Verzuimprotocol NHTV In dit ziekteverzuimprotocol staat de procedure beschreven voor de aanpak en werkwijze rond ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie binnen NHTV. Het geeft inzicht in de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de werkgever/leidinggevende en medewerker tijdens ziekteverzuim en re-integratie en de stappen en acties die van hen worden verwacht. En ook op welke wijze Dienst HRM en de Arbodienst hen hierin ondersteunen. Het verzuimprotocol is onderdeel van het NHTV gezondheidsbeleid. Zo werkt NHTV aan het gezond houden van de medewerkers èn aan het zo snel mogelijk weer aan de slag te laten gaan van zieke medewerkers.
Ziekmelding De medewerker meldt zijn afwezigheid telefonisch in een zo vroeg mogelijk stadium, maar in elk geval ruim voor aanvang van zijn werkzaamheden, bij het secretariaat of de daartoe aangewezen persoon van de academie/ dienst.
Het secretariaat vraagt naar:
de urgente organisatorische consequenties van de afwezigheid;
de in verband daarmee te ondernemen onmiddellijke acties;
het telefoonnummer waarop medewerker bereikbaar is en de verblijfplaats (indien afwijkend van het huisadres).
Het secretariaat mag niet informeren naar de aard en oorzaak van ziekte. De leidinggevende wordt per e-mail onmiddellijk geïnformeerd en neemt op de eerste ziektedag contact op met de medewerker voor het voeren van het verzuimgesprek zoals hieronder omschreven.
Wanneer het secretariaat van de academie of dienst of de daartoe aangewezen persoon niet bereikbaar is, wordt de melding gedaan aan de verzuimcoördinator binnen Dienst HRM via telefoon 076-533 2216/ e-mail
[email protected]. De verzuimcoördinator voert de verzuimmelding in in You Force / HR Self Service.
Verzuimprotocol NHTV - versie 20140922
Pagina 1
Gesprek naar aanleiding van verzuimmelding Bij het eerste contact tussen de leidinggevende en medewerker voeren zij een verzuimgesprek waarin aan de orde kunnen komen:
vermoedelijke duur van het verzuim;
lopende afspraken en werkzaamheden;
de mogelijkheden om een gedeelte van de werkzaamheden, eventueel in aangepaste vorm, te blijven uitvoeren;
de te nemen organisatorische maatregelen om het verzuim op te vangen (bijvoorbeeld vervanging regelen);
wat collega’s te horen krijgen over het verzuim (en wat niet) en of zieke medewerker contact wil met collega’s;
de gewenste maatregelen om een hervatting van de werkzaamheden te bevorderen zoals het inzetten van een mogelijkheid uit het pakket Livvit;
het inschakelen door leidinggevende of door betrokken medewerker van de bedrijfsarts voor advies;
het maken van afspraken over vervolgcontacten;
het telefoonnummer waarop medewerker bereikbaar is en (verpleeg)adres.
De leidinggevende mag niet informeren naar de aard en oorzaak van ziekte, maar mag wel vragen of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval, of dat er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken was (regresmogelijkheid) en -als de medewerker langer dan twee maanden een dienstverband heeft- of de medewerker onder een van de vangnetbepalingen 1 van de Ziektewet valt. Wanneer sprake is van een bedrijfsongeval neemt de leidinggevende contact op met de preventiemedewerker om te beoordelen of de Inspectie SZW ingelicht dient te worden.
1
Een zieke werknemer valt onder andere onder de vangnetbepaling bij ziekte vanwege zwangerschap of bevalling, bij arbeidsongeschiktheid als gevolg van orgaandonatie of bij ziekte binnen vijf jaar na indiensttreding als arbeidsgehandicapte.
Verzuimprotocol NHTV - versie 20140922
Pagina 2
Aandacht voor frequent kort verzuim. Zodra een medewerker 3 of meer keer verzuimd heeft binnen 12 maanden zal er een frequent verzuimgesprek plaatsvinden. De leidinggevende ontvangt vanuit Dienst HRM een signaal per e-mail wanneer een medewerker zich 3 of meer keer heeft ziek gemeld binnen de afgelopen 12 maanden. De leidinggevende zal de betrokken medewerker zodra deze is hersteld uitnodigen voor een frequent verzuimgesprek. Tijdens dit gesprek staan medewerker en leidinggevende stil bij de redenen van het verzuim en of er structurele zaken spelen welke veranderd moeten worden. Doel van dit gesprek is: -
de medewerker bewust maken van het eigen verzuim
-
de oorzaken van het frequente verzuim te achterhalen
-
inzicht te krijgen in de consequenties van het verzuim voor het werk
-
te zoeken naar oplossingen
-
het doorbreken van het verzuimpatroon
-
afspraken maken over toekomstige inzetbaarheid en eigen verantwoordelijkheid van medewerker hiervoor.
Verzuim en vakantie Ziek worden tijdens vakantie Tijdens vakantie van de medewerker neemt de medewerker contact op met de leidinggevende of diens vervanger. Indien beiden niet bereikbaar zijn, dan neemt de medewerker contact op met het secretariaat of met de verzuimcoördinator van de personeelsadministratie (076-533 2216).
Ingeval van ziekmelding tijdens vakantie dient de medewerker te zorgen voor een in het Nederlands of Engels geschreven verklaring van een arts. Deze verklaring dient bij eerste gelegenheid ingeleverd te worden bij de verzuimcoördinator. Ook moet worden doorgegeven hoe de medewerker bereikt kan worden (adres, telefoonnummer) zodat het verzuimgesprek met de leidinggevende kan plaatsvinden.
In geval van collectieve (NHTV-brede) bedrijfssluiting, dient de medewerker zich ziek te melden via e-mail bij de leidinggevende. De eerst volgende werkdag dient de medewerker zich zo vroeg mogelijk telefonisch ziek te melden bij het secretariaat van de academie/ dienst.
Verzuimprotocol NHTV - versie 20140922
Pagina 3
Op vakantie gaan tijdens ziekteverlof Een zieke medewerker moet toestemming vragen aan de leidinggevende om op vakantie te gaan. Uitgangspunt is dat het re-integratieproces niet wordt verstoord. De leidinggevende kan eventueel hierover advies inwinnen bij de bedrijfsarts. Indien de medewerker toestemming krijgt van de leidinggevende en op vakantie gaat, blijft het arbeidsongeschiktheidspercentage gehandhaafd en worden verlofdagen opgenomen (zie verlofregeling).
Een medewerkers bouwt tijdens ziekte, volgens de Vakantiewet, wettelijke verlofdagen op. Voor de opbouw van bovenwettelijke verlofdagen geldt de CAO HBO. Hierin staat dat alleen over de laatste zes maanden van de ziekteperiode verlof wordt opgebouwd.
Administratieve verwerking De leidinggevende/ het secretariaat van de academie of dienst voert de ziek- en hersteld melding in in You Force / HR self service.
De verzuimcoördinator draagt zorg voor:
de administratieve verwerking binnen het personeelsinformatiesysteem
de melding aan de arbodienst Arbo Unie
Bij de gegevensuitwisseling omtrent zieke werknemers zullen alle partijen erop letten dat de privacy van de (zieke) werknemer niet wordt geschonden. Alleen (administratieve) gegevens die noodzakelijk zijn voor de re-integratie hoeven verstrekt te worden door werknemer aan NHTV. (Medische) gegevens over aard en oorzaak van de ziekte worden niet binnen You Force/ Verzuimmanager of elders in het personeelsdossier geregistreerd.
Het re-integratiedossier staat in Verzuimmanager. De bedrijfsarts, de verzuimcoördinator, de betreffende leidinggevende en de HR-adviseur hebben toegang tot het dossier in Verzuimmanager.
Begeleiding door de bedrijfsarts De begeleiding van de bedrijfsarts kan zowel op verzoek van de leidinggevende als op die van de medewerker zelf worden ingezet. Dit kan als er reeds sprake is van ziekteverzuim maar de bedrijfsarts kan ook worden geconsulteerd ter voorkoming van (fysieke of psychische) gezondheidsklachten en verzuim.
Verzuimprotocol NHTV - versie 20140922
Pagina 4
De leidinggevende kan de bedrijfsarts vragen om advies betreffende de aanpak van de begeleiding van de betrokken medewerker. Het initiatief hiertoe ligt bij de leidinggevende waarbij een vraag van de leidinggevende aan de bedrijfsarts het vertrekpunt is. Ook de medewerker kan het initiatief nemen om de bedrijfsarts in te schakelen.
Wanneer noch leidinggevende noch medewerker een initiatief nemen om de bedrijfsarts in te schakelen, zal –bij dreigend langdurig verzuim- de bedrijfsarts de medewerker uitnodigen voor een gesprek 4 weken na de eerste ziektedag.
De zieke medewerker geeft alle relevante informatie omtrent zijn klachten aan de bedrijfsarts. De bedrijfsarts heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de medische gegevens. Deze gegevens worden niet vermeld bij een advies aan de leidinggevende over de mate en duur van de arbeidsongeschiktheid en eventuele aanpassingen die kunnen worden getroffen in het kader van werkhervatting.
Na 6 weken ziekteverzuim stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op en zal verdere ziekteverzuimbegeleiding/re-integratie plaatsvinden met inachtneming van de Wet verbetering poortwachter (zie bijlage tijdschema wvp).
De bedrijfsarts is mevrouw Janneke Kalwij van Arbo Unie en zij is te bereiken via
[email protected] of 076-548 78 00.
Werken aan terugkeer
De leidinggevende is casemanager 2 en verantwoordelijk voor de begeleiding van het reintegratieproces van de medewerker. De medewerker werkt actief mee aan herstel en terugkeer naar eigen (aangepast) werk of ander werk. De leidinggevende houdt in eerste ziekteperiode (≤ 6 weken) wekelijks contact met de zieke medewerker. Bij langdurig verzuim houdt de leidinggevende minimaal elke 6 weken contact met zieke medewerker over de ontwikkeling van het verzuim en de voortgang van de re-integratie.
Aan de hand van de probleemanalyse, welke na 6 weken wordt opgesteld door de bedrijfsarts, wordt in de 8e week een plan van aanpak opgesteld door de leidinggevende en betrokken 2
Indien er een arbeidsconflict tussen de medewerker en leidinggevende, dan wordt er een andere casemanager aangesteld door HRM
Verzuimprotocol NHTV - versie 20140922
Pagina 5
medewerker. Dit plan wordt periodiek besproken en zo nodig bijgesteld. De leidinggevende legt de gemaakte afspraken vast en houdt de evaluaties en bijstellingen bij in You Force/ Verzuimmanager.
Dienst HRM ondersteunt het proces. De verzuimcoördinator bewaakt en signaleert de te ondernemen acties ter uitvoering van de Wet verbetering poortwachter en andere regelgeving (CAO-HBO). Zie: “Rollen bij ziekteverzuim(begeleiding)”en bijlage tijdschema wvp.
Melding van hervatting van de werkzaamheden Zodra het bekend is wanneer de medewerker de werkzaamheden kan hervatten, meldt hij dit aan de leidinggevende en het secretariaat van de academie of dienst. Aan het onderwijsgevend personeel wordt gevraagd het verwachte herstel zo vroeg mogelijk, uiterlijk de dag voor het feitelijke herstel, door te geven opdat de studenten tijdig geïnformeerd kunnen worden over de leshervatting. Het secretariaat of de leidinggevende registreert de hervattingsdatum in You Force/ HR Self Service. Van daaruit gaat de herstelmelding automatisch naar Arbo Unie. Bij gedeeltelijk herstel wordt het percentage van de werkhervatting vermeld, gerelateerd aan het overeengekomen werkpatroon en bijbehorende loonwaarde. Bij werkzaamheden op basis van arbeidstherapie blijft het arbeidsongeschiktheidspercentage ongewijzigd en wordt de omvang van de werkzaamheden gemeld aan de verzuimcoördinator.
Begeleiding na (gedeeltelijke) hervatting van de werkzaamheden De leidinggevende draagt zorg voor de begeleiding na herstel en bij gedeeltelijk herstel. De leidinggevende en de medewerker zijn samen verantwoordelijk voor het werken aan duurzame inzetbaarheid. Hiertoe wordt het plan van aanpak conform de Wet verbetering poortwachter gevolgd en bijgesteld.
Verzuimprotocol NHTV - versie 20140922
Pagina 6
BIJLAGE: Tijdschema Wvp wanneer
wat
verantwoordelijk
uitvoering door
eerste ziektedag
Ziekmelding
medewerker
medewerker
eerste ziektedag
Registratie ziekmelding in You Force/ HRSS
leidinggevende
secretariaat of leidinggevende
eerste ziektedag
Contact tussen leidinggevende en medewerker
leidinggevende
leidinggevende
Telefonisch contact met medewerker
leidinggevende
leidinggevende
7 dagen na eerste ziektedag
Brief versturen aan medewerker m.b.t. ziekmelding
verzuimcoördinator
verzuimcoördinator
4 weken na eerste ziektedag
Bezoek aan bedrijfsarts
medewerker
medewerker
6 weken na eerste ziektedag
Opstellen probleemanalyse*
bedrijfsarts
bedrijfsarts
8 weken na eerste ziektedag
Opstellen Plan van aanpak*
leidinggevende en medewerker
leidinggevende en medewerker
tweede maand volgend op de eerste ziektedag
Stopzetten vergoeding reiskosten en koffie-/thee-inhouding bij volledig verzuim
verzuimcoördinator
verzuimcoördinator en salarisadministratie
iedere 4 -6 weken na PvA
Registreren voortgang van de uitvoering van het PvA en evt. bijstellen PvA
leidinggevende en medewerker
leidinggevende en medewerker
altijd mogelijk, indien nodig
Bijstelling Probleemanalyse
bedrijfsarts
bedrijfsarts
42 weken na eerste ziektedag
Ziekteaangifte UWV*
verzuimcoördinator
verzuimcoördinator
1 jaar na eerste ziektedag
Korting salaris (30%) 2e jaar ziekte
leidinggevende
1 jaar na eerste ziektedag (uiterlijk)
Eerstejaarsevaluatie en evt. bijstellen Plan van Aanpak*
leidinggevende
53 weken na eerste ziektedag
Besluit opstarten tweede spoortraject
leidinggevende
altijd mogelijk
Aanvraag deskundigen oordeel (optioneel)
verzuimcoördinator en salarisadministratie leidinggevende en medewerker leidinggevende en medewerker leidinggevende of medewerker
87 weken na eerste ziektedag
Ontvangst WIA-aanvraagformulier*
medewerker
UWV
Eindevaluatie Plan van Aanpak / overleg WIA aanvraag*
leidinggevende/ medewerker
bedrijfsarts
Samenstellen re-integratieverslag*
leidinggevende/ medewerker
medewerker en verzuimcoördinator
Opstellen Actueel Oordeel*
bedrijfsarts
bedrijfsarts
Opsturen WIA aanvraag*
medewerker
medewerker
UWV beoordeelt re-integratieverslag*
UWV
UWV
UWV keurt de medewerker* UWV bepaalt het arbeidsongeschiksheidspercetage* Ontvangst WIA beslissing (Beschikking UWV)* Stop loondoorbetaling/evt. ontslag aanvraag?
UWV en medewerker
UWV en medewerker
UWV
UWV
eerste 6 weken wekelijks, daarna regelmatig
88 weken na eerste ziektedag/ 2 weken voor WIA-aanvraag (uiterlijk)
91 weken na eerste ziektedag (uiterlijk) 92 -104 weken na eerste ziektedag binnen 10 weken na WIAaanvraag 2 jaar na eerste ziektedag laatste ziektedag (uiterlijk) eerste werkdag
UWV leidinggevende
verzuimcoördinator / HRadviseur
Herstelmelding
medewerker
medewerker
Registratie herstelmelding You Force / HRSS
leidinggevende
leidinggevende / secretariaat
* acties t.b.v. Wet verbetering poortwachter De Wet verbetering poortwachter (Wvp) bestaat sinds 1 april 2002. De Wvp moet medewerkers helpen bij hun re-integratie en voorkomen dat ze onnodig lang ziek thuis zijn. De medewerker en werkgever moeten er samen voor zorgen dat de medewerker weer zo snel mogelijk aan het werk kan. Zij zijn volgens de Wvp allebei verplicht om hieraan mee te werken.
Verzuimprotocol NHTV - versie 20140922
Pagina 7
