Verzuimprotocol
Verzuimprotocol
Voorwoord In dit verzuimprotocol leggen we vast hoe we omgaan met geoorloofd en ongeoorloofd verzuim, extra verlof en te laat komen. Dit stappenplan beschrijft de handelingen, die dagelijks, wekelijks en maandelijks moeten gebeuren om het verzuimbeleid goed uit te kunnen voeren. Bij problemen en onduidelijkheden is de toegewezen leerplichtambtenaar bereikbaar voor informatie en ondersteuning. De vraag om extra verlof is groot. Door een duidelijk protocol en de ondersteuning van leerplicht is een eenduidige behandeling van aanvragen en overtredingen makkelijker te realiseren. De ingeslagen weg is voor iedereen een duidelijke en geeft ook het belang aan dat wij hechten aan het volgen van onderwijs. Dit verzuimprotocol heeft de instemming van de MR. Debbie Keijner Directeur 15e Openbare Montessoribasisschool School van Maas en Waal Augustus 2008
Verzuimprotocol
Dagelijks Stap 1 Het melden van verzuim door de ouders verzorgers De ouders/verzorgers melden aan de administratief medewerker vóór 8.45 uur de afwezigheid van hun kind, met opgaaf van de reden van verzuim. Stap 2 De registratie van het verzuim Elke groepsleerkracht neemt om 8.30 uur aan het begin van de les de aanwezigheid van de kinderen door en noteert deze. De presentielijst gaat voor 8.45 uur naar de administratief medewerker. Bij afwezigheid van de administratief medewerker zal de directeur deze taak overnemen. Stap 3 Onderzoek van het verzuim Op grond van de registratie heeft de administratief medewerker en selecteert het verzuim op geoorloofd en ongeoorloofd. Bij twijfel overlegt de administratief medewerker met de directie. • In het geval van niet gemeld verzuim zoekt de administratief medewerker vóór 9:15 uur contact met de ouders/verzorgers en vraagt naar de reden van het verzuim. • Als het niet lukt om telefonisch contact te krijgen, verstuurt de administratief medewerker een standaardbrief naar de ouders. Stap 4 Vervolgactie op verschillende vormen van verzuim Alle verzuim is geregistreerd als geoorloofd of ongeoorloofd. Bij ongeoorloofd verzuim handelen we als volgt: Bij te laat komen • De administratief medewerker noteert de reden van het te laat komen. Bij herhaaldelijk te laat komen wordt er een gesprek gevoerd met de groepsleerkracht. • Wanneer kinderen uit de bovenbouw binnen een periode van twee weken drie keer te laat komen, moeten ze zich drie dagen om 8.15 uur melden bij de administratie. Bij incidenteel ongeoorloofd verzuim • De administratief medewerker stuurt de ouders/ verzorgers een schriftelijke waarschuwing; • Als de ouders/ verzorgers op de eerste brief niet reageren, spreekt de groepsleerkracht de ouders aan of stuurt de administratief medewerker een tweede standaardbrief. In deze brief delen we mee dat de termijn om de leerplichtambtenaar in te schakelen bereikt is.
Verzuimprotocol
Bij structureel ongeoorloofd verzuim • De directeur heeft een gesprek met de ouders/verzorgers en schakelt de leerplichtambtenaar in. Van de verzuimmelding brengen we de ouders op de hoogte; • Verzuim melden we bij het verstrijken van de wettelijke termijnen van drie opeenvolgende lesdagen of 1/8 deel van vier opeenvolgende lesweken ongeoorloofd verzuim. De groepsleerkracht spreekt hier de ouders op aan. In de bovenbouw worden de kinderen zelf ook op het verzuim aangesproken. Bij zorgwekkend verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd) • De groepsleerkracht neemt contact op met de directie; • Dit kan leiden tot direct inschakelen van de intern begeleider, schoolmaatschappelijk werker, schoolarts en/of leerplichtambtenaar. De ouders brengen we hiervan op de hoogte; • De directie bespreekt het verzuim tijdens het interne zorgbreedte overleg. Hiervan brengen we de ouders op de hoogte; • De directie kan in het geval van zorgwekkend verzuim onmiddellijk de leerplichtambtenaar inschakelen, dus óók als de wettelijke termijn nog niet overschreden is. Stap 5 Actie door de leerplichtambtenaar Zodra een Kennisgeving Ongeoorloofd Verzuim bij de leerplichtambtenaar binnen is (eventueel via e-mail), neemt zij/hij contact op met de directeur en overlegt of, en zo ja welke actie zij/hij gaat ondernemen. De leerplichtambtenaar meldt aan de directeur wat de resultaten van de interventie zijn.
Verzuimprotocol
Maandelijks Administratief • De administratief medewerker haalt de verzuimlijsten op in de groepen en plaatst een nieuwe voor de komende maand; • De administratief medewerker brengt de gegevens over in het leerling administratiepakket; • De administratief medewerker bewaart de papieren exemplaren in dossier; • De leerkracht spreekt de ouders aan op regelmatig verzuim. In de bovenbouw worden ook de kinderen zelf aangesproken: o Bij 3 achtereenvolgende dagen; o Bij 3x per maand. • De administratief medewerker beoordeelt het verzuim op de volgende criteria: o Was een kind 5x te laat in de maand; o Was een kind afwezig in een combinatie van te laat en aansluitend ziek tot een totaal van 5x. Wanneer dit gebeurt stuurt de directie, na overleg met de leerkracht, een brief waarin melding wordt gemaakt van het verzuim. De directie kondigt in deze brief ook aan dat een evt. volgende maand met 5x verzuim een gesprek met directie èn leerplichtambtenaar zal zijn; Wanneer dit opnieuw gebeurt, volgt een brief voor een gesprek met de directeur èn de leerplichtambtenaar. De directie kondigt in deze brief ook aan dat een eventueel volgende maand met 5x verzuim een mogelijke schorsing betreft; Bij een derde keer volgt een procedure voor een dag schorsing. Deze procedure houdt in dat de directie de volgende mensen/ instanties op de hoogte brengt van de voorgenomen schorsing: • Ouders; • Leerplichtambtenaar; • Bestuur (algemeen directeur); • Inspectie van Onderwijs. • Kinderen uit de groepen 5 t/m 8 houden we zelf verantwoordelijk voor het op tijd komen. Voor hen volgt na 3 keer te laat komen binnen een maand een sanctie door de leerkracht; • Bij 3x te laat komen voert de leerkracht een gesprek met de ouders/ verzorgers; (Een kind is te laat, als de school is begonnen (dus ná 8.30 dan wel ná 13.00 uur). De leerkracht maakt een kort verslag (notitie) t.b.v. het dossier;
Verzuimprotocol
Verzamelen kengetallen Stap 1 De administratief medewerker maakt (met behulp van het leerlingadministratie pakket) een maandoverzicht van het totale verzuim met als doel: 1. Inzicht in het verzuim; 2. Effectmeting van het gevoerde verzuimbeleid; 3. Overzicht over een langere termijn per kind, per groep en over de hele school; 4. Vergelijkend onderzoek, bijvoorbeeld tussen groepen. Dit overzicht maakt de administratief medewerker per verzuimend kind, per groep en voor de hele school. In het overzicht staat aangegeven: • Het aantal kinderen dat verzuimde, onderverdeeld naar geoorloofd schoolverzuim (verder onderverdeeld in ziekte en overig geoorloofd verzuim) en ongeoorloofd schoolverzuim; • Het aantal dagdelen dat die maand verzuimd is. Stap 2 Daarnaast maakt de administratief medewerker een overzicht van: • Het aantal verwijzingen naar de leerplichtambtenaar; • Het aantal verwijzingen naar instanties (GGD, algemeen directeur, Inspectie van onderwijs); • Het aantal gevallen dat de school zelf behandelde (leerkracht, interne begeleider of directie).
Verzuimprotocol
Aanvulling 1 Ziekte • De administratief medewerker registreert de aard van de ziekte; • De groepsleerkracht informeert bij de ouders hoe het met het kind gaat en hoe lang ze denken dat het ziek zijn duurt. • Wanneer het kind langer ziek is dan verwachht neemt de leerkracht weer contact op met de ouders. • Als het kind ziek blijft en er is twijfel, dan schakelt de directeur òf de Interne Begeleider de schoolarts in; • Bij (vermoedelijk) ongeoorloofd schoolverzuim stuurt de directeur een Kennisgeving Ongeoorloofd Verzuim naar de leerplichtambtenaar. We brengen de ouders hiervan op de hoogte. 2 Extra verlof De directeur neemt een beslissing bij aanvragen van 10 dagen of minder mits de ouders/ verzorgers deze 8 weken voor de ingangsdatum inleveren. Extra verlof mag hij alleen toekennen als er sprake is van : • Religieuze feestdagen; • Gewichtige omstandigheden; • Aard van het beroep van (één van) de ouders/ verzorgers. De regels staan achterop het 'Verlof aanvraag formulier'. Bij twijfel kan de directeur contact opnemen met Leerplicht om de aanvraag te bespreken. De volgende afspraken gelden: • De ouders dienen alle aanvragen ruim van te voren schriftelijk in de directeur beantwoordt deze schriftelijk; • Als het nodig is zal de directeur of administratief medewerker bewijsstukken aan de ouders/ verzorgers vragen; • Verlof aanvragen worden gedocumenteerd; • De regels met betrekking tot aanvragen van extra verlof zijn door de ouders/ verzorgers na te lezen indien zij het verlof aanvraag formulier meekrijgen; • De school besteedt ook aandacht aan verlof in de schoolgids en in de nieuwsbrief aan de ouders. Dit wordt jaarlijks herhaald. Bij afwezigheid in verband met extra verlof: • De administratief medewerker registreert de gegevens; • De opgegeven toegestane termijn noteert zowel de administratief medewerker, als de leerkracht in de agenda; • Bij overschrijding van de afgesproken termijn noteert de administratief medewerker de dagen als ongeoorloofd verzuim. De directeur meldt dit middels een Kennisgeving Ongeoorloofd Verzuim aan de leerplichtambtenaar en stuurt eventuele bewijsstukken mee. De ouders brengen we van de melding op de hoogte.
Verzuimprotocol
3 Dossiervorming In het geval van herhaaldelijk verzuim (geoorloofd en ongeoorloofd) worden de verzuimgegevens bijgehouden in het dossier van het kind. Inzagerecht aan derden geldt voor ouders/ verzorgers, schoolbestuur/directie/leerkracht en leerplichtambtenaar. Voor andere personen beslist de directie in overleg. De dossiers bewaren we binnen de school in een afgesloten kast.
Verzuimprotocol
Bijlagen Verzuimprotocol
Verzuimprotocol
Kenmerk:1e gesprek
Uiterwaardenstraat 544
verzuim 1079 AZ Amsterdam
Cc.:
T (020) 644 71 73
vrijdag 26 juni 2009
F (020) 44 22 064 E
[email protected] www.maas-waal.nl
Beste ouders(s)/ verzorger(s) van
, Uit onze administratie is gebleken dat uw kind de afgelopen maand minimaal 5x ongeoorloofd heeft verzuimd (te laat komen en/of afwezigheid). Ik wil hierover een gesprek met u voeren en vraag u om deze week contact met mij op te nemen om gezamenlijk een afspraak te maken. Ik maak u er op attent dat wanneer uw kind in een volgende periode van een maand opnieuw 5x of meer verzuimt, ook de leerplichtambtenaar bij dit gesprek aanwezig zal zijn. Vriendelijke groet,
Debbie Keijner Directeur 15e Openbare Montessorischool School van Maas en Waal
Verzuimprotocol
Uiterwaardenstraat 544 1079 AZ Amsterdam
Kenmerk: Verzuim 2e gesprek Cc.:
T (020) 644 71 73 F (020) 44 22 064
M. Palstra
(Leerplichtambtenaar)
E [email protected]
vrijdag 26 juni 2009
www.maas-waal.nl
Geachte ouders(s)/ verzorger(s) van , Uit onze administratie is gebleken dat uw kind de afgelopen maand wederom minimaal 5x heeft verzuimd. Ik nodig u dan ook uit om een gesprek te voeren in bijzijn van de leerplichtambtenaar en wel op maandag januari om uur; het gesprek zal ongeveer minuten duren. Ik maak u er op attent dat wanneer uw kind in een volgende periode van een maand opnieuw 5x of meer verzuimt, ik volgens ons protocol een procedure zal volgen voor schorsing van uw kind met een dag. Deze procedure houdt in dat de directie de volgende mensen/ instanties op de hoogte brengt van de voorgenomen schorsing: 1. U als ouders; 2. De leerplichtambtenaar; 3. Het bestuur (algemeen directeur); 4. De Inspectie van Onderwijs. Hoogachtend,
Debbie Keijner Directeur 15e Openbare Montessorischool School van Maas en Waal
Verzuimprotocol
Kenmerk:Verzuim 2e gesprek Cc.: M. Palstra
Uiterwaardenstraat 544 1079 AZ Amsterdam
(Leerplichtambtenaar) H. de Bruijne (directeur
T (020) 644 71 73 F (020) 44 22 064
OOADA) vrijdag 26 juni 2009
E [email protected] www.maas-waal.nl
Geachte ouders(s)/ verzorger(s) van , Uit onze administratie is gebleken dat uw kind de afgelopen maand wederom minimaal 5x heeft verzuimd. Ik deel u dan ook mee dat de directie, volgens het verzuimprotocol, een procedure zal starten voor schorsing van uw kind met een dag. Onderdeel van deze procedure is dat de directie de volgende mensen/ instanties op de hoogte zal brengen van de voorgenomen schorsing: 5. U als ouders; 6. De leerplichtambtenaar; 7. Het bestuur (algemeen directeur); 8. De Inspectie van Onderwijs. Hoogachtend,
Debbie Keijner Directeur 15e Openbare Montessorischool School van Maas en Waal
Verzuimprotocol
