Verzuimprotocol Inleiding
Voor volgend schooljaar heeft de schoolleiding in samenwerking met de verzuimcoördinator en andere betrokken functies een nieuw protocol met betrekking tot verzuim (te-laat-komen, on- en geoorloofde absentie, verwijdering uit de les) vorm gegeven. Naar aanleiding van een evaluatie met de verzuimcoördinator zijn wij tot de conclusie gekomen dat het systeem rondom verzuim in de praktijk beter georganiseerd moet worden, zodat leerlingen en ouders beter op de hoogte zijn van wat er van hen wordt verwacht en welke maatregelen er door school genomen (kunnen) worden. De partijen die hierin een verantwoordelijkheid krijgen/hebben zijn de verzuimcoördinator, mediatheek, mentoren, zorgcoördinator en afdelingsleider. Deze verantwoordelijkheden liggen allemaal binnen de huidige taakomschrijvingen van de verschillende functies. De mentor en de verzuimcoördinator zullen een nauwere samenwerking met elkaar krijgen om het verzuim structureel terug te dringen en de mediatheek zal hierin een grotere ondersteunende rol krijgen voor wat betreft de opvang van leerlingen en het uitvoeren van maatregelen. Van de mentor wordt verwacht dat hij/zij het verzuim in samenwerking met de verzuimcoördinator structureel bijhoudt en de nodige actie uitvoert volgens het protocol. De ondersteuning vanuit de zorg krijgt ook een belangrijkere positie binnen dit systeem. Uiteindelijk blijven de afdelingsleiders verantwoordelijk voor het gehele proces. Door dit protocol in werking te zetten verwachten wij dat leerlingen en ouders in samenwerking met school meer verantwoordelijkheid dragen voor het onderwijsproces van de leerling. Hierdoor zal langdurige lesuitval en buitensporig te-laat-komen en verwijderingen uit lessen teruggedrongen worden en zullen taken en verantwoordelijkheden duidelijker geëvalueerd kunnen worden om de kwaliteit van het onderwijsproces te verbeteren.
Verzuimprotocol
Te laat komen Het Huygens College beschouwt te laat komen als onacceptabel: de leerling raakt achterop en het werkt storend binnen het onderwijsproces. Wij vragen de ouders dan ook om deze regeling thuis te bespreken, zodat er van beide kanten gepoogd wordt om het te laat komen te verminderen. 1. Een leerling die het 1e lesuur te laat komt, wordt bij de voordeur door de staf van de dag (afdelingsleider) doorgestuurd naar de verzuimcoördinator bij de receptie en genoteerd in Magister. De verzuimcoördinator geeft de leerling een ‘te laat briefje’ mee voor de les. Zonder dit briefje heeft de leerling geen toegang tot de les. Als een leerling te laat komt bij het lokaal, stuurt de docent de leerling eerst naar de verzuimcoördinator bij de receptie om een ‘te laat briefje’ te halen. 2. Een leerling die gedurende de lesdag te laat komt (met uitzondering van het 1 e lesuur) wordt door de docent in Magister met een te-laat-melding gezet. Deze leerling hoeft in dit geval geen ‘te laat briefje’ te halen. 3. Een leerling die als te-laat-komer geregistreerd staat, meldt zich de volgende lesdag voor 8:00 uur. Als de leerling zijn afspraak niet nakomt, maakt de verzuimcoördinator een nieuwe afspraak met de leerling. Als de leerling ook deze tweede afspraak verzaakt, meldt de verzuimcoördinator dit aan de afdelingsleider en komt hiervoor na.
Op de volgende bladzijde wordt het protocol bij te laat komen schematisch weergegeven.
Verzuimprotocol Te laat komen
Gevolg
Afhandeling
3 keer/periode*
De mentor bespreekt dit met de leerling. De mentor en ouders krijgen een email van de verzuimcoördinator (VC).
De mentor maakt een gespreksnotitie in het logboek van Magister.
6 keer/periode*
De VC brengt de ouders schriftelijk op de hoogte d.m.v. een email naar de ouders.
De VC maakt passende afspraken met de ouders en de leerling en noteert deze in Magister.
4. I n d i e 9 keer/heel schooljaar n e e n
De leerling wordt in het intern zorgoverleg besproken. De VC brengt de zorgcoördinator hiervan op de hoogte. De VC brengt de ouders schriftelijk op de hoogte van de melding bij de leerplichtambtenaar (LPA) d.m.v. een email naar de ouders. De mentor krijgt ook een email van de VC.
De VC stelt de LPA op de hoogte. Deze stuurt een waarschuwingsbrief aan de ouders en de leerling (CC afdelingsleider) en nodigt hen eventueel uit voor een gesprek. De VC zorgt ervoor dat de brief in Magister wordt gezet.
l e e r16 keer/heel schooljaar De VC meldt de leerling direct Halt-waarschuwing via LPA en bij de LPA en registreert dit in verscherpte regeling voor de l Magister. leerling. i n g Wanneer een leerling meer dan 20 minuten te laat in de les komt zonder geldige reden, noteert de docent de leerling als absent en informeert de leerling onmiddellijk over deze notitie. De leerling moet de gemiste les inhalen volgens de regeling genoemd onder ongeoorloofde afwezigheid. Niet melden 1x niet melden
Weer niet melden (i.r.t. 1x niet melden)
≥ 2x niet melden
Gevolg VC neemt contact op met leerling en verzoekt de leerling zich alsnog te melden. De ouders worden d.m.v. een email van de VC hiervan op de hoogte gebracht De leerling komt 1 uur na in de mediatheek (spijbeluur). De ouders worden d.m.v. een email van de VC hiervan op de hoogte gebracht De ouders worden d.m.v. een email van de VC hiervan op de hoogte gebracht. De leerling komt voor het aantal keren niet-melden per keer 1 uur na in de mediatheek
Afhandeling Volgende dag alsnog voor 8.00 uur melden bij VC
De VC maakt een maatregel aan in Magister
De VC maakt een maatregel aan in Magister
Verzuimprotocol Afwezigheid en ziekteverzuim 1. In geval van ziekte van een leerling stellen de ouders ’s morgens tussen 7.45 – 8.30 uur de school telefonisch op de hoogte. Betermelden gebeurt d.m.v. een door een ouder ondertekende verzuimkaart. Bij een tweede opeenvolgende ziektedag stellen de ouders de verzuimcoördinator (VC) telefonisch of per email op de hoogte 2. Tandartsbezoeken e.d. melden de ouders vooraf, eveneens d.m.v. een verzuimkaart. Het is wenselijk dat deze afspraken buiten schooltijd worden gepland. 3. Meldingen van ouders worden ingevoerd in Magister. 4. Een leerling die zonder voorafgaande melding afwezig is, wordt als absent genoteerd in Magister. De VC belt naar huis voor informatie (leerjaar 1 en 2). 5. De VC spreekt leerlingen aan voor wie geen melding van absentie is gemaakt. Aan leerlingen die blijvend in gebreke blijven met het verantwoorden van verzuim legt de VC, na één keer waarschuwen, in overeenstemming met punt 6 een sanctie op. Deze leerlingen worden aan de mentor en de afdelingsleider gemeld, de mentor spreekt hen aan. 6. Bij ongeoorloofd verzuim haalt de leerling de verzuimde tijd dubbel in in de mediatheek bij de VC/mediatheekmedewerker. 7. De VC houdt toezicht op de absentie en meldt veelvuldige absentie aan de mentor en de afdelingsleider. De afdelingsleider bespreekt deze absentie (zowel geoorloofde als ongeoorloofde) in het intern zorgoverleg. De afdelingsleider en zorgcoördinator ontvangen voor een gepland zorgoverleg het verzuimoverzicht. 8. De VC meldt veelvuldig ongeoorloofd verzuim bij de LPA. Dit betreft 16 uur cumulatief verzuim in 4 weken. 9. Bij veelvuldig verzuim, geoorloofd of ongeoorloofd, worden de ouders door de afdelingsleider en/of de mentor uitgenodigd voor een gesprek. 10. Een aanvraag voor extra vakantie of verlof wordt getoetst aan de regels voor verlof van de leerplichtwet en dient zes weken van te voren schriftelijk te worden gedaan.
Op de volgende bladzijde wordt het protocol bij ziekteverzuim schematisch weergegeven.
Verzuimprotocol Ziekteverzuim
Gevolg
Verslaglegging
1 week aaneengesloten afwezig
De VC stelt de mentor hiervan op de hoogte. De mentor neemt contact op met de ouders.
De mentor noteert een verslag van het gesprek in het logboek van Magister.
50 uur cumulatief afwezig per periode (aug-jan en feb-juli)
De VC stuurt een email naar de ouders, zorgcoördinator en de mentor, de mentor neemt contact op met de ouders
De VC noteert het aantal uren afwezig in het logboek van de leerling.
De zorgcoördinator kan de schoolarts raadplegen. De VC meldt de leerling bij DUO (LPA). 100 uur cumulatief of 40 uur aaneengesloten afwezig (gehele schooljaar)
- De VC doet melding bij DUO en licht de zorgcoördinator/mentor/afdelingsleider in. - De zorgcoördinator kan de schoolarts raadplegen.
De VC noteert de genomen stappen in het logboek van Magister.
Verzuimprotocol Verwijdering uit de lessen De docent noteert bij het afsluiten van de les in Magister een vinkje bij ‘VU’. De leerling haalt een uitstuurformulier bij de eigen afdelingsleider of staf van de dag (lid schoolleiding) of een overig lid van de schoolleiding. De leerling meldt zich vervolgens bij de mediatheek en vult het formulier in en gaat zelfstandig aan het werk. Vijf minuten voor het einde van de les levert de leerling het formulier in bij de betreffende docent en maakt, indien van toepassing, een afspraak voor het vervolg. De docent levert het uitstuurformulier in bij de mentor van de leerling. Het niet maken van huiswerk of het niet bij zich hebben van boeken wordt genoteerd in Magister (HV resp. BV) en vormt geen geldige reden om een leerling uit de les te verwijderen. Er dient een (standaard) passende maatregel binnen de les door de betreffende docent genomen te worden.
Hieronder wordt het protocol bij verwijdering uit de les schematisch weergegeven.
Verwijderd uit de les
Gevolg
Afhandeling
3 keer
De VC brengt de ouders schriftelijk op de hoogte. De mentor neemt contact op met de ouders.
De mentor maakt een gespreksnotitie in het logboek van Magister.
6 keer
De VC brengt de ouders, mentor en afdelingsleider schriftelijk op de hoogte. De afdelingsleider voert een gesprek met de ouders.
9 keer
De afdelingsleider en/of de mentor nodigen de ouders opnieuw uit voor een gesprek.
De leerling wordt in het intern zorgoverleg besproken. De VC stelt de zorgcoördinator hiervan op de hoogte. De afdelingsleider maakt een notitie in het logboek van Magister De afdelingsleider neemt passende maatregelen. De afdelingsleider maakt een notitie in het logboek van Magister. De afdelingsleider neemt passende maatregelen.
