opdrachtgever getekende tevredenheidsverklaring voor de huidige werkzaamheden en die van het jaar 2008,…. Bedoelt u hiermee dat u alleen referenties wenst waar inschrijver minimaal vanaf 2008 tot heden werkzaamheden uitvoert?

Of wenst u separate referenties van 2008 en 2009? Antwoord: Beide mogelijkheden worden geaccepteerd. Het is aan u om de gevraagde kwaliteit en ervaring zo goed mogelijk aan te tonen.

4. Selectiedocument; blz. 7; paragraaf 3.3 Criteria 1 artikel 19 bestaat niet meer in de nieuwe WRO, kan dit vervangen worden door artikel 3.21 en 3.22 van de WRO en/of een projectbesluit? --. Antwoord: procedures als art.19 lopen in de praktijk nog door, maar genoemde artikelen worden toegevoegd.

5. Selectiedocument; blz. 7; paragraaf 3.3 Criteria 1 Kunt u duidelijkheid geven of u referenties voor kleine en middelgrote gemeente wenst of alleen referenties van gemeenten groter dan 80.000 inwoners, conform het gestelde onder punt 7 van paragraaf 3.2, blz. 6? Antwoord: Zoals gesteld, hebben referenties van gemeenten groter dan 80.000 inwoners de voorkeur, dit is dus niet uitsluitend. Daarbinnen heeft ervaring met het werken in stedelijk gebied een voorkeur.

6. Selectiedocument; blz. 7; paragraaf 3.3 Criteria 1 en 2 U vraagt voor beide criteria het gevraagde aan te tonen met gebruik van bijlage D, (referentie). Is dit juist? Naar de mening van inschrijver kan de vraag bij criteria 2 (aannemelijk maken) ook toegelicht worden met een omschrijving van de werkwijze van inschrijver. Is dit juist? En zo ja, verwacht u dan geen referentie voor criteria 2.

Antwoord: De mate van het aannemelijk maken kan mede bepaald worden door een tevredenheidverklaring bij een referentie.

7. Selectiedocument; blz. 7; paragraaf 3.3 Criteria 4 ‘oplevering in Dezta’ Is het acceptabel voor opdrachtgever als inschrijver ‘Oplevering in Dezta’ leest als; ‘Oplevering in Dezta of een gelijkwaardige applicatie’? Antwoord: Nee, er wordt uitgegaan van oplevering in Dezta.

8. Selectiedocument; blz. 7; paragraaf 3.3

Criteria 5 Kunt u aangeven welke bestuurders u expliciet bedoeld? Antwoord: Het betreft in eerste instantie de wethouders. Het werken in een (andere) relevante bestuurlijke omgeving kan ook een rol spelen. Denk aan regio, woningbouwcorporatie ed.

9. Selectiedocument; blz. 7; paragraaf 3.3 Criteria 5 Hoe verhoudt uw beoordeling zich bij ervaring in pleiten voor de bestuursrechter ten opzichte van pleiten voor de Raad van State? Antwoord: met bestuursrechter en Raad van State wordt hetzelfde bedoeld, namelijk rechtsgang.

10. Selectiedocument; blz. 7; paragraaf 3.3 Criteria 6 Bedoelt u hiermee het kunnen huisvesten van eigen medewerkers die een opdracht voor de Gemeente Leiden uitvoeren vanuit de vestiging van inschrijver? Ja. Of bedoelt u de mogelijkheid om medewerkers van de Gemeente Leiden bij de inschrijver te huisvesten? Nee. Of bedoelt u een combinatie van beide? Zo ja kunt u aangeven hoeveel medewerkers (van inschrijver of van Gemeente Leiden, of combinatie) u bij inschrijver wilt (of mogelijkheid hebben om te huisvesten) huisvesten. Nee Antwoord: zie hierboven.

11. Selectiedocument; blz. 7; paragraaf 3.3 Criteria 6 In het geval dat medewerkers van inschrijver op locatie van inschrijver werken, is dit dan in regie van de gemeente Leiden of betreft het een resultaatverplichting?

Antwoord: In principe gaat het om inhuur van personeel op detacheringbasis. De tijdige voordracht van een gekwalificeerde medewerkers is een resultaatverplichting. De kwaliteit van het eindproduct van de betreffende medewerker kan door veel factoren bepaald worden. Het oordeel over het feitelijk functioneren is echter aan de opdrachtgever die de inschrijver daarop kan aanspreken..

12. Selectiedocument; blz. 7; paragraaf 3.3 Criteria 4,5 en 6 Hoe wenst u dat de inschrijver het gevraagde van criteria 4,5 en 6 aantoont?

Antwoord: Criteria 5 zal moeten blijken uit de toelichting en referenties zoals gevraagd bij criteria 1 en 2. Bij de criteria 4 en 6 kan volstaan worden met een toelichting die het gevraagde aannemelijk maakt.

13. Inkoopvoorwaarden, artikel 15.1 Opdrachtgever..betaalt …factuur aan Opdrachtnemer. Bent u bereid een betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum aan te houden ipv 45 dagen na ontvangst en goedkeuring factuur. Antwoord: De informatie-uitwisseling als omschreven in § 6.2 betreft de “inhoudelijke aspecten, aspecten rond de aanbestedingsprocedure en onduidelijkheden in het Selectiedocument”. Opmerkingen over de Inkoopvoorwaarden Dienstverlening kunnen geplaatst worden op Bijlage F en worden bij eventuele gunning besproken met de beoogd opdrachtnemer.

14. Inkoopvoorwaarden, artikel 18 Bent u bereid de boeteregeling niet van toepassing te verklaren, gelet op het karakter en de aard van de dienstverlening. Antwoord: zie antwoord vraag 13.

15. Inkoopvoorwaarden artikel 19 De partij die ….te lijden schade. Voor inschrijver is het onmogelijk een onbeperkte aansprakelijkheid te aanvaarden; enerzijds uit het oogpunt van risicobeheersing en anderzijds vanuit het oogpunt van verzekerbaarheid. Indirecte schade is voor ons onverzekerbaar; bent u bereid op te nemen dat de aansprakelijkheid uitsluitend zal worden gebaseerd op directe schade met een max bedrag van 1 mln euro per jaar? Antwoord: zie antwoord vraag 13. 16. Inkoopvoorwaarden dienstverlening, art 15.3 Opdrachtgever kan de door Opdrachtnemer verzonden factuur door een door Opdrachtgever aan te wijzen accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek op inhoudelijke juistheid laten controleren. Bent u bereid om ten aanzien van deze bepaling op te nemen dat deze werkzaamheden alleen bij gerede twijfel of met zwaarwegende redenen zullen worden uitgevoerd?

Antwoord: zie antwoord vraag 13.

17. Inkoopvoorwaarden, artikel 25.3 Opdrachtnemer cedeert… Op grond van onze polis is het niet mogelijke vorderingen bij voorbaat te cederen; Bent u bereid deze passage niet van toepassing te verklaren in de overeenkomst? Antwoord: zie antwoord vraag 13.

18. Blz. 4, alinea 2.2 g U geeft aan dat het meest geschikte bureau “ kan opleveren in de meest actuele versie van Dezta”.Is dit een uitsluitingscriteria? Antwoord: Ja. er wordt uitgegaan van oplevering in Dezta

19. Blz. 8, alinea 3.6 U geeft aan dat wanneer opdrachtnemer nummer 1 er niet in slaagt een geschikte kandidaat voor te stellen dat de een na laagste inschrijver benaderd zal worden. Hoeveel tijd heeft opdrachtnemer 1 exact voordat u opdrachtnemer 2 inschakelt. Uitgedrukt in werkdagen? Antwoord: Het is lastig daarvoor een exact criterium te geven. Voor de gangbare juridische ondersteuning m.b.t het schrijven van bestemmingsplannen wordt uitgegaan van een termijn van 10 werkdagen Indien meer gespecialiseerde kennis wordt gevraagd zal de termijn ruimer zijn. Bij de uitvraag zullen afspraken gemaakt worden over de termijn.

20. Inkoopvoorwaarden art. 15.1 Opdrachtgever betaalt facturen uiterlijk binnen 45 dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur.Als intermediair van interim professionals dienen wij op deze manier fors voor te investeren in de salariskosten van onze medewerkers. Daarom stellen wij een betalingstermijn te hanteren van 15 dagen na factuurdatum. Gaat u hiermee accoord? Antwoord: zie antwoord vraag 13. 21. Blz. 4, alinea 2.2, e Opdrachtgever geeft aan te investeren in opleiding. Kunt u aangeven aan welke opleidingen u denkt? Antwoord: Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat geïnvesteerd wordt in de opleiding en functionele samenwerking van de medewerkers. De opdrachtgever verwacht hierdoor tijdelijke medewerkers te krijgen met de juiste houding, kennis en competenties, alsook medewerkers die in staat zijn om nieuwe ontwikkelingen en wetgeving praktisch te vertalen naar de specifieke situatie van de opdrachtgever. Denk aan Grex-wet, Crisis en Herstelwet, Wabo ed. 22. Blz. 4, alinea 2.2,

Opdrachtgever geeft aan ervaren juridische capaciteit op verschillend werkniveau nodig te hebben. Kunt u de verhouding aangeven tussen senioriteit en junioren? Antwoord: Bij een junior wordt gedacht aan het verrichten van onderzoek activiteiten t.b.v. bouw- of bestemmingsplan en het afhandelen van eenvoudige bouwplannen. Van een medior wordt verwacht dat hij/zij in staat is met een grote mate van zelfstandigheid eenvoudige bestemmingsplannen op te stellen en procedureel te begeleiden, alsook de complexere bouwplannen. Van een senior wordt verwacht dat hij/zij in staat is om inhoudelijk en/of bestuurlijke complexe plannen op een zelfstandige manier op te (doen) stellen en procedureel te begeleiden. Hij/zij is ook in staat om andere medewerkers te coachen en relevante inhoudelijke en bestuurlijke ontwikkelingen op een voor de organisatie bruikbare manier te vertalen. 23. De omschrijving van het project maakt niet inzichtelijk welke werkzaamheden onder deze aanbesteding vallen. Betreft dit louter juridische werkzaamheden of zijn hier ook administratieve taken inbegrepen? Kunt u een exactere omschrijving van de voorkomende werkzaamheden geven? Antwoord: Het betreft juridische werkzaamheden m.b.t. de omschreven producten. In voorkomende gevallen kan het praktisch zijn dat b.v. het maken van een plankaart in het project wordt mee genomen. Dat is geen bepalend criterium. Administratieve taken worden niet verwacht. 24. Wij begrijpen dat de gemeente Leiden geen garantie geeft over de omzet op basis van deze aanbesteding. Om ons een beeld te kunnen vormen van de inhuur in de afgelopen jaren verzoeken wij u aan te geven wat de ingehuurde capaciteit was over de jaren 2007 en 2008. Antwoord: De inhuur van de afgelopen jaren is niet relevant. Zie 2.2 wij verwachten in 2010 en 2011 ongeveer 5000 uur nodig te hebben. 25. als een van de eisen wordt gesteld het overleggen van twee getekende tevredenheidsverklaringen van twee andere grote gemeenten. Dienen deze tevredenheidsverklaringen te voldoen aan een bepaald format? Welke informatie dienen deze tevredenheidsverklaringen te bevatten? Antwoord: Er is geen format. Wij verwachten een getekende verklaring van een opdrachtgever. 26. bij 3.3 wordt onder 2 aangegeven dat op relatief korte termijn op een aanvraag ingespeeld dient te worden. Graag verduidelijk wat bedoelt wordt met op relatief korte termijn, een week, twee weken een maand, etc. Antwoord: Zie antwoord vraag 19

27. bij 6.4 wordt aangegeven om de Verzoeken tot deelneming uiterlijk .... op het in hoofdstuk 2 onder Aanbesteder genoemde adres af te leveren. Echter staat er in hoofdstuk 2 in het geheel geen adres. Graag verduidelijking.

Antwoord: Correct, het adres staat in hoofdstuk 1.

28. In welke mate zal de gemeente Leiden naast RO gerelateerde juridische uitvragen ook een beroep doen op andere juridische kennisvelden en zo ja, welke? (pag 4) Antwoord: Andere dan r.o.-gerelateerde juridische ondersteuning is in dit kader niet aan de orde. 29. Op pagina vier is sprake van inhuur op verschillend werkniveau. Kunt u bijbehorende functie profielen overleggen? Antwoord: Zie antwoord vraag 22

30. Op pag. 6,7 is sprake in selectie-eisen over twee referenties of meer. In welke mate leveren aanvullende referenties extra punten op, of welke invloed hebben aanvullende referenties op de beoordeling? Antwoord: Hoe completer de referenties aansluiten bij de gevraagde activiteiten hoe hoger de beoordeling. Ook de mate van ervaring speelt een rol.

31. Op pagina 7 is sprake van beschikbare backoffice ter ondersteuning van praktische zaken. Aan welke praktische zaken moeten wij denken? Antwoord: B.v. ; * spoedklussen binnen de verleende opdracht die snel gekwalificeerde steun vragen. * Feed-back m.b.t. complexe ruimtelijk/juridische vraagstukken

32. Kunt u oplevering in Dezta nader toelichten? Antwoord: Het betreft het programma dat door de gemeente gebruikt wordt voor het digitaal vormgeven en beschikbaar stellen van bestemmingsplannen.

33. Het betreft artikel 11.5. Hierin wordt verwezen naar artikel 11.4 waar het gaat over de door Opdrachtgever te verlenen schriftelijke toestemming en de uitzondering hierop. In artikel 11.5 lijkt het zo te zijn dat Opdrachtgever zichzelf geen toestemming hoeft te geven in het in dit artikel genoemde geval. Moet in artikel 11.5 'Opdrachtgever' worden vervangen door 'Opdrachtnemer'? Antwoord: Zie antwoord vraag 13.

34. Juristen en planologen. U vraagt specifiek om juridische inhuur. Onze juristen werken nauw samen met onze planologen. Een groot deel van de juristen en planologen zit gemiddeld één dag per week gedetacheerd bij diverse instanties waaronder gemeenten en provincies. Op basis van het voorgaande denken wij dat onze planologen ook geschikt zijn om te detacheren bij de gemeente Leiden. De vraag is alleen welke eisen u stelt aan, met name, de juridische medewerkers. Moeten deze medewerkers een opleiding en/of diploma hebben waaruit blijkt dat zij ruimtelijk ordeningsrecht hebben gestudeerd? Of mag hun ervaring en kennis ook blijken uit de werkzaamheden die zij dagelijks verrichten? Antwoord: De te leveren kwaliteit moet in overeenstemming zijn met het gevraagde. In complexe vraagstukken kan planologische ervaring zeker een toegevoegde waarde hebben. De juridische kwaliteit staat echter voorop. Een diploma geeft houvast bij de beoordeling maar is geen voorwaarde.

35. Referentie (middel)grote gemeenten. In het eerder genoemde selectiedocument geeft u aan dat u twee referenties wilt ontvangen van, bij voorkeur, (middel)grote gemeenten. Daarbij gaat u ervan uit dat een (middel)grote gemeente meer dan 80.000 inwoners heeft terwijl andere bronnen leren dat gemeenten met meer dan 40.000 inwoners ook als middelgroot kunnen worden beschouwd. Wij werken, onder andere, veel in en voor de gemeente Westland. Deze gemeente telt bijna 100.000 inwoners. Wij schatten echter in dat de ruimtelijke opgaven die zich in de gemeente Westland voordoen veelal van een andere aard zijn dan de opgaven die Leiden tegenkomt. Een aantal kleinere maar stedelijke gemeenten waar we momenteel ook veel doen zijn, bijvoorbeeld, Rijswijk, Woerden en Alphen aan den Rijn. Deze gemeenten zouden volgens ons ook heel goed kunnen voldoen aan het criterium “(middel)grote gemeente”. Kortom, hoe hard is het aantal van 80.000 inwoners? En is het karakter van een gemeente (landelijk of stedelijk) en de ruimtelijke opgaven die daar spelen in dit geval misschien niet van groter belang dan de omvang?

Antwoord: Het werken voor gemeenten met meer dan 80.000 inwoners hoeft, zeker na de gemeentelijke herindelingen, geen ervaring met stedelijke vraagstukken te betekenen. Dat is correct. Het geeft wel een indicatie over de complexiteit van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. De ervaring die is opgedaan in groter stedelijk gebied is natuurlijk het meest relevant. De voorkeur gaat uit naar ervaring in een stedelijke omgeving met meer dan 80.000 inwoners.

36. Welk criterium hanteert u ten aanzien van het aanmerken van een kleine, middelgrote respectievelijk grote gemeente. Welke inwonersaantallen hanteert u? Antwoord: Zie antwoord vraag 35

37. Verstaat u onder een kleine gemeente een gemeente met een inwonersaantal van 80.000 of minder? Zoniet, welke bovengrens hanteert u ten aanzien van een kleine gemeente?

Antwoord: Zie antwoord vraag 35

38. Hoe verhoudt in de scoringstabel bij de selectiecriteria de referentie voor een kleine gemeente zich tot de referentie voor een grote gemeente? Antwoord: Zie antwoord vraag 35

39. Kunnen naast referenties voor (middel)grote gemeentes ook referenties voor een kleine gemeente worden gegeven, ten einde een hoger puntenaantal onder 1 te behalen? Zoja, hoeveel referenties kunnen in totaal worden opgegeven? Antwoord: Het gaat om de inhoudelijke en bestuurlijke complexiteit van de vraagstukken. Zie verder het antwoord bij vraag 35

40. Hoe dienen de criteria onder 2 aannemelijk gemaakt te worden. Kan dit aan de hand van een beschrijving of dient dit concreet gemaakt te worden aan de hand van een bestaande casus of het meezenden van CV's? Antwoord: De keuze is aan u, het gaat om het zo aannemelijk mogelijk maken. Zie ook antwoord vraag 6.

41. Hoe beoordeelt u de mate van instemming met de algemene voorwaarden. Wordt per artikel of per voorbehoud punten toegekend. Weegt het niet instemmen met bepaalde voorwaarde zwaarder dan met een ander voorwaarde? Antwoord: Zie antwoord vraag 13.

42. Verstaat u onder het zelf huisvesten dat wij kunnen voorzien in het uitvoeren van een deel van de werkzaamheden op ons kantoor en niet bij de gemeente zelf?

Antwoord: Ja, in voorkomende gevallen. zie ook antwoord vraag 10.

43. Algemene voorwaarden De aansprakelijkheid genoemd in artikel 19.3, 19.4 en 21.6 betreft een onbeperkte aansprakelijkheid. De verzekering dekt deze aansprakelijkheid niet maar begrenst deze tot de hoogte van de aanneemsom. Dit voorbehoud willen wij maken. Hoe waardeert u een dergelijk voorbehoud op de algemene voorwaarden?

Antwoord: Zie antwoord vraag 13.

44. Wij zullen het intellectuele eigendomsrecht niet overdragen op opdrachtgever. Dit voorbehoud willen wij maken. Hoe waardeert u een dergelijk voorbehoud op de algemene voorwaarden? Antwoord: Zie antwoord vraag 13.

45. Wij willen een voorbehoud maken op het cederen van schadeaanspraken zoals verwoord in artikel 25.3. Hoe waardeert u een dergelijk voorbehoud op de algemene voorwaarden? Antwoord: Zie antwoord vraag 13.

46. Onder II.1.5) is aangegeven dat er bij de gemeente Leiden behoefte bestaat om op wisselende momenten en voor kortere of langere perioden juridische capaciteit in te schakelen t.b.v. advisering bouwplannen, ontheffingen en het opstellen van bestemmingsplannen. Vraag 1: is het daarbij mogelijk om een tijdsbesteding van een vast aantal dagen in de week aan te houden en zo ja, om hoeveel dagen per week moet het dan gaan? In samenhang daarmee: om hoeveel medewerkers per inschrijver gaat het? Antwoord: Dat is niet op voorhand aan te geven. Over de inzet per week zijn natuurlijk afspraken te maken. Dat zal per uitvraag gebeuren.

47. Vraag 2: wat is de gewenste zwaarte van de in te huren juristen en juridische medewerkers, dient elk van de twee partijen met wie de raamovereenkomst wordt gesloten zowel junior, medior als seniormedewerkers in te kunnen zetten? Antwoord: Ja, zie ook het antwoord op vraag 22.

48. Vraag 3: wat is de standplaats, te weten het exacte werkadres: gemeentehuis, een eventueel ander gebouw? Antwoord: Stadsbouwhuis, Langegracht 72 Leiden.

49. Op bladzijde 4 geeft u aan dat een geschikte partij zich kenmerkt als een bureau dat aan een aantal eisen dient te voldoen. Kunt u aangeven wat voor bureaus uw inziens geschikt kunnen zijn? Met wat voor partijen werkt u momenteel samen op het onderhavige gebied? Wij zijn een detacheringsorganisatie en zijn ons aan het beraden of het zinvol is om in te schrijven.

Antwoord: Momenteel wordt gewerkt met in de ruimtelijke ordening gespecialiseerde juridische adviesbureaus. 50. Op bladzijde 4 geeft u aan dat het bureau dient op te leveren in de meest actuele versie van Dezta. Kunt u aangeven wat u bedoelt met Dezta. Antwoord: Zie het antwoord op vraag 32. 51. Het bureau dient gewenst medewerkers bij het eigen bureau te plaatsen. Kunt u aangeven of dit sporadisch dient te geschieden of dat er sprake is van een meer structurele situatie. Antwoord: Dit zal incidenteel zijn. 52. Gaat het bij de ondersteuning om een inspanningsverplichting, resultaatsverplichting of beiden? In geval er sprake is van een inspanningsverplichting en een resultaatsverplichting, wat is dan de verhouding tussen deze verplichtingen? Antwoord: van de opdrachtnemer wordt verwacht dat de gevraagde kwaliteit aan juridische ondersteuning beschikbaar komt. Dit is een resultaatsverplichting. De wijze waarop b.v. een bestemmingsplan de noodzakelijke procedure doorloopt is van veel factoren afhankelijk en kan niet alleen aan de kwaliteit van de jurist worden gekoppeld. 53. Op bladzijde 7 geeft u aan dat de gegadigden die aan de eisen voldoen door de aanbesteder worden beoordeeld op een aantal criteria. Het is ons niet duidelijk hoe u de gegadigden aan de punten 4 t/m 6 toetst. Hebben wij zelf de vrijheid om dit aan te tonen. Antwoord: Ja, het is de bedoeling dat u een uitspraak doet over de criteria 4 en 6. Criteria 5 zou het best gekoppeld kunnen worden aan het bij criteria 2 gevraagde.

54. p. 4 2.2 project Over het profiel van de kandidaten geeft u in paragraaf 2.2. aan dat het gaat om “juristen en juridisch medewerkers” en dat u behoefte heeft aan “ervaren juridische capaciteit op verschillend werkniveau”. Kunt u aangeven hoe het verwachte inleenvolume van 5000 uur (in grote lijnen) verdeeld is over de salarisschalen van de gemeente Leiden? Antwoord: Dat is op dit moment nauwelijks aan te geven. Vermoedelijk zal ¾ in schalen 10/11 zal vallen 55. p.7 3.3 selectie Kunt u in het overzicht van 3.4 Vorm, aangeven waar u de antwoorden op de selectiecriteria 4,5 en 6 wilt terugzien. Is daar ook een format voor? Antwoord:

Zie antwoord vraag 53. 56. p.10 5 combinaties en onderaanneming Ten aanzien van 3.2 “Eisen” gaan wij ervan uit dat de referentie-eis geldt voor de totale inschrijving. Klopt dit of begrijpen wij het verkeerd en moeten zowel de hoofdaannemer als onderaannemers aan de referentie-eis voldoen.

Antwoord: Inderdaad de referentie eis geldt voor de combinatie als geheel. De overige eisen gelden voor alle deelnemers in de combinatie. 57. 15.1 Betaling In uw Inkoopvoorwaarden, artikel 15.1 staat een betalingstermijn gemeld van 45 dagen. Met ingang van 1 maart 2009 is de betalingstermijn die geldt voor de overheid teruggebracht van 45 naar 30 dagen, dit is geheel overeenkomstig het besluit van het kabinet om de facturen van de overheid sneller te betalen. Wij vragen u dan ook de betalingstermijn aan te passen naar de betalingstermijn van 30 dagen, zoals door het kabinet bepaald. Antwoord: zie antwoord vraag 13. 58. Op grond van het bepaalde in artikel 19.3 en 19.4 van uw algemene inkoopvoorwaarden is de opdrachtnemer onbeperkt aansprakelijk voor door de opdrachtgever geleden schade én dient hij de opdrachtgever tegen alle schade van derden te vrijwaren. Een dergelijke onbeperkte aansprakelijkheid en vrijwaring is in de huidige markt niet verzekerbaar. Bent u bereid om overeen te komen dat de aansprakelijkheid als bedoeld in de genoemde leden van artikel 19 van uw inkoopvoorwaarden, behoudens gevallen van opzet of grove schuld, te beperken tot het bedrag van de opdrachtsom, dan wel een met de opdrachtsom in verhouding staand redelijk bedrag? Antwoord: zie antwoord vraag 13. 59. U heeft de intentie om in de vervolgfase met 2 partijen een raamovereenkomst te willen afsluiten. Wij hebben de indruk dat dit qua aanbestedingsreglement niet mag: raamovereenkomsten mogen worden afgesloten met 1 inschrijver of met 3 of meer inschrijvers (2 inschrijvers mag juist niet). Bent u hiermee bekend? Wat betekent dit voor de vervolgfase, bent u voornemens om met 1 inschrijver een raamovereenkomst te sluiten of juist met drie of meer? Antwoord: Het afsluiten van raamovereenkomsten met 2 inschrijvers is wel toegestaan. U doelt vermoedelijk op artikel 32 van het Bao; voor de onderhavige aanbesteding is dit artikel echter niet van toepassing, rechtskundige diensten zijn zgn. 2B-diensten waarvoor alleen artikel 23 en artikel 35 lid 12 t/m 16 verplicht moeten worden toegepast.

60. U verzoekt om twee referenties waarbij een getekende tevredenheidsverklaring dient te worden bijgevoegd. Mogen meer dan 2 referenties worden ingediend?

Antwoord: zie antwoord vraag 30. 61. De getekende tevredenheidsverklaring heeft betrekking op werkzaamheden voor de huidige werkzaamheden en die van het jaar 2008. Zijn tevredenheidsverklaringen over alleen het jaar 2008 of huidige werkzaamheden in 2009 geldig? Antwoord: Ja. 62. De referenties betreffen werkzaamheden bijvoorkeur voor (middel)grote gemeenten. Is een referentie van een provincie ook geldig? Antwoord: Mogelijk, maar het betreft het werken in en aan een middelgroot stedelijk gebied, meestal niet het werkveld van de provincies 63. Onder 3.4 wordt aangegeven dat selectiecriterium 1 , 2, 3 achter respectievelijk tabblad 6, 7, 8 dient te worden gevoegd. Waar selecteert u selectiecriterium 4, 5, 6? Waar voegen wij hierover informatie toe?

Antwoord: 3.4 aanvullen met tab 9, 10 en 11. 64. in selectiecriterium 1 wordt art. 19 aanvragen genoemd. Bedoeld u dat de gevraagde werkzaamheden alleen werkzaamheden onder de oude Wet op de Ruimtelijke Ordening betreft en geen kennis van de nieuwe Wro wordt gevraagd?

Antwoord: Nee, het betreft de nWRO. Wel zal er sprake zijn van een overgangssituatie. De vermelding van art.19 wekt verwarring en zal verwijderd worden. 65. Onder 2.2. wordt genoemd dat het bureau gespecialiseerd is in de toepassing van ro-wetgeving in stedelijk gebied. Op welke wijze wordt hier op geselecteerd? Antwoord: de mate waarin voldaan wordt aan de gevraagde criteria geeft een goede indicatie over de binnen het bureau aanwezige deskundigheid. 66. Selectieleidraad pag 4 onder 2.2 sub a: waarom hebt u hierin specifiek specialisatie van toepassing van ro-wetgeving in stedelijk gebied opgenomen? Is er naar uw mening een relevant verschil met landelijk gebied als het gaat om ro-wetgeving? Bent u bereid de eis van 'stedelijk gebied' te laten vervallen? Antwoord: voor landelijk en stedelijk gebied geldt natuurlijk dezelfde wet. De inhoudelijke, procedurele en juridische vraagstukken die moeten worden opgelost zullen veelal wezenlijk verschillen. De eis van ervaring in stedelijk gebied blijft gehandhaafd. 67.

Selectieleidraad pag 4 onder 2.2 sub b: pleiten voor de Raad van State. Kunt u een indicatie geven (bijvoorbeeld op cijfers van de afgelopen drie jaar) hoe vaak door de gemeente Leiden bij de Raad van State is geprocedeerd terzake ro-procedures? Waarom heeft u deze specifieke eis opgenomen? Is er naar uw mening een significant verschil met pleiten voor een bezwaarcommissie, de bestuursrechter, beroepsprocedure, voorlopige voorzieningen en dergelijke? Bent u bereid de eis van ' Raad van State' te laten vervallen en deze te vervangen door ' voor bezwaarschriftencommisies, bestuursrechters en/of Raad van State' ? Antwoord: zie antwoord vraag 9. 68. Selectieleidraad pag 4 onder 2.2 sub h:wat bedoelt u met deze eis? Houdt dit in dat er mogelijk niet altijd een werkplek beschikbaar is voor ingehuurde juridische adviseurs bij de gemeente Leiden? Zo ja, om hoeveel gevallen per jaar gaat dit (ongeveer)? Hoe is ongeveer de verhouding tussen werken vanuit eigen kantooromgeving en vanuit detachering? De beantwoording van deze vraag is namelijk van belang voor de eventuele tariefstelling: vanuit de eigen kantooromgeving werken (met regelmatig overleg bij de gemeente leiden met betrokken afdelingen) kan goedkoper zijn dan vanuit detachering. Antwoord: Er wordt uitgegaan van huisvesting bij de gemeente, dit zal niet in alle gevallen mogelijk zijn. 69 Selectieleidraad pag 4 onder 2.2: met welke termijnen en aantal dagen van inhuur moet ongeveer rekening worden gehouden bij langdurige detacheringen?

Antwoord: Dat is moeilijk te duiden. De betrokken medewerker zal veelal betrokken worden bij ruimtelijk procedures. Een detachering van enige maanden voor een paar dagen per week ligt dan voor de hand. 70. Selectieleidraad pag 7 onder 3.3: wat verstaat u onder ' kleine gemeente' en wat onder ' middelgrote gemeente' ? Hoe wordt met dit selectie-criterium omgegaan indien de referentie bijvoorbeeld een stadsdeel van een grote gemeente betreft of wanneer de gemeente gefuseerd is? Antwoord: zie het antwoord op vraag 35 71. Selectieleidraad pag 7 onder 3.3 en pag 8 onder 3.4: het is ons niet helemaal duidelijk welke documenten bij aanmelding moeten worden ingediend. Kan of moet naast de twee referentieprojecten nog een schriftelijke aanvulling worden gegeven waarin dieper wordt ingegaan op de selectie-eisen zoals verwoord onder 1 in paragraaf 3.3?

Antwoord: referentie, korte beschrijving, tevredenheidverklaring. 72. Selectieleidraad pag. 7 onder 3.3 en pag. 8 onder 3.4:het is ons niet helemaal duidelijk welke documenten bij aanmelding moeten worden ingediend. Kan of moet naast de twee referentieprojecten nog een schriftelijke aanvulling worden gegeven waarin dieper wordt ingegaan op de selectie-eisen zoals verwoord onder 2 in paragraaf 3.3? De eisen onder 2 zullen niet altijd even duidelijk uit een referentieproject naar voren komen omdat deze meer op de organisatie van het

juridisch adviesbureau zien. Moet terzake eis 2 dan ook altijd een separate beschrijving worden meegenomen waarin op deze drie aspecten wordt ingegaan? Antwoord: Zie ook antwoord vraag 6. 73. Selectieleidraad pag. 7 onder 3.3 en pag. 8 onder 3.4: er kunnen voor de drie aspecten van selectieeis 2 in totaal maximaal 9 (3 x 3) punten worden gehaald. Hoe wordt de puntentoekenning vastgesteld? Wanneer krijg je 3 punten, wanneer krijg je 2 punten, wanneer krijg je 1 punt enzovoort? Door wie worden de punten toegekend en waar wordt op gelet? Antwoord: De opdrachtgever zal op basis van de aangeleverde informatie, al dan niet op eigen initiatief aangevuld, beoordelen en punten toekennen. Zeker bij de aangedragen referenties zal gelet worden op aard van de werkzaamheden, maar ook op de manier waarop problemen zijn aangepakt. 74. Selectieleidraad pag 7 onder 3.3 en pag 8 onder 3.4: de mate van instemming met de inkoopvoorwaarden. De onderhavige inlichtingenronde biedt marktpartijen ook de mogelijkheid om vragen te stellen over de inkoopvoorwaarden en eventueel concrete tekstvoorstellen te doen. Door beantwoording hiervan in de Nota van Inlichtingen door de gemeente Leiden staat daarmee ook vast hoe de Inkoopvoorwaarden eruit komen te zien bij gunning. Wat is in dat geval dan nog de meerwaarde van dit selectie-criterium? Immers, de kans is dan aanwezig dat alle marktpartijen zullen instemmen met de (al dan niet gewijzigde) inkoopvoorwaarden. Het onderscheidend vermogen van dit criterium is daarmee verdwenen. Bent u bereid om dit criterium om deze reden te laten vervallen? Antwoord: Nee. 75. Selectieleidraad pag 7 onder 3.3 en pag 8 onder 3.4: er kunnen voor oplevering in Detza van selectie-eis 4 in totaal maximaal 3 punten worden gehaald. Hoe wordt de puntentoekenning vastgesteld? Wanneer krijg je 3 punten, wanneer krijg je 2 punten, wanneer krijg je 1 punt enzovoort? Door wie worden de punten toegekend en waar wordt op gelet? Miet bij aanmelding nog een beschrijvend document worden toegevoegd waarin oplevering in Dezta wordt aangetoond of kan/moet dit ook uit de referentieprojecten naar voren komen? Antwoord: Zie het antwoord op vraag 73. De toezegging om producten in Dezta aan te leveren voldoet. 76. Selectieleidraad pag 7 onder 3.3 en pag 8 onder 3.4: er kunnen voor ervaring in contacten met bestuurders en het pleiten voor de Raad van State van selectie-eis 5 in totaal maximaal 3 punten worden gehaald. Hoe wordt de puntentoekenning vastgesteld? Wanneer krijg je 3 punten, wanneer krijg je 2 punten, wanneer krijg je 1 punt enzovoort? Door wie worden de punten toegekend en waar wordt op gelet? Antwoord: Zie antwoord vraag 73 77 Selectieleidraad pag 7 onder 3.3 en pag 8 onder 3.4: er kunnen voor het zelf huisvesten van medewerkers van selectie-eis 6 in totaal maximaal 2 punten worden gehaald. Hoe wordt de puntentoekenning vastgesteld? Wanneer krijg je 2 punten, wanneer krijg je 1 punt enzovoort? Door wie worden de punten toegekend en waar wordt op gelet? Antwoord: Zie antwoord vraag 73.

78. Selectieleidraad pag. 7 onder 3.3: wat gebeurt er als gegadigden die in de rangorde op plaats 5, 6 en/of 7 staan exact hetzelfde aantal punten hebben? Wordt er dan geloot? Antwoord: Vooralsnog gaan we hier niet van uit. 79. Selectieleidraad pag. 8 onder 3.5: kunt u al iets meer vertellen over de subcriteria van de economisch meest voordelige inschrijving? Wordt er van partijen bijvoorbeeld een plan van aanpak gevraagd, moeten er alsdan tarieven worden opgegeven? Zo ja, hoe zal de verhouding tussen prijzen en andere subcriteria zijn (bijvoorbeeld 60% prijs en 40% plan van aanpak)? Antwoord: Wordt in de Uitnodiging tot inschrijving nader gespecificeerd. 80. Bijlage D Referentie: is het toegestaan om in het kader van lastenverlichting gebruik te maken van ons eigen format van referenties in plaats van uw standaardformulier, mits alle gevraagde informatie hierin vermeld is? Antwoord: Is toegestaan.

81. Bijlage D Referentie: vanwege de snelheid waarin de aanmelding moet plaatsvinden (namelijk 21 dagen na aankondiging in een periode van herfstvakantie) is het voor ons waarschijnlijk niet mogelijk tijdig een tevredenheidsverklaring van onze toenmalige opdrachtgever te ontvangen. Kunnen wij dit op de referentie vermelden met de toezegging dat de opdrachtgever wel kan worden benaderd en/of dat wij de tevredenheidsverklaring zo snel mogelijk daarna overleggen? Antwoord: Nee.

82. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 5 lid 2: is vervanging wel mogelijk ingeval van bijvoorbeeld ziekte, zwangerschapsverlof, vakantie of ontslag van de betrokken persoon? Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 83. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 6 lid 1: zorgt de gemeente Leiden er voor dat een werkplek zodanig is ingericht dat die aan alle arbeidsrechtelijke eisen (Arbo-wetgeving) e.d. voldoet? Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 84. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 7: wat verstaat u onder voortgangsrapportage? Met welke frequentie en omvang moet rekening worden gehouden bij het aanleveren van voortgangsrapportages? Moeten de in te zetten medewerker daarnaast bijvoorbeeld ook aan tijdregistratie doen? Kan deze bepaling vervallen? Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 85.

Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 9: wat verstaat u onder een begeleidingscommissie/stuurgroep? Moet de opdrachtnemer ook zitting hebben in deze stuurgroep? Kan deze bepaling vervallen Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 86. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 12 lid 2: het verkrijgen van een verklaring omtrent gedrag neem meer tijd in beslag dan drie werkdagen. Het zal dus niet altijd mogelijk zijn deze verklaring tijdig te overleggen. Bent u bereid deze bepaling te laten vervallen? Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 87. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 13 lid 3: in sommige gevallen zal het niet mogelijk zijn om eerst de schriftelijke opdracht voor meerwerk af te wachten, bijvoorbeeld in spoedeisende zaken. Binnen welke termijn na verzoek daartoe wordt een reactie op het meerwerk door de gemeente Leiden afgegeven? Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 88. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 14 lid 1: wat verstaat u onder ' resultaten van de verrichtte diensten'? Bij een detachering worden de diensten immers doorlopend verricht. Verder: binnen welke termijn accepteert de gemeente Leiden de diensten? Immers, zolang acceptatie uitblijft (met een maximum van 30 dagen) kan er niet worden gefactureerd. Bent u bereid deze bepaling te wijzigen in 'Opdrachtnemer kan vierwekelijks en op basis van werkelijk bestede tijd en kosten de kosten van de Diensten ter acceptatie aan Opdrachtgever voorleggen. Opdrachtgever reageert binnen 10 werkdagen op dit verzoekt tot acceptatie. Opdrachtnemer factureert binnen 10 dagen na acceptatie.' Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 89. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 15 lid 1: bent u bereid de betalingstermijn te verminderen naar 30 dagen aangezien er ook nog een acceptatieprocedure voorafgaat aan de facturering? Immers, marktpartijen moeten op deze manier dan langere tijd (kan oplopen tot 2 maanden) wachten op betaling voor reeds verrichtte diensten. Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 90. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 18 lid 1: is deze boete ook opvorderbaar indien de gemeente Leiden geen schade heeft geleden als gevolg van de vertraging of wanneer de vertraging de Opdrachtnemer niet is aan te rekenen? Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 91. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 19 lid 4: bent u (vanuit het oogpunt van verzekerbaarheid en management van de Opdrachtnemer) bereid om de aansprakelijkheid te beperken tot bijvoorbeeld 2 of 3 keer de hoogte van de opdrachtsom of advieskosten? Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 92.

Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 20: Wij verzoeken u in dit artikel 'ziekte van personeel' te laten vervallen. Immers, op grond van artikel 5 van deze Inkoopvorowaarden is vervanging van personen mogelijk en bovendien blijkt uit de Selectieleidraad dat de Opdrachtnemer van voldoende omvang moet zijn om in de vraag van langdurige en kortlopende activiteiten te voorzien. Bent u bereid deze bepaling te laten vervallen?

Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 93. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 21 lid 5: Indien de gemeente Leiden gebruikt maakt van de hierin genoemde mogelijkheid om de overeenkomst zonder grond of reden op te zeggen dan leidt de Opdrachtnemer schade. Immers, er is sprake van gederfde winst voor de niet-uitgevoerde werkzaamheden terwijl de Opdrachtnemer geen mogelijkheid heeft hierop invloed uit te oefenen. Bent u bereid vanaf de tweede volzin deze bepaling te laten vervallen en deze te vervangen door: ' Heeft de Opdrachtgever de opdracht opgezegd,dan is de Opdrachtgever verplicht op declaratie van de Opdrachtnemer naar de stand van de werkzaamheden te betalen:het honorarium, de bijkomende kosten, alle redelijkerwijs gemaakte en nog te maken kosten,voortvloeiend uit verplichtingen die de Opdrachtnemer ten tijde van de opzegging reeds is aangegaan met het oog op de verdere vervulling van de opdracht. De Opdrachtgever is bovendien verplicht 10% van het resterende deel van de advieskosten betalen, die de opdrachtgever verschuldigd zou zijn bij de volledige vervulling van de opdracht. Leidt het voorgaande tot kennelijk onaanvaardbare gevolgen,dan kan daarvan worden afgeweken." ? Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 94. Bijlage E Inkoopvoorwaarden art 29: Op grond van welke overwegingen zou de gemeente Leiden geen toestemming geven om als referent te worden gebruikt? Immers, referentieprojecten en tevredenheidsverklaringen worden ook door u zelf gevraagd in het kader van deze selectieprocedure. bent u bereid dit artikel te laten vervallen? Antwoord: Zie antwoord vraag 13. 95. Op pagina 7 in hoofdstuk 3.3 geeft u de selectiecriteria weer. Bij punt 4 vraagt u ‘oplevering in Dezta’ -

Kunt u een omschrijving geven wat ‘Dezta’ is?

-

Wat verwacht u dat Gegadigden hier vermelden?

-

Waar kunnen Gegadigden dit punt noteren in de inschrijving?

Antwoord: Zie het antwoord op vraag 32. 96. Op pagina 7 in hoofdstuk 3.3 geeft u de selectiecriteria weer. Bij punt 5 vraagt u ‘Ervaring in contacten met bestuurders en het pleiten voor de Raad van State’ -

Kunt u een omschrijving geven wat u hieronder verstaat?

-

Wat verwacht u dat Gegadigden hier vermelden?

-

Waar kunnen Gegadigden dit punt noteren in de inschrijving?

Antwoord: Zie antwoord op vraag 8 en 9. 97. Op pagina 7 in hoofdstuk 3.3 geeft u de selectiecriteria weer. Bij punt 6 vraagt u ‘Het desgewenst zelf kunnen huisvesten van medewerkers’ -

Kunt u een omschrijving geven wat u hieronder verstaat?

-

Wat verwacht u dat Gegadigden hier vermelden?

-

Waar kunnen Gegadigden dit punt noteren in de inschrijving?

Antwoord: Zie antwoord op vraag 68. 98. Zowel tabblad 5, 6 en 7 vallen alle drie terug op een referentie. -

Wanneer de referenties van tabblad 5 niet aansluiten op de gevraagd selectiecriteria in tabblad 6 en 7, is het dan de bedoeling dat er andere referenties aangeleverd worden? Ja.

Zo ja; -

Hoeveel referenties verwacht u dan? 1 of meer.

-

En moeten deze dan voorzien worden van een tevredenheidsverklaring? Ja.

Antwoord: zie hierboven. 99. Bovenstaande vragen hebben veel onduidelijkheid verschaft met betrekking tot de aanbesteding. De nota van inlichtingen volgt op 27 oktober, de inleverdatum is 3 november. Aangezien er veel onduidelijkheid is en de termijn tussen de nota van inlichtingen en de inleverdatum kort is, stellen wij u de vraag of het mogelijk is de inleverdatum te verschuiven? Antwoord: Nee. 100 In paragraaf 2.2 van het selectiedocument wordt gesproken van behoefte aan naar schatting 5.000 uur, is dit 5.000 uur voor elk van de jaren 2010 en 2011 of voor beide jaren gezamenlijk? Antwoord: Schatting 5000 uur per jaar. 101 In paragraaf 3.6 van het selectiedocument wordt de procedure omschreven die gevolgd wordt bij behoefte aan inhuur. Indien Opdrachtnemer 2 promoveert tot Opdrachtnemer 1, wat gebeurt er dan met voormalig Opdrachtnemer 1, wordt dat Opdrachtnemer 2 of wordt deze geheel niet meer uitgenodigd aanbiedingen te doen? Antwoord: Deze wordt niet meer uitgenodigd. 102

Het beschikken over het softwarepakket DezTa wordt als voorwaarde gesteld. Echter de nWro gaat uit van uitwisselbaarheid van plannen op basis van een standaard, zonder dat een voorkeur voor een bepaalde software wordt uitgesproken. In onze ogen zouden dus vergelijkbare pakketten, zoals bijvoorbeeld wordt geleverd door GisKit, niet van mededinging mogen worden uitgesloten. Acht u het voorschrijven van een specifieke vorm van software verenigbaar met de vrije mededinging cq. het verbod van staatsteun? Hoe verhoudt zich deze eis tot het gestelde onder 6.7 in het selectiedocument? Antwoord: Wij vragen niet om levering van een softwarepakket maar om oplevering van de werkzaamheden in een bij ons gebruikt pakket. Dat staat los van 6.7. 103 Is het ook de bedoeling dat er plantekeningen worden gemaakt door de opdrachtnemer of wordt dat door/vanwege de gemeente verzorgd? Antwoord: Opdrachtnemer hoeft geen plantekening te maken. 104 Beschikt de gemeente reeds over een zogenaamd standaard voorschriften pakket dat wordt gehanteerd als uitgangspunt bij op te stellen postzegelplannen, of is het de bedoeling dat zijdens de opdrachtnemer een bijdrage wordt geleverd aan een dergelijke standaard? Antwoord: dit pakket is in ontwikkeling en zal in 2010 gereed zijn. 105 Is het de bedoeling dat in voorkomende gevallen ook ondersteuning wordt gevraagd bij het sluiten van exploitatieovereenkomsten, planschadeovereenkomsten en/of het opstellen van exploitatieplannen? Antwoord: Nee, dat is niet bedoeling. 106 Er is sprake van het pleiten bij de Raad van State. Is dit inderdaad uitsluitend de vertegenwoordiging bij zittingen of zal een opdrachtnemer in voorkomende gevallen de gehele procesvoering voor zijn rekening nemen (zoals opstellen van verweerschrift, aanwezig zijn bij bezoek StAB, ook reeds betrokken bij opstellen zienswijzennota etc. etc.), al dan niet in het verlengde van de verdere werkzaamheden (complete juridische en procedurele begeleiding van voorontwerp plan tot aan Raad van State)? Antwoord: Nee, er wordt niet gezocht naar ondersteuning welke uitsluitend is gericht op pleiten bij de Raad van Staten. Er zal weliswaar gebruik gemaakt worden van specifieke kwaliteiten, maar in principe worden medewerkers verantwoordelijk voor het gehele proces. 107 Wordt in relatie tot bijvoorbeeld projectprocedures ook rekening gehouden met beroepen bij de rechtbank waarbij ondersteuning wordt gevraagd? Antwoord: dat kan voorkomen. 108

In verband met planning kan het van belang zijn om inzicht te hebben in aankomend werk. Welke termijnen zullen hierbij door de opdrachtgever worden gehanteerd tussen opdracht en uitvoering (spoedklussen uiteraard uitgezonderd)? Antwoord: Hierop is geen zinnig antwoord te geven, daarvoor verschillen de projecten teveel. Wel zal er bij een uitvraag per project een planning worden gemaakt 109 Is het mogelijk om in de capaciteitspool mede mensen in te zetten met een niet juridische achtergrond? Antwoord: Nee, het betreft juridisch werk. Een voltooide rechtenstudie is echter geen voorwaarde. Planologen met een stevige juridische ervaring zijn zeker welkom. 110 Hoe wordt de mate van instemming met de Inkoopvoorwaarden Dienstverlening (selectiecriterium 3) gewogen? Antwoord: In § 2.2 staat: “Uitgangspunt is dat de Inkoopvoorwaarden Dienstverlening van toepassing zullen zijn op de raamovereenkomsten. Aanbesteder streeft ernaar in de overeenkomsten zo min mogelijk afwijkingen van deze algemene voorwaarden op te nemen.” De mate van instemming blijkt uit het aantal en vooral de inhoud van de voorgestelde afwijkingen. 111 Kunt u toelichten wat en hoe er precies in Dezta zou moeten worden opgeleverd (selectiecriterium 4) en hoe dit selectiecriterium wordt gewogen? Antwoord: tekst moet worden aangeleverd in xml opgemaakt in Dezta Plan (kaart moet worden aangeleverd als gml opgemaakt conform landelijke standaarden); weging van dit criterium conform tabel met wegings-indexen 112 Hoe verhoudt de indieningtermijn met de minimale termijn voor indiening van verzoeken tot deelneming zoals in artikel 38 van het BAO zijn opgenomen? Ons inziens moet er tussen datum publicatie en datum indiening minimaal 30 dagen zitten. Hoe ziet u dit? Antwoord: De onderhavige aanbesteding betreft rechtskundige diensten, zgn. 2B-diensten. Daarvoor zijn alleen artikel 23 en artikel 35 lid 12 t/m 16 voorgeschreven, lid 38 niet. 113 Betreft deze aanbesteding alleen het reguliere werk op de afdeling RO of zitten er ook lopende projecten bij, bijvoorbeeld actualiseringslag Bestemmingsplannen, woningbouwprojecten etc? Antwoord: Het betreft ook lopende zaken als een actualiseringslag bestemmingsplannen. 114 Onder 2.2 G, wordt aangegeven voldoen aan wettelijke eisen en oplevering in Dezta. Stelt Leiden haar eigen bestemmingsplannen en projectbesluiten op op basis van IMRO/ SVBP of besteedt Leiden het opstellen van bestemmingsplannen en projectbesluiten uit aan een stedenbouwkundig bureau? Een andere mogelijkheid is dat Leiden haar standaard planregels heeft en deze in Dezta heeft en dat Leiden zelf de regels voor de betreffende plannen (of alleen de postzegelplannen) en toelichting opstelt en het tekenwerk uitbesteedt?

Antwoord: Leiden besteedt tekst veelal uit en maakt soms zelf; kaart wordt altijd uitbesteed; voor tekst is een bibliotheek in Dezta Plan in ontwikkeling met standaard teksten (toelichting en regels) 115 Heeft de gemeente alleen Dezta of werkt ze ook met RO beheer en RO plan of een ander systeem voor opstellen bestemmingsplannen? Antwoord: Leiden werkt met Dezta 116 Onder 2.2.B wordt gevraagd naar pleitervaring bij de RvS. Verderop in de tekst waarin wordt ingegaan op uren en wordt aangegeven dat het betreft t/m de vaststelling inhoudelijk verzorgen en procedureel begeleiden van bestemmingsplannen. Tot en met de vaststelling impliceert geen beroep. Ligt dit bij een andere afdeling, bijvoorbeeld juridische zaken of is het de bedoeling dat de medewerker zelf de betreffende procedures bij de RvS voert? Antwoord: de betreffende medewerker zal, in principe, zelf de procedure bij de RvS voeren 117 Welke omvang heeft een middelgrote gemeente in uw definitie. In het bestek staat minimaal 80.000 inwoners. Tot waar loopt deze bandbreedte? Antwoord: Zie antwoord op vraag 35. 118 In de eisen geeft u aan dat om twee referenties te verschaffen. In de selectiecriteria vraagt u om één of meer referenties. Dit is inconsistent. Kunt u aangeven hoeveel referenties er per type gemeente moeten worden overlegd? Antwoord: U verwart eisen en selectiecriteria. Om aan de eisen te voldoen zijn twee referenties nodig, als een Gegadigde aan een selectiecriterium wil voldoen kan hij (als hij daarvoor kiest) meer referenties toevoegen. 119 Eis 2: Kunt u aangeven hoe referentieprojecten bewijs kunnen dienen voor de inrichting van onze interne organisatie? Naar onze mening is het op een betere manier te onderbouwen door te vragen naar de werkwijze van de inschrijver en deze te laten beschrijven. Hoe denkt u hierover?

Antwoord: Zie antwoord vraag 6.

120 Hoe gaat u de mate van instemming van de inkoopvoorwaarden meten? Welke elementen leiden tot een hogere/lagere beoordeling. Antwoord: zie antwoord vraag 110.

121

Op welke wijze kunnen aantonen dat wij voldoen aan de gestelde eisen 4, 5 en 6? Antwoord: zie antwoord op vraag 12. 122 Moet hoeveel anderen kan op een later tijdstip alsnog een raamovereenkomst worden afgesloten en onder welke omstandigheden?

Antwoord: Aantal onbekend. Zie 3.6. 123 Als de raamovereenkomst wordt gesloten met nummer 1 en 2. En deze partijen kunnen niet leveren. Is de dan op twee na hoogste inschrijver, gehouden om onder dezelfde voorwaarden als in de offerte is opgenomen, een aanbod te doen. Mede gelet op het feit dat de gestanddoeningstermijn verstreken kan zijn. Antwoord: Staat al summier in § 3.6, wordt in de uitnodiging tot inschrijving uitgewerkt. 124 Levert het aanbieden van meer referenties een hogere score op? Hoeveel referenties wilt u maximaal zien/gaat u beoordelen? Antwoord: niet het aantal referenties maar de mate waarin de referenties aansluiten bij de gevraagde kwalificaties is bepalend. Een ruime ervaring zal wel meewegen. 125 Hoeveel relevante referenties leiden tot de maximale score?

Antwoord: zie het antwoord op vraag 124 126 Als er minder dan vijf gegadigden voldoen aan de eisen zoals gesteld in paragraaf 3.2 zijn er dan nog minimumeisen aanwezig voor wat betreft de te behalen punten op het gebied van selectiecriteria (3.3) of is iedere gegadigde dan automatisch door. Antwoord: Zie § 3.3: “wanneer het aantal Gegadigden dat voldoet aan de eisen….” Er staat niets over minimumeisen aan punten voor selectiecriteria.

127 Er wordt gestreefd naar een raamovereenkomst met twee partijen, is het mogelijk dat die niet aan dezelfde eisen voldoen? Bijv. partij 1 levert (vooral) goedkope detachering en stedenbouwkundige ondersteuning en partij 2 (voornamelijk) projectondersteuning en meer specialistische kennis (bijv.RO,MER, WVG en onteigening)

Antwoord: Nee, dat is niet de bedoeling, zie § 3.6.

128

Wat is de (meest aannemelijke) verdeling tussen aannemer 1 en 2 als het gaat om de verdeling van het totaal aantal uren (vooralsnog ingeschat op 5.000)? Antwoord: er is geen sprake van verdeling. Als aannemer 1 niet kan leveren komt aannemer 2 in beeld. Als aannemer 1 onvoldoende presteert dan schuift nr. 2 op naar de eerste plaats 129 Als er binnen het raamcontract vanuit aanbesteder geen garantie is voor een bepaalde mate van concretisering in nadere overeenkomsten (en afname), dient er anderzijds aan de kant van gegadigde dan wel garantie te zijn tot levering van het gevraagde? Antwoord: Van gegadigden wordt veracht dat ze het gevraagde zullen leveren. Het staat u vrij te reageren 130 Welke minimale termijnen worden vooraf gehanteerd voor verzoeken om te komen tot nadere overeenkomsten en concrete vervulling daarvan (bijv. 2 maanden vantevoren, 1 maand vantevoren)? Antwoord: zie antwoord vraag 19. 131 Vallen onder de opdracht, naast detachering en kortlopende activiteiten, ook projectondersteuning? Antwoord: Ja, dat is zeker mogelijk. 132 Wordt ook stedenbouwkundige ondersteuning verwacht?

Antwoord: Nee 133 Is er een inschatting te maken tussen junior- en seniorwerkzaamheden? Antwoord: Nauwelijks, het is te verwachten dat ca. 75% op het niveau van beleidsmedewerker (medior) zal liggen 134 Beschikt de gemeente Leiden over een capaciteits-/jaarplanning waaruit afgeleid kan worden wat de werkvoorraad voor komend jaar is? Antwoord: de gemeente beschikt over een capaciteits-/jaarplanning. De mate waarin gebruik gemaakt zal worden van aannemers is echter sterk afhankelijk van de voortgang van projecten en de inzet van eigen medewerkers. Op dit moment geeft dat geen uitsluitsel over de omvang van de aan te trekken juridische ondersteuning.

135

Zijn er kengetallen aanwezig over het aantal planologische procedures wat de afgelopen jaren is gevoerd? Antwoord: onder de nieuwe Wro kunnnen we niet uitgaan van de kengetallen uit de periode van de oude WRO 136 In hoeverre beschikt de gemeente over administratieve ondersteuning bij juridische procedures? Antwoord: Er is enige administratieve ondersteuning aanwezig. 137 Hoe vaak heeft de gemeente in de afgelopen jaren procedures gevoerd bij de Commissie Bezwaarschriften, Rechtbank en Afdeling Bestuursrechtspraak? Antwoord: in orde van 10 per jaar

138 Welk percentage van de 5.000 uur zal bij benadering in moeten worden gezet voor procedures bij de Afdeling Bestuursrechtspraak? Antwoord: niet te zeggen, is per procedure anders; op geheel zal het tussen 5 á 10 procent liggen

139 Verwacht de gemeente ook inzet bij de Commissie en de Rechtbank en welk percentage van de 5.000 uren moet hierbij dan ingecalculeerd worden? Antwoord: Niet bekend. 140 In hoeverre zullen de 5.000 uren benut moeten worden voor actualiseringsplannen? Antwoord: Nog niet bekend. 141 Schrijft de gemeente Leiden haar bestemmingsplannen zelf of wordt gebruik gemaakt van stedenbouwkundige bureau's? Antwoord: De gemeente schrijft nog een klein deel van haar plannen zelf, maar besteed steeds meer uit. 142 In hoeverre heeft de gemeente expertise in huis op gebied van sectorale wetgeving als flora- en fauna,externe veiligheid, luchtkwaliteit, geluid etc? Antwoord: deze expertise is aanwezig of snel te verwerven 143 In hoeverre hebben wetswijzigingen als Wabo, Crisis- en herstelwet en Waterwet nog invloed op deze opdracht? Antwoord: deze zullen zeker invloed hebben.

144 In hoeverre is kennis op het gebied van Grondexploitatie benodigd? Antwoord: specifieke kennis wordt niet verwacht, deze is bij een andere afdeling voorhanden. Daar waar planologische procedures en de Grex elkaar raken is kennis gewenst. 145 Vallen WVG-procedures ook binnen de scope van deze opdracht en zo ja, hoeveel uren moeten daarvoor worden ingecalculeerd? Antwoord: Nee. 146 Aan welke wettelijke eisen wordt gedacht bij een geschikt bureau? Antwoord: wettelijke eis is inschrijving bij de Kamer van Koophandel 147 Wat dient precies aangeleverd te worden via Deszta Antwoord: zie antwoord vraag 111. 148 In welke meest actuele versie moet worden aangeleverd: Deszta Plan of Deszta Monitor? Antwoord: Dezta PlanMonitor vullen we zelf in; de xml-en moeten in de meest recente versie van Dezta Plan aangeleverd worden, hoewel we in overleg tot de conclusie kunnen komen dat bij een lopende bestemmingsplanprocedure een ouder versie handiger is. 149 Dienen bouwplannen ook technisch getoetst te worden? Antwoord: Niet bouwkundig technisch. 150 Is software welke compatible is met Deszta ook toegestaan? Antwoord: Nee. 151 Hoofdstuk 3 Hoe moet bij combinaties of onderaanneming omgegaan worden referenties? Kan worden volstaan met een referentie van de onderaannemer ? Antwoord: zie antwoord vraag 56. 152 Wat wordt specifiek bedoeld met een samenhangend pakket van diensten en adviezen? Antwoord: het betreft het kunnen participeren bij het tot stand komen van in alle gangbare ruimtelijke producten bij een gemeente. Bij b.v. een bestemmingsplan kan dat de advisering zijn bij de planvorming, de verzorging van de ruimtelijke onderbouwing en het (doen) schrijven van het bestemmingsplan.

153 Tot hoever gaat de gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid? Het gaat in eerste instatie om een raamcontract , kan de aansprakelijkheid niet per vervolgcontract worden geregeld? Antwoord: zie antwoord vraag 13 154 Hoofdstuk 3 lijkt in strijd met artikel 32 lid 9 van de BAO. Als er een raamovereenkomst wordt gesloten met meerdere ondernemers dient deze overeenkomst met minimaal 3 partijen te worden gesloten. Antwoord: Zie antwoord vraag 59. 155 De gehanteerde procedure is onduidelijk. Onduidelijk is de positie van Opdrachtnemer nummer 1 nadat ook met Opdrachtnemer nummer 3 een raamovereenkomst is gesloten.

Antwoord: zie antwoord vraag 101. 156 Artikel 19.3. Het schadebegrip is naar onze mening te ruim. Slecht directe schade lijkt ons aanvaardbaar. Antwoord: zie antwoord vraag 13. 157 Onder c. Het is voor dergelijke opdrachten als waarop de aanbesteding ziet niet gebruikelijk dat Opdrachtnemer over een dergelijke verzekering beschikt. Onder d. Welke wettelijke aansprakelijkheid heeft Opdrachtgever voor ogen naast de onder a en b genoemde aansprakelijkheid? Antwoord: zie antwoord vraag 13.

Bureau Aanbestedingen Gemeente Leiden