Verzuimprotocol 2013-2014
Pagina 1 van 11
Voorwoord In dit verzuimprotocol leggen we vast hoe we omgaan met geoorloofd en ongeoorloofd verzuim, ex-‐ tra verlof en te laat komen. Dit stappenplan beschrijft de handelingen, die dagelijks, wekelijks en maandelijks moeten gebeuren om het verzuimbeleid goed uit te kunnen voeren. Bij problemen en onduidelijkheden is de toegewezen leerplichtambtenaar bereikbaar voor informa-‐ tie en ondersteuning. De vraag om extra verlof is groot. Door een duidelijk protocol en de ondersteuning van leerplicht is een eenduidige behandeling van aanvragen en overtredingen makkelijker te realiseren. De ingeslagen weg is voor iedereen een duidelijke en geeft ook het belang aan dat wij hechten aan het volgen van onderwijs. Dit verzuimprotocol heeft de instemming van de MR. Debbie Keijner Directeur 15e Openbare Montessoribasisschool School van Maas en Waal
Pagina 2 van 11
Dagelijks Stap 1 Het melden van verzuim door de ouders verzorgers De ouders/verzorgers melden telefonisch of per e-‐mail aan de administratief medewerker vóór 8.45 uur de afwezigheid van hun kind, met opgaaf van de reden van verzuim. De administratief me-‐ dewerker registreert dit direct in het administratiesysteem (Parnassys). Stap 2 De registratie van het verzuim Elke groepsleerkracht neemt tussen 8.30 – 8.45 uur aan het begin van de les de aanwezigheid van de kinderen door en noteert absenties in het administratiesysteem( Parnassys) met de toepasselijke absentiecodering. Om 8.45 uur begint de administratief medewerker met controle van de absenties en voert actie uit in geval van ongeoorloofd verzuim ( codes “onbekend” en ”ongeoorloofd”) om hier duidelijkheid in te krijgen. Bij afwezigheid van de administratief medewerker zal de conciërge deze taak overnemen. Voor deze dag gebeurt het dan op papier. De administratief medewerker voert de gegevens de dag erna in. Stap 3 Onderzoek van het verzuim Op grond van de registraties heeft de administratief medewerker een overzicht in het administratie-‐ systeem en selecteert absenties op geoorloofd en ongeoorloofd. Bij twijfel overlegt de administra-‐ tief medewerker met de directie. • In het geval van niet gemeld verzuim (“onbekend”) zoekt de administratief medewerker vóór 9:15 uur contact met de ouders/verzorgers en vraagt naar de reden van het verzuim. • Als het niet lukt om telefonisch contact te krijgen, verstuurt de administratief medewerker een standaard brief via de e-‐mail naar de ouders
Pagina 3 van 11
Maandelijks Administratief • De leerkracht spreekt de ouders aan op regelmatig verzuim. In de bovenbouw worden ook de kinderen zelf aangesproken: o Bij 3 achtereenvolgende dagen; o Bij 3x ongeoorloofd verzuim per maand. • De leerkracht beoordeelt het verzuim op de volgende criteria: o Was een kind 3x te laat in de maand; o Was een kind afwezig in een combinatie van te laat en aansluitend ziek tot een totaal van 3x. Wanneer dit gebeurt stuurt de directie, na overleg met de leerkracht, een brief waarin melding wordt gemaakt van het verzuim. De directie kondigt in deze brief ook aan dat een evt. volgende maand met 3x verzuim een gesprek met directie èn leerplichtambtenaar zal zijn; Wanneer dit opnieuw gebeurt, volgt een brief voor een gesprek met de di-‐ recteur èn de leerplichtambtenaar. De directie kondigt in deze brief ook aan dat een eventueel volgende maand met 3x verzuim een mogelijke schorsing betreft; Bij een derde keer volgt een procedure. Deze houdt in dat de directie de vol-‐ gende mensen/ instanties op de hoogte brengt van het verzuim. Dit verzuim kan leiden tot het opleggen van een boete door de leerplicht ambtenaar. • Ouders; • Leerplichtambtenaar; • Bestuur (algemeen directeur); • Inspectie van Onderwijs. • Kinderen uit de groepen 5 t/m 8 houden we zelf verantwoordelijk voor het op tijd komen. Voor hen volgt na 3 keer te laat komen binnen een maand dat ze zich 3 dagen om 8.15 uur moeten melden bij de administratief medewerker; • Bij 3x te laat komen voert de leerkracht een gesprek met de ouders/ verzorgers; (Een kind is te laat, als de school is begonnen (dus ná 8.30 dan wel ná 13.00 uur). De leerkracht maakt een kort verslag (notitie) met daarin opgenomen de gemaakte afspraken
Pagina 4 van 11
Vervolgactie op verschillende vormen van verzuim Bij te laat komen • De administratief medewerker noteert de reden van het te laat komen. Bij herhaaldelijk te laat komen wordt er een gesprek gevoerd met de groepsleerkracht (zie bij maandelijks) • Wanneer kinderen uit de bovenbouw binnen een periode van twee weken drie keer te laat komen, moeten ze zich drie dagen om 8.15 uur melden bij de administratie. Bij incidenteel ongeoorloofd verzuim (reden onbekend of ongeoorloofd) • De administratief medewerker stuurt de ouders/ verzorgers een schriftelijke waarschuwing; Bij structureel ongeoorloofd verzuim • Als de ouders/ verzorgers na het ontvangen van de eerste brief ongeoorloofd verzuim blijven plegen, stuurt de administratief medewerker een tweede standaardbrief. In deze brief delen we mee dat de termijn om de leerplichtambtenaar in te schakelen bereikt is. • De directeur heeft een gesprek met de ouders/verzorgers en schakelt de leerplichtambte-‐ naar in. Van de verzuimmelding brengen we de ouders op de hoogte; • Verzuim melden we bij het verstrijken van de wettelijke termijnen van drie opeenvolgende lesdagen of 16 uur in vier opeenvolgende lesweken ongeoorloofd verzuim. De groepsleer-‐ kracht spreekt hier de ouders op aan. In de bovenbouw worden de kinderen zelf ook op het verzuim aangesproken. Bij zorgwekkend verzuim (zowel geoorloofd als ongeoorloofd) • De groepsleerkracht neemt contact op met de directie; • Dit kan leiden tot direct inschakelen van de intern begeleider, schoolmaatschappelijk werker, schoolarts en/of leerplichtambtenaar. De ouders brengen we hiervan op de hoogte; • De directie bespreekt het verzuim tijdens het interne zorgbreedte overleg. Hiervan brengen we de ouders op de hoogte; • De directie kan in het geval van zorgwekkend verzuim onmiddellijk de leerplichtambtenaar inschakelen, dus óók als de wettelijke termijn nog niet overschreden is. Actie door de leerplichtambtenaar Zodra een Kennisgeving Ongeoorloofd Verzuim bij de leerplichtambtenaar binnen is (eventueel via e-‐ mail), neemt zij/hij contact op met de directeur en overlegt of, en zo ja welke actie zij/hij gaat onder-‐ nemen. De leerplichtambtenaar meldt aan de directeur wat de resultaten van de interventie zijn.
Pagina 5 van 11
Verzamelen kengetallen Stap 1 De administratief medewerker maakt (met behulp van het leerlingadministratiepakket) een maand-‐ overzicht van het totale verzuim met als doel: 1. Inzicht in het verzuim; 2. Effectmeting van het gevoerde verzuimbeleid; 3. Overzicht over een langere termijn per kind, per groep en over de hele school; 4. Vergelijkend onderzoek, bijvoorbeeld tussen groepen. Dit overzicht maakt de administratief medewerker per verzuimend kind, per groep en voor de hele school. In het overzicht staat aangegeven: • Het aantal kinderen dat verzuimde, onderverdeeld naar geoorloofd schoolverzuim (verder onderverdeeld in ziekte en overig geoorloofd verzuim) en ongeoorloofd schoolverzuim; • Het aantal dagdelen dat die maand verzuimd is. Stap 2 Daarnaast maakt de administratief medewerker een overzicht van: • Het aantal verwijzingen naar de leerplichtambtenaar; • Het aantal verwijzingen naar instanties (GGD, algemeen directeur, Inspectie van onderwijs);
Pagina 6 van 11
Aanvulling 1 Ziekte • De groepsleerkracht informeert bij de ouders hoe het met het kind gaat en hoe lang ze den-‐ ken dat het ziek zijn duurt. • Wanneer het kind langer ziek is dan verwacht neemt de leerkracht weer contact op met de ouders. • Als het kind ziek blijft en er is twijfel, dan schakelt de directeur òf de Interne Begeleider de schoolarts in; • Bij (vermoedelijk) ongeoorloofd schoolverzuim stuurt de directeur een Kennisgeving Onge-‐ oorloofd Verzuim naar de leerplichtambtenaar. We brengen de ouders hiervan op de hoogte. 2 Extra verlof De directeur neemt een beslissing bij aanvragen van 10 dagen of minder mits de ouders/ verzorgers deze 8 weken voor de ingangsdatum inleveren. Extra verlof mag hij alleen toekennen als er sprake is van : • Religieuze feestdagen; • Gewichtige omstandigheden; • Aard van het beroep van (één van) de ouders/ verzorgers. De regels staan achterop het 'Verlof aanvraag formulier'. Bij twijfel kan de directeur contact opne-‐ men met Leerplicht om de aanvraag te bespreken. De volgende afspraken gelden: • De ouders dienen alle aanvragen ruim van te voren schriftelijk in de directeur beantwoordt deze schriftelijk; • Als het nodig is zal de directeur of administratief medewerker bewijsstukken aan de ouders/ verzorgers vragen; • Verlof aanvragen worden gedocumenteerd; • De regels met betrekking tot aanvragen van extra verlof zijn door de ouders/ verzorgers na te lezen indien zij het verlof aanvraag formulier meekrijgen; • De school besteedt ook aandacht aan verlof in de schoolgids en in de nieuwsbrief aan de ou-‐ ders. Dit wordt jaarlijks herhaald. Bij afwezigheid in verband met extra verlof: • De administratief medewerker registreert de gegevens; • De opgegeven toegestane termijn noteert de administratief medewerker in Parnassys. Bij overschrijding van de afgesproken termijn noteert de administratief medewerker de da-‐ gen als ongeoorloofd verzuim. De directeur meldt dit middels een Kennisgeving Ongeoor-‐ loofd Verzuim aan de leerplichtambtenaar en stuurt eventuele bewijsstukken mee. De ou-‐ ders brengen we van de melding op de hoogte. 3 Dossiervorming Het verzuim (geoorloofd en ongeoorloofd) wordt bijgehouden in het digitaal dossier van het kind (Parnassys). Inzagerecht aan derden geldt voor ouders/ verzorgers, schoolbestuur/directie/leerkracht en leer-‐ plichtambtenaar. Voor andere personen beslist de directie in overleg.
Pagina 7 van 11
Bijlagen Verzuimprotocol Brieven: 1e gesprek verzuim 2e gesprek verzuim
Pagina 8 van 11
Kenmerk: verzuim zonder opgaaf van reden
Tuesday 8 October 2013 Beste ouders(s)/ verzorger(s) van
, Uit onze administratie is gebleken dat uw kind maandag
januari afwezig was zonder opgaaf van
reden. Graag vernemen wij van U de reden van afwezigheid. U kunt deze doorgeven aan onze admi-‐ nistratief medewerker. Vriendelijke groet, Debbie Keijner Directeur 15e Openbare Montessorischool School van Maas en Waal
Pagina 9 van 11
Kenmerk: 1e gesprek verzuim
Tuesday 8 October 2013 Beste ouders(s)/ verzorger(s) van , Uit onze administratie is gebleken dat uw kind de afgelopen maand minimaal 5x ongeoorloofd heeft verzuimd (te laat komen en/of afwezigheid). Ik wil hierover een gesprek met u voeren en vraag u om deze week contact met mij op te nemen om gezamenlijk een afspraak te maken. Ik maak u er op attent dat wanneer uw kind in een volgende periode van een maand opnieuw 5x of meer verzuimt, ook de leerplichtambtenaar bij dit gesprek aanwezig zal zijn. Vriendelijke groet, Debbie Keijner Directeur 15e Openbare Montessorischool School van Maas en Waal
Pagina 10 van 11
Kenmerk: 2e gesprek verzuim Cc.: M. Palstra (leerplichtambtenaar) dinsdag 8 oktober 2013 Geachte ouders(s)/ verzorger(s) van , Uit onze administratie is gebleken dat uw kind de afgelopen maand wederom minimaal 5x heeft verzuimd. Ik nodig u dan ook uit om een gesprek te voeren in bijzijn van de leerplichtambtenaar en wel op maandag
januari om
uur; het gesprek zal ongeveer
minuten duren.
Ik maak u er op attent dat wanneer uw kind in een volgende periode van een maand opnieuw 5x of meer verzuimt, er specifieke consequenties voor U als ouders zijn. Deze zullen worden toegelicht in dit gesprek. Hoogachtend, Debbie Keijner Directeur 15e Openbare Montessorischool School van Maas en Waal
Pagina 11 van 11
